Intervention Qweeby CCI Bordeaux

Dématérialisez vos factures clients

avec Qweeby

CCI Bordeaux – 15 mars 2011

Hanane Benali,

Relation client Qweeby

[email protected]

www.qweeby.com

© QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée

La dématérialisation de factures

Dématérialisation non fiscale

Dématérialisation fiscale

Emission Réception

Envoi d’un PDF

par e-mailNumérisation

EDI (art. 289 bis du CGI)

ou

Fichier signé (art. 289-V du CGI)

Accord du client

nécessaire

Suppression du

papier

Qweeby


Accord du client

nécessaire

Suppression du

papier

PDF par e-mail n’est pas PDF signé

Dématérialisation non fiscale

Dématérialisation fiscale

Emission Réception

Envoi d’un PDF

par e-mailNumérisation

EDI (art. 289 bis du CGI)

ou

Fichier signé (art. 289-V du CGI)

Avantage : l’émetteur gagne

l’impression et le timbre

Inconvénient : contestable par

le fisc en cas de contrôle

(risque de requalification de

TVA et IS) + risques sur la

transmission

Avantage : l’émetteur gagne

l’impression et le timbre

Inconvénient : aucun

La facture au format PDF est

authentifiée par une

signature électronique qui

garantit également son

intégrité


Générer une facture PDF signé

Produire la facture

à partir des outils

de facturation

Signer

électroniquement

la facture

Déposer la facture

au coffre fort

électronique (pas obligatoire mais fortement

recommandé)

Transmettre la

facture au

destinataire

Réaliser manuellement une facture PDF signé est complexe !

Et totalement inapplicable lorsqu’il faut en générer un nombre important

Le temps passé dépasse le gain en papier et coûts d’affranchissement

Un outil qui s’insère dans le processus de facturation est nécessaire ! Prendre en charge les manipulations, aussi simplement que l’impression

Pour prendre en charge la transmission de manière tracée et sécurisée


Et pour le destinataire…?

« Je reçois un e-mail avec ma facture en PDF signé…

Qu’est-ce que j’en fais ?

Je l’imprime…

Je ressaisis les données…

Je la met au coffre…

… Où est le gain ?

… Comme avant !

… Si j’en ai un !

Il faut proposer au destinataire un avantage réel, concret,

autre que le sauvetage d’arbres !

L’utilisation du PDF signé par son destinataire est d’un intérêt limité

Quel est son gain réel au changement ?


La réponse Qweeby

Prise en charge de la facture au format PDF en sortie

de l’outil de Facturation

Déclenchement de la signature puis transmission

automatique à la plateforme Qweeby

Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération

d’un fichier d’intégration technique XML

Transmission au destinataire par un protocole

sécurisé ou via la plateforme QweebyNET


La réponse Qweeby

Prise en charge de la facture au format PDF en sortie

de l’outil de Facturation

Déclenchement de la signature puis transmission

automatique à la plateforme Qweeby

Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération

d’un fichier d’intégration technique XML

Transmission au destinataire par un protocole

sécurisé ou via la plateforme QweebyNET

Le destinataire peut

insérer la facture

dans ses outils sans

devoir la ressaisir

Vous disposez d’une

traçabilité complète et

pouvez relancer sans

envoyer de courrier


Vous profitez ainsi des gains de la

dématérialisation fiscale de factures

Vos avantages et bénéfices Les avantages pour vos clients

Réduction de vos frais généraux :• Moins de papier et d’impressions (encre,

énergie, usure…)• Moins d’affranchissement• Moins d’archives à stocker

Réduction de vos coûts opérationnels• Moins de manipulations d’envoi• Moins de manipulations de classement

Fiabilisation de votre facturation• Réduction des temps de transmission• Sécurisation et traçabilité complète des flux

Impact positif sur votre image• Développement durable et réduction de votre

empreinte carbone• Moderne et progressiste

Création d’un avantage concurrentiel• Facteur différentiant• Généralisation des demandes des donneurs

d’ordres (distribution, automobile…)

Réduction de leurs coûts opérationnels :• Moins de manipulations en réception

• Pas de ressaisies

• Automatisation des processus de traitement

• Moins de manipulations de classement

• Moins d’archives à conserver

Fiabilisation de leur gestion des paiements • Fiabilisation de leur circuit de validation des

factures (et réduction du cycle de traitement)

