GESTION DES FINANCEMENTS EXTERIEURS : « LES METHODES DE ...

UNIVERSITE D'ANTANANARIVO

FACULTE DE DROIT, D'ECONOMIE, DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE

DEPARTEMENT GESTION

MEMOIRE DE FIN D'ETUDES EN VUE DE

L'OBTENTION DU DIPLÔME DE MAITRISE EN GESTION

OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE

Présenté par :

RATOVOARISOA Sitraka Nantenaina

Sous l'encadrement de :

Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie

Enseignant Chercheur

Date de soutenance : 2 Septembre 2013

Année Universitaire : 2012 / 2013

Session : Septembre 2013

GESTION DES FINANCEMENTS EXTERIEURS :

« LES METHODES DE DECAISSEMENT DES

BAILLEURS DE FONDS »

Cas : UNION EUROPEENNE, BAD, FIDA

AVANT-PROPOS

Dans le cadre de l’obtention du diplôme de maîtrise en Gestion, un travail de

recherche est inclus dans le programme de formation à la fin du cursus, c’est-à-dire au terme

de la dernière année du second cycle universitaire. Ce travail de recherche a pour but

d’appliquer les théories acquises durant les cours et c’est une opportunité pour les étudiants

d’approfondir ses connaissances dans le milieu professionnel. Ainsi, nous avons intégrées au

sein de la délégation de l’Union Européenne, de la BAD et du FIDA à Madagascar en vue de

collecter des données se rapportant à notre thème de mémoire. Le présent mémoire développe

les recherches effectuées sur les méthodes de décaissement des trois bailleurs de fonds dans

le but d’une gestion efficace des ressources par les bénéficiaires.

REMERCIEMENTS

Remercions Dieu car sans Lui nous ne sommes pas parvenus à la réalisation du présent

mémoire. Nous adressons nos vifs et sincères remerciements à tous ceux qui nous ont donné

l’opportunité d’élaborer cet ouvrage. Nos profondes gratitudes s’adressent particulièrement :

A Monsieur, RAMANOELINA PANJA Armand René, Président de

l’Université d’Antananarivo.

A Monsieur RAKOTO David, Maître de conférences, Doyen de la faculté de

Droit d’Economie de Gestion et de Sociologie.

A Monsieur ANDRIAMASIMANANA Origène Olivier, Maître de

conférences, Chef de département Gestion.

A Madame ANDRIANALY Saholiarimanana, Professeur de l’Université et

Directeur du Centre d’Etudes et de Recherche en Gestion (CERG).

A Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie, Enseignant chercheur à

l’Université et notre encadreur pédagogique, pour ses conseils et

recommandations pour la réalisation du présent mémoire ;

Madame Andriamampionona Tsitohery responsable de la communication au

sein de l’Union européenne pour son accueil.

A Monsieur Nicolas Provençal, Responsable Financier auprès de l’UE pour les

informations qu’il nous a communiqué.

A Monsieur RAZAFINDRAIBE Lucien, chargé du Service de suivi des projets

au sein du Ministère des Finances et Budgets pour son aide et son soutien à la

réalisation de ce mémoire.

Tous les enseignants du Département Gestion qui nous ont partagé leurs

connaissances durant notre formation académique.

Aux employés administratifs et techniques de la faculté DEGS qui nous ont

apporté leurs aides pendant notre cursus universitaire ;

A ma famille pour leur assistance et soutien tout au long de mes années

d’études ;

MERCI A TOUS !

SOMMAIRE

LISTE DES ABREVIATIONS ............................................................................................. i

LISTE DES FIGURES .......................................................................................................... ii

LISTE DES TABLEAUX ................................................................................................... iii

INTRODUCTION ................................................................................................................. 1

PARTIE I : MATERIELS ET METHODES

CHAPITRE I : METHODOLOGIE DE RECHERCHE ....................................................... 7

SECTION 1 : Présentation des bailleurs de fonds ............................................................. 7

SECTION 2 : Théories générales sur les financements extérieurs, les méthodes de décaissement, éligibilité des dépenses, le contrôle interne .............................................. 11

CHAPITRE 2 : LES METHODOLOGIES D’APPROCHE ............................................... 18

Section 1: LES METHODES DE COLLECTE DES DONNEES .................................. 18

Section 2 : LA MODELISATION THEORIQUE ........................................................... 22

CONCLUSION PARTIELLE ............................................................................................. 25

PARTIE II : RESULTATS

CHAPITRE 1 : RESULTAT OBTENUS ........................................................................... 26

SECTION 1 : Résultats obtenus sur l’utilisation des méthodes de décaissement en fonction des besoins des Bénéficiaires .......................................................................................... 27

SECTION 2 : Résultats obtenus sur l’utilisation des méthodes de décaissement suite à une transparence de la gestion financière des bénéficiaires ................................................... 31

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DES RESULTATS SUR LA DETERMINATION DU COEFFICENT DE CORRELATION ................................................................................. 35

Section 1 : Les résultats sur les deux variables ............................................................... 35

Section 2 : Calcul de la covariance .................................................................................. 36


PARTIE III : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS

CHAPITRE I : DISCUSSIONS SUR L’UTILISATION DES METHODES DE DECAISSEMENT EN FONCTION DES BESOINS DES BENEFICIAIRES .................. 39

SECTION 1: Analyse de la rapidité de la méthode de paiement direct pour le paiement des tiers .................................................................................................................................. 39

SECTION 2 : Analyse de l’utilisation du compte spécial pour alimenter la trésorerie des bénéficiaires ..................................................................................................................... 40

SECTION 3 : Analyse de l’utilisation de la méthode de remboursement des dépenses pour les dépenses de fonctionnement ...................................................................................... 43

CHAPITRE 2 : DISCUSSION SUR LA TRANSPARENCE DE LA GESTION FINANCIERE DES BENEFICIAIRES .............................................................................. 45

SECTION 1 : Analyse de la minimisation du risque de détournement de fonds et des fraudes par la méthode de paiement directe .................................................................... 45

SECTION 2 : Analyse de l’utilisation du compte spécial pour le suivi de l’utilisation des fonds ................................................................................................................................ 46

SECTION 3 : Analyse de l’utilisation de la méthode de décaissement par remboursement pour surveiller et contrôler les dépenses .......................................................................... 47

CHAPITRE 3: RECOMMANDATIONS ........................................................................... 49

SECTION 1 : Amélioration du système de contrôle interne au niveau des bénéficiaires 49

SECTION 2 : Amélioration du contrôle de la trésorerie ................................................. 53

SECTION 3 : La préparation du budget avec le plus grand soin pour éviter les dépassements ................................................................................................................... 54

SECTION 4 : Procéder à des audits pour prévenir les fraudes et les erreurs .................. 54

Conclusion générale ………………………………………………………………………56

BIBLIOGRAPHIE : ............................................................................................................. I

WEBOGRAPHE……………………………………………………………………………..I

ANNEXES : ......................................................................................................... ………….II

Table des matières…………………………………………………………………………XII

i

LISTE DES ABREVIATIONS

ACP-UE : Afrique Caraïbe Pacifique Union Européenne

AID : Association Internationale pour le Développement

APD : Aides Publiques au Développement

BAD : Banque Africaine de Développement

CE : Commission Européenne

DRF : Demande de retrait de fonds

FAD Fonds africain de développement

FIDA : le Fonds International de Développement Agricole

FSN Fonds spécial du Nigeria

IASB: International Auditing and Assurance Standard Board

OMD :Objectifs du Millénaire pour le développement

OMS : Organisation Mondiale de la Santé

ONG : Organisation Non Gouvernementale

ONU : Organisation des Nations Unies

PAM : Programme Alimentaire Mondiale

PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement

PPRR : Programme de promotion des revenus ruraux

RNB : Revenu National Brut

SWOT: Strength, Weakness, Opportunites, Threats

UE : l’Union Européenne

USD: United States Dollar

ii

LISTE DES FIGURES

Figure n°1 : fonctionnement des comptes pour la méthode de décaissement par avance de

fonds ou compte spécial............................................................................... 12

Figure n°2 : Fonctionnement des comptes pour la méthode de paiement direct .............. 13

Figure n°3 : Fonctionnement des comptes pour la méthode de remboursement des dépenses

..................................................................................................................... 13

Figure n°4 : fonctionnement des comptes pour la méthode de la lettre de crédit ............. 14

Figure n°5 : modélisation des variables explicatives et de la variable à expliquer......... 24

iii

LISTE DES TABLEAUX

Tableau n°1 : la rapidité de la méthode de paiement direct .............................................. 27

Tableau n°2 : nécessité du compte spécial pour alimenter la trésorerie des bénéficiaires28

Tableau n°3: la nécessité de la méthode de remboursement pour les petites dépenses .... 29

Tableau n°4 : décaissement en fonction des besoins des bénéficiaires ............................ 30

Tableau n°5: la minimisation du risque de détournement de fonds par la méthode de

paiement direct............................................................................................. 31

Tableau n° 6: le suivi de l’utilisation des fonds ................................................................ 32

Tableau n°7 : utilité de la méthode par remboursement pour surveiller et contrôler les

dépenses ....................................................................................................... 33

Tableau n°8 : la transparence de la gestion financière des bénéficiaires .......................... 33

Tableau n°9 : Résultats sur l’utilisation de chacune des méthodes de décaissement en

fonction des besoins des bénéficiaires ......................................................... 35

Tableau n° 10: Résultats sur l’utilisation de chacune des méthodes de décaissement suite à

une transparence de la gestion financière des bénéficiaires ........................ 35

Tableau n°11 : tableau exprimant la dépendance entre l’hypothèse 1 et le résultat ......... 36

Tableau n°12 : Tableau exprimant la dépendance entre l’hypothèse 2 et le résultat ........ 36

Tableau n°13 : Tableau exprimant les résultats obtenus après calcul de la covariance et du

coefficient de corrélation ............................................................................. 36

1

INTRODUCTION

Madagascar, classé parmi les pays en développement dans le monde entretient depuis

son indépendance des années 1960 des relations de coopération avec de multiples bailleurs de

fonds bilatéraux et multilatéraux pour renforcer sa croissance. Ces relations se traduisent par

les financements apportés par les bailleurs de fonds pour Madagascar généralement connu par

le terme « FINANCEMENT EXTERIEUR ».Le financement extérieur se présente sous

plusieurs formes comme les Aides Publiques au Développement (APD) , les dons ,les prêts et

les subventions . L’Aide Publique au Développement1 est une assistance financière fournie

par une entité publique (Etat, organisme public, collectivité territoriale) à un pays en

développement ou à des institutions multilatérales ,sous forme de don ou de prêts à faible taux

d’intérêt ,dans le but de contribuer au développement des pays concernés .L’aide

internationale peut être bilatérale ,lorsque l’Etat fournisseur transfert lui-même les flux d’aide

au profit de l’Etat bénéficiaire ou multilatérale ,lorsque les transferts s’effectuent par

l’intermédiaire des organismes internationaux (multilatéraux )

Les partenaires bilatéraux regroupent essentiellement les grands pays industrialisés

comme les Etats unis , la France ,l’Allemagne ,le Japon, la Belgique ,le Canada ,la Suède .

Parmi les partenaires multilatéraux , nous retrouvons principalement les institutions

financières internationales à savoir le Fonds Monétaire International et la banque mondiale,

mais aussi les organismes internationaux et régionaux de coopération économique comme

l’Union Européenne et la Banque Africaine de Développement ,l’Association Internationale

pour le Développement (AID), le Fonds International de Développement Agricole (FIDA) et

certains organismes spécial de l’organisation des nations unis (PNUD , OMS,PAM)

L’aide extérieure peut être classifiée en quatre catégories2 : premièrement en terme

financier c'est-à-dire les dons non remboursables ou les prêts remboursables à un taux

concessionnel. Deuxièmement par source de fonds c'est-à-dire que l’aide provient des

donateurs, des créanciers bilatéraux ou multilatéraux, des Organisations Non

Gouvernementales(ONG). Troisièmement par type de financement comme les prêts au

programme et l’assistance technique. Dernièrement par bénéficiaire de l’aide extérieure y

compris les pouvoirs publics et leur agence, ainsi que les secteurs privés

1 Cours de « gestion des financements extérieurs » 4 ème année (2011-2012) Faculté DEGS

2 Cours de « gestion des financements extérieurs » 4 ème année(2011-2012) Faculté DEGS

2

De nos jours, la plupart des financements vont à des projets d’investissement qui

nécessitent l’apport de biens et services particuliers pour atteindre des objectifs

Appartiennent à cette catégorie, par exemple, les prêts destinés au développement de

l’agriculture , à l’amélioration de l’éducation et de la santé, à la protection de l’environnement

,au développement culturel ,à l’expansion de l’industrie et à l’ajustement des structures

économiques .En bref l’aide des bailleurs de fonds pour les pays en développement est allée

à de nombreux secteurs .

Quel que soit le projet à réaliser, après la demande de financement des bénéficiaires,

les bailleurs de fonds vont procéder à l’analyse de ce dernier. Cette analyse comporte

plusieurs phases3 telles que : l’identification pour voir les caractéristiques dudit projet sur le

plan économique, financier, et technique mais aussi de juger si c’est un projet réalisable ou

pas .La préparation est la deuxième phase du cycle du projet dont le but est d’avancer l’étude

du projet et de prouver que celui-ci est capable d’atteindre ses objectifs .L’évaluation suit la

phase de préparation, c’est pendant cette phase qu’un rapport est fait sur lequel les bailleurs

de fonds fondent leurs décisions de financement . A la fin de la phase d’évaluation, les deux

partis engagent des négociations officielles. Celles ci aboutissent à un accord légal qui définit

le projet et expose le programme à exécuter pour atteindre les objectifs, c’est à ce stade que

les deux partis définissent les modalités de décaissement du prêt .Lorsque les négociations

sont conclues le conseil d’administration approuve ou rejette le projet /programme. La phase

d’exécution du projet débute avec la signature de l’accord de prêt. A l’achèvement du projet

certains bailleurs décident d’effectuer une évaluation rétrospective du projet dans le but

d’identifier les erreurs et les réalisations ainsi que la performance de ce dernier.

La réalisation d’un projet est assez complexe voire même difficile du fait que sa

réalisation fait appel à de nombreux facteurs et doit respecter un certain nombre de processus

bien déterminé .Dans le cadre de ce mémoire, l’étude se focalisera sur le facteur financier de

plus que le moyen financier est l’un des critères le plus important pour réaliser un projet et d’

en assurer sa performance.

Pour réaliser un projet de nombreuses activités sont à entreprendre d’où la nécessité

des fonds ou moyens financiers. Cependant les fonds octroyés peuvent couvrir la totalité de

la demande des bénéficiaires ou seulement une partie . Avant d’obtenir le financement des

3 « Manuel de décaissement » de la BAD version 2012

3

bailleurs, des procédures et des règles sont à respecter et à suivre d’où certains d’entre eux

ont même conçu un MANUEL pour les opérations de décaissement.

Le manuel4 est un instrument ayant pour objectif de fournir des directives sur

l’application des règles et procédure régissant le décaissement au profit des projets et

programmes bénéficiant du financement ,il édifie le bénéficiaire quant aux formalités de

demande de décaissement .Ce manuel peuvent figurer les procédures opérationnelles du

projet ,la passation du marché , les procédures de décaissement ,les conditions de

décaissement , les généralités sur les méthode de décaissement mais aussi d’autres détails

important pour assurer la transparence dans la gestion des fonds . D’une manière générale ,les

décaissements5 sont effectués selon plusieurs modalités à savoir : les méthodes de

décaissement par remboursement c'est-à-dire que l’emprunteur effectue des paiements

anticipés pour des dépenses éligibles et c’est après qu’il demande de remboursement auprès

des bailleurs de fonds .Par ailleurs ,les bailleurs de fonds peuvent également effectuer des

paiements pour des tierces parties suite à la demande de l’emprunteur ,cette modalité

s’appelle la méthode de décaissement par paiement direct. En outre la méthode de

décaissement la plus utilisée est la méthode de décaissement par avance de fonds ou par

compte spécial puisqu’elle offre des avantages pour les deux parties .Au cas où les

emprunteurs doivent recourir à des importations l’usage de la lettre de crédit comme méthode

de décaissement est préconisé afin de sécuriser au maximum leur transaction commerciale

internationale .Les méthodes de décaissement ne se limitent pas à ces quatre types ,d’autres

types sont à prévoir selon l’accord entre les deux parties .Les méthodes de décaissement

peuvent aussi varier d’un projet à un autre étant donné que chaque méthode de décaissement

impose ses limites selon le type ou catégorie des dépenses .De plus que l’utilisation de chaque

méthode de décaissement vise la gestion efficace et efficient des ressources. Le plus grand

souci des bailleurs de fonds c’est de savoir comment les bénéficiaires utilisent les ressources

qu’ils ont octroyées dans le cadre de leur coopération.

A Madagascar comme dans d’autres pays bénéficiaires des financements extérieurs, le

problème de gestion persiste toujours. Face à ce type de problème les décaissements de fonds

peuvent être suspendus .Du fait de la suspension des décaissements des projets sont

interrompus, d’autres réalisés mais considérés comme inadéquat par rapport aux objectifs

fixés à l’avance. Les raisons qui ont entrainées la suspension des décaissements sont

4 « Manuel de décaissement » de la BAD version 2012

5 Cours de Gestion des financements extérieurs 4

ème année(2011-2012) Faculté DEGS

4

nombreuses telles que l’utilisation des fonds pour des dépense non éligibles, le dépassement

des demandes de décaissement par rapport au budget prévisionnel, l’inadéquation entre le

niveau des décaissements et le niveau de réalisation physique du projet. Tout ce qui précède

montre alors l’intérêt de cette qui étude qui porte comme thème « La gestion des

financements extérieurs : les méthodes de décaissement des bailleurs de fonds »

La question principale de notre recherche est : « Quelles méthodes de décaissement

les bailleurs de fonds utilisent-ils pour le financement des bénéficiaires dans le but d’une

gestion efficace des ressources » De cette problématique découle l’objectif global de cette

étude c’est « de déterminer les méthodes de décaissement adaptées aux bénéficiaires

pour la gestion efficace des ressources ».

