Partage des savoirs, aide à la décision, efficacité opérationnelle, lien social... A tous les niveaux de

l’entreprise, la collaboration s’impose comme un modèle d’avenir d’animation des équipes. Mais sans

outil, pas de participation ! Nous avons souhaité regrouper 20 solutions technologiques pour vous

faciliter la vie au quotidien et vous aider à développer le « mieux collaborer » au sein de vos équipes.

Guidede la collaboration

20 solutions pour mieux collaborer en entreprise

Quels sont les outils les plus uti- lisés ?Les solutions de partage de docu-ments, car les entreprises en pro-duisent énormément. Ils peuvent ainsi être modifiés et enrichis dans un espace collaboratif unique où l’on est certain de toujours trouver la dernière version mise à jour. Les outils de type wiki, forum et micro-blogging se déploient plus lente-ment. Ils sont les moins en phase avec notre culture hiérarchique.Les outils « temps réel », comme la visioconférence, sont très utilisés, surtout dans les entreprises qui comptent une population nomade importante et dans celles qui sont réparties sur plusieurs sites. Dès lors qu’il y a de l’éloignement géogra-phique ou fonctionnel, ils trouvent leur place car ils rapprochent les collaborateurs, augmentent leur efficacité et réduisent les frais de déplacement de l’entreprise. Ils sont d’autant plus faciles à mettre en oeuvre qu’ils ne nécessitent pas vraiment une gouvernance ou une animation particulière, contraire-ment à la majorité des outils asyn-chrones. Ce ne sont cependant pas ces outils qui créent le plus de valeur, mais plutôt les wikis, les espaces documentaires et les ré-seaux sociaux, là où se partagent la connaissance et le savoir-faire.

Quelles populations dans l’en-treprise se montrent les plus sensibles au collaboratif ?Typiquement celles très en contact avec l’extérieur ou en relation forte avec leur écosystème, comme les

simplement des managers qui ne se donnent pas les moyens de la réussite. Si les salariés ne savent pas déjà travailler ensemble et co-construire, et si la direction n’a pas l’envie d’inculquer ces pratiques à ses équipes, les outils ne seront pas utilisés à plein régime. Cet aspect de contrôle hiérarchique est très présent en France, notam-ment dans le secteur public. Mais c’est aussi une réalité dans cer-taines cultures d’ingénieurs, qui en-tretiennent une logique de classes où, ceux qui sont en haut dans la hiérarchie, pensent détenir le savoir et estiment que les salariés sont là pour exécuter. C’est contraire à l’esprit du collaboratif où chacun apporte sa pierre à l’édifice.

Dans quels secteurs les usages sont-ils les plus forts ?Les domaines en rapport avec les technologies de l’information, ceux qui comptent beaucoup de salariés à haut niveau d’éducation, et ceux au coeur de l’innovation, vont être plus attirés pour déployer large-ment ces outils. Dans des secteurs moins concurrentiels, ils seront uti-lisés de façon moins intensive. Peu à peu, les groupes industriels en déploient. La grande distribution, généralement le secteur le moins ouvert à ces principes managériaux, était jusqu’à peu assez éloignée de cette évolution. Or, on a vu cette année de grandes enseignes se po-ser la question du collaboratif. C’est sans doute un signe que la colla-boration 2.0 atteint l’ensemble des secteurs de l’économie.

Alliancy, le mag. Les solutions de collaboration 2.0 proposées aux entreprises sont d’une grande diversité. Où en est la France dans leurs usages ?Marc Lippa. Le marché propose deux types d’outils collaboratifs. Ceux qui disposent d’une seule fonctionnalité, et, plus nombreux, les plateformes qui offrent plusieurs fonctions. Le panel de solutions est large et composé d’outils temps réel comme la messagerie instantanée, le « chat », la visioconférence et l’audioconférence, et d’outils asyn-chrones, plus variés, comme les espaces documentaires, les forums, les outils de gestion de communau-tés, le microblogging, les wikis et les réseaux sociaux d’entreprise.La France et les autres pays latins sont plutôt en retard vis-à-vis des pays anglo-saxons et des pays du nord de l’Europe dans leur utilisa-tion. C’est lié à la culture managé-riale, très hiérarchique dans les pays latins. Les dirigeants ne font pas réellement confiance à leurs sala-riés. Ils donnent des tâches précises à leurs équipes, puis contrôlent et vérifient que leur travail est bien fait. Dans le nord de l’Europe, les managers cultivent la confiance et l’autonomie, donnent des missions… Il est évidemment plus facile de faire collaborer les salariés.

Quelles sont les conditions pour développer leur utilisation ?Surtout, ce n’est pas parce qu’une entreprise a de bons outils que les salariés collaboreront. Il n’y a pas non plus de mauvais outil, mais

Entretien avec Marc Lippa, directeur associé d’Arctus, société de conseil en transformations numériques des organisations, spécialisée dans le collaboratif, l’intranet et les réseaux sociaux d’entreprise.

PROPOS RECUEILLIS PAR PATRICIA DREIDEMY

Cultiver la confi ance et l’autonomie

II Guidede la collaboration

outils du monde extérieur, plus convi-viaux et très simples d’accès comme Facebook, Google ou LinkedIn.

Qu’impose la mobilité ?L’accès aux outils collaboratifs en situation de mobilité est aussi une tendance de fond. L’entreprise est en train d’éclater, ses limites sont de plus en plus floues, c’est une entreprise « étendue », en prise constante avec son écosystème, et ses salariés travaillent de plus en plus éloignés de leur bureau. Ils ont donc davantage besoin d’ou-tils accessibles lorsqu’ils sont en déplacement, où s’ils sont amenés à télé-travailler. Sans compter nos tablettes et smartphones person-nels, de plus en plus performants, et dont les capacités sont loin d’avoir fini d’évoluer.

