Guide de gestion de projets

7/24/2019 Guide de gestion de projets

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GUIDEMETHODOLOGIQUE

DE LA CONDUITEDE PROJET


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Ce guide mthodologique prsente une approche globale et concrte

des diffrentes tapes de la conduite de projet. Il sadresse aux

prescripteurs professionnels ou responsables associatifs en charge

de laccueil, de linformation, de laccompagnement des jeunes mais aussi, et

avant tout, aux jeunes eux-mmes.

Ce document cible plus prcisment des jeunes investis dans des projetspouvant dboucher sur une insertion professionnelle, voire une cration

dactivit conomique, accompagns notamment dans le cadre de Dfi Jeunes.

Il sagit donc bien souvent des jeunes les plus gs parmi ceux que le ministre

de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative a la volont daider dans leurs

engagements et leurs prises dinitiatives.

Dautres jeunes, soit parce quils sont moins gs (mineurs notamment), soit

parce que leur projet ne ncessite pas dtre trs structur pour aboutir, ont

besoin dun appui pdagogique dune autre nature.

Cest ce titre que le programme Envie dagir produit des outils destins

aux ducateurs et aux jeunes eux-mmes, afin de les aider dans leur envie de

raliser un projet ayant un sens pour eux et un intrt pour la collectivit :

projets de proximit, souvent issus dune ide simple mais exemplaire sur des

plans aussi divers que la citoyennet, lenvironnement, la culture ou la cohsionsociale, et qui ont pour vertu premire daider les jeunes qui les portent

(re)prendre confiance en eux pour mieux donner la socit. Le guide Du

projet laction petit carnet de bord lusage des jeunes et des ducateurs

rpond plus prcisment cette dmarche. Il est disponible par simple

tlchargement sur le site www.enviedagir.fr et sur le site

www.pro.enviedagir.fr.

Avant-propos


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MONTER UN PROJETOU CONDUIRE UNE ACTIONDU PAREIL AU MEME

Sans mme en avoir conscience,nous sommes rgulirement en

situation de projet.Tous les projets sont dans la nature, tous les ges, dans tous les domaines,comme organiser une fte, partir envacances sans les parents, monter ungroupe de musique, agir avec lespays en voie de dveloppement,crer son propre emploi, voire sapropre entreprise..

M o n t e r u n p r o j e t c e s t t o u tsimplement se fixer un objectif et sedonner les moyens de latteindre.

Lobjectif dece petit guide est : De vous faire bnficier de

lexprience de milliers delaurats Dfi Jeunes qui ont tjusquau bout de leur ide avec lesoutien du ministre de laJeunesse, des Sports et de la Vieassociative et de nombreuxpartenaires.

De vous donner les principauxpoints de repres qui vouspermettront de commencer rflchir srieusement au projetque vous avez en tte.

Petite vue densemble pour commencer :sachez que tout projet comporte cinqdimensions :

Une dimension personnelleUNE VRAIE DEMARCHE DAPPRENTISSAGELa 1re et la plus vidente. Il sagit de votre ide, ce que

vous allez mettre de vous-mme, ce que vous allezdcouvrir de vous-mme et des autres.

Une dimension socialeUN PROJET NE SE MONTE JAMAIS SEUL, VOUS AUREZBESOIN DES AUTRESVous ne vivez pas dans une bulle. Votre action sinscritncessairement dans un environnement plus ou moinsloign du vtre. Vous allez entrer en relation avec lui,

engager le dialogue, dvelopper de nombreux contacts.

Une dimension techniquePARTEZ DU BON PIED AVEC UNE BONNE ORGANISATIONIl sagit de tous les aspects matriels et concrets du projetquil faut possder et matriser.

Une dimension conomiquePAS DE PROJET SANS BUDGET, QUI PLUS EST CRDIBLETout le monde le sait, largent est le nerf de laction.Votre projet a un cot (il faudra trouver les financementsncessaires) mais il peut aussi tre crateur de richesses.

Une dimension temporellePOUR CONSTRUIRE SOLIDE, IL FAUT DU TEMPS.A moins dune baguette magique, rien ne se construit en unclaquement de doigts. Un projet a un dbut, un milieu etune fin. Il peut se prolonger, se dvelopper, se prenniser.Savoir agir dans lurgence sans se prcipiter : un vrai dfi.

INTRODUCTION


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A garder en tte :

1. Ne sous-estimez pas la phase de prparation,elle est essentielle. Se poser toutes les bonnesquestions, cest dj entrevoir les solutions oules impasses.

2. Nhsitez surtout pas demander conseil.De nombreux professionnels sont l pourvous accompagner et vous aider raliser votreprojet.

3. Ces t en forgeant que l on dev ientforgeron , les anglo-saxons disent learningby doing ce qui signifie en clair que vous

avez le droit lerreur, charge pour vous dentirer les enseignements pour aller plus loin.

INTRODUCTION

Justementparlons

delamthode,voiciles

10principalestapesdela

conduitedeprojet:

1.Clarifierlide.

2. Faireltatdeslieux.

3.Elaborerlebudgetprvisionnel.

4. Formaliserleprojet.

5.Trouverdespartenaires.

6. Btirleplandaction.

7.Communiquer.

8. Raliserleprojet.

9.Evalueretrendrecompte.

10.Prolongerlaction.

4. Tout projet est volutif, comme vous, ilest vivant, il change et il grandit.

5. Pas dautocensure a priori. Vous ne pouvezpas savoir ce qui sortira en fin de compte dela marmite, tous les jours limpossible esten cours

LES PRINCIPAUX INGREDIENTSDONT VOUS AUREZ BESOIN POURCONDUIRE VOTRE PROJET :

Une bonne dose dimagination et decrativit : osez !

Une relle ouverture desprit et beaucoupdcoute.

De laudace et du ralisme, cest--dire uneprise de risque raisonne.

Une dtermination sans faille : croyez envous et en votre projet.

Une patience toute preuve. Du travail, encore du travail. Un questionnement critique permanent. Ce quil faut de mthode et dorganisation.

Noublie z pas le joker, la mthode GBS(Gros Bon Sens) chre aux Qubcois.

