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LES DEMANDES D’OPÉRATIONS

Guide Utilisateur

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Demandes d’opérations

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Présentation du module ........................................................................................................................................................ 4

Présentation du module ............................................................................................................................................................. 5

Principes de fonctionnement ...................................................................................................................................................... 5

Accès au module .................................................................................................................................................................... 6

Accéder au module ..................................................................................................................................................................... 7

Présentation du portail .......................................................................................................................................................... 8

Découvrir les éléments du portail ............................................................................................................................................... 9 1 – Le bloc de paramétrage .................................................................................................................................................... 9 2 – Le bloc des opérations par statut ..................................................................................................................................... 9 3 – Le bloc des opérations par événement .......................................................................................................................... 10 4 – Les graphiques ................................................................................................................................................................ 11 4.1 – Les demandes d’opérations par période ..................................................................................................................... 11 4.2 – Les demandes d’opérations par type .......................................................................................................................... 12

Saisie d’une demande d’opération....................................................................................................................................... 13

Saisir une demande d’opération ............................................................................................................................................... 14

Les types d’opérations ......................................................................................................................................................... 15

Sélectionner un type d’opération ............................................................................................................................................. 16 1 – L’opération diverse ......................................................................................................................................................... 16 2 – La création d’un salarié .................................................................................................................................................. 20 3 – Le changement administratif .......................................................................................................................................... 21 4 – Le départ générique ....................................................................................................................................................... 22

La boîte de dialogue ............................................................................................................................................................. 25

Dialoguer avec votre consultant ............................................................................................................................................... 26

Transmission d’une demande .............................................................................................................................................. 30

Transmettre une demande à votre consultant ......................................................................................................................... 31

Le planning de vos demandes .............................................................................................................................................. 33

Consulter le planning de vos demandes ................................................................................................................................... 34

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Présentation du module

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Présentation du module

Nous avons développé le module Demandes d’opérations dans le but de centraliser et de tracer toutes vos

demandes, afin de pallier aux manques d’efficacité, de fiabilité, et de simplicité rencontrés avec les moyens de

communication habituels (mail, téléphone).

Ce module a pour but d’améliorer notre communication avec vous, et de fluidifier nos échanges. Vos demandes

sont consultables en ligne à tout moment, ce qui vous permettra davantage de visibilité dans le suivi de

traitement de vos opérations.

Principes de fonctionnement

Le principe des demandes d’opérations est de remplacer la boîte mail par un outil aussi simple et convivial, qui

vous permet de saisir vous-même vos demandes.

Ce module vous permet de gagner un temps considérable, puisqu’il permet un basculement automatique de

vos demandes, directement vers la paie, après contrôle de votre consultant.

Comme dans une boîte mail, vous pouvez communiquer avec votre consultant à travers une boîte de dialogue,

afin de lui poser toutes vos questions, ou d’expliciter vos demandes. Vous pouvez également joindre des

fichiers, si nécessaire, pour rendre votre demande encore plus compréhensible.

Grâce à ce module, toutes vos demandes sont tracées grâce à des tableaux de bord intuitifs, qui vous

permettent de connaître le nombre et le type de demandes en cours. Vous pouvez à tout moment connaître

l’avancement de chaque demande, et vous assurer que celles-ci sont traitées dans les temps.

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Accès au module

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Accéder au module

Pour accéder au module Demandes d’opération :

1) Connectez-vous à la solution en tant que gestionnaire.

2) Cliquez sur l’icône , puis sur Vos demandes d’opérations, dans le bandeau du haut.

Vous avez accédé au module Demandes d’opérations. Par défaut, ce sont vos opérations du mois en cours qui

s’affichent dans le portail :

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Présentation du portail

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Découvrir les éléments du portail

1 – Le bloc de paramétrage

Vous pouvez modifier la société, le mois et l’année dont les demandes d’opérations sont affichées dans le

portail. Pour cela, utilisez le bloc de paramétrage :

2 – Le bloc des opérations par statut

Le bloc des opérations par statut permet de visualiser immédiatement le nombre d’opérations ayant un statut

particulier (en cours de création, transmise, en traitement, etc.) :

Vous pouvez cliquer sur une ligne du bloc pour accéder à la liste des demandes d’opérations ayant le statut

sur lequel vous avez cliqué.

Par exemple, en cliquant sur la ligne Transmise, vous accédez à la liste de toutes les demandes d’opérations

qui ont été transmise à votre consultant, sur la société, le mois et l’année sélectionnés :

Depuis cet écran, vous pouvez accéder au détail de la demande d’opération de votre choix, en cliquant sur

son libellé.

