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Ce document a été téléchargé depuis le site www.smartbe.be Guide pratique des contrats

Guide pratique des contrats

Les règles applicables à la gestion de contrats

Avertissement : Le présent guide pratique s‟applique aux prestations dont la gestion a été confiée à SMart dans le cadre de son outil de gestion de contrats. Ce guide pratique est un document évolutif. Des mises à jour seront effectuées à intervalles réguliers. Le guide pratique situé dans l‟espace membre sur le site www.SMartBe.be en est la dernière version à jour.

A. Confier la gestion d’un contrat à SMart

1. SMart, entreprise partagée pour travailleurs autonomes1.

Smart vous permet de travailler sous le statut de salarié et ainsi cotiser à la sécurité sociale la plus avantageuse en Belgique, tout en profitant de l‟autonomie du « freelance ». Vous souhaitez effectuer un travail défini pour le compte d‟un client sans pour autant devenir indépendant ? Le service de gestion des contrats de Smart est la solution. Comment ça marche ? C‟est simple et facile : 1. Vous négociez vous-même avec votre client le montant à lui facturer pour le travail que vous

allez lui fournir. Vous êtes donc autonome dans cette démarche.

2. Vous et le client êtes d‟accord ? Vous utilisez Smart pour facturer et déclarer cette prestation. En effet, Smart partage avec vous sa structure.

- Relation client : d‟une part, vous et le client signez tous deux un « bon de commande » qui a valeur de convention légale entre le client et Smart. Via ce document, vous mandatez Productions Associées à facturer le montant négocié auprès de votre client (en utilisant notre numéro de TVA). Dès réception de ce document dûment signé, nous envoyons une facture par mail et nous nous occupons du recouvrement des factures échues si nécessaire.

- Relation entreprise partagée : d‟autre part, Smart vous engage sous contrat de salarié à durée déterminée pour effectuer le travail convenu : vous êtes un employé (temporaire) de Smart et c’est Smart qui paie votre salaire en fonction du montant défini avec le client. Via ce document, vous déclarez vos dates de travail et vous vous rémunérez un salaire sur lequel vous paierez des charges sociales. Dans ce contrat, Productions Associées est votre employeur juridique.

3. Nous mettons à votre disposition une interface de gestion en ligne simple vous permettant de suivre l‟ensemble des évolutions relatives à la gestion de vos contrats.

1 Si vous souhaitez travailler sous contrat de type intérim, cela est également possible via notre entité Palais de l’Intérim. Si vous

souhaitez travailler sous contrat de type animateur socio-culturel, cela est également possible via notre entité Secrétariat pour

Intermittents.

http://www.smartbe.be/


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2. Concrètement

Vous, en tant que membre SMart :

- Vous négociez avec votre client le montant à lui facturer et vous déterminez les dates auxquelles vous travaillerez sur le projet.

- Vous rentrez dans votre zone membre et vous encodez ces informations :

o Fonction exercée, description de la prestation, pays de prestation.

o Dates de travail

o Nom du client

o Montant à facturer (HTVA ou TVAC), défraiement (et éventuelle avance)

- Vous nous renvoyez tous les documents signés avant le début de la prestation2 ou dans les

48 heures par mail, fax, courrier.

o Le bon de commande soit être signé par vous et votre client

o Le contrat doit être signé par vous uniquement.

Nous, entreprise partagée :

- Nous déclarons vos dates de travail auprès de l‟ONSS (DIMONA)3 ;

- Nous facturons (envoi par mail) au client le montant repris sur le bon de commande et assurons le suivi du paiement de ce dernier (rappels, mise en demeure).

- Nous versons le montant des charges sociales aux institutions compétentes (cotisations sociales, retenue de précompte professionnel).

- Nous versons le salaire net et le remboursement de frais éventuel sur votre compte en banque au plus tard dans les 10 jours (7 jours ouvrables) après la fin de la prestation et ce, indépendamment de la date de paiement de la facture par le client.

- Nous mettons à votre disposition dans votre espace membre (rubriques « Votre compte » - « Voir l‟historique » et « Vos documents ») les documents relatifs à la prestation : fiche de salaire, C4, attestation de vacances et Fiche 281.10.

3. Quel public peut passer par nos outils ?

Pour pouvoir recourir aux outils de gestion et autres services développés par SMart, vous devez préalablement vous faire membre de l‟association. Vous pouvez vous renseigner sur les différents statuts sociaux ou les diverses possibilités pour encaisser vos revenus en suivant gratuitement notre session d‟information « SMart, mode d‟emploi ».

Qui peut devenir membre ?

2 Les contrats étudiants doivent nous être envoyés signés au plus tard la veille du premier jour de prestation. Les contrats de type

animateur socio-culturels doivent nous être envoyés au plus tard trois jours avant le début de la prestation. 3 Pour les prestations de type „ animateurs socioculturels, il n‟y a pas de déclaration DIMONA. SMart déclare ces

prestations avant leur commencement au Service de l‟Inspection sociale de SPF Sécurité Sociale.

http://infofr.smartbe.be/rubrique.php3?id_rubrique=18

http://smartbe.be/fr/services/sessions-dinformation/#mode%20d%27emploi


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Via l‟outil « gestion de la prestation, nous refusons tout contrat de prestation relatif à l‟exercice d‟une profession règlementée (vous trouverez une liste dans votre zone membre) et toute pratique pour laquelle une attestation, un certificat ou un agrément d'un organisme officiel est requis.

Nous refusons cependant toutes les activités qui, directement ou indirectement, produisent, vendent, achètent, communiquent des biens, services et messages en tout ou en partie interdits par loi ou sévèrement réglementés par elle: armes, produits chimiques et radioactifs, médicaments, organes humains, incitation à la haine et à la discrimination, traite des personnes, etc. Nous refusons également les activités qui impliquent un lien contractuel avec un fournisseur unique ou principal dont les pratiques commerciales (vente pyramidale, vente en chaîne, marketing de réseau, etc.) sont incompatibles avec notre modèle coopératif.

Actuellement, nous n'acceptons pas des activités nécessitant un numéro INAMI, et les activités de la construction (gros œuvre, démolition, construction, HVAC, plomberie et électricité générales, portes et châssis, étanchéité). Nous y réfléchissons cependant: n'hésitez à participez à nos groupes de réflexion dans ces deux domaines.

