GUIDE POUR L'ÉLABORATION D'UN CAHIER DE CHARGES
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Préparé par Michel Coutu, F.Adm.A., CMC Conseiller en gestion Direction de l’entrepreneurship et de la gestion d'entreprises
Publié par la Direction des communications : mars 1995 Révisé : novembre 1997 Réimprimé : mars 1998 Numéro de document : 1303
Toute reproduction de ce document est autorisée avec mention de la source
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Avant-propos
L'entreprise moderne connaît actuellement une grande mutation obligeant constamment ses dirigeants à poser des gestes importants pour assurer sa survie et sa croissance. Les dirigeants d'entreprise, face à des grandes responsabilités et à des défis de plus en plus complexes doivent, pour réussir, s'entourer de personnes-ressources compétentes susceptibles de leur fournir le soutien et l'éclairage nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de l'organisation.
Pour les aider à résoudre un problème, à améliorer une situation, à mieux réagir face au changement, les dirigeants de PME ont souvent besoin de services spécialisés dans le conseil-gestion.
Au cours des années, les conseillers de la Direction de l’entrepreneurship et de la gestion d’entreprises du MIC ont constaté que les dirigeants de PME les plus satisfaits des interventions d'un consultant étaient ceux qui avaient bien cerné leurs besoins et qui les avaient clairement décrits dans un cahier de charges.
Le Secteur conseil en management de la Corporation professionnelle des administrateurs agréés du Québec recommande cet outil pratique assurant une meilleure compréhension des besoins du client en fonction du mandat d'intervention d'un conseiller en management.
Afin d'aider les dirigeants de PME à mieux choisir leurs consultants et à améliorer ainsi les résultats d'intervention, le ministère de l'Industrie et du Commerce propose un guide simple et pratique permettant d'élaborer un cahier de charges pour confier des mandats d'intervention à des conseillers en management.
Michel Coutu, F. Adm.A., CMC
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Processus pour l'élaboration d'un appel d'offres.................................................................... 8
Processus pour l'élaboration d'un appel d'offres (tableau I) .................................................. 9
Contenu du cahier de charges (tableau II) ...........................................................................11
Modèle d'un cahier de charges .............................................................................................12
Critères d'évaluation des offres de service (tableau III) .......................................................19
Grille d'évaluation des offres de service (tableau IV) ...........................................................20
Éléments importants de l'entente écrite (tableau V).............................................................21
Les outils de gestion ..............................................................................................................22
Les directions et bureaux régionaux du MIC en région .......................................................25
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Méthode suggérée
Pour garantir le maximum de résultats et de satisfaction dans les projets et les mandats d'intervention confiés à des conseillers en gestion, le dirigeant de PME doit présenter un cahier de charges ou une demande de service d'une façon précise et complète. Le cahier de charges fait partie de la première étape du processus d'intervention-conseil en management, car cet outil permet de définir clairement le problème, d'identifier les besoins, de déterminer les résultats attendus et d'établir les règles de conduite entre le client et le fournisseur.
Le présent guide se veut un outil simple et pratique permettant au dirigeant d'accroître ses connaissances et de développer ses habiletés dans l'élaboration d'un cahier de charges pertinent, pratique et efficace dans le cadre d'un appel d'offres de service professionnel.
Pour assurer le succès d'une telle démarche, nous expliquerons les divers éléments du contenu d'un cahier de charges, nous présenterons les différentes étapes à franchir dans son élaboration, nous déterminerons les critères d'évaluation des offres de service et nous identifierons les éléments importants à considérer pour finaliser une entente écrite.
L'utilisation de ce guide permettra au dirigeant d'obtenir des biens ou des services de qualité ainsi que les résultats attendus, puisqu'il obligera les consultants à présenter une offre de service qui répond à des besoins clairement exprimés.
N'hésitez pas à communiquer avec le conseiller en développement industriel du bureau du MIC de votre région qui se fera un plaisir de vous assister dans cette démarche.
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Définition et objectifs d'un cahier de charges
Le cahier de charges se définit comme un acte, un document de référence qui permet à un dirigeant d'entreprise de préciser les conditions, les règles et les exigences d'une mission, d'une intervention, d'un travail à accomplir ou d'une tâche à exécuter par un consultant en management, en vue de résoudre un problème spécifique ou d'améliorer une situation donnée, tout en déterminant les résultats attendus.
Le cahier de charges est une demande de service détaillée, élaborée de façon à protéger les intérêts du dirigeant d'entreprise et à améliorer la qualité de l'offre présentée par le consultant.
Il permet plus particulièrement :
Ø de définir précisément le problème ou la situation à améliorer;
Ø d'identifier clairement les besoins de l'entreprise;
Ø de préciser les objectifs de l'intervention et les résultats attendus;
Ø d'établir les règles et les exigences de base pour la réalisation de l'inter- vention;
Ø d'obliger la société-conseil et ses conseillers à préciser les services à fournir et les biens livrables;
Ø de présenter les éléments d'une entente pouvant lier les deux parties;
Ø de servir de document de référence pour éviter les problèmes d'interpréta- tion et les outils;
Ø de définir les responsabilités et les rôles respectifs des parties engagées dans l'intervention;
Ø de déterminer les modalités de règlement en cas de litiges.
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Processus d'élaboration d'un appel d'offres
L'élaboration d'un appel d'offres pour la réalisation d'un projet ou d'un mandat d'intervention dans une grande organisation est souvent considérée comme un processus long et pénible, aboutissant souvent à un cahier de charges volumineux et complexe.
C'est l'inverse cependant qui se produit généralement dans les PME. En effet, le dirigeant de PME est souvent porté à agir rapidement dans l'identification du problème et dans le choix du conseiller négligeant de trancher les différentes étapes nécessaires pour réaliser un appel d'offres pratique et efficace. Il se contente souvent d'une rencontre informelle avec le conseiller pour expliquer sa situation sans être suffisamment préparé laissant ainsi à ce dernier l'avantage de diriger la négociation. Le manque de rigueur dans l'élaboration d'un cahier de charges entraîne un risque élevé d'échec dans ses relations futures avec le consultant et une grande insatisfaction.
Le tableau I qui suit présente le processus que tout dirigeant de PME devrait suivre dans l'élaboration d'un appel d'offres de service pour obtenir l'intervention d'un consultant en management.
La description sommaire des quatorze étapes vous permettra de mieux comprendre le processus menant à la signature d'une entente de service bénéfique aux deux parties.
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TABLEAU I Processus pour l’élaboration d’un appel d’offres
1°
- Analyser les résultats obtenus en fonction des objectifs visés. - Faire ressortir les forces et les faiblesses dans toutes les fonctions de l’entreprise. - Prioriser les problèmes identifiés. - Utiliser des modèles de diagnostic global et spécialisé. - Demander l’assistance d’un conseiller externe, d’un commissaire industriel ou d’un conseiller en développement industriel du MIC.
2°
- Impliquer les employés, clients et collaborateurs dans l’identification du problème à corriger ou de la situation à améliorer. - Préciser les éléments du problème en posant les questions : quoi, qui, depuis quand, combien, pourquoi, comment, où, etc. - Identifier les causes réelles du problème. - Ne pas faire de fausses hypothèses.
3°
- Identifier d’une façon claire et nette le bien-fondé de votre besoin ou de la cause réelle de votre problème. - Établir des objectifs quantifiables et des résultats mesurables quant au besoin identifié. Exemple : un besoin d’implantation d’un système de contrôle de la qualité dans une période de temps précis et pour obtenir des résultats spécifiques du taux de rejet.
4°
- Former un comité composé de vos principaux collaborateurs afin de valider la pertinence du projet présenté et de décider de son avenir. - Demander l’assistance, si nécessaire, d’une personne externe d’expérience dans le domaine du projet afin de vous conseiller adéquatement.
5°
- Confier cette responsabilité au PDG de la PME assisté du collaborateur ayant le plus de connaissance sur l’objet du projet afin de piloter efficacement sa réalisaton. - Rendre compte au comité de gestion de l’évolution du projet. Cette personne devient le représentant mandaté par l’entreprise auprès des éventuels soumissionnaires.
