GESTION ÉLECTRONIQUE des FORMALITÉS...
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GESTION ÉLECTRONIQUE des FORMALITÉS INTERNATIONALES
Module DeclarATAManuel utilisateur gestionnaire CCI
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Sommaire
Préambule et préconisations p 3 Connexion / Identification p 4 Ergonomie générale p 5 Présentation générale du menu et des fonctionnalités p 6 Sélection / Création d’un titulaire p 7 Création d’un carnet p 12
Module titulaire p 13 Module création carnet p 16 Création d’un carnet p 19
Evènements carnet post création p 25 Restitution p 26 Duplication p 29 Prorogation p 30
Carnets bloqués p 32 Carnets en litige p 33 Recherches et tris p 34
Titulaires p 34 Carnets à restituer p 35
Dérogation p 36 Modification profil p 38 Administration des gestionnaires p 39 Administration pôle p 40
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Préambule et préconisations
Préambule Ce document a pour objectif de vous guider dans l’utilisation du module DeclarATA
de l’application GEFI. Il ne remplace en aucun cas les formations « ATA débutant »et « ATA confirmé » délivrées par le Département des Facilitations du Commerce Extérieur de la Chambre de commerce et d’industrie de Paris.
Si vous n’avez pas suivi ces formations, merci de prendre contact avec X. Fetter: [email protected] ou F. Henri: [email protected]
Préconisations
L’application est optimisée sur Firefox v4 et + Il n’est pas recommandé d’utiliser les flèches de retour du navigateur, utilisez les
boutons prévus à cet effet dans l’application
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Connexion / Identification
Pour vous connecter, rendez vous à l’une des adresses suivantes : https://www.formalites-export.com/seam-back-gefi/index.seam(Environnement de production accessible à partir du 7/11/2011)
http://secure.gefi-rec.ccip.fr/seam-back-gefi/index.seam(Environnement de test accessible à partir du 3/11/2011)
Saisissez votre login (adresse e-mail) et mot de passe puis cliquez sur « Connexion »
Une fois identifié vous êtes redirigé vers la liste des carnets validés non restitués : liste intitulée « restitution et événements des carnets »
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Ergonomie générale
Nom de votre CCI Accès et modification de votre profil
Déconnexion
Menu des fonctionnalités ATA : passez votre souris dessus pour ouvrir le menu
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Présentation générale du menu et des fonctionnalités
L’ensemble des fonctionnalités relatives à la gestion des carnets sont disponibles via le menu WebATA
Création titulaire : module par lequel vous pouvez sélectionner un titulaire existant ou créer un nouveau titulaire
Titulaires : liste de l’ensemble de vos titulairesCréation carnet : module de création d’un carnetRestitution : liste de l’ensemble de vos carnets
déclarés non restitués à partir de laquelle vous pouvez restituer, apurer, dupliquer et proroger vos carnets
Historique : liste des carnets de votre CCI apurés à100% , annulé ou hors garantie
Carnets bloqués : liste des carnets de votre CCI en attente de déblocage par l’assureur
Carnets en litige : liste des carnets de votre CCI mis en litige par la CCIP
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Sélection / Création d’un titulaire
Le module de création d’un titulaire permet de vérifier qu‘un titulaire n’existe pas dans le système et de le créer le cas échéant. 3 critères sont à votre disposition pour rechercher un titulaire : n° de titulaire, Nom et n° SIREN ou n° de particulier
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Si un titulaire s’affiche et qu’une icône est visible dans la colonne « Action », vous ne pourrez créer un carnet que si sa CCI d’origine vous y autorise. Pour cela, vous devez prendre contact avec cette dernière.(cfchapitre sur la dérogation pour plus de précision)
Sélection / Création d’un titulaire
Cas du titulaire existant dans le système : Si au moins un titulaire du département de votre CCI correspond à votre recherche,
vous pourrez alors accéder à la fiche du titulaire en cliquant sur l’icône affichée dans la colonne « Actions »
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Sélection / Création d’un titulaire
Cas du titulaire n’existant pas dans le système Si la recherche effectuée ne donne aucun résultat ou bien que le titulaire trouvé ne
correspond pas à celui qui demande le carnet, vous pouvez créer un nouveau titulaire:
Veillez à ce que la nouvelle fiche corresponde bien à une nouvelle entité (nouvelle succursale, autre département …) et non à une simple mise à jour d’une fiche existante
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Sélection / Création d’un titulaire
Le formulaire de création d’un titulaire est divisé en 3 blocs principaux :1/Les informations relatives à l’identitédu titulaire
2/Les informations relatives au SIREN du titulaire dont la catégorie juridique et le capital social permettant de déterminer le plafond d’encours
3/ Le représentant légal ou mandataire ainsi que les différents contacts
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Sélection / Création d’un titulaire
Une fois le titulaire enregistrévous pouvez ajouter des nouveaux signataires et y attacher des documents.
Il est possible d’attachéplusieurs documents au même carnet ainsi qu’au même signataire.
