Instruction codificatrice n° 11-017-B

INSTRUCTION CODIFICATRICE

N° 11-017-B du 22 août 2011NOR : BCR Z 11 00042 J

NOMENCLATURE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES DES DÉPENSES DE L'ÉTAT

ANALYSE

Circulaire du ministre du Budget, des comptes publics, de la Fonction publiqueet de la réforme de l'État du 22 juin 2011 diffusant la mise à jour de la nomenclature

des pièces justificatives des dépenses de l'État

Date d’application : 23/06/2011

MOTS-CLÉS

DÉPENSES DE L'ÉTAT ; NOMENCLATURE ; PIÈCES JUSTIFICATIVES

DOCUMENTS À ANNOTER

Néant

DOCUMENTS À ABROGER

Instruction codificatrice n° 10-014-B du 2 avril 2010

DESTINATAIRES POUR APPLICATION

TPG DOM TGE CBCM DDG DRFIP DDFIP RGP ROM COM

DIRECTION GÉNÉRALE DES FINANCES PUBLIQUES

Sous-direction des dépenses de l’État et opérateursBureau CE-2A

FINANCES PUBLIQUES INSTRUCTION CODIFICATRICE N° 11-017-B DU 22 AOÛT 2011

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Vous trouverez, ci-après, à la suite de la circulaire ministérielle du 1er avril 2010, la circulaire du ministredu budget, des comptes publics, de la fonction publique et de la réforme de l’État du 22 juin 2011 portantmise à jour de la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'État.

Ce texte précise notamment le cadre d’exécution de la dématérialisation des pièces justificatives dansChorus, vecteur de simplification et de sécurisation des échanges.

La nomenclature mise à jour intègre d’une part les évolutions réglementaires, notamment sur lacommande publique, et d’autre part la dématérialisation et les simplifications permises par le nouveausystème d’information de l’État.

Ce document est disponible en consultation en ligne sur les sites suivants :- intranet Ulysse de la direction générale des finances publiques : Ulysse / Comptabilité et dépense de

l’État / Dépense de l’État / La documentation Dépense de l’État / Nomenclature des PJ ;- internet du ministère du budget, des comptes publics et de la réforme de l’État :

http://www.budget.gouv.fr ;- site gouvernemental de diffusion des circulaires : www.circulaires.gouv.fr.

Vous voudrez bien vous assurer de sa diffusion et de sa prise en compte par les services gestionnaires.

Toute difficulté de mise en œuvre de la présente mise à jour devra être signalée à l'attention de ladirection générale des finances publiques, sous le timbre du bureau CE-2A.

POUR LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DES FINANCES PUBLIQUES,

LE DIRECTEUR, ADJOINT AU DIRECTEUR GÉNÉRAL,

CHARGÉ DE LA GESTION PUBLIQUE

VINCENT MAZAURIC


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ANNEXE N° 1 : Circulaire du 1er avril 2010

LE MINISTRE DU BUDGET, DES COMPTES PUBLICS PARIS, le 1Er AVRIL 2010ET DE LA RÉFORME DE L'ÉTAT

NOR :

àMesdames et Messieurs les Ministres

et Secrétaires d'État

OBJET : Circulaire relative à la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'État.

La circulaire ministérielle du 30 septembre 2003 portant nomenclature des pièces justificatives desdépenses de l'État, prise en application de l'article 129 du décret du 29 décembre 1962 portant règlementgénéral sur la comptabilité publique, constituait le document de référence - indicatif - commun auxordonnateurs et aux comptables.

La nomenclature annexée à la présente circulaire se substitue à la circulaire du 30 septembre 2003susvisée. Cette nouvelle nomenclature tient compte des travaux de simplification et des évolutionsréglementaires intervenues depuis 2003.

Plusieurs objectifs guident cette nouvelle nomenclature.

1/ La poursuite du travail de simplification de son contenu

Sauf cas exceptionnels avérés, la nomenclature s'en tient aux pièces exigées par les seules obligationslégales ou réglementaires. Aussi, le nombre de pièces justificatives de la dépense relatif aux opérations lesplus courantes a encore été réduit. Ainsi, en ce qui concerne les frais de déplacement temporaire, lecomptable sollicitera la production de deux pièces justificatives, l’ordre de mission et l’état de frais, voirele seul état de frais lorsqu’il comportera les informations contenues dans l’ordre de mission.

De façon générale, les comptables de l'État ne doivent pas demander aux ordonnateurs d'autres piècesjustificatives de la dépense que celles listées dans la présente nomenclature.

Les comptables peuvent adopter le dispositif du contrôle allégé en partenariat, en concertation avecl’ordonnateur, dès lors que le dispositif de contrôle interne a été renforcé et évalué suffisamment fiablepar une mission d’audit comptable et financier, dans les conditions fixées par la direction générale desfinances publiques. Dans ce cadre, les comptables, sous leur responsabilité, peuvent réduire le nombre depièces justificatives à produire, tout en s’assurant que cette réduction n’obère pas leur capacité à réaliserles contrôles qui leur incombent en vertu de l’article 31 de la loi organique relative aux lois de finances etdes articles 12 et 13 du règlement général sur la comptabilité publique.

Cette nomenclature prend ainsi en compte le recentrage des contrôles des comptables sur les dépensesinduits par les enjeux et les risques les plus importants, dans le cadre du contrôle hiérarchisé de la dépenseet du développement du contrôle allégé en partenariat.

Je rappelle que les comptables publics ne contrôlent plus le respect par les ordonnateurs du seuil depassation des marchés publics.


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ANNEXE N° 1 (suite et fin)

2/ La prise en compte des évolutions de la réglementation, intervenues depuis 2003

Les références juridiques ont été actualisées et ont conduit, le cas échéant, à une évolution des piècesdemandées chaque fois que cette actualisation le commandait. Ainsi, les commentaires rappellent ladernière réglementation en vigueur afin de permettre aux comptables et aux ordonnateurs de s’y reporteren cas de besoin.

3/ La prise en compte des travaux de dématérialisation des documents comptables et des piècesjustificatives et la mise en œuvre progressive du nouveau système d’information financier de l’État

La nomenclature prend en compte les premiers travaux en cours en matière de dématérialisation. A cetitre, certaines pièces justificatives pourront être dématérialisées comme par exemple, dans le cadre desfrais de déplacement temporaire, l’ordre de mission et l’état de frais.

Plus généralement, la dématérialisation et la mise en œuvre progressive de Chorus modifient lesconditions de transmission des ordonnances ou des mandats et de leurs pièces justificatives entregestionnaires et comptables. Ainsi, pour les utilisateurs Chorus, les demandes de paiements « papier »n’ont plus lieu d’être produites, la validation de la demande de paiement dans Chorus valant ordre depayer adressé au comptable, à l’instar d’un acte signé.

Cette prise en compte de la dématérialisation s’étend aux validations dans le système d’information desengagements juridiques et de la certification du service fait qui valent également signatures dans Chorus.Dans ce cadre, il appartient aux différents acteurs de s’assurer que les habilitations octroyées dans Choruscorrespondent effectivement aux délégations accordées par ailleurs.

Enfin, quelle que soit l’application utilisée, la dématérialisation des pièces justificatives implique que lasignature emporte certification de la régularité de l’ensemble des pièces justificatives (y compris ducaractère exécutoire de celles opposables aux tiers) dès lors que la personne qui valide l’ordre de payer ena reçu l’habilitation.

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Cette nouvelle nomenclature constitue une première étape importante de simplification de la dépense del'État qui se poursuivra avec la prise en compte des résultats des différents chantiers en cours notammentde dématérialisation. Ainsi, cette annexe sera mise à jour au fur et à mesure des décisions actées par lesdifférents groupes de travail dans les mois qui viennent.

Cette circulaire, élaborée à l'issue d'une concertation interministérielle, constitue un instrument de gestionopérationnel pour les ordonnateurs et les comptables.

Signé

François BAROIN


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ANNEXE N° 2 : Circulaire du 22 juin 2011

LE MINISTRE DU BUDGET, DES COMPTES PUBLICS, PARIS, le 22 JUIN 2011DE LA FONCTION PUBLIQUEET DE LA RÉFORME DE L’ÉTAT

àMesdames et Messieurs les Secrétaires Généraux près les ministères

Mesdames et Messieurs les Directeurs des Affaires Financières

OBJET : Mise à jour de la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’État annexée à lacirculaire du 1er avril 2010.

La circulaire ministérielle du 1er avril 2010 portant nomenclature des pièces justificatives de l’État, priseen application de l'article 129 du décret du 29 décembre 1962 portant règlement général sur lacomptabilité publique, a constitué une étape importante de la simplification de la dépense de l’État,répondant aux objectifs d’allègement et de dématérialisation des pièces justificatives.

La poursuite des chantiers interministériels sur la dépense publique et l’introduction de nouvellesfonctionnalités de Chorus conduisent aujourd’hui à une actualisation de la nomenclature, tant sur le planréglementaire que sur celui de la dématérialisation des pièces.

La présente mise à jour de la nomenclature poursuit donc un triple objectif :

Enrichir et actualiser les références réglementaires de la nomenclature ;

Simplifier les justifications de la dépense de l’État, notamment par la dématérialisation ;

Sécuriser et clarifier les échanges, notamment au travers des fonctionnalités de Chorus.

1. La mise à jour permet d’intégrer les évolutions réglementaires et d’enrichir la nomenclature des piècesjustificatives des dépenses de l’État de nouvelles rubriques

Le travail de mise à jour réglementaire de la nomenclature est achevé et s’accompagne d’un effort dedocumentation et d’exhaustivité. Les commentaires ont été renouvelés et de nouvelles rubriques sontinsérées en ce sens.

C’est dans cette logique que la partie 3 relative aux dépenses de personnel, qui demeurait inchangéedepuis 2003, a été revue.

Ainsi enrichie, la nomenclature constitue plus que jamais le document de référence commun auxordonnateurs et aux comptables en matière de dépenses de l’État.


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ANNEXE N° 2 (suite)

2. La dématérialisation et les simplifications que permet le nouveau système d’information de l’État sontlargement intégrées

L’actualisation de la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’État prend acte des résultatsdes chantiers menés sur la dématérialisation dans le cadre de Chorus. Ainsi, la nomenclature prévoitnotamment la production de pièces dématérialisées pour les dépenses d’intervention et les marchéspublics.

A titre d’illustration, pour les bourses de l’enseignement supérieur (dépenses d’interventions baréméesfaisant l’objet de paiements de masse), il est admis que la décision d’attribution soit remplacée par un étatliquidatif collectif dématérialisé et interfacé, reprenant les informations nécessaires au contrôle ducomptable.

De même, des dispositions particulières sont prévues pour les marchés conclus sur la place de marchéinterministérielle (PMI). Ainsi, la production en double exemplaire des actes constitutifs du marché n’estplus exigée dès lors qu’ils sont dématérialisés et joints dans Chorus.

Enfin, partout où cela est possible, les pièces sont supprimées au bénéfice des informations renseignéesdirectement dans l’outil (intérêts moratoires, subventions…).

Ces différentes dispositions sont garanties par les efforts accomplis en matière de traçabilité etd’archivage. En effet, ces progrès donnent l’assurance à chaque acteur concerné d’accéder et de consulterles pièces et les informations dématérialisées, et ce à toutes les étapes de la dépense.

3. La dématérialisation croissante des échanges entre ordonnateurs et comptables dans Chorus supposeune clarification de son cadre d’exécution

La circulaire du 1er avril 2010 prévoit que les validations dans le système d’information valentsignatures, sous réserve de la concordance des habilitations octroyées dans l’outil avec les délégationsjuridiques accordées.

Les enseignements des premières bascules Chorus et la mise en place de nouvelles organisations (servicesfacturiers déconcentrés notamment) permettent de préciser les modalités de la dématérialisation, vecteurde simplification et de sécurisation des échanges.

a) Sur le service fait

Il convient de rappeler que la mention manuscrite du service fait sur la facture n’est plus nécessaire àseule fin d’attestation du service fait. En effet, la validation ou la signature de l’ordre de payer par unordonnateur habilité emporte les mêmes effets1.

b) Sur l’ordre de payer en service facturier

Dans le cadre du fonctionnement des services facturiers, l’ordre de payer peut être :

Adressé au comptable par l’intermédiaire du Formulaire communication de l’outil « ChorusFormulaire », pour les demandes de paiement hors flux 1 ;

Ou matérialisé par la certification du service fait effectuée par l’ordonnateur, quel qu’en soit lesupport (validation transactionnelle ou format papier).

1 Cette mesure, applicable sans discontinuité depuis la nomenclature du 30 septembre 2003, est transposée à Chorus. La

certification du service fait par la transaction dédiée dans Chorus emporte également les mêmes effets.


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c) Sur le rattachement des pièces dématérialisées dans Chorus

Chorus permet de joindre à chaque étape de la dépense des pièces jointes dématérialisées. Seules lespièces rattachées à des objets de Chorus (en particulier la demande de paiement) validés par unordonnateur, sont valablement admises comme pièces justificatives de la dépense, produites au compte degestion du comptable.

d) Sur les conditions de recevabilité des pièces justificatives dématérialisées non signées

La transmission au comptable de pièces dématérialisées non signées (expressément recensées par lanomenclature) est l’une des voies de simplification mise en œuvre sous Chorus. Sa mise en œuvre répondau principe de responsabilisation de l’ordonnateur posé par la loi organique du 1er août 2001 et prend actede la sécurisation et de la formalisation des échanges entre services.

Cette faculté doit s’accompagner de conditions de sécurisation suffisantes relevant de la sphèreordonnateur :

Une sécurisation d’ordre juridique : il convient de conférer à un acteur du circuit de gestion Chorus, laqualité juridique nécessaire pour signer l’acte. Celle-ci se déduit soit d’une délégation de signature (pourl’acteur validant dans Chorus Formulaire), soit d’une délégation de gestion emportant qualitéd’ordonnancement ad hoc (pour l’acteur en CSP validant dans Chorus). Cette qualité apparaît nécessairepour conférer à la pièce son caractère exécutoire.

Une sécurisation d’ordre financier : afin d’éviter les mises en paiement anticipées, l’ordonnateurdevra avoir l’assurance que la demande de paiement intervient postérieurement à la signatureformelle de l’arrêté.

e) Sur les mesures de contrôle à mettre en œuvre

En dernier lieu, il convient dans le cadre du plan d’action comptable ministériel de mettre en place au seinde vos services une revue au moins annuelle des habilitations de manière à vous assurer de laconcordance entre les délégations de signature, les habilitations à Chorus et les organigrammesfonctionnels.

*

* *

La mise en œuvre de l’ensemble de ces mesures doit naturellement s’accompagner du respect des normesfigurant en particulier dans le référentiel de contrôle interne organisationnel.

J’appelle votre attention sur le fait que cette circulaire concerne l’exécution de la dépense de l’État. Ellen’a pas vocation à traiter d’autres pièces justificatives comme en matière d’immobilisations.Par ailleurs, les pièces justifiant les dépenses qui ne sont pas transmises au comptable doivent êtreconservées par vos services, en particulier pour assurer le chemin de révision dans le cadre des missionsd’audit interne comptable et financier ou de certification des comptes de l’État. A ce titre, ledéveloppement du contrôle allégé en partenariat, réactualisé depuis la circulaire du 1er avril 2010,autorise la réduction du nombre des pièces à transmettre, dès lors que le comptable reste en capacitéd’exercer ses contrôles sur la dépense.

SignéPour le Ministre et par Délégation

Le Directeur Général des Finances Publiques

Philippe PARINI


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ANNEXE N° 3 : Nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'État

Cadre général de la nomenclature

L’article 129 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilitépublique dispose que les justifications de la dépense publique font l’objet d’une nomenclature généraleétablie par le ministre des finances.

Ce document s’applique aux dépenses effectuées sur le territoire métropolitain, dans les départements etcollectivités d’outre-mer ainsi qu'aux dépenses de l’État à l’étranger. S’agissant des collectivitésd’outre-mer (hors DOM), celles-ci appliquent une réglementation en matière de dépense réellementspécifique qui ne peut donc être traduite par une nomenclature à vocation générale. Néanmoins, laprésente nomenclature a vocation à être lue dans les collectivités d’outre-mer comme un document dontles acteurs de la dépense peuvent s’inspirer pour apprécier localement les pièces à produire jusqu’ànouvel ordre.

La présente nomenclature vise à couvrir le plus grand nombre de catégories de dépenses payées par lescomptables de l’État.

Elle s’applique donc à la totalité des dépenses de l’État payées par les comptables publics, à l’exceptiondes dépenses suivantes :

Les dépenses sans ordonnancement autres que celles relatives aux pensions ;

Les dépenses militaires effectuées par les trésoriers militaires en application de l’article 112 du décretdu 29 décembre 1962, qui dispose que les règles relatives à l’engagement, à la liquidation, àl’ordonnancement et au paiement de ces dépenses sont fixées dans les conditions prévues par undécret contresigné par le ministre des finances et le ministre de la défense. Ces procéduresdérogatoires du ministère de la défense sont désormais régies par le décret n°2010-1690 du 30décembre 2010 relatif aux procédures financières et comptables des forces armées.

En outre, en cas de secret défense, les services ordonnateurs ne sont pas tenus de fournir au comptable latotalité des pièces mentionnées dans la nomenclature.

Il est précisé, par ailleurs, que le comptable, outre son contrôle portant sur les pièces justificatives, doit austade du paiement s’assurer de la qualité d’ordonnateur de l’émetteur de l’ordre de payer. Dans ce cadre,le contrôle du comptable s’effectue à l’aide des arrêtés de nomination et des délégations dont lesordonnateurs bénéficient le cas échéant. A ce titre, pour les dépenses dont l’ordre de payer ne ferait pasl’objet d’une dématérialisation dans Chorus, le comptable doit disposer des spécimens de signatures desordonnateurs et de leurs délégués pour mener à bien ses contrôles.

En ce qui concerne Chorus, les validations de la demande de paiement, de l’engagement juridique ou duservice fait valent signatures. A ce titre, il est rappelé que la mention manuscrite du service fait sur lafacture n’est plus nécessaire à seule fin d’attestation du service fait. En effet, la validation ou la signaturede l’ordre de payer par un ordonnateur habilité emporte les mêmes effets. Par ailleurs, la signature dansl’outil emporte certification de la régularité de l’ensemble des pièces justificatives (y compris du caractèreexécutoire de celles opposables aux tiers) dès lors que la personne qui valide l’ordre de payer en a reçul’habilitation.

Enfin, le comptable doit s’assurer d’une façon générale qu’il dispose bien de l’identification bancaire àjour du créancier1.

1 Garantie notamment par la gestion des tiers dans le référentiel Chorus.


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ANNEXE N° 3 (suite) SOMMAIRE

1. GÉNÉRALITÉS.................................................................................................................................... 17

1.1. Acquit libératoire du créancier ...........................................................................................17

1.1.1. Justification de l’identité ou de l’état civil .................................................................................... 17

1.1.2. Justification du domicile bancaire.................................................................................................. 17

1.2. Paiement à des représentants qualifiés ...............................................................................17

1.2.1. Paiement à des mandataires ........................................................................................................... 17

1.2.2. Paiement de sommes dépendant de succession.............................................................................. 18

1.2.3. Autres cas ................................................................................................................................ 22

1.2.4. Paiement à des mineurs ou à des incapables majeurs .................................................................... 22

1.2.5. Paiement des sommes dues à des personnes morales .................................................................... 24

1.3. Paiement des créances frappées d’opposition ....................................................................26

1.3.1. Oppositions sur créances non salariales ......................................................................................... 26

1.3.2. Oppositions sur créances salariales ................................................................................................ 28

1.4. Relevé de prescription ........................................................................................................28

1.5. Paiement après réquisition du comptable...........................................................................282. DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT SPÉCIFIQUES.................................................................. 29

2.1. Frais de déplacements temporaires ....................................................................................29

2.1.1. Remboursement de frais à l’agent.................................................................................................. 29

2.1.1.2. Frais de transport............................................................................................................................ 30

2.1.2. Prise en charge directe par l’administration................................................................................... 32

2.1.3. Carte Voyagiste (ou carte logée).................................................................................................... 34

2.2. Frais de changement de résidence......................................................................................35

2.2.1. Versement de l’indemnité forfaitaire de changement de résidence ............................................... 35

2.2.2. Frais de transport des personnes .................................................................................................... 38

2.2.3. Rapatriement au lieu de sa résidence habituelle du corps d’un agent ou d’un membre de safamille décédé ................................................................................................................................ 38

2.3. Autres dépenses de fonctionnement ...................................................................................38

2.3.1. Dépenses liées au parc automobile ................................................................................................ 38

2.3.2. Frais de représentation et de réception........................................................................................... 39

2.3.3. Dépenses liées aux élections politiques et professionnelles........................................................... 39


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3. DÉPENSES DE PERSONNEL............................................................................................................ 40

3.1. Rémunération principale ....................................................................................................40

3.1.1. Prise en charge du dossier .............................................................................................................. 40

3.1.2. Modifications de la prise en charge ............................................................................................... 42

3.1.3. Fin de paiement et opérations diverses .......................................................................................... 45

3.2. Accessoires de traitement...................................................................................................46

3.2.1. Indemnité de résidence................................................................................................................... 46

3.2.2. Supplément familial de traitement ................................................................................................. 46

3.2.3. Majoration de traitement et complément de majoration dans les départements d’outre-mer ........ 48

3.3. Indemnités ..........................................................................................................................49

3.3.1. Indemnités forfaitaires liées à un grade ou à une fonction, indemnités de rendement,indemnités de sujétions .................................................................................................................. 49

3.3.2. Cas particuliers............................................................................................................................... 50

3.4. Prestations familiales..........................................................................................................52

3.4.1. Prise en charge de l’allocataire et de l’enfant .............................................................................. 52

3.4.2. Justification des ressources ............................................................................................................ 53

3.4.3. Prise en charge en cas de mutation ................................................................................................ 53

3.4.4. Justifications particulières à certaines prestations.......................................................................... 53

3.5. Prestations sociales diverses...............................................................................................54

3.5.1. Remboursement du trajet domicile-travail..................................................................................... 54

3.5.2. Indemnisation du chômage ............................................................................................................ 54

3.5.3. Accident de service ou de travail, maladie professionnelle ........................................................... 55

3.5.4. Assurance invalidité ....................................................................................................................... 55

3.5.5. Capital-décès ................................................................................................................................ 55

3.6. Prestations d’action sociale des administrations ................................................................594. COMMANDE PUBLIQUE.................................................................................................................. 60

4.1. Marchés publics..................................................................................................................60

4.1.1. Contrats de travaux, fournitures et services non soumis au code des marchés publics (art. 3CMP) ................................................................................................................................ 61

4.1.2. Marchés publics passés selon une procédure adaptée (art. 28 ou 30 du CMP).............................. 62

4.1.3. Marchés publics passés selon une procédure formalisée prévue par l’art. 26 du CMP ................. 64


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4.1.4. Marchés passés sur le fondement d’un accord-cadre ..................................................................... 71

4.1.5. Sous-traitance et paiement direct ................................................................................................... 71

4.1.6. Coordination, groupements de commandes et centrales d’achats.................................................. 74

4.1.7. Paiements à des tiers substitués au créancier initial ....................................................................... 76

4.1.8. Paiements en situation exceptionnelle ........................................................................................... 80

4.1.9. Autres marchés publics spécifiques ............................................................................................... 81

4.2. AUTRES CONTRATS DE LA COMMANDE PUBLIQUE ............................................86

4.2.1. Contrats de partenariat ................................................................................................................... 86

4.2.2. Délégations de service public (concession, affermage, régie intéressée)....................................... 86

5. DÉPENSES D’INTERVENTION ....................................................................................................... 87

5.1. Subventions de fonctionnement .........................................................................................87

5.1.1. Paiement unique, pouvant intervenir dès la notification de la décision attributive desubvention ...................................................................................................................................... 87

5.1.2. Paiement échelonné selon un calendrier fixé par la réglementation ou la décision attributiveelle-même ................................................................................................................................ 88

5.2. Subventions d’investissement ............................................................................................88

5.2.1. Subventions d’investissement versées aux établissements publics de l’État .................................... 88

5.2.2. Autres subventions d’investissement ............................................................................................. 88

5.2.3. Fonds structurels européens (FEDER, FEOGA-Orientation, IFOP et FSE).................................. 89

5.3. Dotations résultant des transferts de compétences .............................................................90

5.4. Dépenses directes (Bourses, allocations, secours, prestations au bénéfice de tiers…)......906. DÉPENSES LIÉES À UNE OPÉRATION IMMOBILIÈRE........................................................... 91

6.1. Acquisitions immobilières..................................................................................................91

6.1.1. Acquisitions amiables .................................................................................................................... 91

6.1.2. Expropriations pour cause d’utilité publique ................................................................................. 93

6.2. Prise à bail et conventions assimilées ................................................................................97

6.2.1. . Prise à bail ................................................................................................................................ 97

6.2.1.2. Paiements ultérieurs ....................................................................................................................... 98

6.2.1.3. Charges locatives ........................................................................................................................... 98

6.2.2. Loyers budgétaires ............................................................................................................................ 98


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7. EXÉCUTION D'UNE DÉCISION DE JUSTICE.............................................................................. 99

7.1. Ordonnancement préalable du montant de la décision.......................................................99

7.1.1. Pièces communes ........................................................................................................................... 99

7.1.2. Pièces particulières......................................................................................................................... 99

7.2. Demandes de paiement direct en cas d’absence d’ordonnancement dans le délairequis ................................................................................................................................100

7.3. Astreintes prononcées par une juridiction........................................................................101

7.4. Paiement des condamnations aux dépens et aux frais irrépétibles...................................101

7.4.1. Paiement des condamnations aux dépens .................................................................................... 101

7.4.2. Paiement de frais irrépétibles (article 700 du nouveau code de procédure civile ou article L.761-1 du code de justice administrative) .................................................................................... 101

7.5. Transaction (hors commande publique) ...........................................................................102

7.6. Paiement à des compagnies ou à des sociétés d’assurance à la suite de sinistresmatériels ...........................................................................................................................102

7.6.1. Dans le cadre de la convention du 2 février 1993 ........................................................................ 102

7.6.2. Sinistre hors cadre de la convention du 2 février 1993 ................................................................ 102

8. FRAIS DE JUSTICE.......................................................................................................................... 104

8.1. Frais de justice criminelle, correctionnelle et de police ...................................................104

8.1.1. Honoraires et indemnités pour frais de traduction ou accordées aux interprètes ......................... 104

8.1.2. Honoraires et indemnités- expertises tarifées ou non tarifées...................................................... 104

8.1.3. Indemnités et frais payés aux personnes chargées des enquêtes sociales et de personnalité ....... 105

8.1.4. Indemnités et frais payés aux personnes contribuant au contrôle judiciaire ................................ 105

8.1.5. Indemnités et frais payés aux médiateurs du procureur de la République, chargés d’unemission de médiation ................................................................................................................... 105

8.1.6. Indemnités et frais payés aux délégués du procureur de la République....................................... 105

8.1.7. Indemnités accordées aux témoins et aux parties civiles ............................................................. 106

8.1.8. Indemnités accordées aux jurés.................................................................................................... 106

8.1.9. Frais de saisie ou de remise sous séquestre ou en fourrière ......................................................... 106

8.1.10. Émoluments et indemnités alloués aux huissiers de justice ......................................................... 106

8.1.11. Indemnités de transport allouées aux magistrats et aux greffiers................................................. 107

8.1.12. Frais postaux en matière pénale .................................................................................................. 107

8.1.13. Frais de réquisition adressés à France Télécom.......................................................................... 107


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8.1.14. Frais de location de matériel d’interception................................................................................ 107

8.1.15. Réparation à raison d’une détention provisoire........................................................................... 107

8.1.16. Frais de révision ........................................................................................................................... 107

8.1.17. Indemnisation des victimes d’infractions..................................................................................... 108

8.1.18. Indemnité à la suite d’un non-lieu, d’une relaxe ou d’un acquittement ....................................... 108

8.2. Frais assimilés aux frais de justice criminelle, correctionnelle et de police ....................108

8.2.1. Frais de procédures – législations spécifiques. ............................................................................ 108

8.2.2. Frais d’enquêtes sociales en matière d’exercice de l’autorité parentale ...................................... 108

8.2.3. Frais postaux en matière civile et prud’homale ........................................................................... 108