6°
- Recueillir les informations et les données pertinentes sur l’entreprise, la nature du problème et les objectifs visés. - Identifier les règles et les exigences particulières concernant les soumissionnaires et la présentation de leur offre de service en fonction du contenu du cahier de charges (tableau II).
7°
- Rédiger le contenu du cahier de charges selon le modèle présenté au tableau II. - Préciser les éléments de chaque section en tenant compte des commentaires proposés. - Intégrer le contenu dans un cahier boudiné ou une chemise personnalisée. - Préparer avec soin votre invitation aux appels d’offres.
Analyse de la situation actuelle
Définition du besoin et des objectifs visés
Nomination d’un responsable de
projet
Préparation du cahier de charges
Rédaction du cahier de charges
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8°
- Présenter la proposition du cahier de charges aux membres du comité de gestion pour valider et accepter son contenu. - Faire appel à la créativité des consultants. - Apporter les corrections nécessaires et imprimer le nombre de copies requises.
9° - Contacter vos proches collaborateurs (professionnels, industriels et amis) pour obtenir des références. - Consulter les corporations et associations professionnelles (Administrateurs agréés, conseillers en management CMC, ingénieurs, etc.). - Contacter votre commissaire industriel ou conseiller en développement industriel du MIC de votre région.
10° - Faire parvenir votre cahier de charges à cinq consultants préalablement sélectionnés. - Rechercher la qualité des intervenants plutôt que la quantité. Soyez disponible pour une rencontre avec chaque consultant intéressé à préciser le mandat ou à réaliser un diagnostic préliminaire.
11° - Analyser le contenu des offres de service présentées. - Vérifier la conformité des offres de service en fonction du cahier de charges. - Éliminer celles qui ne correspondent pas du tout aux exigences et spécifications demandées.
12° - Identifier une liste de critères d’évaluation en se référant au tableau III. - S’assurer de la compréhension du problème, de la validité de l’approche, de l’expérience et des compétences des consultants. - Pondérer l’importance des critères retenus. - Faire l’évaluation des offres de service retenues avec les membres du comité de gestion en utilisant une grille d’évaluation (tableau IV).
13° - Rencontrer avec un collaborateur les consultants qui ont présenté les deux ou trois meilleurs offres de service. - Clarifier les interrogatoires et faire compléter leurs offres de service selon vos exigences. - Vérifier leurs engagements et négocier, si possible, le prix et le paiement des factures. - Vérifier les références fournies et faire votre choix final.
14° - Insister pour obtenir une entente écrite entre les deux parties afin d’éviter les conflits possibles. - Utiliser les éléments importants du modèle d’entente du tableau V en faisant référence à l’offre de service soumise. - Inscrire vos engagements à respecter et ceux du consultant.
Acceptation du cahier de charges
Identification des consultants
Invitation des consultants
Choix final du fournisseur
Signature de l’entente
3° Définition du problème.
5° Règles d'acquisition du cahier de charges.
6° Instructions aux soumissionnaires.
7° Schéma proposé de l'offre de service :
7.1 introduction du soumissionnaire; 7.2 présentation de la mise en situation
(le contexte, la problématique, les objectifs visés); 7.3 détermination des services proposés
(les résultats attendus, les biens livrables); 7.4 démarche d'intervention
(la méthodologie, les rôles, les limites, le plan de travail, les échéanciers, les rapports d'étape et le rapport final);
7.5 présentation de l'équipe (l'organisation et les conseillers, la société-conseil et son expertise, les principales réalisations);
7.6 budget (les coûts d'honoraires et les dépenses);
7.7 identification des clauses complémentaires (les modalités de facturation, les modes de paiement, les garanties, la durée de la validité de l'offre, la confidentialité, les dépenses particulières, la résiliation, les pénalités);
7.8 documents à annexer (le dépliant de la société-conseil, les curriculum vitae des conseillers, la liste des projets réalisés).
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Modèle d'un cahier de charges
L'efficacité d'un cahier de charges repose entièrement sur la précision des divers éléments de son contenu. Afin de vous aider à rédiger un cahier de charges standard, pratique et pertinent, nous vous présentons un modèle incluant des commentaires et suggestions utiles en fonction du schéma du contenu recommandé au tableau II.
1° Bref historique de l'entreprise
Cette section doit présenter au soumissionnaire une synthèse de l'évolution de l'entreprise en mentionnant entre autres les noms des propriétaires, la raison d'être de l'entreprise, ses principales activités, son chiffre d'affaires, ses phases d'expansion. Il faut se limiter à un maximum d'une page.
2° Description du contexte actuel
Il est important de faire ressortir les éléments qui caractérisent la situation présente de l'entreprise : les résultats obtenus en fonction des objectifs visés, les changements survenus dans votre environnement interne et externe, les difficultés, les menaces, les opportunités, vos forces, vos faiblesses afin de présenter aux consultants l'état réel de la situation globale de l'entreprise ou d'une fonction spécifique.
3° Définition du problème
L'analyse de votre situation doit faire ressortir le problème à corriger ou la situation à améliorer. Il est important de préciser les éléments et les causes connus du problème ou de la situation, en se posant les questions suivantes : quoi, qui, quand, comment, combien, où et pourquoi. L'identification du problème peut se faire à l'aide d'observations, de discussions avec les employés et collaborateurs, de sondages auprès des clients, d'analyse financière et de diagnostic. Vous pouvez avoir recours à des conseillers externes pour vous aider à préciser le problème ou le besoin d'amélioration.
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4° Objectifs visés par l'intervention
Il est important de préciser aux consultants les résultats que vous attendez de leur intervention. À titre d'exemples, vous souhaitez obtenir un plan de marketing pour le lancement d'un nouveau produit avec des objectifs de vente précis; vous désirez implanter un système de contrôle de la qualité dans un délai précis et pour l'obtention de résultats spécifiques du taux de rejet. Plus les objectifs visés sont quantifiables et les résultats mesurables, plus vous serez satisfait de l'intervention des consultants. Pour garantir le succès de l'intervention, il est essentiel de préciser la nature du mandat d'intervention, les objectifs visés et les résultats attendus.
5° Règles d'acquisition du cahier de charges
Les règles suivantes sont recommandées afin d'établir une procédure standard pour l'acquisition du cahier de charges :
5.1 Confidentialité
« Le contenu du présent cahier de charges est divulgué à titre confidentiel. Toute société ou consultant qui reçoit ou détient le présent cahier de charges s'engage à n'en dévoiler la teneur et le contenu que pour les besoins de l'élaboration éventuelle d'une ou plusieurs offres de service. »
5.2 Représentant du requérant
«Aux fins d'assurer une uniformité d'interprétation du cahier de charges et pour faciliter les échanges d'information, le requérant mandate la personne suivante pour le représenter : ______________________
Le requérant oblige les soumissionnaires à s'adresser exclusivement au représentant et/ou à toute personne désignée par écrit par le requérant dans le cadre de la présente acquisition et pour obtenir des précisions additionnelles sur le cahier de charges.»
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5.3 Représentant du soumissionnaire
« Dans les meilleurs délais suivant la réception du présent cahier de charges, le soumissionnaire devra informer le requérant par écrit du nom, titre, adresse et numéro de téléphone de son représentant.
