Service de la gestion des documents et des archives

Gestion intégrée des documents

Plan de cassification officiel Niveaux 1 à 3 Refonte 2016

Version 01.01 - 2017-03-06

TABLES DES MATIÈRES

A GESTION ADMINISTRATIVE ____________________________________ 2

A01 ADMINISTRATION _______________________________________ 3 A02 AFFAIRES JURIDIQUES ____________________________________ 5 A03 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES_______________________ 7 A04 GESTION FINANCIÈRE ____________________________________ 11 A05 GESTION DES RESSOURCES MOBILIÈRES ET IMMOBILIÈRES _____ 14 A06 GESTION DE L'ACTIF INFORMATIONNEL _____________________ 16 A07 GESTION DES RESSOURCES INFORMATIQUES ________________ 19 A08 GESTION DES COMMUNICATIONS ET DES RELATIONS PUBLIQUES 22 A09 RELATIONS EXTERNES ___________________________________ 25

E GESTION DE L’ENSEIGNEMENT _________________________________ 27

E01 PROGRAMMES D'ÉTUDES ________________________________ 27 E02 ORGANISATION DE L'ENSEIGNEMENT ______________________ 28 E03 PÉDAGOGIE DE L'ENSEIGNEMENT __________________________ 29 E04 GESTION DE LA CLIENTÈLE ÉTUDIANTE ______________________ 31 E05 GESTION DES ADMISSIONS _______________________________ 32 E06 GESTION DES INSCRIPTIONS ______________________________ 33 E07 GESTION DES ACTIVITÉS D'ÉVALUATION ____________________ 34 E08 GESTION DE LA DIPLÔMATION ____________________________ 35

R GESTION DE LA RECHERCHE ___________________________________ 36

R01 ADMINISTRATION DE LA RECHERCHE _______________________ 36 R02 RAYONNEMENT DE LA RECHERCHE _________________________ 37 R03 FINANCEMENT DE LA RECHERCHE __________________________ 38 R05 COOPÉRATION _________________________________________ 40

S GESTION DES SERVICES _______________________________________ 41

S01 SERVICES AUX EMPLOYÉS ________________________________ 41 S02 SERVICES AUX ÉTUDIANTS ________________________________ 43 S03 SERVICES AUX DIPLÔMÉS _________________________________ 46

INDEX__________________________________________________________47

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A GESTION ADMINISTRATIVE

A01 ADMINISTRATION Documents témoignant des activités administratives de l'École et de ses unités. A01.01 CONSTITUTION HISTORIQUE Information officielle (charte, statuts, lettres patentes) faisant preuve de la constitution de l'École ou qui témoignenent des modification apportées à ses statutes et qui en précisent les droits, les privilèges et les obligations.

A01.01.01 Documents constitutifs 1104 Information officielle (charte, statuts, lettres patentes) faisant preuve de la constitution de l'École ou qui témoignent des modifications apportées à ses statuts et qui en précisent les droits, les privilèges et les obligations. A01.01.02 Historique de l'École 1102 Information relative à la création, à l'évolution historiques (croissance, orientation) de l'École. Elle peut témoigner de façon générale de l'histoire de l'institution ou de divers événements spécifiques qui ont marqué son développement (célébrations historiques, fêtes ou cérémonies de commémoration, dévoilement d'une plaque ou d'un monument).

A01.02 CADRE NORMATIF Ensemble de l'information témoignant du cadre de gouvernance, de l’organisation et du fonctionnement de l’École

A01.02.01 Règlements 1106 Documents regroupant l’ensemble des règlements qui gouvernent l’organisation et le fonctionnement de l’École : règlements généraux (touchant les activités administratives et académiques de l’ensemble de l’École) et règlements spécifiques (touchant les activités administratives et académiques des diverses unités). A01.02.02 Politiques 1107 Documents regroupant l’ensemble des politiques et procédures qui gouvernent l’organisation et le fonctionnement de l’École : politiques et procédures générales (touchant les activités administratives et académiques de l’ensemble de l’École) et politiques et procédures spécifiques (touchant les activités administratives et académiques des diverses unités). A01.02.03 Procédures 1107 Documents regroupant l’ensemble des politiques et procédures qui gouvernent l’organisation et le fonctionnement de l’École : politiques et procédures générales (touchant les activités administratives et académiques de l’ensemble de l’École) et politiques et procédures spécifiques (touchant les activités administratives et académiques des diverses unités).

A01.03 PLANIFICATION ADMINISTRATIVE Documents relatifs à l’administration générale de l’École.

A01.03.01 Mission et mandat 1110 Documents relatifs à la planification administrative de l’École : énoncés de mission et de valeurs, analyse des processus administratifs, élaboration de programmes visant l’atteinte optimale de performances, documents d’orientations et de fonctionnement général. A01.03.02 Structures administratives 1111

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Documents relatifs à la définition et à l'évolution des mandats et de la structure administrative de l'École et de ses diverses unités :organigramme, rapports, études et analyses organisationnelles ou structurelles (réévaluation des mandats, restructurations, création, fermeture et fusion d'unités administratives et autres). A01.03.03 Planification administrative 1110 Documents relatifs à l’établissement des priorités et des orientations de l'École : plan directeur annuel, triennal, quinquennal, planification des objectifs généraux et spécifiques. A01.03.04 Continuité des activités 1416, 2007 " Documents relatifs à la mise en place du programme de gestion des événements ayant un impact sur les ressources humaines, financières et matérielles de l’École et aux moyens employés pour assurer la continuité des activités en cas de situations de crise. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A01.03.05 Évaluation administrative 1124 Documents relatifs à une évaluation des activités administratives de l’École, incluant la gestion des risques ainsi que les vérifications internes et externes. 01.03.06 Service à la clientèle 1123 Documents relatifs à la définition, la répartition, l'évaluation et la révision des services dispensées par les unités à leur clientèle.

A01.04 GOUVERNANCE Documents relatifs aux comités et autres instances décisionnelles de l'École.

A01.04.01 Conseil d'administration 1126, 1122 A01.04.02 Comité de direction 1125, 1122 A01.04.03 Conseil pédagogique 1126, 1122 A01.04.04 Comité externe 1125 A01.04.05 Groupe de travail 1122, 1125 A01.04.06 Réunion administrative 1125

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A02 AFFAIRES JURIDIQUES Documents relatifs aux affaires juridiques de l'École. A02.01 CADRE LÉGAL ET RÈGLEMENTAIRE Loi, décret et règlementation gouvernementale ayant un impact ou un incidence sur le fonctionnement général ou les activités spécifiques de l'École ou de l'une de ses unités. Cette série concerne également les prises de position, études, analyses et interprétations réalisées par l'École ou l'une de ses unités au sujet de ces lois et règlements.

A02.01.01 Lois 1503 Lois et règlements gouvernementaux ayant un impact ou une incidence sur le fonctionnement général ou les activités spécifiques de l'École ou de l'une de ses unités. A02.01.02 Règlements 1503 Lois et règlements gouvernementaux ayant un impact ou une incidence sur le fonctionnement général ou les activités spécifiques de l'École ou de l'une de ses unités. A02.01.03 Décrets 1503 Décrets ayant un impact ou une incidence sur le fonctionnement général ou les activités spécifiques de l'École ou de l'une de ses unités. A02.01.04 Directives ministérielles 1503 Directives ministérielles ayant un impact ou une incidence sur le fonctionnement général ou les activités spécifiques de l'École ou de l'une de ses unités.

A02.02 APPLICATION DU CADRE LÉGAL A02.02.01 Documentation juridique 1506 Par ex. Jurisprudence, documentation d'une association professionnelle. Ensemble des décisions rendues par les tribunaux ou des principes juridiques qui se dégagent des solutions apportées par les tribunaux lorsqu'ils sont appelés à interpréter la loi ou a créer du droit en cas de silence de la loi. A02.02.02 Avis juridiques 1506 Documents renfermant les opinions et avis juridiques relatifs à la conduite des affaires de l'École. A02.02.03 Accès à l'information et protection des renseignements personnels 1813, 1812 Documents relatifs à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels.

A02.03 PROCÉDURES JUDICIAIRES Correspondance juridique et actes de procédure relatifs aux affaires traitées ou soumises à une Cour de justice ou un Tribunal administratif par ou contre l'École.

A02.03.01 Poursuite intentée par l'École 1507 Dossiers realtifs aux affaires traitées ou soumises à une Cour de justice ou un Tribunal administratif parl'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels et confidentiels. A02.03.02 Poursuite intentée contre l'École 1507 Dossiers realtifs aux affaires traitées ou soumises à une Cour de justice ou un Tribunal administratif contre l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels et confidentiels. A02.03.03 Réclamations 1522, 1523 Documents relatifs aux réclamations mineures intentées par ou contre l'École concernant le paiement d'une somme d'argent ou l'exécution d'un acte suite à des dommages matériels ou corporels, pertes ou vols de matériel,

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accidents, dommages causés à la propriété. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels et confidentiels.

A02.04 GESTION DES CONTRATS ET DES ENTENTES Documents relatifs à des questions de nature juridique et documents légaux.

A02.04.01 Processus d'attribution des contrats 2501 Documents relatifs au suivi du processus d'Attribution des contrats. Comprend les appels d'offres, les offres, les contrats, le suivi des contrats et autres. Classés par appels d'offre. A02.04.02 Contrats et ententes mineurs 1510 Documents légaux confirmant une entente entre l'École et une personne physique ou morale. A02.04.03 Contrats et ententes majeurs 1512 Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A02.04.04 Brevets 1514 A02.04.05 Marques de commerce 1508, 1620 Documents établissant la propriété juridique d'une marque de commerce au nom de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A02.04.06 Licences et permis 1511 Documents relatifs aux licences et permis gouvernementaux nécessaires à la conduite des affaires de l'École. A02.04.07 Dons et legs 1599 Documents relatifs à la gestion des différents programmes de dons mis de l'avant par l'École : dons majeurs et dons planifiés. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels et confidentiels.

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A03 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Documents relatifs à la gestion du personnel administratif, du personnel enseignant et du personnel de recherche de l'École. A03.01 GESTION DES EFFECTIFS Documents relatifs à la gestion des effectifs et des postes de l'École. Documents relatifs à la planification, à l'inventaire, à l'évaluation et à la modification des effectifs et des postes de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

A03.01.01 Planification des effectifs 1205 A03.01.02 Descriptions de fonctions 1206 Documents relatifs à la définition des fonctions et des tâches du personnel de l'École. A03.01.03 Évaluation du rendement 1210 Documents relatifs à l'évaluation du rendement du personnel de l'École. A03.01.04 Avancement d'échelon 1210 Documents relatifs à l'avancement d'échelon du personnel de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A03.01.05 Équité en emploi 1210

A03.02 DOTATION Documents relatifs à l'acquisition de talents du personnel administratif, du personnel enseignant et du personnel de recherche de l'École.

A03.02.01 Recrutement 1207 Documents relatifs aux concours de recrutement du personnel de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A03.02.02 Accueil et intégration des ressources humaines 1201

A03.03 DOSSIERS INDIVIDUELS - PERSONNEL CADRE, ADMINISTRATIF ET DE SOUTIEN Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant les documents permettant de suivre la carrière du personnel administratif, du personnel enseignant et du personnel de recherche de l'École.