La taille du document ne doit pas excéder 3mo
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Création d’un carnet
Pour créer un carnet, deux possibilités sont offertes: en utilisant le module « création d’un carnet » ou via le module « titulaires »
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Création d’un carnet – Module titulaire
La liste des titulaires vous permet de rechercher un titulaire pour lequel vous avez déjà créé un carnet. Les critères de recherche suivants sont là pour vous aider àretrouver rapidement le titulaire concerné :
Une fois le titulaire trouvé, cliquez sur son Nom afin d’accéder à sa fiche
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Création d’un carnet – Module titulaire
Avant de créer un carnet, un contrôle des informations du titulaire doit être effectué
Une fois ces informations contrôlées cliquez sur « Créer un carnet »pour accéder au formulaire de création d’un carnet
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Création d’un carnet – Module titulaire
En créant un carnet depuis la fiche du titulaire, ces informations sont directement récupérées.
Le menu fonctionnalités du carnet est disponible depuis cette barre : Carnet Documents du
carnet Traçabilité
Le plafond d’encours, l’encours actuel, le nombre de carnets ainsi que le montant autorisésont récupérés automatiquement
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Création d’un carnet – Module création carnet
En sélectionnant « Création carnet » dans le menu, vous accéderez au formulaire de création de carnet
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Création d’un carnet – Module création carnet
Via le module de création du carnet, la première étape consiste à rechercher le titulaire.
Pour sélectionner un titulaire vous devez cliquer sur l’icône suivante :
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Création d’un carnet – Module création carnet
Une fois le titulaire sélectionné, vous pouvez saisir l’ensemble des informations du carnet.
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Création d’un carnet
Marchandises
Usage des marchandises
Valeur déclarée en euros (nombre entier)
Détails du carnet
Référence manuelle : correspond au numéro manuel utilisé lors de la création du carnet alors que le système n’était pas accessible.
Type de carnet : « Standard »ou « Tous pays » (si un pays hors chaine ATA est sélectionné, le système passera le carnet en « Tous pays »)
Date de retour prévu : date àlaquelle le carnet devrait être retourné à la CCI
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Création d’un carnet
Voyage
Destinations connues : Si l’ensemble des destinations est connue sélectionnez « OUI », autrement « NON », le carnet sera alors un carnet « Tous pays »
Pays de départ / Pays de retour : le pays de départ et de retour du carnet doivent être spécifiés
Nb de voyages prévus : nombre de voyages prévus par le carnet
Détails du voyage
Pays de destination : vous pouvez choisir le/les pays de destination dans la liste proposée.
Vous devez cliquer sur l’icône pour valider votre sélection.En cas d’erreur vous avez la
possibilité de supprimer le pays sélectionné en cliquant sur .
Détails du voyageVous pouvez classer les pays suivant
l’ordre de passage en utilisant les flèches situées à droite du nom du pays
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Création d’un carnet
Lettre d’engagement
Signataire : Vous devez sélectionner un signataire du titulaire.L’e-mail du signataire est obligatoire
Encarts / feuillets : vous devez spécifier le nombre d’encarts et de feuillets qui vont constituer le carnet
Élément CCI
Vous devez le cas échéant sélectionner le pôle de traitement du carnet
Bloc-notes opérateur
Bloc-notes vous permettant de mettre des commentaires sur le carnet que vous allez créer
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Création d’un carnet
Avant de pouvoir valider le carnet il faut ajouter la liste de marchandises.Aller dans l’onglet « Documents carnet »
Puis dans le module d’ajout, sélectionnez le document à attacher en cliquant sur « Parcourir ». Attention le document ne doit pas dépasser 3 mo.
Et enfin, ajoutez le.
Retournez dans l’onglet « Carnet », vous pouvez maintenant valider la déclaration en cliquant sur le bouton « Valider »
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Création d’un carnet
Un message vous confirme la création du carnet en affichant le n° ainsi que le type de carnet
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Création d’un carnet
Vous retrouverez sur le formulaire du carnet créél’ensemble des informations saisies ainsi que la zone de tarification à appliquer
La lettre d’engagement est envoyée automatiquement lors de la validation du carnet au représentant légal et au mandataire.
Vous pouvez la télécharger à tout moment en cliquant sur le bouton
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Evènements carnet post création
En sélectionnant « Restitution »dans le menu, vous accéderez àl’ensemble des carnets de votre CCI non apurés à 100% et en période de garantie.
Vous pouvez depuis cette liste : Restituer Dupliquer Proroger Apurervos carnets
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Evènements carnet post déclaration - Restitution
Pour accéder au formulaire de restitution d’un carnet, sélectionnez l’action « Restituer » et validez en cliquant sur l’icône
Afin de restituer votre carnet, plusieurs champs sont àrenseigner : Date de retour réelle Valeur à apurer Date de main levée le cas
échéant Nombre de voyages
effectifs Pays de destination
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Evènements carnet post déclaration - Restitution
Date de retour réelle : elle est obligatoire et doit correspondre à la date à laquelle le carnet vous a été retourné
Valeur à apurer et date de main levée : cette valeur doit correspondre à la valeur de la marchandise apurée. L’apurement peut se faire en plusieurs fois.
