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Un Besoin

de Gouvernance Documentaire

Rôles et missions et comment faire émerger la fonction dans votre organisation ?

Alexis BLUM, ConsultantJean Louis de LA SALLE, VP Xplor France

Didier MENAY , MAIF

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Sommaire

I- Pourquoi ce besoin ?II- Risques et Valeurs - Métiers

III- Le Groupe de travail

IV- Un cas concret d’utilisateur

Questions & Réponses

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I – Besoin ? Les 7 causes

POURQUOIAUJOURD’HUI ?

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I-1. L’explosion du numérique

1. Explosion des volumes�Facilité

• 247 milliards d'emails sont envoyés chaque jour dans le monde en 2009, soit 2,9 millions par seconde dans le monde. Pour 2013, la prévision est de 507 milliards

• L'essor du SMS en France se confirme. Près de 13,5 milliards de messages ont été échangés, soit deux fois plus qu'un an auparavant.

• YouTube aura servi aux internautes US plus de 13 milliards de vidéos au mois de mars 2010 (41% de PDM)

�Intensité documentaire• Banque• Agro alimentaire• ….

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I-2. L’explosion des usages

2. Le multi canal en même temps

Etape 1 un canal pour tous les clients….le papier

Etape 2 un canal par client…(papier ou fax ou électronique 1.0)

Etape 3 Plusieurs canaux pour 1 client en même temps pour le même dossier …(Agence et papier et SMS et électronique 2.0)

Se « re »centrer sur le Client et non sur le Processus

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I-3. 4. De nouvelles règles qui s’imposent…

3. Réglementation, Conformité �Addition de règles (Bâle 2, Bâle 3, Moreq, etc.)�Etre capable de fournir les D&I devant les autorités

rapidement (2/4 jours ouvrés)…

…...risque pénal et amendes

4. Transparence– Nouvelles règles non connues, médiatiques– Etre capable de fournir les D&I devant les parties

prenantes TRES rapidement (1 jour ouvré)…

……risque image de marque et crise de confiance

Bonne nouvelle : Cela intéresse la DG !

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I-5. C’est nouveau, c’est vert….

5. L’impact environnemental�Attention à bien comprendre et à bien

expliquer• C’est COMPLIQUE

�Maîtrisez le Cycle de vie du document

Dématérialiser oui……�A volumes à peu près constants�Pas CONTRE le client�Sans faire de…Greenwashing

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I-6. Une nouvelle organisation, de nouveaux projet s

6. La nouvelle « frontière »�Le document coûte 1 à 3% du Chiffre d’Affaires�Économie, productivité, service aux clients

Déclarations connues mais non suivies d’effet�Problèmes de priorités

• ERP et CRM, des projets achevés….enfin presque

�Problèmes d’organisation• Pas d’interlocuteur• Besoin de Gouvernance Documentaire

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I-7. Attention à la jeunesse….

7. La génération Y

Les jeunes nés de 1978 à 1998

D'ici 2015, la génération Y devrait représenter 15% de la population européenne et 40% des actifs en France.

Et ils pensent que vous êtes des billes en informatique !!!

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I-7. Vos enfants……

Car ils ont plus de puissance informatique installée chez eux que dans l’entreprise

Les outils quotidiens sont :�Une messagerie instantanée�Facebook�Twitter�YouTube

Et vous leur direz NON ???

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II- Risques et Valeurs – Métiers du Document

1. Risques� Quels sont-ils ?

• Fonctionnel - Productivité : on refait le travail … déjà fait ; on cherche ; on ne trouve plus le bon Document … impacts client …

• Patrimonial : on perd le savoir-faire des métiers de l’entreprise …. (baby-boomer à la retraite dans quelques années)

• Légal : Paie, Contrats, Factures (DGI, avec ses « lois » - BO du ….-)

� Qui est Responsable ? … Qui a aussi connaissance de la conformité, des lois et règlements (nationaux et multinationaux … SOX…) régissant les Documents ?

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II- Risques et Valeurs - Métiers du Document

2. Valorisation� Comment valoriser le Document ,

numérique (poste de travail, Workflow, dossier et connaissance client .. Savoir et savoir-faire : KM ..), ou matérialisé (facture, courrier marketing, image de l’entreprise) ?