8.2.4. Frais en matière de procédures collectives de redressement et liquidations judiciaires............... 109

8.2.5. Frais d’immobilisation d’un véhicule, prononcée à titre de peine par une juridiction................. 109

8.3. Dépenses d’aide juridictionnelle. Avance........................................................................1099. PENSIONS DE L'ÉTAT, ACCESSOIRES DE PENSIONS ET ÉMOLUMENTS

ASSIMILES......................................................................................................................................... 110

9.1. Mise en paiement .............................................................................................................110

9.1.1. Pièces communes ......................................................................................................................... 110

9.1.2. Pièces particulières....................................................................................................................... 110

9.2. Gestion .............................................................................................................................112

9.2.1. Pièce Commune ........................................................................................................................... 112

9.2.2. Pensions de retraite personnelle ................................................................................................... 112

9.2.3. Pensions de retraite personnelle ou de réversion ......................................................................... 112

9.2.4. Pensions de retraite de veufs dont les droits se sont ouverts entre le 30 novembre 1964 et le25 décembre 1973 et d'orphelins de plus de 21 ans ..................................................................... 112

9.2.5. Pensions de retraite d'orphelins de plus de 21 ans. ...................................................................... 112

9.2.6. Pensions de retraite de veufs ou de veuves. ................................................................................. 112

9.2.7. Pensions de retraite d'épouse concédées au titre de l'article L 60 du code................................... 112

9.2.8. Pensions civiles d'invalidité et allocations temporaires d'invalidité............................................. 113

9.2.9. Pensions militaires d'invalidité de veuves, d'orphelins, d'ascendants, secours de compagnes,allocations aux veuves ascendantes ............................................................................................. 113

9.2.10. Pensions militaires d'invalidité assortie de la majoration pour assistance d'une tiercepersonne ou de l'indemnité de soins pour tuberculose ................................................................. 113

9.2.11. Pensions militaires d'invalidité de victimes civiles ...................................................................... 113


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9.2.12. Pensions militaires d'invalidité ou d'ayants-cause assortie d'avantages familiaux....................... 113

9.2.13. Allocations aux aveugles de la résistance .................................................................................... 113

9.2.14. Pour toutes les pensions ............................................................................................................... 113

9.2.15. Indemnité temporaire ................................................................................................................... 114

9.3. Opérations de gestion proprement dites ...........................................................................114

9.3.1. Cas généraux .............................................................................................................................. 114

9.3.2. Rétablissement ou suppression du précompte des cotisations de sécurité sociale ou de lacontribution sociale généralisée ou de la contribution pour le remboursement de la dettesociale sur les pensions de retraite ............................................................................................... 114

9.3.3. Exonération du précompte de la retenue fiscale à la source pour les titulaires de pensions deretraite payées à l'étranger............................................................................................................ 115

9.3.4. Paiement des frais de tutelle......................................................................................................... 115

9.3.5. Autres cas .............................................................................................................................. 115

9.4. Retenues sur pension........................................................................................................115

9.4.1. Droit commun .............................................................................................................................. 115

9.4.2. Cas particuliers aux pensions ....................................................................................................... 115

9.5. Paiement à des tiers ..........................................................................................................115

9.5.1. Paiement à des mandataires et à des représentants légaux ou judiciaires .................................... 115

9.5.2. Pensionnés hospitalisés ................................................................................................................ 115

9.5.3. Pensions militaires d'invalidité..................................................................................................... 116

9.5.4. Pensions militaires d'invalidité assorties de majorations pour enfant .......................................... 116

9.5.5. Abandon de pension..................................................................................................................... 116

9.5.6. Pensionné incarcéré...................................................................................................................... 117

9.6. Extinction de la pension ...................................................................................................117

9.6.1. Arrêt de la pension ....................................................................................................................... 117

9.6.2. Paiement des derniers arrérages en cas de décès.......................................................................... 117

10. DÉPENSES À L'ÉTRANGER .................................................................................................. 118

10.1 Dépenses de personnel ....................................................................................................118

10.1.1. Rémunération du personnel local................................................................................................. 118

10.1.2. Avantages familiaux et sociaux ................................................................................................... 119

10.1.3. Cessation d’emploi....................................................................................................................... 119


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10.2. Frais de déplacements temporaires.................................................................................119

10.2.1. Frais d’hébergement et de restauration ........................................................................................ 119

10.2.2. Frais de transport.......................................................................................................................... 119

10.3. Frais de changement de résidence ..................................................................................119

10.3.1. Indemnité forfaitaire de changement de résidence....................................................................... 120

10.3.2. Frais de transport des personnes ................................................................................................. 120

10.4. Autres dépenses..............................................................................................................120

10.4.1. Aide aux français de passage en difficulté ................................................................................... 120

10.4.2. Rapatriements .............................................................................................................................. 120

10.4.3. Protection des citoyens de l’Union européenne par les représentations diplomatiques etconsulaires de France ................................................................................................................... 120

10.4.4. Escales des bâtiments de la Marine Nationale, des appareils de l’Aéronautique Navale etdes appareils de l’armée de l’air................................................................................................... 121

10.4.5. Volontaires civils à l’étranger ...................................................................................................... 121

10.4.6. Frais de représentation et de réception......................................................................................... 122

10.4.7. Baux immobiliers ......................................................................................................................... 122

10.5. Marchés publics : Contrats, marchés de droit local – Lettres de commande – Devis....122

10.5.1. Pièces générales ........................................................................................................................... 123

10.5.2. Avance .............................................................................................................................. 123

10.5.3. Acompte .............................................................................................................................. 123

10.5.4. Paiement unique et/ou solde au titre des dépenses de fournitures ............................................... 123

10.5.5. Paiement unique et/ou solde pour les autres dépenses................................................................. 124

10.6. Achats sur factures et mémoires.....................................................................................124

10.6.1. Pièces générales ........................................................................................................................... 124

10.6.2. Pour le paiement des denrées périssables..................................................................................... 124

10.6.3. Mentions obligatoires d’identification ......................................................................................... 124

10.6.4. Domiciliation .............................................................................................................................. 124

10.6.5. Éléments de liquidation................................................................................................................ 125

10.6.6. Certification du service fait ......................................................................................................... 125

10.7. Acquisitions immobilières..............................................................................................126

10.7.1. Pièces à produire par l’administration centrale ............................................................................ 126


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10.7.2. Pièces à produire par le poste...................................................................................................... 126

10.8. Paiements à des tiers.......................................................................................................127

10.9. Interventions...................................................................................................................127

10.9.1. Premier paiement ou paiement unique......................................................................................... 127

10.9.2. Paiements ultérieurs ..................................................................................................................... 127

10.9.3. Paiement direct et appui logistique .............................................................................................. 127

10.9.4. Assistance technique .................................................................................................................... 127

ANNEXE A - ÉNONCIATION DES MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LESFACTURES OU SUR LES MÉMOIRES......................................................................................... 128

ANNEXE B - ÉNONCIATION DES MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LE PROCÈSVERBAL OU LE CERTIFICAT ADMINISTRATIF POUR LE PAIEMENT D’UNACOMPTE.......................................................................................................................................... 130

ANNEXE C - ÉNONCIATIONS DEVANT FIGURER SUR L’ÉTAT LIQUIDATIF DESRÉVISIONS ET/OU DE L’ACTUALISATION DES PRIX .......................................................... 132

ANNEXE D - MENTIONS RELATIVES À L’AFFACTURAGE .................................................... 133

ANNEXE E - CARACTÉRISTIQUES FORMELLES DES MARCHÉS PUBLICS ET DESACCORDS-CADRES......................................................................................................................... 134


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NATURE DES DÉPENSES PIÈCES À OBTENIR PARLE COMPTABLE

RÉFÉRENCES AUX TEXTES OUCOMMENTAIRES

1. GÉNÉRALITÉS

1.1. ACQUIT LIBÉRATOIRE DUCRÉANCIER

1.1.1. Justification del’identité ou del’état civil

1.1.1.1. Justification del’identité

- Présentation d’une pièced’identité ou d’unephotocopie lisible : cartenationale d’identité,passeport, carte d’anciencombattant, carte d’invalidede guerre, carte d’invalidecivil…

ou

- À défaut, le comptable doitfaire constater la réalité dupaiement dans les conditionsdu droit commun : preuvetestimoniale ou quittancenotariée

En cas de doute sur la validité de laphotocopie produite ou envoyée, lesadministrations peuvent demander demanière motivée par lettre recommandéeavec une demande d’avis de réception laprésentation de l’original (décretn°2000-1277 du 26 décembre 2000).

La preuve testimoniale est admise pour lespaiements ne dépassant pas 800 €. Au-delà, une quittance notariée est nécessaire.

1.1.1.2. Justification de l’étatcivil

Présentation du livret defamille (ou copie),présentation d’une copie oud’un extrait de l’acte denaissance, extrait de l’acted’enregistrement de laconvention de PACS

1.1.2. Justification dudomicile bancaire

Pièce attestant del’identification du nom ducréancier et de son numérode compte bancaire :

- RIB ou IBAN/BIC

ou

- pièce justificative de ladépense comportant lesréférences bancairescomplètes

Pour les tiers gérés dans le référentielChorus, la justification de la domiciliationbancaire est effectuée à l’occasion de lavalidation du RIB sur la fiche tiers.

1.2. PAIEMENT À DESREPRÉSENTANTSQUALIFIÉS

1.2.1. Paiement à desmandataires


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1.2.1.1. Mandataires de droitcommun

- Mandat sous seing privé ouauthentique en original

La circulaire du 30 mars 1989 relative à lasimplification de la réglementation desdépenses publiques a prévu un seuil de5 300 € au-delà duquel le paiement ne peutêtre fait au profit du mandataire que surprésentation d’un mandat authentique.Cette limite n’étant fixée par aucun textelégislatif ou réglementaire opposable, il estrecommandé pour les créances d’unmontant important de solliciter de la partdu mandataire un acte authentique ; en casde refus de sa part, un mandat sous seingprivé servira de pièce justificative aupaiement.

1.2.1.2. Avocats - Relevé d’identité bancairedu compte ouvert au nom dela C.A.R.P.A créée par lebarreau auquel cet avocat estinscrit

et

- Jugement attestant de laqualité de représentant

ou

- Mandat sous seing privé ouauthentique justifiant despouvoirs de l’avocat.

Si le RIB n’indique que la CARPA, untampon sur le RIB justifie le lien avecl’avocat.

Dans le délai d’un an après que lejugement soit passé en force de chosejugée, sans limitation de montant (article420 du code de procédure civile :« l’avocat remplit les obligations de sonmandat sans nouveau pouvoir jusqu’àl’exécution du jugement pourvu que celle-ci soit entreprise moins d’un an après quele jugement soit passé en force de chosejugée »).

Au-delà du délai d’un an.

1.2.1.3. Huissiers Le fait que le bénéficiaire a remis lespièces à l'huissier vaut mandat d'encaisser(article 18 du décret n° 56-222 du29 février 1956 portant réglementationd’administration publique pourl’application de l’ordonnancedu 2 novembre 1945 relative au statut deshuissiers de justice).

1.2.1.4. Notaires - Attestation du notaire Elle précise qu’il est chargé de lasuccession ou qu’il est le notaire de lapersonne qui doit recevoir les fonds.

1.2.2. Paiement de sommesdépendant desuccession

Le paiement d’une somme dépendantd’une succession nécessite de déterminerau préalable l’état liquidatif du partage.

1.2.2.1. Pièces communes - acte de décès

ou

- copie du livret de famille


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NATURE DES DÉPENSES PIÈCES À OBTENIRPAR LE COMPTABLE


1.2.2.2. Paiement aux héritiers

- Certificat d’héréditédélivré par le maire de lacommune de résidence dudéfunt

ou

- Certificat de propriété(délivré par le tribunald’instance ou le notaire)

ou

- Jugement d’envoi enpossession

ou

- Acte de notoriété (établipar un notaire)

ou

- Intitulé d’inventaire(établi par un notaire)

La preuve de la qualité d’héritiers peut êtreapportée par tout moyen (article 730 ducode civil). Toutefois, les pièces ci-contrepermettent d’apporter facilement cettepreuve.

Il est rappelé que nul texte législatif ouréglementaire n’impose aux maires ladélivrance de tels certificats ; c’estseulement dans le souci de simplifier lesrègles de preuve et d’éviter aux héritiers laproduction d’actes authentiques plusonéreux que la production de tels actes aété admise.

L’acte de notoriété ne peut plus êtredélivré par le greffe du tribunal d’instance(loi n° 2007-1787 du 20 décembre 2007).L'acte doit être mentionné en marge del'acte de décès.

1.2.2.3. Paiement aux légataires1.2.2.3.1 Légataire universel Le legs universel correspond à la donation par

le testateur de la totalité des biens qu’il laisseraà son décès.

- Expédition du testamentetEn cas d’héritiersréservataires :

- Preuve par tous lesmoyens de la délivrance dulegs

En l’absence d’héritiersréservataires :

- Un acte de notoriétéétablissant l’absenced’héritiers réservatairesou- copie conforme del’ordonnance d’envoi enpossession délivrée par legreffe du tribunal

La délivrance est donnée par les héritiersréservataires pour habiliter le légataire àexercer ses droits (article 1004 du codecivil).

Si le testament est authentique (article1006 du code civil).

Si le testament est olographe ou mystique(article 1008 du code civil).

Le testament mystique est celui qui estécrit et signé par le testateur et présentéclos et scellé à un notaire qui dresse unacte de suscription devant deux témoins ;article 976 du code civil.Le testament olographe est celui qui estentièrement écrit, daté et signé de la maindu testateur ; article 970 du code civil.


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1.2.2.3.2 Légataire à titre universelou légataire particulier

- Expédition du testamentet

- Preuve de la délivrance dulegs, donnée par les héritiersréservataires ou par lelégataire universel

Selon les termes de l’article 1010 du codecivil, le legs à titre universel est celui parlequel le testateur lègue une quote-part desbiens dont la loi lui permet de disposer.Tout autre legs ne forme qu’unedisposition à titre particulier.

Article 1011 du code civil.

1.2.2.4. Paiement à unexécuteurtestamentaire

- Expédition du testamentauthentique

ou

- Copie conforme dujugement d’envoi enpossession délivrée par legreffe du tribunal.

Si le testament est authentique (article1030-2 du code civil).

Si le testament est mystique ou olographe.

1.2.2.5. Paiement à unmandataire successoral

- convention signée deshéritiers

ou

- copie de la décision dejustice nommant lemandataire successoral

Article 813 et suivants du code civil.

1.2.2.6. Paiement à un porte-fort

- Attestation de porte-fort

et

- Le porte-fort doit prouversa qualité héréditaire et cellede ses cohéritiers dans lesconditions de droit commun

Article 17 du décret n° 65-97 du4 février 1965 relatif aux modes et auxprocédures de règlement des dépenses desorganismes publics : « le ministre desfinances fixe les conditions et limites danslesquelles un notaire ou un héritier seportant fort pour ses cohéritiers peuventêtre habilités à recevoir les sommes duesaux héritiers d’un créancier ».

Ainsi, l’un des héritiers peut se porter fortpour ses cohéritiers, à condition que lasomme revenant à ces derniers n’excèdepas une somme déterminée par décisionministérielle.

Cette somme est fixée à 2 400 € pardécision ministérielle (Cf. instructionn° 01-123-E du 17/12/2001).


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1.2.2.7. Successions nonréclamées, en vacanceou en déshérence

Le paiement des sommes dépendant de cessuccessions a lieu entre les mains duservice des Domaines.

1.2.2.7.1.Successions non réclamées

- Copie conforme del’ordonnance du présidentdu tribunal de grandeinstance du lieu d’ouverturede la succession désignantun administrateur provisoire

Pour les seules successions ouvertes avantle 1er janvier 2007 : Lorsqu’il ne seprésente personne pour réclamer unesuccession et qu’il n’existe pas d’héritiersconnus ou que les héritiers connus y ontrenoncé, cette succession est réputée nonréclamée. La gestion de ces successions estconfiée au service des Domaines dont lespouvoirs sont définis par l’ordonnance denomination (loi du 20 novembre 1940 etarrêté du 2 novembre 1971).

1.2.2.7.2.Successions vacantes

- Copie conforme dujugement du tribunal degrande instance du lieud’ouverture de la successiondéclarant la vacance etdésignant un curateur (leservice des domaines)

Pour les successions ouvertes avant le1er janvier 2007 (anciens articles 811 et s.du code civil) : Lorsque à l’expiration dudélai imparti à compter de l’ouverture dela succession, il ne se présente personnequi réclame la succession, qu’il n’y a pasd’héritier connu ou que les héritiersconnus y ont renoncé, cette succession estréputée vacante.

Pour les successions ouvertes à compter du1er janvier 2007 (articles 809 et s. du codecivil) :

Lorsqu’il ne se présente personne pourréclamer la succession et qu’il n’y a pasd’héritier connu, que tous les héritiersconnus ont renoncés à la succession ouque, après l’expiration d’un délai de 6mois depuis l’ouverture de la succession,les héritiers connus n’ont pas opté, demanière tacite ou expresse,cette succession est réputée vacante.

La déclaration de vacance est prononcéesur demande du service des domaines oudu procureur de la république.

1.2.2.7.3.Successions en déshérence

- Copie conforme del’ordonnance d’envoi enpossession définitivedélivrée par le greffe dutribunal

Pour les successions ouvertes avantle 1er janvier 2007 : anciens articles 768 et770 du code civil.

Pour les successions ouvertes à compter du1er janvier 2007 : article 811 du code civil(« Lorsque l’État prétend à la successiond’une personne sans héritier ou à unesuccession abandonnée, il doit endemander l’envoi en possession autribunal »).


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1.2.3. Autres cas

1.2.3.1. Paiement de sommesdues à des donataires

- Copie délivrée par lenotaire du contrat dedonation (avec mentionexpresse de l’acceptation dudonataire)ou

- Copie délivrée par lenotaire de l’offre dedonation et de l’acceptation(forme authentique dans lesdeux cas).

Tout acte de donation doit être passédevant notaire (article 931 du code civil).

La donation n’engagera le donateur, et neproduira aucun effet, que du jour qu’elleaura été acceptée en terme exprès (article932 du code civil).

1.2.3.2. Paiement des sommesdues à des créanciersabsents

- Copie conforme dujugement de présomptiond’absenceou- Copie conforme dujugement déclaratifd’absence

L’absence est régie par les articles 112et s. du code civil.

Pour le paiement entre les mains del’administrateur des biens.

Pour le paiement entre les mains desayants-droit.

Le jugement déclaratif d’absence emporteles mêmes conséquences que le décès.

1.2.4. Paiement à des mineursou à des incapablesmajeurs

1.2.4.1. Paiement à desmineurs

Le mineur non émancipé est normalementreprésenté par un administrateur légal quia qualité pour recevoir les sommes qui luisont dues.

Remarque : Le paiement effectué sur lecompte bancaire d’un mineur est valide àcondition que l’accord du représentantlégal soit produit à l’appui de chaqueversement.

1.2.4.1.1.Sous le régime de l’administrationlégale pure et simple ou sous lerégime de l’administration légalesous contrôle judiciaire

Pièces justifiant de la qualitéde représentant légal :

- Copie du livret de familleou- Copie de l’acte denaissance de l'enfant mineur

1.2.4.1.2.Cas particulier du parent dont lafiliation à l’égard de l’enfant estétablie plus d’un an après lanaissance ou judiciairement –(article 372 alinéa 3 du code civil)

Pièces justifiant la qualité dereprésentant du mineur :

- Copie conforme de ladéclaration conjointe devantle greffier en chef dutribunal de grande instanceou- Copie conforme de ladécision du juge aux affairesfamiliales

Article 372 alinéas 2 et 3 du code civil.

La déclaration conjointe d’exercice del’autorité parentale n’est pas portée enmarge de l’acte de naissance.


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1.2.4.1.3.Enfant adoptif

- Extrait du registre d’étatcivil où est transcrite ladécision d’adoption quijustifie de la qualité dereprésentant du mineur

1.2.4.1.4Mineur sous tutelle

- Copie délivrée par lenotaire du testamentauthentique ou de ladéclaration authentiquecontenant la nomination dututeurou- Extrait ou copie délivré

par le greffe de la décisiondu conseil de famille qui anommé le tuteur datifou- Extrait ou copie du

jugement délivré par legreffe qui a organisé latutelle spéciale

et

- Acquit du tuteur

Articles 408 et 504 du code civil.

Décret n° 2008-1484 du 22 décembre 2008.

L’acceptation d’un paiement fait par l’Étatne peut constituer qu’un acted’administration et non un acte dedisposition. La quittance donnée par le tuteurne vaut qu’acceptation pour le compte dumineur et non acceptation du montant de lacréance.

1.2.4.1.5.Mineur émancipé

- Copie du livret de famillementionnant le mariageou

- Copie délivrée par le greffedu jugement qui a prononcél’émancipation

Le mineur émancipé est capable, comme unmajeur, de tous les actes de la vie civile(article 413-6 du code civil).

article 413-1 du code civil.

article 413-2 du code civil.

1.2.4.2. Paiement à desincapables majeurs

1.2.4.2.1.Majeur en tutelle ou curatelle

- Copie délivrée par le greffedu jugement portantouverture de la tutelle ou dela curatelle et désignant letuteur ou le curateur ou lecas échéant un mandatairejudiciaire

Article 447 du code civil : le tuteur ou lecurateur est désigné par le juge.

Article 450 du code civil : un mandatairejudiciaire est nommé si aucun membre de lafamille ou aucun proche ne peut assumer latutelle ou la curatelle.


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1.2.4.2.2.Majeur soumis à protection du faitd’un mandat de protection future

- Mandat sous seing privé ounotarié visé par le greffier


1.2.5. Paiement des sommesdues à des personnesmorales

1.2.5.1. Paiement des sommesdues à desgroupements dotés dela personnalité morale

Le paiement par virement à un compteouvert au nom de la personne moraledispense celle-ci de produire les piècesjustificatives.

Le paiement à des groupements de fait(associations ou sociétés) se traduit soitpar un paiement à un mandataire, soit parun paiement à celui qui a effectué laprestation. Si ce dernier n’est pasindividualisable, il convient d’obtenirl’acquit de tous les associés..

1.2.5.1.1Sociétés commerciales

À défaut des mentions duregistre du commerce et dessociétés sur la facture ou lemémoire :

- Extrait des statuts délivréspar le greffe du tribunal decommerce

ou

- Extrait de l’acte de sociétédélivré par un notaire

ou

- Extrait du journald’annonces légales (ex :BODACC) qui a publié lesstatuts de la société

1.2.5.1.2.Associations

- Copie des statuts, à défautdu numéro SIRET ou

- Référence de la publicationau Journal officiel

Seule la publication au Journal officielpermet de doter l’association de lapersonnalité morale ; à défaut depublication, elle sera considérée comme ungroupement de fait.


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1.2.5.2. Règlement de sommesdues à des créanciersen redressementjudiciaire

1.2.5.2.1.Créanciers ayant fait l’objet d’unjugement d’ouverture deredressement judiciaire

- Copie du jugementd’ouverture désignantl’administrateur etdéfinissant sa missionou- Extrait du registre ducommerce et des sociétésportant inscription dujugementou

- Exemplaire du journald’annonces légales (ex :BODDAC) portant avis del’ouverture d’une procédurede redressement

La mission de l’administrateur est fixéepar le tribunal. Il est chargé soit :

- de surveiller les opérations de gestion ; ledébiteur peut donner acquit ;

- d’assister le créancier pour tous les actesconcernant la gestion ; acquit conjoint ;

- d’assurer seul, entièrement ou en partiel’administration de l’entreprise ; seull’administrateur peut donner acquit.

1.2.5.2.2.Créanciers ayant fait l’objet d’unjugement arrêtant soit un plan decontinuation ou de redressement del’entreprise soit un plan de cession

- Extrait du jugementindiquant, selon le cas,l’adoption du plan decontinuation ou du plan deredressement ou du plan decessionou- Exemplaire du journald’annonces légales (ex :BODDAC) portantpublication du jugementou

- Exemplaire du registre ducommerce et des sociétésportant inscription dujugement

1.2.5.3. Règlement de sommesdues à des créanciersen liquidation

1.2.5.3.1.Liquidation amiable

- Exemplaire du journald’annonces légales (ex :BODDAC) ayant publié ladécision prononçant laliquidation amiable de lasociété et la nomination duliquidateur


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1.2.5.3.2.Liquidation judiciaire

- Copie du jugementprononçant la liquidationjudiciaire et nommant unliquidateur

Le paiement devra être effectué au profitdu liquidateur.

1.2.5.4. Règlement de sommesdues à une sociétéaprès sa liquidation

1.2.5.4.1.Liquidation judiciaire

- Copie du jugementprononçant la réouverture dela liquidation et nominationdu liquidateur

Article L. 643-13 du code de commerce.

1.2.5.4.2.Liquidation amiable

- Extrait des statuts délivréspar le greffe du tribunal decommerceou- Extrait de l’acte de sociétédélivré par un notaireou- Extrait du journald’annonces légales (ex :BODDAC) qui a publié lesstatuts de la société

Paiement comme à des indivisaires :

- obtention de l'acquit de tous lesassociés ;

ou

- paiement au mandataire, en cas demandat donné par tous les associés ousociétaires.

1.3. PAIEMENT DESCRÉANCES FRAPPÉESD’OPPOSITION

Article 36 du décret du29 décembre 1962 : toutes oppositions ouautres significations ayant pour objetd’arrêter un paiement doivent être faitesentre les mains du comptable public.

Articles 4 et 6 du décret n° 93-977du 31 juillet 1993.

1.3.1. Oppositions surcréances non salariales

1.3.1.1. Saisie-attribution1.3.1.1.1. Paiement à l’opposant - acte de signification de

l’opposition

et- certificat de non-contestation attestantqu’aucune contestation n’aété formée dans le moissuivant la dénonciation de lasaisie au débiteur saisiou- déclaration du débiteurautorisant le tiers saisi àpayer sans délai la créanceobjet de la saisie

L’article 56 décret n° 92-755 du31 juillet 1992 et l’article 3 du décret n°93-977 du 31 juillet 1993 énoncent lesmentions obligatoires que doit revêtir, àpeine de nullité, l’acte de signification.

Ce certificat est délivré par le greffe oul’huissier ayant procédé à la saisie.

1.3.1.1.2 Paiement à l’opposé - mainlevée de l’opposition


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ANNEXE N° 3 (suite)NATURE DES DÉPENSES PIÈCES À OBTENIR PAR

LE COMPTABLERÉFÉRENCES AUX TEXTES OU

COMMENTAIRES

1.3.1.2. Avis, opposition ousaisie à tiers détenteur,oppositionadministrative

- avis reçu, le cas échéant,par lettre recommandée avecavis de réception

1.3.1.3. Cession de créance1.3.1.3.1. Paiement à unétablissement de crédit, dans lecadre de la loi Dailly

- notification de la cession,par lettre recommandée avecavis de réception, ou par toutautre moyen permettant dedonner date certaine

et, le cas échéant,- notification de latransmission du bordereaupar le bénéficiaire de latransmission

Articles L. 313-23 et s. du code monétaireet financierL’article R. 313-15 du CMF énonce lesmentions obligatoires que doit revêtir lanotification.

Le bordereau de cession n’a pas à êtreproduit au comptable assignataire.

1.3.1.3.2. Paiement à uncessionnaire de droit commun

- exemplaire original designification de la cessionet- original de l’acte decession


L’acte de signification énonce la qualité ducomptable assignataire, du cédant, ducessionnaire et désigne la créance cédée.

1.3.1.3.3. Paiement au cédant - pour une cession Dailly,mainlevée de la cessiondonnée par l’établissementde créditou- pour une cession de droitcommun, attestation dedésistement définitif délivréepar le cessionnaire de droitcommun

1.3.1.3. Nantissementde créance

1.3.1.4.1. Paiement à unétablissement de créditbénéficiaire dunantissement, dans lecadre de la loi Dailly

- notification dunantissement, par lettrerecommandée avec avis deréception, ou par tout autremoyen permettant de donnerdate certaineet, le cas échéant,- notification de latransmission du bordereaupar le bénéficiaire de latransmission

Articles L. 313-23 et s. du code monétaireet financierL’article R. 313-15 du CMF énonce lesmentions obligatoires que doit revêtir lanotification.

Le bordereau de nantissement n’a pas àêtre produit au comptable assignataire.

