GUIDE D’APPLICATION DE LA PROCÉDURE RÉFÉRENDAIRE DANS LE CONTEXTE DE L’ARRÊTÉ 2020-033 DU 7 MAI 2020 Modalités recommandées pour la tenue d’un scrutin référendaire entièrement par correspondance

Ce document a été réalisé par le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation.

Il est publié en version électronique à l’adresse suivante : www.mamh.gouv.qc.ca.

ISBN : 978-2-550-86885-9 (PDF)

Dépôt légal – 2020 Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada

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© Gouvernement du Québec, ministère des Affaires municipales et de l’Habitation, 2020

TABLE DES MATIÈRES

Contexte ........................................................................................ 5

1. Fixation de la date du scrutin .................................................... 5

2. Confection et révision de la liste référendaire ........................... 6

2.1. Confection de la liste par le greffier ou le secrétaire-trésorier ............ 6

2.2. Publication de l’avis aux PHV non domiciliées .................................. 6

2.3. Publication de l’avis de révision de la liste référendaire ..................... 6

2.4. Présentation d’une demande de modification à la liste référendaire .. 7

2.5. Réception des demandes de modification à la liste référendaire ....... 7

2.6. Précisions concernant le personnel d’une commission de révision ... 7

Constitution de la commission de révision de la liste référendaire ........................... 7

Rémunération du personnel référendaire ................................................................. 8

Activités partisanes .................................................................................................. 8

2.7. Travaux de la commission de révision de la liste référendaire ........... 8

2.8. Convocation, enquête et assignation de témoins .............................. 8

2.9. Transmission des avis d’inscription et d’absence d’inscription .......... 9

2.10. Transmission au DGE des changements apportés à la liste référendaire ................................................................................ 9

2.11. Transmission des changements apportés à la liste référendaire aux représentants des camps référendaires ........................ 9

3. Scrutin référendaire ................................................................. 10

3.1. Formalités liées au vote par correspondance .................................. 10

3.2. Information aux PHV sur le vote par correspondance ..................... 10

3.3. Précisions concernant le personnel référendaire ............................. 10

Nomination, formation et assermentation du personnel référendaire ..................... 10

Rémunération du personnel référendaire ............................................................... 11

Activités partisanes ................................................................................................ 11

3.4. Nomination des représentants des camps référendaires et des représentants aux bureaux de vote par correspondance ............. 11

3.5. Établissement de la liste des électeurs inscrits au vote par correspondance ............................................................................... 11

3.6. Établissement du ou des bureaux de vote par correspondance ...... 12

3.7. Publication de l’avis de scrutin référendaire .................................... 12

3.8. Matériel nécessaire au vote par correspondance ............................ 12

3.9. Transmission des enveloppes de vote par correspondance ............ 13

3.10. Distribution facultative de la carte de rappel .................................. 13

3.11. Demandes des PHV n’ayant pas reçu leurs bulletins de vote ........ 13

3.12. Réception des enveloppes de vote................................................ 13

3.13. Traitement des enveloppes ........................................................... 13

3.14. Transmission de la liste des PHV ayant voté aux représentants des camps référendaires ........................................................................ 14

3.15. Dépouillement et recensement des votes ...................................... 14

3.16. Demandes de nouveau dépouillement ou de nouveau recensement .................................................................. 14

3.17. Dépôt de l’état des résultats définitifs du scrutin ............................ 14

3.18. Affichage et publicité partisane ...................................................... 14

3.19. Affichage référendaire ................................................................... 14

4. Destruction des copies des documents d’identification ........... 15

Annexe 1 Informations à la personne habile à voter ........................................... 16

Annexe 2 Avis public du scrutin référendaire ..................................................... 18

5

Contexte Pour permettre aux projets municipaux de suivre leurs cours tout en assurant aux citoyens la possibilité de se prononcer sur les actes susceptibles d’approbation référendaire dans le respect des règles de distanciation sociale, l’arrêté 2020-033 du 7 mai 2020 prescrit certains ajustements à la procédure référendaire, lesquels sont applicables jusqu’à nouvel ordre :

� toute procédure d’enregistrement des personnes habiles à voter (PHV) est remplacée par une période de réception des demandes écrites de scrutin référendaire d’une durée de 15 jours1;

� tout scrutin référendaire doit entièrement se dérouler selon les modalités prévues par le Règlement sur le vote par correspondance (RLRQ, chapitre E-2.2, r. 3) (RVPC).