Toute communication subséquente sera adressée à ce dernier. »
5.4 Amendement du cahier de charges
« Le requérant se réserve le droit :
5.4.1 d'amender le cahier de charges,
5.4.2 d'exiger des informations additionnelles. »
5.5. Propriété de l'offre de service
« L'offre de service présentée ainsi que les documents afférents demeurent la propriété exclusive du requérant et ne seront pas retournés au soumis- sionnaire. »
5.6. Durée de la validité de l'offre de service
« L'offre de service déposée doit demeurer valide pour une période de quatre-vingt-dix jours (du calendrier) à compter de la date d'ouverture des offres de service. »
5.7 Portée des documents
« Le contenu du cahier de charges, de l'offre de service et des documents afférents peut être retenu comme obligation contractuelle, à la charge du soumissionnaire choisi, sans aucune négociation avec le requérant lors de la préparation du contrat. »
5.8 Coût de préparation des offres de service
« Tous les coûts de préparation des offres de service sont à la charge exclusive des soumissionnaires. »
5.9 Frais additionnels pour les offres de service
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« Le soumissionnaire assume tous les frais encourus pour fournir les précisions demandées par le requérant à la suite du dépôt des offres de service. »
5.10 Services offerts par le requérant
« Pour la durée du contrat, le requérant offre au fournisseur, au moyen de ses ressources régulières :
5.10.1 des espaces de travail;
5.10.2 la collaboration du responsable du projet. »
5.11 Étapes
5.11.1 « Calendrier
Date Étape
_________ Demande d'offres de service _________ Réception des offres de service _________ Analyse des offres de service _________ Présentation ou rencontre avec les consultants _________ Choix final du fournisseur _________ Début des travaux _________ Rapport d'étape _________ Rapport final »
5.11.2 Diffusion de renseignements supplémentaires
« La société-conseil désirant obtenir d'autres renseignements devra confirmer ses demandes par écrit ou contacter le repré- sentant autorisé du requérant. »
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5.11.3 Dépôt des offres de service
« Les soumissionnaires devront faire parvenir trois copies de leurs offres de service au représentant du requérant au plus tard le ______________ à 12:00 heures. »
5.11.4 Présentation des offres de service
« Le requérant se réserve le droit d'inviter les soumissionnaires de son choix à faire une présentation de leur offre de service ou à fournir des informations additionnelles et complémentaires. »
5.11.5 Résiliation de l'entente
« Le requérant se réseve le droit de résilier toute entente future avec le soumissionnaire retenu, à la suite du non-respect d'une obligation ou d'un élément liant les deux parties. »
6° Instructions aux soumissionnaires
Les règles suivantes visent à uniformiser la présentation des offres de service pour en assurer un emploi simple et efficace et pour aider le soumissionnaire à préparer un document complet rencontrant les exigences du requérant.
6.1 Contenu de l'offre de service
Le soumissionnaire doit fournir tous les éléments d'information nécessaires et suffisants pour évaluer correctement l'offre de service.
Les informations fournies doivent être succinctes et toucher à tous les aspects. Le soumissionnaire doit démontrer en quoi il possède les qualifications requises pour réaliser le mandat.
Le soumissionnaire peut ajouter toute information jugée pertinente. Ces renseignements additionnels devront être présentés en annexe de façon à limiter le plus possible le volume du document de base.
Chaque offre de service doit être indépendante l'une de l'autre. Par conséquent, si plus d'une solution est proposée, le soumissionnaire présentera une offre de service complète dans chaque cas.
La présentation de chaque offre de service doit respecter le schéma proposé par le requérant.
7° Schéma proposé de l'offre de service
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7.1 Introduction
Le soumissionnaire peut présenter une brève introduction faisant état de son intérêt à réaliser le présent mandat d'intervention et des avantages que retirera le requérant à utiliser ses services professionnels.
7.2 Présentation de la mise en situation
Le soumissionnaire devra présenter la mise en situation à faire face précisant les éléments importants du contexte, de la problématique et des objectifs visés par le requérant. Pour mieux la comprendre, le soumission- naire pourra, s'il le désire, obtenir une rencontre à ses propres frais, avec le requérant sans aucun engagement de la part de ce dernier.
7.3 Détermination des services proposés
Le soumissionnaire sera appelé dans cette section à préciser son offre de service en fonction du problème à corriger, de la situation à améliorer ou des objectifs visés par le requérant. Il devra déterminer les résultats attendus et décrire les biens livrables au cours et à la fin de son intervention. Il est important de faire ressortir ce que l'intervention se propose de modifier et quels seront les biens livrés au requérant à la suite de l'intervention.
7.4 Démarche d'intervention
Le soumissionnaire devra expliquer la démarche qu'il entend suivre pour réaliser avec succès son mandat. Il devra préciser la méthodologie proposée et les techniques de travail qui seront utilisées, les étapes et sous- étapes qui seront suivies dans l'élaboration et la mise en oeuvre de la solution recommandée. Le plan d'action détaillé devra couvrir la durée totale de l'intervention et comprendre les étapes et activités à réaliser, le calendrier d'exécution, les responsabilités, les rapports et les biens livrables. Il sera essentiel de préciser clairement le rôle joué par les conseillers et les limites de leur intervention.
7.5 Présentation de l'équipe
Le soumissionnaire devra présenter dans cette section une brève descrip- tion de son organisation et de son expertise, le nom des conseillers engagés dans l'intervention, les principales réalisations de projets pertinents
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dans le domaine concerné et le rôle respectif des conseillers dans le présent mandat d'intervention. La documentation détaillée devra être placée en annexe.
7.6 Budget
Le soumissionnaire devra fournir un budget détaillé des coûts d'honoraires en fonction des principales étapes et activités de l'intervention en mention- nant les jours-personnes et les honoraires quotidiens applicables à chacun des conseillers impliqués. De plus, les coûts du projet doivent inclure, si appplicable, toutes les dépenses reliées à l'accomplissement de l'interven- tion telles que travaux de rédaction, frais de déplacement, acquisition de fournitures, etc.
7.7 Clauses complémentaires
Le soumissionnaire devra expliquer clairement au requérant les modalités de facturation, les modes de paiement, les termes des garanties, la durée de la validité de l'offre, les conditions de confidentialité et les dépenses particulières payables par le client.
7.8 Documents annexes
Les annexes doivent comprendre les documents qui appuient les affirma- tions concernant l'expérience pertinente du conseiller et de la société- conseil faites dans l'offre de service : curriculum vitae des conseillers, présentation de la société-conseil, fiches de projets réalisés dans le même domaine d'activités, et autres documents pertinents.
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Critères d'évaluation des offres de service
Adéquation de l'offre de service en fonction du cahier de char- ges; Compréhension du
mandat
compréhension du problème et du besoin de l'entreprise;
précision de services à fournir et des biens livrables;
Précision de l'offre
validité et pragmatisme de l'approche, de la méthodologie et des moyens proposés;
production d'un calendrier réaliste de réalisation;
expérience et qualifications de la société-conseil; Compétence des conseillers
expérience et compétence du ou des conseillers engagés dans l'intervention;
budget et coût de réalisation de l'intervention en fonction de la capacité de payer de l'entreprise;
Coût d'intervention
qualité de la présentation de l'offre de service; Qualité de l'offre
appréciation globale de l'offre de service en fonction des besoins de l'entreprise.
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Critères
Offre A Offre B Offre C Offre D Offre E
Compréhension du mandat 15
Qualité et précision de l'offre 10
Validité et pragmatisme de la méthodologie et du plan de travail
25
25
100
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Éléments importants de l'entente écrite
Le tableau V présente les différents éléments importants pouvant servir de modèle dans la réalisation d'une entente écrite avec le soumissionnaire choisi.
Ø Nom et adresse du représentant autorisé du client;
Ø nom et adresse du représentant autorisé de la société-conseil ou du
consultant;
Ø rappel du mandat d'intervention;
Ø engagements du consultant à :
• réaliser le plan d'action tel que soumis dans son offre de service • respecter les échéanciers et les coûts de réalisation • livrer les services et les biens promis • débuter son mandat le • remettre le rapport d'étape le • terminer son mandat le • remettre son rapport final le • présenter les factures et fonction des échéances prévues • faire réaliser l'intervention par les consultants suivants :
• défrayer les frais suivants : • respecter les conditions, les exigences et les règles du cahier de
charges • assumer les responsabilités de son mandat d'une façon profes-
sionnelle et avec l'éthique reconnue de la profession;
Ø engagements du client à :
• fournir les informations et les renseignements requis • fournir le support interne si nécessaire • payer la somme de $ selon les versements suivants: • défrayer les frais suivants : • autres responsabilités;
Ø signature des deux personnes autorisées;
Ø date de la signature de l'entente;
Ø endroit ou ville.