Les deux objectifs spécifiques suivants sont liés à cet objectif global : le premier est de

déterminer les méthodes de décaissements en fonction des besoins des bénéficiaires et le

second est de définir les méthodes de décaissement en fonction de la transparence de la

gestion financière des bénéficiaires. Afin de résoudre la question principale et d’atteindre ces

objectifs, les hypothèses suivantes sont nommées :

� Les méthodes de décaissement sont déterminées en fonction des besoins des

bénéficiaires.

� Les méthodes de décaissement sont déterminées en fonction de la transparence

de la gestion financière.

Pour réaliser ce présent mémoire, nous avons effectué des visites au sein de l’UNION

EUROPEENNE, de la BAD et du FIDA qui sont des grands bailleurs de fonds en

coopération avec Madagascar depuis plusieurs années et qui apportent leurs financements

dans plusieurs secteurs.

Pour ce faire, nous allons suivre le plan suivant : dans la première partie, nous allons

entamer la partie traitant la méthodologie. Elle comprend deux divisions bien distinctes. L’un

concerne la méthodologie de recherche, dans laquelle on élabore les théories relatives au

thème et la présentation de l’organisation où nous avons effectués notre visite. Les théories

que nous allons évoquer dans cette partie seront axée sur les différentes méthodes de

décaissement, L’autre partie concerne la présentation de la méthodologie d’approche. Dans

cette dernière, la méthode de collecte des données sera décortiquée dans un premier temps et

l’analyse des données ou traitements des donnés dans le second temps. La collecte des

5

données sera effectuée à travers différentes méthodes telles que l’enquête présentée sous

forme de questionnaire. Toutes les informations ont été collectées à travers divers recherches

documentaires et des recherches sur internet. Le traitement des données va se baser sur le

traitement manuel et informatique après l’analyse des informations.

La deuxième partie de cet ouvrage présentera les résultats. Dans cette partie, nous

évoquerons les réponses aux questionnaires établis, le calcul de la covariance et le calcul du

coefficient de corrélation. Dans la troisième et dernière partie, le travail sera centré sur la

discussion et proposition de solutions. La discussion sera basée sur la confrontation des

théories et la réalité sur terrain. La discussion consiste à analyser, à critiquer les faits

observés, à dégager les forces et les faiblesses des résultats obtenus. C’est à partir de cette

analyse que les solutions seront proposées.

Au final, nous aurons une conclusion générale qui synthétise notre travail de

recherche. Les principaux résultats de nos recherches y sont mentionnés avec discussions y

afférentes. Ces dernières mènent vers la confirmation ou l’infirmation des hypothèses. Les

grandes lignes des recommandations vont encore être énumérées dans cette conclusion

accompagnées de leur condition de faisabilité.

Partie I :

MATERIELS ET METHODES

6

La méthodologie désigne les différentes méthodes utilisées pour la réalisation de ce

travail. Nous allons parler des procédés que nous avons adoptés pour terminer ce mémoire.

Cette partie est composée de deux chapitres, à savoir la méthodologie de recherche et la

méthodologie d’approche. Le premier chapitre consiste à faire une description des organismes

visités et d’énoncer les théories correspondantes à notre thème, plus précisément les théories

sur les financements extérieurs et les méthodes de décaissement. Et la méthodologie

d’approche visera à définir les démarches à suivre et méthodes pour la collecte des

informations tels que : les enquêtes et les diverses recherches documentaires, puis le

traitement des données et leurs exploitations. Pour mener à bien ce mémoire, nous avons pris

trois cas de bailleurs de fonds en coopération avec Madagascar. Nous allons commencer par

la méthodologie de recherche qui est la base de ce travail.

7

CHAPITRE I : METHODOLOGIE DE RECHERCHE

Dans ce premier chapitre seront présentés les trois organisations où les enquêtes ont

été effectuées et les théories sur les financements extérieurs.

SECTION 1 : Présentation des bailleurs de fonds

I- Cas de l’Union Européenne

I-1 Historique

L’Union européenne6 jouit d’un statut unique parmi la communauté des donateurs où

elle joue un rôle de leader. Premier donateur mondial, elle est très engagée dans la réalisation

des Objectifs du Millénaire pour le développement (OMD) des Nations unies visant à réduire

l’extrême pauvreté dans ses différents aspects. Elle a aussi renforcé l’impact de son action en

la recentrant sur les domaines où elle dispose de la plus grande expérience. L’UE est le

principal pourvoyeur d’aide au développement dans le monde. Quatre États membres

(Danemark, Pays-Bas, Suède, Luxembourg), ont déjà réalisé l’objectif des Nations unies de

consacrer 0,7 % du RNB à l’aide au développement d’ici à 2015. La coopération européenne

au développement est active à Madagascar depuis 1959 et elle s'inscrit depuis 2000 dans le

cadre de l'Accord de Partenariat ACP-UE dit de Cotonou. Au fil des années, cette coopération

s'est développée jusqu'à faire de l'Union européenne l'un des principaux partenaires de

Madagascar dans ce domaine et le premier contributeur en dons.

I-2 Les différents types de financements

La coopération pour le financement du développement des Etats d’Afrique, des

Caraïbes et du Pacifique (ACP) par la Communauté européenne (CE) a pour objectif de

favoriser les efforts de ces pays dans le but d'atteindre les objectifs définis dans l’accord de

partenariat, Afrique des Caraïbes et Pacifique –Union Européen (Accord de Cotonou) par

l’octroi de moyens de financement appropriée. Ces financements portent entre autres sur : des

projets et programmes, les ressources humaines et matérielles nécessaires à l’administration et

la supervision efficaces des projets et programmes ; des aides budgétaires, des programmes

6http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_fr.htm

8

sectoriels et généraux d’appui aux importations; des lignes de crédit, mécanismes de garantie

et prises de participation. Mais cette étude s’intéressera particulièrement au financement des

projets et programmes. Dans le cadre de l’exécution des projets et programmes gérés au

travers des devis programme l’UE fait appel à des agents tels que les régisseurs7 qui sont

responsables de la préparation des devis-programmes quant à leurs aspects techniques et

opérationnels et de toutes les opérations d’engagement des dépenses ainsi que

d’ordonnancement des paiements et des recouvrements. Et des comptables8 qui sont

responsables de la préparation des devis-programmes quant à leurs aspects financiers et

contractuels. Pour la mise en œuvre de la partie régie du budget du devis-programme, le

Comptable est chargé de la vérification des dépenses et de l’exécution des paiements et des

recouvrements correspondants après leur ordonnancement par le Régisseur. Il assume

également la responsabilité de la tenue de la comptabilité des opérations.

I-3 Activités Objectifs et de l’Union Européenne

Définis lors du sommet du Millénaire de l’ONU9 en septembre 2000, les OMD

comprennent huit objectifs à atteindre d’ici 2015: réduire l’extrême pauvreté et la faim;

assurer l’éducation primaire pour tous; promouvoir l’égalité des sexes et l’autonomisation des

femmes; réduire la mortalité infantile; améliorer la santé maternelle; combattre le VIH/sida, le

paludisme et d’autres maladies; assurer un environnement durable et mettre en place un

partenariat mondial pour le développement. L’UE a inscrit son aide dans le cadre des OMD et

joue un rôle moteur dans les efforts internationaux déployés pour les atteindre. Les projets et

programmes de l’UE à Madagascar sont nombreux nous allons prendre seulement les cas

suivants. La prévention de la malnutrition dans 5 communes du district de Betioky Atsimo,

Région Atsimo Andrefana L’objectif global du programme est de Contribuer à prévenir la

malnutrition en agissant sur ses causes structurelles et conjoncturelles dans 5 communes du

district de Betioky. La mobilisation des radios pour la préservation de l'environnement, c’est

un projet qui a commencé en 2011 et s’achèvera à la fin de cette année. L’action vise à

former 14 radios malgaches au management et à la production de magazines sur la

préservation de l’environnement et la promotion d’activités génératrices de revenus

respectueuses de l’environnement, et à créer une banque de programmes. Les régions

concernées sont Ambatosoa, Sava et Diana Région de Mahajanga Région d’Atsimo-

7 Guide pratique des procédures applicables aux devis-programmes version 4-1 mars 2013 page 22

8 Guide pratique des procédures applicables aux devis-programmes version 4-1 mars 2013 page 23

9 ACCORD de partenariat ACP-CU signé à COTONOU le 23 juin 2000

9

Andrefana (Aire Marine Protégée de Velondriake). Le projet Pour une éducation juste et

équitable géré par l’association Federation Handicap International. Le projet se propose de

renforcer les compétences des acteurs de l’éducation et de poursuivre la mobilisation des

communautés afin de permettre aux enfants en situation de handicap. Enfin le programme

d’Appui à l'amélioration de la production de canne sur le site sucrier d'Ambilobe, à

Madagascar et la réalisation des infrastructures de transports et moyens de communications

viables aux niveaux national, régional et transrégional ainsi que le développement de

l’utilisation des technologies de l’information et des communications figurent dans les

objectifs de L’UE.

II- cas du FIDA

II-1Historique

Le Fonds International pour le Développement Agricole10 (FIDA) est une institution

financière internationale et une institution spécialisée des Nations Unies, créée en 1977 en

réaction aux sécheresses et aux crises alimentaires qui ont affecté des millions de personnes

en Afrique et en Asie au début des années 70.

Depuis 1979, le FIDA a financé 13 projets de développement rural et de lutte contre la

pauvreté à Madagascar, pour un montant total de 156,9 millions de dollars.

II-2 Activités et objectifs

L’objectif 11des interventions du FIDA est de stimuler le développement économique

des régions les plus peuplées et les plus pauvres du pays en associant les producteurs les plus

démunis à la croissance du secteur rural. Le FIDA appuiera le gouvernement dans la mise en

valeur du potentiel des zones vulnérables et leur rattachement aux pôles de croissance

régionaux et nationaux, tout en plaçant les priorités des pauvres ruraux au cœur de ses

interventions. Pour atteindre ses objectifs , le FIDA s’est investi au financement de plusieurs

projets comme le projet AROPA du Ministère de l’agriculture, de l’élevage et de la pêche. Il

vise à « renforcer les organisations professionnelles agricoles pour améliorer les revenus et

10

http://www.capfida.com 11

http://www.capfida.mg/site/Slip.php?article 252

10

réduire la vulnérabilité des petits producteurs (en particulier des plus pauvres d’entre eux), en

facilitant leur accès à une offre de services et à des équipements adaptés à leurs besoins » pour

une quinzaine de districts des régions suivantes : Anosy et Haute Matsiatra , Androy et

Ihorombe , et Amoron’i Mania , pour une durée de 9 ans. Il y a aussi Programme de

promotion des revenus ruraux (PPRR) qui vise au travers de pôles de partenariat entre

producteurs/ transporteurs/ transformateurs et commerçants, à accroître les revenus et la

sécurité alimentaire des ruraux de la province de Toamasina, dont 87,9% sont pauvres, et à

améliorer la capacité des communautés à prendre en charge leur propre développement.

III- cas de la BAD

III-1 Historique

La Banque africaine de développement12 (BAD) est une institution régionale

multilatérale de financement qui est au capital de 33,84 $ US. L’accord portant création de la

Banque africaine de développement (BAD) a été signé par les Etats membres le 4 août 1963, à

Khartoum, au Soudan. Il est entré en vigueur le 10 septembre 1964. Le Groupe de la BAD est

composé de trois entités : la Banque africaine de développement (BAD), le Fonds africain de

développement (FAD) et le Fonds spécial du Nigeria (FSN).

Le siège central de la BAD se trouve à Abidjan, et son siège à Madagascar c’est au

9ème étage de l’immeuble Trano Fitaratra Ankorondrano Rue Ravoninahitrarivo

Antananarivo 101.

La BAD est aussi composée de deux groupes de pays : les pays membres régionaux et

les non régionaux. Les pays membres régionaux sont les Africains qui sont au nombre de 53

pays, et les non régionaux sont les non Africains qui sont au nombre de 24 pays. Mais elle n’a

été ouverte pour des pays non régionaux qu’après un amendement en Mai 1982 c’est-à-dire

19 ans après sa date de création.

III-2 Activités et objectifs

Le Groupe de la Banque africaine de développement a pour objectifs de promouvoir le

développement économique et le progrès social de ses pays membres régionaux. Il contribue

à l’amélioration des conditions de vie des populations, à la création, à l’extension et à la

12

Manuel des décaissements de la BAD

11

réhabilitation d’investissements productifs et sociaux, en fin d’en accroître la productivité. Il

finance des projets et des programmes de développement et d’ajustement structurel, joue le

rôle de conseiller et stimule les investissements d’autres sources.

SECTION 2 : Théories générales sur les financements extérieurs, les méthodes de

décaissement, éligibilité des dépenses, le contrôle interne

L’aide extérieur13 comprend principalement des dons et des prêts, généralement connu

par le terme « AIDE PUBLIQUE AU DEVELOPPEMENT » ou APD.

APD= don + prêt

Les dons : sont des transferts qui ne devront pas être remboursés

Les prêts concessionnels : sont des prêts obtenus avec un taux de financement inférieur à ce

du marché

Subvention : est un transfert d’argent des pouvoirs publics à une entité du secteur privé

Le soutien budgétaire : est une aide fournit directement au budget public pour combler son

insuffisance de financement.

Le soutien à la balance de paiement : est une aide finançant le déficit de la balance de

paiement (balance de paiement = exportation –importation)

2-1 Théories sur les différentes méthodes de décaissement

Le décaissement constitue l’ensemble du traitement des opérations relatives à l’utilisation des

ressources financières dont disposent un projet pour son fonctionnement et pour l’exécution

des activités qui lui sont confiées, et ce conformément aux directives stipulées dans le manuel

de décaissement des bailleurs de fonds, aux procédures de passation de marché et aux

dispositions spécifiques de l’accord de crédit. Les méthodes de décaissement peuvent varier

d’un projet à un autre mais généralement il existe quatre méthodes de décaissement à savoir :

la méthode de paiement direct, la méthode par avance de fonds, la méthode de remboursement

des dépenses et la méthode de paiement par lettre de crédit

13

Cours de gestion des financements extérieurs 4ème

année (2011-2012) Faculté DEGS

12

� Décaissement par avance de fonds

Le bailleur peut verser une avance de fonds du prêt dans un compte désigné de

l’emprunteur pour financer les dépenses éligibles au fur et à mesure qu’elles sont encourues et

pour lesquelles des pièces justificatives seront présentées à une date ultérieure .Les projets

sont financés par des avances périodiques conformément au plan de travail. La demande

d’avance de fonds est accompagnée d’un formulaire type dénommé « rapport financier »

dûment remplit et signé par le représentant autorisé du gouvernement qui le soumet au

bailleur de fonds pour approbation.

Figure n°1 : fonctionnement des comptes pour la méthode de décaissement par avance de fonds ou compte spécial

Source : cours de Gestion des Financements Extérieurs (4ème année)

1- Demande d’avance de fonds envoyée au bailleur,

2- Commande auprès des fournisseurs/prestataires,

3- Livraison des fournisseurs/prestataires,

4- Paiement des fournisseurs/prestataires,

5- Liquidation de l’avance précédente et demande d’une nouvelle avance.

� Décaissement par paiement direct

Le bailleur peut effectuer, à la demande de l’emprunteur, des paiements directement à une

tierce partie par exemple, fournisseur, entreprise ou consultant au titre des dépenses éligibles.

cette méthode est utilisée pour la fourniture d’assistance technique et de prestation de conseil

bien qu’elle puisse aussi être utilisée pour la fourniture de l’équipement du projet tels que des

véhicules .La demande de paiement direct est exprimée à travers un formulaire type intitulé

« demande de paiement direct »dûment rempli et signé par le représentant désigné du

Bailleur Projet

Fournisseur

1

5

4 3 2

13

gouvernement et accompagné des pièces justificatives telles que les factures ,les bons de

commande ,les bons de livraison

Figure n°2 : Fonctionnement des comptes pour la méthode de paiement direct

Source : cours de Gestion des Financements Extérieurs (4 ème année)

1- Le projet fait des commandes auprès des fournisseurs/prestataires,

2- Les fournisseurs/prestataires livrent les commandes,

3- Le projet demande au bailleur de payer ses fournisseurs/prestataires,

4- Le bailleur paye les fournisseurs/prestataires du projet.

� Décaissement par remboursement des dépenses

Le bailleur peut rembourser à l’emprunteur les montants des dépenses dont le

financement est autorisé conformément à l’accord de prêt, que l’emprunteur a préfinancées

d’avance sur ses propres ressources. Pour recevoir le remboursement de la part des bailleurs,

l’emprunteur doit préparer les demandes, les reçus, et d’autres documentations appropriées.

Figure n°3 : Fonctionnement des comptes pour la méthode de remboursement des dépenses


1- Le projet passe des commandes auprès de ses fournisseurs/prestataires,

Bailleur Projet

Fournisseur

1 2

3

4

Bailleur Projet

Fournisseur

1 2 3

4

5

14

2- Les fournisseurs/prestataires livrent les biens/services commandés,

3- Le projet paye les fournisseurs/prestataires,

4- Le projet demande un remboursement des dépenses auprès du bailleur,

5- Le bailleur rembourse les dépenses du projet.

