APPEL D’OFFRES OUVERT

Référence n° EACEA/2012/01

Prestation de services d’assistance centralisés pour la mise en œuvre de l’action eTwinning et de services

auxiliaires à l’appui de l’action de l’Union européenne pour les écoles et établissements

scolaires

CAHIER DES CHARGES

1. INTRODUCTION.............................................................................................................41.1. Généralités..............................................................................................................41.2. Gestion de l’appel d’offres et contrat...................................................................41.3. Durée du contrat....................................................................................................4

2. CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX APPELS D’OFFRES.............52.1. Offres.......................................................................................................................52.2. Paiement..................................................................................................................62.3. Garantie financière pour préfinancement...........................................................62.4. Pénalités..................................................................................................................62.5. Période de validité des offres.................................................................................62.6. Prix..........................................................................................................................62.7. Offres conjointes/consortiums...............................................................................82.8. Sous-traitants..........................................................................................................82.9. Variantes.................................................................................................................82.10. Protection des données...........................................................................................82.11. Point de contact......................................................................................................9

3. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES.............................................................................103.1. Contexte du marché.............................................................................................103.2. Objectifs du marché et résultats escomptés.......................................................12

3.2.1. Objectifs du marché............................................................................................123.2.2. Résultats escomptés.............................................................................................133.2.2.1. Bureau d’assistance européen pour eTwinning............................................133.2.2.2. Appui de l’action de l’Union européenne pour les écoles............................143.2.3 Calendrier indicatif et éléments à fournir............................................................15

3.3. Services..................................................................................................................153.3.1. Zone géographique à couvrir..............................................................................153.3.2. Groupes cibles.....................................................................................................153.3.3. Activités spécifiques............................................................................................153.3.3.1. Bureau d’assistance européen pour eTwinning............................................153.3.3.2. Appui de l’action de l’Union européenne pour les écoles............................40

3.4. Exigences...............................................................................................................443.4.1. Personnel.............................................................................................................443.4.2. Moyens à fournir par le contractant...................................................................47

3.5. Lieu........................................................................................................................473.6. Rapports................................................................................................................48

3.6.1. Modalités d’établissement et de soumission des rapports techniques................483.6.2. Rapport final.......................................................................................................48

3.7. Budget....................................................................................................................48

4. ÉVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHÉ..................................................484.1. Exclusion de soumissionnaires............................................................................49

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4.2. Sélection des soumissionnaires............................................................................514.2.1. Capacité professionnelle.....................................................................................514.2.2. Capacité économique et financière.....................................................................514.2.3. Capacité technique..............................................................................................51

4.3. Évaluation des offres............................................................................................524.3.1 Évaluation technique............................................................................................524.3.1.1. La qualité, la créativité et l’incidence globales de l’offre, ainsi que

sa pertinence par rapport aux objectifs et aux résultats définis dans le présent cahier de charges..........................................................................52

4.3.1.2. La qualité et l’adéquation de la proposition technique et des dispositions organisationnelles, y compris l’aptitude du personnel pour les tâches ..............................................................................................53

4.3.2. Évaluation financière..........................................................................................544.4. Attribution du marché.........................................................................................54

5. CONDITIONS GÉNÉRALES POUR L’ATTRIBUTION DU MARCHÉ...............545.1. Marché..................................................................................................................545.2. Absence d’obligation d’attribuer le marché......................................................55

6. PUBLICATION..............................................................................................................55

7. DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE.......................................................55

8. PLAGIAT........................................................................................................................55

9. ANNEXES (FOURNIES SÉPARÉMENT)..................................................................55Annexe 1:Contrat type (pour information)...................................................................56Annexe 2: Informations concernant le soumissionnaire/sous-traitant (un

exemplaire devra être rempli et signé par le soumissionnaire et par chacun des sous-traitants, le cas échéant)...................................................56

Annexe 3: Ventilation des prix et du budget (à remplir et à signer par le soumissionnaire)...........................................................................................56

Annexe 4: Déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exclusion et à l’absence de conflit d’intérêts (à remplir et à signer par le soumissionnaire)...........................................................................................56

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1. INTRODUCTION

1.1. Généralités

La Commission de l’Union européenne a institué l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA, ci-après «l’Agence») pour la gestion de l’action de l’Union dans les domaines de l’éducation, de l’audiovisuel et de la culture en application du règlement (CE) n° 58/2003 du Conseil (Journal officiel L 11 du 16.1.2003). Celle-ci a pour mission de gérer certains volets de plus de 15 programmes et actions financés par l’Union européenne dans les domaines de l’éducation et de la formation, de la citoyenneté européenne active (participation civique), de la jeunesse, de l’audiovisuel et de la culture.

L’Agence est chargée des principaux aspects de la gestion des programmes, notamment l’établissement des appels à propositions, la sélection des projets et la signature des conventions de subvention, la gestion financière, le suivi des projets, les contacts avec les bénéficiaires et les contrôles sur place.

L’Agence commande également la réalisation d’études, via des appels d’offres publics, sur des thèmes présentant un intérêt pour les programmes relatifs à l’éducation, à la culture, à la jeunesse et à la citoyenneté.

L’Agence possède sa propre identité juridique et se situe à Bruxelles. L’Agence souhaite conclure un contrat de services pour la prestation de services centralisés pour la mise en œuvre de l’action eTwinning et de services auxiliaires à l’appui de l’action de l’Union européenne pour les écoles et établissements scolaires.

Les services requis sont détaillés au chapitre 3 du présent cahier des charges.

1.2. Gestion de l’appel d’offres et contrat

Le présent appel d’offres est géré par l’Agence, en collaboration avec la Commission européenne. La direction générale «Éducation et culture»1 de la Commission européenne est chargée de définir l’orientation stratégique et d’assurer le développement de l’action eTwinning du programme d'éducation et de formation tout au long de la vie et du futur programme Erasmus pour tous. La gestion directe de la procédure d’appel d’offres et la gestion du contrat qui en découle ont été déléguées à l’Agence. Un comité de pilotage composé de représentants de l’Agence et de la Commission sera chargé d’analyser les progrès avec le contractant, de guider ce dernier dans l’exécution du contrat et de définir les points à aborder en priorité. La propriété des produits et éléments à fournir reviendra à l’Union.

1.3. Durée du contrat

Le marché à attribuer fera l’objet d’un contrat conforme au modèle joint à l’annexe 1. Il sera attribué pour une durée d’un an et prendra effet à compter de la date de signature par la dernière partie contractante.

Le contrat peut être renouvelé au maximum sept fois pour une durée d’un an à chaque fois, ce qui porte sa durée maximale à huit ans (ci-après la «période totale maximale») moyennant l’obtention de résultats satisfaisants par le contractant.

1 http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/index_fr.htm4

Le renouvellement annuel du contrat est soumis à l’entrée en vigueur en 2014 du nouveau programme Erasmus pour tous (2014-2020) et à la disponibilité, chaque année, des crédits budgétaires.

L’Agence se réserve le droit de recourir à une procédure négociée, sans publication préalable d’un avis de marché, pour des contrats supplémentaires impliquant des services semblables à ceux visés par le contrat initial attribué à la partie concernée, par le même pouvoir adjudicateur. Cette procédure ne peut être utilisée qu’au cours des trois années suivant la conclusion du marché initial.

2. CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX APPELS D’OFFRES

2.1. Offres

Les offres doivent inclure l’ensemble des informations et documents requis pour permettre à l’Agence d’évaluer les offres conformément aux critères définis au chapitre 4.

Tous les documents soumis par les soumissionnaires deviendront la propriété de l’Agence et doivent être considérés comme confidentiels.

Les dépenses encourues pour la préparation et la soumission des offres ne seront pas remboursées par l’Agence.

La présentation d’une offre en réponse à un appel d’offres lancé par l’Agence implique:

(a) l’acceptation des clauses et conditions définies dans l’appel d’offres, dans le présent cahier des charges et dans le contrat type (cf. annexe 1);

(b) le cas échéant, la renonciation par le soumissionnaire à ses propres clauses et conditions générales ou spécifiques; l’offre soumise engage le soumissionnaire auquel le contrat est attribué pour la durée du contrat.

Les offres doivent être:

(a) soumises en trois exemplaires: un exemplaire portant clairement la mention «Original» et les deux autres, la mention «Copie 1» et «Copie 2» respectivement. La «Copie 2» ne sera pas reliée. Un exemplaire sur support électronique (CD-ROM) doit également être fourni;

(b) accompagnées des formulaires prévus aux annexes 2 à 4, complétés et signés par le soumissionnaire;

(c) accompagnées d’une lettre de couverture signée de la main du soumissionnaire ou de son représentant dûment autorisé;

(d) parfaitement lisibles afin d’exclure tout doute concernant les termes ou chiffres;

(e) soumises sous deux enveloppes scellées conformément à l’appel d’offres.

2.2. Paiement

Les paiements s’effectueront comme suit.

Préfinancement

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Après la signature du contrat par la dernière partie contractante et sa réception par l’Agence, un paiement de préfinancement d’un montant ne dépassant pas 50  % du montant total du contrat spécifique sera effectué dans les trente jours suivant la réception par l’Agence d’une demande de préfinancement, accompagnée d’une facture correspondante et d’une garantie financière dûment constituée.

Paiement du solde

Dans les soixante jours suivant l’achèvement des tâches, le contractant présente une facture accompagnée du rapport final pour demander le paiement du solde.

L'Agence disposera d’un délai de 90 jours à compter de la réception pour approuver ou refuser le rapport final et payer le solde. Le contractant disposera d’un délai de 30 jours pour présenter des informations complémentaires ou un nouveau rapport final.

2.3. Garantie financière pour préfinancement

Le contractant constituera une garantie financière sous la forme d’une caution bancaire ou d’une garantie équivalente, délivrée par une banque ou une institution financière agréée (le garant), d’un montant équivalent au préfinancement prévu au contrat. Elle peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers.

2.4. Pénalités

Si le contractant n’exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le contrat (voir contrat type à l’annexe 1), l’Agence peut décider de lui imposer, indépendamment de la responsabilité contractuelle réelle ou potentielle du contractant et du droit de l’Agence de résilier le contrat, le paiement de dommages-intérêts par jour civil de retard calculés selon la formule suivante: 0,3 x (V/d)

V est le montant mentionné à l’article I.3.1 du contrat;

d est la durée, exprimée en jours, mentionnée à l’article I.2.3 du contrat.

2.5. Période de validité des offres

La durée de validité de l’offre est de neuf mois à compter de la date limite de soumission des offres.

2.6. Prix

L’Agence passe ses marchés et effectue ses paiements en euros. Les offres doivent donc être libellées en euros. Les offres exprimées dans d’autres devises que l’euro seront éliminées.

Pour les soumissionnaires situés dans des pays ne faisant pas partie de la zone euro, le prix proposé ne peut être révisé en fonction des variations du taux de change. Le soumissionnaire est tenu d’arrêter un taux de change et d’assumer les risques ou profits découlant de toute variation.

– L’offre doit indiquer les prix pour la première année uniquement. Les prix sont fermes et non révisables pendant la première année de l’exécution du contrat. À partir du début de la deuxième année de l’exécution du contrat, les prix peuvent être révisés conformément à l’article I.3.3. du contrat type. Les prix doivent couvrir toutes les tâches ainsi

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que tous les frais de déplacement et de séjour prévus par le soumissionnaire pour l’exécution des tâches. Ces frais de déplacement et de séjour ne sont pas remboursés séparément, même s’ils diffèrent de l’estimation initiale du contractant.

Les prix doivent être clairement indiqués et préciser tous les éléments de facturation et coûts unitaires. Les prix doivent être fermes et inclure tous les coûts (gestion de projets, contrôle de la qualité, formation des employés du contractant, ressources de réserve, etc.) et les frais (gestion de l’entreprise, secrétariat, sécurité sociale, salaires, frais de déplacement et de bureau, etc.) directement ou indirectement liés à la prestation des services.

Les soumissionnaires doivent fournir une estimation complète et ventilée des prix en complétant le formulaire de l’annexe 3 «Ventilation des prix et du budget». Cette ventilation a pour but de permettre à l’Agence d’évaluer le caractère réaliste de l’offre. En cas d’attribution du marché au soumissionnaire, seul le prix total est contraignant.Le soumissionnaire doit signer chaque page du formulaire complété de l’annexe 3 «Ventilation des prix et du budget». La signature du soumissionnaire engage celui-ci vis-à-vis de l’Agence.

Tous les prix indiqués doivent être nets de tout impôt, taxe ou droit, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Aux termes des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne, cette dernière est exonérée de tous impôts, taxes et droits, y compris la TVA; ces droits ne peuvent donc entrer dans le calcul du prix de l’offre. Si le soumissionnaire estime être dans l’obligation de facturer la TVA, le montant de la TVA doit être indiqué séparément. La TVA ne sera pas prise en compte lors de l’examen des prix des différentes offres.

En signant une offre et en la soumettant, le soumissionnaire ou, en cas de groupement constitué par deux ou plusieurs sociétés, chaque membre du groupement certifie au nom de sa société que:

les prix indiqués dans l’offre ont été fixés en toute indépendance, sans qu’il y ait eu consultation ou communication sur l’un des points relatifs au prix avec un autre soumissionnaire ou concurrent;

sauf si la loi en dispose autrement, les prix indiqués dans l’offre n’ont pas été et ne seront pas volontairement communiqués par le soumissionnaire à un autre soumissionnaire ou concurrent, directement ou indirectement, avant l’ouverture des enveloppes contenant les offres;

le soumissionnaire n’a pas tenté et ne tentera pas d’inciter une autre personne à présenter une offre ou de l’en empêcher en vue de restreindre la concurrence.

2.7. Offres conjointes/consortiums

Les offres conjointes ou les offres soumises par des groupements d’opérateurs économiques, que ces groupements possèdent ou non la personnalité juridique, seront acceptées. La nature et l’organisation de ces offres sont laissées à la discrétion des soumissionnaires. Tous les membres du groupe doivent désigner et identifier clairement un chef de file investi de tout pouvoir pour engager le groupement et chacun de ses membres. La composition et la constitution du groupement ainsi que la répartition et la portée des tâches confiées aux différents membres ne pourront être modifiées sans l’autorisation écrite préalable de l’Agence, qui peut refuser cette autorisation à sa discrétion.

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En cas d’attribution du marché, afin de protéger les intérêts contractuels de l’Agence, celle-ci signera un contrat avec le chef de file du groupe dûment autorisé par les autres membres (une procuration doit être annexée à l’offre). Tous les membres du groupe seront conjointement et solidairement responsables vis-à-vis de l’Agence du respect des conditions contractuelles.

Chaque membre du groupe, ou une personne dûment autorisée par les membres du groupe, doit compléter et signer l’annexe 2 «Informations relatives au soumissionnaire». Cette annexe doit être accompagnée de toutes les pièces justificatives indiquées dans ce formulaire.

L’offre doit également inclure une déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exclusion et à l’absence de conflit d’intérêts ainsi que des informations sur les critères de sélection pour chaque membre du groupe (voir les points 4.1 et 4.2).

En toute hypothèse, des offres de cette nature ne seront pas traitées différemment de tout autre type d’offre, chacune étant évaluée sur la base de ses qualités intrinsèques, compte tenu des critères de sélection et d’attribution contenus dans le présent cahier des charges.

2.8. Sous-traitants

Toute intention de sous-traiter tout ou partie du marché doit être clairement exprimée dans l’offre. Les soumissionnaires doivent indiquer la part qu’ils ont l’intention de sous-traiter, avec les références des sous-traitants proposés et leur accord écrit.

En tout état de cause, seule la responsabilité du contractant à titre principal reste engagée.

2.9. Variantes

Les soumissionnaires ne peuvent remettre une offre portant uniquement sur une partie des services requis. Les variantes sont interdites.

2.10. Protection des données

Le traitement de votre réponse à l’invitation à soumissionner impliquera l’enregistrement et le traitement de données à caractère personnel (telles que votre nom, adresse et CV). Ces données seront traitées conformément au règlement (CE) n° 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Sauf indication contraire, les réponses aux questions et les données à caractère personnel demandées sont nécessaires à l’évaluation de votre offre conformément au cahier des charges de l’appel d’offres et seront traitées uniquement à cette fin par le chef de l’unité P1 de l’Agence.

Vous pouvez demander l’accès à vos données à caractère personnel et vous avez le droit de rectifier toute donnée incorrecte ou incomplète. Vous pouvez adresser votre demande au chef de l’unité P1 de l’Agence. Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou en cas de conflit concernant la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au responsable du traitement des données indiqué ci-dessus. Vous pouvez également contacter le Contrôleur de la protection des données de l’EACEA à l’adresse électronique suivante: eacea-data-protection@ec.europa.eu. Si le conflit n’est pas résolu par le responsable du traitement ni par le Contrôleur de la protection des données de l’EACEA, vous pouvez déposer plainte à tout moment auprès du Contrôleur européen de la protection des données.