Bonne route


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A QUOI A SERT ?

A savoir ce que vous voulez et o vous voulez allerCest le B A BA, le point de dpart ne louper sous aucun prtexte :vous devez savoir ce que vous voulez rellement et prcismentfaire, pour pouvoir ensuite construire le chemin qui vous y conduira

dans les meilleures conditions.

Commencez par rpondre ces deuxquestions : Quest-ce que je veux faire ? (QUOI ?) Quest-ce que jen attends ? Pour moi, pour

les autres ? (POURQUOI ?)

Ne vous y trompez pas, rpondre ces deuxpetites questions peut prendre un certaintemps. Mais plus vous serez clair dans votre tteplus vite vous avancerez ensuite.

Concrtement, cela doit se traduire par desobjectifs et des finalits.

Par exemple :

OBJECTIFS : QUOI ?FINALITES : POURQUOI ?

Organiser un concert pour les groupes de

ma ville.- Pour crer une animation pour les jeunes.- Pour offrir une 1re scne des groupes et

les aider se faire connatre.- Pour dcouvrir les mtiers du spectacle.

Monter un centre de sant au Mali.

- Pour participer au dveloppement despays du Sud par solidarit.

Monter une activit de soutien scolairedans mon village.- Pour crer mon propre emploi.- Pour faire un travail que jaime prs de

chez moi.

CLARIFIER LIDEEETAPE 1


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A garder en tte :

Lexercice irremplaable du grattage demninges favorise lexpression de tout cequi vous trotte dans la tte. Cette mthodepermet de voir large et complet et, enparticulier, de mettre jour des objectifs que

vous naviez pas identifis priori.

Les projets peuvent avoir plusieurs objectifs :des principaux et des secondaires. Il fautdonc faire le tri entre ce qui est vraimentimportant et ce qui lest moins, et faireensuite les choix qui en dcoulent.

Il est plus facile daller du concret labstrait,

des objectifs aux finalits, de laction au sensque vous lui donnez.

Lobjectif est un rsultat atteindre, non unetche. Il doit tre concret, mesurable, dat etlocalis.

Un objectif peut avoir des finalitsdiffrentes. L aussi, il faut choisir car quitrop embrasse, mal treint .

Vous savez maintenant, dans les grandes lignes,ce que vous voulez faire et pourquoi vousvoulez le faire. Il est temps de tester votre ideauprs de votre entourage, de vos amis,des professionnels du sujet ou de laccompa-gnement de projet.Cest une phase trs importante. Elle vous

apportera le premier regard extrieur dontvous avez besoin pour vrifier si votre ide tientla route, avancer dans votre projet, commencer lui donner vie.

Vous devez pouvoir dcrire en cinq lignes maxi-mum votre projet, en envisageant dores etdj le moment et le lieu de sa ralisation.

CLARIFIER LIDEEETAPE 1

Rsumons-nous,pour

clarifiervotreideilfaut:

1.Vousposerlesquestionsduquoi

etdupourquoi.

2.Lesapprofondirparunesance

degrattagedemninge

s.

3.Dmleretclasserlesobjectifs

etlesfinalitsparordredimpor-

tance.

4.Testerlide.

5.Fixerparcritun1erdescriptif

sommairedevotreprojet.

6.Nommervotreprojet,ceseraen

quelquesortesonactedenais-

sance.


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A QUOI A SERT ?

A savoir o vous mettez les pieds, connatre vos atouts et vos fai-blesses.

Il sagit dune tape incontournable qui peutsembler ennuyeuse mais qui vous confortera

dans votre ide, la fera voluer ou vous la feradfinitivement abandonner. Pourquoi rinventerleau chaude ? En allant dcouvrir et tudier desprojets similaires au vtre, vous profiterez de lex-prience de vos prdcesseurs. Vous gagnerezbeaucoup de temps sur la suite des oprations.

Grosso modo, vous devez rechercher

trois grandes catgories dinformation : Qui fait quoi ? Qui sont les principaux

acteurs ? Comment ? Quels sont les mthodes,

les procdures, les rglementations, les outilsemploys ?

Avec quoi ? Quelles sont les ressourceshumaines, financires et matrielles runir ?

Plus concrtement, vous aurez fait le tourde ltat des lieux si vous tes en mesure derpondre aux questions suivantes : Comment a marche ? Moyens, cots,

comptences, procdures, rglementations,dlais

Quest-ce qui ne marche pas ? La localisation,la disponibilit du public, les contraintestechniques, juridiques

Quels sont les moyens dont je dispose ?Autofinancement, comptences,disponibilit,carnet dadresses, exprience pralable

Quels sont les moyens qui me manquent ?Matriels, humains, financiers

Qui sont les principaux acteurs ? Servicesmunicipaux, services de lEtat, associations

locales, entreprises, professionnels (quefont-ils ? Quelles sont les ressources dont ilsdisposent qui pourraient servir mon projet ?).

Qui sont les partenaires potentiels ? Ceuxvers qui je vais aller en priorit.

Quel est ltat de la concurrence ? Qui sontmes principaux concurrents et quest-ce quifait la diffrence ?

Comme vous le voyez, vous avezintrt noter prcieusement toutes lesinformations que vous allez collecter.Elles sont indispensables pour : Approfondir et affiner votre projet (quelle

est sa valeur ajoute ? Quest-ce qui fait ladiffrence ? Et quels sont ses plus ?).

Construire votre budget. Prparer largumentaire qui vous permettra

de convaincre vos futurs interlocuteurs.

Aller la dcouverte de votre environnementvous aidera vous situer. Osez frapper aux portes,demander des rendez-vous. Vous vous habituerezaux refus et prendrez de plus en plus dintrt etde plaisir aux rencontres qui vous attendent.

FAIRE LETAT DES LIEUXETAPE 2


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ETAPE 2

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A garder en tte :

Commencez ct de chez vous : interrogezdabord votre entourage, puis les services de laville, une association que vous connaissez, le pointinformation jeunesse le plus proche, la directiondpartementale de la Jeunesse et des Sports.