1.3.1.4.2. Paiement à unbénéficiaire denantissement de droitcommun

- mainlevée du nantissementdonnée par l’établissementde créditou- pour un nantissement dedroit commun, attestation dedésistement définitif délivréepar le bénéficiaire dunantissement de droitcommun


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1.3.2. Oppositions surcréances salariales

1.3.2.1. Cession ou saisie desrémunérations

1.3.2.1.1. Cession - Notification de l’acte decession par le secrétariat dugreffe du tribunal- Domiciliation bancaire

Indication du montant initial de la cession,du nombre de mensualités et du montantde la mensualité

1.3.2.1.2. Saisie des rémunérations - Notification de l’acte desaisie établi par lesecrétariat-greffe du tribunal

L’acte de notification doit énoncer laqualité du saisi, du saisissant, la sommepour laquelle est pratiquée la saisie, lemode de calcul de la fraction saisissable etla désignation de la créance saisie

1.3.2.2. Oppositions pratiquéesen vertu des créancesalimentaires

- Demande de paiementdirect formulée par unhuissier de justice ou unorganisme débiteur deprestations familialesagissant pour le compte d'uncréancier d'aliments, sousforme de lettrerecommandée avec demanded'avis de réception- Domiciliation bancaire

1.3.2.3. Avis, opposition ousaisie à tiers détenteur– Oppositionadministrative pour lerecouvrement desamendes etcondamnationspécuniaires

- Acte reçu, le cas échéant,par lettre recommandée avecdemande d'avis de réception

Acte signé par le comptable chargé durecouvrement.

Indication sur l’acte de la date denaissance du débiteur.

1.4. RELEVÉ DEPRESCRIPTION

- décision des autoritésadministratives compétentesrelevant la prescription

ou- copie de l’acte interruptifde prescription

Décret n° 99-89 du 8 février 1999 :

En fonction de la nature de la créance et deson montant, la décision de relèvement estprise conjointement par le ministreordonnateur et le ministre en charge dubudget ou par l’ordonnateur secondaireaprès avis simple du comptableassignataire.

1.5. PAIEMENT APRÈSRÉQUISITION DUCOMPTABLE

- décision de l’ordonnateurde réquisitionner lecomptable


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2. DÉPENSES DEFONCTIONNEMENTSPÉCIFIQUES

2.1. FRAIS DE DÉPLACEMENTSTEMPORAIRES

Ils comprennent :

- des frais de transport de personnes ;

- des frais d’hébergement et derestauration ;- le cas échéant, des frais annexes.

Ils sont :

-soit remboursés à l’agent ;

-soit pris en charge directement parl’administration.

- décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006modifié fixant les conditions et modalitésde règlement des frais occasionnés par lesdéplacements temporaires des personnelscivils de l’État

- arrêté interministériel du 3 juillet 2006modifié fixant les taux des indemnités demission

- arrêté interministériel du 3 juillet 2006modifié fixant les taux des indemnitéskilométriques

- arrêté interministériel du 3 juillet 2006fixant les indemnités de stage de formationinitiale

Le droit applicable à une administrationdonnée est fixé par le décret, les arrêtésinterministériels, complétés par les arrêtésministériels pris pour leur application.

- décret n° 91-430 du 7 mai 1991 modifiésur les conditions et modalités derèglement des frais occasionnés par lesdéplacements des ouvriers de l’État sur leterritoire métropolitain

- décret n° 2009-545 du 14 mai 2009fixant les conditions de règlement des fraisoccasionnés par les déplacementstemporaires du personnel militaire

- arrêté du 14 mai 2009 fixant les barèmeset les modalités d’indemnisation desdéplacements temporaires du personnelmilitaire

2.1.1. Remboursement defrais à l’agent

2.1.1.1. Pièces généralesLa réforme introduite par le décretn° 2006-781 du 3 juillet 2006 rappelle leprincipe du remboursement forfaitaire desfrais d’hébergement et de restaurationainsi que de la justification des frais detransport au seul ordonnateur. Ainsi, cesdépenses sont, sauf exceptions, justifiéespar une décision de déplacement et un étatde liquidation des frais.Les pièces non transmises au comptablequi ont permis d’établir l’état de frais sontconservées par l’ordonnateur à ladisposition des corps de contrôle(inspections générales, cour des comptes,cour de discipline budgétaire etfinancière).


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2.1.1.1.1. Mission, tournée - Ordre de mission ou dedéplacement signé parl’autorité habilitée parl’ordonnateur ou référence àun document officiel publiéjustifiant d’une dispense

et

- État de frais (valantdemande de remboursementde l’agent) certifié par lapersonne habilitée à le faire

L’ordre de mission peut être permanent et/ou collectif. L’intéressé ne peut signer lui-même son ordre de mission.

La présentation de l’ordre de mission et del’état de frais est laissée à la libreappréciation des services gestionnaires,sous réserve qu’ils comportent toutes lesinformations nécessaires aux contrôles ducomptable, notamment l’exactitude descalculs de liquidation.

L’automatisation des tâches et ladématérialisation des pièces justificativespeuvent conduire à l’établissement d’undocument conjoint et dématérialisé(conformément à un protocole validé), enlieu et place des pièces physiques. Dans cecas, l’ordre de mission n’est pas transmisau comptable dès lors que les informationsde celui-ci tenant d’une part auxconditions du déplacement et d’autre part àl’engagement de la dépense sont reprisessur l’état de frais dématérialisé. Dans cecadre, la signature de l’état de fraisdématérialisé est ainsi laissé à l’initiativede l’ordonnateur dans le cadre de sesprocédures de contrôle interne. Pour lecomptable, la validation de l’ordre depayer par l’ordonnateur vaut certificationdu service fait et justification desinformations figurant sur l’état de frais,conformément à l’article 7 du décretn° 62-1587 du 29 décembre 1962 modifié.

2.1.1.1.2. Intérim - Décision fixant lesconditions de l’intérimet- État de frais (idem quepour les missions)

2.1.1.1.3. Stage, concours,examens, sélections

- Ordre de déplacement (ouconvocation au stage)et- État de frais (idem quepour les missions)

Cette pièce doit mentionner les référencesaux dispositions réglementaires dont il estfait application selon qu’il s’agit d’unstage de formation continue (assimilableaux missions) ou de formation initiale(régime d’indemnisation spécifique) oud’un déplacement pour subir des épreuvesde concours, sélection ou examen.

2.1.1.2. Frais de transportLe contrôle des dépenses est effectué parle comptable au vu de l’ordre de mission etde l’état de frais qui doivent, à cet effet,comporter toutes les informationsnécessaires au regard de la réglementationapplicable à l’administration dont relèvel’agent.


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2.1.1.2.1. Missions, tournées,stages, intérim, concours

- véhicule personnel, indemnitéskilométriques ;

- transport en commun (voieferrée, avion, bateau, autocar,navette) ;

- véhicules de louage (taxi,véhicules de location) ;

- péage d’autoroute, parcs destationnement ;

- cartes d’abonnement à untransport en commun.

Se reporter au point 2.1.1.1.

Conformément aux articles 3-1er alinéa,10-6ème alinéa et 11 du décret du3 juillet 2006, les pièces justificatives desdépenses exposées par l’agent sontproduites au seul ordonnateur.L’attestation d’utiliser le véhiculepersonnel et les conditions d’assurancerequises à l’article 10-5ème alinéaprocèdent de la responsabilité du seulordonnateur qui conserve les piècesconsidérées. Il veille en particulier à ceque les factures soient acquittées parl’agent.

2.1.1.2.2. Avance sur frais - Ordre de mission ou dedéplacement ou/et fiched’allocation ou décisiond’intérim

et- État de frais

- article 3 du décret n° 2006-781du 3 juillet 2006 pour les personnels civils.

- article 6 du décret n° 2009-545du 14 mai 2009 pour les militaires.

Les avances sur frais de déplacementtemporaire font l’objet d’unordonnancement préalable ou d’unpaiement par un régisseur d’avances.L’instruction n° 07-021-B1-O-M9 du6 mars 2007 fixe le taux des avancesà 75 % des sommes présumées dues à lafin du déplacement ou en fin de mois selonle cas. Certaines administrations ont définiun taux et des modalités différents dansleur arrêté ministériel d’application dudécret du 3 juillet 2006 qui prévaut sur lesdispositions de l’instruction.

L'état de frais de régularisation nécessaireau solde de l'avance doit mentionner lesréférences de la demande d'avance et deson paiement.

2.1.1.2.3. Transport du corps d’unagent décédé ou des membres de lafamille (outre-mer et étranger)

- Demande présentée par lesayants-cause du défuntet- Facture de l’entrepriseayant assuré le transport ducorps

Application des articles 46 du décretn° 90-437 du 28 mai 1990 modifié, 43 dudécret n° 89-271 du 12 avril 1989modifié, 62 du décret n° 98-844 du22 septembre 1998 modifié, 45 du décretn° 86-416 du 12 mars 1986 modifié et 16du décret n° 2009-545 du 14 mai 2009.

2.1.1.2. Frais d’hébergement etde restauration se reporter au point 2.1.1.1.

Il est rappelé que les frais d’hébergementpris en charge forfaitairement sontnéanmoins soumis, conformément àl’article 3-2° du décret n° 2006-781 du3 juillet 2006, à un contrôle de l’effectivitéde la dépense qui relève du seulordonnateur.


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2.1.1.3. Frais annexes(délivrance de passeports, de visas,vaccinations obligatoires, taxesd’aéroports, autres taxes et impôtstouchant les voyageurs)

- Facture acquittée attestantles frais engagés Dispositions prévues par divers arrêtés

ministériels notamment l’article 19 del’arrêté du 6 octobre 2006 du ministère desaffaires étrangères et européennes.

Pour les déplacements à l’étranger,d’autres frais peuvent faire l’objet deremboursement à l’agent sur présentationde pièces justificatives.

2.1.1.4. Carte affaires- contrat d’ouverture decompte (dit « contratd’entreprise ») entrel’émetteur et l’entitépublique lors du premierpaiementet, selon le cas- paiement des frais dedéplacement temporaires : sereporter au point 2.1.1.1.- paiement des frais deréception et dereprésentation : se reporterau point 2.3.2.- prestations financières liéesà la délivrance et àl’utilisation de la carte :facture de l’établissementfinancier- frais d’opérations tenant àl’utilisation de la carte :éléments figurant dans l’étatde frais

La carte affaires est une carte personnellede paiement à débit différé, adossée sur lecompte de l’agent, lui permettant d’êtreremboursé de ses frais professionnelsavant que son compte ne soiteffectivement débité. Ces frais recouvrentles frais de déplacement temporaires, ycompris, le cas échéant, les frais annexeset les frais de réception et dereprésentation.

Le relevé d’opération n’est pas une piècejustificative à produire au comptable sil’état de frais porte les informationsrelatives aux frais d’opérations, liquidéesconformément aux termes du contratd’entreprise.

2.1.2. Prise en charge directepar l’administration La prise en charge directe par

l’administration intervient dans le cadredes dispositions de l’article 5 du décretn° 2006-781 du 3 juillet 2006, selon lesrègles applicables à la commandepublique.

Les prestations peuvent être effectuéesauprès de fournisseurs directs (compagniesde transport, établissements hôteliers ou derestauration) ainsi que par des agences devoyages.

2.1.2.1. Frais de transport


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2.1.2.1.1. Titres de transport - le cas échéant, contrat ouconventionet- Bon individuel de transport(BIT) ou toute autre pièce entenant lieuet- Facture du prestataire deservices

Le BIT ou bon de commande doitcomporter tout renseignement permettantde s’assurer du respect de laréglementation (nom, objet dudéplacement, lieu, classe autorisée).

Dans le cadre de la dématérialisation despièces justificatives afférentes au paiementde frais de déplacement par cartes achat ouvoyagiste, seul le numéro de BIT ou debon de commande est mentionné dans lerelevé d’opération cité au point 2.1.3.

2.1.2.1.2. Cartes d’abonnement - Factureet

- Copie de l’abonnement Cette pièce n’est pas nécessaire si tous lesrenseignements afférents à l’abonnementfigurent sur la facture.

2.1.2.2. Frais d’hébergement etde restauration

2.1.2.2.1. Appel à un établissementpublic de formation (stages)

- Conventionet- Mémoire ou facture signédu directeur d’établissementou- État récapitulatif desdépenses effectuées, visé parl’agent comptable del’établissement

Cet état remplace éventuellement les deuxpièces précédentes.

2.1.2.2.2. Autres prestatairesdirects (hôtel, restaurant) ouagences de voyage

- le cas échéant, contrat ouconventionet

- Facture du prestataire deservices

Il doit faire référence au décret relatif auxfrais de déplacement dont il est faitapplication.

Elle doit comporter le détail desprestations effectuées et leursbénéficiaires. A défaut, l’ordonnateur doitindiquer au comptable la liste desbénéficiaires, la durée de la mission ou dustage (jour et heure d’arrivée et de départ),le nombre de repas et nuitées et leur prixunitaire.


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2.1.3. Carte Voyagiste (oucarte logée) Les dépenses payables par carte Voyagiste

s’inscrivent dans le cadre de l’article 5 dudécret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 etl’article 8 du décret n° 2009-945 du 14 mai2009, visant le paiement direct duprestataire selon les règles applicables à lacommande publique.

La carte Voyagiste est un moded’exécution des marchés publics écrits àbons de commande dans le domaine desfrais de déplacement (transport,hébergement, restauration, location devéhicule).

2.1.3.1. Premier paiement - Marché ou convention,annexes financières le caséchéant

et

- Accord local

Et

- Contrat d’ouverture(d’émission) de la carteVoyagiste

et

- Relevé d’opérations duprestataire financier (ROP)

Le marché public doit explicitementautoriser le recours à ce mode derèglement.

L’accord local doit acter l’utilisation de lacarte Voyagiste.

Le contrat passé avec le prestatairefinancier (créancier) ouvre le compteassocié à la carte Voyagiste, définit lesmodalités de son fonctionnement et depaiement des relevés d’opérations duprestataire financier, à échéance, parl’entité publique.

Le ROP doit mentionner toutes lesinformations nécessaires au contrôle ducomptable, conformément à l’annexe 4 duprotocole-cadre.

2.1.3.2. Paiements suivants - Relevés d’opérations duprestataire financier

En cas d’absence d’informationsobligatoires figurant au modèle-type deROP, le comptable peut exiger tousdocuments complémentaires, notammentles factures du titulaire du marchéacquittées par le prestataire financier ettransmises à l’ordonnateur.

2.1.3.3. Commissions d’agence - Factures de l’agence devoyages

Les commissions d’agence peuvent êtreversées, soit directement dans le cadre durelevé d’opérations, soit distinctement, enfonction des dispositions fixées par lemarché public. Dans ce dernier cas, lafacture référencera les opérationscommandées par l’entité publique lui ayantété payées par le prestataire financier etservant de base au calcul de lacommission.


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2.2. FRAIS DE CHANGEMENTDE RÉSIDENCEIls comprennent :

- l’indemnité forfaitaire dechangement de résidence (bagages oumobilier) ;- les frais de transport de personnes ;

- le cas échéant, le transport duvéhicule personnel.

- décret n° 90-437 du 28 mai 1990 modifiépour la métropole et circulaire du22 septembre 2000 y afférente ;- décret n° 89-271 du 12 avril 1989modifié pour les DOM, Mayotte, et Saint-Pierre-et-Miquelon ;- décret n° 98-844 du 22 septembre 1998modifié pour les collectivités d’outre-mer ;- décret n° 86-416 du 12 mars 1986modifié pour l’étranger ;- décret n° 91-430 du 7 mai 1991 modifié,sur les conditions et modalités derèglement des frais occasionnés par lesdéplacements des ouvriers de l’État sur leterritoire métropolitain ;- décret n° 2007-640 du 30 avril 2007 pourles militaires sur le territoire métropolitainde la France.

2.2.1. Versement del’indemnité forfaitairede changement derésidence

Les pièces mentionnées au point 2.2.1.1.peuvent faire l’objet de simplifications,conformément au schéma retenu pour lesfrais de déplacement temporaire, dans lecadre d’un dispositif validé dedématérialisation des pièces.

2.2.1.1. Versement del’indemnité forfaitairede changement derésidence Métropole etoutre-mer, personnelscivils

Articles 17 à 21 du décret du 28 mai 1990modifié, articles 18 à 19 et 21 à 22 dudécret du 12 avril 1989 modifié et articles35 à 40 du décret du 22 septembre 1998.

2.2.1.1.1. Agent bénéficiaire - Ordre de mutation oudécision génératrice du droit

et

- État de frais certifié parl’agent et par la personnehabilitée

Cette pièce constatant officiellement lemouvement doit faire référence à l’articleet au paragraphe du décret dont il est faitapplication.

L’état de frais doit comporter tous leséléments permettant de vérifier laliquidation de cette indemnitéconformément aux dispositions des décretssusvisés (exemple : annexe 2 de lacirculaire du 22 septembre 2000 pour lamétropole). A défaut, ces informationsdoivent figurer sur un ou des documentsdisjoints, également transmis aucomptable.L’ordonnateur s’assure que l’indemnité dechangement de résidence n’est pas prise encompte par l’employeur du conjoint, parl’autre service dont peut dépendre l’agent(entre résidences de départ ou d’arrivée)et, dans le cas d’un couple defonctionnaires disposant chacun d’un droitpropre, que les ayants-droit ne sont pris encharge qu’au titre de l’un ou l’autre desagents. Ces éléments font l’objet dementions obligatoires sur l’état de frais.


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2.2.1.1.2. Ayants-droit

- conjoint, concubin, pacsé - Attestation certifiée parl’ordonnateur relative à lacondition de ressources

Justification des conditions de ressources :article 23 du décret de 1990 modifié (unmodèle type est présenté en annexe 3 de lacirculaire du 22 septembre 2000), article17 du décret de 1989 modifié, article 34 dudécret de 1998 modifié.

Les informations précisant la nature desliens unissant le couple (conjoint,concubin, pacsé) font l’objet de mentionsportées sur l’état de frais, certifiées parl’ordonnateur.

- enfants - Copie du livret de familleou- Déclaration sur l’honneur

et

- Pièce justifiant que l’enfantest à charge au sens desprestations familiales ourépond aux conditions del’article 196 du code généraldes impôts

Il s’agit de produire, jusqu’à la fin de l’âgede l’obligation scolaire, une pièce denature à établir ou à certifier le lien derattachement de l’enfant au foyer et, au-delà, du caractère d’enfant à charge,conformément aux articles L. 512-3 etR. 512-2 du code de la sécurité sociale(certificat de scolarité, d’apprentissage, destage de formation professionnelle, d’unejustification du versement des prestationsfamiliales).

En cas de séparation ou de divorce, est prisen compte l’enfant à l’égard duquel l’agentdétient la qualité d’allocataire.

- ascendants L’état de frais doit mentionner que lesascendants pris en charge ne sont pasassujettis à l’impôt sur le revenu et viventhabituellement sous le même toit quel’agent bénéficiaire.

2.2.1.2. Versement del’indemnité forfaitairede changement derésidence à l’étranger,personnels civils

- articles 25 à 30 du décret n° 86-416 du12 mars 1986 modifié

- circulaire n° B-2E-22 du 1er mars 1991diffusée au réseau des comptables publicspar l’instruction n° 91-35-B1-03 du15 mars 1991

2.2.1.2.1.Versement initial de 80 %

- Décision d’affectationgénératrice du droitet- Décompte de l’indemnité(état de frais)

Article 29 du décret du 12 mars 1986.

2.2.1.2.2.Versement du solde

- Factures originalesacquittées par les entrepriseset tous documentsjustificatifs attestant dudéménagement et/ou dugardiennage atteignant aumoins les 2/3 du montant del’indemnitéet- Décompte de l’indemnité(état de frais)

Article 30 du décret du 12 mars 1986.


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2.2.1.3. Versement del’indemnité forfaitairede changement derésidence métropole,personnels militaires

Ils comprennent :

- le transport du mobilier ou debagages ;- les frais d’hôtel et de restaurant ;- les frais de transport des personnes ;- le cas échéant, une allocation demobilité.

se reporter au point 2.2.1.1.

- décret n° 2007-640 du 30 avril 2007 etarrêté du 30 avril 2007 modifié par arrêtésdu 26 août 2008 et du 28 juillet 2009relatifs aux changements de résidence enmétropole (indemnisation aux frais réelsplafonnés).

- décret n° 2007-639 du 30 avril 2007 etarrêté du 30 avril 2007 relatif à l’allocationd’accompagnement à la mobilitégéographique dans les armées.

Les pièces mentionnées au point 2.2.1.1.pour les personnels civils sont des piècesgénérales exigibles pour les personnelsmilitaires.

Des mentions spécifiques doivent êtreportées sur l’état de frais (montant de lafacture du prestataire retenu, nombre dejours d’indemnités journalières sur la basedu décret n° 2009-545 du 14 mai 2009 etde l’arrêté du 14 mai 2009, le cas échéantdécompte de l’allocation de mobilité).

2.2.1.3.1.Versement d’une avance sur fraisde 90 %

se reporter au point2.2.1.2.1.

- article 13 du décret du 30 avril 2007- article 4 de l’arrêté du 30 avril 2007modifié

2.2.1.3.2. Versement du solde - Décompte de l’indemnité(état de frais)et- éventuellement, factureacquittée

- article 5 du décret du 30 avril 2007La facture retenue par l’administrationn’est pas à fournir si les mentions deliquidation appropriées figurent sur ledécompte.

2.2.1.4. Transport du véhiculepersonnel

- Facture de transportacquittée

- article 5 de l’arrêté interministériel du12 avril 1989 modifié pour les DOM

- article 31 du décret du 12 mars 1986 pourl’étranger.

Les autres conditions fixées par laréglementation pour justifier la prise encharge du véhicule (véhicule personnel,justification de l’emploi à des fins deservice,…) font l’objet de mentionsportées sur l’état de frais.


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2.2.2. Frais de transport despersonnes

se reporter au point 2.1.1.1. L’article 12 du décret n° 2006-781 du3 juillet 2006 rend applicable aux frais dechangement de résidence les conditionsqu’il fixe pour le transport des personnesau titre des frais de déplacementtemporaire, sous réserve de règlesspécifiques fixées par les textesapplicables aux frais de changement derésidence cités au point 2.2. (itinéraire leplus court, parcours entre l’ancienne et lanouvelle résidence administrative, distanceorthodromique...).

2.2.3. Rapatriement au lieude sa résidencehabituelle du corpsd’un agent ou d’unmembre de sa familledécédé

- Facture de l’entreprise quiassure le rapatriement ducorps et les frais annexes

- article 43 du décret du 12 avril 1989modifié, article 62 du décret du22 septembre 1998, article 45 du décret du12 mars 1986.

La facture doit mentionner les fraisd’inhumation provisoire, d’exhumation,les frais de transport jusqu’au lieud’inhumation définitive ainsi que les fraisannexes indispensables au transport ducorps.

2.3. AUTRES DÉPENSES DEFONCTIONNEMENT

2.3.1. Dépenses liées au parcautomobile

décret n° 2008-1279 du 5 décembre 2008- arrêté du 5 décembre 2008

L’acquisition de véhicules s’inscrit dans lecadre normal de la commande publique etest soumise aux règles du code desmarchés publics (cf. rubrique 4 -commande publique).

2.3.1.1. Achat et entretien desvéhicules

Cf. rubrique 4 - commande publique

2.3.1.2. Approvisionnement encarburant

- le cas échéant, contrat ouconvention

et

- Facture détailléecomportant le numéro duvéhicule approvisionnéou- Facture appuyée des bonsprélitrés ou souches

Elle doit mentionner le numéro desvéhicules approvisionnés. Éventuellement,le numéro des bons utilisés peut êtrementionné sur la facture par le serviceordonnateur.

En cas d’utilisation de cartes magnétiques,une convention ou contrat définit les règlesd’attribution, d’approvisionnement et defacturation. La facture doit mentionner lesperceptions détaillées par cartemagnétique, le numéro d’immatriculationdu véhicule, la nature du carburant, levolume total perçu et sa valeurcorrespondante.

Ces dispositions s’appliquent également audéplacement à l’étranger notamment encas d’utilisation du véhicule personnel.


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2.3.1.3. Remboursement desfrais de péageautoroutier, des frais destationnement

- État de frais certifié parl’autorité habilitéeou- Facture mensuelle

Mention dans tous les cas du ou desvéhicules de service ou de fonctionconcernés.

Dans le cas d’utilisation d’une carted’abonnement délivrée par les sociétésd’autoroute, elle devra faire référence à lacarte d’abonnement appuyée d’un listingretraçant les trajets effectués, leur date etleur montant.

Ces dispositions s’appliquent également audéplacement à l’étranger notamment encas d’utilisation du véhicule personnel.

2.3.1.4. Assurance - Contrat d’assuranceet

- Facture ou quittance

Le principe d’autoriser la souscription decontrats d’assurance pour les véhiculesadministratifs, en substitution de la règleselon laquelle l’État bénéficie d’unedérogation d’assurance conformément àl’article L. 211-1 du code des assurances,se fonde sur les dispositions de lacirculaire du 14 octobre 1991.

2.3.2. Frais de représentationet de réception

- circulaire Budget n° B 2E-94 du24 septembre 1992.

- instruction n° 92-135-B1 du26 octobre 1992.

2.3.2.1. Paiement direct auxrestaurateurs et auxfournisseurs

- Facture détaillée établie parle fournisseur ou lerestaurateur

L'attestation de l'organisateur de laréception est fournie au comptable si lafacture n’est pas détaillée et ne précise pasl’objet de la réception (conformément auxtextes visés au point 2.3.2.).

2.3.2.2. Remboursement àl’agent publicorganisateur de laréception s’il a faitl’avance des fonds

- Facture détaillée acquittéeou

- Déclaration de frais signéepar l’organisateur de laréception

Cette déclaration doit mentionner la naturede la réception, sa date, le relevé des fraisexposés et le montant global.

2.3.3. Dépenses liées auxélections politiques etprofessionnelles

Se reporter aux notes de service afférentesà chaque élection, accessible sur le site ducentre national de documentation desfinances publiques.


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3. DÉPENSES DEPERSONNEL

Les pièces justificatives non produites aucomptable sont conservées par le servicegestionnaire aux fins d’un éventuelcontrôle.

3.1. RÉMUNÉRATIONPRINCIPALE

Il peut être versé à ce stade un acomptedans les mêmes conditions.

3.1.1. Prise en charge dudossier

3.1.1.1. Prise en charge dudossier des titulaires etnon titulaires

- Arrêté de nomination ou demutation pour lesfonctionnaires titulaires oustagiaires

ou

- Arrêté de nomination oucontrat pour les non-titulaires

et

- Certificat de l’ordonnateurprécisant la date de lapremière entrée dans unefonction publique de l’agent

et

- Procès-verbal d’installationco-signé par l’agent et songestionnaire ou certificationde l’installation par legestionnaireet

Détachement : prise en charge au vu del’arrêté de nomination ou du contrat dedétachement précisant le régime decotisation de l’agent à la pension civile et àla sécurité sociale.

Sauf intervenants extérieurs assurant unservice ponctuel. (3.1.1.2)

Contrat : le contrat donne toutes lesprécisions sur les conditions derecrutement et de paiement.

Vaut pour toute prise en charge, y comprissuite à mutation (certificat en plus ducertificat de cessation de paiement).Validation du droit à indemnitéexceptionnelle (décret n° 97-215 du10 mars 1997 modifié).

Ressortissants étrangers : sur la décisionde recrutement apparaît la mention de lavérification par le gestionnaire, soit du titrede séjour, soit de l’autorisation provisoirede travailler, soit du protocole d’accueil.

- Certificat de cessation depaiement délivré par lecomptable publicassignataire de larémunération publiqueantérieure ou par leprécédent ordonnateur si larémunération publiqueantérieure était payée aprèsordonnancement

Rémunération servie par l’État ou unecollectivité territoriale, ou par unétablissement public de l’État ou unétablissement public local (organismesinternationaux non concernés).

Le certificat de cessation n’est pasdemandé si la dernière activité remplieavant l’entrée dans la fonction publique del’État était un emploi public saisonnier.


