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GUIDE DE

L’ORGANISATEUR

2013-2014

Première rédaction : 2 août 2013

Par : Olivier Gingras, animateur d’activités étudiantes

Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme

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TABLE DES MATIÈRES

1. DÉFINITIONS

1.1 ACTIVITÉS .................................................................................................................. 4

1.2 ACTEURS IMPLIQUÉS ................................................................................................ 4

2. CATÉGORIES D’ACTIVITÉS

2.1 ACTIVITÉ PERSONNELLE.......................................................................................... 5

2.1.1 VOLET SENSIBILISATION ......................................................................................................................... 5

2.1.2 VOLET AUTOFINANCEMENT ................................................................................................................... 5

2.2 ACTIVITÉ CRÉDITÉE .................................................................................................. 6

2.3 ACTIVITÉ D’AUTOFINANCEMENT ............................................................................. 7

2.3.1 VOLET VENTE DE PRODUITS ALIMENTAIRES .......................................................................................... 7

2.3.2 VOLET VENTE D’ARTICLES PROMOTIONNELS......................................................................................... 7

2.3.3 VOLET VENTE DE BILLETS D’ENTRÉE ...................................................................................................... 8

2.4 ACTIVITÉ DE VIE ÉTUDIANTE .................................................................................... 9

2.4.1 ACTIVITÉ CULTURELLE ............................................................................................................................ 9

2.4.2 ACTIVITÉ SOCIALE ................................................................................................................................... 9

2.4.3 ACTIVITÉ SPORTIVE ................................................................................................................................ 9

2.4.4 ACTIVITÉ COMPLÉMENTAIRE À LA FORMATION .................................................................................. 10

3. RÉSERVATION DE L’EMPLACEMENT

3.1 LOCAUX DE VIE ÉTUDIANTE ................................................................................... 11

3.1.1 PROCÉDURE DE RÉSERVATION* ........................................................................................................... 11

3.1.2 LOCAL JS-101 (LOCAL ÉTUDIANT) ......................................................................................................... 11

3.1.3 LOCAL J-0105 (SALLE POLYVALENTE) ................................................................................................... 12

3.2 SALLES DE CLASSE ................................................................................................ 12

3.2.1 LISTE DES SALLES DE CLASSE ................................................................................................................ 12

3.2.2 CARACTÉRISTIQUES DES SALLES ........................................................................................................... 12


3.3 ESPACES .................................................................................................................. 13

3.3.1 CARACTÉRISTIQUES .............................................................................................................................. 13


3.4 KIOSQUES ................................................................................................................ 13

3.4.1 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX ..................................................................................................................... 13

3.4.2 TYPE DE KIOSQUES ............................................................................................................................... 14

3.4.3 COMPOSITION ET EMPLACEMENT DES KIOSQUES .............................................................................. 14

3.4.4 PROCÉDURE DE RÉSERVATION ............................................................................................................ 14

4. GESTION DE LA LOGISTIQUE

4.1 PLAN D’AMÉNAGEMENT ......................................................................................... 15

4.1.1 DÉMARCHE ........................................................................................................................................... 15

4.1.2 MOBILIER ET MATÉRIEL DISPONIBLES .................................................................................................. 15

4.1.3 MATÉRIEL AUDIOVISUEL ...................................................................................................................... 15

4.1.4 MODÈLES CLASSIQUES ......................................................................................................................... 16

4.1.5 MODÈLE PERSONNALISÉ ...................................................................................................................... 16


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5. PROMOTION DE L’ACTIVITÉ

5.1 AFFICHAGE .............................................................................................................. 18

5.1.1 EXIGENCES ............................................................................................................................................ 18

5.1.2 BABILLARDS .......................................................................................................................................... 18

5.1.3 TÉLÉVISIONS ......................................................................................................................................... 18

5.1.4 HORS-ZONE .......................................................................................................................................... 19

5.2 BAVARD DISCRET ................................................................................................... 19

5.3 UTILISATION DU LOGO DE L’UQO .......................................................................... 19

6. FINANCEMENT DE L’ACTIVITÉ

6.1 SUBVENTION UQO– PROJET D’ANIMATION DU MILIEU ....................................... 20

6.1.1 OBJECTIFS ............................................................................................................................................. 20

6.1.2 CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉS ........................................................................................................... 20

6.1.3 DÉMARCHE ........................................................................................................................................... 20

6.1.4 PROJETS ADMISSIBLES ......................................................................................................................... 21

6.1.5 DÉPENSES ADMISSIBLES ....................................................................................................................... 21

