Guide Sage Etat Fiscaux

2012 Sage

Ergonomieet fonctions communes i7

Version 7

2012 Sage Mise jour : octobre 2012 - Version 7.10

Proprit & UsageTout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel, fait sans le consen-tement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils consti-tueraient une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal.

Tous droits rservs dans tous pays.

Logiciel original dvelopp par Sage.

Documentation Sage.

Toute utilisation, quelque titre que ce soit, non autorise dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46).

Conformit & Mise en gardeCompte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme de manuel lectronique, les spcifications vises dans la prsente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications.

Il appartient au client, paralllement la documentation, de mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits.

Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pr-alablement la documentation.

EvolutionLa documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification de la documenta-tion. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation existante pour prsen-ter les modifications et amliorations apportes ces mises jour.

Les noms de produits ou de socits, toute image, logo ou reprsentation visuelle mentionns dans ce document ne son utiliss que dans un but didentification et peuvent constituer des marques dposes par leurs propritaires respectifs.

SAGE SAS - Socit par Actions Simplifies au capital social de 500.000 eurosSige social : le Colise II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17

R.C.S. Paris 313 966 129 - Code APE 5829C.La socit Sage est locataire grante des socits Sage FDC et Ciel.

Sommaire

2012 Sage 3

Sommaire

Bienvenue dans votre logiciel ........ 5

Ergonomie et fonctions communes .. 6

Ergonomie de votre logiciel ................ 6

Fentre principale du logiciel .................... 6

Barre verticale ...................................... 7

Barres doutils ....................................... 8

Barre d'outils Navigation........................... 9

Composition d'une fentre ........................ 9

Agir sur les listes .................................. 14

Raccourcis clavier ................................ 18

Menu Fichier ................................. 21

Introduction au menu Fichier ................... 21

Ouvrir ............................................... 21

Favoris .............................................. 24

Fermer .............................................. 24

Configuration systme et partage ............. 25

Autorisations d'accs ............................. 26

Paramtres de scurit .......................... 30

Exporter / Importer au format Sage........... 31

Exporter / Importer au format paramtrable ...................................... 33

Imprimer les paramtres socit .............. 44

Mise en page ....................................... 45

Format dimpression ............................. 45

Outils ................................................ 45

Quitter .............................................. 47

Gestion des impressions .................... 48

Introduction la gestion des impressions .... 48

Fentre de slection simplifie ................ 48

Impressions diffres ............................. 49

Formats de slection ............................. 50

Exporter un tat .................................. 56

Impression dans un fichier PDF ................. 58

Impression utilisant un modle de mise en page ................................................. 58

Etats personnaliss ............................... 59

Impression et mise en forme des courriers ... 60

Menu Edition ................................. 63

Introduction au menu Edition ................... 63

Inverseur ........................................... 63

Calculette Sage.................................... 64

Rechercher ......................................... 66

Atteindre ........................................... 71

Afficher le journal de traitement .............. 71

Menu Fentre ................................ 72

Introduction au menu Fentre .................. 72

Rorganiser ........................................ 72

Personnaliser ...................................... 72

Personnaliser les crans ......................... 83

Personnaliser la liste ............................. 86

Sommaire

2012 Sage 4

Menu Aide (?) ................................ 87

Introduction au menu "Aide (?)" sous Windows ou "Application" sur Macintosh ...... 87

Rubriques daide de .............................. 87

Consulter le manuel .............................. 87

Sage sur le Web ................................... 87

Actualiser les droits daccs au Portail ....... 88

A propos de ... .................................... 89

Mise en page ................................. 90

Introduction la fonction Mise en page ...... 90

Principes de mise en page ...................... 90

Menu Fichier ....................................... 91

Menu Edition (Mise en page) ................... 100

Menu Vue .......................................... 101

Menu Caractres ................................. 110

Menu Motifs ....................................... 113

Menu Outils ....................................... 113

Maintenance ............................... 124

Sage Maintenance ................................ 124

Lancement du programme ..................... 124

A propos de Maintenance (Maintenance) .... 125

Menu Fichier ...................................... 125

Afficher le journal maintenance .............. 139

Menu Maintenance ............................... 139

Menu Aide (?) ..................................... 143

A propos de Maintenance ....................... 144

Informations systme ........................... 144

Annexes ..................................... 145

Les sauvegardes .................................. 145

Extensions des fichiers de donnes Sage .... 145

Fonctions des champs calculs - Formules de calcul ........................................... 146

Index ................................... 161

Bienvenue dans votre logiciel

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Bienvenue dans votre logiciel La documentation de votre logiciel est organise autour de deux grandes parties distinctes :

Ergonomie et fonctions communes Ergonomie de votre logiciel vous prsente votre environnement de travail. Vous retrouverez cet environnement dans tous les logiciels de la gamme :

La prsentation de la Fentre principale du logiciel.

Les Barre verticale, Barres doutils, Barre de validation.

La composition d'une fentre et l'utilisation des Barre de fonctions, Panneau de slection et Barre de validation.

Les possibilits offertes pour agir sur les listes : Modifier l'affichage d'une liste, Agir sur les lments d'une liste, Lancer une fonction partir d'un lment d'une liste.

Les raccourcis clavier proposs en fonction des contextes : Accs aux menus et fonctions, Accs aux menus contextuels et Raccourcis clavier de navigation.

Vous sont galement prsentes sous ce titre :

Les fonctions du menu Fichier.

La gestion des impressions et les possibilits de slection avant de lancer une impression ainsi que les modes de sortie proposs.

Les fonctions du Menu Edition.

Les fonctions du Menu Fentre l'exception de la fonction Prfrences, spcifique votre logiciel.

Les fonctions du Menu Aide(?) sous Windows ou Application sur Macintosh.

La fonction Mise en page.

Le programme Sage Maintenance.

Les fonctions qui ne sont pas prsentes dans la partie Ergonomie et fonctions communes le sont dans la partie traitant des spcificits de votre logiciel.

Les fonctions de votre logiciel La seconde partie intitule du nom de votre logiciel prsente l'utilisation de chaque menu et fonction.

Autres documentations Des documentations complmentaires sont votre disposition sous forme de fichiers PDF, sur le DVD-Rom de votre application.

O les trouver ? Dans le dossier SAGE / MANUEL "nom de votre application".

Ergonomie et fonctions communes

2012 Sage 6


Ergonomie de votre logiciel

Fentre principale du logiciel A l'ouverture de votre logiciel Sage, une fentre s'affiche qui prsente plusieurs lments.

L'ergonomie de cette fentre dpend de la version du logiciel.

Icne de l'application Une mme icne est utilise pour toutes les applications d'un mme groupe ( partir d'une version 7.50) afin d'identifier les applications priphriques.

Pour le groupe Comptabilit

Comptabilit

Immobilisations

Moyens de paiement

Trsorerie

Etats Comptables et Fiscaux

Pour le groupe Gestion commerciale

Gestion Commerciale

Saisie de Caisse Dcentralise

Barre de titre La barre de titre reprend le nom du logiciel suivi du nom du fichier de donnes en cours dutilisation.

Barre des menus La barre des menus est organise selon les principaux traitements que permet le logiciel.

Vous remarquerez que des raccourcis clavier sont proposs en face des intituls des fonctions. Ces raccourcis sont paramtrables.

Pour personnaliser la barre de menus, voir Personnaliser - Volet Interface utilisateur - Menus et Personnaliser - Volet Interface utilisateur - Raccourcis clavier.


2012 Sage 7

Barre verticale La barre verticale est un complment aux barres doutils car elle permet un accs rapide certaines fonctions.

Pour afficher la barre verticale, utilisez le menu Fentre / Barre verticale.

Voir Barre verticale pour plus d'informations.

Barre d'tat La barre d'tat situe en bas des fentres vous donne des informations en fonction du contexte d'une fonction.

Barre verticale La barre verticale est un complment aux barres doutils car elle permet un accs rapide certaines fonctions.

Pour afficher la barre verticale, utilisez le menu Fentre / Barre verticale.

La barre verticale s'affiche dans la partie gauche de la fentre principale et peut tre largie ou rduite.

Lorsque vous approchez le curseur de sa limite droite, ce dernier se transforme pour vous permettre de moduler la largeur de la barre.

Les fonctions sont regroupes au sein de groupes de fonctions thmatiques. Pour afficher un groupe de fonctions diffrent, cliquez sur son intitul.

Paramtrer la barre verticale Le contenu de la barre verticale est paramtrable partir de son menu contextuel, affich par le bouton droit de la souris. Vous pouvez :

afficher des petites ou grandes icnes,

ajouter un groupe de fonctions la barre verticale (vous insrez les fonctions dans un deuxime temps),

supprimer le groupe de fonctions actif,

renommer le groupe de fonctions,

ajouter une fonction la barre verticale,

ajouter un raccourci la barre verticale

masquer la barre verticale,

rinitialiser son contenu pour revenir la barre verticale par dfaut.

L'ordre des fonctions de la barre verticale peut tre modifi. Pour cela, effectuez un glisser-dposer de l'intitul de la fonction vers un emplacement diffrent.

Ajouter des fonctions la barre verticale Pour ajouter des fonctions la barre verticale :

1. affichez le menu contextuel de la barre verticale, par le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Ajouter une fonction.

2. dans la fentre "Ajouter une fonction dans la barre verticale", dployez un groupe en cliquant sur puis cliquez sur l'intitul de la fonction ajouter,

3. cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fentre.


2012 Sage 8

Ajouter un raccourci la barre verticale A partir d'un raccourci de la barre verticale, votre logiciel Sage peut ouvrir nimporte quel type de fichier compatible avec Windows.

Pour ajouter un raccourci une barre verticale :

1. affichez le menu contextuel de la barre verticale, puis cliquez sur Ajouter un raccourci.

2. depuis la fentre "Ajouter un raccourci dans la barre verticale", parcourez votre ordinateur pour y slectionner un fichier,

3. cliquez sur [Ouvrir].

