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ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

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INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS,

COMMISSION ARTISTES ET COMITÉ GÉNÉRAL DE GESTION POUR LE STATUT

SOCIAL DES TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

2010

par

François ANTOINE

Bruxelles 2010

INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

2010

par

François ANTOINE

Bruxelles 2010

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REMERCIEMENTS

La préparation, la conception et la finalisation d’un tableau de tri des archives pour l’ensemble des services centraux et opérationnels de l’Institut national d’assurances sociales pour travailleurs indépendants n’aurait pu se réaliser sans l’engagement du management et de l’ensemble des collaborateurs sous les auspices de son Administrateur général, Ludo Paeme. Leur disponibilité, leur écoute et leur proactivité ont été sans faille. Nous remercions bien sûr tous les membres du personnel de l’INASTI et plus particulièrement Patrick Ameeuw, responsable du service Logistique et Gestion de l’Environnement. Nous tenons à remercier tout particulièrement Rolande Depoortere, chef de la section « Surveillance archivistique, avis, et coordination de la collecte et de la sélection » aux Archives générales du Royaume et les Archives de l’État dans les Provinces, pour ses conseils et sa disponibilité.

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TABLE DES MATIÈRES

REMERCIEMENTS ................................................................................................................................5

LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE ......................................................................................9

A. PUBLICATIONS OFFICIELLES .............................................................................................................9 B. SITES WEB ........................................................................................................................................9 C. BIBLIOGRAPHIE ..............................................................................................................................10 D. TEXTES LÉGAUX DE BASE ...............................................................................................................13

LISTE DES ABRÉVIATIONS ..............................................................................................................15

INTRODUCTION..................................................................................................................................17

A. TABLEAU DE TRI .............................................................................................................................17 B. UN OUTIL DE MANAGEMENT / LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION ..................................................17

CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL ..................................................................................19

A. HISTOIRE DU PRODUCTEUR D’ARCHIVES ........................................................................................19 B. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DE L’INASTI ......................................................................................27 C. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’INASTI ........................................................................29

ORGANIGRAMMES ............................................................................................................................35

PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES..........................................................41

A. PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L’ARCHIVISTIQUE....................................................41 1. Les séries d’archives....................................................................................................................41 2. Le producteur d’archives.............................................................................................................41

B. ANALYSE DE LA PRODUCTION D’ARCHIVES.....................................................................................42 C. DESCRIPTION DES PRINCIPALES SÉRIES D’ARCHIVES.......................................................................45 1. Correspondances générales ...................................................................................................45 2. Archives relatives à l’organisation et à la gestion de l’inasti ............................................45 3. Dossiers d’étude, d’expertise et de réglementation ...........................................................45 4. Questions parlementaires ......................................................................................................46 5. Dossiers individuels .................................................................................................................46 6. Notes aux caisses d’assurances sociales ..............................................................................48 7. Groupes de travail et réunions externes ..............................................................................48 8. Contentieux ..............................................................................................................................49 9. International.............................................................................................................................49 10. Publications et Identité visuelle...........................................................................................49 11. Presse ......................................................................................................................................49 12. Publication..............................................................................................................................49 13. Documentation ......................................................................................................................49 14. Bases de données ..................................................................................................................49

D. PRINCIPE DE SÉLECTION..................................................................................................................51 1. Correspondance générale ......................................................................................................51 2. Archives relatives à l’organisation et à la gestion de l’inasti ............................................51 3. Dossiers d’étude, d’expertise et de réglementation ...........................................................51 4. Questions parlementaires ......................................................................................................52 5. Dossiers individuels .................................................................................................................52 6. Notes aux caisses d’assurances sociales ..............................................................................52 7. Groupes de travail et réunions externes ..............................................................................52 8. Contentieux ..............................................................................................................................53 9. International.............................................................................................................................53

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10. Publications et Identité visuelle...........................................................................................53 11. Presse ......................................................................................................................................53 12. Publication..............................................................................................................................53 13. Documentation ......................................................................................................................53 14. Bases de données ..................................................................................................................53 15. Prédécesseurs en droit..........................................................................................................53

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LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE

A. PUBLICATIONS OFFICIELLES

Annuaire administratif et judiciaire de Belgique, Bruxelles 1869-.

Guide des ministères : Revue des ministères belges, Bruxelles, 1951-.

Moniteur belge, Bruxelles, 1845-

Pasinomie. Collection complète des lois, décrets, arrêtés et règlements généraux qui peuvent être invoqués en Belgique, Bruxelles, 1834-.

B. SITES WEB

Association des Caisses d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (ACASTI) : http://www.synergie4.be Banque Carrefour de la Sécurité sociale (BCSS) :

http://www.bcss.fgov.be Caisse auxiliaire d’Assurance Maladie - Invalidité (CAAMI) :

http://www.caami-hziv.fgov.be Caisse auxiliaire de Paiement des Allocations de chômage (CAPAC) : http://www.capac.fgov.be Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des Marins (CSPM) :

http://www.hvkz-cspm.fgov.be Fonds des Accidents du Travail (FAT) :

http://www.faofat.fgov.be Fonds des Maladies professionnelles (FMP) : http://www.fmp.fgov.be Institut national d’Assurance Maladie Invalidité (INAMI) :

http://www.inami.fgov.be Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (INASTI) :

http://www.inasti.be Office national des Allocations familiales pour Travailleurs salariés (ONAFTS) :

http://www.onafts.fgov.be Office national de l’Emploi (ONEM) : http://www.onem.fgov.be Office national des Pensions (ONP) : http://www.onprvp.fgov.be Office national de Sécurité sociale (ONSS) : http://www.onssrszlss.fgov.be

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Office national de Sécurité sociale des Administrations provinciales et locales (ONSSAPL) :

http://www.onssapl.fgov.be Office national des Vacances annuelles (ONVA) :

http://www.onva-rjv.fgov.be Office de Sécurité sociale d’Outre Mer (OSSOM) :

http://www.ossom.fgov.be SPF Sécurité Sociale :

http://socialsecurity.fgov.be

C. BIBLIOGRAPHIE

M. AMARA, Archives du Bureau de sélection de l’Administration fédérale Selor. Tableau de tri, Bruxelles, 2009. PH. ANNAERT et M. GUINAND, Le ministère des Affaires économiques (1934-1992), t. 1, Étude de l’organisation et répertoire des commissions et parastataux, , Bruxelles, 1994. (Miscellanea archivistica. Studia, 62). F. ANTOINE, Archives du SPF Sécurité sociale Direction générale Politique Sociale : Tableau de tri [2009]. Modèle structurel, Bruxelles, 2009. ID. , Archives du SPF Sécurité sociale Direction générale Appui stratégique : Tableau de tri [2009]. Modèle structurel, Bruxelles, 2009. ID. , Archives du SPF Sécurité sociale Direction générale Indépendants : Tableau de tri [2009]. Modèle structurel, Bruxelles, 2009. ID. , Archives du SPF Sécurité sociale Direction générale Communication: Tableau de tri [2009]. Modèle structurel, Bruxelles, 2009. Aperçu de la sécurité sociale en Belgique, Bruxelles, 1999, 497 p. [Les versions actualisées de ce travail sont disponibles sur le site internet suivant : http://socialsecurity.fgov.be]. É. ARCQ et P. BLAISE, « Des fondements idéologiques de la sécurité sociale », dans Courrier hebdomadaire du Centre de Recherche et d’Information Socio-Politiques (C.R.I.S.P.), 1994, 1453-1454. É. ARCQ et P. BLAISE, « Histoire politique de la sécurité sociale en Belgique », dans Revue belge de sécurité sociale, 1998, n° 3, pp. 481-710. É. ARCQ et P. REMAND, « Les interlocuteurs sociaux et la modernisation de la sécurité sociale », dans Courrier hebdomadaire du Centre de Recherche et d’Information Socio-Politiques (C.R.I.S.P.), 1996, 1508-1509. T. AUWERS, A. LEGRAIN, H. LARMUSEAU et W. ULENS, « Rapport de synthèse global sur l’exécution des contrats d’administration 2002-2004 », dans Working paper DGSOC, avril 2005, n° 2, 45 p. [publication de la Direction générale Politique sociale, SPF Sécurité sociale, disponible sur le site : http://socialsecurity.fgov.be]. B. BAELDE, Le statut des travailleurs indépendants, Bruxelles, 1986.

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L. A. BERNARDO Y GARCIA, Archives du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale Direction générale du Bien-être au travail : Tableau de tri [2010], à paraître. M. BEUMIER, « Répercussions sur les structures paraétatiques des lois de régionalisation et de communautarisation. Évolutions et tendances récentes en Région wallonne, en Communauté française et à Bruxelles », dans Les parastataux en Belgique au 20e siècle. Législations. Évolutions récentes / De parastatalen in België tijdens de 20ste eeuw. Wetgeving. Recente evoluties, s. la dir. de J.-M. YANTE et P.-A. TALLIER, Bruxelles, 2003, pp. 119-161 (Archivistica Miscellanea. Studia, 153). P. BOURGEOIS, C. DEVOLDER, M. GUINAND, S. SUETENS, R. TERRIZZI, Ch. VAN DER

CRUYSSEN et L. VANDEWEYER, Het Ministerie van Landbouw (1884-1990), t. 1, Organisatiestructuur van de centrale administratie en adviesorganen, Bruxelles, 1993, 264 p. (Miscellanea archivistica. Studia, 50). C. CHLEPNER, Cent ans d’histoire sociale en Belgique, Bruxelles, 1956. H. COPPENS, Archiefterminologie (AT2), Bruxelles, 2004. (Miscellanea Archivistica. Manuale, 49) H. COPPENS, B. DESMAELE, I. SCHOUPS, L. THÉRY, Directives pour l’étude des ministères belges considérés comme des formateurs d’archives (Miscellanea Archivistica. Manuale, 10), Bruxelles, 1992. G. COPPIETERS, Van laisser faire tot interventionisme. Synthese over de rol van de parastatalen als wapen tegen de economische crisis, dans Les parastataux en Belgique au 20e siècle. Législations. Évolutions récentes / De parastatalen in België tijdens de 20ste eeuw. Wetgeving. Recente evoluties, s. la dir. de J.-M. YANTE et P.-A. TALLIER, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2003, pp. 57-99 (Archivistica Miscellanea. Studia, 153). G. COPPIETERS, Archief van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatchappelijke Integratie Armoedbestreding Sociale Économie en Grootstedenbeleid. Archeifselectielijst, Bruxelles, 2009. A. CORDY, « Les grandes étapes du développement de la législation sociale (1866-1966) », dans Revue belge de la sécurité sociale, juin-juillet 1967, pp. 902 et sv. M. DAMAR et P. DELAUNOIS, Les organismes d’intérêt public en Belgique, Bruxelles, 1988, 54 p. (CRISP. Courrier hebdomadaire, no 1191-1192). D. DÉOM, « Évolutions et tendances récentes en matière d’entreprises publiques », dans Les parastataux en Belgique au 20e siècle. Législations. Évolutions récentes / De parastatalen in België tijdens de 20ste eeuw. Wetgeving. Recente evoluties, s. la dir. de J.-M. YANTE & P.-A. TALLIER, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2003, pp. 101-118 (Archivistica Miscellanea. Studia, 153). PH. DEVRIES et N. MIRKOVIC, « Les contrats d’administration des institutions publiques de sécurité sociale. Un outil de gestion pour l’État », dans Revue belge de sécurité sociale, 2005, n° 3, pp. 445-458. Guide de l’Administration fédérale : Tome I : les Ministères fédéraux, Bruxelles, 1995.

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INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Faisons connaissance, Bruxelles, 1994. INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, 20 ans, 30 ans, 50 ans : statut social, pension, allocations, Bruxelles, 1988. INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Rapport annuel, Bruxelles, 1970-2008. INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Le statut social des travailleurs indépendants, Bruxelles, 1977. INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Le régime de pension des travailleurs indépendants, Bruxelles, 2001. INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Le statut social des travailleurs indépendants : artistes, Bruxelles, 2003. INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Le statut social des travailleurs indépendants : conjoints aidant, Bruxelles, 2003. INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Le statut social des travailleurs indépendants : être indépendant à titre complémentaire, Bruxelles, 1995. INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Le statut social des travailleurs indépendants : la cotisation à charge des sociétés, Bruxelles, 2005. INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Le statut social des travailleurs indépendants : vos droits et vos obligations, Bruxelles, 1995. M. JACQUEMIN et G. LELOUP, Archief van instellingen van openbaar nut : Archiefselectielijst. Functioneel model, à paraître. X. MABILLE, Histoire politique de la Belgique : facteurs et acteurs de changement, 4e éd., Bruxelles, 2000. R. PETIT, D. VAN OVERSTRAETEN, H. COPPENS et J. NAZET, Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’État en Belgique. I. Gestion des archives, 1994. Rapport annuel 1997, Ministère des Affaires Sociales, de la Santé Publique et de l’Environnement, Bruxelles, 1997. Revue belge de sécurité sociale, Bruxelles, 1959- V. PIRLOT et F. PLISNIER, Le phénomène parastatal en Belgique, 19e-20e siècles. Parastatalen in België, 19de-20ste eeuwen, tome I du Guide des organismes d’intérêt public en Belgique. Gids van de instellingen van openbare nut in België, Bruxelles, 2007. S. SOYEZ, Service public fédéral Intérieur. Direction générale de la Sécurité et de la Prévention : Tableau de tri des archives 2008 (Tableaux de Gestion et Tableaux de Tri, 19), Bruxelles, 2008.

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R. TERRIZZI, Les ministères de l’Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale (1895-1990), t. 1, Étude structurelle de l’administration centrale et répertoire des organes y attachés, Bruxelles, 1993, 435 p. (Miscellanea archivistica. Studia, 28). L.-É. TROCLET, La Sécurité sociale en Belgique. Tome I: Problèmes généraux de la Sécurité sociale, Bruxelles 1961. P. VAN DER VORST, « Les institutions publiques de sécurité sociale (parastataux sociaux) et la réforme de la Fonction publique belge. Modernisation – Responsabilisation. De Nora à Copernic », dans Les parastataux en Belgique au 20e siècle. Législations. Évolutions récentes / De parastatalen in België tijdens de 20ste eeuw. Wetgeving. Recente evoluties, s. la dir. de J.-M. YANTE et P.-A. TALLIER, Bruxelles, 2003, pp. 201-241 (Archivistica Miscellanea. Studia, 153). G. VANTHEMSCHE, La sécurité sociale : les origines du système belge, le présent face à son passé, Bruxelles, 1994. G. VANTHEMSCHE, Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19e –21e eeuw, Bruxelles, 2009 [K. VELLE, coordinateur], Directive relative aux archives du pouvoir judiciaire : tableaux de tri et délais de conservation, circulaire du ministre de la Justice, 8 février 2002.

