Guide Des Usages Du Protocole Et Des Relations Publiques

Groupe TerritorialBP 215 - 38506 Voiron Cedex - Tél. : 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63 - http://www.territorial.fr

Copyright Territorial Éditions - Reproduction interdite - Octobre 2009Réf. CL 25 - Prix : 129 euros

C O L L E C T I O N L E S C L A S S E U R S

Guide des usages, du protocole

et des relations publiques

Sous la direction deFabrice JOBARD,

directeur de la communication du conseil général de l'Yonne

etPaule PASCARIELLO,

chef du protocole et des relations publiques du conseil général des Bouches-du-Rhône

Ce pictogramme mérite une explication. Son objet est d’alerter le lecteur sur la menace que représente pour l’auteur de l’écrit, particu-lièrement dans le domaine de l’édition technique, le développement massif du photocopillage.

Nous rappelons donc que toute reproduction, partielle ou totale, de la présente publication est interdite sans autorisation du Centre fran-çais d’exploitation du droit de copie (CFC, 20 rue des Grands-Augustins, 75006 Paris).

© Groupe Territorial, VoironISBN : 978-2-35295-059-2 – ISSN : 1955-7531

Imprimé par Les Deux-Ponts, à Bresson (38) - Novembre 2009Dépôt légal à parution

Avertissement de l’éditeur :La lecture de cet ouvrage ne peut en aucun cas dispenser le lecteur

de recourir à un professionnel du droit.

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Guide des usages, du protocole et des relations publiquesL’équipe éditoriale

L’équipe éditoriale

◗ Les auteurs :

Fabrice JOBARDDiplômé de l’IEP Grenoble et titulaire du MBA de l’Institut d’administration des entreprises de Paris, il a été directeur de la communication de la ville de La Baule de 1996 à 2001. Depuis octobre 2001, il est directeur de la communication du conseil général de l’Yonne. Il est le modérateur du forum consacré à la communication sur www.territorial.fr et intervient régulièrement pour animer des formations consacrées au protocole territorial.

Paule PASCARIELLOChef du protocole et des relations publiques du conseil général des Bouches-du-Rhône, anime et coordonne les fiches pratiques du protocole et des relations publiques qui complètent chaque trimestre ce classeur.

Madeleine AUBERTProtocole du conseil général des Bouches-du-Rhône

Leïla BENKALIDirection du protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône

Thierry BERNEIntendant, protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône

Alain CARAPLIS Chef du protocole, ville de Marseille

Alexandra CASELIAdjointe au protocole du conseil général des Bouches-du-Rhône

Patricia DETROYATChef du protocole, ville de Grenoble

Elena KONCKEChef du protocole et des relations publiques, région Provence-Alpes-Côte d’Azur

Gérard KRITTERChef du protocole, conseil général du Haut-Rhin

Nathalie LOUXDirigeante de Synergie communication

Marie-Noëlle MARQUETChef du protocole, ville d’Arles

Alexandre MORADirecteur du Mémorial Charles de Gaulle

Michèle TOMASIProtocole du conseil général des Bouches-du-Rhône

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Guide des usages, du protocole et des relations publiquesSommaire 1/9

Sommaire

Introduction

1. Définitions et principes généraux

I • Les usages

II • Le protocole

A - L’origine

B - Aujourd’hui

C - Protocole officiel et protocole diplomatique

D - Le savoir-vivre

III • Les préséances

A - Les préséances officielles

B - Les préséances de courtoisie1. L’âge

2. Le sexe

3. Les titres

IV • Le service du protocole

A - L’origine du service

B - Aujourd’hui

C - La mission du service

D - Brèves de protocole1. Mémento

2. Le parler protocole

Fiche pratique n° 1 : Le protocole communautaire

V • Le protocole au sein des collectivités

A - Les outils protocole

VI • Notions de développement durable et manifestations protocolaires

A - L’objet

B - Application

C - Organisation

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Guide des usages, du protocole et des relations publiquesSommaire2/9

2. Relations directes et téléphoniques

I • Les relations directes

A - Les appellations

B - Les présentations1. Comment se présenter

2. Comment faire les présentations

C - Tableaux récapitulatifs des principales appellations1. Personnalités politiques

2. Personnalités religieuses

3. Chevalerie

4. Aristocratie

5. Corps diplomatique

6. Personnalités militaires

7. Éducation nationale

8. Justice

9. Autres

D - Tutoiement et vouvoiement

II • Un code de courtoisie téléphonique

A - On vous appelle

B - Vous appelez

C - Le téléphone portable

III • L’accueil physique

A - Une présentation impeccable

B - Le contact avec le publicFiche pratique n° 1 : Savoir-vivre en déplacement et dans les lieux publics

3. La correspondance

I • Le courrier : premier vecteur d’image

A - Choix des supports et identité visuelle

B - La forme des documents1. La formule d’appel

2. La féminisation des noms de métiers, grades ou titres

3. Les formules de politesse

4. Quelques règles typographiques

C - Remercier, féliciter, encourager1. Remercier

2. Féliciter

3. Encourager

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II • Autres correspondances

A - La carte de visite1. Aspect formel

2. Usages

B - La carte de vœux1. À qui offrir ses vœux ?

