Interconnexion ENT Léa‑Nouvelle Aquitaine/BCDI/e sidoc · E-SIDOC 26/06/2017 ENT Léa et e-sidoc...
15
INTERCONNEXION ENT LÉA-NOUVELLE AQUITAINE / BCDI / E-SIDOC 26/06/2017 ENT Léa et e-sidoc Documentation sur les procédures à suivre pour mettre en place l’authentification unique entre e-sidoc et l’ENT Léa-Nouvelle Aquitaine. A. INTÉRÊTS DE L’INTERCONNEXION ................................................................................... 1 1. Démarches administratives ........................................................................................................................ 1 B. EXPORT DES UTILISATEURS DE L’ENT AU FORMAT BCDI ................................................. 2 C. INSERTION DES DONNÉES EXTRAITES DE L’ENT DANS BCDI ........................................... 4 1. Aide Contextuelle........................................................................................................................................ 4 2. Accéder à la fonction de mise à jour des emprunteurs........................................................................ 5 3. Mise à jour des emprunteurs ..................................................................................................................... 6 4. Export vers e-sidoc...................................................................................................................................... 9 5. Traitement des emprunteurs mis à l’ecart ............................................................................................... 9 D. ACTIVATION DE L’AUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC / ENT .................................... 11 1. Accéder à la fonction d’activation ........................................................................................................ 11 2. Activation de l’interconnexion entre l’ENT et e-sidoc ........................................................................ 11 3. Cas général d’authentification............................................................................................................... 12 4. Cas des personnes non-enregistrées dans BCDI ................................................................................. 12 5. Cas particulier de l’accès « Administrateur » d’e-sidoc ................................................................... 13 E. ACCÈS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS L’ENT ...................................................................... 14 F. CONTACTS ........................................................................................................................ 14
Transcript of Interconnexion ENT Léa‑Nouvelle Aquitaine/BCDI/e sidoc · E-SIDOC 26/06/2017 ENT Léa et e-sidoc...
INTERCONNEXION ENT LEacuteA-NOUVELLE AQUITAINE BCDI
E-SIDOC
26062017 ENT Leacutea et e-sidoc
Documentation sur les proceacutedures agrave suivre pour mettre en place lrsquoauthentification unique entre e-sidoc et lrsquoENT Leacutea-Nouvelle Aquitaine
A INTEacuteREcircTS DE LrsquoINTERCONNEXION 1 1 Deacutemarches administratives 1
B EXPORT DES UTILISATEURS DE LrsquoENT AU FORMAT BCDI 2
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI 4 1 Aide Contextuelle 4
2 Acceacuteder agrave la fonction de mise agrave jour des emprunteurs 5
3 Mise agrave jour des emprunteurs 6
4 Export vers e-sidoc 9
5 Traitement des emprunteurs mis agrave lrsquoecart 9
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT 11 1 Acceacuteder agrave la fonction drsquoactivation 11
2 Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc 11
3 Cas geacuteneacuteral drsquoauthentification 12
4 Cas des personnes non-enregistreacutees dans BCDI 12
5 Cas particulier de lrsquoaccegraves laquo Administrateur raquo drsquoe-sidoc 13
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT 14
F CONTACTS 14
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 1
A INTEacuteREcircTS DE LrsquoINTERCONNEXION La mise en place de lauthentification unique entre lENT et e-sidoc est un eacuteleacutement de confort appreacuteciable pour les utilisateurs de ces outils Elle leur permet dacceacuteder agrave lensemble des ressources geacutereacutees par ces deux portails agrave laide dune seule authentification Ainsi un eacutelegraveve ou un enseignant disposant dun identifiant et dun mot de passe lui permettant dacceacuteder agrave lrsquoenvironnement personnel de son ENT pourra acceacuteder immeacutediatement sans se reacute-authentifier agrave son espace personnel e-sidoc
Lrsquoespace personnel e-sidoc permet de - consulter son compte lecteur du CDI - effectuer une demande de reacuteservation de documents - enregistrer des recherches et des paniers - saisir des avis de lecteur
A partir de lagrave il aura accegraves aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc (lEncyclopeacutedia Universalis les dictionnaires Le Robert TexteImage GPO2hellip) Une liste des ressources disponibles est accessible en suivant ce lien
1 DEacuteMARCHES ADMINISTRATIVES
Si votre eacutetablissement a deacutejagrave deacuteposeacute une demande drsquoavis pour e-sidoc il nrsquoy a pas de deacutemarche suppleacutementaire agrave faire
Sinon rendez-vous sur cette page Internet Vous y trouverez le deacutetail des deacutemarches agrave effectuer aupregraves de la CNIL
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 2
B EXPORT DES UTILISATEURS DE LrsquoENT AU FORMAT BCDI Vous devez drsquoabord vous connecter agrave lrsquoENT Leacutea avec un compte disposant des droits drsquoadministration
Dans lrsquoeacutecran drsquoaccueil cliquez sur la laquo roue cranteacutee raquo
Dans lrsquoeacutecran de parameacutetrage cliquez sur la rubrique laquo Gestion Ressources raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 3
Dans la liste des ressources sur la ligne laquo CDIE-sidoc raquo cliquez sur lrsquoicocircne de la colonne laquo Configuration des liens raquo
Dans le deacutetail de la laquo saisie des liens pour la ressource CDIE-sidoc raquo cliquez sur lrsquoicocircne drsquoextraction des donneacutees emprunteurs (flegraveche rouge) Assurez-vous que vous pointez sur le bon lien Lrsquoinfo-bulle doit indiquer laquo Extraite les eacuteleacutements pour E-sidoc raquo (flegraveche verte)
Cette opeacuteration va ouvrir un nouvel onglet vide dans votre navigateur Apregraves quelques secondes neacutecessaires agrave la preacuteparation une fenecirctre de teacuteleacutechargement de fichier apparaicirctra Enregistrez le fichier proposeacute dans un dossier de votre choix
Transmettez ce fichier au gestionnaire BCDI qui lrsquoutilisera dans lrsquoeacutetape suivante
Note si le fichier que vous teacuteleacutechargez est au format ZIP il faudra le deacutecompresser et transmettre le fichier XML reacutesultant au gestionnaire BCDI
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 4
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI
La mise agrave jour fonctionne sur le principe drsquoune comparaison des emprunteurs actuellement preacutesents dans la base BCDI avec la liste des utilisateurs de lENT (sauf les parents) Le postulat de base est que les donneacutees externes issues de lENT sont plus agrave jour que les donneacutees des emprunteurs de la base BCDI nouveaux emprunteurs et donneacutees actualiseacutees (classe par exemple) pour les emprunteurs deacutejagrave preacutesents dans BCDI De plus le fichier issu de lENT comporte des informations permettant lauthentification unique entre lENT et e-sidoc
