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Histoires de Zentiva à propos du Code du Bon sens — Le policier de Zentiva

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Vito et Milan, j’ai une question à vous poser

au sujet de ce nouveau Code d’Ethique. Mais j’ai un petit peu

honte de le demander…

Ne t’inquiète pas. Il n’y a pas de honte à avoir !

Eh bien, je me demandais… Est-il vraiment important d’avoir

ce nouveau Code d’Ethique ou pouvons-nous simplement

l’ignorer ?

Bien sûr qu’il est important de l’avoir.

C’est ce que dit l’avocat... Mais pourquoi ? Il s’agit là encore de paperasse à traiter… et j’ai entendu dire que le nouveau

Zentiva souhaitait travailler de manière plus flexible, sans trop de procédures d’entreprise…

Oui, tu as raison. C’est en effet encore de la

paperasse. Mais l’as-tu déjà lu ?

Pas encore, je n’ai pas eu le temps. J’étais extrêmement occupé ces

derniers temps… J’aimerais que vous me donniez une explication plus

pratique sur la raison pour laquelle ce nouveau Code d’Ethique est

indispensable !

Humm ok. Es-tu d’accord avec le principe essentiel

de Zentiva qui est de rester concentré sur les patients et sur la responsabilité du

produit ?

Oui. Mais que veux-tu dire ? Je veux une explication pratique et non pas que tu répondes à ma question

par une autre question. Je me sens frustré…

Pas de soucis. Il suffit de suivre les questions de

Milan.Ok.

Es-tu d’accord avec le principe essentiel/fondamental de Zentiva qui consiste à traiter tout le monde avec respect ?

Oui.

Oui.

Oui.

Oui.

Es-tu d’accord avec le principe essentiel/fondamental de

Zentiva, qui consiste à agir de manière transparente et à être

. équitable ?

Es-tu d’accord avec le principe essentiel/

fondamental de Zentiva qui consiste à protéger les

intérêts de Zentiva ?

Es-tu d’accord avec le principe essentiel/fondamental de Zentiva qui consiste à avoir

le courage de s’exprimer lorsque cela est nécessaire ?

Eh bien, le Code d’Ethique aidera en réalité à expliquer ce que signifient tous ces principes

essentiels/fondamentaux de Zentiva en pratique… Donc, si tu as des doutes (par exemple, si tu n’es pas sûr de ce qu’« avoir le courage de s’exprimer » signifie

réellement), jette s’il te plaît, un coup d’œil à notre Code

d’Ethique !

Ok… j’ai compris maintenant.

Merci les gars ! Je t’en prie !

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Introduction :

Ensemble, faisons de Zentiva une entreprise qui allie de manière unique le sens des affaires, l’éthique et le bon sens. Nous représentons et montrons l’exemple avec les décisions que nous prenons chaque jour aussi petites soient elles. Nos décisions reposent sur le respect de principes communs que nous partageons tous - les cinq principes de Zentiva. Ces principes ne nous limitent pas, mais nous donnent plus de force et nous guident pour prendre les bonnes décisions via nos cinq sens.

Les 5 principes de Zentiva

Etre orienté patients et responsable de nos produits

Traiter tout le monde avec respect

Etre transparent et avoir le sens de l’équité dans les affaires

Protéger notre entreprise

Avoir le courage de s’exprimer

La culture chez Zentiva :

Nos sens nous aident à prendre les bonnes décisions dans notre vie de tous les jours, tout comme les 5 principes de Zentiva nous guident dans nos décisions professionnelles. Chacun de nos sens peut représenter l’un des principes mentionnés ci-dessus. L’oreille et l’ouïe représentent le premier principe car nous écoutons les patients et sommes attentifs à leurs besoins et/ainsi qu’aux produits que nous avons sous notre responsabilité. L’œil et la vue symbolisent notre vision : chaque personne est unique et doit être traitée avec respect. La main et le toucher représentent le troisième principe qui guide nos activités commerciales et professionnelles dans la transparence et l’équité. Le nez et l’odorat sont le symbole du quatrième principe qui consiste à protéger l’entreprise : l’idée étant de savoir identifier les situations qui appellent réaction et défendre les intérêts de l’entreprise en cas de difficulté. La bouche et le goût symbolisent le courage dont nous devons faire preuve en nous exprimant lorsque cela est nécessaire et en nous assurant que ce principe est bien perçu comme tel chez Zentiva.

Si vous ne trouvez pas la réponse à vos questions au travers de ces 5 principes, utilisez votre sixième sens : le bon sens.

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1) Objectif du Code ?

Ce Code est un outil pour l’ensemble des équipes Zentiva afin de les guider et de les aider à prendre des décisions avec intégrité et en accord avec les 5 principes et notre bon sens. Chaque principe est détaillé ci-dessous dans une partie qui lui est propre et dans laquelle vous trouverez des conseils pour vous aider à les suivre et à les respecter.

2) Qu´attend-t-on de moi ?

On attend de chaque employé qu´il agisse avec le souci de l’éthique, de façon équitable et avec son Bon sens. Pour être capable d´agir comme cela il faut donc :

Comprendre les 5 principes Zentiva

Agir en appliquant ces principes dans chaque prise de décision

Demander en cas de doute

Apprendre en permanence

Avoir le courage de s’exprimer lorsque cela est nécessaire

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3) Questions à se poser avant de prendre la moindre décision

Est- ce légal ?

Même si c´est légal est-ce juste ?

Est-ce en conformité avec les principes Zentiva ?

Est-ce que j’aimerais que quelqu’un me traite de la même façon ?

Ai-je évalué le risque ?

S´il y a un risque, est-il acceptable ou « raisonnable » ?

Cela pourrait-il nuire à l’image de Zentiva ?

De quelles informations complémentaires ai-je besoin avant de prendre la décision finale ?

4) Que se passe-t-il si je ne respecte pas le Code ?

