Gestion documentaire pour l’accréditation d’un laboratoire hospitalier multisite

Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010 1

Gestion documentaire pour l’accréditation

d’un laboratoire hospitalier multisite

Docteur Yannick COSTA, Chef de pôle médicotechnique et traitement du cancer, Chefde service du laboratoire de biologie médicale – Centre Hospitalier de Marne la Vallé[email protected] – 01 64 30 71 79

Atelier

n°35

Accréditation des laboratoires de biologiemédicale

Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie

Lundi 29 et mardi 30 novembre 2010


Contexte : Groupe Hospitalier

de l’Est Francilien (GHEF) • = CH de Coulommiers, Marne la Vallée, Meaux• = 2091 lits et places en 2009 (MCO : 1161, PSY : 461, SSR : 194,

SLD : 151, EHPAD : 124)

• = Groupement de coopération sanitaire de moyens, avec direction commune, mais 3 entités juridiques

• Avec ouverture du nouveau CH de Marne la Vallée sur le site de Jossigny au 1er semestre 2012 (+36% de lits MCO « installables »)

• Fin 2010 : création d’un laboratoire multisite dans le cadre d’un « pôle » de territoire de biopathologie (biologie + anatomopathologie)

• Activité 2009 : 66 millions de B• Prévision 2013 (à B constants 2009) : 85 millions de B


Chantiers initiés depuis janvier 2010 (I)• Etat des lieux partagé : avec rapport au directeur général

et présidents de CME (5 mois : février à juin)

• Projet organisationnel (5 mois : février à juin)

– Activités de niveau 1 (< 30 mn-1h) : sur chaque site– Activités de niveau 2 : mutualisées sur 2 sites

(électrophorèses, allergologie, hormonologie, marqueurs tumoraux, sérologie, biologie moléculaire, cytométrie en flux, hémostase spécialisée, VS, mycobactéries avec P3, mycologie, parasitologie)

– Calendrier de mise en place progressive• Système de gestion de laboratoire commun futur :

appel d’offres en cours (5 mois : juillet à novembre) avec installation progressive sur les 3 sites de 2011 à 2014

• Remplacement des automates : dialogue compétitif sur préanalytique, biochimie, immuno-analyse, cytologie, hémostase, VS, « middleware » (9 mois : oct 2010 à juin 2011)


Chantiers initiés depuis janvier 2010 (II)

• Autres investissements : communs et coordonnés

• Accréditation : – Choix d’un consultant commun aux 3 CH du GHEF et au

CH de Provins : cabinet Alain Cœur (mai) avec accompagnement sur 2 ans (2010 à 2012)

– Choix d’1 logiciel de gestion documentaire : mai

– Constitution d’un comité de pilotage : juin

– Audit qualité sur 4 sites : juin, restitution en juillet et septembre

– Constitution des cellules qualité locales : septembre

– Formation qualité des personnels et référents : septembre à novembre

– Choix d’un logiciel de gestion des stocks : appel d’offres en cours (5 mois : juillet à novembre) avec installation progressive sur les 3 sites de 2011 à 2012


Eléments du choix d’Ennov• Gestion documentaire en mai 2010 :

– Coulommiers et Meaux : pas de logiciel opérationnel

– Marne la Vallée : • Réseau partagé Windows pour le laboratoire : depuis 1999

• Logiciels Ennov6 et Process : pour gestion documentaire et des évènements indésirables depuis 2006 pour le CH et 2008 pour le laboratoire (après retard d’implantation d’un autre logiciel)

• Pragmatisme : – Extension de licence aux 2 autres sites : coût faible– Expérience acquise à Lagny-Marne la Vallée– Ouverture sur la gestion documentaire du CH (intérêt pour les

phases préanalytiques et post-analytiques)– Qualité globale du logiciel : richesse et ouverture du

paramétrage, traçabilité jusqu’à la prise de connaissance, archivage, moteur de recherche multicritères, outils statistiques …


Structuration d’Ennov au CHMLV (I)• Accessibilité :

– Mode web, avec login et mot de passe pour chaque utilisateur du CH (à partir de l’annuaire LDAP de l’hôpital)

– Sur chaque PC ou client léger du CHMLV– Public pour tous à toute la documentation du CHMLV– Privé pour membres du laboratoire à sa documentation – Souhait : à partir du SGL, par lien contextuel (étude à faire)

• Référencement automatique au CHMLV : – Entité – Document – Année – N° de création acrémenté– exemple : LABO-PR-2008-230

• 1 modèle Word évolutif au CHMLV : – Format « Socrate 2010 » : commun à tout le CHMLV– Avec règles d’écriture, signets de rapatriement automatique

(référencement, version, auteur, valideur, indexation, docuements associés ….)

