La communication interne à une administration est (aussi ...

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Secrétariat d’Etat auprès du Ministère de l’Énergie, des Mines, de l’Eau et de l’Environnement chargé de l’Eau et de l’Environnement Département de l’Eau G.Meiners, ahu AG 28-29/06/2010 Slide 1 Module 5 La communication interne à une administration est (aussi) synonyme de prévention des catastrophes naturelles

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Secrétariat d’Etat auprès du Ministère de l’Énergie,des Mines, de l’Eau et de l’Environnement

chargé de l’Eau et de l’EnvironnementDépartement de l’Eau

G.Meiners, ahu AG

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La communication interne à une administration est (aussi) synonyme de prévention des

catastrophes naturelles

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Sommaire

IntroductionDéficits dans la communication Bonne pratique de la communication Apprendre dans les organisationsBilan

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Introduction

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Dans le Rhin : poissons morts Accident d'une usine chimique Sandoz 1986source : http://www.eawag.ch/lehre/infotag/2001/bilder/index

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Ouragan Katrina Nouvelle Orléans 2005source : http://www.usageorge.com

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Golf du Mexique 2010source : http://www.merkur-online.de © dpa

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Trois questions portant sur la cause des catastrophes naturelles :

Quelles sont les causes naturelles ou techniques ?Une meilleure communication aurait-elle empêché/atténué la catastrophe ?Qui est responsable de l'absence ou d'une mauvaise communication ?

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Cinq déficits dans l'exécution / la communication

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Déficit n°1 :

Les lois en tant que « tigres sans dents » :Des objectifs non clairsPas d'application conséquente Pas assez de personnelPas d'exécution des lois

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Déficit n°2 :

Des structures décisionnelles faibles :Absence de volonté politique Le chef est le seul à prendre les décisionsPeur des collaborateurs de prendre des responsabilités

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Déficit n°3 :

Absence de culture de communication adaptée:Pas de temps ni d'espace pour la communicationPas de mise en réseauPas de travail commun Pas d'apprentissage communChacun pour soi

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Déficit n°4 :

Une communication interne inefficace :Des réunions trop longues, trop nombreuses ou aucune réunion (concertations)Des notes/documentations trop longues, non claires ou absentesPas de suivi des décisions

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Déficit n°5 :

La gestion des savoirs dort : L'importance des sujets est sous-estiméePas le temps de former les collaborateursPas le temps de donner une formation initiale aux nouveaux collaborateursPas le temps de transmettre le savoir des collaborateurs qui partent

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S'il n'y a pas bientôt un aiguillage, c'est notre fin

source : http://reteaming.files.wordpress.com

Où est la solution ?

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Cinq caractéristiques pour une bonne pratique dans l'exécution /

la communication

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Caractéristique n°1 :

Les lois ont besoin d'une description claire du processus :

Décrets d'applicationDispositions administrativesManuels de procédureDécrets de l'administration suprêmeSystèmes d'alerte précoce, plans d'alerteSuffisamment de personnel pour l'exécution (mise en œuvre, surveillance)

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Exemple Plan d'alerte pour le Rhin

Commission internationale pour la protection du Rhin CIPRAlerte internationale du Rhin en cas de pollutions graves du RhinCauses

Evacuation de substances dangereuses pour les eaux àpartir d'installations industriellesDysfonctionnements dans les installations industrielles/communales de traitement des eaux uséesEau d'extinction contaminéeAvaries de bateauxContaminations par hydrocarbure liquideDivers

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Principes centrales d'alerte internationales pour le Rhin

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Le plan d'alerte du Rhin

Composantes principalesRéseau entre les administrations, les centrales d'alerte principales internationales et les stations de suiviRéglementations strictes pour la forme et le contenu des bulletins, réponses, fins d'alerte, etc.Formulaires homogènes trilinguesValeurs d'orientation pour le fret et les concentrationsModèle de la durée d'écoulementExercices réguliers d'alerte

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Caractéristique n°2 :

Des structures décisionnelles clairesUne volonté politique claire Une répartition claire des missions (règlement régissant les compétences)Le supérieur hiérarchique soutient les collaborateurs Les collaborateurs prennent des responsabilités Les structures interne et externe coïncident

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Caractéristique n°3 :

Une bonne culture de communication :Décider de l'organe chef de fileDéfinir des règles en cas de collisionGroupes de travail en vue d'aménager les règlements d'exécution et les manuels de procédure Réunions de service afin de procéder à un échange d'expériences

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Caractéristique n°4 :

Une communication interne efficace :De brèves réunions régulières et improvisées (axées sur l'objectif poursuivi)De brèves notesSuivi des décisions / mise en œuvre L'Intranet en tant que base commune du savoir

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Caractéristique n°5 :

Une gestion pratique des savoirs :Formation commune des collaborateurs Rotation à durée déterminée des collaborateurs (verticale et horizontale)Formation des nouveaux collaborateursDébriefing des collaborateurs qui partent Prévision stratégique des ressources humaines

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Apprendre dans les organisations

« seuls ceux qui ont assez de savoir peuvent agir de manière intelligente »

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Apprendre dans les organisations

Il y a un grand écart entre l'apprentissage et l'application de ce qui a été appris.Multi-niveaux : individuel, groupe et organisationQuatre étapes : l'idée, l'interprétation, l'intégration et l'institutionnalisation.Une compréhension cognitive influence l'action – et vice versa.

(Crossan, Lane and White 1999)

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Cadre de l'apprentissage dans une organisation

1. Intuition

4. Institutionnalisation

2. Interprétation3. Intégration

Individuel Groupe Organisation

source : Crossan, Lane and White 1999

nouvel apprentissage

Utiliserl'appren-

tissageexistant

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chercheurs

décideurs politiques

Pas aussi simple que çasource : Crossan, Lane and White 1999

responsables de recherche

praticiens

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conversations

Pas aussi simple que çasource : Crossan, Lane and White 1999

chercheurs responsables de recherche

décideurs politiques praticiens

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source : Crossan, Lane and White 1999

Intuition

InterprétationIntégration

Chercheurs Lieu de rencontre Praticiens

Intuition Intuition

Institution-nalisation

Lieu de rencontre

Apprendre à partir de la recherche

Institution-nalisation

Institution-nalisation

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Défi

Résultats disjointesGrand effort pour la concertation finale

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Résultats communsConcertation directe (en cours de travail)

défi

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Une grande mission

Comment organiser le travail commun ?qui encourage la communication interne ?qui mette à bon escient le savoir existant ?qui facilite un nouvel apprentissage ?

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Bilan

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Organiser une bonne culture de communication est comme la construction commune d'une maison :

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La maison commune :

Fondations : • La volonté politique qui encourage le bien de la

communauté, lois, organisation

Murs / infrastructures :• Documentations, brochures, Intranet,

La vie dans la maison :• Une bonne coopération et une bonne

communication

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Merci de votre attention !