A03.03.01 Employés avec avantages sociaux 1221 Ces documents contiennent des renseignements personnels. Offre de service, demande d’autorisation d’engagement (DAE), curriculum vitae, contrat d'engagement, attestations de diplômes et d'expérience, description de fonctions, évolution salariale et des avantages sociaux, évaluations promotions, correspondance, mesures disciplinaires et autres. A03.03.02 Employés sans avantages sociaux 1222 Ces documents contiennent des renseignements personnels. Offre de service, demande d’autorisation d’engagement (DAE), curriculum vitae, contrat d'engagement, attestations de diplômes et d'expérience, description de fonctions, salaire, correspondance, mesures disciplinaires et autres. A03.03.03 Stagiaires 3303

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Ces documents contiennent des renseignements personnels. Offre de service, demande d’autorisation d’engagement (DAE), curriculum vitae, contrat d'engagement, attestations de diplômes et d'expérience, description de fonctions, salaire, correspondance, mesures disciplinaires et autres.

A03.04 DOSSIERS INDIVIDUELS - PERSONNEL ENSEIGNANT Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant les documents permettant de suivre la carrière du personnel enseignant et du personnel de recherche de l'École.

A03.04.01 Personnel enseignant avec avantages sociaux 1221 Ces documents contiennent des renseignements personnels. Offre de service, demande d’autorisation d’engagement (DAE), curriculum vitae, contrat d'engagement, attestations de diplômes et d'expérience, description de fonctions, évolution salariale et des avantages sociaux, évaluations promotions, correspondance, mesures disciplinaires et autres. A03.04.02 Personnel enseignant sans avantages sociaux 1222 Ces documents contiennent des renseignements personnels. Offre de service, demande d’autorisation d’engagement (DAE), curriculum vitae, contrat d'engagement, attestations de diplômes et d'expérience, description de fonctions, salaire, correspondance, mesures disciplinaires et autres.

A03.05 GESTION DE LA CARRIÈRE DES EFFECTIFS Documents relatifs au contrôle des mouvements de personnel de l'École.

A03.05.01 Promotion - personnel enseignant 1209 Documents relatifs aux promotions obtenues par le personnel enseignant de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. Les pièces témoignant des promotions sont versées au dossier du personnel enseignant A03.05.02 Promotion - personnel cadre, administratif et de soutien 1208 Documents relatifs aux promotions obtenues par le personnel non - enseignant de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. Les pièces témoignant des promotions sont versées au dossier du personnel. A03.05.03 Mouvement du personnel 1208 Documents relatifs au contrôle des mouvements de personnel de l'École. Documents relatifs aux mutations/transferts d'unités effectués par le personnel de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A03.05.04 Cessation d'emploi 1208 Documents relatifs aux départs volontaires /démissions ou renvois effectués des membres du personnel de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A03.05.05 Retraites 1208 Documents relatifs aux retraites prises par le personnel de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

A03.06 FORMATION ET DÉVELOPPEMENT Documents relatifs à la formation et au perfectionnement du personnel de l'École.

A03.06.01 Programme de formation des ressources humaines 3601 Documents relatifs à l'administration des activités collectives ou individuelles de formation et de perfectionnement du personnel de l'École. Classés par année de référence

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A03.07 CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES SOCIAUX Documents relatifs aux conditions de travail du personnel de l'École.

A03.07.01 Horaires de travail 1213 Documents relatifs à la gestion et au contrôle de l'horaire de travail du personnel de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A03.07.02 Absences et congés 1228 Documents utilisés pour assurer le contrôle des absences et la gestion des congés du personnel de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A03.07.03 Rémunération 1214 Documents relatifs à la rémunération et aux échelles de salaire en vigueur de l'École. A03.07.04 Cotisations aux associations professionnelles 1107 Documents relatifs aux cotisations versées aux associations professionnelles pour le personnel de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A03.07.05 Régime d'assurance collective 1226 Documets relatifs aux assurances du personnel de l'École. A03.07.06 Régime de retraite 1127 Documents relatifs au régime de retraite du personnel de l'École.

A03.08 GESTION DE LA SANTÉ ET DE LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL Documents relatifs à la santé au travail du personnel de l'École.

A03.08.01 Santé et sécurité 1215 Documents relatifs à l'administration des activités liées à la santé et la sécurité des membres de la communauté universitaire, aux programmes de prévention, à l'hygiène environnementale, à l'inspection des milieux, à l'ergonomie, à la qualité de vie, aux rapports d'inspection, à l'application des normes de santé et sécurité. A03.08.02 Ergonomie 1215 Documents relatifs à la gestion de l'évaluation ergonomique des postes de travail des employés de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A03.08.03 Incident, accident du travail et maladie professionnelle 1215 Documents relatifs aux incidents, aux accidents du travail et aux maladies professionnelles servant à informer les employés de l'École. Ces documents contiennent des renseignements personnels. A03.08.04 Hygiène, santé et sécurité du travail 1215 Documents relatifs à l'hygiène, à la santé et à la sécurité du travail servant à informer les employés de l'École. Ces documents contiennent des renseignements personnels. A03.08.05 Prévention 1215 Documents relatifs à la prévention de la santé physique et psychologique servant à informer les employés de l'École. A03.08.06 Gestion de la qualité de vie au travail 1218 Documents relatifs aux relations de travail problématiques du personnel de l'École.

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A03.08.07 Éthique du travail 3807 Documents relatifs aux principes moraux et de conduite ainsi qu’aux règles et devoirs régissant le travail des membres du personnel et la gestion des conflits d’intérêts :dépliants ou brochures, codes d’éthique et de déontologie , déclarations de valeurs de l’administration publique québécoise , déclarations d’intérêts A03.08.08 Programme d'aide aux employés 1219 Documents relatifs à la gestion du programme d'aide au personnel et aux interventions réalisées dans le cadre du programme de sensibilisation et de prévention offert à l'ensemble des membres du personnel de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A03.08.09 Dossiers individuels des accidentés 1225 Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant les documents relatifs aux accidents subis en cours d'emploi par le personnel de l'École. Ces documents contiennent des renseignements personnels.

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A04 GESTION FINANCIÈRE Documents relatifs à la gestion des ressources financières de l'École. A04.01 FINANCEMENT Documents relatifs aux moyens par lesquels l'École se procure des fonds.

A04.01.01 Analyse et suivi de financement 1320 A04.01.02 Subventions 1316, 1320, 1321 Documents relatifs à toutes subventions accordées à l'École, incluant les subventions de fontionnement du gouvernement provincial. A04.01.03 Campagnes de souscription 1375 Documents relatifs à l'organisation et au fonctionnement des campagnes de souscription organisées par l'École. A04.01.04 Programmes de commandites 1376 Documents relatifs à l'organisation et au fonctionnement des programmes de commandites de l'École. A04.01.05 Fondations, dotations 1377 Documents relatifs à la gestion courante des divers fonds de dotation et de souscription administrés par l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A04.01.06 Emprunts, placements et garanties 1307, 1324 Documents relatifs à la gestion des emprunts, placements et garanties.

A04.02 PLANIFICATION BUDGÉTAIRE Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des budgets de l'École et de ses différentes unités.

A04.02.01 Fonds de fonctionnement 1325, 1327, 1329 Fonds relatifs à la planification, au contrôle et au suivi du fonds de fonctionnement de l'École et de ses différentes unités. A04.02.02 Fonds d'investissement et d'immobilisation 1304, 1325, 1327, 1329 Fonds relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des fonds d'investissement et des immobilisations de l'École et de ses différentes unités. A04.02.03 Fonds avec restrictions 1325, 1327, 1329 Fonds relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des fonds avec restrictions (fonds de recherche et fonds spéciaux) de l'École et de ses différentes unités. A04.02.04 Fonds de dotation et de souscription 1325, 1327, 1329 Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des fonds de dotation et de souscription de l'École et de ses différentes unités.

A04.03 COMPTABILITÉ Documents relatifs aux opérations comptables, ainsi que l'information pouvant servir à l'administration de la comptabilité.

A04.03.01 Gestion des systèmes comptables 1308, 1310 Documents relatifs à la gestion du système comptable de l'École. A04.03.02 Comptes à payer 1313

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Documents relatifs à la gestion des comptes à payer et au contrôle des dépenses de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A04.03.03 Comptes à recevoir 1311 Documents relatifs à la gestion des comptes à recevoir et au contrôle des revenus de l'École. A04.03.04 Opérations bancaires 1309 Documents relatifs à la gestion des opérations bancaires de l'École. A04.03.05 Impôts et taxes 1317, 1378 Documents relatifs aux impôts et taxes des divers niveaux de gouvernements.

A04.04 PAIE Documents relatifs à l'administration de la paie des employés de l'École.

A04.04.01 Gestion de la paie 1229 Documents relatifs à la gestion de la paie des employés de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A04.04.02 Dossiers de paie - Employés 1230 Documents relatifs à l'administration de la paie des employés de l'École. Ces documents contiennent des renseignements personnels.

A04.05 RAPPORTS ET ÉTATS FINANCIERS Documents relatifs au contrôle de la gestion financière de l'École.

A04.05.01 États financiers 1323 Documents relatifs à la gestion des rapports et états financiers de l'École. Ce documents peuvent contenir des renseignements personnels. A04.05.02 Vérification interne 1315 Documents relatifs à la vérification interne de la gestion financière de l'École. A04.05.03 Vérification externe 1323 Documents relatifs à la vérification externe de la gestion financière de l'École.

A04.06 FERMETURE DES LIVRES Documents relatifs à la fermeture des livres comptables de l'École.

A04.06.01 Grand livre 1310 A04.06.02 Conciliation des comptes 1310 A04.06.03 Écritures comptables 1310

A04.07 ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES Documents relatifs à l'acquisition de bien ou de services

A04.07.01 Dossier des fournisseurs 1350, 2501 En ordre alpha de fournisseur A04.07.02 Contrats de services 1350, 2501 Suivi et renouvellement

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A04.07.03 Tarification des services à l'interne 4703 Documents relatifs à la vente de services à l'interne : tarification, politique/directive de tarification, etc. A04.07.04 Disposition des ressources matérielles 1350,1402

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A05 GESTION DES RESSOURCES MOBILIÈRES ET IMMOBILIÈRES Documents relatifs à la gestion des ressources mobilières et immobilières de l'École. A05.01 IMMEUBLES ET TERRAINS Documents relatifs à la gestion des immeubles et des terrains de l'École.

A05.01.01 Inventaire 1407 Documents relatifs à la disposition, à l'inventaire et à l'évaluation des immeubles, locaux et terrains de l'École. A05.01.02 Aménagement des espaces 1410 Documents relatifs à la construction d'édifices, aux projets d'aménagement, aux activités de déménagement et à la signalisation des espaces de l'École. Classement par projets. A05.01.03 Gestion et utilisation des espaces 1408 Documents relatifs à la gestion, l'utilisation, l'attribution, la répartition, la location et la réservation des espaces de l'École à des fins d'enseignement, de recherche, de création ou pour la tenue d'activités sociales ou culturelles, de congrès, colloques, conférences. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A05.01.04 Entretien et réparation 1412, 1415, 1426 Documents relatifs à l'entretien et à la réparation des biens immobiliers de l'École.

A05.02 MOBILIER ET ÉQUIPEMENTS Documents relatifs au mobilier et aux équipements de l'École.

A05.02.01 Inventaire des ressources mobilières 1402 Documents relatifs à la gestion des ressources mobilières de l'École. A05.02.02 Utilisation des ressources mobilières 1407, 1408 Documents relatifs au contrôle de l'utilisation et de la disposition des ressources mobilières de l'École (prêt, emprunt, location et vente de matériel et d'équipement). A05.02.03 Entretien et réparation 1412, 1415, 1426 Documents relatifs à l'entretien et à la réparation du matériel et de l'équipement de l'École. A05.02.04 Véhicules 1414 Documents relatifs à l'achat, l'inventaire, l'entretien, la réparation, l'immatriculation, la modification et le remplacement des véhicules de l'École.