FAIRE LETAT DES LIEUX

FICHE - CONTACT Coordonnes compltes (de la personne)

Contact tabli par lintermdiaire de M./Mme

CONTACTS INFORMATIONS SUITES A DONNERRECUEILLIES / RESULTATS

Tlphone A rappeler :Le : Date :Avec :

M/Mme :

Courrier Relance le :Le :A :M/Mme :

Rendez-vousLe :

Avec :M/Mme :

Demandez conseil auprs de nouveauxcontacts et allez ainsi de contact en contact,du plus proche au plus loin.

Noubliez pas Internet.

Nom, Prnom : . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .Adresse : . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .

Tel, Fax : . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .Organisme : . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. .E-mail : . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . .

Pour vous aider voici un exemple de fiche-contact, afin de vous rappeler tout ce que vousavez fait, conserver les informations et surtout vous en servir :


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A QUOI A SERT ?

A savoir combien va coter votre projet (les dpenses) et si vous tesen mesure de runir les financements ncessaires (les recettes).

Le budget prvisionnel doit reflter fidlement

lanalyse de vos besoins et les ressources quevous avez ou que vous comptez runir pour lessatisfaire. Soyez sr dune chose, cest surcet lment du dossier que vos interlocuteursjugeront, dun coup dil, du srieux de votremotivation et de la rigueur de votre dmarche.

Pas de projet sans argent, pas dargent sans unminimum de comptabilit, pas de comptabilit

sans budget prvisionnel crit.

Vous devez considrer le budget prvisionnel(ou plan de financement) comme un outil votre service. Il vous permet de suivre point parpoint lavancement de votre projet. Il volueavec lui. I l vous oblige faire preuve deralisme en identifiant toutes les dpenses quevous serez amen faire (merci ltat des lieux).

Quelques principes retenirimprativement : Les recettes et les dpenses doivent toujours tre

prsentes en colonnes quilibres (gales). Chaque dpense (on dit poste) doit tre

justifie : pas de chiffres bidons , pas departenaires fantaisistesPas destimation la louche, faites faire des devis ou allezrelever les prix dans les magasins.

Prvoyez une marge dimprvus dau moins8 % de dpenses.

Dans la colonne des recettes, doivent apparatreles ressources dont vous disposez dj (apportpersonnel ou autofinancement). Pour lespartenariats, prcisez sils sont acquis, en coursde ngociation ou acqurir.

Distinguez les apports en financement directou en nature.

Parce quil est volutif un budget doittoujours tre dat : budget prvisionnel au 1er avril 2004

Exemple de budget prvisionnel simplifi :Le projet : cration dun local dinitiation

linformatique pour les jeunes du quartier. Lelocal est gr par des bnvoles son dmar-rage, il ny a donc pas de frais de personnel.

Commentaires : Le loyer est rduit car le maire a accord un

tarif prfrentiel en change des travaux deremise en tat du local. La diffrenceapparat dans la colonne des recettes au titrede la participation en nature de la mairie.

Idem pour les ordinateurs. Les lettres dengagement des partenariats

acquis doivent figurer en annexe du dossier. Imaginons que ce budget prvisionnel soit celui

de votre projet. Il montre que vous vousinvestissez personnellement (auto financementet bnvolat valoris), que vous avez suconvaincre la fois des partenaires publics

ELABORER LE BUDGET PREVISIONNELETAPE 3


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(mairie) et privs, impliqus dans la vie du quartier(association des commerants, MJC), que vousavez pens vous entourer des comptencesncessaires (professeurs volontaires).

Autant darguments qui plaident en faveur devotre motivation, du srieux avec lequel vousconduisez votre projet et qui devraient vouspermettre de runir les 4 394manquants.

ELABORER LE BUDGET PREVISIONNELETAPE 3

Dpenses TTC Euros

Installation du local

Travaux (plomberie, lectricit,peinture, sol) 2 134

Mise aux normes de scurit 823

quipement mobilier(tables, chaises, placards) 1 951

Frais de fonctionnement 1re anne

Assurance 274

lectricit 762

Loyer et charges (350 x 12mois) 4 200 Publicit 671

Matriel pour activits

Achat de 4 ordinateursavec les logiciels 4 800

Documentation, abonnement 600

Intervention de professeur

(60 heures x 15) 900 Divers, imprvus 1 500

Total 18 615

Recettes TTC Euros

Apport financier

Autofinancement(apport personnel) 732

Mairie mobilier (acquis) 1 200

Conseil gnral (en cours) 2 000

Association MJC (acquis) 915

Association des commerantsdu quartier acquis) 1 220

Mairie (50 du loyer) 2 742

Socit Ordinafort(50% sur les ordinateurs) 2 400

Associations des professeurs(30 heures de cours offertes) 732

Bnvolat valoris rnovation dulocal (10 jours x 3 personnes x76) 2 280

RSULTAT INTERMDIAIRE 14 221 Reste trouver (18 615 - 14 221) 4 394

Total 18 615


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A QUOI A SERT ?

Cest lengagement crit (visible) de votre dtermination raliservotre projet.

Cest une tape essentielle. Elle atteste de

la ralit du projet. Cette formalisation est lepralable la recherche de partenaires. Vousavez runi suffisamment dlments pourmonter le dossier de prsentation de votreprojet. Votre objectif maintenant est deconvaincre, pas de faire de la littrature.

Concrtement vous tes dsormais en mesurede rpondre aux ques t ions su ivantes :

Qui, quoi, pourquoi, pour qui, comment,o, combien ?

Qui ? Porteur et origine du projet. Pourquoi, Pour qui ? Finalits. Quoi, O, Quand ? Contenu prcis

(description), chance et localisation duprojet.

Comment ? Approche technique (besoins,ressources, comptences...).

Combien ? Approche financire.

Le dossier de prsentationest bti sur la trame de ces questions.Il intgre un volet financier et unvolet communication. Il doit tre : Court : maximum 12 pages bties sur la

trame des questions. Clair : synthtique et ar (encore des choix

faire). Vivant : motivant. Crdible : toutes les informations doivent

tre vrifies et argumentes, notammentle volet financier.

Evolutif : adaptable en fonction desinterlocuteurs.