Ce document décrit les modalités recommandées par le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation pour tenir un scrutin référendaire entièrement par correspondance.

Il est à noter que les dispositions de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (LERM) et de ses règlements d’application demeurent applicables, avec les adaptations nécessaires pour tenir compte de l’arrêté 2020-033. Ainsi, en l’absence de précisions dans les pages qui suivent, il faut considérer que les règles usuelles s’appliquent.

1. Fixation de la date du scrutin En vertu de l’arrêté 2020-033, aucun scrutin physique ne peut être tenu. Toutefois, il est requis de fixer un jour de scrutin fictif aux fins de l’application du calendrier électoral. Conformément à la LERM, le jour de scrutin fictif doit :

� être fixé au plus tard lors de la séance du conseil suivant celle du dépôt du certificat établissant les résultats de la procédure de demande de scrutin référendaire (LERM, art. 558);

� être un dimanche compris dans les 120 jours qui suivent la date d’adoption du règlement, de la résolution ou de l’ordonnance (LERM, art. 568).

En cas de circonstances exceptionnelles, il demeure possible de demander à la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation de permettre la fixation d’une date de scrutin postérieure à ce délai (LERM, art. 568).

Comme établi par l’arrêté 2020-033, la période d’exercice du vote par correspondance, laquelle se termine normalement le deuxième jour précédant le jour du scrutin, est prolongée jusqu’au dimanche suivant le jour du scrutin fictif.

Les délais prévus par la LERM et par le RVPC relativement à la date limite de réception des votes, au dépouillement et au recensement des votes, aux demandes de nouveau dépouillement ou de nouveau recensement des votes ainsi qu’à l’affichage référendaire devraient être décalés de sept jours pour tenir compte de ce délai supplémentaire (voir les sections subséquentes concernées).

1 Les modalités recommandées par le Ministère pour tenir une procédure de demande écrite de scrutin référendaire en remplacement de la procédure d’enregistrement des PHV sont présentées dans un guide accessible ici.

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2. Confection et révision de la liste référendaire 2.1. Confection de la liste par le greffier ou le secrétaire-trésorier Conformément à l’article 560 de la LERM, le greffier ou le secrétaire-trésorier doit dresser la liste référendaire après le jour où est déterminé le jour du scrutin fictif et avant le 25e jour précédant le jour du scrutin fictif.

2.2. Publication de l’avis aux PHV non domiciliées Au plus tard le 40e jour précédant celui fixé pour le scrutin fictif, le greffier ou le secrétaire-trésorier doit donner un avis public mentionnant le droit, pour les propriétaires ou occupants uniques, les copropriétaires ou cooccupants désignés ou les représentants des personnes morales, d’être inscrits sur la liste référendaire et indiquant la façon d’obtenir des renseignements sur les règles relatives à leur inscription (LERM, art. 527 et 529). Selon l’article 4 du RVPC, cet avis doit inclure les informations relatives au droit, pour tout électeur, de voter par correspondance.

Par l’effet de l’arrêté 2020-033, il est recommandé que cet avis aux PHV non domiciliées précise :

� le fait que le scrutin référendaire se tient uniquement par correspondance; � le fait que toute PHV inscrite sur la liste référendaire peut voter par correspondance

sans avoir à formuler une demande préalable à la municipalité; � la date et l’heure limites de réception des bulletins de vote au bureau du greffier

ou du secrétaire-trésorier2.

2.3. Publication de l’avis de révision de la liste référendaire L’avis de révision de la liste référendaire (LERM, art. 125 et 561) devrait être adapté pour tenir compte du fait que les demandes de modification à la liste référendaire (inscription, radiation, correction) doivent être transmises par écrit (voir la section 3.4). Il est recommandé que cet avis précise :

� la manière de transmettre une demande de modification (section 3.4); � la manière d’obtenir les formulaires de demande de modification (section 3.4); � la période de réception des demandes de modification (section 3.5); � les documents devant être joints à la demande dans le cas d’une demande d’inscription

d’une PHV domiciliée sur le territoire de la municipalité (section 3.4).