Quelles grandes tendances voyez-vous pour le futur ?Nos observatoires montrent la progression constante d’année en année à la fois des déploiements et de l’intensification des usages. C’est tout aussi vrai pour les outils wikis, microblogging et réseaux sociaux. Par ailleurs, les grandes entreprises disposaient auparavant d’un Intranet pour diffuser leurs messages, d’outils collaboratifs pour partager les docu-ments et travailler sur les projets et d’un réseau social pour faire com-muniquer leurs salariés. Dorénavant, elles vont soit favoriser l’unification de ces trois canaux dans une même plate-forme, soit fluidifier au maxi-mum la navigation entre ces trois mondes. C’est une grande tendance, d’autant que les entreprises sont constamment challengées par les

chercheurs, les responsables du marketing... L’usage est aussi im-portant chez les salariés qui tra-vaillent dans une logique de projet, là où l’on sort des principes hiérar-chiques et des processus établis, car immédiatement, dans ce contexte, l’apport des outils de collaboration est visible. En temps de crise, les entreprises n’ont plus les mêmes moyens pour acheter à l’extérieur ressources et compétences. Elles sont obligées de chercher et d’optimiser la perfor-mance en interne. Or, La meilleure solution pour gérer le potentiel des salariés consiste bien à les faire tra-vailler suivant un mode collaboratif en leur donnant plus de responsa-bilités. De ce point de vue, la crise est plutôt un accélérateur du travail collaboratif.

Marc Lippa, directeur associé d’Arctus, société de conseil en transformations numériques des organisations.

III Guidede la collaboration

Avec Business Together as a Service d’Orange, collaborez mieux partout dans le monde

Lancée en France dès 2011 par Orange Business Services, c’est la première offre de communications unifiées et de collaboration dans le Cloud, desti-née aux moyennes et grandes entre-prises de tous secteurs, basées en France* et/ou à l’international. C’est une solution évolutive, ne nécessitant aucun investissement, dont l’exploi-tation et les mises à jour sont gérées par Orange. Les données sont héber-gées dans les datacenters hautement sécurisés d’Orange Business Services implantés en France et dans le monde. Grâce à un portail web, l’administra-teur de la solution dans l’entreprise attribue à chaque collaborateur l’un des profils utilisateurs pré-configurés et les gère très simplement (arrivées/départs, surcroit d’activité, nouveaux projets...). Chaque collaborateur dis-pose alors des services selon ses besoins : téléphonie, visioconférence, conférence web, messagerie instanta-née, numéro unique fixe-mobile,…Le service, facturé mensuellement selon les types de profils utilisateurs actifs, est accessible via le réseau privé virtuel (VPN) en mode IP haute-ment sécurisé d’Orange. Orange pro-pose également audit, accompagne-ment au changement, formation et conseil. Cette solution a reçu en 2012 le prix du meilleur service Cloud aux World Communication Awards. Busi-ness Together as a Service compte parmi ses nombreux clients l’en-seigne de prêt-à-porter Camaïeu, la société de conseil en infrastructures et réseaux Devoteam. * pour les entreprises basées dans l’Hexagone

Hub One, détecteur d’innovations

Hub One, groupe de services en technologies de l’information et de la communication, propose depuis 2011 une offre de communications unifiées en mode Cloud. Basée sur l’infrastructure virtua-lisée Mitel, celle-ci facilite la colla-boration, les usages en situation de mobilité et le travail à distance, auxquels elle apporte flexibilité et productivité. Enrichie de nouvelles fonctionnali-tés collaboratives (messagerie ins-tantanée, gestion dynamique des disponibilités, vidéoconférence) et mobiles (convergence fixe-mo-bile, numéro unique), elle s’appuie sur une seule interface utilisateur pour tous les terminaux (PC, smart-phone, tablette).

Pour répondre aux besoins futurs de ses clients, sa cellule innovation a mis en place une démarche itéra-tive sur la base d’ateliers de veille et de détection. Ces lieux d’échanges, sur les nouveaux usages, visent à donner naissance aux services de demain. Parmi leurs champs d’in-vestigation : l’évolution du poste de travail qui explore les possibilités du BYOD, des réseaux sociaux d’entre-prise et de la télé-présence.

Kurmi Software, le spécialiste de la gestion des communications unifi ées

La communication unifiée (UC) vise à améliorer les interactions entre clients, partenaires et collabora-teurs. Sa gestion doit fournir les bons outils à la bonne personne, au bon moment. Les interfaces natives demeurent complexes et se démulti-plient au gré des éléments qui com-posent l’écosystème UC. La rareté d’experts qualifiés, aggravée par l’implication de plusieurs construc-teurs ou éditeurs, et combinée à la trivialité d’une grande partie des in-terventions, rendent difficile le main-tien d’un bon niveau de support. Fondée en 2011, après une incuba-tion réussie au sein de Niji, société de conseil et de réalisation logicielle fondée en 2001, Kurmi Software fournit les outils pour industrialiser, simplifier, déléguer et intégrer les processus de management UC aux entreprises et opérateurs de ser-vices UCaaS. Sa conviction est que les DSI, véritables garants d’une uti-lisation optimisée des ressources nu-mériques, doivent pouvoir disposer de solutions puissantes, évolutives et intuitives pour activer, déployer et gérer au quotidien des bouquets de services destinés aux utilisateurs. Et ce, en toute indépendance des solutions techniques déployées et de l’infrastructure choisie. Kurmi Software a pour vocation d’outiller les entreprises et opérateurs de services dans le monde entier, afin qu’ils puissent construire la solution la mieux adaptée pour tirer enfin parti de leurs ressources numé-riques.

Communications unifi ées

IV Guidede la collaboration

Bloomfi re veut réveiller l’intelligence collective

Fondé en 2010 et basé à Austin (Texas), Bloomfire est un éditeur de logiciels spécialisé dans les solu-tions visant à augmenter le partage d’informations dans les environne-ments de travail. L’entreprise a déve-loppé un logiciel qui entend favoriser l’émergence dans les sociétés d’une « intelligence collective », et promet, de fait, d’accroitre la productivité et l’innovation des collaborateurs. Ces derniers peuvent partager leurs informations professionnelles sur une plateforme web ou encore créer des communautés où chacun peut poser ses questions sur un problème donné et/ou apporter une réponse. Il leur est aussi possible de partager des contenus comme des vidéos, documents, photos, etc. L’ensemble de ces données est archivé afin d’être réutilisable à volonté. Bloomfire, qui revendique plus de 250 000 utilisateurs pour sa solu-tion, est accessible aussi bien depuis un PC que sur smartphone. Elle est disponible moyennant un abonne-ment mensuel. Parallèlement l’en-treprise a développé des extensions gratuites, notamment pour le réseau professionnel Linkedin. Elle permet aux utilisateurs d’étendre les fonc-tions de collaboration quand ils parti-cipent aux groupes de discussion du site, en particulier pour la création, l’édition et le partage de contenus multimédias.

