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Manuel pour Toutaki : Système de gestion de la formation modulaire

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TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

AVANTAGES POUR UN DISTRICT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

AVANTAGES POUR UN STAGIAIRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

CHAPITRE 1 : ACCÉDER AU SGFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61.1 Une visite de la page d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61.2 Pour accéder à votre District . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

CHAPITRE 2 : ACCÉDER À LA SECTION FORMATEURS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82.1 Devenir membre participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82.2 Votre District est membre participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92.3 Accéder à votre District virtuel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

CHAPITRE 3 : ADMINISTRATION DES PARCOURS DE FORMATION . . . . . . . . . . . . . . 12

CHAPITRE 4 : GESTION DES FORMATEURS DE VOTRE DISTRICT . . . . . . . . . . . . . . . . 134.1 Ajouter un formateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134.2 Éditer un formateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

CHAPITRE 5: GESTION DES GROUPES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155.1 Ajouter un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155.2 Éditer un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

CHAPITRE 6: GESTION DES DOSSIERS PERSONNELS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166.1 Ajouter un Dossier personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176.2 Renseignements personnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176.3 Informations additionnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

CHAPITRE 7: GESTION DES PARCOURS DE FORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207.1 Accréditer un module de formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217.2 Modifier un module de formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247.2 Supprimer un module de formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247.3 Décerner un brevet ou une reconnaissance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247.4 Enlever un brevet ou une reconnaissance remis par erreur . . . . . . . . . . . . . . . . . 257.5 Accréditer un stagiaire d’un autre District . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

CHAPITRE 8: LISTE DISTRICT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

CHAPITRE 9: FIN DE SESSION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27


1 Le responsable de la formation: FOR5010. -- Montréal : Association des Scouts du Canada, 2002.-- p. 5

2 La formation modulaire: FOR5009. -- Montréal : Association des Scouts du Canada, 2002. -- p.15

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INTRODUCTION

Depuis la mise en place de la formation modulaire, une des responsabilités de formation duResponsable de la formation au niveau tant du District que de l’ASC est de tenir un registrecomplet et à jour de tous les adultes qui suivent un processus de formation et de tous ceux qui ontobtenu des reconnaissances ou des brevets en formation.1

La gestion de la formation modulaire est individualisée, ce qui requiert une bonne coordination etune communication efficace. Ainsi, la gestion de la formation modulaire est coordonnée etcontrôlée par le district et l’Association, qui tiennent les dossiers à jour et assurent lareconnaissance officielle des diverses étapes.2.

Toutaki a été conçu et élaboré justement pour cela. C’est plus qu'un système de gestion de laformation modulaire (SGFM). Il ouvre à la communauté scoute un carrefour d'échanges virtuelspermettant aux districts d'offrir un service en ligne à leurs membres.

Vous n’avez rien à installer dans votre PC, aucun logiciel à se procurer, le tout est géré par unebase de données maintenue directement sur les serveurs de notre fournisseur de service internet.Une unicité tant au niveau de la saisie des modules que des fonctions.

Une seule et unique base de données pour l’ensemble de tous les Districts membres del’Association des Scouts du Canada. Voilà l’unicité de cette “application” car Toutaki n’est pasun logiciel mais bien une application internet développée par les services de Groupe Majestic.

Pensez-y ! Vous n’avez pas à vous soucier lorsqu’un module change de nom, ou bien qu’unnouveau module fait son apparition. Vous n’avez pas non plus à vous pré-occuper de saisir lesfonctions des divers postes au sein de l’ASC puisque nos services s’occupent de tout cela.

Êtes-vous prêt ? Traversons maintenant la frontière du cyberespace. Rendez-vous à votreordinateur, lancez votre logiciel de navigation et que l’aventure commence !


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AVANTAGES POUR UN DISTRICT

Quels sont les avantages pour un District et même de l’ASC de devenir membre participant.Notre application :

• Permet de connaître ce que font les Adultes dans le scoutisme (leurs fonctions), laformation qu'ils ont déjà acquise pour exécuter ces tâches.

• Détermine qui a commencé un Parcours de formation sans obtenir de brevets.

• Permet de consulter les dossiers à jour des adultes en apprentissage.