En cas de non respect des principes du Code, chaque salarié pourrait faire l’objet d’une action corrective et/ou disciplinaire. En outre, pour des cas très graves, le licenciement et le signalement aux autorités compétentes sont également possibles.

5) Référence à d´autres sources

Veuillez noter que ce code ne reprend que les règles de base. Pour plus d’informations, merci de vous référer au site intranet Zentiva sur lequel vous trouverez toutes les procédures internes. Ces règles et procédures sont réservées à un usage interne seulement.

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L’écoute constitue notre premier principe car nous sommes responsables de nos produits et toujours à l’écoute de nos patients et de leurs besoins. La sécurité des patients est notre priorité. Nous nous engageons donc à rester un partenaire de confiance fiable dans le système de santé en nous appuyant sur la haute qualité de nos produits, sur la sécurité et sur la limitation de leur impact environnemental tout au long de leur cycle de vie. Par conséquent, nous avons mis en place un système de notifications pour nous alerter en cas d’effets indésirables et de plaintes relatives à la qualité de nos produits. En outre, nous coopérons avec les patients et les associations de patients pour comprendre leurs besoins et soutenir leurs travaux, tout en respectant les limites posées par la loi. Et par-dessus tout, nous suivons toujours les bonnes pratiques scientifiques et promotion-nelles et respectons toutes les réglementations applicables en vigueur.

ETRE ORIENTE VERS LES PATIENTS ET ETRE RESPNSABLE DE NOS PRODUITS

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A) Assurer la plus haute qualité de nos produits, leur sécurité et limiter leur impact environnemental.

Nous veillons tous à ce que chaque étape du cycle de vie d’un médicament, de sa phase de développement à sa phase de distribution en passant par la fabrication respecte les normes les plus élevées en matière de qualité, de sécurité et d’efficacité dans le respect des lois et des procédures internes.

Nous maintenons la qualité et la sécurité de tous nos produits et contrôlons ces paramètres régulièrement. Chaque étape est traçable et correctement enregistrée pour garantir la sécurité de nos produits pour les patients.

Nous prenons en compte chaque question, réclamation ou commentaire concernant nos produits et veillons à ce qu’aucune information ne soit ignorée, que des réponses soient apportées et que le risque soit réduit afin de protéger et d’améliorer la santé des patients.

Nos emballages contiennent systématiquement les informations nécessaires à la bonne utilisation de nos médicaments, mentionnent les effets indésirables connus pouvant être ressentis lors d’une utilisation normale et renvoient les patients à la consultation de leur médecin, pharmacien ou autre professionnel de santé en cas d’effets indésirables non-mentionnés dans le résumé des caractéristiques du produit.

Nous respectons l’environnement et limitons l’impact de nos activités sur l’environnement tout au long du cycle de vie de nos produits

Pour plus d’information sur la communication avec les professionnels de santé et sur la promotion, reportez-vous au UNE ENTREPRISE TRANSPARENTE ET ÉQUITABLE de ce code.

Remarque :

Veuillez signaler immédiatement aux services Qualité et Pharmacovigilance :

Exemples de signalement relatif à la qualité des produits :• Mauvaise qualité d’impression sur les

emballages• Mauvaise étiquette• Comprimés endommagés• Mauvais produit dans l’emballage

Exemples d’effets indésirables notifiés :• Symptôme indésirable ou involontaire suite

à l’utilisation du produit• Mauvaise utilisation, abus ou surdose• Manque d’effet• Bénéfice involontaire

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B) Coopérer avec les patients et les associations de patients pour comprendre leurs besoins et soutenir leurs actions

Nous respectons le fait que les interactions avec les patients, leurs familles, leurs re-présentants et associations puissent jouer un rôle essentiel dans la culture de notre entreprise et nous nous adaptons aux besoins des patients.

Seuls certains salariés peuvent inté-ragir avec les patients et les associa-tions de patients au nom de Zentiva. Ces employés doivent être formés à la pharmacovigilance et ne sont pas autorisés à donner des conseils sur des questions médicales et personnelles.

Ces interactions doivent être principa-lement éducatives et/ou en faveur du patient. Tout engagement de service avec des organisations de patients est fourni dans le but de soutenir les soins de san-té ou la recherche ; par exemple en tant que participants à des conseils consultatifs ou en tant que conférencier. Nous ne faisons en aucun cas une mauvaise utilisation de la coopération avec les patients pour la promotion de nos produits et nous agissons toujours de manière transparente..

La transparence est notre mot d’ordre. Par conséquent, nous publions une liste des associations de patients avec lesquelles nous coopérons et faisons signer une autorisation écrite pour pouvoir utiliser leur logo.

Nous ne demandons jamais à être le seul bailleur de fonds d’une association de patients ou de son projet.

Nous sommes autorisés à fournir aux associations de patients un soutien financier ou un soutien en nature uniquement si les procédures de validation internes et les règles relatives à un tel soutien sont pleinement respectées.

Nous pouvons offrir aux patients du matériel pédagogique pour les aider à adopter un comportement plus sain, améliorant leur qualité de vie et leur permettant ainsi de mieux faire face à leurs maladies.

Nous respectons et soutenons l’indépendance des patients, des défenseurs des droits des patients ainsi que des organisations de patients et nous ne cherchons jamais à influencer les textes concernant les organisations de patients.

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C) Toujours suivre les exigences de bonnes pratiques scientifiques et promotionnelles

Toutes les informations que nous fournissons (qu’elles soient imprimées, électroniques ou verbales) sont exactes, objectives, équilibrées, corroborées, scientifiquement à jour, adaptées, fiables et conformes aux données scientifiques actuelles et aux indications enregistrées, ainsi qu’aux lois et réglementations applicables et sont accessibles dans la langue locale sous une forme lisible et compréhensible pour ses destinataires sans aucune information trompeuse.