LES OUTILS DE GESTION
La DEGE (Direction de l’entrepreneurship et de la gestion d’entreprises) a pour mandat d'encourager, en collaboration avec les directions régionales, l'amélioration de la gestion dans les entreprises québécoises. La qualité de la gestion étant l'un des principaux facteurs de compétitivité de l'entreprise, la DEGE soutient ainsi la croissance et la rentabilité des entreprises, particulièrement les PME industrielles.
La DEGE regroupe des conseillers chevronnés, spécialisés dans les diverses fonctions de l'entreprise : finance, production, marketing, ressources humaines, information de gestion et qualité totale. Ces conseillers voient à l'amélioration de la gestion des entreprises, notamment des PME industrielles, en leur apportant une assistance technique, en leur transmettant des connaissances sur les nouvelles tendances en gestion, ainsi qu’en préparant et en diffusant des Outils de gestion. La DEGE favorise aussi la diffusion du concept et des techniques de la qualité totale par sa collaboration, en particulier, aux activités du Mouvement québécois de la qualité.
Les Outils de gestion, dont la présente publication fait partie, constituent, pour les chefs d’entreprises, les conseillers en développement industriel du MIC et les principaux intervenants auprès de l'entreprise, des instruments pratiques et efficaces de solution de problèmes. Les Outils de gestion sont des guides d'implantation, des grilles d'analyse, des autodiagnostics, des listes de références, des méthodes ou des modèles analytiques, présentés sous forme imprimée, informatique ou audiovisuelle. Ces outils permettent à l'entreprise dynamique de résoudre des problèmes ou d'améliorer sa gestion rapidement, à des coûts raisonnables, avec ou sans soutien externe.
La collection est enrichie régulièrement de sujets nouveaux, lesquels répondent, soit aux besoins exprimés par les entreprises, soit à des tendances nouvelles en gestion particulièrement importantes.
Pour recevoir l’un ou l’autre des Outils de gestion dont la liste apparaît ci-après, vous pouvez utiliser FAX-MIC, au (514) 873-8335, ou, sans frais, au 1 800 565-6428. On peut aussi consulter ces documents sur Internet, à l’adresse suivante : (http://www.mic.gouv.qc.ca/outils-gestion).
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Numéro de document
TITRE / AUTEUR
1303 1304 1312 1325 1326 1327 1328 1345 1383 1399 1426 1463 1475 1538 1547 1568 1569 1570 1571 1572 1581
Guide pour l’élaboration d’un cahier de charges (Michel Coutu) Le plan d’amélioration de la fonction marketing (Michel Coutu) Critères d’évaluation de logiciels (Denis Girard) Plan directeur des systèmes d’information (Michel Lapointe) L’embauche d’un directeur des ventes (Michel Coutu) Le plan comptable -Avec disquette (André DuMont) La gestion des ventes - un aide-mémoire (Pierre Léveillé) Le contrôle interne/Guide de procédures (Jacques Villeneuve) Analyse comparative de la valeur des produits par clientèle (Benoît Tremblay) Exemple de cahier des charges informatique -Avec disquette (Michel Lapointe) Analyse d’états financiers par ratios pour le P.-D. G. de PME (Jacques Villeneuve) Prix de revient et prise de décision (Louis Faucher) Aide-mémoire pour l’élaboration d’un plan de communication (Benoît Tremblay) Système de comptes clients (André Labelle, Jacques Villeneuve, Louis Faucher) Procédures d’achats et de comptes à payer (André Labelle et Jacques Villeneuve) Modèle pour l’élaboration d’une stratégie globale d’entreprise (Michel Coutu) Processus de sélection d’un agent, d’un distributeur ou d’un détaillant (Benoît Tremblay) Exemple d’entente avec un agent manufacturier (Benoît Tremblay) Exemple d’entente avec un distributeur à l’exportation (Benoît Tremblay) Exemple d’entente avec un distributeur au détail (Benoît Tremblay) Comptabilité de gestion (Jacques Villeneuve)
LA DIRECTION DE L’ENTREPRENEURSHIP ET DE LA GESTION D'ENTREPRISES
Montréal : 770, rue Sherbrooke Ouest, 10e étage Montréal (Québec) H3A 1G1 Tél. : (514) 982-3008 Télécopieur : (514) 873-9912
Québec : 710, place D’Youville, 7e étage Québec (Québec) G1R 4Y4 Tél. : (418) 691-5982 Télécopieur : (418) 646-6145
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LES DIRECTIONS ET BUREAUX DU MINISTÈRE DE L'INDUSTRIE ET DU COMMERCE EN RÉGION
ABITIBI-TÉMISCAMINGUE 180, boul. Rideau, bureau 2.11 Rouyn-Noranda (Québec) J9X 1N9 Téléphone : (819) 762-0865 Télécopieur : (819) 762-6496
BAS-SAINT-LAURENT Les Galeries G.P. 92, 2e rue Ouest, bureau 103 Rimouski (Québec) G5L 8B3 Téléphone : (418) 727-3577 Télécopieur : (418) 727-3640
CHAUDIÈRE-APPALACHES 11535, 1re Avenue Est, bureau 304 Saint-Georges (Québec) G5Y 7H5 Téléphone : (418) 226-3137 Télécopieur : (418) 226-3250
68, rue du Palais-de-Justice, bureau 103 Montmagny (Québec) G5V 1P5 Téléphone : (418) 248-3331 Télécopieur : (418) 248-4098
CÔTE-NORD ET NORD DU QUÉBEC Centre commercial Laflèche 625, boul. Laflèche, bureau 1.811 Baie-Comeau (Québec) G5C 1C5 Téléphone : (418) 295-4050 Télécopieur : (418) 295-4885
ESTRIE Édifice Yvette Boucher-Rousseau 200, rue Belvédère Nord, bureau 4.03 Sherbrooke (Québec) J1H 4A9 Téléphone : (819) 820-3205 Télécopieur : (819) 820-3966
GASPÉSIE/ÎLES-DE-LA-MADELEINE 224, rue Principale - C.P. 579 New Carlisle (Québec) G0C 1Z0 Téléphone : (418) 752-2229 Télécopieur : (418) 752-2902
LANAUDIÈRE ET LAURENTIDES Édifice administratif 85, rue De Martigny Ouest, bureau 2.9 Saint-Jérôme (Québec) J7Y 3R8 Téléphone : (514) 569-3031 Télécopieur : (514) 569-3039
LAVAL 1555, boul. Chomedey, bureau 250 Laval (Québec) H7V 3Z1 Téléphone : (514) 688-6431 Télécopieur : (514) 682-1595
MAURICIE/BOIS-FRANCS Édifice Capitanal 100, rue Laviolette, bureau 321 Trois-Rivières (Québec) G9A 5S9 Téléphone : (819) 371-6776 Télécopieur : (819) 371-6962
Édifice Provincial 62, rue Saint-Jean-Baptiste Victoriaville (Québec) G6P 4E3 Téléphone : (819) 752-9781 Télécopieur : (819) 758-4306
MONTÉRÉGIE Édifice Montval 201, place Charles-Lemoyne, bureau 101 Longueuil (Québec) J4K 2T5 Téléphone : (514) 928-7456 Télécopieur : (514) 928-7465
MONTRÉAL 770, rue Sherbrooke Ouest, 10e étage Montréal (Québec) H3A 1G1 Téléphone : (514) 982-3000 Télécopieur : (514) 873-9913
OUTAOUAIS Édifice Jos-Montferrand 170, rue de l'Hôtel-de-Ville, 6e étage Hull (Québec) J8X 4C2 Téléphone : (819) 772-3131 Télécopieur : (819) 772-3981
QUÉBEC 710, place D'Youville, 7e étage Québec (Québec) G1R 4Y4 Téléphone : (418) 691-5824 Télécopieur : (418) 643-4099
SAGUENAY/LAC-SAINT-JEAN Édifice Marguerite-Belley 3950, boul. Harvey, 2e étage Jonquière (Québec) G7X 8L6 Téléphone : (418) 695-7862 Télécopieur : (418) 695-7870
Préparé par Michel Coutu, F.Adm.A., CMC Conseiller en gestion Direction de l’entrepreneurship et de la gestion d'entreprises
Publié par la Direction des communications : mars 1995 Révisé : novembre 1997 Réimprimé : mars 1998 Numéro de document : 1303
Toute reproduction de ce document est autorisée avec mention de la source
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Avant-propos
L'entreprise moderne connaît actuellement une grande mutation obligeant constamment ses dirigeants à poser des gestes importants pour assurer sa survie et sa croissance. Les dirigeants d'entreprise, face à des grandes responsabilités et à des défis de plus en plus complexes doivent, pour réussir, s'entourer de personnes-ressources compétentes susceptibles de leur fournir le soutien et l'éclairage nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de l'organisation.