• Permet au Responsable de la formation de tenir un registre complet et à jour de tous lesadultes engagés dans un processus de formation et de tous ceux qui ont obtenu desreconnaissances ou des brevets de formation.

• Permet de gérer les reconnaissances en formation dans son District.

• Assure le contrôle administratif : suivi des dossiers individuels en conformité avec lesnormes et les procédures du programme national de formation de l'ASC.

• Veuille à mettre à jour le Parcours de formation personnel au fur et à mesure del'avancement de la démarche de formation.


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AVANTAGES POUR UN STAGIAIRE

Quels sont les avantages pour un Adulte en apprentissage lorsque son District et même l’ASCsont membre participant:

• Permet à chacun des Adultes engagés dans un processus de formation et membre del'Association des Scouts du Canada (ASC) d'accéder en tout temps à son Parcourspersonnel de formation et ce, à la condition que son District soit membre participant auportail Toutaki.

• L'adhésion lui permet d'accéder à son Parcours de formation personnel et ce, peut importele District dans lequel il est reconnu pour un module acquis, p. ex. s’il décide d'obtenir lemodule Scoutisme d'hiver ailleurs que dans son District, son Parcours de formationpersonnel peut quand même être mis-à-jour.

• S’il déménage, change de District ou pour tout autre raison, il peut lui-même modifier sescoordonnées et informations personnelles afin de refléter sa situation actuelle commeAdulte dans le scoutisme.

Mais, il faut que son District participe au Système de gestion de la formation modulaire (SGFM)pour que l’Adulte en apprentissage puisse accéder à son dossier. De plus, pour accéder à sonParcours de formation personnel, il doit être un usager inscrit avec son propre "Nom d'usager" et"Mot de passe". Il doit aussi posséder un courriel valide lors de son inscription.


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CHAPITRE 1 : ACCÉDER AU SGFM

L’accès à Toutaki : système de gestion de la formation modulaire se fait à partir de l’adressehttp://toutaki.partout.org.. Vous verrez apparaître l’écran suivant.

1.1 Une visite de la page d’accueil

L’apparence initiale du site sera la première chose qui vous frappera à votre arrivée. La partiesupérieure de la page vous souhaite la bienvenue sur Toutaki.

Le logo est celui de Toutaki: ne vous en faites pas, lorsque vous accéderez votre District, ce seracelui de votre District qui apparaîtra.

Le menu dans la partie droite vous permet de connaître nos services.

En cliquant sur Avis important vous découvrirez notre représentation, la surveillance sur le siteet la renonciation de responsabilité.

Le bouton Sécurité vous donne quelques conseils de sécurité relatif au site et ce qui concernevos informations personnelles.

Le bouton Heures de service permet de connaître les heures durant lesquelles le système estopérationnel.


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Le bouton Navigateurs vous signale l’avis donné aux utilisateurs de Netscape Navigator et deMicrosoft Internet Explorer. Quels sont les navigateurs visés par cet avis.

En cliquant sur Contactez-nous, nous vous expliquons comment nous rejoindre si vous avez desquestions, des remarques ou des commentaires.

Le dernier élément de ce menu est A propos de nous qui vous mène à un écran qui décrit notresite.

1.2 Pour accéder à votre District

Sélectionner votre district dans le menu déroulant et cliquer sur “Mon district”.

L’écran suivant apparaît et un message s’affiche selon que votre District est membre participantou non. Si votre District est membre participant, vous retrouverez l’information et lescoordonnées du Responsable de la formation de votre District en cas de besoin.


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CHAPITRE 2 : ACCÉDER À LA SECTION FORMATEURS

2.1 Devenir membre participant

Pour participer au Système de gestion de la formation modulaire, il faut tout d’abord que votreDistrict soit membre participant. Si vous êtes Responsable du Service de la formation de votreDistrict, que vous n'êtes pas encore membre, et que vous désirez participez, compléter leformulaire approprié.

Pour accéder au formulaire d’inscription, accédez tout d’abord à la page d’accueil de votreDistrict. Comme votre district n’est pas encore membre participant, l’écran suivant apparaîtra.

Il vous souhaite la bienvenue sur le site des services en ligne de votre District, et vous encourageà communiquer avec nous avec de devenir membre participant. Cliquez sur Avantages Districtpour connaître les avantages de participer à Toutaki.