A05.03 SÉCURITÉ Documents relatifs à la sécurité des personnes et des biens sur le territoire de l'École.

A05.03.01 Prévention et mesures de sécurité et d'urgence 1416 Documents relatifs à la planification et à l'organisation des activités de prévention et des mesures de sécurité et d'urgence de l'École. A05.03.02 Interventions de sécurité et d'urgence 1421, 1424 Documents relatifs aux interventions réalisées à la suite d'une infraction, d'un crime, d'un vol, d'un acte de vandalisme, d'un accident, d'un déversement de produits dangereux, d'une alerte, d'un déclenchement de système d'alarme et d'autres problèmes de sécurité survenus dans les bâtiments, locaux et sur les terrains de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

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A05.03.03 Accès aux édifices et locaux 1422 Documents relatifs au contrôle de l'accès aux immeubles, locaux et terrains de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A05.03.04 Gestion des objets perdus ou trouvés 1420 Documents relatifs à l'organisation du contrôle des objets perdus et trouvés à l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A05.03.05 Produits dangereux 1412, 1421 Documents relatifs à l'analyse, à l'utilisation, au transport, à l'entreposage et à la disposition des matières dangereuses utilisées dans les locaux de l'École. A05.03.06 Équipements de sécurité et d'urgence 1412, 1423 Documents relatifs à la gestion du matériel et de l'équipement utilisés dans le cadre des activités de prévention, de sécurité et d'urgence de l'École.

A05.04 ASSURANCES ET RÉCLAMATIONS Documents relatifs aux assurances générales de l'École et aux réclamations intentées par ou contre l'École.

A05.04.01 Assurances générales 1417 Documents relatifs aux conventions par lesquelles, moyennant une prime, des assureurs s'engagent à indemniser l'École ou l'une de ses unités dans le cas où un incident couvert par une police d'assurance se produit. A05.04.02 Réclamations 1417 Documents relatifs aux réclamations mineures intentées par ou contre l'École concernant le paiement d'une somme d'argent ou l'exécution d'un acte à la suite de dommages matériels ou corporels, pertes ou vols de matériel, accidents, dommages causés à la propriété. Comprend également les documents relatifs aux réclamations majeures intentées par ou contre l'École (principalement auprès des compagnies d'assurance), concernant le paiement d'une compensation majeure ou l'exécution d'un acte à la suite de dommages importants subis par l'institution ou l'une de ses unités. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

A05.05 DÉVELOPPEMENT DURABLE Documents relatifs à la mise en place d'action en matière de préservation du patrimoine naturel et architectural, de la réduction de l'empreinte écologique de l'École ainsi que de la récupération et du recyclage des biens, équipements, matériels et fournitures.

A05.05.01 Préservation patrimoine 1119 Documents relatifs à la mise en place d'action en matière de préservation du patrimoine naturel et architectural de l'École. A05.05.02 Réduction empreinte écologique 1119 Documents relatifs à la mise en place d'action concernant la réduction de l'empreinte écologique de l'École. A05.05.03 Récupération et recyclage 1119 Documents relatifs à la mise en place d'action concernant la récupération et le recyclage des biens, équipements, matériels et fournitures de l'École.

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A06 GESTION DE L'ACTIF INFORMATIONNEL Documents relatifs à la gestion des ressources informationnelles de l'École. A06.01 GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS Documents relatifs à la gestion de l'information créée ou reçue dans le cadre de la mission de l'École. Information, documentation administrative, financière ou opérationnelle, peu importe son support.

A06.01.01 Classification 6100 Documents relatifs au développement, à l'implantation et à l'utilisation du système de classification des documents de l'École en réponse aux exigences légales. A06.01.02 Gestion du cycle de vie 6105 Documents relatifs au développement, à l'implantation et à l'utilisation du calendrier de conservation des documents de l'École. A06.01.03 Gestion des documents actifs 6102 Documents relatifs au programme de gestion des documents actifs de l'École. A06.01.04 Gestion des documents semi - actifs 6105 Documents relatifs au programme de gestion des documents semi - actifs de l'École. A06.01.05 Gestion des documents inactifs 6105 Documents relatifs au programme de gestion des documents semi - actifs de l'École. A06.01.06 Gestion des documents essentiels 6107 Documents relatifs à la mise en application du programme de gestion des documents essentiels de l'École. A06.01.07 Élimination des documents 6108 Documents relatifs au processus d'élimination des documents administratifs de l'École. A06.01.08 Transfert de support - Dématérialisation 6109 A06.01.09 Gestion de l'information numérique 6100 A06.01.10 Veille informationnelle 6111 Documents relatifs à la veille technologique et organisationnel dans le domaine d'intérêt de chaque unité A06.01.11 Programme de gestion et de garde de documents 2500 par professeur, par cote de fonds

A06.02 DOCUMENTS HISTORIQUES Documents relatifs aux documents historiques de l'École.

A06.02.01 Gestion des fonds d'archives historiques 2102 Documents relatifs au contrôle du processus d'acquisition des documents historiques de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A06.02.02 Traitement 2104 Documents relatifs au contrôle du traitement (description, indexation, classement) des documents historiques de l'École.

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A06.02.03 Préservation 2104 Documents relatifs à la préservation (restauration, entreposage, protection) des documents historiques de l'École. A06.02.04 Diffusion et exploitation 2103, 2107 Documents relatifs au contrôle de la diffusion et de l'exploitation des documents historiques de l'École. Cette série concerne également les documents relatifs à la préparation, à l'organisation et à la présentation d'activités de mise en valeur de fonds ou documents d'archives (expositions physiques ou virtuelles).

A06.03 RESSOURCES DOCUMENTAIRES (BIBLIOTHÈQUE) Documents relatifs aux ressources documentaires de l'École.

A06.03.01 Développement des collections 2102 Documents relatifs au développement des collections et au contrôle du processus d'acquisition des ressources documentaires de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A06.03.02 Traitement 2104 Documents relatifs au contrôle du traitement (catalogage, indexation, classement) des ressources documentaires de l'École. A06.03.03 Gestion des ressources documentaires numériques 2102, 2103, 2104 A06.03.04 Préservation des collections 2104 Documents relatifs à la préservation (restauration, entreposage, protection) des ressources documentaires de l'École. A06.03.05 Diffusion et exploitation 2103 Documents relatifs au contrôle de la diffusion et de l'exploitation des ressources documentaires de l'École. A06.03.06 Services aux usagers 2107 Documents relatifs aux droits d'utilisation accordés et aux services rendus à la clientèle utilisatrice des ressources documentaires et des collections de l'École.

A06.04 AUDIOVISUEL ET MULTIMÉDIA Documents relatifs aux ressources audiovisuelles et multimédias de l'École.

A06.04.01 Gestion de l'équipement 1902, 1904 Documents relatifs à la gestion et au suivi du prêt du matériel et de l'équipement audiovisuels et photographiques de l'École. A06.04.02 Dossier de conception d'une production 1905 Documents relatifs à la conception, à la réalisation et à la production de documents audiovisuels, multimédias et photographiques, à la gestion de la réalisation externe de travaux en ce domaine de même qu'aux différents services techniques offerts aux membres de l'établissement et aux clientèles externes : dossier technique et budget relatifs aux productions audiovisuelles et photographiques produites par l'École et concernant ses activités. A06.04.03 Acquisition 1905, 2102 Documents relatifs aux productions audiovisuelles/multimédias achetées par l'École ou l'une de ses unités. A06.04.04 Diffusion et exploitation 1508, 2103

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Documents relatifs à la diffusion et l'exploitation des productions audiovisuelles, multimédias et photographiques réalisées ou reçues par l'École ou l'une de ses unités. A06.04.05 Conservation 1905 Documents relatifs à la conservation des productions dans un outil informatique, l'autorisation des accès et autres A06.04.06 Infrastructure technique - Audiovisuel 1907, 6460 Documents relatifs aux infrastructures technologiques des salles de classe et des salles de réunion, amphithéatre pour soutenir les besoins académiques de l'École. A06.04.07 Productions photographiques 1905 Productions photographiques réalisées ou reçues par l'École ou l'une de ses unités et représentant des personnes, des objets ou des édifices de l'École ou illustant des événements concernant ses activités.

A06.05 COURRIER, MESSAGERIE Documents relatifs à la gestion des systèmes de courrier et de messagerie internes et externes de l'École ainsi qu'au transport et à la livraison des marchandises et colis.

A06.05.01 Courrier interne 1404 Documents relatifs à la gestion du courrier interne de l'École. A06.05.02 Courrier externe 1404 Documents relatifs à la gestion du courrier externe de l'École. A06.05.03 Messagerie 1404 Documents relatifs à la gestion du transport et de la livraison des marchandises et colis.

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A07 GESTION DES RESSOURCES INFORMATIQUES Documents relatifs aux ressources informatiques de l'École. A07.01 PLANIFICATION STRATÉGIQUE DES RESSOURCES INFORMATIQUES Documents relatifs à la planification stratégique, aux orientations de l'organisation en matière des ressources informatiques. Comprend les plans annuel et autres.

A07.01.01 Architecture d'entreprise 2005 Documents relatifs à l'architecture d'entreprise de HEC Montréal. Application, outils, normes et standards et autres. A07.01.02 Pratiques méthodologiques en informatique 2008 Documents relatifs à la méthodologie, les normes et pratiques en matière informatique au sein de l'équipe de gestion des TI et de la communauté HEC Montréal

A07.02 EXPLOITATION DES RESSOURCES INFORMATIQUES Documents relatifs à la gestion du matériel et de l'équipement informatiques de l'École.

A07.02.01 Gestion de logiciels et progiciels 2002 Comprends les inventaires, licences, autorisation, contrats et autres documents. Classés par produit, par année. A07.02.02 Gestion des systèmes informatiques 2006 Comprends les inventaires, licences, autorisation, contrats et autres documents. Classés par produit, par année. A07.02.03 Gestion des banques de données 2006 Comprends les inventaires, licences, autorisation, contrats et autres documents. Classés par produit, par année. A07.02.04 Entretien des systèmes 2006, 2004 Documents relatifs aux mises à jour et entretien des systèmes informatiques de l'École

A07.03 GESTION DU MATÉRIEL ET DES ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES Documents relatifs à la gestion du matériel et de l'équipement informatiques de l'École.

A07.03.01 Inventaire de l'équipement informatique 2005 Documents relatifs à la gestion des équipements informatiques de l'École, photocopieurs, ordinateurs, numériseurs et autres. A07.03.02 Contrat de service 1512 Documents relatifs aux contrats ou ententes de services des équipements informatiques de l'École A07.03.03 Réparation de l'équipement 2004 Documents relatifs aux réparations des équipements informatiques de l'École suite à un bris

A07.04 DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES INFORMATIQUES 2002, 2010 Documents relatifs aux analyses, évaluations et documentations des systèmes et produits informatiques testés ou mis en place par l'École

A07.04.01 Documentation des systèmes/produits informatiques 2002 A07.04.02 Développement 2002

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A07.04.03 Planification 2002 A07.04.04 Implantation 2002 A07.04.05 Migration 2010

A07.05 SÉCURITÉ DES RESSOURCES INFORMATIQUES 2007, 2011, 2010 Documents relatifs à la sécurité informatique (protection des systèmes et des biens informatiques, préservation de la confidentialité et de la fiabilité des données).