Jive, l’interface pour équipe ultra-connectée

Fournisseur de solutions de commu-nication et de collaboration pour les entreprises fondé en 2001 à Port-land (Oregon), Jive Software s’est donné pour mission d’augmenter la productivité des salariés en amélio-rant la façon dont ils communiquent et collaborent. L’entreprise propose deux produits : Jive, une application qui permet à une entreprise de se connecter, de communiquer et de collaborer avec ses clients et par-tenaires, et Producteev, une appli-cation de gestion de tâches sociales pour les équipes.

Le produit Jive offre une interface que les employés peuvent utiliser pour brainstormer, collaborer et par-tager des informations. Les utilisa-teurs peuvent communiquer entre eux via une messagerie instantanée et l’entreprise peut mesurer la valeur de ces interactions. Chaque membre de l’entreprise peut avoir accès à Jive, mais également toute personne extérieure ayant été approuvée au préalable. L’interface est accessible sur smartphone et tablette. Il existe une version gratuite de 30 jours sans engagement. Pour accompagner au mieux ses clients, Jive Software offre également des services de conseil et des supports techniques selon leurs problématiques.

Jamespot, des réseaux sociaux d’entreprise sur-mesure en mode SaaS

Créé en 2005, Jamespot est un édi-teur de solutions collaboratives et sociales en mode SaaS. Ses RSE ne nécessitent aucun développement et sont 100 % configurables. Ils se connectent au système d’informa-tion métier des entreprises et sont accessibles sur les appareils mo-biles.Le pack d’applications Co-llabora-tion facilite les échanges en interne et avec des utilisateurs externes. La plate-forme est structurée selon les besoins métier, l’information rapide-ment accessible, les applications ré-pondent à des situations profession-nelles concrètes : réunions, tâches, documents… Le pack Co-mmunication donne aux équipes de communication interne des outils dynamiques pour leur activité quotidienne.Le pack Co-Pilot permet aux diri-geants et managers de piloter leur activité en redonnant du sens aux flux d’information quotidiens d’information. En un coup d’œil, ils visualisent l’ensemble de leur acti-vité : documents, tâches, réunions, interactions, projets, plans d’actions et objectifs. Ruth Martinez, déléguée générale du Groupement français des Indus-tries de l’information, témoigne : « La mise en place d’un réseau social, réservé aux membres du GFII, a per-mis de fluidifier la communication en son sein, de rationnaliser la diffusion des informations et de capitaliser les travaux menés dans chaque groupe de travail ».

RSE / Réseaux sociaux

V Guidede la collaboration

Le e-learning collaboratif ou Social Learning par Visiativ Software

La solution de social learning de Visiativ Software consti-tue l’un des quatre modules de sa plate-forme sociale et collaborative. Elle s’appuie sur le concept du 10/20/70 qui affirme que devenir compétent passe par 10% de forma-tion, 20% d’échanges collaboratifs et 70% d’expérience terrain. Cette solution permet donc de construire et diffu-ser de la formation à distance, de favoriser les échanges entre ceux qui ont le savoir et ceux qui cherchent à le développer et enfin de démultiplier les expériences par des échanges collaboratifs autour de bonnes pratiques, le tout s’appuyant sur des outils de pilotage destinés à mesurer la progression des apprenants (test, quizz, certi-fications) et à observer l’activité communautaire (mesure des volumes, réactivité, identification d’experts). Elle va donc au-delà des plate-formes LMS ou outils de gestion de la formation en s’adaptant davantage aux usages quotidiens des personnes à former, que ce soit lors du déploiement de nouveaux outils ou pratiques de l’entreprise, du lancement de nouveaux produits, de l’ani-mation de réseaux de distribution… Start People qui dis-pose de 160 agences, de 600 collaborateurs et d’un vivier de 70 000 intérimaires, et réalise un chiffre d’affaires de 459 millions d’euros, s’est dotée de cette solution, afin de donner un accès personnalisé à un parcours de formation sur la sécurité à ses intérimaires.Visiativ Software peut faire partager son expertise et accompagner la mise en œuvre de cette solution, via une équipe de 20 personnes dédiées à la formation de formateurs et à la fabrication de contenus pédagogiques d’e-learning.

L’entreprise sociale et collaborative par Visiativ

La transformation numérique et le collaboratif impactent aussi les RH et le social. La mission du groupe Visiativ (Alternext:ALVIV.PA) étant d’accompagner dans cette évolution les PME et ETI parmi lesquelles 9000 sont déjà clientes, sa filiale Visiativ Software propose une plate-forme collaborative modulaire pour répondre, entre autres, aux enjeux des DRH et chefs d’entreprises autour de la simplification des processus paie et RH, la gestion des talents et de la formation, le recrutement et la marque employeur.La plate-forme, orientée « métier », s’intègre au système d’information de l’entreprise et s’interconnecte avec ses solutions de gestion des ressources humaines (comptabili-té, paie, SIRH,..). Elle permet la génération simple et rapide d’applications de collaboration web ou mobiles tant au sein de l’entreprise qu’au coeur de son écosystème (expert-comptable, fournisseurs, distributeurs, clients...). Disponible sur site et en mode SaaS, elle offre quatre modules autonomes mais intégrés : gestion des processus métier, gestion des documents et des contenus, e-learning et commerce électronique/portail d’entreprise.

Quelques références• Tag Aviation a mis en place la plate-forme avec l’aide de

Solvaxis, l’un des partenaires de Visiativ, pour assurer la gestion de ses process.

• Start People, troisième société de ressources humaines et de recrutement en France, était à la recherche d’un outil pour former ses intérimaires sur des probléma-tiques de sécurité avant de les faire intervenir chez les clients. Grâce au module e-learning, l’intérimaire reçoit dès son inscription un accès personnalisé à la plate-forme sur laquelle il est inscrit à un parcours de forma-tion dédié à la sécurité.

• De nombreux clients et cabinets d’expertise comptable comme André & Associés ou Cogerec ont intégré une gestion documentaire à leur solution de paie pour archi-ver et diffuser efficacement les bulletins et documents sociaux auprès des salariés mais aussi des organismes sociaux et fiscaux.