D. TEXTES LÉGAUX DE BASE

- Loi du 21 décembre 1970 portant création de l’Institut national d’assurances sociales pour travailleurs indépendants (M.B., 24.12.1970); - A. R. du 22.12.1970 relatif à l’organisation générale de l’INASTI (M.B., 25-12-1970); - A. M. du 20.10.1978 répartissant le déficit administratif de la Caisse nationale auxiliaire d’assurances sociales pour travailleurs indépendants, pour chacune des années à partir de 1968, entre l’INAMI et l’INASTI (M.B., 01-04-1978); - Loi du 30.12.1992 portant des dispositions sociales et diverses (M.B., 09-01-1993); A. R. du 10.12.2002 portant approbation du premier contrat d’administration de l’Institut national d’assurances sociales pour travailleurs indépendants et fixant des mesures en vue du classement de cet Institut parmi les institutions publiques de sécurité sociale (M.B., 10-01-2003).

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LISTE DES ABREVIATIONS

abrév. : Abréviation ACASTI : Association des Caisses d’Assurances sociales pour Travailleurs

indépendants AGR. : Archives générales du Royaume A. M. : Arrêté ministériel A.R. : Arrêté royal art. : Article BCSS : Banque Carrefour de la Sécurité sociale CAAMI : Caisse auxiliaire d’Assurance Maladie - Invalidité CAPAC : Caisse auxiliaire de Paiement des Allocations de Chômage CSPM : Caisse de secours et de Prévoyance en faveur des Marins DG : Direction générale FAT : Fonds des Accidents du Travail FMP : Fonds des Maladies professionnelles INAMI : Institut national d’Assurance Maladie Invalidité INASTI : Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants INS : Institut national de Statistique IPSS Institutions publiques de Sécurité sociale M.B. : Moniteur belge Nl : Néerlandais ONAFTS : Office national des Allocations familiales pour Travailleurs salariés ONEM : Office national de l’Emploi ONP : Office national des Pensions ONSS : Office national de Sécurité sociale ONSSAPL : Office national de Sécurité sociale des Administrations provinciales

et locales ONVA : Office national des Vacances annuelles OSSOM : Office de Sécurité sociale d’Outre-Mer SPF: Service public fédéral

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INTRODUCTION

A. TABLEAU DE TRI

L’art. 5 de la loi relative aux archives du 24 juin 1955 modifiée par la loi du 6 mai 20091 stipule que les administrations de l’État ne peuvent détruire aucun document sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume. L’Archiviste général du Royaume ou son délégué doit s’assurer que les administrations de l’État conservent les documents en bon état, bien classés afin de permettre un accès facile à l’information. Les documents d’archives datant de plus de 30 ans doivent être déposés aux Archives Générales du Royaume sauf dispense régulière2. La destruction de documents d’archives, sans autorisation de l’Archiviste général du Royaume, peut être sanctionnée par les peines définies aux art. 241 à 244 du Code pénal. Dès lors, procéder à un archivage est une obligation de nature interne et externe pour une organisation afin de pouvoir rendre des comptes et garantir la consistance de sa politique. Les besoins de l’organisation occupent d’ailleurs une place centrale car une bonne gestion des archives est la condition fondamentale d’une saine gestion de l’information et d’un bon management du savoir au sein de l’organisation. À cette fin, le tableau de tri constitue un instrument essentiel pour la gestion des archives permettant un traitement efficace et financièrement rentable. Un tableau de tri est une énumération systématique de toutes les catégories de documents d’archives, indépendamment de leur forme, de leur contenu ou de leur structure, qui sont produits ou reçus par une institution ou une organisation. Elle mentionne premièrement leur destination définitive (« conserver » [éventuellement après un tri supplémentaire] ou « éliminer ») et deuxièmement le délai de conservation administratif minimum. Ce dernier est fixé soit par des textes législatifs ou réglementaires, soit par la coutume ou la tradition administrative. Si dans un tableau de tri une catégorie de documents d’archives est assortie de la mention « éliminer » et si le délai de conservation administratif minimum a expiré, l’administration concernée ne peut procéder à la destruction effective qu’après en avoir avisé au préalable, par écrit, les Archives de l’État (en indiquant la nature des documents et la date ultime de conservation). Les instances précitées doivent être informées au moins trente jours ouvrables avant la destruction effective des archives. Les Archives de l’État marquent tacitement leur accord sur la destruction si elles ne réagissent pas à la notification dans un délai de dix jours ouvrables.

B. UN OUTIL DE MANAGEMENT / LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION

Depuis sa création, l’INASTI a régulièrement demandé à l’Archiviste général du Royaume une autorisation d’élimination pour les dossiers de pension, les dossiers de recouvrement judiciaire et de recrutement et de promotion n’ayant plus de valeur administrative. Notre collègue Antoine Zoete effectua une mission d’inspection en 1976 dans cette institution3. Dans le cadre d’une vaste opération de recensement des archives des administrations de service public et du versement de celles propres à être versées aux Archives de l’État, l’Archiviste général du Royaume envoya un courrier en date du 2 février 2006 aux différents chefs d’administration de service public leur demandant de faire l’état de leurs archives. Dans

1 M.B. 12-08-1955 et 19-05-2009. 2 Cf. A.R. du 12 décembre 1957 concernant l’exécution de la loi du 24-06-1955 relative aux archives, M.B., 20-12-1957. 3 Archives générales du Royaume, dossier central n° 1017, 1017.01 et 1017.99.

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sa réponse, Ludo Paeme, Administrateur général de l’INASTI communiqua un rapport détaillé faisant état d’un volume de 18,364 km linéaires d’archives dont 40,5 % n’ayant plus de valeur administrative. Des contacts furent établis entre Patrick Ameeuw, responsable du service Logistique et Gestion de l’Environnement et les Archives de l’État. Il a été convenu en décembre 2008 d’entamer une opération de collecte d’informations auprès des différents services de l’INASTI afin de pouvoir disposer de matériaux suffisants pour l’élaboration d’un tableau de tri à la rentrée. Cette opération menée à partir du mois de septembre 2009 rencontre les nouvelles priorités résultant de la modification de la loi sur les archives de 19554 par la loi-programme du 6 mai 20095. En effet, les parastataux qui bénéficiaient jusqu’à cette date de la possibilité de verser leurs archives aux Archives de l’État après 100 ans, ont reçu l’obligation de verser leurs archives après 30 ans. Outre la gestion d’importantes bases de données, à savoir le « Répertoire général des travailleurs indépendants » et le « Répertoire général des sociétés », l’INASTI développe depuis plusieurs années plusieurs projets de création et de gestion de documents électroniques. Cette démarche de remplacer à terme le papier par le digital a pour objectif de faciliter l’échange de données entre administrations et dans une phase ultérieure avec le citoyen. L’élaboration d’un tableau de tri par les Archives de l’État correspondant aux priorités de l’INASTI d’obtenir une gestion optimale de leurs archives, nous avons bénéficié du soutien et de la bienveillance du management de l’INASTI. Dans ce cadre Ludo Paeme nous a demandé de présenter le 18 novembre 2008 le projet tableau de tri à l’Association des Caisses d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (ACASTI) afin d’informer le « troisième acteur sur le terrain de la Sécurité sociale pour les indépendants » sur l’existence d’un tableau de tri pour la DG Indépendants (SPF Sécurité sociale) et la démarche entamée à l’INASTI visant à une meilleure gestion des archives des administrations publiques et au-delà de l’ensemble du secteur de la Sécurité sociale. Avec l’aide de nombreux collaborateurs de l’INASTI, nous avons passé au crible les différentes séries de documents produites afin de juger de leur valeur archivistique pour l’élaboration du tableau de tri indiquant les séries d’archives à conserver et celles pouvant être éliminées. Le travail effectué à l’INASTI peut servir de levier pour mener une vaste campagne auprès de l’ensemble des parastataux Sécurité sociale. De cette manière, nous pouvons appréhender l’ensemble du secteur en intégrant la singularité du système institutionnel belge. En outre, l’étude archivistique de la production documentaire de ces différentes institutions se place dans le cadre de la politique générale de simplification administrative et d’amélioration des échanges d’information entre administrations et avec le citoyen.

4 M.B. 12-08-1955. 5 Articles 126 à 132 de la loi-programme du 6 mai 2009. M.B. 19-05-2009.

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CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL

A. HISTOIRE DU PRODUCTEUR D’ARCHIVES

Au cours du 19ème siècle, la théorie qui domine en Europe est celle de l’État souverain, considéré comme une instance supérieure ne posant que des actes de contrainte et ne participant pas directement à la vie économique et sociale de la nation réservée aux agents privés. Dans la pratique, les fonctions régaliennes telles que la police, la fiscalité ou encore la défense sont prises en charge par les ministères qui disposent d’un monopole. Tous les objets d’administration sont classés dans l’un ou l’autre département ministériel6. Tout au long du XIXème, l’action sociale de l’État reste limitée et se manifeste essentiellement par la création de commissions permanentes ou temporaires se plaçant en dehors du cadre administratif et dont la nature de la mission n’est que consultative. Résultant de la spécialisation et de l’accroissement du domaine d’intervention des autorités publiques, l’Office du Travail est institué au sein du ministère de l’Industrie et des Travaux publics par l’arrêté royal du 12 novembre 1894, avec comme mission de recueillir les renseignements pouvant contribuer à la situation matérielle, intellectuelle et morale du travail industriel et agricole ; d’étudier la législation concernant le travail et les ouvriers à l’étranger et de veiller à l’exécution des lois et règlements en ce qui concerne le paiement des salaires, les règlements d’ateliers, le contrat de travail, l’apprentissage, l’assurance ouvrière, les unions professionnelles, les sociétés mutualistes et la police du travail. Cet Office est également chargé de la publication officielle de la Revue du Travail et disposera de services compétents en matière d’habitations ouvrières, de pensions de vieillesse et d’assurances contre les accidents du travail. L’année suivante, le ministère de l’Industrie et du Travail est créé par l’arrêté royal du 25 mai 18957. Le cadre du ministère est complété par l’arrêté royal du 31 octobre 1913 créant l’Office de l’Assurance et de la Prévoyance sociale qui a pour objet de sauvegarder contre les risques économiques et sociaux les personnes que l’on peut qualifier d’ « économiquement faibles » et dont la compétence couvre notamment l’assurance contre les accidents du travail, les organismes de prévoyance, les caisses de chômage, etc.8 Le terme de « Prévoyance sociale » apparaît pour la première fois en 1924 dans l’installation par l’arrêté royal du 6 septembre 1924 du ministère de l’Industrie, du Travail et de la Prévoyance sociale9. Cette période coïncide avec l’adoption d’une série de réformes sociales telles que la création de commissions paritaires, un large encouragement à l’assurance chômage et à l’assurance maladie, la limitation de la durée du travail à huit heures par jour, la création de pensions de vieillesse, etc. Parallèlement est créé au sein du ministère de l’Industrie et du Travail une direction autonome se préoccupant, entre autres, de la petite industrie et du commerce. Dans ce cadre, l’Office des Métiers voit le jour en 1908. Au cours de la Première Guerre mondiale est créé le ministère des Affaires économiques afin d’étudier et de coordonner le redressement économique de la Belgique après la guerre. L’Office des Métiers et des Négoces y est transféré en 1921. Lorsque le premier ministère des Affaires économiques est supprimé en 1926, ses compétences rejoignent le ministère de l’Agriculture

6 V. PIRLOT, « Décentralisation administrative et gestion des services publics en Belgique de l'indépendance à nos jours (1830-2006) », dans V. PIRLOT et F. PLISNIER, Le phénomène parastatal en Belgique, 19e-20e siècles. Parastatalen in België, 19de-20ste eeuwen, tome I du Guide des organismes d’intérêt public en Belgique. Gids van de instellingen van openbare nut in België, Bruxelles, 2007, pp. 41 et 42. 7 R. TERRIZZI, Les ministères de l’Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale (1895-1990), t. 1, Étude structurelle de l’administration centrale et répertoire des organes y attachés, Bruxelles, 1993, pp. 49-51. 8 Ibid, p.53. 9 M.B. 18/10/1924.