Pour les aider à résoudre un problème, à améliorer une situation, à mieux réagir face au changement, les dirigeants de PME ont souvent besoin de services spécialisés dans le conseil-gestion.
Au cours des années, les conseillers de la Direction de l’entrepreneurship et de la gestion d’entreprises du MIC ont constaté que les dirigeants de PME les plus satisfaits des interventions d'un consultant étaient ceux qui avaient bien cerné leurs besoins et qui les avaient clairement décrits dans un cahier de charges.
Le Secteur conseil en management de la Corporation professionnelle des administrateurs agréés du Québec recommande cet outil pratique assurant une meilleure compréhension des besoins du client en fonction du mandat d'intervention d'un conseiller en management.
Afin d'aider les dirigeants de PME à mieux choisir leurs consultants et à améliorer ainsi les résultats d'intervention, le ministère de l'Industrie et du Commerce propose un guide simple et pratique permettant d'élaborer un cahier de charges pour confier des mandats d'intervention à des conseillers en management.
Michel Coutu, F. Adm.A., CMC
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Processus pour l'élaboration d'un appel d'offres.................................................................... 8
Processus pour l'élaboration d'un appel d'offres (tableau I) .................................................. 9
Contenu du cahier de charges (tableau II) ...........................................................................11
Modèle d'un cahier de charges .............................................................................................12
Critères d'évaluation des offres de service (tableau III) .......................................................19
Grille d'évaluation des offres de service (tableau IV) ...........................................................20
Éléments importants de l'entente écrite (tableau V).............................................................21
Les outils de gestion ..............................................................................................................22
Les directions et bureaux régionaux du MIC en région .......................................................25
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Méthode suggérée
Pour garantir le maximum de résultats et de satisfaction dans les projets et les mandats d'intervention confiés à des conseillers en gestion, le dirigeant de PME doit présenter un cahier de charges ou une demande de service d'une façon précise et complète. Le cahier de charges fait partie de la première étape du processus d'intervention-conseil en management, car cet outil permet de définir clairement le problème, d'identifier les besoins, de déterminer les résultats attendus et d'établir les règles de conduite entre le client et le fournisseur.
Le présent guide se veut un outil simple et pratique permettant au dirigeant d'accroître ses connaissances et de développer ses habiletés dans l'élaboration d'un cahier de charges pertinent, pratique et efficace dans le cadre d'un appel d'offres de service professionnel.
Pour assurer le succès d'une telle démarche, nous expliquerons les divers éléments du contenu d'un cahier de charges, nous présenterons les différentes étapes à franchir dans son élaboration, nous déterminerons les critères d'évaluation des offres de service et nous identifierons les éléments importants à considérer pour finaliser une entente écrite.
L'utilisation de ce guide permettra au dirigeant d'obtenir des biens ou des services de qualité ainsi que les résultats attendus, puisqu'il obligera les consultants à présenter une offre de service qui répond à des besoins clairement exprimés.
N'hésitez pas à communiquer avec le conseiller en développement industriel du bureau du MIC de votre région qui se fera un plaisir de vous assister dans cette démarche.
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Définition et objectifs d'un cahier de charges
Le cahier de charges se définit comme un acte, un document de référence qui permet à un dirigeant d'entreprise de préciser les conditions, les règles et les exigences d'une mission, d'une intervention, d'un travail à accomplir ou d'une tâche à exécuter par un consultant en management, en vue de résoudre un problème spécifique ou d'améliorer une situation donnée, tout en déterminant les résultats attendus.
Le cahier de charges est une demande de service détaillée, élaborée de façon à protéger les intérêts du dirigeant d'entreprise et à améliorer la qualité de l'offre présentée par le consultant.
Il permet plus particulièrement :
Ø de définir précisément le problème ou la situation à améliorer;
Ø d'identifier clairement les besoins de l'entreprise;
Ø de préciser les objectifs de l'intervention et les résultats attendus;
Ø d'établir les règles et les exigences de base pour la réalisation de l'inter- vention;
Ø d'obliger la société-conseil et ses conseillers à préciser les services à fournir et les biens livrables;
Ø de présenter les éléments d'une entente pouvant lier les deux parties;
Ø de servir de document de référence pour éviter les problèmes d'interpréta- tion et les outils;
Ø de définir les responsabilités et les rôles respectifs des parties engagées dans l'intervention;
Ø de déterminer les modalités de règlement en cas de litiges.
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Processus d'élaboration d'un appel d'offres
L'élaboration d'un appel d'offres pour la réalisation d'un projet ou d'un mandat d'intervention dans une grande organisation est souvent considérée comme un processus long et pénible, aboutissant souvent à un cahier de charges volumineux et complexe.
C'est l'inverse cependant qui se produit généralement dans les PME. En effet, le dirigeant de PME est souvent porté à agir rapidement dans l'identification du problème et dans le choix du conseiller négligeant de trancher les différentes étapes nécessaires pour réaliser un appel d'offres pratique et efficace. Il se contente souvent d'une rencontre informelle avec le conseiller pour expliquer sa situation sans être suffisamment préparé laissant ainsi à ce dernier l'avantage de diriger la négociation. Le manque de rigueur dans l'élaboration d'un cahier de charges entraîne un risque élevé d'échec dans ses relations futures avec le consultant et une grande insatisfaction.
Le tableau I qui suit présente le processus que tout dirigeant de PME devrait suivre dans l'élaboration d'un appel d'offres de service pour obtenir l'intervention d'un consultant en management.
La description sommaire des quatorze étapes vous permettra de mieux comprendre le processus menant à la signature d'une entente de service bénéfique aux deux parties.
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TABLEAU I Processus pour l’élaboration d’un appel d’offres
1°
- Analyser les résultats obtenus en fonction des objectifs visés. - Faire ressortir les forces et les faiblesses dans toutes les fonctions de l’entreprise. - Prioriser les problèmes identifiés. - Utiliser des modèles de diagnostic global et spécialisé. - Demander l’assistance d’un conseiller externe, d’un commissaire industriel ou d’un conseiller en développement industriel du MIC.
2°
- Impliquer les employés, clients et collaborateurs dans l’identification du problème à corriger ou de la situation à améliorer. - Préciser les éléments du problème en posant les questions : quoi, qui, depuis quand, combien, pourquoi, comment, où, etc. - Identifier les causes réelles du problème. - Ne pas faire de fausses hypothèses.
3°
- Identifier d’une façon claire et nette le bien-fondé de votre besoin ou de la cause réelle de votre problème. - Établir des objectifs quantifiables et des résultats mesurables quant au besoin identifié. Exemple : un besoin d’implantation d’un système de contrôle de la qualité dans une période de temps précis et pour obtenir des résultats spécifiques du taux de rejet.
4°
- Former un comité composé de vos principaux collaborateurs afin de valider la pertinence du projet présenté et de décider de son avenir. - Demander l’assistance, si nécessaire, d’une personne externe d’expérience dans le domaine du projet afin de vous conseiller adéquatement.
5°
- Confier cette responsabilité au PDG de la PME assisté du collaborateur ayant le plus de connaissance sur l’objet du projet afin de piloter efficacement sa réalisaton. - Rendre compte au comité de gestion de l’évolution du projet. Cette personne devient le représentant mandaté par l’entreprise auprès des éventuels soumissionnaires.