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3.1.1.1. (suite et fin) et- Décision d’attribution d’unindice spécial de pensioncivile faisant référence autexte applicable lorsquel'indice spécial ne figure pasdans l'arrêté de nominationet- Copie de la carte vitale oud’un autre document de lacaisse d’assurance maladieou de l’INSEE comportant leNIR de l’agent (sauf pour lesressortissants étrangers)

Ressortissants étrangers : documentspermettant de définir un numérod’identification provisoire

et- Relevé de domiciliationbancaire établi au nom del’agent et mentionnant ledomicile personnelle cas échéant,- Formulaire d’adhésion àune mutuelle de la Fonctionpubliquele cas échéant,- Fiche de renseignements del’ordonnateur en cas decumul d’activités publiques

Compte joint : le nom de l’agent doitfigurer sur le relevé.

L’ordonnateur fait référence auxdispositions du décret n° 2007-658 du2 mai 2007 modifié et précise le statut del’agent dans son activité principale -fonctionnaire ou contractuel (définition durégime de cotisations au titre de l’activitésecondaire ou complémentaire et respectdes plafonds de cotisations)

Si l’agent est par ailleurs contractuel,l’ordonnateur précise la quotité de servicedans le ou les contrats et les bases decalcul des cotisations à la retraite durégime général et aux régimescomplémentaires de retraite en applicationde ce ou ces contrats.

3.1.1.2. Prise en charge desintervenants rémunérésà l’acte ou assurant unservice ponctuel

- Lettre d’engagementet-Fiche de renseignementset- Décompte des heures ouvacations effectuéeset- Relevé de domiciliationbancaire établi au nom del’agent et mentionnant ledomicile

Intervenants extérieurs : préciser l’activitéprincipale de l’intervenant etrenseignements permettant de définir lerégime de cotisations de l’intervenant,avec les indications suivantes :

- pour l’employeur principal, désignationcomplète (nature et forme juridiques) ;

- pour l’employé : emploi exact, régime deretraite complémentaire, et de sécuritésociale.


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3.1.2. Modifications de laprise en charge

3.1.2.1. Nouvelle situationadministrative

- Arrêté portant modificationde la situation administrativede l'agent entraînant unemodification de sarémunération avec la dated'effet de l'acteou- Référence au décretd'application d'une mesurecatégorielle ne nécessitantpas d'acte individuelou

Lorsque le traitement automatique desopérations est assuré par l’application depaie sans ordonnancement préalable, il n'ya pas lieu de produire l'arrêté ni laréférence au décret d'application d'unemesure catégorielle.

- Avenant au contrat derecrutementet- Copie du contrat initialet- Précédents avenantsle cas échéant,- Arrêté d'affectation lié auchangement d'affectationet- Procès-verbal d'installationou certification del'installation parl'ordonnateur

le cas échéant,

Changement d’affectation sanschangement de comptable assignataire dela rémunération.

- Arrêté de mise en positionde travail à temps partielprécisant la quotité de travailet la quotité de rémunération

Le renouvellement de l'autorisation detravailler à temps partiel, sansmodification de la quotité de travail, n'estpas justifié auprès du comptable.

le cas échéant,- Arrêté de reprise à tempsplein après une activité àtemps partielle cas échéant,- Arrêté accordant un congéde présence parentalele cas échéant- Décision d’attribution oude modification de lanouvelle bonificationindiciaire

La décision précise la date d’effet dupaiement de la nouvelle bonificationindiciaire, l’emploi occupé et le nombre depoints attribués (cf. décret et arrêté).


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3.1.2.2. Nouvelle situationpersonnelle

3.1.2.2.1 Changement d’état civil - Photocopie lisible du livretde famille régulièrement misà jourou- Déclaration sur l’honneurde la situation au plan del’état civil ou- Copie de l’acte denaissance comportant lamention de l’ordonnance dutribunal prononçant lamodification d’identitésexuelleet- Relevé de domiciliationbancaire, établi au nom del'agent suite au changementd’état civil

Indication du NIR et copie de la nouvellecarte vitale.

3.1.2.2.2.Changement de domiciliationbancaire

- Relevé de domiciliationbancaire établi au nom del'agent et mentionnant ledomicile

La demande de l’agent est conservée parl’ordonnateur.

Le relevé n'est pas produit en cas decorrection automatisée de la domiciliation.

3.1.2.3. Congés de maladie - Décision de mise en congéde maladie ordinaire à demi-traitement ou sanstraitement

le cas échéant,- Arrêté de mise en congé delongue maladie ou de longuedurée pris après avis ducomité médical

le cas échéant,- Arrêté de renouvellementdu congé de longue maladieou de longue duréeou- Dans l'attente de cet arrêté,attestation du gestionnairede personnel par période detrois mois

La décision indique les dates de début etde fin de congé.

Le comptable poursuit le paiement dutraitement au vu de l’attestation dugestionnaire établie par période de troismois en attendant l’arrêté.

Dans l’attestation, le gestionnaire précisela période théorique du congé de longuemaladie ou de longue durée et les droitsdéjà utilisés à ce titre.


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3.1.2.4. Suspension, servicenon fait

3.1.2.4.1. Suspension, exclusiontemporaire du service

- Arrêté de suspension defonctions indiquant lemaintien ou non dutraitementou- Arrêté d’exclusiontemporaire pour sanctiondisciplinaire

Application des dispositions de l’article 30de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983.

Article 66 de la loi n° 84-16 du11 janvier 1984.

3.1.2.4.2. Service non fait - État nominatif desprécomptes journaliers àeffectuer pour service nonfait

ou

- Listage mensuel desentrées

L’état indique le mois concerné, le nombrede jours à précompter et la quotité deservice.

Mouvements de type 60.

3.1.2.4.3 . Service mal fait - État nominatif desprécomptes journaliers àeffectuer pour service malfait

Hypothèse de l’agent qui, bienqu’effectuant ses heures de service,n’exécute pas tout ou partie desobligations qui s’attachent à sa fonction(article 4 de la loi n° 61-825 du29 juillet 1961).

3.1.2.5. Réintégration - Arrêté de réintégration

et

- Procès-verbal d'installationcosigné par l’agent et songestionnaire ou certificationde l'installation par legestionnaire

Cet arrêté est pris :

- soit après avis du comité médical, dans lecas d'interruption de service pour maladie,à l’issue des congés de longue maladie oude longue durée ou de maladie ordinairesans traitement ;- soit pour préciser la durée pendantlaquelle l'agent a cessé son activité au seinde l'administration ;- soit après détachement ;- soit après disponibilité.


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3.1.2.5. (suite) et- Certificat de cessation depaiement délivré par lecomptable assignataire de larémunération de l’agentantérieure à l’interruptiontemporaire d’activitéou- Certificat administratifdélivré par le comptable le cas échéant,

Si l'agent a perçu une rémunérationpublique pendant ladite période, lecertificat de cessation de paiement estjoint.

Si apurement des fichiers de paie dans lecadre de la paie sans ordonnancementpréalable.

- Relevé de domiciliationbancaire établi au nom del’agent et mentionnant ledomicile

3.1.3. Fin de paiement etopérations diverses

3.1.3.1. Admission à la retraite - Arrêté de mise à la retraite

3.1.3.2. Autres cas de fin depaiement

- Demande de fin depaiement du servicegestionnaire indiquant ladate d’effet de la fin depaiement et la nouvelleposition de l’agent

En cas de mutation, de détachement...,cette information permet d’indiquer auxcréanciers d’aliments le nouveau servicegestionnaire de l’agent et le nouveaucomptable assignataire de sa rémunération.

3.1.3.3. Congé de formationprofessionnelle

- Décision de mise enposition de congé deformation professionnelleet

La décision fait référence aux dispositionsréglementaires dont il est fait application.

- État liquidatif del’indemnité mensuelleforfaitaire

le cas échéant,

L’ordonnateur s’assure de l’assiduité dustagiaire à la formation y compris lorsquel’agent suit un enseignement parcorrespondance. Il conserve la ou lespièces produites à cet effet par l’organismede formation.

- Copie de la décisioninitiale et procès-verbald’installation ou certificationde l’installation parl’ordonnateur

Lors de la réintégration de l’agent.

3.1.3.4. Droit individuel à laformation : allocationde formation

- État liquidatif del’indemnité horaire et dunombre d’heures à payer- Bulletin de paie (sil’indemnité est versée parmandat)

Décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007(titulaires) et décret n° 2007-1942 du26 décembre 2007 (non titulaires etouvriers de l’État).


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3.1.3.5. Avance sur traitement– DOM : Mutationentre la métropole etun DOM ou vice-versa,ou mutation d’unDOM à un autre DOM

- Arrêté de mutationet- Formulaire de demanded’avance

Circulaire n° 70-19 B/5 du 24 août 1951.

Circulaire n° F4-16 du 19 mars 1957.

Procédure décrite par lettres DGCP auxcomptables et aux ministères n° 5207 etn° 5208 du 3 février 2006 comportant lemodèle de formulaire.

3.2. ACCESSOIRES DETRAITEMENT

3.2.1. Indemnité de résidence- Justifications identiques àcelles exigées pour la priseen charge de la rémunérationprincipale

Taux appliqué en fonction du lieu effectifd’exercice des fonctions.

3.2.2. Supplément familial detraitement

3.2.2.1. Pièces permettant dedéfinir les bases deliquidation du SFT etle ou les créanciers - Copie du livret de famille

ou autre pièce prouvantl’existence de l’enfant

et

- Pièces précisant quel’enfant est à charge entre16 et 20 ans

ou

- Attestation de paiementde la caisse d’allocationsfamilialesou

- Fiche de liaison desprestations familialeslorsqu’elles sont serviespar l’État (DOM)

Enfant à charge au sens de la législationsur les prestations familiales (art. R. 512-2du code de la sécurité sociale), ou enfantdont l’agent public est le parent sans enavoir la charge.

- SFT pour un enfantcf rubrique 3.4 « prestations familiales »

- SFT pour 2 enfants ou plusLe gestionnaire conserve les piècesrelatives à l’état civil que l’agent a pu luiproduire en dehors de l’attestation de laCAF.


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3.2.2.1. (suite et fin) et

le cas échéant,

- Preuve de la communautéde vie, par tous moyens

et/ou- Copie de l’ordonnance denon conciliation ou dujugement de divorce

ou

- Convention passée par lesex-concubins ou ex-pacsés,ou preuve de la charge del’enfant par tous moyens

et

- Déclaration commune duchoix de l’allocataire du SFTvisée par le servicegestionnaire du conjoint, duconcubin ou du partenaired’un PACS

ou

- Attestation sur l’honneurde l’agent public certifiantque son conjoint, ouconcubin ou partenaire d’unPACS exerce une professionrelevant du secteur privé ouest sans emploi

Factures, quittances…

Obligatoire quand le seul enfant pris encompte dans le calcul du SFT n’est pasl’enfant du fonctionnaire.

Prise en compte des enfants d’uneprécédente union et/ou cession de tout oupartie du SFT à l’ex-conjoint, concubin oupacsé, non fonctionnaire.

Ou, en cas de séparation d’un coupled’agents publics, définition du droit proprede chaque membre de l’ex-couple.

Couples d’agents publics (toutes fonctionspubliques) ou organismes financés à plusde cinquante pour cent par l’État.


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3.2.2.2. Paiement ducomplément desupplément familial detraitement en cas deséparation d’un coupled’agents publics

- Demande du servicegestionnaire de l’agentpublic demandeur ducomplément, àl’administration gestionnairede l’ex-conjoint, ouconcubin ou partenaire d’unPACS

et

- État liquidatif ducomplément de supplémentfamilial de traitement

Paiement du complément parl’administration gestionnaire de l’ancienconjoint, concubin ou partenaire d’unPACS (instruction n° 99-106-B1-MO-V36du 15/10/1999).

3.2.2.3. Paiement dusupplément familial detraitement en cas demutation

- Certificat de cessation depaiement de la rémunérationprincipale

et

- Fiche de liaison desprestations familialesou- Certificat de cessation depaiement établi parl’ordonnateur

et

- Attestation de paiement dela caisse d’allocationsfamiliales du nouveaudomicile

Fiche à éditer dans le cadre de la paie sansordonnancement préalable, y compris enmétropole (= CCP du SFT).

Hors paie sans ordonnancement préalable.

Si SFT pour deux enfants ou plus ( piècepouvant être produite postérieurement à laprise en charge par le nouveau comptable).

S’il existe une cession de supplémentfamilial de traitement, faire suivre ledossier au nouveau comptable.

3.2.3. Majoration detraitement etcomplément demajoration dans lesdépartements d’outre-mer

3.2.3.1. Affectation dans undépartement d’outre-mer

- Justifications identiques àcelles exigées pour la priseen charge de la rémunérationprincipale


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3.2.3.2. Congé bonifié dans unDOM

- Décision d’octroi du congébonifiéet- Certificat administratifjustifiant de la durée duséjour effectif sur le lieu ducentre des intérêts moraux etmatériels

Cf. article 11 du décret n° 78-399 du20 mars 1978.

Durée prévisible si la majoration est payéependant le congé bonifié.

Durée constatée si la majoration est payéeau retour du congé du fonctionnaire.

Les pièces qui ont permis l’établissementdu certificat administratif sont conservéespar le gestionnaire de personnel aux finsd’un éventuel contrôle du juge descomptes.

3.2.3.3. Congé bonifié enmétropole

- Décision d’octroi du congébonifiéet- Certificat administratifprécisant la période desuspension de la majoration

3.2.3.4. Index de correction(département de laRéunion)

- Justifications identiques àcelles exigées pour la priseen charge de la rémunérationprincipale

3.3. INDEMNITÉS

3.3.1. Indemnités forfaitairesliées à un grade ou àune fonction,indemnités derendement, indemnitésde sujétions

- Décision d’attribution

et

- État liquidatif et nominatiffaisant référence au texteinstitutif de l’indemnité et àl’arrêté fixant le(s) taux envigueur

Entendu comme accessoires d’untraitement principal.

Cet état, signé par le gestionnaire depersonnel, peut valoir décisiond’attribution. Sur les documentscommuniqués au comptable figurent lelibellé exact de l’indemnité et sonimputation budgétaire (programme, action,compte PCE).Le gestionnaire de personnel apprécie,sous sa responsabilité, l’ouverture du droità indemnité.L’état liquidatif doit être suffisammentdétaillé pour permettre au comptable duTrésor de vérifier l’exacte application dutexte en vigueur.Cet état peut être adapté, le cas échéant,pour tenir compte de la liquidationautomatique des indemnités parl’application de paye sans ordonnancementpréalable.Pour ce qui est des paiements parmouvements non permanents dansl’application « paie des agents del’État », l’état liquidatif et nominatif estcommuniqué au comptable à chaquepaiement.


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3.3.1. (suite et fin) En revanche pour les paiements parmouvements permanents dans l’application« paie des agents de l’Etat », cet état estjoint, selon la nature de l’indemnité et/ou lesmodalités de versement de celle-ci :

- Au 1er paiement et à chaque changementdu montant de l’indemnité

ou

- Au paiement du 1er acompte en janvier del’année et au paiement du solde s’il s’agitd’une indemnité modulable dont le montantest fixé individuellement chaque année etqui est payée par acomptes.

3.3.2. Cas particuliersIndemnité exceptionnelle (cf rubrique 3.1.1prise en charge)

3.3.2.1. Indemnités horairespour travauxsupplémentaires

- Etat liquidatif et nominatifcomportant la référence autexte institutif de l’indemnitéet la certification du nombred’heures supplémentaireseffectuées

ou

- Listage mensuel desentrées

Cet état est obligatoire lorsque lesmouvements de paie sont transmis aucomptable sur papier ou par mouvementsautres que 21.

Notification par mouvements 21 ou 25(OMID, OPA) : sur le listage des entrées, legestionnaire de personnel précise les textesmis en application et certifie le service fait.

Le gestionnaire conserve les feuillesd’heures supplémentaires ou les états issusdes contrôles automatisés des heures deservice effectuées (art 2 du décret du14 janvier 2002) aux fins d’un éventuelcontrôle du juge des Comptes.

3.3.2.2. Heures-annéesd’enseignement et desurveillance del’enseignement publicet de l’enseignementprivé non agricole, etindemnités gérées avecles modules ASIE etSTS dans les servicesdu ministère del’éducation nationale

- Pièces justificativesnormalisées par le ministèrede l’éducation nationale enaccord avec le ministère dubudget

3.3.2.3. Prime de fonctions etde résultats (PFR)


Circulaire n° B7/09/2184-2BPSS-09-3049du 14 avril 2009.


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3.3.2.3.1. Mise en place initiale del’indemnité (parts « fonctions » et« résultats »)

- Liste des primes etindemnités par grade,cessant d’être servies auxagents bénéficiaires de laPFR

et

- État liquidatif de la part« fonctions »

- État liquidatif de la part« résultats »

Les modèles d’états liquidatifs sontannexés à la circulaire du 14 avril 2009précitée.

3.3.2.3.2. Évolution des montantsversés de la part « fonctions »

- État liquidatif de la part« fonctions »

3.3.2.3.3. Évolution des montantsde la part « résultats »

- État liquidatif de la part« résultats »

3.3.2.3.4. Versement exceptionnellié à la part « résultats »

- État liquidatif spécifique auversement exceptionnel

3.3.2.4. Indemnité de départvolontaire

- Arrêté d’attribution del’indemnité visant l’articledu décret du 17 avril 2008dont il est fait application

et

- État liquidatif

et

- En cas de création oureprise d’entreprise, extraitde l’état K Bis (personnemorale), ou de l’état K(personne physique), oudéclaration d’activité auprèsdu centre de formalités desentreprises (auto-entrepreneur), ou impriméCERFA n° 11922*01 ou11927*01 (entrepriseagricole) ou attestationURSSAF (professionlibérale).

Décret n° 2008-368 du 17 avril 2008.

Circulaire n° B7-2166-2BPSS-08-1667 du21 juillet 2008.

Art. 2 du décret : démission suite à larestructuration de service.

Art. 3 du décret : démission pour créationou reprise d’entreprise.

Art. 4 du décret : démission pour mener àbien un projet personnel.

Pour les articles 2 et 4 du décret :versement de l’indemnité en une fois. Pourl’article 3 du décret : 2 échéances, lamoitié de l’indemnité versée au momentde la démission, le solde un an plus tard.


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3.3.2.5. Prime spécifiqued’installation etindemnité particulièrede sujétion etd’installation

- Les pièces justificatives dela dépense figurent enannexes à la circulairebudget 2D-023802 FP/7-2032 du 4/10/2002



Le paiement sans ordonnancement préalablede l’indemnité est recommandé.

Dans l’hypothèse de reliquats à payer au titrede l’ancienne indemnité d’éloignement(décret n° 53-1266 du 22 décembre 1953) :voir version précédente de la nomenclaturedes pièces justificatives des dépenses depersonnel au JO du 14 novembre 2003

3.4. PRESTATIONSFAMILIALES

3.4.1. Prise en charge del’allocataire et de l’enfant

3.4.1.1. Désignation del’allocataire

- Déclaration du coupledésignant l’allocataire

En l’absence de déclaration du couple, lesprestations sont versées à la mère.

L’agent doit être pris en charge au titre dutraitement principal.

3.4.1.2. Prise en charge del’enfant - Pièces debase

- Photocopie lisible du oudes livret(s) de familleou- Transcription de ladécision d’adoption sur leregistre de l’état civilet- Certificat sur l’honneur dufonctionnaire attestant quel’enfant vit à son foyer

et- Attestation de nonpaiement des prestationsfamiliales délivrée par lacaisse d’allocationsfamiliales dont dépend leconjointle cas échéant,- Ordonnance du jugestatuant sur la garde desenfants en cas de séparationdes conjoints ou déclarationdes ex-concubins ou pacsésprécisant la charge desenfants

Enfant à charge au sens del’article R. 512-2 du code de la sécuritésociale.


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3.4.1.3. Prise en charge del’enfant de 16 à 20 ans- Piècescomplémentaires

Selon les cas,- Déclaration sur l’honneursi l’enfant est sans activitéprofessionnelleou- Justification des revenusinférieurs ou égaux à 55 %du SMICou

- Justification del’inscription dans unétablissementd’enseignement (écolier,étudiant, apprenti) pour leversement de l’allocation derentrée scolaire de 16 à18 ans

Au terme de l’obligation scolaire.

Arrêt du paiement des prestationsfamiliales au premier jour du mois durantlequel l’enfant atteint ses vingt ans.

3.4.2. Justification desressources

- Déclaration de ressources(imprimé annuel)le cas échéant,- Preuve de la neutralisationdes ressourcesou- Preuve de l’abattement deressourcesou

- Preuve de l’évaluationforfaitaire des ressources

Vérification des ressources déclarées à lacharge du service gestionnaire depersonnel.

3.4.3. Prise en charge en casde mutation

- Certificat de cessation depaiement des prestationsfamiliales en cas demutation entre deuxdépartements d’outre-meravec changement decomptable assignataireou- Certificat de mutationémanant de la caissed’allocations familialesou

Prise en charge de l’allocataire et desenfants et prise en compte des ressourcesau vu du certificat de cessation depaiement.

Mutation de la métropole vers l’outre-mer.

- Pièce justifiant la cessationde paiement délivrée parune administration ou autreorganisme

Mutation de l’outre-mer, hors DOM, versla métropole, ou d’une collectivitéterritoriale vers l’État, ou prise en chargedu dossier d’un agent précédemment enfonction dans un organisme international.

3.4.4. Justificationsparticulières à certainesprestations

Outre les piècesmentionnées ci-dessus :- Justification des élémentsparticuliers d’ouverture dudroit à chacune desprestations

Du fait de la grande diversité desprestations en cause, il convient de sereporter au code de la Sécurité sociale etaux circulaires particulières établies au caspar cas par la Direction du Budget.


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3.5. PRESTATIONS SOCIALESDIVERSES

3.5.1. Remboursement dutrajet domicile-travail

- Demande de l’agentDécret n° 2010-676 du 21 juin 2010.

Le comptable se réserve le droit d’obtenirdu gestionnaire de personnel, copie du titrede transport utilisé.

3.5.2. Indemnisation duchômage

3.5.2.1. .Allocation d’aide auretour à l’emploi(ARE)

- Etat liquidatifet- Attestation mensuelled’actualisation transmise parPôle Emploi, sauf en cas dedispense de recherched’emploile cas échéant,- Décision de versement del’aide au retour à l’emploiformation (AREF) durant lespériodes de formation

Cet état comprendra :

. la décision d’ouverture du droit etd’attribution des allocations ;

. la détermination du salaire journalier deréférence et de la durée d’indemnisation.

Ces éléments peuvent faire l’objet de deuxdocuments distincts.

3.5.2.2. Aide à la reprise ou àla création d’entreprise(ARCE)

3.5.2.2.1. Premier versement - Attestation de radiation dudemandeur des listes dedemandeurs d’emploi

et

- Copie de l’état K bis

et

- Copie de l’attestation del’admission à l’aide auxchômeurs créateurs ourepreneurs d’entreprises(ACCRE) délivrée parl’URSSAF ou le régimesocial des indépendants(RSI)ou

- Copie du récépissé dedemande du bénéfice del’ACCRE délivré par centrede formalités des entreprises(CFE)

Ou document équivalent, dont récépissé dela déclaration de l’entreprise ou del’activité, délivré par le Centre desFormalités des Entreprises (cf. rubrique3.2.2.5 IDV).

L’ACCRE vaut exonération des chargessociales.

A défaut de réponse de l’URSSAF ou duRSI dans un délai d’un mois.


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3.5.2.2.1. (suite et fin) et

- Attestation sur l’honneurdu demandeur de l’ARCEgarantissant l’absence denotification d’une décisionde rejet de la demanded’ACCRE

et

- État liquidatif Cet état indique le reliquat des droits àl’ARE, l’assiette du calcul de l’ARCE etle montant du premier versement (montant= moitié du reliquat d’ARE divisé par 2).

3.5.2.2.2. Second versement - Copie de l’extrait K bis

et

- État liquidatif

Ou document équivalent (cf ci-dessus)

Montant identique au premier versement.

3.5.3. Accident de service oude travail, maladieprofessionnelle

- Arrêté reconnaissantl’imputabilité au service del’accident ou de la maladieprofessionnelle

et

- État liquidatif dessommes à mettre enpaiement

Pour la prise en charge des prestations ennature (remboursement des honorairesmédicaux et des frais directement entraînéspar la maladie ou l’accident) lesjustifications doivent être apportées auxservices gestionnaires par les intéressés.

3.5.4. Assurance invalidité- Arrêté précisant laposition de l’agent(activité, congé demaladie, disponibilité)

et

- État liquidatif dessommes à mettre enpaiement

Article D. 712-16 du code de la sécuritésociale.

L’arrêté précise :

- le pourcentage d’invalidité ;

- la nature du droit (rémunération,allocation d’invalidité et éventuellementmajoration pour tierce personne) ;

- la période de versement.

3.5.5. Capital-décèsPaiement par ordonnance ou mandat.

Articles D. 712-19 à D. 712-24 du code dela sécurité sociale.

Instruction générale du 01/08/1956 relativeau régime de sécurité sociale desfonctionnaires de l’Etat.


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3.5.5.1. Pièces communes àtoutes les demandes decapital-décès

- Acte de décès dufonctionnaireou- Photocopie du livret defamille portant mention dudécès du fonctionnaireet- Copie du dernier bulletinde salaire du fonctionnairedécédé

et- État liquidatifet- Relevé de domiciliationbancaire au nom du ou descréancier(s)

Dans le cas du paiement à un enfantmineur, le relevé est établi, soit au nom del’enfant, soit au nom de son représentantlégal.

3.5.5.2. Pièces complémentairesà produire en fonctiondes ayants-droit

3.5.5.2.1.Capital-décès demandé entotalité par le conjoint

- Extraits de l’acte demariage du fonctionnaireou- Photocopie du livret defamilleet- Déclaration sur l’honneurdu conjoint attestantqu’aucune séparation decorps n’a été prononcéejudiciairement

3.5.5.2.2. Capital-décès demandé entotalité par le partenaire survivantd’un PACS

- Avis délivré par legreffier du tribunald’instance ou de grandeinstance attestant ladissolution automatique dupacte suite au décès dupartenaire fonctionnaireou- Extrait d’acte denaissance du demandeurcomportant la mentionmarginale de l’existenced’un pacte civil desolidarité au jour du décèsdu partenaire fonctionnaire

Document attestant de l’existence d’unpacte civil de solidarité au jour du décèsdu fonctionnaire.

Dans l’hypothèse d’un droit à capital décèssuite au décès du fonctionnaire entre le1er janvier 2005 et le 21 novembre 2009 :cf. lettre DGFIP-CE-2A n° 2010/02/6984du 17 juin 2010.


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3.5.5.2.2. (suite et fin) ou- Tout autre document demême valeur probatoire

et.

- Attestation dugestionnaire indiquantqu’au vu des élémentsrelatifs à la situation dufonctionnaire décédé,présents dans le dossier dece dernier, il ne connaîtpas d’autre ayant droit aujour de la liquidation ducapital

3.5.5.2.3.Capital-décès demandé entotalité par les enfants

- Photocopie du livret defamille établissant lafiliationou- Acte(s) de naissance duou des enfant(s)

et

- Acte de décès du conjointdu fonctionnaire décédéou- Acte de mariage portantmention du jugement ou del’arrêt prononçant ledivorce, en cas de divorcedu défunt et du conjointsurvivantou- Photocopies du ou deslivret(s) de famille, avecles mentions relatives audécès et au divorce du(des) parent(s)ou- Preuve de la dissolutiond’un PACSle cas échéant,

- Décision judiciaire deséparation de corps dufonctionnaire défunt et duconjoint survivant


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3.5.5.2.3. (suite et fin) et, selon les cas,

- Avis ou certificat de nonimposition à l’impôt sur lerevenu des personnesphysiques établi au nom del’(des) enfant(s)

ou

Non-imposition sur patrimoine propre del’enfant.

Dans certains cas, production de ladéclaration de revenus ( cf instructionn° 85-111 B1 du 4 septembre 1985).

Si l’(les) enfant(s) est (sont) rattaché(s) aufoyer fiscal du fonctionnaire décédé,production de l’avis d’imposition dufonctionnaire décédé ou du conjoint (del’ex-conjoint) de ce dernier faisantapparaître le rattachement de l’(des)enfant(s) bénéficiaire(s) de cetteprestation.

- Attestation sur l’honneurde l’(des) enfant(s)majeur(s) ou dureprésentant légal del’(des) enfant(s) mineur(s)

S’agissant de l’attestation sur l’honneur,elle sera produite si l’(les)enfant(s) ou son(leur) représentant légal n’a (n’ont) pas faitde déclaration de revenus ou si lecomptable du Trésor compétent n’a pas puétablir le certificat de non-imposition.