Certaines activités, qui comportent ou impliquent:

- un risque manifeste et direct d'atteinte à l'intégrité physique ou psychique des personnes; - un agrément, une autorisation, une affiliation au niveau de l'entreprise Smart (sous couvert de

laquelle vous agirez); - un risque économique, commercial ou assurantiel jugé supérieur à ce que la solidarité de

tous nos membres est prête à assumer, feront l'objet d'une évaluation conjointe avec vous. Le cas échéant, si la mise en œuvre d'un cadre de gestion adapté s'avère faisable, nous évaluerons avec vous la possibilité de le co-construire ensemble.

Dans tous les cas, votre expertise nous est utile et sera partagée au bénéfice de tous.

N‟hésitez pas à contacter un membre de l‟équipe Smart pour vérifier si votre fonction sera acceptée.

4. Assurances

Durant votre contrat, vous bénéficiez d‟une couverture d‟assurance :

- Accidents du travail qui couvre les accidents survenus sur le lieu du travail ou sur le chemin entre le domicile et le lieu de travail.

- Responsabilité civile qui intervient en cas de dégâts sur du matériel (qui ne vous appartient pas) sur votre lieu de prestation

Notre assurance va au-delà de ces obligations légales. Elle intervient également en cas d‟accident survenu en dehors des jours de travail, et pour des accidents ayant leur origine dans votre vie privée. Cette assurance est valable pendant un an, de date à date, à partir de la date de votre dernière prestation.

De plus, notre assurance vous offre également une assistance lors de vos missions professionnelles à l’étranger, en ce compris les déplacements et les jours off. Il s‟agit d‟un avantage supplémentaire, sans coût supplémentaire, dénommé « SMart Business Mobility ».

Pour plus de détails sur l‟ensemble de ces couvertures, voir notre Guide des assurances.

http://account.ubik.be/accountlogin.aspx


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5. Coût de la gestion de contrats

Sur chaque facture émise, SMart prélève 6,5% du montant facturé (HTVA). Ce prélèvement couvre le coût de l‟intervention de SMart pour le service de gestion.

Vous paierez également une cotisation annuelle de 25€/an.


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B. Déclarer une prestation étape par étape.

La déclaration de vos prestations se fait en ligne via votre « espace membre », accessible à partir de notre site Internet au moyen d‟un code d‟accès et d‟un mot de passe que vous recevez lors de votre inscription chez SMart. Les différents bureaux de SMart à Bruxelles, en Wallonie et en Flandre mettent gratuitement des ordinateurs à votre disposition.

Tout au long de l‟encodage de vos documents, des bulles d‟aide vous fournissent de brèves explications.

A chaque étape également, des « messages de pré validation » vous permettent de vérifier vous-même si les modalités de votre contrat correspondent aux exigences légales, notamment en matière de rémunération.

Notre service en ligne vous permet de déclarer tous vos contrats, y compris ceux de dernière minute, dans les délais légaux.

Ceux-ci imposent que chaque prestation nous soit obligatoirement signalée AVANT le début de la prestation, pour nous permettre de satisfaire à l’obligation de déclaration préalable à l’embauche (DIMONA)

4.

Les documents doivent nous être renvoyés signés dans les 48 heures5.

4 Les prestations de type „ animateurs socioculturels doivent nous être signalées un jour avant le début de la

prestation pour nous permettre de les déclarer avant leur commencement au Service de l‟Inspection sociale de SPF Sécurité Sociale.

5 A noter : la réglementation n'accepte aucune exception pour les prestations des animateurs socioculturels

et des étudiants pour lesquelles le contrat doit nous être toujours remis avant le début de la prestation.

http://smartbe.be/fr/

http://smartbe.be/fr/nous-contacter/


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1. Fonction, description, pays de la prestation et risques liées à la prestation.

1.1. Votre fonction

Par défaut, nous vous proposons la fonction que vous encodez le plus fréquemment. Si, pour un contrat, vous exercez une autre fonction, vous pouvez changer en choisissant une fonction en cliquant sur « modifier » (en rouge). Si votre fonction n‟est pas reprise dans notre nomenclature, sélectionnez « autre » et encodez votre fonction. Toutes les fonctions que vous avez déjà encodées auparavant apparaîtront dans le menu déroulant. D‟après la fonction que vous aurez encodé, nous vous dirigerons vers un type de contrat (artistique ou non). Pour les fonctions qui peuvent être artistiques et non artistiques, nous vous laisseront le choix d‟opter pour l‟un ou l‟autre type de contrat.

1.2. La description de la prestation

A cette rubrique, il convient que vous décriviez la prestation que vous déclarez. Cette description sera mentionnée dans le libellé de la facture qui sera envoyée à votre client. Cela lui permettra de repérer facilement à quelle prestation correspond la facture envoyée. Vous pouvez par exemple mentionner : la référence du contrat, les dates de votre prestation, la référence d‟un job ou tout autre détail identifiant plus précisément la prestation.

1.3. Lieu d’exécution

Lieu d‟exécution : indiquez ici le pays où la prestation est exécutée. Par défaut, il est noté Belgique. Si vous travaillez ailleurs, sélectionnez votre pays de prestation via le menu déroulant.

Si votre pays de prestation ne se trouve pas dans ce menu déroulant, contactez-nous.

Il n‟est pas possible de travailler sur le territoire Suisse via nos contrats de travail.

1.4. Risques liés au poste de travail

Si votre activité comporte des risques liés au lieu de travail (machines ou produits dangereux, etc.), mentionnez-le ici.

Par défaut, votre contrat comportera la mention „ aucun risque ‟.


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2. Dates prestées

Cochez chaque jour presté sur le calendrier du mois correspondant.

- Vous devez déclarer vos dates de travail avant de commencer à travailler. Il ne vous est pas possible d‟encoder des dates déjà passées.

- Si vous avez encodé une date qui ne sera finalement pas prestée, vous aurez à le décocher avant la date prévue (au plus tard la veille). Il ne vous est pas possible d‟encoder des dates déjà passées.

- Si vous travaillez à cheval sur deux mois, vous aurez à encoder un contrat différent par mois.