Vous allez envoyer ou remettre ce dossier vos

interlocuteurs. Il vous reprsente et tmoignedu travail que vous avez dj effectu et devotre dtermination russir. Soignez-lesans luxe inutile, la forme sera presque aussiimportante que le contenu.

Exemple de composition de dossier : Une couverture avec le titre et vos

coordonnes (1 page). Voir plus loin la fichecommunication.

FORMALISER LE PROJETETAPE 4


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Un court sommaire avec une pagination ouun systme de fiches numrotes (1 page).

La prsentation du ou des porteurs du projetet de son origine : QUI ? POURQUOI ?(2 pages maxi).

Le descriptif du projet : QUOI ? O ?QUAND ? (2 pages maxi).

Les moyens mobiliser : humains,techniques, logistiques, financiers.COMMENT ? 2 pages maxi en prcisant ceuxque vous avez dj runis.

Le budget prvisionnel : COMBIEN ? (1 page). Largumentaire (adapt) en direction du

partenaire : Pourquoi soutenir votre projet ?Pourquoi lui ? Ce que vous attendez de lui

et ce quil peut attendre de vous encontrepartie (2 pages maxi).

Remarque : avec le budget prvisionnel, cestlune des fiches les plus volutives du dossier. La communication : ce que vous avez prvu

de faire pour promouvoir votre projet et vospartenaires (1 page).

Les annexes : engagements de soutien djacquis, contacts en cours, articles de presse,

indications techniques complmentaires,photos, dessins

Faites le compte, nous voici dj 12 pagessans les annexes auxquelles il faudra ajouterune lettre dintroduction si vous envoyez ledossier par courrier. 1 page maximum pour direqui vous tes, ce que vous voulez faire et enquoi votre interlocuteur peut y trouver intrt.Il est bon quelle se termine par une demande

de rendez-vous.

A garder en tte :

Faites relire votre dossier par plusieurspersonnes avant de le diffuser. Elles vousdiront si tout est clair et comprhensible. Ce

qui vous semble clair peut ne pas ltre pourquelquun qui ne connat pas le sujet commevous. Ces personnes relveront les fautes quevous avez oublies car on en oublie toujoursmme aprs relecture !.

Travaillez sur ordinateur pour pouvoir fairevoluer le dossier sans problme.

La ralisation dun dossier de prsentationet sa diffusion ont un cot : papier et timbresnotamment, prvoyez-le au budgetprvisionnel.

FORMALISER LE PROJETETAPE 4


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A QUOI A SERT ?

A vous donner les moyens daller au bout de votre ide et de raliservotre projet dans les meilleures conditions.

Vous voici arriv la grande preuve de vrit.Vous allez confronter votre ide, donc un peu

de vous-mme, aux regards crit iques deprofessionnels qui nont gnralement pasbeaucoup de temps vous consacrer. Cestparfois douloureux et exasprant, mais cet effet miroir est indispensable pour affiner etclarifier votre projet, rvler vos comptencesde ngociateur. Vous allez devoir argumenter etconvaincre, essuyer probablement de nombreuxrefus avant les premiers accords qui donneront

un coup dacclrateur votre projet.

Si ltat des lieux a t bien fait, vous devezsavoir quels sont les organismes les plus mmede vous aider. Peut-tre en avez-vous djrencontrs certains ? Commencez par ceux-l.

Les aides sont aussi diverses que les partenairessont multiples : mairies, associations, entreprises,commerants, directions dpartementales de laJeunesse et des Sports, fondations spcialisesdans laide aux projets et mdias locaux.

Selon lorganisme, vous pouvez obtenir : Un soutien financier : sponsoring, mcnat,

prt, subvention, bourse, prix Une aide en nature : rduction sur du

matriel, prt dun local Un parrainage mdiatique : articles ou

reportages sur votre projet.

Des conseils et des contacts : mise en relationavec dautres partenaires potentiels.

Une caution morale : les encouragements devos partenaires sont prcieux, surtout si cesont des personnalits reconnues.

Une approche nouvel le ou des pistespour dvelopper votre projet laquelle vous

naviez pas pens.

La marche suivre :

Slectionnez vos cibles : une vingtaine aumaximum aprs avoir identifi, pour chacunedentre elles, comment elle peut vous aider et ceque vous pouvez lui apporter en contrepartie.

Construisez un argumentaire court et prcis. Formulez une demande raliste. Envoyez un dossier adapt au partenaire et

dans la mesure du possible prenez rendez-vous. Prparez soigneusement lentretien. Demandez formaliser les engagements par

crit. Ce qui nest pas crit, nest pas acquis. Suivez de prs les dcisions et assurez-vous

quelles sont appliques.

A garder en tte :

Analysez prcisment vos besoins, sans lessous-valuer, en distinguant le partenariaten nature du partenariat financier. Cela vousaidera formuler une demande prcise etvous rendra plus crdible. Noubliez pas deprvoir une marge de scurit pour prendreen compte les imprvus.

TROUVER DES PARTENAIRESETAPE 5


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Pour amorcer la pompe et vous faire lesdents, commencez par les apports en nature.Normalement, ils sont plus faciles obteniret vous permettront de donner corps votre

dossier en montrant que vous avez djconvaincu des partenaires (toujours laquestion de la crdibilit).

Const ru i sez un argumenta i re s implequi prend en compte le point de vue dupartenaire que vous sollicitez et ce que vouspouvez lui apporter. Les bonnes ngociationssont les ngociations gagnant-gagnant .Mettez-vous la place de votre interlocuteur.

Prsentez un dossier qui tient la routetechniquement et financirement.

Osez mme ce qui vous semble impossible sivous avez foi en votre projet. Au pire vousaurez un non .

Prparez lentretien : dure, contenu,expression, coute, attitude. Quoi quilarrive, pensez demander votre interlocu-teur sil connat dautres contacts pour

votre projet : A votre avis qui pourrait treintress par ce projet ? Si oui, est-ce quenous pouvons appeler de votre part ?

Diversifiez vos sources de financement. Il arriveque des partenaires se dsistent au derniermoment. Ne prenez pas le risque de vous retr-ouver zro au moment de passer laction. Nemettez pas tous les ufs dans le mme panier.