2 En vertu de l’arrêté 2020-033, cette période se termine à 16 h 30 le septième jour suivant le jour du scrutin.

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2.4. Présentation d’une demande de modification3 à la liste référendaire Dans le but de faciliter la démarche des demandeurs et d’uniformiser les demandes transmises, il est recommandé que des formulaires d’inscription, de radiation et de correction soient fournis :

� sur le site Internet de la municipalité ou sur tout autre site pertinent; � sur demande formulée au greffier ou au secrétaire-trésorier ou encore à la commission

de révision.

Il est recommandé d’utiliser les formulaires de demande d’inscription, de radiation et de correction produits par le Directeur général des élections (DGE), lesquels sont disponibles sur l’extranet municipal des services en ligne d’Élections Québec. Il est possible d’exiger que toute demande de modification soit présentée au moyen des formulaires fournis.

Toute demande d’inscription d’une PHV domiciliée sur le territoire de la municipalité doit être accompagnée d’une copie (photo, photocopie) de deux documents, dont l’un doit mentionner le nom et la date de naissance et l’autre, le nom et l’adresse du domicile de la personne dont l’inscription est demandée (LERM, art. 133).

2.5. Réception des demandes de modification à la liste référendaire Toute demande de modification à la liste référendaire devrait être transmise par écrit au greffier ou au secrétaire-trésorier, qui la remettra à la commission de révision (LERM, art. 134.1).

L’arrêté 2020-033 ne prescrit pas les modalités selon lesquelles les demandes de modification doivent être transmises à la municipalité. Toutefois, afin de favoriser la présentation des demandes, il est recommandé d’accepter la transmission par la poste et la transmission par voie électronique (courriel ou formulaire en ligne).

Il est recommandé que la période de réception des demandes de modification débute le jour de la publication de l’avis public de révision de la liste référendaire et qu’elle se termine le 12e jour précédant celui fixé pour le scrutin fictif.

2.6. Précisions concernant le personnel d’une commission de révision Constitution de la commission de révision de la liste référendaire Le greffier ou le secrétaire-trésorier établit une ou plusieurs commissions de révision de la liste référendaire conformément aux dispositions de la LERM. Tout membre, secrétaire ou agent réviseur d’une commission doit être assermenté (LERM, art. 563) dans le respect des consignes sanitaires applicables. Il est possible de procéder à l’assermentation à distance d’une déclaration écrite en respectant les exigences décrites sur le site du ministère de la Justice.

3 Dans ce document, l’expression « demande de modification à la liste référendaire » inclut les demandes d’inscription, de radiation et de correction.

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Rémunération du personnel référendaire Dans le cadre de leurs fonctions liées à la révision de la liste référendaire, le greffier ou le secrétaire-trésorier et tout membre, secrétaire et agent réviseur d’une commission de révision ont droit à la rémunération fixée dans le Règlement sur le tarif des rémunérations payables lors d’élections et de référendums municipaux dans le cas où la municipalité n’a pas établi le sien ou n’y a pas fixé la rémunération ou l’allocation de ces personnes (LERM, art. 565).

Activités partisanes Les règles applicables en matière d’activités partisanes s’appliquent à tout membre du personnel référendaire (LERM, art. 86 et 567). Ainsi, un membre, un secrétaire ou un agent réviseur d’une commission ne peut se livrer à une activité de nature partisane les jours prévus pour l’exercice de ses fonctions.

2.7. Travaux de la commission de révision de la liste référendaire Puisque la commission de révision ne reçoit pas de demandes en personne, il n’est pas requis que le greffier ou le secrétaire-trésorier :

� détermine l’endroit où siégera la commission (LERM, art. 112); � avise les représentants des camps référendaires de sa décision (LERM, art. 113).

La commission de révision doit néanmoins terminer ses travaux de révision au plus tard le 10e jour précédant celui fixé pour le scrutin fictif (LERM, art. 122).

Le Ministère recommande aux greffiers et aux secrétaires-trésoriers d’encourager les membres des commissions de révision à se réunir par visioconférence plutôt qu’en personne pour réaliser leurs travaux, lorsque cela est possible.