A07.05.01 Gestion des comptes et groupes d'utilisateurs 2011 Documents relatifs aux droits d'utilisation accordés et aux services rendus à la clientèle utilisatrice des ressources informatiques de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A07.05.02 Code d'accès 2011 A07.05.03 Privilèges 2011 A07.05.04 Mesures d'urgences et plan de relève informatique 2007 Documents relatifs à la sécurité informatique en cas d'urgence : plan de relève, mesures d'urgence, etc. A07.05.05 Confidentialité 2007 A07.05.06 Contrôle et audit 2011, 2010

A07.06 GESTION ET EXPLOITATION DES INFRASTRUCTURES INFORMATIQUES 2005 Documents relatifs aux infrastructures technologiques soutenant les besoins administratifs, opérationnels et académiques de l'École.

A07.06.01 Gestion du parc des serveurs 2005 A07.06.02 Gestion de la réseautique 2005

A07.07 SERVICES AUX UTILISATEURS DES RESSOURCES TECHNOLOGIQUES Documents relatifs aux services offerts aux utilisateurs des ressources technologiques de l'école

A07.07.01 Achat de matériel informatique 2003 Comprend les demandes d'achat en TI - coordonnées avec les Approvisionnements de l'École. A07.07.02 Soutien informatique offert aux employés 2012 Comprend les documents relatifs au centre d'assistance TI pour toutes demandes relatives aux équipements ou aux accès aux ressources technologiques de l'École. A07.07.03 Soutien informatique offert aux étudiants 2012 Comprend les documents relatifs au centre d'assistance TI pour toutes demandes relatives aux équipements ou aux accès aux ressources technologiques incluant les laboratoires informatiques de l'École.

A07.08 GESTION DES TÉLÉCOMMUNICATIONS Documents relatifs aux télécommunications.

A07.08.01 Services téléphoniques 1615

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A07.08.02 Services téléphoniques mobiles 1615 A07.08.03 Gestion des comptes téléphoniques 1615 A07.08.04 Équipements et systèmes 1615, 1619 Documents relatifs à la gestion du matériel et de l'équipement de télécommunications de l'École.

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A08 GESTION DES COMMUNICATIONS ET DES RELATIONS PUBLIQUES Documents relatifs aux activités de communication de l'École. A08.01 IDENTIFICATION DE L'ÉCOLE Documents relatifs à la conception, la définition et la modification de toute forme d'identification officielle de l'École et de ses diverses unités.

A08.01.01 Armoiries , devise et sceau 1603 Documents relatifs aux armoiries et à la devise de l'École. A08.01.02 Normes graphiques 1603 Documents relatifs aux normes de présentation graphiques de l'École et à l'adoption d'une image de marque au sein de HEC Montréal. A08.01.03 Dénomination officielle 1603 Documents relatifs à l'utilisation du nom de l'École.

A08.02 CÉRÉMONIES OFFICIELLES ET ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX HEC Documents relatifs aux cérémonies officielles et événements spéciaux de l'École.

A08.02.01 Événements 1610 Documents relatifs aux cérémonies, collations des grades, célébrations, inaugurations, visites, fêtes, anniversaires, réceptions, lancements et autres événements spéciaux organisés par l'École et ses différentes unités. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A08.02.02 Livre d'or 1608 Document relié utilisé pour souligner la tenue de cérémonies officielles et événements spéciaux et dans lequel sont consignées les signatures des personnalités reçues ou honorées par l'École ou l'une de ses unités. A08.02.03 Allocutions et discours 1606, 1609 Documents relatifs aux allocutions destinées à la communauté universitaire.

A08.03 COMMUNICATIONS OFFICIELLES

A08.03.01 Communiqués 1609 Documents relatifs aux communiqués destinés à la communauté universitaire. A08.03.02 Affichages 1609 Documents relatifs aux affichages destinés à la communauté universitaire ainsi que sur le réseau d'affichage dynamique numérique (ADN). A08.03.03 Remerciements 1609 Documents relatifs aux remerciements destinés à un ou plusieurs membres de la communauté universitaire. A08.03.04 Condoléances 1609 Documents relatifs aux avis de décès de l'un des membres actifs ou retraités de la communauté universitaire. A08.03.05 Félicitations 1609 Documents relatifs aux félicitations attribuées à un ou plusieurs membres de la communauté universitaire.

A08.04 PUBLICITÉ ET RELATIONS AVEC LES MÉDIAS Documents relatifs à la publicité et aux relations avec les médias.

A08.04.01 Publicité et marketing 1602

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Documents relatifs aux plans de communication, aux campagnes publicitaires, aux commandites, aux activités de marketing utilisés pour faire la promotion des activités et produits de l'École. A08.04.02 Relations avec les médias 1604 Documents produits par les différents médias écrits et électroniques et se rapportant aux activités de l'École. La présente série concerne également les documents utilisés par l'École pour aviser les médias de la tenue d'un événement majeur, d'une activité importante ou de toute autre information qu'elle désire communiquer au grand public.

A08.05 PUBLICATIONS HEC Documents relatifs aux publications de l'École.

A08.05.01 Gestion des publications 1614 Documents relatifs à la préparation, l'édition et la diffusion des publications internes et des publications savantes impliquant l'École, l'une de ses unités ou l'un de ses membres. A08.05.02 Publications administratives 1614 Publications administratives sous forme d'imprimés ou numérique produites par ou pour l'École. A08.05.03 Publications savantes 1614 Publications savantes sous forme d'imprimés ou numérique produites par ou pour l'École.

A08.06 GRAPHISME ET IMPRESSION

A08.06.01 Production graphique 1930 Documents relatifs à la préparation et l'édition des publications graphiques de l'École. A08.06.02 Impression (polycopie) 1931 Documents relatifs à la gestion des services d'impression et de polycopie de l'École.

A08.07 SITES WEB ET RÉSEAUX SOCIAUX Documents relatifs à la création, à la mise à jour et au développement du site Web de l'École ou de l'une de ses unités.

A08.07.01 Sites Web de l'École 1616 A08.07.02 Réseaux sociaux 1616 A08.07.03 Rayonnement sur le Web 1616

A08.08 PRIX ET DISTINCTIONS HEC Documents relatifs aux différentes distinctions décernées par l'École.

A08.08.01 Honorariat 1624 Documents relatifs aux doctorats honoris causa décernés par l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A08.08.02 Éméritat 1624 Documents relatifs aux titres de professeur émérite décernés par l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A08.08.03 Prix 1624

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Documents relatifs aux prix d'excellence décernés par l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

A08.09 CONGRÈS, COLLOQUES, CONFÉRENCES, COLLATION DES GRADES Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences.

A08.09.01 Événements internes 1606, 2401 Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences tenus ou organisés par l'École ou l'une de ses unités. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A08.09.02 Événements externes 1606, 2201 Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences tenus ou organisés par un organisme externe et auxquels des membres de l'École assistent ou participent. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. A08.09.03 Collation des grades 2302 Classement en ordre chronologique.

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A09 RELATIONS EXTERNES Documents de diverses natures reliés aux activités et aux relations des unités de l'École avec des organismes externes et qui ne peuvent être intégrés dans d'autres séries. A09.01 UNIVERSITÉS QUÉBÉCOISES Documents de diverses natures reliés aux activités et aux relations des unités de l'École avec des organismes externes et qui ne peuvent être intégrés dans d'autres séries.

A09.01.01 Université de Montréal (affiliée) 2201 Classement par facultés, directions, départements en ordre alphabétique. A09.01.02 École Polytechnique (affiliée) 2201 Classement par facultés, directions, départements en ordre alphabétique. A09.01.03 [université] 2201

A09.02 UNIVERSITÉS CANADIENNES Documents de diverses natures reliés aux activités et aux relations des unités de l'École avec des organismes externes et qui ne peuvent être intégrés dans d'autres séries.

A09.02.01 [université] 2201 A09.03 AUTRES UNIVERSITÉS 2201 Documents de diverses natures reliés aux activités et aux relations des unités de l'École avec des organismes externes et qui ne peuvent être intégrés dans d'autres séries.

A09.03.01 [université] 2201 A09.04 ORGANISME D'ENSEIGNEMENT ET DE RECHERCHE Documents relatifs aux échanges avec le milieu de l'enseignement et ses organismes.

A09.04.01 Commissions scolaires 2201 Classement en ordre alphabétique de commissions scolaires. A09.04.02 Colléges 2201 Classement en ordre alphabétique de collèges (CÉGEP). A09.04.03 Institut de recherche 2201

A09.05 GOUVERNEMENT Documents relatifs aux échanges avec les gouvernements, tant aux niveaux provincial, national qu'international.

A09.05.01 Fédéral - Canada 2201 Classement par ministères, par conseils en ordre alphabétique. A09.05.02 Provincial - Québec 2201 Classement par ministères, par conseils en ordre alphabétique. A09.05.03 Provincial - Autres provinces 2201 Classement par provinces en ordre alphabétique.

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A09.05.04 Municipal 2201 Classement par ville en ordre alphabétique. A09.05.05 Étranger 2201 Classement par pays en ordre alphabétique.

A09.06 ORGANISATIONS PROFESSIONNELLES ET AUTRES Documents relatifs aux échanges avec des organismes variés (enseignement, recherche, social, santé, privé, local, international…). Classement par organismes en ordre alphabétique.

A09.06.01 Associations et fédérations 2201 Documents relatifs aux échanges avec des associations et des fédérations. Classement par association ou fédération en ordre alphabétique. A09.06.02 Corporations professionnelles 2201 Documents relatifs aux échanges avec des corporations professionnelles. Classement par corporations ou associations professionnelles en ordre alphabétique. A09.06.03 Organismes subventionnaires 2201 Documents relatifs aux échanges avec des organismes subventionnaires. Classement par organismes. A09.06.04 Compagnies et entreprises 2201 Documents relatifs aux échanges avec des compagnies et des entreprises. Classement par compagnies ou entreprises en ordre alphabétique. (fournisseurs ? Finances?) A09.06.05 Autres organismes 2201

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E GESTION DE L’ENSEIGNEMENT

E01 PROGRAMMES D'ÉTUDES Documents relatifs aux programmes d'études offerts par l'École.

E01.01 PROGRAMMES DE PREMIER CYCLE 0103, 0109, 0110, 0111, 0113 Documents relatifs à la gestion des programmes d'études de premier cycle - certificat. Pour chaque programme, création des sous - dossiers : création, évaluation, modification, abolition et administration générale.

E01.02 PROGRAMMES DE DEUXIÈME CYCLE 0103, 0109, 0110, 0111, 0113 Documents relatifs à la gestion des programmes d'études de deuxième cycle - DESS, Maîtrise. Pour chaque programme, création des sous - dossiers : création, évaluation, modification, abolition et administration générale.

E01.03 PROGRAMMES DE TROISIÈME CYCLE 0103, 0109, 0110, 0111, 0113 Documents relatifs à la gestion des programmes d'études de troisième cycle - doctorat. Pour chaque programme, création des sous - dossiers : création, évaluation, modification, abolition et administration générale.

E01.04 PROGRAMMES D'ÉCHANGES INTERNATIONAUX 1046 Documents utilisés pour assurer l'organisation et la gestion des programmes d'échanges internationaux offerts aux étudiants de l'École. Classement par année, session, pays. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

E01.04.01 Partenariats 1046 E01.04.02 Logistique 1046 E01.04.03 Soutien financier 1046

E01.05 PROGRAMMES DE FORMATION CONTINUE 0114

E01.06 PROGRAMMES DE FORMATION À DISTANCE 0115 E01.07 FORMATION HORS PROGRAMME 0116 E01.08 ACCRÉDITATION PROFESSIONNELLE 0112 Documents relatifs au processus d'accréditation et d'agrément de certains programmes offerts par l'École. Classement par programmes, organismes.