Tout matériel promotionnel ou non promotionnel ou information destiné à un usage public doit être approuvé en interne et régulièrement contrôlé. La nature publicitaire ou non publicitaire du matériel sera déterminée principalement en fonction de ses objectifs, du contexte d’utilisation, du contenu global, du format, du type et des destinataires.

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Conditions générales relatives à la publicité

Zentiva peut promouvoir sa marque, son entreprise et son secteur en conformité avec les lois en vigueur ainsi que les procédures internes.

Sauf réglementation locale particulière, seuls les produits bénéficiant d’une AMM peuvent faire l’objet de promotion.

La publicité des produits prescrits uniquement sur ordonnance ne peut concerner que les professionnels de santé.

La publicité ne doit jamais encourager l’utilisation irrationnelle d’un médicament, être partiale ou exagérée.

Nous devons être capables de fournir des informations pertinentes, claires, équilibrées, justes, suffisamment complètes et accessibles à tous, dans le but de promouvoir le bon usage de nos produits.

Tout le matériel promotionnel doit être conforme à l’autorisation de mise sur le marché ou au document de référence en vigueur dans le pays où la promotion a lieu.

Des exigences promotionnelles sont également appliquées aux études non-interventionnelles et aux études de marché.

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Conditions spécifiques pour la publicité à destination du grand public

Lorsque la publicité d’un médicament est à destination du grand public, des exigences supplémentaires spécifiques doivent être respectées.

Sauf réglementation locale particulière, seuls les médicaments en vente libre peuvent faire l’objet de publicité auprès du grand public.

La publicité doit toujours préciser qu’il s’agit d’une publicité concernant un médicament, permettre au destinataire de se faire son propre avis et inclure les informations nécessaires à l’utilisation appropriée du médicament en se référant à la notice.

Veuillez également lire la Section UNE ENTREPRISE TRANSPARENTE ET ÉQUITABLE de ce Code pour plus d’informations sur la publicité destinée aux professionnels de santé.

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Remarque :

Qu´est-ce que l’on considère toujours comme de la publicité pour un médicament ?

Toute forme d’information, d’activité de sollicitation ou d’incitation visant à promouvoir la prescription, la délivrance, la vente ou la consommation de médicaments ; elle comprend notamment:

La publicité des médicaments auprès du grand public;

La publicité des médicaments auprès des personnes habilitées à les prescrire ou à les délivrer;

Les visites de représentants médicaux aux personnes habilitées à prescrire des médicaments

La délivrance d’échantillons;

Le parrainage de réunions promotionnelles auxquelles assistent des personnes habilitées à prescrire ou à délivrer des médicaments; et

Le parrainage de congrès scientifiques auxquels participent des personnes habilitées à prescrire ou à délivrer des médicaments, et notamment le paiement de leurs frais de voyage, d’hébergement et d’inscription y afférents.

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Remarque :

Qu´est-ce qui n’est pas de la publicité pour un médicament ?

L’étiquetage et les notices d’accompagnement ;

La correspondance, éventuellement accompagnée de documents de nature non promotionnelle, nécessaire pour répondre à une question spécifique sur un médicament particulier ;

Certaines annonces factuelles et informatives et des documents de référence concernant, par exemple, les modifications d’emballage, les avertissements de réaction indésirable dans le cadre des précautions générales relatives aux médicaments, les catalogues commerciaux et les listes de prix, à condition qu’ils ne comportent aucune revendication de produit ; et

Des déclarations relatives à la santé humaine ou à des maladies, à condition qu’il n’y ait aucune référence, même indirecte, à des médicaments.

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TRAITER CHACUN AVEC RESPECT

La vue symbolise le principe selon lequel tout le monde doit être traité avec respect et pouvoir être pris en charge. Nous reconnaissons et respectons le caractère unique et la dignité de chaque personne et nous protégeons ainsi la confidentialité et les données personnelles de chacun. Ce principe s’applique également au sein de l’entreprise. Nous garantissons un lieu de travail sain et sûr où toutes les exigences légales et internes en matière de sécurité sont respectées. Nous soutenons également le développement de nos salariés.

Remarque :

Le harcèlement se caractérise par une conduite qui ennuie, menace, intimide, alarme ou provoque la peur.

La discrimination directe consiste à traiter une personne différemment en raison uniquement de son âge, de son handicap, de sa religion, de son orientation sexuelle ou de toute autre caractéristique personnelle.

Il y a discrimination indirecte lorsqu’une spécification, un critère ou une procédure apparemment neutre ont un impact particulièrement défavorable sur une personne ou un groupe ayant des caractéristiques spécifiques.

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A) Reconnaissance et respect de l’autre en tant que personne unique et digne

Nous reconnaissons et respectons le caractère unique de chaque personne et promouvons la diversité. Nous nous engageons à ne jamais faire/commettre de discrimination à l’encontre de qui que ce soit en raison de son sexe, son âge, son origine, sa religion, son orientation sexuelle, son apparence physique, sa santé, son handicap, son appartenance à un syndicat ou ses opinions politiques ou autres.

Nous respectons et protégeons également la dignité humaine. Nous nous engageons à ne tolérer aucune forme de harcèlement ni aucun autre type de traitement humiliant.

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B) Protection de la vie privée et des données personnelles

Nous recueillons, utilisons, divulguons ou stockons des données à caractère personnel uniquement dans un but précis, légitime et nécessaire, conformément aux lois et réglementations locales, et jamais plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été traitées.

Nous informons sommes transparents sur les données que nous traitons et nous informons les personnes concernées.

Nous appliquons des normes adéquates en matière de sécurisation de toute donnée à caractère personnel lors de leur collecte, utilisation, divulgation, stockage et transfert international, ou lors de toute autre procédure, par ailleurs nous exigeons la même attitude de la part de nos partenaires contractuels, qu’ils soient basés au sein ou en dehors de l’Union Européenne ou dans l’Espace économique européen.