Elle précise d’une part la situation del’enfant (par exemple : élève ou étudiant)et d’autre part, que l’enfant n’est pasimposable du fait de ses revenus salariésou de ses revenus mobiliers ouimmobiliers.

Le cas échéant,- Preuve de lareconnaissance duhandicap de l’enfant parune autorité administrativeou autre autorité habilitée

Enfants âgés de plus de 21 ans.

3.5.5.2.4.Capital-décès demandé parle conjoint, le partenaire survivant etpar les enfants

- Pièces identiques à cellesprévues en cas de capital-décès revendiqué par leseul conjoint, ou le seulpartenaire survivant d’unPACSet

Pour ce qui concerne le conjoint.

Pour le partenaire survivant d’un PACS,l’attestation du gestionnaire n’est pas ici àproduire.

- Pièces identiques à cellesprévues en cas de capital-décès revendiqué par lesenfants

Pour ce qui concerne les enfants.

3.5.5.2.5.Capital-décès demandé parles ascendants du premier degré

- Déclaration sur l’honneurdu ou des ascendants

et

- Extrait de naissance duou des ascendants

Elle atteste que le défunt n’était pas mariéni partenaire d’un PACS ou qu’il étaitveuf, divorcé ou séparé de corpsjudiciairement et qu’il n’a pas laissé dedescendant(s) pouvant prétendre aucapital-décès.


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3.5.5.2.5.(suite et fin) ou- Photocopie du livret defamille régulièrement tenuà jour

et

- Avis ou certificat de non-imposition à l’impôt sur lerevenuou

Cf instruction du 4 septembre 1985précitée.

- Attestation sur l’honneursi aucune déclarationfiscale n’a été faite par leou les ascendants àl’administration fiscale

Elle précise que l’(les) ascendant(s) n’est(ne sont) pas imposable(s) du fait de son(leur) revenu(s) salariés ou de son (leur(s)revenu(s) mobilier(s) ou immobilier(s).

3.5.5.2.6.Capital-décès demandé parles ascendants du second degré

- Production des piècesexigées pour lesascendants du 1er degré

et

- Extrait des actes de décèsdes deux ascendants du 1er

degré

3.5.5.2.7.Capital-décès demandé parles ayant-droits d’un fonctionnaireprésumé absent

- Expédition du jugementrendu par le juge destutelles constatant laprésomption d’absence

Présomption d’absence, article 112 ducode civil.

3.6. PRESTATIONS D’ACTIONSOCIALE DESADMINISTRATIONS

- Demande établie parl’agent

et

- Eléments de liquidation

et

- Attestation du servicegestionnaire certifiant queles conditions imposéespar la réglementation sontremplies

Paiement après ordonnancement oumandatement.


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4. COMMANDEPUBLIQUE

En application de l'article 84 du code des marchés publics et du décretn° 2006-1071 du 28 août 2006, l'ordonnateur établit une fiche derecensement, conforme au modèle et dans les conditions fixés par arrêtéministériel (arrêté du 11 décembre 2006).

La fiche de recensement est obligatoire pour les marchés publics etaccords-cadres supérieurs à 90 000 € HT. Une nouvelle fiche doit êtreétablie pour tout avenant ou acte spécial de sous-traitance.

La fiche de recensement est produite au comptable en plus des piècesdécrites dans la présente rubrique justifiant le premier paiement effectué autitre d’un marché public. Cette pièce ne constitue pas une pièce justificativede la dépense stricto sensu : les données correspondantes faisant l'objetd'un traitement par l'observatoire économique de l’achat public, les fichesde recensement ne sont pas insérées au compte de gestion du comptablepublic.

Les conditions et modalités de recensement dématérialisé à partir desdonnées présentes dans Chorus sont fixées par arrêté ministériel.

4.1. MARCHÉS PUBLICSIl est rappelé que le représentant du pouvoir adjudicateur est seulresponsable de la computation des seuils prévus par le code des marchéspublics. Par conséquent, les contrôles du comptable, en matière decommande publique, ne portent pas sur le respect, par l’ordonnateur, desseuils précités.

Dématérialisation des marchés publics :

- les pièces constitutives des marchés :

Les pièces dématérialisées de marché signées par les personnes habilitéessur la plateforme des marchés publics dématérialisés (Place de MarchéInterministérielle - PMI) sont acceptées par le comptable, dans la mesureoù elles sont rattachées dans Chorus à l’engagement juridique ou à lademande de paiement et rendues accessibles dans l’outil aux acteursconcernés.

De même, la copie scannée de pièce de marché rattachée à la demande depaiement ou à l’engagement juridique dans Chorus peut être acceptée parle comptable.

- les pièces d’exécution des marchés :

Les pièces justificatives des marchés peuvent prendre la forme de copies(sauf en ce qui concerne l’exemplaire unique ou le certificat de cessibilitéafférent à une cession ou un nantissement), qui n’ont plus à être certifiéesconformes (cf. décret n°2001-899 du 1er octobre 2001 et instructionn° 02-046-B-M du 3 mai 2002). Dans ce cadre, la copie scannée des piècesd’exécution des marchés peut être acceptée par le comptable selon desmodalités autorisées au cas par cas par le Ministre du budget.

Conformément à l’article 25 de la loi n° 2008-776 du 4 août 2008 demodernisation de l'économie, les factures émises par les fournisseurs sousforme dématérialisée selon les modalités fixées par décret en Conseild’État et jointes à la demande de paiement dans Chorus peuvent êtreacceptées par le comptable.


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4.1.(suite et fin) Carte d’achat : Application du décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 etde l’instruction n° 05-025-M0-M9 du 21 avril 2005.

Les marchés de travaux ne peuvent être exécutés par carte d’achat, saufdécision de l’entité publique motivée par des besoins d’entretien et deréparation courants n’ayant pas fait l’objet d’un programme.

Les marchés publics comportant une avance ne peuvent être exécutés parcarte d’achat.

L’acceptation de la carte d’achat comme modalité de commande envers unecentrale d’achat (UGAP et autres) doit être formalisée entre les parties.

Le fournisseur doit faire l’objet d’un référencement bancaire préalablelorsqu’un marché public écrit est exécuté.

Le relevé d’opérations bancaires (ROB) doit être fourni au comptablepublic. Il doit être conforme à la présentation définie par l’article 7 alinéa 2du décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004, pour exempter l’ordonnateur dela présentation des factures ou mémoires (carte d’achat niveau 3).

Dans le cas où la présentation du ROB défini par l’article 7 alinéa 2 dudécret n° 2004-1144 ne peut être obtenue, les factures concernant desdépenses payées par carte d’achat doivent être transmises au comptablepublic lors du paiement (carte d’achat niveau 1).

Pour Chorus, le ROB est produit sous format dématérialisé (pièce àconsulter attachée à la demande de paiement), sauf si une procédurespécifique de contrôle l’exige (par exemple ROB de carte d’achat de niveau1 portant certification du service fait et valant ordre de payer lorsque leService facturier en est le destinataire).

Intérêts moratoires : Lorsque la demande de paiement d’intérêts moratoiresest générée automatiquement par Chorus, les informations relatives à leurliquidation sont présentes dans l’outil et n’ont pas à être matérialisées dansun état liquidatif. Cet état est produit au comptable dès lors que les intérêtsmoratoires sont liquidés hors Chorus. L’état liquidatif porte la référence del’ordre de payer du principal.

4.1.1. Contrats de travaux,fournitures et servicesnon soumis au code desmarchés publics (art. 3CMP)

- Contrat et, le cas échéant,pièces justificatives qu’ildéfinit- Fiche de recensement


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4.1.2. Marchés publics passésselon une procédureadaptée (art. 28 ou 30 duCMP)

Les caractéristiques formelles d’un marchépublic passé selon une procédure adaptéeprévue par les articles 28 ou 30 du codedes marchés publics, faisant l’objet d’unécrit, figurent au paragraphe A de l’annexeE de la nomenclature.

Les mentions devant figurer sur lesfactures et mémoires sont décrites enannexe A de la nomenclature.Toute pièce référencée dans un documentproduit au comptable (facture, contrat,CCAG, CCAP...), nécessaire à sescontrôles, doit lui être produite.

Si le CCAG a fait l’objet d’uneapprobation (par décret ou arrêté), il n’estpas fourni, mais seulement référencé.

Marché exécuté par carte achat Au premier paiement :1. Copie du marchéd’émission de carte d’achatet de la demanded’ouverture du compte (oudu sous-compte) technique2. Copie du marché publicexécuté par carte d’achat etannexes ayant uneincidence financière3. Relevé d’opérationsbancaires4. Pièces justificatives dela dépense si nécessaire5. Fiche de recensementdes marchésPour les autres paiements :1. Relevé d’opérationsbancaires

2. Pièces justificatives dela dépense si nécessaire

Dans le cas où la présentation du ROBdéfini par l’article 7 alinéa 2 du décretn° 2004-1144 ne peut être obtenue, lesfactures concernant des dépenses payéespar carte d’achat doivent être transmisesau comptable public lors du paiement(carte d’achat niveau 1).

4.1.2.1. Prestations de maîtrised’œuvre

1. Contrat et, le caséchéant, avenant

2. Mémoire ou facture3. Fiche de recensementdes marchés

Toute prestation de maîtrise d’œuvredonne lieu à un contrat qui fait apparaîtreles différents éléments de mission et lespourcentages correspondants (article 9 dela loi n° 85-704 du 12 juillet 1985modifiée relative à la maîtrise d’ouvragepublique et à ses rapports avec la maîtrised’œuvre privée).


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4.1.2.2. Prestations dont lepaiement donne lieu àavance, acompte,révision ou actualisationdu prix, retenue degarantie ou pénalité

Tout versement d’une avance ou d’unacompte, tout prélèvement d’une retenuede garantie ainsi que toute application depénalité doit faire l’objet d’un écrit, quin’est pas forcément un contrat (articles 97,101 et 105 du code des marchés publics).

L’ensemble des mentions prévues àl’annexe C en cas d’actualisation ou derévision doit apparaître dans les piècesjustificatives.

L’utilisation de la carte d’achat est interditepour les marchés publics faisant l’objetd’une avance conformément à l’article 2du décret n° 2004-1144 du 26 octobre2004.

4.1.2.2.1. Prestations dont lepaiement donne lieu à avance

1. Document écritencadrant l’avance

2. État liquidatif

3. Fiche de recensementdes marchés

4.1.2.2.2. Prestations dont lepaiement donne lieu à acompte,révision de prix ou actualisation duprix, retenue de garantie ou pénalité

1. Document écritencadrant l’acompte, larévision ou l’actualisationdu prix, la retenue degarantie, les pénalités ;2. Mémoire ou facture ouétat liquidatif ;

3. Fiche de recensementdes marchés.

4.1.2.3. Prestations fixées parcontrat

1. Contrat et, le caséchéant, avenant

2. Mémoire ou facture3. Fiche de recensementdes marchés

Tout contrat mentionné dans une piècejustificative (facture…) doit être produit àl’appui de l’ordre de payer. Lorsqu’uncontrat doit être produit, il ne l’est qu’àl’appui du premier paiement.

Les caractéristiques formelles d’un marchépublic faisant l’objet d’un écrit et entrantdans le champ d’application des articles 28ou 30 du code des marchés publics,figurent au paragraphe A de l’annexe E dela nomenclature.

4.1.2.4. Achats pouvant fairel'objet d'un marché àprocédure adaptée(articles 28 ou 30 duCode des marchéspublics) mais passésexpressément selon uneprocèdure formalisée(article 26 du mêmecode)

Pièces correspondantesprévues au point 4.1.3.


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4.1.2.5. Autres prestations 1. Mémoire ou facture2. Fiche de recensementdes marchés

4.1.3. Marchés publics passésselon une procédure formaliséeprévue par l’art. 26 du CMP

Les pièces constitutives d’un marché sontdéfinies par les articles 11, 12 et 13 duCMP.

Les caractéristiques formelles d’un marchépublic passé selon une procédureformalisée prévue par l’article 26 du CMPsont décrites au paragraphe B de l’annexeE.

Les mentions devant figurer sur lesfactures et mémoires sont décrites enannexe A de la nomenclature.

Marché exécuté par carte achat Au premier paiement :1. Copie du marchéd’émission de carte d’achatet de la demanded’ouverture du compte (oudu sous-compte) technique2. Copie du marché publicexécuté par carte d’achat etannexes ayant uneincidence financière3. Relevé d’opérationsbancaires4. Pièces justificatives dela dépense si nécessaire 5. Fiche de recensementde marchésPour les autres paiements :1. Relevé d’opérationsbancaires2. Pièces justificatives dela dépense si nécessaire

Dans le cas où la présentation du ROBdéfini par l’article 7 alinéa 2 du décretn° 2004-1144 ne peut être obtenue, lesfactures concernant des dépenses payéespar carte d’achat doivent être transmisesau comptable public lors du paiement(carte d’achat niveau 1).

4.1.3.1. Pièces générales4.1.3.1.1. Pièces à fournir lors du

premier paiement1. Pièces constitutivesinitiales du marché, àl’exclusion du cahier desclauses techniquesgénérales, du cahier desclauses techniquesparticulières et du cahierdes clauses administrativesgénérales lorsque lemarché se réfère à l’un descahiers des clausesadministratives ayant faitl’objet d’une approbationpar décret ou arrêté

Lorsqu’elles ne sont pas produites sousforme dématérialisées, les piècesconstitutives initiales du marché sontadressées au comptable en doubleexemplaire. Une copie est conservée par lecomptable pendant toute la durée dumarché pour être joint à l’appui del’ordonnancement du solde.

Les cahiers des clauses administrativesgénérales qui n’ont pas fait l’objet d’uneapprobation par décret ou arrêté sontproduits à l’appui du premier ordre depayer du marché qui s’y réfère.


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4.1.3.1.1. (suite et fin) 2. Le cas échéant, liste desprix ou des tarifs ou desbarèmes applicables

3. S’il y a lieu, copie del’engagement de la ou desgarantie(s) à premièredemande ou des caution(s)personnelle(s) ousolidaire(s)4. Fiche de recensementdes marchés

La copie de la garantie portant surl’ensemble du marché ne doit pas êtreexigée au stade du versement d’uneavance.

4.1.3.1.2. Autres pièces générales, lecas échéant

1. Avenant, acte spécial,ordre de service, ayant desincidences financières2. Pour les marchés defournitures et de services :

en cas de dépassement dumontant contractuel prévuau marché, avenant ou, sile marché en prévoit lapossibilité, décision depoursuivre ;

3. Pour les marchés detravaux :

3-a. Lorsque le marchén’admet pas uneaugmentation de sonmontant contractuel :en cas de dépassement dumontant contractuel prévuau marché, avenant ou, sile marché en prévoit lapossibilité, décision depoursuivre ;

3-b Lorsque le marchéadmet une augmentationde son montantcontractuel :

3-b-1. En cas dedépassement du montantcontractuel dans la limiteprévue au marché :- Attestation, certificatadministratif ou mentiondans un document dutitulaire avisant, au moinsun mois à l’avance, lemaître d’œuvre del’atteinte prochaine dumontant contractuel

Les pièces prévues dans le point 3 ci-contre sont liées à l’article 15 du CCAGtravaux issu de l’arrêté du 8 septembre2009. Cet article précise la procédure àsuivre en cas d’augmentation du montantdes travaux.

Le montant contractuel est le montant destravaux résultant des prévisions dumarché, c’est-à-dire du montant initialéventuellement modifié par les avenantsintervenus.

Le titulaire doit aviser le maître d’œuvre,un mois à l’avance, de la date probable àlaquelle le montant des travaux atteindraleur montant contractuel. S’il ne respectepas cette obligation, il est tenu d’arrêter lestravaux à la date où le montant exécutéatteint le montant contractuel et cestravaux exécutés au delà du montantcontractuel ne sont pas payés.

En cas de dépassement du montantcontractuel dans la limite prévue aumarché, l’ordonnateur doit produire aucomptable une attestation lui certifiant quele titulaire a bien informé, au moins unmois à l’avance, le maître d’œuvre de ladate probable à laquelle le montant destravaux atteindra leur montant contractuel.


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4.1.3.1.2. (suite et fin) ou

- attestation del’ordonnateur certifiantque le titulaire a bienrespecté ses obligationsd’information du maîtred’œuvre selon la procéduredécrite ci-contre ;

3-b-2. En cas dedépassement du montantcontractuel au delà de lalimite prévue au marché :

- avenant ou, si le marchéen prévoit la possibilité,décision de poursuivre ;

4. En cas de dépassementde la part du titulairecompensée par ladiminution de la part du oudes sous-traitants : avenantou acte spécial modificatifdiminuant la part du ou dessous-traitant(s) à dueconcurrence du montant del’augmentation de celle dutitulaire ;

5. En cas de marchés àbons de commande :

- Le bon de commandecomplétant les dispositionsfinancières du marchérelatives aux délaisd’exécution, aux primes,aux pénalités, uniquementdans le cas où des primesou des pénalités sontdécomptées ;

- Lorsque la dated’exécution des prestationsest postérieure à la date defin du marché : le(s) bon(s)de commandecorrespondant(s).

4.1.3.2. Pièces particulières4.1.3.2.1. Reconduction - Décision de reconduction


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4.1.3.2.2. Paiement des primes etdes indemnités

4.1.3.2.2.1. Primes dans le cadred’un concours

1. Le règlement duconcours prévoyant lesmodalités d’allocation deprimes

2. Avis du jury indiquantla répartition des primes àverser aux bénéficiaires3. État liquidatif parbénéficiaire

4.1.3.2.2.2. Primes dans le cadred’une procédure dedialogue compétitif

1. Le règlement de laconsultation ou l’avisd’appel public à laconcurrence prévoyant lesmodalités d’allocation deprimes2. État liquidatif parbénéficiaire

4.1.3.2.2.3. Indemnités à verser auxmembres du jury

- Décision du pouvoiradjudicateur

4.1.3.2.3. Avance 1. État liquidatif

2. Le cas échéant, certificatde l’ordonnateur attestantque les conditions poséespar le marché pourl’obtention de l’avancesont remplies3. Le cas échéant, copie dela garantie à premièredemande pour leremboursement del’avance

L’utilisation de la carte d’achat estinterdite pour les publics faisant l’objetd’une avance conformément à l’article 2du décret n° 2004-1144 du26 octobre 2004.

4.1.3.2.4. Acomptes

4.1.3.2.4.1. Paiement des acomptesjusqu’à 80 % du montantinitial du marché TTC

1. Procès-verbal oucertificat administratif,attestant l’exécution desprestations concernées etindiquant le montant dessommes dues au titre del’acompte, établiconformément àl’annexe B2. Le cas échéant, étatliquidatif des actualisationset/ou révisions des prix,établi conformément àl’annexe C

Un marché peut comprendre plusieursprix. Un prix peut être soit actualisable,soit révisable.


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4.1.3.2.4.2. Paiement des acomptesau-delà de 80 % dumontant initial du marchéTTC

4.1.3.2.4.2.1. Premier paiement 1. Pièces énumérées aupoint 4.1.3.2.4.1.

2. État liquidatif global desprestations exécutéesdepuis le début du marchépar catégories deprestations à l’intérieurd’un même lot ou d’unmême poste3. Le cas échéant, certificatadministratif ou mentionindiquant qu’il s’agit dupaiement du dernieracompte si le montantinitial du marché est atteint

4.1.3.2.4.2.2. Paiements suivants 1. Pièces énumérées aupoint 4.1.3.2.4.1.

2. État liquidatif del’acompte par catégoriesde prestations à l’intérieurd’un même lot ou d’unmême poste3. Le cas échéant, certificatadministratif ou mentionindiquant qu’il s’agit dupaiement du dernieracompte si le montantinitial du marché est atteint

4.1.3.2.5. Paiement partiel définitif,paiement unique etintégral, paiement dusolde

La notion de « paiement partiel définitif »ne s’applique pas aux marchés de travaux.En cas de marché à tranches et de marchésreconductibles, il n’y a qu’un seuldécompte général et définitif (DGD), à lafin du marché.

4.1.3.2.5.1. Marchés de fournitureset de services

1. Facture ou mémoireportant les énonciationsénoncées à l’annexe A

2. Décision d’admissionou d’admission avecréfaction ou certificatadministratif ou mentionsur la facture ou lemémoire constatant que lefournisseur a exécutétoutes ses obligations


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4.1.3.2.5.1. (suite et fin) 3. État liquidatif despénalités de retardencourues par le titulairedu marché lorsque leurmontant est déduit dupaiement par l’ordonnateur

En cas d’exonération ou deréduction de ces retenues :décision motivée del’autorité compétenteprononçant l’exonérationou la réduction

4. Le cas échéant, étatliquidatif des actualisationset/ou révisions de prix,établi conformément àl’annexe C

5. En cas de résiliation dumarché, décision derésiliation et décompte deliquidation

4.1.3.2.5.2. Marchés de travaux 1. Décision de réceptionprise par l’autoritécompétente

ou

Certificat administratifindiquant la date de laréception tacite destravaux, dans le cas où lemaître d’œuvre n’a pasarrêté la date desopérations préalables à laréception, lorsque lepouvoir adjudicateur n’apas fixé cette même datedans les délaiscontractuels ouà défaut, proposition dumaître d’œuvre ou décisionde justice portant dated’effet de la réception

ou

en cas de résiliation :

décision de résiliation

procès verbal portantréception des ouvrages etparties d'ouvrages exécutés

Il est rappelé que ne peuvent faire l'objetd'une exécution par carte d'achat lesmarchés de travaux, sauf décision del'entité publique motivée par des besoinsd'entretien et de réparation courantsn'ayant pas fait l'objet d'un programme(article 2 du décret n° 2004-1144du 26 octobre 2004).

Il est noté qu’en cas de résiliation dumarché, lorsqu’un décompte de liquidationdu marché doit être établi, il se substitueau décompte général.


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4.1.3.2.5.2. (suite et fin)2. Décompte général etdéfinitif

ou

en cas de désaccord :décompte général admispar l’ordonnateur etcomplément éventuel sursolde mandaté sur piècejustifiant l’accord entre lesparties ou décision dejustice

4. État liquidatif despénalités de retardencourues par le titulairelorsque leur montant estdéduit par l’ordonnateursur les paiements ;en cas d’exonération ou deréduction de ces retenues :décision motivée del’autorité compétenteprononçant l’exonérationou la réduction

5. Le cas échéant, étatliquidatif de l’actualisationet/ou des révisions desprix, établi conformémentà l’annexe C

Cette procédure est prévue à l’article13.4.4. du nouveau CCAG travaux.

Lorsque le décompte général est devenudéfinitif dans les cas prévus à l’article13.4.5 du CCAG travaux (absence designature du décompte général par letitulaire dans le délai de 45 jours fixé àl’article 13.4.4. de ce CCAG, ou absencede motivation du refus de signer cedécompte ou non exposition en détail desmotifs des réserves), le pouvoiradjudicateur indique par écrit aucomptable que le décompte général estdevenu définitif.

4.1.3.3. Remboursement de laretenue de garantie

1. Décision de la personnepublique de libérer laretenue de garantie ou, lecas échéant, transmissionpar l’ordonnateur de lacopie d’une garantie desubstitution

2. Le cas échéant, piècesjustificatives prévues pourle paiement du solde3. Le cas échéant,décision de levée deréserves


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4.1.4. Marchés passés sur lefondement d’un accord-cadre

1. Accord-cadre visé parl’article 76 du code desmarchés publics

2. Marché subséquent telque défini dans l’accord-cadre : pièces énuméréesaux points 4.1.2 ou 4.1.3selon les modalités deprésentation de la dépensepar l’ordonnateur.

Pour les caractéristiques formelles d’unaccord-cadre, voir le paragraphe C del’annexe E. Pour les spécificités desmarchés passés sur le fondement d’un telaccord, voir le paragraphe D de la mêmeannexe.

Toute pièce référencée dans le marché etnécessaire aux contrôles du comptable doitlui être produite.

4.1.5. Sous-traitance etpaiement direct

4.1.5.1. Paiement direct4.1.5.1.1. Pièces générales (à fournir

lors du premier paiement)1. Marché, avenant, actespécial ou tout documentécrit signé par l’autoritécompétente pour passer lemarché et par le titulaire decelui-ci précisant la naturedes prestations sous-traitées, le nom, la raisonou la dénomination socialeet l’adresse du sous-traitant, le montant desprestations sous-traitées etles conditions de paiementprévues pour chaquecontrat de sous-traitance

Aucun versement ne peut être effectué auprofit d’un sous-traitant au titre dupaiement direct en l’absence d’undocument écrit, marché, avenant ou actespécial de sous-traitance établissant lesdroits du sous-traitant.

L’acceptation du sous-traitant etl’agrément de ses conditions de paiementpeuvent résulter d’un accord tacite dupouvoir adjudicateur (cf. article 114-4 duCMP). Cet accord tacite peut sematérialiser par un certificat administratifappuyé de la déclaration de sous-traitanceétablie par le titulaire. Cette déclarationénonce la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison ou ladénomination sociale et l'adresse du sous-traitant, le montant des prestations sous-traitées ainsi que les conditions depaiement. Le certificat administratif doitindiquer la date à laquelle l'accord taciteest intervenu (expiration du délai de 21jours prévu à l'article 114-4°).


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4.1.5.1.1. (suite et fin) 2. Pièce justificativeproduite par le titulaire dumarché établissant que lacession (ou lenantissement) dont sacréance a fait l’objet nefait pas obstacle aupaiement direct du sous-traitantoucertificat attestant quecette créance n’a pas étécédée, ni nantie

3. En cas d’augmentationdes prestations sous-traitées :

3-a. Avenant, acte spécialmodificatif ou toutdocument écrit justifiantl’augmentation de la partdu sous-traitant

3-b. Avenant ou décisionde poursuivre augmentantle montant global dumarché

et/ou

Avenant, acte spécialmodificatif ou toutdocument écrit justifiantla diminution de la part duou des autres sous-traitant(s) à dueconcurrence du montantde l’augmentation viséeau 3-a.

3-c. Fiche de recensementdes marchés

Lorsque le marché admet uneaugmentation de son montant contractuel,l’avenant ou la décision de poursuivreaugmentant le montant global du marchén’est à produire qu’en cas de dépassementde cette augmentation .Lorsque l’augmentation du montantcontractuel reste dans la limite prévue aumarché, est produite l’attestation visée aupoint 4.1.3.1.2. (3-b-1).

4.1.5.1.2. Pièces particulières

4.1.5.1.2.1. Avance 1. Le cas échéant, piècejustificative produite parle titulaire du marchéétablissant leremboursement del’avance qui lui aurait étéversée au titre desprestations sous-traitées


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4.1.5.1.2.1 (suite et fin) 2. Le cas échéant,certificat de l’ordonnateurattestant que lesconditions posées par lemarché pour l’obtentionde l’avance sont remplies

3. État liquidatif dumontant de l’avance

4. Le cas échéant, copie dela garantie à premièredemande pour leremboursement del’avance

Cela signifie, par exemple, que, si lemarché prévoit que l’avance est de 15%dès lors que l’apport d’une grue est réalisésur le chantier, le comptable doit disposerpour payer l’avance au sous-traitant ducertificat de l’ordonnateur attestant que lacondition posée est remplie (piècetransmise une seule fois dans le cadre dumarché).

4.1.5.1.2.2. Acompte, règlementunique et intégral,paiement du solde

1. Ensemble des piècesproduites par le titulaire dumarché pour le paiement àson profit d’une dépensede même nature

2. Attestation du titulairecomportant l’indication dela somme à réglerdirectement au sous-traitantou

En l’absence d’attestationde la part du titulaire ou deson représentant, (en casde redressement,liquidation judiciaire,d’empêchement dutitulaire ou de silencegardé par le titulaire àl’expiration du délai de 15jours à compter de lasignature de l’accusé deréception ou du récépissérelatif à la demande depaiement) : attestation dumaître d’ouvragecomportant l’indication dela somme à réglerdirectement au sous-traitantouAccord amiable oudécision de justice

S’il est prévu contractuellement laproduction, par le titulaire du marché,d’une garantie à première demande oud’une caution personnelle et solidaire, lesous-traitant ne pourra être payé si letitulaire ne produit pas ces pièces.


