juin 2006

Service Public

Fédéral

FINANCES

TAX-ON-WEB

TAX-ON-WEB

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2

Programme

> Contexte général et stratégie

> Comment accéder à Tax-on-web

> Etat des lieux

> Enquête 2005

> Tax-on-web en pratique

> Questions ?

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CONTEXTE GENERAL

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Début 2000, le SPF Finances était devant un double problème :

I. Un manque d’investissements trop long.

Plus assez de ressources nécessaires pour un bon travail.

=> Réinvestissements nécessaires dans les Finances :

- Plan informatique sur 5 ans 2001 – 2005- Coperfin

II. Une pyramide des âges défavorable.

Deux défis

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5

Stratégie

= investir massivement dans notre modernisation (essentiellement dans l’ ICT) pour :

> remplir nos tâches d’une autre façon.

> faire front à notre pyramide des âges défavorable.

> à terme, pouvoir accomplir nos missions avec un effectif de personnel réduit.

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Nouvelle façon de travailler

Traitement standardisé

Selon le principe de distribution unique, créer une gestion électronique :

> des pré-données personnelles, fiscales et des déclarations.

> dans un dossier unique avec des données correctes, complètes, actuelles et cohérentes.

> pour pouvoir mieux calculer la dette ou le dû.

=> réalisations : Tax-on-web, scanning déclarations TVA/IPP.

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Tax-on-web : historique et évolution

> Tax-on-web est une application internet qui permet d’introduire en ligne la déclaration à l’impôt des personnes physiques.

> Première version disponible pour l’exercice d’imposition 2003 (limitée à la partie 1 de la déclaration).

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Tax-on-web : historique et évolution

> Nouvelles possibilités pour l’exercice d’imposition 2004:

- Une plus grande convivialité dans l’utilisation.

- Parties 1 et 2 de la déclaration.

- Ajouter des annexes.

- Possibilité pour le contribuable de travailler avec mandataire.

- Possibilité pour le mandataire d’introduire la déclaration de son client.

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> Défis et objectifs pour l’exercice d’imposition 2005 :

• Intégration de la réforme fiscale de l’IPP : le décumul.

• Améliorations :

– Interface interne pour TOW. – Ecrans d’encodage rapide.– Module de calcul en ligne.– Extension aux “forfaits”.– Ecran de recherche pour mandataires.

Tax-on-web : historique et évolution

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COMMENT ACCEDER A TAX-ON-WEB

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Trois types d’utilisateurs

> Chaque utilisateur a sa page d’accueil et dispose dans l’application de possibilités propres à son profil :

– Contribuables• http://www.taxonweb.be/

– Mandataires• http://www.taxonweb.be/pro/

– Fonctionnaires• http://www.taxonweb.be/finbox/

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Pas de déclaration via TOW pour les contribuables suivants

> Un ou deux conjoints décédé(s) en 2005 ou 2006.

> Un contribuable devenu veuf ou veuve en 2005 ou 2006.

> Les contribuables séparés de fait depuis moins d’un an au 01/01/2006 et ayant reçu une déclaration individuelle.

> Les contribuables n’ayant pas reçu de déclaration papier.

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Possibilités de l’application (1)

> Soumettre la déclaration en ligne.

> Travailler dans la déclaration à partir de la TaxWorkBox.– Centraliser tous les mandats pour la même entreprise. – Afficher clairement le statut de la déclaration.– Moteur de recherche en rapport avec les mandats. – Joindre ou supprimer la partie 2.

> Conserver les données

> Valider les données (par cadre, déclaration complète)

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Possibilités de l’application (2)

> Calculer l’impôt. Simulation du calcul de l’impôt avant de soumettre la déclaration.

> Possibilité de visualiser la déclaration entière et de l’imprimer en PDF (pendant le remplissage et après soumission).

> Ajouter des annexes, les visualiser et les imprimer (en format PDF) après soumission.

> Aide : explication disponible en ligne sur les champs, messages d’erreur, FAQ’s.

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15

Tax-on-web & usermanagement des entreprises

= une application sécurisée qui fait appel à l’ User Management des entreprises.

> Nom d’utilisateur et mot de passe obligatoires pour accéder à cette application sécurisée.

> Pour Tax-on-web, les bureaux comptables sont considérés comme des prestataires de service recevant un mandat des contribuables.

