GU

IDE

PR

AT

IQU

E

DES OUTILS POUR BATIR

LE PROJET DE CLUB

Avril

2008

2

Le présent document s'adresse aux

dirigeants de clubs, et n'a d'autre prétention que de vouloir contribuer à leur faire appréhender plus sereinement cette notion de "Projet de club" qui souvent les effraie.

Puisse-t-il être un outil précieux pour tous ceux qui souhaitent aller de l'avant et qui oeuvrent pour assurer la pérennité de leur club et de leur sport.

A – LA DEMARCHE DE PROJET

4

C’EST QUOI UN PROJET DE CLUB ?

• C'est connaître ses points forts et ses faiblesses.

• C'est être capable d'anticiper pour éviter d'être dans l'urgence.

• C'est être réactif.

• C'est donc agir et ne plus subir.

5

C’EST AUSSI ET SURTOUT UNE

EQUIPE…

• Associer tous les acteurs de l’association

• Ecouter, débattre, échanger, déléguer

• Informer, communiquer, créer une culture commune

6

POURQUOI UN PROJET DE CLUB ?

• « Ecrire ce que l’on fait pour savoir ce que l’on fera »

• « L’échec ce n’est pas de renoncer après avoir essayé, c’est de ne pas essayer. »

7

POUR SAVOIR CE

QUE L’ON FERA

REGARDER SON FONCTIONNEMENT

DRESSERL’ETAT DES LIEUX

COMPLETDU CLUB

REGARDER SON FONCTIONNEMENT

B – ANALYSE DE L’ETAT DES LIEUX

9

CHAQUE THEME ABORDE RENVOIE A UN

QUESTIONNEMENT QUI PERMET UNE ANALYSE

OBJECTIVE

1 - Carte d’identité2 - Projet technique et sportif3 - Les effectifs 4 - Les dirigeants5 - L’encadrement (entraîneurs et

managers)6 - Le jury, les officiels7 - La communication 8 - L’environnement9 - Les moyens (infrastructures et

matériel)10 - Les moyens (le budget)11 - L’organisation (synthèse)12 - La sécurité

10

1- CARTE D’IDENTITE

• Nom du Club :• Noms des Sections Locales :• Discipline :• Lieux de pratique :• Nombre de licenciés :

par catégories, par types de licences

• Niveaux de compétitions ou de pratique selon les catégories :

• Section loisirs ? : Baby Athlé - Athlé Running - Athlé Santé Loisir

• Ancienneté du Club :• Salaires, indemnités ? :• Budget de fonctionnement :

11

2- PROJET TECHNIQUE ET

SPORTIFNIVEAUX DE COMPETITIONS• A-t-on réfléchi à un niveau à atteindre ?

Individuel et/ou par équipes• L’est-il uniquement pour les Interclubs

Seniors ?• L’est-il pour toutes les catégories ?• Est-il connu des athlètes, des parents ?• Est-il exprimé et assumé par l’équipe

dirigeante ?• Les entraîneurs sont-ils choisis en

conséquence ?

PROJET PEDAGOGIQUE• A-t-on fixé les savoir-faire par catégories ?• Existe-t-il un document que chaque

entraîneur possède ?

COMMISSION TECHNIQUE• Existe-t-elle ?• Combien de fois se réunit-elle dans la saison ?• Y décide t-on une ligne de conduite ?• S’assure t-on de son suivi ?

12

PROJET TECHNIQUE ET

SPORTIF

ROLE DES EDUCATEURS• Existe-t-il un entraîneur chargé de la

« direction technique » et de l’animation de la commission ?

• Existe-t-il une hiérarchie des entraîneurs ?

DOCUMENTATION• Y a-t-il une documentation à disposition

des entraîneurs ?• Existe-t-il une hiérarchie des

entraîneurs ?

PROJET DE FORMATION• Y a-t-il une réelle volonté de formation

(utilisation des stages Comités - Ligue - FFA ou des actions proposées par les animateurs sportifs) ?

• Existe t-il une formation interne ?

13

LE PROJET TECHNIQUE - SPORTIF EST-IL

FORMALISE PAR ECRIT ?