6°
- Recueillir les informations et les données pertinentes sur l’entreprise, la nature du problème et les objectifs visés. - Identifier les règles et les exigences particulières concernant les soumissionnaires et la présentation de leur offre de service en fonction du contenu du cahier de charges (tableau II).
7°
- Rédiger le contenu du cahier de charges selon le modèle présenté au tableau II. - Préciser les éléments de chaque section en tenant compte des commentaires proposés. - Intégrer le contenu dans un cahier boudiné ou une chemise personnalisée. - Préparer avec soin votre invitation aux appels d’offres.
Analyse de la situation actuelle
Définition du besoin et des objectifs visés
Nomination d’un responsable de
projet
Préparation du cahier de charges
Rédaction du cahier de charges
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8°
- Présenter la proposition du cahier de charges aux membres du comité de gestion pour valider et accepter son contenu. - Faire appel à la créativité des consultants. - Apporter les corrections nécessaires et imprimer le nombre de copies requises.
9° - Contacter vos proches collaborateurs (professionnels, industriels et amis) pour obtenir des références. - Consulter les corporations et associations professionnelles (Administrateurs agréés, conseillers en management CMC, ingénieurs, etc.). - Contacter votre commissaire industriel ou conseiller en développement industriel du MIC de votre région.
10° - Faire parvenir votre cahier de charges à cinq consultants préalablement sélectionnés. - Rechercher la qualité des intervenants plutôt que la quantité. Soyez disponible pour une rencontre avec chaque consultant intéressé à préciser le mandat ou à réaliser un diagnostic préliminaire.
11° - Analyser le contenu des offres de service présentées. - Vérifier la conformité des offres de service en fonction du cahier de charges. - Éliminer celles qui ne correspondent pas du tout aux exigences et spécifications demandées.
12° - Identifier une liste de critères d’évaluation en se référant au tableau III. - S’assurer de la compréhension du problème, de la validité de l’approche, de l’expérience et des compétences des consultants. - Pondérer l’importance des critères retenus. - Faire l’évaluation des offres de service retenues avec les membres du comité de gestion en utilisant une grille d’évaluation (tableau IV).
13° - Rencontrer avec un collaborateur les consultants qui ont présenté les deux ou trois meilleurs offres de service. - Clarifier les interrogatoires et faire compléter leurs offres de service selon vos exigences. - Vérifier leurs engagements et négocier, si possible, le prix et le paiement des factures. - Vérifier les références fournies et faire votre choix final.
14° - Insister pour obtenir une entente écrite entre les deux parties afin d’éviter les conflits possibles. - Utiliser les éléments importants du modèle d’entente du tableau V en faisant référence à l’offre de service soumise. - Inscrire vos engagements à respecter et ceux du consultant.
Acceptation du cahier de charges
Identification des consultants
Invitation des consultants
Choix final du fournisseur
Signature de l’entente
3° Définition du problème.
5° Règles d'acquisition du cahier de charges.
6° Instructions aux soumissionnaires.
7° Schéma proposé de l'offre de service :
7.1 introduction du soumissionnaire; 7.2 présentation de la mise en situation
(le contexte, la problématique, les objectifs visés); 7.3 détermination des services proposés
(les résultats attendus, les biens livrables); 7.4 démarche d'intervention
(la méthodologie, les rôles, les limites, le plan de travail, les échéanciers, les rapports d'étape et le rapport final);
7.5 présentation de l'équipe (l'organisation et les conseillers, la société-conseil et son expertise, les principales réalisations);
7.6 budget (les coûts d'honoraires et les dépenses);
7.7 identification des clauses complémentaires (les modalités de facturation, les modes de paiement, les garanties, la durée de la validité de l'offre, la confidentialité, les dépenses particulières, la résiliation, les pénalités);
7.8 documents à annexer (le dépliant de la société-conseil, les curriculum vitae des conseillers, la liste des projets réalisés).
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Modèle d'un cahier de charges
L'efficacité d'un cahier de charges repose entièrement sur la précision des divers éléments de son contenu. Afin de vous aider à rédiger un cahier de charges standard, pratique et pertinent, nous vous présentons un modèle incluant des commentaires et suggestions utiles en fonction du schéma du contenu recommandé au tableau II.
1° Bref historique de l'entreprise
Cette section doit présenter au soumissionnaire une synthèse de l'évolution de l'entreprise en mentionnant entre autres les noms des propriétaires, la raison d'être de l'entreprise, ses principales activités, son chiffre d'affaires, ses phases d'expansion. Il faut se limiter à un maximum d'une page.
2° Description du contexte actuel
Il est important de faire ressortir les éléments qui caractérisent la situation présente de l'entreprise : les résultats obtenus en fonction des objectifs visés, les changements survenus dans votre environnement interne et externe, les difficultés, les menaces, les opportunités, vos forces, vos faiblesses afin de présenter aux consultants l'état réel de la situation globale de l'entreprise ou d'une fonction spécifique.
3° Définition du problème
L'analyse de votre situation doit faire ressortir le problème à corriger ou la situation à améliorer. Il est important de préciser les éléments et les causes connus du problème ou de la situation, en se posant les questions suivantes : quoi, qui, quand, comment, combien, où et pourquoi. L'identification du problème peut se faire à l'aide d'observations, de discussions avec les employés et collaborateurs, de sondages auprès des clients, d'analyse financière et de diagnostic. Vous pouvez avoir recours à des conseillers externes pour vous aider à préciser le problème ou le besoin d'amélioration.
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4° Objectifs visés par l'intervention
Il est important de préciser aux consultants les résultats que vous attendez de leur intervention. À titre d'exemples, vous souhaitez obtenir un plan de marketing pour le lancement d'un nouveau produit avec des objectifs de vente précis; vous désirez implanter un système de contrôle de la qualité dans un délai précis et pour l'obtention de résultats spécifiques du taux de rejet. Plus les objectifs visés sont quantifiables et les résultats mesurables, plus vous serez satisfait de l'intervention des consultants. Pour garantir le succès de l'intervention, il est essentiel de préciser la nature du mandat d'intervention, les objectifs visés et les résultats attendus.
5° Règles d'acquisition du cahier de charges
Les règles suivantes sont recommandées afin d'établir une procédure standard pour l'acquisition du cahier de charges :
5.1 Confidentialité
« Le contenu du présent cahier de charges est divulgué à titre confidentiel. Toute société ou consultant qui reçoit ou détient le présent cahier de charges s'engage à n'en dévoiler la teneur et le contenu que pour les besoins de l'élaboration éventuelle d'une ou plusieurs offres de service. »
5.2 Représentant du requérant
«Aux fins d'assurer une uniformité d'interprétation du cahier de charges et pour faciliter les échanges d'information, le requérant mandate la personne suivante pour le représenter : ______________________
Le requérant oblige les soumissionnaires à s'adresser exclusivement au représentant et/ou à toute personne désignée par écrit par le requérant dans le cadre de la présente acquisition et pour obtenir des précisions additionnelles sur le cahier de charges.»
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5.3 Représentant du soumissionnaire
« Dans les meilleurs délais suivant la réception du présent cahier de charges, le soumissionnaire devra informer le requérant par écrit du nom, titre, adresse et numéro de téléphone de son représentant.