La premiegravere mise agrave jour est la plus longue et la plus deacutelicate Il sagit de faire correspondre des fiches eacutemanant de deux systegravemes de saisie diffeacuterents et de geacuterer deacuteventuelles ambiguiumlteacutes Lors des mises agrave jour ulteacuterieures seules les fiches modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees agrave la source (au sein des annuaires partageacutes) seront modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees dans BCDI sans ambiguumliteacute en conservant les precircts associeacutes aux emprunteurs dans le cas dune simple mise agrave jour
Le bon deacuteroulement de cette opeacuteration est deacutetermineacute en partie par deux eacuteleacutements
bull la coheacuterence des donneacutees saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs Il est recommandeacute de
veacuterifier la pertinence de ces donneacutees
Veacuterifiez lhomogeacuteneacuteiteacute des valeurs saisies pour un Statut donneacute (toutes les fiches des enseignants
devraient ecirctre saisies avec la mecircme valeur laquo Enseignant raquo par exemple)
Veacuterifiez et corrigez les fiches dont le champ Statut est vide
bull Les eacutecarts typographiques sur les Nom et Preacutenom des emprunteurs Ces eacutecarts concernent essentiellement
les personnels En effet linsertion des donneacutees se fait en comparant la chaicircne de caractegraveres preacutesente
dans le champ Emprunteur et celle preacutesente sur le fichier XML agrave importer La saisie des personnels
seffectuant geacuteneacuteralement manuellement dans BCDI (contrairement aux eacutelegraveves qui sont importeacutes depuis
la base SIECLE) on constate souvent des diffeacuterences typographiques qui geacutenegraverent des doublons
Afin de limiter cette creacuteation de doublons il est recommandeacute de veacuterifier (et de corriger avant insertion le cas eacutecheacuteant) que les emprunteurs sont bien saisis sous la forme Nom Preacutenom sans virgule de seacuteparation
dans la mesure du possible quil ny a pas de fautes de frappe ou derreurs de saisie sur les Nom et
Preacutenom des personnels de leacutetablissement
Malgreacute ces preacutecautions des doublons peuvent quand mecircme survenir Ces cas seront traiteacutes dans la partie laquo Traitement des emprunteurs mis agrave leacutecart raquo
Aucun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours ne sera supprimeacute
1 AIDE CONTEXTUELLE
Nrsquoheacutesitez pas agrave vous reporter agrave lrsquoaide BCDI Vous y acceacutederez en cliquant sur le bouton en bas agrave droite de la fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 5
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 6
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer le fichier XML issue de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Seacutelectionner le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer un lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Saisissez lrsquoeacutequation de recherche laquo Tout raquo LrsquoENT exporte les donneacutees des utilisateurs dans un seul fichier XML Le lot drsquoemprunteurs BCDI agrave mettre agrave jour sera donc lrsquoensemble des emprunteurs preacutesents dans la base BCDI
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 7
Il est possible de ne pas utiliser cette option laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Il faut alors cliquer sur le bouton laquo Analyse raquo Dans ce cas les nouveaux emprunteurs seront importeacutes les fiches existantes mises agrave jour mais aucun emprunteur ne sera supprimeacute Vous pouvez proceacuteder de la sorte lorsque vous devez mettre agrave jour votre liste demprunteurs en cours danneacutee scolaire pour inteacutegrer les nouveaux arrivants En revanche il est fortement recommandeacute de passer par leacutetape laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo pour renouveler les eacutelegraveves en deacutebut danneacutee scolaire
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
bull Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
bull Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
bull Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
bull Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes car
ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de modification
(insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 8
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
bull Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
bull Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
bull Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la fenecirctre
vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La reacutesolution de
lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 9
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 1
A INTEacuteREcircTS DE LrsquoINTERCONNEXION La mise en place de lauthentification unique entre lENT et e-sidoc est un eacuteleacutement de confort appreacuteciable pour les utilisateurs de ces outils Elle leur permet dacceacuteder agrave lensemble des ressources geacutereacutees par ces deux portails agrave laide dune seule authentification Ainsi un eacutelegraveve ou un enseignant disposant dun identifiant et dun mot de passe lui permettant dacceacuteder agrave lrsquoenvironnement personnel de son ENT pourra acceacuteder immeacutediatement sans se reacute-authentifier agrave son espace personnel e-sidoc
Lrsquoespace personnel e-sidoc permet de - consulter son compte lecteur du CDI - effectuer une demande de reacuteservation de documents - enregistrer des recherches et des paniers - saisir des avis de lecteur
A partir de lagrave il aura accegraves aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc (lEncyclopeacutedia Universalis les dictionnaires Le Robert TexteImage GPO2hellip) Une liste des ressources disponibles est accessible en suivant ce lien
1 DEacuteMARCHES ADMINISTRATIVES
Si votre eacutetablissement a deacutejagrave deacuteposeacute une demande drsquoavis pour e-sidoc il nrsquoy a pas de deacutemarche suppleacutementaire agrave faire
Sinon rendez-vous sur cette page Internet Vous y trouverez le deacutetail des deacutemarches agrave effectuer aupregraves de la CNIL
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 2
B EXPORT DES UTILISATEURS DE LrsquoENT AU FORMAT BCDI Vous devez drsquoabord vous connecter agrave lrsquoENT Leacutea avec un compte disposant des droits drsquoadministration
Dans lrsquoeacutecran drsquoaccueil cliquez sur la laquo roue cranteacutee raquo
Dans lrsquoeacutecran de parameacutetrage cliquez sur la rubrique laquo Gestion Ressources raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 3
Dans la liste des ressources sur la ligne laquo CDIE-sidoc raquo cliquez sur lrsquoicocircne de la colonne laquo Configuration des liens raquo
Dans le deacutetail de la laquo saisie des liens pour la ressource CDIE-sidoc raquo cliquez sur lrsquoicocircne drsquoextraction des donneacutees emprunteurs (flegraveche rouge) Assurez-vous que vous pointez sur le bon lien Lrsquoinfo-bulle doit indiquer laquo Extraite les eacuteleacutements pour E-sidoc raquo (flegraveche verte)
Cette opeacuteration va ouvrir un nouvel onglet vide dans votre navigateur Apregraves quelques secondes neacutecessaires agrave la preacuteparation une fenecirctre de teacuteleacutechargement de fichier apparaicirctra Enregistrez le fichier proposeacute dans un dossier de votre choix
Transmettez ce fichier au gestionnaire BCDI qui lrsquoutilisera dans lrsquoeacutetape suivante
Note si le fichier que vous teacuteleacutechargez est au format ZIP il faudra le deacutecompresser et transmettre le fichier XML reacutesultant au gestionnaire BCDI
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 4