• Fiabilité des données de facturation


Les 5 partis pris de Qweeby

⃞ Dans les petites structures, c’est l’utilisateur qui met en œuvre sans équipe projet interne (ou externe)

⃞ L’environnement technique des petites entreprises est peu mature et contraint (coût)

⃞ Les entreprises ont (heureusement) de nombreux clients différents à facturer

⃞ L’avenir de la récupération des données en réception est limité

⃞ La dématérialisation requiert de l’interopérabilité (formats, certificats, protocoles, archivages…)

a

a

a

a

a

Permettre à l’utilisateur de mettre en œuvre seul directement à partir de son outil

Limiter les interventions techniques au minimum en centralisant la complexité

Rendre évidente et fluide la cohabitation des différents modes de facturation

Préparer les données selon les destinataires ou les standards

Se focaliser sur le processus et garantir l’interopérabilité avec les outils des utilisateurs


Qweeby, un dispositif complet de

dématérialisation, simple et évident

Vous…

Qweeby

Vos clients…

Protocole

automatisé

Transmission

de l’archive

Transmission

automatique (SSL)

Vous déposez vos factures

PDF issues de votre outil usuel

dans la boite d’envoi installée

sur votre poste de travail

Qweeby vous présente les

factures pour les signer (avec

votre certificat)

Qweeby identifie le destinataire de la

facture, la prépare au format attendu par lui

et lui transmet, soit directement par un

protocole automatisé, soit via la plateforme

QweebyNET (avec notifications et suivi)

Vos factures signées sont

automatiquement transmises

au dispositif Qweeby qui les

prend en charge et les

dépose dans votre coffre*

* Si vous disposez d’un coffre ou si vous avez opté pour la mise à disposition d’un coffre par un opérateur d’archivage légal partenaire de Qweeby

Plateforme

QweebyNET


Qui répond à tous les cas de figure…

Archivage

électronique

Prise en charge

des pièces jointes

Découpage de

PDF

Traitement en lot

Traitement

intégral

Application de l’IF

11/01/2007

Format

d’intégration

supplémentaire

Synthèse

comptable

Vous n’avez pas de coffre fort électronique…?

Vous joignez des pièces jointes à vos factures…?

Votre outil génère des PDF regroupant toute votre

facturation… ?

Vous générez beaucoup de factures et la signature

unitaire vous rebute… ?

Faire le tri entre les factures à dématérialiser et les

factures à imprimer vous gêne… ?

Vous souhaitez dématérialiser l’intégralité de votre

archive de facturation… même pour les envois papier ?

Vous souhaitez proposer à vos clients un format

spécifique ?

Vous souhaitez obtenir une synthèse de la facturation

pour votre comptable… ?

Options


Présentation de la facture

via QweebyNET :

- Notification au client

- Relances automatiques

- Relances manuelles

- Suivi de consultation

Transmission par protocole

hautement sécurisé et tracé

… et pour tous vos clients*

* L’acceptation de la dématérialisation par le client est nécessaire ; la validation de CGV

stipulant la dématérialisation fiscale selon l’article 289-C du CGI vaut accord

Identification automatique

du destinataire et du mode

de transmission

GS1 XML

Vos clients donneurs d’ordres

Tous vos autres clients


Retour d’expérience…

Mise en œuvre

• Accompagnement : la dématérialisation est un sujet spécifique qui requiert un accompagnement par des spécialistes

• Rigueur : la mise en œuvre de la dématérialisation impose quelques manœuvres dans l’outil de facturation pour normaliser les comptes clients et le format des factures (et avoirs)

• Disponibilité : les opérations requises par la mise en œuvre de la dématérialisation peuvent être réalisées rapidement si on s’en donne les moyens

Utilisation

• Accompagner les utilisateurs : pour

éviter les fausse manœuvres et les

erreurs impactant le processus de

dématérialisation

• Déployer : pour tirer pleinement parti

de la dématérialisation il faut le faire

avec un maximum de clients

• Mettre en avant : la dématérialisation

peut être un atout concurrentiel qu’il ne

faut pas négliger


Repères pour réussir votre projet

Se doter d’un certificat à multiples usages (incluant les téléprocédures), par exemple un certificat ChamberSign