� Paiement par lettre de crédit

La lettre de crédit constitue le mode de paiement indiqué dans le contrat pour effectuer

les paiements à un fournisseur étranger. Elle est normalement ouverte par l’emprunteur auprès

d’une banque commerciale locale (parfois désignée sous le nom de banque émettrice) .Une

fois la lettre de crédit ouverte et prête, la banque commerciale informe l’emprunteur et la

banque négociatrice du fournisseur (parfois désignée sous le nom de banque domiciliataire)

Figure n°4 : fonctionnement des comptes pour la méthode de la lettre de crédit


1 : établissement d’un contrat commercial entre l’acheteur et vendeur

2 : demande d’ouverture d’un crédit documentaire à sa banque

3 : envoi du crédit documentaire à la banque du vendeur

4 : notification de l’ouverture du crédit documentaire au vendeur

5 : livraison des biens et services par le vendeur

6 : transmission des documents par le vendeur à sa banque, celle-ci contrôle la conformité de

ses documents à la spécification du crédit documentaire

7 : transmission des documents à la banque de l’acheteur, qui paiera la banque du vendeur sur

la base de ses documents

8 : transmission des documents du vendeur pour que l’acheteur puisse disposer des biens

Acheteur

Donneur d’ordre

Banque du vendeur

ou

Banque notificatrice

Banque de

l’acheteur

ou

Banque émettrice

6 4 8 2

3

7

Vendeur

Bénéficiaire

1

5

15

2-2 Critères d’éligibilité des dépenses

En générale, les dépenses éligibles14 sont celles qui répondent aux conditions

suivantes : premièrement les dépenses doivent être prévues dans la règlementation nationale

et communautaire. Deuxièmement Elles doivent être prévues dans les postes budgétaires et

doivent être effectives et payées , de plus qu’elles doivent se baser sur des pièces justificatives

recevables ou pièces comptables de valeur probante. Troisièmement les dépenses doivent être

nécessaires et légitimes et doivent être effectuées ou engagées durant la période d’agrément et

correspondre à une utilisation ou prestation relative à l’exercice couvert par l’agrément.Ces

conditions sont cumulatives pour qu’une dépense soit éligible

2-3 Théorie sur le contrôle interne dans la gestion des projets des bénéficiaires

L’ordre des experts comptables français lors d’un congrès en 1977, définit le contrôle

interne comme : « l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour

but d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information d’une

part et de l’autre, l’application des instructions de la direction, et de favoriser l’amélioration

des performances ».

La norme 400 de l’IAASB (International Auditing and Assurance Standard Board)

donne la définition suivante : « le système de contrôle interne est l’ensemble des politiques et

procédures mises en œuvre par la direction d’une entité en vue d’assurer, dans la mesure du

possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activités. Ces procédures impliquent le

respect des politiques de gestion, la sauvegarde des actifs, la prévention et la détection des

fraudes et des erreurs, l’exhaustivité des enregistrements comptables et l’établissement en

temps voulu d’informations financières stables »15.

Si on récapitule donc ces définitions, le contrôle interne peut être défini comme un ensemble

de dispositifs mis en place à travers l’organisation interne et les procédures applicables pour

assurer à la fois pour l’application des instructions de la direction , à la maitrise des activités.

A la protection du patrimoine contre la détérioration ou pertes, malversations, vols,

détournement .Mais aussi à La fiabilité de l’information financière.

14

Cours de GFE 4ème

année (2011-2012) Faculté DEGS 15

Cours d’Audit Générale 4ème

année (2011-2012) Faculté DEGS

16

2-3-1 Les principes généraux du contrôle interne

Ces principes sont au nombre de six16 :

- Le principe d’organisation

- Le principe d’intégration

- Le principe de permanence

- Le principe d’universalité

- Le principe d’indépendance

- Le principe d’information

- Le principe d’harmonie

Si on se réfère aux principes généraux énumérés ci-dessus, nous pouvons dire que le

système de contrôle interne est aussi important et nécessaire autant dans une entreprise

commerciale que dans la gestion des projets à financements extérieurs.

2-3-2 Rôle du contrôle interne dans la gestion de projet

Dans la gestion de projet financé par les bailleurs de fonds internationaux tels que la

BAD, l’UE, et le FIDA le dispositif de contrôle joue un rôle important, à savoir : de garantir

une bonne gestion, de protéger le patrimoine de l’organisation et la maitrise des activités mais

surtout d’assurer la qualité des informations financières17

a) Garant d’une bonne gestion :

Comme les bailleurs de fonds n’interviennent pas directement dans la gestion

journalière du projet, l’existence d’un bon système de contrôle interne leur fournit la garantie

que leur financement est utilisé convenablement, d’une manière rationnelle, que leurs

instructions sont suivies et appliquées. L’existence d’un contrôle interne suppose qu’il y a un

suivi, une supervision et un contrôle.

b) La protection du patrimoine de l’organisation :

L’existence d’un bon dispositif de contrôle interne assure la protection du patrimoine18

de l’organisation, car comme nous l’avons expliqué auparavant, le contrôle interne diminue

les risques de vol, de détournement, détérioration des actifs.

16

Cours d’audit générale 4ème

année(2011-202) Faculté DEGS 17

http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/ 18

PIGE Benoit, Audit et contrôle interne, Collection les essentiels de la gestion, Edition EMS, 3ème édition, Décembre 2009,

17

Si le patrimoine de l’organisation est protégé, le fonds des bailleurs aussi est protégé.

La protection du patrimoine assure donc la pérennité de l’organisation car non seulement elle

lui permet de conserver durablement ses biens et ressources mais lui assure la confiance des

bailleurs de fonds et lui permet ainsi d’obtenir des opportunités de financement.

c) La maitrise des activités :

La mise en place d’un dispositif de contrôle interne conduit aussi à la maitrise des

activités car le contrôle interne assure à la fois l’existence de suivi, supervision et de contrôle

dans la mise en œuvre journalière des activités du projet. Le contrôle interne cadre les

activités pour qu’elles soient conformes aux plans de travail trimestriel, semestriel ou annuel.

Le contrôle interne assure que les activités mises en place sont conformes aux budgets du

projet, aux cadres de performance, aux directives des bailleurs de fonds.

d) Assurer la qualité des informations financières :

Dans une gestion de projet financé par les bailleurs de fonds, il est important de

fournir des informations financières fiables, sincères et régulières. En effet, la soumission

d’information financière erronée auprès des bailleurs de fonds pourrait susciter une suspicion

quant à la bonne foi de l’organisation ou sa compétence en matière de gestion financière. Une

information financière irrégulière peut aussi s’apparenter à une fraude ou malversation, c’est

pourquoi il est important de mettre en place un dispositif qui doit assurer la fiabilité des

informations financières comptables. C’est dans cette partie que la notion d’autocontrôle du

dispositif de contrôle prenne toute son importance à travers le suivi, la supervision, le

contrôle, l’approbation, la séparation des taches incompatibles

18

CHAPITRE 2 : LES METHODOLOGIES D’APPROCHE

Le choix des méthodes de recueil des données est très important. Pour répondre aux

questions de recherche et pour tester les hypothèses, pour cela il faut choisir et développer des

méthodes. Pour le choix des méthodes, différentes options sont possibles. Aucune n'est a

priori meilleure que les autres. Tout dépend de la question de recherche et des hypothèses.

Section 1: LES METHODES DE COLLECTE DES DONNEES

Des méthodes de collecte de données ont été utilisées afin de fournir les résultats

nécessaires. En effet, le recueil d’informations est un « processus organisé mis en œuvre pour

obtenir des informations auprès de sources multiples, en vue de passer d’un niveau de

connaissance ou de représentation d’une situation donnée à un autre niveau de connaissance

ou de représentation de la même situation, dans le cadre d’une action délibérée dont les

objectifs ont été clairement définis, et qui donne des garanties suffisantes de validité »19

1-1 La méthode de recueil des données

Par définition, la méthode20 est un ensemble rationnellement coordonné de technique

en vue d’atteindre un objectif. Elle a donc pour fonction d’assurer l’adéquation des techniques

aux objectifs. Dans notre cas, nous avons choisi comme méthode, les entretiens guidés par des

questionnaires, les recherches sur internet et la recherche documentaire.

1-1-1 Le questionnaire pour le personnel

Un questionnaire est un ensemble de questions à poser à un ou plusieurs individus

dans le cadre d’un recueil d’informations sur un thème précis. Le questionnaire21 est aussi un

entretien standardisé utilisé d’une manière systématique auprès d’une fraction de population

pour déceler, analyser et mesurer les attitudes de cette population et remonter jusqu’à la

motivation. L’objectif principal des questionnaires est de confirmer ou d’infirmer les

hypothèses et sous-hypothèses formulées. Ainsi, durant les enquêtes au sein de l’UNION

19 http://www.stes-apes.med.ulg.ac.be/Documents_electroniques/MET/MET-DON/ELE%20MET-DON%208166.pdf 20 Cours de méthodologie 4ème année (2011-2012) faculté DEGS 21 Cours de méthodologie 4ème année (2011-2012) faculté DEGS

19

EUROPEENNE, de la BAD et du FIDA les intervenants sont guidés par un questionnaire

préétabli qui trace les grandes lignes des données à collecter. Le questionnaire renferme des

questions ouvertes, des questions fermées et des questions à choix multiples ou QCM (annexe

n°1°). Les questions ouvertes nécessitent une réponse longue et explicative.22Elles offrent aux

enquêtés une liberté d’exprimer ses propres opinions. Tandis que les questions fermées

amènent à répondre par oui ou par non ce qui rend facile l’interprétation des réponses. Les

questions posées touchent les différentes méthodes de décaissement que les trois bailleurs de

fonds utilisent pour les financements des bénéficiaires ou des projets. Des questions sur les

conditions de décaissements et les dispositifs de contrôle de fonds ont été également posées.

1-1-2 L’échantillonnage

Le nombre total des enquêtés auprès des trois organismes est trente ; ce qui signifie

que l’échantillon regroupe trente personnes. Nous avons enquêté dix personnes au sein de

l’UE, dix personnes au sein de la BAD et de même pour le FIDA. L’échantillon est constitué

majoritairement par les responsables financiers auprès des trois organismes mais les

contrôleurs internes y sont également inclus. Chaque enquêté est guidé par le questionnaire.

1-1-3 L’entretien

L’entretien 23 est une entrevue entre deux personnes dans laquelle un individu A

déploie toute une stratégie orale pour extraire d’un individu B l’information qu’il détient

.l’entretien se rapproche alors de l’interrogatoire. Tout d’abord, c’est par l’entretien que nous

avons pu expliquer aux responsables le but de notre visite ainsi que les données que nous

voulions collecter à travers cette visite. Cela a servi à remettre l’interlocuteur dans le

contexte de l’entretien et lui rappeler nos buts. Lors de ces entretiens, les réponses de

l’enquêté ne sont pas limitées. Il pouvait s’étendre sur d’autres sujets s’il le considère

nécessaire à notre thème mais nous recentrons toujours le sujet en cas de besoin. Nous avons

eu recours à des prises de notes A partir de ce moment-là, l’interrogé peut déjà émettre des

points qu’il juge nécessaire avant d’entamer les questions. Ces résultats recueillis au début des

entretiens sont autant importants que les réponses aux questions. En effet, ils conduisent à

d’autres éléments qui doivent être éclaircis dans le cadre de l’entretien.

22

Cours de technique de négociation 3ème année (2010-2011) Facultés DEGS de l’Université d’Antananarivo. 23 « Cours de méthodologie » 4ème année (2011-2012) Facultés DEGS de l’Université d’Antananarivo.

20

1-1-4 La recherche sur internet

Actuellement l’utilisation de l’internet offre beaucoup d’avantages dans le domaine de

la recherche surtout pour les étudiants. Pour étoffer la collecte d’information se rapportant au

thème de ce mémoire la visite du site web des trois bailleurs de fond s’est avérée

indispensable. Plusieurs données comme l’historique, les activités, les procédures de

décaissement et les différents types de formulaire des trois bailleurs ainsi que d’autres

données complémentaire ont été obtenu par la recherche webographique. Internet est riche en

information mais il faut savoir les filtrer pour ne pas sortir du cadre de l’étude.

1-1-5 La recherche documentaire

Des recherches documentaires hors de la zone d’étude ont été indispensables même si

durant les visites nous avons eu l’opportunité de se documenter sur place. Les principaux

documents que nous avons consultés sur place sont le manuel de décaissement de chaque

bailleur ainsi que les documents concernant les différents types de projets qui reçoivent leurs

financements.

1-2 Les différentes démarches nécessaires pour notre étude

1-2-1 les démarches du recueil des données

Les données utiles pour la réalisation de ce mémoire sont surtout axées sur les différentes

méthodes de décaissement employées par l’UE, la BAD et le FIDA pour le financement qu’ils

apportent à Madagascar. Des financements qui sont surtout destinés à la réalisation de projets

ou programmes. Les bailleurs de fonds exigent le respect de certains règles et mesures de la

part des bénéficiaires avant de procéder au décaissement des fonds. Le recueil des données

s’est déroulé en trois étapes. La première étape a été consacrée pour la consultation du manuel

des décaissements, dans ce manuel figure les procédures de décaissement et la présentation

des différentes méthodes de décaissement mais aussi des procédures opérationnelles. La

seconde étape a été réservée par l’analyse des conditions et critères liées à l’utilisation de

chacune des méthodes de décaissement par trois les bailleurs de fonds. En dernier lieu nous

avons demandé comment les bailleurs de fonds procèdent –ils au suivi de l’utilisation des

fonds.

Cette relation basée sur les deux hypothèses déjà avancées ci-dessus qui sont les

décaissements de fonds qui sont déterminés en fonction des besoins des bénéficiaires et les

21

décaissements en fonction de la transparence de la gestion financière au niveau des

bénéficiaires .A travers les entretiens ,la recherche sur internet et le recueil des données ,nous

pouvons déterminer comment les bailleurs de fonds décaissent –ils les fonds aux

bénéficiaires ? Passons maintenant aux démarches d’analyse des données.

1-2-2 les démarches d’analyse des données

A la phase de recueil des données succèdent le traitement et l'analyse de celles-ci.

Cette analyse doit avoir été pensée lors de l'élaboration de la méthode de recueil des données.

Il faut s'assurer de la compatibilité entre le type de données, le mode de recueil et les

modalités d'analyse. Trop souvent, les enquêteurs se retrouvent face à un ensemble important

de données recueillies mais inexploitables car la coordination entre la phase de recueil et la

phase d'analyse n'a pas été envisagée.

a)Le logiciel EXCEL

Pour le traitement statistique des données nous avons utilisé Excel classé dans la

catégorie des « TABLEURS » qui est très puissant. Il permet d’effectuer automatiquement

des calculs, mais c’est aussi un outil utilisé pour l’analyse .Grâce à l’emploi du logiciel

Microsoft Excel, le calcul des covariances et du coefficient de corrélation pour la vérification

des hypothèses sera plus simple. A l’aide de ce traitement les hypothèses de cette recherche

seront acceptés ou rejetés afin de répondre à la question centrale mais aussi de découvrir

laquelle de ces deux hypothèses expliquent le mieux notre variable à expliquer .Autrement dit

qui de ces deux variables a la valeur de corrélation notée « r » plus proche de 1.Une étude de

la corrélation entre les deux variables serait indispensable .cette étude démontrera l’intensité

de la liaison qui peut exister entre ces variables.

b) La méthode FFOM

Les données collectées à partir des méthodes précédemment citées doivent être

analysées pour aboutir aux résultats attendus de la recherche. Nous avons employé la méthode

« Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces » (FFOM).Elle consiste à étudier les forces et les

faiblesses de l’objet de la recherche.

22

Les forces

Ce sont les éléments positifs de l’adoption d’une méthode de décaissement. Ils

concourent à l’utilisation efficace des ressources par les bénéficiaires.

Les faiblesses

Ce sont les éléments négatifs de l’adoption d’une méthode de décaissement. Ils

empêchent la gestion efficace des ressources dans le but de réaliser les objectifs fixés durant

la phase de négociation.

Les opportunités

Ce sont les évènements extérieurs qui ont des influences positives dans la gestion des

financements dans le contexte de ses forces et faiblesses.

Les menaces

Ce sont les obstacles et les limitations extérieurs de l’environnement.

1-3 Limites de l’étude

Cette étude considérée comme un travail de recherche n’échappe pas à ses limites.

Plusieurs contraintes ont été rencontrées durant les visites des lieux qui ont pour but de

collecter des données. Certains enquêtés se sentaient déranger de notre visite .D’autres sont

trop occupés par leur travail. Face à ces différentes contraintes les entretiens avec les

responsables sont très limités. L’imperfection de cette étude réside aussi sur le fait que

l’échantillon est constitué seulement par les responsables au niveau des trois bailleurs de

fonds, les responsables des projets ne sont pas inclus. Les idées et opinions des agents

d’exécution sur les méthodes de décaissement ne sont donc pas prises en compte. De notre

côté la brièveté de notre visite au sein de l’organisation et le non accès à certains documents

pertinents pour notre étude sont des problèmes.