- Attention : des dates de prestation ne peuvent être ajoutées, ni modifiées à la main sur les contrats de travail.


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3. Choix du client.

Le client est la personne qui signe le bon de commande et qui paie la facture liée à votre prestation.

Trois possibilités sont à votre disposition pour nous fournir les renseignements relatifs au donneur d‟ordre lors de la déclaration d‟une prestation (étape 1) :

1. Vous avez déjà eu affaire à ce client dans le cadre de vos prestations gérées par SMart. Il est dès lors déjà encodé dans notre système et apparaîtra dans vos « clients habituels ». Il vous suffit ensuite de le sélectionner dans le menu déroulant.

2. Vous pouvez également faire une recherche dans la liste complète des clients repris dans notre base de données en entrant un nom (ou partie de nom) dans notre moteur de recherche.

3. Si, malgré vos recherches, vous n‟avez pas trouvé, cela signifie que ce client n‟est pas encore dans notre base de données et vous devez encoder ses coordonnées dans notre base de données en cliquant sur « encoder une fiche d‟identification ». Vous aurez à compléter les différents champs requis. Cette fiche d‟identification, dûment complétée, est automatiquement imprimée, lorsque vous imprimez votre bon de commande. Il vous suffira ensuite de la faire signer par votre client et de nous renvoyer les documents.

Informations concernant cette facturation :

- Nous envoyons nos factures par mail à vos clients

- Nos factures devront être payées au plus tard 10 jours après la fin de la prestation. Si votre client souhaite rallonger ce délai de paiement, contactez-nous

- Nous nous occupons du recouvrement de nos factures échues (envoie de rappels, mise en demeure et envoi chez huissier). Mais, n‟hésitez pas à contacter vos clients pour connaître la raison du paiement tardif (le lien privilégié que vous avez avec votre client peut peut-être résoudre le problème de non-paiement d‟une de nos factures).

- Un client mauvais payeur est bloqué chez nous (le temps que le recouvrement touche à sa fin), vous ne pourrez travailler avec lui uniquement si votre client paie le montant total de la facture en avance.


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4. Données financières et type de contrat.

4.1. Le montant à facturer

Indiquez ici le montant qui a été négocié avec votre client et qui doit lui être facturé. C‟est à partir de ce montant que sera calculé votre salaire net.

Si vous ne connaissez pas encore le montant à facturer au client, cochez la case « montant inconnu ». Ceci nous permettra de déclarer vos dates de travail auprès de l‟ONSS mais vous ne saurez pas imprimer vos documents tant que cette information ne s‟y trouve pas.

Attention ! Il faut procéder de cette manière avec prudence et nous vous conseillons de toujours faire signer votre bon de commande dûment complété avant le début de la prestation pour éviter tout conflit par la suite.

4.2. TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée)

Deux taux de TVA sont proposés : - 6% pour des prestations artistiques - 21%

6 pour des prestations non artistiques

Si vous facturez un montant hors TVA, la TVA viendra s‟ajouter au montant à facturer. La TVA n‟aura d‟impact que si le donneur d‟ordre n‟est pas assujetti à la TVA. En effet, s‟il est assujetti à la TVA, le montant de la TVA ne constituera pas un coût supplémentaire pour lui, puisqu‟il pourra récupérer ce montant, quel qu‟il soit. 6 Pour les prestations animateurs socio-culturels, la TVA de 21% est calculée sur le coût Smart de 6,5%, soit 1,365 % du montant à facturer). Cette TVA est toujours due car elle correspond à la prestation de service de SMart comme gestionnaire du contrat. Il importe dès lors peu que le donneur

d’ordre soit assujetti ou non.


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Si vous facturez un montant TVA comprise, la TVA sera soustraite du montant facturé. Il convient donc d‟inclure cette donnée lors de la négociation du montant facturé avec vos donneurs d‟ordre afin d‟obtenir le meilleur salaire possible.

4.3. Avances

Si votre client vous a donné une avance sur votre rémunération, vous devez le mentionner à cet endroit. Si votre avance est supérieure à votre net, nous vous adresserons une « lettre de remboursement » pour vous signaler le montant que vous devrez nous rembourser (ce montant correspondra à la différence entre le montant facturé et votre salaire net).

4.4. Défraiements

Si vous avez des frais durant votre prestation, vous pouvez les encoder à cet endroit. Vous pouvez uniquement encoder des frais strictement liés à vos dates de prestation. Il s‟agit notamment des frais de déplacement, de logement ainsi que d‟autres frais occasionnés lors de l‟exécution du contrat. Ce défraiement est inscrit sur le contrat

7.

Vous devez déclarer vos frais pendant l‟encodage de votre contrat en ligne. Il faut déclarer les frais par type. Il faut donc prendre en compte séparément les frais de déplacement, de logement, de nourriture et les autres frais occasionnés lors de l‟exécution de votre contrat. Vous avez deux manières de déclarer chaque type de frais. Soit vous les prouvez avec des pièces justificatives, soit vous déclarez un forfait proposé et autorisé par l‟ONSS. Dans les deux cas, vous devez pouvoir démontrer la réalité des dépenses.

Des informations claires, dans le document « guide des frais » sous forme des bulles d‟aide, sont disponibles dans l‟espace d‟encodage afin de préciser des conditions à respecter pour chaque type de frais

8.

4.5. Le précompte professionnel

Par défaut, vous y trouverez le pourcentage encodé dans votre fiche d‟inscription membre mais vous pouvez adapter ce montant sur chacun de vos contrats.

Le montant minimum à prélever est de 11,11% pour les contrats de travail et de 18% pour les contrats d‟intérim. Aucun précompte n‟est prélevé sur les contrats étudiants.

La bulle d‟aide reprend toutes les informations dont vous avez besoin pour indiquer le bon taux de pourcentage à prélever.

C‟est quoi ? Le précompte professionnel est un impôt sur les revenus. Il est prélevé sur la rémunération nette imposable permettant d'anticiper l'Impôt des Personnes Physiques (IPP).

Si vous avez payé trop de précompte professionnel durant l'année concernée, l'Etat vous rembourse la différence entre le montant de l'impôt à payer et le montant de précompte versé. A

7 Ce défraiement inscrit dans le contrat n‟est possible que si le client ne rembourse pas directement les

défraiements au prestataire !

