Johnny Corral - Consulta Sobre Excel

8/17/2019 Johnny Corral - Consulta Sobre Excel

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZOFACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE INGENIERIA COMERCIAL

NOMBRE: Johnny Corral R. CATEDRA: Informática

II

CURSO: 3 !A" DOCENTE: In#.E$%&ran'a (aca

)EC*A: +,-/-0+,

RE)ERENCIAS RE1ATI(AS 2 ABSO1UTAS DE ECE1

R&f&r&ncia$ r&lati4a$ &n E5c&l

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una

relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es

que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará

automáticamente su columna y su fila.

Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias

relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es

muy fácil, ya que es la cominación de la columna y la fila de una celda. !or ejemplo, la

siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda "# y cuyo valor es

multiplicado por $.

%"#&$

"s' de sencillo es, las referencias relativas siempre son la cominación de una letra y un

n(mero sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes oservar

que )e ingresado la fórmula anterior en la celda *# y el resultado de dic)a fórmula es

$+ ya que se otiene el valor de la celda "# es multiplicado por $.

R&f&r&ncia$ a6$ol7ta$ &n E5c&l

" diferencia de las referencias relativas, las referencias asolutas no permiten que Excel

las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.

8á#ina + 9& +


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CARRERA DE INGENIERIA COMERCIAL!ara )acer que una referencia sea asoluta necesitamos anteponer el s'molo a

la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia

asoluta a la celda "#-

%"#&$

Esta es la misma fórmula del primer ejemplo de la sección anterior. "s' que la colocar

tamin en la celda *# y la copiar )acia aajo. La siguiente imagen muestra el

resultado de dic)a acción-

R&f&r&ncia$ a6$ol7ta$ y r&lati4a$ &n E5c&l

/entro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias asolutas comoreferencias relativas. Cada una de ellas se comportará de la manera en que lo )e

mostrado en los ejemplos anteriores.

0uestro siguiente ejemplo nos mostrará una fórmula que comina las referencias

asolutas y relativas para otener el precio de una lista de productos en la moneda local.

Considera la siguiente tala de datos-

0uestro ojetivo es otener el precio en pesos asados en la columna de precios en

dólares y el tipo de camio que está indicado en la celda E$. El primer intento que

)aremos por resolver este prolema es utilizando la siguiente fórmula-

8á#ina 0 9& +


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%*$&E$

1ngresar esta fórmula en la celda C$ y al copiarla )acia aajo tendremos el siguiente

resultado-

La fórmula de la celda C$ devuelve el resultado correcto, pero las fórmulas de las filas

inferiores devuelven cero. "l oservar la fórmula de la celda C2 nos damos cuenta que,

al copiar la fórmula )acia aajo, Excel modificó amas referencias, inclusive la que

)ac'a referencia a la celda E$ que contiene el tipo de camio y por esta razón otenemos

el valor cero.

3i queremos que todas las fórmulas )agan referencia a la celda E$ sin importar que la

copiemos a otra uicación, entonces es necesario )acer que dic)a referencia sea

asoluta. 0uestra fórmula quedará de la siguiente manera-

%*$&E$

En esta fórmula, la primera referencia es relativa y la segunda es asoluta. En el

momento en que ingresamos esta fórmula en la celda C$ y la copiamos )acia aajo,

otenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.

8á#ina 3 9& +


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CARRERA DE INGENIERIA COMERCIALLo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás camiar el valor del tipo de

camio y otendrás los nuevos precios automáticamente sin la necesidad de

modificar las fórmulas.

MENSAJES DE ERRORES DE ECE1

A veces algunas celdas nos muestran un contenido

inesperado y que resulta inentendible para muchos usuarios,

como #######, #¿NOMBRE, #N!A o #"RE$ Esta es una de

las %ormas que E&cel usa para hacernos saber que, por alguna

ra'(n, no puede hacer lo que le pedimos)

4eneralmente se dee a alg(n error que cometimos al escriir una fórmula, pero no

siempre se trata de errores. " continuación veremos lo que significan estas 5quejas6

de Excel, traducidas al castellano. 0otarás que, en su lenguaje, Excel está tratando de

ayudarte a corregir el prolema.

7777777777 89arios signos de numeral :7; seguidos<

3ignifica casi siempre que el dato que dee mostrar no cae en la celda. 3e soluciona

simplemente con agrandar el anc)o de la celda.