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Vous êtes informé qu’aux fins de la protection des intérêts financiers de l’Union, vos données à caractère personnel peuvent être transmises aux instances de contrôle de l’EACEA (à savoir la Commission européenne, la Cour des comptes, l’Office européen de lutte anti-fraude (OLAF), etc.) et aux autorités judiciaires (tribunaux de l’Union européenne, Médiateur, etc.).

Vos données personnelles (nom, prénom dans le cas de personnes physiques, adresse, forme juridique, numéro d’enregistrement, et nom et prénom des personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle dans le cas de personnes morales) pourront être enregistrées dans le système d’alerte précoce uniquement ou dans le système d’alerte précoce et dans la base de données centrale sur les exclusions par le comptable de la Commission si vous vous trouvez dans l’une des situations prévues par:

la décision 2008/969 de la Commission du 16.12.2008 relative au système d’alerte précoce (pour de plus amples informations, voir la Déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée concernant la validation des entités légales et des comptes bancaires2)

le règlement n° 2008/1302 de la Commission du 17.12.2008 relatif à la base de données centrale sur les exclusions (pour de plus amples informations, voir la Déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée concernant la base de données centrale sur les exclusions3)

Comme l’indiquent les déclarations susmentionnées, toute personne enregistrée dans la base de données a le droit d’accéder aux données qui la concernent et d’obtenir leur rectification, sur demande adressée au comptable de la Commission européenne.

2.11. Point de contact

Le seul point de contact autorisé pendant la période de soumission des offres est celui qui est indiqué dans la lettre de couverture du présent appel d’offres. Le soumissionnaire est prié de poser ses questions par écrit et de les envoyer au point de contact suivant:

EACEA-TENDERS@ec.europa.eu

Pour des raisons d’ordre juridique, les questions transmises par téléphone ne seront pas prises en considération.

3. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES

3.1. Contexte du marché

En mars 2002, le Conseil européen de Barcelone a invité la Commission européenne à «réaliser une étude de faisabilité visant à définir des solutions possibles pour aider les établissements secondaires à établir ou développer, par l’intermédiaire d’Internet, un lien de jumelage avec un établissement partenaire ailleurs en Europe». La Commission a présenté un rapport au Conseil européen de Séville, en juin 2002, sur l’utilisation de l’internet pour développer le jumelage d’établissements d’enseignement secondaire en Europe.

Le «développement de jumelages électroniques [eTwinning] d'écoles et d’établissements scolaires en Europe et la promotion des formations destinées aux enseignants» ont par la suite 2 http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/privacy_statement_fr.pdf

3 http://ec.europa.eu/budget/library/sound_fin_mgt/privacy_statement_ced_en.pdf9

été intégrés dans le programme eLearning 2004-2006 (apprentissage en ligne) en tant qu’action pour les établissements primaires et secondaires. Cette action visait à renforcer et à développer la mise en réseau des écoles et établissements scolaires, notamment par le biais d’un mécanisme à l’échelle européenne. Ce dernier permettrait à toutes les écoles et établissements scolaires européens de mettre en place des partenariats pédagogiques avec une école d’un autre pays d’Europe.

L’action eTwinning a été officiellement lancée en janvier 2005. Elle a depuis considérablement gagné en envergure en Europe, avec des milliers de projets et plus de 160   000 4 enseignants enregistrés.

L’action eTwinning fait aujourd’hui partie de Comenius5, le programme sectoriel pour les écoles et établissements scolaires du Programme d'éducation et de formation tout au long de la vie6 (Lifelong Learning Programme, LLP). Sa base juridique est la décision n° 1720/2006/CE du Parlement européen et du Conseil du 15 novembre 2006 établissant un programme d’action dans le domaine de l’éducation et de la formation tout au long de la vie.

À l’heure actuelle, l’action eTwinning7 s’adresse exclusivement aux enseignants et aux autres catégories de personnel des degrés d’enseignement allant de l'école maternelle au secondaire supérieur. Elle leur propose quatre ensembles principaux de services:

des idées, des conseils et un environnement en ligne sécurisé pour la conception et la réalisation de projets pédagogiques avec des partenaires dans d’autres pays européens;

la formation professionnelle de réseaux dans un contexte européen, avec des outils de recherche de partenaires pour les projets eTwinning et les partenariats Comenius, des forums et des communautés de pratique («Salles des profs» et «Groupes eTwinning»);

des possibilités de formation continuée en face à face («Ateliers de développement professionnel», séminaires nationaux, bilatéraux et multilatéraux) et en ligne («Événements d’apprentissage», cours destinés aux ambassadeurs eTwinning8, parrainages et activités d’apprentissage entre pairs);

une reconnaissance sous la forme de labels de qualité et de prix nationaux et européens.

Les enseignants sont soutenus au niveau national et au niveau européen.

Au niveau national, les bureaux d’assistance nationaux9 (BAN) ont été attribués à des organisations désignées par les ministères de l’éducation. Les BAN sont plus particulièrement chargés de promouvoir l’action eTwinning dans leur pays, d’aider les enseignants à mettre en

4 Voir les statistiques à l’adresse: http://www.etwinning.net/fr/pub/news/press_corner/statistics.cfm

5 http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/comenius_fr.htm

6 http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc78_fr.htm

7 http://www.etwinning.net/fr/pub/index.htm

8 Les «ambassadeurs eTwinning» sont des participants expérimentés d’eTwinning travaillant au niveau local et au niveau national pour soutenir d’autres enseignants et promouvoir l’action eTwinning. Ils sont désignés par leur bureau d'assistance national.

9 http://www.etwinning.net/fr/pub/get_support/contact.htm10

place et mener à bien leurs projets, de récompenser les écoles pour leur participation fructueuse à des projets eTwinning, d’organiser des séances de formation spécifiques destinées aux enseignants, et de faire en sorte que l’évolution de l’action eTwinning reste adaptée aux besoins des écoles locales. Ils reçoivent de la Commission européenne une subvention couvrant 80 % de leurs frais de fonctionnement. Les rapports des BAN sont disponibles sous ce lien10.

Au niveau européen, le bureau d’assistance européen11 (BAE) est plus particulièrement chargé du portail eTwinning, un site web entièrement multilingue12 offrant des outils et des services permettant aux enseignants de s’inscrire, de trouver des partenaires et de travailler ensemble. Le BAE joue également un rôle actif dans le développement stratégique de l’action eTwinning, fournit des services d’assistance pédagogique et technique, organise des formations spécifiques eTwinning destinées aux enseignants13, et coordonne, en collaboration avec l’EACEA14 et la Commission européenne, le réseau des bureaux d’assistance nationaux.

La Commission européenne négocie actuellement la participation partielle de certains pays voisins à l’action eTwinning: les pays du partenariat oriental (Arménie, Azerbaïdjan, Géorgie, Moldavie et Ukraine; la Biélorussie pourrait s’y joindre ultérieurement), l’Égypte et la Tunisie. Le bureau d’assistance européen développe actuellement, dans le cadre d’un marché distinct, une sous-plateforme pour ces pays disponible également en russe et en arabe. Des agences d’assistance des partenaires (AAP) cofinancées par la Commission européenne remplissent des fonctions similaires à celles des BAN.

Dans sa proposition relative à Erasmus pour tous15, le nouveau programme pour l’éducation, la jeunesse, la culture et les sports pour la période 2014-2020, la Commission européenne prévoit un rôle élargi pour l’action eTwinning en tant que fondement de toutes les initiatives de coopération entre écoles européennes. Les innovations suivantes sont prévues:

– une plate-forme renforcée pour la coopération entre écoles;

– l’intégration de la plate-forme eTwinning dans un nouveau portail européen ergonomique de l’enseignement scolaire;

– des environnements coopératifs spécifiques pour les acteurs de la politique de l’enseignement scolaire et les autres parties prenantes;

– une rubrique externe permettant aux enseignants de constituer des réseaux et de collaborer avec des enseignants d’autres parties du monde;

10 http://eacea.ec.europa.eu/llp/project_reports/project_reports_comenius_en.php

11 http://www.etwinning.net/fr/pub/discover/support_services.htm

12 Disponible en allemand, anglais, bulgare, croate, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, norvégien, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois, tchèque et turc. 13 http://www.etwinning.net/fr/pub/progress/european_workshops.htm

14 http://eacea.ec.europa.eu/index_fr.php

15 http://ec.europa.eu/education/erasmus-for-all/index_fr.htm11

– un élargissement significatif des possibilités de développement professionnel offertes aux enseignants.

Ces fonctionnalités seront mises au point au cours du deuxième semestre de l’année 2013 afin d’être en place pour le début du programme Erasmus pour tous en 2014.

3.2. Objectif du marché et résultats escomptés

3.2.1. Objectifs du marché

Les objectifs généraux auxquels ce marché doit contribuer sont les suivants:

– améliorer l’efficacité et la visibilité de la politique et de l’action de l’Union européenne pour les écoles et établissements scolaires;

– soutenir et promouvoir la mise en réseau d’écoles et établissements scolaires et d’enseignants en Europe;

– promouvoir des méthodes de coopération innovantes et le transfert d’approches éducatives de qualité;

– favoriser le développement des compétences professionnelles des enseignants;

– renforcer la visibilité des bonnes pratiques et des pratiques novatrices développées dans le contexte de l’action de l’Union européenne pour les écoles et établissements scolaires.

Ce marché poursuit également deux objectifs spécifiques:

(1) le bureau d’assistance européen pour eTwinning:

Fournir des services d’assistance centralisés améliorés et élargis pour la mise en œuvre de l’action eTwinning;

(2) l’appui de l’action de l’Union européenne pour les écoles :

Soutenir et accroître la visibilité de la politique et de l’action de l’Union européenne en faveur des écoles et établissements scolaires et faciliter la collaboration entre les parties prenantes. Cet appui inclut le développement, la gestion et la maintenance d’un portail Internet destiné à devenir un point d’entrée unique pour les enseignants, les écoles et établissements scolaires, les experts et autres acteurs dans le domaine de l’enseignement scolaire et à leur permettre d’accéder à des informations pertinentes sur la politique et l’action de l’Union européenne pour les écoles ainsi que des espaces d’interaction spécifiques.

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3.2.2. Résultats escomptés

Les soumissionnaires s’engagent à obtenir les résultats escomptés décrits ci-dessous. Ils doivent indiquer les mesures concrètes qu’ils comptent prendre pour obtenir les résultats escomptés, la façon dont ils comptent mesurer le degré de réussite de leurs actions (indicateurs) et les réalisations escomptées (objectifs).

3.2.2.1. Bureau d’assistance européen pour eTwinning

– prestation ininterrompue des services de la plate-forme eTwinning (disponibilité d’au moins 99,5 %);

– augmentation significative du nombre de visiteurs du portail eTwinning et d’utilisateurs actifs de la plate-forme eTwinning16;

– augmentation significative de la participation des écoles aux projets et autres activités eTwinning; plate-forme eTwinning améliorée, hautement intégrée, performante, accessible et modulable conçue dans une perspective axée sur l’utilisateur;

– un espace facile à utiliser sur la plate-forme eTwinning consacré à la participation des formateurs d’enseignants et des enseignants en cours de formation à l’action eTwinning;

– un espace sur la plate-forme eTwinning consacré à faciliter l’interaction et la collaboration entre les écoles et établissements scolaires des différents pays participant au programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie ou au programme Erasmus pour tous17 avec les écoles et établissements scolaires d’autres pays;

– une coordination efficace du réseau de soutien eTwinning (BAN eTwinning);

– une interface Web dédiée performante permettant aux bureaux d’assistance nationaux de gérer facilement l’action eTwinning à l’échelon national et de rendre compte de leurs activités;

– une interface Web dédiée performante permettant au comité de pilotage (cf. point 20) de suivre les activités organisées au niveau européen et au niveau national et de consulter les données pertinentes en temps réel;

– un niveau élevé de satisfaction vis-à-vis des services de formation et d’assistance fournis par le bureau d'assistance européen (BAE) au personnel des bureaux d’assistance nationaux (BAN) d’eTwinning;

– des communautés eTwinning en ligne bien modérées;

– des activités de communication et de promotion bien conçues et exécutées;

– le maintien continu et le renforcement des possibilités de développement professionnel offertes aux enseignants via eTwinning;

16 Les données relatives aux visiteurs sont disponibles à l’adresse http://eacea.ec.europa.eu/about/call_tenders/2012/call_tenders_01_2012_en.php

17 À partir de 2014, moyennant l’adoption définitive du programme Erasmus pour tous. 13

– la visibilité élevée des bonnes pratiques eTwinning;

– un système efficace permettant de reconnaître et de récompenser les enseignants pour leur participation réussie aux activités eTwinning;

– des données de suivi pertinentes et facilement disponibles concernant le degré d’adoption et l’impact de l’action eTwinning;

– un degré élevé de qualité rédactionnelle et linguistique dans le contenu des publications en ligne et sur papier relatives à l’action eTwinning;

– un niveau élevé de satisfaction des écoles et établissements scolaires vis-à-vis d’eTwinning, y compris la plate-forme eTwinning et les autres services fournis par le bureau d’assistance européen.

3.2.2.2. Appui de l’action de l’Union européenne pour les écoles et établissements scolaires

– un portail Web européen multilingue sur l’enseignement scolaire facile à utiliser, bien conçu et entretenu, assurant:

– une forte visibilité de la politique et de l’action de l’Europe dans le domaine de l'enseignement scolaire;

– un niveau élevé de qualité rédactionnelle et linguistique du contenu;

– une coordination et une collaboration efficaces avec tous les acteurs associés au développement de la politique scolaire de l’Union européenne et à la mise en œuvre du programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie et du programme Erasmus pour tous (services pertinents de la DG EAC, des agences nationales et de l’EACEA);

– la diffusion efficace de pratiques positives et novatrices développées dans le contexte de l’action de l’Union européenne pour les écoles et établissements scolaires;

– des activités de promotion bien conçues et efficaces afin d’attirer et de conserver les utilisateurs du portail relatif à l’enseignement scolaire;

– un espace coopératif en ligne bien conçu et bien entretenu pour les décideurs politiques et les partenaires des grands projets stratégiques multilatéraux dans le domaine de l'enseignement scolaire.

3.2.3. Calendrier indicatif et éléments à fournir

La date de début prévue à titre indicatif est le 1er juillet 2013. Le début effectif des services interviendra après l’entrée en vigueur du contrat. La durée initiale d’exécution du contrat sera de 12 mois.

14

3.3. Services

3.3.1. Zone géographique à couvrir

Les 27 États membres de l’Union européenne et la Croatie, ainsi que la Norvège, l’Islande, le Liechtenstein, la Turquie, la Suisse, et les pays des Balkans occidentaux18, moyennant la signature d’un protocole d’accord pour la participation de ces pays au programme Erasmus pour tous.

3.3.2. Groupes cibles

Les décideurs politiques et les experts dans le domaine de l'enseignement scolaire, les établissements de formation des enseignants, les enseignants, les directeurs d’établissement et autres membres du personnel des écoles et établissements scolaires, le grand public intéressé par l’enseignement scolaire, les agences nationales chargées du programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie et du programme Erasmus pour tous ainsi que les bureaux d’assistance nationaux d’eTwinning.

3.3.3. Activités spécifiques

3.3.3.1. Bureau d’assistance européen pour eTwinning

En sa qualité de bureau d’assistance européen (BAE) pour eTwinning, le contractant accomplira les tâches suivantes, décrites plus en détail aux chapitres suivants et qui définissent les conditions minimales à satisfaire au titre du contrat:

– A) coordonner et modérer le réseau de soutien eTwinning (voir «Coordination du réseau de soutien eTwinning»);

– B) développer, améliorer, gérer et entretenir la plate-forme eTwinning (voir «Plate-forme eTwinning»);

– C) faciliter, modérer et gérer des communautés en ligne (voir «Gestion de communautés»);

– D) fournir des services en vue du développement professionnel des enseignants (voir «Développement professionnel des enseignants»);

– E) promouvoir l’action eTwinning et assurer sa visibilité (voir «Communication et promotion»);

– F) assurer un soutien pédagogique et suivre le développement et l’impact d’eTwinning (voir «Suivi général et orientation pédagogique d’eTwinning»).

Les conditions minimales et les méthodes de prestation de ces services sont définies ci-dessous. Toutefois, les soumissionnaires sont libres de proposer leurs propres visions et méthodes, ainsi que tous autres services d’assistance complémentaires jugés par eux nécessaires au succès de l’action eTwinning.

18 Albanie, Bosnie Herzégovine, ancienne République yougoslave de Macédoine, Monténégro, Serbie15

Pour faciliter la comparaison des offres, les services complémentaires non inclus dans les conditions minimales, le cas échéant, doivent être clairement séparés sur le formulaire relatif au budget et ne seront pas pris en considération pour l’évaluation financière des offres.