2. Quand les envoyer ?

3. Comment les exprimer ?

C - Le courrier électronique

D - La correspondance administrative1. Une correspondance nominative, réactive et en voie de simplification

2. Promouvoir la langue française

Fiche pratique n° 1 : La correspondanceFiche pratique n° 2 : Les cartes de visiteFiche pratique n° 3 : Les remerciementsFiche pratique n° 4 : Les félicitationsFiche pratique n° 5 : Le carton d'invitationFiche pratique nº 6 : La gestion des cartons d’invitation aux partenariats multiples

4. Les symboles du pouvoir

I • Le pavoisement des bâtiments publics

A - Le drapeau tricolore à l’honneur

B - Les grands alignements

C - Arborer des drapeaux de collectivités locales

D - La montée des couleurs

E - La mise en berne

F - Le pavoisement

II • Le portrait présidentiel et le buste de Marianne

III • Le costume officiel

A - Le corps diplomatique

B - Le corps préfectoral

C - Le costume et l’écharpe de maire

IV • L’insigne de maire

V • La carte d’identité de maire

VI • Cocardes et gyropharesFiche pratique n° 1 : Les signes distinctifs du maire et du conseil municipal

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5. Le protocole et les usages au quotidien

I • Le conseil municipal

A - La prise de fonction

B - Le déroulement du conseil municipal1. La convocation

2. La présidence de l’assemblée

3. Le secrétariat de l’assemblée

4. La durée de la séance

5. Les séances du conseil municipal sont publiques

II • L’état civil

A - Le mariage

B - Le baptême républicain

C - Autres cas1. Décès

2. Anniversaires de mariage et centenaires

Fiche pratique n° 1 : Célébration d’un mariageFiche pratique n° 2 : Hommage aux couples qui fêtent leurs noces de platine, de diamant et d’or

III • Les cérémonies publiques et les manifestations patriotiques

A - Convocation et lieu

B - Organisation1. Début

2. Placement

3. La représentation du gouvernement

Fiche pratique n° 1 : Inauguration d’une école maternelleFiche pratique n° 2 : Inauguration d’un collège ou d’un lycéeFiche pratique n° 3 : Inauguration d’un centre de formation des apprentis ou de formation professionnelleFiche pratique n° 4 : Organisation d’une visite en commune du président d’une collectivité territoriale

principal financeurFiche pratique n° 5 : L’inauguration d’un centre de secours des sapeurs-pompiersFiche pratique n° 6 : Cérémonie d’ouverture officielle d’un consulat honoraireFiche pratique n° 7 : Rentrée scolaire pour un conseil généralFiche pratique n° 8 : Visites de rentrée scolaire par un conseil régionalFiche pratique n° 9 : Les rendez-vous de l’éducationFiche pratique n° 10 : Signature d’une convention

IV • La communication

A - Les relations avec la presse

B - Le bulletin municipal

V • Les cadeaux

A - Critères de choix

B - La remise du cadeau

C - Attention aux cadeaux reçus

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VI • L’absence du maire

VII • Les conseils municipaux de jeunesFiche pratique n° 1 : Conseil régional, départemental ou municipal des jeunes

VIII • Les jumelages

A - La procédure de jumelage

B - Le comité de jumelage

C - La cérémonie de jumelageFiche pratique n° 1 : Organisation d’une cérémonie de jumelage

IX • En période préélectorale

6. Les discours

I • Différents styles d’orateurs

A - L’improvisateur

B - Le récitateur

C - Le liseur

II • Quelques conseils

A - Lire ou improviser ?

