Microsoft Teams : une introduction Guide à l’intention des employés et du personnel enseignant du Collège Lionel-Groulx Édition Télétravail

2

Table des matières

Contexte .................................................................................................................................................................3

Avant de débuter .................................................................................................................................................3

Qu’est-ce que Microsoft Teams? ....................................................................................................................3

Accès à Microsoft Teams ..................................................................................................................................3

Description de l’interface ..................................................................................................................................5

Gestion de l’équipe et des canaux ..................................................................................................................6

Communications ..................................................................................................................................................8

Gestion des fichiers ......................................................................................................................................... 11

Pour en savoir plus .......................................................................................................................................... 12

Pour signaler un incident, pour une demande technique ou pour une question technopédagogique ......................................................................................................................................... 12

Mars 2020 | version 2

3

Contexte Dans le contexte où tous les établissements du réseau de l’éducation et l’enseignement supérieur ont suspendu leurs activités d’enseignement, la direction du Collège Lionel-Groulx et ses employés se sont mobilisés pour trouver des solutions pour faire face aux enjeux posés par cette situation exceptionnelle. Nous vous invitons aussi à consulter régulièrement vos courriels à votre adresse du Collège (@clg.qc.ca). Vous serez ainsi informés en temps réel de l’état de la situation et des plus récentes consignes à l’intention de la communauté collégiale du CLG. Ce guide présente les fonctionnalités de base de l’outil Microsoft Teams dans un contexte de télétravail. Celui-ci est en constante évolution, étant donné la situation, et se bonifiera au fil des semaines. Il s’adresse à tous les employés et du personnel enseignant du Collège.

Avant de débuter

ÊTES-VOUS À VOTRE PREMIÈRE UTILISATION DU PORTAIL MICROSOFT 365 DU COLLÈGE LIONEL-GROULX? Si vous avez répondu « OUI » à la question, cette première étape s’adresse à vous. Elle doit être effectuée initialement pour assurer l’accès aux services de l’environnement numérique au Collège. Pour plus d’information et pour savoir comment procéder, nous vous invitons à consulter le « Guide de l’environnement numérique du CLG ».

Qu’est-ce que Microsoft Teams? Microsoft Teams est un outil collaboratif de la suite Microsoft 365. Il permet de communiquer, de partager et de collaborer en équipe au sein d’une organisation à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent. Plus spécifiquement, Microsoft Teams offre à un groupe privé d’utilisateurs :

• Un espace de partage de fichiers;

• Un espace conversationnel (messagerie, audio, vidéo);

• Un espace pour la planification et la tenue de réunions virtuelles entre les membres d’une équipe (calendrier et visioconférence);

• Une structure par sujet (notion de canal). Cet outil s’intègre aux autres outils de la suite Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Planner, etc.).

Accès à Microsoft Teams Microsoft Teams est disponible en trois versions applicatives : web (en ligne, à partir de votre navigateur internet), bureau et mobile (tablette et téléphone).

4

La version utilisée pour ce guide est la version bureau de l’environnement Windows 10. La version web peut être également utilisée. Cette dernière offre sensiblement les mêmes fonctionnalités que la version bureau.

MÉTHODE 1 : accès à Microsoft Teams par le web

1. Accédez au Portail Microsoft 365 du CLG à partir de votre navigateur Web à l’adresse suivante : « office365.clg.qc.ca ».

2. Entrez les informations d’authentification au portail Microsoft : adresse de courriel du CLG et

mot de passe habituel utilisé au Collège.

3. Après la connexion, cliquez sur l’icône « Teams ».

MÉTHODE 2 : accès à Microsoft Teams à partir de la version bureau

LA VERSION BUREAU EST-ELLE INSTALLÉE SUR VOTRE POSTE DE TRAVAIL? Vérifiez si « Microsoft Teams » est disponible dans le menu « Démarrer » Windows. Sinon, il est possible de la télécharger sur le site suivant. Toutefois, vous devez posséder les droits nécessaires afin de procéder à cette opération. Pour toute question, communiquer avec le centre de service DAEN (voir la rubrique « Pour signaler un incident, pour une demande technique ou pour une question technopédagogique », à la page 5 de ce document).