Afin de mieux comprendre la nature des services requis et la façon dont certains de ces services ont été assurés jusqu’à présent, les soumissionnaires doivent consulter le portail eTwinning19 actuel ainsi que cette page web20, qui contient des liens vers les synthèses des rapports finaux du BAE, vers une description technique de la plate-forme actuelle et vers des recommandations formulées par une étude indépendante sur l’ergonomie et les scénarios techniques pour l’avenir. Depuis cette page web, le soumissionnaire pourra accéder aux espaces à accès restreint de la plate-forme.

A) Coordination du réseau de soutien eTwinning

Le BAE coordonnera le réseau des BAN en étroite collaboration avec la Commission européenne et l’EACEA.

Cette coordination implique les tâches suivantes:

– maintien du contact et échange d’informations au quotidien avec le personnel des bureaux d’assistance nationaux;

– préparation, organisation, accueil et modération de réunions conjointes BAE/BAN périodiques à Bruxelles (au moins deux fois par an). Cette tâche implique la préparation de l’ordre du jour et la présidence des réunions;

– préparation, organisation, accueil et modération des réunions en face à face et en ligne des groupes de travail conjoints BAE/BAN (à titre de référence, il existe actuellement trois groupes de travail: sur les portails eTwinning européen et nationaux, sur la communication et la mise en réseau, et sur les questions pédagogiques. Chaque groupe de travail se réunit trois fois par an);

– mise en place et modération d’une plate-forme communautaire consacrée aux membres du réseau de soutien et accessible par le tableau de bord du BAN (voir B «Plate-forme eTwinning» ci-dessous) pour l’échange d’informations, les discussions sur des questions d’intérêt commun et la collaboration en général;

– contribution à la formation des nouveaux membres du personnel des BAN, en particulier lorsqu’un nouveau pays rejoint l’action eTwinning;

– collecte et diffusion des bonnes pratiques par les BAN.

Les soumissionnaires sont libres de proposer leur propre vision pour la coordination du réseau de soutien eTwinning, y compris des tâches alternatives et/ou supplémentaires.

B) Plate-forme eTwinning

19 http://www.etwinning.net/fr/pub/index.htm

20 http://eacea.ec.europa.eu/about/call_tenders/2012/call_tenders_01_2012_en.php16

La plate-forme eTwinning21 est un élément central de l’action eTwinning. Elle permet aux enseignants de se renseigner sur cette initiative et ses avantages, d’enregistrer leur demande de participation, de communiquer avec leurs pairs dans un environnement professionnel, de participer à des activités de formation des enseignants, de partager des ressources et d’échanger des idées et des expériences, de rechercher des idées de projet et des exemples, de trouver des partenaires adéquats, de communiquer et de préparer leur travail de collaboration et de mettre en œuvre leurs projets avec leurs élèves dans un espace collaboratif virtuel sécurisé. Elle possède en outre des espaces de travail à accès restreint pour le comité de pilotage (cf. point 1.2 Gestion de l’appel d’offres) et pour le réseau de soutien eTwinning (voir point 3.2.2.1) avec des outils et des applications de gestion et de contrôle spécifiques. Cette page web22 présente une description technique détaillée de la plate-forme. La plate-forme comporte actuellement les composants suivants:

– un espace public (portail eTwinning) conçu pour informer tous les publics intéressés sur l’action eTwinning et ses avantages, mettre en valeur les bonnes pratiques et les idées de projets et permettre l’inscription des enseignants;

– un environnement de réseau social pour les utilisateurs inscrits (tableau de bord des utilisateurs), dans lequel les enseignants peuvent créer et gérer leur profil, rechercher des partenaires parmi les autres enseignants inscrits au moyen d’un outil et de forums de recherche de partenaires, communiquer avec eux via un système de messagerie interne, lancer des discussions en ligne ou participer à ces discussions (salles des profs), gérer leurs projets et télécharger des ressources pédagogiques;

– un espace de développement professionnel des enseignants (laboratoire d’apprentissage eTwinning) permettant aux utilisateurs de participer à des événements d’apprentissage et à des formations en ligne;

– des espaces coopératifs (TwinSpaces) pour les partenariats inscrits, c’est-à-dire des espaces privés et sécurisés permettant aux partenaires d’un projet (enseignants et élèves) de communiquer et de partager des ressources. Cet espace met également à leur disposition des logiciels et outils pour renforcer la coopération;

– un espace de travail doté de collecticiels permettant de créer des communautés de pratiques structurées et modérées (groupes eTwinning), y compris un espace communautaire spécifique pour le réseau de soutien eTwinning;

– un tableau de bord spécifique pour les bureaux d’assistance nationaux (tableau de bord BAN), leur permettant de gérer les données sur les établissements scolaires dans leur pays respectif, de suivre la progression des projets et de donner suite aux soumissions pour les labels de qualité et les prix;

– un tableau de bord spécifique avec des outils de suivi pour le comité de pilotage (tableau de bord SteerCom eTwinning).

Les fonctionnalités suivantes sont en cours de développement et sont prévues pour les prochains mois, mais elles ne font pas partie des services à fournir par le contractant:

21 http://www.etwinning.net/fr/pub/index.htm

22 http://eacea.ec.europa.eu/about/call_tenders/2012/call_tenders_01_2012_en.php17

– un tableau de bord similaire au tableau de bord BAN pour les agences d’assistance des partenaires (AAP) dans les pays du partenariat oriental et du Sud de la Méditerranée (tableau de bord AAP);

– un environnement spécifique en anglais, russe et arabe avec des rôles adaptés pour les enseignants des pays du partenariat oriental et du Sud de la Méditerranée (en projet).

Le contractant devra améliorer, actualiser et développer ou remplacer la plate-forme actuelle de façon à réaliser le mieux possible ses principaux objectifs, à savoir faciliter la mise en réseau des écoles et établissements scolaires, la participation des enseignants et des élèves à des projets de collaboration et le développement professionnel optimal des enseignants d’Europe. Il devra en particulier améliorer la plate-forme pour la rendre plus intégrée, souple, plus facilement gérable et modulable, capable de faire face à un nombre nettement plus élevé d’utilisateurs et d’intégrer les évolutions futures pertinentes des outils liés au Web social et sémantique. Le contractant sera également responsable de l’hébergement, de la gestion et de la maintenance de la plate-forme. À titre de référence, les soumissionnaires peuvent consulter les recommandations de l’étude indépendante sur les scénarios techniques pour le développement de la plate-forme accessibles sur cette page web23.

Les spécifications des différents composants requis de la plate-forme sont indiquées ci-dessous. Le soumissionnaire peut se référer à ces composants et aux principales fonctionnalités de la plate-forme actuelle et suggérer des améliorations concrètes ou des solutions alternatives ainsi que de nouveaux développements. Sur la base d’une analyse des besoins, il devrait également identifier de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux services à offrir aux utilisateurs. La motivation et l’approche adoptée pour ces améliorations, solutions alternatives, nouveaux développements et nouvelles fonctionnalités feront partie intégrante de l’offre et seront un élément important pour la comparaison des différentes offres.

L’offre contiendra une proposition relative à l’architecture générale et aux fonctions de la plate-forme proposée, une description détaillée de ses principales caractéristiques et des différents outils ainsi qu’un calendrier pour son développement.

Dispositions générales et techniques

1. Hébergement2. Reprise et transfert du contenu et des données3. Facilité d’utilisation4. Accessibilité5. Performances6. Trafic7. Prototypes et essais8. Multilinguisme et traduction9. Inscription, bases de données, profils d’utilisateurs et protection des données10. Droits de propriété intellectuelle11. Respect de la vie privée et protection des données12. Service d’assistance technique13. Mises à jour et mises à niveau de la plate-forme14. Assurance et contrôle de la qualité15. Composants de la plate-forme16. Portail public

23 http://eacea.ec.europa.eu/about/call_tenders/2012/call_tenders_01_2012_en.php18

17. Tableau de bord pour les utilisateurs inscrits18. Plate-forme coopérative pour les partenaires de projets (TwinSpace)19. Tableau de bord pour les BAN20. Tableau de bord pour le comité de pilotage

1. Hébergement

Le contractant doit faire en sorte que la plate-forme eTwinning soit hébergée dans un environnement sécurisé.

La plate-forme doit être accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an et doit être correctement supervisée. Ses bases de données, annuaires, logiciels médiateurs et outils sous-jacents doivent être protégés au moyen d’une technologie de pointe contre tout accès mal intentionné, propagation de virus et autres menaces présentes sur l’internet.

Tous les efforts doivent être consentis pour assurer la permanence du site, ainsi que la sécurité et la continuité des informations qu’il contient et des services qu’il offre. Pour cela, des sauvegardes du site doivent être effectuées régulièrement et le rétablissement rapide du système en cas de défaillance doit être assuré avec un minimum de perte de données. L’offre doit indiquer clairement les mesures de sécurité qui seront mises en œuvre pour protéger le site contre les agressions et les dégradations. Elle doit également spécifier le niveau de disponibilité que le soumissionnaire est en mesure d’offrir pour la plate-forme, le délai de remise en service garanti en cas de défaillance du système et la façon dont le soumissionnaire compte mesurer et contrôler cette disponibilité.

Le niveau de supervision ainsi que la fréquence de sauvegarde, le délai de remise en service après défaillance, le temps de réponse et la disponibilité doivent être précisés dans un projet de contrat de niveau de service que le soumissionnaire soumettra à l’EACEA pour approbation au plus tard trois mois après la signature du contrat.

Le coût spécifique de l’hébergement doit être indiqué séparément, comme le prévoit le formulaire de budget en annexe.

2. Reprise et transfert du contenu et des données

En étroite collaboration avec le contractant actuel, le soumissionnaire sélectionné devra assurer la reprise homogène du contenu et des données de la plate-forme actuelle sans que le fonctionnement de l’action ne soit perturbé. Cette reprise pourrait nécessiter la prolongation du contrat actuel pour une période de transition limitée ne dépassant pas six mois après la signature du nouveau contrat attribué à l’issue du présent appel d’offres (EACEA/2012/01). Cette période transitoire devrait permettre au nouveau contractant de reprendre ou de mettre en place la plate-forme avec toutes ses données et ses principales fonctionnalités. En tout état de cause, la plate-forme doit être pleinement opérationnelle en janvier 2014.

Les soumissionnaires doivent tenir compte du fait qu’au cours de la période totale maximale du contrat, la décision pourra éventuellement être prise d’intégrer la plate-forme dans Europa, le portail officiel des institutions de l’Union européenne, ou dans le site web de l’EACEA et de l’héberger dans le centre de données de la Commission européenne. Dans ce cas, et en tout état de cause à la fin du contrat, le contractant devra assurer le transfert homogène dans un format standard reconnu, à l’EACEA ou à son mandataire, de toutes les données contenues dans la plate-forme, de toute la documentation technique ainsi que de tous les outils

19

techniques nécessaires ou autres supports liés à sa mise en place et à son exploitation. Le contractant devra également assurer la formation nécessaire pour la reprise de la plate-forme.

Tout au long de la durée totale maximale du contrat, le contractant devra garder à disposition de l’EACEA une documentation complète et actualisée de la plate-forme et de tous ses éléments.

Afin de faciliter le transfert de la plate-forme, les soumissionnaires se référeront au Guide des fournisseurs d’informations24, qui donne une vue d’ensemble des exigences rédactionnelles, techniques et graphiques du site Europa.

3. Facilité d’utilisation

La facilité d’utilisation et l’orientation vers l’utilisateur doivent être des préoccupations de première importance dans la conception et la mise au point de la plate-forme. Le contractant devra veiller à ce que la navigation, le style, les informations et le concept d’interaction soient clairs et ne constituent pas un obstacle à la participation pleine et entière à l’action eTwinning. Les outils doivent être aussi intuitifs, faciles à utiliser et à maîtriser que possible. Une aide contextuelle suffisante doit être mise à la disposition des utilisateurs pour leur permettre d’interagir facilement avec la plate-forme. Une attention particulière doit être accordée au fait que public-cible est composé d’utilisateurs possédant des degrés très différents de maîtrise des TIC. Le soumissionnaire doit préciser les mesures qu’il compte prendre pour assurer une facilité d’utilisation maximale de tous les services de la plate-forme. Ces mesures doivent inclure:

– la réalisation à intervalles réguliers d’essais de fonctionnement en exploitation et d’enquêtes auprès des utilisateurs potentiels et effectifs afin de mieux comprendre leurs attentes, la façon dont ils comprennent et utilisent la plate-forme et les problèmes qu’ils rencontrent, et d’apporter les améliorations nécessaires le cas échéant. Le lancement de la nouvelle plate-forme et de toute nouvelle version importante, en particulier, devra être précédé par des essais de fonctionnement en exploitation portant sur les résultats en termes de performances, de précision, de réussite et de réactions émotionnelles des utilisateurs représentatifs (utilisateurs aguerris et novices d’eTwinning) accomplissant un scénario défini avec des tâches de base typiques;

– la rédaction d’un guide de style pour l’interface utilisateur basé sur des données rassemblées via des essais de fonctionnement en exploitation et des enquêtes. Le contractant devra respecter ce guide afin de garantir la cohérence graphique et de la navigation à travers la plate-forme.

4. Accessibilité

La plate-forme devra être créée conformément aux Lignes directrices 2.0 sur l’accessibilité du contenu Web25, niveau AA, ou modifiée progressivement de façon à s’y conformer. En cas de non-conformité à ces lignes directrices justifiée par des raisons techniques ou pratiques, l’exception devra être expliquée dans une rubrique consacrée à l’accessibilité.

5. Performances

24 http://ec.europa.eu/ipg/

25 http://www.w3.org/TR/WCAG/20

Les technologies utilisées pour créer, gérer, exploiter et maintenir la plate-forme eTwinning doivent être de pointe, basées sur les normes techniques internationales, capables de prendre en charge un trafic croissant déjà dense, permettre des extensions éventuelles, des évolutions, l’intégration ultérieure de nouvelles technologies, et être adaptables aux nouvelles exigences susceptibles de découler de nouvelles évolutions technologiques ou de commentaires des utilisateurs finaux. Plus particulièrement, la plate-forme doit utiliser les outils opérationnels les plus avancés pour soutenir le travail de groupe.

La plate-forme doit être développée au moyen de codes conformes aux normes afin de garantir son bon fonctionnement sur un large éventail de plates-formes et d’appareils. Elle devra notamment être entièrement compatible avec tous les navigateurs Internet possédant une part de plus de 3 % du marché européen et présenter une compatibilité raisonnable avec tous les grands navigateurs conçus pour les plates-formes mobiles et les utilisateurs souffrant d’un handicap.

Étant donné le nombre croissant et déjà très important d’utilisateurs de la plate-forme, son architecture et ses composantes doivent être hautement évolutives. Le contractant devra faire en sorte que la plate-forme puisse gérer, sans détérioration de son temps de réponse ni de ses performances:

– 600 000 utilisateurs inscrits;

– 30 000 utilisateurs simultanés;

– 20 000 projets simultanés (et donc de TwinSpaces utilisés activement);

– 400 000 visites quotidiennes aux TwinSpaces;

– 100 000 visites quotidiennes de la plate-forme eTwinning (portail et tableau de bord);

– une augmentation significative du nombre d’interactions entre utilisateurs (messagerie interne, messages sur les forums et sur les profils utilisateurs, salles de discussion);

– une augmentation significative du suivi et du traitement des données relatives aux actions et comportements des utilisateurs afin d’établir le profil des utilisateurs et de leur offrir une expérience riche dans l’utilisation de la plate-forme;

– un ensemble complet et varié de critères de filtrage afin de garantir la précision des recherches générées par les utilisateurs;

– un degré élevé de sophistication et de précision dans les données statistiques et le suivi du comportement des utilisateurs sur la plate-forme.

6. Trafic

Le soumissionnaire doit préciser les moyens et les paramètres qu’il compte utiliser pour mesurer le volume de trafic sur la plate-forme et ses différentes composantes (visiteurs uniques, visiteurs, composition démographique, références, durée des visites, etc.) ainsi que les mesures qu’il compte prendre pour promouvoir la fréquentation (voir le point E du présent document, Communication et promotion). L’EACEA se réserve le droit d’exiger que les informations relatives au trafic soient rendues facilement consultables par les utilisateurs.

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7. Prototypes et essais

Le développement de la plate-forme et de ses différentes fonctions doit être structuré en phases et utiliser des prototypes et des maquettes basées sur des cas d’utilisation et des scénarios qui seront examinés lors de réunions entre le contractant et le comité de pilotage avant l’acceptation finale.