� Qui sait le faire dans l’entreprise ?• Qui est responsable ? • Qui est garant de la cohérence transverse ?

• Qui défend les intérêts de l’entreprise vis-à-vis des fournisseurs, ….qui vendent tous les meilleurs produits … ?

• Qui connaît la « chaîne de production » de chaque Métier du Document permettant sa meilleure valorisation ?

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II- Risques et Valeurs - Métiers du Document

3. Les Métiers du Document

� Il existe 2 grandes natures du Document• Les Documents MATERIALISES

(papier)• Les Documents NUMERIQUES

Donc il existe aussi 2 grands Domaines de Métiers du Document …

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II- Risques et Valeurs - Métiers du Document

3. Les Métiers du Document

� Chacun des 20 Métiers principaux ex. :

l’imprimerie, l’éditique, la Ged, le BPM .. repose sur une dizaine de métiers finaux ex. la couleur, les presses numériques, les progiciels de Ged, d’ECM, …

� Il y a en environ 130 métiers finaux :• 70 dans le monde Matérialisé• 60 dans le monde Numérique

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II- Risques et Valeurs - Métiers du Document

3. Les Métiers du Document� Chaque Métier possède :

• Sa finalité, son objet ex. …imprimer en quadrichromie, sans dérive, 100 000 Documents par jour ; élaborer un bon plan de classement des Documents d’entreprise ; trouver la meilleure cible client d’1 mailing …

• Son vocabulaire ex. ….MDS, quadrichromie, gamut, …, ppi, …PDF 1.4, PDF/A, XML, ..AFP, .. GED, ECM, ILM, …BPM …archivage à valeur probatoire, SAE, …coffre-fort électronique …

• Son expertise, et donc sa chaîne de la valeur ex. …la police de caractère, le datamining Marketing, …le textmining, …

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II- Risques et Valeurs - Métiers du Document

4. Comment optimiser cette valorisation Documentaire, et diminuer les Risques ?

� Les « Moyens généraux » ou les Métiers n’ont pas une vision globale du S.I.

� la DSI veut souvent fournir des outils …. approche MOE

� L’Organisation n’est pas mal placée, mais n’a pas la connaissance des métiers du Document : approche MOA

� Le D&IM : « Document & Information Manager » serait « une » ou « la » solution

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III- Le groupe de travail

1. Des points de vue complémentaires

Grands comptes

D&IMDocument & Information Manager

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III- Le groupe de travail

1. Points de vue complémentairesDidier BIOCHE

Marketing Impression professionnelle Canon - Membre Xplor

Jean-Pierre BLANGERDirecteur Recherche & Développement Ricoh - Membre Aproged

Philippe BLOT-LEFEVRERisk manager de l’information - Hub2b-DLM

Alexis BLUMConsultant en ingénierie documentaire et éditique – Membre Xplor

Gérard GODARTConsultant en ingénierie documentaire - ConceptDoc

Jean-Louis de LA SALLEVice-Président Xplor

Aude de MONTGOLFIERConsultante Bureau van Dijk Ingénieurs conseils – Membre Aproged

Cyrille de TURENNE Coordinateur Archives du Groupe AREVA - Direction Conformité

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III- Le groupe de travail

2. L’objectif

�Accroître la capacité des entreprises à maîtriserles documents et informations (D&I) dans l’entrepri se

�Définir la fonction Document & Information ManagerD&IM

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III- Le Groupe de travail

3. Les phases de travail

�Réflexion sur le profil 2007-2008

�Présentation Profil au FAN 2008 10/2008

�Réflexion sur le référentiel 2009

�Présentation Référentiel au FAN 2009 10/2009

�Réflexion sur comment devenir D&IM Fin 2009

�Livre blanc Début 2010

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III- Le Groupe de travail

4. Les réalisations

Profil D&IM Référentiel D&IM D&IM en bref…

Présentation D&IM

Référentiel D&IM

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III- Le Groupe de travail

5. Évolution

Aujourd’hui le Groupe de Travail se structure.

�Un blog http://dimanager.wordpress.com/

�Une réflexion sur le passage à une structure plus professionnelle de type association indépendante

Rejoignez nous !!!

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IV- Un exemple Concret

La MAIF

Didier Menay : Directeur de la Logistique de L’information

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Questions et Réponses