8 Pour en savoir plus : lisez le guide des frais sur www.smartbe.be


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l‟inverse, si vous avez payé trop peu de précompte, il vous faudra rembourser le fisc l‟année suivant votre déclaration fiscale.

4.6. Type de contrat :

Par défaut, vous travaillerez sous contrat de travail. Si vous souhaitez sélectionner un autre type de contrat, cliquez sur « options supplémentaires ».

Exemple :

- si contrat artistique : au cachet ou 1ier

bis

- contrat étudiant.

- Contrat du type animateur socio-culturel

Si vous souhaitez prester des contrats d‟intérim, vous devez sélectionner la case en-dessous (j‟exécute pour le compte d‟un client une mission d‟intérim (via notre bureau social pour artistes/bureau d‟intérim).

4.7. Travail à temps partiel.

Vous devez vous rémunérer au minimum pour trois heures de travail via nos contrats. Vous trouverez les montants minimums (temps partiel) à atteindre dans votre zone membre.


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C. Confirmation, impression, envoi des documents signés, délais de paiement et modification.

Après avoir encodé les données relatives à la déclaration, un récapitulatif de ces données vous est présenté. Si les données sont exactes, il vous suffit ensuite de confirmer la prestation.

Dans le cas contraire, vous pouvez modifier chacune des rubriques présentées en cliquant sur „ modifier ‟.

Lorsque vous confirmez la prestation :

- Un message vous signale que votre prestation a bien été enregistrée et que la déclaration DIMONA sera émise. En outre, il vous rappelle qu‟il est indispensable de nous envoyer les documents signés par vous et votre client avant le début de la prestation.

- Les documents encodés sont archivés dans l‟onglet « prestations en cours »

Pour imprimer les documents, il vous suffit de cliquer sur la langue souhaitée.

Remarque : il ne vous sera possible d‟imprimer ce contrat que si vous avez complété, de manière valide, l‟ensemble des rubriques (en ce compris le montant à facturer).

Les documents signés doivent nous être envoyés par mail, fax ou courrier (de préférence par mail après de votre personne de contact).

- Bon de commande : ce document doit être signé par le client et par vous.

- Contrat de travail (et annexes): ce(s) document(s) doit(vent) être signé(s) par vous uniquement.

Dès que nous recevons tous les documents dûment signés, nous envoyons une facture au client et mettons votre salaire en paiement.

- Les factures sont en principe payables par le donneur d‟ordre dans les 9 jours (7 jours ouvrables) de la dernière date de la prestation. Le non règlement de la facture à cette date déclenche la procédure de rappel.

- Le salaire est avancé 7 jours ouvrables après le dernier jour de prestation.

Modification de vos documents :

Pour les documents présents dans l‟onglet « prestations en cours » : - Avant la date de travail : vous savez modifier toutes les données de votre encodage. - Après la date de travail : vous savez modifier toutes les données de votre encodage à

l‟exception des dates de travail déjà passées. Il vous est uniquement possible de le faire en prenant contact avec nous.

Pour les documents présents dans l‟onglet « votre compte » - « voir l‟historique » il vous est uniquement possible de modifier vos documents en prenant contact avec nous.




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D. Informations sur les différents types de contrats :

Contrat artistique :

Qu’est-ce qu’une prestation artistique ?

La définition légale est „la création et/ou l‟exécution ou l’interprétation d’œuvres artistiques dans le secteur de l‟audiovisuel et des arts plastiques, de la musique, de la littérature, du spectacle, du théâtre et de la chorégraphie‟.

A titre d’exemple, peuvent être considérées comme des prestations artistiques les activités suivantes : comédien, musicien, danseur, technicien de spectacle et de l‟audiovisuel, auteur, traducteur littéraire, compositeur, artiste plasticien, artiste de cirque et artiste forain, régisseur de son, lumière, décor, etc.

A titre d‟exemple, ne sont pas considérées comme des prestations artistiques les activités suivantes : guide, animateur, professeur, formateur, architecte de jardin, architecte d‟intérieur, traducteur (non littéraire), journaliste, critique littéraire, curateur, coordinateur artistique, producteur, employé administratif, représentant de commerce, employé à la communication, responsable de la maintenance de sites Internet, etc.

Ces listes ne sont bien évidemment pas limitatives.

Il est parfaitement possible de combiner des activités artistiques et non artistiques. Par exemple, un acteur qui joue peut également avoir une occupation comme enseignant.

Types de contrats artistiques proposés :

Il existe deux types de contrat artistiques :

- contrat de travail artistique (à la durée ou au cachet) - contrat et paiement de la prestation (article 1

ier bis).

Contrat de travail artistique :

Le contrat de travail artistique est un contrat de travail „classique‟. Il entraîne l‟application du droit du travail. Par défaut, votre contrat sera à la durée, si vous désirez travailler sous contrat de travail à la tâche (au cachet), vous aurez à cocher « options supplémentaires » et « contrat au cachet ».

- Rémunération à la durée (contrat artistique proposé par défaut): ce contrat est pour vous s‟il y a

un lien évident entre le montant à facturer et le nombre d‟heures prestées pour votre client. - Rémunération à la tâche (au cachet) : vous devez cocher ce type de contrat artistique

lorsque vous ne pouvez prouver un lien entre le travail demandé et le temps nécessaire à sa réalisation (le montant à facturer n‟est pas le résultat de la multiplication d‟un montant par le nombre d‟heures prestées).

Contrat et paiement de la prestation (article 1

er bis) :

L‟article 1

er bis de la loi de 1969 sur la sécurité sociale des travailleurs salariés permet aux

artistes de bénéficier de la sécurité sociale des travailleurs salariés (pension, allocations familiales, chômage, etc) même s‟ils ne sont pas liés par un contrat de travail : sont assujetties au Régime général de la Sécurité sociale des salariés les „personnes qui, sans être liées par un contrat de travail, fournissent des prestations artistiques et/ou produisent des œuvres artistiques contre paiement d'une rémunération pour le compte du donneur d'ordre,[…] „


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Afin de pouvoir faire usage de ce type de contrat, vous devez être en possession (ou de moins, avoir rentré une demande) du visa artiste. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur le site du guichet des arts.