C) Maintien d’un lieu de travail sain et sécurisé

Nous nous engageons à protéger et à promouvoir la sécurité et la santé des employés, tant sur le plan physique que moral, et nous nous conformons aux procédures, lois, réglementations et normes en vigueur en matière de sécurité au travail et d’hygiène industrielle pour garantir à chacun la sécurité sur son lieu de travail. Des mécanismes de contrôle sont en permanence mis en place.

Nous opérons de manière sûre et évitons les tout ce qui pourrait être dangereux ou nuisible. Nous signalons dans les meilleurs délais toute situation menaçante ou potentiellement violente susceptible de présenter un risque pour la santé ou la sécurité.

Nous encourageons les propositions d’amélioration destinées à augmenter la sécurité sur notre lieu de travail.

Nous suivons toutes les procédures de sécurité des bâtiments pour nos sites et nous avons toujours à portée de main les coordonnées à jour des contacts importants en matière de santé et de sécurité.

Remarque :

Veuillez-vous reporter à la section intranet Santé, Sécurité et Environnement pour des conseils supplé-mentaires. Les violations des lois et réglementations HSE peuvent être passibles de sanctions civiles et pénales strictes, tant pour les personnes physiques que pour Zentiva.

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D) Support des carrières et du développement personnel

Nous offrons des chances égales d’emploi, de développement et d’avancement aux employés ou demandeurs d’emploi de Zentiva.

Sur le lieu de travail, nous soutenons le travail d’équipe et le partage des informations au sein de l’entreprise.

Nous abordons chaque salarié de manière individuelle

Nous soutenons l’avancement de nos salariés. Tout le monde doit disposer des mêmes chances pour avancer. .

Nous encourageons également le développement de nos employés en leur fournissant un accès à la formation et à des expériences leurs permettant d’acquérir des compétences généralistes.

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UNE ENTREPRISE TRANSPARENTE ET ÉQUITABLE

Le toucher symbolise la transparence de nos activités et l’équité dans nos relations commerciales. Quelles que soient nos activités, nous nous engageons à nous conformer aux réglementations anti-trust et concurrence. Zentiva a une tolérance zéro en matière de corruption. C’est pourquoi, nous procédons à un contrôle préalable des tiers exposés, respectons scrupuleusement les règles du contrat et de la procédure de signature, ainsi que celles relatives aux relations avec les organismes politiques et publics. De plus, lorsque nous coopérons avec nos partenaires, nous nous engageons à toujours respecter les exigences légales et nos procédures internes applicables. En particulier, nous coopérons avec les professionnels de santé dans le respect des réglementations en vigueur. Cette coopération est transparente et ne fait l’objet d’aucune promotion illégale ou cachée.

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A) Conformité à la législation antitrust et sur la concurrence

Nous ne tolérons aucun comportement empêchant, restreignant ou faussant la concurrence libre et loyale.

Nous traitons toujours de manière juste et responsable avec nos sous-traitants, fournisseurs et nous attendons la même approche en retour.

Nous ne discriminons pas, ne boycottons pas et n’appliquons pas de sanctions illégales dans le cadre de nos activités, à moins que les gouvernements n’imposent des restrictions ou des sanctions spécifiques applicables à nos activités.

Nous nous conformons pleinement à toutes les lois antitrust et de concurrence applicables pour mener nos activités et protéger les clients.

Nous utilisons uniquement des sources publiques pour obtenir des informations ; nous ne commettons jamais de vol, d’espionnage ou de tromperie pour obtenir des informations.

Nous n’hésitons pas à nous retirer de toute discussion avec une tierce partie qui pourrait enfreindre ces règles.

Remarque :

Quand nous sommes en contact avec un contractant, un consommateur ou un concurrent, nous ne faisons jamais ce qui suit :

Discuter des détails de nos prix ou accepter de fixer des prix ;

Abuser d’une position dominante sur le marché ;

Discuter des détails ou de la division des marchés, des clients ou des territoires ;

Prendre des mesures pour manipuler un processus d’appel d’offres ou boycotter un fournisseur, un client ou un distributeur ; et

Discuter des détails des produits, des informations financières, des offres ou de tout autre accord avec nos contacts ou avec d’autres entités.

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B) Tolérance zéro face à toute forme de corruption

Nous n’achetons pas nos partenariats. Nous ne pratiquons pas le pot-de-vin et sommes libres de toute forme de corruption et, quelles que soient les pratiques ou coutumes locales, nous nous conformons toujours aux lois en vigueur.

Nous sommes pleinement déterminés à lutter contre toutes les formes de corruption, même indirectes et passives, dans tous les pays où nous opérons.

Nous n’acceptons ni n’offrons, directement ou indirectement, de l’argent, des cadeaux, des services et tout autre avantage aux fonctionnaires gouvernementaux, aux politiciens ou aux partis politiques.

Nous surveillons attentivement le travail des tiers avec lesquels nous souhaiterions coopérer pour nous assurer qu’ils ne se livrent pas à des activités qui sont ou pourraient être perçues comme des pots-de-vin ou de la corruption.

Nous appliquons également ces règles lorsque nous négocions des marchés publics.

C) Suivi des règles du contrat et de la procédure de signature

Nous suivons toujours les procédures internes concernant les processus d´acquisition et passation des marchés qui régissent la sélection des partenaires, la rédaction et la signature des accords et des responsabilités.

Nous considérons/appréhendons chaque partenariat avec le soin et l’attention appropriés afin que tout échange verbal ou écrit ne puisse être interprété comme un accord.

Chaque contrat doit être approuvé, examiné en interne et signé pour le compte de Zentiva uniquement par des personnes autorisées. L’utilisation des modèles de Zentiva est recommandée.

Nos co-contractants sont tenus de respecter toutes les règlementations applicables localement ainsi que les procédures internes de notre société, en particulier en ce qui concerne les Droits de l’Homme et les conditions de travail, qui correspondent aux principes fondamentaux de l’Organisation Internationale du Travail.