Si, toutefois, les membres d’une commission de révision se rassemblent dans un même lieu pour analyser les demandes de modification, ils doivent veiller au respect des consignes sanitaires applicables.

L’arrêté 2020-033 a pour effet de rendre inapplicable l’obligation de la commission de révision d’analyser sur-le-champ chaque demande reçue (LERM, art. 134). Toutefois, les analyses devraient être réalisées au fur et à mesure, sans attendre la fin de la période de réception des demandes.

Puisque chaque décision est rendue en l’absence du demandeur et de la personne visée, la commission de révision devrait toujours les en aviser le plus rapidement possible (LERM, art. 137.2). La commission peut utiliser les coordonnées inscrites sur la demande (adresse courriel ou numéro de téléphone), le cas échéant, pour aviser rapidement le demandeur ou la personne visée. Dans tous les cas, un avis écrit doit leur être transmis.

2.8. Convocation, enquête et assignation de témoins Avant de radier une personne ou de refuser d’en inscrire une, la commission de révision doit convoquer cette personne pour qu’elle puisse se faire entendre en respectant le délai d’un jour franc (LERM, art. 137). Par l’effet de l’arrêté 2020-033, il n’est pas possible de convoquer quelqu’un en personne devant la commission. La personne convoquée doit pouvoir se faire entendre à distance, selon des modalités convenues avec la commission (conférence téléphonique, visioconférence). L’avis de convocation devrait être adapté en conséquence.

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Toute démarche d’enquête ou de vérification entreprise par la commission ou un agent réviseur doit se faire en évitant de rencontrer physiquement les personnes concernées.

En cas d’assignation de témoins à comparaître (LERM, art. 120 et 135), l’audition ne peut pas se faire en personne devant la commission. La personne assignée doit pouvoir livrer son témoignage selon les modalités convenues avec la commission (conférence téléphonique, visioconférence). L’avis d’assignation devrait être adapté en conséquence. Les avis de convocation et d’assignation continuent d’être notifiés (LERM, art. 120, 135 et 137). Ils doivent donc être signifiés personnellement aux personnes concernées.

2.9. Transmission des avis d’inscription et d’absence d’inscription Au plus tard le cinquième jour avant le dernier jour de réception des demandes de modification à la liste référendaire, le greffier ou le secrétaire-trésorier doit faire parvenir (LERM, art. 126 et 561) :

� à chaque personne inscrite sur la liste référendaire soumise à la révision, un avis reproduisant les mentions qui la concernent;

� à chaque adresse pour laquelle aucune PHV domiciliée n’est inscrite sur la liste référendaire soumise à la révision et qui est comprise dans le territoire de la municipalité ou du secteur concerné, un avis indiquant cette absence d’inscription.

Il est recommandé que ces avis mentionnent également : � la manière de transmettre une demande de modification (section 3.4); � la manière d’obtenir les formulaires de demande de modification (section 3.4); � la période de réception des demandes de modification (section 3.5); � les documents devant être joints à la demande dans le cas d’une demande

d’inscription (section 3.4).

2.10. Transmission au DGE des changements apportés à la liste référendaire Le plus tôt possible après avoir reçu les décisions de la commission de révision, le greffier ou le secrétaire-trésorier communique au DGE les changements apportés à la liste référendaire concernant les PHV domiciliées sur le territoire de la municipalité ou du secteur concerné, ainsi que tout autre renseignement exigé en vertu de l’article 140 de la LERM.

Ces renseignements doivent être transmis au DGE au plus tard le 30e jour suivant la fin ou l’interruption de la révision de la liste référendaire.

2.11. Transmission des changements apportés à la liste référendaire aux représentants des camps référendaires Le plus tôt possible après avoir reçu les décisions de la commission de révision, le greffier ou le secrétaire-trésorier transmet gratuitement aux représentants des deux camps référendaires une copie de la liste révisée ou des relevés des changements apportés à la liste soumise à la révision (LERM, art. 139).

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3. Scrutin référendaire 3.1. Formalités liées au vote par correspondance En vertu de l’arrêté 2020-033, le scrutin référendaire doit entièrement se dérouler selon les modalités prévues par le Règlement sur le vote par correspondance (RLRQ, chapitre E-2.2, r. 3), et ce, sans formalités préalables (LERM, art. 659.4) :

� Il n’est pas requis que le conseil municipal adopte préalablement une résolution permettant l’exercice du vote par correspondance.