Remarque : si vous travaillez sous contrat artistique, votre pécule de vacances vous sera versé par l‟ONVA. Cette organisme regroupe tous vos pécules de vacances au courant de l‟année et verse la totalité de votre pécule entre le premier jour ouvrable de mai et le dernier jour ouvrable de juin de l‟année suivante.

Contrat non artistique :

Si votre fonction n‟est pas artistique, nous vous proposerons un type de contrat « normal ».

Si ce type de contrat ne vous convient pas, cliquez sur « options supplémentaires » et sélectionnez le type de contrat souhaité.

Le pécule de vacances est compris dans votre salaire net.

Contrat étudiant :

Si vous souhaitez, dans le cadre d‟un contrat SMart, bénéficier du régime spécial applicable aux „ contrats étudiant „

9, vous devez cliquer sur « options supplémentaires » et cocher la case

« étudiant ». En cochant cette case, vous indiquez votre volonté de bénéficier du régime spécial applicable aux contrats d‟occupation étudiant.

Vous aurez à nous renvoyer le contrat signé au plus tard un jour ouvrable avant le premier jour de votre prestation.

N‟hésitez pas à consulter le site student@work pour avoir réponse à toutes vos questions.

Un contrat spécifique

Les étudiants peuvent se faire engager dans les liens d‟un contrat ordinaire ou d‟un contrat „ d‟occupation d‟étudiant „. S‟ils optent pour le contrat „ d‟occupation d‟étudiant ‟, ils bénéficient d‟un régime spécial.

Remarque : l‟étudiant étranger ne faisant pas partie de l‟Espace Européen Elargi (= 27 pays de l‟U.E. + l‟Islande, le Liechtenstein et la Norvège) qui souhaite être engagé dans un contrat d‟étudiant pendant l‟année (hors vacances scolaires) doit obtenir un permis de travail, modèle C.

Réduction des cotisations sociales

Sous contrat étudiant, une période de travail de maximum 50 jours par an peut donner lieu à une réduction du montant des cotisations sociales à payer par l‟employeur et le travailleur : 2,71 % à charge du travailler et 5,42 % à charge de l‟employeur.

9 Si vous êtes étudiant, vous pouvez bien entendu décider de travailler sans demander à bénéficier du régime

spécial applicable aux contrats d‟étudiant. Dans ce cas, et si vous souhaitez faire vos prestations dans le cadre de contrats SMartBe, il vous suffira de ne pas cocher la case „ étudiant ‟ sur le contrat.

http://www.guichetdesarts.be/ressource/ressource-b-3/

https://www.mysocialsecurity.be/student/fr/


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Remarque : Pour la détermination des 50 jours de travail, toute journée entamée est considérée comme une journée de travail complète.

Etudiants et allocations familiales

Jusqu‟au 31 août de l‟année au cours de laquelle l‟étudiant atteint l‟âge de 18 ans, vous avez droit de manière inconditionnelle aux allocations familiales.

Dans certaines conditions, les allocations familiales peuvent encore être accordées au-delà de cet âge et jusqu‟à 25 ans pour :

- les étudiants et les jeunes qui suivent des cours, poursuivent leur formation ou préparent un mémoire de fin d‟études supérieures ;

- les apprentis sous contrat d‟apprentissage reconnu ;

- les jeunes inscrits comme demandeurs d‟emploi après leurs études ou leurs apprentissages (durant une période de 180 ou de 270 jours civils maximum).

Au cours de l‟année scolaire (1er

, 2e

et 4e trimestres de l‟année civile), l‟étudiant peut travailler au

maximum 240 heures par trimestre, sous contrat d‟occupation étudiant, sous contrat de travail ordinaire ou comme travailleur indépendant. Durant le 3

e trimestre (juillet, août, septembre), il peut

travailler sans limite d‟heures, sauf s‟il s‟agit des dernières vacances d‟été pour l‟étudiant ayant terminé ses études ou arrêtant ses études, auquel cas il est soumis à la limite de 240 heures par trimestre.

Si l‟enfant n‟est plus soumis à l‟obligation scolaire et suit un des types d‟enseignement secondaire à horaire réduit, il ne peut exercer aucune activité lucrative ni recevoir aucune prestation sociale de plus de 520,08 EUR brut par mois (dernière indexation au 01/12/2012).

Les revenus procurés par un contrat d‟apprentissage ou de stage ne constituent pas non plus un obstacle pour les allocations familiales si ces revenus ne sont pas supérieurs à 520,08 EUR brut par mois (dernière indexation au 1/12/2012).

Ce plafond s‟applique aussi pour le demandeur d‟emploi qui exerce une activité lucrative ou qui bénéficie d‟une prestation sociale dans la période d‟attente.

Etudiants et fiscalité

En ce qui concerne les revenus payés ou attribués, aucun précompte professionnel n’est dû sur les rémunérations payées ou attribuées aux étudiants engagés dans le cadre d‟un contrat de travail écrit, pour une durée qui n‟excède pas les 50 jours de travail par an.

Pour rester fiscalement à charge de ses parents, l‟étudiant qui cohabite avec eux ne peut dépasser un certain montant de ressources nettes (voir le tableau ci-après).

Le terme „ressources‟ couvre toutes les rentrées régulières ou occasionnelles de revenus quelconques, imposables ou non, y compris les arriérés, le pécule de vacances ordinaire et anticipé, le minimum vital ou le minimum d‟existence, la rémunération d‟un contrat d‟apprentissage, d‟un contrat d‟étudiant, les loyers perçus…

Ne sont pas incluses dans les ressources nettes :

- les allocations familiales, les allocations de naissance et les primes d'adoption légales exonérées

- les bourses d'études

- les primes à l'épargne prénuptiale


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- les allocations à charge du Trésor octroyées aux handicapés

- les rémunérations perçues par des handicapés en raison de leur emploi dans un atelier protégé reconnu

- les rentes alimentaires ou rentes alimentaires complémentaires payées au contribuable après la période imposable à laquelle elles se rapportent, en exécution d'une décision judiciaire qui en a fixé ou augmenté le montant avec effet rétroactif

- les rentes alimentaires, qui sont attribuées aux enfants, à concurrence de 3.110 EUR par an.