Lorsque vous cliquez sur le raccourci, si Windows ne peut pas ouvrir directement le fichier, une fentre Windows s'affiche pour slectionner un programme compatible avec le type de fichier.

Barres doutils Les barres doutils regroupent des fonctions par thme ; ventes, achats, comptabilit, recherche, impression, mise en page, etc.

Les barres doutils facilitent l'utilisation du logiciel puisqu'elles permettent un accs direct plusieurs fonctions.

Certains boutons des barres doutils peuvent tre estomps et donc inactifs pour les raisons suivantes :

La version du logiciel ne dispose pas de la fonction.

La fonction nest pas disponible pour la fentre affiche.

L'utilisateur ne possde pas les droits utilisateurs pour la fonction.

Personnaliser les barres doutils Toutes les barres d'outils sont personnalisables ; vous pouvez y ajouter ou supprimer des fonctions qui vous semblent utiles ou inutiles. Vous pouvez galement renommer les barres d'outils.

Pour plus de dtails sur la personnalisation, voir la fonction Fentre / Personnaliser / volet Interface utilisateur, Barre doutils et Options.

Position des barres doutils Les barres doutils peuvent rester libres lcran ou venir se fixer sous la barre de menus.

Pour cela, si la barre est fixe, cliquez sur le bord gauche, puis dplacez-la l'endroit souhait.

Si la barre est libre, cliquez sur la barre de titre pour la dplacer.

Raccourcis clavier Pour plus de dtails sur les raccourcis clavier associs, voir Personnaliser - Volet Interface utilisateur - Raccourcis clavier.


2012 Sage 9

Barre d'outils Navigation Vous utiliserez trs probablement souvent cette barre d'outils. Le tableau suivant en prsente le contenu ainsi que les fonctions et raccourcis claviers correspondants :

Dans une liste

Bouton de la barre Navigation

Objectif Raccourci Clavier Windows

Raccourci Clavier Macintosh

Ajouter un lment CTRL + J COMMANDE + J

Afficher llment slectionn pour consultation et/ou modification

CTRL + M COMMANDE + M

Afficher llment slectionn (modifications impossibles)

CTRL + L COMMANDE + L

Supprimer llment slectionn CTRL + U ou SUPPR COMMANDE + U

Dans une fentre comportant des zones de saisie

Bouton de la barre Navigation

Objectif Raccourci Clavier Windows

Raccourci Clavier Macintosh

Afficher llment prcdent CTRL + GAUCHE COMMANDE + MOINS

Afficher llment suivant CTRL + DROITE COMMANDE + PLUS

Lancer la fonction Rechercher CTRL + F COMMANDE + F

Lancer la fonction Atteindre CTRL + T COMMANDE + T

Composition d'une fentre

Barre de fonctions La barre de fonctions se situe dans la partie suprieure d'un grand nombre de fentres de votre logiciel.

Le premier bouton [Fonctions] (affich si plusieurs actions sont possibles) regroupe toutes les fonctions disponibles de la fentre. Les fonctions les plus courantes sont accessibles par les boutons adjacents.


2012 Sage 10

Les boutons qui affichent sont des menus qui regroupent plusieurs fonctions.

Exemple :

Par exemple, la barre de fonctions des listes propose :

Bouton-menu regroupant les fonctions accessibles depuis la fentre ouverte.

Bouton d'impression du contenu de la liste.

Bouton de recherche d'un lment d'une liste.

Pour plus de dtails sur les fonctions de chaque fentre, voir la documentation de chaque logiciel.

Raccourcis clavier Chaque barre de fonction comporte des raccourcis clavier : pour activer une fonction, vous pouvez ainsi soit cliquer sur le bouton, soit utiliser le raccourci clavier correspondant.

Les raccourcis clavier dpendent de la position des boutons dans la barre de fonction, ainsi, chaque position correspond une touche F du clavier. Les boutons sont numrots de gauche droite et de haut en bas : le premier bouton correspond la touche F1, le second F2, etc.

Boutons de la barre Raccourci clavier Windows Raccourci clavier Macintosh

Maj + F1 Commande + Ctrl + F1



Dans cet exemple, si seuls les boutons [Fonctions] et [Rechercher] sont affichs, les touches correspondantes du clavier sont respectivement F1 et F2.

Les raccourcis Maj + F1 et Maj + F12 sont respectivement rserves pour les boutons [Fonctions] et [Actions].

Personnaliser la barre de fonctions Pour personnaliser la barre de fonction, slectionnez la fonction correspondante de son menu contextuel puis :

1. utilisez les boutons [Ajouter] et [Supprimer] pour lister, dans la colonne de droite (Boutons de la barre d'outils) les boutons qui composeront la barre d'outils. Vous disposez galement d'un choix Sparateur permettant d'insrer un espace entre deux boutons.

2. modifiez ventuellement l'ordre des boutons de la barre d'outils par les boutons [Monter] ou [Descendre]


2012 Sage 11

Le dplacement d'un bouton peut galement tre ralis par un "glisser-dposer".

Une fois les modifications faites, cliquez sur le bouton [Fermer].

Pour ramener une barre doutils sa configuration initiale, cliquez sur le bouton [Rinitialiser].

Il est possible de supprimer un bouton dune barre en maintenant la touche ALT (ou OPTION sur Macintosh) enfonce tandis que vous cliquez sur le bouton indsirable et que vous le faites glisser en dehors de la barre.

Panneau de slection Certaines fentres affichent sur la gauche et / ou dans la partie infrieure, un panneau de slection pour slectionner les informations afficher dans l'espace de travail.

Exemple :

Ces panneaux sont rtractables : lapproche de la souris sur la bordure du panneau, le curseur prend une forme particulire pour le redimensionnement du panneau.

pour les panneaux horizontaux

pour les panneaux verticaux

Pour redimensionner un panneau, vous pouvez :

l'tirer ou le rduire laide de la souris,

double-cliquer pour fermer ou ouvrir le panneau.

Partie haute du panneau : organisation de l'information Le haut du panneau de slection permet dorganiser linformation et de pouvoir accder rapidement une information ou une action particulire.

Il suffit de cliquer sur l'une des options proposes pour que la partie droite de la fentre s'actualise immdiatement.

Il peut sagir :

pour les fentres de type Liste : dorganiser et dafficher rapidement les lments par type ou nature,

pour les fentres de type Elment : de regrouper les informations par thme-mtier,

pour les fentres de type Traitement : dobtenir une vue particulire pour llment en cours.


2012 Sage 12

Partie basse du panneau : les critres de slection Le bas du panneau de slection permet de moduler laffichage de la liste par l'indication de critres de slection sous forme :

de boutons radios,

de cases cocher,

d'un lien Plus de critres permettant douvrir une fentre de recherche,

et d'un bouton Rinitialiser qui supprime les critres de slection et remet les critres selon les "valeurs par dfaut".

Les deux parties du panneau de slection sont indpendantes lune de lautre. Une fentre peut comporter uniquement lune ou lautre des parties.

Barre de validation

Barre de validation d'une fiche Les barres de validation, affiches en bas des fentres, proposent les boutons standards :

Bouton Action Equivalence

Valide la saisie et propose une fiche vierge pour cration

Ctrl + J [OK] + [Ajouter]

Valide la saisie Case de fermeture

Ferme la fiche sans modification Echap

Barre de validation d'une liste Les barres de validation, affiches en bas des listes d'lments, proposent les boutons standards :


Ouvre l'lment slectionn Entre Ctrl + M

Ouvre une fiche vierge pour cration Ctrl + J

Supprime l'lment slectionn Suppr Ctrl + U

Ferme la liste Echap

Case de fermeture

Des boutons supplmentaires peuvent tre affichs selon les fonctions.

Barre de validation du bandeau de saisie Certaines fentres comme les fentres de saisie de documents affichent une barre de validation lie la ligne de pice.

Exemple :


2012 Sage 13


Valide la ligne en cours et affiche une ligne vierge pour poursuivre la saisie

Ctrl + J

Supprime la ligne slectionne Ctrl + U

Valide la ligne en cours et affiche une ligne vierge pour poursuivre la saisie

Entre

Afficher/Masquer la barre de validation Une barre de validation est affiche ou masque par la fonction correspondante du menu contextuel de la fentre.

Lorsque la barre de validation est affiche, un texte d'aide est affich en estomp sur les zones de saisie. Ce texte disparat ds que le curseur est positionn sur ce champ.

Actions contextuelles Les fentres d'interrogation de compte comportent des actions contextuelles selon l'lment et la fonction de gestion slectionns.

Les actions contextuelles sont disponibles sous forme de liens dans le bas de la fentre.


2012 Sage 14

Sur les liens, le menu contextuel est limit aux actions de la fentre de slection de l'lment.

Les actions ne sont disponibles qu'aprs slection d'un lment dans la liste. Un double clic sur le lien (ou Entre aprs slection de la ligne) actionne la fonction.

La fonction affiche la fentre de slection du tiers ou de l'article, puis l'ouverture de la fentre Interrogation.

Il est possible, dans la zone Mode d'ouverture du menu Fentre / Prfrences, de conserver l'accs la fentre Interrogation.

Agir sur les listes

Modifier l'affichage d'une liste Vous tes libre de modifier l'affichage d'une liste.

Ajuster et dplacer les colonnes La taille et l'emplacement des colonnes peuvent tre modifis :

pour ajuster la taille des colonnes la taille de la fentre, utiliser la fonction Fentre / Ajustement automatique des colonnes,

pour dplacer une colonne, placez le pointeur de la souris sur l'intitul de la colonne puis faites-le glisser l'emplacement souhait.

Ces actions ne sont gnralement pas possibles pour les sous-listes, l'intrieur des fentres "Elment".

Trier une liste Pour trier une liste, cliquez sur l'intitul de colonne du critre de tri choisi. Cliquez de nouveau pour modifier l'ordre de tri.

ordre croissant

ordre dcroissant

Pour trier une liste, il est prfrable d'afficher la barre d'outils Navigation qui propose la fonction Tri.