L’offre doit décrire avec précision les procédures et scénarios prévus pour tester la facilité d’utilisation, l’accessibilité (y compris WAI niveau AA), la sécurité et la performance technique (y compris le volume, la capacité et le temps de réponse pour 30 000 utilisateurs simultanés).

8. Multilinguisme et traduction

L’objectif de l’action eTwinning étant de généraliser la collaboration entre établissements scolaires, et ainsi d’atteindre un nombre maximum d’écoles et d’enseignants, le multilinguisme total doit rester une caractéristique majeure de la plate-forme eTwinning. Les informations générales et les plus stables, comme les éléments de navigation, les articles, les nouvelles, les orientations, la description des fonctionnalités, l’aide contextuelle et les formulaires d’inscription, doivent être disponibles dans les langues suivantes: allemand, anglais, bulgare, croate, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, norvégien, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois, tchèque et turc. Certaines informations spécifiques et moins stables, telles que les nouvelles nationales et les informations détaillées concernant certains projets, peuvent être publiées en un nombre réduit de langues. Les langues à utiliser doivent correspondre à celles le plus largement comprises par le public cible spécifique des informations en question. Toute réduction du nombre de langues de diffusion de certaines informations sur le portail doit être l’exception à la règle générale de multilinguisme total. Le nombre total de pages originales standard (1 500 caractères sans espaces) à traduire dans ces langues chaque année par le BAE pour le portail et pour les publications imprimées est estimé à 500.

Dans la mesure du possible, les langues ne doivent pas être mélangées sur une même page. En règle générale, les traductions diffusées sur la plate-forme seront fournies par le contractant et validées, si nécessaire, par le réseau des bureaux d’assistance nationaux. Ce réseau pourrait également être appelé à contribuer à la traduction et à la localisation d’autres textes pour la plate-forme, tels que les informations concernant certains projets. Les soumissionnaires doivent indiquer les dispositions envisagées pour assurer une gestion efficace des traductions, ainsi que la qualité des textes publiés sur la plate-forme. L’offre doit comporter un budget suffisant pour les traductions. L’augmentation du nombre de versions linguistiques doit être prévue au cas où de nouveaux pays intègreraient l’action eTwinning. Pour faciliter la comparaison des offres, le prix de l’ajout d’une nouvelle langue doit être indiqué séparément en tant qu’option sur le formulaire de budget.

9. Inscription, bases de données, profils d’utilisateurs

La plate-forme doit comprendre des bases de données relationnelles multilingues des utilisateurs et des projets inscrits, et des autres activités eTwinning des utilisateurs, comme leur participation à des activités de développement professionnel.

Les catégories d’utilisateurs suivantes seront autorisées à s’inscrire sur la plate-forme eTwinning:

22

– les enseignants et autres membres du personnel des écoles (chefs d’établissement, bibliothécaires, psychologues scolaires, etc.) travaillant dans une école basée dans les pays participant au programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie ou au programme Erasmus pour tous;

– les personnes spécialement habilitées par les bureaux d’assistance nationaux à jouer le rôle de conseillers;

– les formateurs travaillant dans un établissement de formation des enseignants agréé par le bureau d’assistance national concerné (restrictions d’accès à définir d’un commun accord avec le comité de pilotage);

– sur une base temporaire, les enseignants en formation inscrits dans un établissement de formation des enseignants agréé par le bureau d’assistance national concerné (restrictions d’accès à définir d’un commun accord avec le comité de pilotage);

– toute autre catégorie sur demande du comité de pilotage.

Chaque catégorie d’utilisateurs, lors de sa connexion à la plate-forme, doit avoir accès à un tableau de bord personnalisé assorti d’informations, de droits et de restrictions différenciés. L’offre doit préciser les dispositions à mettre en place pour l’inscription des utilisateurs en ligne, la définition de profils d’utilisateurs différenciés (en accord avec le comité de pilotage) et un niveau adéquat de protection des données des utilisateurs afin de prévenir les abus ou utilisations inappropriées. L’inscription doit être aussi simple que possible pour l’utilisateur et exiger uniquement des informations pertinentes.

La base de données consacrée aux utilisateurs inscrits doit permettre le fonctionnement efficace des outils de recherche de partenaires et présenter des résultats ciblés et précis. Elle doit contenir toutes les informations pertinentes à cette fin, ainsi que pour la diffusion d’informations concernant l’évolution de l’action eTwinning. Elle doit comprendre, plus particulièrement, des données sur l’école ou l'établissement scolaire, le profil de la personne inscrite, sa disponibilité et ses préférences pour un projet dans le cadre de l’action eTwinning, et des données régionales. Les champs de données doivent être convenus avec le comité de pilotage afin d’assurer la cohérence des données requises par d’autres actions du programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie ou du programme Erasmus pour tous, ainsi que la disponibilité de toutes les données nécessaires à des fins de suivi et de rapports.

La base de données de projets inscrits doit permettre l’extraction aisée de renseignements, tels que le statut, la durée et les thèmes des projets, les partenaires (fondateurs et invités, y compris les partenaires invités de pays non couverts par le programme), le nombre d’élèves participants, les langues de communication utilisées, etc. Les données doivent être saisies par les enseignants au stade le plus approprié (inscription d’école ou de projet, projet en cours, clôtures de projets). Les partenaires doivent être encouragés à mettre leurs données à jour et avoir la possibilité de le faire.

10. Droits de propriété intellectuelle

Le contractant prendra des mesures adéquates pour faire en sorte que les utilisateurs de la plate-forme respectent les droits de propriété intellectuelle. En ce qui concerne les liens vers des supports et logiciels éducatifs, le portail doit fournir des informations claires sur les auteurs et leurs droits, sur le statut des ressources et sur les droits et responsabilités des

23

utilisateurs. À cet égard, les soumissionnaires sont invités à consulter également le chapitre 7 du présent cahier de charge, Droits de propriété intellectuelle.

Ils doivent également fournir une aide et une assistance aux utilisateurs en ce qui concerne le respect des exigences relatives aux droits de propriété intellectuelle.

11. Respect de la vie privée et protection des données

L’EACEA est soumise à des obligations légales spécifiques concernant la protection et le traitement des données à caractère personnel. Ces obligations sont décrites dans le règlement (CE) n°   45/2001 26 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données.

Toutes les données concernant les utilisateurs inscrits doivent être soigneusement protégées et leur utilisation doit être réservée exclusivement au cadre de l’initiative eTwinning. Les données à caractère personnel ne peuvent pas être transférées à des tiers sans l’autorisation de leur sujet et sans l’accord préalable du responsable du traitement des données du pouvoir adjudicateur.Le contractant n’agit que sur la seule instruction du responsable du traitement.

Les données relatives au comportement des utilisateurs dans les différents espaces de la plate-forme eTwinning peuvent servir uniquement à des fins d’étude et de suivi par le bureau d’assistance européen, par les bureaux d’assistance nationaux, par les autorités scolaires nationales ou régionales et par d’autres parties tierces telles que les centres de recherches et les universités. Toute utilisation de données par les acteurs susmentionnés doit être signalée au responsable du traitement du pouvoir adjudicateur, qui se réserve le droit de ne pas autoriser cette utilisation.

Les pages d’inscription doivent clairement afficher une charte de confidentialité pour informer les candidats quant au traitement de leurs données à caractère personnel et à leurs droits y relatifs. La charte de confidentialité doit, plus particulièrement, identifier quelles données à caractère personnel sont rassemblées, leur utilisation et par quels moyens, qui a accès aux informations rassemblées et à qui elles sont divulguées, comment les données sont protégées, comment l’information les concernant peut être vérifiée, modifiée ou supprimée et pendant combien de temps les données sont conservées. Le contenu de la charte de confidentialité doit être approuvé par le pouvoir adjudicateur.

Le soumissionnaire doit préciser les mesures qu’il compte mettre en place afin d’éviter les comportements indésirables sur la plate-forme, comme les violations des droits de propriété intellectuelle, la publication de commentaires inappropriés ou déplacés, l’envoi de courriers de masse non sollicités ou l’utilisation de la plate-forme à des fins commerciales. Des outils de compte rendu simples et robustes doivent être mis à la disposition des utilisateurs et des procédures de réaction efficaces et rapides doivent être mises en place.

Lorsque des données à caractère personnel font l’objet d’un traitement automatisé, le soumissionnaire précisera les mesures adéquates qu’il compte prendre au regard des risques encourus, notamment dans le but:

26 http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2001:008:0001:0022:FR:PDF24

a) d’empêcher toute personne non autorisée d’avoir accès aux systèmes informatiques de traitement des données à caractère personnel;

b) d’empêcher que des supports de stockage puissent être lus, copiés, modifiés ou déplacés sans autorisation;

c) d’empêcher toute introduction non autorisée de données dans la mémoire ainsi que toute divulgation, toute modification ou tout effacement non autorisés de données à caractère personnel mémorisées;

d) d’empêcher des personnes non autorisées d’utiliser des systèmes de traitement de données au moyen d’installations de transmission de données;

e) de garantir que les utilisateurs autorisés d’un système de traitement des données ne puissent accéder qu’aux données à caractère personnel que leur droit d’accès leur permet de consulter;

f) de garder une trace des données à caractère personnel qui ont été communiquées, du moment où elles l’ont été et de leur destinataire;

g) de garantir qu’il sera possible de vérifier a posteriori quelles données à caractère personnel ont été traitées, à quel moment et par quelles personnes;

h) de garantir que des données personnelles qui sont traitées pour le compte de tiers ne peuvent l’être que de la façon prévue par l’institution ou l’organe contractant;

i) de garantir que, lors de la communication de données à caractère personnel et du transport de supports de stockage, les données ne puissent être lues, copiées ou effacées sans autorisation;

j) de concevoir leur structure organisationnelle interne de manière à ce qu’elle réponde aux exigences propres à la protection des données.

12. Service d’assistance technique

Le bureau d’assistance européen doit fournir un service d’assistance (helpdesk) technique aux utilisateurs. Une réponse devra être fournie aux questions standard des écoles, établissements scolaires et des BAN dans un délai maximum de 48 heures. Pour les questions plus complexes, ce délai doit être limité à une semaine.

13. Mises à jour et mises à niveau de la plate-forme

La plate-forme et ses différents composants feront l’objet de corrections logicielles permanentes et d’ajustements réguliers au niveau du matériel, du logiciel, de l’architecture d’information et de l’interface utilisateur en fonction de l’évolution des technologies concernées.

En outre, au cours de la période totale maximale du contrat, le comité de pilotage eTwinning pourra demander la mise au point de nouvelles caractéristiques ou de fonctionnalités différentes. Ces modifications importantes éventuelles feront l’objet de marchés supplémentaires attribués au contractant dans le cadre d’une procédure négociée.

25

14. Assurance et contrôle de la qualité

L’offre doit préciser les normes de qualité que le soumissionnaire devra respecter, ainsi que les mesures, ressources et indicateurs proposés pour contrôler et améliorer la qualité du portail. En particulier, il convient d’exposer clairement les dispositions mises en place pour garantir la facilité d’utilisation, l’accessibilité, le fonctionnement du moteur de recherche et l’intégrité des liens, ainsi que pour surveiller le trafic et la satisfaction des utilisateurs.

Le contractant doit en outre prendre toutes les dispositions nécessaires pour recueillir les réactions des utilisateurs et en tenir compte afin de rectifier les erreurs techniques et d’adapter le site aux attentes des utilisateurs, et ce de manière proactive.

15. Composants de la plate-forme

La plate-forme eTwinning doit comporter au minimum les composants suivants:

– un portail public;

– un tableau de bord pour les utilisateurs inscrits, y compris un environnement spécifique pour les formateurs d’enseignants et les enseignants en formation ainsi que des espaces coopératifs et des espaces dédiés au développement professionnel des enseignants;

– des espaces coopératifs privés pour les écoles et établissements scolaires ainsi que pour les établissements de formation des enseignants participant à des projets;

– des tableaux de bord pour les bureaux d’assistance nationaux;

– un tableau de bord pour le comité de pilotage.

La plate-forme doit être hautement intégrée et permettre une navigation aisée. Les utilisateurs enregistrés doivent pouvoir accéder au moyen d’une connexion unique ou simplifiée aux différentes parties de la plate-forme qui leur sont accessibles. L’interface graphique et la navigation doivent être cohérentes à travers l’ensemble de la plate-forme.

L’offre doit inclure un aperçu des structures et fonctionnalités générales de la plate-forme eTwinning et de ses différents éléments.

16. Portail public

Le portail public a pour principal objet d’expliquer en termes clairs à qui s’adresse l’action eTwinning et ce qu’elle peut offrir à ses publics cibles, de donner accès au formulaire d’inscription en ligne et de conférer une grande visibilité aux bonnes pratiques eTwinning. Le portail doit présenter tous les éléments pertinents, tels que:

– des informations d’ordre général concernant l’initiative eTwinning (pourquoi et comment participer, conseils généraux pour une participation réussie, informations concernant les prix et les récompenses pour la qualité, contacts pour obtenir de l’aide au niveau national, etc.);

– l’accès au formulaire d’inscription pour les enseignants et autres utilisateurs souhaitant participer à eTwinning et une rubrique de connexion permettant aux utilisateurs inscrits

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d’accéder aux parties restreintes de la plate-forme qui leur sont accessibles en fonction de leurs profils spécifiques;

– une rubrique «actualités»;

– des entretiens avec des enseignants et d’autres parties prenantes eTwinning;

– une galerie de projets eTwinning réussis et susceptibles d’éveiller des vocations;

– une galerie d’idées de projets facile à consulter, des kits de projets prêts à l’emploi et des modules de projets basés sur les projets réussis;

– l’accès à des espaces coopératifs privés de projets eTwinning que les partenaires ont décidé de rendre partiellement publics;

– l’accès aux profils publics des écoles et établissements scolaires;

– l’accès aux versions électroniques des publications imprimées concernant l’action eTwinning;

– tous autres éléments d’information permettant de mieux comprendre l’action eTwinning et de promouvoir la participation d’un nombre maximum d’écoles;

– un accès restreint à une base de données des écoles, établissements scolaires et projets inscrits, dynamique et facile à interroger;

– l’accès à un espace informant les enseignants européens des possibilités de coopération avec les écoles et établissements scolaires dans d’autres parties du monde;

– l’accès au portail sur l’enseignement scolaire (voir le point 3.3.3.2. B).

Le soumissionnaire peut proposer d’autres éléments qu’il juge appropriés. Le contractant devra décider, en accord avec le comité de pilotage eTwinning, si certains des éléments énumérés ci-dessus ou proposés dans l’offre ne concernent que les utilisateurs inscrits et doivent donc idéalement être repris dans leur tableau de bord (voir le chapitre ci-dessous).

Les soumissionnaires doivent garder à l’esprit la nature dynamique de l’information, car l’action eTwinning évoluera de son état actuel vers des applications et des usages de plus en plus avancés. Les informations et les nouvelles doivent donc pouvoir être interrogées et mises à jour constamment et de manière dynamique.

Le portail public devra être disponible en allemand, anglais, bulgare, croate, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, norvégien, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois, tchèque et turc.

17. Tableau de bord pour les utilisateurs inscrits

Le tableau de bord pour les utilisateurs inscrits est un environnement de web social dans lequel les enseignants et autres utilisateurs autorisés à s’inscrire sur la plate-forme eTwinning peuvent créer et gérer leur propre profil, rechercher des partenaires, communiquer, participer à des forums, des communautés de pratiques et des activités de développement professionnel, gérer leurs projets et partager des ressources pédagogiques.

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Le tableau de bord doit également présenter des informations destinées spécifiquement aux utilisateurs inscrits, comme des lignes directrices et des tutoriels sur l’utilisation des outils eTwinning, des annonces de possibilités de développement professionnel, des actualités nationales générées par les bureaux d’assistance nationaux, etc.

La recherche de partenaires doit être facilitée par un moteur de recherche puissant et ergonomique permettant aux personnes inscrites d’effectuer des recherches combinées sur la base de données fournies par les utilisateurs dans leur profil.

Des outils de communication doivent également être disponibles dans cet espace pour permettre aux enseignants de communiquer les uns avec les autres, de participer à des discussions professionnelles et de préparer leurs projets.

Un moteur de recherche performant doit permettre de rechercher aisément des forums dans le tableau de bord pour les utilisateurs inscrits.

Le tableau de bord doit comprendre une rubrique consacrée au développement professionnel des utilisateurs d’eTwinning et donner accès à des formulaires d’inscription pour des projets.

Le tableau de bord doit être adapté aux catégories spécifiques d’utilisateurs (enseignants et autres membres du personnel éducatifs, formateurs d’enseignants, conseillers, etc.) et leur proposer une vue sur mesure avec l’accès aux différentes fonctionnalités disponibles en fonction de leurs droits et des restrictions convenues avec le comité de pilotage.