Niveau de compétition par catégorie

Projet Pédagogique

Commission technique

Rôle des éducateurs

Documentation

Projet de formation

Liaison Manager / Entraîneurs

14

3 - LES EFFECTIFSLES MEMBRES DU CLUB: qui sont-ils?• Sexe, Age• Profession ou Profession des parents ou tuteurs : Scolaires

; Ouvriers/Employés ; Cadres ; Professions libérales et commerçants Agriculteurs ; Inactifs / Retraités

• Lieu de résidence : Commune, Intercommunalité

NIVEAUX DE COMPETITIONS• L’effectif global révèle si le club doit envisager son avenir

en :Autonomie (Effectifs importants)Entente ou groupement (sous-effectifs partiels)Fusion (solution pour pérenniser l’activité)

FILLES / GARCONS – HOMMES / FEMMES• Indicateur permettant de situer l’audience et l’évolution

de l’activité par sexe.

LES CATEGORIES DE JEUNES (ECOLES 13 ANS)• Représentent le potentiel du Club par rapport à son avenir

LES CATEGORIES DES 14/18 ANS• Le nombre élevé de ces jeunes issus du Club peut être un

indicateur de qualité

LOISIRS• Si une section existe, s’implique t-elle dans la vie du

Club ?• Comment ?

15

LES EFFECTIFS(Commune et Hors Commune)

Garçons Filles

C HC C HC

DébutantsEveil

Athlétique

Poussins

Benjamins

Minimes

Cadets

Juniors

Espoirs

Seniors

Vétérans

Loisirs

Encadrement DEO

TOTAL

16

4 - LES DIRIGEANTS

BUREAU : ROLE ET STATUT DE CHACUN DEFINI ?

• Le bureau a t-il réfléchi et formalisé chaque responsabilité ?

• Chacun s'y tient-il ou déborde t-il de sa tâche ? (cumul de fonctions, manque de délégations, homme orchestre)

EXISTENCE DE COMMISSIONS Quand elles existent :• Leur composition et leur nombre

sont-ils suffisants ?• Sont-elles efficaces ?• Leurs thèmes sont-ils des indicateurs

sur les orientations du club ?• Sont-elles un moyen efficace de

solliciter des parents ?

Quand elles n'existent pas :• Carence ou inopportunité par rapport

à la taille du club ?

17

LES DIRIGEANTS

RELATION STATUT DIRIGEANT ET VIE PROFESSIONNELLE :

• La relation entre vie professionnelle et statut de dirigeant est-elle :

Déterminante ? Facilitante ? Sans effet ?

RELATION STATUT DIRIGEANT ET PERSONNALITÉ

• Est-on dirigeant par hasard ? Par défaut ? • Par volonté ?

MOYENNE D'AGE :• Faut-il une certaine expérience pour assumer

cette tâche ?

ANCIENNETÉ :• Indicateur sur la durée de vie d'un

investissement ? • Sur la qualité de l'organisation interne du

club ?• Sur la qualité des relations à l'intérieur du

club ? Prépare t-on les successions ?

18

LES DIRIGEANTSBUREAU :• Combien êtes-vous ?

BUREAU :• Rôle et statut de chacun défini ?

EXISTENCE DE COMMISSIONS

RELATION STATUT DIRIGEANT ET VIE PROFESSIONNELLE

RELATION STATUT DIRIGEANT ET PERSONNALITE

MOYENNE D’AGE ? 18/25 ans : 26/35 ans : 36/50 ans : 51/60 ans 61 ans et + :

ANCIENNETE ?1/3 ans : 4/7 ans : 8 ans et + :

FORMATIONQuel suivi ? : FFA – Ligue – Comité CDOS ou autre organisme Dans quels domaines ?

19

5 - L’ENCADREMENT

NOMBRE D’ENTRAINEURS + MANAGERS

• Indicateur quantitatif de la suffisance ou de l’insuffisance de l’encadrement nécessaire.

• Renvoi à la page « projet technique et sportif» sur la nécessité d’une liaison entraîneur / manager.

• A-t-on fixé un seuil maximum d’enfants ou d’athlètes par entraîneur ?

TRANCHES D’AGES DES CADRES• L’âge des entraîneurs est-il pris en

compte par rapport à celui des athlètes encadrés ?

• Existe-t-il une carence d’adultes ?• A-t-on fixé un seuil d’âge minimum

pour encadrer seul ?