2012 Sage 15

Les critres de tri de la fonction Tri correspondent aux intituls des colonnes qui permettent de trier une liste.

La fonction Tri affiche les listes selon un seul critre de tri la fois. Les critres de tri dpendent de la fentre affiche et de ses options d'affichage. Selon le critre de tri slectionn, la colonne concerne est colore diffremment des autres.

Partager une liste Certaines listes comportent dans le coin infrieur gauche, ou au-dessus de la barre de dfilement vertical, un trait pais. Ce trait permet de partager la liste pour voir simultanment deux parties de la mme fentre.

Pour partager la liste :

1. positionnez le pointeur de la souris sur le trait pais ; le pointeur est modifi comme ceci .

2. cliquez et dplacez le pointeur pour partager la liste.

Pour supprimer le trait de partage, effectuer un double clic sur celui-ci, au niveau de la barre de dfilement.

Personnaliser les colonnes d'une liste Pour choisir les colonnes affiches, vous avez deux possibilits :

cliquer sur le bouton [Personnaliser la liste] situ en haut de la barre de dfilement vertical,

utiliser la fonction du menu Fentre / Personnaliser la liste.

Agir sur les lments d'une liste C'est partir des listes de l'application que vous procdez aux crations, modifications et suppressions de fiches.

Toute action sur une liste suppose une pr-slection d'un ou plusieurs lment(s) de la liste.

Slectionner les lments dune liste

Pour slectionner plusieurs lments :

si les lments sont contigus, cliquez sur le premier pour le slectionner, pressez une touche MAJ tandis que vous cliquez sur la ligne du dernier slectionner. Tous les lments compris entre les deux sont alors slectionns. Il s'agit d'une slection continue.

si les lments ne sont pas contigus, cliquez sur le premier puis appuyez sur une touche CTRL pendant que vous cliquez sur les autres. Il s'agit d'une slection discontinue.

Pour dslectionner un lment, pressez CTRL tandis que vous cliquez sur sa ligne.


2012 Sage 16

Tableau rcapitulatif des raccourcis clavier sur les fentres de liste

Action Souris Clavier sous Windows Clavier sur Macintosh

Slection dun lment

Cliquer sur sa ligne

Flche haut ou Flche bas Flche haut ou Flche bas

Ouverture dun lment

Double-clic sur sa ligne

ENTREE ou CTRL + M ENTREE ou COMMANDE + M ou COMMANDE + L

Slectionne des lments contigus

Maj + clic MAJ + Flche haut ou Flche bas

Slectionne des lments non contigus

Ctrl + clic CTRL + Flche haut ou Flche bas, ESPACE

Vous pouvez alors : Modifier un lment d'une liste

Ajouter un lment une liste

Supprimer un lment d'une liste

Transfrer les lments d'une liste par Glisser-dposer

Lancer une fonction partir d'un lment d'une liste

Modifier un lment d'une liste

Pour modifier un lment dans une liste : 1. slectionnez l'lment. 2. et cliquez sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d'outils Navigation.

Vous pouvez galement :

cliquer sur le bouton [Ouvrir] de la barre de validation de la fentre

ou double-cliquer sur la ligne d'un lment de la liste

L'effet d'un double-clic sur la ligne d'un lment de la liste peut tre paramtr pour :

afficher l'lment sans le modifier, ou

afficher l'lment pour le modifier.

Ce paramtrage s'effectue par la fonction Fentre / Personnaliser / volet Gnral / Affichage.

Ajouter un lment une liste

Pour ajouter un lment une liste : 1. slectionnez l'lment. 2. et cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre d'outils Navigation.

Vous pouvez galement cliquer sur le bouton [Nouveau] de la barre de validation de la fentre.

Paramtrez cet lment et cliquez sur [OK] pour valider et fermer la fentre.


2012 Sage 17

Supprimer un lment dans une liste

Pour supprimer un lment une liste : 1. slectionnez l'lment. 2. et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d'outils Navigation.

Vous pouvez galement cliquer sur le bouton [Supprimer] de la barre de validation.

Confirmez ou non votre choix sur le message affich.

Transfrer des lments entre listes par Glisser-Dposer Sur certaines listes, vous pouvez transfrer des lments dune liste vers une autre liste par Glisser-Dposer. Pour cela :

1. disposez cte cte la fentre dorigine et la fentre de destination,

2. slectionnez un ou plusieurs lments dans la liste dorigine,

3. appuyez sur la touche ALT et glissez en mme temps la slection vers une zone (compatible recevoir les lments slectionns).

Lancer une fonction partir d'un lment d'une liste Certaines listes de l'application permettent d'activer des fonctions de gestion.

Le bouton [Actions] lance les fonctions spcifiques la slection effectue. Les actions proposes dpendent du contexte et sont prsentes dans chaque documentation mtier.

Pour activer une fonction lie l'lment d'une liste :

1. slectionnez la ligne partir de laquelle vous souhaitez travailler,

2. cliquez sur le bouton [Actions],

3. choisissez la fonction activer.

Exemples

Vous utilisez Sage Comptabilit

Depuis la fentre de saisie d'un Journal (Traitement/Saisie des critures), lorsqu'une ligne du journal est slectionne, le bouton [Actions] permet de :

voir les registres de taxe

voir la rgularisation des charges et produits

visualiser la pice

saisir les informations libres

lettrer le compte

interroger le compte gnral ou le compte tiers

visionner les documents attachs

crer un modle de saisie

extourner/annuler les lments slectionns

Vous utilisez Sage Gestion Commerciale

Activ depuis la liste des documents d'achats, le bouton [Actions] permet :

de modifier le statut de la pice slectionne

de la transformer en un autre type de pice (bon de fonction en bon de livraison par exemple)

d'envoyer ou de visualiser un e-mail, avec le document slectionn en pice jointe,


2012 Sage 18

d'imprimer la pice

de comptabiliser la pice

Activ depuis la liste des articles, le bouton [Actions] propose la fonction Interroger permettant d'interroger le stock.

Vous utilisez Sage Immobilisations

Activ depuis la liste des immobilisations, le bouton [Actions] propose la fonction Grer l'immobilisation....

Ainsi, vous accdez rapidement au plan d'amortissement de l'immobilisation slectionne.

Vous utilisez Sage Moyens de paiement

Activ depuis la liste des LCR-BOR, le bouton [Actions] permet de :

grer les critures associes

imprimer des modles de documents

grer l'escompte financier

grer les registres associs

Vous utilisez Sage Trsorerie

A partir de la liste des mouvements bancaires d'un extrait bancaire, le bouton [Actions] permet de :

voir les prvisions de trsorerie pointes,

consulter les libells complmentaires.

Raccourcis clavier

Raccourcis clavier d'accs aux menus et fonctions

Sur la barre de menus Objectif Touches

Ouvrir un menu ALT + lettre souligne

Slectionner une fonction Lettre souligne

Fermer un menu ECHAP

Quitter la barre des menus ALT

Slectionner le premier menu F10


2012 Sage 19

Dans un menu Le tableau suivant prsente les raccourcis clavier proposs par dfaut.

Action

(Menu/Fonction)

Raccourci Clavier sous Windows

Raccourci Clavier

sur Macintosh

Menu Fichier

Crer un nouveau fichier (Fichier/Nouveau)

CTRL + N COMMANDE + N

Ouvrir un fichier (Fichier/Ouvrir)

CTRL + O COMMANDE + O

Fermer le fichier actuellement ouvert (Fichier/Fermer)

CTRL + W COMMANDE + W

Quitter l'application (Fichier/Quitter)

CTRL + Q COMMANDE + Q

Menu Edition

Annuler la dernire opration ralise (Edition/Annuler)

CTRL + Z COMMANDE + Z

Couper le texte slectionn (Edition/Couper)

CTRL + X COMMANDE + X

Copier le texte slectionn (Edition/Copier)

CTRL + C COMMANDE + C

Coller le texte slectionn (Edition/Coller)

CTRL + V COMMANDE + V

Tout slectionner (Edition/Slectionner tout)

CTRL + A COMMANDE + A

Copier llment slectionn (Edition/Dupliquer)

CTRL + D COMMANDE + D

Menu Fentre

Actualiser la fentre (Fentre/Actualiser)

F5 COMMANDE + R

Menu Aide (?)

Afficher l'aide (Aide (?)/Rechercher laide sur..)

F1

Raccourcis claviers de type ALT + lettre + lettre Pour faciliter l'utilisation de votre logiciel Sage, les fonctions de la barre des menus possdent par dfaut un raccourci clavier de type ALT + lettre + lettre + ...

Sous Windows, pour ouvrir un menu laide du clavier : tapez sur la touche ALT puis sur la touche qui correspond la lettre souligne de l'intitul du menu. Le menu qui s'ouvre affiche galement des lettres soulignes. Pour utiliser une fonction de ce menu, tapez nouveau sur la touche qui correspond la lettre souligne de l'intitul de la fonction.


2012 Sage 20

Exemple :

Le tableau suivant prsente quelques raccourcis claviers de type ALT + lettre + lettre

Action

(Menu/Fonction)

Raccourci Clavier Windows

Afficher la fiche socit (Fichier/A propos de votre socit)

ALT + F + A

Passer d'une monnaie une autre (Edition/Inverseur)

ALT + E + I

Afficher la calculette (Edition/Calculette Sage)

ALT + E + G

Afficher la liste des documents des ventes (Traitement/Documents des ventes)

ALT + E + G

Pour attribuer un raccourci clavier aux fonctions qui ne possdent pas de raccourci clavier, voir la fonction Fentre / Personnaliser / volet Interface utilisateur / Raccourcis clavier.