!ero esta secuencia de signos tamin aparece cuando se introduce un n(mero negativoen una celda con formato de =ec)a u Hora. Este suele ser un caso muc)o menosfrecuente, pero por esa misma razón es ueno tenerlo en cuenta, para no perder el sue>otratando de resolver el prolema si alg(n d'a se produjera. "qu' puedes leer más sorela forma en que Excel maneja las fec)as y las )oras

7?0@A*BE

Este mensaje aparece cuando Excel no entiende el contenido de una

fórmula. 4eneralmente se dee a errores de digitación. !or ejemplo, si queremos usar

una función y escriimos mal su nomre, Excel nos devolverá este mensaje de error.

!uedes proar este error al ingresar en una celda cualquiera la siguiente

fórmula- %3DA"B:#++$++;. Excel no reconoce la función 3DA"B, porque no existe.

!ero el error 7?0@A*BE se puede dar tamin si introducimos argumentos

que Excel no puede interpretar. !or ejemplo- %3DA":"""FFF;. Excel a)ora sae

que dee usar la función 3DA" e intentará sumar los valores que le indicamos. Comolos argumentos no son n(meros, ni cadenas de texto :que deen ir entre

8á#ina 9& +

http://clasesexcel.com/index.php/component/k2/item/5.htmlhttp://clasesexcel.com/index.php/component/k2/item/5.htmlhttp://clasesexcel.com/index.php/component/k2/item/5.htmlhttp://clasesexcel.com/index.php/component/k2/item/5.html


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CARRERA DE INGENIERIA COMERCIALcomillas;, Excel interpretará que """ y FFF son referencias a dos elementos

identificados con esas denominaciones :como celdas, rangos o fórmulas con

nomres personalizados, talas, etc.;. !ero, por supuesto, a menos que )ayamos

asignado los nomres """y FFF a alg(n elemento, Excel no los podrá identificar y

nos los advertirá. "qu' puedes leer más sore cómo asignar nomres a celdas o rangos

7G9"L@B

Excel muestra este mensaje de error cuando detecta que al menos uno de los argumentos

de nuestra fórmula no es del tipo correcto. !or ejemplo, si intentamos sumar dos

cadenas de texto,Excel dará este mensaje. !uedes proarlo introduciendo una fórmula

como esta-%3DA":I"""IIFFFI;. En este caso Excel puede determinar que se

introdujeron cadenas de texto, porque los argumentos están entrecomillados. Como

vimos en el punto anterior, si los argumentos se escriieran sin comillas, Excel dar'a el

mensaje 7?0@A*BE, en lugar de 7G9"L@B

7GBE=

Esta expresión significa sencillamente que en nuestra fórmula estamos usando al menosuna referencia que no existe. 3ucede, por ejemplo, cuando la fórmula )ace referencia a

una celda o rango de una )oja que fue eliminada. !ara proar este tipo de error puedes

copiar en una celda cualquiera lo siguiente- %Hoja1nexistente"#. Lógicamente, si

existiera en tu liro una )oja llamadaHoja1nexistente este error no se producir'a.

7G/19J+

Este mensaje de error se produce cuando se intenta dividir un n(mero entre cero. En

general ocurre cuando el valor del divisor se toma de una celda vac'a. 3i colocas la

siguiente fórmula en la celda "#- %#++J*#, y en *# )ay un cero o no )ay ning(n valor,el resultado será 7G/19J+

7G0DA

La expresión 7G0DA aparece cuando Excel no puede mostrar el resultado de un

cálculo. Esto puede ocurrir por dos razones- !orque el cálculo que se plantea es

imposile por ejemplo, si se intenta calcular el logaritmo de un n(mero negativo,

como- %L@4:K#;. @ porque el resultado es demasiado grande o peque>o como para

que Excel pueda mostrarlo por ejemplo, el cálculo de la potencia de #+++ elevado a

#+- %!@ME0C1":#+++#+;.

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http://clasesexcel.com/index.php/component/k2/item/6.htmlhttp://clasesexcel.com/index.php/component/k2/item/6.html


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CARRERA DE INGENIERIA COMERCIAL 70J"

Este mensaje se genera cuando un dato que se desea )allar por medio de una función de

(squeda, no existe en el lugar esperado. Dn ejemplo de esto lo puedes ver escriiendo

la siguiente fórmula en la celda "#- %*D3C"B9:ILunesI*#-C2$+;. La funcióndevuelve 70J" si la palara 5Lunes6 no aparece en el rango *#-*2, donde se la

esperaa encontrar. Este mensaje, significa 0ot "vailale, en ingls, es decir- 0o

/isponile.