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18. Plate-forme coopérative pour les partenaires de projets ( TwinSpace )

Le TwinSpace sera une plate-forme privée sécurisée permettant aux partenaires de projets de communiquer et de travailler ensemble. Cet espace doit être protégé par mot de passe et l’accès doit être restreint aux membres (enseignants et élèves ou formateurs d’enseignants et enseignants en formation) du projet inscrit correspondant. Dans la mesure du possible, les enseignants et autres utilisateurs inscrits doivent pouvoir accéder au TwinSpace et au tableau de bord en une seule connexion.

Le TwinSpace devra être disponible en allemand, anglais, bulgare, croate, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, norvégien, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois, tchèque et turc. Il devra être intuitif et attrayant tant pour les enseignants que pour les élèves afin d’éviter le plus possible de perdre la trace de projets eTwinning réalisés au moyen d’outils alternatifs disponibles en dehors de la plate-forme eTwinning.

Le TwinSpace comprendra au minimum les composantes standard suivantes: messagerie (courrier électronique, calendrier et contacts), outils de collaboration en équipe et de collaboration en temps réel (messagerie instantanée et web conférence), partage de fichiers, outils de podcasting et de publication sur l’internet, y compris blogs et wikis.

Le soumissionnaire devra envisager la possibilité de mettre à disposition différentes versions du TwinSpace adaptées à différents types d’utilisateurs (enseignants expérimentés et novices, projets dans les écoles primaires et les écoles secondaires, projets entre établissements de formation des enseignants, etc.).

Le TwinSpace doit être technologiquement actuel et suivre l’évolution des TIC, à la fois en termes de versions de logiciels et de nouvelles fonctionnalités qui deviennent standard (voir le point 13 ci-dessus, Mises à jour et mises à niveau de la plate-forme). Le soumissionnaire doit penser à l’intégration de logiciels couramment utilisés, gratuits ou propriétaires, dans la plate-forme.

Le TwinSpace doit offrir suffisamment de capacité pour télécharger textes, fichiers audio, images et vidéos tout en assurant une performance normale.

19. Tableau de bord pour les BAN

Le tableau de bord destiné spécifiquement aux bureaux d’assistance nationaux doit inclure les fonctionnalités nécessaires à deux types de tâches:

– la gestion de l’action eTwinning au niveau national: extraction aisée des données concernant les écoles et partenariats inscrits du pays; acceptation, formulation de commentaires ou rejet d’inscriptions de partenariats; suivi de l’évolution des projets; évaluation des candidatures aux labels de qualité et prix, et toutes autres fonctions utiles au travail quotidien du personnel du BAN;

– l’établissement de rapports journaliers des BAN sur leur travail et sur l’évolution de l’action eTwinning dans leurs pays. Les BAN doivent être munis des outils nécessaires à la réalisation de rapports actuels sur les événements, sessions et ateliers de formation organisés au niveau national, y compris le nombre de participants, les activités promotionnelles, les publications, les activités des «ambassadeurs eTwinning», les

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contacts avec les autorités nationales et régionales, la couverture médiatique d’eTwinning, etc.

20. Tableau de bord pour le comité de pilotage

Le tableau de bord pour le comité de pilotage est un tableau de bord restreint permettant aux membres du comité de pilotage (EACEA et Commission européenne) et au BAE de consulter, à des fins de contrôle, des données statistiques concernant la participation et les activités des utilisateurs de la plate-forme eTwinning et les activités communiquées par les BAN via leur propre tableau de bord.

C) Gestion de communautés

L’action eTwinning vise à faciliter la mise en réseau des écoles européennes et à promouvoir le développement professionnel des enseignants et des autres parties prenantes de l’enseignement par le partage d’idées, de connaissances, d’expériences, de savoir-faire et de ressources. Les services relevant de la présente rubrique doivent contribuer à la réalisation de ces objectifs en créant des possibilités d’interaction et en encourageant la participation active et effective des utilisateurs d’eTwinning aux forums de discussion et aux communautés de pratiques.

Vu le nombre croissant de ces forums et communautés (actuellement «salles des profs», «groupes eTwinning» et «événements d’apprentissage» sur le portail eTwinning27) et la nature multilingue d’eTwinning, il n’est pas prévu que le bureau d’assistance européen les modère toutes directement, mais plutôt qu’il les contrôle et qu’il mette en place, forme et soutienne un réseau de modérateurs, de tuteurs et de meneurs en ligne et qu’il promeuve une culture de collaboration en ligne entre utilisateurs d’eTwinning.

En particulier, le BAE devra:

– concevoir le plan de dialogue avec les communautés, définir la politique de modération de la plate-forme eTwinning et contrôler sa mise en œuvre;

– mettre à disposition des outils adéquats de dialogue avec les communautés et d’interaction entre utilisateurs de la plate-forme eTwinning;

– identifier et diffuser les bonnes pratiques émergentes en gestion de communautés et en modération en ligne;

– organiser des événements d’apprentissage et des formations et produire des ressources d’apprentissage autonome portant sur la facilitation en ligne et la nétiquette;

– inclure la facilitation en ligne parmi les thèmes abordés lors de la formation des ambassadeurs;

– mettre en place des procédures et des outils efficaces pour protéger les utilisateurs contre le courrier électronique non sollicité et les comportements inappropriés des utilisateurs;

– mettre en place des mécanismes efficaces pour promouvoir la modération entre pairs, y compris la possibilité pour les utilisateurs de marquer et de signaler les comportements

27 http://www.etwinning.net/fr/pub/index.htm30

inappropriés et la création de procédures permettant au BAE de réagir rapidement et efficacement aux comptes rendus des utilisateurs;

– adopter des mesures d’incitation afin de promouvoir la participation active et pertinente des utilisateurs aux communautés de pratiques et aux forums;

– mettre à disposition des informations contextuelles sur la facilitation en ligne et sur la nétiquette sur la plate-forme eTwinning;

– encourager et soutenir la participation active du personnel des BAN, des ambassadeurs eTwinning et des meneurs en ligne à la modération des forums et des communautés de pratiques;

– modérer directement les forums dans lesquels il est le plus impliqué (par exemple, les forums concernant les services fournis par le BAE et l’utilisation des outils eTwinning).

D) Développement professionnel des enseignants

Le BAE devra contribuer au développement professionnel des utilisateurs d’eTwinning et leur fournir la formation nécessaire pour exploiter tout le potentiel de la collaboration entre écoles et établissements scolaires au niveau européen et des TIC pour l’innovation pédagogique. Cette partie des services devra être assurée en étroite collaboration avec les BAN, qui proposeront également des possibilités de développement professionnel en ligne et en face à face aux personnes qui s’inscrivent sur eTwinning. Le bureau d’assistance européen devra guider les BAN, créer du matériel et des ressources de formation spécifique qui seront adaptés et utilisés par les BAN, mais aussi identifier, rassembler, adapter et partager avec les BAN les informations, supports éducatifs et idées issus des activités de formation d’enseignants pertinentes menées au niveau national.

Le BAE doit suivre et évaluer toutes les activités de formation destinées aux enseignants, et suggérer des moyens de développement de ce domaine, avec l’intervention de son équipe pédagogique et la collaboration des BAN.

Le BAE doit s’efforcer de répartir de façon équitable les possibilités de participer à des activités de développement professionnel offertes aux personnes qui s’inscrivent sur eTwinning. Le contractant devra conserver une liste des participants aux événements d’apprentissage, aux ateliers de développement professionnel et aux conférences et cours en ligne.

Les activités de formation proposées par le BAE doivent couvrir des domaines tels que:– les méthodes d’enseignement novatrices et coopératives;

– les stratégies d’internationalisation des écoles;

– la collaboration relative aux matières scolaires;

– la collaboration interdisciplinaire au sein des écoles;

– l’utilisation à des fins pédagogiques des technologies de l’information et de la communication;

– la collaboration et la modération en ligne;

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– la formation spécifique des ambassadeurs eTwinning;

– l’utilisation des outils fournis par le portail eTwinning;

– la sensibilisation à l’internet (sécurité sur l’internet, nétiquette et questions liées aux droits de propriété intellectuelle);

– toutes autres questions pertinentes pour la mise en œuvre de projets eTwinning ou la participation fructueuse à d’autres activités pour les écoles organisées dans le cadre du programme Erasmus pour tous (par ex. communication interculturelle, pédagogie à base de projets, planification et gestion de projets, etc.).

L’offre doit prévoir au moins les cinq activités de développement professionnel suivantes: 1. Événements d’apprentissage2. Conférences en ligne3. Modules de formation en ligne4. Matériel d’apprentissage autonome5. Ateliers de développement professionnel

1. Événements d’apprentissage

Le BAE organisera de brefs événements en ligne intensifs, ou webinaires, dirigés par des experts en éducation. Ces webinaires présenteront un sujet, stimuleront les idées et les interactions entre participants et contribueront au développement de compétences. À l’heure actuelle, chaque événement d’apprentissage se compose de quatre à cinq jours de travail actif et de discussions suivies par quatre à cinq jours de réflexion et de travail personnel. La documentation est présentée sous un format multimédia, avec des segments audio, vidéo, du texte et des podcasts. Ces événements incluent des interactions synchrones et asynchrones. Diverses activités sont proposées aux participants, et les résultats sont affichés en ligne ou font l’objet de discussions. Le nombre moyen de participants est d’environ une centaine. Les participants ayant suivi la formation avec succès reçoivent un certificat attestant qu’ils complété un nombre suffisant des tâches proposées. Le soumissionnaire est libre de proposer un format alternatif qu’il estime plus approprié pour les événements d’apprentissage. Afin de faciliter la comparaison des offres, ce format alternatif éventuel doit faire référence au format décrit ci-dessus et présenter un impact équivalent. Les événements d’apprentissage doivent être proposés dans les langues les plus usitées de la communauté eTwinning.

Les tâches du BAE consisteront à organiser le programme des événements d’apprentissage, à recruter les experts et les modérateurs (en fonction du nombre de participants, un expert et un assistant modérateur par événement d’apprentissage), à les former à l’utilisation des outils pertinents et à les aider à les utiliser, à gérer l’inscription des participants, à définir les critères d’éligibilité des participants, à conserver une liste des participants, à recueillir leurs commentaires et à délivrer les certificats.

L’offre financière doit indiquer le prix de ces services sous la forme d’ensembles de dix événements d’apprentissage dans le format actuel, ou d’un nombre équivalent d’événements d’apprentissage dans le format alternatif proposé. Le comité de pilotage décidera du nombre d’ensembles à inclure dans chaque contrat annuel. Pour 2013, entre un et trois ensembles sont prévus.

2. Conférences en ligne

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Le BAE doit organiser des conférences en ligne dans la langue la plus usitée parmi les utilisateurs d’eTwinning sur des thèmes pertinents pour eTwinning, la collaboration européenne entre écoles en général et les questions de politique scolaire. Les conférences en ligne feront appel à un ou plusieurs experts et permettront, dans la mesure du possible, une interaction avec les participants.

Les tâches du BAE consisteront à organiser le programme des conférences en ligne, à recruter les experts, à les former à l’utilisation des outils pertinents et à les aider à les utiliser, à gérer l’inscription des participants et à recueillir leurs commentaires. La délivrance de certificats de participation doit également être envisagée.

L’offre financière doit indiquer le prix de ce service sous la forme d’ensembles de cinq conférences en ligne. Le comité de pilotage décidera du nombre d’ensembles à inclure dans chaque contrat annuel. Pour 2013, un ou deux ensembles sont prévus.

3. Modules de formation en ligne

Le BAE organisera et assurera des formations en ligne pour des catégories spécifiques d’utilisateurs (par exemple: ambassadeurs eTwinning, facilitateurs en ligne et tuteurs, novices, etc.) sur des thèmes pertinents pour la collaboration européenne entre écoles. L’environnement Internet utilisé pour les cours en ligne doit permettre une communication synchrone et asynchrone.

Les tâches du BAE consisteront à organiser le programme des cours en ligne, à recruter les formateurs, à les former à l’utilisation des outils pertinents et à les aider à les utiliser, à gérer l’inscription des participants, à définir les critères d’éligibilité des participants, à conserver une liste des participants, à recueillir leurs commentaires et à délivrer les certificats.

À titre de référence, les modules de formation (ou cours) en ligne auront une durée de six semaines. L’offre doit indiquer le coût unitaire du développement et de l’organisation d’un cours en ligne. Un cours en ligne est prévu pour 2013. Pour les années suivantes, le nombre de cours ou de modules de ce type à proposer chaque année sera déterminé par le comité de pilotage.

4. Matériel d’apprentissage autonome

La rubrique du tableau de bord consacrée au développement professionnel doit inclure une sous-rubrique bien structurée et aisément consultable contenant des ressources d’apprentissage autonome pour les enseignants et les autres utilisateurs d’eTwinning, telles que des présentations, lignes directrices, tutoriels, vidéos et podcasts. Cette rubrique peut également accueillir des ressources produites par les communautés de pratiques eTwinning, par les BAN, ainsi que des ressources générées dans le contexte d’autres services de développement professionnel tels que les événements d’apprentissage, les conférences et cours en ligne et les autres actions et projets dans le cadre du programme d’éducation et de formation tout au long de la vie et du programme Erasmus pour tous.

Les tâches du BAE concernant ce service consisteront à recueillir, à localiser et, si nécessaire, à formater et à éditer les ressources concernées. Ce rôle nécessitera une collaboration étroite et proactive avec tous les acteurs pertinents (BAN, enseignants dans les communautés de pratiques, EACEA, partenaires des grands projets réalisés dans le cadre du programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie et du programme Erasmus pour tous,

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etc.). Les soumissionnaires devront expliquer leur approche concernant la présentation et l’exploitation du matériel d’apprentissage autonome pour les personnes qui s’inscrivent à eTwinning.

5. Ateliers de développement professionnel

Le BAE organisera des ateliers thématiques en face à face destinés à différentes catégories d’enseignants et d’autres utilisateurs d’eTwinning. Ces ateliers devront être organisés à tour de rôle dans différents endroits d’Europe. Ces ateliers réuniront environ 25 enseignants du pays hôte et 75 enseignants d’autres pays pour deux journées complètes (ou autre durée équivalente).

Ils doivent être organisés en collaboration avec le bureau d’assistance national pertinent, qui sera chargé de leur accueil. La sélection des personnes présentes à ces ateliers sera effectuée par les bureaux d’assistance nationaux, qui prendront également en charge leurs frais de déplacement et de séjour. Le BAE sera chargé de mettre au point les ateliers en collaboration avec les BAN, de les adapter aux publics pertinents (par exemple, directeurs d’école, enseignants de matières scientifiques, mathématiques, géographie ou langues) et de fournir des formateurs.

Le nombre d’ateliers programmés pendant la première année est de cinq. Ce nombre sera modifié en fonction de l’évolution de l’initiative eTwinning au début de chacune des années suivantes (jusqu’à douze chaque année). La fusion de deux ateliers ou plus en un événement plus long, par exemple une conférence thématique ou un atelier plus long organisé pendant les vacances (université d’été eTwinning), pourrait aussi être envisagée. Le comité de pilotage peut aussi décider de mettre fin aux ateliers de développement professionnel en face à face.

Le soumissionnaire doit préciser le coût unitaire des ateliers dans le budget.

E) Communication et promotion

L’objectif principal de l’action eTwinning étant de contribuer à la rationalisation de la coopération entre les établissements scolaires en Europe, la participation du nombre maximum d’écoles et d'établissements scolaires est d’une importance primordiale pour sa réussite, tout comme la répartition équilibrée des écoles, établissements scolaires et des projets en termes de couverture géographique, types d’écoles et d'établissements, tranches d’âges, matières et langues de communication utilisées dans les projets. Le BAE doit mettre au point une stratégie de communication dynamique et bien ciblée, conçue pour promouvoir l’action eTwinning au niveau européen et coordonner les activités des BAN dans ce domaine.

Le contractant devra mener des activités diverses pour promouvoir l’action eTwinning. Les soumissionnaires doivent présenter un projet de plan de communication décrivant les activités, groupes cibles et relais d’information. Le plan de communication du soumissionnaire retenu devra être approuvé par le comité de pilotage et être conforme à la stratégie de communication de la direction générale «Éducation et culture» de la Commission européenne.

Les activités promotionnelles doivent clairement identifier l’action eTwinning comme une action du programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie ou du programme Erasmus pour tous. Toute page web ou publication eTwinning doit clairement afficher le logo

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du programme concerné, disponible sur la page Internet de l’identité graphique de la DG «Éducation et culture»28.