Raccourcis clavier d'accs aux menus contextuels

Action Souris Clavier sous Windows

Clavier sur Macintosh

Ouvre un menu contextuel Cliquer du bouton droit sur une liste ou une zone de saisie

MAJ + F10 Presser une touche CTRL

Raccourcis clavier de navigation

Dans la fentre de l'application

Objectif Touches

Naviguer d'une fentre l'autre l'intrieur de l'application (fentre suivante ou fentre prcdente)

Ctrl + F6 ou Ctrl + Maj + F6

Dans une liste

Objectif Touches

Activer le bouton [Actions] Maj + F12

Dans une fentre comportant des zones de saisie

Objectif Touches

Dplacer le curseur d'une zone l'autre dans une fentre avec validation de la saisie

Tab et Maj+Tab

Valider une ligne de saisie Entre


2012 Sage 21

Menu Fichier

Introduction au menu Fichier Le menu Fichier regroupe essentiellement des fonctions d'ouverture et fermeture de fichiers, ainsi que des fonctions de paramtrage.

Pour les fonctions non listes ci-dessous, reportez-vous plus loin la partie traitant du menu Fichier de votre logiciel.

Ouvrir : Ouverture d'un fichier existant.

Favoris : Accs rapide aux fichiers de donnes les plus frquemment utiliss.

Configuration systme et partage : Accs des informations sur les fichiers en cours d'utilisation et les utilisateurs connects.

Autorisations d'accs : Scurisation de laccs et de lutilisation du programme.

Exporter / Importer au format Sage : Transferts de fichiers entre logiciels Sage.

Exporter / Importer au format paramtrable : Transferts de fichiers entre un logiciel Sage et le logiciel d'un autre diteur.

Imprimer les paramtres socit : Impression des paramtres du fichier socit en cours d'utilisation.

Mise en page : Programme distinct destin la mise en page des documents utiliss par diverses fonctions du programme.

Format dimpression : Paramtrage des format dimpression et slection du type d'imprimante (ce choix n'est plus propos partir de Windows 7 ; les proprits de l'imprimante sont modifies partir du Panneau de configuration).

Le sous menu Fichier / Outils comporte les fonctions suivantes :

Enrichissement des coordonnes bancaires tiers : Traite vos donnes bancaires tiers et complte, le cas chant, les codes BIC et/ou IBAN manquants automatiquement, dans le respect de la norme SEPA (vous devez au pralable acqurir le Service correspondant auprs de Sage et actualiser vos droits d'accs au portail).

Recalcul des informations libres : Mise jour des informations libres de type Valeur calcule.

Maintenance : Programme permettant de grer les fichiers de l'application (agrandissement, occupation, vrification, recopie, conversion des fichiers d'une ancienne version.

Importer / Exporter les prfrences : Transfert des paramtres interface d'un utilisateur vers un autre utilisateur.

Si vous utilisez plusieurs logiciels Sage, le menu Fichier peut vous permettre de dmarrer un autre logiciel partir du logiciel en cours d'utilisation.

Ouvrir

Introduction la fonction Ouvrir Fichier / Ouvrir

Utilisez cette fonction pour ouvrir une socit (fichier ou base de donnes cre dans les applications) existant. Cette fonction affiche une fentre pour slectionner le fichier ouvrir.

Si un fichier de donnes est ouvert en cours d'utilisation, la fonction Fichier / Ouvrir nest pas accessible.


2012 Sage 22

Restriction d'utilisation du logiciel Un Utilisateur ou Compte Utilisateur est identifi par un nom et un mot de passe (paramtres de connexion ou d'authentification). Il utilise un profil utilisateur qui dfinit ses droits d'accs aux fonctions de l'application.

A l'ouverture d'une socit, l'authentification est obligatoire (avec ou sans mot de passe).

Voir Autorisations d'accs / Utilisateurs.

Pour les traitements multi-bases (fusion, traitements multi-socits, cration d'une archive..), l'ouverture du fichier est effectue sans affichage de la fentre d'authentification si l'utilisateur connect existe (mme nom et mme mot de passe). De mme, l'ouverture d'une autre application, et de son fichier li, partir du menu Fichier, s'effectue sans authentification si l'utilisateur connect y est dj paramtr. En revanche, l'ouverture des fichiers via les outils externes (ODBC, Objets mtier, ActiveX) ncessite une authentification obligatoire.

Contrle du nom de l'utilisateur

Un contrle est effectu sur le nom de l'utilisateur afin d'viter qu'un mme utilisateur ne se connecte plusieurs fois la mme base de donnes pour la mme application. Cependant, un mme nom d'utilisateur peut ouvrir simultanment plusieurs bases de donnes ou applications diffrentes (tous les utilisateurs d'une mme application doivent y tre rfrencs).

Sage 100 Entreprise SQL Server fonctionne en nombre de connexions et non en fonction des utilisateurs.

Contrle du nombre d'utilisateurs actifs

L'ouverture du fichier de donnes socits n'est autorise que si le nombre d'utilisateurs actifs est infrieur ou gal au nombre de licences acquises.

L'utilisateur fait partie des utilisateurs actifs.

En tant qu'utilisateur

Si le nombre d'utilisateurs actifs enregistrs est suprieur au nombre de licences, vous ne pouvez pas ouvrir le fichier de donnes : contactez votre administrateur.

En tant qu'administrateur

SI le nombre d'utilisateurs actifs enregistrs est suprieur au nombre de licences, la fentre Contrle des licences s'affiche.

Pour aller plus loin, voir : Contrle des licences

Ouvrir un fichier protg par mot de passe

Conversion du fichier socit dune version antrieure

Ouvrir un fichier favori

Ouvrir un fichier mal ferm

Contrle des licences La fentre Contrle des licences s'affiche si le nombre d'utilisateurs actifs enregistrs est suprieur au nombre de licences.

Le contrle des licences s'applique pour les utilisateurs de Sage Serveur (aprs mise jour dans la mme version que les applications) et pour les versions SQL (aprs mis jour de la partie Cliente et conversion des tables systmes), mais pas pour la version Sage 100 Entreprise SQL Server (le contrle du nombre de licences est effectu par application et par base de donnes).


2012 Sage 23

Cette fentre indique le nombre de Licences acquises et le nombre des Utilisateurs actifs par application. La liste de la fentre permet de :

cocher dans la colonne Pointage les comptes utilisateurs qui doivent tre dsactivs. Le compteur Utilisateurs actifs - [Application] est dcrment au fur et mesure.

visualiser les Administrateurs et Utilisateurs actifs (les invits n'apparaissent pas).

visualiser les utilisateurs ayant d'autres applications autorises. Il s'agit des applications partageant une mme base de donnes (Moyens de paiement, Trsorerie, Gestion Commerciale et Caisse de Saisie Dcentralise).

Un utilisateur connect ne peut pas se dsactiver lui-mme.

En version Monoposte, seul l'utilisateur peut tre actif. L'utilisateur doit donc se connecter sous le nom pour dsactiver les autres utilisateurs actifs.

L'administrateur peut aussi dsactiver un compte utilisateur partir du volet Identification d'une fiche utilisateur.

Le bouton [OK] devient accessible lorsque le nombre d'utilisateurs actifs est infrieur ou gal au nombre de licences acquises. Dans le cas contraire, il n'est pas possible l'administrateur d'ouvrir la socit.

Ouvrir un fichier protg par mot de passe Fichier / Ouvrir

A louverture dun fichier protg par un mot de passe, la fentre "Autorisation d'accs" s'affiche avec la mention "Le fichier xxxxx est protg...".

Utilisez cette fentre pour saisir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Par dfaut, le nom du dernier utilisateur saisi pour la connexion au fichier est affich.

Veuillez respecter la casse (minuscules / capitales) au moment de saisir votre mot de passe.

Changement de mot de passe Si vous avez demand le renouvellement de votre mot de passe celui-ci a t rinitialis par l'administrateur du logiciel. Dans ce cas, dans la fentre "Autorisation d'accs", saisissez uniquement votre nom d'utilisateur et cliquez sur [OK].

La fentre Changement de mot de passe s'affiche pour y saisir un nouveau mot de passe.

La fentre Changement de mot de passe peut galement s'afficher si l'administrateur a modifi les paramtres de scurit.

Echec la connexion - Nombre de tentatives autorises Vous disposez de trois tentatives pour vous connecter au fichier. A l'issue de la troisime tentative sans connexion, le logiciel se ferme. Veuillez alors contacter l'administrateur du logiciel.

Conversion du fichier socit dune version antrieure Fichier / Ouvrir

Si vous ouvrez pour la premire fois un fichier socit cr partir d'une version antrieure de votre logiciel, la conversion du fichier peut vous tre propose.

Le temps de conversion varie en fonction de la taille du fichier.

Si aprs conversion, le nombre d'utilisateurs dpasse le nombre de postes acquis, la fentre Contrle des licences s'affiche.

Pour plus de dtails, voir Contrle des licences.


2012 Sage 24

Logiciels utilisant deux fichiers lis (Gestion commerciale, etc.)

Dans le cas de logiciels qui utilisent deux fichiers lis (fichier commercial et fichier comptable), ces deux fichiers doivent tre convertis.

Les fichiers dorigine qui servent la conversion sont renomms suivant le modle [NOM DU FICHIER]_OLD.[EXTENSION DE LAPPLICATION].

Cette procdure automatique de conversion ne permet pas de dfinir les paramtres de conversion.

Par exemple, pour la conversion des fichiers comptables antrieurs la version 14.00, la rfrence Pice est impose par le programme. Si vous voulez choisir la valeur mentionne dans cette zone, il convient d'utiliser lassistant du programme Sage Maintenance.

A l'ouverture d'une base SQL ncessitant une conversion, la conversion de toutes les tables, tous types de base confondus est propose :

1 La conversion n'est effectue que si les fichiers de description des applications sont installs sur le poste.

2 Quel que soit le type de base ouvert, ce sont les tables Comptabilit qui sont converties en priorit.

Pour plus de dtails, voir Assistant de conversion des fichiers.