Lien contractuel

Utilisateurs

Gestionnairelocal

Désigne

Contribuable MandatBureau comptable

Lien contractuel

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Bureaux comptables : étapes à suivre

I. Désigner un gestionnaire local par bureau comptable (via le portail de la Sécurité Sociale).

II. Créer des mandats entre les contribuables et les bureaux comptables (via les directions régionales des Finances).

III. Introduction électronique de la déclaration par le bureau comptable via l’application Tax-on-web (via le portail fédéral).

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Remplir le formulaire “Désignation d’un gestionnaire local”

Le signataire est, au sein du bureau comptable, un dirigeant, un administrateur-délégué ou un associé.

Cette même personne va signer les formulaires de la 2ème phase (création des mandats entre les contribuables et les bureaux comptables via les directions régionales).

NB : pour accéder à Tax-on-web, le bureau comptable doit être une entreprise.

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18

Remplir le formulaire “Désignation d’un gestionnaire local”

> Télécharger sur le site : www.taxonweb.be/pro

> Le formulaire, rempli et signé, à renvoyer à:

SmalS-MvMSmalS-MvMContactcenter Eranova Contactcenter Eranova

Rue du Prince Royal 102Rue du Prince Royal 102 1050 Bruxelles1050 Bruxelles

> Besoin d’infos? 0257/257.570257/257.57

contactcenter@eranova.fgov.be

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Traitement du formulaire “Désignation d’un gestionnaire local”

> Si le formulaire est incomplet et/ou incorrectement rempli, le bureau comptable sera contacté par téléphone.

> Si le formulaire est complet et correctement rempli, le gestionnaire local recevra dans les 5 jours ouvrables le nom d’utilisateur et le mot de passe.

> Ensuite le gestionnaire local doit s’enregistrer aussi vite que possible sur www.socialsecurity.be (en suivant les étapes décrites sur le site).

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20

Enregistrement d’un gestionnaire local et de nouveaux utilisateurs

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21

Enregistrement d’un gestionnaire local et de nouveaux utilisateurs

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II. Création d’un mandat

= Désignation d’un mandataire par un mandant.

> But ? Remplir et envoyer électroniquement la déclaration IPP du client.

> Comment ? Grâce à un formulaire spécialement conçu à cet effet.

– Télécharger le formulaire sur www.taxonweb.be.

– A remplir dûment et faire signer par les deux parties.

– Si besoin est, déterminer la durée du mandat.

– En fonction du domicile fiscal du mandant, envoyer à la direction régionale compétente des contributions directes (liste avec adresses jointe au formulaire).

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23

Traiter les mandats

> Au niveau des directions régionales des contributions directes.

> 50 employés désignés.

> Adresses et coordonnées sur formulaire.

> Données reprises dans un système permettant de créer, consulter ou radier les mandats.

> Système contrôle l’identité et la situation des mandants (NN.) et mandataires (numéro BCE et NN.).

> Une fois le mandat créé, l’accès à TOW est activé.

> Via le système, une confirmation écrite de la désignation de leur mandataire est envoyée au(x) mandant(s).

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24

Traiter/Radier les mandats

> Déclaration commune pour deux conjoints : pour que le mandataire puisse lui-même soumettre la déclaration, il doit absolument avoir un mandat pour chaque partenaire. Sinon, il peut seulement déposer celle de celui qui l’a mandaté ; l’autre partenaire devra se munir d’un token personnel pour pouvoir l’introduire.

> Un mandat enregistré dans le système peut être radié à tout moment à la demande écrite du mandant ou du mandataire.

> Ces suppressions se font également par les fonctionnaires désignés du SPF Finances (formulaires de radiation également à envoyer aux directions régionales).

.