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sous le nom d’Office des Classes moyennes. Afin de combattre la grande crise économique des années trente, est créé en 1934 le ministère de l’Industrie, des Classes moyennes et du Commerce intérieur. Durant l’Entre-deux guerre se développe de façon croissante l’intervention étatique en matière sociale et économique. Pour ce faire, les ministères délèguent une partie de leur autorité à des organes publics jouissant d’une certaine autonomie. Les créations de ces parastataux tels que la Banque nationale de Belgique, la Caisse générale de Retraite ou encore la Société nationale des chemins de fer vicinaux se limitent à une dizaine avant la première guerre mondiale10. Après la « Grande guerre », le pouvoir politique craint que l’administration centrale ne puisse assurer seule les importants et urgents travaux de reconstruction. Outre leur souplesse budgétaire et juridique, les parastataux peuvent répondre par leur gestion paritaire au besoin de cohésion sociale de cette époque. Ainsi par l’instauration de parastataux, la décentralisation par service correspond paradoxalement à une volonté de centralisation administrative et d’accroissement de l’intervention de l’État dans différents secteurs de la société11. En matière d’allocations familiales, certains employeurs du secteur privé ont pris l’initiative d’effectuer des versements à des caisses de compensation afin d’améliorer le sort de leur personnel ayant charge de famille12. Dans cette optique, la loi du 14 avril 1928 impose l’insertion d’une clause spéciale dans les cahiers des charges de marchés publics obligeant les entrepreneurs à veiller à l’octroi d’allocations familiales durant le temps des travaux13. Au sein du ministère de la Prévoyance sociale sont créés l’année suivante un service des allocations familiales et un service d’inspection en vue de contrôler l’observation de la loi14. La loi du 4 août 1930 généralise à l’ensemble des salariés le système des allocations familiales15. Le gouvernement l’étend aux employeurs et aux travailleurs non salariés par la loi-cadre du 10 juin 1937 qualifiée de « loi de solidarité nationale »16 en obligeant les nouveaux assujettis à faire partie d’une caisse d’allocations familiales17. Le dispositif établi prévoit des caisses primaires dénommées caisses mutuelles libres agréées, une Caisse mutuelle nationale d’Allocations familiales pour les coordonner, une Caisse mutuelle auxiliaire pour Allocations familiales pour ceux qui ne font pas le choix d’une caisse libre, et trois Caisses mutuelles spéciales d’Allocations familiales prenant en compte les spécificités de certaines professions18. À l’instar de la Caisse nationale de Compensation pour Allocations familiales pour les travailleurs salariés, les caisses affiliées de plein droit doivent céder la moitié de l’excédent après paiement du barème légal à la Caisse mutuelle nationale d’Allocations familiales. Cette dernière redistribue ensuite ces excédents aux caisses mutuelles en difficulté. Finalement, la Caisse nationale est supprimée en 1960 en raison du regroupement des organismes centraux officiels chargés des allocations familiales. Les compétences sont reprises par l’Office national d’Allocations familiales pour Travailleurs

10 V. PIRLOT, « Décentralisation administrative… », p. 26. 11 Idid, p. 143. 12 Ibid, p. 91. 13 M.B. 20/04/1928. 14 R. TERRIZZI, Le ministère de l’Intérieur (1830-1994)…, p. 59. 15 M.B. 04/09/1930 16 V. PIRLOT, op. cit. , p. 112. 17 M.B. 13/06/1937. 18 Caisse mutuelle spéciale d’allocations familiales pour les employeurs et les travailleurs indépendants du commerce et de l'artisanat ambulants, du colportage et des professions exercées par les forains et Caisse mutuelle spéciale d’allocations familiales pour les employeurs et les travailleurs indépendants de l’industrie et du commerce diamantaires (F. PLISNIER, « Caisse mutuelle nationale d’allocations familiales » dans S. CARNEL, G. COPPIETERS, V. PIRLOT et & F. PLISNIER, Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant, tome II du Guide des organismes d’intérêt public en Belgique. Gids van de instellingen van openbare nut in België, , 2007, p. 161).

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indépendants (ONAFTI) qui reprend également celles de la Caisse mutuelle auxiliaire pour Allocations familiales19. Les pensions connaissent également une période d’assurances libres à partir de la moitié du 19ème siècle. Dans ce cadre, l’État incite les ouvriers à se prémunir contre les risques sociaux. Á cette fin, la Caisse générale de Retraite (CGER) devenue plus tard en 1865 la Caisse générale d’Épargne et de Retraite, est créée en vue de la constitution pour ceux qui le souhaitent de rentes de vieillesse au moyen de versements réguliers. Á partir de 1891, l’État encourage la constitution de rentes auprès de la CGER en prévoyant des crédits au budget et instaure par la loi du 10 mai 1900 le système de la liberté subsidiée20. En 1924, l’assurance vieillesse obligatoire est instituée sous forme de capitalisation individuelle pour tous les ouvriers et les employés. Elle est finalement étendue en 1956 aux indépendants. Ces derniers ont le choix entre différentes possibilités. Ils peuvent se constituer des rentes par l’intermédiaire d’un organisme assureur tel que la Caisse générale d’Épargne et de Retraite ou auprès d’une caisse professionnelle ou interprofessionnelle de pension pour travailleurs indépendants. Ils ont également la possibilité de contracter une assurance sur la vie ou d’affecter un bien immobilier en vue de constituer un fonds pour la pension. Afin de combler les trous dans les revenus des pensionnés ou ayants droit, un Fonds de solidarité et de garantie octroie des compléments de rentes et des avantages à l’aide des cotisations versées obligatoirement par les travailleurs indépendants assujettis. En raison de la complexité du système, le législateur crée par la loi du 28 mars 1960 l’Office national des Pensions pour Travailleurs indépendants (ONPTI) afin de simplifier le régime en vigueur. Le Fonds de solidarité et de garantie est placé à cette occasion dans ses attributions21. L’ONPTI est supprimé par l’arrêté royal du 27 juillet 1967 et remplacé temporairement par l’Office national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (ONASTI) qui reprend ses attributions en matière de pensions de retraite et de survie. Ce dernier est en outre chargé du contrôle de l’assujettissement et de l’exécution des obligations des travailleurs indépendants22. L’ONASTI reçoit également comme mission de gérer la Caisse nationale auxiliaire qui est créée en son sein et qui a les mêmes compétences que les caisses libres d’assurances sociales pour travailleurs indépendants. Par la loi du 9 août 1963, les indépendants sont également obligés de s’assurer contre la maladie et de payer une cotisation à une mutualité de leur choix23. Mais ces différents secteurs de la sécurité sociale sont organisés séparément par des dispositions particulières. Par souci d’économie, le gouvernement procède à une importante rationalisation des différents établissements publics en charge des travailleurs indépendants. Dans ce cadre, l’arrêté du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants définit les structures de la sécurité sociale des travailleurs indépendants en regroupant les régimes obligatoires de prestations familiales, d’assurance maladie-invalidité et de pension. Le régime de l’assurance contre l’incapacité de travail s’ajoute aux autres régimes en 197124. Cette unification du champ d’application des lois régissant la sécurité sociale des travailleurs indépendants s’accompagne d’une simplification administrative. Pour le salarié, mis à part son affiliation à une mutualité, les obligations en matière de sécurité sociale incombent à son employeur. Par contre l’indépendant doit veiller lui-même aux obligations de sécurité sociale prévues par son statut à savoir, s’affilier auprès d’une caisse d’assurances sociales et s’affilier à une mutualité. Les cotisations à la Sécurité sociale sont 19 F. PLISNIER, « Caisse mutuelle nationale d’allocations familiales… », p. 161 et 877. 20 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, 20 ans, 30 ans, 50 ans : statut social, pension, allocations, Bruxelles, 1988, p. 31. 21 F. PLISNIER, « Office national des Pensions pour Travailleurs indépendants (ONPTI) », dans S. CARNEL, G. COPPIETERS, V. PIRLOT et & F. PLISNIER, Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant, tome II du Guide des organismes d’intérêt public en Belgique. Gids van de instellingen van openbare nut in België, 2007, p. 915. 22 M.B. 29/07/1967. 23 M.B. 1-2/11/1963. 24 A.R. du 18 janvier 1971, M.B. 28-01-1971.

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destinées aux quatre secteurs : allocations familiales, pension, assurance contre la maladie (soins de santé aux gros risques) et assurance contre l’incapacité de travail. Le calcul de ces cotisations dues pour une année déterminée se fait sur la base des revenus professionnels afférents à l’exercice d’imposition dont le millésime désigne la deuxième année civile précédant immédiatement celle au cours de laquelle les cotisations sont dues. Dans le secteur des indépendants, les pouvoirs publics ont fait appel à des partenaires de droit privé pour appliquer la Sécurité sociale. Initialement au nombre de 1825, les caisses d’assurances sociales pour travailleurs indépendants qui ont remplacé les caisses d’allocations familiales et les caisses de pension, sont des prestataires de services privés revêtus de la forme juridique d’association sans but lucratif (asbl) et agréés par l’arrêté royal dans le but d’accomplir les missions qui leur sont confiées dans le cadre du statut social des indépendants, à savoir : l’information sur la législation sociale, la guidance sociale, la perception des cotisations, le paiement des droits et la tenue des données de la carrière des indépendants. En matière de paiement des droits, les caisses d’assurances sociales constatent l’ouverture du droit aux allocations familiales et en assurent le paiement. Pour les pensions, leur rôle se limite à une information préalable et de la guidance. Elles enregistrent les demandes introduites par les indépendants qui ont fait faillite et font appel à une assurance faillite. En matière d’allocations de maternité, les caisses d’assurances sociales sont les seules interlocutrices en vue de déterminer et d’attribuer le droit à l’aide à la maternité. Afin de d’uniformiser et de grouper les systèmes sociaux auxquels sont soumis les travailleurs indépendants, la loi du 21 décembre 197026 crée un établissement de droit public doté de la personnalité juridique, l’Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (INASTI) résultant de la fusion de l’Office national d’Allocations familiales pour Travailleurs indépendants (ONAFTI) et de l’Office national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (ONASTI). L’INASTI, désormais placé sous la tutelle du ministre des Classes moyennes, devient la plaque tournante du statut social des travailleurs indépendants. Il est compétent pour le secteur obligations, les pensions et les allocations familiales des indépendants, tandis que l’Institut national d’Assurance Maladie-Invalidité (INAMI) est compétent pour les soins de santé27. La contractualisation des relations entre autorité politique et des organisations publiques s’est rapidement répandue ces dernièrs années à travers le service public. Un contrat d’administration est conclu en décembre 2002 entre l’État et l’INASTI28. Ce contrat renouvelable tous les 3 ans est destiné à doter la Sécurité sociale d’un nouveau cadre de travail qui, grâce à une responsabilisation de la gestion administrative, doit permettre d’accroitre l’efficience des services offerts. Les engagements concrets ont principalement trait à la rapidité et la qualité des actions des institutions quant à l’exécution de leurs missions de base, au respect des dispositions de la Charte de l’Assuré social et à la modernisation de la gestion et de l’organisation internes.

25 Les Caisses d’assurances sociales au 1er janvier 2010 sont au nombre de 14: Groupe S (http://www.groups.be); XERIUS (http://www.xerius.be); Zenito (http://www.zenito.be); Partena (http://www.partena.be); Acerta (http://www.acerta.be); Securex-Integrity (http://www.securex.be); Attentia caisse d'assurances sociales asbl (http://www.attentia.be); Multipen (http://www.multipen.be); HDP (http://www.hdp.be); L'Entraide (http://www.entraidegroupe.be); Caisse d'Assurances sociales de l'UCM (http://www.ucm.be); Caisse nationale auxiliaire d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (http://www.rsvz-inasti.fgov.be/fr/helpagency/index.htm). 26 M.B. 25/12/1970. 27 V. PIRLOT, « Décentralisation administrative…, p. 155. 28 A.R. du 10 décembre 2002, M.B. 10-01-2003.

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Le SPF Sécurité sociale a pour partenaires 15 organismes occupant environ 13.000 agents et touchant d’une manière ou d’une autre l’ensemble de la population belge29 en se chargeant de l’application pratique de la législation sociale. 1. Banque Carrefour de la Sécurité sociale Abrév. : BCSS Date de création : 1990 (Loi du 15.01.199030) Nl : Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Missions : La Banque Carrefour de la Sécurité sociale a pour mission d’autoriser, d’organiser et de conduire des échanges de données entre les institutions de Sécurité sociale ; de coordonner les relations entre les institutions de Sécurité sociale et le registre national des personnes physiques ; de collecter et d’enregistrer des données générales d’identification non disponibles dans le Registre national des personnes physiques ; de collecter les informations utiles à la gestion, à la conception et à la connaissance de la Sécurité sociale. 2. Caisse auxiliaire d’Assurance Maladie-Invalidité Abrév. : CAAMI Date de création : 1955 (Loi du 14.07.195531) Nl : Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (HZIV) Missions : La Caisse auxiliaire d’Assurance Maladie-Invalidité a pour mission d’accorder les prestations légales prévues au profit des bénéficiaires qui n’ont pas fait le choix d’un organisme assureur privé ; d’octroyer à ses affiliés l’intervention dans les frais de soins de santé, l’indemnité en dédommagement de la perte de rémunération (parenté, maladie ou invalidité) et l’allocation pour frais funéraires à la personne ayant supporté ces frais. 3. Caisse auxiliaire de Paiement des Allocations de Chômage Abrév. : CAPAC Date de création : 1955 (A. R. du 01.07.1955 : mise sur pied de la CAPAC32) Nl : Hulpkas voor Werkloosheidsuitkeringen (HVW) Missions : La Caisse auxiliaire de Paiement des Allocations de Chômage constitue l’organisme officiel de paiement des allocations de chômage. Elle accompagne les chômeurs non-syndiqués dans la composition des dossiers de demande d’allocations et les transmet à l’ONEm. Enfin, la CAPAC paie les allocations de chômage. 4. Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des Marins Abrév. : CSPM Date de création : 1991 (Loi du 20.07.1991 portant des dispositions sociales et diverses33) Nl : Hulp- en voorzorgskas voor zeevarenden (HVZK) Missions : Responsable de l’assurance obligatoire maladie-invalidité pour les marins, la Caisse de Secours et de Prévoyance en faveur des marins se charge de percevoir et de répartir les cotisations de la Sécurité sociale versées par les employeurs (armateurs) et par les travailleurs.

29 P. VAN DER VORTS, Les institutions publiques de sécurité sociale (parastataux sociaux) et la réforme de la Fonction publique belge. Modernisation – Responsabilisation. De Nora à Copernic, dans Les parastataux en Belgique au 20e siècle. Législations. Évolutions récentes / De parastatalen in België tijdens de 20ste eeuw. Wetgeving. Recente evoluties, s. la dir. de J.-M. YANTE & P.-A. TALLIER, Bruxelles, 2003, pp. 201-241 (Archivistica Miscellanea. Studia, 153), p. 205. 30 M.B. 22-02-1990. 31 M.B. 07-09-1955. 32 M.B. 03-07-1955. 33 M.B. 01-08-1991.