6.1.6 PIÈCES JUSTIFICATIVES ......................................................................................................................... 22

6.1.7 LE MONTANT DE LA SUBVENTION ....................................................................................................... 22

6.1.6 DATE LIMITE DE DÉPÔTS DE PROJETS .................................................................................................. 22

6.2 SUBVENTION – AGE-CEUL ...................................................................................... 23

6.3 AUTRES MOYENS DE FINANCEMENT .................................................................... 23

7. BOTTIN DES RESSOURCES .......................................................... 24


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1. DÉFINITIONS

1.1 ACTIVITÉS ACTIVITÉ DE VIE ÉTUDIANTE Activité culturelle, sociale, sportive ou complémentaire à la formation organisée par l’équipe de l’animation à la vie étudiante, l’étudiant-organisateur ou le regroupement-organisateur. ACTIVITÉ D’AUTOFINANCEMENT Activité organisée par un organisateur afin de financer un projet, en tout est en partie, à l’aide de ses propres moyens ACTIVITÉ PERSONNELLE Activité d’intérêt personnel n’ayant pas de lien direct avec les cours et avec les activités de vie étudiante ACTIVITÉ CRÉDITÉE Activité de vie étudiante organisée dans le cadre d’un cours crédité

ACTIVITÉ DE GRADUATION Activité de graduation : photos de finissants, album, bague et bal

1.2 ACTEURS IMPLIQUÉS L’ÉQUIPE DE L’ANIMATION À LA VIE ÉTUDIANTE L’équipe comprend l’animateur à la vie étudiante, la technicienne en administration et la directrice-adjointe du soutien aux études. L’ÉTUDIANT-ORGANISATEUR Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité de vie étudiante. LE REGROUPEMENT-ORGANISATEUR Regroupement ou association reconnus par l’UQO qui organise une activité de vie étudiante, une activité personnelle ou une activité d’autofinancement. L’ÉTUDIANT-ÉVALUÉ Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité créditée. L’ÉTUDIANT-PROJET PERSONNEL Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité personnelle. L’ORGANISATEUR Regroupe soit l’étudiant-organisateur, le regroupement-étudiant et l’étudiant-projet personnel LE FINISSANT Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité de graduation. L’ÉTUDIANT Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme


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2. CATÉGORIES D’ACTIVITÉS

2.1 ACTIVITÉ PERSONNELLE Activité n’ayant pas de lien direct avec les cours et avec les activités de vie étudiante. Cette activité est organisée selon le champ d’intérêt de l’étudiant-projet personnel.

Exemples d’activités personnelles

Sensibilisation pour une cause sociale Activité autofinancée pour un voyage humanitaire

2.1.1 VOLET SENSIBILISATION L’étudiant-projet personnel peut organiser une activité de sensibilisation à une cause sociale si celle-ci touche une thématique d’un programme d’études offert au campus de l’UQO à Saint-Jérôme. L’étudiant-projet personnel devra démontrer à l’animateur à la vie étudiante que le thème de son activité est en lien avec un programme d’études et ainsi obtenir son autorisation.

Particularités

La tenue d’un kiosque dans le hall d’entrée n’est pas autorisée. L’activité doit se tenir dans une salle de classe. Aucune intervention de l’équipe de l’animation à la vie étudiante. Aucune sollicitation financière n’est permise.

Étape de réalisation

Obtenir l’autorisation de l’animateur à la vie étudiante

2.1.2 VOLET AUTOFINANCEMENT L’équipe de l’animation à la vie étudiante n’autorise aucune activité d’autofinancement pour une activité personnelle. L’étudiant-projet personnel devra vérifier cette possibilité auprès des différentes associations étudiantes.


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2.2 ACTIVITÉ CRÉDITÉE Activité de vie étudiante réalisée dans le cadre d’un cours crédité. L’étudiant est évalué par un professeur ou un chargé de cours pour ce qu’il accomplit.

Liste des cours pouvant organiser des activités de vie étudiante*

MNG1333 - Gestion des équipes SOI3623 - Expérience de santé : groupes et collectivités

Particularités

Aucune intervention de l’équipe de l’animation à la vie étudiante. Projet non-admissible dans le cadre du programme de subvention : Projet

d’animation du milieu Étapes de réalisation

1. Réservation de l’emplacement 2. Gestion de la logistique 3. Promotion de l’activité

*Cette liste fait état des cours où il y a eu le plus de demandes d’activités créditées en 2012-2013. Cette liste peut être modifiée en tout temps.