• JobWeb utilise, quant à lui, la solution pour gérer son site de recrutement en ligne en intégrant ses processus à ceux de ses clients.

Visiativ, partenaire de la transformation numérique

La plate-forme de Visiativ Software pour les Ressources Humaines

VI Guidede la collaboration

ciés sont partagées pour un suivi interactif des indicateurs clés.

• Les processus liés à la gestion administrative, à la gestion des ressources humaines ou au suivi des clients sont également acces-sibles ligne afin de favoriser la fluidification des approbations et le traitement des actions.

L’intranet ainsi constitué permet à chaque collaborateur de gagner du temps pour ses actions quoti-diennes et de gagner en visibilité sur les évolutions du Groupe.

« L’intranet piloté avec la plate-forme Visiativ Software est devenu un véritable espace de productivité nouvelle pour les collaborateurs, déclare Claire Lavigne. La dématé-rialisation des documents qualité, des processus et des actions de suivi nous permet d’agir plus vite et avec précision dans chacun de nos domaines d’activités. L’intranet contribue directement à la transfor-mation numérique du Groupe. »

ajoutée à notre organisation.Dans le contexte d’évolution de notre Groupe coopératif agro-industriel, expert de la filière céréa-lière, Visiativ Software nous aide à être plus réactifs et à adapter les services mis à la disposition de nos collaborateurs en France et à l’inter-national.  »

L’intranet s’inscrit comme un axe central, d’information, d’échanges et de collaboration pour tous les salariés du GroupeL’intranet d’AXEREAL agrège en un seul lieu diverses natures d’infor-mations et de services favorisent le partage de culture et collaboration :• Les actualités de chacune des

6  branches d’activités du Groupe accessibles à tous dans l’Intranet collaborateurs sont désormais tenus au courant des développe-ments de l’entreprise en France et à l’international. Ce partage favo-rise l’appartenance à un Groupe uni et marche.

• Le chantier de construction nou-veau siège social est régulière-ment présenté pour faire le point des avancées. Les collaborateurs peuvent s’inscrire en ligne à des Conventions du personnel et don-ner leur avis après des événe-ments.

• Plus de 5000 documents asso-ciés à la gestion de la qualité sont centralisés au sein du module de GED de la plate-forme Visiativ Software. Chaque type de docu-ment comporte un cycle de vie spécifique. De plus, les réclama-tions avec plans d’actions asso-

AXEREAL est un Groupe coopé-ratif agricole et agroalimentaire implanté au coeur de l’une des plus grandes régions agricoles euro-péennes.Deuxième Groupe céréalier fran-çais, AXEREAL intervient dans 6 domaines principaux : les métiers du grain, le négoce international, la malterie, la meunerie, les produc-tions et la nutrition animale, les ac-tivités spécialisées. AXEREAL réa-lise aujourd’hui un chiffre d’affaires de 3,7 milliards d’euros, dont 42% à l’international, et compte 3 200 collaborateurs. Afin de fédérer les collaborateurs entre les différentes activités et d’organiser une communication in-terne homogène, AXEREAL a fait le choix de la plateforme de gestion de contenus de Visiativ Software pour la mise en place de son Intranet et la dématérialisation des documents et des processus d’entreprise.

« L’intranet réalisé avec Visiativ Software a transformé la vision interne de l’entreprise. Désormais, dès le lancement de son navigateur web, chaque collaborateur accède aux informations du Groupe et aux applications métiers dont il se sert au quotidien, explique Claire Lavigne Responsable Communica-tion Interne Groupe AXEREAL.L’intranet favorise le partage d’une culture commune et le développe-ment de l’échange au sein de l’en-treprise. L’autonomie de construc-tion et d’animation de l’intranet, en relation avec l’équipe Visiativ Software, nous a fait gagner en rapidité et apporte une forte valeur

Visiativ, partenaire de la transformation numérique

Le groupe AXEREAL pilote sa communication interne et dématérialise la gestion de la qualité et les processus administratifs avec la plate-forme de Visiativ Software

VII Guidede la collaboration

nique commun, plan de numérotation et surtout l’externalisation du PABX.

Depuis que la solution « Commu-nications unifiées » d’HubOne a été déployée, quels sont les prin-cipaux bénéfices relevés par vos collaborateurs ? D’un point de vue technique, la bas-cule entre nos anciens systèmes té-léphoniques et la nouvelle solution s’est déroulée à la perfection, tout comme l’externalisation du stan-dard pendant la période estivale. Tout a été mis en œuvre par les équipes Hub One pour que le projet aboutisse au jour prévu, avec com-pétence et réactivité. Les utilisateurs finaux sont égale-ment ravis des nouveaux services apportés par cette solution. Mais ce qui remporte le plus grand succès en interne, c’est l’annuaire électro-nique et le « Click To Call ». Appe-ler quelqu’un directement depuis son ordinateur sans avoir à compo-ser le moindre numéro sur le télé-phone change vraiment la vie. Un autre point très appréciable, c’est de ne plus rater d’appels grâce à la convergence fixe-mobile. Dès que je ne suis plus derrière mon bureau, je continue de recevoir mes appels fixes sur mon téléphone portable.

Pouvez-vous nous présenter l’ENSM en quelques mots ?

L’Ecole Nationale Supérieure Mari-time est un établissement public d’enseignement supérieur sous tu-telle du Ministère de l’Écologie, du Développement et de la Mer, créée de la fusion en 2009 des 4 écoles du Havre, Saint-Malo, Nantes et Marseille. L’ENSM a pour vocation de former en cinq ans des officiers polyvalents de la marine marchande et ingénieurs. En sortie d’école, ils assument des fonctions de com-mandement et d’encadrement sur n’importe quel type de navire de commerce.

L’ENSM a lancé un appel d’offres fin 2013 pour unifier la gestion de sa téléphonie. Quels étaient concrètement vos besoins ?