Au bas de cet écran, vous trouverez le lien qui mène au formulaire d’inscription pour que nouspuissions ouvrir votre Dossier comme Responsable de formation et que nous puissions préparercertains fichiers d’accès.


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Une fois votre demande approuvée, vous recevrez un courriel (e-mail) de confirmation de votreNom d'usager et Mot de passe définitif. Nous devons nous assurer que ces informations sontuniques et par conséquent, il est possible que nous vous assignons un Nom d’usager ou Mot depasse différent de ceux que vous nous suggérez.

2.2 Votre District est membre participant

Pour accéder à la zone réservée à votre District, débutez par accéder au SGFM tel que décrit dansle chapitre 1: Accéder au SGFM

Pour accéder à votre District, sélectionner votre district dans le menu déroulant et cliquer sur“Mon district”.


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L’écran suivant apparaît et comme votre District est membre participant, vous retrouverezl’information et les coordonnées du Responsable de la formation de votre District, qui dans cecas sont les vôtres.

2.3 Accéder à votre District virtuel

Cliquer sur le bouton Section Formateurs et l’écran suivant vous souhaite la bienvenue auSystème de Gestion de la Formation Modulaire développé par Groupe Majestic.

Pour accéder aux Parcours de formation personnel de votre District, veuillez entrer votre Nomd'usager et votre Mot de passe que nous vous avons fait parvenir. Appuyez sur Login auSGFM.


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Attention! Si vous avez désactivé la fonction des fichiers témoins ("cookies") dans votrenavigateur, l'accès vous sera refusé. Vous devez obligatoirement réactiver cette fonction.

Si vous avez oublié votre Mot de passe, veuillez nous contacter en nous envoyant un courrielincluant votre mot-mystère. Nous vous enverrons un courriel par la suite une fois les vérificationsd’usages effectuées.

Par la suite, l’écran de vérification et d’accès vous sera disponible. Il vous suffit de cliquer surDossiers du District [nom de votre District].

Par la suite, vous êtes rendu dans la zone réservée à votre District. Votre District virtuel estmaintenant prêt pour vous permettre de tenir un registre complet et à jour de tous les adultesengagés dans un processus de formation et de tous ceux qui ont obtenu des reconnaissances oudes brevets de formation dans votre District.


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CHAPITRE 3 : ADMINISTRATION DES PARCOURS DE FORMATION

Tout d’abord, prenons le temps de bien examiner les divers objets qui compose cette page avantde s’attaquer à la création et la mise à jour des dossiers des Adultes en apprentissage et auxParcours de formation personnel.

Vous remarquerez dans le menu de gauche, le logo de votre District qui apparaîtra sur toutes lespages de votre zone. Sous ce logo, l’accès aux diverses gestions qui vous sont permises.

Parcours de formation. Cela vous permet de mettre à jour les Parcours de formation personnelde vos Adultes en apprentissage.

Dossiers. Cela vous permet d’établir et de mettre à jour les Renseignements personnels de vosmembres. Il vous faut un établir un Dossier personnel avant même d’inscrire les informationsdans les Parcours de formation personnel.

Formateurs. Cela vous permet d’établir la liste de tous les formateurs, les formateurs adjoints etformateurs brevetés de votre District qui peuvent accréditer un module. Nous vous signalons ici,qui peuvent accréditer un module.

Groupes. Cela vous permet d’établir la liste de tous les groupes qui composent votre District.

Info-District. Vous pourrez modifier les coordonnées de votre Responsable du Service de laformation et c’est aussi ici que nous vous rappelons le Code District que nous vous avonsassigné pour établir les mots de passe de vos formateurs. Nous aurons la chance de revenir sur lesujet.

Liste District. Vous pouvez accéder et imprimer diverses listes dont nous croyons actuellementles plus utiles pour les Districts.


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CHAPITRE 4 : GESTION DES FORMATEURS DE VOTRE DISTRICT

La première étape avant même d’ouvrir un Dossier personnel et de gérer un Parcours deformation, c’est qu’il faut établir la liste des Formateurs de votre District qui sont autorisés àaccréditer un module.