La diferencia entre 7GBE= y 70J" radica en que el primero es provocado por lainexistencia de la referencia en s' misma, en tanto que el segundo es provocado por lainexistencia del dato uscado dentro de la referencia.

7G0DL@

Excel arroja este mensaje cuando la intersección de dos rangos indicada en una fórmula,

no existe. Este es, muy proalemente, el mensaje de error menos frecuente, deido al

escaso uso que se suele )acer del operador intersección de Excel.

!ero para entender este error, asta con saer que en dos rangos de celdas que sesuperponen, la intersección representa a las celdas que amos rangos tienen en com(n.En la siguiente imagen la intersección de las celdas *N-4N y /-/#$ es la celda /N,que comparten amos rangos.

8á#ina , 9& +


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La forma de expresar la intersección de dos rangos es por medio de un espacio en

lanco entre amos en el caso de la imagen ser'a- %*N-4N /-/#$.

El error 7G0DL@ se genera cuando expresamos una intersección cuyos rangos notienen ninguna celda en com(n. !uedes proar este ejemplo por medio de pegar en lacelda "# la siguiente función-%3DA":OP-QN HP-1N;.

)ORMATO CONDICIONA1 DE ECE1

El formato condicional en Excel nos permite aplicar de manera selectiva un formato alas celdas de acuerdo a su contenido. Este formato se aplicará de manera automáticasore la celda despus de evaluar el cumplimiento de la regla de formato condicional.

Para qué sirv ! "#r$a%# '(i&i#'a!

Es muy com(n entre los usuarios de Excel querer camiar la apariencia de una celda en ase a su valor o al resultado de otra fórmula. 3in emargo, no existe una función deExcel que nos permita camiar el color de fondo de una celda o el color de la fuente y

por esa razón se creó el formato condicional en Excel que nos permite evaluar el valor de una celda para decidir si se aplicará o no el formato definido.

Es as' como el formato condicional nos sirve para detectar de una manera visual aaquellas celdas que cumplen con una condición estalecida. Cada vez que camiemos elvalor de una celda, Excel volverá a )acer la evaluación de la regla para saer si deeseguir aplicando el formato.

8á#ina ; 9& +


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R)!as ( "#r$a%# '(i&i#'a!

!odemos definir una regla de formato condicional como la condición que deecumplirse para que Excel aplique el formato a una celda, si la regla no se cumpleentonces no se )ará ning(n camio a la apariencia de la celda. Dna regla de formatocondicional nos ayuda a especificar dos cosas-

• El criterio de decisión para saer si se dee aplicar el formato a una celda.

• El formato que se dee aplicar en caso de que se cumpla la regla.

Cada regla de formato condicional se puede aplicar a una sola celda o a un rango deceldas y una misma celda puede tener varias reglas de formato condicional aplicadas

sore ella pero será visile aquella regla que tenga la mayor prioridad. /ic)a prioridadse define dentro del "dministrador de reglas de formato condicionales.

F#r$a%# ( &!(as"l crear una regla de formato condicional podremos indicar el detalle del formato de lacelda que será aplicado cuando se cumpla la condición estalecida. !ara la mayor'a delas reglas tendremos la posiilidad de ingresar al cuadro de diálogo =ormato deceldas para especificar todo el detalle del formato.

8á#ina < 9& +


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• =ormato- En la sección =ormato podemos estalecer el formato para los

n(meros.

• =uente- 0os permite elegir la fuente a utilizar as' como su tama>o y estilo.

• *orde- !odemos especificar el estilo y color de los ordes de la celda.

• Belleno- Elegimos el color de fondo de la celda o una trama.

Modas estas caracter'sticas integran el formato de la celda que será aplicado cuando secumpla la regla de formato condicional.

Ejemplo de formato condicional

Menemos un rango de celdas con n(meros entre # y #++ y deseamos resaltar las celdasque tengan un valor mayor que 2+. !ara crear la regla de formato condicionalseleccionamos primero el rango de celdas a las que aplicaremos el formato condicional

y luego vamos a 1nicio R Estilos R =ormato condicional R Besaltar reglas de celdas R Esmayor que.

8á#ina = 9& +


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3e mostrará el cuadro de diálogo Es mayor que donde podremos indicar el valor m'nimo que deen cumplir las celdas y tamin podremos elegir el formato que seráaplicado-

Aientras especificamos los valores en el cuadro de diálogo, Excel mostrará una vista previa y podremos ver de antemano cómo se verán las celdas al aplicar el formatoseleccionado. "l pulsar el otón "ceptar se creará la nueva regla de formato condicionaly será aplicada sore todas las celdas del rango previamente seleccionado.

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