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4.1.5.2. Sous-traitance et actiondirecte

4.1.5.2.1. Paiement au sous-traitant 1. Copie de la mise endemeure adressée par lesous-traitant au titulaire dumarché d’avoir à lui payerune somme due pour unmontant déterminé envertu d’un contrat de sous-traitance et pourl’exécution du marché

2. Demande de paiementaccompagnée d’un procès-verbal relatant laconstatation matérielle desprestations effectuées etl’acceptation du titulaire

ou

Décision de justicedéfinitive

ouAccord entre les parties Accord du sous traitant et du titulaire.

L’accord du pouvoir adjudicateur semanifeste par l’ordonnancement.

4.1.5.2.2. Paiement au titulaire dumarché

- Reçu du sous-traitantattestant le règlement parle titulaire ou décision dejustice définitive ou accorddes intéressés

4.1.6. Coordination,groupements decommandes et centralesd’achats

4.1.6.1. Coordination descommandes au sein d’unmême organisme public

1. Convention, le caséchéant

2. Pièces énumérées auxpoints 4.1.2 et 4.1.3 selonles modalités deprésentation de la dépensepar l’ordonnateur

Article 7 du code des marchés publics.

4.1.6.2. Groupement decommandes de plusieursorganismes

Article 8 du code des marchés publics.

4.1.6.2.1. Pièces à fournir dans tousles cas

- Convention constitutivedu groupement


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4.1.6.2.2 Pièces à fournir selon lescas

4.1.6.2.2.1. Cas où chaque membredu groupement exécutesa propre partie

Pièces énumérées auxpoints 4.1.2 et 4.1.3 selonles modalités deprésentation de la dépensepar l’ordonnateur

4.1.6.2.2.2. Cas où le coordonnateurexécute le marché aunom de l’ensemble desmembres dugroupement

4.1.6.2.2.2.1. En cas de participationaux débours ducoordonnateur


2. Demande ducoordonnateur lorsque laconvention constitutive neprévoit pas le montant etles modalités du versementde la participation

4.1.6.2.2.2.2. En cas deremboursement


2. État liquidatif oudécompte établi par lecoordonnateur

4.1.6.3. Paiements à l’Union desGroupements d’AchatPublic (UGAP)

1. Facture ou mémoire

2. Le cas échéant,convention

Lorsque la facture fait référence à uneconvention, celle-ci doit être transmise aucomptable.


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4.1.7. Paiements à des tierssubstitués au créancierinitial

4.1.7.1. Paiement des créancesafférentes à une cessionou à un nantissement decréances

4.1.7.1.1. Pièces communes Pièces énumérées auxpoints 4.1.2 et 4.1.3 selonles modalités deprésentation de la dépensepar l’ordonnateur

4.1.7.1.2. Pièces particulières4.1.7.1.2.1. Paiement à un

établissement de créditcessionnaire oubénéficiaire d’unnantissement

1. Exemplaire unique dumarché, de l’avenant, del’acte spécial ou de toutdocument écrit visé aupoint 4.1.5.1.1, revêtud’une mention signée parl’autorité compétente pourpasser le marché indiquantque cette pièce est délivréeen unique exemplaire envue de la cession (ou dunantissement) des créancesrésultant du marchéOuCertificat de cessibilité2. Notification de lacession (ou dunantissement) par lettrerecommandée avec avis deréception, ou par tout autremoyen permettant dedonner date certaine3. Le cas échéant,notification de latransmission du bordereaupar le bénéficiaire de latransmission par lettrerecommandée avec avis deréception, ou tout autremoyen permettant dedonner date certaine4. Le cas échéant,attestation del’établissement de créditétablissant que la cession(ou le nantissement) ne faitpas obstacle au paiementdirect de la partie sous-traitée ou a été réduit(e) demanière à réaliser cettecondition

L’exemplaire unique ne peut être délivréque dans le cadre d’un marché publicfaisant l’objet d’un écrit.

Le bordereau de cession ou denantissement n’a pas à être produit aucomptable assignataire.


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4.1.7.1.2.2. Paiement à uncessionnaire ou à unbénéficiaire denantissement de droitcommun

1. Exemplaire unique dumarché, de l’avenant, del’acte spécial ou de toutdocument écrit visé aupoint 4.1.5.1.1, revêtud’une mention signée parl’autorité compétente pourpasser le marché indiquantque cette pièce est délivréeen unique exemplaire envue de la cession (ou dunantissement) des créancesrésultant du marché

ou

Certificat de cessibilité

2. Exemplaire original dela signification de lacession (ou dunantissement) énonçant laqualité du comptableassignataire, du cédant (dutitulaire du marché ou dusous-traitant àl’appréciation dunantissement), ducessionnaire (ou dubénéficiaire dunantissement) et désignantla créance cédée (ounantie)

3. Original de l’acte decession (ou denantissement)

4. Le cas échéant,attestation du cessionnaire(ou du bénéficiaire dunantissement) établissantque la cession (ou lenantissement) ne fait pasobstacle au paiement directde la partie sous-traitée oua été réduit(e) de manière àréaliser cette condition

L’exemplaire unique ne peut être délivréque dans le cadre d’un marché publicfaisant l’objet d’un écrit.


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4.1.7.1.3. Paiement au cédant (ou autitulaire du marché ou ausous- traitant à l’initiativedu nantissement)

- Mainlevée de la cession(ou du nantissement)donnée par l’établissementde crédit par lettrerecommandée avecdemande d’avis deréception, ou par tout autremoyen permettant dedonner date certaineou- Pour une cession (ou unnantissement) de droitcommun, attestation dedésistement définitifdélivrée par le cessionnaire(ou le bénéficiaire dunantissement) de droitcommun par lettrerecommandée avecdemande d’avis deréception, ou par tout autremoyen permettant dedonner date certaine

4.1.7.2. Paiement dans le cadred’une délégation decréances afférente à unmarché public

4.1.7.2.1. Paiement à un délégatairedu titulaire du marché oudu sous-traitant ayantdroit au paiement direct

4.1.7.2.1.1. Pièces communesPièces énumérées auxpoints 4.1.2 et 4.1.3 selonles modalités deprésentation de la dépensepar l’ordonnateur

4.1.7.2.1.2. Pièces particulières - Convention de délégationsignée de la personnepublique, du titulaire dumarché ou du sous-traitantayant droit au paiementdirect et du délégataire


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4.1.7.2.1.2 (suite et fin) - Pièce justificativeproduite par le délégantétablissant que la cession(ou le nantissement) dontsa créance a fait l’objet nefait pas obstacle à laréalisation de la délégationou que son montant a étéréduit afin que ladélégation soit possibleou

- Certificat attestant quecette créance n’a été nicédée, ni nantie

4.1.7.2.2. Paiement à un délégatairesous-traitant de secondrang ou plus

4.1.7.2.2.1. Pièces communes Pièces énumérées auxpoints 4.1.2 et 4.1.3 selonles modalités deprésentation de la dépensepar l’ordonnateur

4.1.7.2.2.2. Pièces particulières 1.Pièces justificativesrelatives à la demande dusous-traitant de 1er rangdéfinies à la rubrique 4.1.5.

2.Convention dedélégation

3. Mention par le sous-traitant de 1er rang de lasomme à verser au sous-traitant de 2ème rang, cettesomme ne pouvant pasdépasser la limite dumontant reconnu commeétant dû au sous-traitant de1er rang

4. Pièce justificativeproduite par le délégantétablissant que la cession(ou le nantissement) dontsa créance a fait l’objet nefait pas obstacle à laréalisation de la délégationou que son montant a étéréduit afin que ladélégation soit possible

OuCertificat attestant quecette créance n’a été nicédée, ni nantie

Les pièces n° 2,3 et 4 du point 4.1.7.2.2.2sont applicables aux sous-traitants de rangsupérieur à 2 dès lors que chaque sous-traitant intermédiaire bénéficie lui-mêmed’une délégation de paiement et que lespièces y afférentes sont produites.


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4.1.7.3. Paiement à un factor

4.1.7.3.1. Dans le cadre d’unecession (paragraphe Bde l’annexe D de lanomenclature)

Pièces justificativesprévues aux points4.1.7.1.1. et 4.1.7.1.2.1,pièces 1 et 4.

4.1.7.3.2. Dans le cadre d’unesubrogation (paragrapheA de l’annexe D de lanomenclature)

1. Pièces justificatives dupaiement des marchésselon les modalités deprésentation de la dépensepar l’ordonnateur

2. Mention subrogativeréglementaire portée sur lademande de paiement(mémoire, facture,situation de travaux,…)dans les conditions fixéesau paragraphe A del’annexe D

3. En cas de pluralitéd’oppositions, quittancesubrogative datée

4.1.8. Paiements en situationexceptionnelle

4.1.8.1. Paiements en situationd’urgence

4.1.8.1.1. Réquisition d’uneentreprise

1. Arrêté de réquisition del’entreprise

2. Pièces justificativesprévues par l’arrêté, le caséchéant


4.1.8.1.2. Marchés publics exécutésen situation d’urgenceimpérieuse

1. Marché ou copie del’échange de courriersentre la personne publiqueet l’entreprise

2. Le cas échéant, piècesprévues dans le marché oudans l’échange de courrier



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4.1.8.2. Paiements dans le cadrede transactions

1.Transaction

2. Si la transaction met finau marché, piècesjustificatives prévues aupoint 4.1.3.2.5.

Circulaire Premier ministredu 6 avril 2011.

Instruction n° 10-009-M0du 12 avril 2010.

Si la transaction intègre la réception et ledécompte général et définitif, elle peutremplacer le PV de réception et le DGDcités au point 4.1.3.2.5.

4.1.8.3. Paiements en cas demise en régie desprestations d’un marchépublic

1. Décision de mise enrégie

2. Constat des travauxexécutés avant la mise enrégie3. Décompte(s) afférent(s)aux travaux exécutés aprèsla mise en régie

La mise en régie se définit comme lemoyen offert à l’acheteur public pourdessaisir son cocontractant de sesprérogatives et poursuivre l’exécution desprestations aux risques et périls ducocontractant défaillant en utilisant sespropres moyens humains et matériels.

4.1.9. Autres marchés publicsspécifiques

Selon les cas, le paragraphe A ou B del’annexe E s’applique à ces marchés.

4.1.9.1. Marché public decrédit-bail

4.1.9.1.1. Crédit-bail immobilier

4.1.9.1.1.1. Exécution du marché

4.1.9.1.1.1.1. Premier paiement 1. Marché, le cas échéantrevêtu de la mentiond'inscription au fichierimmobilier et mentionnant,en particulier, les droitsacquis par le bailleur del'immeuble

2. État-réponse attestantl’absence d’inscriptionhypothécaire

3. Décompte

Lorsqu’elles ne sont pas produites auformat dématérialisé, les pièces de marchésont adressées au comptable en doubleexemplaire.

État-réponse délivré dans les conditionsénoncées à la rubrique 6.1. Acquisitionsimmobilières.

4.1.9.1.1.1.2. Autres paiements - Décompte

4.1.9.1.1.2. Reprise d’un marché decrédit-bail

1. Contrat de cession etcopie du marché de crédit-bail


3. Décompte


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4.1.9.1.1.3. Indemnité versée par lepreneur en cas derésiliation de marché

1. Copie de l’acte portantrésiliation du marché

2. Décompte appliquant laclause contractuelleportant pénalités

Ou

Indemnité fixée par le juge

4.1.9.1.1.4. Prolongation du marchéde crédit-bail

- Avenant, le cas échéantrevêtu de la mention depublication au fichierimmobilier


4.1.9.1.1.5. Réalisation de lapromesse de vente

1 Décision del’ordonnateur autorisant lalevée de l'option

2. Décompte portantmention des paiementseffectués et de la valeurrésiduelle fixée parréférence au marché


4.1.9.1.2. Crédit bail mobilier

4.1.9.1.2.1. Exécution du marché

4.1.9.1.2.1.1. Premier paiement 1. Marché

2. Décompte


4.1.9.1.2.1.2.. Autres paiements - Décompte

4.1.9.1.2.2. Reprise d’un marché decrédit-bail.

4.1.9.1.2.2.1. Premier paiement 1. Contrat de cession etcopie du marché de crédit-bail

2. Décompte


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4.1.9.1.2.2.2. Autres paiements - Décompte

4.1.9.1.2.3. Indemnité versée par lepreneur en cas derésiliation de marché

1. Copie de l’acte portantrésiliation du marché

2. Décompte appliquant laclause contractuelleportant pénalités

Ou

Indemnité fixée par le juge

4.1.9.1.2.4. Prolongation du marchéde crédit-bail

- Avenant Lorsqu’elles ne sont pas produites auformat dématérialisé, les pièces de marchésont adressées au comptable en doubleexemplaire.

4.1.9.1.2.5. Réalisation de lapromesse de vente

1. Décision del’ordonnateur autorisant lalevée de l’option

2. Décompte portantmention des paiementseffectués et de la valeurrésiduelle fixée parréférence au marché

4.1.9.2. Marchés publicsd’assurances

4.1.9.2.1. Première prime 1. Copie du marchéd’assurances

2. Avis de paiement del’assureur

4.1.9.2.2. Autres primes - Avis de paiement del’assureur

4.1.9.2.3. Modification des clausesdu marché

1. Si la modificationrésulte de dispositionslégales, décompte derévision

2. Si la modificationrésulte de la volonté descontractants, copie dumarché d’assurancesmodifié ouavenant et avis depaiement


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4.1.9.3. Paiement d’opérationsréalisées sous mandat

4.1.9.3.1. Paiement de la rémunérationdu mandataire

1. Convention de mandat

2. Décompte

4.1.9.3.2. Financement des opérationseffectuées par le mandataire

4.1.9.3.2.1. Lorsque le mandataireest un organisme nondoté d’un comptablepublic

4.1.9.3.2.1.1. Avances

a) Premier paiement - Convention de mandat et,le cas échéant, avenant

b) Autres paiements - Décompte des opérationset de leur montantjustifiant l’utilisation del’avant dernière avance,accompagné des copies depièces justificativesprévues aux rubriquesconcernées de lanomenclature selon lanature des dépensesafférentes à ces opérations

4.1.9.3.2.1.2. Remboursement desdébours

a) Premier paiement 1. Convention de mandatet, le cas échéant, avenant

2. Décompte desopérations effectuéesaccompagné des copies despièces justificativesprévues aux rubriquesconcernées de lanomenclature selon lanature des dépensesafférentes à ces opérations

b) Autres paiements - Décompte des opérationseffectuées accompagné descopies des piècesjustificatives prévues auxrubriques concernées de lanomenclature selon lanature des dépensesafférentes à ces opérations


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4.1.9.3.2.2. Lorsque le mandataireest un organisme dotéd’un comptable public

4.1.9.3.2.2.1. Avances

a) Premier paiement - Convention de mandat et,le cas échéant, avenant

b) Autres paiements Décompte des opérationset de leur montantjustifiant l’utilisation del’avant dernière avance,accompagné d’uneattestation du comptablecertifiant que les paiementseffectués par lui sontappuyés des piècesjustificativescorrespondantes prévuespar la nomenclature etqu’il est en possession detoutes les pièces afférentesà ces opérations

4.1.9.3.2.2.2. Remboursement desdébours

a) Premier paiement 1. Convention de mandatet, le cas échéant, avenant

2. Décompte desopérations effectuées

b) Autres paiements - Décompte des opérationseffectuées


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4.2. AUTRES CONTRATS DELA COMMANDEPUBLIQUE

4.2.1. Contrats de partenariat

4.2.1.1. Pièces générales 1. Contrat

2. Le cas échéant, piècesjustificatives définies dansles documents contractuels

3. Fiche de recensement

4.2.1.2. Pièces particulières 1. En cas de cession enapplication de l’articleL. 313-29-1 du Codemonétaire et financier,attestation de la personnepublique constatant laréalisation desinvestissements

2. En cas de versement deprimes aux candidats, lerèglement de laconsultation ou l’avisd’appel public à laconcurrence prévoyant lesmodalités d’allocation deprimes et un état liquidatifpar bénéficiaire.

4.2.2. Délégations de servicepublic (concession,affermage, régieintéressée)

1. Contrat et, le caséchéant, cahier des charges

2. Le cas échéant, piècesjustificatives définies dansles documents contractuels


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5. DÉPENSESD’INTERVENTION La décision attributive de subvention prend la forme soit d'une convention

soit d’un arrêté.

Dans le cadre de la dématérialisation :

Dans le cas d'une convention, la pièce justificative dématérialisée seprésente sous la forme d’une copie scannée de la convention signée par lesparties et rattachée dans Chorus à l’engagement juridique ou à la demandede paiement ;

Dans le cas d'un arrêté, il est admis que la pièce justificativedématérialisée peut être constituée par la copie scannée de l’arrêté signé oule fichier bureautique de l’arrêté non signé (document Word,…) dès lorsqu’il est rattaché dans Chorus à l’engagement juridique ou à la demande depaiement.

Ce dispositif est garanti par la mise en place d’un contrôle interne par legestionnaire.

Le cas échéant, le comptable peut demander communication d’une copie del’original de l’arrêté signé.

Dans tous les cas, le paiement au véritable créancier prévu à l’article 12 dudécret du 29 décembre 1962 nécessite de connaître les références bancairesdu bénéficiaire de la subvention (fourniture d’un RIB ou présence dans leréférentiel des tiers dans Chorus).

5.1. SUBVENTIONS DEFONCTIONNEMENT

Article 33 du décret n° 62-1587 du29 décembre 1962.

La décision attributive de subvention doitpréciser les textes de référence, l’objet, lesconditions d’utilisation, le montant et lesmodalités de règlement de la subvention.

Si la subvention, accordée à un organismede droit privé, est supérieure à 23 000 €, ladécision prend obligatoirement la formed’une convention (article 10 de la loin° 2000-321 du 12 avril 2000).

Pour les subventions de l’État auxassociations, voir la circulaire du Premierministre du 24 décembre 2002 et celle du18 janvier 2010 relative aux relations entreles pouvoirs publics et les associations.

5.1.1. Paiement unique,pouvant intervenir dès lanotification de la décisionattributive de subvention

- Décision attributive desubvention (arrêté ouconvention)


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5.1.2. Paiement échelonnéselon un calendrier fixépar la réglementation oula décision attributiveelle-même

5.1.1.1. Premier paiement- Décision attributive desubvention (arrêté ouconvention)

.

5.1.1.2. Paiements ultérieurs - Décompte récapitulantles sommes déjà versées

La communication de cette pièce n’est pasnécessaire si les données correspondantessont accessibles au comptable dansChorus.

5.2. SUBVENTIONSD’INVESTISSEMENT

5.2.1. Subventionsd’investissement verséesaux établissementspublics de l’État

- Décision attributive desubvention (arrêté ouconvention)

5.2.2. Autres subventionsd’investissement

- Décret n° 99-1060 du 16 décembre 1999modifié relatif aux subventions de l’Étatpour des projets d’investissement et sacirculaire d’application du19 octobre 2000 ;

- et/ou autres textes réglementairesparticuliers.

La décision attributive de subvention doitviser les textes de référence et préciser aumoins les caractéristiques du projet, lanature et le montant de la dépensesubventionnable, le taux et le montantmaximum prévisionnel de la subvention(ou le montant de la subvention si celui-ciest forfaitaire ou calculé selon un barème),les modalités de versement ainsi que lesclauses de reversement de la subvention.

Si la subvention, accordée à un organismede droit privé, est supérieure à 23 000 €, ladécision prend obligatoirement la formed’une convention (article 10 de la loin°2000-321 du 12 avril 2000).


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5.2.2.1. Avance - Décision attributive desubvention (arrêté ouconvention) prévoyant leversement de l’avance etde son mode de calcul

5.2.2.2. Acomptes et solde - Décision attributive desubvention (arrêté ouconvention)

et- Montant des dépensesréalisées dans le cadre duprojet

Si la décision n’est pas produite dansChorus sous forme dématérialisée : lorsqueces paiements interviennent sur unexercice budgétaire suivant celui au coursduquel le premier paiement a été effectué,les ordres de payer correspondants doiventporter la référence du premier ordre depayer auquel était jointe la décisionattributive de subvention.

Conformément à l’article 14 du décret du16 décembre 1999, le paiement dessubventions d’investissement intervient« sur justification de la réalisation duprojet et de la conformité de sescaractéristiques avec celles visées dans ladécision attributive ».

Le montant de la subvention versée estcalculé par application du taux desubvention au montant des dépensesréalisées par le bénéficiaire, plafonnées aumontant prévisionnel du projet. Le taux desubvention et le montant prévisionnel sontfixés dans la décision attributive desubvention.

La communication de cette pièce n’est pasnécessaire si les données correspondantessont accessibles au comptable dansChorus.

Ainsi, le formulaire « service fait » validépar l’ordonnateur qui mentionne lemontant des dépenses réalisées dans lecadre du projet subventionné suffit aucomptable comme justification.

5.2.3. Fonds structurelseuropéens (FEDER,FEOGA-Orientation,IFOP et FSE)

- Mêmes pièces que pourles autres subventionsd'investissement, ycompris pour le FondsSocial européen

Circulaire du Premier ministre n° 5210/SGdu 13 avril 2007 relative au dispositif desuivi, de gestion, de suivi et de contrôledes programmes cofinancés par les fondsstructurels européens.


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5.3. DOTATIONS RÉSULTANTDES TRANSFERTS DECOMPÉTENCES

- Décisionet- État liquidatif comportantla répartition parcollectivité (ou par postecomptable)

Sont concernées par cette rubrique lesdotations aux collectivités localesimputées sur des programme budgétaires.

5.4. DÉPENSES DIRECTES(BOURSES, ALLOCATIONS,SECOURS, PRESTATIONS AUBÉNÉFICE DE TIERS…)

- Décision individuelled’attribution (acteunilatéral ou convention)ou

- Décision d’attribution etétat liquidatif collectifscomportant la liste et lemontant versé à chaquebénéficiaire

- Dans le cas de prestationsdirectement prises encharge par l’État :mémoire ou facture établipar le bénéficiaire

La décision doit préciser le type de l’actionet les modalités de liquidation de l’aide, etfaire référence aux dispositionsréglementaires et éventuellement auprocès-verbal de la commissiond’attribution.

La décision d’attribution collective et l’étatliquidatif peuvent être fusionnés sur unseul document dématérialisé dès lors queles informations nécessaires au comptablelui sont accessibles.

Le mémoire ou la facture doit faireapparaître la nature de la dépense, lemontant total des frais engagés et lemontant à la charge de l’État.


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6. DÉPENSES LIÉES ÀUNE OPÉRATIONIMMOBILIÈRE

6.1. ACQUISITIONSIMMOBILIÈRES

6.1.1. Acquisitions amiables

6.1.1.1. Règles générales - Avis explicite ou tacitedu service des domainesou décision de passer outre

et

- Référence au Journalofficiel portant publicationde la loi ou du décret qui aautorisé l’acquisition

ou

- Copie de la décisionministérielle en tenant lieu,le cas échéant visée par lecontrôleur financier

et

- Expédition de l’acte devente notarié ou copie del’acte administratif revêtude la mention depublication au fichierimmobilier

et

- Décompte du prix enprincipal et intérêts

et

- numéro d’inventaireréférencé sur la ficheimmobilisation du bientenue dans Choruset

- État des inscriptionsdélivré par le conservateurdes hypothèques

Le décret n° 86-455 du 14 mars 1986dispose que l’avis des domaines est iciobligatoire lorsque le montant desacquisitions est égal ou supérieur à unmontant fixé par arrêté(75 000 euros ; arrêté du 17 décembre2001). Le service des domaines disposed’un mois pour instruire le dossier etémettre son avis. A défaut, le silence vautacceptation. Il peut être passé outre l’avisdes domaines sur décision prise par leministre responsable de l’opération, aprèsaccord du ministre chargé du budget.Toutefois, le préfet a compétence pourprendre la décision de passer outre lorsquele montant des opérations est inférieurà 150 000 euros. La décision de passeroutre est notifiée au responsable du servicedes domaines du département.

Les demandes de renseignementshypothécaires sont établies sur desimprimés 3131-SD, 3233-SD et 3240-SD(demande de prorogation)


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6.1.1.1. (suite et fin) ou- Etat-réponse comprenantdes copies de fiches, lerelevé des formalitéspubliées et le certificat dedépôt négatif ou certificatselon lequel il n’existedans sa documentationaucune formalitécorrespondant auxparamètres d’interrogationformulés dans laréquisition

et, selon les cas,

- Certificat de radiationdélivré par le conservateurdes hypothèques

ou

- Acte notarié portantmainlevée des inscriptions,revêtu de la mentiond’accomplissement de laformalité

ou

- Désintéressement de tousles créanciers inscrits(quittance authentique)

ou

- Décision del’ordonnateur prescrivantla consignation du prix devente à la caisse des dépôtset consignations

Le choix de la pièce à obtenir dépend del’état des inscriptions hypothécaires.

Le certificat de radiation (certificat deformalité) permet de démontrer qu’un actede mainlevée a été publié en conservationdes hypothèques postérieurement à la datede certification figurant dans l’état-réponse

Dans ce cas, il convient de demander lerécépissé délivré par le préposé de lacaisse des dépôts et consignations.

6.1.1.2. Acquisition amiabled’un montant inférieur àun seuil fixé par arrêté

- L’ordonnateur doitproduire une décisionindiquant la dispense desformalités de purge

L’article R. 9 du code du domaine del’État dispose que le prix des acquisitionsimmobilières faites à l’amiable par l’Étatpeut être payé au vendeur, aprèspublication de l’expédition de l’acte aufichier immobilier, sans l’accomplissementdes formalités de purge des privilèges ethypothèques inscrits lorsque le prixn’excède pas un montant fixé 7 700 € pourl’ensemble de l’immeuble acquis (décretn° 2001-95 du 2 février 2001).

Cette disposition est applicable auxacquisitions faites après exercice du droitde préemption.


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6.1.1.3. Paiement entre les mainsdu notaire rédacteur del’acte

- Acte de vente notarié L’article L. 10 du code du domaine del’État dispose que lorsque l’acte de vente aété passé devant notaire, le comptablepublic est déchargé de toute responsabilitéen matière de purge des hypothèques par laremise des fonds au notaire rédacteur del’acte.

6.1.1.4. Versement d’un acompte - En complément despièces précisées au point6.1.1.1. Règles générales,il convient de demanderl’autorisation de l’autoritéhabilitée à recevoir l’acteadministratif

L’article R. 8 du code du domaine del’État dispose que lorsque les actes sontpassés en la forme administrative, il peutêtre payé au vendeur un acompte dans lalimite maximum des trois quarts de ladifférence entre le prix stipulé et celui descharges et accessoires.

6.1.2. Expropriations pourcause d’utilité publique

6.1.2.1. Règles générales- Avis du service desdomaines ou décision depasser outreet- Copie de l’acte déclaratifd’utilité publiqueou- Certificat administratifportant référence aujournal officiel dans lequelcet acte a été publiéou- Mention, dansl’ordonnanced’expropriation, de cet actedéclaratifou

- Copie de l’arrêtépréfectoral de cessibilité

ou

- Visa, dans l’ordonnanced’expropriation, de l’arrêtéde cessibilité

Il peut s’agir d’un décret en Conseild’État, d’un arrêté ministériel oupréfectoral.


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6.1.2.1. (suite et fin) et- Copie de l’ordonnanced’expropriation enregistréeet publiée au fichierimmobilier, avecindication de la date denotification

et

- Copie ou expédition dujugement motivé fixantl’indemnité avec mentionde la date de notification àl’intéressé

et

- numéro d’inventaireréférencé sur la ficheimmobilisation du bientenue dans Chorus

et, le cas échéant,- Justification que l'épouxa le pouvoir d'aliéner seulle bien, ou acquit conjoints'il s'agit d'un biencommun ou indivis

Ce document doit être appuyé d’uncertificat de non-appel délivré par le greffedu tribunal à l’expiration d’un délai d’unmois à compter de la notification. En casd’appel, copie ou expédition de l’arrêt.