Toute communication subséquente sera adressée à ce dernier. »
5.4 Amendement du cahier de charges
« Le requérant se réserve le droit :
5.4.1 d'amender le cahier de charges,
5.4.2 d'exiger des informations additionnelles. »
5.5. Propriété de l'offre de service
« L'offre de service présentée ainsi que les documents afférents demeurent la propriété exclusive du requérant et ne seront pas retournés au soumis- sionnaire. »
5.6. Durée de la validité de l'offre de service
« L'offre de service déposée doit demeurer valide pour une période de quatre-vingt-dix jours (du calendrier) à compter de la date d'ouverture des offres de service. »
5.7 Portée des documents
« Le contenu du cahier de charges, de l'offre de service et des documents afférents peut être retenu comme obligation contractuelle, à la charge du soumissionnaire choisi, sans aucune négociation avec le requérant lors de la préparation du contrat. »
5.8 Coût de préparation des offres de service
« Tous les coûts de préparation des offres de service sont à la charge exclusive des soumissionnaires. »
5.9 Frais additionnels pour les offres de service
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« Le soumissionnaire assume tous les frais encourus pour fournir les précisions demandées par le requérant à la suite du dépôt des offres de service. »
5.10 Services offerts par le requérant
« Pour la durée du contrat, le requérant offre au fournisseur, au moyen de ses ressources régulières :
5.10.1 des espaces de travail;
5.10.2 la collaboration du responsable du projet. »
5.11 Étapes
5.11.1 « Calendrier
Date Étape
_________ Demande d'offres de service _________ Réception des offres de service _________ Analyse des offres de service _________ Présentation ou rencontre avec les consultants _________ Choix final du fournisseur _________ Début des travaux _________ Rapport d'étape _________ Rapport final »
5.11.2 Diffusion de renseignements supplémentaires
« La société-conseil désirant obtenir d'autres renseignements devra confirmer ses demandes par écrit ou contacter le repré- sentant autorisé du requérant. »
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5.11.3 Dépôt des offres de service
« Les soumissionnaires devront faire parvenir trois copies de leurs offres de service au représentant du requérant au plus tard le ______________ à 12:00 heures. »
5.11.4 Présentation des offres de service
« Le requérant se réserve le droit d'inviter les soumissionnaires de son choix à faire une présentation de leur offre de service ou à fournir des informations additionnelles et complémentaires. »
5.11.5 Résiliation de l'entente
« Le requérant se réseve le droit de résilier toute entente future avec le soumissionnaire retenu, à la suite du non-respect d'une obligation ou d'un élément liant les deux parties. »
6° Instructions aux soumissionnaires
Les règles suivantes visent à uniformiser la présentation des offres de service pour en assurer un emploi simple et efficace et pour aider le soumissionnaire à préparer un document complet rencontrant les exigences du requérant.
6.1 Contenu de l'offre de service
Le soumissionnaire doit fournir tous les éléments d'information nécessaires et suffisants pour évaluer correctement l'offre de service.
Les informations fournies doivent être succinctes et toucher à tous les aspects. Le soumissionnaire doit démontrer en quoi il possède les qualifications requises pour réaliser le mandat.
Le soumissionnaire peut ajouter toute information jugée pertinente. Ces renseignements additionnels devront être présentés en annexe de façon à limiter le plus possible le volume du document de base.
Chaque offre de service doit être indépendante l'une de l'autre. Par conséquent, si plus d'une solution est proposée, le soumissionnaire présentera une offre de service complète dans chaque cas.
La présentation de chaque offre de service doit respecter le schéma proposé par le requérant.
7° Schéma proposé de l'offre de service
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7.1 Introduction
Le soumissionnaire peut présenter une brève introduction faisant état de son intérêt à réaliser le présent mandat d'intervention et des avantages que retirera le requérant à utiliser ses services professionnels.
7.2 Présentation de la mise en situation
Le soumissionnaire devra présenter la mise en situation à faire face précisant les éléments importants du contexte, de la problématique et des objectifs visés par le requérant. Pour mieux la comprendre, le soumission- naire pourra, s'il le désire, obtenir une rencontre à ses propres frais, avec le requérant sans aucun engagement de la part de ce dernier.
7.3 Détermination des services proposés
Le soumissionnaire sera appelé dans cette section à préciser son offre de service en fonction du problème à corriger, de la situation à améliorer ou des objectifs visés par le requérant. Il devra déterminer les résultats attendus et décrire les biens livrables au cours et à la fin de son intervention. Il est important de faire ressortir ce que l'intervention se propose de modifier et quels seront les biens livrés au requérant à la suite de l'intervention.
7.4 Démarche d'intervention
Le soumissionnaire devra expliquer la démarche qu'il entend suivre pour réaliser avec succès son mandat. Il devra préciser la méthodologie proposée et les techniques de travail qui seront utilisées, les étapes et sous- étapes qui seront suivies dans l'élaboration et la mise en oeuvre de la solution recommandée. Le plan d'action détaillé devra couvrir la durée totale de l'intervention et comprendre les étapes et activités à réaliser, le calendrier d'exécution, les responsabilités, les rapports et les biens livrables. Il sera essentiel de préciser clairement le rôle joué par les conseillers et les limites de leur intervention.
7.5 Présentation de l'équipe
Le soumissionnaire devra présenter dans cette section une brève descrip- tion de son organisation et de son expertise, le nom des conseillers engagés dans l'intervention, les principales réalisations de projets pertinents
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dans le domaine concerné et le rôle respectif des conseillers dans le présent mandat d'intervention. La documentation détaillée devra être placée en annexe.
7.6 Budget
Le soumissionnaire devra fournir un budget détaillé des coûts d'honoraires en fonction des principales étapes et activités de l'intervention en mention- nant les jours-personnes et les honoraires quotidiens applicables à chacun des conseillers impliqués. De plus, les coûts du projet doivent inclure, si appplicable, toutes les dépenses reliées à l'accomplissement de l'interven- tion telles que travaux de rédaction, frais de déplacement, acquisition de fournitures, etc.
7.7 Clauses complémentaires
Le soumissionnaire devra expliquer clairement au requérant les modalités de facturation, les modes de paiement, les termes des garanties, la durée de la validité de l'offre, les conditions de confidentialité et les dépenses particulières payables par le client.
7.8 Documents annexes
Les annexes doivent comprendre les documents qui appuient les affirma- tions concernant l'expérience pertinente du conseiller et de la société- conseil faites dans l'offre de service : curriculum vitae des conseillers, présentation de la société-conseil, fiches de projets réalisés dans le même domaine d'activités, et autres documents pertinents.
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Critères d'évaluation des offres de service
Adéquation de l'offre de service en fonction du cahier de char- ges; Compréhension du
mandat
compréhension du problème et du besoin de l'entreprise;
précision de services à fournir et des biens livrables;
Précision de l'offre
validité et pragmatisme de l'approche, de la méthodologie et des moyens proposés;
production d'un calendrier réaliste de réalisation;
expérience et qualifications de la société-conseil; Compétence des conseillers
expérience et compétence du ou des conseillers engagés dans l'intervention;
budget et coût de réalisation de l'intervention en fonction de la capacité de payer de l'entreprise;
Coût d'intervention
qualité de la présentation de l'offre de service; Qualité de l'offre
appréciation globale de l'offre de service en fonction des besoins de l'entreprise.
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Critères
Offre A Offre B Offre C Offre D Offre E
Compréhension du mandat 15
Qualité et précision de l'offre 10
Validité et pragmatisme de la méthodologie et du plan de travail
25
25
100
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Éléments importants de l'entente écrite
Le tableau V présente les différents éléments importants pouvant servir de modèle dans la réalisation d'une entente écrite avec le soumissionnaire choisi.
Ø Nom et adresse du représentant autorisé du client;
Ø nom et adresse du représentant autorisé de la société-conseil ou du
consultant;
Ø rappel du mandat d'intervention;
Ø engagements du consultant à :
• réaliser le plan d'action tel que soumis dans son offre de service • respecter les échéanciers et les coûts de réalisation • livrer les services et les biens promis • débuter son mandat le • remettre le rapport d'étape le • terminer son mandat le • remettre son rapport final le • présenter les factures et fonction des échéances prévues • faire réaliser l'intervention par les consultants suivants :
• défrayer les frais suivants : • respecter les conditions, les exigences et les règles du cahier de
charges • assumer les responsabilités de son mandat d'une façon profes-
sionnelle et avec l'éthique reconnue de la profession;
Ø engagements du client à :
• fournir les informations et les renseignements requis • fournir le support interne si nécessaire • payer la somme de $ selon les versements suivants: • défrayer les frais suivants : • autres responsabilités;
Ø signature des deux personnes autorisées;
Ø date de la signature de l'entente;
Ø endroit ou ville.