Nous nous soucions toujours de la réputation de nos partenaires et faisons preuve de diligence raisonnable vis-à-vis des tiers exposés.

Nous prenons des précautions particulières et suivons des règles encore plus strictes lorsque Zentiva est impliqué dans des procédures d’appels d’offres ou dans le cadre d’un contrat avec une autorité publique.

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Remarque :

Exemples de signaux d´alerte potentiels :

La mauvaise réputation d´une société tierce ;

Des contrats qui ne précisent pas les obligations de chaque partie ;

Des avances importantes et non justifiées relatives à des commissions dans le cadre d’accords avec des agents ou des consultants ; ou

Des factures dont le libellé n’est pas clair ou spécifié.

Qu´est-ce qu´un pot-de-vin ?

Un pot-de-vin peut avoir une autre forme que de l’argent. C´est un acte qui consiste à offrir, promettre ou donner un avantage financier ou autre à une tierce personne, dans l’intention d’inciter une position commerciale ou publique en particulier à faire ou à ne pas faire quelque chose qui relève ou qui est facilité par son travail ou sa position.

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Remarque :

Portez une attention particulière à vos négociations avec des politiques, les partis politiques et des officiels des gouvernements

Dans la vie privée, nous sommes libres de passer du temps, donner de l’argent et d’apporter un soutien aux candidats ou partis politiques mais il est interdit de le faire en tant que représentant de Zentiva ; il est également interdit d’utiliser les biens de Zentiva pour soutenir des activités de nature politique.

Nous n’avons pas le pouvoir d’engager Zentiva, directement ou indirectement, à soutenir un parti politique ou un candidat politique de quelque manière que ce soit, ni à associer partis avec Zentiva dans leurs activités politiques.

Même la corruption passive est interdite

La corruption passive signifie qu’un fonctionnaire ou toute autre personne sollicite ou obtient des offres ou des promesses d’argent, de cadeaux, de services ou d’avantages pour faire, ne pas faire ou encore faciliter quelque chose dans le cadre de son travail ou de sa position.

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D) Respecter également les autres exigences lorsque nous sommes en relation avec des tiers

Chaque fois que nous coopérons avec des tiers, nous devons respecter scrupuleusement les lois et les procédures internes, en particulier celles relatives aux marchés publics, aux processus de passation des marchés et à l’interdiction des pots-de-vin.

Avant toute coopération, il est nécessaire de vérifier qu’elle est autorisée ou non et quelles peuvent être éventuellement les autres limitations.

En règle générale, un don ou une autre contribution similaire ou un parrainage ne concernant pas un professionnel de santé nécessitent une approbation au niveau du siège. Pour plus d’informations, se référer à la procédure interne concernant les dons, contributions et parrainages.

En cas d’activités de loisirs ou de cadeaux offerts à des tiers, nous devons nous assurer que notre conduite ne crée en aucun cas une ambiguïté pouvant exposer Zentiva et le tiers à des poursuites et à des sanctions pénales et/ou civiles pouvant porter atteinte à la réputation de Zentiva et du tiers. Veuillez toujours respecter les politiques de Zentiva, la législation locale et les règles applicables.

Nous devons être totalement transparents s’agissant des partenariats que nous nouons ou envisageons de nouer avec des tiers et, lorsque la loi ou une procédure interne Zentiva le requiert, nous devons rendre public toutes les informations requises concernant ces partenariats.

Nous ne devons pas organiser de manifestations pour des tiers sans justification précise.

S’agissant des manifestations, nous devons respecter les procédures et exigences internes, notamment au regard des parties prenantes impliquées, des participants, de l’hospitalité, des préparatifs de voyage et du lieu (par exemple, les lieux ne doivent pas être principalement reconnus pour leur valeur récréative ou de divertissement, ni être luxueux).

S’agissant encore des manifestations, nous devons respecter le fait que les accompagnants ne soient pas autorisés à assister aux manifestations Zentiva. De plus, Zentiva ne doit prendre en charge aucun type de dépenses, ni supporter aucune activité logistique liée à une personne accompagnante.

Même lorsque nous parrainons un événement tiers, nous devons nous assurer que nos procédures et nos règles internes concernant les mani-festions sont respectées.

Remarque :

En cas de partenariats avec des professionnels de santé, des patients, des associations de patients, des règles plus strictes peuvent s’appliquer. Veuillez-vous reporter aux sections ETRE ORIENTE VERS LES PATIENTS ET ETRE RESPNSABLE DE NOS PRODUITS B et UNE ENTREPRISE TRANSPARENTE ET ÉQUITABLE E de ce Code.

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E) Obligation de conformité aux règles les plus strictes lors de toute coopération avec les professionnels de santé (PS).

Nous pouvons solliciter des professionnels de santé pour des prestations de service en faveur de Zentiva lorsque toutes les exigences légales et les procédures internes sont respectées, en particulier lorsque le recours auxdits services est nécessaire et réel.

Lorsque nous coopérons avec des professionnels de santé, nous devons scrupuleusement respecter les exigences légales et les procédures internes, notamment en matière de publicité.

Nous ne devons en aucun cas influencer les professionnels de santé d’une manière contraire à la loi ou à nos procédures internes.

Nous pouvons occasionnellement fournir du matériel institutionnel ou environnemental, des équipements utiles aux professionnels de santé de valeur négligeable en conformité avec les réglementations locales en vigueur, mais jamais à titre d’avantage personnel ni comme moyen d’influencer indûment le professionnel de santé.

Aucun avantage n’est accordé aux professionnels de santé, à l’exception des éléments mentionnés ci-dessus ou du soutien apporté à la formation des professionnels de santé.

Les paiements en espèces ou équivalents (tels que les chèques-cadeaux) sont interdits et ne doivent pas être offerts aux professionnels de santé.