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2.3 ACTIVITÉ D’AUTOFINANCEMENT Activité organisée sur le campus par un organisateur afin de financer un projet, en tout et en partie, à l’aide de ses propres moyens. Exemples d’activités autofinancées

Soirée 5 @ 7 Pizzathon Kiosque de vente d’objets ou de nourriture

2.3.1 VOLET VENTE DE PRODUITS ALIMENTAIRES Un organisateur peut organiser une activité autofinancée – volet vente de produits alimentaires en s’associant obligatoirement avec le concessionnaire alimentaire du campus. Exigences

L’organisateur doit tenir obligatoirement un kiosque pour faire une activité autofinancée – volet vente de produits alimentaires.

Cette activité doit servir à financer ledit projet. Les produits alimentaires doivent obligatoirement provenir du concessionnaire

alimentaire du campus. Étapes de réalisation

1. Discussion de l’activité avec l’animateur à la vie étudiante 2. Rencontre avec l’animateur et un représentant du concessionnaire alimentaire

2.3.2 VOLET VENTE D’ARTICLES PROMOTIONNELS Un organisateur peut organiser une activité autofinancée – volet vente d’articles en s’associant avec la librairie COOPSCO des Laurentides. Pour vendre tout autre article ne faisant pas partie de l’inventaire de la librairie, l’organisateur doit obtenir l’autorisation de l’animateur à la vie étudiante sur ledit article. Exigences

L’organisateur doit tenir obligatoirement un kiosque pour faire une activité autofinancée – volet vente de produits d’articles.

Cette activité doit servir à financer ledit projet. Aucun objet à caractère religieux ou sexuel n’est autorisé.

Exemples d’articles promotionnels

Bouteille d’eau réutilisable Tasse à café T-Shirt Foulard

Étapes de réalisation

1. Discussion de l’activité avec l’animateur à la vie étudiante 2. Rencontre avec l’animateur et un représentant de la libraire COOPSCO des

Laurentides


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2.3.3 VOLET VENTE DE BILLETS D’ENTRÉE Un organisateur peut vendre des billets échangeables contre une entrée à une activité de vie étudiante qu’il l’organise. Exigences

L’organisateur doit tenir obligatoirement un kiosque pour faire une activité autofinancée – volet vente de billets

La vente de billets de tirage sans permis délivré par la Régie des alcools, des courses et des jeux est interdite. Exemple : les «moitié-moitié», les activités casinos.

Le billet doit préciser la date, l’heure, l’endroit, le prix et le nom de l’organisateur

Exemples d’activités de vie étudiante pouvant nécessiter la vente de billets 5 @ 7 Spectacle Conférence/formation


1. Discussion de l’activité avec l’animateur à la vie étudiante 2. Réservation de l’emplacement 3. Gestion de la logistique 4. Promotion de l’activité


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2.4 ACTIVITÉ DE VIE ÉTUDIANTE Activité culturelle, sociale, sportive ou complémentaire à la formation organisée par l’équipe de l’animation à la vie étudiante, l’étudiant-organisateur ou le regroupement-organisateur.

2.4.1 ACTIVITÉ CULTURELLE Exemples d’activités culturelles*

Semaine culturelle Festival Exposition Spectacle Projection de film Pièce de théâtre

Privilèges

Admissibilité de l’activité au Programme de subvention : Projet d’animation du milieu Soutien de l’animateur à la vie étudiante


1. Discussion de l’activité avec l’animateur à la vie étudiante 2. Réservation de l’emplacement 3. Gestion de la logistique 4. Promotion de l’activité 5. Financement de l’activité

*Ces activités doivent se tenir sur le campus de l’UQO à Saint-Jérôme et doivent rassembler une majorité d’étudiants du campus.

2.4.2 ACTIVITÉ SOCIALE Exemples d’activités sociales

Journal ou blogue étudiant Activité de réseautage

Privilèges




2.4.3 ACTIVITÉ SPORTIVE Exemples d’activités sportives

Équipes récréatives Cours en groupe Club sportif


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2.4.4 ACTIVITÉ COMPLÉMENTAIRE À LA FORMATION Exemples d’activités sportives

Compétition interuniversitaire Colloque Congrès Conférence, formation et atelier Semaine thématique

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3. RÉSERVATION DE L’EMPLACEMENT Étapes de réalisation

1. Discussion de l’activité avec l’animateur à la vie étudiante

2. Réservation de l’emplacement 3. Gestion de la logistique 4. Promotion de l’activité 5. Financement de l’activité

3.1 LOCAUX DE VIE ÉTUDIANTE Le local JS-101 (Local étudiant) et le local J-0105 (Salle polyvalente) sont des locaux généralement utilisés pour des activités de vie étudiante.