Avant 2010, les quatre écoles étaient indépendantes et avaient leur propre système de téléphonie, des PABX dif-férents et des protocoles spécifiques. La fusion en un seul établissement multipolaire a soulevé des probléma-tiques de rationalisation des coûts et d’homogénéisation des bonnes pra-tiques, tout en conservant un haut niveau de services. Pour une école comme la nôtre, la qualité de la gestion des appels en-trants est primordiale, car c’est sou-vent le premier contact qu’ont nos futurs étudiants avec l’ENSM. Par ailleurs, en interne, nous voulions faci-liter le dialogue entre les acteurs des 4 campus. La proposition finale de Hub One tenait compte de toutes nos préconisations : postes identiques, annuaire commun, accueil télépho-

L’ENSM optimise et facilite la gestion de sa téléphonie grâce aux communications unifi ées Entretien avec Christian Horgues, Sécrétaire Général de l’ENSM.

Christian HorguesSécrétaire Général de l’ENSM

Solution Hub One : Communi-cations Unifiées

Nombre de lignes fixes : 200 lignes réparties sur 4 sites géographiquement distants

VIII Guidede la collaboration

formations témoigne : « Elle offre la possibilité de paramétrer différents niveaux de services selon les profils des utilisateurs, et cela sans inter-venir sur l’installation existante. » Pour Saretec, société d’expertise en assurance, harmoniser la télé-phonie de ses 90 agences en France, payer à l’usage, faire converger téléphonie fixe et mobile étaient des enjeux forts. La téléphonie est l’outil privilégié pour la relation avec ses clients et ses assurés. Sa qualité doit être irréprochable et la sécurité des données indispensable. Pour résoudre la quadrature du cercle, Saretec a misé sur une externali-sation de ses outils de communica-tions, hébergés dans le Cloud.

Avec Business Together as a Ser-vice, accélérez et simplifiez le travail de vos collaborateurs au quotidien !

En savoir plus :www.orange-business.com/fr/produits/business-together-as-a-service

Une solution innovante confirme Olivier Blois, Chef de Projets Infras-tructures chez Camaïeu, leader français du prêt-à-porter féminin  : «  Camaïeu a toujours voulu être dans l’air du temps en termes de communication et de système d’in-formation. Nous souhaitions une solution innovante et avons opté pour un service de communica-tions unifiées. La solution Business Together as a Service développée par Orange Business Services per-met à nos collaborateurs de mieux communiquer, de gagner du temps, d’être plus réactifs et donc plus pro-ductifs ».

Solution évolutive, elle permet d’accompagner la croissance, l’inter-nationalisation et les mouvements de personnels des entreprises en facilitant la collaboration et le par-tage à distance ! Pour quelques entreprises, le poste informatique s’est substitué au téléphone tradi-tionnel et a permis aux utilisateurs d’avoir à la fois des fonctionnalités de téléphonie, messagerie instan-tanée et gestion de présence mais aussi le partage de documents et les outils de vidéoconférences.

Ondeo IS, filiale de Suez Envi-ronnement, spécialiste de l’eau pour les industriels a fait le choix de la qualité et de la simplicité. Amené à mettre à disposition ou à modifier des postes de travail du jour au lendemain pour des groupes de projets, la solution devait être évolutive et flexible. Daryoush Mikaili Directeur des systèmes d’in-

De nouveaux modes de communication : ce sont nos clients qui en parlent le mieux !Quelques retours d’expériences sur Business Together as a Service, solution de communications unifi ées et de collaboration dans le Cloud d’Orange.

SouplesseDes profils adaptés aux usages métiers de toutes les entreprises et modifiables à tout moment, avec un choix riche de fonctionna-lités comme : téléphonie, numéro unique, messagerie instantanée, gestion de présence, partage de documents, visioconférence

Maîtrise des coutsfacturation mensuelle qui s’ajuste automatiquement selon le nombre et le type de profil actifs

Simplicité• Depuis une interface web l’admi-

nistrateur crée, augmente ou modifie les profils utilisateurs à tout moment, en quelques clics

• Depuis une interface web, l’utili-sateur gère ses fonctionnalités : numéro unique, renvois d’appels..

IX Guidede la collaboration

« Grâce à Business Together as a Service,

nous réalisons une économie de 15  à 30%

sur les coûts globaux des solutions de télé-

phonie et de trafic. »

Alain GuèdeDirecteur du Système

d’Information chez Saretec

BlueGalaxy est devenu un outil incontournable :

• Des groupes d’entraide se sont créés favorisant les échanges entre les clients.

• Le service assistance hotline, très actif sur le réseau apporte des conseils pratiques très suivis par les clients qui n’hésitent pas à interagir.

• Bluekango communique chaque mois sur les dernières évolutions de ses solutions.

• Les clients peuvent s’inscrire à des réunions de présentation, des brain-storming...et sont vérita-blement acteurs. Un système de financement participatif a même été mis en place qui leur permet de cofinancer des projets consé-quents.

• Les partenaires sont davantage impliqués. Ils s’inscrivent et par-ticipent à des groupes de tra-vail, apportent leurs conseils aux clients et détectent des projets.

BlueKanGo est éditeur de logiciel de-puis 2002. Son logiciel BMS est dé-ployé dans plus de 2 000 entreprises et administrations en France comme à l’International. et utilisé par plus de 300 000 utilisateurs. Il s’adresse en priorité aux services Qualité, Achat ou Ressources Humaines.

BlueKanGo recherchait un outil permettant de faire participer ses clients aux évolutions de ses logi-ciels, de faire émerger les bonnes pratiques d’utilisation sur ses solu-tions et plus globalement, d’impli-quer davantage ses utilisateurs dans son approche. Mais aussi un moyen pour faciliter ses échanges avec son réseau de partenaires en France comme à l’étranger. Un réseau social s’est avéré la réponse idéale.

Tous les services de la société Blue-KanGo sont directement impactés par la mise en place du réseau social. « Nous avons instauré dès le départ des groupes administrés par diffé-rents services (hotline, service com-munication, service R&D...). Chacun des salariés de BlueKanGo à la pos-sibilité d’intervenir et d’interagir avec notre réseau de partenaires ou nos clients. indique Manuel Muller, directeur communication chez Blue-KanGo. »

Comment tirer profi t d’un RSE dans le cadre d‘une démarche de Social CRM ?

Dates clés du déploiement

Octobre 13BlueKanGo démarre un bench-mark des différentes solutions innovantes répondant à ses besoins en termes de communi-cation et de social CRM.