N.B. Ne pas saisir vos Moniteurs en scoutisme d'hiver - Cela est effectué par l'ASC

En cliquant sur Formateurs, vous arrivez à la page Gestion des formateurs.

4.1 Ajouter un formateur

Pour ajouter un formateur, vous devez compléter les Renseignements personnels du formateur.

Prénom: Inscrivez le prénom usuel du formateur.

Nom: Inscrivez le nom de famille du formateur.

Fonction dans le scoutisme: Sélectionnez à partir du menu déroulant le titre de la fonction duformateur. Les fonctions sont basées sur le Guide des fonctions publié par l’ASC. Ce sont nosservices qui s’occupent d’ajouter les fonctions.

District: Nom de votre district.

Membre actif: Le formateur que vous inscrivez est-il un membre actif actuellement? Si vousrépondez Oui, son nom apparaîtra dans le menu sélectif lors d’accréditation des modules.

Pour valider l’information, cliquez ensuite sur Ajouter un dossier et le tour est joué.


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4.2 Éditer un formateur

Pour éditer les renseignements personnels d’un formateur, cliquez sur Éditer vis-à-vis le nom duformateur. Les informations actuelles apparaissent à l’écran et il s’agit de modifier lesrenseignements nécessaires. Cliquez sur Modifier et la base de données sera mise à jourautomatiquement.


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CHAPITRE 5: GESTION DES GROUPES

La deuxième étape du processus consiste à créer la liste des groupes qui composent votreDistrict. Pour ce faire, cliquez sur Groupes dans le menu de gauche et cela vous amènera àl’écran suivant:

Vous remarquerez qu’il existe déjà une entrée dans cette page. Elle correspond à celle que nousavons créé pour vous lors de votre inscription. Elle ne peut être Éditer car c’est le sigle attribué àvotre District qui sert comme identification de "Groupe" pour tous les membres qui oeuvrent ausein de votre District et ce, peut importe qu'il oeuvre comme membre du Conseil d'administrationou comme membre du Commissariat ou un de ses sous-comités.

Par conséquent, veuillez communiquer avec le concepteur de cette application car seul leconcepteur de cette application peut modifier le sigle ou le nom du District advenant que celui-cidoit être modifié, et ce, à cause des répercussions à l'intérieur de l'application.

5.1 Ajouter un groupe

En cliquant sur Ajouter un groupe, vous arriverez à l’écran suivant:


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Voici comment remplir les champs:

Sigle: Inscrivez le numéro du groupe. Notez que pour les sigles entre 1er et 9e groupe, vousdevez inscrire les sigles en y ajoutant un zéro “0” avant le chiffre, ce qui donnera “02”. Ajoutezaussi l’abréviation “e”. Le résultat final sera comme ceci: 09e.

Nom du groupe: Inscrivez le nom complet du groupe sous lequel il est connu dans votreDistrict.

District. Ce champ est déjà complété pour vous.

Cliquez ensuite sur “Ajouter un groupe” pour sauvegarder l’information.

5.2 Éditer un groupe

Rien de plus simple, cliquez sur Groupes du menu de gauche, et la liste de tous vos groupesapparaîtra sur le prochain écran. Cliquer sur Éditer vis-à-vis le groupe que vous désirez apportezdes modification et la page Modification des groupes scouts vous permettra de modifier lesdonnées.

Cliquez sur Modifier un dossier afin de sauvegarder les modifications.


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CHAPITRE 6: GESTION DES DOSSIERS PERSONNELS

La prochaine étape du processus consiste à établir un Dossier personnel pour vos Adultes enapprentissage.

À noter ici que le palier responsable de gérer le Parcours de formation personnel est aussil’instance responsable d’ouvrir le Dossier personnel, p. ex.. votre District est responsable degérer les Parcours de formation personnels des Adultes éducateurs et des Responsables d’adultesalors que l’ASC est responsable des Parcours de formation des formateurs en apprentissage.

Cependant, une fois le Dossier ouvert, il vous est possible de modifier les coordonnées dumembre.

Le but ici est de s’assurer qu’un seul niveau de responsabilité complète un Dossier personnelmais que les informations puissent être partagées.