Section 2 : LA MODELISATION THEORIQUE

Cette section présentera la traduction des hypothèses en variables explicatives, elles-

même subdivisées en sous variables explicatives .La variable à expliquer sera en rapport avec

la méthode de décaissement .Abordons la première sous section

2-1 Explication des hypothèses

Dans notre cas, la variable expliquée est l’efficacité de la gestion des ressources

résultant du traitement des variables explicatives par l’utilisation des méthodes de

23

décaissement .Pour ce faire , la notation X1 indique la première variable explicative soit

l’utilisation des méthodes de décaissement selon les besoins des bénéficiaires et X2 la

deuxième variable explicative se rapportant à la transparence de la gestion financière des

bénéficiaires .A chaque variable explicative X1et X2 correspond des sous variables notés par

« a et b » pendant le traitement statistique .Enfin « Y » convient à la variable à expliquer soit

« l’efficacité de la gestion des fonds par les bénéficiaires » dictée par la méthode de

décaissement .Cette dernière sera notée M.

2-2 Traduction des hypothèses en variables

Pour entamer cette section, les sous variables explicatives seront vus en premier.

2-2-1 Sous variables explicatives

Les sous variables explicatives sont les sous variables qui vont servir d’explication à la

variable expliquée , elles sont au nombre de 6 dont « a » est composé par la rapidité de la

méthode paiement direct pour les paiements des tiers , l’utilisation du compte spécial pour

alimenter la trésorerie des bénéficiaires , la nécessité de la méthode de remboursement pour

les petites dépenses de fonctionnement et « b » composé par la minimisation des risques de

détournement de fonds par la méthode de paiement direct, suivi de l’utilisation des fonds par

la méthode d’avance de fonds , contrôle des dépenses par la méthode de remboursement.

Voyons ensuite les variables explicatives.

2-2-2 variables explicatives

Ce sont les variables qui regroupent les sous variables en deux grandes parties dont

X1= l’utilisation des méthodes de décaissement en fonction des besoins des bénéficiaires et

X2= l’utilisation des méthodes de décaissement en fonction transparence de la gestion

financière des bénéficiaires. Et enfin nous allons voir la variable à expliquer avec le réel non

nul qui rend positive notre étude.

2-2-3 variable à expliquer Y et le réel M non nul

« Y », est l’efficacité de la gestion des fonds obtenus à partir de traitement de ces

variables explicatives ci-dessus grâce à l’utilisation des méthodes de décaissement notée

« M » présenté par l’équation

Y= M (aX1+ bX2)

24

Figure n°5 : modélisation des variables explicatives et de la variable à expliquer

M………………….. …… ……… Variable explicative………………….variable à expliquer

1-décaissement déterminer en

fonction des besoins des

bénéficiaires

-rapidité de la méthode de

paiement direct pour le paiement

des tiers

-nécessité des avances de fonds

pour alimenter la trésorerie

-utilité de la méthode de

remboursement pour les petites

dépenses de fonctionnement

2- décaissement en fonction de

la transparence de la gestion

financière des bénéficiaires

-minimisation du risque de

détournement de fonds par la

méthode de paiement direct

- suivi de l’utilisation des fonds

par la méthode d’avance de

fonds ou compte spécial

-meilleur contrôle des dépenses

déjà effectuées par la méthode

de remboursement

Méthodes de décaissement

des bailleurs de fonds

Efficacité de la gestion

des fonds par les

bénéficiaires

25

CONCLUSION PARTIELLE

Dans un premier lieu, cette partie présentait les trois bailleurs de fonds à savoir l’UE,

la BAD et le FIDA où les enquêtes ont eu lieu. La collecte des données s’est fait à travers les

enquêtes effectuées auprès de ces derniers. Mais avant la descente sur terrain, des recherches

sur internet et des recherches documentaires ont été jugées indispensables pour acquérir les

notions théoriques sur le thème de notre visite. Des informations complémentaires concernant

les trois bailleurs ont été acquises par la recherche webographique. Dans un second lieu, cette

partie démontrait les différentes méthodes et démarches les plus appropriées pour aboutir à

des résultats adéquats à notre thème d’étude ? La partie qui suit cette première partie

présentera alors les résultats obtenus sur terrain et à la vérification des deux hypothèses de

départ par le calcul du coefficient de corrélation.

Partie II :

RESULTATS

26

CHAPITRE 1 : RESULTAT OBTENUS Ce chapitre sera consacré à la vérification des deux hypothèses, pour pouvoir en

déduire si les méthodes de décaissement utilisées durant la réalisation d’un projet

conditionnent la gestion efficace des ressources du côté des bénéficiaires. Les résultats des

enquêtes effectuées auprès des trois bailleurs y compris la détermination du coefficient de

corrélation seront exposés dans ce chapitre.

Ce chapitre sera subdivisé en deux sections .Dans la première section se trouvera les

résultats obtenus à partir du questionnaire en fonction des sous variables de chaque variable

explicative. La première variable explicative est l’utilisation de chacune des méthodes de

décaissement en fonction des besoins des bénéficiaires renfermant les trois sous variables

suivant : l’utilisation du paiement direct pour la rapidité des paiements des tiers , l’utilisation

du compte spécial pour alimenter la trésorerie des bénéficiaires et la méthode de

remboursement pour les petites dépenses de fonctionnement .La deuxième variable

explicative est la transparence de la gestion financière au sein des projets comportant comme

sous variables la méthode de paiement direct pour minimiser les risques de détournement de

fonds, les comptes spécial pour le suivi de l’utilisation des fonds et la méthode de

remboursement pour contrôler et surveiller les dépenses au niveau du projet .Quant à la

deuxième section celle-ci éclaircira la détermination du coefficient de corrélation à partir des

résultat obtenus des deux variables et surtout le calcul du coefficient de corrélation

Les questions pour lesquelles les enquêtés sont invités à répondre convergent toutes à

la vérification des deux hypothèses de l’étude et touchent surtout le département financier de

l’organisation. Par contre durant l’enquête au sein des trois organismes, l’échantillon couvre

aussi les responsables des autres départements afin de savoir leurs opinions sur les méthodes

de décaissement.

Dans le but de répondre à la problématique, deux variables seront assimilés avec les

deux hypothèses à savoir l’utilisation de chacune des méthodes de décaissement en fonction

des besoins des bénéficiaires, la transparence de la gestion financière au sein des projets.

27

SECTION 1 : Résultats obtenus sur l’utilisation des méthodes de décaissement en fonction

des besoins des Bénéficiaires

Cette première hypothèse renferme trois sous variables

1.1- Tableau exprimant la rapidité de la méthode de paiement direct pour le

paiement des tiers

Tableau n°1 : la rapidité de la méthode de paiement direct

Xi Ni Fi 124 2 7 2 6 20 3 7 23 4 15 50

Total 30 100 Source : le questionnaire

Xi représente la variable statistique

Ni représente l’effectif de la série

Fi représente la fréquence

Pour le cas du FIDA dans le cadre de cette procédure, l'emprunteur demande au Fonds

de payer directement un tiers, en son nom, par le débit du compte de prêt ou du compte de

don. L'emprunteur doit indiquer dans la DRF (demande de retrait de fonds) la date à laquelle

le paiement est dû au fournisseur. Cette procédure convient généralement pour les paiements

échelonnés et les paiements de retenue de garantie pour les grands travaux de génie civil, les

honoraires de consultants (lorsque ceux-ci sont d'un montant substantiel), l'importation de

produits pour lesquels le recours à une lettre de crédit n'est pas pratique. Les sommes donc

versés directement auprès des institutions financières où les comptes des tiers sont ouverts.

Afin de réduire au minimum les coûts de transaction, le Fonds n'effectuera normalement pas

de paiements directs pour des montants inférieurs à 20 000 USD ou une valeur équivalente, à

moins qu'un autre montant n'ait été agréé et mentionné dans la lettre à l'emprunteur. Dans le

cadre de la procédure de paiement direct, le retrait est demandé par le biais du formulaire 100

- demande de retrait (annexe n°2)

Pour le cas de la Commission Européenne , elle procède à l'exécution des paiements

relatifs aux contrats qui mettent en œuvre la convention de financement et attribués par le

24

1 = pas de réponse

2=ne sais pas

3=non

4=oui

28

Bénéficiaire, le Bénéficiaire s'engage à lui faire parvenir les demandes de paiement du

contractant dans un délai maximum de quinze jours calendrier à compter de la date

d’enregistrement d’une demande de paiement recevable par le Bénéficiaire. Le Bénéficiaire

doit communiquer à la Commission la date d’enregistrement de cette demande. Une demande

de paiement n’est pas recevable lorsqu’un élément essentiel au moins fait défaut. Le délai de

paiement peut être suspendu par la Commission si elle informe le Bénéficiaire, à tout moment

au cours du délai de paiement, que la demande de paiement ne peut être honorée, soit parce

que le montant n’est pas dû, soit parce que les documents justificatifs adéquats n’ont pas été

produits. Si une information est portée à la connaissance de la Commission, qui permet de

douter de l’éligibilité des dépenses figurant dans une demande de paiement, la Commission

peut suspendre le délai de paiement aux fins de vérification supplémentaire, y compris par un

contrôle sur place pour s’assurer, préalablement au paiement, du caractère éligible des

dépenses. La Commission en informe sans délai le Bénéficiaire. Pour le cas de la BAD les

critères d’adoption de cette méthode sont les mêmes que pour le FIDA .Durant notre enquête

50% des enquêtés ont apprécié l’utilisation de cette méthode.

1-2 Tableau exprimant la nécessité du compte spécial ou les avances de fonds

pour alimenter la trésorerie des bénéficiaires

Le tableau statistique suivant est obtenu après l’enquête

Tableau n°2 : nécessité du compte spécial pour alimenter la trésorerie des bénéficiaires

Xi Ni Fi 1 1 3 2 0 0 3 7 23 4 22 74


Cette méthode est également appliquée par les trois bailleurs de fonds. La méthode par

avance de fonds permet à l’emprunteur d’obtenir, de temps à autre, une avance sur le prêt.

Cette avance est versée sur un compte ouvert spécialement à cet effet par l’emprunteur ou les

bénéficiaires, dans une banque jugée acceptable par ces bailleurs et alimenté en monnaie

convertible ou en monnaie nationale. Il incombe à l’emprunteur de choisir la banque où le

compte spécial sera ouvert. La banque choisie doit s’engager, irrévocablement, vis-à-vis de

ces bailleurs de fonds à ce que les fonds déposés sur le Compte spécial ne soient pas utilisés

29

ou bloqués à d’autres fins que celles prévues pour le prêt et à émettre des relevés mensuels du

compte spécial et à les communiquer aux bailleurs et aux bénéficiaires .Enfin à mettre le

compte et les documents y afférents à la disposition des auditeurs externes.

Grâce aux avances reçus, les bénéficiaires peuvent régler les dépenses engagées sur les

postes éligibles au titre du prêt. Avant tout nouveau transfert de ressources anticipées, les

bailleurs exigent des bénéficiaires qu’ils fournissent des justificatifs appropriés montrant que

les retraits précédents ont été effectués pour les dépenses autorisées et du formulaire de

demande de reconstitution (annexe n°3). Pour obtenir le décaissement de fonds par la

méthode du compte spécial l’Emprunteur doit disposer des moyens administratifs et

comptables nécessaires pour établir et regrouper, sur les formulaires appropriés, les écritures

afférentes aux dépenses effectuées et mettre promptement lesdits formulaires à la disposition

de ceux qui auront à les examiner. Les dépenses financées par les avances seront

comptabilisées au fur et à mesure de l’avancement des activités des bénéficiaires de plus que

les dépenses correspondent à un budget préétabli. Pour le cas de la BAD pour effectuer un

paiement initial sur le compte spécial, l’Emprunteur devra lui transmettre une requête établie

selon le formulaire A1 (annexe n°4) auquel il devra joindre un résumé précis du programme

de travail et du budget prévisionnel chiffré des activités. Au dossier de demande de l’avance

initiale, l’emprunteur devra joindre les documents tels que les marchés, les bons de

commande, les factures pro forma et tout autres documents pertinent. 74%des enquêtés

approuvent l’utilisation de cette méthode de décaissement pour le financement de certaines

dépenses.

1-3Tableau exprimant la nécessité de la méthode de remboursement pour les

petites dépenses de fonctionnement au niveau des projets

Le tableau statistique suivant est obtenu après l’enquête

Tableau n°3: la nécessité de la méthode de remboursement pour les petites dépenses

Xi Ni Fi 1 2 7 2 5 17 3 7 23 4 16 53


30

Comme son nom l'indique, cette procédure est appliquée lorsque des dépenses ont déjà

été faites, autrement dit lorsque le fournisseur de biens, de travaux, de services de consultants

ou d'autres services a déjà été payé par l'emprunteur :aux dépenses en monnaie locale; aux

petites dépenses courantes ou à des petits achats; aux petits travaux de génie civil; et à la

mise à disposition du projet, par l'emprunteur, de ressources financières lorsque, par exemple,

les demandes de réapprovisionnement anticipé du compte désigné n'ont pas été soumises

rapidement, afin de permettre l'exécution ininterrompue du projet.

Pour recevoir le remboursement de la part des bailleurs, les bénéficiaires doivent

établir la demande officielle selon le formulaire A1 (annexe n°4) pour la BAD (signée par les

personnes autorisées), un Etat récapitulatif des dépenses établi selon le formulaire A2(annexe

n°5) ainsi que des pièces justificatives, selon le cas. Les principaux justificatifs qui doivent

être jointes à l’état récapitulatif des dépenses sont la facture du fournisseur précisant l’origine

des biens et/ou services, une attestation technique ou un rapport sur l’état d’avancement des

travaux signé par l’entrepreneur, prouvant que le paiement est exigible. 53%des enquêtés ont

accepté cette méthode de décaissement pour le paiement des petites dépenses telles que les

achats de faible valeur.

1-4 Tableau exprimant l’utilisation des méthodes de décaissement en fonction des

besoins des bénéficiaires

Tableau n°4 : décaissement en fonction des besoins des bénéficiaires

Xi Ni Fi

1 0 0 2 4 13 3 8 27 4 18 60


L’utilisation de chacune des méthodes de décaissement est définie pendant la phase

d’évaluation des projets ou programmes des bénéficiaires. Grâce aux décaissements de fonds

des bailleurs, les bénéficiaires surtout les pays en développement reçoivent un certains

nombre d’avantages. Mais pour assurer la pérennité de la coopération entre les deux parties

les bénéficiaires doivent se conformer à plusieurs règles exigées par les bailleurs de fonds.

31

SECTION 2 : Résultats obtenus sur l’utilisation des méthodes de décaissement suite à une

transparence de la gestion financière des bénéficiaires

Cette deuxième hypothèse renferme trois sous variables qui sont toujours axées sur les

trois méthodes de décaissement. Les résultats obtenus dans cette deuxième section

présenteront les relations entre les méthodes de décaissement des bailleurs de fonds et la

gestion financière des bénéficiaires.

2-1 Tableau exprimant la minimisation du risque de détournement de fonds par

la méthode de paiement direct

Le résultat de l’enquête se présente comme suit :

Tableau n°5: la minimisation du risque de détournement de fonds par la méthode de

paiement direct

Xi Ni Fi 1 0 0 2 3 10 3 3 10 4 24 80


En utilisant cette méthode les fonds versés par les bailleurs de fonds ne risquent pas

d’être volés puisqu’ils sont acheminés le plus directement possible à son destinataire sans

intermédiaire. Par cette méthode les bailleurs de fonds sont convaincus de l’éligibilité des

dépenses et effectuent directement le paiement demandé par les bénéficiaires. Cette méthode

ne permet pas aux bénéficiaires d’effectuer des modifications, exemple sur la valeur des

biens. De ce fait, le risque de fraude serait impossible. La BAD adopte cette méthode pour

effectuer des paiements anticipés pour le cas d’un fournisseur qui impose d’être payé avant

l’expédition des biens à l’emprunteur, ou des paiements à titre d’acompte. 80% de la

population enquêté sont convaincus que cette méthode est pratiquée pour minimiser les

détournements de fonds.

32

2-2 Tableau exprimant l’utilisation de la méthode par avance de fonds pour le

suivi de l’utilisation des fonds

Le résultat de l’enquête se présente comme suit :

Tableau n° 6: le suivi de l’utilisation des fonds

Xi Ni Fi 1 3 10 2 5 17 3 2 6 4 20 67


Pour le cas de la BAD, elle n’effectue aucune reconstitution des fonds du compte

spécial au titre de la précédente avance à condition que l’avance précédente ait été utilisée et

justifiée à hauteur d’au moins cinquante pourcent des fonds versés sur ledit compte spécial.

La reconstitution des fonds du compte spécial au titre de la précédente avance, dépendra

également de la transmission régulière, des états financiers dûment vérifiés par des auditeurs

indépendants. De plus que la demande de reconstitution des comptes spéciaux doit être

accompagnée d’un budget prévisionnel chiffré des activités du projet pour une période

n’excédant pas douze mois. Pour l’UE le montant de l’avance (préfinancement) doit être

déterminé par rapport aux besoins de trésorerie liés à l’exécution de la partie régie du budget

du devis-programme. Elle ne peut pas donner lieu à des placements de trésorerie. Le montant

de l’avance (préfinancement) ne peut jamais dépasser quatre-vingt pourcent du montant, hors

imprévus, de la partie régie du budget du devis-programme.

Quant au FIDA il effectue une avance partielle aux premiers stades de l’exécution du

projet, suivie d’une avance supplémentaires à concurrence du montant plafond à mesure que

l’exécution s’accélère. De manière générale, la demande de réapprovisionnement doit être

effectuée lorsque le montant des retraits du compte désigné correspond à vingt à trente

pourcent environ du montant des avances, afin de minimiser le nombre de transactions sur le

compte de prêt. La méthode par avance de fonds permet ainsi à ces trois bailleurs de fonds de

comprendre l’organisation des bénéficiaires, leur système de contrôle interne. Cette méthode

permet donc de détecter les anomalies de gestion mais présente quand même niveau de risque

élevé.