Décembre 13La société BlueKanGo retient la solution de RSE Jamespot. La plateforme s’adressera à tous les membres de l’Écosystème de BlueKanGo (clients, partenaires, et salariés).

Janvier 14La plateforme est ouverte aux clients de BlueKanGo. Le par-tenaires ayant quant à eux été intégrés dès décembre.

« Nous cherchions une solution simple d’uti-

lisation, évolutive et capable d’accueillir les

4 000 membres de notre Écosystème. La

plateforme Jamespot s’est avérée la plus

souple et disposant de nombreuses fonc-

tionnalités dont on ne pourrait plus se pas-

ser aujourd’hui. »

Bluekango anime sa communauté clients et partenaires avec Jamespot

Manuel MullerDirecteur Communication chez BlueKanGo

X Guidede la collaboration

tidieuse, et hop, je choisis la meil-leure date, précise le lieu et le tour est joué. Mon truc ? Indiquer une date limite pour remplir le sondage dans mon mail pour éviter que les hésitations des uns bloquent les emplois du temps des autres... Peut-être une idée pour Doodle ? Pouvoir indiquer à côté du sondage qu’il s’auto-détruira le samedi suivant à minuit ? ».

Doodle simplifie radicalement le processus de planification d’évé-nements, qu’il s’agisse de conseils d’administration, de réunions d’équipe, de dîners entre amis, de week-ends au ski ou de tout autre type d’événement. Cet assistant personnel permet à des millions de personnes à travers le monde de

Doodle : les professionnels gagnent du temps

Les utilisateurs de Doodle sont jusqu’à trois fois plus rapides pour organiser leur réunions.

XI Guidede la collaboration

Dans le monde entier, des pro-fessionnels, des organisations et entreprises de toute taille utilisent Doodle pour planifier leurs réunions de travail, assemblées générales ou soirées entre collègues.Une étude expérimentale de l’ETH de Zurich a montré que les utilisa-teurs de Doodle sont jusqu’à trois fois plus rapides pour organiser leur réunions.

Aux États Unis, Princess, ensei-gnante en primaire utilise Doodle pour planifier ses réunions parents-professeur depuis maintenant plus de trois ans. S’il a fallu un peu de pédagogie pour convaincre certains parents, ils sont maintenant conquis et répondent avec enthousiasme à ses propositions de réunions et conférence. Elle détaille son expé-rience sur son blog.

De son coté, en France, Gaëlle Recourcé, CSO de Evercontact explique son utilisation de Doodle  : « Mon métier consiste en partie à réunir des universitaires et des entrepreneurs autour de projets de recherche innovants.Concrètement, cela passe par le fait de réunir dans une même salle 5 ou 10 personnes, dont les emplois du temps sont chargés et voire com-plets des mois à l’avance, les uns sur des rythmes universitaires, d’autres employés dans des entreprises petites ou grandes...Depuis que Doodle existe, c’est tout simplement la solution : je propose des plages horaires, envoie un mail avec le lien, chacun répond à son rythme sans avoir besoin de passer par une procédure d’inscription fas-

gagner du temps et... de se réunir. Doodle est gratuit est ne requiert aucune inscription : ni de la part de l’initiateur d’un sondage, ni de la part des personnes qu’il y invite.

Plus de plus amples informations : www.doodle.com

Fitnet Application fl uidifi e la circulation de l’info avec un ERP

Fitnet Application, société française fondée en 2008, propose des solu-tions orientées Projets ou Affaires en mode SaaS (Software as a Ser-vice), pour la gestion des congés, des feuilles de temps, des notes de frais et toutes les activités liées au pilo-tage de projets. Fitnet Manager, son produit phare, est un ERP full-web conçu pour les cabinets de conseil et sociétés de services qui s’adresse autant aux TPE qu’aux grands comptes. Cette solution payante s’appuie sur le mode collaboratif dans une optique de minimisation de la charge de tra-vail administratif sans valeur ajou-tée. Son ambition est de fluidifier la circulation de l’information au sein de l’entreprise et d’accélérer un cer-tain nombre de processus comme la facturation ou la préparation des données de paie. Pour cela les col-laborateurs consultent, saisissent et partagent en ligne et en temps réel leurs propres informations. Grâce à l’application Fitnet Apps ils peuvent accéder, depuis leur smartphone ou tablette, à leur environnement per-sonnel Fitnet pour gérer à distance leurs données. L’ERP couvre des fonctionnalités comme la gestion des feuilles de temps, le planning des présences, les congés et absences, achats, notes de frais et leurs justificatifs, etc. La solu-tion compterait pour l’heure plus de 4000 utilisateurs.

Planifi cation optimale avec Holy-Dis

Editeur de logiciels de planifica-tion optimisée des ressources humaines fondé en 1988, Holy-Dis couvre les secteurs du commerce, de la restauration, de la logistique ou encore les centres d’appel. Son credo « la bonne personne, au bon moment, au bon endroit », résume sa vision de la gestion du capital humain pour des activités en envi-ronnement « hyper-contraint ».

Avec la Suite Planexa, Holy-Dis offre aux planificateurs une solu-tion pour gérer une charge de tra-vail fluctuante sur une année, une semaine ou même une journée. Ce logiciel permet de monter rapide-ment un emploi du temps avec les ressources disponibles en respec-tant les contraintes légales, orga-nisationnelles et sociales. L’outil Timesquare, quant à lui, permet aux planificateurs de calculer et pu-blier des horaires variables sur des périodes définies par eux-mêmes. Des modules additionnels existent afin de répondre aux demandes d’aménagements ponctuels d’ho-raires ou d’absences et favorisent les échanges entre collaborateurs. Holy-Dis assure également les prestations de services associées à la mise en place de ses solutions.