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Elle veille au paiement des indemnités des marins ayant navigué en temps de guerre. La Caisse développe également un service social limité. 5. Fonds des Accidents du Travail Abrév. : FAT Date de création : 1967 (A. R. du 10.11.1967 étendant les attributions et modifiant la dénomination34) Nl : Fonds voor arbeidsongevallen (FAO) Missions : Le Fonds des Accidents du travail a pour mission d’intervenir en qualité d’assureur pour les accidents du travail survenus aux gens de mer, d’indemniser en l’absence de couverture ou en cas de refus de l’assureur de s’acquitter de ses obligations ; d’assurer le contrôle de l’exécution de la loi sur les accidents du travail, sur la gestion financière et technique des compagnies d’assurance et le respect de l’obligation d’assurance dans le chef des employeurs ; d’accorder différentes allocations aux victimes et ayants droit d’accidents survenus avant le 1er janvier 1988 ; de gérer une banque centrale de données qui enregistre la déclaration des accidents du travail et leur règlement ; d’organiser le paiement pour les accidents du travail ou sur le chemin du travail entraînant une incapacité permanente de moins de 16 % et lors d’un cumul avec les pensions de retraite et de survie. 6. Fonds des Maladies professionnelles Abrév. : FMP Date de création : 1964 (Loi du 24.12.196335) Nl : Fonds voor de beroepsziekten (FBZ) Missions : La mission du Fonds des Maladies professionnelles est d’assurer l’application des lois qui ont pour but de régler la réparation des dommages résultant des maladies professionnelles et de promouvoir la prévention de celles-ci. 7. Institut national d’Assurance Maladie-Invalidité Abrév. : INAMI Date de création : 1963 (Loi du 09.08.196336) Nl : Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV) Missions : L’Institut national d’Assurance Maladie-Invalidité est chargé de la gestion administrative et financière de l’assurance soins de santé, de l’assurance indemnités et de l’assurance maternité. L’Institut national d’Assurance Maladie-Invalidité a pour mission d’organiser la concertation entre les différents acteurs de l’assurance soins de santé et indemnités ; d’assurer le suivimédical et administratif des dispensateurs de soins, des organismes assureurs et dans certains cas, des ayants droit aux prestations de l’assurance. 8. Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants Abrév. : INASTI Date de création : 1971 (Loi du 21.12.197037) Nl : Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) Missions : L’Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants a pour mission de vérifier l’affiliation des travailleurs indépendants et les sociétés auprès d’une caisse d’assurances sociales et de tenir à jour le répertoire des travailleurs indépendants et celui des sociétés ; de calculer les pensions des travailleurs indépendants et donner mandat à l’Office

34 M.B. 14-11-1967. 35 M.B. 31-12-1963. 36 M.B. 01/02-11-1963. 37 M.B. 24-12-1970.

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national des Pensions pour les payer ; gérer la Caisse nationale auxiliaire qui dispose des mêmes compétences que les autres caisses d’assurances sociales ; établir des statistiques relatives aux travailleurs indépendants, aux sociétés et aux pensionnés ; soutenir la politique en matière de statut social des travailleurs indépendants en exerçant, au départ de l’expérience quotidienne, une fonction de signal vis-à-vis de l’autorité ; assurer la gestion financière globale du statut social des travailleurs indépendants ; de procéder aux études qui lui sont confiées par le ministre des Classes moyennes. 9. Office national d’Allocations familiales pour Travailleurs salariés Abrév. : ONAFTS Date de création : 1960 (Loi du 26 juillet 196038) Nl : Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers (RKW) Missions : L’Office national d’Allocations familiales pour Travailleurs salariés a pour mission de répartir les recettes du régime entre les caisses libres, les caisses spéciales et lui-même au prorata des prestations à payer ; d’octroyer des prestations familiales du chef d’attributaires dont l’employeur s’est affilié à l’Office ; d’octroyer des prestations familiales à certaines catégories du personnel rétribué par l’État ; d’octroyer des prestations familiales aux membres du personnel de services publics autorisés, par arrêté royal, à confier cette tâche à l’ONAFTS ; d’octroyer des prestations familiales garanties ; de faire parvenir aux caisses, par voie électronique, les données sociales à caractère personnel nécessaires à la gestion des dossiers de paiement ; de contrôler les caisses d’allocations familiales (libres et spéciales) ; de participer à la conception des projets de lois et d’arrêtés royaux et d’en évaluer l’impact financier ; de gérer le Fonds d’équipements et de services collectifs (FESC) qui octroie des subsides à l’accueil d’enfants, et de contrôler les promoteurs tant sur le plan administratif que financier ; de jouer un rôle de caisse auxiliaire de compensation pour tous les employeurs qui sont affiliés près de lui. 10. Office national de l’Emploi Abrév. : ONEM Date de création : 1961 (Loi du 14.02.196139) Nl : Rijksdienst voor arbeidsvoorziening (RVA) Missions : L’Office national de l’Emploi a pour mission d’octroyer des allocations de chômage, de prépension, d’interruption de carrière et de crédit-temps ; d’assurer l’activation des sans-emplois et de gérer les agences locales pour l’emploi ; d’indemniser des salariés en cas de fermeture d’entreprises. 11. Office national des Pensions Abrév. : ONP Date de création : 1971 (A. R. du 27.03.1987: création de l’Office national des pensions40) Nl : Rijksdienst voor pensioenen (RVP) Missions : L’Office national des pensions a pour mission d’octroyer la pension de retraite des travailleurs salariés (pension pour la propre carrière professionnelle), la pension de survie des travailleurs salariés (pension pour veuves et veufs), la rente de vieillesse, la rente de veuve des travailleurs salariés et le revenu garanti aux personnes âgées (GRAPA).

38 M.B. 12-08-1960 39 M.B. 15-02-1961. 40 M.B. 10-04-1987.

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12. Office national de Sécurité sociale Abrv. : ONSS Date de création : 1944 (Arrêté-Loi du 28.12.194441) Nl : Rijksdienst voor sociale Zekerheid (RSZ) Missions : L’Office national de Sécurité sociale a pour missions de percevoir et de répartir correctement, régulièrement et à temps des cotisations sociales dues pour l’ensemble des branches du régime de Sécurité sociale, pour le régime des vacances annuelles et pour de nombreux fonds sociaux ; récolter et transmettre correctement, régulièrement et à temps, des données administratives requises pour instruire les droits des assurés sociaux ; de mettre à disposition des données statistiques ou actuarielles dont l’Office dispose et qui peuvent être utiles à l’élaboration et à l’évaluation des politiques sociales, à la recherche scientifique ou à l’information en général. 13. Office national de Sécurité sociale des Administrations provinciales et locales Abrév. : ONSSAPL Date de création : 1985 (Loi du 01.08.1985 élargissant les tâches de la Caisse spéciale pour Allocations familiales des Administrations locales et régionales et changeant sa dénomination42) Nl : Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO) Missions : L’ONSSAPL a pour mission auprès des administrations provinciales et locales et leur personnel de payer les allocations familiales ; de percevoir et de répartir des cotisations de Sécurité sociale et des cotisations assimilées ; de payer certaines primes visant à promouvoir l’emploi ; de gérer le financement des régimes de pension du personnel nommé à titre définitif et d’organiser un service social collectif 14. Office national des Vacances annuelles Abrév. : ONVA Date de création : 1970 (Loi du 26.03.1970 transformant le nom de la Caisse nationale de Vacances annuelles en Office national des vacances annuelles43) Nl : Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie (RJV) Missions : L’Office national des Vacances annuelles a pour mission de percevoir les cotisations et de payer les rémunérations ou gratifications de vacances à ses assujettis obligatoires et à ses affiliés volontaires ; de répartir entre les caisses spéciales, après avoir prélevé la part destinée à ses affiliés, les sommes qui lui sont transmises à cet effet par l’ONSS ou par tout autre organisme chargé de la perception des cotisations dues pour la constitution des rémunérations de vacances annuelles ; de percevoir et répartir les excédents de ressources des caisses spéciales ; de veiller à l’application de la législation relative aux vacances annuelles des travailleurs ; de payer le pécule de vacances aux travailleurs qui dépendent de lui, conformément aux dispositions des lois coordonnées, à leurs arrêtés d’exécution et aux modalités fixées par le ministre des Affaires sociales sur proposition du Comité de gestion de l’Office ; d’accorder des prêts aux centres de vacances de tourisme social, et ce à des taux d’intérêts avantageux.

41 M.B. 30-12-1944. 42 M.B. 06-08-1985. 43 M.B. 28-03-1970.

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15. Office de Sécurité sociale d’Outre-Mer Abrév. : OSSOM Date de création : 1963 (Loi du 17.07.1963 relative à la Sécurité sociale d’outre-mer et création de l’OSSOM44) Nl : Dienst voor de overzeese sociale zekerheid (DOSZ) Missions : L’Office de Sécurité sociale d’Outre-Mer a pour mission de servir des prestations de Sécurité sociale aux anciens employés coloniaux ; d’assurer des prestations de Sécurité sociale (pension, maladie-invalidité, soins de santé, accidents du travail et de la vie privée) à ses affiliés, qui exercent ou ont exercé une activité professionnelle en dehors de l’Espace économique européen et de la Suisse.

B. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DE L’INASTI

L’INASTI a pour mission de vérifier l’affiliation des travailleurs indépendants et les sociétés auprès d’une caisse d’assurances sociales et de tenir à jour le répertoire des travailleurs indépendants et celui des sociétés45. Cette vérification a pour but de les assurer contre les risques sociaux qui peuvent constituer l’incapacité de travail, les soins de santé, la retraite, le décès ainsi que certaines charges familiales. Les sociétés paient à leur caisse d’assurances sociales une cotisation annuelle forfaitaire qui n’ouvre aucun droit mais qui contribue au financement du statut social. L’Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants perçoit également les cotisations sociales de solidarité, de modération et de consolidation pour les années 1982 à 1988 qui correspondent pour les indépendants aux sauts d’index supportés durant cette période par les salariés. Enfin, l’Institut gère la cotisation annuelle des institutions avec des mandats publics. Les personnes physiques qui exercent une activité professionnelle de travailleur indépendant et les sociétés qui ont omis de s’affilier à une caisse de leur choix, sont affiliée d’office à la Caisse nationale auxiliaire gérée par l’INASTI. La règle veut que celui qui est assujetti au statut social des travailleurs indépendants, paie des cotisations. Les personnes qui exercent une activité indépendante à titre complémentaire ou celles qui exercent une activité professionnelle après l’âge de la pension en sont exemptées si leur revenu annuel ne dépasse pas une certaine somme définie. L’INASTI prend également des décisions en matière de renonciation aux majorations pour paiement tardif. La remise des majorations ne peut être accordée qu’en cas de force majeure ou pour une situation digne d’intérêt. D’ailleurs des agents de l’INASTI participent aux réunions des différentes chambres de la Commission des dispenses de cotisations dont les travaux sont soutenus par le Direction générale Indépendants (SPF Sécurité sociale). Cette Commission examine l’opportunité de dispenser du paiement des cotisations les travailleurs indépendants confrontés à des difficultés financières ou sociales. A l’INASTI, les opérations de dépistage des travailleurs indépendants et des sociétés qui ne s'affilient pas à une caisse d'assurances sociales sont également l’occasion de mieux informer les travailleurs indépendants. Les travailleurs indépendants exerçant leur activité en Belgique ainsi que leurs conjoints survivants, séparés ou divorcés, peuvent introduire une demande de pension auprès de l’Administration communale ou de l’INASTI. Les personnes résidant à l’étranger mais ayant exercé leur activité de travailleur indépendant en Belgique, ainsi que leurs conjoints survivants, séparés ou divorcés, doivent introduire leur demande, selon le cas, auprès des organismes de sécurité sociale étrangers ou par requête adressée directement à l’INASTI. Ce dernier instruit les demandes tendant à l’obtention des pensions de retraite ou de survie ainsi

44 M.B. 0 8-01-1964. 45 Article 21 de l’Arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, M.B. 29-07-1967.

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que les indemnités d’adaptation et statue sur ces demandes46. L’INASTI donne ensuite mandat à l’Office national des pensions pour les payer. Normalement, ce sont les caisses d’assurances sociales qui paient les prestations familiales. Toutefois, l’INASTI octroie et paye les prestations familiales dans certains cas47 tels que celui des enfants d’indépendants invalides ou pensionnés avant le 1er avril 1976, des orphelins d’avant cette date et des enfants d’indépendants détenus. Afin d’éviter qu’un travailleur indépendant résidant ou travaillant successivement ou simultanément dans différents pays ne bénéficie deux fois d’une allocation de naissance et d’allocations familiales, toute question et tout examen de cas entrant dans le cadre des conventions internationales doivent être soumis à l’INASTI qui constitue l’organisme de liaison belge en matière de conventions internationales en ce qui concerne les prestations familiales pour travailleurs indépendants. Dans cette optique, l’INASTI est seul autorisé à entrer directement en contact avec des organismes de liaison étrangers. L’INASTI procède à des études qui lui sont confiées par le ministre des Classes moyennes afin de garantir une application correcte et actuelle des mesures et des textes législatifs et réglementaires concernant les travailleurs indépendants48. De même, il fournit des renseignements statistiques relatifs aux assujetis et aux bénéficiaires49. Il joue en outre un rôle central dans le domaine de la Sécurité sociale des travailleurs indépendants en exécutant la gestion financière globale de l’ensemble des régimes et secteurs relevant de ce domaine en se chargant des opérations budgétaires et comptables imposées en exécution des législations relatives à la pension de retraite et de survie, aux prestations familiales pour travailleurs indépendants et au régime des cotisation spéciales50. En règle générale, l’INASTI soutient la politique en matière de statut social des travailleurs indépendants en exerçant, au départ de l’expérience quotidienne, une fonction de signal vis-à-vis de l’autorité. Dans cet ordre d’idées, l’Institut assure le secrétariat du Comité général de Gestion pour le Statut social des Travailleurs indépendants51. Que ce soit de sa propre initiative ou à la demande du ministre des Classes moyennes, du ministre des Pensions ou du ministre des Affaires sociales, ce comité dispose d’une compétence générale pour formuler des propositions, émettre des avis, exécuter ou faire exécuter des études et donner des recommandations sur les matières relevant du statut social des travailleurs indépendants. L’INASTI assure également pour une bonne part le secrétariat de la Commission Artistes. Un nouveau statut des artistes est rentré en vigueur depuis le 1er juillet 2003 en élargissant à toutes les activités artistiques d’exécution et de création celui qui était limité aux artistes de spectacles52. La Commission Artistes formule des avis et délivre, sur demande, des déclarations d’activités indépendantes aux artistes indépendants qui fournissent et/ou produisent des oeuvres artistiques pour le compte de donneurs d’ordre. Cette déclaration assure la sécurité juridique de leur statut d’artiste indépendant pour deux années. La Commission assure également sa mission d’information envers les artistes sur les questions relatives à l’assujettissement à un régime de sécurité sociale. Elle répond enfin aux demandes d’avis dont elle est saisie dans le cadre de sa mission de contrôle.

46 Article 133 de l’Arrêté royal n° 72 du 22 décembre 1967 relatif à la pension de retraite et de survie des travailleurs indépendants, M.B. 14-11-1967. 47 Article 34 de l’Arrêté royal du 8 avril 1976, M.B. 06-05-1976. 48 Article 133 de l’Arrêté royal n° 72 du 22 décembre 1967 relatif à la pension de retraite et de survie des travailleurs indépendants, M. B. 14-11-1967. 49 Ibidem. 50 Article 133 de l’Arrêté royal n° 72 du 22 décembre 1967 relatif à la pension de retraite et de survie des travailleurs indépendants, M. B. 14-11-1967 ; Article 34 de l’Arrêté royal du 8 avril 1976, M. B. 06-05-1976. 51 Loi du 30 décembre 1992, M.B., 09-01-1993 52 Loi-programme du 24 décembre 2002, M. B. 31-12-2002.