Le tableau ci-dessous reprend les montants nets à ne pas dépasser pour rester fiscalement à charge de ses parents :

Si vos parents sont :

Montant maximum des ressources nettes - Revenus 2015 (exercice d'imposition 2016)

imposés ensemble 3.120 €

imposés isolément et que vous…

n'êtes pas considéré fiscalement comme handicapé 4.500€

êtes considéré fiscalement comme handicapé 5.720€

Pour les Revenus 2015 (exercice d'imposition 2016) ne sont pas pris en compte dans les revenus de tous les étudiants quelle que soit leur situation familiale: les rémunérations perçues par l'étudiant, à concurrence de 2.590€ brut par an, uniquement dans le cadre d'un contrat d‟occupation étudiant.

Comme toute personne soumise à l'impôt, vous bénéficiez d'une « quotité du revenu exemptée d'impôt ». Cela signifie qu'en fait, une partie de vos revenus imposables n'est pas taxée.

Pour l‟exercice d'imposition 2016 (revenus 2015), cette quotité du revenu exemptée d'impôt s'élève à 7.380 euros lorsque le revenu imposable ne dépasse pas 26.360 euros.

Si vos revenus imposables sont inférieurs à cette quotité exemptée, ce qui correspond à un montant brut de 9.458,95 euros (revenus 2015), vous ne devrez donc payer aucun impôt.

Si vos revenus imposables dépassent cette partie non taxable, ils seront normalement soumis à l'impôt. Ce dernier est « progressif », c'est-à-dire que le pourcentage de l'impôt augmente dans la mesure où le revenu s'accroît.

L‟étudiant est obligé de rentrer une déclaration d‟impôt. Si un formulaire ne lui est pas envoyé d‟office, il est tenu de le réclamer. De cette manière, il pourra récupérer l‟impôt indûment versé si un précompte professionnel a été prélevé alors que les revenus étaient inférieurs au montant imposable.

SMart ne prélève pas de précompte professionnel dans le cadre des contrats de type „ étudiant ‟.


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Le contrat d’animateur socio-culturel (article 17).

Si vous souhaitez, dans le cadre d‟un contrat SMart, bénéficier du régime spécial applicable aux „ animateurs socio-culturels.

Concrètement, la déclaration de chaque occupation en tant qu‟”animateur socio-culturel” doit être faite de façon électronique au Service de l‟Inspection sociale du SPF Sécurité sociale.

Vous devez donc:

- encoder la prestation via votre interface personnelle en ligne, au moins trois jours ouvrables avant le début de la prestation.

- nous faire parvenir le contrat signé, accompagné de l‟annexe signée également, au moins trois jours ouvrables avant le début de la prestation.

Nous nous engageons, si ces conditions sont respectées, à rentrer la déclaration électronique de votre prestation auprès du Service de l‟Inspection sociale du SPF Sécurité sociale en temps et en heure.

REMARQUES IMPORTANTES :

- La déclaration électronique auprès du Service de l‟Inspection sociale du SPF Sécurité sociale doit se faire au nom, et grâce aux codes ONSS, du donneur d‟ordre qui engage le prestataire par un contrat “animateur socio-culturel”.

C‟est pourquoi il est indispensable que le donneur d‟ordre nous ait communiqué ses codes ONSS dans les temps. Sans quoi, nous ne pourrons valider votre contrat comme “animateur socio-culturel”.

- Le nombre de jours prestés comme animateur socio-culturel ne peut dépasser les 25 journées de travail chez un ou plusieurs employeurs au cours d'une année civile. Attention, toute journée entamée sous le régime de l‟animateur socio-culturel vaut pour une journée complète, quel que soit le nombre d‟heures prestées.

En cas de dépassement, les charges sociales sont dues à l'ONSS pour la totalité de la période de prestations.

Le prestataire et le donneur d'ordre qui souhaitent bénéficier du régime s'engagent à respecter les conditions décrites ci-dessus (notamment la limite de 25 jours par an tous employeurs confondus). En cas de dépassement, les donneurs d'ordre concernés et le prestataire s'engagent solidairement à rembourser ces charges ONSS à SMart.

- Les journées prestées sous ce régime ne seront pas prises en compte pour la constitution de vos droits en matière de sécurité sociale (par exemple le droit à la perception d‟allocations de chômage).

QUI PEUT PRESTER CE TYPE DE CONTRAT ?

Plutôt qu‟à une fonction, le contrat d‟animateur socio-culturel correspond à un régime particulier, qui donne droit à des exonérations de cotisations sociales.

Ne sont pas soumises à l‟ONSS, les personnes qui exercent certaines activités dans le domaine social ou culturel, pour autant que ces activités ne dépassent pas 25 journées de travail au cours d‟une année civile, chez un ou plusieurs employeurs.

Pour les contrats de travail effectués sous le régime d‟animateur socio-culturel, l‟employeur ne doit pas effectuer de DIMONA (Déclaration Immédiate de l‟emploi) ni de déclaration DMFA (Déclaration Multifonctionnelle).


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Le fait, pour l‟employeur, d‟avoir droit à ces dispenses dépend de différents facteurs : la nature du travail effectué, la fonction du travailleur, le type d‟entreprise, la durée de l‟occupation, etc.

Les sociétés commerciales (SPRL, SA, etc.) ne peuvent pas engager de travailleur sous le régime de l‟animateur socio-culturel. Seuls les pouvoirs publics, les asbl et les sociétés à finalité sociale peuvent le faire, dans des conditions très précises.

Champ d‟application du régime des animateurs socio-culturels : les donneurs d‟ordre et prestations visées :

- L'Etat, les Communautés, les Régions, les administrations provinciales et locales affiliées à l‟ONSS et les personnes qu‟ils occupent à un travail comportant des prestations accomplies en qualité de chef responsable, d'intendant, d'économe, de moniteur ou de moniteur adjoint au cours de vacances sportives organisées pendant les vacances scolaires et les journées ou parties de journées libres dans l'enseignement ou comme animateur d'activités socio-culturelles et sportives pendant les journées ou parties de journées libres dans l'enseignement; ainsi que celles occupées à des activités sous forme d'initiation, de démonstration ou de conférence qui ont lieu après 16 heures 30 ou pendant les journées ou parties de journées libres dans l'enseignement.