E01.09 AGRÉMENTS ET CLASSEMENTS INTERNATIONAUX 0319 Documents relatifs au processus d'accréditation et d'agrément de certains programmes offerts par l'École. Classement par programmes, organismes.

E p. 27

E02 ORGANISATION DE L'ENSEIGNEMENT Documents relatifs à la gestion courante de l'enseignement (activités récurrentes).

E02.01 GESTION DES SESSIONS 0211, 0232, 0302, 0351 Documents relatifs à l'administration générale de l'organisation des sessions. Classement par année, session.

E02.01.01 Calendrier universitaire 0301 E02.01.02 Annuaire des cours 0302 E02.01.03 Horaire - maître 0232

E02.02 RÉPARTITION DES TÂCHES D'ENSEIGNEMENT 0117, 0230, 0231 Documents relatifs à la répartition des tâches entre les membres du personnel enseignant pour une session donnée. Classement par année, par session.

E02.02.01 Répartition des cours 0230 E02.02.02 Tâches d'enseignement 0230 E02.02.03 Cours annulés ou soustraits 0231 E02.02.04 Enseignement hors campus 0117

E02.03 COURS 0207, 0250, 0251, 0252, 0318, 0380

E02.03.01 PLAN DE COURS 0252

E02.03.02 Dossiers de cours 0207, 0250, 0251, 0380 Documents utilisés pour assurer la gestion d'un cours offert par l'Université. Classement par année, session, sigle de cours. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels

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E03 PÉDAGOGIE DE L'ENSEIGNEMENT Documents relatifs à l'évaluation par les étudiants des enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l'École. Classement par année, session, sigle de cours, matricule ou nom de l'enseignant. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

E03.01 MOYENS ET OUTILS PÉDAGOGIQUES 0240 Documents relatifs à la planification, au développement et à l'utilisation des différents moyens et outils d'enseignement.

E03.01.01 Plan de développement pédagogique 0240 E03.01.02 Projet pédagogique 0240 E03.01.03 Matériel didactique 0240

E03.02 DÉVELOPPEMENT ET EXPLOITATION DES MÉDIAS D'ENSEIGNEMENT 2008

E03.03 GESTION DE L'ÉVALUATION DES ÉTUDES 0209 Documents relatifs à l'établissement et l'application des mesures et critères d'évaluation des études.

E03.03.01 Système de notation 0209 E03.03.02 Méthodologie 0209 E03.03.03 Instruments de mesures et critères 0209 E03.03.04 Ententes d'évaluation 0209 E03.03.05 Surveillance des examens 0209

E03.04 PROGRAMME DE STAGE Documents utilisés pour assurer l'organisation et la gestion des stages offerts aux étudiants de l'École. Classement par année, session. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

E03.04.01 Guide de stage 0240, 0241 E03.04.02 Évaluation 0382 E03.04.03 Milieux de stage 0240, 0241 E03.04.04 Déroulement des stages

E03.05 PROJET SUPERVISÉ Documents utilisés pour assurer l'organisation et la gestion des projets supervisés offerts aux étudiants de l'École. Classement par année, session. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

E03.05.01 Guide 0240, 0241 E03.05.02 Évaluation 0382 E03.05.03 Milieux de projet supervisé 0240, 0241

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E03.05.04 Déroulement d'un projet supervisé 0240, 0241 E03.05.05 Résumé d'un projet supervisé 0240, 0241

E03.06 DOSSIER DU PARTICIPANT - STAGIAIRE Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant l'ensemble des documents relatifs aux étudiants qui effectuent des programmes d'échanges internationaux, des stages ou des projets supervisés dans le cadre de leur programme d'études. Classement par matricule de l'étudiant. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. E03.07 BACHOTAGE 0242 Documents utilisés pour préparer un examen ou un concours avec intensité et rapidement, sans viser à une formation de l'esprit.

E03.07.01 Matériel didactique 0242 E03.07.02 Personnes - ressources 0242 E03.07.03 Dossier du participant - bachotage 0242

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E04 GESTION DE LA CLIENTÈLE ÉTUDIANTE Documents relatifs à la clientèle étudiante et au cheminement scolaire des étudiants.

E04.01 CLIENTÈLE ÉTUDIANTE 0350 Documents relatifs à la prévision, au recrutement et à l'évolution de la clientèle étudiante.

E04.01.01 Effectifs étudiants 0350 Documents relatifs au suivi de l'évolution de la clientèle étudiante de l'École. E04.01.02 Prévisions 0350 Documents relatifs à la prévision, à l'étude et à l'analyse de l'évolution de la clientèle étudiante de l'École.

E04.02 RECRUTEMENT 1605 Documents relatifs aux activités de promotion organisés dans le but de recruter de nouveaux étudiants, tant aux niveaux provincial, national, qu'international.

E04.02.01 Événement portes ouvertes 1605 E04.02.02 Tournée des collèges 1605 E04.02.03 Participation aux salons 1605 E04.02.04 Soirées d'information 1605 E04.02.05 Visite 1605 E04.02.06 Tournée internationale 1605 E04.02.07 Programme SEUR 1605

E04.03 DOSSIERS INDIVIDUELS - ÉTUDIANTS ADMIS 0311, 0312, 0313, 0314, 0315, 0316 Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant les documents permettant de retracer le cheminement d'un étudiant (incluant l'étudiant libre) depuis son admission jusqu'à son départ de l'établissement. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. E04.04 DOSSIERS INDIVIDUELS - ÉTUDIANTS REFUSÉS/DÉSISTÉS 0317 Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant les documents permettant de retracer le cheminement d'un étudiant refusé ou s'étant désisté depuis sa demande d'admission jusqu'à la fin des recours ou du désistement de l'étudiant. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

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E05 GESTION DES ADMISSIONS Documents relatifs à l'établissement et à l'administration générale des politiques, procédures et du processus d'admission des étudiants afin d'assurer la gestion des transactions liées au processus d'admission des étudiants. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. E05.01 PROCESSUS D'ADMISSION 0303 E05.02 CONDITIONS D'ADMISSION 0303 E05.03 DEMANDE D'ADMISSION 0303 E05.04 TEST D'ADMISSION 0303 E05.05 ADMISSION CONDITIONNELLE 0303 E05.06 REPORT OU PROLONGATION D'ADMISSION 0303 E05.07 RÉADMISSION 0303

E05.07.01 Seconde réadmission 0303 E05.08 CHANGEMENT D'OPTION 0303 E05.09 DÉSISTEMENT 0303 E05.10 SUSPENSION 0303 E05.11 EXCLUSION 0303 E05.12 FRAUDE 0309 Documents relatifs à l'établissement et à l'administration générale des politiques et procédures applicables dans les cas de fraude, plagiat et falsification de documents. Classement par le matricule de l'étudiant. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

E05.12.01 Dossier de cour 0309

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E06 GESTION DES INSCRIPTIONS Documents relatifs à l'établissement et à l'administration générale des politiques, des procédures et du processus d'inscription des étudiants. E06.01 DEMANDE D'INSCRIPTION 0304 Documents relatifs à l'établissement et à l'administration du processus d'inscription des étudiants. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. E06.02 CHANGEMENT DE COURS 0304 E06.03 ABANDON DE COURS 0304 E06.04 GESTION DES ÉQUIVALENCES 0305 Documents relatifs à l'établissement et à l'administration générale des politiques, des procédures et du processus d'attribution d'équivalences, substitutions et exemptions de cours, de reconnaissance des acquis d'équivalences de grade, de conditions de tranfert de crédits.

E06.04.01 Processus 0305 Données relatives à l'établissement et à l'administration générale du processus d'attribution d'équivalences de cours, des exemptions de cours, de reconnaissance des acquis, d'équivalences de grade, de conditions de transfert de crédits.

E06.04.02 Équivalence de cours 0305 E06.04.03 Exemption de cours 0305 E06.04.04 Reconnaissance des acquis 0305 E06.04.05 Équivalence de grade 0305 E06.04.06 Transfert de crédits 0305

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E07 GESTION DES ACTIVITÉS D'ÉVALUATION E07.01 ÉVALUATION DES ÉTUDIANTS 0307, 0308, 0382 Documents utilisés dans le but d'évaluer le niveau d'apprentissage et les connaissances acquises par les étudiants (documents complétés). Classement par année, session et signe de cours pour les cours, laboratoires, séminaires et activités de synthèse. Classement par matricule de l'étudiant pour les mémoires et les thèses. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

E07.01.01 Examen 0307 Par activité pédagogique, par année, par session, etc. E07.01.02 Travail dirigé 0382 E07.01.03 Mémoire 0308 E07.01.04 Thèse 0308

E07.02 RÉSULTATS Documents relatifs à la collecte, à l'authentification et à l'enregistrement des résultats académiques des étudiants.

E07.02.01 Résultats intermédiaires 0381 Documents relatifs à la collecte, l'authentification et à l'enregistrement des résultats académiques intermédiaires des étudiants. Classement par année, session. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. E07.02.02 Résultats finaux 0316 Documents relatifs à la collecte, l'authentification et à l'enregistrement des résultats académiques finaux des étudiants. Classement par année, session. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

E07.03 PLAGIAT 0309 Documents relatifs à l'établissement et à l'administration générale des politiques et procédures applicables dans les cas de fraude, plagiat et falsification de documents. Classement par le matricule de l'étudiant. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

E07.03.01 Dossier de cour 0309 Au secrétariat général

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E08 GESTION DE LA DIPLÔMATION Documents relatifs au contrôle de l'émission des diplômes et attestations aux étudiants ayant complété leur programme d'études. E08.01 PROCÉDURES 0310 Documents concernant les spécimens de diplômes et d'attestations, le calendrier et la procédure en vue de l'émission des diplômes, l'octroi de grades, les demandes relatives à la diplomation, les registres des formats et des signataires de diplômes, les diplômes non réclamés, les demandes de copies, de traduction et d'authentification des diplômes. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. E08.02 LOGISTIQUE 0310

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R Gestion de la recherche

R GESTION DE LA RECHERCHEG

R01 ADMINISTRATION DE LA RECHERCHE R01.01 CONSEILS ET COMITÉS 1125 Documents relatifs aux conseils et comités relevant de la recherche à l'École.

R01.01.01 Comité d'éthique de la recherche 1125 [par comité, dossier de réunion complet, etc.]

R01.02 PLANIFICATION ET SUIVI 0503, 1110 Documents relatifs à la planification et au calendrier établi pour l'organisation et l'administration de la recherche à l'École. R01.03 ÉTHIQUE ET DÉONTOLOGIE DE LA RECHERCHE 0501 Documents relatifs au respect des normes déontologiques en recherche, formulaire de consentement pour les recherches impliquant des individus, avis déontologique aux organismes subventionnaires et autres R01.04 STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DE LA RECHERCHE 0508 Documents relatifs à la structure organisationnelle de la recherche effectuée par l'École : création des chaires, des centres et des instituts de recherche.

R01.04.01 Agréments 0112 Documents relatifs au processus d'accréditation et d'agrément au niveau de l'évaluation de la recherche de l'École. R01.04.02 Documents constitutifs 1104 Lettres patentes, documents liés à la mission, la composition, la structure, l'organisation, la régie interne

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R02 RAYONNEMENT DE LA RECHERCHE Documents relatifs au rayonnement de la recherche à HEC Montréal. R02.01 DÉVELOPPEMENT DE LA RECHERCHE 0510 Documents relatifs aux études concernant le développement de la recherche effectuées par l'École.