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI
La mise agrave jour fonctionne sur le principe drsquoune comparaison des emprunteurs actuellement preacutesents dans la base BCDI avec la liste des utilisateurs de lENT (sauf les parents) Le postulat de base est que les donneacutees externes issues de lENT sont plus agrave jour que les donneacutees des emprunteurs de la base BCDI nouveaux emprunteurs et donneacutees actualiseacutees (classe par exemple) pour les emprunteurs deacutejagrave preacutesents dans BCDI De plus le fichier issu de lENT comporte des informations permettant lauthentification unique entre lENT et e-sidoc
La premiegravere mise agrave jour est la plus longue et la plus deacutelicate Il sagit de faire correspondre des fiches eacutemanant de deux systegravemes de saisie diffeacuterents et de geacuterer deacuteventuelles ambiguiumlteacutes Lors des mises agrave jour ulteacuterieures seules les fiches modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees agrave la source (au sein des annuaires partageacutes) seront modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees dans BCDI sans ambiguumliteacute en conservant les precircts associeacutes aux emprunteurs dans le cas dune simple mise agrave jour
Le bon deacuteroulement de cette opeacuteration est deacutetermineacute en partie par deux eacuteleacutements
bull la coheacuterence des donneacutees saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs Il est recommandeacute de
veacuterifier la pertinence de ces donneacutees
Veacuterifiez lhomogeacuteneacuteiteacute des valeurs saisies pour un Statut donneacute (toutes les fiches des enseignants
devraient ecirctre saisies avec la mecircme valeur laquo Enseignant raquo par exemple)
Veacuterifiez et corrigez les fiches dont le champ Statut est vide
bull Les eacutecarts typographiques sur les Nom et Preacutenom des emprunteurs Ces eacutecarts concernent essentiellement
les personnels En effet linsertion des donneacutees se fait en comparant la chaicircne de caractegraveres preacutesente
dans le champ Emprunteur et celle preacutesente sur le fichier XML agrave importer La saisie des personnels
seffectuant geacuteneacuteralement manuellement dans BCDI (contrairement aux eacutelegraveves qui sont importeacutes depuis
la base SIECLE) on constate souvent des diffeacuterences typographiques qui geacutenegraverent des doublons
Afin de limiter cette creacuteation de doublons il est recommandeacute de veacuterifier (et de corriger avant insertion le cas eacutecheacuteant) que les emprunteurs sont bien saisis sous la forme Nom Preacutenom sans virgule de seacuteparation
dans la mesure du possible quil ny a pas de fautes de frappe ou derreurs de saisie sur les Nom et
Preacutenom des personnels de leacutetablissement
Malgreacute ces preacutecautions des doublons peuvent quand mecircme survenir Ces cas seront traiteacutes dans la partie laquo Traitement des emprunteurs mis agrave leacutecart raquo
Aucun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours ne sera supprimeacute
1 AIDE CONTEXTUELLE
Nrsquoheacutesitez pas agrave vous reporter agrave lrsquoaide BCDI Vous y acceacutederez en cliquant sur le bouton en bas agrave droite de la fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 5
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 6
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer le fichier XML issue de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Seacutelectionner le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer un lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Saisissez lrsquoeacutequation de recherche laquo Tout raquo LrsquoENT exporte les donneacutees des utilisateurs dans un seul fichier XML Le lot drsquoemprunteurs BCDI agrave mettre agrave jour sera donc lrsquoensemble des emprunteurs preacutesents dans la base BCDI
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 7
Il est possible de ne pas utiliser cette option laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Il faut alors cliquer sur le bouton laquo Analyse raquo Dans ce cas les nouveaux emprunteurs seront importeacutes les fiches existantes mises agrave jour mais aucun emprunteur ne sera supprimeacute Vous pouvez proceacuteder de la sorte lorsque vous devez mettre agrave jour votre liste demprunteurs en cours danneacutee scolaire pour inteacutegrer les nouveaux arrivants En revanche il est fortement recommandeacute de passer par leacutetape laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo pour renouveler les eacutelegraveves en deacutebut danneacutee scolaire
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
bull Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
bull Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
bull Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
bull Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes car
ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de modification
(insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 8
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
bull Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
bull Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
bull Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la fenecirctre
vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La reacutesolution de
lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 9
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 2
B EXPORT DES UTILISATEURS DE LrsquoENT AU FORMAT BCDI Vous devez drsquoabord vous connecter agrave lrsquoENT Leacutea avec un compte disposant des droits drsquoadministration
Dans lrsquoeacutecran drsquoaccueil cliquez sur la laquo roue cranteacutee raquo
Dans lrsquoeacutecran de parameacutetrage cliquez sur la rubrique laquo Gestion Ressources raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 3
Dans la liste des ressources sur la ligne laquo CDIE-sidoc raquo cliquez sur lrsquoicocircne de la colonne laquo Configuration des liens raquo
Dans le deacutetail de la laquo saisie des liens pour la ressource CDIE-sidoc raquo cliquez sur lrsquoicocircne drsquoextraction des donneacutees emprunteurs (flegraveche rouge) Assurez-vous que vous pointez sur le bon lien Lrsquoinfo-bulle doit indiquer laquo Extraite les eacuteleacutements pour E-sidoc raquo (flegraveche verte)
Cette opeacuteration va ouvrir un nouvel onglet vide dans votre navigateur Apregraves quelques secondes neacutecessaires agrave la preacuteparation une fenecirctre de teacuteleacutechargement de fichier apparaicirctra Enregistrez le fichier proposeacute dans un dossier de votre choix
Transmettez ce fichier au gestionnaire BCDI qui lrsquoutilisera dans lrsquoeacutetape suivante
Note si le fichier que vous teacuteleacutechargez est au format ZIP il faudra le deacutecompresser et transmettre le fichier XML reacutesultant au gestionnaire BCDI
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 4
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI
La mise agrave jour fonctionne sur le principe drsquoune comparaison des emprunteurs actuellement preacutesents dans la base BCDI avec la liste des utilisateurs de lENT (sauf les parents) Le postulat de base est que les donneacutees externes issues de lENT sont plus agrave jour que les donneacutees des emprunteurs de la base BCDI nouveaux emprunteurs et donneacutees actualiseacutees (classe par exemple) pour les emprunteurs deacutejagrave preacutesents dans BCDI De plus le fichier issu de lENT comporte des informations permettant lauthentification unique entre lENT et e-sidoc