33

2-3 Tableau exprimant l’utilisation de la méthode de décaissement par

remboursement pour surveiller et contrôler les dépenses

Tableau n°7 : utilité de la méthode par remboursement pour surveiller et contrôler les

dépenses

Xi Ni Fi

1 2 7

2 4 13

3 10 33

4 14 47

Total 30 100

Source : le questionnaire

Les bailleurs de fonds ont affirmé que la méthode de remboursement leur permet de

bien examiner les objectifs des bénéficiaires avant de procéder à leur financement. Ils peuvent

décider de ne pas financer un projet ou programme si plusieurs points leur semblent assez

flous. Avant de rembourser le montant demandé par les bénéficiaires les bailleurs de fonds

procèdent toujours à l’analyse de certains documents pour vérifier si le montant à rembourser

correspond vraiment au budget. Dans certains cas, des dépenses qui ont trait au projet, ne sont

pas éligibles pour les bailleurs de fonds.47% des enquêtés ont approuvé cette méthode

puisque ce ne sont pas tous les bénéficiaires qui disposent des ressources pour financer les

dépenses même si celles- ci sont de petite envergure.

2-4 Tableau exprimant la transparence de la gestion financière des bénéficiaires

Tableau n°8 : la transparence de la gestion financière des bénéficiaires

Xi Ni Fi

1 4 13

2 2 7

3 4 13

4 20 67

Total 30 100

Source : le questionnaire

34

La transparence de la gestion financière au niveau des bénéficiaires motive les

bailleurs de fonds à apporter leur financement. La transparence garantirait également la

pérennité des relations de coopération entre les deux parties.

Tout ce qui a été vue précédemment montre que les méthodes de décaissement des

bailleurs de fonds auront toujours des impacts du côté des bénéficiaires des financements

surtout pour l’atteinte des objectifs fixés durant les négociations entre les deux partis. Les

représentations statistiques ci- dessus ont montré que la méthode de décaissement par

paiement direct occupe la première place parmi les trois types de méthode. La méthode par

avance de fonds occupe la seconde place et la méthode par remboursement en dernier.

35

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DES RESULTATS SUR LA DETERMINATION DU COEFFICENT DE CORRELATION

Cette section est réservée au calcul des coefficients de corrélation entre les deux

variables qui sont l’utilisation des méthodes de décaissement par catégorie des dépenses et la

transparence de la gestion financière des bénéficiaires .Les coefficients de corrélation sont

calculés à l’aide de Microsoft Excel . Mais le calcul de la covariance entre les deux variables

à vérifier doit précéder le calcul du coefficient de corrélation. Voici alors les résultats sur les

deux variables

Section 1 : Les résultats sur les deux variables Pour pouvoir calculer les coefficients de corrélation entre les deux variables à

expliquer, il est primordial de trouver la moyenne entre les sous variables qui constituent ces

deux variables explicatives. Voici la présentation du résultat du calcul des moyennes de

l’hypothèse 1.

Tableau n°9 : Résultats sur l’utilisation de chacune des méthodes de décaissement en fonction des besoins des bénéficiaires

Xi Yi1 (moyenne) Fi 1 2 7 2 4 13 3 6 20 4 18 60

Total 30 100 Source : calcul personnel

Ce tableau représente la moyenne des réponses obtenues des sous variables de l’hypothèse 1

ou de la variable explicative 1. En se référant à ce tableau, nous pouvons constater que plus de

la moitié des enquêtés approuve cette première hypothèse. Passons donc à la présentation du

résultat sur le calcul des moyennes de l’hypothèse 2

Tableau n° 10: Résultats sur l’utilisation de chacune des méthodes de décaissement suite à une transparence de la gestion financière des bénéficiaires

Xi Yi2 (moyenne) Fi 1 2 7 2 4 13 3 5 17 4 19 63

Total 30 100 Source : calcul personnel

36

Ces deux tableaux reflètent les résultats du calcul des moyennes de l’ensemble des sous variables. Passons maintenant au calcul de la covariance de chaque hypothèse pour le calcul des coefficients de corrélation

Section 2 : Calcul de la covariance La covariance est la moyenne arithmétique simple ou pondéré des produits des valeurs

centrés de x et de y. Elle se traduit comme suit

COV(x,y)

Tableau n°11 : tableau exprimant la dépendance entre l’hypothèse 1 et le résultat

Hypothèse 1 résultat

1

1 1 X1 1

18 18 324 324 324 8 6 64 36 48 4 4 16 16 16 0 2 0 4 0 30 30 404 380 388

Source : calcul personnel

Il s’agit de la détermination de la moyenne de la première variable ou l’hypothèse 1. Après le calcul de la covariance de l’hypothèse 1, passons maintenant à celui de la covariance de l’hypothèse 2 sous forme de tableau .

Tableau n°12 : Tableau exprimant la dépendance entre l’hypothèse 2 et le résultat

Hypothèse 2 Résultat X 2 2 2 X2 2

20 19 400 361 380 4 5 16 25 20 2 4 4 16 8 4 2 16 4 8 30 30 436 406 416 Source : calcul personnel

Tableau n°13 : Tableau exprimant les résultats obtenus après calcul de la covariance et du coefficient de corrélation

Les calculs détaillés se trouvent dans l’annexe n°6

Calcul Hypothèse 1 Hypothèse 2 covariance 40.75 47.75 Coefficient de corrélation

0.978=r1 0.977=r2

Le coefficient de corrélation noté « r » doit être compris entre 1 et -1Dans notre cas r1 et r2 sont des valeurs très proche de 1 ce qui nous amène à dire que les deux hypothèses sont toutes fortes.

37

CONCLUSION PARTIELLE

Cette deuxième partie comportait aussi deux chapitres. Le premier chapitre présentait

les résultats de l’enquête sous forme de tableau statistique dans le but de bien distinguer l’idée

et l’opinion des enquêtés pour chacune question posées. C’est après le recensement des idées

des enquêtés que les caractéristiques de chacune des méthodes de décaissement ont été

éclaircies. Les résultats obtenus peuvent être résumé de la façon suivante : la méthode de

paiement direct est à la fois une méthode rapide et minimise également les risques de

détournement de fonds. La méthode de décaissement par avance de fonds quant à elle , est

utilisée pour alimenter la trésorerie des bénéficiaires et pour suivre ainsi l’avancement du

projet des bénéficiaires. La méthode par remboursement pour les petites dépenses préfinancée

par les bénéficiaires mais elle permet aussi de contrôler les dépenses déjà effectuées. Le

deuxième section présentait le calcul du coefficient de corrélation des deux hypothèses.

Partie III :

DISCUSSIONS ET

PROPOSITION DE

SOLUTIONS

38

Les résultats obtenus à partir des enquêtes effectués auprès des trois bailleurs de fonds

seront discutés et analysés dans cette dernière partie. Cette analyse sera basée sur la

confrontation des faits constatés auprès de ces des trois organismes et les théories sur le thème

d’étude. Un des objectifs de cette analyse est alors de constater s’il y a des écarts entre ces

deux éléments cités précédemment et de les mesurer. En partant de cette comparaison, des

propositions des solutions seront à mettre en œuvre pour réduire les écarts constatés, ou

contribuer à la résolution de ces problèmes. Cette dernière partie du mémoire est alors

consacrée d’une part, à la discussion des résultats de l’enquête. Et d’autre part, la proposition

de solutions émanant des points négatifs observés dans la discussion. Pour y parvenir, divers

outils de diagnostic peuvent être utilisés pour analyser les faits. Dans notre cas d’espèce, il est

préférable de choisir le diagnostic de SWOT (Strength, Weakness, Opportunites,Threats ).

Nous allons commencer par la discussion.

39

CHAPITRE I : DISCUSSIONS SUR L’UTILISATION DES METH ODES DE DECAISSEMENT EN FONCTION DES BESOINS DES BENEFICIAI RES Ce premier chapitre porte sur la discussion des faits constatés précédemment. Il va

décrire les forces et les faiblesses, les menaces et les opportunités de chacune des trois

méthodes de décaissements des trois bailleurs. Nous analyserons ainsi tous les sous variables

de chacune des deux hypothèses. Les forces et les faiblesses de chaque sous variable seront

détectées et analysés dans ce chapitre.

SECTION 1: Analyse de la rapidité de la méthode de paiement direct pour le paiement des tiers

1-1- La minimisation des coûts de transactions

La méthode de paiement direct est souvent destinée à régler un montant substantiel ou

à substituer le recours à une lettre de crédit lorsque celle-ci n’est pas pratique. Par cette

méthode, les bailleurs de fonds effectuent directement des versements aux comptes des

fournisseurs de biens ou de services, ce qui signifie que la chaîne de transaction est réduite.

Le nombre d’intermédiaires pour réaliser une opération est réduit d’où encore la simplicité de

cette méthode. Le transfert des sommes se fait d’un compte à un autre d’où encore une

rapidité des opérations.

1.2- Accélération de l’exécution des activités des bénéficiaires

Des fois au cours de la vie d’un projet, les bénéficiaires ont des difficultés à

préfinancer les fournisseurs de biens et services puisque ces derniers exigent qu’un paiement

soit effectué avant la livraison ou même la fabrication des biens. Exemple l’achat des

matières premières. Face à une telle situation les bénéficiaires demandent aux bailleurs de

fonds d’effectuer les règlements afin d’éviter les retards dans l’exécution de certaines

activités. Enfin cette méthode est très pratique surtout lorsque le projet ne dispose pas d’un

système de contrôle interne adéquat.

Problème au niveau des institutions financières

Le paiement direct offre beaucoup d’avantages pour le financement de certaines

dépenses mais elle présente quand même des inconvénients comme le paiement des

fournisseurs qui prend beaucoup de temps car la banque commerciale du fournisseur

rencontre des difficultés à effectuer certaines opérations comme les opérations de change et

des opérations en monnaie nationale, d’effectuer rapidement de nombreuses opérations, de

40

fournir des relevés de compte mensuels aux détenteurs de compte. Parfois les services offerts

par les banques sont très limités. Ces types de contraintes retardent le paiement du fournisseur

et peuvent également entraver la réalisation du projet des bénéficiaires.

1.4- Retard de l’envoi des documents utiles aux bailleurs de fonds ou absence des documents

Un des grands problèmes de cette méthode est que les bénéficiaires n’arrivent pas à

respecter le délai maximum de quinze jours calendrier à compter de la date d’enregistrement

d’une demande de paiement pour le cas l’UE pour faire parvenir les demandes du paiement

du contractant. Le non respect de ce délai de quinze jours peut conduire l’UE à suspendre les

paiements mais l’absence de justificatifs adéquats, ou la présence d’un montant qui n’est pas

dû peuvent aussi entraîner la suspension des paiements. Les bénéficiaires négligent la

conservation des pièces justificatives puisque des pièces justificatives sont parfois

incomplètes ou perdues. Exemple le paiement au fournisseur pour des biens expédiés la BAD

se plaint puisque certains bénéficiaires ne leur donnent que la moitié des pièces comme

l’original certifié conforme de facture du fournisseur énumérant les biens expédiés et

indiquant leur pays d’origine, une copie du procès verbal de réception alors que une copie des

certificats de livraison et d’autres documents sont inexistants.

SECTION 2 : Analyse de l’utilisation du compte spécial pour alimenter la trésorerie des bénéficiaires

2-1 Versement partiel de la totalité du financement

La méthode du fonds de roulement ou méthode du compte spécial consiste à octroyer

des avances au projet/programme pour le financement des dépenses jugées éligibles par les

bailleurs de fonds. Par cette méthode, les bailleurs de fonds ne risquent pas de perdre une

grosse somme d’argent si les bénéficiaires n’arrivent pas à respecter certaines règles comme

la justification de l’utilisation des avances précédentes. Les bailleurs peuvent également

suspendre les décaissements si le bénéficiaire est accusé de fraude ou de détournement de

fonds pendant les audits.

41

2-2 Vérification de l’adéquation des versements avec les objectifs assignés par

les bénéficiaires

A chaque fois que les bailleurs de fonds effectuent la reconstitution du compte spécial

des bénéficiaires c’est parce qu’ils sont convaincues que les avances précédentes ont été bien

utilisées à leur fin. Plus précisément les activités s’accélèrent et tendent à l’atteinte des

objectifs fixés. Cette méthode facilite la vérification du programme d’action avec le budget

alloué.

En utilisant cette méthode de décaissement les trois bailleurs de fonds rencontrent un

bon nombre de problème.

2-3 Mauvaise gestion des avances par les bénéficiaires

D’abord les avances ne sont pas utilisées conformément aux objectifs, aux activités et

au budget convenu dans le contrat ceci entraîne un dépassement du budget prévisionnel. Il se

peut aussi que c’est le budget qui a été mal établi correctement. De ce fait le dépassement est

considéré comme des dépenses inéligibles. Comme le problème de dépassement, les auditeurs

externes constatent des fois une inadéquation entre le niveau des décaissements et le niveau

de réalisation physique des projets des bénéficiaires, le cas le plus fréquent est que le niveau

des décaissement est supérieur au niveau de réalisation physique.

Ensuite, Comme les avances sont versées dans des comptes spéciaux, certaines

banques commerciales ne sont pas en mesure d’effectuer des opérations de change, de fournir

des relevés de compte mensuel. De plus que le problème des pertes financières est également

à prévoir due à la dépréciation de la monnaie nationale par rapport à l’euro pour l’UE lorsque

les dépenses sont payées en monnaie nationale. Comme déjà vue dans la méthode de paiement

direct, les banques commerciales où les comptes spéciaux sont ouverts rencontrent parfois des

problèmes dans le traitement de nombreuses opérations et ne communiquent pas

régulièrement des relevés de comptes mensuels. Suite à ce problème les bénéficiaires

effectuent trop de transactions en espèces. Les bailleurs de fonds rencontrent alors des

difficultés à suivre la traçabilité des fonds.

42

2-4 Inefficacités du système de contrôle interne du côté des bénéficiaires

Fautes de bon contrôle interne du côté des bénéficiaires, il n’y a aucune séparation des

fonctions comme la fonction d’autorisation, la fonction de détention ,la fonction

d’enregistrement . De ce fait, un certain nombre de transaction est effectué par une même

personne et il n’existe pas une séparation nette des tâches, par conséquent les fraudes et les

pertes des biens sont donc à craindre.

2-4-1 Retard dans l’élaboration des rapports financiers

intermédiaires

Avant la reconstitution des comptes spéciaux c'est-à-dire avant d’effectuer de nouveau

versement d’avance dans les comptes des bénéficiaires, ces derniers ont l’obligation de

présenter des rapports financiers intermédiaires. Ces rapports seront présentés mensuellement

selon le cas et doivent inclure le grand livre, la balance des comptes, le rapprochement

bancaire, le rapprochement de la petite caisse, Pour cela, les bénéficiaires ne respectent pas

le délai convenu dans les contrats pour transmettre les rapports aux bailleurs pourtant les

bailleurs de fonds utilisent les rapports financiers intermédiaires comme des documents de

référence. Ces rapports intermédiaires poursuivent plusieurs objectifs pour les bailleurs de

fonds tels que : la vérification de l’utilisation des fonds par rapports aux objectifs, activités, et

budget convenu dans le contrat et de l’état de l’avancement des activités. Il se peut même que

les bénéficiaires élaborent des rapports financiers inadéquats par peur de ne plus recevoir des

avances.

2-4-2 Non conservation des pièces justificatives et problème de

comptabilisation

Des problèmes apparaissent pendant les contrôles et les audits des bénéficiaires .Les

bénéficiaires ne conservent pas les pièces justificatives, les documents comptables et tout

autre document pertinent pour le financement de leur projet mais aussi pour justifier

l’utilisation des avances alors que ces documents doivent être aisément accessibles et classés

de façon à faciliter leur examen. D’autre fois les documents concernés ne fournissent pas de

preuves suffisantes du respect des exigences contractuelles ou ne prouvent pas que les

dépenses soient éligibles. Exemple la facture du fournisseur montre que des marchandises ont

été achetées, mais pas forcément qu’elles ont été utilisées dans le cadre du projet des

bénéficiaires. Des problèmes de comptabilisation ont été observés par les bailleurs car

certains coûts de leur projet ne sont pas répertoriés dans le journal ou des fois mêmes des

43

transactions ne sont pas inclues dans les registres comptables. Par conséquent les informations

financières sont peu fiables. Suite à ces problèmes les bénéficiaires ne communiquent pas de

façon régulière et exhaustive les états financiers de leur projet. De plus les bénéficiaires

négligent le respect des normes et pratiques comptables convenus lors de l’élaboration du

contrat. Ces faits sont des menaces de la rupture de la coopération entre les deux parties.

SECTION 3 : Analyse de l’utilisation de la méthode de remboursement des dépenses pour

les dépenses de fonctionnement

Comme déjà vue dans le résultat les bailleurs de fonds adoptent cette méthode lorsque

les bénéficiaires durant la réalisation des activités décident de préfinancer par ses propres

ressources les dépenses urgentes mais qui sont généralement de faible valeur.

3-1Contrôle de l’éligibilité des dépenses

Dans le but d’accélérer l’exécution de certaines activités au sein des projets, des

bénéficiaires peuvent effectuer par ses propres ressources le règlement des dépenses de faible

valeur. Notamment, les dépense de fonctionnement, les petits achats en monnaie locale. Ces

dépenses même de faible valeur doivent être éligibles et concourent à l’atteinte des objectifs

du projet. Les bénéficiaires sont libres d’effectuer n’importe quelle dépense mais les bailleurs

de fonds ne remboursent que les dépenses éligibles dans le contrat. Les bailleurs constatent

que les bénéficiaires préfèrent les transactions en espèce que les virements bancaires

puisqu’ils utilisent leur propre ressources .Malgré cela les bailleurs de fonds encouragent de

limiter les disponibilités en caisse.