R02.01.01 Liste et inventaire 1120 Documents relatifs aux diverses listes produites et reçues et inventaires produits dans le cadre de l'organisation et de l'administration de la recherche à l'École. R02.01.02 Partenariat en recherche 0510 Documents relatifs aux partenariats établis entre l’École et divers commanditaires publics ou privés relatifs aux projets de recherche d’une unité de recherche de l’École. R02.01.03 Programmes institutionnels pour le financement de la recherche 0551 Documents relatifs aux fonds institutionnels de recherche, aux sources de subventions et commandites de recherche internes auxquels un chercheur peut s'adresser pour obtenir du financement. Classement par programme. R02.01.04 Organismes et programmes externes pour le financement de la recherche 0552 Documents relatifs aux programmes de financement externes, aux sources de subventions et commandites auxquels un chercheur peut s'adresser pour obtenir du financement. Classement par programme, organisme.

R02.02 ÉVALUATION DE LA RECHERCHE 0560 Documents relatifs à l'évaluation de la recherche et de la création à l'École.

R02.02.01 Rapports d'activités ou annuel produits par les unités de recherche 0560 R02.02.02 Indicateurs de performance 0560 Documents relatifs aux indicateurs de performance servant à l'évaluation de la recherche de l'École. R02.02.03 Statistiques 1114 Documents relatifs aux diverses statistiques produites et reçues dans le cadre de l'organisation et de l'administration de la recherche à l'École. R02.02.04 Diffusion 0551, 0552 Documents relatifs au rayonnement de la recherche réalisée à HEC dans les revues scientifiques et les médias.

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R03 FINANCEMENT DE LA RECHERCHE Documents relatifs au financement de la recherche et de la création à l'École. R03.01 GESTION FINANCIÈRE DE LA RECHERCHE 0550, 0551, 0552 Documents relatifs à la gestion financière et à la vérification de la recherche et de la création à l'École.

R03.01.01 Fonds internes 0551 Documents relatifs à la gestion financière des fonds internes pour le recherche et la création à l'École. R03.01.02 Fonds externes 0552 Documents relatifs à la gestion financière des fonds externes pour la recherche et la création de l'École. R03.01.03 Bourse 0550 Classement au nom ou au matricule du professeur - chercheur. Ces documents contiennent des renseignements personnels.

R03.02 GESTION DES CENTRES BUDGÉTAIRES 1315, 1316 Documents relatifs à l'ouverture, la mise à jour ou la fermeture d'un centre budgétaire et à la gestion des responsables et signataires définis dans le cadre de la recherche et la création à l'École. Classement par no de compte.

R03.02.01 Centres budgétaires - Responsabilité 1316 Documents relatifs à la responsabilité financière d'un projet de recherche. R03.02.02 Surveillance financière 1315 Documents relatifs aux audits et surveillance financière concernant la recherche et la création à l'École. R03.02.03 Vérification interne 1315 Documents relatifs au contrôle et à la vérification de la gestion financière de la recherche et de la création à l'École.

R p. 38

R04 PROJETS DE RECHERCHE Documents relatifs à l'évolution des projets de recherche menés par un professeur, un chercheur ou une unité de recherche de l'École. R04.01 PROJETS REFUSÉS 0553 Dossiers relatifs aux projets de recherche refusés : documents échangés avec les organismes subventionnaires ou autres sources de financement, dossiers de soumission (formulaire, description du projet, budget, etc.). .

R04.01.01 [par chercheur] 0553 Au nom du chercheur, du projet ou du centre budgétaire - date de début et date de fin du projet. Peut contenir des renseignements personnels et confidentiels.

R04.02 PROJETS ACCEPTÉS 0554 Dossier regroupant les documents, fichiers, données et formulaires relatifs à une demande de subvention (sujet, objectifs, échéancier et autres), à l'utilisation des sommes allouées et aux résultats des projets de recherche qui en découlent : projets soumis, contrats et commandites de recherche, correspondance, formulaires administratifs relatifs à la demande et à l'utilisation de la subvention, évaluation, suivi, rapports finaux et autres.

R04.02.01 [par chercheur] 0554 Au nom du chercheur, du projet ou du centre budgétaire - date de début et date de fin du projet. Peut contenir des renseignements personnels et confidentiels.

R04.03 CHERCHEURS 0509 Dossier nominatif permettant de suivre le profil et les réalisations de recherche des professeurs - chercheurs : rapports, correspondance et tout autre document fournissant notamment le nom des organismes subventionnaires, le département, les titres de projets, les montants accordés, les numéros des subventions et autres qui témoignent de ses activités de recherche.

R04.03.01 [par chercheur] 0509 Au nom du chercheur. Peut contenir des renseignements personnels et confidentiels.

R p. 39

R05 COOPÉRATION Documents relatifs aux activités de coopération, aux partenariats et aux échanges de l'École, tant aux niveaux provincial, national, qu'international. R05.01 ADMINISTRATION DE LA COOPÉRATION 0402 Documents relatifs à l'administration des activités de coopération, de partenariats et d'échanges, autant provinciaux, nationaux, qu'internationaux R05.02 FINANCEMENT DE LA COOPÉRATION 0402 Documents relatifs au financement des activités de coopération, de partenariats et d'échanges, autant provinciaux, nationaux, qu'internationaux. R05.03 PROJETS DE COOPÉRATION 0401 Documents relatifs aux activités de coopération, aux partenariats et aux échanges impliquant l'École et différents organismes publics ou privés au Québec, au Canada et à l'extérieur du Canada.

R05.03.01 Coopération Québec - Canada 0401 Documents relatifs aux activités de coopération, aux partenariats et aux échanges impliquant l'École et différents organismes publics ou privés au Québec et au Canada. Classement par province, organisme, projet de coopération. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. R05.03.02 Coopération internationale 0401 Documents relatifs aux activités de coopération, aux partenariats et aux échanges impliquant l'École et différents organismes publics ou privés à l'extérieur du Canada. Classement par pays, organisme, projet de coopération. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

R05.04 PROFESSEURS COOPÉRANTS 0405 Dossier contenant des renseignements personnels et permettant de suivre le profil et les réalisations des professeurs qui participent aux activités de coopération en enseignement et en recherche impliquant l'École.

R05.04.01 [par professeurs coopérants] 0405 Dossier individuel contenant des renseignements personnels et permettant de suivre le profil et les réalisations des professeurs qui participent aux activités de coopération en enseignement et en recherche impliquant l'École. Classement par matricule ou nom du professeur coopérant. Classement par projet de coopération. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

R p. 40

S GESTION DES SERVICES

S01 SERVICES AUX EMPLOYÉS S01.01 ASSERMENTATION 1701 Documents relatifs à la gestion du service de l'assermentation offert par l'École. S01.02 SERVICE DE GARDE (CPE) 1701 Documents relatifs à la gestion des services de garde offerts par l'École. S01.03 STATIONNEMENT 1411 Documents relatifs à la gestion des stationnements de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

S01.03.01 Covoiturage 1411 Documents relatifs à la gestion du service de covoiturage offert par l'École.

S01.04 SERVICES DE SANTÉ

S01.04.01 Vaccination 1701 S01.04.02 Centres sportifs 1701 S01.04.03 Centre de santé et de consultation psychologique (CSCP) 1219 S01.04.04 Activités sportives pour les employés 1701 Documents relatifs aux activités sportives offertes à l'heure du dîner aux employés S01.04.05 Ma santé au Sommet (MSS) 1701

S01.05 SERVICES AUX RETRAITÉS Documents relatifs aux services offerts aux retraités de l'École.

S01.05.01 Activités des retraités 1216 Documents relatifs à l'organisation d'activités et de services favorisant le maintien de l'implication, la participation et la socialisation des retraités de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

S01.06 SERVICES SOCIOCULTURELS Documents relatifs aux services socioculturels offerts à la communauté universitaire.

S01.06.01 Activités sociales et culturelles 1216 Documents relatifs aux activités sociales et culturelles offertes à la communauté universitaire, incluant les activités sociales regroupant les membres du personnel.

S01.06.02 Projets communautaires 1701 Documents relatifs à l'organisation des activités de formation, de recherche et de consultation offertes à la communauté environnante de l'École.

S p. 41

S01.06.03 Activités de bienfaisance 1702 Documents relatifs aux activités de bienfaisance impliquant l'École et l'ensemble des membres de la communauté universitaire. S01.06.04 Expositions 1611 Documents relatifs à la préparation, à l'organisation et à la présentation des expositions physiques ou virtuelles réalisées ou reçues par l'École ou l'une de ses unités.

S p. 42

S02 SERVICES AUX ÉTUDIANTS Documents relatifs aux services offerts à la communauté étudiante. S02.01 ACCUEIL ET INTÉGRATION Documents relatifs à l'organisation des activités d'accueil et d'intégration des étudiants de l'École.

S02.01.01 Activités d'accueil 1010 Documents relatifs à la rentrée scolaire des étudiants de l'École. S02.01.02 Intégration des étudiants 1010 Documents relatifs aux activités courantes de la vie pratique des étudiants de l'École. S02.01.03 Gestion et émission des cartes d'identité de l'École 1010 Documents relatifs à l'émission et à la gestion des cartes d'identité des étudiants et du personnel de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. S02.01.04 Attribution des casiers et vestiaires 1045 Documents relatifs aux services de casiers et vestiaires offerts aux étudiants de l'École et à la communauté universitaire.

S02.02 AIDE FINANCIÈRE AUX ÉTUDES Documents relatifs aux services d'aide financière offerts aux étudiants de l'École.

S02.02.01 Gestion des services et programmes d'aide financière de l'École 1060 Documents relatifs à l'établissement et à l'administration générale des services d'aide financière offerts aux étudiants de l'École par HEC Montréal

S02.02.02 Programmes d'aide financière gouvernementaux 1062 Documents relatifs à la gestion des prêts et bourses attribués par les gouvernements du Québec et du Canada aux étudiants de l'École. S02.02.03 Prêts, bourses et prix de l'École 1060 Documents relatifs à la gestion des programmes de prêts, bourses et prix accordés par l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. S02.02.04 Prêts, bourses et prix externes 1063 Documents relatifs à la gestion des programmes de prêts, bourses et prix accordés par différents organismes externes. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. S02.02.05 Dossier individuel - Étudiant bénéficiant d'une aide financière 1020 Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant des informations sur les étudiants qui formulent des demandes d'aide financière auprès de l'École ou d'organismes externes. Ces documents contienennt des renseignements personnels. S02.02.06 Programme études - travail 1005

S02.03 SOUTIEN INDIVIDUEL

S02.03.01 Aide à l'apprentissage 1044 Documents relatifs à l'organisation et au suivi des activités et services d'aide et de soutien à l'apprentissage offerts aux étudiants de l'École.

S p. 43

S02.03.02 Mentorat - Tutorat 1044 S02.03.03 Services aux étudiants en situation de handicap 1042 Documents relatifs aux services offerts aux étudiants en situation de handicap de l'École. S02.03.04 Soutien psychologique 1061 Documents relatifs au soutien psychologique offert aux étudiants de l'École.

S02.04 DROITS ET RESPONSABILITÉS DE LA COMMUNAUTÉ ÉTUDIANTE 1040 Documents relatifs aux droits des membres de la communauté universitaire.