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De plus, l’INASTI dispose de sa propre caisse d’assurances sociales, la Caisse nationale auxiliaire53 qui dispose des mêmes compétences que les autres caisses d’assurances sociales, à savoir : percevoir auprès des affiliés les cotisations de sécurité sociale ainsi que celles destinées à couvrir ses frais d’administration et d’en poursuivre, le cas échéant, le recouvrement par voie judiciaire ; de prêter assistance à ses affiliés en ce qui concerne leurs obligations et leurs droits dans le cadre du statut social des indépendants; de payer les prestations familiales aux attributaires affiliés chez elle ; de tenir à jour tous les éléments qui doivent permettre d’établir le droit aux prestations de retraite et de survie ; de transférer les cotisations, majorations et intérêts à l’Institut national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants et à l’Institut national d’assurance Maladie-Invalidité; de servir des prestations sociales en cas de faillite ; de proposer la possibilité de souscrire des contrats de pension légale complémentaire.

C. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’INASTI

L’organe directeur, le Conseil d’administration, est composé d’un président, du délégué du ministre des Finances, du commissaire du gouvernement, de l’administrateur général et de son adjoint ainsi que des représentants des agriculteurs, des autres indépendants, des associations familiales des caisses libres d’assurances sociales pour travailleurs indépendants, du ministre chargé des Classes moyennes et du ministre des Affaires sociales54. Un Comité de gestion est créé au sein du Conseil d’administration et se compose du président du Conseil d’administration de l’Institut qui assure la présidence du comité de gestion, des deux vice-présidents du Conseil d’administration de l’Institut, de deux membres, ayant voix délibérative, et dont un au moins doit être un représentant des travailleurs indépendants et des représentants du ministre chargé des Classes moyennes et du ministre des Affaires sociales55. La gestion journalière est confiée à un administrateur général assisté d’un administrateur général adjoint56. L’INASTI compte environ 800 agents57. L’INASTI est un établissement public décentralisé. L’administration centrale est établie à Bruxelles58 et 12 bureaux régionaux sont répartis dans les provinces59. Chaque bureau régional est composé d’un service pension, d’un service obligation qui dépiste les travailleurs non affiliés et décide de l’octroi d’assimilations, et d’un bureau régional de la Caisse nationale auxiliaire. L’administration centrale, située à Bruxelles, fournit des instructions, donne des avis et supervise les 12 bureaux régionaux de manière à préserver l’unité en matière de jurisprudence administrative. Le Secrétariat se charge de la gestion des réunions du Conseil d’administration de l’INASTI, du Comité de gestion de l’INASTI, du Conseil de direction de l’INASTI, des réunions des directions centrales et des bureaux régionaux de l’INASTI, du Comité de concertation de base de l’INASTI. Dans un souci de partager l’information stratégique utile pour les différents

53 Article 21 de l’Arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, M. B. 29-07-1967 54 Article 95 de l’Arrêté royal du 19 décembre 1967 portant règlement général en exécution de l’Arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, M. B. 28-12-1967. 55 Article 21 de l’Arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, M. B. 28-12-1967 ; articles 1 et 2 de l’Arrêté royal du 16 août 1977, M. B. 30-08-1977. 56 Article 21 de l’Arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, M. B. 28-12-1967. 57 Site de l’INASTI (http://www.rsvz.be/fr/index.htm) consulté le 20 décembre 2009. 58 Les locaux de l’administration centrale de l’INASTI sont, à la date du 1er janvier 2010, situés place Jean Jacobs n° 6 et boulevard de Waterloo n° 77 à 1000 Bruxelles. 59 Anvers, Bruxelles-Capitale, Mons, Hasselt, Liège, Libramont, Malmédy, Namur, Gand, Louvain, Wavre et Sint-Andries-Brugge.

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cadre de l’institution, il diffuse via l’espace informatique partagé dit « R », une partie des décisions prises dans les réunions susmentionnées. En outre, le Secrétariat organisait la Commission des stages de l’INASTI qui est maintenant remplacée par la Commission des stages des institutions publiques de Sécurité sociale. Il a également été pleinement impliqué par la définition de la charte graphique dit « style maison ». Le Secrétariat se charge également de la gestion des délégations de pouvoir et depuis peu de la gestion des plaintes. Le service de traduction est rattaché au Secrétariat. Le service Politique et Stratégie formule des propositions en vue d’améliorer le fonctionnement de l’INASTI et effectue une radioscopie permanente de celui-ci. Il réalise des projets en collaboration avec d’autres services et les caisses d’assurances sociales pour travailleurs indépendants dans le cadre du réseau informatique et de la Banque Carrefour de la Sécurité sociale. Ce service se charge également de l’élaboration et du suivi du contrat d’administration de l’INASTI. Le service interne de prévention et de protection se charge des différentes tâches relatives à cette matière tels que visiter des bureaux régionaux, élaborer les programmes de gestion de l’amiante, organiser un réseau de personnes de confiance, veiller au bien-être au travail, ou encore assurer des formations préventives et curatives. Le service Informatique coordonne l’utilisation des applications informatiques, développe et assure la maintenance du parc informatique pour le réseau informatique interne. Il assure, en outre, la formation et le soutien nécessaire et rédige les instructions techniques en matière d’utilisation des applications informatiques. Le service Sécurité de l’Information donne des avis sur la politique de sécurité de l’information au sein de l’INASTI et participe à sa mise en œuvre. Dans cet ordre d’idées, il exerce une surveillance générale sur l’application des règles de protection valant pour les différents réseaux informatiques internes et externes. Ce service gère, entre autres, les accès du personnel aux différentes banques de données utiles à l’exercice des missions de l’INASTI et veille au respect de la législation sur la vie privée. Parmi ses tâches de coordination, le service Sécurité de l’Information assure le secrétariat du « réseau de l’INASTI », groupe de travail regroupant l’INASTI, la DG Indépendants (SPF Sécurité sociale) et les caisses d’assurances sociales pour travailleurs indépendants. Le service du Personnel est chargé principalement de gérer les dossiers des agents statutaires et contractuels occupés tant à l’administration centrale que dans les bureaux régionaux. Le service Communication couvre toute la communication vers l’extérieur (rédaction de communiqués de presse, brochures, rapports annuels, organisation d’évènements, réalisation de campagnes extérieures, etc.) que la communication interne (création et gestion de l’intranet, réalisation du journal interne, etc.). Le service Logistique et Gestion de l’Environnement est chargé principalement de la gestion du patrimoine mobilier et immobilier de l’INASTI, l’organisation du trafic téléphone, des envois postaux entrants et sortants, de la correspondance interne, du nettoyage quotidien de tous les locaux, de la déserte des bureaux régionaux, de l’accueil du siège central, de l’achat, la gestion du stock et la distribution de diverses fournitures de bureau. Ce service a également pour mission de mener au sein de l’INASTI des actions en faveur du développement durable. La direction des Obligations de l’INASTI est compétente pour décider qui a la qualité de travailleur indépendant. Celui qui est assujetti au statut social des travailleurs indépendants paie, en principe, des cotisations à la caisse d’assurances sociales de son choix. Les bureaux régionaux dépistent, sur base des informations transmises principalement par le SPF Finances

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ou encore la Banque-Carrefour des Entreprises, les personnes qui ont exercé une activité de travailleur indépendant mais qui, pour des raisons diverses, ont négligé de s’affilier à une caisse d’assurances sociales pour travailleurs indépendants. Ils veillent à ce que les travailleurs indépendants ainsi dépistés soient tous affiliés à une caisse d’assurances sociales. Au besoin, ils les mettent en demeure, par lettre recommandée, de choisir l’une de ces caisses. Faute de réaction, les travailleurs indépendants sont affiliés d’office à la Caisse nationale auxiliaire d’assurances sociales pour Travailleurs indépendants. Les bureaux régionaux statuent également sur la situation d’un indépendant affilié à une caisse, lorsque celle-ci en fait la demande. Ils prennent également des décisions d’assimilation afin de permettre aux indépendants qui se trouvent dans certaines situations (maladie, études, appel sous les armes, détention préventive, etc.) de sauvegarder leurs droits à l’assurance maladie, à la pension et aux allocations familiales. La direction centrale des Obligations coordonne le travail des bureaux régionaux en leur fournissant une assistance technique, en rédigeant des directives et des notes à leur intention et en traitant les questions de principe qui lui sont soumises. Tout comme les bureaux régionaux dépistent les indépendants domiciliés dans leur territoire administratif et tranchent les litiges qui en résultent, l’administration centrale examine le cas des personnes qui résident à l’étranger mais exercent une activité de travailleur indépendant en Belgique. En outre, elle se charge, en collaboration avec l’ONSS, de trancher le cas des travailleurs dont la qualité d’indépendant est douteuse. Afin de garantir une unité de jurisprudence, l’administration centrale s’est réservée le pouvoir de décision dans certains domaines particuliers, notamment : l’application des accords bilatéraux et du règlement européen ; la renonciation au paiement des majorations nées du paiement tardif des cotisations pour les montants supérieurs à une somme fixée (actuellement 620 euros)60 ; les demandes introduites par d’anciens colons en vue de valider leurs périodes d’activité sur le territoire de l’ex-Congo belge ou sur les anciens territoires du Ruanda-Urundi ; la gestion des dossiers des travailleurs qui, en vertu d’une législation antérieure, avaient affecté un contrat d’assurance sur la vie ou bien un immeuble à la constitution de leur fonds de pension ; la faculté d’accorder dispense de cotiser ou paiement d’une cotisation réduite aux personnes débutant une activité de travailleur indépendant, aux personnes mariées, aux veufs, veuves et étudiants ainsi qu’aux personnes exerçant leur activité à titre complémentaire ; la faculté d’accorder dispense définitive de cotiser ou paiement d’une cotisation réduite ou de la cotisation minimum aux travailleurs indépendants ci-dessus énumérés lorsque leur activité de travailleur indépendant ne s’est pas étendue sur une année civile complète ; l’analyse des jugements des tribunaux du travail en matière d’assimilation et, le cas échéant, le suivi de la procédure en degré d’appel61. L’INASTI gère le Répertoire général des travailleurs indépendants. Cette banque de données contient des données pertinentes relatives à tous les travailleurs indépendants en Belgique. Elle est mise à jour quotidiennement par le service Répertoire général et les services opérationnels de l’INASTI, les caisses d’assurances sociales, le SPF Finances, le Registre national, le Registre bis de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale et la Commission des dispenses de cotisations. Dans ce cadre, le service Répertoire général procède à la validation des demandes d’affiliation émanant des caisses d’assurances sociales et le traitement des contestations relatives à ces affiliations ; l’enregistrement des changements intervenus dans la carrière professionnelle des indépendants (cessation ou reprise d’activité, assimilation, etc.) ; la communication des revenus professionnels aux caisses d’assurances sociales ; l’examen des demandes de changement de caisse introduite par les indépendants ; la recherche des adresses

60 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Rapport annuel, Bruxelles, 2008, p. 11. 61 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Faisons connaissance, Bruxelles, 1994, p. 11.

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et numéros nationaux via les terminaux reliés au registre national ; la rédaction de notes techniques à l’attention des utilisateurs du Répertoire général des travailleurs indépendants62. En outre, l’INASTI règle par cette banque de données l’échange électronique de données avec les caisses d’assurances sociales et avec la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale. Dans cette fonction, le Répertoire général des travailleurs indépendants peut dès lors être vu comme une mini Banque Carrefour pour le secteur des travailleurs indépendants63. Les sociétés paient à leur caisse d’assurances sociales une cotisation annuelle forfaitaire qui n’ouvre aucun droit mais qui contribue au financement du statut social. L’une des tâches du service Sociétés consiste à dépister les sociétés qui négligent de s’affilier. A cette fin, ce service gère une base de données de toutes les sociétés déjà affiliées, dit Répertoire général des sociétés dont les fonctionnalités et les missions qui en découlent sont parallèles à celles du Répertoire général des travailleurs indépendants, mais dont l’échange électronique de données se limite aux caisses d’assurances sociales. La confrontation de ce fichier avec les données fournies par le Registre national permet de retrouver les sociétés qui ne sont pas encore affiliées. Ces sociétés sont ensuite mises en demeure de s’affilier. Celles qui n’obtempèrent pas sont affiliées d’office à la Caisse nationale auxiliaire. Le Service sociétés somme les sociétés en défaut de s’acquitter de leurs obligations et, au besoin, procède au recouvrement judiciaire des cotisations dues et des majorations légales. Les Sociétés peuvent toutefois se voir dispensées du paiement de la cotisation après examen de leur cas. Le service traite également toutes les demandes d’information et instruit les contestations relatives aux obligations des sociétés64. Le service Sociétés se charge également de la perception des cotisations de toutes les sociétés affiliées à la Caisse nationale auxiliaire. Ce service est uniquement basé au siège central de l’INASTI. Avec effet au 1er janvier 2005, l’obligation individuelle de cotiser dans le chef des mandataires publics a disparu pour être remplacée par l’instauration d’une cotisation annuelle à charge de certains organismes65. Le service Mandataires publics se charge du prélèvement des cotisations des sociétés pour leurs mandataires publics. Des sanctions sont prévues en cas de non-paiement de cette cotisation. Dans des cas dignes d’intérêt, ce service statue sur le renoncement par l’INASTI en tout ou en partie à ces sanctions. La direction Pensions est fortement déconcentrée, des sections étant organisées dans chaque bureau régional. La demande constitue la base de chaque dossier. Au départ de cette demande, l’administration centrale adapte le fichier des pensions et constitue un dossier qui est envoyé au bureau régional de la province où réside l’intéressé. S’il s’agit d’une personne résidant à l’étranger, le dossier est instruit à l’administration centrale elle-même. Les bureaux régionaux gèrent de manière autonome les dossiers de pension qui leur sont transmis. Ils examinent la demande de pension, demandent les informations et documents probants nécessaires, calculent le montant de la pension et prennent la décision. Les bureaux régionaux peuvent compter sur l’aide de l’administration centrale pour des directives et des avis concernant les dispositions légales à appliquer ; pour l’élaboration et l’adaptation des programmes informatiques ; pour l’obtention de certains documents valant preuves de carrière66. Les périodes d’incapacité de travail, de service militaire, d’études et de détention préventive peuvent être assimilées à des périodes d’activité. Ces périodes seront intégrées dans la carrière utile pour la pension. Les périodes d’activité dans les anciennes colonies 62 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Faisons connaissance, Bruxelles, 1994, p. 9-11 63 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Rapport annuel, Bruxelles, 2008, p. 20. 64 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Faisons connaissance, p. 14. 65 Loi du 13 juillet 2005, M. B. 14-09-2005 et Arrêté royal du 10 août 2005, M. B. 17-08-2005. 66 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Faisons connaissance, p. 12-13