6.1 Ajouter un Dossier personnel

En cliquant sur Dossiers du menu de gauche, vous accéderez à la page Gestion des Dossiers duDistrict.

Lorsqu’aucun dossier existe dans la base de données pour votre District, cette page sera vide.Pour ajouter un Dossier personnel, cliquez sur Ajouter un Dossier personnel.

L’écran suivant vous permettra de saisir les Renseignements personnels et quelques informationsadditionnelles pour la bonne gestion du système.


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6.2 Renseignements personnels

Question d’aisance et de consistance, les informations sont basées sur le formulaire Parcours deformation personnel. D’ailleurs, nous vous suggérons d’ajouter un Dossier personnel lorsquevous serez prêt à gérer votre premier Parcours de formation personnel.

Pour ajouter un Dossier personnel, vous devez compléter les Renseignements personnels dumembre de votre District.

Statut marital: Sélectionnez à partir du menu déroulant.

Date de naissance: Indiquez la date de naissance selon le format “année-mois-jour”.

Prénom: Inscrivez le prénom usuel du membre.

Nom: Inscrivez le nom de famille du membre

Fonction dans le scoutisme: Sélectionnez à partir du menu déroulant le titre de la fonction duformateur. Les fonctions sont basées sur le Guide des fonctions publié par l’ASC. Ce sont nosservices qui s’occupent d’ajouter les fonctions.

Adresse de résidence: Adresse du membre selon le format “numéro - appartement - rue”.

Ville: Indiquez ici le nom de la ville où demeure le membre.

Province: Sélectionnez à partir du menu déroulant le nom de la province où demeure le membre.

Code postal: Inscrivez ici le code postal selon le format “A0A 0A”.

Tél. résidence, tél. bureau et télécopieur: Entrez ces renseignements en vous assurant d’avoirbien saisi l’information selon le format indiquez, c’est-à-dire (999) 999-9999.

Courriel: Entrez ce renseignement en vous assurant d’avoir bien saisi cette adresse électroniquecar c’est cette adresse que vous utiliserez pour communiquer avec le membre. Si aucun courriel,laissez en blanc - toutefois, le stagiaire doit avoir un courriel valide pour accéder à son Parcourspersonnel de formation sur notre système

District: Nom de votre district.


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6.3 Informations additionnelles

Compléter les informations requises dans cette section du Dossier personnel.

Groupe: Sélectionnez le nom du groupe à partir du menu déroulant.

Formateur en apprentissage ou breveté: Dans le cas d’un District, le champ par défaut est Nonet nous vous demandons de le conserver ainsi. Ce champ est beaucoup plus pour l’ASC.

Membre est-il formateur actif dans votre District: Ce membre est-il accrédité pour reconnaîtredes modules. Si Oui, sélectionnez cette option.

Le membre est-il un stagiaire actif. Il arrive que certains membres quittent le Mouvement et nepoursuivre pas leur Parcours de formation personnel. Si tel est le cas, modifiez ce champ parNon. Sinon, sélectionnez Oui.

Date d’ouverture du dossier: Comme nous vous conseillons d’ouvrir un Dossier personnellorsque vous prêt à accréditer un stagiaire, quelle est la date d’ouverture du dossier qui apparaîtsur le Parcours de formation personnel.

Nom d’usager: Le Stagiaire doit compléter un formulaire d'inscription pour obtenir son Nomd'usager que nos services lui fourniront. Encouragez-le à s'inscrire en lui envoyant un courriel.

Mot de passe: Le Stagiaire doit compléter un formulaire d'inscription pour obtenir son Mot depasse que nos services lui fourniront. Encouragez-le à s'inscrire en lui envoyant un courriel.

Cliquez ensuite sur Ajouter un dossier et le tour est joué.


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CHAPITRE 7: GESTION DES PARCOURS DE FORMATION

Votre District virtuel est maintenant prêt à vous permettre de gérer vos premiers Parcours deformation personnel. Nous nous attaquerons donc à l’accréditation de votre premier stagiaire. Encliquant sur Parcours de formation du menu de gauche, vous accéderez à l’écran suivant:

La première fois que vous accéderez à cette page, il est possible que nous vous signaleronsqu’Aucun Parcours personnel actuellement pour votre district. Ceci est causé par le fait que vousavez omis de créer un premier Dossier personnel. Si tel est le cas, cliquez alors sur Ajouter unstagiaire et créez le Dossier personnel comme décrit antérieurement.