3.1.1 PROCÉDURE DE RÉSERVATION* Voici la procédure pour faire une demande de réservation :

1- Se procurer le formulaire de demande de réservation au bureau de la technicienne en administration du Guichet-étudiant/Info campus ou via courriel : [email protected]

2- Remettre le formulaire de demande de réservation dûment rempli, au moins deux semaines avant la tenue de l’activité, à la technicienne en administration du Guichet étudiant.

Une confirmation de la réservation sera envoyée, par courriel, à l’organisateur spécifiant toute modification ou annulation de la demande. *Nous ne garantissons aucunement l’accès aux salles et aux espaces.

3.1.2 LOCAL JS-101 (LOCAL ÉTUDIANT) Ce local est destiné aux activités sportives telles que les cours en groupe. Grandeur

1055 p² Capacité*

78 places assises avec mobilier Emplacement

Ce local est situé au sous-sol, à proximité de vestiaires avec douches. Caractéristiques

Salle multimédia comprenant un ordinateur relié à un projecteur et à des haut-parleurs.

Équipements disponibles (sur réservation) Télévision 46'' avec Xbox Kinect 2 cordes à danser 12 petits cônes orange 1 ballon de Basketball

*Pour établir le nombre maximal de participants pour un cours en groupe (Ex. : Zumba, Aérobie), veuillez demander à l’entraîneur-e le nombre de p² nécessaire par participant.

mailto:[email protected]


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3.1.3 LOCAL J-0105 (SALLE POLYVALENTE) Ce local est destiné aux activités culturelles, sociales et complémentaires à la formation, telles que conférences, ateliers, expositions, spectacles. Capacité

50 places assises avec mobilier Emplacement

Ce local est situé au rez-de-chaussée Caractéristiques

Salle multimédia comprenant un ordinateur relié à un projecteur et à des haut-parleurs. Mur rouge amovible permettant une ouverture de la salle sur le hall d’entrée.

3.2 SALLES DE CLASSE Il y a environ 14 salles de classe au campus de l’UQO à Saint-Jérôme. Celles-ci sont attribuées en priorité aux activités d’enseignement. De façon générale, les salles de classe sont libres pour des activités de vie étudiante selon des plages horaires déterminées.

3.2.1 LISTE DES SALLES DE CLASSE 4ième étage J-4101 : 60 places assises J-4107 : 64 places assises J-4109 : 64 places assises 3ième étage J-3101 :70 places assises J-3107 :70 places assises J-3101+J-3107 : 140 places assises J-3109 : 70 places assises J-3121 : 34 places assises

2ième étage J-2101 : 76 places assises J-2107 : 70 places assises J-2101+J-2107 : 146 places assises 1er étage J-1206 : 40 places assises J-1208 : 58 places assises Sous-sol JS-113 : 56 places assises

3.2.2 CARACTÉRISTIQUES DES SALLES Les salles de classe sont composées de chaises et de tables. Celles-ci sont toutes munies d’un ordinateur relié à un projecteur et à de haut-parleurs. La disposition de la salle est sous la forme traditionnelle d’une classe.

3.2.3 PROCÉDURE DE RÉSERVATION* Réservation en ligne (Symbiose) L’organisateur peut réserver une salle de classe via le portail Symbiose en cliquant sur «Réservation des locaux en ligne» dans la section Mes outils. Adresse web : https://symbiose.uqo.ca/ Réservation en personne L’organisateur se présente au bureau de la secrétaire de direction (J-4020) pour effectuer une réservation d’une salle de classe. *Nous ne garantissons aucunement l’accès aux salles et aux espaces.

https://symbiose.uqo.ca/


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3.3 ESPACES Pour des évènements spéciaux, l’organisateur peut avoir accès aux espaces suivants* :

Sous-sol Rotonde du 3e étage Rotonde du 4e étage

*Selon la disponibilité et le type d’activités

3.3.1 CARACTÉRISTIQUES Capacité*

Sous-sol = plus de 100 personnes Les rotondes = entre 60 et 80 personnes

Ces endroits sont des espaces publics où les étudiants vont manger, faire leurs travaux ou étudier. Des tables et des chaises sont disposées dans ces espaces et sont accessibles à tous. Le sous-sol et les rotondes sont généralement utilisés pour l’organisation d’activité sociale. *La capacité de ces espaces dépend du plan d’aménagement.