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belges (jusqu’en 1960) peuvent elles aussi être reprises dans la carrière et donc compter pour la pension67. Finalement la direction Pensions donne ordre à l’Office national des pensions de procéder au payement de la pension et se charge lui-même des adaptations ultérieures. Si des problèmes surgissent, ils sont soumis à l’INASTI. Dans la mesure du possible, les bureaux régionaux conservent eux-mêmes les dossiers qu’ils ont instruits. Ils se chargent également des contestations qui surgissent en raison des décisions, ainsi que de la correspondance ultérieure. L’activité professionnelle éventuellement exercée par les pensionnés est elle aussi contrôlée dans les bureaux régionaux. La vérification des jugements des tribunaux du travail est effectuée à l’administration centrale, de même que l’instruction des appels. Le service Droits spéciaux assure tant pour la Caisse nationale auxiliaire que pour les autres caisses d’assurances sociales le rôle de bureau de liaison pour les allocations familiales de travailleurs indépendants pour tous les contacts aussi bien avec les États membres de l’Union européenne qu’avec les pays liés à la Belgique par une convention bilatérale. Il se charge du paiement des allocations de naissance quand la caisse d’assurances sociales n’est pas en possession de l’attestation de naissance ou qu’il y a un conflit de compétence. Le service Droits spéciaux instruit, en outre, les dossiers dans lesquels il s’agit de renoncer à récupérer des prestations familiales indûment payées. Le service Inspection, qui dispose de sections dans chaque bureau régional, est chargé des tâches de contrôle et de vérification, du dépistage et de la collecte de preuves nécessaires pour pouvoir prendre une décision dans le cadre du statut social. La plupart des demandes de mission émanent des services internes de l’INASTI, à savoir principalement la direction Obligations, la Caisse nationale auxiliaire, la direction Pensions et le service Sociétés. Un certain nombre de missions sont effectuées à la demande d’organismes extérieurs, comme les fédérations de mutualités, les caisses d’assurances sociales, la Commission des dispenses de cotisations ou le Conseil pour le paiement des prestations. Des demandes peuvent également être formulées par la Commission Artistes. Le service Inspection est également impliqué dans le fonctionnement du Service d’Information et de Recherche sociale (SIRS). Il assure aussi, dans une large mesure, les relations publiques de l’INASTI par des permanences ou des visites à domicile. Le service Finances et Budget prépare plus spécialement le projet de budget ainsi que les tableaux synoptiques à établir par les organes de gestion de l’INASTI. Il s’occupe de la reddition des comptes et de toutes les opérations budgétaires et comptables en matière de gestion de l’INASTI et de la Caisse nationale auxiliaire. Ce service est en outre chargé des opérations budgétaires et comptables imposées en exécution des législations relatives à la pension de retraite et de survie, aux prestations familiales pour travailleurs indépendants et au régime des cotisation spéciales. Le service Études générales et juridiques fait partie de l’administration centrale mais prête ses services aux bureaux régionaux, aux caisses d’assurances sociales ou aux autres services de l’INASTI. Il répond également aux questions des autres organismes ou départements, ou de toute autre personne intéressée. Ce service élabore des avis juridiques sur l’application du statut social des travailleurs indépendants ; répond aux questions de principe qui lui sont posées ; prépare, soit sur demande, soit d’initiative, des notes de travail destinées à assurer l’application correcte de la législation au sein des services ; veille à publier et à actualiser, de façon permanente, une coordination des textes législatifs et règlementaires en rapport avec les missions de l’INASTI et élabore un commentaire détaillé et bien documenté de ces textes ; participe à divers groupes de travail chargé de projets concrets de modification de la

67 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Rapport annuel, Bruxelles, 2008, p. 16.

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législation68. Le service Études générales et juridiques se charge également de la gestion de la bibliothèque technique de l’INASTI. Le service des Statistiques a comme tâche principale d’établir, de traiter et de préparer en vue de leur publication ou de leur conservation toutes les données statistiques qu’il obtient via les banques de données de l’INASTI ou directement des caisses d’assurances sociales. Il les présente ensuite sous forme de tableaux statistiques reflètant l’évolution du nombre des assujetis et, parmi ceux-ci, des bénéficiaires de prestations. Ce service tient également des statistiques sur les sociétés affiliées. En outre, le service réalise ou participe à la réalisation de diverses études, à la demande du Conseil d’administration ou de l’Administration générale. Il fournit également des données à d’autres départements ministériels ou institutions qui les insèrent dans leurs publications ou les combinent avec d’autres données pour constituer de nouveaux tableaux69. La Caisse nationale auxiliaire fonctionnant comme une caisse libre d’assurances sociales s’occupe du calcul et de la perception des cotisations sociales de ses membres ainsi que du paiement des prestations familiales aux travailleurs indépendants. La Caisse nationale auxiliaire a toutefois ceci de particulier qu’elle a reçu du Législateur, en plus de la mission d’affilier les travailleurs indépendants qui se présentent spontanément chez elle, la mission spécifique d’affilier d’office les travailleurs indépendants qui ont omis de faire le choix d’une caisse d’assurances sociales dans le délai prévu70. Cette caisse instituée au sein de l’INASTI n’a pas de personnalité juridique distincte de celle de l’Institut. Elle fait néanmoins l’objet d’une gestion et d’une comptabilité distinctes. Cette comptabilité est cependant intégrée dans celle de l’INASTI. La Caisse nationale auxiliaire comprend, au sein de chaque bureau régional de l’INASTI, une section compétente pour les affiliés de son ressort. Pour ce qui concerne les obligations, la caisse inscrit ses affiliés volontaires. Elle introduit les données permettant le calcul des cotisations sociales et spéciales et veille à leur perception. La Caisse nationale auxiliaire suit l’évolution de la carrière professionnelle de ses affiliés et vérifie que les personnes qui bénéficient d’un barème de cotisation particulier remplissent bien les conditions nécessaires. En matière de droits, la caisse délivre à la demande de ses affiliés, les duplicata des bons d’assurance maladie-invalidité. Elle donne à la direction des Pensions les renseignements nécessaires pour déterminer la carrière de travailleur indépendant. La Caisse nationale auxiliaire instruit et gère les dossiers des affiliés qui ouvrent un droit aux allocations familiales dans le régime des travailleurs indépendants. Elle fournit en outre à ses affiliés tous les renseignements demandés sur les modalités de calcul de cotisations, délais de paiements, possibilité de dispense et sur les principes d’assujettissement au statut social71. 68 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Faisons connaissance, p. 19. 69

INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Faisons connaissance, p. 25. 70 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Rapport annuel, Bruxelles, 2008, p. 24. 71 INSTITUT NATIONAL D'ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Faisons connaissance, pp. 31-32.

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ORGANIGRAMMES

197272

72 INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Rapport annuel, Bruxelles, 1972, p. 7.

36

198073

73 INSTITUT NATIONAL D’ASSURANCES SOCIALES POUR TRAVAILLEURS INDÉPENDANTS, Rapport annuel, Bruxelles, 1980, p.4.

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199074


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200075


39

201076

76 http://www.rsvz.be/fr/tools/who/organisation_chart.htm. Consulté le 2 mars 2010.

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PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES

A. PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L’ARCHIVISTIQUE

Les archives sont les documents qui, quel que soit leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme, une personne ou un groupe de personnes dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme, personne ou groupe de personne. Il s’agit donc de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. En revanche, les livres et les périodiques imprimés ne sont pas considérés comme des archives, de même que les publications éléctroniques. 1. LES SÉRIES D’ARCHIVES

Les archives se présentent en séries, c.-à-d. en groupes de documents ou de dossiers qui sont réunis du fait qu’ils ont un élément commun, généralement de caractère formel, et qu’ils sont classés selon un même critère chronologique, alphabétique, numérique ou alphanumérique. Par exemple : les dossiers de personnel, la correspondance reçue, les dossiers d’affaires traitées par un service dans le cadre d’une de ses compétences spécifiques, ou les registres de l’indicateur de la correspondance expédiée.

2. LE PRODUCTEUR D’ARCHIVES

Tout organisme, toute personne ou tout groupe de personne qui, dans l’exercice de ses fonctions ou activités, constitue ou a constitué des archives.

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B. ANALYSE DE LA PRODUCTION D’ARCHIVES

Le secteur des travailleurs indépendants représente un intérêt indéniable pour la recherche, ne fût-ce qu’en prenant en compte son rôle essentiel dans l’économie nationale. Des administrations tels que le SPF Économie ou les ministères régionaux et communautaires peuvent offrir de la matière historique liée directement aux activités des travailleurs indépendants. Mais l’INASTI peut présenter des sources qui éclairent la réalité sociale de ce segment de la société. Il suffit de prendre en compte son rôle de courroie de transmission entre le secteur des travailleurs indépendants et les décideurs politiques ou le rôle de « filet social » joué par la Caisse nationale auxiliaire pour se convaincre de la nécessité de conserver des documents pouvant être utilisés par des économistes, des sociologues ou encore des historiens comme sources de première main. Suivant le recensement effectué au début de l’année 2006 par le service Logistique et gestion de l’Environnement, l’INASTI conserve 18,364 km linéaires d’archives. Elles se répartissent comme suit77 :

SERVICES / DIRECTION VOLUME D’ARCHIVES CONSERVÉ (en mètres linéaires)

Administration générale et Secrétariat

31,2 mètres

Bureaux régionaux 6773,9 mètres

Caisse nationale auxiliaire 412,2 mètres

Communication 65,4 mètres

Divers 2582,11 mètres

Droits spéciaux 453,8 mètres

Finances et Budget 565,8 mètres

Inspection 19,2 mètres

Logistique et Gestion de l’Environnement

178,4 mètres

Obligations 309,9 mètres

Pensions 5835,7 mètres

Personnel 198 mètres

Sécurité de l’information 28,8 mètres

Sociétés 688,29 mètres

Statistiques 221,4 mètres

TOTAL 18364,1 mètres

Les archives de l’INASTI sont conservées à la fois au siège centrale, à savoir dans son bâtiment sis place Jean Jacobs n° 6 et dans celui adjacent sis boulevard de Waterloo n° 77 à

77 Tableau élaboré sur base d’une note interne du service Logistique de l’INASTI rédigée au début de l’année 2006.

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1000 Bruxelles ainsi que dans différents bureaux adjacents. Vu leurs possibilités de stockage limitées, les bureaux régionaux ne conservent principalement que des archives ayant encore une utilité administrative. Le siège de Bruxelles dispose d’importants espaces en sous-sol pour conserver à la fois des archives dynamiques mais également statiques. Néanmoins les espaces libres viendront à manquer à terme rendant d’autant plus nécessaire une opération de tri.

La répartition géographique se fait comme suit78 :

LOCALISATION VOLUME D’ARCHIVES CONSERVÉ (en mètres linéaires)

SIÈGE CENTRAL

Bâtiment boulevard de Waterloo

5119,8 mètres

Bâtiment place Jean Jacobs 6470,5 mètres

Sous-total 11590,3 mètres

BUREAUX RÉGIONAUX

Anvers 597,8 mètres

Bruxelles 504 mètres

Bruges 696 mètres

Gand 920 mètres

Louvain 552 mètres

Libramont 736 mètres

Liège 1086 mètres

Hasselt 223 mètres

Malmédy 58,5 mètres

Mons 707mètres

Namur 195 mètres

Wavre 197 mètres

Sous-total 6773,9 mètres

TOTAL 18364,1 mètres

Excepté les dossiers individuels tels que les dossiers de pension ou les dossiers de recouvrement judiciaire qui étaient arrivés à échéance et pour lesquels l’INASTI a demandé régulièrement des autorisations d’élimination, l’Institut semble avoir conservé toutes ses archives depuis sa création. Il conserve en outre des archives de ses prédecesseurs en droit.

78 Tableau élaboré sur base d’une note interne du service Logistique de l’INASTI rédigée au début de l’année 2006.

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La majeure partie des archives de l’INASTI se compose de dossiers d’exécution. Vu les importantes missions de cette administration de tenir à jour le répertoire des travailleurs indépendants et de celui des sociétés, ainsi que d’instruire et de statuer sur les demandes de pension des travailleurs indépendants, une grande proportion de ses archives conserve une utilité administrative durant une période équivalente au moins au temps de carrière d’un travailleurs indépendant. L’INASTI remplit également une mission de centre d’étude en s’inscrivant dans le processus de production législatif et réglementaire, en veillant à sa bonne exécution et en renvoyant l’information nécessaire vers les citoyens ou d’autres institutions concernées (cellules stratégiques des ministres fédéraux, SPF, parastataux, caisses d’assurances sociales, etc.). Le contenu de ce travail se présente sous des formes juridique et comptable. Dans ce cadre, cette administration conserve non seulement sa propre production mais également des documents provenant d’autres acteurs avec lesquels l’INASTI est associé dans le processus de décision et la gestion de la Sécurité sociale pour le secteur des travailleurs indépendants. L’INASTI dispose d’un espace partagé pour l’ensemble de l’institution dit « R » et d’espaces partagés par service ou direction dit « V ». Un grand nombre de données utiles aux collaborateurs de l’INASTI tels que des notes d’interprétation, des documents stratégiques provenant des organes de direction ou encore des communications au personnel dit « communications numérotées » y sont placées. L’ensemble des services et directions sont amenés à alimenter le contenu du « R ». Un groupe de travail dit groupe « R » a été créé à cet effet. Á cet égard, nous avons d’ailleurs convenu que le service Informatique soit responsable du « contenant » et que la destination définitive du « contenu » soit envisagé en fonction des différents services et directions producteurs. Un intranet devrait d’ici peu voir le jour et remplacer l’actuel « R ». Dans cet ordre d’idées, il faut mentionner que l’Administration générale de l’INASTI utilise déjà un espace de travail électronique destiné à la collaboration entre Institutions publiques de Sécurité sociale. Cet espace a été mis en place par la Banque Carrefour de la Sécurité sociale. Nous avons repris dans le présent tableau de tri l’ensemble des séries sans tenir compte du support sur lequel sont placées les données à conserver ou à éliminer. Á cet égard, pour bon nombre de séries d’archives les versions papier et digitale se chevauchent. Dans les choix qui pourraient être opérés, il importe de veiller à s’interroger si les documents électroniques disposent de la valeur probante. Dans le cas contraire, la conservation de documents papier devra certainement être privilégiée. En outre, il importe également de conserver les données informatiques dans leur environnement d’origine et prévoir, suivant les éléments à conserver, une migration des données voire une émulation des systèmes afin de conserver l’entièreté de l’information. Outre la gestion du « Répertoire général des travailleurs indépendants » (RGTI) et du « Répertoire général des sociétés » (RGS), l’INASTI a mené en amont depuis plusieurs années de multiples projets de passage au numérique dont l’objectif est de générer et de gérer un dossier entièrement électronique par « client ». De plus, l’INASTI a mis en place avec un partenaire privé une plate-forme permettant au service Études générales et juridiques de disposer d’une importante base de données juridiques. En aval, l’INASTI a parallèlement développé des projets d’entrepôts de données (datawarehouse) au niveau des directions Pension et Obligations afin d’assurer la collecte et le stockage des données, de même que leur traitement statistique. Plusieurs base de données disposant de fonctions particulières et de possibilités différentes vont dès lors se croiser permettant d’élargir les applications possibles au sein de l’INASTI mais également au niveau de l’ensemble du secteur de la Sécurité sociale.