Le BAE devra coordonner ses activités de promotion avec les BAN. Le BAE devra diriger un groupe de travail conjoint BAN/BAE sur la communication et la promotion. Hormis les activités de communication en ligne par le biais du portail eTwinning et les liens vers d’autres sites web pertinents, la stratégie de communication doit comprendre les éléments suivants:

- 1. Campagnes de communication

- 2. Publications imprimées

- 3. Vidéos promotionnelles

- 4. Prix

- 5. Conférence annuelle eTwinning

- 6. Création de réseaux et relations médiatiques

Les soumissionnaires sont libres de proposer d’éventuelles activités de communication supplémentaires telles que des événements en ligne, des foires de recherche de partenaires ou toutes autres activités qu’ils estiment nécessaires ou adéquates pour la promotion réussie de l’action eTwinning. Pour faciliter la comparaison des offres, ces services complémentaires, le cas échéant, doivent être clairement identifiés sur le formulaire relatif au budget.

1. Campagnes de communication

Chaque année, le BAE devra mettre au point, coordonner et gérer une campagne de sensibilisation pendant le premier trimestre de l’année scolaire («campagne de rentrée»).

Les principaux objectifs de la campagne de sensibilisation en début d’année scolaire sont d’attirer l’attention des enseignants, élèves et autres parties prenantes du secteur de l'enseignement scolaire sur les avantages pédagogiques de la collaboration entre écoles en Europe, de relancer l’inscription d’enseignants, d’écoles, d'établissements et de projets dans eTwinning et de favoriser l’engagement de la communauté eTwinning. Les missions du BAE comprennent l’organisation et la modération des activités de la campagne au niveau européen, la coordination des activités nationales et la création de pages web dédiées à la campagne. La campagne pourrait comprendre un concours et/ou de courtes activités permettant aux enseignants et aux élèves de se rencontrer et de s’essayer à la collaboration entre écoles et établissements en Europe.

L’offre doit inclure séparément une campagne thématique supplémentaire en tant que service optionnel susceptible d’être demandé par le comité de pilotage. Le sujet de la campagne pourrait être en rapport avec le thème de l’Année européenne ou avec un domaine d’intervention prioritaire auquel l’action eTwinning peut contribuer, tel que la prévention du décrochage scolaire, la promotion de l’alphabétisation et du calcul, l’enseignement des sciences, la promotion de modes de vie sains, le développement durable, etc. Les missions du BAE comprennent l’organisation et la modération des activités de la campagne au niveau européen, la coordination des activités nationales et la création de pages Web dédiées à la campagne.

2. Publications imprimées

28 http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.htm35

Afin de maximiser le nombre de participants à l’action eTwinning, de mettre en valeur les bonnes pratiques qui en émergent et d’accroître la visibilité générale de l’action parmi tous les intervenants de l’enseignement scolaire, le BAE devra produire plusieurs publications en complément de l’information disponible en ligne.

Au minimum, les publications suivantes devront être diffusées sur la période totale maximale du contrat:

– chaque année, une publication à l’attention des enseignants, présentant une sélection de projets eTwinning exceptionnels de l’année scolaire précédente, et tout autre contenu pouvant inspirer les enseignants dans leurs activités de collaboration européenne et les sensibiliser aux avantages et aux possibilités de l’action eTwinning et d’autres actions en faveur des écoles dans le cadre du programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie et du programme Erasmus pour tous. En fonction des décisions prises pour l’année suivante par le comité de pilotage, cette publication pourra être axée sur certains thèmes tout en conservant sa fonction principale de mise en valeur des bonnes pratiques en matière de partenariats eTwinning. Le rôle du BAE consistera à rédiger, traduire dans toutes les langues, créer le concept graphique et la mise en page, imprimer et distribuer un nombre adéquat d’exemplaires dans toute l’Europe. Le plan de distribution devra être préparé en collaboration avec les BAN. L’offre doit prendre comme référence une publication de 60 pages dans 25 langues distribuée au total en 40 000 exemplaires. Les coûts unitaires pour la réimpression de publications annuelles épuisées doivent être indiqués séparément. Le comité de pilotage peut convenir avec le contractant de remplacer cette publication par des services équivalents présentant le même rapport coût/qualité (par exemple, en remplaçant la publication unique par une ou plusieurs publications plus brèves, en modifiant le nombre d’exemplaires à distribuer, en réduisant ou en augmentant le nombre de langues, etc.). Le comité de pilotage peut décider, en accord avec le contractant, de ne pas demander ce service pour la première année contractuelle;

– chaque année, au moins une publication sur les impacts éducatifs de la collaboration entre écoles et établissements scolaires en Europe et d’eTwinning, ciblant les décideurs, les autorités scolaires, les directeurs d’établissements et autres parties prenantes du secteur éducatif. Ces publications devront être imprimées dans les six langues européennes les plus répandues, de manière à atteindre le nombre maximum de personnes intéressées tout en maintenant le coût à un niveau raisonnable (par exemple, en allemand, anglais, espagnol, français, italien et polonais). Le rôle du BAE consistera à rédiger, traduire dans toutes les langues concernées, créer le concept graphique et la mise en page, imprimer et distribuer un nombre adéquat d’exemplaires dans toute l’Europe. L’offre doit prendre comme référence une publication de 60 pages dans six langues distribuée au total en 2 000 exemplaires. Les coûts unitaires pour la réimpression de publications annuelles épuisées doivent être indiqués séparément. Des solutions alternatives présentant le même rapport coût/qualité peuvent faire l’objet d’un accord avec le comité de pilotage;

– brochures promotionnelles: ces brochures doivent être indiquées clairement dans l’offre comme un service supplémentaire susceptible d’être demandé par le comité de pilotage. Le BAE devra se charger de la rédaction, de la traduction dans toutes les langues concernées, de la création du concept graphique et de la mise en page, de l’impression et de la distribution d’un nombre adéquat de copies dans toute l’Europe. L’offre doit prendre pour référence un livret A4 plié en six langues distribué au total en 12 000 exemplaires et indiquer le prix de 500 copies dans une langue supplémentaire.

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Des solutions alternatives présentant le même rapport coût/qualité peuvent faire l’objet d’un accord avec le comité de pilotage. Les coûts unitaires pour la réimpression doivent également être indiqués séparément;

– affiches: à indiquer séparément dans l’offre en tant que service optionnel susceptible d’être demandé par le comité de pilotage. L’offre devra indiquer le coût de la conception, de l’impression et de la distribution d’une affiche dans 25 langues, pour un nombre total de 20 000 exemplaires, ainsi que le coût de 500 exemplaires dans une langue supplémentaire. Les coûts unitaires de réimpression doivent également être indiqués séparément.

3. Vidéos promotionnelles

Le BAE produira chaque année des vidéos promotionnelles de qualité. Ces vidéos devront être sous-titrées dans toutes les langues. Elles pourraient présenter des projets récompensés par un prix ou des projets qui communiquent clairement les avantages pédagogiques de la participation des enseignants et des élèves à des activités eTwinning. Le contractant doit activement rechercher des moyens d’assurer une visibilité maximum des vidéos par le biais de la plate-forme eTwinning et d’autres médias et sites web pertinents.

La durée totale à prendre comme référence pour les vidéos produites chaque année doit être de 30 minutes (hors génériques).

4. Prix

Le contractant devra organiser et gérer un ou plusieurs concours européens annuels conçus pour récompenser les meilleurs projets eTwinning et leur donner un maximum de visibilité. Des prix devraient être décernés pour au moins six catégories de projets sur la base de l’âge des élèves, des matières concernées ainsi que des projets dans le domaine de l’enseignement professionnel. Le soumissionnaire peut suggérer d’autres prix pour récompenser les projets exceptionnels. Des partenaires externes pour certaines catégories de projets peuvent être acceptés mais devront recevoir l’aval du comité de pilotage. Les prix pourraient consister à offrir aux lauréats (enseignants et élèves) la possibilité de se rencontrer en personne dans un lieu agréable et de participer ensemble à des activités d’apprentissage et de loisirs (cf. l’actuel «camp eTwinning29»). Le prix indiqué pour un camp eTwinning doit couvrir les frais de déplacement et de séjour pour 100 lauréats pendant cinq jours. Un ensemble pour des participants supplémentaires devra être indiqué en tant que service supplémentaire qui ne fera pas partie de l’évaluation financière des offres. Les soumissionnaires sont libres de suggérer d’autres prix qu’ils estiment plus appropriés. Des prix spécifiques doivent être proposés pour récompenser les élèves de l’enseignement préscolaire et des premières années du primaire. Aux termes du contrat actuel, les «seconds» ont la possibilité de participer à des ateliers de perfectionnement professionnel, mais le soumissionnaire peut envisager d’attribuer des prix similaires ou différents. Tous les frais liés au concours annuel et aux prix doivent être couverts par le contrat.

Les projets gagnants seront sélectionnés par l’équipe pédagogique du BAE (voir point 3.3.3.1.F) et/ou par un jury externe en collaboration avec les bureaux d’assistance nationaux et le comité de pilotage. L’ensemble ou une partie des prix doivent être décernés lors de la conférence annuelle eTwinning (voir ci-dessous).

29 http://old-conference.etwinning.net/web/etwinning-camp-2010/home37

5. Conférence annuelle eTwinning

Le BAE organisera une conférence annuelle eTwinning et une cérémonie de remise des prix pendant deux journées complètes (ou une durée équivalente): cet événement réunira au minimum 400 participants, y compris des enseignants sélectionnés par les bureaux d’assistance nationaux, des représentants de ces bureaux, les finalistes des prix eTwinning annuels et autres parties prenantes d’établissements scolaires. La conférence doit permettre aux bureaux d’assistance nationaux et aux finalistes des prix de mettre en valeur les résultats obtenus par le biais de l’action eTwinning. Elle doit permettre aux enseignants de participer à des ateliers, d’établir des contacts et de former de nouveaux partenariats de projets. Les prestations à fournir comprennent l’organisation générale et la coordination, la mise au point de l’ordre du jour, la location des salles, la rémunération des orateurs, et les frais de déplacement et de séjour des finalistes et d’autres participants concernés (par exemple, représentants de syndicats et associations d’enseignants, journalistes et autres multiplicateurs) pour un total de 40 invités. Les bureaux d’assistance nationaux prendront en charge les frais de déplacement et de séjour des enseignants participants.

Le comité de pilotage peut décider de ne pas demander ce service pour la première année contractuelle.

– 6. Création de réseaux et relations médiatiques

Le BAE doit activement rechercher et promouvoir la création de réseaux appropriés entre l’action eTwinning et d’autres initiatives et programmes pertinents afin d’intégrer les bonnes pratiques développées ailleurs. Il doit également chercher à entretenir de bons rapports professionnels avec les autorités éducatives et les faiseurs d’opinion dans les écoles d’Europe, ainsi qu’avec les médias pertinents et autres multiplicateurs.

L’offre devra inclure les coûts des réunions avec des multiplicateurs et des partenaires eTwinning.

Le BAE doit également s’efforcer d’établir de bons rapports avec les médias pertinents. Il doit, notamment, diffuser des communiqués de presse et des nouvelles sur les événements eTwinning susceptibles d’intéresser les médias.

L’offre doit suggérer des moyens de faire en sorte que l’action eTwinning soit bien représentée et visible lors d’événements pertinents, notamment lors d’expositions et conférences liées à l’enseignement scolaire.

– F) Suivi général et orientation pédagogique d’eTwinning

Le BAE doit opérer en étroite collaboration avec les bureaux d’assistance nationaux pour analyser et filtrer toutes les informations concernant les projets eTwinning afin d’identifier et de promouvoir les bonnes pratiques, le développement professionnel des enseignants et les améliorations pédagogiques. Il doit également aider l’EACEA et la Commission européenne à suivre et évaluer le succès de l’action eTwinning en produisant des données qualitatives et quantitatives relatives à l’implication des utilisateurs dans les différentes activités eTwinning.

L’offre doit suggérer des méthodes de suivi de l’impact direct de l’action eTwinning et des tendances émergentes au niveau de sa mise en œuvre, ainsi qu’une série de paramètres à des fins de suivi et d’évaluation. Elle doit également établir des indicateurs de l’utilisation des services de soutien proposés par le BAE. Elle doit définir une méthodologie de collecte de données impliquant une charge de travail minimale pour les utilisateurs.

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Le BAE doit produire des statistiques annotées au moins tous les trois mois et, à la demande du comité de pilotage, fournir toute l’information nécessaire au rapport à soumettre au comité du programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie ou du programme Erasmus pour tous.

Les tâches de suivi, d’évaluation et les tâches conceptuelles du bureau d’assistance européen seront effectuées avec la participation active d’une équipe multinationale d’experts en développement scolaire et projets de collaboration entre écoles (ci-après «équipe pédagogique»). Cette équipe sera composée d’employés permanents du contractant et, le cas échéant, de consultants externes. Leurs principales missions seront:

– l’analyse des pratiques des enseignants dans les projets scolaires européens;

– l’identification des besoins en développement professionnel des enseignants;

– le suivi des activités de formation des enseignants organisées par les BAN et l’identification des meilleures pratiques dans ce domaine;

– l’apport de conseils, le cas échéant, aux BAN sur la formation des enseignants;

– la contribution à la mise au point et à la gestion d’ateliers de développement professionnel, d’événements d’apprentissage, de conférences et de cours en ligne;

– la production et/ou la mise en mémoire sur le portail de matériel d’apprentissage autonome à mettre à la disposition des utilisateurs d’eTwinning dans l’espace de développement professionnel du tableau de bord;

– la participation à la mise au point et à la gestion d’ateliers pour la conférence annuelle et le camp eTwinning;

– la conception de modules de formation en ligne et de modules de projets basés sur les bonnes pratiques existantes;

– la rédaction d’orientations pédagogiques pour les enseignants;

– la promotion de la création de communautés de participants à l’action eTwinning et la participation à la modération de ces dernières;

– la sélection des projets de bonnes pratiques eTwinning à mettre en valeur sur la plate-forme eTwinning;

– la définition de critères d’attribution des prix eTwinning européens;

– d’après une liste de présélection dressée par les BAN, la sélection de projets pour l’attribution des prix eTwinning;

– la définition de critères pour l’attribution des labels de qualité;

– la mise au point d’activités pédagogiques pour les campagnes de promotion;

– l’apport d’assistance aux BAN et aux enseignants sur des questions liées à la pédagogie (fonction de helpdesk);

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– la participation à la réalisation de publications;

– l’analyse de bonnes pratiques externes pertinentes pour l’action eTwinning et la liaison avec les promoteurs d’autres projets pouvant être liés à l’action eTwinning (en particulier, les projets financés par d’autres actions du programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie et du programme Erasmus pour tous).

3.3.3.2. Appui de l’action de l’Union européenne pour les écoles et établissements scolaires

Le présent chapitre couvre une série de services visant à assurer la visibilité de la politique et du programme de l’Union européenne en faveur des écoles et établissements scolaires et à les soutenir. Le contractant devra mettre à disposition des informations ainsi que des outils de recherche et de mise en correspondance de partenaires afin de faciliter la participation des différentes catégories de bénéficiaires potentiels (écoles et établissements scolaires, enseignants, autorités régionales, établissements de formation des enseignants, enseignants en formation, experts scolaires, décideurs politiques, etc.) aux différentes actions du futur programme Erasmus pour tous dans le domaine éducatif scolaire. La nature exacte des services couverts par le présent chapitre dépendra de la forme définitive de ce programme.

Le contractant accomplira les tâches suivantes, qui constituent les conditions minimales à satisfaire au titre du contrat.

– A) Liaison avec les parties prenantes

Le contractant devra adopter une approche proactive de la prestation des services prévus par le présent chapitre. Cette approche nécessitera en particulier une collaboration étroite avec l’EACEA et avec la direction générale «Éducation et culture» de la Commission européenne ainsi que la création de relations de travail adéquates avec d’autres parties prenantes telles que les agences nationales du programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie et du programme Erasmus pour tous et les partenaires des projets multilatéraux financés par l’Union européenne.

– B) Portail européen sur l’enseignement scolaire

Le contractant devra concevoir, développer, gérer et entretenir un portail européen sur l’enseignement scolaire. Ce portail devra faire office de point d’accès unique aux informations pertinentes pour les écoles et tous les acteurs intéressés par le secteur scolaire. Il doit notamment donner accès, via des liens assortis de commentaires, à:

– des actualités relatives à la politique et à l’action de l’Europe dans le domaine scolaire;

– des informations concernant le programme Erasmus pour tous30, comme une description des facteurs pertinents pour les écoles et établissements scolaires, des possibilités de financement, des appels à propositions, un calendrier des échéances, etc.;

– des documents pertinents pour la politique scolaire;

30 À partir de 2014, moyennant l’adoption définitive du programme.40

– des sources d’informations sur les systèmes scolaires, comme par exemple Eurydice31, Eurypedia32

– des liens vers des publications particulièrement pertinentes comme les Données essentielles sur l’éducation en Europe33;

– des ressources pour les écoles produites par la Commission européenne, comme l’Espace enseignants34 et le Coin des enfants35 du site Europa, et des ressources en provenance d’autres sources;

– des bases de données existantes ou nouvellement créées, des collections de produits et des galeries de bonnes pratiques découlant de projets financés par l’Union européenne, comme EVE36, European Shared Treasure37, les cartes Comenius38 ou toute autre base de données qui pourrait être créée à l’avenir.