- L'Etat, les Communautés, les Régions, les administrations provinciales et locales, de même que les employeurs organisés en tant qu‟asbl ou en société à finalité sociale dont les statuts stipulent que les associés ne recherchent aucun bénéfice patrimonial, qui organisent des colonies de vacances, plaines de jeux et campements de sport et les personnes qu'ils occupent en qualité d'intendant, d'économe, de moniteur ou de surveillant exclusivement pendant les vacances scolaires.

- Les organisations reconnues par les autorités compétentes des Communautés qui ont pour mission de dispenser une formation socio-culturelle et/ou une initiation sportive, les personnes occupées par ces organisations comme animateur, chef ou moniteur en dehors de leurs heures de travail ou scolaires ou pendant les vacances scolaires.

- Dans les écoles subsidiées par l‟Etat, les personnes occupées comme animateurs d'activités socio-culturelles et sportives pendant les journées ou parties de journées libres dans l'enseignement.

- La RTBF, la VRT pour les personnes qui, reprises dans le cadre organique de leur personnel, sont en outre occupées en qualité d'artistes.


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E. Informations sur les rémunérations minimums à respecter :

En dessous d’un montant brut minimum, SMart n’accepte pas de traiter votre contrat.

Le montant minimum pour nos prestations artistiques repose sur un salaire brut de 69,32€.

Le montant minimum pour les prestations non artistiques repose sur un salaire brut de 71,97€. Il s‟agit ici d‟indiquer des montants minima. Vous êtes bien entendu libre de vous rémunérer un montant supérieur. Nous observons d‟ailleurs que, d‟ores et déjà, nombre de nos membres réussissent à négocier des tarifs plus avantageux.

Si vous souhaitez faire tant une simulation de calcul de salaire que vérifier si les montants encodés sont suffisants pour respecter les minimas de rémunération, vous en avez également la possibilité. Il vous suffit dans ce cas de procéder à l‟encodage d‟une nouvelle prestation. Après avoir complété les données, la possibilité vous est offerte de faire une simulation de calcul et de contrôler la validité des données encodées. La simulation n‟engendre aucune DIMONA. Vous pouvez ensuite, si le résultat de la simulation vous convient et est considéré comme valide, confirmer les données de votre prestation pour votre prestation soit déclarée et que la DIMONA soit effectuée.

SMart reste à votre disposition pour vous conseiller quant aux montants souhaitables pour vos prestations.

D‟ailleurs, un simulateur est à votre disposition, dans votre espace utilisateur, afin de vous permettre de calculer le montant à facturer à votre donneur d‟ordre, qui correspond à une certaine rémunération brute et nette et vice versa.

Ce simulateur permet aux membres de vérifier leurs hypothèses de salaire aussi bien pour l‟outil „ Contrats ‟ de SMart que pour l‟outil „ Activités ‟.

Concrètement, pour les calculs relatifs au contrat que vous encodez, il faut d‟abord que vous sélectionniez, dans la rubrique „ Types d‟outils ‟, la mention „ Outil contrats „

1. De quoi se compose un salaire net?

La différence entre le montant facturé (hors TVA) et la somme que vous toucherez peut s‟avérer importante : elle peut en effet dépasser les 50 %. Comment cette différence s‟explique-t-elle ? Pour le comprendre, il faut voir comment se calcule un salaire.

Ce calcul commence avec le montant à facturer HTVA :

- Nous retirons 6,5% de coût de gestion sur le montant facturé HTVA.

- Nous retirons les charges salariales comprenant l‟ONSS employeur, les assurances et les pécules de vacances pour atteindre un montant brut.

- De ce montant brut, nous retirons les charges employés et le précompte professionnel pour atteindre votre salaire net.

Le pécule de vacances :

- Pour les personnes travaillant sous contrat artistique, le pécule de vacances sera payé par l‟ONVA l‟année suivante entre le mois de mai et de juin. En effet, lorsque vous effectuez une prestation artistique, la loi prévoit que les pécules de vacances ne sont pas payés à la fin du contrat. Nous versons le pécule de vacances à l‟ONSS. L‟ONSS le transmet alors à l‟ONVA (Office National de Vacances Annuelles). L‟ONVA regroupe tous vos pécules de vacances au courant de l‟année et verse la totalité de votre pécule en mai ou juin de l‟année suivante.


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- Pour les personnes travaillant sous contrat non artistiques, le pécule de vacances est compris dans chaque salaire net que vous percevrez.

Il n‟y a pas de pécule de vacances pour les contrats étudiants et animateur socio-culturels

2. Réduction de charges sociales via la carte activa :

Si vous souhaitez bénéficier de la réduction Activa, vous aurez à ouvrir une activité chez nous. Nous vous verserons la réduction Activa auquel vous avez droit dans votre budget à la fin de chaque trimestre.

Concrètement, vous devrez nous envoyer une copie de cette carte au plus tard avec le premier contrat pour lequel vous souhaitez avoir recours à elle. Elle sera enregistrée dans notre base de données. La réduction des cotisations patronales sera appliquée pour la période (trois mois) indiquée sur votre carte Activa.

Attention : nous ne gérons que le volet „octroi de réduction de charges patronales ‟. Par ailleurs, cette réduction ne sera gérée que dans le cadre des contrats non artistiques, soit sans mention d‟horaire journalier (prestation au cachet), soit avec mention d‟un horaire journalier complet (prestation de 7h36). En cas de contrats artistiques ou de contrats non artistiques avec horaire incomplet (prestation de moins de 7h36), la carte Activa ne pourra pas être prise en compte.

La carte Activa, c‟est quoi ?

La carte Activa (dénommée aussi carte de travail) s‟inscrit dans un plan qui a pour objectif de stimuler l‟embauche grâce d'une part à une réduction des cotisations patronales à l‟ONSS et, d'autre part, à une allocation de chômage activée (dénommée allocation de travail). Il vise la réinsertion professionnelle des demandeurs d‟emploi dans le circuit du travail normal. Il existe, à partir du 01.01.2010, dans le cadre du plan WIN-WIN – ACTIVA, un régime d‟Activation renforcée (allocation de travail plus élevée) pour certaines catégories de chômeurs.