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3 – Le bloc des opérations par événement

Le bloc des opérations par événement permet de visualiser immédiatement le nombre d’opérations associées

à un événement particulier (non transmises, en retard, non planifiées, etc.) :

Vous pouvez cliquer sur une ligne du bloc pour accéder à la liste des demandes d’opérations associées à

l’événement sur lequel vous avez cliqué.

Par exemple, en cliquant sur la ligne Liste des opérations non planifiées, vous accédez à la liste de toutes les

demandes d’opérations qui ont été reçues par votre consultant, mais qu’il n’a pas encore planifiées :

Depuis cet écran, vous pouvez accéder au détail de la demande d’opération de votre choix, en cliquant sur

son libellé.

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4 – Les graphiques

4.1 – Les demandes d’opérations par période

Le premier graphique représente toutes les demandes d’opérations qui ont eu lieu sur la période sélectionnée,

selon leur statut (supprimée, reçue, incomplète, etc.). Par défaut, ce graphique se présente sous la forme d’un

histogramme empilé :

Vous pouvez également afficher ce graphique sous la forme d’un camembert, en cliquant sur le bouton

. Dans le camembert, les demandes d’opérations sont affichées en pourcentage, ce qui permet de

voir la part que représente tel ou tel statut parmi le nombre total de vos demandes d’opérations.

Par exemple, vous pouvez savoir immédiatement que 20 % de vos demandes totales sur la période

sélectionnée ont été réalisées :

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4.2 – Les demandes d’opérations par type

Le deuxième graphique représente toutes les demandes d’opérations qui ont eu lieu sur la période

sélectionnée, selon leur type (opérations diverses, départ générique, création de salarié, changement

administratif). Par défaut, ce graphique se présente sous la forme d’un histogramme empilé :

Vous pouvez également afficher ce graphique sous la forme d’un camembert, en cliquant sur le bouton

. Dans le camembert, les demandes d’opérations sont affichées en pourcentage, ce qui permet de

connaître les types de demandes que vous sollicitez le plus (et le moins).

Par exemple, vous pouvez savoir que 50 % de vos demandes totales sur la période sélectionnée correspondent

à des opérations diverses :

De la même manière que pour les blocs des opérations, vous pouvez cliquer sur les éléments des graphiques,

pour afficher la liste des demandes d’opérations correspondant au statut / type de votre choix.

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Saisie d’une demande d’opération

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Saisir une demande d’opération

Pour saisir une demande d’opération :

1) Depuis le portail des demandes d’opérations, passez le curseur sur Vos demandes d’opérations, puis

cliquez sur Saisir une demande, dans le bandeau de navigation.

La page de saisie des demandes s’affiche :

2) Saisissez les champs de la demande :

objet : objet de la demande. Le libellé saisi dans ce champ est important car c’est celui qui est

affiché dans tout le module, et qui permet de différencier une demande d’une autre ;

opération souhaitée : voir le chapitre Les types d’opération ;

dialogue (facultatif) : voir le chapitre La boîte de dialogue.

3) Cliquez sur Valider .

Vous avez saisi une demande d’opérations.

Une fois que vous avez terminé la saisie de votre demande, vous devez la transmettre à votre consultant, pour

que celui-ci la contrôle, et la bascule en paie si elle est correcte (voir le chapitre Transmission d’une demande).

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Les types d’opérations

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Sélectionner un type d’opération

Lors de la saisie de votre demande, vous devez sélectionner un type d’opération, dans le champ Opération

souhaitée. Il existe 4 types de demandes d’opération :

l’opération diverse ;

la création d’un salarié ;

le changement administratif ;

le départ générique.

1 – L’opération diverse

Il s’agit d’une opération de votre choix, hors création salarié, changement administratif ou départ générique.

Par exemple, il peut s’agir de la génération d’AED, de la réalisation de STC, ou toute autre opération de paie.

Pour saisir une opération diverse :

1) Sélectionnez Opérations diverses, dans le champ Opération souhaitée.

2) Cliquez sur Ajouter.

Ou bien, depuis l’écran d’accueil de la solution, cliquez sur Opération diverse :

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La fenêtre Opérations diverses s’affiche :

3) Saisissez l’objet de l’opération diverse, dans le champ Objet.

4) Détaillez autant que possible votre demande, dans le champ Description.