Se doter d’un dispositif d’archivage légal à valeur probatoire

Se renseigner sur les attentes de vos grands clients qui peuvent déployer la

dématérialisation de leur côté

Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour

réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)

Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer

Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils

impriment autant (si pas plus) qu’avant

Mettre dans vos CGV le fait que vous dématérialisez fiscalement vos

factures

Démonstration


Déroulé de mise en œuvre

Fourniture de factures (et avoirs) en PDF pour pré-paramétrer

Validation par des clients donneurs d’ordres destinataires

Mise en œuvre et activation

Période de « test »

GO


Qweeby, une approche tarifaire

souple et modulaire

1- Choisissez votre

configuration

2- Choisissez votre

formule

3- Economisez

chaque mois

Payez selon votre utilisationConstruisez le Qweeby qui vous convient

Choisissez la formule qui correspond

à votre besoin

Chaque formule se décline :

• Avec report d’un mois sur l’autre de la

non-consommation : pour les activités

stables

• Avec lissage annuel : pour les activités

saisonnières ou pour monter en

puissance progressivement

La version de base de Qweeby, sans

frais de mise en œuvre, vous offre

toutes les fonctionnalités utiles et

nécessaires pour démarrer la

dématérialisation de vos factures

Des options vous permettent

d’adapter Qweeby à votre utilisation et

de vous simplifier la dématérialisation


Fonctionnalités de base de Qweeby

Pour toutes les formules…

- Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF)

- Signature au fil de l’eau (par facture) avec le

certificat de l’utilisateur

- Prise en charge des factures directement sur votre

poste de travail (pas de connexion à un site Internet)

- Transmission automatisée à vos clients distributeurs

(Auchan, Carrefour ; autres en préparation)

- Dépôt automatisé dans votre coffre fort électronique

ou envoi de l’archive légale par voie mail (si pas de

coffre fort électronique)

- Nombre d’utilisateurs illimité

- Accompagnement à la mise en œuvre et support

technique à distance

- Conversion automatique des PDF en un flux

d’intégration technique (format standard XImport)

- Transmission tracée via la plateforme Qweeby NET

- Nombre de clients sur Qweeby NET illimitéAucun coûts de

mise en œuvre

Enregistrez vos

factures sous

forme PDF

Déposez les

dans la boite

d’envoi Qweeby

Signez les et…

c’est tout


Fonctionnalités en options

SANS COÛTS DE

MISE EN OEUVREOptions Packs Optionnels

Standard Opale Onyx Ophite Organdi

Nombre d’utilisateurs illimité X

Transmission automatisée à vos clients distributeurs (Auchan,

Carrefour ; autres en préparation)X

Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF) X

Signature au fil de l’eau (par facture) avec le certificat de l’utilisateur X

Dépôt automatisé dans le coffre fort électronique de l’émetteur

(souscrit chez un partenaire de Qweeby) ou envoi de l’archive légale

par voie mailX

Traçabilité complète des flux X

Accompagnement à la mise en œuvre et support technique à distance X

Transmission tracée des factures via la plateforme QweebyNET X

Nombre de clients destinataires illimité X

Conversion automatique des PDF en un flux d’intégration technique

(format standard XImport)X

Découpage de PDF pour constituer des PDF unitaires à partir d’un run

de facturationX X

Traitement en lot de factures X X X X

Traitement intégral du flux de factures X X X X

Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 X X X

Mise à disposition d’un coffre fort électronique X

Synthèse comptable mensuelle X

Prise en charge des pièces jointes X

Format d’intégration supplémentaire X


Questions / Réponses…

Q Est-il nécessaire de se

connecter à un site Internet

pour dématérialiser mes

factures avec Qweeby ?

R NON Avec Qweeby tout se fait sur votre poste de travail. Vous faites vos

factures et, au lieu de les imprimer, vous les glissez au format PDF dans la

boite d’envoi, vous les signez et c’est tout ! Avec le traitement en lot (option),

cela prend quelques secondes même pour une grande quantité de factures.

Q Pourquoi dois-je signer

mes factures ?

R La signature électronique des factures est une obligation légale pour leur

donner valeur fiscale et juridique. Qweeby applique les dispositions légales et

ne signe pas vos factures pour votre compte*.

