Janvier 2017

GUIDE DE CLTURE DES COMPTES DES ORGANISMESPUBLICS DE LTAT SOUMIS AUX REGLES DE

LA COMPTABILIT PUBLIQUE

Fiches pratiques -

Service Comptable de ltat

Bureau des Oprateurs de ltat (CE-2B)

Sommaire

Introduction.5

Fiche 1 : Les enjeux danticipation pour ltat et les tablissements publics des travaux de clture descomptes6

Fiche 2 : Les conditions de russite dune bonne clture des comptes10

Fiche 3 : Les principaux points de vigilance comptable en matire de clture descomptes18

Fiche 4 : Calendrier cible pour la clture des comptes28

Annexes : Documentation29

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Introduction

La circulaire budgtaire et comptable des organismes publics et des oprateurs de ltatprcise que les comptes sur chiffres dfinitifs des entits doivent tre transmis la DGFiP au plustard le dernier jour du mois de janvier de lexercice N+1.

Le dcret n 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestion budgtaire et comptablepublique (GBCP) prvoit que le compte financier, vis par lordonnateur, est soumis lorganedlibrant qui larrte aprs avoir entendu lagent comptable. Il doit tre transmis ainsi que le caschant, les observations de lagent comptable mentionnes larticle 212 au juge des comptes auplus tard dans les 4 mois qui suivent la clture de lexercice.

Afin de respecter ce calendrier, les agents comptables et les ordonnateurs doivent prparer,en lien avec le contrleur de lorganisme, la clture de lexercice tout au long de lanne.

Le respect de la date de dlibration du compte financier par lorgane dlibrant reprsentel'aboutissement d'un travail commun entre les organismes publics, les ministres de tutelle, lescontrleurs budgtaires ou conomiques et financiers et les commissaires aux comptes. Lintrtde cette opration ne rside donc pas seulement dans lacclration de la mise disposition delinformation financire, qui est dj un objectif en soi pour les gestionnaires, mais se trouve aussidans la meilleure organisation quelle suppose pendant toute lanne, pouvant gnrer des progrsapprciables en matire de gestion et de pilotage.

Ce guide na pas vocation prsenter de manire exhaustive lintgralit des rgles mettre enuvre en matire de clture des comptes, mais recense un certain nombre de prconisations et debonnes pratiques.

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Le prsent guide a pour objet de:

Rappeler les enjeux lis au respect du calendrier de clture des comptes;

Souligner la ncessit de rduire les dlais darrt des comptes;

Recenser les bonnes pratiques visant lanticipation des oprations de

clture des comptes.

Les enjeux danticipation pour ltat et pour les tablissements

publics des travaux de clture des comptes

I. Les enjeux danticipation des travaux de clture des comptes.

La clture des comptes constitue une priode particulirement sensible, non seulement parce quelleest ralise dans des dlais contraints, mais aussi parce quelle consiste en la ralisation doprationsponctuelles, rcurrentes mais non quotidiennes. Elle prsente galement des enjeux et des risquesimportants dans la mesure o elle doit garantir le correct rattachement des charges et des produits lexercice, ainsi quune vision patrimoniale rpondant aux exigences comptables de sincrit et defidlit. Ces proccupations sont structurantes tout au long de la gestion, elles requirent lamobilisation de lagent comptable travers une collaboration active avec son ordonnateur et lesservices gestionnaires de ltablissement.

Les principaux enjeux de la priode dinventaire sont les suivants :

Les enjeux de la priode dinventaire ne rsident pas seulement dans lacclration de la dtermination dun rsultat fiable, ils se trouvent galement dans la meilleure organisation que cette priode suppose tout au long de lanne (comptabilit des engagements, meilleursuivi des crances et des dettes,.. ). Ce travail de rflexion et danticipation concerne lesservices de lordonnateur comme ceux de lagent comptable, et est de nature amliorer la qualit comptable en fiabilisant linformation financire.

Les organismes doivent avoir achev leurs oprations dinventaire de manire pouvoirtransmettre leurs comptes dans des dlais compatibles avec le calendrier dtablissementdes comptes de ltat.

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Renforcer l'apport de la comptabilit gnrale comme outil d'aide la gestion. Des comptes utiles sont des comptes sincres et rguliers, mais galement des comptes produits dansdes dlais compatibles avec le calendrier de dcision en matire de gestion (allocation des ressources,optimisation de la gestion des actifs, actions en recouvrement, politique en matire d'amortissement,etc.). De ce point de vue, lacclration de la production des comptes bon indicateur de qualit de lagestion budgtaire et comptable dun tablissement permet daider les gestionnaires, les conseilsdadministration et les tutelles dans leurs prises de dcisions et la planification des budgets en prvision.