La premiegravere mise agrave jour est la plus longue et la plus deacutelicate Il sagit de faire correspondre des fiches eacutemanant de deux systegravemes de saisie diffeacuterents et de geacuterer deacuteventuelles ambiguiumlteacutes Lors des mises agrave jour ulteacuterieures seules les fiches modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees agrave la source (au sein des annuaires partageacutes) seront modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees dans BCDI sans ambiguumliteacute en conservant les precircts associeacutes aux emprunteurs dans le cas dune simple mise agrave jour
Le bon deacuteroulement de cette opeacuteration est deacutetermineacute en partie par deux eacuteleacutements
bull la coheacuterence des donneacutees saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs Il est recommandeacute de
veacuterifier la pertinence de ces donneacutees
Veacuterifiez lhomogeacuteneacuteiteacute des valeurs saisies pour un Statut donneacute (toutes les fiches des enseignants
devraient ecirctre saisies avec la mecircme valeur laquo Enseignant raquo par exemple)
Veacuterifiez et corrigez les fiches dont le champ Statut est vide
bull Les eacutecarts typographiques sur les Nom et Preacutenom des emprunteurs Ces eacutecarts concernent essentiellement
les personnels En effet linsertion des donneacutees se fait en comparant la chaicircne de caractegraveres preacutesente
dans le champ Emprunteur et celle preacutesente sur le fichier XML agrave importer La saisie des personnels
seffectuant geacuteneacuteralement manuellement dans BCDI (contrairement aux eacutelegraveves qui sont importeacutes depuis
la base SIECLE) on constate souvent des diffeacuterences typographiques qui geacutenegraverent des doublons
Afin de limiter cette creacuteation de doublons il est recommandeacute de veacuterifier (et de corriger avant insertion le cas eacutecheacuteant) que les emprunteurs sont bien saisis sous la forme Nom Preacutenom sans virgule de seacuteparation
dans la mesure du possible quil ny a pas de fautes de frappe ou derreurs de saisie sur les Nom et
Preacutenom des personnels de leacutetablissement
Malgreacute ces preacutecautions des doublons peuvent quand mecircme survenir Ces cas seront traiteacutes dans la partie laquo Traitement des emprunteurs mis agrave leacutecart raquo
Aucun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours ne sera supprimeacute
1 AIDE CONTEXTUELLE
Nrsquoheacutesitez pas agrave vous reporter agrave lrsquoaide BCDI Vous y acceacutederez en cliquant sur le bouton en bas agrave droite de la fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 5
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 6
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer le fichier XML issue de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Seacutelectionner le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer un lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Saisissez lrsquoeacutequation de recherche laquo Tout raquo LrsquoENT exporte les donneacutees des utilisateurs dans un seul fichier XML Le lot drsquoemprunteurs BCDI agrave mettre agrave jour sera donc lrsquoensemble des emprunteurs preacutesents dans la base BCDI
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 7
Il est possible de ne pas utiliser cette option laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Il faut alors cliquer sur le bouton laquo Analyse raquo Dans ce cas les nouveaux emprunteurs seront importeacutes les fiches existantes mises agrave jour mais aucun emprunteur ne sera supprimeacute Vous pouvez proceacuteder de la sorte lorsque vous devez mettre agrave jour votre liste demprunteurs en cours danneacutee scolaire pour inteacutegrer les nouveaux arrivants En revanche il est fortement recommandeacute de passer par leacutetape laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo pour renouveler les eacutelegraveves en deacutebut danneacutee scolaire
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
bull Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
bull Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
bull Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
bull Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes car
ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de modification
(insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 8
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
bull Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
bull Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
bull Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la fenecirctre
vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La reacutesolution de
lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 9
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 3
Dans la liste des ressources sur la ligne laquo CDIE-sidoc raquo cliquez sur lrsquoicocircne de la colonne laquo Configuration des liens raquo
Dans le deacutetail de la laquo saisie des liens pour la ressource CDIE-sidoc raquo cliquez sur lrsquoicocircne drsquoextraction des donneacutees emprunteurs (flegraveche rouge) Assurez-vous que vous pointez sur le bon lien Lrsquoinfo-bulle doit indiquer laquo Extraite les eacuteleacutements pour E-sidoc raquo (flegraveche verte)
Cette opeacuteration va ouvrir un nouvel onglet vide dans votre navigateur Apregraves quelques secondes neacutecessaires agrave la preacuteparation une fenecirctre de teacuteleacutechargement de fichier apparaicirctra Enregistrez le fichier proposeacute dans un dossier de votre choix
Transmettez ce fichier au gestionnaire BCDI qui lrsquoutilisera dans lrsquoeacutetape suivante
Note si le fichier que vous teacuteleacutechargez est au format ZIP il faudra le deacutecompresser et transmettre le fichier XML reacutesultant au gestionnaire BCDI
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 4
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI
La mise agrave jour fonctionne sur le principe drsquoune comparaison des emprunteurs actuellement preacutesents dans la base BCDI avec la liste des utilisateurs de lENT (sauf les parents) Le postulat de base est que les donneacutees externes issues de lENT sont plus agrave jour que les donneacutees des emprunteurs de la base BCDI nouveaux emprunteurs et donneacutees actualiseacutees (classe par exemple) pour les emprunteurs deacutejagrave preacutesents dans BCDI De plus le fichier issu de lENT comporte des informations permettant lauthentification unique entre lENT et e-sidoc
La premiegravere mise agrave jour est la plus longue et la plus deacutelicate Il sagit de faire correspondre des fiches eacutemanant de deux systegravemes de saisie diffeacuterents et de geacuterer deacuteventuelles ambiguiumlteacutes Lors des mises agrave jour ulteacuterieures seules les fiches modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees agrave la source (au sein des annuaires partageacutes) seront modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees dans BCDI sans ambiguumliteacute en conservant les precircts associeacutes aux emprunteurs dans le cas dune simple mise agrave jour
Le bon deacuteroulement de cette opeacuteration est deacutetermineacute en partie par deux eacuteleacutements
bull la coheacuterence des donneacutees saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs Il est recommandeacute de
veacuterifier la pertinence de ces donneacutees
Veacuterifiez lhomogeacuteneacuteiteacute des valeurs saisies pour un Statut donneacute (toutes les fiches des enseignants
devraient ecirctre saisies avec la mecircme valeur laquo Enseignant raquo par exemple)
Veacuterifiez et corrigez les fiches dont le champ Statut est vide