B - Les règles d’or pour bien parler

C - Aspect protocolaire des discours1. Le placement

2. L’ordre des discours

D - Remise du texte à la presse

III • Quelques exemples de discours

A - Commémoration en l’honneur des sous-officiers tombés au champ d’honneur

B - Discours lors de l’inauguration d’une école maternelle

7. L’organisation de réceptions

I • Le carton d’invitation

A - Les mentions de la carte1. Le nom de l’invitant et son titre officiel

2. La formule d’invitation

3. L’objet de la réception

4. La date, l’heure et le lieu de réception

5. La tenue vestimentaire recommandée (facultatif)

6. Les mentions diverses

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B - Personnalité et présidence d’honneur

C - La réponse à une invitationFiche pratique n° 1 : Cérémonie de présentation des vœuxFiche pratique n° 2 : Organisation d’une cérémonie de vœux grand public

II • Les buffets

A - Les buffets « debout »

B - Le buffet « assis »

III • Les déjeuners et les dînersA - Le respect des préséances

B - L’organisation de la table1. La table d’honneur et les présidents de table

2. L’organisation de chaque table

Fiche pratique n° 1 : Départ à la retraite des agents d’une collectivitéFiche pratique n° 2 : Déjeuner de présentation des vœux aux consulsFiche pratique n° 3 : Accueil d’une délégation étrangèreFiche pratique n° 4 : Opération de relations publiques d’un conseil général dans le cadre d’une feriaFiche pratique n° 5 : Réception à l’occasion d’un festival du film organisé par une mairieFiche pratique n° 6 : Opération de relations publiques au festival de CannesFiche pratique n° 7 : Cérémonie de remise de diplômes de fin d’étudesFiche pratique n° 8 : Manifestations sportives estivales - sports de plageFiche pratique n° 9 : Organisation d’une grande fête champêtre par un conseil régionalFiche pratique n° 10 : Réception pour la présentation de productions régionalesFiche pratique n° 11 : Organisation d’une cérémonie interreligieuse du souvenir par une mairieFiche pratique n° 12 : Organisation de la pesée des boxeurs ou boxeusesFiche pratique n° 13 : Signature d’une convention entre une collectivité territoriale et un comité

d’organisation sportif dans le cadre d’une Coupe du mondeFiche pratique n° 14 : Déplacement à l’étrangerFiche pratique n° 15 : Visite de l’hôtel de régionFiche pratique n° 16 : Inauguration d’un carrefour à l’initiative d’une communeFiche pratique n° 17 : Inauguration d’un pont routier à la jonction de deux régions, de deux départements

et de deux communesFiche pratique n° 18 : Inauguration d’une piscine couverteFiche pratique n° 19 : Soirée de remise des grands prix du sport organisée par un conseil généralFiche pratique n° 20 : Cérémonie de remise des trophées sportifs par un conseil généralFiche pratique n° 21 : Le mois des femmes pour un conseil généralFiche pratique n° 22 : Organisation de manifestations dans cadre de la journée internationale des femmesFiche pratique n° 23 : Vernissage d’une exposition de peinture dans un muséeFiche pratique n° 24 : Avant-première d’un film soutenu par un conseil régionalFiche pratique n° 25 : Une tournée régionaleFiche pratique n° 26 : Organisation d’un séminaire d’élus à l’initiative d’élus à l’initiative du président d’une

collectivité territorialeFiche pratique n° 27 : Suivi d’un chantier routier départemental « Déviation concernant plusieurs communes »Fiche pratique n° 28 : Présentation des moyens de prévention et de lutte contre les incendies de forêts d’un

SDIS dans le sud de la FranceFiche pratique n° 29 : La fête du personnel au sein d’un conseil généralFiche pratique nº 30 : Séminaire des cadres dans une collectivitéFiche pratique nº 31 : Déjeuner de fin d’année des cadres d’une collectivitéFiche pratique nº 32 : Soirée de remise des grands prix du sport organisée par un conseil régionalFiche pratique nº 33 : Inauguration d’une maison de l’enfance et de la famille par un conseil généralFiche pratique nº 34 : Présentation d’un livre et vernissage d’une exposition conçue à partir du livreFiche pratique nº 35 : Organisation et vernissage d’une exposition sur l’histoire dans une collectivité territorialeFiche pratique nº 36 : Cérémonies d’inauguration et de bénédiction d’un nouvel orgue de la villeFiche pratique nº 37 : Cérémonie de remise des trophées économiques par un conseil généralFiche pratique nº 38 : Organisation d’un dîner de gala au cours d’une compétition sportive annuelleFiche pratique nº 39 : Présentation de réalisations environnementales dans le cadre d’un programme

européen sur un site naturel d'une communeFiche pratique nº 40 : Organisation d’une réunion avec la participation de personnes handicapées

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C - La mise en place1. Les assiettes