Ce portail devra également comporter une rubrique «actualités» présentant des informations à jour sur la politique et l’action de l’Union européenne en matière scolaire, une rubrique consacrée aux événements relatifs à l’enseignement scolaire ainsi qu’une rubrique visant à diffuser les bonnes pratiques issues de l’actuel programme pour l’éducation et la formation tout au long de la vie et du futur programme Erasmus pour tous.

Dispositions générales et techniquesLe portail européen pour l’enseignement scolaire devra respecter les mêmes exigences générales, mutatis mutandis que la plate-forme eTwinning en ce qui concerne l’hébergement, l’accessibilité, la facilité d’utilisation, la mesure du trafic, les mises à jour et mises à niveau, et les prototypes et essais (voir le chapitre 3.3.3.1.B) Plate-forme eTwinning).

Le niveau de supervision ainsi que la fréquence de sauvegarde, le délai de remise en service après défaillance, le temps de réponse et la disponibilité devront être spécifiés dans le projet de contrat de niveau de service visé au chapitre 4.3.1.

L’offre doit spécifier clairement les procédures et scénarios prévus pour les essais portant sur la facilité d’utilisation, l’accessibilité et les performances techniques du portail.

Le coût spécifique de l’hébergement du portail doit être indiqué séparément sur le formulaire de budget.

1. Architecture d’information31 http://eacea.ec.europa.eu/education/eurydice/index_fr.php

32 https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/mwikis/eurydice/index.php?title=Home

33 http://eacea.ec.europa.eu/education/eurydice/documents/key_data_series/134EN.pdf

34 http://europa.eu/teachers-corner/index_fr.htm

35 http://europa.eu/kids-corner/index_fr.htm

36 http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/eve/index_fr.htm

37 http://www.europeansharedtreasure.eu/index.php?id_language=FR

38 http://www.comeniusmaps.eu/fr/pub/index.htm41

2. Versions linguistiques et traductions3. Production de contenu4. Rubrique «actualités»5.   Identification, sélection et présentation des bonnes pratiques dans l’action de l’Union européenne en faveur des écoles et établissements scolaires6. Promotion

1. Architecture d’information

Étant donné la diversité des groupes-cibles et des sources d’informations pour le portail, il est primordial que son contenu soit bien organisé et présenté selon une structure cohérente que les différentes catégories d’utilisateurs pourront facilement comprendre et parcourir. La navigation dans le portail doit également être facilitée par un moteur de recherche efficace. L’offre doit inclure une proposition portant sur l’architecture d’information et les composants du portail ainsi que des maquettes de ses différentes rubriques proposées.

2. Versions linguistiques et traductions

Le portail devra être multilingue. La navigation et les éléments statiques devront être disponibles en allemand, anglais, bulgare, croate, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois et tchèque. L’augmentation du nombre de versions linguistiques doit être prévue au cas où de nouveaux pays intègreraient l’Union européenne.

Pour faciliter la comparaison des offres, le prix de l’ajout d’une nouvelle langue doit être indiqué séparément en tant qu’option sur le formulaire de budget et ne sera pas pris en considération pour l’évaluation financière des offres.

Les liens vers les documents et sites web officiels devront couvrir toutes les langues disponibles.

Les informations dynamiques telles que les actualités, les interviews et les exemples de bonnes pratiques peuvent être publiées dans un plus petit nombre de langues: français, anglais, allemand, italien, espagnol et polonais. Les pages devront présenter une application intégrée permettant une traduction automatique dans d’autres langues.

Le nombre de pages originales (1 500 caractères sans espaces) à traduire dans ces langues chaque année par le contractant pour le portail sur l’enseignement scolaire est estimé à 100.

3. Production de contenu

La réussite du portail dépendra dans une large mesure de la pertinence, de l’exactitude, du caractère actuel et de la concision de son contenu. Le travail éditorial sera une partie importante des tâches du contractant. Le contractant, en étroite collaboration avec les parties prenantes concernées (EACEA, services de la Commission européenne, agences nationales chargées de l’exécution du programme au niveau national, BAN pour eTwinning), devra se montrer proactif dans la recherche d’informations pertinentes (y compris les informations à fournir par l’EACEA et la Commission européenne).

4. Rubrique «actualités»

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Le portail devra inclure une rubrique présentant des actualités sur la politique et l’action européennes. Ces actualités peuvent concerner, par exemple, la publication de documents et de rapports importants en matière de politique. Les nouvelles à publier sur le portail seront sélectionnées en collaboration avec les sources concernées et avec la personne de l’EACEA responsable du contrat. À titre de référence, le portail doit publier au moins trois nouvelles actualités par mois.

5.   Identification, sélection et présentation des bonnes pratiques dans l’action de l’Union européenne en faveur des écoles et établissements scolaires

Il s’agit d’une part importante des services à fournir. Le contractant, en étroite collaboration avec les services concernés de la Commission européenne, avec l’EACEA, les agences nationales Erasmus pour tous et les BAN d’eTwinning, devra identifier les bonnes pratiques développées dans le cadre du programme. Ces bonnes pratiques devront être traitées et présentées sur le portail sous une forme attrayante facilitant leur diffusion, par exemple sous la forme d’interviews, de vidéos, d’idées de projets et de «modules de projets» ou sous toute autre forme adéquate que le contractant pourra suggérer. À titre de référence, le contractant doit publier au moins un élément contenant un exemple de bonne pratique par mois. Les éléments plus anciens mais encore pertinents devront rester accessibles dans une rubrique d’archives.

Les soumissionnaires sont libres de suggérer leur propre vision et leurs propres méthodes pour la diffusion réussie de bonnes pratiques.

6. Promotion

La réussite du portail dépendra de sa capacité à attirer un grand nombre d’utilisateurs. C’est pourquoi le contractant devra lancer différentes activités promotionnelles afin de cibler efficacement le large public potentiel du portail et prendre des mesures permettant de suivre et de rendre compte de la participation croissante du public. Ces activités doivent viser à établir la réputation du portail en tant que source fiable et essentielle d’informations relatives à l’enseignement scolaire en Europe.

La stratégie de promotion devrait combiner des mesures en ligne et hors ligne, comme par exemple: – l’optimisation des moteurs de recherche;

– maintenir le portail utile, vivant et à jour par la génération permanente de contenu, y compris des actualités, des bonnes pratiques, des liens mis à jour et des bulletins d’information;

– avertir les utilisateurs des événements et échéances;

– encourager les utilisateurs à envoyer des informations du portail à leurs réseaux personnels;

– attirer une présence suffisante aux conférences et autres manifestations (par exemple, en distribuant des brochures promotionnelles);

– maximiser la présence sur l’internet du portail par des liens sur d’autres sites web pertinents (sites web des autorités scolaires régionales et nationales, des ministères de l’éducation, des agences nationales Erasmus pour tous, des BAN eTwinning, des associations d’enseignants, etc.).

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L’offre devra spécifier les mesures concrètes que le soumissionnaire compte prendre pour promouvoir le portail. Au plus tard neuf mois après la signature du contrat, le contractant présentera un plan de communication détaillé à l’approbation du comité de pilotage.

C) Espace de collaboration pour les décideurs politiques et autres parties prenantes

Le portail sur l’enseignement scolaire doit donner accès à des environnements protégés par mot de passe et conçus spécifiquement pour la collaboration en ligne des différents groupes de recherches et de politiques sur l’enseignement scolaire créés, promus ou soutenus par la Commission européenne, y compris les partenaires des grands projets multilatéraux. Ces environnements doivent permettre une navigation et une utilisation aisées et proposer des outils de collaboration à jour. Une aide contextuelle doit être disponible pour faciliter son utilisation.

Les fonctionnalités suivantes doivent en tout cas être disponibles: téléchargement de fichiers, messagerie, organisation de conférences, tableaux de messages, partage de fichiers, archives de fichiers et calendrier.

Les modérateurs de groupes dans les espaces de collaboration devront avoir la possibilité de rendre une partie ou la totalité de ces espaces publique pour les membres d’autres groupes, les utilisateurs d’eTwinning ou le grand public. Il convient de prévoir des mesures permettant aux décideurs politiques d’interagir avec la communauté enseignante.

L’offre doit inclure une proposition portant sur la structure générale et sur les fonctionnalités de l’espace de collaboration pour les décideurs politiques.

3.4. Exigences

3.4.1. Personnel

Le pouvoir adjudicateur estime qu’entre 1 800 et 2 400 personnes-jours seront nécessaires pour effectuer les tâches de façon satisfaisante. Sur ce total, il est prévu qu’un équivalent temps plein soit nécessaire pour chacun des experts clés énumérés ci-dessous. Le soumissionnaire reste libre de proposer toute autre allocation des ressources dont il pense qu’elle permettra d’atteindre au mieux les résultats attendus. L’équipe proposée par le soumissionnaire doit posséder les compétences linguistiques nécessaires pour effectuer les tâches. Les communications avec l’EACEA concernant le contrat se feront en anglais et/ou en français.

Experts clés

Le terme «expert clé» désigne tout expert ayant un rôle essentiel à jouer dans l’exécution du contrat. Les profils des experts clés pour le présent contrat sont décrits ci-dessous. Il n’est pas nécessaire que chacun de ces profils corresponde à une seule personne. Le même expert peut posséder les compétences et l’expérience requises pour remplir plusieurs rôles dans le cadre du contrat. De même, un même rôle peut être réparti entre deux experts ou plus si le soumissionnaire estime que cette approche est la meilleure façon d’obtenir les résultats souhaités. Les experts clés seront assistés par autant d’experts que le contractant le jugera nécessaire pour couvrir l’ensemble des questions et des pays faisant l’objet du marché. L’équipe proposée par le soumissionnaire doit posséder toutes les compétences et l’expérience décrites ci-après.

Expert clé 1: chef d’équipe du projet44

Le chef d’équipe du projet assurera la coordination générale du projet en étroite collaboration avec l’EACEA et avec le comité de pilotage. Il/elle devra jouer un rôle important dans la coordination du réseau de soutien eTwinning, gérer l’équipe chargée de l’exécution du contrat, être responsable de l’organisation générale, du suivi et de l’assurance qualité, et aider et contrôler les sous-traitants.

Il/elle doit posséder de l’expérience dans la gestion des différents volets de projets complexes liés au secteur scolaire.

Qualifications et compétences

– Diplôme universitaire

– Compétences en gestion d’équipes et de projets, notamment dans l’organisation de projets internationaux dans le domaine de l'enseignement scolaire

– Bonnes compétences conceptuelles, linguistiques, interpersonnelles et de communication

– Bonne connaissance de la politique et de l’action de l’Union européenne dans le domaine de l'enseignement scolaire

Expérience professionnelle

Au moins sept années d’expérience attestée dans la gestion de grands projets internationaux dans le domaine de l'enseignement scolaire.

Expert clé 2: responsable pédagogique

Cet expert sera chargé de superviser l’équipe pédagogique visée au point 3.3.3.1.F et de coordonner les tâches pédagogiques du contrat, y compris l’identification et la sélection des bonnes pratiques à mettre en vedette sur le portail scolaire et la plate-forme eTwinning.

Qualifications et compétences

– Diplôme universitaire en sciences de l’éducation ou pédagogie ou, alternativement, diplôme universitaire dans tout autre domaine et au moins 15 années d’expérience dans l’enseignement ou la gestion d’écoles

– Compétences en gestion d’équipes et de projets

– Bonnes compétences linguistiques, de communication et interpersonnelles

– Excellente connaissance des questions scolaires en Europe et de la politique et de l’action de l’Union européenne dans le domaine éducatif scolaire

Expérience professionnelle

Au moins cinq années d’expérience attestée dans de grands projets internationaux dans le domaine éducatif scolaire. Une expérience de travail directe dans un environnement scolaire est très souhaitable.

Expert clé 3: gestionnaire de communautés

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Le gestionnaire de communautés devra concevoir et mettre en œuvre la stratégie relative aux communautés en ligne et promouvoir l’implication et l’interaction des publics visés par le projet. Il/elle contribuera également à définir la politique de modération, rassemblera les commentaires des utilisateurs et participera activement à la modération des forums, blogs et événements en ligne pertinents.

Qualifications et compétences

Expert en médias sociaux titulaire d’un diplôme universitaire et possédant d’excellentes compétences interpersonnelles et de communication, capacité à encourager et à motiver d’autres personnes et bonne connaissance du domaine éducatif scolaire en Europe.

Expérience professionnelle

Au moins trois années d’expérience attestée dans la gestion de communautés en ligne. Une expérience de travail directe dans un environnement scolaire est très souhaitable.

Expert clé 4: responsable de la formation et du développement

Le responsable de la formation et du développement devra contribuer à l’identification des besoins en développement professionnel des enseignants, établir un plan de formation, organiser et gérer les différents possibilités de formation des enseignants prévues dans le cadre du contrat, sélectionner et soutenir les experts et les formateurs, et évaluer la réussite et le degré de satisfaction des participants.

Qualifications et compétences

Diplôme universitaire et bonnes compétences organisationnelles, linguistiques, interpersonnelles et de communication. Bonnes compétences en médias sociaux.

Expérience professionnelle

Au moins trois années d’expérience attestée dans un domaine pertinent (par exemple, en tant que formateur en ligne, formateur des enseignants, enseignant ou chargé de formation). Une expérience de travail directe dans un environnement scolaire est très souhaitable.

Expert clé 5: éditeur Web

L’éditeur web sera responsable du contenu et de la mise en œuvre de la politique éditoriale du portail eTwinning et du portail européen sur l’enseignement scolaire.

Qualifications et compétences

Diplôme universitaire et excellentes compétences rédactionnelles. Il/elle devra avoir une bonne maîtrise des bonnes pratiques d’écriture pour l’internet et maîtriser l’utilisation de systèmes de gestion de contenu fondés sur le Web. Bonne connaissance du domaine éducatif scolaire en Europe.

Expérience professionnelle

Au moins cinq années d’expérience attestée dans un domaine pertinent (par exemple, en tant qu’éditeur Web, journaliste, écrivain, formateur en ligne, formateur d’enseignants, enseignant

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ou chargé de formation). Une expérience de travail directe dans un environnement scolaire est très souhaitable.

Expert clé 6: développeur Web

Il/elle sera responsable de la conception, de la mise en page et du codage des sites web, du développement d’outils pour le Web et de la maintenance générale, du débogage et de l’amélioration permanente de la plate-forme technique dans une perspective axée sur l’utilisateur.

Qualifications et compétences

Diplôme universitaire et excellente connaissance des technologies de plate-forme web (matériel et logiciel). Bonne compréhension de la facilité d’utilisation du Web et des architectures d’information.

Expérience professionnelle

Au moins sept années d’expérience attestée dans le domaine du développement informatique.

Autres experts

L’exécution du contrat nécessitera également de l’expertise dans les domaines suivants: pédagogie, gestion de cours en ligne, conception éducative, développement Web, architecture d’information, administration de bases de données, conception graphique, interface utilisateur et expérience de l’utilisateur, optimisation des moteurs de recherche, écriture efficace, édition, organisation d’événements, traduction et gestion des traductions. L’offre doit prévoir des ressources suffisantes consacrées au développement et à la maintenance informatique ainsi qu’à l’administration de bases de données.

3.4.2. Moyens à fournir par le contractant

Le contractant s’assurera que les experts disposent du soutien et des moyens nécessaires, notamment en matière d’administration, de secrétariat, de traduction et d’interprétation, pour pouvoir se consacrer pleinement à leur mission.

3.5. Lieu

Les tâches seront effectuées dans les locaux du contractant ou à tout autre endroit constituant le lieu de travail principal des experts clés ou approprié pour des contributions à court terme, moyennant l’accord du pouvoir adjudicateur.

3.6. Rapports

3.6.1. Modalités d’établissement et de soumission des rapports techniques

Tous les rapports sont soumis à l’Agence en deux exemplaires imprimés et deux versions électroniques en anglais. Les fichiers électroniques sont au format Word pour Windows de Microsoft®.

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3.6.2. Rapport final

Le rapport final sera soumis dans un délai de 60 jours après l’achèvement des tâches prévues par le contrat.

L’Agence dispose d’un délai de 90 jours à compter de la réception pour approuver ou refuser le rapport final et payer le solde. En l’absence de commentaires de l’Agence dans les délais précisés, le rapport est considéré comme approuvé.

Le contractant dispose d’un délai de 30 jours pour présenter des informations complémentaires ou un nouveau rapport final tenant dûment compte de ces commentaires: soit il y donne suite de manière scrupuleuse, soit il précise les raisons pour lesquelles cela est impossible. Si la suite donnée ne satisfait pas l’Agence, le contractant sera invité à modifier le rapport jusqu’à ce que ce soit le cas.