Favoris

Introduction la fonction Favoris Fichier / Favoris

Les favoris enregistrs sont un accs rapide aux fichiers de donnes les plus frquemment utiliss.

Le paramtrage des favoris s'effectue via la fonction Fentre / Personnaliser.... Pour plus de dtails, voir Personnaliser - Volet Favoris.

Si aucun favori nest dfini, la fonction Favoris est inactive.

Ouvrir un fichier favori Fichier / Favoris

Utilisez la fonction Fichier / Favoris pour ouvrir un fichier de donnes enregistr comme favori.

Si un fichier est en cours d'utilisation, celui-ci est ferm si vous ouvrez un autre fichier.

Si le fichier est protg, la fentre de connexion saffiche pour saisir un utilisateur et son mot de passe.

Pour plus de dtails sur les fichiers protgs par mot de passe, voir Ouvrir un fichier de donnes protg par mot de passe.

Fermer Fichier / Fermer

Utilisez la fonction Fichier / Fermer pour fermer correctement le fichier de donnes en cours d'utilisation.

Vous pouvez galement cliquer sur la croix de fermeture de la fentre de l'application.


2012 Sage 25

Configuration systme et partage

Introduction la fonction Configuration systme et partage Fichier / Configuration systme et partage

Cette fonction affiche par l'intermdiaire des volets Systme et Utilisateurs des informations sur :

les fichiers en cours d'utilisation : taille, chemin d'accs, mode d'accs avec serveur ou non,

le nombre et le nom des utilisateurs connects,

le type d'accs au logiciel : mono-utilisateur ou multi-utilisateurs.

Le volet Utilisateurs permet l'envoi de message rseaux vers d'autres utilisateurs connects. Pour plus de dtails, voir Envoyer des messages rseaux.

Si vous utilisez votre logiciel en rseau, nous vous invitons vous reporter la documentation fournie avec le systme serveur et avec les programmes Sage Serveurs pour Windows NT ou pour Macintosh.

Volet Utilisateurs - Envoi des messages rseaux Le volet Utilisateurs affiche la liste des utilisateurs connects au fichier de donnes en cours d'utilisation.

Le bouton [Actions] vous permet de leur envoyer un message par l'intermdiaire du rseau auquel vous tes connect.

Pour envoyer un message rseau :

1. dans la liste, slectionnez un ou plusieurs utilisateurs

2. cliquez sur [Actions] puis sur Envoyer....

3. dans la fentre "Envoi message", saisissez votre message.

4. cliquez sur [Envoyer] pour envoyer le message et fermer la fentre.

Non-rception des messages rseaux

Contrairement aux messageries classiques, vous n'tes pas inform de la non-rception des messages rseaux.

Les causes de non-rceptions chez le destinataire sont les suivantes :

- Traitement en cours d'excution.

- Affichage d'une fentre (dite 'modale') qui empche l'affichage d'une autre fentre.

Rception de message rseau

Le destinataire reoit le message rseau environ cinq secondes aprs son envoi.

Si le logiciel Sage n'est pas affich au premier plan, le message n'est pas visible par l'utilisateur. Pour voir le message, l'utilisateur doit afficher le logiciel Sage au premier plan.


2012 Sage 26

Autorisations d'accs

Gestion du mot de passe Fichier / Autorisations daccs / Gestion du mot de passe

Cette fonction affiche la fentre "Gestion du mot de passe" afin de changer le mot de passe utilisateur.

Cette fonction est accessible tous les utilisateurs.

Utilisateurs Introduction la fonction Utilisateurs Fichier / Autorisations daccs / Utilisateurs

La fonction Utilisateurs nest disponible que si lutilisateur connect dispose des droits Administrateur.

La fentre Utilisateurs permet :

de grer les fiches des utilisateurs autoriss se connecter au fichier de donnes,

afin de vous viter de paramtrer des utilisateurs dj enregistrs pour d'autres logiciels, de rcuprer ou de transfrer ces profils d'utilisateurs,

d'envoyer un message aux utilisateurs.

Voir pour toute information : Ajouter un utilisateur

Paramtrer un profil utilisateur

Dfinir les restrictions pour chaque fonction du logiciel

Consulter / Modifier un profil utilisateur

Supprimer un utilisateur

Envoyer un message aux utilisateurs

Transfrer / Rcuprer un utilisateur

Ajouter un utilisateur Fichier / Autorisations daccs / Utilisateurs

Pour ajouter un utilisateur cliquez sur [Nouveau] de la barre de validation de la fentre "Utilisateurs".

Une fiche "Utilisateur" est compose de deux onglets :

Identification : ce volet prcise l'identit et le profil de l'utilisateur ; il permet de rinitialiser son mot de passe.

Autorisations : ce volet prcise les menus et fonctions auxquels l'utilisateur a accs.

L'utilisateur Administrateur ne possde qu'un onglet sur sa fiche : Identification. L'administrateur a accs toutes les fonctions du logiciel.

Nombre d'utilisateurs actifs Le nombre d'utilisateurs actifs (y compris les administrateurs) pour une application ne doit pas dpasser le nombre de licences autorises. Un message bloquant s'affiche dans le cas contraire. Il est possible de dcocher la case Dsactiver ce compte utilisateur sans supprimer son profil.

Voir aussi Paramter un profil utilisateur. Ce message n'est pas affich en cration ou modification d'un utilisateur appartenant au

groupe Invits sauf s'il change de groupe (Utilisateurs ou Administrateurs).


2012 Sage 27

Ajouter un utilisateur un logiciel qui utilise un fichier Comptable Pour les logiciels qui utilisent un fichier comptable, l'ajout d'un utilisateur avec un profil Administrateur ou Utilisateurs, ajoute ce mme utilisateur dans le fichier comptable avec le profil Invits.

Exemple :

Ajout dun utilisateur partir de la Gestion commerciale avec les caractristiques :

- Nom : Test

- Mot de passe : 1234

- Groupe : Utilisateurs

Ce mme utilisateur est automatiquement ajout dans le fichier comptable avec le groupe Invits.

- Nom : Test

- Mot de passe :

- Groupe : Invits

Paramtrer un profil utilisateur Fichier / Autorisations daccs / Utilisateurs / volet Identification

En tant qu'administrateur, vous paramtrez le profil d'un utilisateur partir du volet Identification. Ce volet prcise les :

nom,

description

et Email de l'utilisateur

Profil

Appartient au groupe

Utilisez cette liste pour slectionner le groupe-profil d'appartenance de l'utilisateur :

Les profils utilisateurs proposs sont les suivants :

Administrateurs

Le profil Administrateur donne accs toutes les fonctions sans aucune restriction. Seuls les administrateurs ont accs aux fonctions dautorisations daccs et peuvent crer des utilisateurs et leur affecter des droits.

Utilisateurs

Les utilisateurs ayant des droits Utilisateurs ont par dfaut accs toutes les fonctions sauf les fonctions Utilisateurs et Paramtres de scurit du menu Autorisations daccs. Il est possible de dfinir des restrictions d'accs aux fonctions pour ce type d'utilisateur.

Invits

Dans le logiciel de Comptabilit, slectionnez ce groupe pour un utilisateur dj enregistr dans le logiciel de Gestion Commerciale. Ce profil permet l'utilisateur d'ouvrir le fichier comptable associ partir de la Gestion commerciale. Cependant, ce profil ne peut pas lancer directement l'application Comptabilit.

Pour plus de dtails, voir Ajouter un utilisateur.

Les invits ne sont pas pris en compte dans le dcompte des licences.

Profil utilisateur

Utilisez cette liste pour slectionner le profil utilisateur :

Personnalis : afin de crer un nouveau profil.

"Nom d'utilisateur" : slectionnez le profil d'un autre utilisateur afin que l'utilisateur en cours de cration hrite des droits daccs aux fonctions de lutilisateur slectionn.


2012 Sage 28

La zone Profil utilisateur est modifiable sans condition. Rfrez-vous aux messages qui s'affichent lors des modifications.

Il nest pas possible de slectionner un utilisateur avec des droits Administrateurs.

Applications autorises

Particularits pour les applications partageant le mme type de fichier application (cette zone n'est pas visible pour les autres applications) : Moyens de paiement et Trsorerie (*.mdp), Gestion commerciale et Saisie de Caisse Dcentralise (*.gcm).

Cette zone permet de prciser si ce compte utilise lune ou lautre des applications ou les deux.

Exemple :

Pour un utilisateur cr dans la Gestion commerciale, vous indiquez s'il est galement utilisateur de Sage Saisie de Caisse Dcentralise par la slection de :

- Gestion Commerciale seule

- Saisie de Caisse Dcentralise seule

- ou les deux

Par dfaut, cest lapplication qui cre le compte utilisateur qui est propose.

Cette option a pour effet de :

Interdire laccs lapplication non autorise pour le compte utilisateur,

Comptabiliser lutilisateur pour le dcompte des licences, il devient actif pour les applications slectionnes.

Cette zone n'est pas accessible pour l'Administrateur et les utilisateurs appartenant au groupe Invits.

Mot de passe de "Description de l'utilisateur"

Si vous tes l'administrateur du logiciel, vous pouvez rinitialiser un mot de passe utilisateur. Utilisez alors le bouton [Rinitialiser le mot de passe].

La rinitialisation du mot de passe est effective pour le fichier en cours.

Cependant, selon loption Mot de passe identique pour tous les fichiers lis (Fichier / Autorisations daccs / Paramtres de scurit), la modification du mot de passe est galement apporte dans le fichier comptable li et rpercute par la suite lensemble des logiciels.

Statut du compte

Dsactiver ce compte utilisateur

Cochez cette option pour :

Interdire l'utilisateur laccs la socit,

Ne plus prendre en compte l'utilisateur dans le dcompte des licences.

Si au moment de valider la cration d'un compte, un message vous invite dsactiver un compte, cochez cette option. En effet, crer un nombre d'utilisateurs actifs suprieur au nombre de licences acquises n'est pas autoris. Si l'utilisateur concern doit tout de mme tre actif, il vous faut alors dsactiver un autre utilisateur puis ractiver l'utilisateur concern.