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Tax-on-web pour entreprises : Processus

Dirigeant- administrateur délégué - employé

Demander gestionnaire

local

1

2. Créer un gestionnaire local

Envoyer identifiant-mot de passe du

gestionnaire local

3

Gestionnaire local

4Demander mandats

Prestataire de service

Smals Finances

5 Traiter mandats

Gestion des mandats

Usermgmt entreprises

6

Comptables

Créer utilisateurs

(identifiant- mot de passe)

3bis Accorder

autorisation TOW

7

BCE

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ETAT DES LIEUX

TAX-ON-WEB

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27

Evolution Tax-on-web 2003 - 2005

Près d'un décuplement en 2 ans

57727

168818

575005

0

100000

200000

300000

400000

500000

600000

700000

2003 2004 2005

TAX-ON-WEB

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28

Statistiques : les 3 utilisateurs

Répartition des déclarations TOW 2003- 2005

57.727

0

251.636

130.319

92.662

026.922

193.050

49.232

0

25.000

50.000

75.000

100.000

125.000

150.000

175.000

200.000

225.000

250.000

275.000

2003 2004 2005

citoyen fonctionnaire mandataire

1.Citoyen : 130.319

2.Fonctionnaire : 193.050

3.Mandataire : 251.636

05/04/2006

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29

TOW fonctionnaire

Déclarations 2004 x 7

193050

26922

0

50000

100000

150000

200000

250000

2004 2005

TAX-ON-WEB

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30

TOW : le citoyen

Un segment à la croissance lente

57.727

92.664

130.319

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

120.000

140.000

2003 2004 2005

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31

Professionnels du secteur - stratégie

Incitants du Gouvernement

Campagnes de communication

(fédérations, presse)

Tous les bureaux comptables sont informés des avantages de ToW et

encouragés à s’enregistrer

Tous les bureaux comptables s’enregistrent

comme utilisateurs

Les bureaux comptables soumettent toutes leurs

déclarations via ToW

Les bureaux comptables se rendent compte de

l’amélioration de leurs processus de travail

Amélioration des explications

concernant les procédures

Améliorations techniques (annexes,

formulaires)

Simplification des procédures

d’enregistrement

Optimisation de la compatibilité de

ToW avec d’autres applications

Organisation de modules de

formation aux fonctionnalités de

ToW

Renforcer l’accès au helpdesk pendant les

périodes de pointe

Simplification des procédures de

mandats (gestion électronique)

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32

Communication TOW 2005

> En dialogue avec les instituts (IPCF – IEC).

> Via les organismes professionnels.

> 21 présentations : environ 2.250 professionnels.

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33

TOW évolution «gestionnaires locaux»

20

4

31

4

55

5

1.8

16

1.8

61

1.9

17

2.0

25

2.2

41

2.6

73 3.7

03

3.7

47

3.8

09

3.9

37

4.0

23

4.0

42

4.0

42

4.0

63

4.1

26

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

5.000

avr-

04

mai-

04

juin

-04

juil-

04

aoû

t-0

4

sep

t-0

4

oct

-04

nov-0

4

déc-

04

jan

v-0

5

févr-

05

mars

-05

avr-

05

mai-

05

juin

-05

juil-

05

aoû

t-0

5

sep

t-0

5

oct

-05

nov-0

5

déc-

05

jan

v-0

6

févr-

06

mars

-06

avr-

06

TAX-ON-WEB

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34

TOW – évolution mandats introduits

106562 107180 108056 116383145870

272370

334460

384314

430726

470007 483348

110171

0

100000

200000

300000

400000

500000ja

nvie

r20

05

févr

ier

mar

s

avri

l

mai

juin

juil

let

août

sept

embr

e

octo

bre

déce

mbr

e

10/0

4/20

06

mandat

TAX-ON-WEB

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35

TOW Mandataire – déclarations introduites

Comparaison TOW pro 2004 - 2005

49232

251636

0

50000

100000

150000

200000

250000

300000

2004 2005

TAX-ON-WEB

juin 2006

36

Déclarations TOW Pro 2005

0

50000

100000

150000

200000

250000

11

/06

/20

05

25

/06

/20

05

09

/07

/20

05

23

/07

/20

05

06

/08

/20

05

20

/08

/20

05

03

/09

/20

05

17

/09

/20

05

01

/10

/20

05

15

/10

/20

05

29

/10

/20

05

TOW Mandataire – déclarations introduites

TAX-ON-WEB

juin 2006

37

TOW Mandataire – du 16 au 31/10

894

2861 35003140

51116062

2882 2570

10582

13437

17075

77256264

16804

16422

13351

02000400060008000

1000012000140001600018000

TAX-ON-WEB

juin 2006

38

utiliséstotal

386740482280

0

100000

200000

300000

400000

500000

Mandats utilisés / total

251.636 déclarations = 386.740 mandats

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39

Evolution gestionnaires locaux

20042005

Avec mandats

Total gestionnaireslocaux

1800

4126

1337 3408

0

1000

2000

3000

4000

5000

Avec mandatsTotal gestionnaires locaux

TAX-ON-WEB

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40

L’ ENQUETE TOW 2005

TAX-ON-WEB

juin 2006

41

Tax-on-web 2005 – l’enquête

> Motivation TOW : délai, accusé de réception, flexibilité et orienté vers le futur.