bull Les eacutecarts typographiques sur les Nom et Preacutenom des emprunteurs Ces eacutecarts concernent essentiellement
les personnels En effet linsertion des donneacutees se fait en comparant la chaicircne de caractegraveres preacutesente
dans le champ Emprunteur et celle preacutesente sur le fichier XML agrave importer La saisie des personnels
seffectuant geacuteneacuteralement manuellement dans BCDI (contrairement aux eacutelegraveves qui sont importeacutes depuis
la base SIECLE) on constate souvent des diffeacuterences typographiques qui geacutenegraverent des doublons
Afin de limiter cette creacuteation de doublons il est recommandeacute de veacuterifier (et de corriger avant insertion le cas eacutecheacuteant) que les emprunteurs sont bien saisis sous la forme Nom Preacutenom sans virgule de seacuteparation
dans la mesure du possible quil ny a pas de fautes de frappe ou derreurs de saisie sur les Nom et
Preacutenom des personnels de leacutetablissement
Malgreacute ces preacutecautions des doublons peuvent quand mecircme survenir Ces cas seront traiteacutes dans la partie laquo Traitement des emprunteurs mis agrave leacutecart raquo
Aucun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours ne sera supprimeacute
1 AIDE CONTEXTUELLE
Nrsquoheacutesitez pas agrave vous reporter agrave lrsquoaide BCDI Vous y acceacutederez en cliquant sur le bouton en bas agrave droite de la fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 5
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 6
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer le fichier XML issue de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Seacutelectionner le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer un lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Saisissez lrsquoeacutequation de recherche laquo Tout raquo LrsquoENT exporte les donneacutees des utilisateurs dans un seul fichier XML Le lot drsquoemprunteurs BCDI agrave mettre agrave jour sera donc lrsquoensemble des emprunteurs preacutesents dans la base BCDI
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 7
Il est possible de ne pas utiliser cette option laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Il faut alors cliquer sur le bouton laquo Analyse raquo Dans ce cas les nouveaux emprunteurs seront importeacutes les fiches existantes mises agrave jour mais aucun emprunteur ne sera supprimeacute Vous pouvez proceacuteder de la sorte lorsque vous devez mettre agrave jour votre liste demprunteurs en cours danneacutee scolaire pour inteacutegrer les nouveaux arrivants En revanche il est fortement recommandeacute de passer par leacutetape laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo pour renouveler les eacutelegraveves en deacutebut danneacutee scolaire
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
bull Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
bull Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
bull Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
bull Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes car
ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de modification
(insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 8
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
bull Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
bull Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
bull Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la fenecirctre
vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La reacutesolution de
lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 9
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 4
C INSERTION DES DONNEacuteES EXTRAITES DE LrsquoENT DANS BCDI
La mise agrave jour fonctionne sur le principe drsquoune comparaison des emprunteurs actuellement preacutesents dans la base BCDI avec la liste des utilisateurs de lENT (sauf les parents) Le postulat de base est que les donneacutees externes issues de lENT sont plus agrave jour que les donneacutees des emprunteurs de la base BCDI nouveaux emprunteurs et donneacutees actualiseacutees (classe par exemple) pour les emprunteurs deacutejagrave preacutesents dans BCDI De plus le fichier issu de lENT comporte des informations permettant lauthentification unique entre lENT et e-sidoc
La premiegravere mise agrave jour est la plus longue et la plus deacutelicate Il sagit de faire correspondre des fiches eacutemanant de deux systegravemes de saisie diffeacuterents et de geacuterer deacuteventuelles ambiguiumlteacutes Lors des mises agrave jour ulteacuterieures seules les fiches modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees agrave la source (au sein des annuaires partageacutes) seront modifieacutees ajouteacutees ou supprimeacutees dans BCDI sans ambiguumliteacute en conservant les precircts associeacutes aux emprunteurs dans le cas dune simple mise agrave jour
Le bon deacuteroulement de cette opeacuteration est deacutetermineacute en partie par deux eacuteleacutements
bull la coheacuterence des donneacutees saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs Il est recommandeacute de
veacuterifier la pertinence de ces donneacutees
Veacuterifiez lhomogeacuteneacuteiteacute des valeurs saisies pour un Statut donneacute (toutes les fiches des enseignants
devraient ecirctre saisies avec la mecircme valeur laquo Enseignant raquo par exemple)
Veacuterifiez et corrigez les fiches dont le champ Statut est vide
bull Les eacutecarts typographiques sur les Nom et Preacutenom des emprunteurs Ces eacutecarts concernent essentiellement
les personnels En effet linsertion des donneacutees se fait en comparant la chaicircne de caractegraveres preacutesente
dans le champ Emprunteur et celle preacutesente sur le fichier XML agrave importer La saisie des personnels
seffectuant geacuteneacuteralement manuellement dans BCDI (contrairement aux eacutelegraveves qui sont importeacutes depuis
la base SIECLE) on constate souvent des diffeacuterences typographiques qui geacutenegraverent des doublons
Afin de limiter cette creacuteation de doublons il est recommandeacute de veacuterifier (et de corriger avant insertion le cas eacutecheacuteant) que les emprunteurs sont bien saisis sous la forme Nom Preacutenom sans virgule de seacuteparation
dans la mesure du possible quil ny a pas de fautes de frappe ou derreurs de saisie sur les Nom et
Preacutenom des personnels de leacutetablissement
Malgreacute ces preacutecautions des doublons peuvent quand mecircme survenir Ces cas seront traiteacutes dans la partie laquo Traitement des emprunteurs mis agrave leacutecart raquo
Aucun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours ne sera supprimeacute
1 AIDE CONTEXTUELLE
Nrsquoheacutesitez pas agrave vous reporter agrave lrsquoaide BCDI Vous y acceacutederez en cliquant sur le bouton en bas agrave droite de la fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 5
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 6
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer le fichier XML issue de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Seacutelectionner le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer un lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Saisissez lrsquoeacutequation de recherche laquo Tout raquo LrsquoENT exporte les donneacutees des utilisateurs dans un seul fichier XML Le lot drsquoemprunteurs BCDI agrave mettre agrave jour sera donc lrsquoensemble des emprunteurs preacutesents dans la base BCDI
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 7