Un chercheur d‟emploi sans travail peut ainsi, sous certaines conditions, obtenir une carte Activa (carte de travail). Cette carte accordera donc à l’employeur engageant le titulaire de la carte, une réduction des cotisations patronales (la cotisation ONSS de l‟employé reste quant à elle inchangée) et éventuellement, une participation dans le salaire net.

Qui a droit à la carte de travail Activa ?

Vous devez être inscrit comme demandeur d’emploi inoccupé à la date de l‟engagement ou à la date de délivrance de la carte, et ce pendant une certaine période qui doit se situer dans une certaine „période de référence‟ :

- Si vous avez moins de 45 ans, il faut avoir été demandeur d‟emploi sans travail pendant 12 mois endéans les derniers 18 mois, ou pendant 24 mois endéans les 36 derniers mois, ou pendant 36 mois endéans les 54 derniers mois, ou pendant 60 mois endéans les 90 derniers mois.

- Si vous avez 45 ans ou plus, il faut avoir été demandeur d‟emploi sans travail pendant 6 mois endéans les derniers 9 mois, ou pendant 12 mois endéans les 18 derniers mois, ou pendant 18 mois endéans les 27 derniers mois.


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Remarque : certaines périodes sont assimilées à une période d'inscription comme demandeur d'emploi inoccupé, notamment :

- périodes de chômage complet indemnisé (dans le régime à temps plein ou à temps partiel volontaire);

- périodes d'octroi de l'aide sociale financière par le CPAS aux personnes de nationalité étrangère, inscrites au registre des étrangers;

- périodes d'occupation par le CPAS, en application de l'article 60, § 7 de la loi CPAS.

Comment obtenir la carte Activa ?

Pour pouvoir bénéficier des avantages de la réduction ONSS ou de l‟Activation des allocations de chômage, le travailleur doit être en possession d’une carte de travail Activa :

- soit il possède déjà, avant le premier jour de sa prestation, une telle carte de travail Activa, attestant qu‟il remplit les conditions qui lui donnent droit à une réduction de cotisations patronales et, le cas échéant, à une allocation de travail ;

- soit il ne possède pas de carte Activa. Dans ce cas, il peut demander une carte au plus tard dans les 30 jours qui suivent le jour de l‟engagement auprès du bureau de chômage compétent (celui du lieu de résidence du travailleur). A cet effet, vous utilisez le „ formulaire C63 carte de travail ‟ (les rubriques I et II doivent être complétées). Vous pouvez obtenir ce formulaire auprès de votre bureau de chômage ou le télécharger sur le site de l‟ONEm (www.onem.be >> Emploi >> Activa >> Formulaires). Il est désormais également possible de demandez la carte par voie électronique par le biais du site internet de l'ONEM: www.onem.be >> Carte de travail en ligne >> demander la carte de travail.

Remarque : en cas de demande hors délai des 30 jours, les avantages comme la réduction des cotisations patronales ONSS peuvent être octroyés mais pour une période réduite.

Combien de temps la carte Activa est-elle valable ?

Vous devez „utiliser‟ votre carte de travail Activa, c‟est-à-dire être engagé, dans les trois mois à partir de la date de début de validité.

Exemple : si votre carte est valable du 5 janvier au 5 avril, vous devez être engagé avant le 5 avril 2013. La carte est valable pour toute la durée de l‟engagement.

A partir de la date de fin de validité de la carte, vous pouvez prendre contact, personnellement ou par écrit, avec le bureau du chômage pour obtenir une prolongation. Remplissez à nouveau le „ formulaire C63 carte de travail ‟ et joignez-y votre ancienne carte.


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F. Documents sociaux, fiscaux et administratifs relatifs aux contrats

L‟ensemble des documents sociaux et fiscaux qui résultent de vos encodages sont disponibles dans votre espace membre. Vous pouvez les imprimer si nécessaire. Vous avez ainsi directement accès à l‟ensemble de votre dossier. La facture envoyée au client se trouve dans l‟onglet « votre compte » - « voir l‟historique » La fiche de salaire se trouve dans l‟onglet « votre compte » - « voir l‟historique ». Ce document est un décompte détaillé, allant du montant à facturer à la rémunération nette. Elle précise notamment :

- Le montant à facturer HTVA - Le coût SMart de 6,5% - Le budget salarial - La rémunération brute - Le revenu net imposable - La rémunération nette

Le C4 se trouve dans l‟onglet « votre compte » - « voir l‟historique » dès que votre prestation est validée chez nous.

La fiche 281.10 – Déclaration fiscale de vos rémunérations se trouve dans l‟onglet « vos documents ». Une fois par an, nous générons la fiche 281.10 vous permettant de déclarer vos revenus SMart sur votre feuille d‟impôts. La fiche fiscale 281.10 récapitule le revenu net imposable correspondant aux salaires qui vous ont été versés pour une année déterminée. Cette fiche reprend notamment les rémunérations ordinaires, le précompte professionnel, les pécules de vacances, les dépenses propres à l'employeur, etc. Il vous suffit de retranscrire ces données sur votre déclaration fiscale au code correspondant à celui de la fiche. Remarque : Si votre fiche 281.10 comporte un montant sans code, vous ne devez pas reprendre ce montant dans votre déclaration fiscale ! Par exemple : la rubrique 19 („ dépenses propres à l'employeur „) ne doit pas être retranscrite. Si vous avez presté des contrats de travail, des contrats d‟intérim et des contrats animateurs socio-culturels, vous trouverez trois fiches 281.10 dans cet onglet. L’attestation de vacances se trouve dans l‟onglet « votre compte »-« voir l‟historique ». Lorsqu‟un contrat de travail prend fin, l‟employeur a l‟obligation de faire le décompte des pécules de vacances. Ce décompte doit être repris sur une attestation de vacances, que l‟employeur doit remettre au travailleur. Pour les prestations non artistiques, nous établissons l‟attestation de vacances. Pour les prestations artistiques, les attestations sont établies par l‟ONVA (Office national des Vacances annuelles) et adressées au travailleur par la poste. Que contient précisément une attestation de vacances ? L‟employeur y mentionne : - l‟année concernée par l‟attestation de vacances - la période d‟emploi - la base de calcul du pécule de vacances et les sommes brutes de pécules de vacances - le nombre de jours de vacances auquel l‟employé a encore droit.

http://www.onva.fgov.be/fr/Accueil

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