Soyez attentif aux ractions de votre interlo-

cuteur. Ce sont autant dindications utilessur les points forts et les faiblesses de votreprojet et sur la faon dont vous le prsentez.

Faites preuve de dtermination et surtout depatience. Qui dit ngociation, dit dure.

Contractualisez avec les partenaires impor-tants. Les crits restent.

Maintenez les contacts (cf. fiche de contact)durant la ralisation du projet et au-del. Lescontacts daujourdhui peuvent tre les parte-naires de demain si vous vous y prenez bien.

TROUVER DES PARTENAIRESETAPE 5

Quelquesdfinitionspourfinir

:

Parrainage/sponsoring: Soutienm

atriel

ou financier en vue den retir

er un

avantagepublicitaire.

Mcnat : Soutien matriel oufin

ancier

sanscontrepartie.

Partenariat : Coopration dinstitutions

oudepersonnessurunobjectifpa

rtag.

Patronage: Soutienmoral.

Rsumons-nous :Les sponsors et les partenaires aiment Quon sache ce quils reprsentent. Quon leur dise quils sont indispensables au projet. Pouvoir communiquer travers le projet. Rencontrer un jeune qui a la mme passion queux. Lenthousiasme et la dtermination.

Les sponsors et les partenairesdtestent Etre appel cinq fois par jour pour savoir

sils ont pris une dcision. Perdre leur temps et leur argent. Ne pas comprendre ce que vous leur dites.Avoir limpression quon leur force la main.


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ETAPE 6

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BATIR LE PLAN DACTION

A QUOI A SERT ?

A savoir ce quil y a faire, qui doit le faire et quand. Le plandaction est le tableau de bord du projet. Il est la fois votrepense-bte et votre signal dalarme si vous sortez des clous.

Il permet : Dorganiser votre travail en grandes tapes. De planifier dans le temps les activits et les

tches de chaque tape. De visualiser ltat davancement du projet.

Chaque tape doit tre considrecomme un objectif avec : Une cible atteindre. Une mesure quantitative ou qualitative que

vous avez fixe vous-mme, qui indique quelobjectif est atteint.

Une chance de ralisation.

A garder en tte :

Le plan daction est comme une check-list . Cest simple, cest du GBS (Gros BonSens). Il se remplit de gauche droite, duplus gnral au plus prcis : dabord les gran-des tapes, puis les activits, puis les dlais,puis le dcoupage en tches prcises.

Le temps est au cur du plan daction .Nayez pas les yeux plus gros que le ventre.Faites preuve de lucidit pour valuer letemps ncessaire chacune des tches quevous vous tes fixes.

Pensez en semaines, voire en mois, mais fixezdes dates relles dchance. De toute faon,au dbut, vous serez toujours trop court,alors prvoyez large.

Le plus simple au dpart, cest de partir dela date butoir, de lchance ultime quivous change en citrouille si elle nest pas

respecte. Donc remontez le temps, raisonnezen rtro planning .

Vous devez rgulirement faire le point surce qui a t fait et rajuster le plan daction(insrer, modifier, supprimer) en fonction delvolution du projet et de son contexte :nouvelles tches effectuer et nouveauxproblmes rsoudre.

Si votre projet est collectif, il est trs important

de bien rpartir les rles et les tches dechacun, en fonction de ses comptences etde ses disponibilits.

Noubliez pas que vous avez des objectifs atteindre, soyez ralistes.

Le plan daction suivant nest quun exemplesimplifi.Chaque plan daction doit tre bti sur mesure,en fonction de ses objectifs, de ses moyensdaction et de ses contraintes.

Exemple de plan daction individuel Cible : crer une activit de soutien scolaire

en milieu rural.Mesure : suffisamment rentable pour que je

puisse en vivre. Echance : partir de la prochaine rentre

scolaire.


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ETAPE 6

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Valider

mon ide

Dure :3 mois

Formaliserle projet

Dure :4 mois

Evaluer les besoinsen soutien scolaire

autour de macommune

Valider mamotivation pour lesactivits de soutien

scolaire : QUI ?

Dfinir lesservices que je vaisproposer : QUOI

Faire ltude desbesoins : A QUI,POUR QUI, O ?

Dmarche dinfo : rencontrerdes professeurs / directeurs descoles primaires et du collge

Dmarche dinfo : rencontrer

les deux associations deparents dlves

Dmarche dinfo : rencontrerun professionnel du soutienscolaire

Rdaction : mon exprience,mes comptences (utiles au

projet), ma motivation.

Rdaction : contenupdagogique des ateliers,types dactivits culturelles

Prsentation ducontenu pdagogique un autre professionneldu soutien scolaire

Recenser les structures desoutien scolaire existantes :leurs mthodes, leurs tarifs,leur public, leur localisation

Lister et reprendre contactavec les parents dlves quimont parl des besoins de

ok

ok

ok

ok

ok

ok

ok

ok

Frais de

dplacement

Ordinateurdu CE dundes parents

dlves.

Tlphone

ETAPES ACTIVITES TACHES FAIT Ressources mobiliser

Finfvrier

Finfvrier

Fin mars

Fin mai

ECHEANCE


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ETAPE 6

18


Formaliserle projet

Dure :4 mois

Faire ltudetechnique :

COMMENT

Faire ltudefinancire :COMBIEN

Fin mai

Fin juin

leurs enfants : des futursclients, des futurs dirigeantsen cas de cration dassociation

Revoir directeurs dcoles

et associations de parentsdlves : chiffrer le nombredlves en difficult dans unrayon de 30 km autour dema commune

Lister le matriel ncessaire

Chercher une formation pour

acqurir les comptences engestion qui me manquent

Rechercher un local :voir le maire et le directeurdu collge

Demander des devispour tout le matriel

Deux jours de formation :calcul du chiffre daffairesprvisionnel, du besoinen fonds de roulement,et des besoins financierspour dmarrer

Rdaction :budget prvisionnel

ok

ok

ok

ok

ok

ok

ok

ETAPES ACTIVITES ECHEANCE TACHES FAIT Ressources mobiliser


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ETAPE 6

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Rechercher

despartenaires

Dure :4 mois

Prparer lacommunicationautour du projet

Crer lassociationporteuse du projet

Confirmer lesfinancements

(attestations deparrainage)

