Conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 .

conservation sécurisée des archives électroniques publiques11/04/23

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17 octobre 2012: L’ALPI obtient l’agrément de tiers-archiveur du Service interministériel des archives de France (arrêté publié au journal officiel).

2013: ouverture du service aux collectivités adhérentes qui le souhaitent.

Information récente


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La genèse du projet

Production d’une grande quantité de documents (papier et numérique) par les collectivités,

Évolution des technologies et développement de l’administration électronique, de la dématérialisation des actes, de la chaîne comptable…

Accroissement des flux électroniques avec le développement des plateformes dématérialisées,

Risques de pertes des données si on ne fait rien rapidement,

Il n’existait pas encore de plate-forme d’archivage électronique intermédiaire des documents pour les collectivités

Le Projet


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Obligations des collectivités

La réglementation en vigueur oblige les collectivités à conserver dans des conditions optimales les documents produits ou reçus par elles. L’article 1421-1 du CGCT et les articles L.212-6 et L.212-6-1 du Code du Patrimoine stipulent en effet que « Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. Les groupements de collectivités territoriales sont également propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur. »,

Obligation pour les collectivités de conserver les documents dématérialisés produits ou reçus dans les mêmes conditions que les papiers : la règlementation est la même,

De plus, l’article 5 de la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives prévoit la possibilité pour les collectivités d’externaliser les documents intermédiaires dans certaines conditions. Rappel des obligations des collectivités quant à l’archivage

Le Projet


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La plate-forme peut: Accueillir, traiter, conserver et communiquer les archives (nativement ou

non) numériques produites par les institutions publiques landaises, Permettre une certaine automatisation des tâches ainsi qu'une meilleure

sécurité de la conservation (DUA, sort final...).

La plate-formeARCHILAND


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Les principales fonctionnalités

le dépôt de documents émanant de divers circuits, la consultation en ligne, le suivi et la traçabilité, l’indexation et/ou la classification, application DUA, sort final, l’accès, le contrôle et le partage, le stockage et la gestion, la sécurisation des flux d’archivage, la signature électronique, l’horodatage.



Cycle de vied’une archive

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Flux dématérialisés * ACTES, HELIOS, Marchés publics, Paye

Applications métiers* Ex : Gestion du courriers, des actes administratifs, etc.

I-Parapheur*

Dépôt direct GED

* Webservices

SAE - ARCHILAND

GED

Tableau de gestion

DUA automatiquement appliquée selon le type de

document.

SAE

SAE

INTERMEDIAIRE

DEFINITIF

GED prépare au tri des archives avant transfert

Conformité SEDA

Conformité SEDA


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La Gestion électronique des documents (GED)

La GED représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.).

L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de la collectivité, qu'ils soient structurés (bases de données, XML, etc.) ou non (HTML, etc.) afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction.

Elle pourra être utilisée en dehors du cadre d’archiland, par exemple dans la mise à disposition de fichiers lors de la réalisation de projets, avec des structures extérieures (par droits d’accès), …



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L’I-parapheur

L’i-parapheur est une reproduction du parapheur papier tel qu’il existe aujourd’hui. C’est un outil permet aux responsables de valider/viser/signer électroniquement des documents.

L’i-parapheur pourra être utilisé dans le cadre du protocole HELIOS mais aussi pour les documents ayant besoin d’un circuit de validation.

L’i-parapheur a été développé sur le socle d’ALFRESCO.



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ASAL@E

Asal@e est l’applicatif qui gère les archives intermédiaires et définitives (de façon indépendante). Cette application est basée sur le modèle OAIS (norme archivistique internationale) qui a permis de construire la norme en vigueur en France, le SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage). Ce modèle est le garant de la bonne organisation et conservation des archives. C’est la plate-forme PROBANTE.

Les 5 grandes fonctions de ce modèle :• La fonction « versement »• La fonction « stockage »• La fonction « gestion des données descriptives »• La fonction « communication, consultation, restitution »• La fonction « administration »



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L’infrastructure

Schéma du réseau La plate-formeARCHILAND

Sauvegarde à distance

Salle blanche du Conseil général des Landes

GEDSAEISAED

Salle blanche sur le site de la maison des communes

GEDSAEISAED

Réplication en temps réel

Site 1 Site 2

Site 3


L’adhésion au service

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Comment utiliser Archiland

En adhérant :Obligatoirement au service proposé par l’ALPIFacultativement aux services proposés par le CDG et son service

d’archives

Une convention sera signée avec chacun de ces servicesUne délibération devra être prise

Si la collectivité ne souhaite pas se faire accompagner par le service archives du CDG, elle devra gérer seule ses archives

et leur contrôle.



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Après adhésion

- Rencontre avec la collectivité pour mettre en place l’archivage électronique• les agents concernés• définition de leurs rôles dans le cadre de l’archivage électronique

• dans la GED• dans asalae

• les usages de la GED• les formats• la PA (politique d’archivage)• les accords de versement• etc.

-Plan de classement

-Formation aux outils: GED et asalae• des référents• des agents les plus concernés



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ALPI – Tiers Archiveur - Opérateur d’archivage

Stockage numérique

Maintenance technique du système

Pérennité et intégrité technique

Administration du système

Assurer la reprise et la continuité du service

Sécurité et protection des données et du système

Assurer la conformité du système



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Service archives du CDG

Avant dépôt sur la plate-forme Contrôle de conformité des documents Vérification du respect des normes d’identification préétablies Conseils Validation avant signature électronique et transfert

Après dépôt sur la plate-forme Vérification de la DUA Établissement des bordereaux d’éliminations Transmission au Archives départementales Strict respect des instructions du SIAF…



La conduite aux changements

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Changement possible dans l’organisation de travail ; de nouvelles habitudes seront à prendre.

La conduite aux changements est fondamentale dans ce type de projet et nous vous aiderons dans votre démarche.

Penser archivage dès la création des documents

La conduite aux changements


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[email protected]

M. Renaud LAGRAVE

e-@dmin

M. Guillaume [email protected]

Les contacts

M. Roger [email protected]

CDG 40

Archives départementales

M. Jacques [email protected]

mailto:[email protected]

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