Le respect du principe dannualit, notamment grce au rattachement des charges et produits lexercice, permet une vision exhaustive du rsultat patrimonial de lentit, ainsi quune comparaison deson activit et de sa gestion dun exercice lautre.

Aux cts dun suivi au jour le jour de ltat de l'excution des dpenses, la priode d'inventaire constitueun outil de pilotage en temps rel pour les dcideurs de l'tablissement, et reprsente galementune variable de cohsion entre comptabilits budgtaire et gnrale.

Par ailleurs, cette priode doit permettre la comptabilisation des droits et des obligations,conformment aux principes comptables de rgularit et de sincrit (charges payer,provisions pour risques et charges, engagements hors bilan, dprciations des crances,..).

La ncessaire anticipation de la clture des comptes dans un contexte de forte rduction des dlais

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LInfocentre des EPN et des GIP de la direction gnrale des finances publiques

Pour les tablissements publics nationaux soumis aux rgles de la comptabilit publique, la centralisation de leurs comptes intgrant lensemble des oprations dinventaire doit se faire au plus tard le 31 janvier N+1 dans lInfocentre.

Dans le cadre de la certification des comptes de ltat, la sincrit du compte 26 de ltat (participations et crances rattaches des participations), labor sur la base des informations financires disponibles dans l'Infocentre, constitue un enjeu majeur de qualit comptable. L'objectif d'intgration exhaustive, dans l'Infocentre, de comptes fiables du bon millsime doit tre poursuivi. Cet objectif est particulirement suivi par la Cour des comptes, dans le cadre de son exercice de certification des comptes de l'Etat.

Ces transferts sont galement essentiels pour recenser les comptes des tablissements ayant la qualit d'organismes divers dadministration centrale (ODAC) et d'organismes divers d'administration locale (ODAL), pour permettre in fine lINSEE et la DGFiP d'tablir le compte des administrations publiques dans le cadre la comptabilit nationale de la France.

Des oprations raliser tout au long de lanne

En liaison avec lagent comptable, lordonnateur et, le cas chant, le contrleur delorganisme prparent la fin de gestion tout au long de lanne. Une attentionparticulire est apporte l'apurement des comptes dimputation provisoire qui doittre ralis au fil de leau, ainsi qu la mise en service des immobilisations et lmission rgulire des ordres de recouvrer, ordres de payer et quivalents.

Le lissage rgulier sur lexercice de lexcution des oprations budgtaires de recetteset de dpenses permet de ne pas surcharger la priode dinventaire avec lexcutiondoprations courantes qui peuvent tre largement anticipes.

I. Calendrier de clture et de centralisation des comptes auprs de la DGFiP.

La priode de clture des comptes doit permettre la DGFiP dintgrer la comptabilit desorganismes au sein du compte gnral de ltat dans un calendrier compatible avec celui de sapropre clture, dans une version dfinitive et donc la plus fiable possible. Pour atteindre cet objectif,outre les consignes relatives la transmission des fichiers lInfocentre, lanticipation dune datelimite darrt des comptes financiers par les conseils dadministration la plus proche possible de celleo les comptes dfinitifs doivent tre transmis la DGFiP est fortement incite par le cadrerglementaire issu du dcret du 7 novembre 2012 prcit. Les agents comptables ainsi que lesdirigeants dtablissements ont pour objectif de parvenir conjointement une amlioration de laqualit comptable des tablissements publics dans des dlais rduits.

La transmission des donnes comptables et budgtaires dans lInfocentre revt un enjeudimportance dans la mesure o elle permet la valorisation annuelle des entits retraces au compte26 du compte gnral de ltat, et contribue llaboration de la comptabilit nationale partir desdonnes comptables des organismes divers dadministration centrale et dadministration locale (cf.supra).

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La prparation de la clture des comptes

La clture des comptes doit tre prpare et anticipe.

Elle constitue un processus mritant une formalisation particulire, sagissant tant deson calendrier que de larticulation de chacune de ses tapes et des acteurs qui en sonten charge.

Un pilotage prcis de lensemble des oprations est donc ncessaire.

Le processus de clture peut utilement faire lobjet dune analyse a posterioripermettant didentifier les dysfonctionnements auxquels il pourra tre remdi surlexercice suivant.

Les travaux comptables complexes sont analyss et raliss ds que possible, lesdocuments constituant le rapport financier doivent tre labors conjointement entrelordonnateur et lagent