Fin aot

Fin aot

Finoctobre

Impression de la plaquetteprsentant lactivit

Envoi au journal local et aurdacteur en chef du bulletin

municipal

Rdaction : annexe au projetprcisant les moyens decommunication

Runir les futurs membres delassociation

Rdiger un projet de statuts

Organiser l'AssembleGnrale Constitutive delassociation

Revoir le Maire

Voir les commerants de lacommune et les comitsdentreprise des parentsdlves prsents danslassociation

Retirer et rdiger le dossier dedemandes de subvention oudemploi aid

JURY DEFI JEUNES

ok

ok

ok

ok

ok

ok

ok

ok

ok

ok

Frais

dimpression

Affranchisse-

ment

Repas

ETAPES ACTIVITES ECHEANCE TACHES FAIT Ressources mobiliser


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A QUOI A SERT ?

A se doter de moyens supplmentaires,parfois essentiels, la russite du projet :

le savoir-fa i re et le fa i re-savoir sontindissociables.

Toute dmarche de projet estune dmarche de relation etdinteraction avec lenvironne-

ment. Vous allez ncessairemententrer en communication aveclui. La question est de savoirpourquoi ? Et comment ?

Avant de vous lancer vers lesautres, soyez dabord au clairavec votre propre image, ce quevous voulez en montrer, votreidentit officielle en quelquesorte : Qui vous tes. Ce que vous faites. A qui vous vous adressez.

Ensuite et seulement ensuite,vous pourrez diffuser cettei n f o r m a t i o n l e x t r i e u ren respectant les pr incipessuivants :

1. Cerner les cibles prioritaires :Qui ? Pourquoi ? Les jeunes, quels jeunes, les tudiants, les ruraux Les partenaires, sociaux, conomiques, publics, privs Le grand public, les familles, les adultes Les institutions et les mdias.

2. Dfinir le message :Quoi ? Pour qui ? Positionner le projet par rapport lexistant. Identifier les principaux arguments en faveur du projet. Adapter le message dans sa forme et son contenu en

fonction des cibles.

3. Choisir les moyens :

Quels supports ? Combien ?Mdias, locaux et/ou nationaux, audiovisuels. Internet. Cration de documents dinformation, dpliants,

affiches... Information directe auprs des acteurs de terrain,

associations Cration dvnements

La communication de votre projet est une question impor-tante, quil ne faut ni sur-estimer, ni sous-estimer. Elle faitappel des comptences spcifiques (rdaction, graphisme,infographie, relations presse) qui sont autant de cotssupplmentaires. Raison de plus pour rechercher le plusdimpact moindre cot en fonction des besoins de votreprojet et de vos objectifs.

COMMUNIQUERETAPE 7


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A garder en tte :

Commencez par le commencement. Crezvotre identit officielle et visuelle (logo).

Identifiez vos priorits en fonction de votreprojet et des moyens dont vous disposez.

C h e r ch e z l e s co m p t e n ce s q u i v o u s

manquent soit travers un sponsoring(imprimeur, infographiste), soit traversdes coles spcialises dont les tudiants nedemandent qu mettre en pratique ce quilsapprennent (BTS de Communication oude Force de vente, coles de graphisme,dattachs de presse). Ils seront dautantplus motivs quil sagit daider un jeune monter un projet.

Relier si possible votre projet lactualitlocale et nationale.

Cherchez le contact avec les mdias .Donnez-vous du mal pour y arriver. Voustoucherez en mme temps des partenairespotentiels et le grand public, sans riendpenser, sauf votre matire grise et peut-tre quelques frais de transport.

Epluchez la presse locale et rgionale, rele-vez les noms des journalistes qui pourraienttre intresss et contactez-les. Les jeunesqui bougent et qui entreprennent sont dessujets qui intressent, profitez-en.

Soyez crdibles : argumentaire et fond dedossier doivent tre prts. Lidal est delaisser une note synthtique (communiqu

de presse) qui reprend lessentiel des infor-mations. Vous faciliterez le travail du journa-liste. Surtout vitez de vous contredire duncontact lautre.

Pensez tenir les journalistes rgulirementinforms de lvolution de votre projet etnoubliez pas de leur renvoyer lascenseur si

vous avez loccasion. Noubliez pas les radios, vous pouvez ngo-

cier un partenariat en spots publicitaires. Faites le choix de la simplicit et de la lisi-

bilit pour vos documents promotionnels.Allez lessentiel. Les dpliants surchargsdinformations, de motifs ou de couleurs entout genre manquent en gnral leur cible.Simplicit ne veut pas dire absence de crati-

vit. Elaborez un vrai plan de communication .

Rflchissez bien au moment le plus oppor-tun (ni trop tt, ni trop tard), aux supports(dpliants, affiches, radio, encarts presse),aux modes de diffusion (envois, dpts,mailings) et aux quantits ncessaires.

La communication est une fonction dlicatemais valorisante. Lorsque le projet est collectif,elle peut crer des dissensions au sein dugroupe si une tte daffiche se dtacheindpendamment des autres membres delquipe. Mieux vaut le savoir pour contrler lesphnomnes de vedettariat qui peuventperturber la vie du projet.

COMMUNIQUERETAPE 7


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A QUOI A SERT ?

A savoir que vous pouvez passer delide au projet, de la rflexion laction.Une grande qualit qui vous serviradornavant trs souvent. Vous allez

fa i re la preuve de votre sens desresponsabilits, de votre capacit prendre des dcisions et les assumer.Bravo !

Bienvenue chez les stresssd e l a c t i o n , v o u s a l l e zdcouvrir la dictature dutemps , celle des dlais

tenir, des problmes anti-ciper, des imprvus grer,le tout dans lurgence et lasrnit. Vous laurez com-pris : votre motivation tantacquise, tout repose main-tenant sur votre disponibi-lit, sur votre capacit organiser et grer votretemps.Entourez-vous : lexpriencedes autres est la meilleurearme contre lerreur.