� Toutes les PHV, tant domiciliées et que non domiciliées, peuvent voter par correspondance. � Les PHV n’ont pas à soumettre de demande au greffier ou au secrétaire-trésorier pour

exercer leur droit de vote par correspondance.

3.2. Information aux PHV sur le vote par correspondance Lorsque la loi s’applique de façon régulière, le greffier ou le secrétaire-trésorier doit, le plus tôt possible après l’adoption de la résolution fixant la date du scrutin, prendre les moyens nécessaires pour informer adéquatement les PHV de leur droit de voter par correspondance si elles en font la demande (RVPC, art. 3).

Par l’effet de l’arrêté 2020-033, il est recommandé que :

� l’information transmise par le greffier ou le secrétaire-trésorier précise que le scrutin se déroulera entièrement par correspondance et qu’il n’est pas requis de transmettre une demande à la municipalité pour exercer son droit de vote par correspondance;

� les mentions suivantes figurent dans l’information transmise :

› la date à laquelle seront expédiés les bulletins de vote,

› la période de réception des bulletins de vote au bureau de la municipalité (date et heure limites, soit, en vertu de l’arrêté 2020-033, à 16 h 30 le septième jour suivant le jour du scrutin fictif),

› la possibilité de faire une demande de bulletin de vote à défaut d’en avoir reçu un avant le sixième jour précédant celui fixé pour le scrutin fictif.

L’information devrait être transmise ou accessible à l’ensemble des PHV inscrites sur la liste référendaire.

Un modèle de formulaire d’information est présenté en annexe.

3.3. Précisions concernant le personnel référendaire Nomination, formation et assermentation du personnel référendaire Le greffier ou le secrétaire-trésorier doit nommer un scrutateur et un secrétaire de bureau de vote pour chaque bureau de vote par correspondance qu’il établit. Si le greffier ou le secrétaire-trésorier établit un seul bureau de vote par correspondance, il peut exercer la fonction de scrutateur, et le secrétaire de référendum, celle de secrétaire du bureau de vote (LERM, art. 76).

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En l’absence de bureau de vote physique, le greffier ou le secrétaire-trésorier n’a pas besoin de nommer de membres d’une table de vérification de l’identité des PHV ni de préposés à l’information et au maintien de l’ordre. Le personnel référendaire doit être assermenté en se conformant aux règles de distanciation sociale en vigueur (LERM, art. 85). Il est possible de procéder à l’assermentation à distance d’une déclaration écrite en respectant les exigences décrites sur le site du ministère de la Justice.

Il est recommandé que la liste des membres du personnel référendaire soit affichée sur le site Internet de la municipalité ou tout autre site pertinent plutôt qu’elle soit affichée au bureau de la municipalité (LERM, art. 87).

La formation du personnel référendaire doit se faire dans le respect des consignes sanitaires applicables. Dans le cas où plusieurs bureaux de vote sont établis, il est recommandé de procéder à plusieurs formations en petits groupes plutôt que de rassembler l’ensemble du personnel référendaire au même endroit. La formation en ligne pourrait également être privilégiée.

Rémunération du personnel référendaire Tout membre du personnel référendaire a droit à la rémunération fixée dans le Règlement sur le tarif des rémunérations payables lors d’élections et de référendums municipaux dans le cas où la municipalité n’a pas établi le sien ou n’y a pas fixé la rémunération ou l’allocation de cette personne (LERM, art. 88 et 567).

Activités partisanes Les règles applicables en matière d’activités partisanes s’appliquent à tout membre du personnel référendaire (LERM, art. 86 et 567). Ainsi, un membre du personnel référendaire ne peut se livrer à une activité de nature partisane les jours prévus pour l’exercice de ses fonctions.

3.4. Nomination des représentants des camps référendaires et des représentants aux bureaux de vote par correspondance Conformément aux règles prévues par la LERM, le greffier ou le secrétaire-trésorier nomme, sur demande, les représentants des deux camps référendaires et les représentants aux bureaux de vote par correspondance (LERM, art. 564 et 570).