Il est possible de ne pas utiliser cette option laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Il faut alors cliquer sur le bouton laquo Analyse raquo Dans ce cas les nouveaux emprunteurs seront importeacutes les fiches existantes mises agrave jour mais aucun emprunteur ne sera supprimeacute Vous pouvez proceacuteder de la sorte lorsque vous devez mettre agrave jour votre liste demprunteurs en cours danneacutee scolaire pour inteacutegrer les nouveaux arrivants En revanche il est fortement recommandeacute de passer par leacutetape laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo pour renouveler les eacutelegraveves en deacutebut danneacutee scolaire
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
bull Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
bull Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
bull Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
bull Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes car
ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de modification
(insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 8
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
bull Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
bull Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
bull Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la fenecirctre
vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La reacutesolution de
lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 9
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 5
2 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DE MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion Dans le menu lancez la commande laquo Gestion du precirct gt Gestion des emprunteurs gt Mettre agrave jour raquo
Avertissements preacutealables
La fonction de mise agrave jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI celles des eacutelegraveves ou des personnels ayant quitteacute lrsquoeacutetablissement Ces opeacuterations ne pourront pas ecirctre annuleacutees Une fenecirctre apparaicirct pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI Si vous laissez cette option cocheacutee une sauvegarde de la base de donneacutees aura lieu Vous devrez indiquer ougrave enregistrer cette sauvegarde Vous pourrez aussi annuler cette opeacuteration de sauvegarde si vous deacutecidez de ne pas lrsquoeffectuer
La suppression des fiches emprunteurs entraicircne la perte de lrsquohistorique des precircts de ces emprunteurs Si vous souhaitez conserver ces historiques agrave des fins statistiques BCDI vous propose de rendre les precircts anonymes avant de mettre agrave jour les emprunteurs Si vous laissez cette option cocheacutee la fenecirctre de configuration de cette fonctionnaliteacute apparaicirctra Vous pourrez fermer cette fenecirctre pour annuler cette opeacuteration
Validez vos choix en cliquant sur le bouton laquo Lancer la mise agrave jour raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 6
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer le fichier XML issue de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Seacutelectionner le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer un lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Saisissez lrsquoeacutequation de recherche laquo Tout raquo LrsquoENT exporte les donneacutees des utilisateurs dans un seul fichier XML Le lot drsquoemprunteurs BCDI agrave mettre agrave jour sera donc lrsquoensemble des emprunteurs preacutesents dans la base BCDI
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 7
Il est possible de ne pas utiliser cette option laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Il faut alors cliquer sur le bouton laquo Analyse raquo Dans ce cas les nouveaux emprunteurs seront importeacutes les fiches existantes mises agrave jour mais aucun emprunteur ne sera supprimeacute Vous pouvez proceacuteder de la sorte lorsque vous devez mettre agrave jour votre liste demprunteurs en cours danneacutee scolaire pour inteacutegrer les nouveaux arrivants En revanche il est fortement recommandeacute de passer par leacutetape laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo pour renouveler les eacutelegraveves en deacutebut danneacutee scolaire
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
bull Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
bull Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
bull Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
bull Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes car
ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de modification
(insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 8
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
bull Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
bull Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
bull Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la fenecirctre
vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La reacutesolution de
lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 9
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 6
3 MISE Agrave JOUR DES EMPRUNTEURS
La fenecirctre de mise agrave jour des emprunteurs apparaicirct
Seacutelectionner le fichier drsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Fichier drsquoimportation raquo Une fenecirctre de choix de fichier apparait Naviguez parmi les reacutepertoires pour reacutecupeacuterer le fichier XML issue de lrsquoeacutetape preacuteceacutedente Export des utilisateurs de lrsquoENT au format BCDI Validez votre seacutelection BCDI analyse le fichier et vous indique le reacutesultat
Seacutelectionner le lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Cliquez sur le bouton laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Une fenecirctre de recherche gestionnaire BCDI apparait Saisissez une eacutequation de recherche qui va deacuteterminer un lot drsquoemprunteurs agrave mettre agrave jour
Saisissez lrsquoeacutequation de recherche laquo Tout raquo LrsquoENT exporte les donneacutees des utilisateurs dans un seul fichier XML Le lot drsquoemprunteurs BCDI agrave mettre agrave jour sera donc lrsquoensemble des emprunteurs preacutesents dans la base BCDI
Validez votre eacutequation avec le bouton Vous obtenez le nombre drsquoemprunteurs concerneacutes
Validez le choix de cette eacutequation avec le bouton
BCDI analyse votre eacutequation et vous indique le reacutesultat
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 7
Il est possible de ne pas utiliser cette option laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Il faut alors cliquer sur le bouton laquo Analyse raquo Dans ce cas les nouveaux emprunteurs seront importeacutes les fiches existantes mises agrave jour mais aucun emprunteur ne sera supprimeacute Vous pouvez proceacuteder de la sorte lorsque vous devez mettre agrave jour votre liste demprunteurs en cours danneacutee scolaire pour inteacutegrer les nouveaux arrivants En revanche il est fortement recommandeacute de passer par leacutetape laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo pour renouveler les eacutelegraveves en deacutebut danneacutee scolaire
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
bull Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
bull Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
bull Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
bull Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes car
ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de modification
(insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 8
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
bull Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