Cette option n'est pas accessible pour le compte (toujours active) et pour les utilisateurs appartenant au groupe Invits (toujours dsactive).

Pour plus d'explications, voir aussi Contrle des licences.


2012 Sage 29

Dfinir les restrictions pour chaque fonction du logiciel Fichier / Autorisations daccs / Utilisateurs / volet Autorisation

Fichier / Autorisations daccs / Utilisateurs / volet Droits effectifs

En tant qu'administrateur, vous dfinissez les restrictions d'accs pour chaque fonction et par utilisateur, partir du volet Autorisations.

Ce volet est absent pour les utilisateurs appartenant aux groupes Administrateurs et Invits.

Ce volet est intitul Droits effectifs si lutilisateur hrite du profil dun autre utilisateur. Dans ce cas, aucune modification ne peut tre apporte laffectation des droits daccs aux fonctions.

La liste prsente les menus, les fonctions, et pour les fentres les volets dont l'accs peut tre restreint. Par dfaut, l'ensemble des fonctions prsentes dans ce volet sont en accs libre.

Pour dfinir les restrictions :

1. dans la liste, slectionnez un intitul de menu, fonction ou onglet,

2. choisissez l'une des options proposes : - Autoriser, - Interdire la suppression, - Interdire l'criture, - Interdire la lecture et l'criture.

L'utilisateur est inform des restrictions par l'affichage d'icnes :

dans la barre d'tat, et

dans les menus de la barre de menus.

Par contre, une fonction associe l'option Interdire la lecture et l'criture est absente de son menu d'origine.

Consulter / Modifier un profil utilisateur Fichier / Autorisations daccs / Utilisateurs

Pour consulter ou modifier la fiche d'un utilisateur cliquez sur [Ouvrir] de la barre de validation de la fentre "Utilisateurs".

Pour plus de dtails sur le paramtrage, voir Paramtrer un profil utilisateur.

Supprimer un utilisateur Fichier / Autorisations daccs / Utilisateurs

Pour supprimer la fiche d'un utilisateur enregistr :

1. dans la fentre "Utilisateurs", slectionnez la ligne de sa fiche.

2. dans la barre de validation, cliquez sur [Supprimer].

3. confirmez votre choix.

Si le programme affiche le message suivant : Souhaitez-vous galement supprimer les utilisateurs slectionns dans le fichier comptable li ? .

cliquez sur [Oui] pour supprimer lutilisateur dans le fichier rattach.

si lutilisateur possde le logiciel Comptabilit ou tout autre logiciel Sage, cliquez sur [Non]. Lutilisateur conserve ainsi l'accs ces autres logiciels.

Le type d'utilisateur suivant ne peut tre supprim :

lutilisateur .

tout utilisateur dont le profil est rattach dautres utilisateurs.

l'utilisateur est connect.


2012 Sage 30

Logiciel Paie Macintosh

Dans le logiciel Paie Macintosh, un utilisateur est supprim la fois dans les fichiers Paramtres et Comptable.

Envoyer un message aux utilisateurs Fichier / Autorisations daccs / Utilisateurs

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilit d'envoyer un message aux utilisateurs du logiciel.

Pour cela, cliquez sur le bouton [Actions] puis slectionnez Envoyer un message.

Cette fonction utilise votre messagerie et affiche un message sans titre avec l'adresse de messagerie de l'utilisateur destinataire (si l'adresse est renseigne).

Transfrer / Rcuprer un utilisateur Fichier / Autorisations daccs / Utilisateurs

Afin de vous viter de paramtrer des utilisateurs dj enregistrs pour d'autres logiciels, vous pouvez rcuprer ou transfrer ces profils d'utilisateurs.

Pour cela, cliquez sur le bouton [Actions] puis slectionnez Transfrer les utilisateurs et Rcuprer les utilisateurs.

Les droits daccs aux fonctions sont ceux dfinis dans le logiciel concern et ne peuvent tre transfrs.

Paramtres de scurit Fichier / Autorisations daccs / Paramtres de scurit

La fonction Paramtres de scurit nest disponible que si lutilisateur connect dispose des droits Administrateur.

Gestion du mot de passe Vous dfinissez ici les rgles que vous souhaitez appliquer la gestion des mots de passe d'accs l'application.

Nous attirons votre attention sur la zone Dfinir un mot de passe identique dans tous les fichiers lis.

Elle permet de grer un mot de passe unique dans toutes les applications. Lorsque cette case est coche, la modification du mot de passe dans une application, entrane sa modification (aprs confirmation) dans tous les fichiers lis, au fur et mesure de louverture de ces fichiers.

A l'ouverture de la socit Cette case cocher permet dimposer la saisie dun mot de passe, pour tout utilisateur, y compris ladministrateur.

Voir aussi : Ouvrir un fichier protg par mot de passe.


2012 Sage 31

Exporter / Importer au format Sage

Introduction l'importation et l'exportation au format Sage Fichier / Importer / Format Sage

Fichier / Exporter / Format Sage, Html

Nous vous conseillons de privilgier l'importation et l'exportation au format Sage pour des transferts de fichiers entre deux logiciels Sage.

Vous pouvez effectuer les transferts suivants : Importer au format Sage

Exporter au format Sage, HTML...

Importer au format Sage Fichier / Importer / Format Sage

Utilisez cette fonction pour importer des fichiers de donnes provenant dautres logiciels Sage.

Ces fichiers peuvent tre aux formats suivants :

Format texte (*.TXT)

Fichiers comptes au format SAGE (*.PNC)

Fichiers critures au format SAGE (*.PNM)

Fichiers critures au format CIEL (*.TXT)

Fichiers critures EDIFACT (*.TXT)

Catalogue fournisseurs (*.TXT)

Catalogue fournisseurs et articles (*.TXT)

Fichiers au format XML (*.XML)

Version

Cette fonction nest pas disponible dans Moyens de paiement, Trsorerie et Etats Comptables et Fiscaux.

La fonction Fichier / Importer / Format Sage ne peut pas tre utilise en mode Multi-utilisateur.

Pour importer au format Sage :

1. dans la fentre "Ouvrir le fichier dImport", slectionnez le fichier importer (en cas d'erreur lors de l'importation, le fichier dimportation est conserv et renomm avec lextension .OLD).

2. choisissez, l'aide des cases cocher, les options d'importation : suppression du fichier aprs import, importer le lettrage, le pointage,...

3. l'importation des donnes dbute ds que vous cliquez sur [Ouvrir].

Au cours de la procdure d'importation, le logiciel effectue un certain nombre de contrles. Si des erreurs sont dtectes lissue de ces derniers, la procdure dimportation est arrte.

Il est important de ne pas annuler une procdure dimportation en cours car cela peut entraner des fichiers dsquilibrs.

A lissue de limportation, un journal de traitement est gnr. Pour consulter son contenu, utilisez la fonction Edition / Afficher le journal de traitement.

Pour plus de dtails sur les fichiers imports, voir lannexe qui traite des fichiers dimportation.


2012 Sage 32

Exporter au format Sage, HTML... Fichier / Exporter / Format Sage, HTML...

Utilisez cette fonction pour exporter des fichiers de donnes vers dautres logiciels Sage.

Les logiciels Sage peuvent gnrer les types de fichiers suivants :

Format texte (*.TXT)

Format sylk (*.SLK)

Format html (*.HTM)

Format Excel (*.XLS)

Version

Cette fonction nest pas disponible dans Moyens de paiement, Trsorerie et Etats Comptables et Fiscaux.

La fonction Fichier / Exporter / Format Sage, HTML... ne peut pas tre utilise en mode Multi-utilisateur.

Pour exporter des donnes au format Sage,

1. vous choisissez ou crez un modle d'export qui prcise les informations que vous souhaitez exporter depuis la fentre "Ouvrir le modle d'export" :

pour crer le fichier "modle export" : cliquez sur [Nouveau],

pour ouvrir un modle existant : slectionnez le fichier modle contenant la structure du fichier exporter puis cliquez sur [Ouvrir].

Pour crer un modle d'export

Pour crer un fichier "modle export" :

1. cliquez sur [Nouveau],

2. attribuez un nom au fichier modle (l'extension du fichier varie selon l'application),

3. puis cliquez sur [Enregistrer].

Dans la fentre "Liaison externe", vous enregistrez ensuite les types d'informations qui seront prises en compte lorsque ce modle sera utilis pour une exportation.

1. vous renseignez un intitul,

2. vous choisissez le fichier contenant les informations qui seront exportes (paramtres gnraux, dossier entreprise,...),

3. en fonction de la slection prcdente, vous choisissez chaque information que vous souhaitez exporter (raison sociale, activit, adresse,...),

4. vous indiquez ventuellement des bornes de slection (1),

5. dans la barre de fonctions, vous cliquez sur [Exporter] et choisissez le format du fichier,

6. dans la fentre "Crer le fichier d'export", saisissez le nom du fichier puis cliquez sur [Enregistrer].

(1) Il est possible de dfinir des groupes pour affiner les critres de slection. Voir pour cela la fonction Etat / Formats de slection / Paramtrage dun format de slection / Groupes.

Pour utiliser un modle d'export existant

Dans la fentre "Liaison externe", vous pouvez :

modifier le modle d'export (voir les points 1 4 ci-dessus),

l'utiliser tel quel et lancer l'exportation (voir les points 5 et 6 ci-dessus).

La dure de l'exportation dpend de la quantit de donnes exportes.


2012 Sage 33

Exporter / Importer au format paramtrable

Introduction la fonction Exporter / Importer au format paramtrable Fichier / Importer / Format paramtrable

Fichier / Exporter / Format paramtrable

Ces fonctions permettent de paramtrer les formats de fichiers pour limportation ou lexportation de donnes.

La dfinition de formats de fichiers paramtrables permet d'importer ou d'exporter des donnes principales vers n'importe quel logiciel capable d'mettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII.