** L’autorité d’émission de ce certificat doit être agréée par le Ministère des Finances et le certificat doit être au minimum de classe 2 ; consultez nous pour vérifier que

votre certificat est compatible

Q Est-il possible de grouper

plusieurs factures (pour un

même client) dans un PDF ?

R NON Chaque PDF ne peut contenir qu’une facture, même pour un même

client (art. 289-V du CGI). C’est pour cela que Qweeby vous propose (option)

de gérer le découpage de vos PDF contenant plusieurs factures.

Q Dois-je obligatoirement

utiliser le certificat de

signature Qweeby ?

R NON Qweeby ne propose pas de certificat en particulier. Vous pouvez donc

utiliser celui que vous souhaitez**, par exemple le certificat fourni par votre

banque. Si vous n’avez pas de certificat, Qweeby vous aide à vous en

procurer un auprès de son partenaire ChamberSign France.

* Sauf dans le cadre du GS1 XML car la signature est apposée après traitement du PDF pour sa conversion au format GS1 XML

Q L’archivage électronique à

valeur probatoire est-il

obligatoire ?

R NON Dans le cadre du fichier électronique signé (art. 289-V du CGI) il n’est

pas explicitement obligatoire. Il est cependant fortement recommandé car

vous devez conserver vos fichiers signés de manière à en garantir

durablement l’intégrité et l’authenticité.


Qweeby en quelques points clés

Une offre modulaire conçue pour les

petites et moyennes entreprises

Une expertise de la dématérialisation

à valeur légale de documents

Un service client habitué à

accompagner les petites entreprises

Le respect des standards

d’interopérabilité

Des partenariats

avec des acteurs de

référence

Des connexions avec

les grands donneurs

d’ordres prescripteurs

Un modèle économique adapté aux

petites structures

La maîtrise des protocoles

techniques (EDI, PKCS, XAdES,

AS2…)


Nos partenaires

Merci de votre attention

www.qweeby.com

SAS au capital de 121 400 €

16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne

Tarifs Qweeby


Fonctionnalités en option*V

ers

ion

sta

nd

ard

Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ;

supplément mensuel en sus

Archivage

électronique

Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de

consommation…) ; supplément mensuel en sus

Prise en charge des

pièces jointes

Découpage d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en

n PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le

numéro de la factureDécoupage de PDF

Traitement d’un coup d’un lot de factures (une seule opération de

signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de

l’eau par défaut)Traitement en lot

Identification automatique des factures à dématérialiser et

déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie

postale sur votre imprimanteTraitement intégral

Dématérialisation totale de votre archive de facturation (y compris

pour les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort

électronique et le traitement intégral


11/01/2007

Mise en place d’un format de conversion des données de facturation

(à destination du client destinataire de la facture) autre que le format

proposé par défaut XImport

Format d’intégration

supplémentaire

Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée

sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage

selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus

Synthèse

comptable

300 €

300 €

800 €

500 €

250 €

250 €

300 €

Caution 50 €

Les options peuvent être mises en œuvre à tout moment pour accompagner la montée en

puissance de la dématérialisation de vos factures

* Paiement à la mise en œuvre


Ve

rsio

n s

tan

da

rd

Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ;

supplément mensuel en sus

Archivage

électronique

Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de

consommation…) ; supplément mensuel en sus

Prise en charge des

pièces jointes

Découpe d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en n

PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le

numéro de la factureDécoupage de PDF

Traitement d’un coup d’un lot de facture (une seule opération de

signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de

l’eau par défaut)Traitement en lot

Identification automatique des factures à dématérialiser et

déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie

postaleTraitement intégral

Dématérialisation totale votre archive de facturation (y compris pour

les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort

électronique et le traitement intégral


11/01/2007

Mise en place d’un format de conversion des données de facturation

(à destination du client destinataire de la facture) autre que le format

proposé par défaut XImport

Format d’intégration

supplémentaire

Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée

sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage

selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus

Synthèse

comptable

Offres packagées

Les pack correspondent à la mise en œuvre conjointe des options concernées. Les packs

peuvent être mis en œuvre à tout moment

Pack Opale

500 € HT

Pack Ophite

950 € HT

Pack Onyx

1100 € HT

Pack Organdi

1 250 € HT

300 €

300 €

800 €

500 €

250 €

250 €

300 €

Caution 50 €


Détail des packages

Onyx, Opale et Ophite

Ce pack permet le traitement d’un coup

des envois de factures dématérialisées

lorsque votre outil de facturation génère

des lots de factures par client ou par

période.