Le rapport doit au moins comporter les éléments suivants:

une description détaillée et exhaustive de tous les services prestés et des résultats obtenus dans l’exécution de toutes les clauses du contrat;

une synthèse des principaux résultats, y compris une description des difficultés rencontrées, des solutions trouvées et des principales recommandations;

toutes les annexes nécessaires pour justifier les services prestés par rapport au calendrier établi et aux tâches prévues par le contrat.

3.7. Budget

Le montant maximum du budget disponible est de 2 000 000 EUR. En cas de renouvellement du contrat, le montant maximum du budget disponible pour les trois premiers renouvellements potentiels serait de 2 000 000 EUR par année.Pour les quatre renouvellements potentiels ultérieurs, le montant maximum du budget disponible pourrait être augmenté jusqu'à 2 500 000 EUR par année.

4. ÉVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHÉ

L’évaluation reposera sur les informations fournies par le soumissionnaire dans l’offre soumise en réponse au présent appel d’offres.

L’Agence se réserve le droit d’utiliser toute autre information provenant de sources publiques ou spécialisées. Toutes les informations seront évaluées à la lumière des critères définis dans le présent cahier des charges.

L’évaluation se fera par étapes, comme décrit ci-dessous. Seules les offres qui répondent aux exigences d’une étape passeront à l’étape suivante de l’évaluation. L’étape finale comprendra l’attribution du contrat.

Les étapes du processus d’évaluation sont les suivantes:

1. Exclusion de soumissionnaires

2. Sélection des soumissionnaires

3. Évaluation des offres Évaluation technique sur la base des critères d’attribution

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Évaluation financière4. Attribution du marché

4.1. Exclusion de soumissionnaires

L’objectif de ces critères est de déterminer si un soumissionnaire est autorisé à participer à la procédure d’appel d’offres en vertu des articles 93 et 94 du règlement financier (règlement n° 1605/2002 du Conseil du 25.6.2002, tel que modifié). Seront exclus de la participation à un marché les soumissionnaires:

(a) qui sont en état ou font l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

(b) qui ont fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

(c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;

(d) qui n’ont pas rempli les obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter;

(e) qui ont fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union;

(f) qui font actuellement l’objet d’une sanction administrative visée à l’article 96, paragraphe 1, du règlement financier (règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25.6.2002, tel que modifié).

Sont exclus de l’attribution d’un marché, les candidats ou les soumissionnaires qui, à l’occasion de la procédure de passation de ce marché:

se trouvent en situation de conflit d’intérêts;

se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n’ont pas fourni ces renseignements.

Les soumissionnaires doivent attester qu’ils ne se trouvent pas dans l’une des situations énumérées ci-dessus en complétant et en signant le formulaire de l’annexe 4 intitulé «Déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exclusion et à l’absence de conflit d’intérêts».

Dans le cas d’offres conjointes (consortium), chaque membre du consortium est tenu de soumettre les documents exigés. Les critères d’exclusion seront applicables à chacun des membres du groupe et au groupe même.

1) Le soumissionnaire retenu fournira aussi la preuve qu’il/elle ne se trouve pas dans l’une des situations décrites aux points a), b), d) et e) ci-dessus. Cette preuve doit prendre l’une des formes décrites aux points 2), 3) et 4) ci-dessous et doit être fournie dans un délai de deux semaines à compter de la réception de la communication du résultat de l’évaluation Si la

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preuve requise n’est pas fournie en temps utile, le pouvoir adjudicateur peut attribuer le marché au soumissionnaire classé en deuxième position à l’issue de l’évaluation.

2) En ce qui concerne les cas mentionnés aux points a), b) et e), un extrait récent du casier judiciaire est requis ou, à défaut, un document équivalent récent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d’origine ou de provenance, faisant apparaître que les exigences sont satisfaites. Si le soumissionnaire est une personne morale et que le droit national du pays dans lequel il est établi ne prévoit pas la fourniture de tels justificatifs pour les personnes morales, ces documents sont demandés pour les personnes physiques, comme les chefs d’entreprise ou administrateurs, ou toute personne investie de pouvoirs de représentation, de décision ou de contrôle pour le compte du soumissionnaire.

3) Pour le cas mentionné au point d) ci-dessus, des attestations ou courriers récents délivrés par les autorités compétentes de l’État concerné sont requis. Ces documents doivent prouver que le soumissionnaire a rempli ses obligations en matière de cotisations de sécurité sociale, impôts et taxes auxquels il est assujetti, notamment, par exemple, TVA, impôt sur le revenu (personnes physiques uniquement), impôt sur les sociétés (personnes morales uniquement) et cotisations de sécurité sociale.

4) En ce qui concerne les situations décrites aux points a), b), d) et e), lorsqu’un document visé aux paragraphes 2) et 3) ci-dessus n’est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, une déclaration solennelle, faite par l’intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d’origine ou de provenance.

5) Le pouvoir adjudicateur peut exonérer un candidat ou soumissionnaire de l’obligation de produire les preuves documentaires visées aux paragraphes 1) à 4) si de telles preuves lui ont déjà été présentées aux fins d’une autre procédure de passation de marché et pour autant que les documents en question n’aient pas été délivrés plus d’un an auparavant et qu’ils soient toujours valables.

En pareil cas, le candidat ou le soumissionnaire déclare sur l’honneur que les preuves documentaires ont déjà été fournies lors d’une procédure de passation de marché antérieure et qu’aucun changement n’est intervenu dans sa situation.

Le pouvoir adjudicateur peut imposer des sanctions administratives ou financières aux soumissionnaires qui se trouvent dans un des cas d’exclusion prévus ci-dessus, conformément aux articles 93, 94 et 96 du règlement financier (règlement n° 1605/2002 du Conseil du 25.6.2002, tel que modifié) et à l’article 134 b des modalités d’exécution (règlement n° 2342/2002 de la Commission du 23.12.2002, tel que modifié).

4.2. Sélection des soumissionnaires

4.2.1. Capacité professionnelle

Afin d’évaluer la capacité professionnelle du soumissionnaire, les informations suivantes doivent être fournies:

nom de l’entité juridique soumettant l’offre;

date de création de l’entité juridique soumettant l’offre;

copie des statuts;50

copie de l’inscription au registre du commerce (le cas échéant);

numéro de TVA (le cas échéant);

activités de l’entité juridique;

composition du conseil d’administration (le cas échéant);

certificat daté de moins de 90 jours, délivré par l’autorité compétente du pays du soumissionnaire, montrant que celui-ci a satisfait à toutes ses obligations fiscales et de sécurité sociale.

Dans le cas d’un consortium, tous les partenaires doivent fournir les informations requises.

4.2.2. Capacité économique et financière

Le soumissionnaire doit apporter la preuve qu’il possède des ressources économiques et financières suffisantes pour être à même d’exécuter les tâches du marché dans les délais indiqués dans le présent cahier de charges et conformément au calendrier de paiement défini dans le contrat type repris à l’annexe 1.

Afin d’évaluer la capacité financière du soumissionnaire, les informations suivantes doivent être fournies:

la présentation des bilans, y compris des comptes de résultats des deux derniers exercices clos, dans les cas où la publication des bilans est prescrite par la législation sur les sociétés du pays où l’opérateur économique est établi;

la déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires relatif aux services auxquels se réfère le marché réalisés au cours d’une période pouvant porter sur les trois derniers exercices tout au plus.

Dans le cas d’un consortium, tous les partenaires doivent fournir les informations requises.

4.2.3. Capacité technique

Le soumissionnaire doit satisfaire aux critères suivants:

1. posséder une expérience attestée dans la coordination, la gestion et l’organisation de projets internationaux et multilingues dans le domaine de l'enseignement scolaire;

2. justifier d’au moins trois ans d’expérience dans la prestation de services pédagogiques dans le domaine de l'enseignement scolaire au niveau international;

3. justifier d’une expérience d’au moins trois ans dans le domaine de l’hébergement de services Web et dans le développement, la gestion et la maintenance de portails et de bases de données dans le domaine de l’enseignement scolaire. Le soumissionnaire doit fournir des preuves de projets achevés et réussis faisant intervenir divers services d’intégration de sources de données, d’hébergement de services Web (ou contrôle de prestataire de service d’hébergement) et des applications Web publiques à grande échelle;

4. justifier d’une expérience de la prestation de services de communication et de promotion dans le domaine de l'enseignement scolaire;

5. disposer des experts requis visés au point 3.4.1 du présent cahier de charges;51

6. disposer du matériel technique nécessaire pour l’exécution du contrat;

7. disposer d’un système d’assurance qualité.Afin d’évaluer la capacité technique du soumissionnaire, les informations suivantes doivent être fournies:

l’indication des titres d’études et des qualifications professionnelles (CV) du soumissionnaire et/ou des cadres de l’entreprise et, en particulier, du ou des responsables de la prestation des services;

une liste des principaux services prestés au cours des trois dernières années, indiquant les montants en jeu, les dates et si les destinataires relèvent du secteur public ou privé;

un rapport d’activités couvrant les trois dernières années une description de l’équipement technique que l’entreprise utilisera pour réaliser le

marché; l’indication des techniciens ou des organismes techniques participants, qu’ils soient ou

non intégrés à l’entreprise, en particulier de ceux qui sont responsables du contrôle de la qualité.

Dans le cas d’un consortium, tous les partenaires doivent fournir les informations requises.

4.3. Évaluation des offres

Les offres seront évaluées sur la base des critères énumérés ci-dessous.

Les évaluations technique et financière seront notées chacune sur 100 points. Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l’offre présente le meilleur rapport qualité-prix.

4.3.1 Évaluation technique

Les deux critères qualitatifs suivants seront évalués:

4.3.1.1. La qualité, la créativité et l’incidence globales de l’offre, ainsi que sa pertinence par rapport aux objectifs et aux résultats définis dans le présent cahier des charges (60 points):

a) compréhension des objectifs du marché et de la tâche à réaliser (10 points);

b) créativité et contribution propre à la réalisation des objectifs du marché (10 points);

c) pertinence et qualité de la méthodologie proposée pour la prestation des services d’assistance centralisés pour eTwinning (20 points);

d) pertinence et qualité de la méthodologie proposée pour la prestation des services d’appui de l’action de l’Union européenne pour les écoles et établissements scolaires (20 points).

4.3.1.2. La qualité et l’adéquation de la proposition technique et des dispositions organisationnelles, y compris l’aptitude du personnel pour les tâches (40 points).

a) qualité et adéquation de l’infrastructure technique consacrée à l’exécution du contrat (20 points);

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b) adéquation de l’organisation de l’équipe chargée d’accomplir les tâches requises (20 points).

Le critère 4.3.1.1. sera évalué sur la base des éléments suivants:

une méthodologie à fournir par le soumissionnaire et indiquant comment le soumissionnaire compte réaliser les objectifs et obtenir les résultats décrits au chapitre 3. Cette méthodologie doit notamment couvrir: la compréhension de l’objectif et de la nature des tâches à effectuer, le calendrier, l’organisation du travail, l’attribution des différentes tâches aux membres de l’équipe, l’évaluation préliminaire des difficultés probables et les résultats probables;

un document stratégique préparé par le soumissionnaire et décrivant son approche des possibilités et difficultés liées à l’action eTwinning, de son amélioration et de son expansion;

un document stratégique préparé par le soumissionnaire et décrivant son approche de l’appui de la politique et de l’action de l’Union européenne en faveur des écoles et établissements scolaires;

une explication détaillée des caractéristiques principales des plates-formes et portails Web proposés et de l’architecture prévue, avec un exemple des concepts proposés;

une explication des moyens à mettre en œuvre pour rendre le portail attrayant pour les publics ciblés et pour augmenter le nombre de visiteurs et leur taux de retour;

une méthodologie pour la création et la gestion de contenu, ainsi que pour la collecte d’informations pertinentes, exactes et actuelles à publier sur les portails;

une description des ressources et des procédures proposées pour assurer un véritable multilinguisme, ainsi qu’un niveau élevé de qualité rédactionnelle et linguistique du portail;

un plan de communication et de promotion dans lequel figurera une synthèse des activités conçues pour promouvoir l’action eTwinning et l’action de l’Union européenne en faveur des écoles et établissements scolaires;

une description de la façon dont le soumissionnaire compte coordonner le réseau de soutien eTwinning;

une description de la façon dont le soumissionnaire compte gérer les communautés en ligne et proposer des services de développement professionnel aux enseignants.

Le critère 4.3.1.2. sera évalué sur la base des éléments suivants:

une description de l’infrastructure technique que le soumissionnaire compte attribuer au projet;

une liste des logiciels que le soumissionnaire propose d’utiliser pour le projet;

un projet de contrat de niveau de service dans lequel le soumissionnaire précisera le niveau de sécurité et de disponibilité qu’il compte assurer pour les services Web proposés;

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la définition du rôle confié à chaque membre de l’équipe.

Les offres qui obtiennent un score total inférieur à 65 points pour les critères qualitatifs seront exclues.

En outre, toute offre qui obtient un score inférieur à 50 % du nombre maximum de points disponibles pour l’un des deux critères qualitatifs sera écartée.

4.3.2.Évaluation financière

Des points seront attribués aux offres qualifiées pour l’évaluation financière, selon la formule suivante:

100 points seront octroyés à l’offre économiquement la plus avantageuse;

la formule suivante sera appliquée aux autres offres:(offre économiquement la plus avantageuse/prix de l’offre en question) x 100.

4.4. Attribution du marché

Le marché sera attribué au soumissionnaire avec l’offre présentant le meilleur rapport qualité-prix.

Cela sera calculé en multipliant:

le résultat de l’évaluation technique (nombre de points) par 0,65;

le résultat de l’évaluation financière (nombre de points) par 0,35.

5. CONDITIONS GÉNÉRALES POUR L’ATTRIBUTION DU MARCHÉ

1. Marché

Le contrat prendra la forme d’un contrat de service basé sur le modèle de contrat annexé au présent cahier des charges, modifié et complété en fonction de l’offre sélectionnée, à laquelle les conditions générales définies dans le modèle de contrat ci-joint s’appliqueront. Le contrat sera signé par les représentants autorisés de l’Agence et du soumissionnaire.

Dans le cas d’un consortium, chaque contrat sera signé par le chef du consortium au nom de tous les membres du consortium. Chaque membre signera une déclaration approuvant la signature du contrat par le chef du consortium.

2. Absence d’obligation d’attribuer le marché

Le lancement d’une procédure de marché n’implique pas, pour l’Agence, l’obligation d’attribuer le marché.

L’invitation à soumissionner ne crée aucun engagement de la part de l’Agence. L’obligation contractuelle de l’Agence ne prend naissance qu’à la signature du contrat avec le soumissionnaire retenu.

Jusqu’à la signature du contrat, l’Agence peut soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché, sans que les soumissionnaires puissent prétendre à une

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quelconque indemnisation. Cette décision doit être motivée et portée à la connaissance des soumissionnaires.

6. PUBLICATION

Les droits relatifs aux rapports ainsi qu’à leur reproduction et à leur publication restent la propriété de l’Agence. Aucun document basé, entièrement ou en partie, sur le travail réalisé dans le cadre du marché attribué à l’issue du présent appel d’offres ne peut être publié sans l’approbation écrite formelle préalable de l’Agence.

7. DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Les soumissionnaires sont invités à lire attentivement les clauses spéciales relatives aux droits de propriété intellectuelle (DPI) contenues dans le contrat type (annexe 1) et notamment aux articles I.9, I.10 et II.10.

Tout produit qui n’est pas entièrement créé aux fins du marché doit être indiqué clairement dans l’offre. L’offre doit fournir des informations concernant l’importance des produits préexistants, leur origine, le moment où les droits les concernant ont été acquis et la façon dont ces droits ont été acquis.

8. PLAGIAT

Dans l’offre, toutes les citations ou informations provenant de sources externes et sur lesquelles des parties tierces peuvent faire valoir des droits doivent être clairement indiquées (publication des sources avec lieu et date, créateur, numéro, titre complet, etc.) d’une façon permettant de les identifier facilement.

9. ANNEXES (FOURNIES SÉPARÉMENT)

Sont annexés au présent cahier des charges et en font partie intégrante les documents suivants:

Annexe 1: Contrat type (pour information)

Annexe 2: Informations concernant le soumissionnaire/sous-traitant (un exemplaire devra être rempli et signé par le soumissionnaire et par chacun des sous-traitants, le cas échéant)

Annexe 3: Ventilation des prix et du budget (à remplir et à signer par le soumissionnaire)

Annexe 4: Déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exclusion et à l’absence de conflit d’intérêts (à remplir et à signer par le soumissionnaire)

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