2. Les couverts

3. Les verres

4. La décoration florale

5. Les cendriers

D - Le service1. L’ordre du service

2. Comment sert-on ?

3. Quelques trucs pour réussir le service

Fiche pratique n° 1 : Organisation et mise en place d’un petit déjeunerFiche pratique n° 2 : Organisation et mise en place d’un coktailFiche pratique n° 3 : Organisation et mise en place de déjeuners et dînersFiche pratique n° 4 : Organisation et mise en place de collationsFiche pratique n° 5 : Organisation et mise en place d’une conférence de presse

IV • Les tenues vestimentaires

A - Tenue de cocktail

B - Tenue de cérémonie, tenue de soirée

C - Le costume officiel

8. Honneurs et hommages publics

I • Honneurs civils

A - Règles applicables

B - Honneurs civils rendus aux autorités civiles (président de la République et membres du gouvernement)

C - Honneurs civils rendus aux autres autoritésFiche pratique n° 1 : Installation d’un nouveau conseil municipalFiche pratique n° 2 : Séance publique d’un conseil général pour l’élection de son président

II • Honneurs militaires

A - Revue des troupes1. Piquets d’honneur

2. Honneurs rendus par les troupes

B - Honneurs militaires dans une cérémonie publique1. Prise d’armes avec drapeaux ou étendards régimentaires

2. Cérémonie avec drapeaux d’associations

3. Remise de décorations

Fiche pratique n° 1 : Organisation d’une cérémonie en l’honneur des hauts commandements militaires, des présidents d’associations d’anciens combattants et de leurs porte-drapeaux

Fiche pratique n° 2 : Cérémonie à l’occasion de la fête nationale du 14 juilletFiche pratique n° 3 : Organisation d’une cérémonie d’anniversaire de la LibérationFiche pratique n° 4 : Journée de l’EuropeFiche pratique n° 5 : Célébration de l’ Independence dayFiche pratique n° 6 : Commémoration de l’abolition de l’esclavageFiche pratique n° 7 : Commémoration du coup d’État contre le gouvernement de front populaire chilien

et de la mort du président Allende (11 septembre)Fiche pratique nº 8 : Inauguration d’une esplanade dédiée à une figure héroïque de la RésistanceFiche pratique nº 9 : Cérémonie à la mémoire des victimes des persécutions racistes et antisémites

de l'État français et d'hommage aux Justes de France

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III • Honneurs funèbres

A - Honneurs funèbres civils

B - Honneurs funèbres militairesFiche pratique n° 1 - Obsèques d’un maire en exercice

IV • Honorariat

A - Principe

B - Bénéficiaires et prérogatives1. Administration

2. Corps préfectoral

3. Magistrats de l’ordre judiciaire

4. Professeurs de l’enseignement supérieur

5. Notaires

6. Consuls honoraires

7. Maires et adjoints

8. Conseillers généraux et parlementaires

9. Armée

10. Autres professions

V • Hommages publics

A - Les dénominations de voies et édifices publics communaux

B - Les dénominations d’établissements d’enseignement public1. Établissements à la charge de l’État

2. Établissements à la charge des communes

3. Établissements à la charge des départements et des régions

Fiche pratique n° 1 : Inauguration d’une rue et d’une stèle du 19 mars 1962

Fiche pratique nº 2 : Inauguration d'une école élémentaire dénommée « Lucie Aubrac »

VI • Distinctions honorifiques

A - La Légion d’honneur1. Nomination et proposition

2. Grades et dignités

3. Conditions exigées

4. Cérémonie de remise

5. Insigne et port

6. Prérogatives et privilèges

7. Décoration à titre posthume

Fiche pratique n° 1 : Cérémonie de remise de la Légion d’honneur

B - L’ordre national du Mérite1. Grades

2. Conditions de nomination

3. Insigne

4. Remise de l’insigne

5. Prérogatives

C - L’ordre de la Libération1. Insigne

2. Prérogatives

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D - La médaille militaire

E - Autres décorations militaires

F - Autres médailles1. Les ordres des ministères et les mérites

2. Les médailles d’honneur

Fiche pratique n° 1 : Cérémonie de remise de la médaille d’honneur régionale, départementale et communale

Fiche pratique n° 2 : Cérémonie de remise des médailles du travail au sein d’un conseil général

Fiche pratique n° 3 : Cérémonie de remise de la Médaille de la Famille française

G - Le port des décorations françaises1. Les insignes complets réglementaires

2. Les insignes complets en miniature

3. Les barrettes et demi-barrettes

4. Les rubans et rosettes

5. L’ordre des décorations

6. Le port par les femmes

7. Les barrettes, fourragères et aiguillettes

Conclusion

AnnexesAnnexe I : Liste des préséances officielles

Annexe II : Les décorations

Annexe III : Petit répertoire de noms de métiers féminisés

Annexe IV : Quelques contacts pour faire face

Annexe V : Références

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