5

Description de l’interface

Dans un premier temps, l’interface de Teams se compose d’un menu (1), situé à la gauche de l’écran. Ce menu propose les différentes fonctionnalités de l’application. Ce menu peut varier d’un utilisateur à l’autre selon le contexte d’utilisation.

Une deuxième zone (2) présente des informations selon la fonctionnalité sélectionnée. Dans cet exemple, le menu « Équipes » est sélectionné et la liste des équipes disponibles et leurs canaux associés s’affichent.

Selon la fonctionnalité sélectionnée, Teams donne accès à des ressources selon le contexte (3). Dans cet exemple, les membres de l’équipe ont accès à des publications sous forme de messagerie en lien avec le canal (4), à des fichiers ainsi qu’à des notes (par le biais de l’outil OneNote).

Finalement, il est possible de personnaliser l’environnement Teams en cliquant sur la pastille représentant la photo ou les initiales de l’utilisateur (5). Un menu s’affichera par la suite offrant différentes rubriques.

6

Gestion de l’équipe et des canaux

VOUS AVEZ BESOIN D’UNE NOUVELLE ÉQUIPE TEAMS? Nous vous invitons à communiquer avec votre supérieur immédiat pour la création de celle-ci.

Une équipe est un groupe de personnes réunies pour accomplir un travail dans votre organisation. Il s’agit parfois de l’ensemble de votre organisation.

Les équipes sont constituées de canaux, qui sont les conversations que vous avez avec vos coéquipiers. Chaque canal est dédié à un sujet, un département ou un projet spécifique.

Par exemple :

Chaque équipe a minimalement un canal : général.

Les canaux sont l’endroit où le travail est effectué, où vous organisez des réunions, où vous communiquez avec les membres de votre équipe et collaborez.

Il est possible d’avoir des canaux privés, limités à certains membres de votre équipe.

AJOUTER UN MEMBRE À UNE ÉQUIPE Vous devez être propriétaire de l’équipe pour y ajouter un membre.

Il existe trois niveaux de membre : propriétaire, membre et invité. Chacun d’eux dispose d’autorisations différentes.

• Propriétaires Les propriétaires d’équipe gèrent certains paramètres de l’équipe. Ils ajoutent et suppriment des membres, ajoutent des invités, modifient les paramètres d’une équipe et gèrent les tâches administratives. Il peut y avoir plusieurs propriétaires pour une équipe.

• Membres Les membres sont des membres de l’équipe. Ils discutent avec d'autres membres de l’équipe. Ils peuvent afficher et généralement télécharger et modifier des fichiers. Ils effectuent également les types de collaboration habituels que les propriétaires d’équipe ont permis.

Équipe

Canaux associés à l’équipe

7

• Invités Les invités sont des personnes extérieures à votre organisation qu’un propriétaire d’équipe invite, par exemple des partenaires ou des consultants, à rejoindre l’équipe. Les invités ont moins de fonctionnalités que les membres d’équipe ou les propriétaires d’équipe, mais ils peuvent cependant faire beaucoup de choses.

Pour ajouter des membres à une équipe :

1. Tout d’abord, accédez au nom de l’équipe dans la liste de l’équipe et cliquez sur « Plus d’options > Ajouter un membre ».

2. Commencez à taper un nom à ajouter à votre équipe.

3. Quand vous avez terminé d’ajouter des membres, sélectionnez « Ajouter ». Pour les enseignants, vous pouvez ajouter des étudiants dans vos équipes. Ceux-ci possèdent une adresse de courriel @clg.qc.ca.

4. Sélectionnez « Fermer ». Les personnes que vous ajoutez à une équipe reçoivent un courriel leur indiquant qu’elles sont désormais membres de votre équipe et que l’équipe apparaît dans leur liste d’équipes.

AJOUTER UN CANAL Par défaut, tous les membres d’une équipe peuvent créer des canaux.

1. Accédez à l’équipe pour laquelle vous voulez créer le canal privé et sélectionnez « Autres options > Ajouter un canal ».

8

2. Entrez un nom pour votre canal, ainsi qu’une description.

3. Sous « Confidentialité », sélectionnez la flèche vers le bas à droite afin de sélectionner un canal standard ou privé. Notez qu’il sera impossible de modifier la confidentialité du canal par la suite.