3.3.2 PROCÉDURE DE RÉSERVATION* Voici la procédure pour faire une demande de réservation :

1- Se procurer le formulaire de demande de réservation et le plan d’aménagement de la

salle au bureau de la technicienne en administration du Guichet étudiant ou via courriel : [email protected]

2- Remettre le formulaire de demande de réservation et le plan d’aménagement dûment rempli, au moins un mois avant la tenue de l’activité, à la technicienne en administration du Guichet étudiant.

Une confirmation de la réservation sera envoyée, par courriel, à l’organisateur spécifiant toute modification ou annulation de la demande. *Nous ne garantissons aucunement l’accès aux salles et aux espaces.

3.4 KIOSQUES 3.4.1 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX L’organisateur qui désire tenir un kiosque doit respecter les règles suivantes :

Aucune sollicitation n’est permise à l’intérieur de la cafétéria; Aucune sous-location du kiosque n’est permise. L’organisateur du kiosque doit être

présent lors de la tenue de l’évènement. Une affiche doit être apposée sur le kiosque annonçant le nom de l’organisateur et le

but. Ex. : Cette activité est organisée par … et pour…



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3.4.2 TYPE DE KIOSQUES Moyen de communication Recrutement de membres ou de participants, promotion d’une activité de vie étudiante, distribution d’objets promotionnels. Kiosque thématique Sensibilisation à un thème en lien avec un programme d’études ou en lien avec la mission d’un regroupement-organisateur.

3.4.3 COMPOSITION ET EMPLACEMENT DES KIOSQUES Un kiosque est composé d’une table (4'X2'), de deux chaises et d’un paravent. Pour du matériel supplémentaire, l’organisateur doit l’indiquer dans la demande de réservation. Le hall d’entrée du campus est l’endroit tout indiqué pour tenir un kiosque. En temps normal, cet endroit peut contenir un maximum de 7 kiosques.

3.4.4 PROCÉDURE DE RÉSERVATION Voici la procédure pour faire une demande de réservation :

1- Se procurer le formulaire de demande de réservation au bureau de la technicienne

en administration du Guichet-étudiant/Info campus ou via courriel : [email protected]

2- Remettre le formulaire de demande de réservation dûment rempli, au moins deux semaines avant la tenue de l’activité, à la technicienne en administration du Guichet étudiant.

Une confirmation de la réservation sera envoyée, par courriel, à l’organisateur spécifiant toute modification ou annulation de la demande



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4. GESTION DE LA LOGISTIQUE Étapes de réalisation

1. Discussion de l’activité avec l’animateur à la vie étudiante 2. Réservation de l’emplacement

3. Gestion de la logistique 4. Promotion de l’activité 5. Financement de l’activité

4.1 PLAN D’AMÉNAGEMENT Un plan d’aménagement de votre espace doit obligatoirement être joint à votre demande de réservation d’un emplacement si vous prévoyez apporter des modifications au plan initial. Exemples de modifications

Déplacer, enlever ou rajouter du mobilier et/ou du matériel. Installer un équipement impliquant la modification de la structure (mur, plafond, sol)

de l’espace. Il est interdit de déplacer du mobilier dans les différents espaces. L’équipe du Service de Terrains et Bâtiments se chargera d’aménager votre emplacement en conformité avec votre plan d’aménagement.

4.1.1 DÉMARCHE

1- Identifier le local et le matériel nécessaire pour votre activité. 2- Remplir le formulaire de demande de réservation d’un emplacement au bureau de la

technicienne en administration du Guichet-étudiant en précisant le matériel nécessaire.

3- Choisir le type de modèles : Modèle classique : sélectionner le modèle et spécifier le nombre de

participants (à remplir sur le formulaire de demande de réservation) Modèle personnalisé : Remplir le plan de votre aménagement personnalisé.

4.1.2 MOBILIER ET MATÉRIEL DISPONIBLES

Table 4' X 2' Table ronde Chaise Table haute

Tabouret Divan Chevalet Paravent

4.1.3 MATÉRIEL AUDIOVISUEL Le Service de la Bibliothèque (1er étage) offre du matériel audiovisuel en location pour vos activités d’enseignement ou de vie étudiante.

Ordinateur portatif IPAD Appareil photo & Caméra vidéo

Hauts parleurs et amplificateur Micro

L’organisateur doit faire ses propres réservations en se présentant au comptoir de prêts à la bibliothèque.


