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Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario

Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements

Utilisation de demandes de déplacement

Réservation prestations déplacement en ligne

Ajout de notes de frais lors d'un déplacement

Gestion des frais

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Scénario/Processus

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Comptable aux comptes fournisseurs

Description du scénario

Ce scénario fait intervenir les rôles utilisateurs suivants :

Personne en déplacement Auditeur Approbateur

Assistant à la saisie des déplacements

En tant que grande entreprise, vous devez pouvoir contrôler vos règles, vos budgets et vos frais en matière de déplacement. SAP Travel OnDemand vous procure les fonctionnalités dont vous avez besoin par le biais d'une solution globale de gestion des déplacements professionnels parfaitement intégrée, qui couvre aussi bien l'approbation et la réservation des déplacements professionnels que la soumission automatique des frais et leur remboursement.SAP Travel OnDemand est intégré à SAP ERP et SAP Financials OnDemand. Cette intégration garantit la cohérence de vos données, réduit les besoins en rapprochement et améliore votre capacité à analyser et contrôler les frais. Les utilisateurs peuvent saisir leurs frais très facilement dans SAP Travel OnDemand grâce aux fonctionnalités telles que les écrans simplifiés, le pré-remplissage de certaines zones de saisie ainsi que la possibilité de soumettre automatiquement des frais à partir des flux de transactions par carte de crédit. Si les utilisateurs n'ont pas accès à l'application, ils peuvent également soumettre les frais par e-mail.La configuration standard de SAP Travel OnDemand contient des forfaits pour des pays prédéfinis, un modèle national générique et peut être adaptée aux règles de votre société en matière de frais.

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Scénario/Processus

Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario





Gestion des frais



Description du scénario

Ce scénario fait intervenir les rôles utilisateurs suivants :

Personne en déplacement Auditeur Approbateur


En tant que grande entreprise, vous devez pouvoir contrôler vos règles, vos budgets et vos frais en matière de déplacement. SAP Travel OnDemand vous procure les fonctionnalités dont vous avez besoin par le biais d'une solution globale de gestion des déplacements professionnels parfaitement intégrée, qui couvre aussi bien l'approbation et la réservation des déplacements professionnels que la soumission automatique des frais et leur remboursement.SAP Travel OnDemand est intégré à SAP ERP et SAP Financials OnDemand. Cette intégration garantit la cohérence de vos données, réduit les besoins en rapprochement et améliore votre capacité à analyser et contrôler les frais. Les utilisateurs peuvent saisir leurs frais très facilement dans SAP Travel OnDemand grâce aux fonctionnalités telles que les écrans simplifiés, le pré-remplissage de certaines zones de saisie ainsi que la possibilité de soumettre automatiquement des frais à partir des flux de transactions par carte de crédit. Si les utilisateurs n'ont pas accès à l'application, ils peuvent également soumettre les frais par e-mail.La configuration standard de SAP Travel OnDemand contient des forfaits pour des pays prédéfinis, un modèle national générique et peut être adaptée aux règles de votre société en matière de frais.


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Processus surtout piloté par l'utilisateur

Processus surtout piloté par le système

Processus manuel non supporté par le système

Processus communiquant avec des logiciels externes (détails dans l'info-bulle)

Processus pertinent pour la comptabilité financière

Scénario lié

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Scénario/Processus

Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Utilisation de demandes de déplacement


Description du processusLa personne en déplacement ou l'assistant à la saisie des déplacements soumet une demande de déplacement dans SAP Travel OnDemand pour son déplacement professionnel ou celui d'une autre personne.

L'approbateur vérifie la demande de déplacement et l'approuve ou la refuse. La personne en déplacement est alors informée par e-mail de sa décision.

Les approbations sont facultatives et peuvent être adaptées aux besoins de votre société.

Exécuté parPersonne en déplacement

Dans les postes de travailGestion des déplacements professionnels Approbations

Autres informations





Gestion des frais


Envoyer une décision par e-mail

Vérifier une demande de déplacement

Créer une demande de déplacement

iii


Approbateur

X

Domaines de gestion



Scénario/Processus

Réservation de prestations de déplacement en ligne

Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Réservation de prestations de déplacement en ligne


Description du processusL'utilisateur réserve un déplacement professionnel en ligne à l'aide d'un des outils de réservation en ligne intégré. Comme SAP Travel OnDemand est entièrement intégré à ces outils de réservation en ligne, les données SAP sont transférées automatiquement et utilisées pour renseigner les zones dans l'outil.

Une fois que l'utilisateur a réservé son déplacement professionnel, toutes les données sont retransférées vers SAP Travel OnDemand, où elles sont immédiatement disponibles sous forme d'itinéraire.