A garder en tte :

Prparez-vous au maximum avant la phase active. Essayezdanticiper sur les problmes que vous allez rencontrer. Celavous fera gagner du temps au moment o vous nen aurez pasassez, en particulier :- Nhsitez jamais vous renseigner, plutt deux fois quune,

prendre conseil notamment sur le plan juridique, pour dter-miner quel est le statut le mieux adapt votre projet oupour tout engagement contractuel.

- Prenez le temps de lire et de comprendre tout ce que voussignez.

- Ne vous engagez pas au-del de ce que vous avez ou de cevous pouvez faire.

- Constituez et conservez des traces crites de tout ce que vouscommuniquez et recevez. Sachez distinguer entre courrier

simple ou recommand. Certains courriers ncessitent lagarantie supplmentaire recommand avec accus derception .

- Identifiez prcisment les incidences en matire de responsa-bilits civile et pnale lies la ralisation du projet.

- Mettez-vous au clair avec toute la rglementation, les dcla-rations, les obligations lgales et les autorisations administra-tives qui relvent de votre projet. Il sera trop tard pour vousapercevoir le soir du spectacle que vous ntes pas en confor-mit avec les rgles de scurit.

- Ouvrez un compte en banque uniquement affect au projet partir du moment o il y a maniement de fonds et veillez nyaffecter que les dpenses et recettes qui relvent du projet.

REALISER LE PROJETETAPE 8


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Assurez-vous davoir au moins les bases descomptences requises. Formez-vous si nces-saire. Si le temps vous manque, trouvez cescomptences chez un ou des coquipiers.Sinon, sous-traitez ce que vous ne savez pasfaire.

Continuez demander conseil et vousfaire aider mme dans la phase de ralisa-tion du projet. On croit avoir pens tout.Ce nest jamais le cas. La gestion des impr-vus fait partie des comptences requises ethautement valorises.

Prenez rgulirement du recul par rapport laction. Faites leffort de lever la tte du gui-

don, de descendre de vlo et de vous regar-der pdaler. Cela vous vitera de tomberdans le trou que vous navez pas vu souvrir vos pieds.

Mettez jour tout aussi rgulirement leplan daction. Ragissez rapidement auxcontraintes qui surgissent et aux opportuni-ts qui se prsentent.

Ne vous laissez pas craser par lurgence, nimettre la pression. Prenez le temps de rfl-chir avant toute dcision importante.

Pensez protger les droits de propritintellectuelle que pourrait susciter la ralisa-tion du projet : cration artistique, dessin,modle, marque, brevet, etc.

Anticipez les obligations lies lattributionde toute aide publique et, le cas chant, pri-

ve (compte rendu dactivit, justificatifsdutilisation des fonds reus).

Que votre projet soit ponctuel (organisationdun vnement) ou durable (cration duneactivit), la phase de ralisation est une phasedlicate mais, combien, exaltante. Une fois

quon y a pris got, on peut difficilement senpasser. Le projet produit lhomme qui produit leprojet, etc.

Quel que soit en fin de compte le niveau derussite du projet, sachez que durant tout ceparcours, vous aurez appris un tas de choses survous et sur les autres, acquis des comptences,des savoir-faire et des savoir-tre, que vous ni-maginiez mme pas. Cest acquis et bien acquis.Transformez cet acquis, rinvestissez et faites levaloir dans votre Curriculum Vitae.

REALISER LE PROJETETAPE 8


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A QUOI A SERT ?

A prendre du recul par rapport au projet. A regarderdans quelle mesure les objectifs ont t atteints(pas du tout, partiellement, en totalit) et identifierles erreurs ne plus faire. A dmontrer votre capacit tirer les enseignements de votre exprience et donc

conserver la confiance de vos partenaires. En bref, vous donner les moyens de continuer. Mieux.

Lvaluation nest pas la 8e roue ducarrosse que lon bcle en fin deprojet. Lvaluation est au service duprojet, elle est utile et ncessaire, bienplus que vous ne limaginez :

Elle met le doigt sur vos forces etvos faiblesses.

Elle met en vidence les compten-ces que vous avez mobilises (lesacquis de lexprience). Quellesque soient les suites du projet, cesdonnes sont inscrire dans votreprochain CV.

Elle permet de revenir vers vos par-tenaires avec un bilan lucide (crdi-bilit oblige). Les partenaires dhierpeuvent tre les employeurs dedemain.

Elle contribue fidliser vos parte-naires sur de nouveaux projets.

Elle vous aide dterminer vosprochains objectifs et vos prochai-nes actions.

A garder en tte :

Prenez le plan daction tape par tape, activit paractivit, mesurez et analysez les carts entre lesobjectifs fixs et les rsultats obtenus, essayez decomprendre aussi bien les facteurs de russite queles raisons des checs.

Notez les + et les - , ce qui vous a paru le plusdifficile et le plus facile, ce qui vous a donn la plusgrande satisfaction et le pire dsagrment, ce qui at le plus formateur et ce que vous pensez avoirdcouvert sur vous-mme.

Procdez en deux temps : une premire analyse chaud, laissez dcanter quelques semaines et remet-tez tout sur la table. La mise distance apporte plusde srnit et dobjectivit dans le jugement. Il faut

le savoir et le vrifier concrtement. Constituez votre petite bibliothque des erreurs

ne pas renouveler. On apprend plus des checsque des russites.

Attention quand mme, les situations ne se repro-duisent jamais lidentique. Les rapports humainsne se mettent pas en quation, heureusement,sinon quel ennui !

Confrontez votre analyse avec des personnes ext-rieures au projet. Elles vous aideront situer la partde chacun dans les russites et les checs.

Une bonne valuation est une formidable aide ladcision pour vos projets futurs.

Prparez un petit document de bilan lintention devos partenaires. Pensez les remercier de leur partici-pation. Vous pouvez soit vous dplacer chez eux pourleur prsenter les rsultats concrets du projet (film,expo, rencontres dbats), soit organiser une petitefte de bilan qui runira tout le monde. Tout dpenddu lien que vous souhaitez conserver avec eux.

EVALUER ET RENDRE COMPTEETAPE 9


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A QUOI A SERT ?

A consolider et dvelopper le projet, en gnraldans une optique professionnelle.

