Gestion et conservation sécurisée Gestion et conservation sécurisée de vos archives de vos archives

par des professionnelspar des professionnels

La société Arcalys La société Arcalys

Pourquoi confier vos archives à un Pourquoi confier vos archives à un professionnel ?professionnel ?

 La sécurité physique : La sécurité physique : Conserver vos archives en toute sécurité (incendie, vol, malveillance).Conserver vos archives en toute sécurité (incendie, vol, malveillance).

 

La disponibilité immédiate :La disponibilité immédiate : Disposer à tout moment d'un accès rapide aux documents recherchés.Disposer à tout moment d'un accès rapide aux documents recherchés. Les économies :Les économies :

Maîtriser votre budget annuel grâce à un forfait garanti par contrat.Maîtriser votre budget annuel grâce à un forfait garanti par contrat.Libérer des espaces coûteux et du temps pour vos collaborateurs.Libérer des espaces coûteux et du temps pour vos collaborateurs.

La sécurité juridique :La sécurité juridique :

Respecter les différents délais légaux de conservation.Respecter les différents délais légaux de conservation.

Analyse des besoins de chaque service

Analyse des besoins de chaque service

Tri, classement et inventaire des archives

Tri, classement et inventaire des archives

Transport des documents sur leur site de conservation

Transport des documents sur leur site de conservation

Conservation anonyme et sécurisée

Conservation anonyme et sécurisée

Consultation des documents à la demande

Consultation des documents à la demande

Destruction des archives périmées

Destruction des archives périmées

ProcessusProcessus

Nos prestationsNos prestations

EEvaluationvaluation

Déplacement sur site pour comprendre les besoins de chaque serviceDéplacement sur site pour comprendre les besoins de chaque service Élaboration dÉlaboration d’’un plan d'archivage, qui consiste à :un plan d'archivage, qui consiste à :

Recenser les familles de documents à traiterRecenser les familles de documents à traiter Apprécier les volumes et les taux annuels de progressionApprécier les volumes et les taux annuels de progression Déterminer les durées de conservation légales et internesDéterminer les durées de conservation légales et internes Évaluer les fréquences de consultations actuelles et futuresÉvaluer les fréquences de consultations actuelles et futures

Détermination des moyens humains et logistiques nécessaires aux opérationsDétermination des moyens humains et logistiques nécessaires aux opérations Établissement dÉtablissement d’’un devisun devis

OOpérations sur sitepérations sur site

Analyse, tri, classement et inventaire des documents selon leur nature et en application du planAnalyse, tri, classement et inventaire des documents selon leur nature et en application du plan dd’’archivage établi.archivage établi. Indexation des documentsIndexation des documents Mise en conteneurs normalisés - Codification anonyme des conteneursMise en conteneurs normalisés - Codification anonyme des conteneurs

Nos prestationsNos prestations TTransfert vers un centre sécuriséransfert vers un centre sécurisé

Enlèvement et transport des conteneurs par nos soins vers un entrepôt répondant aux normes deEnlèvement et transport des conteneurs par nos soins vers un entrepôt répondant aux normes de sécurité contre lsécurité contre l’’intrusion , l'incendie et les inondations.intrusion , l'incendie et les inondations. Remise dRemise d’’un bon dun bon d’’enlèvement.enlèvement. Mise en rayonnage en mode aléatoire garantissant une totale confidentialité.Mise en rayonnage en mode aléatoire garantissant une totale confidentialité. Saisie informatique de la localisation des conteneurs - Contrôle des positionnements.Saisie informatique de la localisation des conteneurs - Contrôle des positionnements.

CConservation et recherchesonservation et recherches

Production dProduction d’’un procès verbal dun procès verbal d’’inventaire papier, Cédérom et/ou électronique.inventaire papier, Cédérom et/ou électronique. Recherches de pièces à la demande après contrôle strict des habilitations. Recherches de pièces à la demande après contrôle strict des habilitations. Mise à disposition des pièces (livrables ou consultables sur place selon votre choix)Mise à disposition des pièces (livrables ou consultables sur place selon votre choix)

Document physique: Délai de 4 à 48 h selon éloignement et urgenceDocument physique: Délai de 4 à 48 h selon éloignement et urgence Document dématérialisé: Délai de 2 h par mail ou par télécopieDocument dématérialisé: Délai de 2 h par mail ou par télécopie

Traçabilité des demandes de consultation et des entrées/sorties de documents.Traçabilité des demandes de consultation et des entrées/sorties de documents.

Nos prestationsNos prestations

DDestructionestruction

Gestion prévisionnelle de la destruction des documents compte tenu des délais légaux de conservation. Gestion prévisionnelle de la destruction des documents compte tenu des délais légaux de conservation. Destruction régulière, confidentielle et sécurisée des archives périmées après validation écrite du client.Destruction régulière, confidentielle et sécurisée des archives périmées après validation écrite du client. Production dProduction d’’un certificat de destruction avec inventaire.un certificat de destruction avec inventaire.

Le coûtLe coût

Avec ARCALYS, vous payez uniquement un forfait annuel pour chaque conteneur entreposé.Avec ARCALYS, vous payez uniquement un forfait annuel pour chaque conteneur entreposé.

Ce forfait comprend la totalité des prestations décrites ci-dessus.Ce forfait comprend la totalité des prestations décrites ci-dessus. Sans exceptions et sans suppléments.Sans exceptions et sans suppléments.

Nous sommes les seuls en mesure de vous proposer cette garantie.Nous sommes les seuls en mesure de vous proposer cette garantie.

ARCALYS S.A.S. au capital de 100 000 € - R.C.S. Créteil B 508 837 010ARCALYS S.A.S. au capital de 100 000 € - R.C.S. Créteil B 508 837 01031, rue de Bar – Longeville en Barrois31, rue de Bar – Longeville en Barrois

B.P. 10141B.P. 1014155003 BAR LE DUC CEDEX55003 BAR LE DUC CEDEX

03 29 70 79 51 - 03 29 70 79 51 - 03 29 79 16 06 03 29 79 16 06 archives@arcalys.comarchives@arcalys.com