Nous vous conseillons de privilgier l'importation et l'exportation au format paramtrable pour des transferts de fichiers entre un logiciel Sage et le logiciel d'un autre diteur.

Pour des transferts entre fichiers Sage, voir Exporter / Importer au format Sage. Le transfert de donnes dans un format paramtrable seffectue en deux tapes :

1. dabord ltape de cration du fichier qui contient les paramtres des donnes transfrer l'aide de la fonction Fichier / Format import/export paramtrable.

2. puis ltape de transfert des donnes :

dans le cas dun import, utilisez la fonction Fichier / Importer au format paramtrable.

dans le cas dun export, utilisez la fonction Fichier / Exporter au format paramtrable.

Rle du fichier au format paramtrable

Un fichier au format paramtrable contient les paramtres des champs que vous souhaitez transfrer.

Par exemple, si vous devez transfrer votre fichier client vers une autre base de travail.

Le paramtrage du fichier vous permet de choisir les champs pour lesquels vous souhaitez transfrer les donnes.

Ainsi, au lieu de transfrer toutes les donnes des fiches clients, vous ne transfrez que les donnes qui vous intressent.

Le fichier au format paramtrable est donc un modle ; le logiciel utilise ce modle pour ne transfrer que les donnes communes aux deux fichiers.


2012 Sage 34

Parmi les informations contenues dans le fichier transfrer, seules sont transfres celles qui sont paramtres dans le fichier au format paramtrable.

Crer un fichier de transfert Crer un fichier de transfert au format paramtrable Fichier / Format import/export paramtrable

Pour crer un fichier de transfert au format paramtrable :

1. dans la fentre "Ouvrir le format paramtrable", cliquez sur [Nouveau],

2. saisissez un nom de fichier puis cliquer sur [Enregistrer],

La fentre "Format de fichier" saffiche, compose de trois volets :

Volet Description

Volet Particularits

Volet Numrotation

Lorsque vous cliquez sur [OK] pour valider et fermer la fentre, le fichier est enregistr.

Le fichier est maintenant prt tre utilis pour le transfert de donnes vers une autre base (Exportation) ou dans votre base de travail (Importation).

Voir aussi les fonctions proposes dans la barre de fonctions : Vrifier

Gnrer

Volet Description Format de fichier Ce volet vous permet :

de dfinir les donnes associes au format,

dajouter des champs qui constitueront la structure du fichier,


2012 Sage 35

de les modifier,

de les supprimer,

ou de les organiser.

Barre de fonctions de la fentre La barre de fonctions (bouton [Fonctions] ou boutons apparents) permet de :

Vrifier le format paramtr grce un test rel de structure ; voir le paragraphe Vrification de la structure du fichier. Aucune importation n'est ralise ; le programme vrifie seulement si le fichier slectionn est conforme la structure dcrite.

Gnrer un fichier test ; voir le paragraphe Gnrer un fichier test.

Imprimer le dtail du paramtrage du format.

Intitul

Intitul que vous pouvez donner au format. Il sera rappel dans le titre de la fentre. Il peut tre diffrent du nom du fichier.

Type de donnes

Slectionnez le type de donnes qui peuvent tre paramtres dans le format dimport/export paramtrable.

Type de fichier

Prcisez la longueur des champs du fichier : Dlimit, Largeur fixe ou Longueur fixe.

Description des champs Pour insrer ensuite les champs dont les donnes doivent tre transfres :

1. cliquez sur [Ajouter]

2. cliquez sur la colonne Champ pour afficher la liste des donnes possibles (*)

(*) Les champs marqus d'un astrisque doivent tre insrs obligatoirement.

Pour certains champs, vous devez dfinir des informations complmentaires. Utilisez alors le bouton [Proprits].

Pour chaque champ insr, le programme affiche :

Champ : intitul du champ. Non modifiable.

Valeur par dfaut : valeur ventuellement enregistre dans la fentre ouverte par le bouton [Proprits].

Longueur : nombre de caractres dont se compose le champ. Les valeurs proposes par dfaut sont modifiables.

Position : position du premier caractre du champ dans la ligne denregistrement dun fichier de type Largeur fixe ou Longueur fixe. Correspond la somme de la position et de la longueur du champ prcdent dans la liste.

Les colonnes Longueur et Position sont vides lorsque le type de fichier est Dlimit.

Les donnes qui peuvent faire lobjet dun format dimport/export paramtrable et leurs particularits sont dcrites dans les manuels de rfrence respectifs des applications Sage.

Insre dans la liste le champ qui a t slectionn dans les zones en dessous de la liste. Si une ligne est slectionne lors de cette insertion, la nouvelle ligne est insre au dessus. Notez que le programme ne contrle pas si un champ est insr plusieurs fois.


2012 Sage 36

Supprime la ligne qui est slectionne dans la liste.

Ouvre la fentre Champ dcrite ci-dessous sous le titre Proprits des champs.

Ce bouton dplace la ligne slectionne vers le haut de la liste (si cette ligne nest pas la premire).

Ce bouton dplace la ligne slectionne vers le bas de la liste (si cette ligne nest pas la dernire).

Proprits des champs

Pour chacun des champs que lon peut insrer dans un format de fichier, il est possible douvrir une fentre Champ en slectionnant la ligne correspondante et en cliquant sur le bouton [Proprits].

Cette fentre, en fonction de la ligne qui tait slectionne lors de son ouverture, peut comporter un ou deux volets :

Proprits : volet toujours prsent qui permet denregistrer les valeurs par dfaut que doit prendre le champ correspondant lors de son exportation ou de son importation, en particulier si ce champ est absent du fichier import. Ce volet peut comporter deux ou trois zones en fonction des informations saisir. Ces informations sont dtailles ci-dessous.

Correspondance : volet qui napparat que lorsque le champ correspond une donne variable.

Exemple :

Dans le cas du fichier documents, le domaine peut tre : Ventes, Achats ou Stocks. Le type de document, fonction du domaine, peut-tre : Devis, Bon de retour, Facture, etc.

On accde ces volets par des onglets sur Windows ou par une zone liste droulante sur Macintosh.

Volet Proprit Proprits des champs

Valeur par dfaut

Zone de saisie dont le type (alphanumrique, alphanumrique majuscules, nombre, date, etc...) dpend du champ dont lintitul est rappel dans le titre de la fentre.

Cette zone permet denregistrer la valeur fixe que prendra le champ correspondant lors de son exportation ou de son importation.

Exemple :

Affectation dun numro de compte collectif fixe 4110000 pour les clients exports.

Appliquer la valeur par dfaut (si non prsent dans le fichier)

Case cocher qui prcise au programme que le champ correspondant est absent du fichier qui sera import et quil doit ajouter ce champ, ventuellement en y mentionnant la valeur par dfaut saisie dans la zone correspondante, la position o il a t paramtr.

Cette option nest pas coche par dfaut.

Lorsque le champ peut prsenter diffrents formats, tels les champs de date, une zone supplmentaire apparat pour prciser le format utilis dans le fichier import ou export.

Format

Enregistrez dans cette zone le format de date du champ.

Lorsquun champ peut prendre plusieurs valeurs tels les champs des informations libres, le programme ajoute une zone supplmentaire pour prciser la position de linformation libre.

Numro dindice

Enregistrez dans cette zone le numro dindice du champ importer / exporter (disponible uniquement pour les champs valeurs multiples : Plan analytique, Information libre, Catgorie comptable ...). Ce numro dindice est affich dans la liste des champs aprs lintitul du champ.

Le numro dindice pour le champ N de section permet dindiquer plusieurs sections la ligne pour une criture donne. La valeur saisie doit tre comprise entre 1 et 11, correspondant au N plan analytique.


2012 Sage 37

Le champ Plan analytique peut tre conserv dans le format. Par consquent, si le champ Plan analytique comporte une valeur diffrente de lindice de la section, cest le champ Plan analytique qui prime.

Version

Si Numro dindice > 2 pour les logiciels Sage Start, Sage 30 et Sage 100 Base, la ventilation nest pas importe.

Exemple :

Linformation libre Pourcentage teneur en or a t enregistre en quatrime position de la liste des informations libres articles. Si cette information doit tre traite, il faudra enregistrer 4 dans la zone Numro dindice.

Les comptes gnraux de comptabilisation des mouvements des articles dpendent de la catgorie comptable qui leur est affecte. Pour que le programme sache quelle catgorie le compte import ou export est affect, il faut prciser la position de la catgorie comptable dans la liste (volet Complment de la fiche article).

Une telle zone peut tre insre plusieurs fois avec des numros dindices diffrents.

Volet Correspondance Proprits des champs

Certains champs de fichiers permettent de choisir entre diffrentes valeurs.

Exemple :

Prenons le champ Unit de poids des articles de la gestion commerciale.

Il peut prendre comme valeurs : tonne, quintal, kilogramme, etc.

Le fichier importer mentionne T pour tonne, Q pour quintal, K pour kilogramme, etc.

Cette correspondance permet de dfinir quelle est la valeur de correspondance entre les deux fichiers.

Pour avoir accs ces choix :

1. cliquez sur la ligne du champ pour la slectionner ;

2. cliquez sur le bouton [Proprits] dans le volet Description ;

3. slectionnez Correspondance ;

4. slectionnez la ligne qui convient ;

5. enregistrez la correspondance et validez par la touche ENTRE ;

6. faites de mme pour les autres valeurs possibles ;

7. cliquez sur le bouton [OK] pour refermer la fentre aprs paramtrage.

Volet Particularits Format de fichier Le volet Particularits de la fentre de paramtrage des formats de fichier permet de dfinir les attributs et caractristiques du format de fichier paramtrable.

Origine du fichier

L'importation peut traiter des fichiers provenant de programmes fonctionnant sous les systmes dexploitation diffrents. Indiquez lorigine des fichiers traiter :

Windows (caractres de type ANSI seulement),

MS-DOS,

Mac OS.