Il est possible de parrainer financièrement des manifestations destinées aux professionnels de santé, à condition que les thèmes abordés durant la manifestation soient en lien avec les domaines thérapeutiques ou les intérêts des professionnels de santé et de Zentiva ; le parrainage ne doit en aucun cas être destiné à des activités de loisir ou de divertissement des professionnels de santé.

Nous ne devons jamais recourir au parrainage d’une manifestation en vue de soutenir même indirectement une activité que les professionnels de santé ne pourraient légitimement entreprendre eux-mêmes.

Nous pouvons accorder des contributions aux professionnels de santé ou à d’autres experts scientifiques pour les aider à assister à une manifestation organisée par un tiers si et seulement si nos exigences en matière d’éthique sont respectées.

Remarque :

Ce qui doit être compris comme « valeur négligeable » peut différer d’un pays à l’autre dans lesquels Zentiva exerce ses activités.

Remarque :

Exemples d´objets autorisés lorsque toutes les conditions sont remplies

Matériels ayant une utilité médicale tels qu’un modèle anatomique de type mannequin ou un squelette pouvant être utilisés dans une salle d’examen ou des manuels médicaux

Stylos, bloc-notes

Remarque :

Un service peut couvrir différents types d´activités, telles que la participation à :

Des conseils consultatifs ;

Des allocutions ;

Participation à de la recherche ;

Participation dans des groupes de recherche ;

De la recherche en marketing ;

Une formation et éducation sur les produits ;

Et consultation (recherche bibliographique, revue de la documentation développée en interne, par exemple)

D’autres réunions, conseils et comités concernés).

Remarque :

Pour plus d’informations sur les partenariats avec les patients ou associations de patients, veuillez lire la Section ETRE ORIENTE VERS LES PATIENTS ET ETRE RESPNSABLE DE NOS PRODUITS de ce Code.

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PROTECTION DE LA SOCIÉTÉ

L’odorat symbolise le principe de protection de l’entreprise et le fait que nous nous engageons tous à protéger Zentiva de tout danger, même avant qu’il n’arrive. La protection s’étend bien au-delà des biens appartenant à Zentiva. La protection concerne également l’image et la réputation de Zentiva. Une part importante de la notion de protection est constituée par la prévention qui vise à réduire les risques. C’est pour ces raisons que toutes les décisions et tous les actes liés aux activités de l’entreprise doivent toujours être conformes aux procédures internes et aux intérêts de Zentiva, qu’ils soient financiers ou sociaux. Du point de vue externe, nous ne devons en aucun cas partager d’informations confidentielles, et nous devons respecter les principes de communication responsable, en particulier en ce qui concerne les réseaux sociaux. Nous devons également garder à l’esprit que seuls certains salariés sont autorisés à parler au nom de Zentiva. D’un point de vue interne, nous nous engageons à utiliser les biens de Zentiva à bon escient. Nous nous engageons à tenir des livres et des registres précis et nous nous engageons à être totalement transparent en matière de conflits d’intérêts, même s’ils ne sont qu’hypothétiques. Nous connaissons nos limites en matière de délit d’initié.

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A. Respect de la confidentialité des informations

Nous devons utiliser notre bon sens et nous ne devons jamais partager, même invo-lontairement (par ex : dans les transports publics) toute information confidentielle ou toute autre information non connue publiquement en dehors de Zentiva.

Même au sein de Zentiva, nous devons continuellement nous efforcer de prévenir toute fuite interne éventuelle.

À la demande des autorités, seules les personnes autorisées peuvent fournir les informations requises par la loi au nom de Zentiva et toujours après avoir reçu l’approbation appropriée.

Nous devons signaler à nos supérieurs hiérarchiques toutes les situations suscep-tibles de porter atteinte ou d’amoindrir la protection ou la confidentialité de toute information sensible ou confidentielle.

Pour protéger correctement les informa-tions confidentielles, nous devons respec-ter les règles relatives à l’utilisation des biens de Zentiva, à la sécurité informa-tique, à la communication externe respon-sable, à la gestion des enregistrements, à la confidentialité des données ainsi qu’à d’autres règles relatives à la confidentia-lité.

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Remarque :

Est considérée comme une information confidentielle, toute information, quelle que soit sa provenance, qui n’est pas connue publiquement et qui doit être protégée de toute utilisation ou divulgation inappropriée, car une telle utilisation ou divulgation pourrait potentiellement nuire à Zentiva ou à un tiers.

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Remarque :

Exemples d´informations qui doivent être protégées :

Les droits de propriété intellectuelle et les marques commerciales ;

La situation économique et financière de Zentiva ;

Les plans stratégiques / commerciaux, y compris les informations sur les prix, le marketing et les ventes,

Les dossiers des patients et des salariés ;

Les données cliniques, de recherche et techniques, les inventions, innovations ;

Les procédures de fabrication ;

Les litiges en cours ;

Les relations avec des clients antérieurs, actuels et prospects, y compris les termes et conditions de ces relations contractuelles ; et

Toute information reçue de tiers dans le respect des obligations de confidentialité et d’utilisation restreinte assumées par Zentiva.

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B. Utilisation des réseaux sociaux et autres médias de façon responsable

Nous comprenons tous l’importance des réseaux sociaux et des autres moyens de communication, car ce n’est que lorsque nous agissons de manière responsable dans ce domaine que nous pouvons protéger l’image et la réputation de Zentiva contre tout impact négatif.

Nous ne devons jamais communiquer au nom de Zentiva, sauf si nous sommes un employé désigné et autorisé à le faire, et même si cela est autorisé, nous devons suivre les positions officielles convenues en interne par Zentiva et ne pas divulguer d’informations confidentielles.

En cas d’utilisation d’un média, nous devons toujours utiliser notre bon sens et devons prendre a minima les mêmes précautions que lorsque nous communiquons en notre propre nom ou dans notre propre intérêt , car nous savons que toute information communiquée peut être utilisée pour attaquer la sécurité de Zentiva ou d’autres intérêts, en particulier, quand les mots ne sont pas choisis avec soin.