Vous pouvez également envoyer vos données d’itinéraire à notre outil de gestion des itinéraires intégré. Ces données seront automatiquement retransférées à SAP Travel OnDemand et mises à disposition sous forme d’itinéraire.

Ces données de réservation (par exemple, la date de début et la date de fin du déplacement professionnel) sont aussi entrées automatiquement dans le décompte des frais du salarié relatif au déplacement en question.

Vous pouvez configurer l'outil de réservation en ligne conformément aux règles de déplacement de votre société. Vous serez alors averti de toute violation potentielle de ces règles ou de celles de votre fournisseur privilégié.


Autres informations


Vérifier un itinéraire

Synchroniser des données avec SAP Travel OnDemand

Créer un itinéraire en ligne

iii

X

Approbateur

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+



Scénario/Processus

Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Réservation de prestations de déplacement en ligne


Description du processusL'utilisateur réserve un déplacement professionnel en ligne à l'aide d'un des outils de réservation en ligne intégré. Comme SAP Travel OnDemand est entièrement intégré à ces outils de réservation en ligne, les données SAP sont transférées automatiquement et utilisées pour renseigner les zones dans l'outil.

Une fois que l'utilisateur a réservé son déplacement professionnel, toutes les données sont retransférées vers SAP Travel OnDemand, où elles sont immédiatement disponibles sous forme d'itinéraire.

Vous pouvez également envoyer vos données d’itinéraire à notre outil de gestion des itinéraires intégré. Ces données seront automatiquement retransférées à SAP Travel OnDemand et mises à disposition sous forme d’itinéraire.

Ces données de réservation (par exemple, la date de début et la date de fin du déplacement professionnel) sont aussi entrées automatiquement dans le décompte des frais du salarié relatif au déplacement en question.

Vous pouvez configurer l'outil de réservation en ligne conformément aux règles de déplacement de votre société. Vous serez alors averti de toute violation potentielle de ces règles ou de celles de votre fournisseur privilégié.

Autres informations


Envoyez vos données d’itinéraire à notre outil de gestion des itinéraires intégré. Votre itinéraire sera ensuite mis à disposition dans SAP Travel OnDemand.

Réservation de prestations de déplacement en ligne

Vérifier un itinéraire

Synchroniser des données avec SAP Travel OnDemand

Créer un itinéraire en ligne

iii

X

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i


Approbateur


+



Scénario/Processus

Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Ajout de notes de frais lors d'un déplacement


Description du processusLors du déplacement, la personne en déplacement envoie des justificatifs à joindre à son décompte des frais. Pour ce faire, elle peut utiliser une application de terminal mobile ou envoyer les documents par e-mail.

Terminal mobile : la personne en déplacement saisit les détails des frais (elle peut notamment prendre une photo du justificatif et l'ajouter en tant que pièce jointe), puis les envoie dans SAP Travel OnDemand. Si la reconnaissance d'image est activée dans votre système, il suffit de prendre une photo du justificatif. Les frais sont alors créés automatiquement.

E-mail : la personne en déplacement rédige un e-mail contenant le type de frais, le montant, la devise et la date, et l'envoie ensuite à une adresse e-mail centrale. Elle peut également y joindre un justificatif.

Autres informations





Ajouter une note de frais avec un terminal mobile

i

X

Cliquez ici pour afficher les variantes du processus

Terminaux mobilesE-mail


Gestion des frais

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Scénario/Processus

Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Ajout de notes de frais lors d'un déplacement


Description du processusLors du déplacement, la personne en déplacement envoie des justificatifs à joindre à son décompte des frais. Pour ce faire, elle peut utiliser une application de terminal mobile ou envoyer les documents par e-mail.

Terminal mobile : la personne en déplacement saisit les détails des frais (elle peut notamment prendre une photo du justificatif et l'ajouter en tant que pièce jointe), puis les envoie dans SAP Travel OnDemand. Si la reconnaissance d'image est activée dans votre système, il suffit de prendre une photo du justificatif. Les frais sont alors créés automatiquement.

E-mail : la personne en déplacement rédige un e-mail contenant le type de frais, le montant, la devise et la date, et l'envoie ensuite à une adresse e-mail centrale. Elle peut également y joindre un justificatif.

Autres informations



Ajouter une note de frais avec un terminal mobile

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Terminaux mobiles E-mail

Ajouter une note de frais

par e-mail

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XTraitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements

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+




Scénario/Processus

Gestion des frais

Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Gestion des frais


Description du processusLa personne en déplacement ou l'assistant à la saisie des déplacements soumet le décompte des frais. Elle peut soumettre, par exemple, les transactions par carte de crédit entreprise ou une photo des justificatifs. Elle peut également utiliser les données de sa demande de déplacement ou de son itinéraire qui ont été entrées automatiquement dans son décompte des frais.