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4.1.4 MODÈLES CLASSIQUES

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4.2 SERVICE DE TRAITEUR

Si votre activité nécessite le service d’un traiteur, l’organisateur doit faire les démarches nécessaires pour obtenir le service. Il doit toutefois l’indiquer dans la demande de réservation d’un emplacement.

Nous vous suggérons le Café C, concessionnaire alimentaire du campus. Pour obtenir de l’information sur ce traiteur, veuillez écrire à [email protected]

Règlements généraux Il est interdit de distribuer ou vendre de la nourriture préparée à la maison sans

permis de la MAPAC.

4.3 PERMIS D’ALCOOL

L’organisateur d’une activité nécessitant la vente ou la distribution de produits alcooliques doit absolument obtenir un permis de réunion* délivré par le Régie des alcools, des cours et des jeux du Québec (RACJ).

Informations importantes La demande d’un permis de réunion, auprès de la RACJ, doit être envoyée au plus

tard 15 jours avant la tenue de l’activité. Toutefois, l’organisateur doit prévoir 10 jours de plus pour obtenir la signature du propriétaire du bâtiment, tel que requis dans le formulaire.

Le permis de réunion doit être affiché et visible lors de l’activité. Tarif :

o Permis de réunion sans vente de boissons alcooliques = 42$ par jour. o Permis de réunion avec vente de boissons alcooliques = 83$ par jour.

Procédure pour obtenir un permis de réunion 1. Obtenir le formulaire de demande de permis de réunion

Au bureau de la technicienne en administration du Guichet-étudiant En ligne : www.racj.gouv.qc.ca

2. Remplir toutes les sections (sauf la #4) du formulaire de demande de permis de réunion et les informations pour un paiement par carte de crédit.

3. Remettre le formulaire à la technicienne en administration du Guichet étudiant afin qu’elle puisse compléter la section 4, au moins 30 jours avant la tenue de l’activité.

4. Envoyer la demande de permis de réunion à la RACJ à : Palais de Justice

1, rue Notre-Dame Est, bureau 9.01 Montréal (Québec) H2Y 1B6

*Le permis de réunion est aux frais de l’organisateur. *Ces politiques sont sujettes à des changements sans préavis en raison des modifications possibles aux lois gouvernementales applicables.

4.4 SÉCURITÉ SUPPLÉMENTAIRE

Un évènement de plus de 100 personnes implique la présence d’un agent de sécurité supplémentaire aux frais de l’organisateur.

Pour obtenir plus d’information, communiquez avec la technicienne en administration du Guichet étudiant.


http://www.racj.gouv.qc.ca/


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5. PROMOTION DE L’ACTIVITÉ Étapes de réalisation


2. Réservation de l’emplacement

3. Gestion de la logistique

4. Promotion de l’activité 5. Financement de l’activité

5.1 AFFICHAGE 5.1.1 EXIGENCES

Toutes les affiches apposées doivent être munies d’un sceau d’autorisation provenant du Guichet-étudiant/Info-campus.

L’affichage à caractère sexuel, politique et religieux est interdit. Le nom de l’organisateur doit être inscrit clairement sur l’affiche.

5.1.2 BABILLARDS Les babillards sont situés:

À la cafétéria; À proximité de l’entrée du local J-0105 (salle polyvalente); Dans les départements sur les étages.

L’AGE-CEUL et le Service de la Bibliothèque disposent de babillards. Chacune de ces entités a sa propre procédure d'affichage; adressez-vous à chacune d'entre elles pour en savoir plus.

5.1.3 CHEVALETS L’organisateur peut réserver un chevalet au comptoir de prêts de la bibliothèque au 1er étage. Procédure d’affichage sur chevalet

1. Obtenir l’autorisation de la technicienne en administration du Guichet-étudiant

2. Apposer le sceau d’autorisation du Guichet étudiant/Info campus sur l’affiche.

3. Réserver le chevalet à la bibliothèque

5.1.4 TÉLÉVISIONS Les téléviseurs sont situés devant les ascenseurs sur chacun des étages. Règles spécifiques

Créer une diapositive Powerpoint comprenant l’information à transmettre (quoi, quand, qui, où, combien, comment).

Envoyer votre diapositive Powerpoint, par courriel, à la technicienne en administration du Guichet-étudiant en spécifiant la durée de l’affichage. Veuillez prévoir au moins 2 jours avant la publication.


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5.1.5 HORS-ZONE Il est interdit d’afficher sur les murs du campus de l’UQO à Saint-Jérôme. Seuls les évènements à caractère unique et particulier seront permis sous l’approbation de la directrice adjointe du soutien aux études.