Votre projet est une russite. Vousenvisagez tout naturellement

de lui donner une suite et dam-plifier cette premire exprience.Peut -t re mme de t rouverloccasion de vous professionnali-ser dans le domaine qui vouspassionne. Cest une chance saisir qui implique nouveau defaire des choix.

Maintenant il faut consolider lesfondations, dvelopper et tenir ladistance. Cest le moment devrifier si la mthode est vrai-ment acquise. Sans cesse sur lemtier remettez votre ouvrage :clarifiez les nouveaux objectifs,affinez ltat des lieux, refaites unbudget prvisionnel, etc.

Changement dchelle, change-ment denjeux. Les paramtresont volu (crer des emplois,temporaires ou permanents, vivrede sa passion, se dvelopper linternational). Il faut naturelle-ment en tenir compte et repenserlensemble de votre dmarche.

A garder en tte :

Ne brlez pas les tapes sous prtexte que vous avezacquis de lexprience.

Repartez du bon pied : commencez par combler lesfaiblesses que lvaluation a mises en vidence.Appuyez-vous sur ces rsultats pour gagner en temps et

en efficacit. Demandez conseil et continuez vous former si votre

projet lexige. Soyez attentif valuer correctement la charge de

travail et linvestissement temps ncessaires au dvelop-pement du projet.

Conservez un questionnement critique permanent. Fini le bricolage, vous passez pro . Organisez-vous

comme il faut. Prenez le temps de peser vos dcisions :

un peu moins dintuition, un peu plus de rflexion serontles bienvenues.

Continuez vous faire plaisir, ce sera votre moteur etvotre boue de sauvetage quand vous serez submergde travail.

Ne baissez pas les bras, vous aurez forcment des hautset des bas.

Vous partez la dcouvertedune nouvelle dimension,

alors coutez lavis dun spcialiste :

Alice : "Voulez-vous me dire, s'il vous plat quelle directionje dois prendre ?"

Le chat : "Cela dpend dans une large mesure de l o vousvoulez aller".Lewis CARROLL

Rdaction : Sylvie TUMOINE / Ministre de la Jeunesse,des Sports et de la Vie associative

PROLONGER LACTIONETAPE 10


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http://www.jeunesse-sports.gouv.frMinistre de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative

http://www.enviedagir.frLe site de Envie dAgir ? Des milliers de propositions daction,de contacts et de conseils pour tous les projets

http://www.defijeunes.frLe site de DEFI Jeunes, les conseils, des exemples de projets,le carnet dadresse

http://www.injep.fr/Le site de lInstitut national de la Jeunesse et de lducationpopulaire, incluant lagence franaise du programme europenJeunesse

http://www.cidj.comLe site du CIDJ Paris, tte du rseau national dInformation

jeunesse, et bureau franais dEurodesk.

http://www.europa.eu.int/youth/index_fr.htmlLe portail europen de la jeunesse (en franais). Des milliersdinformations pour la jeunesse des 25 Etats membres et despays candidats ou partenaires.

http://www.creps-chatenay.jeunesse-sports.

fr/cyber/COURS/methodologie/MENU.htmUn cyber-cours sur la mthodologie de projet propospar le CREPS de Chatenay Malabry

http://www.animafac.net/article.php3?

id_article=389Quelques indications mthodologiques simples, trs axessur la communication, par ANIMAFAC

http://www.chez.com/clubjag/projet/

accueil.htmMthodologie du projet pour animateurs, ducateurs dans uncentre de vacances, ou de loisirs sans hbergement.

http://www.commentcamarche.net/projet

/projetmet.php3Condens des Mthodologies de projet dans un processusindustriel: de bonnes ides dorganisation prendre.

h t t p : / / w w w . c u l t u r e - p r o x i m i t e . o r g /

4pages/opale/presentation.htmlOPALE : Une mine de ressources incontournable pour tous lesprojets dans le domaine de la culture et du dveloppement local.Un site de chevet

QUELQUES S I TES INTERNET DEET POUR ALLER PLUS LOIN


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h t t p : / / w w w . i m p r o v e - i n s t i t u t e . c o m /

decouverte_uml_rup_processus_unifie_extr

eme_programming_gestion_de_projet_nouv

elles_technologies.html

Un langage t rs techno pour ce s i te consacr aux

mthodologies de pro jet en informatique et T IC . Pour les

inconditionnels des mthodes from Silicon Valley

http://www.ffpe-toulouse.org/youthstart

/surco/surco-methodologie.htm#mainstreaming

E t u d e m e n e d a n s l e c a d r e d ' u n p r o j e t f i n a n c p a r l e

programme europen faisant apparatre des niches d'activits

en milieu rural autour des entreprises susceptibles de gnrer

services et emplois de proximit.

h t t p : / / w w w . a c - c r e t e i l . f r / g r i s m s /

exerciseur/communication/

Site pdagogique de lacadmie de Crteil proposant des exercices

en mthodologie de projet au niveau Premire et Terminale SMS.

http://www.educagri.fr/memento/section3/

enseigner/s3618f1som.htmMthodologie de projet version ducation socioculturelledans lenseignement agricole . Incontournable pour les projets dedveloppement rural.

http://www.rampazzo.com/extranet/script

/procedures.htmlPour les maniaques de la souris et du clavier, ou la mthodologiede projet assiste par ordinateur .Essentiellement des documents tlcharger.

h t t p : / / w w w . t r a i n i n g - y o u t h . n e t / s i t e

/publications/tkits/tkits.htmPour les anglicistes (quelques documents en franais), le site dupartenariat entre le Conseil de lEurope et la Commission europennedans le domaine de lducation et de la jeunesse. Training kits tlcharger.

http://www.psychasoc.com/article.php?ID=99Enf in , pour donner un sens tou t a , ex t ra i t du s i te delInstitut europen de Psychanalyse et Travail social, un article du

philosophe JB PATURET : Le projet comme fiction commune

REFERENCE


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pour plus dinformations :contactez votre

direction dpartementaleJeunesse et Sports ou

le rseau informationjeunesse.

Guide de gestion de projets

Documents

Transcript of Guide de gestion de projets