bull Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
bull Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la fenecirctre
vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La reacutesolution de
lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 9
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 7
Il est possible de ne pas utiliser cette option laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo Il faut alors cliquer sur le bouton laquo Analyse raquo Dans ce cas les nouveaux emprunteurs seront importeacutes les fiches existantes mises agrave jour mais aucun emprunteur ne sera supprimeacute Vous pouvez proceacuteder de la sorte lorsque vous devez mettre agrave jour votre liste demprunteurs en cours danneacutee scolaire pour inteacutegrer les nouveaux arrivants En revanche il est fortement recommandeacute de passer par leacutetape laquo Emprunteurs agrave mettre agrave jour raquo pour renouveler les eacutelegraveves en deacutebut danneacutee scolaire
Controcircler les modifications
BCDI analyse immeacutediatement les informations que vous avez fournies Il produit un tableau reacutecapitulatif des opeacuterations qursquoil fera si vous validez la mise agrave jour
Cette analyse fait apparaicirctre 4 groupes demprunteurs
bull Nouveaux les emprunteurs qui ne sont pas preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre ajouteacutes
bull Mis agrave jour les emprunteurs qui sont preacutesents dans la base BCDI ils vont ecirctre mis agrave jour (notamment la classe)
bull Supprimeacutes les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement ils vont ecirctre supprimeacutes (sils nont pas de precircts en cours)
bull Mis agrave leacutecart les emprunteurs qui ont quitteacute leacutetablissement mais qui ne pourront pas ecirctre supprimeacutes car
ils ont des precircts en cours Il faudra traiter le cas de ces emprunteurs apregraves limportation
Dans ce tableau vous pouvez controcircler la liste des emprunteurs concerneacutes par chaque type de modification
(insertions mises agrave jour suppressions mises agrave lrsquoeacutecart) gracircce au bouton de chaque cateacutegorie
Lors de la premiegravere utilisation Il est normal de voir un grand nombre voire la totaliteacute de mises agrave jour ambiguumles En effet BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises agrave jour des emprunteurs Il ne peut srsquoappuyer que sur les nom et preacutenom des personnes Lors des mises agrave jour suivantes BCDI posseacutedera des informations suppleacutementaires (masqueacutees) qui permettront de lever les ambiguiumlteacutes Les cas ambigus qui resteront seront des homonymes non deacutetectables
Le preacutefixe laquo raquo ne sera pas ajouteacute au nom de lrsquoemprunteur Il sert uniquement agrave diffeacuterencier les cas ambigus
Emprunteurs agrave la fois laquo supprimeacutes raquo (ou laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo) et laquo ajouteacutes raquo
On pourra voir apparaicirctre un certain nombre demprunteurs agrave la fois supprimeacutes et ajouteacutes ou bien mis agrave lrsquoeacutecart et ajouteacutes Ils correspondent le plus souvent agrave des saisies diffeacuterentes du nom et du preacutenom (orthographe caractegraveres accentueacutes) entre lrsquoENT et BCDI La validation de la mise agrave jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de precirct associeacutees (sauf les precircts en cours) Si ces fiches de precirct ont eacuteteacute rendues anonymes lors de leacutetape preacuteceacutedente aucune ne sera supprimeacutee On peut interrompre la proceacutedure de mise agrave jour agrave ce niveau pour corriger lorthographe de certaines anciennes fiches (liste laquo supprimeacutes raquo) de faccedilon agrave ce quelle corresponde agrave celle des fiches agrave importer (liste laquo nouveaux raquo) En relanccedilant la proceacutedure ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis agrave jour
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 8
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
bull Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
bull Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
bull Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la fenecirctre
vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La reacutesolution de
lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 9
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 8
Interface de reacutesolution de doublons
Lrsquoutilisation des noms et preacutenoms des personnes peut se heurter agrave des cas exceptionnels drsquohomonymie Lors de la phase drsquoanalyse BCDI va deacutetecter ces homonymes et vous en alerter
Ce sont des cas drsquoambiguiumlteacutes que BCDI ne peut pas reacutesoudre seul Une fenecirctre apparaicirct alors pour permettre au gestionnaire BCDI de deacutecider ce qursquoil convient de faire pour chacun de ces cas Cliquez dans la case laquo Cliquer pour associer cet emprunteur raquo de lrsquoemprunteur correspondant
bull Cas ndeg1 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans BCDI et un seul dans le fichier XML
bull Cas ndeg2 deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et un seul dans BCDI
bull Autre cas deux emprunteurs avec les mecircmes Nom Preacutenom dans le fichier XML et dans BCDI la fenecirctre
vous proposera 2 laquo pages raquo de reacutesolution drsquoambiguumliteacute du type du cas ndeg1 ci-dessus La reacutesolution de
lrsquoune entraicircne la reacutesolution automatique de lrsquoautre
Noubliez pas de cliquer sur le bouton laquo Valider les reacutesolutions raquo apregraves avoir choisi lemprunteur correspondant
Il est plus efficace drsquoindiquer le traitement de ces homonymes immeacutediatement lors de lrsquoimportation Si vous avez un doute pour proceacuteder agrave lassociation vous pouvez toujours annuler la proceacutedure dimportation qui agrave cette eacutetape nest pas encore valideacutee Faites les veacuterifications et reprenez la proceacutedure de mise agrave jour Si vous ne traitez pas le cas immeacutediatement la mise agrave jour va creacuteer une troisiegraveme fiche emprunteur agrave partir du fichier dimportation Ce sera agrave vous de corriger le cas manuellement par la suite
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 9
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 9
Valider lrsquoimportation
Cliquez sur le bouton laquo Importation raquo pour valider la mise agrave jour
Cette opeacuteration peut prendre quelques minutes Ninterrompez pas lopeacuteration avant de voir apparaicirctre la fenecirctre suivante
Rapport de la mise agrave jour
BCDI vous propose drsquoenregistrer un rapport des opeacuterations faites durant la mise agrave jour Il creacuteera un fichier au format RTF Indiquez lrsquoendroit ougrave vous souhaitez lrsquoenregistrer
4 EXPORT VERS E-SIDOC
Ces modifications apporteacutees agrave vos emprunteurs seront automatiquement transfeacutereacutees vers e-sidoc gracircce au connecteur en charge de la synchronisation des donneacutees
Assurez-vous qursquoil est bien en place et opeacuterationnel Lrsquoexport de ces donneacutees devrait se produire au plus tard 20 min apregraves avec effectueacute la mise agrave jour Rendez-vous dans votre espace client BCDI onglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc) raquo Vous devez voir un export en date de quelques minutes
5 TRAITEMENT DES EMPRUNTEURS MIS Agrave LrsquoECART