3.2-Retard dans la communication des demandes de remboursement

En prenant le cas de l’Union Européenne, elle impose à ces bénéficiaires de leur faire

parvenir dans un délai de quinze jours la demande de remboursement avec les justificatifs

nécessaires. Les bénéficiaires ne respectent pas ce délai faute de mauvaise gestion au sein de

leur organisation.

3.3-Disparition des justificatifs adéquats ou falsifications des justificatifs

Au cours des audits des bénéficiaires, les auditeurs réclament aux bailleurs de fonds

que certaines pièces justificatives sont falsifiées puisque les originales sont perdues. Pourtant

44

les originales sont plus fiables que les copies. Des fois les bénéficiaires communiquent des

documents incompréhensibles aux bailleurs exemple les informations mentionnées sur les

demandes de remboursement ne sont pas cohérentes par rapport à celle figurant sur les pièces

justificatives.

Ce premier chapitre nous a montré les avantages et les inconvénients rencontrés par

les trois bailleurs de fonds en adoptant chacune des trois méthodes de décaissement. Les

inconvénients sont nombreux mais il y des problèmes qui sont toujours rencontrés quelle que

soit la méthode de décaissement comme le problème de retard dans la transmission des

documents utiles, la non conservation des pièces probantes. Ce sont les avantages qui sont

différentes pour chacune des trois méthodes.

45

CHAPITRE 2 : DISCUSSION SUR LA TRANSPARENCE DE LA GESTION FINANCIERE DES BENEFICIAIRES

La transparence de la gestion financière durant la réalisation des projets et

programmes des conditionne la réalisation des objectifs des bénéficiaires. Cette transparence

encourage aussi les bailleurs de fonds à ne pas suspendre les décaissements de fonds.

SECTION 1 : Analyse de la minimisation du risque de détournement de fonds et des

fraudes par la méthode de paiement directe

La méthode de paiement direct présente des points forts et des points faibles même si

bon nombre des enquêtés ont jugées cette méthode comme une méthode pratique

1-1 Assurance de l’éligibilité des dépenses

La méthode de paiement direct offre des avantages tant pour les bénéficiaires que pour

les bailleurs. Les bailleurs prennent le temps de biens examiné tous les documents afférents au

paiement avant de procéder au paiement. Ces derniers sont donc convaincus de l’éligibilité

des dépenses exemple le choix du fournisseur, le montant à payer, la qualité des biens .En

adoptant cette méthode les bailleurs de fonds réclament que les risques de falsification et de

fraude sont réduits.

1-2Disparition des risques de fraudes et de dissimulation des erreurs par les bénéficiaires

Les bénéficiaires confrontés à des problèmes de trésorerie utilisent les fonds destinés

au projet pour couvrir d’autres besoins urgents. Par cette méthode, les personnes ne sont plus

en position de faire du fraude ou de dissimuler des erreurs puisque ce sont les bailleurs qui

procèdent directement au paiement des fournisseurs des biens et l’argent est transmis d’un

compte à un autre. Il n’y a donc aucune transaction en espèce et les fonds sont acheminés le

pus directement possible sans intermédiaires. Les bailleurs ont à leur possession les

justificatifs originaux et les bénéficiaires ne peuvent plus apporter des modifications sur les

factures par exemple.

46

1-3-Ignorance de certains paiements par les gestionnaires de projet des bénéficiaires

Dans le cadre de la coopération entre bailleurs de fonds et bénéficiaires toute

utilisation de fonds doivent être répertoriée dans les documents comptables et les différents

rapports. En adoptant cette méthode les bailleurs de fonds constatent l’omission de

l’enregistrement des dépenses qu’ils ont effectué par les bénéficiaires. Alors que l’omission

d’un enregistrement peut entraîner des problèmes, exemple sur le rapprochement des comptes.

SECTION 2 : Analyse de l’utilisation du compte spécial pour le suivi de l’utilisation des fonds

2-1-Détection des anomalies de gestion des bénéficiaires

Il faut souligner que les bénéficiaires ne reçoivent aucune reconstitution des comptes

spéciaux de la part des bailleurs de fonds qu’après avoir fourni les différents documents

justificatifs. A chaque fois que les bénéficiaires demandent cette reconstitution, ils doivent

satisfaire les exigences contractuelles des bailleurs. Si les bénéficiaires n’arrivent pas à

satisfaire les conditions, les bailleurs peuvent en conclure qu’il y a une mauvaise gestion au

niveau de ces derniers. La mauvaise gestion se manifeste sous plusieurs forme, prenons

comme exemple le retard de l’avancement du projet, l’incompétence des agences d’exécution

des projets, la cumulation de plusieurs responsabilités par une seule personne, la mauvaise

répartition des tâches. Ces différents problèmes peuvent être résumés par l’inefficacité du

système de contrôle interne au niveau des bénéficiaires. Si les bénéficiaires n’apportent

aucune amélioration dans la gestion des fonds les bailleurs peuvent suspendre leur

décaissement.

2.2-Méthode de décaissement présentant beaucoup de risque

Premièrement les avances données à un bénéficiaire dans le cadre de la réalisation de

ses objectifs peuvent être utilisées par les responsables pour régler leur dépense personnelle

ou d’autres dépenses inéligibles. Les pertes de fonds peuvent aussi se produire vue la

dépréciation des monnaies ce qui pourra entraîner une diminution de la valeur du montant

reçu par les responsables financier.

47

Deuxièmement le problème de retard dans l’élaboration des rapports financiers

intermédiaires ou la transmission des rapports inadéquats exemple les rapports financiers ne

correspondent même pas aux registres comptables. Ce type de problème apparaît lorsque les

bénéficiaires ont peur de ne plus recevoir des avances.

Troisièmement faute de mauvaise organisation les auditeurs ont détectés des fraudes

exemple une seule responsable s’occupe de l’autorisation des dépenses et effectue en même

temps les transactions.

Les problèmes ne se trouvent pas seulement du côté des bénéficiaires mais se trouvent

également au sein des banques qui reçoivent les avances de fonds venant des bailleurs. Des

fois la banque ne fournisse pas régulièrement les relevés de compte or les relevés bancaire est

l’un des documents pertinents exigés par les bailleurs. La perte d’argent des bailleurs sont

donc à craindre si la mauvaise gestion existe du côté des bénéficiaires

SECTION 3 : Analyse de l’utilisation de la méthode de décaissement par remboursement

pour surveiller et contrôler les dépenses

Par cette méthode les bailleurs de fonds doivent rembourser les bénéficiaires. Le

remboursement touche seulement les dépenses éligibles.

3-1Compréhension des objectifs des bénéficiaires et leur mode de gestion

A chaque financement correspond des objectifs biens précis. La méthode de

remboursement offre aux bailleurs de fonds le temps de bien analyser en quoi leur

contribution serait nécessaire pour les bénéficiaires ? Ils peuvent aussi suggérer au

bénéficiaire d’apporter quelques modifications du mode de gestion financière avant de décider

de les financer.

Cette méthode permet aux bailleurs de savoir les tierces parties en collaboration

directe avec le projet ou programme exemple les fournisseurs de biens ou service. Ils ne

connaissent pas seulement les fournisseurs mais auront également l’aperçu des valeurs des

biens. Ils peuvent aussi se rendre compte des mouvements de trésorerie. Par conséquent, les

bailleurs ne craignent aucune perte d’argent comme dans le cas de la méthode par avance de

fonds. Ils ne remboursent que s’ils sont convaincus de l’éligibilité des dépenses effectuées par

les bénéficiaires.

48

3-2-Omission de la comptabilisation de certaines dépenses

Les bénéficiaires négligent l’enregistrement comptable lorsqu’ils utilisent leur fonds

propres, de même pour la conservation des justificatifs. Un autre problème aussi est la gestion

de la petite caisse puisque les règlements en espèces ne sont pas limités.

3.3-Complicité de vol entre bénéficiaire et les tierces parties

Les bénéficiaires et les tierces parties peuvent être complices de vol. Exemple, ils se

mettent d’accord pour saisir un faux montant dans un facture originale. Or les factures

originales sont considérées comme fiables pour les bailleurs. Si les factures sont fausses cela

aurait des répercussions dans les enregistrements comptables et dans les rapports financiers.

Dans ce deuxième chapitre nous avons pu constater que la méthode de paiement direct

assure les bailleurs de fonds de l’éligibilité des dépenses mais elle réduit aussi les risques de

fraude et de dissimulation des erreurs. Cette méthode se traduit par le transfert d’un compte à

un autre d’où l’apparition du problème d’ignorance de certains paiement par les bénéficiaires.

La méthode par avance de fonds quant à elle permet aux bailleurs de fonds de détecter les

anomalies de gestion des bénéficiaires même si c’est une méthode très risquée. La méthode

par remboursement des dépenses est une méthode à la fois avantageux pour les bailleurs

puisqu’elle facilite la compréhension des objectifs des bénéficiaires mais le plus grand risque

est la complicité de vol entre bénéficiaire et tiers. Passons maintenant à la proposition des

solutions dans le but de remédier aux différents problèmes.

49

CHAPITRE 3: RECOMMANDATIONS La comparaison entre les approches théoriques et les réalités constatées sur terrain

nous montre un certain écart. Suite aux inconvénients ou aux faiblesses évoqués dans le

chapitre précédent, plus précisément dans la discussion ; il s’avère indispensable d’apporter

ou de proposer des solutions convenables. Cela a pour but de réduire les écarts constatés et de

chercher des solutions qui amènent vers l’amélioration de la gestion des financements.

D’après ce que nous avons vu précédemment les problèmes se situent du côté des

bénéficiaires non du côté des bailleurs de fonds c’est pour cela que les solutions proposées ci-

dessous ont donc pour but d’améliorer la gestion des fonds par les bénéficiaires

SECTION 1 : Amélioration du système de contrôle interne au niveau des bénéficiaires

Le contrôle interne a pour but de s'assurer, avec un degré de certitude raisonnable, que

les opérations sont réalisées efficacement, que les informations financières disponibles sont

fiables et que les exigences contractuelles sont respectées. Nous pouvons dire que le contrôle

interne peut remédier le problème mauvaise gestion. Cette mesure vise à prévenir les

irrégularités, la fraude et la corruption. Pour parvenir à ces objectifs les actions suivantes sont

jugées comme indispensables :

1-1 La séparation des tâches au niveau des bénéficiaires pour éviter les fraudes

Premièrement veillez à une séparation suffisante des tâches. L'un des grands principes

de base consiste à s'assurer qu'aucune transaction ou chaîne de transactions ne soit laissée aux

mains d'une seule et même personne puisqu’une chaîne de transactions inclut souvent de

nombreuses tâches. Cette séparation des tâches est exigée surtout lorsque le projet ou

programme est financé par des avances de fonds. En confiant les transactions à des personnes

différentes, les bénéficiaires réduisent le risque que des personnes se trouvent en position de

frauder ou de dissimuler des erreurs commises dans l'exercice de leur mission. Exemples

d'activités susceptibles d'être utilement scindées: le contrôle physique des actifs et tâches de

vérification par exemple la gestion des liquidités et le rapprochement des liquidités. Les

tâches de gestion et tâches comptables exemple approbation des factures d'achats et la

comptabilisation de celles-ci. Les tâches comptables et paiements exemple préparation d'un

paiement et signature du virement. Pour le cas des projets de l’UE gérés à travers des devis –

programmes la séparation nette des tâches du régisseur et du comptable est utile.

50

1-2 La répartition des tâches pour éviter le cumul des fonctions par une même personne

Il peut y avoir plusieurs façons de répartir les tâches, et certaines peuvent être plus

efficaces que d'autres. Ainsi, il est parfois possible d'organiser les tâches de manière telle que

les personnes qui les effectuent se contrôlent l'une l'autre. Cette façon de faire est de nature à

améliorer les contrôles et à limiter les risques. Les bénéficiaires doivent prendre le temps de

bien réfléchir à la meilleure manière de répartir les tâches, selon la nature du projet. Pour que

la répartition des tâches fonctionne comme prévu, chacun doit bien comprendre ses

responsabilités. Pour éviter tout malentendu, il importe de décrire toutes les tâches et

responsabilités par écrit, par exemple au moyen de descriptions de fonction écrites; d'un

organigramme clair indiquant les tâches et responsabilités; de descriptions du processus que

doivent suivre les transactions, mentionnant les points de contrôle et la fréquence des

contrôles. Une bonne manière de faire consiste à mettre tout cela noir sur blanc dans un

manuel conçu pour le projet ou programme.

1-3 Classement des documents et archivage pour éviter les pertes

Les trois bailleurs de fonds se plainent sur le fait que les bénéficiaires de leur

financement minimisent beaucoup la tenue des documents justificatifs. Ce problème touche

presque toutes les bénéficiaires d’où les solutions proposées ci-dessous.

Pour un bénéficiaire l’absence de documentation adéquate est un risque majeur. Il est

donc vital de tenir une documentation claire et pertinente. Faute d'une documentation

adéquate, il est impossible de démontrer que les coûts communiqués à l'Administration

contractante remplissent bien les conditions définies dans le contrat. Si un bénéficiaire ne peut

pas prouver, au moyen de pièces justificatives, que les fonds ont bien été utilisés

conformément aux exigences contractuelles, l'Administration contractante peut décider de ne

pas couvrir les dépenses non étayées. Pour éviter ce problème d’abord il faut veiller à ce que

la documentation de projet fournisse des preuves solides et pertinentes exemple documents

émanant d'une source extérieure. Ensuite mettre en place un système de numérotation, de

classement et d'archivage facile à suivre, permettant de retrouver aisément les documents.

Mentionner clairement la date jusqu'à laquelle les documents doivent être conservés dans les

archives. Noter cette date sur les cartons contenant les documents de projet. Enfin veiller à ce

que les documents soient archivés en toute sécurité.

51

Il est possible que plusieurs documents soient nécessaires pour prouver l'éligibilité

d'une dépense. Ainsi, la facture d'un fournisseur peut prouver qu'un article a été acheté à un

prix donné, mais pas que la dépense est éligible à d'autres points de vue.

En réalité la documentation du projet doit prouver que les frais ont bel et bien été

engagés. Ainsi, la facture du fournisseur peut prouver que le projet devait de l'argent à celui-

ci. En revanche, elle ne prouve pas forcément que le projet a clos la transaction en acceptant

les marchandises et en les réglant. Il peut donc se révéler nécessaire de conserver la facture du

fournisseur et le bordereau de livraison et le relevé bancaire (ou reçu) montrant que le

paiement a été effectué. Au cours de la période du projet Il se peut que la facture ne suffise

pas à prouver que les frais ont été engagés pendant la durée du contrat. Un bordereau de

livraison ou un document de transport mentionnant la date de réception des marchandises peut

dès lors se révéler utile.

1-4-Contrôles des achats et des autorisations pour s’assurer de l’éligibilité des dépenses

Les achats des biens et services au niveau des projets se traduisent par des sorties de

fonds. Pour cela les bénéficiaires doivent s’assurer qu’un budget existe pour les articles et

services commandés, qu’il existe aussi des personnes uniquement désignées à faire des

commandes. En effectuant ces achats les bénéficiaires doivent aussi s’assurer de la qualité

des articles et services reçus avant d’effectuer tout paiement. Le paiement sera effectuer que

sur la base des factures originales. Penser à maintenir des registres clairs pour les fonds dus et

payés à de tierces personnes. Procéder des contrôles réguliers du stock des articles existants,

et vérifiez leur conformité avec les registres du stock pour détecter les vols

1-5-Amélioration de la tenue de la comptabilité

La comptabilité au sein des projets des bénéficiaires présente beaucoup

d’inconvénients alors que le système comptable assure la qualité des informations de

l’organisation, dans le cadre d’une évaluation de contrôle interne donc, il est indispensable de

vérifier la fiabilité de l’organisation et du système comptable pour s’assurer que les états et

rapports financiers sont réguliers et sincères. De plus que la comptabilité des projets diffère de

la comptabilité des sociétés commerciales puisque le plan comptable utilisé par les projets est

structuré selon les budgets de chaque projet. La comptabilité doit permettre ainsi de suivre à

la fois les avances et les dépenses ainsi que la trésorerie du projet.

52

Tenir une comptabilité25 signifie simplement l’élaboration de méthodes adéquates

pour stocker les informations financières afin que l’organisation puisse montrer la manière

dont l’argent a été dépensé et la provenance des fonds. Les documents comptables peuvent

être conservés sous une forme manuelle c’est à-dire des livres comptables ou sous une forme

informatisée dans un ou plusieurs programmes informatiques comptables disponibles. Elle

doit garantir le respect des règles comptables généralement admises et être tenue

conformément aux normes prévues par la législation du pays bénéficiaire concerné. De plus,

ce système doit permettre la tenue d’un inventaire permanent des investissements et des biens

d’équipement financés dans le contexte du projet ou programme. Ensuite les registres

comptables doivent inclure toutes les transactions effectuées au sein du projet et que les

codifications des écritures comptables permettront de rédiger les rapports financiers. Il est

donc recommandé aux bénéficiaires de prêter attention dans les classifications comptables car

il est préférable que les rapports financiers du projet utilisent les mêmes classifications que le

budget. Si le projet travaille dans plusieurs devises, envisagez d'utiliser un logiciel comptable

multidevises. Il faut aussi s’assurer que le personnel de projet en charge de la comptabilité est

qualifié et expérimenté. Enfin les documents comptables doivent être bien vérifiés par des

personnes habilitées à le faire.