4. Sélectionnez « Ajouter ». Cette opération ajoute un canal à l’équipe.

Communications Les communications sont au centre de tout ce que vous faites dans Teams. Les conversations peuvent être individuelles ou en groupes. Elles peuvent être réalisées au moyen de la fonctionnalité « Conversation » ou tout simplement en publiant dans les canaux. Les communications peuvent être également planifiées en utilisant le calendrier Teams afin de créer une réunion virtuelle.

CONVERSATION Vous commencez une conversation en sélectionnant Nouvelle conversation en haut de votre liste de conversations.

1. Démarrez une conversation individuelle.

9

2. Une fois que vous avez sélectionné Nouvelle conversation et entré le nom de la personne, composez votre message dans la zone située en bas de la conversation. Pour ouvrir les « options de mise en forme », sélectionnez « Format » en dessous de la zone dans laquelle vous tapez votre message.

3. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez « Envoyer » . La conversation démarre.

4. Pour lier d’autres personnes dans la conversation, il vous suffit de cliquer sur « Ajouter des personnes » (ou « Afficher et ajouter des participants dans la conversation de groupe ») dans le coin supérieur droit de Teams. Tapez ensuite le nom des personnes avec lesquelles vous voulez discuter, sélectionnez le volume d’historique des conversations à inclure, puis cliquez sur « Ajouter ». Pour voir qui fait partie d'une conversation de groupe, placez le curseur sur le nombre de participants dans l’en-tête de conversation pour afficher la liste des noms de tout le monde.

PUBLIER DANS UN CANAL Lorsque vous accédez à un canal dans Microsoft Teams, le tout premier onglet est « Publications ». Toutes les personnes qui ont accès au canal peuvent afficher les messages cet section.

10

TENIR UNE RÉUNION VIRTUELLE NON PLANIFIÉE Les réunions dans Teams incluent l’audio, la vidéo et le partage d’écran. Les réunions peuvent être planifiées ou non.

Pour démarrer une réunion virtuelle instantanée, voici les étapes à effectuer :

1. Accédez à « Calendrier » sur à partir du menu Teams, puis sélectionnez « Rejoindre maintenant » dans le coin supérieur droit.

2. Vous avez la possibilité de configurer quelques tâches avant de commencer votre réunion. Donnez-lui un titre, choisissez si vous souhaitez utiliser la vidéo, puis sélectionnez la source audio de votre choix.

3. Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur « Rejoindre maintenant ».

Pour inviter des personnes à se joindre à la réunion :

1. Commencez à taper le nom ou le numéro de téléphone d’une personne que vous voulez inviter dans le champ sous personnes dans le coin supérieur droit. Sélectionnez-les lorsqu’ils apparaissent dans la liste et qu’ils reçoivent un appel immédiatement. Notez que ces personnes peuvent être des employés du Collège, des enseignants ou des étudiants. Ceux-ci possèdent une adresse de courriel @clg.qc.ca et sont actuellement dans le bottin Microsoft 365.

11

PLANIFIER ET TENIR UNE RÉUNION VIRTUELLE Votre calendrier dans Teams est connecté à votre calendrier Outlook (@clg.qc.ca). Toutes les réunions planifiées dans Teams sont automatiquement transformées en réunion virtuelle.

Pour planifier une réunion virtuelle, voici les étapes à effectuer :

1. Accédez au Calendrier sur le côté gauche de l’application et sélectionnez « Nouvelle réunion » dans le coin supérieur droit.

2. Remplissez le formulaire en précisant les informations du rendez-vous et cliquez sur « Enregistrer » lorsque vous aurez terminé. Le formulaire d’invitation se ferme et une invitation est envoyée dans la boîte de réception Outlook des participants.

Gestion des fichiers À venir.

12

Pour en savoir plus Voici quelques ressources disponibles pour l’utilisation de Teams :

• Aide et apprentissage de Microsoft Teams (documentation officielle de Microsoft)

De plus, il est possible de participer à des formations en ligne à l’intention des employés du Collège. La programmation vous sera transmise prochaine par le biais du courriel @clg.qc.ca.

Pour signaler un incident, pour une demande technique ou pour une question technopédagogique Qui dois-je contacter en cas de problème informatique ou pour une question technopédagogique? À noter que des délais sont à prévoir dû aux effectifs réduits.

Une version interactive de ce tableau est disponible ici pour téléchargement.