Akuiteo, l’ERP des sociétés de service

Fruit d’un savoir-faire de plus de vingt ans, la solution de gestion par affaires Akuiteo s’adresse spé-cifiquement aux entreprises de service : éditeurs et société de ser-vice IT ; bureaux d’études et archi-tectes  ; conseils et organismes de formation continue.Akuiteo permet une gestion finan-cière et opérationnelle des projets en temps réel, facilite la commu-nication et le partage tout au long du cycle de vie des projets, à tous les niveaux : du DAF au chef de pro-jet. Il couvre ainsi une large palette des besoins fonctionnels de l’en-treprise  : CRM, gestion des ventes et facturation, planning et temps passé, comptabilité générale, auxi-liaire, budgétaire et analytique… L’objectif final étant le suivi de la rentabilité des projets et la maîtrise de la trésorerie pour une gestion plus saine de l’entreprise. Un accompagnement de haut ni-veau est effectué par des consul-tants - experts en gestion par affaire - tant sur le terrain qu’en support client. Akuiteo fait bénéficier ses clients PME, ETI et filiales de grands groupes, de cet outil d’aide à la décision permettant à chacune de leurs entités, quel que soit leur niveau dans la structure (service, centre de profit, société, ...), de pilo-ter leurs activités en France comme à l’international et ce en mode 100% nomade.

Organisation

XII Guidede la collaboration

Productivité

Falcon Social fait participertoute l’entreprise aux campa-gnes sur les réseaux sociaux

Fondée en décembre 2010 au Dane-mark, Falcon Social fournit une plateforme SaaS qui permet aux départements marketing de créer, lancer et mesurer des campagnes sur les réseaux sociaux en temps réel. L’application donne aux direc-teurs marketing la capacité de gérer des campagnes à grande échelle avec analyses et reportings. Objec-tif : orchestrer les efforts entre des équipes issues de différents départe-ments de l’entreprise.L’outil doit permettre de gérer de nombreuses campagnes réparties sur tous les réseaux sociaux existants, en assignant des tâches précises autant à ses différents community mana-gers qu’aux membres des équipes impliquées, pour distribuer au mieux la charge de travail et coordonner toutes les actions. La plateforme est composée de plusieurs modules : la modération des commentaires et le community management, la publica-tion et programmation de contenus, la veille et le monitoring, mais éga-lement des applications compatibles avec les smartphones ainsi qu’une partie analytique avec la possibilité de se benchmarker. Le business model de la plateforme repose sur une col-laboration poussée avec des éditeurs d’ERP, de Business Intelligence ou encore de CRM. Falcon Social peut ainsi s’interfacer avec des produits SAP ou Oracle, entre autres.

MiCollab, facilitateur de communications

La société canadienne Mitel, pré-sente dans plus de cent pays dans le monde, commercialise la nou-velle version de sa suite applica-tive MiCollab, qui combine en une solution unique des fonctionnalités de communications unifiées, de mobilité, et de collaboration. MiCol-lab fonctionne sur une console de gestion unique fournissant aux ad-ministrateurs une vue d’ensemble de l’ensemble de la solution : pré-sence, collaboration, mobilité et messagerie. La version 6 comporte des nou-veautés comme l’intégration aux applications métiers (SalesForce, Google…). MiCollab suporte jusqu’à 2500 utilisateurs en mode vir-tualisé et 5000 sur une machine virtuelle via le mode « ressources étendues ».

Composant essentielle de la solu-tion MiCollab, le logiciel MiCollab Client, qui existe en version pour PC et pour mobile fournit notam-ment un accès au répertoire de l’entreprise, un historique détaillé des appels, une messagerie instan-tanée sécurisée, la vidéo point à point, l’intégration avec Microsoft Outlook et Office, et avec Lotus Notes...

Doodle simplifi e la planifi ca-tion des événements

Qu’il s’agisse de conseils d’admi-nistration, de réunions d’équipe, de dîners entre amis, de week-ends ou de tout autre genre d’événement, le service web de planification Doodle simplifie radicalement la gestion de la prise de rendez-vous. Doodle est gratuit et ne nécessite aucune inscription préalable. Il existe en version mobile pour smartphones et tablettes.Avec la version Doodle Premium, il est possible de connecter son agen-da électronique au service, de sorte à éviter les aller-retour permanents entre les participants d’une réu-nion  : le service synchronise auto-matiquement l’agenda pour y faire figurer les créneaux potentiels, jusqu’à ce que la date finale soit trouvée et met alors à jour l’agenda.Doodle Premium est disponible pour les particuliers (Premium Private) et pour les entreprises et les organisa-tions (Premium Business ou Enter-prise). Le service intègre également un outil de planification de rendez-vous individuels, MeetMe.Le succès de Doodle, entreprise basée à Zürich, ne se dément pas. Début 2014, son directeur général a annoncé que le nombre d’usa-gers du service était passé de 2 à 20 millions en moins de quatre ans. Doodle est sur le point d’ouvrir son premier bureau international, à Berlin. Dix personnes seront recru-tées en 2015, afin de soutenir en particulier le développement de l’offre sur les outils nomades, le service de support à la clientèle et l’expansion internationale.

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XIII Guidede la collaboration

KTM Advance mise sur le Serious Games

KTM Advance est une société fran-çaise née en 1995, spécialisée dans la conception de solutions innovantes adaptées aux besoins de formation. L’entreprise s’appuie sur les Nou-velles Technologies de l’Information et de la Communication afin de pro-poser des dispositifs d’apprentissage sous la forme de Serious Games : jeux vidéo à vocation de formation ou d’information, à destination des entreprises. Plus de 80 personnes travaillent dans la structure pour proposer des solutions sur mesure, adaptées aux besoins de chaque client. KTM Advance a, par exemple, réa-lisé pour Air Business Academy, filiale d’Airbus, un business game autour de la gestion d’une compa-gnie aérienne  ; les participants sont répartis en trois équipes et doivent prendre collectivement des décisions pour réfléchir à une stratégie com-merciale. Un dispositif conçu pour stimuler l’aspect collaboratif de la formation. La société compte parmi ses clients des grands comptes inter-nationaux comme Carrefour, L’Oréal ou encore Barclays.

EduFactory, la fabrique des savoirs

Créée en 2000, la société EduFac-tory est le pionnier du e-learning pour la formation professionnelle avec son outil EduFactorying qui se décline dans des formats très va-riés comme le « serious game » ou le «  social » et met à contribution les technologies dernier cri telles que la 3D. Ses treize années d’expérience à travers huit pays lui ont donné la capacité de travailler dans de nom-breuses langues et de s’adapter à des environnements culturels très différents. Sa gamme de modules e-learning est assortie d’un accom-pagnement personnalisé à chaque stade de l’élaboration des forma-tions à distance.EduFactory a cru dès ses débuts à la formation « blended », mixage de formation présentielle et de e-learning, et l’a expérimenté sous toutes ses formes. La société a tout autant investi dans la formation de ses propres employés et elle dispose d’une équipe internalisée sans free-lance ni sous-traitants, afin de garantir les délais, la qualité et la maîtrise de ses réalisations. Elle compte parmi sa clientèle des grands comptes comme Danone, Essilor et Sanofi et des adminis-trations comme GDF Suez et la CGPME.