20

L’ENCADREMENTLes Entraîneurs

Catégories

EffectifsNombre

Entraîneurs + Managers

Leur AgeH F

Débutants /Eveil Athlétique

Poussins

Benjamins

Minimes

Cadets

Juniors

Espoirs

Seniors

Vétérans

Option SantéLoisirsOption Running

TOTAL

21

L’ENCADREMENT

ANIMATEUR SPORTIF DEPARTEMENTAL ou LOCAL

• Le club a-t-il connaissance de ce que peut apporter l’animateur sportif départemental ou local dans le soutien pédagogique ?

• Est-ce l’animateur qui propose ses services ou le club qui sollicite l’animateur ?

VECU DE l’ATHLETE• Faire opérer les entraîneurs à partir de

leur vécu d’Athlète peut être opportun mais risque, à terme, d’être insuffisant. (Déficit de qualité de l’enseignement par défaut de connaissances pédagogiques)

DIPLÔME• Les diplômes sont-ils seulement là en

rapport avec les obligations fédérales ou, par une volonté affichée de qualifications ?

22

L’ENCADREMENTLeur Formation

Catégories

Animateur Sportif

départemental ou local*

Vécu de l’Athlète

Diplômes des

Entraîneurs(lesquels?)

DébutantsEveil Athlétique

Poussins

Benjamins

Minimes

Cadets

Juniors

Espoirs

Seniors

Vétérans

Option SantéLoisirs

Option Running

TOTAL

* Soutien pédagogique de l’animation sportive départementale ou locale

23

6 - LE JURY

NOMBRE D’OFFICIELS• Degré d'implication de toutes les tranches d'âges

EXISTENCE D’UNE COMMISSION DU JURYSi elle existe :• Est-elle efficace ?• Est-elle connue de tous ?• A t-on fixé un seuil d'âge minimum pour impliquer les athlètes dans le jury ?

Si elle n'existe pas :• Les solutions trouvées sont-elles adéquates ?

24

LE JURY

NOMBRE Officiels : Autres :par type de spécialités - par niveau

TRANCHES D’AGES par type de spécialités - par niveau• 14/16 ans • 17/20 ans• 21 ans et + :

EXISTENCE D’UNE COMMISSION DU JURY ?

EXISTENCE D’UNE ECOLE DE JEUNES JUGES ?

25

7 - LA COMMUNICATION

INTERNEENTRE DIRIGEANTS• Indicateur de cohésion, comment circule t-elle ?

ENTRE DIRIGEANTS ET ENTRAINEURS• Les rôles sont-ils définis et respectés ?• Quel niveau de qualité ?

AVEC LES PARENTS :• Existe t-il un support d'information ?• Quel type ?• Quelle périodicité ?• Les droits et devoirs des parents ont-ils été

fixés ?

AVEC LES ATHLETES :• Connaissent-ils tous les membres du bureau ?• Des règles de conduite et de relations sont-elles

établies ?

EXTERNE• Indicateur sur la capacité du club à diffuser

l'information et à exploiter les différentes sources d'information.

26

LA COMMUNICATION(Interne et externe)

QUELS OUTILS ?

Entre les Dirigeants

Avec les Entraîneurs

Avec les Officiels / Jury

Avec les Parents

Avec les Athlètes (selon les catégories)

Avec l’animateur sportif extérieur

Avec les Sponsors

Avec les Elus• Commune• Intercommunalité• Département• Région

Avec la Presse• locale• départementale

Avec les instances de l’Athlétisme• Comité • Ligue• FFA• Autres Clubs

Avec les autres fédérations• Sport adapté• Handisport

Avec les instances sportives• l’OIS* / OMS• le CDOS• le CROS• la DDJS

Avec le monde scolaire• les Ecoles• les Collèges• les Lycées• les Maisons familiales ou autres

* OIS : Office Intercommunal des Sports

27

8 - L’ENVIRONNEMENT

DEMOGRAPHIE LOCALE• Indicateur sur l'évolution de la

commune.

EFFECTIFS SCOLAIRES• Permet de mesurer l'audience

auprès des jeunes.• Donne une idée du potentiel

possible auquel les clubs peuvent s'adresser.

ENVIRONNEMENT ÉCONOMIQUE• Indicateur permettant

d'envisager d'éventuels partenariats financiers.

• Indicateur permettant de déterminer un degré possible d'autonomie financière.