> Appréciation de Tax-on-web : 7/10.

> Excellente prestation de service au niveau des directions régionales.

TAX-ON-WEB

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42

Nombre de participants

Enquete 2005 : 612 réponses

1.5461.418

509

3473

experts comptables conseils fiscaux

comptables- fiscalistes

TAX-ON-WEB

juin 2006

43

Où avez-vous trouvé l’information nécessaire?

37,90%

11,70%

25,80%

4,20%

13,40%

1,80%

2,80%

2%

0,40%

Une des fédérations (IPCF, IEC,…)

Un article dans un journal ou une revue

Portail fédéral (www.belgium.be)

Télévision/radio

Sessions d’information du SPF Finances en collaboration avecles organismes professionnels

Une information ou une discussion sur Internet

Sur conseil d’une autre personne

Moteur de recherche sur internet

Affiches

TAX-ON-WEB

juin 2006

44

13,34%

86,66%

non

oui

10. En 2006, pensez-vous introduire via Tax-on-web plus de déclarations électroniques qu'en 2005?

Plus haut – plus bas ?

TAX-ON-WEB

juin 2006

45

Pourcentage clientèle

5,82%

10,02%

5,01%

5,17%

2,26%

6,62%

6,30%

9,05%

13,89%

26,33%

9,53%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

TAX-ON-WEB

juin 2006

46

Le calcul et Tax-on-web

17. Trouvez-vous le calcul de Tax-on-web "version 2005" meilleur que celui de la "version 2004"?

44,27%

53,72%

non

oui

18. Trouvez-vous l'application Tax-on-web "version 2005" meilleure que la "version 2004"?

32,06%

66,35%

non

oui

TAX-ON-WEB

juin 2006

47

Tax-on-web en 2004 et 2005

10,69%

13,79%

6,59%

3,80%

3,20%

6,59%

0,55%

53,10%

35,60%

33,80%

31,80%

27,80%

27,10%

6,30%

Avantages de TOW peu connus

Méfiance dans l'envoi électronique

Procédures d'enregistrement pas claires

Autres raisons

Communication incomplète

Préférence pour le classique plutôt quel'électronique

Pas facile à trouver sur internet

2004

2005

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48

TAX-ON-WEB EN PRATIQUE

TAX-ON-WEB

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49

Qu’est-ce qu’une TaxWorkBox?

> Via la TaxWorkBox, les entreprises mandatées ont accès aux déclarations des contribuables qui leur ont donné un mandat.

> La TaxWorkBox peut être considérée comme :

– un aperçu général de toutes les déclarations IPP pour lesquelles un mandat a été donné.

– une application qui permet d’accéder aux déclarations afin de pouvoir les remplir, les modifier et les soumettre.

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50

Accès à la TaxWorkBox

> Se rendre sur la page d’accueil de Tax-on-web et cliquer sur “accéder à ma TaxWorkBox”.

> Introduire son nom d’utilisateur et mot de passe.

> A partir du moment où le système vous reconnaît, la TaxWorkBox est visible et accessible.

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51

Possibilités de la TaxWorkBox

> Accéder à une déclaration. (x)

> Ajouter/supprimer la partie 2. (x)

> Faire une sélection dans la liste des mandats.

> Parcourir la liste des mandats.

> Déterminer le nombre de mandats par page.

> Avoir un aperçu du statut des déclarations.

> Visualiser une déclaration soumise. (x)

> Visualiser les annexes d’une déclaration soumise. (x)

> Visualiser les déclarations et annexes électroniques des exercices précédents. (x)

(x) avec étape intermédiaire : le numéro de répertoire

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52

TaxWorkBox : sécurité supplémentaire

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53

TaxWorkBox : possibilités

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54

TaxWorkBox: déclarations non soumises

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55

TaxWorkBox : déclarations soumises

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56

TaxWorkBox : liste à télécharger

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57

Travailler dans la déclaration d’un contribuable

> Remplir les cadres d’une déclaration.