5.2 BAVARD DISCRET Le Bavard discret est un outil de diffusion de message à la communauté universitaire. Il est publié dans votre portail Symbiose. Pour publiciser votre activité étudiante, envoyer les informations de manière claire et précise par courriel à [email protected] Exemple d’annonce :

Titre de l’activité: Quand : Coût : Où : Courte description :

Soirée Hockey et ailes de poulet Samedi 11 février 2012 5 $ pour étudiants de l'UQO, 7 $ pour autres Café bar Tonik Les membres de l'AESS (association étudiante de sciences de la santé) organisent cette activité afin de ramasser des fonds pour un stage à l'Ile Maurice. Venez en grand nombre!

5.3 UTILISATION DU LOGO DE L’UQO L’organisateur qui désire utiliser le logo de l’UQO dans ses publications doit obligatoirement obtenir une autorisation de la part de la Direction des communications et du recrutement (DCR) de l’UQO. Veuillez communiquer avec la DCR via courriel : [email protected]




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6. FINANCEMENT DE L’ACTIVITÉ Étapes de réalisation


2. Réservation de l’emplacement

3. Gestion de la logistique

4. Promotion de l’activité

5. Financement de l’activité

6.1 SUBVENTION UQO– PROJET D’ANIMATION DU MILIEU 6.1.1 OBJECTIFS Le programme de subvention vise l’animation du milieu étudiant. Il vise également à soutenir les étudiants dans la réalisation de projets de vie étudiante.

6.1.2 CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉS

Le projet est présenté par un ou des étudiants de l’UQO; Le projet proposé figure parmi la liste des projets admissibles; Le projet se réalise pendant le trimestre d’automne, d’hiver ou d’été; La demande est déposée au responsable au moins dix (10) jours ouvrables avant la

réalisation du projet.

6.1.3 DÉMARCHE Étape #1 Présentation verbale du projet à l’animateur à la vie étudiante.

L’organisateur s’informe auprès de l’animateur à la vie étudiante sur les règles et procédures reliées à une demande de projet d’animation du milieu.

L’animateur aide l’organisateur à définir son projet, s’il y a lieu. Il remet et explique à l’organisateur le formulaire de demande de subvention.

Étape #2 Prise de rendez-vous avec l’animateur à la vie étudiante pour remettre et présenter le formulaire de demande de subvention.

L’animateur fait une première lecture du document et vérifie si le projet répond aux conditions d’admissibilités en vue d’une analyse.

À cette étape, l’animateur peut émettre des recommandations, demande à l’organisateur de spécifier certains éléments dans la demande et demander à l’organisateur de se procurer des pièces justificatives.

Si les informations sont jugées incomplètes par l’animateur à la vie étudiante, l’organisateur doit apporter les corrections à la demande et reprendre un rendez-vous avec l’animateur.

Si le projet nécessite des besoins d’aménagement spécifiques, l’animateur à la vie étudiante invite la technicienne en administration du Guichet étudiant, à cette rencontre.


6. F

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2

1

Étape #3 Analyse du dossier par l’animateur à la vie étudiante

L’animateur à la vie étudiante obtient les autorisations nécessaires par les intervenants clés du campus, notamment le Service des terrains et bâtiments, la Direction du soutien aux études à Saint-Jérôme, l’AGE-CEUL et la COOPSCO des Laurentides.

L’animateur analyse le budget de la demande et juge si le montant de la subvention demandée est réaliste.

Étape #4 Résultats de l’analyse de la demande

L’animateur à la vie étudiante envoie par courriel les résultats de l’analyse à l’étudiant en spécifiant le montant de la subvention alloué, les critères qui ont influencé le montant de la subvention et les conditions requises à l’obtention de la demande.

Si le projet nécessite un plan d’aménagement, l’animateur fait un suivi avec la technicienne en administration du Guichet étudiant.

Étape #5 Réalisation du projet

Si le projet nécessite un plan d’aménagement, la technicienne en administration du Guichet étudiant vérifie auprès de l’organisateur la conformité du plan avec les installations, lors de l’activité.

Étape #6 Remise des pièces justificatives

L’organisateur remet les pièces justificatives déterminées préalablement à l’étape 4. Le chèque est émis dans un délai d’environ 1 mois.

Étape #7 Évaluation de la satisfaction

L’animateur envoie par courriel un sondage de satisfaction à l’organisateur, dans une perspective d’amélioration continue.