S02.04.01 Politiques et règlements 1040 Documents relatifs aux mécanismes d'application et de respect des règlements et politiques académiques, disciplinaires ou administratifs concernant les droits des membres de la communauté universitaire. S02.04.02 Dossiers individuels - Plaintes 1128, 1040 Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant l'ensemble des informations sur les membres de la communauté universitaire ayant formulé une plainte. Ces documents contiennent des renseignements personnels.

S02.05 QUALITÉ DE VIE DES ÉTUDIANTS

S02.05.01 Assurances 1043 Documents relatifs à l'administration des programmes d'assurances collectives pour les étudiants de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. S02.05.02 Santé physique et mentale S02.05.03 Alcool et drogue S02.05.04 Agression

S02.06 ÉTUDIANTS ÉTRANGERS / EN ÉCHANGE Documents relatifs aux programmes d'échanges d'étudiants ainsi qu'aux services offerts par l'École aux étudiants étrangers.

S02.06.01 Étudiants étrangers - Assurances 1043 S02.06.02 Étudiants étrangers - Immigration 1041 S02.06.03 Étudiants étrangers - Permis de travail 1041

S02.07 VIE ASSOCIATIVE Documents relatifs à la vie associative et aux activités de la communauté étudiante de l'École.

S02.07.01 Droit associatif - Procédures et processus 1071 Demande de reconnaissance ou d'accréditation S02.07.02 Associations étudiantes 1071 Documents relatifs aux associations, organisations et regroupements étudiants de l'École.

S p. 44

S02.07.03 Activités étudiantes 1007 Documents relatifs à l'organisation d'activités favorisant la participation et la socialisation des étudiants de l'École. S02.07.04 Prix et reconnaissances 1007, 1060

S02.08 SERVICES SPORTIFS Documents relatifs aux services sportifs offerts aux étudiants.

S02.08.01 Services sportifs - récréatifs offerts aux étudiants 1010 Documents relatifs à la gestion des services sportifs offerts aux étudiants. S02.08.02 Programme - Sports d'excellence 1007 Documents relatifs à l'organisation et au développement du programme des sports d'excellence.

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S03 SERVICES AUX DIPLÔMÉS S03.01 SERVICE D'ORIENTATION SCOLAIRE ET PROFESSIONNELLE Documents relatifs aux activités et aux services d'orientation et d'information scolaire et professionnelle offerts aux étudiants et aux diplômés de l'École.

S03.01.01 Ateliers d'orientation et d'information scolaire et professionnelle 1018 Documents relatifs à l'organisation et au suivi des activités et services d'orientation et d'information scolaire et professionnelle offerts aux étudiants et aux diplômés de l'École. S03.01.02 Dossier individu - Rencontre d'orientation scolaire et professionnelle 1011 Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant l'ensemble des informations sur les usagers des services d'orientation et d'information scolaire et professionnelle offerts aux étudiants et aux diplômés de l'École. Ces documents contiennent des renseignements personnels.

S03.02 SERVICE D'AIDE À LA RECHERCHE D'EMPLOI Documents relatifs à l'organisation et au suivi des activités et services pour l'aide professionnelle pour la rédaction de CV, préparation aux entrevues, banques d'emplois et autres services offerts aux diplômés de l'École.

S03.02.01 Ateliers conseils pour la recherche d'emploi 1005 Journées de consultation pour la vérification du curriculum vitae, conseils pour la préparation d'une entrevue de sélection, consultation des banques d'emplois disponibles S03.02.02 Activités de recrutement 1005 Activités de recrutement, kiosques, conférences, rencontres d'information sur le placement et autres.

S03.03 RELATIONS AVEC LES DIPLÔMÉS - RÉSEAUTAGE

S03.03.01 Registre des diplômés 1002 Documents relatifs à l'identification des diplômés et aux relations entretenues par l'École avec ses diplômés. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels. S03.03.02 Activités de réseautage 1625 Documents relatifs à l'organisation d'activités et de services favorisant le maintien de l'implication, la participation et la socialisation des diplômés de l'École. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

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INDEX

A Abandon de cours - E06.03 Absences et congés - A03.07.02 Accès à l'information et protection des renseignements personnels - A02.02.03 Accès aux édifices et locaux - A05.03.03 Accréditation professionnelle - E01.08 Accueil et intégration - S02.01 Accueil et intégration des ressources humaines - A03.02.02 Achat de matériel informatique - A07.07.01 Acquisition - A06.04.03 Acquisition de biens et services - A04.07 Activités d'accueil - S02.01.01 Activités de bienfaisance - S01.06.03 Activités de recrutement - S03.02.02 Activités de réseautage - S03.03.02 Activités des retraités - S01.05.01 Activités d'intégration - S02.01.02 Activités étudiantes - S02.07.03 Activités sociales et culturelles - S01.06.01 Activités sportives pour les employés - S01.04.04 Administration de la coopération - R05.01 Admission conditionnelle - E05.05 Affichages - A08.03.02 Agréments - R01.04.01 Agréments et classements internationaux - E01.09 Agression - S02.05.04 Aide à l'apprentissage - S02.03.01 Alcool et drogue - S02.05.03 Allocutions et discours - A08.02.03 Aménagement des espaces - A05.01.02 Analyse et suivi de financement - A04.01.01 Annuaire des cours - E02.01.02 Application du cadre légal - A02.02 Architecture d'entreprise - A07.01.01 Armoiries , devise et sceau - A08.01.01 Assermentation - S01.01 Associations et fédérations - A09.06.01 Associations étudiantes - S02.07.02 Assurances - S02.05.01 Assurances et réclamations - A05.04 Assurances générales - A05.04.01 Ateliers conseils pour la recherche d'emploi - S03.02.01 Ateliers d'orientation et d'information scolaire et professionnelle - S03.01.01 Attribution des casiers et vestiaires - S02.01.04 Audiovisuel et multimédia - A06.04 Autres Universités - A09.03 Avancement d'échelon - A03.01.04 Avis juridiques - A02.02.02

B Bachotage - E03.07 Bourse - R03.01.03 Brevets - A02.04.04

C Cadre légal et règlementaire - A02.01 Cadre normatif - A01.02 Calendrier universitaire - E02.01.01 Campagnes de souscription - A04.01.03 Centre de santé et de consultation psychologique (CSCP) - S01.04.03 Centres budgétaires - Responsabilité - R03.02.01 Centres sportifs - S01.04.02 Cérémonies officielles et événements spéciaux HEC - A08.02 Cessation d'emploi - A03.05.04 Changement de cours - E06.02 Changement d'option - E05.08 Chercheurs - R04.03 Classification - A06.01.01 Clientèle étudiante - E04.01 Code d'accès - A07.05.02 Collation des grades - A08.09.03 Colléges - A09.04.02 Comité de direction - A01.04.02 Comité d'éthique de la recherche - R01.01.01 Comité externe - A01.04.04 Commissions scolaires - A09.04.01 Communications officielles - A08.03 Communiqués - A08.03.01 Compagnies et entreprises - A09.06.04 Comptabilité - A04.03 Comptes à payer - A04.03.02 Comptes à recevoir - A04.03.03 Conciliation des comptes - A04.06.02 Conditions d'admission - E05.02 Conditions de travail et avantages sociaux - A03.07 Condoléances - A08.03.04 Confidentialité - A07.05.05 Congrès, colloques, conférences, collation des grades - A08.09 Conseil d'administration - A01.04.01 Conseil pédagogique - A01.04.03 Conseils et comités - R01.01 Conservation - A06.04.05 Constitution historique - A01.01 Continuité des activités - A01.03.04 Contrat de service - A07.03.02 Contrats de services - A04.07.02 Contrats et ententes majeurs - A02.04.03 Contrats et ententes mineurs - A02.04.02 Contrôle et audit - A07.05.06 Coopération internationale - R05.03.02 Coopération Québec - Canada - R05.03.01

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Corporations professionnelles - A09.06.02 Cotisations aux associations professionnelles - A03.07.04 Courrier externe - A06.05.02 Courrier interne - A06.05.01 Courrier, messagerie - A06.05 Cours - E02.03 Cours annulés ou soustraits - E02.02.03 Covoiturage - S01.03.01

D Décrets - A02.01.03 Demande d'admission - E05.03 Demande d'inscription - E06.01 Dénomination officielle - A08.01.03 Déroulement des stages - E03.04.04 Déroulement d'un projet supervisé - E03.05.04 Descriptions de fonctions - A03.01.02 Désistement - E05.09 Développement - A07.04.02 Développement de la recherche - R02.01 Développement des collections - A06.03.01 Développement des ressources informatiques - A07.04 Développement durable - A05.05 Développement et exploitation des médias d'enseignement - E03.02 Diffusion - R02.02.04 Diffusion et exploitation - A06.02.04 Diffusion et exploitation - A06.03.05 Diffusion et exploitation - A06.04.04 Directives ministérielles - A02.01.04 Disposition des ressources matérielles - A04.07.04 Documentation des systèmes/produits informatiques - A07.04.01 Documentation juridique - A02.02.01 Documents constitutifs - R01.04.02 Documents constitutifs - A01.01.01 Documents historiques - A06.02 Dons et legs - A02.04.07 Dossier de conception d'une production - A06.04.02 Dossier de cour - E05.12.01 Dossier de cour - E07.03.01 Dossier des fournisseurs - A04.07.01 Dossier du participant - bachotage - E03.07.03 Dossier du participant - stagiaire - E03.06 Dossier individu - Rencontre d'orientation scolaire et professionnelle - S03.01.02 Dossier individuel - Étudiant bénéficiant d'une aide financière - S02.02.05 Dossiers de cours - E02.03.02 Dossiers de paie - Employés - A04.04.02 Dossiers individuels - Étudiants admis - E04.03 Dossiers individuels - Étudiants refusés/désistés - E04.04 Dossiers individuels - Personnel cadre, administratif et de soutien - A03.03 Dossiers individuels - Personnel enseignant - A03.04 Dossiers individuels - Plaintes - S02.04.02

Dossiers individuels des accidentés - A03.08.09 Dotation - A03.02 Droit associatif - Procédures et processus - S02.07.01

E École Polytechnique (affiliée) - A09.01.02 Écritures comptables - A04.06.03 Effectifs étudiants - E04.01.01 Élimination des documents - A06.01.07 Éméritat - A08.08.02 Employés avec avantages sociaux - A03.03.01 Employés sans avantages sociaux - A03.03.02 Emprunts, placements et garanties - A04.01.06 Enseignement hors campus - E02.02.04 Ententes d'évaluation - E03.03.04 Entretien des systèmes - A07.02.04 Entretien et réparation - A05.01.04 Entretien et réparation - A05.02.03 Équipements de sécurité et d'urgence - A05.03.06 Équipements et systèmes - A07.08.04 Équité en emploi - A03.01.05 Équivalence de cours - E06.04.02 Équivalence de grade - E06.04.05 Ergonomie - A03.08.02 États financiers - A04.05.01 Éthique du travail - A03.08.07 Éthique et déontologie de la recherche - R01.03 Étudiants étrangers - Assurances - S02.06.02 Étudiants étrangers - Immigration - S02.06.03 Étudiants étrangers - Permis de travail - S02.06.04 Étudiants étrangers - S02.06 Évaluation - E03.04.02 Évaluation - E03.05.02 Évaluation administrative - A01.03.05 Évaluation de la recherche - R02.02 Évaluation des étudiants - E07.01 Évaluation du rendement - A03.01.03 Événement portes ouvertes - E04.02.01 Événements - A08.02.01 Événements externes - A08.09.02 Événements internes - A08.09.01 Examen - E07.01.01 Exclusion - E05.11 Exemption de cours - E06.04.03 Exploitation des ressources informatiques - A07.02 Expositions - S01.06.04