5) Sélectionnez le salarié concerné par la demande :

cliquez sur Associez un salarié à la demande, pour afficher la liste des salariés de votre société ;

sélectionnez le salarié de votre choix dans la liste déroulante du champ Salarié concerné ;

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cliquez sur Associez le salarié sélectionné ;

Le salarié s’ajoute au-dessous du champ Salarié concerné, et la mention Un salarié associé

s’affiche :

si nécessaire, répétez cette procédure pour ajouter des salariés supplémentaires ;

vous pouvez supprimer un salarié de votre demande, en cliquant sur .

6) Ajoutez éventuellement un ou plusieurs document(s) à la demande d’opération :

cliquez sur Attacher un document ;

cliquez sur Sélectionner un fichier ;

sélectionnez le fichier sur votre poste, dans la fenêtre qui s’ouvre : le nom du fichier s’affiche :

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cliquez sur Importer.

7) Cliquez sur Valider.

Vous avez saisi une opération diverse. Celle-ci s’affiche maintenant dans le bloc Opération :

Vous pouvez visualiser en détail l’opération diverse créée, en cliquant sur son libellé :

Vous pouvez également la modifier, en cliquant sur Modifier.

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2 – La création d’un salarié

Pour saisir une demande d’opération d’un salarié à créer :

1) Sélectionnez Création de salarié, dans le champ Opération souhaitée.


La fenêtre Création de salarié s’affiche :

3) Saisissez les informations du salarié à créer, dans les champs correspondants.


Vous avez saisi une demande d’opération d’un salarié à créer.

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3 – Le changement administratif

Un changement administratif permet de modifier les informations relatives à un salarié, comme son adresse

ou ses coordonnées bancaires.

Pour saisir un changement administratif d’un salarié :

1) Sélectionnez Changement administratif, dans le champ Opération souhaitée.


La fenêtre Changement administratif s’affiche :

3) Cliquez sur Sélectionner un salarié.

Le volet gauche s’affiche, avec la liste des salariés de votre société.

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4) Cliquez sur le nom du salarié pour lequel vous souhaitez effectuer un changement administratif.

La fenêtre de modification du salarié s’affiche.

5) Modifiez les informations de votre choix, dans les champs correspondants.


Vous avez saisi un changement administratif d’un salarié.

4 – Le départ générique

Le départ générique permet d’indiquer qu’un salarié a quitté ou va quitter votre société.

Pour saisir le départ d’un salarié :

1) Sélectionnez Départ générique, dans le champ Opération souhaitée.


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La fenêtre Départ générique s’affiche :

3) Cliquez sur Sélectionner un salarié pour sélectionner le salarié de votre choix.

Le volet gauche s’affiche, avec la liste des salariés de votre société.

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4) Cliquez sur le salarié de votre choix.

5) Saisissez les champs du formulaire, et notamment les suivants qui sont obligatoires :

la date de départ du salarié ;

le dernier jour travaillé et payé ;

le motif de la rupture : en fonction du motif sélectionné, de nouveaux champs peuvent

s’afficher dans la fenêtre ;

le mode de paiement du STC.


Vous avez saisi le départ d’un salarié.

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La boîte de dialogue

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Dialoguer avec votre consultant

Afin de faciliter la compréhension de vos demandes, nous avons développé, sur chaque demande, une boîte

de dialogue. Elle vous permet d’établir une communication avec votre consultant, afin d’expliciter votre

demande avec un message ou des documents annexes.

Pour dialoguer avec votre consultant sur une demande :

1) Cliquez sur Liste des demandes, dans le bandeau du haut.

Vous avez accédé à la liste des demandes : par défaut, ce sont les demandes de la période en cours qui

sont affichées. Vous pouvez filtrer la liste des résultats selon différents critères : période, statut ou

encore mot-clé.

2) Cliquez sur le libellé de votre demande d’opération.

Vous avez ouvert votre demande d’opération. La boîte de dialogue n’est pas utilisable à ce stade : elle

est grisée, et le message Veuillez sélectionner une opération s’affiche.

En effet, il se peut qu’une même demande d’opération comporte plusieurs opérations.

Par exemple, une demande d’opération de type Changement administratif peut avoir plusieurs

opérations : « 1 – Changement d’adresse M. X ; 2 - Changement de données administratives M. Y ; 3 –

Changement de coordonnées bancaires M. Z. », etc.

Vous devez donc d’abord sélectionner l’opération de votre choix, afin de saisir le message associé à

l’opération sélectionnée.