La nomination des représentants affectés aux bureaux de vote est valide pour toute la durée de la période de réception des enveloppes, de traitement des enveloppes et de dépouillement des votes (LERM, art. 570, al. 3).

3.5. Établissement de la liste des électeurs inscrits au vote par correspondance Il n’est pas requis de dresser la liste des PHV inscrites au vote par correspondance et d’en transmettre une copie aux représentants des camps référendaires (RVPC, art. 7), puisque cette liste équivaut à la liste référendaire.

Pour la même raison, il n’est pas requis que le greffier ou le secrétaire-trésorier remette au scrutateur du bureau de vote par correspondance une copie de la liste des PHV inscrites au vote par correspondance (RVPC, art. 12).

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3.6. Établissement du ou des bureaux de vote par correspondance Comme le prévoit l’article 8 du RVPC, le greffier ou le secrétaire-trésorier établit tout bureau de vote par correspondance qu’il juge nécessaire, détermine les sections de votes qui y sont rattachées et avise les représentants des camps référendaires de sa décision.

Le plus tôt possible, il doit aviser les représentants des camps référendaires des endroits où sont établis les bureaux de vote par correspondance (RVPC, art. 8).

3.7. Publication de l’avis de scrutin référendaire L’avis de scrutin référendaire doit être publié au plus tard le 10e jour précédant celui fixé pour le scrutin fictif (LERM, art. 572). Pour tenir compte de l’arrêté 2020-033, il est recommandé que l’avis mentionne :

� le numéro, le titre, l’objet et la date d’adoption du règlement, de la résolution ou de l’ordonnance faisant l’objet du référendum;

� le fait qu’en vertu de l’arrêté 2020-033 du 7 mai 2020, le scrutin référendaire se tient uniquement par correspondance;

� le fait que toute PHV inscrite sur la liste référendaire peut voter par correspondance sans avoir à formuler une demande préalable à la municipalité;

� la manière dont le règlement, la résolution ou l’ordonnance faisant l’objet du référendum peut être consulté;

� le texte de la question référendaire; � le jour et l’heure où commencera le recensement des votes et le lieu où il s’effectuera; � le cas échéant, le montant de l’emprunt projeté et l’emploi projeté des sommes empruntées; � le cas échéant, le secteur concerné. Dans ce cas, il est requis d’illustrer, à l’aide d’un

croquis, le périmètre du secteur ou d’en faire une description, en utilisant autant que possible le nom des voies de circulation.

Les mentions prévues à l’article 6 du RVPC devraient également figurer sur l’avis, soit :

� la date et l’heure limites de réception des bulletins de vote; � les coordonnées du greffier ou du secrétaire-trésorier et, le cas échéant,

celles de ses adjoints; � les jours et les heures pendant lesquels la PHV qui n’a pas reçu ses bulletins de vote

peut les obtenir en s’adressant au bureau du greffier ou du secrétaire-trésorier.

Un modèle d’avis de scrutin référendaire est présenté en annexe.

3.8. Matériel nécessaire au vote par correspondance Le matériel nécessaire au vote par correspondance n’est pas modifié par l’arrêté 2020-033 (RVPC, art. 9). Toutefois, les instructions pour voter devraient être adaptées pour indiquer notamment :

� que l’enveloppe de vote doit être transmise par la poste; � que les PHV doivent transmettre leur enveloppe le plus rapidement possible

pour tenir compte des délais de livraison postaux.

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3.9. Transmission des enveloppes de vote par correspondance Comme le prévoit l’article 9 du RVPC, la transmission des enveloppes de vote par correspondance doit se faire après le dernier jour de réception des demandes de modification à la liste référendaire et au plus tard le 10e jour précédant celui fixé pour le scrutin. La transmission doit donc se faire le 11e ou le 10e jour précédant le jour fixé pour le scrutin fictif.

Le greffier ou le secrétaire-trésorier doit faire parvenir une enveloppe de vote à toutes les PHV inscrites sur la liste référendaire.

3.10. Distribution facultative de la carte de rappel Puisqu’une enveloppe de vote par correspondance est transmise à toutes les PHV inscrites sur la liste référendaire et que celle-ci contient toutes les informations relatives au vote, il n’est pas obligatoire de faire distribuer une carte de rappel, et ce, y compris dans les municipalités de 20 000 habitants et plus (LERM, art. 573).