> Sauvegarder l’information.

> Vérifier si aucune erreur ne subsiste dans la déclaration.

> Ajouter des notes.

> Joindre des annexes.

> Faire une simulation du calcul de l’impôt.

> Soumettre la déclaration.

> Visualiser la déclaration (PDF) dans une version provisoire.

> Obtenir de l’aide.

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Données pré-remplies de la déclaration

1. Fichier d’exercice et informations personnelles du contribuable (numéro national, numéro de répertoire, service de taxation local,…).

Attention: ne pas confondre avec le cadre I de la déclaration.

2. Versements anticipés (si des données sont erronées, les montants peuvent être adaptés).

3. Salaires et pensions payés par le Service Central des Dépenses Fixes.

4. Pensions payées par l’Office National des Pensions.

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59

Règles de validation

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60

Liste des erreurs

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61

Simulation du calcul

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62

Visualiser les déclarations/annexes précédentes

TAX-ON-WEB

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63

Visualiser les déclarations/annexes précédentes

TAX-ON-WEB

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64

Visualiser les déclarations/annexes précédentes

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65

Accès du contribuable/client à sa déclaration, via sa Taxbox

> Le mandataire peut :

– via la TaxWorkBox, voir si le contribuable a travaillé dans sa déclaration et donc modifié son statut.

– modifier les données introduites par le contribuable.

> Le contribuable a toujours accès à sa Taxbox (si il dispose d’un token personnel). Si elle n’est pas soumise au SPF Finances, il peut travailler dans sa déclaration. Il peut la visualiser même une fois soumise (par lui ou son mandataire).

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Annexes pour la déclaration? Que peut-on faire?

Partie 1 et partie 2 de la déclaration, plusieurs possibilités :

1. Conserver les documents spécifiques chez soi.

2. Une zone de texte prévue à chaque cadre de la déclaration.

3. Documents Finform.

4. Des documents Word/Excel peuvent être ajoutés en format PDF.

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Documents FINFORM : standardisés (développés en interne, facultatifs)

- Détail du bénéfice brut/ recettes.

- Détail des frais professionnels.

- Tableaux d’amortissements :• Régime linéaire • Régime dégressif • Limitation fiscale pour véhicules

- Schémas de :• Cession d’immeubles non bâtis situés en Belgique ou de droits réels portant sur ces immeubles

• Cession d’immeubles bâtis situés en Belgique ou de droits réels portant sur ces immeubles

• Cession d’un bâtiment érigé sur un terrain acquis à titre onéreux

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Documents propres (votre comptabilité)

> Vous pouvez envoyer au format PDF vos propres documents word/excel (seul format accepté).

> Vous pouvez créer vous-même ces documents. Il existe des programmes d’aide permettant de transformer les documents au format PDF. Certains sont disponibles gratuitement sur internet.

> Sélectionner selon la nature de l’annexe :

– Documents propres – bénéfice brut/ recettes/ frais professionnels/ tableaux d’amortissements– Bilan, comptes de résultats et explications– Copie des comptes ‘Capital’ et ‘Privé’– Liste des débiteurs et créanciers – Propres documents – autres – Forfait (feuille de calculs)

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69

Annexes électroniques

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70

Exemple de procédure pour joindre une annexe

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71

Exemple de procédure pour joindre une annexe

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72

TAX Files : processus

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TAX Files

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TAX Files : procédure

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TAX Files : état

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TAX Files : état

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Visualiser la déclaration Amélioration

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Synthèse

> Tax-on-web Mandataire 2005 : un « grand cru »

- Communication via les organismes professionnels avec d’excellents résultats.

- Convivialité d’utilisation du système améliorée (encodage rapide, moteur de recherche).

- Elargissement du groupe cible : les forfaitaires.

- Le module de calcul peut être amélioré.

- Parfois lent, lors d’un usage intensif.

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Tax-on-web 2006 : pour vous!

> Gestion des mandats plus conviviale.

> Données pré-remplies supplémentaires : SCDF & ONP.

> Introduire les déclarations en masse via TAX Files.

> Intégration via programmes de calcul, paquets comptables.

> Amélioration du statut des déclarations dans la TaxWorkBox.

> Consultation des déclarations et annexes précédentes.