6.1.4 PROJETS ADMISSIBLES Projets admissibles Projets non-admissibles

Les activités de vie étudiante Commandites; Activité personnelle,

d’autofinancements, crédités et de graduation;

Échanges internationaux;

6.1.5 DÉPENSES ADMISSIBLES Dépenses admissibles Dépenses non-admissibles

Frais de reprographie; Frais d’inscription pour une

participation de groupe à des colloques, congrès ou séminaires;

Frais d’inscription à des compétitions interuniversitaires;

Location de matériel (sous-

Salaire versé à un étudiant; Boissons alcoolisées; Objets destinés à la vente; Nourriture et breuvage destinés à la

vente; Frais de séjour ou de voyage.


2

2

réserve); Prix de participation en lien avec la

thématique de l’évènement; Nourriture et breuvage pour les

participants Cachets des conférenciers ou des

artistes; Frais de déplacement pour des

regroupements-organisateurs.

6.1.6 PIÈCES JUSTIFICATIVES Pour pouvoir obtenir la subvention, l’organisateur doit remettre une facture du fournisseur prédéterminée à l’étape 4, par l’animateur à la vie étudiante. Par exemple, 10 étudiants participent à une compétition interuniversitaire. Le cout de la compétition est de 100$ par étudiant. Dans le courriel, l’animateur stipule à l’organisateur que le montant de la subvention octroyée est de 50$ par étudiant pour les frais d’inscription. L’organisateur devra remettre une facture de 500$, au nom de l’UQO|Campus de Saint-Jérôme, émis par le comité-organisateur de ladite compétition en spécifiant le nombre d’étudiants. L’autre facture devra être assumée par l’organisateur. Le chèque est émis dans un délai d’un mois.

6.1.7 LE MONTANT DE LA SUBVENTION Le montant de la subvention accordé dépend de plusieurs facteurs.

Qualité du dossier; Impact sur la communauté universitaire; Rayonnement de l’activité à l’intérieur et/ou à l’extérieur de l’UQO; Valorisation de l’engagement étudiant; Nombre d’étudiants impliqués et la clientèle visée; Justesse de budget prévisionnel et montant de la subvention demandée; Contribution financière des étudiants; Contribution financière autre (subventions, commandites); Lieu où se déroule l’activité.

6.1.6 DATE LIMITE DE DÉPÔTS DE PROJETS Le budget annuel consacré à l’ensemble des projets d’animation du milieu est séparé en six périodes. Voici le calendrier des dates limites de dépôts de projets :

20 septembre 20 octobre 20 novembre

20 janvier 20 février 20 mars


2

3

6.2 SUBVENTION – AGE-CEUL L’association générale des étudiants (AGE-CEUL) du campus de l’UQO à Saint-Jérôme possède un programme de subvention selon leurs propres critères d’évaluation. Pour en savoir plus sur le programme de subvention de l’AGE-CEUL, veuillez communiquer par courriel avec la coordonnatrice de l’association étudiante à [email protected] ou en personne au local JS-108 (sous-sol).

6.3 AUTRES MOYENS DE FINANCEMENT

Développer un plan de commandites Organiser une activité d’autofinancement



7. B

OTT

IN D

ES R

ESSO

UR

CES

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4

7. BOTTIN DES RESSOURCES Direction du soutien aux études Line Boucher Directrice du soutien aux études Bureau : J-4200

Monique Côté-Labelle Secrétaire de direction Bureau : J-4200 [email protected]

L’équipe de l’animation à la vie étudiante Liette Faubert Directrice-adjointe du soutien aux études Bureau : J-0304 [email protected] Valérie Brisson Technicienne en administration Bureau : J-0300 [email protected]

Olivier Gingras Animateur à la vie étudiante Bureau : J-0306 [email protected]

Associations et regroupements étudiants

Association générale des étudiants (AGE-CEUL) Bureau : JS-108 [email protected]

Comité parlons psychoed Bureau : À venir Courriel : À venir

Club de FEU Bureau : À venir Courriel : À venir

Modules

Sciences de l’administration Psychoéducation Téléphone: 450 530-7616, poste 4110 Téléphone: 450 530-7616, poste 4005 Bureau : J-4200 Bureau : J-4200

Sciences de la santé Travail social Téléphone : 450 530-7616, poste 4022 Téléphone: 450 530-7616, poste 4066 Bureau : J-4200 Bureau : J-4200

Éducation Téléphone: 450 530-7616, poste 4095 Bureau : J-4200

Autres services

Service de la Bibliothèque Comptoir du prêt : 450 530-7616 poste 4011 Courriel : [email protected]

COOPSCO des Laurentides Librairie : [email protected] Cafétéria : [email protected]









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