En ce qui concerne les réseaux sociaux, nous sommes conscients des nouvelles possibilités et des nouveaux risques qu’ils présentent en termes de communication, qu’ils soient privés ou professionnels (par exemple, lorsque vous commentez le message d’un collègue).

Nous devons garder à l’esprit que toute publication sur les réseaux sociaux peut être accessible par tous pour une durée illimitée et que la confidentialité ainsi que l’intégrité de toute information communiquée ne sont pas garanties.

L’un des éléments de la communication responsable consiste à signaler tout com-mentaire ou discussion en ligne qui devrait éventuellement être traitée par Zentiva

Remarque :

Une attention particulière doit être apportée aux situations suivantes :

Lorsque l’on vous demande de vous exprimer à propos de votre employeur.

Lorsque vous faites un commentaire sur la page Facebook d’un collègue.

Lorsque vous partager une photo d´un événement de la société.

Remarque :

Exemples de biens appartenant à Zentiva

Biens matériels : Machines, véhicules, matériels documents,, etc.

Biens immatériels :Logiciels, propriété intellectuelle, technologies, informations, etc.

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C. Suivi de la gestion des dossiers et des procédures financières

Nous savons qu´une comptabilité tenue correctement, fidèle et claire ainsi qu’une bonne gestion des affaires sont la base de toute prise de décision et c’est pourquoi nous nous engageons à respecter toutes les procédures internes relatives à la gestion des affaires et en particulier à la gestion financière.

Nous nous engageons à respecter les lois et les normes internationales en matière d’archivage et de conservation des documents et des dossiers

Nous nous engageons à ne pas utiliser d’informations trompeuses dans nos rapports financiers.

Quand cela est exigé par la loi ou par une procédure interne, nous transmettons les informations en toute transparence.

D. Protection des actifs de Zentiva

Nous nous engageons à protéger les actifs de Zentiva, qu’ils soient tangibles ou intangibles, car ils soutiennent notre travail au quotidien.

Pour protéger correctement les actifs, nous suivons strictement toutes les procédures internes liées à la sécurité physique, mais également à la sécurité informatique.

En ce qui concerne les actifs de Zentiva, nous ne les utilisons pas pour des activités non liées aux activités commerciales de Zentiva ni ne les prêtons à des tiers, sauf accord préalable.

Nous utilisons notre bon sens et traitons chaque actif de Zentiva comme s’il s’agissait du nôtre.

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E. Divulgation des conflits d´intérêts personnels

Pour protéger/préserver Zentiva de tout préjudice, nous analysons chaque situation avec soin et nous tentons de prévenir toute situation susceptible de créer un conflit d’intérêts personnel, en particulier lorsque l’objectivité de nos décisions commerciales peut être compromise.

Nous respectons le fait que chaque objet de valeur, chaque divertissement ou chaque cadeau qui nous est offert, quelle que soit sa valeur, doit être évalué conformément à notre politique et que le processus pertinent doit être suivi (par exemple, divulgation via un formulaire de divulgation spécifique si demandé, retour ou refus poli).

Lorsque nous nous trouvons dans une situation, même hypothétique, dans laquelle nos intérêts personnels pourraient être en conflit avec les intérêts de Zentiva, nous devons utiliser notre bon sens et être transparents envers Zentiva afin de ne jamais porter préjudice aux intérêts de Zentiva.

Ainsi nous :

– Devons divulguer tout conflit d´intérêt même potentiel conformément à la procédure interne ;

– Devons-nous assurer que même nos activités à but non lucratif sont en conformité avec la politique interne de Zentiva sur les Conflits d´intérêt ;

– Ne devons pas impliquer Zentiva dans un quelconque activisme politique ;

– Ne devons pas prendre part dans un quelconque processus de prise de décision dans lequel notre objectivité pourrait être contestée ;

– Devons analyser les potentiels conflits d´intérêt au regard des intérêts de personnes proches ; et

– Devons toujours être en conformité avec la loi, les règlementations et bonnes pratiques locales.

Remarque :

Un conflit d’intérêts se définit comme toute situation dans laquelle votre intérêt risque de nuire - ou en a l’apparence - aux intérêts commerciaux légitimes de Zentiva.

Remarque :

Ayez à l’esprit que vous pouvez également vous retrouver en conflit d’intérêts lorsque les intérêts de votre famille proche ou de vos associés sont pris en compte.

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F. Le respect des règles visant à interdire le délit d´initié

Nous sommes conscients du pouvoir que peut avoir une information d’initié au regard du prix des instruments financiers, notamment des actions.

Nous traitons toutes les informations d’initié de manière confidentielle, sauf instructions contraires de Zentiva.

Lorsque nous sommes en possession d’informations d’initié, il nous est interdit d’effectuer tout investissement lié à cet instrument financier au cours de la période dite de « black-out » communiquée par Zentiva (le cas échéant).

Ces règles doivent être respectées tant pour les actions Zentiva que pour toute autre action de tiers avec lequel Zentiva est en négociation ou en conflit.

Remarque :

Pour plus d´informations ou conseil, contacter, svp, le Département juridique ou financier.

Remarque :

Le délit d´initié est le fait d’acheter ou vendre un titre en ayant accès à des informations non publiques importantes, directement ou indirectement liées au titre, susceptibles d’influencer la valeur de cette action (informations d´initié).

Exemples d´informations d´initié :

Les résultats financiers ;

Les acquisitions ou divisions proposées ;

Les résultats d’étude importants ;

La délivrance de l’autorisation de mise sur le marché d’un nouveau produit ;

La perte ou l’obtention d´un contrat important ; et

Les contentieux en cours.

Remarque :

Ayez à l’esprit qu´il est préférable de signaler un Problème potentiel ou mineur et éviter qu’il ne prenne de l’importance.