LES OUTILS DE GESTION
La DEGE (Direction de l’entrepreneurship et de la gestion d’entreprises) a pour mandat d'encourager, en collaboration avec les directions régionales, l'amélioration de la gestion dans les entreprises québécoises. La qualité de la gestion étant l'un des principaux facteurs de compétitivité de l'entreprise, la DEGE soutient ainsi la croissance et la rentabilité des entreprises, particulièrement les PME industrielles.
La DEGE regroupe des conseillers chevronnés, spécialisés dans les diverses fonctions de l'entreprise : finance, production, marketing, ressources humaines, information de gestion et qualité totale. Ces conseillers voient à l'amélioration de la gestion des entreprises, notamment des PME industrielles, en leur apportant une assistance technique, en leur transmettant des connaissances sur les nouvelles tendances en gestion, ainsi qu’en préparant et en diffusant des Outils de gestion. La DEGE favorise aussi la diffusion du concept et des techniques de la qualité totale par sa collaboration, en particulier, aux activités du Mouvement québécois de la qualité.
Les Outils de gestion, dont la présente publication fait partie, constituent, pour les chefs d’entreprises, les conseillers en développement industriel du MIC et les principaux intervenants auprès de l'entreprise, des instruments pratiques et efficaces de solution de problèmes. Les Outils de gestion sont des guides d'implantation, des grilles d'analyse, des autodiagnostics, des listes de références, des méthodes ou des modèles analytiques, présentés sous forme imprimée, informatique ou audiovisuelle. Ces outils permettent à l'entreprise dynamique de résoudre des problèmes ou d'améliorer sa gestion rapidement, à des coûts raisonnables, avec ou sans soutien externe.
La collection est enrichie régulièrement de sujets nouveaux, lesquels répondent, soit aux besoins exprimés par les entreprises, soit à des tendances nouvelles en gestion particulièrement importantes.
Pour recevoir l’un ou l’autre des Outils de gestion dont la liste apparaît ci-après, vous pouvez utiliser FAX-MIC, au (514) 873-8335, ou, sans frais, au 1 800 565-6428. On peut aussi consulter ces documents sur Internet, à l’adresse suivante : (http://www.mic.gouv.qc.ca/outils-gestion).
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Numéro de document
TITRE / AUTEUR
1303 1304 1312 1325 1326 1327 1328 1345 1383 1399 1426 1463 1475 1538 1547 1568 1569 1570 1571 1572 1581
Guide pour l’élaboration d’un cahier de charges (Michel Coutu) Le plan d’amélioration de la fonction marketing (Michel Coutu) Critères d’évaluation de logiciels (Denis Girard) Plan directeur des systèmes d’information (Michel Lapointe) L’embauche d’un directeur des ventes (Michel Coutu) Le plan comptable -Avec disquette (André DuMont) La gestion des ventes - un aide-mémoire (Pierre Léveillé) Le contrôle interne/Guide de procédures (Jacques Villeneuve) Analyse comparative de la valeur des produits par clientèle (Benoît Tremblay) Exemple de cahier des charges informatique -Avec disquette (Michel Lapointe) Analyse d’états financiers par ratios pour le P.-D. G. de PME (Jacques Villeneuve) Prix de revient et prise de décision (Louis Faucher) Aide-mémoire pour l’élaboration d’un plan de communication (Benoît Tremblay) Système de comptes clients (André Labelle, Jacques Villeneuve, Louis Faucher) Procédures d’achats et de comptes à payer (André Labelle et Jacques Villeneuve) Modèle pour l’élaboration d’une stratégie globale d’entreprise (Michel Coutu) Processus de sélection d’un agent, d’un distributeur ou d’un détaillant (Benoît Tremblay) Exemple d’entente avec un agent manufacturier (Benoît Tremblay) Exemple d’entente avec un distributeur à l’exportation (Benoît Tremblay) Exemple d’entente avec un distributeur au détail (Benoît Tremblay) Comptabilité de gestion (Jacques Villeneuve)
LA DIRECTION DE L’ENTREPRENEURSHIP ET DE LA GESTION D'ENTREPRISES
Montréal : 770, rue Sherbrooke Ouest, 10e étage Montréal (Québec) H3A 1G1 Tél. : (514) 982-3008 Télécopieur : (514) 873-9912
Québec : 710, place D’Youville, 7e étage Québec (Québec) G1R 4Y4 Tél. : (418) 691-5982 Télécopieur : (418) 646-6145
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LES DIRECTIONS ET BUREAUX DU MINISTÈRE DE L'INDUSTRIE ET DU COMMERCE EN RÉGION
ABITIBI-TÉMISCAMINGUE 180, boul. Rideau, bureau 2.11 Rouyn-Noranda (Québec) J9X 1N9 Téléphone : (819) 762-0865 Télécopieur : (819) 762-6496
BAS-SAINT-LAURENT Les Galeries G.P. 92, 2e rue Ouest, bureau 103 Rimouski (Québec) G5L 8B3 Téléphone : (418) 727-3577 Télécopieur : (418) 727-3640
CHAUDIÈRE-APPALACHES 11535, 1re Avenue Est, bureau 304 Saint-Georges (Québec) G5Y 7H5 Téléphone : (418) 226-3137 Télécopieur : (418) 226-3250
68, rue du Palais-de-Justice, bureau 103 Montmagny (Québec) G5V 1P5 Téléphone : (418) 248-3331 Télécopieur : (418) 248-4098
CÔTE-NORD ET NORD DU QUÉBEC Centre commercial Laflèche 625, boul. Laflèche, bureau 1.811 Baie-Comeau (Québec) G5C 1C5 Téléphone : (418) 295-4050 Télécopieur : (418) 295-4885
ESTRIE Édifice Yvette Boucher-Rousseau 200, rue Belvédère Nord, bureau 4.03 Sherbrooke (Québec) J1H 4A9 Téléphone : (819) 820-3205 Télécopieur : (819) 820-3966
GASPÉSIE/ÎLES-DE-LA-MADELEINE 224, rue Principale - C.P. 579 New Carlisle (Québec) G0C 1Z0 Téléphone : (418) 752-2229 Télécopieur : (418) 752-2902
LANAUDIÈRE ET LAURENTIDES Édifice administratif 85, rue De Martigny Ouest, bureau 2.9 Saint-Jérôme (Québec) J7Y 3R8 Téléphone : (514) 569-3031 Télécopieur : (514) 569-3039
LAVAL 1555, boul. Chomedey, bureau 250 Laval (Québec) H7V 3Z1 Téléphone : (514) 688-6431 Télécopieur : (514) 682-1595
MAURICIE/BOIS-FRANCS Édifice Capitanal 100, rue Laviolette, bureau 321 Trois-Rivières (Québec) G9A 5S9 Téléphone : (819) 371-6776 Télécopieur : (819) 371-6962
Édifice Provincial 62, rue Saint-Jean-Baptiste Victoriaville (Québec) G6P 4E3 Téléphone : (819) 752-9781 Télécopieur : (819) 758-4306
MONTÉRÉGIE Édifice Montval 201, place Charles-Lemoyne, bureau 101 Longueuil (Québec) J4K 2T5 Téléphone : (514) 928-7456 Télécopieur : (514) 928-7465
MONTRÉAL 770, rue Sherbrooke Ouest, 10e étage Montréal (Québec) H3A 1G1 Téléphone : (514) 982-3000 Télécopieur : (514) 873-9913
OUTAOUAIS Édifice Jos-Montferrand 170, rue de l'Hôtel-de-Ville, 6e étage Hull (Québec) J8X 4C2 Téléphone : (819) 772-3131 Télécopieur : (819) 772-3981
QUÉBEC 710, place D'Youville, 7e étage Québec (Québec) G1R 4Y4 Téléphone : (418) 691-5824 Télécopieur : (418) 643-4099
SAGUENAY/LAC-SAINT-JEAN Édifice Marguerite-Belley 3950, boul. Harvey, 2e étage Jonquière (Québec) G7X 8L6 Téléphone : (418) 695-7862 Télécopieur : (418) 695-7870