CONCURRENCE SPORTIVE• Permet de situer le club parmi

les autres activités.• Donne une idée de la marge de

développement possible.

RELATION MAIRIE ET AUTRES COLLECTIVITES

• Qu'attend-on de la puissance publique ?

Le Nombre de licenciés (Jeunes)

prend toutson sens,

dès qu’il estcomparé aux

effectifsscolaires

et à ceux desautres clubs.

28

L’ENVIRONNEMENT

NOMBRES D’HABITANTS DE LA COMMUNE / DE L’INTERCOMMUNALITE :

EFFECTIFS SCOLAIRES :• 6/10 ans : • 11/14 ans :• 15/18 ans :

ENVIRONNEMENT ECONOMIQUE : - Fort - Moyen - Faible - Inexistant

CONCURRENCE SPORTIVE (Nombre de licenciés) :• LOCALE :• VOISINE (7 à 10 kms) :• QUEL SPORT A LA PLUS GRANDE ATTRACTIVITE :

RELATIONSMAIRIE

INTERCOMMUNALITE

29

9 - LES MOYENS

INFRASTRUCTURES• Indicateur sur les possibilités du

club en matière : - d'accueil (gestion des effectifs en relation

avec la disponibilité - horaires des installations)

- d'animation - de convivialité - de niveau possible

MATERIEL• Indicateur de la volonté du club à

mettre des moyens en œuvre pour offrir des prestations de qualité à tous ses adhérents.

30

LES MOYENSLES INFRASTRUCTURES SPORTIVES / ADMINISTRATIVES / L'ACCUEIL :Avec quelles installations d’Athlétisme ?• Terrain extérieur • Salle(s) de sports (volume horaire d'utilisation ?)• Salle de réunion • Foyer • Bar / club house • Autres

LE MATERIEL :(COMPÉTITIONS & ENTRAÎNEMENTS)Liste et nombre du matériel d’Athlétisme et divers, exemples :- Plots / coupelles - Cerceaux - Chasubles - Lattes - Cordes - Chronos- Autres

31

10 - LES MOYENSBudget

DEPENSES :• Choix d'organisation

(professionnalisation des moyens ou non).

• Souci de formation.• Indicateur d'information pour les

parents.• Indicateur d'information pour les

partenaires.

RECETTES :• Indicateur sur la capacité et/ou la

volonté du club à dégager des moyens.

• Niveau d'implication de la collectivité locale.

32

LES MOYENSExemple de Budget

LES RECETTES (%)

LES DEPENSES (%)

Subventions d’exploitationRégion ; Département ; Communes ; Organismes sociaux

Achat Matériel ; Abonnements ; Équipements ;

Fonds EuropéensCNASEA (emplois aidés)

Charges du PersonnelSalaires ; Frais de formation

Produits de gestions courantes :Adhésions ; …

Frais extérieurs :Déplacements ; frais postaux Publicité

Partenaires privés : Mécénat, Sponsoring, Dons…

Achats de matériel

Vente de produits finis :Evénementiel ; meetings ; cross… produits divers

Charges de gestion courante

Autres Autres

33

11 - L’ORGANISATION

• Synthèse qui permet de situer les points forts et les points faibles.

• En fonction du degré de difficulté qu'il y aura à résoudre les problèmes mis en lumière, le tableau permet de programmer les actions à mettre en oeuvre.

34

L’ORGANISATION

Aujourd’hui

Projet1re

année

Projet2e

année

Projet3e

année

Projet technique et sportif du Club

Effectifs

Encadrement

Dirigeants

Moyens

Communication

Sécurité

35

L’ORGANISATIONAujourd’hui

Autre exemple

Projet1re

année

Projet2e

année

Projet

3e anné

e

Objectif du Projet EducationInsertion par le Sport

Public ciblé

Territoire ciblé

Encadrement du Club bénévole ou

professionnel

Dirigeants du Club porteurs du projet

Partenaires sociaux et éducatifs du projet

Partenaires financiers (publics ou privés)

Budget à définir

Communication

Sécurité

AUTRE PROJET

PS – Des fiches complémentaires pour le montage d’un tel Projet vont seront adressées prochainement.