1-6Amélioration de l’élaboration des rapports financiers

Les solutions proposées ci-dessous visent à ce que les rapports financiers transmis aux

bailleurs soient des rapports fiables et compréhensibles. Un rapport financier fiable montrera

premièrement la synthèse des actions réalisées, des problèmes rencontrés et des solutions

apportées, le rapprochement entre l’exécution des actions réalisées et le calendrier

prévisionnel ainsi que la justification des éventuels retards rencontrés. Deuxièmement la

situation financière incluant la synthèse des dépenses effectuées au cours de la période

écoulée et le solde disponible pour chaque rubrique budgétaire ainsi que le rapprochement

entre les dépenses encourues et le plan de financement. Le suivi des activités prévues,

incluant le rapprochement entre les objectifs assignés et les résultats obtenus sur la base des

indicateurs de suivi tels que mentionnés dans le cadre logique. Troisièmement pour une

meilleure présentation de la situation financière il faut aussi s’assurer que les rapports

financiers sont conformes aux registres comptables qui les sous-tendent et qu'il existe un lien

adéquat entre les registres comptables et les pièces justificatives.

25

http://ec.europa.eu/external_relations/delegations/web_en.htm

53

SECTION 2 : Amélioration du contrôle de la trésorerie

2-1 Amélioration du contrôle de la petite caisse pour suivre les transactions en espèce

Comme déjà vue précédemment les bénéficiaires peuvent régler des dépenses de

faibles valeur par des paiements en espèce pourtant les espèces sont le plus sujet au

détournement. Pour remédier à cela, il faut penser à la clôture hebdomadaire de la Petite

Caisse et à la méthode de contrôle inopiné.

2.1.1 La clôture hebdomadaire de la Petite Caisse

A part les arrêtés de compte mensuel et les décomptes de l’argent disponible en coffre

lors de l’établissement des rapports financiers mensuels, il est important de sécuriser l’argent

de la Petite Caisse, en faisant la clôture des compte sur une base hebdomadaire, cette pratique

a pour objectif de détecter à temps tout erreur ou argent manquant dans la Petite Caisse et

éviter que l’argent de la Petite Caisse soit utilisés sans justification.

2.1.2 La programmation des contrôles inopinés

Des contrôles inopinés, de la petite caisse tenue par les bénéficiaires doivent être

effectués au moins une fois par semaine pour une meilleure vérification des mouvements de

caisse. Cette action permet de prévenir une perte de grosse somme du à une mauvaise gestion

des sorties de caisse.

2-2 Amélioration du contrôle des comptes bancaires

Cette amélioration vise à d’abord à enregistrer les comptes bancaires au nom d’un

groupe ou d’une organisation, jamais au nom d’un individu. Cela signifie donc toutes les

demandes de retraits (chèques, par exemple) doivent être signées par deux personnes. Il faut

aussi éviter signer de chèques blancs. Ensuite, il est préférable d’utiliser autant que possible

les paiements par chèque afin d’éviter d’avoir de grandes sommes d’argent en espèces. Ainsi

il faut privilégier les virements bancaires pour les paiements car ils permettent de s’assurer

que le paiement parvient à son destinataire moyennant un contrôle adéquat du numéro de

compte. Enfin, envisager aussi d’employer un système d’avances, dans lequel un montant fixe

est versé à l’unité d’exécution et réapprovisionné à hauteur du montant exact des dépenses.

54

SECTION 3 : La préparation du budget avec le plus grand soin pour éviter les

dépassements

En parlant de budget , les bénéficiaires doivent établir les budgets avec des plus

grandes soins puisque le budget est une prévision des coûts liées aux objectifs et activités

définis dans le contrat .De plus que les budgets biens établis permettent d’éviter les problèmes

comme les dépassement de budget qui seront considérés comme inéligibles ou sous

utilisation du budget, qui laisse entendre que le budget n’était pas correct. De ce fait, pour

préparer un bon budget les bénéficiaires doivent garder quelques principes clés à l’esprit :

premièrement examiner minutieusement le lien de causalité entre les activités planifiées et les

coûts projetés. Commencez par recenser les activités, puis répertoriez toutes les ressources

nécessaires afin de dégager les données qualitatives et financières pertinentes .Deuxièmement

veillez à ce que le budget soit réaliste. S’il inclut trop d’estimations globales, il risque de ne

pas constituer un bon outil de planification et de contrôle et de contenir de nombreuses

surestimations et sous estimations Troisièmement veillez à ce que les dépenses budgétées

soient correctement classifiées en fonction des activités prévues dans le contrat surtout pour

la méthode de décaissement par remboursement. Sans cela, il risque d’y avoir des

dépassements dans certaines rubriques, et ceux-ci pourraient être considérés comme des

dépenses inéligibles.

SECTION 4 : Procéder à des audits pour prévenir les fraudes et les erreurs

Les audits sont très importants pour les bailleurs de fonds puisqu’ils démontrent un

engagement en faveur de la transparence et de la responsabilité et qu’ils garantissent la

crédibilité. C’est aussi une exigence légale dans la plupart des pays de procéder, une fois par

an, à l’examen des états financiers par l’intermédiaire d’un auditeur indépendant. Les

bailleurs exigent des bénéficiaires qu’ils se font auditer.

6-1-L’audit interne

L’audit interne peut être défini comme une fonction de conseil s’exerçant avec

indépendance et objectivité. Elle se propose d’apporter de la valeur ajoutée et d’améliorer le

fonctionnement de l’organisation .Elle aide à atteindre les objectifs par une approche

systématique et raisonnée d’évaluation et d’amélioration de la gestion des risques, des

dispositifs de contrôle et des méthodes de gestion. S’agissant des objectifs de l’audit interne ,

il s’agit notamment d’évaluer la qualité du dispositif de contrôle interne et de formuler des

55

recommandations nécessaires en vue de son amélioration . C’est aussi un travail

d’investigation et d’inspection des différents moyens par lesquels s’exercent le contrôle

organisationnel et d’en détecter les éventuels disfonctionnements. Un audit interne va inclure

une série de contrôles faisant partie de l’examen indépendant, dont les systèmes et procédures

de comptabilité financière ; les systèmes et procédures de gestion comptable ;

6-2-L’audit externe

Un audit externe est un examen indépendant des états financiers préparés par

l’organisation. D’habitude, il est effectué pour des raisons statutaires (parce que la loi

l’exige). Des auditeurs externes peuvent également être engagés pour effectuer d’autres tâches

spécifiques par exemple une investigation de fraude. L’objectif de l’audit externe est de

vérifier que les comptes annuels rendent une image fiable et juste des finances de

l’organisation et que l’utilisation des fonds est conforme aux buts et aux objectifs tels que

précisés dans la constitution.

Les solutions citées ci- dessus ont été avancées dans le but d’améliorer la gestion des

fonds par les bénéficiaires. C’est en appliquant toutes ces solutions que la relation de

coopération entre bailleurs et bénéficiaires peut être pérenne.

56

Conclusion

Bref, ce mémoire portant comme thème « Gestion des financements extérieurs : les

méthodes de décaissement des bailleurs de fonds » a été réalisé dans le but de démontrer que

les méthodes de décaissements des bailleurs de fonds visent la gestion efficace des fonds par

les bénéficiaires. Les hypothèses de travail sont adaptées au cas des trois bailleurs de fonds

qui sont l’UE, la BAD et le FIDA. Ce sont : les méthodes de décaissement déterminées en

fonction des besoins des bénéficiaires et les méthodes de décaissement en fonction de la

transparence de la gestion financière des bénéficiaires. Généralement il existe quatre

modalités de décaissement de fonds mais les bénéficiaires ne reçoivent aucun décaissement

sans avoir rempli les conditions, les normes et les procédures imposés par les bailleurs de

fonds. Cet ouvrage comporte ainsi trois grandes parties. La première partie est axée sur

l’explication des différentes méthodes adoptées pour mener à bien la collecte des

informations. Les données et les informations venant des enquêtés et des autres sources ont

été l’assise de la réalisation de ce présent mémoire. La seconde partie a été réservée à la

présentation des résultats obtenus auprès de la population enquêtés. La dernière partie a été

consacrée à l’analyse des faits réels constatés, une analyse qui a permis de dégager les points

forts et les points faibles ainsi que les opportunités et les menaces des différentes méthodes

de décaissement appliqués par les bailleurs de fonds.

C’est dans la première partie de ce devoir que sont expliquées les techniques et les

méthodes adoptées pour le recueil des données. Pour ne pas dépasser les bornes de cette

étude, une étude anticipée sur la gestion des financements extérieurs a été menée. Des

recherches documentaires, des recherches sur internet ainsi que la revue du cours de GFE en

quatrième années ont été faites avant l’élaboration du questionnaire. Le questionnaire a été

élaboré pour diriger les enquêtés .Ce questionnaire a été le même pour les trois bailleurs de

fonds et renferme des questions ouvertes, des questions fermées et des questions à choix

multiples selon le degré de réponse à attendre des enquêtés. Mais les questions sont surtout

axées sur les types de financement des bailleurs, leurs procédures de décaissement, les

différentes méthodes de décaissement utilisées, ainsi que les avantages et les inconvénients de

l’utilisation de chacune d’elle. Un des grands avantages de la collecte des données est que les

bailleurs de fonds comme la BAB et le FIDA ont mis à notre disposition leur manuel de

décaissement.

Des entretiens ont également eu lieu avant et pendant les enquêtes dans le but de faire

comprendre aux enquêtés le but de notre visite. Dans cette première partie se trouve les

57

théories sur les financements extérieurs et les caractéristiques de chacune des méthodes de

décaissement qui sont la méthode de paiement direct, la méthode par avance de fonds et la

méthode de remboursement.

La deuxième partie de cet ouvrage a été divisée en deux sections. La première section

a été réservée à la présentation des résultats de l’enquête. Les trois bailleurs de fonds ont

affirmé que la méthode de paiement direct est une méthode rapide surtout pour le paiement

d’une tierce partie comme les fournisseurs. Ils utilisent cette méthode pour le règlement d’un

montant substantiel. Avant de procéder au paiement d’une tierce partie les bénéficiaires

doivent prendre l’engagement de fournir tous les documents exigés par les bailleurs dans un

délai bien précis. La méthode par avance de fonds est adoptée par les bailleurs de fonds dans

le but d’aider les bénéficiaires à faire face à ses besoins. Les avances reçus permettront ainsi

aux bénéficiaires d’éviter les problèmes de trésorerie. Pour les bénéficiaires qui ont des

ressources à leur disposition, ils peuvent préfinancer certaines dépenses éligibles convenus

dans le contrat de financement et c’est après que les bailleurs de fonds les remboursent.

Comme pour la méthode de paiement direct les bénéficiaires doivent transmettre aux bailleurs

les documents afférents à cette méthode. Ces trois types de décaissement représentent les trois

sous variables explicatives de la première hypothèse. Concernant la deuxième hypothèse, elle

renferme aussi trois sous variables. D’abord quatre vingt pourcent des enquêtés ont approuvé

que la méthode de paiement direct minimise les risque de détournement de fonds et les

fraudes par les bénéficiaires. Le paiement direct est une méthode qui réduit le nombre

d’intermédiaires lors d’une opération de paiement. Ensuite soixante – sept pourcent de la

population enquêtée ont accepté que la méthode par avance de fonds permette de faire un

suivi de l’utilisation des fonds par les bénéficiaires. Enfin la méthode de remboursement qui

est jugée fiable pour le contrôle des dépenses déjà effectuées par les bénéficiaires. Pourtant

seulement quarante sept pourcent des enquêtés sont convaincus par cette méthode. Après la

présentation de ces résultats, c’est par le calcul du coefficient de corrélation que nous avons

pu constater que les deux hypothèses sont toutes confirmées et que c’est l’hypothèse

concernant les décaissements en fonction des bénéficiaires qui est l’hypothèse forte.

La dernière partie de ce mémoire se divise en deux, en premier lieu la partie discussion

qui s’est basée sur l’analyse SWOT. Nous avons pris comme référence les théories sur les

méthodes de décaissement et le manuel de décaissement de chaque bailleur pour mener à bien

l’analyse. L’analyse touchait tous les sous variables, ce qui signifie que les forces et les

faiblesses de chacune des trois méthodes de décaissement ont été dégagées de même que les

58

opportunités et les menaces de leur utilisation. La méthode de paiement direct a comme force

de réduire le nombre de transaction à effectuer et d’accélérer l’exécution des activités des

bénéficiaires. Les faiblesses de l’utilisation de cette méthode se manifestaient dans le retard

de l’envoi des documents utiles aux bailleurs de fonds par les bénéficiaires mais aussi les

problèmes rencontrés au niveau des banques des tierces parties comme le fournisseur.

La méthode par avance de fonds est la méthode la plus pratiquée puisqu’elle permet

aux bailleurs de vérifier au fur et à mesure l’avancement du projet des bénéficiaires par

rapport au versement déjà effectué. Par cette méthode les bailleurs n’ont pas peur de perdre la

totalité de leur financement puisque les fonds sont versés partiellement. Ces deux situations

sont donc des forces de cette méthode. Des faiblesses se présentaient lors de l’utilisation de

cette méthode comme la mauvaise gestion des avances, la non comptabilisation des dépenses,

la non conservation des pièces justificatives du côté des bénéficiaires.

La force de l’utilisation de la méthode de remboursement pour les bailleurs de fonds

est que cette méthode leur permet de bien contrôler l’éligibilité des dépenses déjà effectuées

avant de rembourser les bénéficiaires mais les problèmes de l’adoption de celle-ci est que les

bénéficiaires ne respectent pas les documents à fournir pour une demande de remboursement.

Après une analyse des trois sous variables de la deuxième hypothèse nous avons pu

dégager les faits suivants. Premièrement la méthode de paiement direct offre une assurance de

l’éligibilité des dépenses pour les bailleurs de fonds, et elle élimine les fraudes et la

dissimulation des erreurs par les bénéficiaires. Malgré ses forces elle présente quand même

des faiblesses comme l’ignorance de certains paiements déjà effectué par les bailleurs par les

agents du projet. De ce fait les dépenses réglées par les bailleurs ne sont pas comptabilisées.

Deuxièmement, la force de l’adoption de la méthode par avance de fonds pour les bailleurs de

fonds c’est de pouvoir détecter les anomalies de gestion des bénéficiaires puisque à chaque

demande de reconstitution des comptes spéciaux des rapports intermédiaires doivent être

fourni. La faiblesse de cette méthode c’est que c’est une méthode présentant beaucoup de

risque. La perte de fonds est donc une menace pour les bailleurs de fonds même si les

bailleurs ont le droit de suspendre les décaissements à tout moment. Dernièrement la force de

l’utilisation de la méthode de remboursement pour les bailleurs de fonds est de bien

comprendre les objectifs des bénéficiaires. Mais l’omission de comptabilisation de certaines

dépenses faute d’absence de pièce justificative est la faiblesse de cette méthode. Une grande

menace est la complicité de vol entre bénéficiaire et les tierces parties. Tout ce que nous

avons vu dans cette discussion nous ramène la réponse que les différentes méthodes de

59

décaissement que ce soit par paiement direct, par avance de fonds ou par remboursement

conditionnent tous la gestion efficace des fonds par les bénéficiaires.

Comme le résultat attendu est de formuler des recommandations dans le but de

permettre aux bénéficiaires de gérer les ressources de façon efficace et efficiente , plusieurs

recommandations sont formulées pour une meilleure maîtrise de risque et plus de

performance. Puisque les problèmes se trouvent du côté des bénéficiaires nous allons voir

dans la première section l’amélioration du système de contrôle interne au niveau de ces

derniers. Cette amélioration fait appel aux actions suivantes : premièrement la séparation des

tâches pour éliminer les risques de fraude et de détournement de fonds par les agents des

projets ce qui signifie qu’une seule personne n’a pas le droit d’effectuer une série de

transaction. Plusieurs tâches devront être séparées comme les tâches de gestion et les tâches

comptables. Une répartition des tâches sera aussi indispensable pour limiter les risques de

fraudes. Deuxièmement, les bénéficiaires doivent penser à la meilleure façon de classer, de

conserver les pièces probantes afin de pouvoir démontrer aux bailleurs que les fonds ont été

utilisés en respectant les conditions contractuelles. La tenue de la comptabilité en respectant

les normes en vigueur et la préparation du budget pour éviter le dépassement sont très

important. Troisièmement, afin de s’assurer de l’éligibilité des dépenses nous avons suggérer

de contrôler les achats et les autorisations.

Après l’amélioration du système de contrôle interne, nous allons voir dans la

deuxième section l’amélioration du contrôle de trésorerie dans le but de suivre la traçabilité

des fonds. Ce contrôle se traduit ainsi par la clôture hebdomadaire de la petite caisse et du

contrôle inopiné mais surtout du contrôle des comptes bancaires. Et la dernière section

propose comme solutions les audits que ce soit interne ou externe. Ces recommandations

s’adressent aux responsables de projet pour une gestion des ressources de façon efficace et

efficient quel que soit les méthodes de décaissement des bailleurs de fonds. Les résultats

attendus de ces différentes recommandations sont : d’abord l’utilisation efficace des fonds et

la réalisation des objectifs pour les bénéficiaires. Ensuite le respect des conditions imposées

par les bailleurs de fonds. Enfin une meilleure suivi de l’utilisation des ressources par les

bailleurs. Ces recommandations auront comme impact la pérennité de la relation de

coopération entre bailleurs et bénéficiaires.