Lorsqu’il existe des Dossiers personnels pour votre District, l’écran ressemblera à celui-ci oùapparaît les Noms des stagiaires, leurs groupes et le lien pour éditer le Parcours de formation:


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7.1 Accréditer un module de formation

Pour accréditer un module de formation à un stagiaire, sélectionnez le stagiaire en cliquant surÉditer un parcours vis-à-vis son le Nom du stagiaire. Cela vous mènera au prochain écran:

Avant de passer à l’accréditation même d’un module, regardons les informations que vousretrouverez sur cet écran:

Stagiaire: Le nom du stagiaire que vous désirez accréditer un module. Si ce n’est pas le bonstagiaire, cliquez soit sur “Retour” de votre navigateur ou sur la flèche au bas de cet écran.

Fonction: La fonction que cette personne occupe. Ceci permet de distinguer que vous avez lebon dossier au cas qu’il existerait deux dossiers pour le même stagiaire. Ce qui ne devrait pas yêtre. Mieux vaut prévenir que guérir.

District: Le nom du District auquel appartient ce stagiaire. Cela devrait être le vôtre sauf lorsquevous allez accréditer un module pour un stagiaire d’un autre District qui a suivi un module parl’entremise de votre District et que vous allez lui accréditer ce module.

Membre actif: Ceci devrait lire “O” pour oui. Si ce n’est pas le cas, vous allez devoir modifierle Dossier personnel de ce membre pour qu’il soit reconnu comme membre actif au sein duMouvement scout.

Ouverture du dossier: Indique la date que le dossier personnel a été ouvert.

Ajouter module acquis: Vous allez cliquer ici pour accréditer un module.

Reconnaissances: Liste des brevets et reconnaissances obtenus par ce stagiaire ainsi que la datequ’il les a obtenu.


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Ajouter Reconnaissance: Lorsque viendra le temps de décerner un brevet ou unereconnaissance, cliquez ici.

Par la suite, suit dans diverses colonnes, les informations relatives à son Parcours de formation.Elles sont basées exactement sur le formulaire de Parcours de formation personnel.

Module: Liste de tous les modules qu’il a suivi.

Formateur: Nom du formateur et du District qui lui a accrédité le module en question.

Date reconnaissance: Date de reconnaissance du module. La mention “RA” à côté d’une datesignifie que ce module lui a été accrédité comme Reconnaissance d’acquis.

Modifier: Vous cliquez ici si vous devez modifier l’information relative au formateur qui aaccrédité ce module, par exemple, vous avez sélectionné le mauvais formateur et vous désirezmodifier l’information.

Supprimer: Vous cliquez ici si vous devez enlever l’accréditation du module car vous avez parerreur accréditer le mauvais module.

Comme nous désirons que les informations reflètent le formulaire de Parcours de formationpersonnel, il est primordial de bien saisir les bonnes informations.

N.B.: Notez que cette version électronique ne remplace pas la version sur papier du Parcours deformation mais consiste plutôt comme un outil pour permettre à chacun des stagiaires deconnaître son Parcours de formation personnel.

Maintenant que nous comprenons les informations sur cet écran, allons-y pour l’accréditation dupremier module. Cliquez sur l’icône vis-à-vis Ajouter un module pour obtenir l’écran suivant:


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En accédant à cette page, vous retrouverez la mention “Parcours de formation personnel {nomdu stagiaire] - District [nom du District concerné]. Question de vous assurez que vous avez lebon dossier.

Pour accréditer un module, il suffit de compléter les champs suivants:

Module: Sélectionnez à partir du menu déroulant le module que vous désirez accréditer. Cetteliste est mise-à-jour par nos services et provient des modules émis par l’ASC.

Formateur: Sélectionnez à partir du menu déroulant le nom d’un des formateurs de votreDistrict. Souvenez-vous que si le nom d’un de vos formateurs de votre District n’y apparaît pas,c’est que vous avez omis d’en faire la saisie dans la Gestion des formateurs. Si tel est le cas,cliquez tout simplement sur le bouton “Retour” de votre navigateur ou sur la flèche au bas de cetécran. Aucune information ne sera sauvegardée et vous pourrez ainsi allez ajouter l’informationconcernant le formateur manquant.