36

12 - LA SECURITE

Pour toutes les actions qu'il met en place, le club engage sa responsabilité et doit anticiper sur tout ce qui se rapporte à la sécurité de ses adhérents (notamment les mineurs).Les responsabilités de chacun doivent être établies ou rappelées et la sécurité de tous garantie.

37

LA SECURITE

POUR LES ENTRAÎNEURS, SE DEMANDER :

• Si l'encadrant est mineur, y a-t-il un adulte présent capable d'intervenir en cas de nécessité ?

• L'entraîneur dispose t-il d'un cahier d'appel avec tous les numéros de téléphones utiles ( parents, personnes à prévenir, médecins ....) ?

• Y a-t-il un téléphone à proximité du lieu de pratique (prévenir sans délaisser le groupe ) ?

• Est-il formé ou informé sur les conduites à tenir en cas d'accident ?

• Est-il informé qu'il doit veiller et garantir l'intégrité physique et morale des athlètes ? (contenu de séance / refuser toute violence physique et verbale) Y a-t-il une trousse de « premiers soins » ?

• Existe-t-il en cas de retard ou d'absence imprévue de l'entraîneur, un réseau de « personnes relais » capables de prévenir les parents ou d'accueillir les enfants ?

• L'entraîneur est-il assuré pour transporter les enfants, et le fait-il après accord des parents ?

38

LA SECURITE

POUR LES PARENTS

• Reçoivent-ils un document écrit précisant les horaires et lieux de pratique de l'activité ?

• Sont-ils informés des modalités prévues en cas de retard ou d'absence imprévue de l'entraîneur ?

• Connaissent-ils le numéro de l'entraîneur ou d'une « personne relais » ? Le préviennent-ils en cas d'absence de l'enfant ?

• Sont-ils au fait de leur responsabilité en dehors des heures de pratique (avant et après) ?

• Fournissent-ils une autorisation écrite si l'enfant doit partir plus tôt ?

• Sont-ils assurés pour transporter les enfants (et pour quel nombre) ?

39

LA SECURITE

LES DIRIGEANTS ONT-ILS ETABLI DES REGLES DE FONCTIONNEMENT :

Pour les entraîneurs ?

Pour les parents ?

Pour tout ce qui concerne la pratique de l’activité, mais aussi l’avant et l’après :

- Les entraînements

- Les compétitions

- Les déplacements

- Toutes manifestationsorganisées par le Club

Quels outils?Quels supports?Quels modes de

diffusion?

40

MODELE D’ENQUETE

LE CLUB EST ORGANISE POUR SE FAIRE CONNAÎTRE (PROMOTION – COMMUNICATION)

Comment vos adhérents ont-ils connu le club ?

LE CLUB EST FACILE A TROUVER (SIGNALISATION)

Comment les adhérents trouvent-ils les locaux du club ?- Signalisation sur la voie publique- Permanence téléphonique- Enseigne sur ou dans les locaux- Document (plan) remis à chaque adhérent- Autre

LE CLUB S’EST ORGANISE POUR

UN ACCUEIL DE QUALITE ?

A chaque séance, une personne accueille les adhérents. Dans nos locaux un panneau donne des informations sur :- Le Club- Les Activités- La Sécurité

Nous disposons d’un lieu d’accueil et de vie convivial

Nous disposons de douches, vestiaires, sanitaires (confort)

Nous disposons de locaux d’activités adaptés

Autres

POUR LE CLUB, METTRE DU MATERIEL ET DES EQUIPEMENTS DE QUALITE A DISPOSITION DES

ADHERENTS EST IMPORTANT ?

LE CLUB OFFRE UN LARGE CHOIX D’ACTIVITES - Découverte - Initiation- Perfectionnement- Compétition- Manifestations- Athlé Santé Loisir – option Running et/ou Santé- Autre

DIAGNOSTIC CLUB Améliorer l’Accueil

41

NOTRE ENCADREMENT PEDAGOGIQUE

L’encadrement lui-même :

- Nombre satisfaisant d’entraîneurs

- Qualification

L’organisation pédagogique :- Les entraîneurs forment une équipe pédagogique unie- Nous avons un « Projet Club » bien défini- Les groupes d’activités sont constitués en fonction du projet- Les entraîneurs continuent à se former

Les contenus et les progressions pédagogiques :- Les cycles sont clairement identifiés- Les repères d’apprentissage et de progrès aussi- Les objectifs sont fonction des publics visés et de leur motivation

LE CONTRAT AVEC LES ADHERENTS

Les activités offertes aux membres sont clairement identifiées

Nous demandons régulièrement s’ils sont satisfaits

Un contrôle régulier des effectifs permet de mesurer la satisfaction des adhérents

LE CLUB EST D’ABORD UNE ASSOCIATION ET NOUS PORTONS UNE GRANDE ATTENTION

A LA QUALITE DE LA VIE ASSOCIATIVE

L’assemblée générale est un moment fort de la vie du Club. De nombreux adhérents y assistent.