En ce qui concerne les fichiers dorigine Macintosh, il est ncessaire que ceux-ci aient t au pralable enregistrs sur un support au format MS-DOS ou Windows. Cette opration se fait sur le Macintosh sil dispose de lextension Echange PC/Macintosh ou bien par recopie sur un disque dur si Macintosh et PC sont connects en rseau.

Caractristiques du fichier de type Largeur fixe

Dlimiteur d'enregistrement

Par enregistrement, il faut entendre un ensemble de champs. Cette liste droulante vous permet donc dindiquer llment qui spare deux sries de champs.


2012 Sage 38

Exemple :

411000 ;Compte collectif client ;11960 ;0 (Insrer ici le caractre du retour chariot),

4457120 ;Tva / ventes 19,6% ;0 ;1960 (Insrer ici le caractre du retour chariot),

701020 ;Ventes 20,6% ;0 ;10000 (Insrer ici le caractre du retour chariot),

Choisissez un dlimiteur denregistrement :

Tabulation,

Point-virgule,

Virgule,

Retour-chariot (valeur par dfaut),

Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du caractre de sparation de champ.

Les diffrentes zones de lencadr Caractristiques du fichier permettent de dfinir la structure du fichier qui sera associ ou gnr partir du format de fichier paramtrable.

En fonction du type de fichier slectionn, les zones dlimiteurs de champ ou denregistrement ragissent diffremment.

Fichier de type Dlimit : les champs sont spars les uns des autres par un caractre spcifique ; le sparateur d'enregistrement est gnralement le Retour-chariot.

Fichier de type Largeur fixe : valeur par dfaut. Les champs sont juxtaposs les uns aux autres, gnralement complts par des blancs ; le sparateur d'enregistrement est gnralement le Retour-chariot.

Fichier de type Longueur fixe : il n'existe aucun sparateur de champ ou d'enregistrement, les enregistrements se suivent avec une longueur fixe dfinir.

Caractristiques du fichier de type Dlimit

Dlimiteur champ

Cette liste droulante vous permet dindiquer la valeur ou ponctuation qui spare deux donnes (Exemple : 4110000;Compte collectif client). Le point virgule reprsente le dlimiteur de champ.

Choisissez le type de dlimiteur de champ :

Tabulation (valeur par dfaut),

Point-virgule,

Virgule,

Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du caractre de sparation de champ.

Caractre chappement

Cette zone permet dindiquer que le caractre qui suit nest pas un identificateur de texte, mais bien un caractre du champ. Cest gnralement le caractre \.

Exemple :

Format paramtrable des journaux.

"BQE";"Trsorerie";"Banque \"";"5120000"

Identificateur texte

Cette zone permet denregistrer le symbole (le guillemet le plus souvent) dont certains programmes se servent pour dlimiter un champ de type Texte.

Exemple :


Code journal, Type, Intitul, Compte de trsorerie :

"ACH";"Achat";"Achats";""

"BQE";"Trsorerie";"Banque 1";"5120000"

Interprter les sparateurs identiques comme unique

Cette case cocher permet de grer les cas o plusieurs sparateurs se suivent immdiatement.


2012 Sage 39

Exemple :


""ACH"";""Achat"";""Achats"";""""

Format montant

Nombre de dcimales

Renseignez ici le nombre de dcimales.

Zone de 1 caractre numrique, de 0 4.

Sparateur dcimales / Sparateurs milliers

Prcisez respectivement les sparateurs de dcimales :

Aucun,

Virgule (valeur par dfaut).

et de milliers :

Aucun,

Virgule,

Point,

Espace (valeur par dfaut),

Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du sparateur.

La valeur qui caractrise le sparateur de dcimales ne doit pas tre la mme que celle qui caractrise le sparateur de milliers. Si tel est le cas, le message dalerte

Les sparateurs de dcimales et de milliers doivent tre distincts !

vous en informera lorsque vous appuierez sur le bouton [Suivant].

Caractre de remplissage

Choisissez dans cette liste droulante la saisie du caractre gauche ou droite du montant selon le mode de cadrage :

Blanc,

Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du caractre de remplissage.

Cadrage

Indiquez dans cette liste droulante le cadrage adopter lorsquun champ de type Montant ne remplit pas entirement la zone qui lui a t alloue :

A droite, valeur par dfaut,

A gauche.

Entte du fichier

Dbut d'enregistrement

Cette zone vous permet de dterminer partir de quelle ligne commencent les enregistrements, pour notamment liminer les lignes den-tte de fichier ou zones de titre.

Zone de 2 caractres numriques, de 1 99 (par dfaut 1).

Entte du fichier

Le fichier gnr lors de lexportation peut comporter dans son entte certaines valeurs dtermines, renseigner voire aucune valeur.

Choisissez la valeur qui doit apparatre dans lentte du fichier :

Aucune, valeur par dfaut,

Raison sociale :


2012 Sage 40

Autre : dfinir. La zone permet de dfinir l'entte grce la combinaison de caractres alphanumriques et de codes champs :

@D Date du jour

@H Heure

@R Raison sociale

@N Nom du fichier

@T Titre des champs notamment pour les fichiers Dlimit

Exemple :

En-tte "Export Ecritures comptables @D @H du fichier @N"

La zone entte du fichier nest accessible que si la ligne de dbut denregistrement est diffrente de 1.

Volet Numrotation Format de fichier Lors de l'importation de donnes, certains numros de compte doivent peut-tre tre modifis ou regroups pour rpondre au format attendu par l'application Sage. L'onglet "Numrotation" vous permet donc de paramtrer cette modification.

Cet onglet est actif en fonction du type de donnes (Clients ou Fournisseurs en Gestion commerciale par exemple).

Pour paramtrer la structure des comptes, vous pouvez :

1. modifier la transformation propose en double-cliquant sur la ligne

2. ajouter une ligne de paramtrage de conversion

3. cliquez sur [OK] pour valider et fermer la fentre.

Vous pouvez alors importer vos donnes.

Lecture du tableau

Le principe de lecture du tableau est le suivant :

Paramtrage de la conversion Commentaire

N compte Avant N compte Aprs

Toute valeur alphabtique ou numrique saisie dans cette colonne est remplace.

Toute valeur alphabtique ou numrique saisie remplace ce qui se trouvait la mme position.

Lastrisque (*) remplace tous les caractres du numro partir de la position de lastrisque.

401* 40100000

Tous les comptes fournisseurs commenant par 401 sont regroups sur le mme compte fournisseur 40100000.

411* 41100000

Tous les comptes clients commenant par 411 sont regroups sur le mme compte fournisseur 41100000.

411* ex : 411DUPON

* ex : DUPON

Le radical 411 est supprim. Le compte tiers est alors compos des derniers caractres du compte initial.

411* ex : 411DUPON

C* ex : CDUPON

Le radical 411 est supprim et remplac par la lettre C. Les derniers caractres du compte initial sont conservs.

* ex : 001

F* ex : F001

Le compte initial est conserv et la lettre F est ajoute devant.


2012 Sage 41

Vrifier le fichier Fichier / Format import/export paramtrable / Barre de Fonctions / Vrifier

Avant d'importer les donnes, le logiciel vous permet de tester la compatibilit entre le fichier importer et le fichier paramtres.

Le logiciel contrle alors : le format de fichier, la structure du fichier, et les donnes importer.

Pour vrifier un fichier importer :

1. dans la fentre "Format de fichier", cliquez sur le bouton [Fonctions] puis slectionnez Vrifier,

2. dans la fentre "Ouvrir le fichier d'import", slectionnez le fichier tester avant importation,

3. cliquez sur [Ouvrir] ; les donnes du fichier sont vrifies.

Des messages informent lutilisateur du droulement de la vrification. Soyez attentif leur contenu.

Si aucune anomalie n'est dtecte, vous pouvez alors importer vos donnes partir de la fonction Fichier / Importer / Format paramtrable.

Notez que certains caractres ne sont pas autoriss dans un fichier import. Voir Caractres non autoriss.

Gnrer un fichier exemple Fichier / Format import/export paramtrable / Barre de Fonctions / Gnrer

Avant d'effectuer l'importation des donnes, le logiciel vous permet de gnrer un fichier exemple.

Le but de ce fichier est de vous montrer sa structure.

Pour gnrer un fichier exemple :

1. dans la fentre "Format de fichier", cliquez sur le bouton [Fonctions] puis slectionnez Gnrer,

2. dans la fentre "Crer le fichier d'export", saisissez un nom au fichier puis cliquez sur [Enregistrer].

Le fichier exemple est enregistr.

Des messages vous informent du droulement de la gnration. Soyez attentif leur contenu.

Si aucune anomalie n'est dtecte, vous pouvez procder l'importation de vos donnes partir de la fonction Fichier / Importer / Format paramtrable.

Structure du fichier exemple Le fichier exemple comporte 5 lignes au maximum constitues de la manire suivante :

Pour les zones de type Texte, les caractres A et B s'alternent pour distinguer les champs de type Texte conscutifs.

Pour les champs de type Date, la date systme est restitue selon le format dfini.

Pour les champs de type Montant, la valeur 9999,99 est exporte avec les sparateurs de dcimales et de milliers dfinis. Le cadrage et les caractres de remplissage sont galement appliqus.

Pour les montants signs, les signes Dbit et Crdit sont mentionns en alternance sur les diffrents enregistrements.

Pour les champs avec attributs (Type d'critures, Sens, Type de tiers, etc.), les valeurs sont restitues en alternance sur les diffrentes lignes d'enregistrements.

Pour les champs Inutiliss, la valeur 9 est restitue (en fonction de la longueur du champ).


2012 Sage 42

Importer des fichiers au format paramtrable Fichier / Importer / Format paramtrable

La fonction Fichier / Importer / Format Paramtrable ne peut pas tre utilise en mode Multi-utilisateur.

Pour importer des donnes au format paramtrable :

1. assurez-vous de disposer du fichier de tran

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