A partir drsquoun constat fait dans le tableau drsquoanalyse dans la fenecirctre de mise agrave jour ou en consultant le rapport de mise agrave jour vous devez reacutegler le problegraveme des emprunteurs laquo mis agrave lrsquoeacutecart raquo Il srsquoagit drsquoemprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes mais qui ont au moins 1 precirct en cours BCDI empecircche la suppression drsquoun emprunteur avec au moins 1 precirct en cours
Les usagers temporaires
Lors de la mise agrave jour les emprunteurs qui auraient ducirc ecirctre supprimeacutes de la base mais ayant des precircts en cours sont laquo mis agrave leacutecart raquo Cette mise agrave leacutecart se traduit par la modification du champ laquo Type demprunteur raquo qui prend la valeur laquo Usager temporaire raquo
Il nest pas possible de faire des precircts ou des reacuteservations agrave un usager temporaire
Les retours de precirct sont en revanche possibles
Il est impossible de modifier le champ laquo Type emprunteur raquo dun usager temporaire
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 10
Il est impossible de supprimer la fiche dun usager temporaire tant quil a encore des precircts en cours Lorsque tous les precircts seront retourneacutes la suppression de la fiche sera alors possible (et vivement recommandeacutee)
Traitement des usagers temporaires
Pour retrouver dans BCDI les emprunteurs mis agrave leacutecart effectuez une recherche gestionnaire sur les emprunteurs avec leacutequation de recherche laquo Type drsquoemprunteur=Usager temporaire raquo
Trois cas de figure peuvent se preacutesenter
bull Lrsquoemprunteur nrsquoest plus dans lrsquoeacutetablissement vous devez statuer sur ses precircts en cours Vous pouvez faire des lettres de relance agrave lrsquoemprunteur et attendre le retour des documents pour retourner les precircts Vous pouvez aussi passer les exemplaires precircteacutes en laquo Statut=Perdu raquo BCDI vous proposera de clocircturer les precircts associeacutes Dans tous les cas une fois tous les precircts en cours drsquoun usager temporaire clocirctureacutes BCDI vous en informera Vous pourrez supprimer sa fiche
bull Lrsquoemprunteur est toujours dans lrsquoeacutetablissement veacuterifiez si la proceacutedure preacuteceacutedente nrsquoa pas creacuteeacute un deuxiegraveme compte pour cet emprunteur (geacuteneacuteralement pour un eacutecart typographique dans son nom ou son preacutenom) Si crsquoest le cas vous allez reacuteaffectez les precircts en cours du compte de lrsquoemprunteur laquo Usager temporaire raquo Affichez le masque de saisie laquo Emprunteurs raquo et seacutelectionnez la fiche de cet emprunteur
Cliquez sur le bouton laquo Reacuteattribuer les precircts raquo Un message indique qursquoil faut seacutelectionner lrsquoemprunteur qui recevra les precircts Un nouveau masque de saisie laquo Emprunteurs raquo apparaicirct Utilisez-le pour seacutelectionner le nouveau compte de lrsquoemprunteur Srsquoil existe dans BCDI un emprunteur avec le mecircme nom sa fiche sera seacutelectionneacutee par deacutefaut Sinon naviguez parmi les emprunteurs pour en seacutelectionner un autre Validez
avec le bouton Si les noms sont diffeacuterents une confirmation est demandeacutee
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 11
Vous retournerez alors sur la fiche de lrsquousager temporaire Vous constaterez que les boutons laquo Reacuteattribuer les precircts raquo et laquo Liste Precircts raquo ont disparu Supprimez la fiche laquo Usager temporaire raquo
bull Lrsquoemprunteur est dans lrsquoeacutetablissement mais ne dispose pas drsquoun deuxiegraveme compte vous devez creacuteer un deuxiegraveme compte au nom de cet emprunteur et lui reacuteattribuer les precircts (voir ci-dessus) Supprimez ensuite la fiche laquo Usager temporaire raquo
D ACTIVATION DE LrsquoAUTHENTIFICATION UNIQUE E-SIDOC ENT
1 ACCEacuteDER Agrave LA FONCTION DrsquoACTIVATION
La fonction drsquoactivation est disponible dans votre espace client dans lrsquoonglet laquo Mon accompagnement e-sidoc raquo rubrique laquo Interconnexion ENT e-sidoc raquo
Lrsquoaccegraves est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur laquo raquo puis laquo mon espace client raquo) ou agrave lrsquoadresse suivante httpcyberlibcrdp-poitiersorgCompte
2 ACTIVATION DE LrsquoINTERCONNEXION ENTRE LrsquoENT ET E-SIDOC
Lrsquoactivation se fait en 2 eacutetapes
Seacutelection de lrsquoENT
Pour activer lrsquointerconnexion il faut choisir lrsquoENT que vous souhaitez interconnecter
Activation de lrsquointerconnexion entre lrsquoENT et e-sidoc
Une fois le choix de lrsquoENT effectueacute vous pouvez proceacuteder agrave lrsquointerconnexion entre les deux services
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 12
3 CAS GEacuteNEacuteRAL DrsquoAUTHENTIFICATION
Deacutesormais dans e-sidoc quand les utilisateurs cliqueront sur laquo Srsquoauthentifier raquo ils seront redirigeacutes vers le serveur drsquoauthentification de votre ENT
4 CAS DES PERSONNES NON-ENREGISTREacuteES DANS BCDI
A partir du moment ougrave lrsquointerconnexion est activeacutee un utilisateur de lrsquoENT qui srsquoauthentifie agrave partir de lrsquoeacutecran ci-dessus mais qui nrsquoest pas inscrit dans la base BCDI sera tout de mecircme reconnu comme eacutetant rattacheacute agrave lrsquoeacutetablissement
Ce sera par exemple le cas des parents drsquoeacutelegraveves
Il pourra acceacuteder aux ressources deacutediteurs externes auxquelles leacutetablissement est abonneacute et qui sont geacutereacutees par e-sidoc Toutefois comme il nrsquoest pas inscrit dans la base du CDI il nrsquoaura pas drsquoespace personnel e-sidoc
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 13
5 CAS PARTICULIER DE LrsquoACCEgraveS laquo ADMINISTRATEUR raquo DrsquoE-SIDOC
Comme lrsquoauthentification est deacutesormais deacuteleacutegueacutee agrave lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave lrsquoadministration drsquoe-sidoc ne peut plus se faire par la mecircme interface que preacuteceacutedemment
Lrsquoadministrateur drsquoe-sidoc devra deacutesormais acceacuteder agrave lrsquointerface drsquoadministration drsquoe-sidoc en cliquant sur le bouton laquo Authentification administrateur raquo
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
Interconnexion ENT Leacutea‑Nouvelle AquitaineBCDIeshy sidoc
Page 14
E ACCEgraveS AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS LrsquoENT
URL pour un accegraves authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc
Si un utilisateur srsquoest deacutejagrave authentifieacute depuis lrsquoENT on peut lui donner un accegraves direct authentifieacute agrave la page drsquoaccueil e-sidoc Il suffit drsquoutiliser lrsquourl https[RNE]esidocfrhome (ougrave laquo [RNE] raquo est le code RNE de lrsquoeacutetablissement)
Comment lrsquoadministrateur deacutecide drsquoactiver lrsquoaccegraves au portail
Depuis lrsquoENT une fois authentifieacute lrsquoaccegraves agrave e-sidoc se fait par le menu laquo Ressources raquo puis par le bouton laquo CDI ESIDOC raquo
En fonction du choix fait par lrsquoadministrateur de lrsquoENT lrsquoaccegraves agrave e-sidoc srsquoeffectuera directement dans le portail ENT ou bien dans un nouvel onglet
F CONTACTS
Pour toute question relative agrave lrsquoadministration et la gestion de BCDI et drsquoe-sidoc
Contactez votre maintenance acadeacutemique
httpdocumentationsolutionsdocnetsupportassistance-de-proximite
Pour toute question relative agrave lrsquoENT
Contactez votre reacutefeacuterent ENT de lrsquoeacutetablissement qui transmettra lrsquoinformation au service de la DANE de lrsquoacadeacutemie Apregraves qualification lrsquoanomalie sera remonteacutee au gestionnaire du projet agrave la Reacutegion