Date de reconnaissance: Par défaut, c’est la date du jour qui apparaît. Inscrivez la date que vousdésirez selon le format inscrit, i.e. aaaa/mm/jj.

Reconnaissance d’acquis (RA): Si ce module est accrédité comme Reconnaissance d’acquis,inscrivez les lettre “RA” dans cette case.

Pour sauvegarder l’information, cliquez sur accréditer. Vous retournerez à la page de la Gestiondes Parcours de formation personnel et vous pouvez continuer le travail amorcé.

Si vous cliquez à nouveau sur Éditer un parcours vis-à-vis le stagiaire pour lequel vous venezd’accréditer un module, l’écran ressemblera à celui-ci:


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7.2 Modifier un module de formation

Comme nous l’avons cité précédemment, il est possible de modifier l’accréditation d’un modulelorsque vous avez sélectionné le mauvais formateur lors de la saisie ou vous avez inscrit lamauvaise date de reconnaissance.

Cliquez sur l’icône vis-à-vis le module concerné dans la colonne Modifier et qui apparaît surl’écran personnel du Parcours de formation personnel du stagiaire. Cela vous amènera à l’écrande modification et vous pouvez re-sélectionner un formateur du menu déroulant et/ou modifier ladate de reconnaissance.

7.2 Supprimer un module de formation

Vous avez accréditer le mauvais module à un stagiaire et vous aimeriez corriger la situation.Cliquez sur l’icône vis-à-vis le module concerné dans la colonne Supprimer et qui apparaît surl’écran personnel du Parcours de formation personnel du stagiaire et vous pouvez supprimer cemodule.

Mise en garde ! Un module supprimé demeure un module supprimé et si vous avez supprimé lemauvais module, vous devrez l’inscrire à nouveau dans le Parcours formation personnel dustagiaire

Toutefois, nous avons prévu le coup. Un écran de mise en garde vous avise que vous allezsupprimer un module et que vous devriez supprimer ce module uniquement si vous avezaccrédité ce module par erreur à ce stagiaire. Si tel est le cas, et que vous désirez supprimer cemodule accrédité, cliquez sur le bouton Supprimer.

7.3 Décerner un brevet ou une reconnaissance

Arrive maintenant le temps de décerné un brevet ou une reconnaissance à un stagiaire. Pour cefaire, accéder au Parcours de formation personnel du stagiaire et cliquez sur l’icône à côté de lamention Ajouter Reconnaissance. Vous aurez alors accès à l’écran suivant, soit Attestation dereconnaissance/brevet:


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Voici les champs que vous retrouverez sur cet écran:

Stagiaire: Le nom du stagiaire concerné apparaît automatiquement.

Reconnaissance: Sélectionnez à partir du menu déroulant la reconnaissance ou le brevet quevotre stagiaire vient de se mériter. Cette liste est mise-à-jour par nos services et correspond auxbrevets et reconnaissances de l’ASC.

Date reconnaissance: La date à laquelle vous lui remettez cette reconnaissance ou ce brevet.

Cliquez sur Reconnaître et voilà, le stagiaire vient de se mériter cette reconnaissance ou cebrevet et son Parcours de formation personnel est maintenant à jour.

7.4 Enlever un brevet ou une reconnaissance remis par erreur

Si par mégarde vous avez remis le mauvais brevet ou mauvaise reconnaissance à un stagiaire, ilest possible de corriger la situation en cliquant sur Enlever qui apparaît sur la page du Parcoursde formation personnel du stagiaire.

Attention! Il n’y a pas de page de mise en garde. Alors si vous cliquez sur Enlever, la mentionde remise de ce brevet ou reconnaissance est supprimer du Parcours de formation personnel.

Si par mégarde vous avez enlevé cette information, il suffira de l’inscrire à nouveau.

7.5 Accréditer un stagiaire d’un autre District

Il arrive parfois qu’un stagiaire d’un District que le vôtre suive un module dans votre District etque ce module sera accrédité par votre District.