Le bureau se réunit régulièrement

Il consulte régulièrement les adhérents sur les décisions importantes

Il les informe régulièrement de la vie du club (panneaux, lettre du club….)

En dehors des entraînements, les adhérents se retrouvent-ils dans d’autres activités ?

LE RAYONNEMENT DU CLUB

Dans son environnement géographique

Dans la vie de la fédération :- Comité départemental- Ligue Régionale- Fédération Française d’Athlétisme

C – LES ACTIONS A MENER

43

LES ACTIONS ENVISAGEES

200.. / 200..

Entre dirigeants :

Ecrire ce que l’on fait pour savoir ce que l’on fera.(orientations et axes de développement prévus)

44

LES ACTIONS ENVISAGEES

Projet

Les effectifs

L’encadrement

Les dirigeants

Les moyens

La communication

La sécurité

45

CAHIER DES CHARGES

Pour chaque thème retenu (projet, les effectifs, l'encadrement …..)

NATURE DE L'ACTION• Énoncer clairement quel sera l'axe de

développement prévu, et lister toutes les tâches qu'il faudra réaliser.

RESPONSABLE DE L'ACTION• La maîtrise de l'action sera sous la

responsabilité d'une personne (volontaire) et de ses collaborateurs : répartition des tâches.

MOYENS NECESSAIRES• Répertorier tout ce qui sera nécessaire pour la

conception et la mise en œuvre de l'action (prévoir un budget, rechercher des partenaires....).

ECHEANCIER• Etablir un calendrier programmant les

différentes étapes de l'action et le respecter.

EVALUATION• Déterminer des indicateurs éléments

repérables, tangibles, quantifiables qui permettent d'attester et / ou de mesurer l'efficacité de l'action ( réajuster si besoin, ou envisager une autre forme d'action ).

46

CAHIER DES CHARGES

NATURE DE L’ACTION

RESPONSABLE DE L’ACTION (et son équipe) : Mr – Mme

MOYENS NECESSAIRES(humains, matériels, financiers)

ECHEANCIER :

EVALUATION :

47

48

D – L’EVALUATION

DU PROJET

50

L’EVALUATION

• Evaluer, c’est reconnaître et mesurer les effets du travail accompli.

• Elle vise à apprécier : - La pertinence de l’action Les objectifs sont-ils adaptés au

contexte ?

- L’efficacité Les objectifs sont-ils atteints ? Dans

quelles proportions ? En cas d’échec, pourquoi ?...

- L’efficience Les effets obtenus sont-ils à la hauteur des moyens engagés ?

- L’utilité L’action a-t-elle un impact sur le public, sur les pratiques, …?

- La cohérence Les objectifs et les actions menées traduisent-ils les intentions éducatives et sportives du club ?

51

QUAND EVALUER ?

• AVANT = Evaluation diagnostique qui permet de définir des objectifs pertinents

• PENDANT = Evaluation formative qui permet de

réguler les actions en fonction des objectifs fixés

• APRES = Evaluation normative afin d’améliorer et de choisir les actions les plus efficaces et pertinentes.

Nécessité d’une évaluation afin de justifier la demande de subventions

et son renouvellement

52

La liste des questions, des réflexions qui ont été déclinées pour chaque thème n'est pas exhaustive, loin s'en faut.

Chacun pourra en fonction de la réalité de son club, la modifier ou l'adapter (ex : catégories d'âges, matériel ...), voire même rajouter quelques sujets (ex : les officiels dans chaque spécialité, comparaison des effectifs sur plusieurs années ....).

Plus vous aurez d'éléments d'information sur le fonctionnement de votre club, et plus il vous sera aisé d'envisager son devenir, et de donner du sens à vos actions.