• Intégration de tout type de documents : Word, Excel PDF …


Structuration d’Ennov au CHMLV (II)• Acteurs du CHMLV (I) :

– Sous-comité qualité « Socrate » : définition et vérification de la forme des documents

– Administrateur général = cellule qualité du CH : paramétrage, structuration et gestion des documents dans Ennov

– Administrateur d’entités : • Certaine autonomie de paramétrage et de gestion• Public : équipe d’hygiène (procédures validées par le CLIN)

• Privés :– Radiothérapie– Réanimation : certifiée ISO 9001– Laboratoire : responsable qualité (et co-responsable)


Structuration d’Ennov au CHMLV (III)• Acteurs du CHMLV (II) :

– Emetteur : • Alimente les documents dans Ennov : création, version, indexation,

transformation en PDF, envoi en signature au valideur, diffusion et rediffusion éventuelle aux lecteurs ciblés ou non par courriel

• Révise ou archive les documents après un délai paramétrable• 10 émetteurs actuels au laboratoire : 4 biologistes, 6 techniciens

– Auteur = rédacteur (biologiste, cadre, technicien, secrétaire, AS-ASH), à partir d’un modèle défini

– Vérificateur = relecteur (biologiste, cadre, technicien …)

– Valideur = approbateur (biologiste responsable d’unité médicale)

– Personnel concerné = lecteur :• Reçoit un courriel les informant d’un nouveau document à lire avec

lien permettant un accès direct au document• Ouverture du document à lire : déclenche un accusé de réception

traçant la « prise de connaissance »

– Responsable d’application : auprès des personnels concernés


Structuration d’Ennov au CHMLV (IV)• 3 types d’indexation d’un document au CHMLV:

– Normes : ISO 15089, 22870, 9001, GBEA, certification HAS …

– Structure interne concernée : pôle, service unité médicale (exemple : biochimie, hématologie-transfusion, microbiologie-hygiène, hygiène interhospitalière)

– Thème = plan de classement de l’entité :• Avec arborescence limitée à 3 niveaux au CHMLV • Exemple : LABO Procédures Allergie

• 5 types de documents au CHMLV :– Révisables :

• PR : protocole / fiche technique / guide• MO : mode opératoire• FORM : Bon / formulaire / imprimé / questionnaire / enregistrement• COMR : Document institutionnel ou de communication révisable

– Non révisables :• CR : Compte rendu / procès verbal / relevé de décisions• COMU : Document institutionnel ou de communication non révisable


Conclusion• A ce jour dans l’entité privée LABO du CHMLV :

– 670 Documents référencés, soit 45% de la base de données– Transfert progressif des anciens documents indexés sur le réseau

partagé Windows

• Etapes suivantes concernant la GED :– Mise en réseau de la GED avec serveur commun des 3 sites du GHEF :

fin 2010-début 2011– Ecriture de la procédure des procédures : en cours (déc 2010)– Transfert, référencement, indexation des documents déjà existants dans

leur format– Création des nouveaux documents manquants dans un format

uniformisé à définir (format Socrate 2010 ?)

Au total : démarche qualité pragmatique, adaptative, de convergence progressive

vers 2013 et 2016


Annexe : Navigateurs personnalisables


Annexe : Arborescence documentaire par thème


Annexe : Arborescence documentaire par référentiel


Annexe : Arborescence documentaire par service


Annexe : Exemple d’informations sur un document


Annexe : destinataires d’un document par courriel avec accusé de réception tracé


Annexe : Traçabilité de la prise de connaissance d’un document


Annexe : archivage et version antérieure d’un document


Annexe : documents associés à un document


Annexe : visualisation PDF du chapitre « documents associés » d’un document


Annexe : Masque Word « Socrate »


Annexe : visualisation PDF d’un document

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