Pièces requises pour la justificationdu transfert de propriété

- Si l’exproprié est identifié dansl’ordonnance d’expropriation

- Un état hypothécaire nerévélant, depuis latranscription ou lapublication du titreétablissant le droit del’exproprié, aucun actetranslatif ou extinctifportant sur ce droit


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ANNEXE N° 3 (suite)NATURE DES DÉPENSES PIÈCES À OBTENIR

PAR LE COMPTABLERÉFÉRENCES AUX TEXTES OU

COMMENTAIRES- Si l’exproprié est identifié dansl’ordonnance d’expropriation (suiteet fin)

- Si l’exproprié n’est pas identifiédans l’ordonnance d’expropriationportant origine de propriété

Pièces requises pour la justificationde la situation hypothécaire du bien :

ou- Un extrait des documentscadastraux mentionnantl’inscription de l’expropriésur ces documents au titredu bien exproprié ou lesconditions dans lesquellesl’immeuble exproprié estpassé du propriétairedésigné dans lesdocuments cadastraux àcelui désigné dansl’ordonnanced’expropriation

ou

- La justification du droitde propriété peut résulterde copie ou d’extraitsdélivrés par leconservateur deshypothèques, d’attestationsnotariées ou d’actes denotoriété.

- acte portant origine depropriétéou- En cas de consignation,décision de consignationfondée sur l’absence dejustification du droit depropriété

- État des inscriptionsdélivré par le conservateurdes hypothèques

ou

- État-réponse comprenantdes copies de fiches, lerelevé des formalitéspubliées et le certificat dedépôt négatif, ou certificatselon lequel il n’existedans sa documentationaucune formalitécorrespondant auxparamètres d’interrogationformulés dans laréquisition


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Justification du montant del’indemnité

- Décompte des indemnités

et éventuellement :

- des intérêts

- des indemnitésalternatives

- du montant d’éventuellesindemnités mobilières

6.1.2.2. En cas d’accordintervenu entre lesparties après la phaseadministrative

- Accord sur la cession et le montantde l’indemnité

Les pièces relatives àl’ordonnanced’expropriation et aujugement d’expropriationsont remplacées par :

- Copie de la conventionamiable, notariée ouadministrative, publiée aufichier immobilier etrevêtue de la mention depublicationet- Certificat administratifmentionnant la date denotification aux créanciersinscrits et précisant queceux-ci n’ont pas exigéque l’indemnité soit fixéepar jugement

- Accord sur le principe de lacession mais désaccord sur le prix

Les pièces relatives àl’ordonnanced’expropriation sontremplacées par :

- copie du traité d’adhésionà l’expropriation et fixantle montant de l’indemnitéou- Copie du procès-verbalde donné acte dressé par lejuge de l’expropriation

L’ordonnance de donné acte suffit àprouver le consentement à la cession.


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6.2. PRISE À BAIL ETCONVENTIONS ASSIMILÉES

6.2.1. . Prise à bail

6.2.1.1. Premier paiement - Avis du service dudomaine ou décision depasser outre

L’avis est requis lorsque les loyersannuels, charge comprises, sont d'unmontant supérieur ou égal à 12 000 €(arrêté du 17 décembre 2001).

Il peut être passé outre l’avis des domainessur décision prise par le ministreordonnateur, après accord du ministrechargé du budget. Toutefois, le préfet acompétence pour prendre la décision depasser outre lorsque la valeur locative estinférieure à 15 000 €.

et

- Copie du bail ou de laconvention de location

La copie scannée du bail rattachée àl’engagement juridique ou à la demande depaiement dans Chorus peut être acceptéepar le comptable.

Les parties au contrat de bail ont touteliberté pour rédiger la convention (article1134 du code civil). Toutefois, il apparaîtimportant que les mentions suivantesfigurent dans les baux ou conventionsassimilées :

- références au texte ou dispositions devantrégir la convention ;

- identité précise des personnescontractantes ;

- objet de la convention ;

- désignation du bien la plus précisepossible : mentions éventuelles desréférences cadastrales et des numéros delot en cas de copropriété, la mention desmillièmes n’est pas juridiquementnécessaire ;

- durée de la convention ;

- conditions financières du contrat etmodalités de révision ou d’indexation duloyer ;

- conditions et modalités pour donnercongé.


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6.2.1.2. Paiements ultérieurs- En cas de révision dumontant du loyer,document faisant étatd’une révision financière

6.2.1.3. Charges locatives- décompte des chargestransmis par le bailleur,selon la périodicité prévueau contrat

6.2.2. Loyers budgétaires - avis d’échéanceDans Chorus, l’avis d’échéance estconstitué par une facture dématérialiséerattachée à la demande de paiement.


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7. EXÉCUTION D'UNEDÉCISION DE JUSTICE

7.1. ORDONNANCEMENTPRÉALABLE DU MONTANTDE LA DÉCISION

7.1.1. Pièces communes- Copie certifiée conformede la décision de justicerevêtue de la formuleexécutoire

Grosse de la décision pour les juridictionsjudiciaires (article 1439 du code deprocédure civile).

Expédition de la décision pour lesjuridictions administratives (articleR.751-6 du code de justice administrative).

7.1.2. Pièces particulières

7.1.2.1. Pour les jugementsrendus en premierressort par lesjuridictions judiciaires

- Attestation du greffier dela cour d’appel indiquantl’absence d’appel oud’opposition à l’issue durecours

7.1.2.2. Pour les jugementsrendus en premierressort par lesjuridictionsadministratives

- Certificat del’ordonnateur attestant del’absence de demande desursis à exécution

Les recours devant les coursadministratives d’appel et le conseil d’Étatn’étant pas suspensif d’exécution, laproduction d’un certificat mentionnantl’absence de recours n’est pas nécessaire.

Toutefois, le sursis à exécution peut êtredemandé. Aussi, avant de payer lecomptable doit s’assurer quel’administration n’a pas demandé le sursis.

7.1.2.3. Pour les arrêts renduspar les Cours d’appel

7.1.2.3.1. Pour les arrêts desjuridictions judiciaires

- Certificat del’ordonnateur attestant del’absence de décisionsubordonnant l’exécutionde la décision à laconstitution d’une garantie

Article 2 du décret n° 80-367 du19 mai 1980.

7.1.2.3.2. Pour les arrêts desjuridictions administratives

- Certificat del’ordonnateur attestant del’absence de demande desursis à exécution


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7.2. DEMANDES DE PAIEMENTDIRECT EN CASD’ABSENCED’ORDONNANCEMENTDANS LE DÉLAI REQUIS

- Mêmes pièces que cellesrequises pourl’ordonnancement de ladécision

et

- Demande du bénéficiaire

et

Devant les juridictionsjudiciaires :

- Certificat de l’avocat oude l’avoué de la partieadverse indiquant la datede signification dujugementou- Copie de la significationà l’ordonnateur et del’accusé de réception

Devant les juridictionsadministratives :

- Certificat del’ordonnateur indiquant ladate de signification dujugementou- Copie de l’accusé deréception de la notificationà l’ordonnateurou

- Copie de l’accusé deréception de la demande depaiement à l’ordonnateur

ou- Copie de la significationà l’ordonnateur et del’accusé de réception

Instruction n° 09-008-B du 16 avril 2009relative à l’exécution des condamnationspécuniaires prononcées contre l’État.

Cette demande peut être faite oralement auguichet du comptable assignataire ou parcorrespondance.

Il convient de s’assurer que l’ordonnateur areçu la notification du jugement.

Devant les juridictions administratives, lesdécisions sont notifiées le jour même à toutesles parties en cause et adressées à leurdomicile réel par LRAR (article R.751-3 ducode de justice administrative).

Cette pièce ne permet pas de s’assurer de lanotification du jugement à l’ordonnateur.Toutefois, cette demande permet au comptablede s’assurer que l’ordonnateur est informé dujugement. Il doit alors se rapprocher de lui etlui demander un certificat.

Une partie dispose toujours de la possibilité designifier le jugement à une autre partie (articleR.751-3 du code de justice administrative).


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7.3. ASTREINTES PRONONCÉESPAR UNE JURIDICTION

- Mêmes pièces que pourles jugements rendus par lesjuridictions judiciaires ouadministratives

La décision de justice doit être celleliquidant l’astreinte.

7.4. PAIEMENT DESCONDAMNATIONS AUXDÉPENS ET AUX FRAISIRRÉPÉTIBLES

7.4.1. Paiement descondamnations auxdépens

- Copie de la décision dejustice laissant à l’État lacharge des dépens

et

- État de frais certifié parle greffe de la juridictiondevant laquelle l’instances’est déroulée

En cas de difficulté, l’ordonnateur peutdemander à ce que l’état de frais soitvérifier par le greffe. Cet état doit êtrenotifié à l’État qui dispose d’un délai d’unmois pour le contester (article 706 du codede procédure civile).

ou

- Ordonnance de taxerendue par le président dela juridiction ou lemagistrat délégué à ceteffet

Cette ordonnance est rendue à la suite dela contestation élevée par l’État àl’encontre de la certification de l’état defrais effectué par le greffe. L’ordonnancede taxe est susceptible d’appel dans ledélai d’un mois.

7.4.2. Paiement de fraisirrépétibles (article 700du nouveau code deprocédure civile ouarticle L .761-1 du codede justiceadministrative)

- Mêmes pièces que pourles jugements rendus parles juridictions judiciairesou administratives

La décision de justice est celle quicondamne l’État au paiement des fraisirrépétibles.


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7.5. TRANSACTION (HORSCOMMANDE PUBLIQUE)

- Transaction signée parles deux parties

Circulaire Premier ministre du 6 avril 2011relative au développement du recours à latransaction pour régler amiablement lesconflits.

7.6. PAIEMENT À DESCOMPAGNIES OU À DESSOCIÉTÉS D’ASSURANCE À LASUITE DE SINISTRES MATÉRIELS

7.6.1. Dans le cadre de laconvention du 2 février 1993

- Constat amiable signédes deux partieset- exemplaire de laconvention et du barèmede responsabilité à l’appuidu premier ordre de payerprésenté par chaqueordonnateur au titre d’uneannéeet- facture, devis ou rapportd’expert établissant lemontant des dommageset- fiche de présentation durecours dûment rempliepar la compagnied’assurance

Il peut s’agir de sa copie.

Cette convention a été signée entre l’Étatet les compagnies d’assurances. Elle estapprouvée par un arrêté du 2 février 1993.L’arrêté et la convention ont été publiés auJ.O. du 5 mars 1993.

7.6.2. Sinistre hors cadre de laconvention du 2 février 1993

Il s’agit des sinistres matériels supérieurs àun montant fixé par arrêté ministériel(5 335,72 € ; conversion du montantde 35 000F fixé par l’arrêté du28 juin 1995) et les sinistres corporels.


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7.6.2.1. Accord amiable entrel’administration et lavictime

- Copie de la décisiondéclarant allouer uneindemnité pour un accidentprécisé et pour une sommefixée

et

- Certificat administratifprécisant la nature dudommage, le quantumsupporté par l’État, lemotif de responsabilité, lemontant de l’indemnité

La décision et le certificat administratifpeuvent être fusionnés en un seuldocument, pourvu que la décision reprenneles mentions exigées dans le certificatadministratif.

7.6.2.2. A défaut d’accordamiable

- Acte de désistement de lavictime

et

- Copie de la décisiondéclarant allouée uneindemnité pour un accidentprécisé et pour une sommefixée

et

- Copie de la décision dejustice allouant l’indemnité

La victime refuse de signer un tel acte. Sil’administration a reconnu saresponsabilité et qu’un doute subsiste surl’évaluation des dommages ou si l’État aété condamné par un tribunal sans que lejugement ait fixé le montant del’indemnité, il peut être substitué à l’actede désistement un certificat administratifexposant les raisons pour lesquelles l’actene peut être produit.


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8. FRAIS DE JUSTICE

8.1. FRAIS DE JUSTICECRIMINELLE,CORRECTIONNELLE ET DEPOLICE

Articles R 222 et suivant du code deprocédure pénale (CPP).La certification du mémoire ou de l’état defrais de justice établi par l’intervenant(expert, interprète,.. ) est apposée par legreffier après vérification de la réalité de ladette et de son montant.Sauf exception, les mémoires de fraisinférieurs ou égaux à 2000 € TTC sontpayés par les régisseurs de greffe desjuridictions (art. R 233 du CPP). Au delàde ce seuil, ils font l’objet d’une demandede paiement dans Chorus.

8.1.1. Honoraires etindemnités pour frais detraduction ou accordéesaux interprètes

- Mémoire ou état de fraisde justice certifiéet- Réquisition de l’officierde police judiciaireou- Convocations à interprèteet, selon le cas,- Justifications des frais dedéplacement et de séjour

Article R 92,3°du CPP.Article R 122 du CPP.

- Indemnités de voyage et de séjourprévues aux articles R 110 et R 111 CPP.- Forfait par page, article R 122, alinéa 1du CPP.Interprètes : Indemnité prévue à l’articleR 122 du CPP.

8.1.2. Honoraires etindemnités- expertises tariféesou non tarifées

- Mémoire ou état certifiéou taxé avec référence dela décision nommantl’expertet, le cas échéant,- Justificatifs de frais dedéplacements et de séjour,associés à une déclarationcertifiant qu’il ne bénéficiepas de tarifs particulierset, le cas échéant,- Réquisition ou citationet- Justificatifs de pertes desalaireset, le cas échéant,- Autres justificatifs pourdébours reconnusindispensables au transportdes pièces à conviction

Articles R 92,3°, R 106 à R 115, R 116-1,R 117 à R 120 du CPP.

Article R 110 du CPP : frais dedéplacements ;

Article R 111 du CPP : indemnitésjournalières de séjour calculées suivant laréglementation relative aux frais dedéplacements des personnels civils del’État pour le ministère de la justice ;

Article R 112 du CPP : indemnités decomparution ;

Article R 114 du CPP : autres débourséventuels et transport des pièces àconviction.


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8.1.3. Indemnités et frais payésaux personnes chargéesdes enquêtes sociales etde personnalité

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 1 duCPP)et, le cas échéant,- Pour les associationsagréées en la matière,copie de la conventionpassée avec la Courd’appel, pour le premierpaiement (art. R 121,alinéa 5)

Article R 92,3° du CPP.Articles R 121, R 121-1 du CPP.- Frais de déplacement calculés dans lesconditions fixées pour les déplacementsdes personnels civils de l’Etat pour leministère de la justice.- L’indemnité fixée aux articles R 121 etR 121-1 du CPP vient en sus.

8.1.4. Indemnités et frais payésaux personnescontribuant au contrôlejudiciaire

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 1CPP)et, le cas échéant,- Pour les associations,copie de la conventionpassée avec la Courd’appel, pour le premierpaiement (art. R 121-1CPP)

Article R 92, 3° du CPP.Article R 121-1 du CPP.- Frais de déplacement calculés dans lesconditions fixées pour les déplacementsdes personnels civils de l’Etat pour leministère de la justice.

8.1.5. Indemnités et frais payésaux médiateurs duprocureur de laRépublique, chargésd’une mission demédiation

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 1)et, le cas échéant,

- Pour les associations,copie de la conventionpassée avec la Courd’appel, pour le premierpaiement (art. R 121-2,alinéa 5)

Article R 92, 3° du CPP.Article R 121-2 du CPP.- Frais de déplacement calculés dans lesconditions fixées pour les déplacementsdes personnels civils de l’Etat pour leministère de la justice.- Indemnité fixée à l’article R 121-2 duCPP.

8.1.6. Indemnités et frais payésaux délégués duprocureur de laRépublique

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 1)et le cas échéant

- Pour les associations,copie de la conventionpassée avec la Courd’appel, pour le premierpaiement (art. R 121-2,alinéa 5)

Délégués chargés d’une des missionsprévues par les alinéas 1° à 4° de l’art. 41du CPP ou intervenant au cours d’unecomparution pénale.

Art. R 92, 3° du CPP.Art. R 121-2 du CPP.- Frais de déplacement calculés dans lesconditions fixées pour les déplacementsdes personnels civils de l’Etat pour leministère de la justice.- Indemnité fixée à l’article R 121-2 duCPP.


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8.1.7. Indemnités accordéesaux témoins et auxparties civiles

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 1CPP)et

- Convocation à témoin(art. R 124 CPP)et- Justificatif de la perte derevenu (attestation délivréepar l’employeur pour lessalariés ou par tout moyendans le cas d’un travailleurindépendant)

Article R 92, 4° du CPP.Article R 123 à R 138 du CPP.Donnent droit à :. Indemnité de comparution. Frais de voyage. Indemnité journalière de séjour. Indemnité supplémentaire de perte derevenu. Cas particulier des militaires en activitéde service à l’article R 127 CPP.

NB : La partie civile est assimilée autémoin en ce qui concerne le paiement desindemnités (articles 375-1 et 422 CPP).

8.1.8. Indemnités accordéesaux jurés

- Mémoire ou état certifié(art. R 224, alinéa 1duCPP)et

- Copie de la citationet

- Justificatif des frais detransport (art. R 141 CPP)et

- Déclaration certifiant quel’intéressé ne bénéficie pasà quelque titre que ce soit,d’avantages tarifaires (art.R 141, dernier alinéa duCPP)

Article R 92, 4° du CPP.Articles R 139 à R 146 du CPP.Donnent droit à :. Une indemnité de session. des frais de voyage. Une indemnité journalière de séjour. Une indemnité supplémentaire de pertede revenu.- Dans le cas de paiement d’un acompteaccordé au juré (article. R 146 du CPP), ilen est fait mention en marge et au bas de lanotification délivrée au juré.

8.1.9. Frais de saisie ou deremise sous séquestre ouen fourrière

-État certifié du taxéet- Document justificatifselon la nature des frais

Article R 92, 5°du CPP.Articles. R 147 à R 149 du CPP.Il peut s’agir des justificatifs de frais defourrière ou de la facture du garage.

8.1.10. Émoluments etindemnités alloués auxhuissiers de justice

-État ou mémoire certifié et

- Mémoire des actes etdiligenceset, selon le cas,- Pour les huissiers sedéplaçant hors de leurcommune de résidence,justification de leurs fraisde déplacement etdéclaration des intéressésnotifiant qu’ils nebénéficient pasd’avantages tarifaires

Article R 92, 7°du CPP.Articles R 179 à R 199 du CPP.

Article R 224-1, alinéa 4 du CPP.

Article. R 199, alinéa 2 du CPP.


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8.1.11. Indemnités de transportallouées aux magistratset aux greffiers

- Mémoire ou état certifié(art. R 224-1, alinéa 6 duCPP)et- Un justificatif des frais dedéplacement et de séjouret- Justification dudéplacement (l’un des casénumérés à l’article R 200CPP)

Cas essentiellement prévus par l’articleR 200 du CPP.Article R 92,10 °du CPP.Article R 200 et R 201 du CPP.

Les indemnités pour frais de voyage et deséjour sont calculées « sur la base desrègles relatives aux conditions et modalitésde règlement des frais occasionnés par lesdéplacements des personnels civilslorsqu’ils sont à la charge des budgets del’État, des EPN à caractère administratif etde certains organismes subventionnés »(article. R 201 du CPP).

8.1.12. Frais postauxen matière pénale

- Mémoire ou état certifiéou taxé

Article R 92, 11° du CPP.Article R 224-1, alinéa 7 du CPP.

8.1.13. Frais deréquisition adressés àFrance Télécom

- Mémoire ou état certifiéou taxéet- Réquisitionet- Facture

Article R 92, 9°du CPP.

Article R 224-1, alinéa 7.

8.1.14. Frais delocation de matérield’interception

- Mémoire ou état certifiéou taxéet- Réquisitionet- Facture

Locations ordonnées par l’autoritéjudiciaire.Article R 92, 9°du CPP.

8.1.15. Réparationà raison d’unedétention provisoire

- Expédition revêtue de laformule exécutoire, de ladécision du premierprésident de la Courd’appel

Articles 149 à 150 du CPP.Article R 92, 14° du CPP.Articles R 26 à R 40 – 22 CPP.

NB : La décision étant assortie del’exécution provisoire de plein droit, elleest exécutoire malgré l’éventuel recoursformé devant la commission nationaled’indemnisation des détentionsprovisoires.

8.1.16. Frais de révision- Mémoire ou état certifiéou taxéet

- Justificatifs des frais

Article R 92, 13° du CPP.


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8.1.17. Indemnisation desvictimes d’infractions

- Mémoire ou état certifiéou taxéet- Décision de lacommissiond’indemnisation desvictimes d’infractions

Articles 706-3 à 706-15 du CPP.Article R 92, 15° du CPP.

NB : Seuls les dépens et frais irrépétiblessont payés au titre des frais de justice.L’indemnisation allouée par lacommission est payée par le fondsd’indemnisation (article 706-9 du CPP).

8.1.18. Indemnité à la suite d’unnon-lieu, d’une relaxeou d’un acquittement

- Décision de la juridictiond’instruction ou dejugement (art. R 249-7CPP)et- Certificat de non appeldélivré par le greffe

- Article 800-2 CPP.- Article R 92, 22° CPP.- Articles R 249-2 à R 249-8 du CPP.

8.2. FRAIS ASSIMILÉS AUXFRAIS DE JUSTICECRIMINELLE,CORRECTIONNELLE ET DEPOLICE

- Article R 93 du CPP.- Article R 224-2 du CPP.

8.2.1. Frais de procédures –législations spécifiques.

- Mémoire ou état taxéou certifiéet- Justificatifs en fonctionde la nature de la dépense

- Article R 93, 1° du CPP : législation surl’enfance en danger.

- Article R 93, 2° du CPP : législation surle régime des aliénés.

- Article R 93, 3 du CPP : législation surles régimes de protection des mineurs etmajeurs.

- Article R 93, 4° du CPP.

8.2.2. Frais d’enquêtes socialesen matière d’exercice del’autorité parentale

- Mémoire ou état taxéou certifiéet- Référence del’ordonnance du juge desaffaires familialesdésignant l’expert et samission


8.2.3. Frais postaux en matièrecivile et prud’homale

- Mémoire ou état taxéou certifiéet- Facture



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8.2.4. Frais en matière deprocédures collectivesde redressement etliquidations judiciaires.

- Ordonnance du jugecommissaire constatantl’insuffisance des fonds etordonnant l’avance par leTrésor Publicet

- Justificatifs en fonctionde la nature de la dépense

- Article L 663-1 du code de commerce.- Article R 93, 7° du CPP.

8.2.5. Frais d’immobilisationd’un véhicule,prononcée à titre depeine par unejuridiction

- Mémoire ou état taxéet- Copie du jugement.

- Article R 93, 20°du CPP.- Article R 147-1 du CPP.

8.3. DÉPENSES D’AIDEJURIDICTIONNELLE.AVANCE

- Attestation du greffier enchef ou du secrétaire de lajuridiction

ou

- Décision de taxe

ou

- Justification parl’auxiliaire de justice del’exécution de sa mission(article 110 du décret de1991)

Avance versée par le comptable.- Article R 93, 9°du CPP.- Articles 24 et 40 de la loi n° 91-647 du10 juillet 1991 (aide juridique).- Articles 90 à 119 du décret n° 91-1266du 19 décembre 1991.

Par exception, la somme revenant àl’avocat est payée par la CARPA (article105, décret de 1991).- Sont concernés : les frais d’avoués etavocats au Conseil d’État et à la Cour decassation, les huissiers de justice, notaires,commissaires priseurs et greffiers destribunaux de commerce (articles 106 et107 du décret de 1991) mais aussi, les fraisafférents aux « constatations, consultationset expertises » nécessaires (article 119 dudécret de 1991).


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9. PENSIONS DE L'ÉTAT,ACCESSOIRES DEPENSIONS ETÉMOLUMENTSASSIMILES

Par accessoire de pensions et émolumentsassimilés, l’on entend Allocationsannuelles ou viagères, allocationstemporaires d'invalidité, allocationsdiverses, retraites du combattant,traitements de la légion d'honneur et de lamédaille militaire etc.

9.1. MISE EN PAIEMENT

Les pièces justificatives détaillées ci aprèsne sont pas réclamées dans tous les casmais suivant la nature de la pension et lasituation du titulaire.

9.1.1. Pièces communes- Fiche de paiement établiepar l'administrationliquidatriceet- Certificat de cessation depaiement, le cas échéantet- Relevé d'identité bancaireou postal ou de caissed'épargneet- Déclaration relative auxdivers cumuls: pension -avance ; pension - autrepension - Pension -rémunération d'activité etjustificatifs des sommesperçues au titre desavantages non cumulables(elle vaut accusé deréception du titre)et- Copie du livret de familleou extrait d’acte denaissance

Elle doit comporter éventuellementl'autorisation de paiement sans certificat decessation de paiement.

Pour les pensions de retraite.

Recherche du numéro d'inscription aurépertoire INSEE.

9.1.2. Pièces particulières


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9.1.2.1. Pensions de retraitepersonnelle ou deréversion

Avis de non imposition oude restitutionet- Décision d'attribution del'allocation supplémentairedu fonds national desolidarité

Exonération du précompte des cotisationsde sécurité sociale et de CSG.

9.1.2.2. Pension de retraite deveuves ou orphelins

- Déclaration de ressourceset justificatifs des sommesperçues

Complément prévu à l'article L. 38, 3èmealinéa du code des pensions civiles etmilitaires de retraite.

9.1.2.3. Pension temporaired'orphelins

- Déclaration dubénéficiaire et attestationsde l'organisme payeur desautres avantages familiaux

9.1.2.4. Supplémentexceptionnel des veuveset orphelins de guerre etallocation aux veuves deguerre égalementtitulaires d'une pensiond'ascendante

- Avis de non impositionou de restitution

9.1.2.5. Avantages familiauxrattachés aux pensionsmilitaires d'invalidité(personnelles ouayants-cause)

- Déclaration dubénéficiaireet- Copie du livret de familleet- Attestation del'organisme payeur desautres avantages familiauxou- Certificat de scolarité oucontrat d'apprentissageet

- Éventuellement,autorisation de prise encompte délivrée par lesservices du secrétariatd'État aux ancienscombattants et visée par leservice des pensions


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9.1.2.6. Indemnité temporairerattachée aux pensionsde retraite ou de guerre.

- Attestation de résidenceou contrat de travail

Ne concerne que les TOM, la Réunion,Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon.

9.2. GESTION

9.2.1. Pièce Commune- Déclaration du pensionné

9.2.2. Pensions de retraitepersonnelle

- Certificat de suspensionpartielle ou totale de larémunération publiqued’activité

Cas où le cumul est interdit ou limité.

9.2.3. Pensions de retraitepersonnelle ou de réversion

- Justificatif des ressourcesperçues par ailleurs

Bénéficiaires du FNS :

. Veuves ou orphelins bénéficiant de lagarantie de l'article L 38 3ème alinéa ducode

. Veufs dont les droits se sont ouvertsavant le 1er décembre 1964.

9.2.4. Pensions de retraite deveufs dont les droits se sontouverts entre le 30 novembre1964 et le 25 décembre 1973 etd'orphelins de plus de 21 ans

- Déclaration de non cumulavec une autre pensionou

- Justificatifs des sommesversées par un autrerégime

9.2.5. Pensions de retraited'orphelins de plus de 21 ans.

- Justificatif de larémunération tirée d'uneactivité professionnelleet/ou- Avis d’imposition

9.2.6. Pensions de retraite deveufs ou de veuves.

- Déclaration de nonremariage ni concubinageet

- Copie du livret de famille

9.2.7. Pensions de retraited'épouse concédées au titre del'article L 60 du code

- Déclaration de nondivorce ni séparation decorpset- Copie du livret de famille


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9.2.8. Pensions civilesd'invalidité et allocationstemporaires d'invalidité.

- Déclaration préalable demise en paiement justifiantdes sommes versées par unautre régimeet- Certificat de suspensionou d’annulation émanantdu service des pensions

En cas de suspension pour cumuld'indemnisation.

9.2.9. Pensions militairesd'invalidité de veuves,d'orphelins,d'ascendants, secours decompagnes, allocationsaux veuves ascendantes

- Avis d'imposition, de nonimposition ou derestitution

Pour paiement du supplémentexceptionnel, de la pension d'ascendant oudu secours, ou de l'allocation.

9.2.10. Pensions militairesd'invalidité assortie dela majoration pourassistance d'une tiercepersonne ou del'indemnité de soinspour tuberculose

- Déclaration de nonhospitalisation

ou

- Bulletins d'hospitalisation

9.2.11. Pensions militairesd'invalidité de victimesciviles

- Certificat de suspensiondu service pension

En cas de suspension pour doubleindemnisation (rente accident ou autrerégime de rémunération).

9.2.12. Pensions militairesd'invalidité oud'ayants-cause assortied'avantages familiaux.

- Déclaration dubénéficiaireet- Copie du livret de familleen cas d’enfants deplusieurs litset- Attestations del'organisme payeur desautres avantages

9.2.13. Allocations aux aveuglesde la résistance

- Notification dessuspensions à pratiquerfaite par la directioninterdépartementale desanciens combattants

Cas de cumul avec certaines prestations.