Une fois les frais audités et approuvés, ils sont transférés automatiquement vers votre système de comptabilité financière ou votre système de paie. Ce transfert déclenche le remboursement du salarié. Vous pouvez facilement adapter ce processus aux règles de déplacement de votre société. SAP Travel OnDemand peut être intégré à votre système SAP ERP Financials ou SAP Financials OnDemand.


Dans les postes de travailGestion des déplacements professionnels Approbations Comptabilisations

Autres informations




Enregistrer un décompte des frais dans SAP ERP

Approuver le décompte des frais

Contrôler le décompte des frais

Créer un décompte des frais

i iii

X

Auditeur

Approbateur



Domaines de gestion

Autres informations

Exécuté parPersonne en déplacement/Assistant à la saisie des déplacements

+




Scénario/Processus

Gestion des frais

Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Gestion des frais


Description du processusLa personne en déplacement ou l'assistant à la saisie des déplacements soumet le décompte des frais. Elle peut soumettre, par exemple, les transactions par carte de crédit entreprise ou une photo des justificatifs. Elle peut également utiliser les données de sa demande de déplacement ou de son itinéraire qui ont été entrées automatiquement dans son décompte des frais.

Une fois les frais audités et approuvés, ils sont transférés automatiquement vers votre système de comptabilité financière ou votre système de paie. Ce transfert déclenche le remboursement du salarié. Vous pouvez facilement adapter ce processus aux règles de déplacement de votre société. SAP Travel OnDemand peut être intégré à votre système SAP ERP Financials ou SAP Financials OnDemand.





Enregistrer un décompte des frais dans SAP ERP

Approuver le décompte des frais

Contrôler le décompte des frais

Créer un décompte des frais

i iii

X

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Enregistrer un décompte des frais dans SAP Financials OnDemand

i

Domaines de gestion

Autres informations

Dans les postes de travailGestion des déplacements professionnels Approbations Comptabilisations

Autres informations

Auditeur

Approbateur


Exécuté parPersonne en déplacement/Assistant à la saisie des déplacements

+




Scénario/Processus

Traitement des paiements

Gestion des frais et des remboursementsDétails du processus : Traitement des paiements


Description du processusSelon les options spécifiques de votre société, le cycle de paiement est déclenché dans votre système SAP ERP Financials, SAP Financials OnDemand ou SAP ERP HCM. Le paiement est ensuite envoyé à la personne en déplacement par virement bancaire ou par chèque.

Exécuté parComptable aux comptes fournisseurs

Autres informations


Gestion des frais

Rembourser des frais avec SAP ERP

X

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SAP Financials OnDemandSAP ERP


Domaines de gestion






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Traitement des paiements

Gestion des frais et des remboursementsDétails du processus : Traitement des paiements


Description du processusSelon les options spécifiques de votre société, le cycle de paiement est déclenché dans votre système SAP ERP Financials, SAP Financials OnDemand ou SAP ERP HCM. Le paiement est ensuite envoyé à la personne en déplacement par virement bancaire ou par chèque.


Gestion des frais

Rembourser des frais avec SAP ERP

X

iCliquez ici pour masquer les variantes du processus

Rembourser des frais avec SAP Financials OnDemand

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Exécuté parComptable aux comptes fournisseurs

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SAP Financials OnDemandSAP ERP

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Gestion des frais

Description du domaine de gestionLes processus de gestion impliquent presque tous des flux de trésorerie à la fois au sein de votre entreprise et avec vos partenaires et clients. SAP Travel OnDemand vous permet de bénéficier d'un contrôle total sur l'aspect financier de toutes les étapes de vos processus de gestion. Vous pouvez configurer vos propres règles relatives aux frais et aux remboursements, suivre les frais de vos salariés et rembourser rapidement et facilement tous les frais approuvés.SAP Travel OnDemand est intégrée aux principaux outils de réservation en ligne. Ces outils peuvent être adaptés aux règles de déplacement de votre entreprise afin de garantir le respect des règles relatives aux coûts et des règles de votre fournisseur privilégié. Votre entreprise peut ainsi réaliser des économies sur les frais de déplacement et accélérer le processus de réservation.Autres informations+


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En savoir plusSAP propose une documentation produit complète qui couvre tous les aspects du scénario de gestion. Pour plus d'informations, cliquez ici.

Vous trouverez d'autres sources d'informations dans la section SAP Travel OnDemand de Business Center (cliquez ici).

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http://help.sap.com/travel-od

https://www.sme.sap.com/irj/sme/travelondemand/overview

http://support.microsoft.com/kb/890474

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