Une fois le carnet apuré à100%, vous devez saisir la date de main levée
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Evènements carnet post déclaration - Restitution
Nombre de voyages réel : vous devez saisir le nombre de voyages effectifs effectués avec le carnet
Pays de départ, de retour et de destination : vous devez renseigner ses éléments en fonction des pays présents sur le carnet.
Une fois ces éléments renseignés, vous pouvez valider la restitution. Après une demande de confirmation un message vous indique que le carnet à bien étérestitué.
Si le carnet est restitué et apuré à 100%, il est transféré de la liste « Restitution » à la liste « Historique »
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Evènements carnet post déclaration - Duplication
Pour accéder au formulaire de duplication d’un carnet, sélectionnez l’action « Dupliquer » et validez en cliquant sur l’icône
Afin de dupliquer votre carnet, vous devez renseigner la date de cette duplication
Une fois dupliqué, un nouveau carnet est créé, composé des mêmes éléments que le carnet original.
Le carnet dupliqué aura le même n° que l’original suivi du code suite
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Evènements carnet post déclaration – Prorogation
Pour accéder au formulaire de prorogation d’un carnet, sélectionnez l’action « Proroger » et validez en cliquant sur l’icône
Renseignez la date de prorogation ainsi que les nouvelles dates de fin de validité et de retour prévue
Cocher ou non l’option « Prorogation avec carnet de remplacement » en fonction du cas traité
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Evènements carnet post déclaration – Prorogation
Le nouveau carnet est créé en gardant les mêmes éléments que ceux du carnet précédent. A ceci près que : Dans le cas d’une prorogation sans
carnet de remplacement, le numéro sera le même que le carnet précédent suivi d’un code suite
Dans le cas d’une prorogation avec carnet de remplacement, un nouveau numéro est attribué
Le numéro du carnet précédent est affiché directement dans le détail du carnet ou dans l’onglet « Traçabilité »
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Carnets bloqués
En sélectionnant « Carnets bloqués »dans le menu, vous accédez à la liste des carnets bloqués en attente de déblocage par l’assureur.
Cette liste n’est qu’informative, elle ne vous permet pas de débloquer vous-même un carnet
Au delà d'une heure d'attente, vous pourrez prendre contact avec le responsable des carnets A.T.A.
SIACI : 0144209851 [email protected]
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Carnets en litige
En sélectionnant « Carnets en litige »dans le menu, vous accédez à la liste des carnets mis en litige par la CCIP.
Cette liste n’est qu’informative. Elle vous permet néanmoins d’attacher des documents complémentaires sur un carnet
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Recherches et tris - Titulaire
Des fonctions de recherche et de tris sont disponibles sur la liste « Titulaires »
Les colonnes de chaque liste peuvent être triées afin de vous permettre d’accéder rapidement à l’information désirée.
La colonne « Dérogations titulaires de la CCI », vous permet de connaître l’ensemble des titulaires à qui vous avez donné une dérogation
La colonne « Dérogations titulaires hors CCI » vous permet de connaitre l’ensemble des titulaires hors de votre département pour lesquels vous avez une dérogation
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Recherches et tris - Restitution
Des fonctions de recherche et de tris sont disponibles sur la liste « Restitution »
Les colonnes de chaque liste peuvent être triées afin de vous permettre d’accéder rapidement à l’information désirée.
Affichage des carnets uniquement pour un pôle d’émission
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Dérogation
Si vous êtes amené à créer un carnet pour un titulaire d’une CCI n’étant pas dans le même département que le votre, le système vous demandera de saisir une autorisation de dérogation.
Lorsque vous recherchez un titulaire, si dans la colonne « Actions » l’icône est présente, vous devez alors disposer d’une dérogation pour créer un carnet.
Afin de disposer de cette dérogation vous devez en faire la demande auprès de la CCI d’origine de votre client (cette demande peut aussi être faite par le client lui-même)
Une fois l’autorisation reçue, vous pouvez cliquer sur afin de renseigner les informations
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Dérogation
Dans la nouvelle fenêtre, vous devez renseigner la CCI d’origine du titulaire, le statut de l’autorisation (« Autorisée » ou « Refusée ») ainsi que la date de fin de validité de cette dérogation
Une fois validée, cette dérogation vous permet de créer des carnets pour ce titulaire.
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Modification profil
Pour modifier les informations liées à votre profil gestionnaire, cliquez sur votre prénom/nom en haut, à droite du nom de votre CCI
Vous accédez alors à l’écran de modification de votre profil
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Administration des gestionnaires
Pour les personnes habilitées à gérer les gestionnaires de leur CCI, c’est-à-dire les Administrateurs CCI : vous avez accès dans le menu « Administration »au module « Gestionnaires ».
Pour modifier les informations d’un gestionnaire ou pour le rendre inactif, cliquez sur l’icône « loupe »
Pour ajouter un nouveau gestionnaire, cliquez sur « Ajoutez »
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Administration pôle
Pour les personnes habilitées à gérer le ou les pôles de leur CCI, c’est-à-dire les Administrateurs CCI : vous avez accès dans le menu « Administration » au module « CCI ».
En haut à droite de cet écran, vous avez la possibilité de créer de nouveau pôle.