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C. DESCRIPTION DES PRINCIPALES SÉRIES D’ARCHIVES

1. CORRESPONDANCES GÉNÉRALES

Les correspondances générales de l’administrateur général, de l’administrateur général adjoint et du secrétariat de l’INASTI se composent d’une part, du courrier traité directement par ces derniers et d’autre part, des copies des courriers traités (envoyés et reçus) par les services gestionnaires des dossiers. 2. ARCHIVES RELATIVES À L’ORGANISATION ET À LA GESTION DE L’INASTI

Différentes séries de documents émanant des organes dirigeants et de la concertation de l’INASTI tels que le Conseil d’administration, le Comité de gestion ou encore le Comité de concertation sont en grande partie produits et entièrement conservés par le secrétariat. Ce dernier se charge de diffuser sur base de ces différentes séries l’information stratégique auprès des niveaux A afin d’assurer une bonne circulation de l’information au sein de cette institution. Reflétant les réformes menées depuis une dizaine d’années dans la gestion del’appareil de l’État, différents services produisent et/ou conservent des documents relatifs aux missions et au cadre managérial de l’INASTI (dossiers relatifs aux tableaux de bord, dossiers relatifs au Cadre d’Auto évaluation des Fonctions publiques (CAF), dossiers relatifs à l’élaboration de manuel de management, etc.). Ils conservent aussi des documents relatifs au processus de négociation et de suivi des contrats d’administration. Ces derniers définissent d’une part, la gouvernance des Institutions publiques en fixant un certain nombre d’objectifs concrets à atteindre et d’amélioration de la gestion interne et contiennent d’autre part, un certain nombre d’engagements de l’État, dont le premier est de fournir aux Institutions publiques de Sécurité sociale les moyens nécessaires à la réalisation de leurs objectifs. Le service du personnel conserve un ensemble de séries de dossiers individuels relatives aux collaborateurs de L’INASTI tels que les dossiers administratifs du personnel, les dossiers de saisies ou encore les dossiers salariaux. Par contre, les dossiers relatifs aux cercles de développement sont conservés dans les différents services (les originaux sont conservés par les supérieurs hiérarchiques et les copies dans les services du personnel respectifs). Certains services, principalement dans les bureaux régionaux, conservent des copies de certains éléments des dossiers du personnel. Les services Logistique et Gestion de l’Environnement, Informatique, Finances et Budget ainsi que Bien-être et Prévention produisent de multiples séries de documents relatifs à la gestion de l’INASTI allant de dossiers regorgeant de points de détail jusqu’au notes de synthèse transmises aux organes dirigeants de l’Institut. 3. DOSSIERS D’ÉTUDE, D’EXPERTISE ET DE RÉGLEMENTATION

Les différents services et directions de l’INASTI conservent chacun un grand ensemble que l’on pourrait qualifier de « dossier central », comprenant principalement les dossiers de préparation et d’interprétation des textes légaux et réglementaires. Il faut souligner le fait que des données personnelles sont également présentes parmi ces dossiers généraux, ce qui implique un régime particulier pour leur consultation au regard de la législation sur la protection de la vie privée. Ces dossiers administratifs reprennent l’ensemble des différentes données de la conception à la publication des lois, arrêtés royaux, arrêtés ministériels et circulaires, ainsi des lettres de particuliers, des notes de cabinet, des articles de doctrine, des commentaires après arrêt de jurisprudence, etc. Ces séries sont classées par mots clés ou classements décimaux propres aux services. Le service Statistiques établit des tableaux statistiques reflètant l’évolution du nombre des assujetis et, parmi ceux-ci, des bénéficiaires de prestations (allocations familiales / pension) et des sociétés affiliées. Ces tableaux sont regroupés par sujet dans différents recueils. Le service

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Finances et Budget assure la gestion financière globale du statut social des travailleurs indépendants, les documents budgétaires signés reprenant l’essentiel des données comptables et budgétaires par année. 4. QUESTIONS PARLEMENTAIRES

La plupart des services de l’INASTI se chargent également de préparer les réponses des ministres compétents aux questions parlementaires. 5. DOSSIERS INDIVIDUELS

Direction Obligations Dossiers de dépistage des travailleurs indépendants et des sociétés qui ne s'affilient pas à une caisse d'assurances sociales : ces dossiers consistent principalement au produit du recoupement d’informations et comportent des éléments de provenance multiples à savoir le SPF Finances (Contributions), l’ONSS, l’ONEM, etc. « Dossiers colons » : ces dossiers conservés par la direction Obligations et comprenant les demandes introduites par d’anciens colons en vue de valider leurs périodes d’activité sur le territoire de l’ex-Congo belge ou sur les anciens territoires du Ruanda-Urundi comportent des données de diverses natures et origines. Ces dossiers disposent d’un répertoire alphabétique. Dossiers assujettissement : ces dossiers résultent de demandes d’informations formulées par les caisses d’assurances sociales lorsqu’il est mis fin à un assujettissement, quand il s’agit de faire intervenir le service d’inspection ou encore lorsque ce dernier comporte des éléments d’extranéité. Ces dossiers sont traités par les bureaux régionaux, à l’exception des dossiers se référant aux conventions internationales qui sont gérés par le niveau central. Ils comportent des éléments de provenance multiples à savoir le SPF Finances (Contributions), l’ONSS, l’ONEM, etc. Dossiers « levée de majorations » : les sociétés autres que les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions, peuvent être exonérées du paiement de la cotisation pendant les trois premières années de leur existence si elles sont inscrites comme entreprise commerciale dans la Banque-carrefour des Entreprises et si tous les gérants (et la majorité des associés actifs) n’ont pas eu la qualité de travailleur indépendant pendant plus de 3 ans dans les 10 années qui précèdent la création de la société. En cas de paiement tardif de la cotisation, les sociétés se voient réclamer des majorations. Elles peuvent en demander la remise si elles ont payé la cotisation proprement dite et les frais éventuels. Suivant les montants, ce sont les bureaux régionaux ou le niveau central qui prennent la décision. Ces dossiers comprennent la motivation du demandeur. Dossiers d'enquête AMI (Assurance Maladie Invalidité) : Vu que l’activité d’un indépendant doit cesser et ne peut être poursuivie par quelqu’un d’autre, les mutualités font appel à l’INASTI afin de procéder à une première enquête dans le cadre d’une incapacité de travail. Ces dossiers consistent essentiellement en déclarations faites par les indépendants sous la forme de questionnaires. Dossiers affectation immeubles et dossiers affectation assurance-vie : Dans le Les années au cours desquelles le travailleur indépendant a affecté à la constitution de son fonds de pension un contrat d’assurance sur la vie ou un immeuble, sont repris dans le calcul de la pension de retraite et de la pension de survie. Ces dossiers comprennent des actes de notaire. Dossiers nouvelles affiliations : Ces dossiers consistent en la vérification des nouveaux affiliés si ces derniers ne correspondent pas à des faux indépendants. Un faux travailleur indépendant est une personne qui est déclarée à tort comme travailleur indépendant auprès de l'administration de la sécurité sociale (de sa propre initiative ou sur l’initiative d’un commanditaire), alors qu'elle relève - du point de vue de la sécurité sociale - plutôt du régime des travailleurs salariés. Ces dossiers sont constitués essentiellement des informations

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transmises par l’ONSS à l’INASTI suite à l’affiliation d’un indépendant à une caisse d’assurances sociales. Dossiers assimilation : L'assimilation est une technique par laquelle les personnes non-actives, qui ont été obligées d'interrompre ou de mettre fin à leur activité de travailleur indépendant, préservent leur droit aux prestations pour l'avenir, le cas échéant en payant une cotisation. L'assimilation couvre certaines périodes de maladie ou d'invalidité, d'études ou d'apprentissage, de service militaire, d'assurance continuée. Les informations transmises par le SPF Finances constituent la base des dossiers auxquels s’adjoignent des données diverses relatives au parcours de vie des travailleurs indépendants. Ces dossiers sont traités par les bureaux régionaux. Service Sociétés Dossiers de cotisations de sociétés : ces dossiers sont classés par caisses d’assurances sociales, puis par numéro de TVA. Ils peuvent, entre autres, comporter pour chaque société : l’acte d’affiliation ; les documents par lesquels le gérant ou l’administrateur demande l’exonération du paiement des cotisations ; les attestations délivrées par l’Administration des contributions directes prouvant que la société n’a exercé aucune activité commerciale ou civile pendant une ou plusieurs années civiles complètes ; les documents attestant que la société se trouve en situation de liquidation, de faillite ou de concordat ; une copie de déclaration de créance envoyée au curateur ; les documents relatifs à la preuve de dissolution de la société ; le document par lequel l’INASTI accorde la remise partielle ou totale des majorations dues ; le document par lequel le gérant ou l’administrateur invoque la prescription ; tout document grâce auquel la prescription a été suspendue ou interrompue ainsi que la preuve de l’envoi de ce document ; les jugements et arrêts ainsi que la copie de la citation et du décompte joint à celle-ci pour chacun des jugements et des arrêts pris ; la copie de la contrainte délivrée par l’agent de la caisse d’assurance sociale habilité pour ce faire ainsi que les documents concernant la suite donnée à cette contrainte ; tout document sur base duquel la caisse d’assurance sociale a passé des cotisations en irrécouvrabilité ou en prescription ; toute correspondance avec les services d’inspection ainsi que les notes rédigées par ceux-ci ; la copie de la correspondance et les documents par lesquels la caisse d’assurance sociale réclame le paiement des cotisations. Caisse nationale auxiliaire Dossiers d’affiliés : Ces dossiers sont classés par numéro du registre national. Ils peuvent contenir : l’acte d’affiliation, tout document de dépistage de l’INASTI ; les documents relatifs à la preuve de cessation d’activité ; les documents déterminant la catégorie de cotisants ainsi que ceux relatifs à tout changement de catégorie de cotisants ; tout document relatif à une contestation fiscale ainsi que ceux par lesquels l’administration fiscale communique les revenus directement à la caisse d’assurances sociales à sa demande expresse ; le document par lequel l’affilié invoque la prescription ; le document par lequel l’INASTI accorde la remise partielle ou totale des majorations dues ; tout document grâce auquel la prescription a été suspendue ou interrompue ainsi que la preuve de l’envoi de ce document ; les décisions de la Commission des dispenses de cotisations ainsi que la copie du formulaire B reprenant les cotisations sur lesquelles ladite Commission a statué ; les jugements et arrêts ainsi que la copie de la citation et décompte joint à celle-ci pour chacun des jugements et arrêts pris ; la décision permettant à l’INASTI à un affilié de payer des cotisations dans le cadre de l’assurance continuée ou lui octroyant l’assimilation – maladie ; tout document sur base duquel la caisse d’assurances sociales a passé des cotisations en irrécouvrabilité ou en prescription ; tout document par lequel l’affilié conteste son assujettissement ainsi que la décision de l’INASTI ou de la juridiction du Travail compétente ; tout document par lequel le service inspection de l’Administration su Statut social des Indépendants a marqué son accord sur le remboursement ou le paiement de cotisations prescrites ; tout document nécessaire à l’établissement de la carrière des affiliés au moyen du stencil 2B ; toute correspondance avec les services d’inspection ainsi que les notes rédigées par ceux-ci.

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Dossiers prestations familiales : Ces dossiers classés par numéro de registre national comprennent différents documents relatifs à l’ouverture des droits tels que certificat scolaire, attestation de la mutuelle établissant l’incapacité de l’attributaire, le payement des allocations de naissance et/ou d’allocations familiales ainsi que la correspondance y afférente. Service Droits spéciaux Dossiers individuels relatifs aux allocations de naissance et/ou aux allocations familiales pour les invalides, à celles de pensionnés et d’orphelins bénéficiant de prestations familiales dans le régime antérieur au 1er avril 1976, pour les détenus ou encore pour les travailleurs étrangers bénéficiant d’allocations de naissance mais n’ayant pas transmis ou reçu d’attestation de naissance. La nature de ces dossiers est similaire à celle des dossiers prestations familiales de la caisse nationale auxiliaire.

Direction Pensions Dossiers Pensions : ces dossiers sont classés par numéro du registre national. Ils peuvent, entre autres, contenir les documents provenant de l’État civil, de documents provenant du tribunal de commerce, le formulaire de demande de pension, le document de calcul de pension, des documents provenant du contrôle des contributions, des documents provenant de la caisse d’assurances sociales, ainsi que la correspondance y afférente. Le stencil B2 transmis par les caisses d’assurances sociales constitue le document clé des dossiers puisqu’il offre une synthèse de la carrière de l’indépendant. Service Mandats publics Les dossiers « mandats publics » sont classés par sociétés et comprennent pour l’ensemble du pays les demandes formulées chaque année, les périodes, les montants bruts, les noms, les organismes qui mandatent (syndicats, villes, organismes d’employeurs).