360Learning, le réformateur de la formation en ligne

Fondée en 2009, 360Learning s’est rapidement positionné comme un des leaders du e-learning en France. Cette start-up fournit une plateforme de e-formation et de Mooc d’entreprise à ses clients qui s’occupent ensuite de créer leurs propres contenus et les moyens d’évaluation pour tester les connais-sances des utilisateurs. La vocation principale de l’entreprise est de permettre à ses clients de mesu-rer précisément les acquisitions de compétences de ces derniers. Il existe une version d’essai gratuite et la plateforme est exempte de frais d’installation. 360Learning facture son produit à l’utilisateur, mensuellement, ou sous forme de pack avec un engagement de douze mois pour les entreprises. Caractérisée par son approche web, sociale et ergonomique, 360Learning propose des tableaux de bord concentrés sur la perfor-mance avec des indicateurs de suivi (taux de réussite par thématique, taux de réussite par question, taux de participation…), aucune anima-tions flashs, des contenus courts et rapides à déployer et à usage mas-sif. L’utilisateur peut modifier lui-même ses modules et chaque nou-velle formation est gratuite. Basé sur HTML 5, la plateforme est donc également disponible sur tablette.

XIV Guidede la collaboration

eLearning

XV Guidede la collaboration

LifeSize lance la « smart vidéo »

« Passer un appel vidéo ne doit pas vouloir dire appuyer sur une dou-zaine de boutons, déchiffrer une télécommande compliquée et navi-guer sur une interface utilisateur austère, affirme Colin Buechler, directeur général de LifeSize. Ces barrières, mais aussi des prix exces-sifs et une trop lourde charge de travail pour le service informatique, ont longtemps dissuadé les entre-prises d’adopter pleinement la col-laboration vidéo ». LifeSize Icon Series, solution de visioconférence intégrée à la plate-forme Lifesize UVC, élimine tous ces processus complexes inhérents à la vidéo et permet aux profes-sionnels de se concentrer sur ce qui importe le plus : leur activité.Le concept de smart vidéo, « une expérience utilisateur radicalement simplifiée accessible à toutes les entreprises », se traduit par une navigation simplifiée, des fonctions de planification élaborées, un accès simplifié au streaming et à l’enre-gistrement grâce à un seul bouton, des options de configuration per-sonnalisables, une qualité vidéo HD, des mises à jour flexibles... « Life-Size, c’est l’avenir. Si nous pouvions convaincre tous les professeurs de musique et tous les conservatoires du monde d’utiliser cette solution, ce serait fabuleux », confie Richard Aaron, professeur de violoncelle à la Juilliard School de New-York.

La vidéo-conciergerie par G2J, simplifi cateur de visioconférence

Certaines entreprises souhaitent intégrer un système de vidéocon-férence, mais craignent que leurs collaborateurs peu technophiles ne sachent pas l’utiliser. D’autres y recourent ponctuellement, en cas d’urgence, et redoutent de ne pas savoir lancer l’appel ou manager l’application. Enfin, certains veulent pouvoir se concentrer uniquement sur le contenu de leur réunion, sans se soucier des aspects techniques.Pour toutes ces organisations, la société G2J (initiales du nom du président et fondateur, José Jacques-Gustave), qui a été labelli-sée entreprise innovante par Oseo en 2008 pour son offre de visio-conférence, a lancé l’an dernier une conciergerie composée d’experts. Il s’agit d’un service haut de gamme destiné à répondre à la demande de sa clientèle en termes de sécurité, de confidentialité, de qualité et de disponibilité de services d’assis-tance. Grâce à son expertise mul-tilingue et à ses équipes qualifiées basées en France, G2J organise et supervise les réunions en ligne ou résout les éventuels incidents, et ce 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Arkadin, la collaboration as a service

Fondée en France en 2001, la société Arkadin est le troisième fournisseur mondial de services de collaboration. Elle propose une offre complète de services d’au-dio, web et vidéo conférence et de communications unifiées en mode Software as a Service (SaaS). Arka-din a été racheté début 2014 par l’opérateur japonais NTT. Le réseau international d’Arkadin se compose d’une cinquantaine de bureaux répartis dans plus de trente pays dans lesquels ses équipes apportent un service d’assistance en langue locale à ses 37  000 clients. En réduisant les déplace-ments professionnels, les confé-rences à distance sont sources de gains de productivité, d’économies d’échelle et permettent de réduire l’empreinte carbone. Le groupe Michelin qui dispose de soixante neuf sites de production dans dix huit pays, a choisi les ser-vices d’audio et de web conférence d’Arkadin et ce sont plus de 15 000 réunions à distance qui ont lieu chaque mois entre les salariés, les partenaires, les clients et les pros-pects à travers le monde entier.

Visioconférence

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Rendez-vous :

Et pour aller plus loin :

Conférence à Lyon le 25 novembre 2014

de 15:45 à 17:00

« Transformation numérique : DG, DSI et DRH à la recherche de l’alchimie collaborative idéale »

De quoi sera fait le quotidien de l’entreprise demain ? Quels nouveaux talents, quels outils, quels

changements organisationnels, devra-t-elle intégrer pour réussir sa transformation en « entreprise

numérique » mature ? Le déterminer est un enjeu de taille. Unique certitude : seule une coopération

étroite entre DG, DRH et DSI peut permettre cette anticipation vitale face aux ruptures qui s’annoncent…

LY

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LO

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Partage des savoirs, aide à la décision, efficacité opérationnelle, lien social... A tous les niveaux de

l’entreprise, la collaboration s’impose comme un modèle d’avenir d’animation des équipes. Mais sans

outil, pas de participation ! Nous avons souhaité regrouper 20 solutions technologiques pour vous

faciliter la vie au quotidien et vous aider à développer le « mieux collaborer » au sein de vos équipes.

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collaborer en entreprise