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LE COURAGE DE S’EXPRIMER

Le goût ou la bouche symbolisent le courage de s´exprimer. Les principes de Zentiva n’ont de valeur que s’il est possible de signaler tout problème ou de de soulever toutes questions ou suggestions sans crainte. Le courage de s’exprimer constitue la base d’un climat de confiance interne et externe. C’est pourquoi Zentiva met à la disposition divers moyens et canaux de remontée d’informations aux personnes qui souhaitent s’exprimer de de bonne foi et sans intention malveillante. Aucun signalement ne pourrait faire l’objet de représailles de la part de Zentiva quand ce signalement est fait de bonne foi et sans intention malveillante.

Qu´entend-on par Problème (situation à signaler) ?On entend par Problèmes toutes situations potentiellement illégales ou contraires à l’éthique ou une conduite qui semble ou qui est suspectée d’enfreindre les lois, réglementations, Codes de bonnes pratiques du secteur ou toute procédure interne de Zentiva en ce compris les dispositions du présent Code. Voici quelques exemples : harcèlement, fraude, violation de la confidentialité des données, divulgation d’informations confidentielles, manquements du contrôle interne.

Quand faire remonter l’information ?Tout salarié est encouragé à signaler toute information identifiée comme un Problème en toute bonne foi, sans intention malveillante ou à remonter toute question relative à la Conformité. Si vous êtes la personne désignée pour alerter en cas de problèmes, nous vous encourageons plus que tout autre à signaler tous les Problèmes qui ont été portés à votre connaissance au Responsable de la Conformité de Zentiva ou via la Hotline de Conformité Zentiva. Sinon, votre comportement risque, à son tour, de devenir préjudiciable.

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À qui s’adresser ?Les employés peuvent contacter leur supérieur hiérarchique direct ou un autre supérieur hiérarchique, le responsable des ressources humaines local, le responsable de la Conformité ou le service d’assistance téléphonique Zentiva dit Hotline de Conformité. Les employés peuvent également contacter directement un directeur ou un responsable de service spécifique auquel le problème se rapporte directement. En outre, des canaux dédiés peuvent être disponibles pour signaler des alertes relatives à des domaines très spécifiques (HSE, ITS, Qualité ou PV, par exemple).Les employés sont néanmoins encouragés à faire part du Problème directement au service de la Conformité, par l’intermédiaire du Responsable de la Conformité concerné ou de la Hotline de Conformité Zentiva (contacts disponibles à la fin du présent Code).Toutes les personnes mentionnées ci-dessus sont censées écouter vos préoccupations avec objectivité et y répondre rapidement, discrètement et avec professionnalisme.

Quelle est la procédure ?Une fois que vous avez fait votre signalement, la personne contactée traitera le Problème rapidement, discrètement et avec professionnalisme, conformément aux procédures internes de Zentiva. Si vous ne spécifiez pas que vous souhaitez rester anonyme, votre nom sera noté pour une procédure et un suivi plus efficace. Les personnes dont la conduite est signalée en seront informées dès que possible, sous réserve des enquêtes préliminaires pouvant être nécessaires. D’autres départements concernés peuvent également être sollicités pour leur coopération. Les mesures à prendre seront décidées par le service compétent.

Quel est le rôle du Comité de Conformité ?

D’un point de vue général, le rôle principal du Comité est de traiter les questions, et de surveiller l’effectivité des procédures internes, liées à la Conformité à la Politique Globale de Zentiva. Concernant la Politique Globale de Zentiva en la matière, son rôle principal est de recevoir, analyser et trouver des solutions aux problèmes qui auront été remontés.Pour plus d´information à propos du Comité de Conformité, veuillez-vous reporter à la Procédure interne Globale de Zentiva sur la Création d’un Comité de Conformité.

Pourquoi avons-nous besoin d’une Hotline téléphonique de Conformité comme canal supplémentaire ?

Le but est de fournir une autre voie de communication sûre pour poser des questions ou alerter à propos de Zentiva. La Hotline de Conformité est généralement la voie privilégiée si vous souhaitez rester anonyme ou si vous ne souhaitez tout simplement pas discuter du problème en personne en interne.

Faire remonter une préoccupation ou un problème peut-il me porter préjudice ?Vous pouvez signaler des Problèmes ou poser des questions sans craindre des représailles, même si les faits rap-portés s’avèrent inexacts ou si aucune autre mesure n’est prise, à condition que vous vous exprimiez en toute bonne foi et sans intention malveillante.

Y a-t-il des sanctions lorsque le Problème soulevé s’avère substantiel ?Si l’enquête montre que le problème soulevé constitue une violation de la loi, d’une procédure interne ou des principes contenus dans le présent Code ou bien encore de toute autre pratique pouvant exposer Zentiva à un risque inutile, des mesures correctives et / ou disciplinaires seront prises et / ou des poursuites judiciaires engagées.

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Contacts relatifs à la Conformité et la Ligne Hotline de Conformité :(Valide à partir du 1er Octobre, 2018)

compliance@zentiva.comTéléphone fixe n° : +420 267 242 440Téléphone portable n° : +420 725 986 555

Kristyna, où travaillez-

vous chez Zentiva ?

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Au Département

Développement

Ouah !

Et comment avez-vous pu illustrer le

Code d’Ethique de Zentiva ?

J’aime dessiner et inventer

de nouvelles choses, ça

me rend heureuse ! Et

j’adore les défis ! Illustrer

le Code d’Ethique pour

distinguer Zentiva des

autres grandes entreprises

était un défi auquel je n’ai

pu résister ;-)

Bon travail ! Merci Kristyna ! Ainsi qu’à

tous les employés de Zentiva qui font du

bon travail mais qui ne sont pas aussi

visibles que vous ;-)

Histoires de Zentiva à propos du Code du Bon sens — La super femme de Zentiva

Editeur : Zentiva Group, a.s., 2020

avec support : Kastner & Pieš, cabinet d’avocats

Illustrations : Kristýna Benediktová

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