Secrétariat - service Sécurité de l’Information

Le secrétariat de l’INASTI conserve une série d’archives est relative aux délégations de pouvoir de l’Administrateur général de l’INASTI à des membres de cette administration. De même, le service Sécurité de l’Information conserve les accès aux bases de données. 6. NOTES AUX CAISSES D’ASSURANCES SOCIALES

La plupart des services de l’INASTI conservent les instructions techniques à l’usage des caisses d’assurances en matière de recouvrement des cotisations, des indemnités et de la comptabilité. Ces instructions techniques sont rédigées par la DG Indépendants (SPF Sécurité sociale), dites « notes aux caisses », ainsi les « notes techniques aux caisses d’assurances sociales » rédigées par le service Répertoire général de l’INASTI pour les utilisateurs de sa base de données. 7. GROUPES DE TRAVAIL ET RÉUNIONS EXTERNES

L’INASTI assure le secrétariat de commission, comité ou groupe de travail tels que le groupe de travail « réseau de l’INASTI » ou encore le groupe de travail « Gestion des données » rassemblant des représentants de différentes institutions. Inversement, les collaborateurs de l’Institut assistent en tant que membre effectif ou simple observateur, à des réunions dont d’autres institutions / organismes en assurent le secrétariat tels que le travail du groupe de travail « Enfants handicapés » (« Handichild ») ou encore l’assemblée générale de l’Association des Caisses d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (ACASTI) qui regroupe les 15 caisses d’assurances sociales belges.

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8. CONTENTIEUX

Les bureaux régionaux et le service Études générales et juridiques se chargent du traitement des dossiers de contentieux de l’INASTI qui passent principalement devant les tribunaux du travail. Le service Études générales et juridiques fait le relevé des cas pouvant faire jurisprudence et formule des commentaires à leurs propos. 9. INTERNATIONAL

Le service Droits spéciaux participe au groupe de travail européen de réglementation en matière d’allocations familiales, au groupe de travail de questions sociales du Conseil européen et aux groupes de travail bilatéraux de préparation et d’interprétation de la réglementation européenne en matière d’allocations familiales. 10. PUBLICATIONS ET IDENTITÉ VISUELLE

L’INASTI se charge non seulement de la rédaction et de la publication d’un journal interne, de certaines brochures ou de rapports annuels mais aussi des réponses aux questions les plus fréquemment posées (frequentely asked question ou FAQ) ainsi que du développement de sites web. Il travaille également à définir son identité visuelle par l’élaboration, entre autres, d’une charte graphique (dite « style maison ») permettant la standardisation de tous les supports de communication interne et externe. 11. PRESSE

Les contacts avec la presse constituent l’un des axes cardinaux de la communication externe de l’INASTI. Dans cette optique, le service Communication rédige des communiqués de presse et participe à la mise en place de procédures de communication au sein du secteur de la Sécurité sociale. 12. PUBLICATION

L’INASTI élabore une coordination officieuse des lois et arrêtés concernant le statut social des travailleurs indépendants, des commentaires sur le statut social de ces travailleurs, des publications statistiques et des ouvrages et brochures destinées à un large public. 13. DOCUMENTATION

Bon nombre de collaborateurs de l’INASTI récoltent de la documentation à l’occasion de conférences, de journées d’études et de colloques en vue de constituer une base informationnelle de référence sur une (ou plusieurs) matière(s). 14. BASES DE DONNÉES

Le cœur informatique se constitue de deux banques de données, le « Répertoire général des travailleurs indépendants » (RGTI) et le « Répertoire général des sociétés » (RGS). Le RGTI contient les données sur les personnes physiques qui ont des obligations et des droits en applications du statut social, tandis que le RGS contient des données sur les personnes morales. Les deux banques de données peuvent être consultées en ligne par le réseau secondaire de la Sécurité sociale des travailleurs indépendants, à savoir les services de l’INASTI, les caisses d’assurances sociales, le SPF Économie, PME, Classes moyennes et Énergie, le SPF Sécurité sociale et la Commission des dispenses de cotisation. Elles sont mises à jour quotidiennement par l’ajout des données provenant des services mêmes de l’INASTI, des caisses d’assurances sociales, du SPF Finances, du Registre national et de la Commission des dispenses de cotisations pour le Répertoire général des travailleurs indépendants et de la

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Banque-Carrefour des entreprises (BCE), l’INASTI et des caisses d’assurances sociales pour le Répertoire général des sociétés. La Caisse nationale auxiliaire dispose pour sa part de la base de données « Ventouris » pour conserver et traiter les informations relatives à ses affiliés. Le service Droits spéciaux utilise également la base de données « Ventouris » pour ses dossiers de prestations familiales. 15. PRÉDÉCESSEURS EN DROIT

L’INASTI conserve les archives des organes dirigeants de ses prédécesseurs en droit, à savoir de l’Office national des Pensions pour Travailleurs indépendants (ONPTI), de l’Office national d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (ONASTI), des Allocations familiales pour Travailleurs indépendants (ONAFTI), de la Caisse mutuelle nationale d’Allocations familiales et du Fonds de Solidarité et de garantie.

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D. PRINCIPE DE SÉLECTION

Toute opération de tri, d’élimination ou de conservation des archives de l’INASTI sur base du présent tableau de tri sera précédée idéalement de l’étape d’élagage. Il s’agira concrètement pour chaque service de procéder à l’élimination des doubles, des copies et des formulaires vierges présents dans les séries d’archives qu’ils ont produites et qui d’après le présent tableau de tri sont destinées à être conservées intégralement ou partiellement après tri. Le service devra aussi veiller à retirer tous les éléments susceptibles de nuire à l’intégrité des documents destinés à être conservés à savoir notamment, les trombones, les agrafes mais aussi les classeurs à anneaux et autres fardes à glissières métalliques. Ces différents types de support pourront être remplacés – le cas échéant – par d’autres types de support similaires composés d’un matériau ne portant pas atteinte aux documents. Les principes généraux qui ont guidé nos critères de sélection des séries d’archives à conserver – éventuellement après tri – au sein des services centraux et opérationnels de l’INASTI sont repris ci-après. Ils reposent sur deux critères fondamentaux à savoir la valeur intrinsèque des documents et leur importance pour la recherche comprise dans son acception la plus large lorsque ces documents seront devenus librement consultables.

1. CORRESPONDANCE GÉNÉRALE

Les correspondances générales de l’administrateur général, de l’administrateur général adjoint et du secrétariat de l’INASTI doivent faire l’objet d’un tri en éliminant les copies de la correspondance renvoyée vers les services gestionnaires des dossiers ainsi que la correspondance de politesse.

2. ARCHIVES RELATIVES À L’ORGANISATION ET À LA GESTION DE L’INASTI

Les différentes séries de documents produits par les organes dirigeants et de la concertation de l’INASTI tels que le Conseil d’administration, le Comité de gestion ou encore le Comité de concertation constituent une source de première main pour étudier et comprendre cette administration et plus largement le secteur des indépendants. Cet ensemble doit être conservé de même que les documents relatifs aux missions et au cadre managérial de cette institution (dossiers relatifs aux tableaux de bord, dossiers relatifs au Cadre d’Auto évaluation des Fonctions publiques (CAF), dossiers relatifs à l’élaboration de manuel de management, etc.) ainsi que les docuemnts relatifs au processus de négociation et de suivi des contrats d’administration. Seules les archives des services transversaux en charge de la gestion logistique, informatique, financière et du personnel présentant un caractère synthétique doivent être conservées. 3. DOSSIERS D’ÉTUDE, D’EXPERTISE ET DE RÉGLEMENTATION

Les documents produits dans le cadre de cette mission que l’on pourrait qualifier de « centre d’étude » nous paraissent essentiels à conserver afin de disposer d’éléments indispensables à l’analyse du secteur de la Sécurité sociale. Un exemplaire dans chaque langue et par année doit en être conservé des recueils de tableaux statistiques reflétant l’évolution du nombre des assujettis et, parmi ceux-ci, des bénéficiaires de prestations (allocations familiales / pension) et des sociétés affiliées. Vu que le service Finances et Budget assure la gestion financière globale du statut social des travailleurs indépendants, les documents budgétaires signés reprenant l’essentiel des données comptables et budgétaires par année doivent être conservés et les dossiers préparatoires peuvent être éliminés.

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4. QUESTIONS PARLEMENTAIRES

Les Annales parlementaires retranscrivant intégralement les réponses des ministres compétents, les dossiers de préparation aux questions parlementaires peuvent être dès lors éliminées. 5. DOSSIERS INDIVIDUELS

Les dossiers individuels de la direction Obligation, du service Sociétés, de la direction Pension, de la Caisse nationale auxiliaire et du service Droits spéciaux, tels que les dossiers de dépistage, les dossiers individuels pension ou encore les dossiers d’allocations de naissance et/ou d’allocations familiales de détenus constituent des dossiers d’exécution ne présentant que peu d’informations exploitables historiquement en proportion de leur ampleur et peuvent dès lors être éliminés. Les « dossiers colons » conservés par la direction Obligations et comprenant les demandes introduites par d’anciens colons en vue de valider leurs périodes d’activité sur le territoire de l’ex-Congo belge ou sur les anciens territoires du Ruanda-Urundi doivent faire exception. Ils recèlent en effet une foule d’informations relatives aux indépendants de nationalité belge, mais également sur un segment encore peu connu de l’histoire du Congo, à savoir les indépendants non belges installés dans les colonies belges et doivent dès lors être conservés. La série d’archives relatives aux délégations de pouvoir de l’Administrateur général de l’INASTI à des membres de cette administration et conservée par le Secrétariat, ainsi que les accès aux bases de données centralisés par le service Sécurité de l’Information doivent être conservés car ils peuvent non seulement révéler la répartition des responsabilités au sein de l’INASTI, mais également servir à assurer l’authenticité de certaines catégories de documents. Les dossiers relatifs aux cotisations des sociétés pour leurs mandataires publics doivent également être conservés. Ces dossiers pourraient permettre l’établissement d’un cadastre des mandats publics, de même qu’ils offrent des matériaux pour l’étude de la gouvernance publique dans notre pays. 6. NOTES AUX CAISSES D’ASSURANCES SOCIALES

La DG Indépendants rédige des instructions techniques à l’usage des caisses d’assurances en matière de recouvrement des cotisations, des indemnités et de la comptabilité. Étant donné qu’un exemplaire complet de cette série des « notes aux caisses d’assurances sociales » doit être conservé par la DG Indépendants (SPF Sécurité sociale) les différents services de l’INASTI peuvent éliminer leur exemplaire. Dans le même ordre d’idées, le service Répertoire général de l’INASTI devra conserver les « notes techniques aux caisses d’assurances sociales » qu’il rédige pour les utilisateurs de sa base de données. 7. GROUPES DE TRAVAIL ET RÉUNIONS EXTERNES

Nous avons opté pour la conservation des procès-verbaux des réunions externes quand l’INASTI assure le secrétariat d’une commission, d’un comité ou d’un groupe de travail tels que le groupe de travail « réseau de l’INASTI » ou encore le groupe de travail « Gestion des données ». Pour les réunions auxquelles l’INASTI assiste en tant que membre effectif ou simple observateur, la destination définitive dépend de la possibilité de retrouver aisément ou non les procès-verbaux auprès de l’institution/de l’organisme qui en assure le secrétariat. Dans cette optique, nous avons opté pour la conservation des procès-verbaux des réunions et documents de travail de l’assemblée générale de l’Association des Caisses d’Assurances sociales pour Travailleurs indépendants (ACASTI) qui regroupe les 15 caisses d’assurances sociales belges et qui bénéficie d’un statut d’ASBL et pour lequel ne s’applique pas loi sur les archives du 24 juin 1955. Inversement les procès-verbaux des réunions et documents de groupe de travail de travail dont le secrétariat est assuré par le SPF Sécurité sociale, l’ONP ou encore la Banque Carrefour de la Sécurité sociale peuvent être éliminés.

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8. CONTENTIEUX

Les archives du SPF Justice ayant déjà fait l’objet d’un tableau de tri, nous préconisons d’éliminer les dossiers relatifs aux contentieux, à l’exception des commentaires formulés par le service Études générales et juridiques qui donnent une interprétation des cas et illustrent les points de vue de l’INASTI. 9. INTERNATIONAL

Les archives du service Droits spéciaux relatives à ces activités européennes doivent être conservées. 10. PUBLICATIONS ET IDENTITÉ VISUELLE

Les documents produits dans ce cadre pourraient à terme offrir de la matière pour l’étude de ce type de démarche au sein d’une institution publique de Sécurité sociale et sont dès lors dignes d’être conservés. 11. PRESSE

Il est opportun de conserver les communiqués de presse et les informations relatives aux procédures de communication mises en place au sein du secteur de la Sécurité sociale. 12. PUBLICATION

L’INASTI a systématiquement déposé au dépôt légal de la Bibliothèque royale ses publications tels que sa coordination officieuse des lois et arrêtés concernant le statut social des travailleurs indépendants, ses commentaires sur le statut social de ces travailleurs, ses publications statistiques et ses ouvrages et brochures destinées à un large public. Néanmoins, nous avons opté par mesure de précaution d’opter pour la conservation d’un exemplaire dans chaque langue. 13. DOCUMENTATION

Ces dossiers de documentation doivent être conservés à moins qu’ils ne présentent pas de plus-value informationnelle aux activités des services de l’INASTI ou plus largement du secteur des travailleurs indépendants, de même que s’il apparaît que la documentation conservée peut facilement être retrouvée ailleurs. 14. BASES DE DONNÉES

Il a été opté de conserver les bases de données « Répertoire général des travailleurs indépendants » (RGTI), « Répertoire général des sociétés » (RGS) et « Ventouris » y compris la documentation relative à la création et à la gestion ces bases de données en attendant que l’INASTI développe l’entièreté de ses projets informatiques et permette dès lors aux Archives de l’État d’appréhender plus spécifiquement et de manière plus approfondie le choix à opérer dans la conservation des éléments contenus ou résultant de ces bases de données. Une analyse des flux électroniques et des différents champs et applications au sein des bases de données de l’Institut devrait permettre d’opérer des choix garantissant la meilleure conservation et les traitements à venir de ces données. 15. PRÉDÉCESSEURS EN DROIT

Il est évident que les archives des organes dirigeants des prédécesseurs en droit de l’INASTI sont essentielles à l’histoire de la Sécurité sociale et doivent dès lors être conservées.

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