Dans ce cas, vous confiez ce lot de

factures à Qweeby et en quelques

secondes l’ensemble des factures

confiées pour dématérialisation sont

dématérialisées et transmises.

Plus rapide que l’impression papier !

(sans compter la mise sous pli puis

l’affranchissement)

Pack Opale Pack Ophite Pack Onyx

Ce pack permet l’application de l’instruction fiscale du 11 janv. 2007 qui

autorise la conservation sous forme électronique (sous conditions

techniques particulières) de toutes vos factures émises y compris les envois

courrier. Toutes vos factures sont prises en charge par Qweeby, qui fait le tri automatiquement… et seules les

factures destinées aux clients refusant la dématérialisation sont imprimées sur

votre imprimante pour envoi postal. Toute votre archive est déposée dans

votre coffre fort électronique.

Ce pack permet la prise en charge

intégrale de votre flux de facturation par

Qweeby. Vous confiez toutes vos

factures à Qweeby, quelques clics pour

signer les factures et :

-Les factures des clients acceptant la

dématérialisation sont identifiées et

transmises électroniquement

-Les autres (clients refusant la démat. )

sont imprimées en deux exemplaires

sur votre imprimante (un pour l’envoi

courrier et un pour archive)

Bénéfices :

Gain de temps

Simplicité

Facilité

Bénéfices :

Economie

Gain de temps

Facilité

Confort

Bénéfices :

Economie

Gain de temps

Simplicité

Facilité

Coffre fort

électronique

requis

Coffre fort

électronique

requis


Pack Organdi

Confiez toutes vos factures à Qweeby et réduisez sensiblement votre coût

de facturation :

- Traitement de l’intégralité de votre facturation en quelques secondes

- Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 : toute votre archive de facturation est dématérialisée et déposée automatiquement dans votre coffre fort électronique (y compris la part envoyée par courrier)

- Les factures de vos clients acceptant la dématérialisation sont automatiquement prises en charge pour être transmise par une voie électronique tracée et sécurisée

- Les factures pour vos clients n’ayant pas encore accepté la dématérialisation sont imprimées sur votre imprimante en un seul exemplaire… pour partir par courrier

- L’intégralité de votre archive de facturation est dans votre coffre fort électronique : vous la consultez en quelques clics, à tout moment et où que vous soyez… sans poussière ou manipulations fastidieuses

Une seule manœuvre et tout votre flux est traité !

Aussi simple que l’impression et l’envoi papier…

…mais tellement plus rapide et économique à l’usage !


Détails des tarifs des formules

Tarifs mensuels HT en Euros Oxymel+ Oxygène+ Ozone+ Orgon+ Olium+

Mode Report

Volume mensuel compris dans la formule 20 50 100 400 1000

Coût mensuel de la formule 20 € 35 € 60 € 200 € 450 €

Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 €

Mode Lissé

Volume annuel compris dans la formule 240 600 1 200 4 800 12 000

Coût mensuel de la formule 25 € 40 € 70 € 225 € 500 €

Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 €

Option Pièces jointes 5 € 10 € 15 € 50 € 100 €

Option Archivage - 20 € 40 € 80 € 200 €

Option Synthèse Comptable 2 € 5 € 10 € 30 € 50 €

* Coût mensuel (HT en Euros) pour un engagement 12 mois ; Seuls les flux transmis par voie électronique sont comptés ; Unité de compte : la facture (quel que soit son nombre de pages) ;

Paiement mensuel par prélèvement automatique le 20 du mois ; Facture électronique selon l’art. 289-V du CGI ; Changement de formule autorisé à la hausse (illimité) et à la baisse (limité à un

changement par période de 12 mois) ; Pour des volumes supérieurs à 15 000 factures dématérialisées émises / an, nous consulter ; Le solde non consommé en fin de période ne donne pas

lieu à remboursement

** Les options « Pièces Jointes » et « Synthèse Comptable » sont soumises à des frais de mise en œuvre indiqués dans les tarifs des options

Merci de votre attention

www.qweeby.com

SAS au capital de 121 400 €

16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne

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Business

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