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3) Cliquez sur le libellé de l’opération de votre choix, dans le bloc Opération.

Vous pouvez maintenant utiliser la boîte de dialogue :

4) Saisissez le message de votre choix, et attachez si nécessaire un document au message.

5) Cliquez sur Envoyer, pour envoyer le message à votre consultant. Notez qu’un message portant sur

une opération peut être envoyé seulement avant d’avoir transmis la demande.

Vous avez envoyé un message à votre consultant. L’icône s’affiche à côté de l’opération :

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Votre consultant reçoit alors un mail qui l’informe qu’un message a été posté sur l’une de vos demandes. Il

peut le consulter et y répondre. À tout moment, vous pouvez accéder à la conversation portant sur une

opération, en cliquant sur le libellé de l’opération. La conversation s’affiche à droite de l’écran. Les messages

en gris sont ceux que vous avez rédigés. Les messages en bleu sont ceux rédigés par votre consultant.

Dès que votre consultant vous envoie un message sur une opération, vous recevez une notification dans le

portail, dans Liste des dialogues non lus :

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De plus, l’icône s’affiche à côté de l’opération pour laquelle votre consultant vous a envoyé un message :

Pour accéder à la conversation, cliquez sur l’icône .

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Transmission d’une demande

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Transmettre une demande à votre consultant

Lorsque vous saisissez une demande mais que vous ne la transmettez pas, celle-ci apparaît dans le portail,

dans Liste des opérations non transmises :

Transmettre une demande à votre consultant lui permet de l’analyser, de la planifier, et de la traiter. Une fois

que la demande est traitée, celle-ci est automatiquement basculée en paie.

Pour transmettre une demande d’opération à votre consultant :

1) Accédez à la demande d’opération que vous souhaitez transmettre.

2) Cliquez sur Transmettre, dans le bandeau du haut.

La fenêtre Transmission de la demande s’affiche :

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3) Saisissez les champs du formulaire :

Sévérité : définissez un niveau de sévérité de votre demande. Plus le niveau est élevé, plus la

demande exige un traitement rapide ;

Confidentialité : 3 niveaux de confidentialité :

o Partage total : tous les gestionnaires de paie de votre société ont accès à votre demande

d’opération, et peuvent la gérer ;

o Peut être vue par tous, mais modifié uniquement par le créateur : tous les gestionnaires

de paie de votre société ont accès à votre demande d’opération, mais seulement en

mode consultation (ils ne peuvent pas la gérer) ;

o Ne peut être vue et modifiée que par le créateur : aucun autre gestionnaire de paie que

vous ne peut voir votre demande d’opération. Vous seul pouvez la visualiser et la gérer.

Date et heure souhaitée : définissez la date et l’heure auxquelles vous souhaitez que votre

consultant traite votre demande ;

Période de paye : définissez la période de paye associée à la réalisation de la demande.


Vous avez transmis une demande à votre consultant : un message de confirmation s’affiche à l’écran.

Une fois que vous avez transmis la demande, vous ne pouvez plus lui ajouter d’opération.

Une fois la demande transmise, celle-ci apparaît dans le portail, dans le bloc Vos opérations par statut, sur la

ligne Transmise :

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Le planning de vos demandes

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Consulter le planning de vos demandes

Le planning a été développé pour vous permettre de visualiser l’ensemble de vos demandes d’opérations,

planifiées sur le jour, la semaine ou le mois. Toutes vos demandes d’opérations s’affichent dans le planning, y

compris les demandes supprimées ou qui n’ont pas encore été transmises.

Vos demandes d’opérations sont réparties dans le calendrier selon plusieurs critères :

si vous avez défini une date et une heure de traitement au moment de transmettre votre demande,

alors celle-ci sera affichée dans le planning à la date définie.

Par exemple, vous avez saisi 23/03/2018 à 10h pour votre demande, dans le champ Date et heure

souhaitée :

Dans ce cas, cette demande s’affiche à la date du 23/03/2018, à 10h, dans le planning :

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si vous n’avez pas défini de date de traitement au moment de transmettre votre demande, alors

celle-ci sera affichée dans le planning à sa date de création.

Par exemple, une demande d’opération créée le lundi 5 mars, et dont le traitement n’a pas été

planifié, s’affichera sur le planning à la date du lundi 5 mars.

si votre consultant a planifié/replanifié votre demande d’opération à une date spécifique, alors la

demande s’affichera sur le planning à la date fixée par votre consultant.

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