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Comme vous n’avez pas accès aux Parcours de formation des autres Districts, il suffit de cliquersur Parcours de formation du menu de gauche et sur l’écran suivant, cliquez sur le lienStagiaire d’un autre District. Cela vous mène à une page de recherche.

Veuillez indiquer le nom de famille du stagiaire et cliquer sur "Rechercher". De là, une liste desstagiaires dont le nom de famille correspond à votre élément de recherche apparaîtra ainsi que leDistrict dans lequel ils sont membres.

Résultat positifA partir de cette liste, sélectionnez le stagiaire que vous désirez. Vous devez alors suivre leprocédé suivant tel que décrit:

Étape 1Vous devez modifier le nom du District pour le vôtre afin de pouvoir importer le Parcours deformation personnel de ce Stagiaire. Vous pourrez ainsi mettre à jour le Parcours personnel deformation par la suite.

Suivez la procédure pour accréditer un module telle que décrite dans ce manuel.

Étape 2Une fois le module accrédité, vous devez maintenant re-modifier le nom du District pour leDistrict actuel du stagiaire afin de pouvoir exporter le Parcours de formation personnel de ceStagiaire dans le District auquel il appartient.

Question de sécurité, vous devrez par la suite re-saisir votre Nom d’usager et Mot de passe pourcontinuer votre travail.

Résultat de recherche négatif

Si le résultat de la recherche revient négatif, c’est qu’il existe aucun stagiaire dans la base dedonnée centrale avec ce nom de famille.

Vérifier votre terme de recherche ou communiquer alors avec le stagiaire en question pour savoirsi son District est participant à Toutaki et si un dossier existe pour lui.

Mise en garde! Ne créez pas un Dossier personnel ni un Parcours de formation personnel pourun stagiaire qui n’est pas membre de votre District. Il doit absolument exister un Dossierpersonnel pour que vous puissiez accréditer un module pour un stagiaire d’un autre District. Cedossier doit être mis en place par le District dont le stagiaire est membre actif.


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CHAPITRE 8: LISTE DISTRICT

Comme tout système de gestion, vient le moment de vouloir produire diverses listes. En cliquantsur Liste District, vous pouvez accéder et imprimer diverses listes dont nous croyonsactuellement les plus utiles pour les Districts.

Liste de tous les groupes: Produit une liste par groupe de tous les stagiaires avec les modulesreconnus et la date de reconnaissance de chacun des modules. Il suffit de cliquer sur le boutonImprimer de votre navigateur pour obtenir une copie papier.

Liste des Badges de Bois: Produit une liste par groupe de tous les Badges de Bois reconnus dansvotre District avec leurs coordonnées. Il suffit de cliquer sur le bouton Imprimer de votrenavigateur pour obtenir une copie papier.

Liste des Noeuds de Cabestan violet: Produit une liste par groupe de tous les Noeuds deCabestan violet reconnus dans votre District avec leurs coordonnées. Il suffit de cliquer sur lebouton Imprimer de votre navigateur pour obtenir une copie papier.

Liste des formateurs du District: Produit une liste de tous les formateurs dans votre Districtavec leurs coordonnées et leurs reconnaissances. Il suffit de cliquer sur le bouton Imprimer devotre navigateur pour obtenir une copie papier.

N.B.: Cette liste n’est pas complète tant que l’ASC ne participera pas au système.

Liste des moniteurs en scoutisme d’hiver: Produit une liste de tous les Moniteurs en scoutismed’hiver dans votre District avec leurs coordonnées et leurs brevets. Il suffit de cliquer sur lebouton Imprimer de votre navigateur pour obtenir une copie papier.

N.B.: Cette liste n’est pas complète tant que l’ASC ne participera pas au système.

CHAPITRE 9: FIN DE SESSION

Lorsque vous avez terminé votre session de travail, cliquez sur Fin de session. Pour protéger laconfidentialité de vos renseignements, nous vous recommandons d'effacer votre cache mémoire àla fin de chaque session de travail sur le portail Toutaki. Cette opération est d'autant plusimportante si vous partagez avec d'autres usagers le poste informatique à partir duquel vouseffectuez vos transactions.

Groupe Majestic · Manuel pour Toutaki : Système de gestion de la formation modulaire - 7 - Le...

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