F Félicitations - A08.03.05 Fermeture des livres - A04.06 Financement - A04.01 Financement de la coopération - R05.02 Fondations, dotations - A04.01.05 Fonds avec restrictions - A04.02.03 Fonds de dotation et de souscription - A04.02.04

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Fonds de fonctionnement - A04.02.01 Fonds d'investissement et d'immobilisation - A04.02.02 Fonds externes - R03.01.02 Fonds internes - R03.01.01 Formation et développement - A03.06 Formation hors programme - E01.07 Fraude - E05.12 G Gestion de la carrière des effectifs - A03.05 Gestion de la paie - A04.04.01 Gestion de la qualité de vie au travail - A03.08.06 Gestion de la réseautique - A07.06.02 Gestion de la santé et de la qualité de vie au travail - A03.08 Gestion de l'équipement - A06.04.01 Gestion de l'évaluation des études - E03.03 Gestion de l'information numérique - A06.01.09 Gestion de logiciels et progiciels - A07.02.01 Gestion des banques de données - A07.02.03 Gestion des centres budgétaires - R03.02 Gestion des comptes et groupes d'utilisateurs - A07.05.01 Gestion des comptes téléphoniques - A07.08.03 Gestion des contrats et des ententes - A02.04 Gestion des documents actifs - A06.01.03 Gestion des documents essentiels - A06.01.06 Gestion des documents inactifs - A06.01.05 Gestion des documents semi - actifs - A06.01.04 Gestion des effectifs - A03.01 Gestion des équivalences - E06.04 Gestion des fonds d'archives historiques - A06.02.01 Gestion des objets perdus ou trouvés - A05.03.04 Gestion des publications - A08.05.01 Gestion des ressources documentaires numériques - A06.03.03 Gestion des services et programmes d'aide financière de l'École - S02.02.01 Gestion des sessions - E02.01 Gestion des systèmes comptables - A04.03.01 Gestion des systèmes informatiques - A07.02.02 Gestion des télécommunications - A07.08 Gestion du cycle de vie - A06.01.02 Gestion du matériel et des équipements informatiques - A07.03 Gestion du parc des serveurs - A07.06.01 Gestion et émission des cartes d'identité de l'École - S02.01.03 Gestion et exploitation des infrastructures informatiques - A07.06 Gestion et utilisation des espaces - A05.01.03 Gestion financière de la recherche - R03.01 Gestion intégrée des documents - A06.01 Gouvernance - A01.04 Gouvernement - A09.05 Gouvernement étranger - A09.05.05 Gouvernement fédéral - Canada - A09.05.01

Gouvernement municipal - A09.05.04 Gouvernement provincial - Autres provinces - A09.05.03 Gouvernement provincial - Québec - A09.05.02 Grand livre - A04.06.01 Graphisme et impression - A08.06 Groupe de travail - A01.04.05 Guide - E03.05.01 Guide de stage - E03.04.01 H Historique de l'École - A01.01.02 Honorariat - A08.08.01 Horaire - maître - E02.01.03 Horaires de travail - A03.07.01 Hygiène, santé et sécurité du travail - A03.08.04 I Identification de l'École - A08.01 Immeubles et terrains - A05.01 Implantation - A07.04.04 Impôts et taxes - A04.03.05 Impression (polycopie) - A08.06.02 Incident, accident du travail et maladie professionnelle - A03.08.03 Indicateurs de performance - R02.02.02 Infrastructure technique - Audiovisuel - A06.04.06 Institut de recherche - A09.04.03 Instruments de mesures et critères - E03.03.03 Interventions de sécurité et d'urgence - A05.03.02 Inventaire - A05.01.01 Inventaire de l'équipement informatique - A07.03.01 Inventaire des ressources mobilières - A05.02.01 L Licences et permis - A02.04.06 Liste et inventaire - R02.01.01 Livre d'or - A08.02.02 Logistique - E01.04.02 Logistique - E08.02 Lois - A02.01.01 M Ma santé au Sommet (MSS) - S01.04.05 Marques de commerce - A02.04.05 Matériel didactique - E03.01.03 Matériel didactique - E03.07.01 Mémoire - E07.01.03 Mentorat - Tutorat - S02.03.02 Messagerie - A06.05.03 Mesures d'urgences et plan de relève informatique - A07.05.04 Méthodologie - E03.03.02 Migration - A07.04.05 Milieux de projet supervisé - E03.05.03 Milieux de stage - E03.04.03

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Mission et mandat - A01.03.01 Mobilier et équipements - A05.02 Mouvement du personnel - A03.05.03 Moyens et outils pédagogiques - E03.01 N Normes graphiques - A08.01.02 O Opérations bancaires - A04.03.04 Organisations professionnelles et autres - A09.06 Organisme d'enseignement et de recherche - A09.04 Organismes et programmes externes pour le financement de la recherche - R02.01.04 Organismes subventionnaires - A09.06.03 P Paie - A04.04 Partenariat en recherche - R02.01.02 Partenariats - E01.04.01 Participation aux salons - E04.02.03 Personnel enseignant avec avantages sociaux - A03.04.01 Personnel enseignant sans avantages sociaux - A03.04.02 Personnes - ressources - E03.07.02 Plagiat - E07.03 Plan de cours - E02.03.01 Plan de développement pédagogique - E03.01.01 Planification - A07.04.03 Planification administrative - A01.03 Planification administrative - A01.03.03 Planification budgétaire - A04.02 Planification des effectifs - A03.01.01 Planification et suivi - R01.02 Planification stratégique des ressources informatiques - A07.01 Politiques - A01.02.02 Politiques et règlements - S02.04.01 Poursuite intentée contre l'École - A02.03.02 Poursuite intentée par l'École - A02.03.01 Pratiques méthodologiques en informatique - A07.01.02 Préservation - A06.02.03 Préservation des collections - A06.03.04 Préservation patrimoine - A05.05.01 Prêts, bourses et prix de l'École - S02.02.03 Prêts, bourses et prix externes - S02.02.04 Prévention - A03.08.05 Prévention et mesures de sécurité et d'urgence - A05.03.01 Prévisions - E04.01.02 Privilèges - A07.05.03 Prix - A08.08.03 Prix et distinctions HEC - A08.08 Prix et reconnaissances - S02.07.04 Procédures - E08.01 Procédures - A01.02.03 Procédures judiciaires - A02.03 Processus - E06.04.01

Processus d'admission - E05.01 Processus d'attribution des contrats - A02.04.01 Production graphique - A08.06.01 Productions photographiques - A06.04.07 Produits dangereux - A05.03.05 Professeurs coopérants - R05.04 Programme - Sports d'excellence - S02.08.02 Programme d'aide aux employés - A03.08.08 Programme de formation des ressources humaines - A03.06.01 Programme de gestion et de garde de documents - A06.01.11 Programme de stage - E03.04 Programme études - travail - S02.02.06 Programme SEUR - E04.02.07 Programmes d'aide financière gouvernementaux - S02.02.02 Programmes de commandites - A04.01.04 Programmes de deuxième cycle - E01.02 Programmes de formation à distance - E01.06 Programmes de formation continue - E01.05 Programmes de premier cycle - E01.01 Programmes de troisième cycle - E01.03 Programmes d'échanges internationaux - E01.04 Programmes institutionnels pour le financement de la recherche - R02.01.03 Projet pédagogique - E03.01.02 Projet supervisé - E03.05 Projets acceptés - R04.02 Projets communautaires - S01.06.02 Projets de coopération - R05.03 Projets refusés - R04.01 Promotion - personnel cadre, administratif et de soutien - A03.05.02 Promotion - personnel enseignant - A03.05.01 Publications administratives - A08.05.02 Publications HEC - A08.05 Publications savantes - A08.05.03 Publicité et marketing - A08.04.01 Publicité et relations avec les médias - A08.04 R Rapports d'activités ou annuel produits par les unités de recherche - R02.02.01 Rapports et états financiers - A04.05 Rayonnement sur le Web - A08.07.03 Réadmission - E05.07 Réclamations - A02.03.03 Réclamations - A05.04.02 Reconnaissance des acquis - E06.04.04 Recrutement - E04.02 Recrutement - A03.02.01 Récupération et recyclage - A05.05.03 Réduction empreinte écologique - A05.05.02 Régime d'assurance collective - A03.07.05 Régime de retraite - A03.07.06

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Registre des diplômés - S03.03.01 Règlements - A01.02.01 Règlements - A02.01.02 Relations avec les diplômés - Réseautage - S03.03 Relations avec les médias - A08.04.02 Remerciements - A08.03.03 Rémunération - A03.07.03 Réparation de l'équipement - A07.03.03 Répartition des cours - E02.02.01 Répartition des tâches d'enseignement - E02.02 Report ou prolongation d'admission - E05.06 Réseaux sociaux - A08.07.02 Ressources documentaires (Bibliothèque) - A06.03 Résultats - E07.02 Résultats finaux - E07.02.02 Résultats intermédiaires - E07.02.01 Résumé d'un projet supervisé - E03.05.05 Retraites - A03.05.05 Réunion administrative - A01.04.06 S Santé et sécurité - A03.08.01 Santé physique et mentale - S02.05.02 Seconde réadmission - E05.07.01 Sécurité - A05.03 Sécurité des ressources informatiques - A07.05 Service à la clientèle - 01.03.06 Service d'aide à la recherche d'emploi - S03.02 Service de garde (CPE) - S01.02 Service d'orientation scolaire et professionnelle - S03.01 Services aux étudiants en situation de handicap - S02.03.03 Services aux retraités - S01.05 Services aux usagers - A06.03.06 Services aux utilisateurs des ressources technologiques - A07.07 Services de santé - S01.04 Services socioculturels - S01.06 Services sportifs - S02.08 Services sportifs - récréatifs offerts aux étudiants - S02.08.01 Services téléphoniques - A07.08.01 Services téléphoniques mobiles - A07.08.02 Sites Web de l'École - A08.07.01 Sites Web et réseaux sociaux - A08.07

Soirées d'information - E04.02.04 Soutien financier - E01.04.03 Soutien informatique offert aux employés - A07.07.02 Soutien informatique offert aux étudiants - A07.07.03 Soutien psychologique - S02.03.04 Stagiaires - A03.03.03 Stationnement - S01.03 Statistiques - R02.02.03 Structure organisationnelle de la recherche - R01.04 Structures administratives - A01.03.02 Subventions - A04.01.02 Surveillance des examens - E03.03.05 Surveillance financière - R03.02.02 Suspension - E05.10 Système de notation - E03.03.01 T Tâches d'enseignement - E02.02.02 Tarification des services à l'interne - A04.07.03 Test d'admission - E05.04 Thèse - E07.01.04 Tournée des collèges - E04.02.02 Tournée internationale - E04.02.06 Traitement (Gestion documentaire) - A06.02.02 Traitement (Bibliothèque) - A06.03.02 Transfert de crédits - E06.04.06 Transfert de support - Dématérialisation - A06.01.08 Travail dirigé - E07.01.02 U Université de Montréal (affiliée) - A09.01.01 Universités canadiennes - A09.02 Universités québécoises - A09.01 Utilisation des ressources mobilières - A05.02.02 V Vaccination - S01.04.01 Véhicules - A05.02.04 Veille informationnelle - A06.01.10 Vérification externe - A04.05.03 Vérification interne - R03.02.03 Vérification interne - A04.05.02 Vie associative - S02.07 Visite - E04.02.05

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