3.11. Demandes des PHV n’ayant pas reçu leurs bulletins de vote À compter du sixième jour précédant celui fixé pour le jour du scrutin fictif, tout électeur qui n’a pas reçu ses bulletins de vote peut s’adresser au greffier ou au secrétaire-trésorier pour les obtenir (RVPC, art. 10). De telles demandes peuvent être reçues jusqu’à la fin de la période de vote par correspondance, c’est-à-dire jusqu’au septième jour suivant celui fixé pour le scrutin fictif.

3.12. Réception des enveloppes de vote Afin d’éviter les déplacements et les rassemblements des citoyens, le greffier ou le secrétaire-trésorier doit limiter la réception des enveloppes par voie postale. Il ne doit pas être possible pour les PHV de remettre leur enveloppe en personne au bureau du greffier ou du secrétaire- trésorier (RVPC, art. 19).

Toute enveloppe reçue après 16 h 30 le septième jour suivant celui fixé pour le scrutin fictif est annulée (RVPC, art. 20).

3.13. Traitement des enveloppes Le traitement des enveloppes de vote par correspondance doit se faire selon les procédures régulières, à partir du 10e jour précédant celui fixé pour le scrutin fictif (RVPC, art. 12 et 13).

Le greffier ou le secrétaire-trésorier doit veiller au respect des consignes sanitaires applicables.

Puisque les règles usuelles de traitement des enveloppes sont applicables, le scrutateur et le secrétaire ne sont pas autorisés à procéder au traitement des enveloppes à distance par l’entremise de moyens de communication audiovisuels. De même, les représentants des camps référendaires ne sont pas autorisés à observer le traitement des enveloppes autrement qu’en personne.

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3.14. Transmission de la liste des PHV ayant voté aux représentants des camps référendaires Par l’effet de l’arrêté 2020-033, la transmission de la liste des PHV qui ont voté par correspondance aux représentants des camps (RVPC, art. 28) devrait être faite le deuxième jour précédant le jour du scrutin fictif et établir les PHV ayant voté à cette date.

3.15. Dépouillement et recensement des votes Par l’effet de l’arrêté 2020-033, l’article 29 du RVPC doit être adapté pour prévoir que le dépouillement des votes commence après 16 h 30 le septième jour suivant celui fixé pour le scrutin fictif, et ce, dès que l’ensemble des enveloppes reçues avant ce délai ont été traitées. Le dépouillement et le recensement des votes doivent se faire selon les procédures habituelles.

Le greffier ou le secrétaire-trésorier doit veiller au respect des consignes sanitaires applicables.

3.16. Demandes de nouveau dépouillement ou de nouveau recensement Comme le prévoit l’article 264 de la LERM, les demandes de nouveau dépouillement ou de nouveau recensement des votes peuvent être transmises au greffier ou au secrétaire-trésorier jusqu’au quatrième jour suivant la fin du recensement des votes.

3.17. Dépôt de l’état des résultats définitifs du scrutin Les règles usuelles de la LERM s’appliquent en ce qui concerne le dépôt de l’état des résultats définitifs du scrutin référendaire (LERM, art. 264 et 578).

3.18. Affichage et publicité partisane Les règles usuelles en matière d’affichage et de publicité partisane sont applicables sur les lieux de tout bureau de vote par correspondance (LERM, art. 283 et 567).

3.19. Affichage référendaire Toute affiche se rapportant à un référendum doit être enlevée au plus tard 15 jours après la dernière journée de réception du vote par correspondance.

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4. Destruction des copies des documents d’identification Afin de respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels des PHV, les copies des documents d’identification accompagnant une demande de modification de la liste référendaire ou un bulletin de vote par correspondance devraient être détruites à la première des occurrences suivantes :

� lorsque le processus référendaire est annulé par l’abrogation du règlement ou de la résolution concerné;

� à la fin du délai pour demander un nouveau dépouillement ou un nouveau recensement des votes (LERM, art. 264) ou, lorsqu’une telle demande a été formulée, après que le juge a certifié les résultats du scrutin (LERM, art. 273).