Ne concerne que la paierie générale duTrésor.

9.2.14. Pour toutes les pensions


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9.2.14.1. Personnes nées enmétropole

- Copie du livret de familleou extrait d’acte denaissance

Pensionnés non immatriculés à l'INSEE.

9.2.14.2. Personnes nées àl’étranger

- Copie de la carte desécurité sociale

9.2.15. Indemnité temporaire- Justifications derésidence effective

Pensionnés résidant à la Réunion, dans lesTOM, à Saint Pierre et Miquelon ou àMayotte.

9.3. OPÉRATIONS DE GESTIONPROPREMENT DITES

9.3.1. Cas généraux- Certificats de suspension,de rejet, de levée ou demodification de suspensionpar les administrationsliquidatricesou- Certificats rectificatifsou- Déclaration de perte deson titre par le pensionnéou- Certificat de nondéchéance ou de levée deprescription

En cas de modification du libellé d'un titre.

Pour la délivrance d'un nouveau titre.

9.3.2. Rétablissement ousuppression duprécompte descotisations de sécuritésociale ou de lacontribution socialegénéralisée ou de lacontribution pour leremboursement de ladette sociale sur lespensions de retraite

- Avis d'imposition, de nonimposition ou derestitution

ou

- Justificationd'immatriculation à unrégime étranger lorsqu'elleemporte exonération auregard du régime français


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9.3.3. Exonération duprécompte de la retenuefiscale à la source pourles titulaires de pensionsde retraite payées àl'étranger

- Déclaration de domicilefiscal en France

9.3.4. Paiement des frais detutelle

- Factures des organismesde tutelle aux prestationsfamiliales

9.3.5. Autres cas - Décision administrativeou judiciaire de paiementd'intérêts de retard auprofit du pensionné

9.4. RETENUES SUR PENSION

9.4.1. Droit commun - Actes de notification desaisies-attribution,oppositions, demandes depaiement direct …

Observation : pièces justificatives prévuesà la rubrique "paiement à des représentantqualifiés".

9.4.2. Cas particuliers auxpensions

- Titre de perception pourrecouvrement de débet surpensionou- Titre de perception pourrecouvrement de retenuespour pensions

Ne concerne que des pensions de retraite.

9.5. PAIEMENT À DES TIERS

9.5.1. Paiement à desmandataires et à desreprésentants légaux oujudiciaires

- Pièces justificativesprévues dans la partie"paiement à tiers"

9.5.2. Pensionnés hospitalisés - Bénéficiaires de l’aidesociale : décisiond’affectation de la pensionen atténuation de l'aidesociale prise par leprésident du conseilgénéral ou bulletin deprésence émanant dudirecteur d’établissement(pour paiement aucomptable del’établissement d’accueillorsque le pensionné esthébergé au titre de l’aidesociale quand saparticipation n’est paspayée)


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9.5.2. (suite et fin) ou- Pensionné hébergé dansun établissement de longséjour : demande deversement de la pensionémanant du comptablepublic

9.5.3. Pensions militairesd'invalidité

- Justificatif de présence àl'institution nationale desinvalides

Paiement au compte de l'institution (pourla paierie générale uniquement)

9.5.4. Pensions militairesd'invalidité assorties demajorations pour enfant

- Jugement de déchéancede la puissance paternelleet pièces établissant lesdroits du tuteur en cas dedéchéance de la puissancepaternelle du titulaireou- Décision administrativepour les enfants admis àl'assistance publiqueou

- Jugement du divorce oude séparation de corpsconfiant la garde desenfants au conjoint del'invalideou

- Décision du tribunal civilretirant les majorations aupensionné qui ne s'enmontre pas digne et lesattribuant à la personne ouà l'établissement quis'occupe effectivement duou des enfants

9.5.5. Abandon de pension- Déclaration d’abandon depension émise par lepensionné au profit del'office national desanciens combattants etvictimes de la guerre oud'abandon d'un traitementde la légion d'honneur oude la médaille militaire auprofit de la sociétéd'entraide des membres dela légion d'honneur et de lasociété nationale desmédailles militaires


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9.5.6. Pensionné incarcéré- Extrait du registre d'écroupour paiement au greffiercomptable du lieud'incarcération

Pensionné incarcéré ou en détentionpréventive dans une procédure criminelle.

9.6. EXTINCTION DE LAPENSION

9.6.1. Arrêt de la pension- Certificat de rejet oud'annulation établi par leservice des pensions ou laDIACou- Acte ou bulletin de décèsdu pensionné ou jugementdéclaratif d’absence

9.6.2. Paiement des derniersarrérages en cas de décès

9.6.2.1. Au conjoint survivant - Copie du livret de familleà jour

9.6.2.2. Aux héritiers oucréanciers

Cf. rubrique 1.2. Paiement à desreprésentants qualifiés.

9.6.2.3. Prélèvement de fraisd'obsèques

- Demande de prélèvementsur les arrérageset- Factures acquittées


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10. DÉPENSES ÀL'ÉTRANGER

Dans un souci de simplification lesdispositions du décret n° 2001-899 du1er octobre 2001 relatives à l’abrogationdes certifications conformes des copies dedocuments délivrés par les autoritésadministratives aux usagers sont étenduesaux dépenses à l’étranger. Mais, lorsqu’untexte législatif ou réglementaire l’exige, lacopie certifiée conforme doit êtreconservée.

Pour les seules dépenses à l’étranger, unesimplification est mise en œuvres’agissant des autorisations qui étaientexigées des bénéficiaires par lescomptables pour certaines catégories dedépenses. La présentation de la dépense aucomptable dispense l’ordonnateur deproduire l’autorisation qui pouvait êtreexigée à l’appui de celle-ci. Toutefois, enapplication de la réglementation ou enraison de contraintes de gestion, lesservices ordonnateurs continueront àétablir de telles autorisations au profit deleurs agents.

Pour les dépenses à l'étranger, latraduction littérale des pièces en françaisest un principe de base pour les contrats etles marchés (cf. circulaire du 19 mars 1996concernant l'application de la loi n° 94-665du 4 août 1994 relative à l'emploi de lalangue française). Pour les autres pièces,une traduction sommaire est la règle, enparticulier si les documents sont rédigés enanglais. Le principe d’une traductionsystématique des pièces est exclu mais lecomptable peut demander la traductiond’une pièce spécifique.

10.1. DÉPENSES DE PERSONNEL10.1.1. Rémunération du

personnel local

10.1.1.1. Premier paiement- Contrat de travail- Avenant éventuel- État détaillé des salaires(+ acquit si paiement ennuméraire)- RIB ou documentéquivalent

À fournir en 2 exemplaires.

À fournir en 2 exemplaires.

10.1.1.2. Payes ultérieures- État détaillé des salaires(+ acquit si paiement ennuméraire)- Décision ou avenantayant une incidencefinancière (promotion,primes, heuressupplémentaires…)


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10.1.1.3. Acomptes - Décompte liquidatif signépar l’ordonnateur

10.1.2. Avantages familiaux etsociaux

- Justificatifs de lasituation familiale ouvrantdroit aux avantages- Document retraçantl’adhésion volontaire à unecaisse d’assurancessociales- Congés de maladie :décompte liquidatif desindemnités

10.1.3. Cessation d’emploi- État liquidatif del’indemnité de fin defonction, décompte dupécule signé parl’ordonnateur

10.2. FRAIS DE DÉPLACEMENTSTEMPORAIRES

Se reporter au point 2.1 dela présente nomenclature

10.2.1. Frais d’hébergement etde restauration

Se reporter aux points2.1.1.3. et 2.1.2.2.

10.2.2. Frais de transportSe reporter aux points2.1.1.2, 2.1.1.2.3. et 2.1.2.1

10.2.2.1. Frais de délivrance d’unpasseport, d’un visa,vaccinationsobligatoires, taxesd’aéroport, autres taxeset impôts touchant lesvoyageurs

Se reporter au point2.1.1.4.

10.3. FRAIS DE CHANGEMENTDE RÉSIDENCE

Se reporter au point 2.2.


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10.3.1. Indemnité forfaitaire dechangement derésidence

Se reporter au point 2.2.1.

10.3.2. Frais detransport despersonnes

Se reporter aux points2.1.1.2, 2.1.1.2.1 et 2.2.2.

10.3.2.1. Rapatriement au lieu derésidence habituelled’un agent décédé

Se reporter aux points2.2.3.

10.4. AUTRES DÉPENSES

10.4.1. Aideaux français de passageen difficulté

10.4.1.1. Avances remboursables -Imprimé 74 A ou 74 B(ou copie de l’autorisationdu MAEE au-dessus d’uncertain seuil)

10.4.1.2. Paiements sur provisions - Copie du télégramme duMAEE

- Factures s’il y a lieu

10.4.2. Rapatriements- Copie du télégramme duMAEE

- Factures

10.4.3. Protection des citoyensde l’Union européennepar les représentationsdiplomatiques etconsulaires de France

- Autorisation des autoritésde l’État membre dont leressortissant a lanationalité

- Pièces justifiant lesdépenses engagées à sonprofit à envoyer au MAEEen vue du remboursementde l’avance effectuée parl’État membre

Décret n° 2002-701 du 29 avril 2002.


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10.4.4. Escales des bâtimentsde la Marine Nationale,des appareils del’Aéronautique Navale etdes appareils de l’arméede l’air

10.4.4.1. Dépenses payables enespèces par leresponsable de bordselon la procédure desavances consulaires

- Copie du télégramme duministère de la Défense

- Reçu provisoire établilors du versement del’avance- Liste des dépensesengagées ou desfournitures livrées, payéespar le bord- Reçu définitif lors dureversement des fonds nonemployés

10.4.4.2. Dépenses payables surfactures remises au poste

- Liste certifiée par le borddes dépenses engagées oufournitures livrées et nonpayées- Factures originalesliquidées et certifiées parle commissaire de bord oul’attaché de défense duposte

10.4.5. Volontaires civils àl’étranger

Décret n° 2000-1159 du 30 novembre2000 relatif au Code du service nationaldes volontaires civils.

10.4.5.1. Visite médicale de finde séjour

- Note d’honoraires dumédecin

- Copie de la décisiond’affectation

10.4.5.2. Frais de déplacementdes volontaires : voyageAller/retour

- Décision d’affectationou- Ordre de mission dechangement de résidence

- Factureou- Titre de transport

10.4.5.3. Prise en charge dutransport de bagages

- Décision d’affectationou- Ordre de mission dechangement de résidence- Factures


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10.4.6. Frais de représentationet de réception

Se reporter aux points2.3.2.1. et 2.3.2.2.

10.4.7. Baux immobiliers

10.4.7.1. Au premier paiement - Copie du bail et de satraduction

- Projet d’inscription ouréférence à l’inventairephysique des propriétés del’État tenu dans Chorus

A fournir en 2 exemplaires.

- Fiche de présentation oufiche descriptive

- Avis de la commissioninterministérielle si lemontant annuel estsupérieur au montant fixépar arrêté, charges noncomprises, des immeublespris à bail dans les paysétrangers

Si l’avis de la commission n’est pas requis,la fiche de présentation peut êtreremplacée par une décision interne.

L’avis de la commission peut figurer sur lafiche de présentation.

10.4.7.2. Paiements ultérieurs - Appel de fonds dupropriétaireou

- Fiche liquidative établiepar le service

10.5. MARCHÉS PUBLICS :CONTRATS, MARCHÉS DEDROIT LOCAL – LETTRESDE COMMANDE – DEVIS

Se référer à la partie 4 – commandepublique : liste des pièces justificativespour les dépenses en métropole.

Rappel : la circulaire du 3 mai 1988relative à la passation des marchés publicsà l’étranger reste applicable. Elle préciseque le code des marchés publics nes’applique pas à l’étranger mais que lesservices de l’État doivent s’en inspirer.


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10.5.1. Pièces générales- Contrat et sa traductionou- Lettre de commandeou- Devis- Toute pièce constitutivedu contrat : cahier descharges, bordereaux desprix

Caution bancaire ouengagement de la cautionsolidaire s’il y a lieu

Ces pièces sont à fournir en deuxexemplaires lors du premier paiement encas de paiements fractionnés, à l’exceptiondes cas où elles sont produites sous formedématérialisée dans Chorus selon undispositif validé.

10.5.2. Avance - État liquidatif

10.5.3. Acompte- Facture, demande deversement de l’acompte- État liquidatif del’acompte- Certification du servicefait

- État des révisions deprix, actualisation et

interêts moratoires lecas échéant- Copie des parutionslocales des index derévision et/oud’actualisation des prix- Si monnaie de paiementdifférente de la monnaie defacturation, joindre leséléments de liquidation

Si le versement d’un acompte est prévu aumarché.

10.5.4. Paiement unique et/ousolde au titre desdépenses defournitures

- Facture ou mémoireindiquant le détail desfournitures, les prixunitaires, la date delivraison et la somme àpayer

- Certificat du service fait- État liquidatif despénalités de retard, desintérêts moratoires, desrévisions oud’actualisation des prix, lecas échéant- Attestation del’ordonnateur qu’il s’agitd’un paiement pour soldesi tel est le cas

Si le versement d'un acompte est prévu aumarché.


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10.5.5. Paiement unique et/ousolde pour les autresdépenses

- Décompte ou facture

- Certificat du service fait

- Procès – verbal deréception pour les travaux

- État liquidatif despénalités de retard, desintérêts moratoires, desrévisions ou actualisationdes prix

10.6. ACHATS SUR FACTURESET MÉMOIRES

10.6.1. Pièces générales- Facture ou mémoire : enoriginal ou, à défaut, copiede la facture portant lamention « copie destinéeau paiement » et dûmentsignée (ex : original remisà l’administration localepour obtenir leremboursement de laTVA)

Aucune présentation particulière n’estrequise.

10.6.2. Pour le paiement desdenrées périssables

- Bon de livraison

10.6.3. Mentions obligatoiresd’identification

- Nom ou raison sociale ducréancier- Référence d’inscriptionau répertoire du commerceou au répertoire desmétiers

- N° SIREN ou SIRET, lecas échéant

Remarque : dans certains pays, certainesmentions ne peuvent être exigées.

10.6.4. Domiciliation- Mention de ladomiciliation dufournisseur dans le corpsde la facture claire etlisible- Si elle ne figure pas,production d’un RIB dufournisseur ou toutdocument en tenant lieu


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10.6.5. Éléments de liquidation- Nature des fournitures ouservices

- Prix unitaire et quantité,le cas échéant

- Mention d’un avoir, lecas échéant

Il s’agit des cas d’erreur matérielle, des casde refus d’une partie d’une prestation.

- Mention d’une variationde prix, le cas échéant ;dans ce cas, nécessité deproduire l’engagementcontractuel correspondant

- Mention de frais defacturation- La date de livraison defournituresou- en l’absence de cette datesur la facture, un bon delivraison

Il s’agit des cas de paiement de denréespérissables.

- Montant hors taxe,montant de la TVA,montant toutes taxescomprises- Arrêté par le créancier dela facture soit en touteslettres, soit en chiffres saufquand elle est établie aumoyen d’un procédémécanographique- Arrêté en lettres ou enchiffres de l’ordonnateur sicelui-ci a procédé à desrectifications d’erreurmatérielle sur la facture, lecas échéant

Les erreurs sur le décompte ne peuventêtre modifiées d’office par l’ordonnateur.

10.6.6. Certificationdu service fait

- Mention du service faitavec signature del’ordonnateur ou de sonreprésentant habilité à ceteffetou éventuellement,- certificat de service faitétabli par l’ordonnateur ouson représentant.Dans ce cas, le certificatdevra comporter :- Les références à lafacture correspondante


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10.7. ACQUISITIONSIMMOBILIÈRES

10.7.1. Pièces à produire parl’administrationcentrale

- Copie de la décisiond’acquisition du ministèreconcerné

- Avis de la commissioninterministérielle s’il y alieu

Articles D. 36 et A. 122 du code dudomaine de l’État.

10.7.2. Pièces à produire parle poste

- Expédition certifiéeconforme de l’acted’achat/vente approuvé desdeux parties- Preuve que le bien acquisn’est pas grevéd’hypothèques, de chargesou de droits réelssusceptibles de mettre encause la responsabilité del’Etat français, certificat(notarié ou établi par lereprésentant des domaines)de non hypothèque ou delevée d’hypothèque enfonction de laréglementation locale

- Fiche de renseignementsmodèle A

- Projet d’inscription àl’inventaire physique despropriétés de l’État tenudans Chorus

- Tout document justifiantdu règlement entre lesmains du véritablecréancier indiqué dansl’acte de vente comme levendeur ou à un tiershabilité à le représenter, lecas échéant


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10.8. PAIEMENTS À DES TIERSS’inspirer autant quepossible de lanomenclature applicableen métropole en tenantcompte de laréglementation localejustifiant le droit des tiers

10.9. INTERVENTIONS

10.9.1. Premier paiement oupaiement unique

- Décision attributive desubvention (décision,arrêté ou convention)précisant l’objet, lemontant et les modalitésdu règlement

En cas de paiements fractionnés, la pièceest à adresser en double exemplaire, àl’exception des cas où elle est produitesous forme dématérialisée dans Chorusselon un dispositif validé.

Visa du contrôleur financier déconcentrédans les pays dotés d’un trésorier le caséchéant.

10.9.2. Paiements ultérieurs- État liquidatif établi parl’ordonnateur certifiantque les conditions d’octroiprévues dans laconvention, l’arrêté ou ladécision sont remplies

- Cas particulier des subventions ennature

- Attestation dubénéficiaire de laréalisation de la prestationou- Reçu du bien

10.9.3. Paiement direct et appuilogistique

- Décision del’ordonnateur rattachant ladépense à un projetou- Accord de coopération- Facture du fournisseur oumarché s’il y a lieu

10.9.4. Assistance technique- Décision del’ordonnateur secondairefixant le barèmed’indemnisation relatif auxmissions des assistantstechniques dans le cadre deleurs fonctions

Lettre DGCP n° 23768 du 26 avril 2001adressée au MAEE.


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RÉFÉRENCES AUX TEXTESOU COMMENTAIRES

ANNEXE A -ÉNONCIATION DESMENTIONS DEVANTFIGURER SUR LESFACTURES OU SUR LESMÉMOIRES

Le comptable doitcontrôler la présence desmentions suivantes issuesde l’article 242 nonies A duCGI, annexe 2 :

- nom complet et adressedu prestataire/fournisseur etdu client ;

- le cas échéant, référenced’inscription au répertoiredu commerce ou aurépertoire des métiers ;

- le cas échéant, numérode SIREN ou de SIRET ;

- le cas échéant, numérod’identification à la TVA del’assujetti ayant effectué lalivraison du bien ou laprestation de services ;

- le cas échéant, numérod’identification à la TVA duclient ;

- pour chacune desprestations rendues, ladénomination précise, selonle cas les prix unitaires et lesquantités ou bien les prixforfaitaires ;

- tous rabais, remises,ristournes ou escomptesacquis et chiffrables lors del’opération et directementliés à cette opération ;

- date à laquelle esteffectuée la livraison debiens ou la prestation deservice ;

L'arrêté en lettres ou en chiffres parl'ordonnateur du montant total à payerest obligatoire lorsqu'une modification aété opérée à la suite d'une erreurcommise dans le montant de la factureou du mémoire établi par le créancier.

Numéro prenant la forme suivante : FR(code pays) + 31 (clé informatique) +123456789 (SIREN de l'entité). Cesdispositions ne s'appliquent pas auxassujettis qui effectuent, à titreoccasionnel, des livraisons de biens oudes prestations de services entrant dansle champ d'application de la taxe sur lavaleur ajoutée (cf. article 286 ter 1° duCGI)


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ANNEXE A (suite et fin)- taux de TVA appliqué,montant de la taxe à payeret par taux d’imposition, letotal hors taxe et la taxecorrespondante mentionnésdistinctement sauf sirégime particulier ;

- en cas de régimeparticulier, (exonération,autoliquidation ouapplication de la margebénéficiaire), la référence àla disposition pertinente dela réglementation de l’Etatsur le territoire duquel estréalisée l’opération ou à ladisposition correspondantede la sixième directiveTVA. => Dans ces cas, lesfactures sont établies par leprestataire HT.

Mentions particulières :

En cas de franchise en base : « TVA nonapplicable, article 293 B du Code généraldes impôts »

En cas d’autoliquidation : « TVA duepar le client » + référence à l’article 283 duCGI ou à l’article 21-Ia de la 6èmedirective TVA

En cas de régime de TVA sur marge :« TVA calculée sur la marge réalisée parl'entreprise selon l'article 266-1-e du CGI »


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ANNEXE B -ÉNONCIATION DESMENTIONS DEVANTFIGURER SUR LEPROCÈS VERBAL OU LECERTIFICATADMINISTRATIF POURLE PAIEMENT D’UNACOMPTE

Le procès-verbal ou lecertificat administratifdoit mettre en évidencetous les élémentssuivants :

a) Le cas échéant, lemontant de l’avanceversée ;

Pour chacun deséléments suivants, il faitapparaître, le montantdes prestations totalesréalisées, le détail cumulédes situations antérieureset le détail de l’acompte :

b) Le montant HT en prixde base des travauxeffectués ou prestationsréalisées dans le cadre dumarché initial et desavenants ;

c) Le cas échéant,l’actualisation/révision desprix (cf. état liquidatifétabli conformément àl’annexe C) ;

d) Le cas échéant, lemontant des primes et, s’ily a lieu,actualisation/révision (cf.annexe C) ;

e) La TVA sur la sommedes élémentssusmentionnés : b + c + d ;

f) Le montant des travauxeffectués ou desprestations réalisées TTC(b + c + d + e) ;

Ces postes sont en outre justifiés par desétats annexes comportant les éléments decalcul ayant permis d’en fixer le montant.


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Annexe B (suite et fin) Il fait égalementapparaître, le caséchéant, les déductions àopérer :

g) La retenue de garantiesur travaux effectués ouprestations réalisées TTChors variation de prix;

h) La résorption del’avance ;

i) Le total à déduire (g +h) ;

j) La somme globalerestant due (f - i) ;

k) La somme due au(x)sous-traitant(s) (cf.attestation jointe) ;

l) La somme revenant autitulaire (j – k) (sousréserve d’application despénalités );

m) Les pénalités de retardapplicables au titulaire (cf.décompte ci-joint) ;

n) La somme à verser autitulaire (l - m).

Seules, les sommes dues au sous-traitantayant droit au paiement direct doiventfigurer dans cette rubrique.

Ces postes sont également justifiés, pourles intervenants ayant droit au paiementdirect, par des états annexes comportant :

1° La nature des différentes prestationsexécutées, leur montant total hors taxe,leur montant TTC ainsi que, le caséchéant, le montant des variations de prixhors taxes et TTC. Les sommes cumuléesversées au sous-traitant, hors impactéventuel de la variation de prix, ne doiventpas excéder le montant maximum prévu àl’acte spécial de sous-traitance, qui neprend pas en compte cette même variationde prix.

2° En cas de délégation de paiement ausous-traitant de second rang, l’indicationde la somme à verser au sous-traitant depremier rang et de la somme à verser ausous-traitant de second rang, compte tenude la délégation.


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ANNEXE C -ÉNONCIATIONS DEVANTFIGURER SUR L’ÉTATLIQUIDATIF DESRÉVISIONS ET/OU DEL’ACTUALISATION DESPRIX

Ce document doitmentionner les élémentssuivants :

- La référence du marché,le cas échéant, desavenants et décisions depoursuivre ;

- Le mois d'exécution de laprestation faisant l'objet dela révision et/ou del'actualisation du prix ;

- Le montant hors taxesdes différentes sommesfaisant l'objet de larévision et/ou del'actualisation de prix ;

- Le(s) coefficient(s) derévision accompagné(s)des calculs ayant permis sa(leur) détermination ;

- Le taux et le montant deTVA sur actualisationet/ou révisions ;

- Le montant TTC de la(des) revalorisation(s).

Un marché peut comprendre plusieursprix.Un prix peut être soit actualisable, soitrévisable.


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ANNEXE D -MENTIONS RELATIVES ÀL’AFFACTURAGE

A- Mention concernantl’affacturage dans lecadre d’une subrogationLes comptables doiventrégler entre les mains dufactor les ordres de payerémis au nom du créancier,lorsque les mémoires,factures, situations detravaux et autresdocuments comportent lesmentions suivantes :« Règlement à l’ordre de(indication de la société defactoring) à lui adresserdirectement (adresse,numéro de téléphone,numéro du compte courantbancaire ou postal).Elle le reçoit parsubrogation dans le cadredu contrat de factoring.Elle devra être avisée detoute demande derenseignements ouréclamations. »B- Mention concernantl’affacturage dans lecadre d’une cession oud’un nantissementLes comptables doiventrégler entre les mains dufactor les ordres de payerémis au nom du créancier,lorsque les mémoires,factures, situations detravaux et autresdocuments comportent lesmentions suivantes :« La créance relative à laprésente facture a étécédée à …(indication ducessionnaire) dans le cadredes articles L.313-23 àL.313-25 du codemonétaire et financier.Le paiement doit êtreeffectué par chèque, traite,billets, etc, établi à l’ordrede (nom de la sociétéd’affacturage ou de sonmandataire) et adressé à …ou par virement au compten°…chez…»


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ANNEXE N° 3 (suite)NATURE DES DÉPENSES PIÈCES À OBTENIR

PAR LE COMPTABLERÉFÉRENCES AUX TEXTES OU

COMMENTAIRESANNEXE E -CARACTÉRISTIQUESFORMELLES DESMARCHÉS PUBLICS ETDES ACCORDS-CADRES

A - Mentions nécessairesà un marché public,passé selon uneprocédure adaptéeprévue par les articles 28ou 30 du code desmarchés publics, faisantl’objet d’un écrit

1. Identification des partiescontractantes ;2. Définition de l’objet dumarché ;3. Prix ou modalités de sadétermination ;4. Conditions derèglement.

B - Caractéristiquesformelles d’un marchépublic passé selon uneprocédure formaliséeprévue par l’article 26 ducode des marchés publics

Les pièces constitutivesd’un tel marchécomportentobligatoirement :1. L’identification desparties contractantes ;2. La définition de l’objetdu marché ;3. La référence à (aux)article(s) du code desmarchés publics enapplication duquel(desquels) le marché estpassé ;

4. L’énumération despièces du marché ;5. Le prix ou les modalitésde sa détermination ;6. La durée d’exécution dumarché ou les datesprévisionnelles de débutd’exécution etd’achèvement ;7. Les conditions deréception, de livraison oud’admissiondes prestations ;

Les mentions listées au « A » s’appliquentégalement au cas spécifique des marchéspassés sur échange de lettres en situationd’urgence impérieuse quel que soit leurmontant.

Cette énumération, telle qu’elle estprésentée, définit un ordre de priorité.Celui-ci prévaut en cas de contradictiondans le contenu des pièces.


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Annexe E (suite) 8. Les conditions derèglement9. Les conditions derésiliation ;10. La date de notificationdu marché ;11. Le comptableassignataireC -Caractéristiquesformelles des accords-cadres passés selon uneprocédure prévue parl'article 76 du code desmarchés publics

Les pièces constitutivesd'un accord-cadrecomportentobligatoirement :1. L'identification desparties contractantes2. La définition de l’objetde l’accord-cadre ;3. La référence à (aux)article(s) du code desmarchés publics enapplication duquel(desquels) l’accord cadreest passé ;4. L’énumération despièces de l’accord-cadre;5. Le prix ou les modalitésde sa détermination ;5. La durée d’exécutionde l’accord-cadre ou lesdates prévisionnelles dedébut d’exécution etd’achèvement ;7. Les conditions derésiliation ;8. La date de notificationde l’accord-cadre.

Cette énumération, telle qu’elle estprésentée, définit un ordre de priorité.Celui-ci prévaut en cas de contradictiondans le contenu des pièces


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Annexe E (suite et fin) D – Spécificités desmarchés publics passéssur le fondement d’unaccord-cadreconformément à l’article76 du code des marchéspublicsLes mentions suivantesfigurent dans le marché sielles n’ont pas déjà étéindiquées dans l’accord-cadre :

1. Le prix ou les modalitésde sa détermination ;2. Les conditions deréception, de livraison oud’admission des prestations ;

3. Les conditions derèglement ;

4. Le comptableassignataire.

Les marchés publics passés sur lefondement d’un acccord-cadre sontqualifiés de « marchés subséquents ».

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