Annexe 1 Informations à la personne habile à voter

Informations à la personne habile à voter Vote par correspondance

Municipalité Scrutin du

année mois jour

Je, ,

Greffier ou secrétaire-trésorier

vous informe qu’au regard du référendum concernant (le règlement, la résolution ou l’ordonnance) numéro (inscrire le numéro) intitulé : (inscrire le titre) : x en vertu de l’arrêté 2020-033 du 7 mai 2020, pris dans le contexte de la déclaration d’urgence sanitaire ordonnée par le gouvernement, le scrutin se déroulera entièrement par correspondance; x toute personne habile à voter inscrite sur la liste référendaire pourra voter par correspondance, et ce, sans formuler de demande à cet effet auprès de la municipalité; x les bulletins de vote par correspondance seront expédiés à l’ensemble des personnes habiles à voter inscrites sur la liste référendaire le (indiquer le 11e ou le 10e jour précédant celui fixé pour le scrutin fictif) :

année mois jour

x l’enveloppe contenant le bulletin de vote devra être reçue au bureau du greffier ou du secrétaire-trésorier au plus tard à 16 h 30 le (indiquer le 7e jour suivant celui fixé pour le scrutin fictif) :

année mois jour

x les personnes habiles à voter qui n’auront pas reçu le bulletin de vote pourront communiquer avec le greffier ou le secrétaire-trésorier afin de l’obtenir à compter du (indiquer le 6e jour précédant celui fixé pour le scrutin fictif) :

année mois jour

Vous pouvez me joindre ou joindre mon adjoint, le cas échéant, à l’adresse et au numéro de téléphone suivants :

Greffier ou secrétaire-trésorier Adjoint

Adresse : Adresse :

Numéro de téléphone : Numéro de téléphone :

Signature

Greffier ou secrétaire-trésorier année mois jour

Annexe 2 Avis public du scrutin référendaire

Avis public du scrutin référendaire Vote par correspondance

Municipalité

Scrutin du

année mois jour

AVIS PUBLIC est, par la présente, donné aux personnes inscrites sur la

liste référendaire de la municipalité ou du secteur concerné que :

Page de

1° un scrutin est nécessaire à la suite de l’adoption :

Pour consultation :

� du règlement

� de la résolution

� de l’ordonnance Endroit

numéro : titre : objet : date de l’adoption : montant et emploi projeté des sommes de l’emprunt (le cas échéant) :

2° la question référendaire est la suivante :

3° le scrutin concerne : � l’ensemble de la municipalité � un secteur de la municipalité (croquis facultatif)

Description sommaire du périmètre du secteur concerné (en plus ou au lieu du croquis)

4° les renseignements sur le vote sont les suivants :

x en vertu de l’arrêté 2020-033 du 7 mai 2020, pris dans le contexte de la déclaration d’urgence sanitaire ordonnée par le gouvernement, le scrutin se déroulera entièrement par correspondance;

x toute personne habile à voter inscrite sur la liste référendaire pourra voter par correspondance, et ce, sans formuler de demande à cet effet auprès de la municipalité;

x les bulletins de vote par correspondance seront expédiés à l’ensemble des

personnes habiles à voter inscrites sur la liste référendaire le (indiquer le 11e ou le 10e jour précédant celui fixé pour le scrutin fictif) :

année mois jour

x l’enveloppe contenant le bulletin de vote devra être reçue au bureau du greffier ou du secrétaire-trésorier au plus tard à 16 h 30 le (indiquer le 7e jour suivant celui fixé pour le scrutin fictif) :

année mois jour

x les personnes habiles à voter qui n’auront pas reçu le bulletin de vote pourront communiquer avec le greffier ou le secrétaire-trésorier afin de l’obtenir à compter du (indiquer le 6e jour précédant celui fixé pour le scrutin fictif) :

année mois jour

Pour plus d’information, vous pouvez me joindre ou joindre mon adjoint, le cas échéant, à l’adresse et au numéro de téléphone suivants :

Greffier ou secrétaire-trésorier Adjoint

Adresse : Adresse :

Numéro de téléphone : Numéro de téléphone :

5° le recensement des votes sera effectué au lieu, à la date et à l’heure suivants :

endroit :

date :

heure :

Signature

Donné à

, le

Municipalité année mois jour

Greffier ou secrétaire-trésorier