Si certaines de ces propositions d’amélioration seront prises en compte et appliquées,

premièrement le dispositif de contrôle interne sera encore plus efficace et protégera

l’organisation contre la détérioration de son actif tels que le vol, le détournement, matériels

acquis de mauvaise qualité .L’existence d’un contrôle interne efficace au sein d’une

60

organisation rassure les bailleurs et permet d’établir une relation de confiance qui est

bénéfique pour la pérennité des financements futurs. Deuxièmement, comme les bénéficiaires

sont toujours en coopération avec des tiers, les solutions sur la gestion de la trésorerie que ce

soit la petite caisse ou les comptes bancaires auront des impacts sur la gestion efficace et

efficiente des ressources.

Le système de contrôle interne au niveau des bénéficiaires joue un rôle important pour

la gestion des ressources des bailleurs de fonds mais qu’en est –il alors du contrôle de

gestion ? D’où la question suivante : « Quelle est la place du contrôle de gestion dans la

gestion des projets à financement extérieurs »

I

BIBLIOGRAPHIE

1) PIGE Benoit, Audit et contrôle interne, Collection les essentiels de la gestion,

Edition EMS, 3ème édition, Décembre 2009, 320 Pages

Autres

2) ACCORD de partenariat ACP-CU signé à COTONOU le 23 juin 2000

3) Guide pratique des procédures applicables aux devis-programmes (approche projet)

version 4 année 2013

4) Manuel décaissement de la BAD version 2012

5) Manuel décaissement du FIDA version 2013

WEBOGRAPHIE

1) http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_fr.htm les méthodes décaissements (Mai 2013) 2) http://www.capfida.com les méthodes décaissement (juin 20123) 3) http://www.capfida.mg/site/Slip.php?article 252 (juillet 2013) 4) http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/ historiques et activités (juillet 2013) 5) http://www.stes-apes.med.ulg.ac.be/Documents_electroniques/MET/MET-DON/ELE%20MET-DON%208166.pdf ( mars 2013) 6)http://ec.europa.eu/external_relations/delegations/web_en.htm (mai 2013)

COURS ACADEMIQUES

COURS « METHODOLOGIES » 4ème Année (année universitaire 2011-2012)

COURS « GESTION DES FINANCEMENTS EXTERIEURS » 4ème Année (année universitaire 2011-2012)

COURS « D’AUDIT GENERAL » 4ème Année (année universitaire 2011-2012)

ANNEXES

II

LISTE DES ANNEXES :

Annexe n°1 : Questionnaire

Annexe n°2 : Demande de retrait FIDA

Annexe n°3 : Demande de reconstitution ou réapprovisionnement de l’UE

Annexe n°4 : Formulaire A1de la BAD

Annexe n°5 : Etat récapitulatif des dépenses de la BAD

Annexe n°6 : calcul détaillé de la covariance et du coefficient de corrélation

III

Annexe n°1 : Questionnaire

1-Pour le financement des projets à Madagascar, quels sont les types de financement que vous apportiez ?

Don Prêt Subvention

Autres à préciser

2- Quelles sont les différentes méthodes de décaissement que vous utilisiez pour le financement d’un bénéficiaire ?

Par avance de fonds Par remboursement

Par paiement direct Par lettre de crédit

Autres à préciser

3-Pouvez- vous nous parler de votre procédure de décaissement ?

4-L’utilisation des méthodes de décaissement varie –elle selon les besoins des bénéficiaires ? (Hypothèse 1)

Oui Non

5-Que pensez- vous de l’utilisation de la méthode de paiement direct pour effectuer le paiement des tiers ?

Rapide compliquée simple

6-Pouvez vous nous donner les différents inconvénients que vous rencontriez en adoptant la méthode de paiement direct pour le paiement des tiers ?

7-Vous utilisez la méthode de compte spécial ou méthode par avance de fonds dans le but d’alimenter la trésorerie des bénéficiaires ?

Oui non ne sait pas

8- Quels sont les différents problèmes que vous rencontriez du côté des bénéficiaires en utilisant la méthode par avance de fonds ?

IV

9- Pouvez- vous nous expliquer les raisons qui vous poussent à utiliser la méthode de remboursement de fonds au cours du financement d’un bénéficiaire ?

10-Est-ce que la transparence de la gestion financière du côté des bénéficiaires est une des conditions à respecter pour recevoir des décaissements de votre part ? (hypothèse 2)

Oui non ne sait pas

11- Pensez- vous que la méthode de décaissement par paiement direct minimise les risques de fraude et de détournement de fonds par les bénéficiaires ?

Oui non ne sait pas

12-La méthode de décaissement par avance de fonds permet-elle de faire un suivi de l’utilisation des fonds par les bénéficiaires ?

Oui non ne sait pas

13- La méthode de décaissement par remboursement vous permet –elle de contrôler les dépenses déjà effectuées par les bénéficiaires ?

Oui non ne sait pas

14- Pouvez- vous nous dire les différents problèmes que vous rencontriez au niveau des bénéficiaires en utilisant chacune des méthodes de décaissement ?

13-Quels sont les différents dispositifs de gestion financière que vous recommandiez pour garantir l’utilisation efficace et efficiente des ressources octroyés à un bénéficiaire ?

V

Annexe n°2 : Demande de retrait

FICHE DE CONTRÔLE DES DEMANDES DE RETRAIT DE FONDS Financement du FIDA N˚ ---- DRF N˚ --- Période considérée [du --- au ---] FORMULAIRE 100 – DEMANDE DE RETRAIT DE FONDS 1. Numéro de série de la demande de retrait Oui ou Non 2. Montant de la demande de retrait correspond à celui des feuilles récapitulatives numérotées 3. Imputation des catégories/sous-catégories conformément à l'annexe 2 de l'accord de financement 4. Pourcentage de financement applicable à chaque catégorie ou sous-catégorie 5. Disponibilité de fonds sur les catégories et sur le montant total du financement 6. Monnaie de paiement 7. Exhaustivité et exactitude des instructions bancaires 8. Nom et adresse complets de la banque correspondante 9. Signature de la DRF par le représentant autorisé RELEVÉ DES DÉPENSES 1. Admissibilité des dépenses déclarées (a) Montant inférieur au plafond financier autorisé du RD (b) Dépenses relevant de catégories spécifiques admissibles 2. Formulaire 102 signé par les personnes désignées: comptable du projet, directeur du projet, représentant autorisé 3. Formulaire 102 accompagné du formulaire 101 signé (pour les éléments énumérés au point 2, mais dépassant le plafond financier) COMPTE DÉSIGNÉ – DEMANDES DE RÉAPPROVISIONNEMENT 1. Montant inférieur au chiffre plafond retenu comme limite raisonnable [-- USD ou --]; ou par période Couverte par le PTBA 2. Montant au moins égal à 20% de la limite agréée; ou suffisant pour couvrir les besoins d'un PTBA 3. Montant agréé suffisant pour couvrir une période considérée spécifique (option fonds renouvelable) 4. Taux de change utilisé 5. Exhaustivité des informations concernant les coordonnées bancaires et du compte 6. Rapprochement du compte désigné et relevés bancaires joints PIÈCES JUSTIFICATIVES (jointes le cas échéant) 1. Copie du contrat 2. Copie de la facture, certifiée par le Directeur du projet 3. Copie de la garantie bancaire et garantie d'exécution (pour les paiements anticipés) 4. Copie des bordereaux de livraison 5. Copies des preuves de paiement 6. Formulaire 101 complété 7. Formulaire 102 (A ou B) complété PASSATION DES MARCHÉS 1. Copie de l'absence d'objection fournie par le FIDA (jointe) 2. Copie du formulaire de suivi des paiements du contrat (jointe) RESPECT DES CONDITIONS DE DÉCAISSEMENT 1. Conformément aux termes de la section E de l'accord de financement 2. Conformément aux termes de la lettre à l'emprunteur /au bénéficiaire

VI

DÉPENSES EFFECTUÉES/ÉES AVANT LA DATE D'ACHÈVEMENT DU PROJET 1. Vérification de l'admissibilité des dépenses: a) contrat signé avant la date d'achèvement du projet b) biens livrés avant la date d'achèvement du projet c) services achevés et/ou prestés avant la date d'achèvement du projet Observations: ____________________ _____________________ Préparé par: Comptable du projet Certifié par: Directeur du projet

Date: ____________________ Date: _____________________

Annexe n°3 : Demande de reconstitution ou réapprovisionnement de l’UE

(PAYS BENEFICIAIRE) ………………. FONDS EUROPEEN

MINISTERE ………………. DE DEVELOPPEMENT/ BUDGET GENERAL DE

L’UNION EUROPENNE

PROJET …………………………

DEVIS-PROGRAMME …………………………………………………………….

COUVRANT LA PERIODE DU …………………… AU ……………………

ENGAGEMENT FINANCIER/BUDGETAIRE INDIVI DUEL N° (numéro comptable)

DEMANDE DE REAPPROVISIONNEMENT N° …

CORRESPONDANT A LA PERIODE DU ……………… AU ……………..

VII

ARRETEE LA PRESENTE DEMANDE DE REAPPROVISIONN EMENT A LA SOMME DE : (Monnaie) (Montant en chiffres) ……………………………………………

Soit : (Monnaie) (Montant en lettres) ………………………………………………………

Nous vous prions d’effectuer le versement de ce montant sur le compte bancaire « devis-programme » en (monnaie) dont les références sont les suivantes :

Nom de la banque : …………………………………………………………….

Adresse de l’agence bancaire : …………………………………………………………….

Intitulé du compte : …………………………………………………………….

Numéro du compte : …………………………………………………………….

LE REGISSEUR LE COMPTABLE

(Nom) (Nom)

(Date et signature) (Date et signature)

VIII

DEMANDE DE REAPPROVISIONNEMENT N° …

COUVRANT LA PERIODE DU ………………… AU …..………………

Etat justificatif de l’avance (préfinancement) reçue en (monnaie)

Libellé Montant

1. MONTANT DE L’AVANCE/DU PREFINANCEMENT

REÇU(E)

2. MONTANT DU PRESENT MEMOIRE DES DEPENSES

3. SOLDE DE BANQUE AU : (FIN DE LA PERIODE

COUVERTE PAR LE PRESENT MEMOIRE)

4. SOLDE DE CAISSE AU : (FIN DE LA PERIODE COUVERTE

PAR LE PRESENT MEMOIRE)

5. MONTANT DES PAIEMENTS EFFECTUES MAIS RESTANT

A PRESENTER DANS UN MEMOIRE ULTERIEUR

6. MONTANT DU OU DES MEMOIRES EMIS NON ENCORE

REMBOURSES

7. MONTANTS DES DEPENSES REJETEES OU EN COURS DE

JUSTIFICATION COMPLEMENTAIRE SUR LES MEMOIRES

ANTERIEURS

8. MONTANTS DES MEMOIRES ANTERIEURS PORTES EN

APUREMENT DE L’AVANCE/DU PREFINANCEMENT

TOTAL DES MONTANTS 2 A 8 (doit être équivalent au montant de l’avance reçue)

LE REGISSEUR LE COMPTABLE

(nom) (nom)

(date et signature) (date et signature)

IX

Annexe n°4 : FormulaireA1 de la BAD

X

Annexe n°5: ETAT RECAPITULATIF DES DEPENSES DE LA BAD

XI

Annexe n°6 : calcul détaillé des covariances et des coefficients de corrélation

COV(x,y)

Pour l’hypothèse 1 :

=7.5 n=4

= =7.5

=388

Cov(x,y)=

Cov(x,y)= 40.75

avec

=

Pour l’hypothèse 2 :

=7.5 n=4

= =7.5

Cov(x,y) =

Cov(x,y)=47.75

XII

TABLE DES MATIERES

AVANT-PROPOS

REMERCIEMENTS

LISTE DES ABREVIATIONS ............................................................................................. i

LISTE DES FIGURES .......................................................................................................... ii

LISTE DES TABLEAUX ................................................................................................... iii

INTRODUCTION ................................................................................................................. 1

PARTIE I : MATERIELS ET METHODES

CHAPITRE I : METHODOLOGIE DE RECHERCHE ....................................................... 7

SECTION 1 : Présentation des bailleurs de fonds ............................................................. 7

I- Cas de l’Union Européenne ....................................................................................... 7

I-1 Historique .............................................................................................................. 7

I-2 Les différents types de financements .................................................................... 7

I-3 Activités Objectifs et de l’Union Européenne ...................................................... 8

II- cas du FIDA .............................................................................................................. 9

II-1Historique ........................................................................................................... 9

II-2 Activités et objectifs ............................................................................................ 9

III- cas de la BAD ........................................................................................................ 10

III-1 Historique ......................................................................................................... 10

III-2 Activités et objectifs ......................................................................................... 10

SECTION 2 : Théories générales sur les financements extérieurs, les méthodes de

décaissement, éligibilité des dépenses, le contrôle interne .............................................. 11

2-1 Théories sur les différentes méthodes de décaissement ..................................... 11

2-2 Critères d’éligibilité des dépenses ..................................................................... 15

2-3 Théorie sur le contrôle interne dans la gestion des projets des bénéficiaires .... 15

2-3-1 Les principes généraux du contrôle interne................................................ 16

2-3-2 Rôle du contrôle interne dans la gestion de projet ...................................... 16

a) Garant d’une bonne gestion : ........................................................................ 16

b) La protection du patrimoine de l’organisation : ............................................ 16

c) La maitrise des activités : ............................................................................. 17

d) Assurer la qualité des informations financières : .......................................... 17

CHAPITRE 2 : LES METHODOLOGIES D’APPROCHE ............................................... 18

Section 1: LES METHODES DE COLLECTE DES DONNEES .................................. 18

XIII

1-1 La méthode de recueil des données ................................................................... 18

1-1-1 Le questionnaire pour le personnel ............................................................. 18

1-1-2 L’échantillonnage ...................................................................................... 19

1-1-3 L’entretien ................................................................................................... 19

1-1-4 La recherche sur internet ............................................................................. 20

1-1-5 La recherche documentaire ......................................................................... 20

1-2 Les différentes démarches nécessaires pour notre étude .................................... 20

1-2-1 les démarches du recueil des données ......................................................... 20

1-2-2 les démarches d’analyse des données ......................................................... 21

a)Le logiciel EXCEL ......................................................................................... 21

b) La méthode FFOM ........................................................................................ 21

1-3 Limites de l’étude ............................................................................................... 22

Section 2 : LA MODELISATION THEORIQUE ........................................................... 22

2-1 Explication des hypothèses .................................................................................... 22

2-2 Traduction des hypothèses en variables ............................................................. 23

2-2-1 Sous variables explicatives.......................................................................... 23

2-2-2 variables explicatives .................................................................................. 23

2-2-3 variable à expliquer Y et le réel M non nul ................................................. 23


PARTIE II : RESULTATS

CHAPITRE 1 : RESULTAT OBTENUS ............................................................................ 26

SECTION 1 : Résultats obtenus sur l’utilisation des méthodes de décaissement en

fonction des besoins des Bénéficiaires ............................................................................ 27

1.1- Tableau exprimant la rapidité de la méthode de paiement direct pour le

paiement des tiers ..................................................................................................... 27

1-2 Tableau exprimant la nécessité du compte spécial ou les avances de fonds

pour alimenter la trésorerie des bénéficiaires .......................................................... 28

1-3Tableau exprimant la nécessité de la méthode de remboursement pour les

petites dépenses de fonctionnement au niveau des projets ................................. 29

1-4 Tableau exprimant l’utilisation des méthodes de décaissement en fonction des

besoins des bénéficiaires .......................................................................................... 30

SECTION 2 : Résultats obtenus sur l’utilisation des méthodes de décaissement suite à

une transparence de la gestion financière des bénéficiaires............................................. 31

XIV

2-1 Tableau exprimant la minimisation du risque de détournement de fonds par la

méthode de paiement direct ...................................................................................... 31

2-2 Tableau exprimant l’utilisation de la méthode par avance de fonds pour le suivi

de l’utilisation des fonds ........................................................................................... 32

2-3 Tableau exprimant l’utilisation de la méthode de décaissement par

remboursement pour surveiller et contrôler les dépenses ........................................ 33

2-4 Tableau exprimant la transparence de la gestion financière des bénéficiaires ... 33

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DES RESULTATS SUR LA DETERMINATION DU

COEFFICENT DE CORRELATION ................................................................................. 35

Section 1 : Les résultats sur les deux variables ................................................................ 35

Section 2 : Calcul de la covariance .................................................................................. 36


PARTIE III : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS

CHAPITRE I : DISCUSSIONS SUR L’UTILISATION DES METHODES DE

DECAISSEMENT EN FONCTION DES BESOINS DES BENEFICIAIRES .................. 39

SECTION 1: Analyse de la rapidité de la méthode de paiement direct pour le paiement

des tiers ............................................................................................................................ 39

1-1- La minimisation des coûts de transactions........................................................ 39

1.2- Accélération de l’exécution des activités des bénéficiaires .............................. 39

Problème au niveau des institutions financières ....................................................... 39

1.4- Retard de l’envoi des documents utiles aux bailleurs de fonds ou absence des

documents ................................................................................................................. 40

SECTION 2 : Analyse de l’utilisation du compte spécial pour alimenter la trésorerie des

bénéficiaires ..................................................................................................................... 40

2-1 Versement partiel de la totalité du financement ....................................... 40

2-2 Vérification de l’adéquation des versements avec les objectifs assignés

par les bénéficiaires ................................................................................................ 41

2-3 Mauvaise gestion des avances par les bénéficiaires .................................. 41

2-4 Inefficacités du système de contrôle interne du côté des bénéficiaires .............. 42

2-4-1 Retard dans l’élaboration des rapports financiers intermédiaires . 42

2-4-2 Non conservation des pièces justificatives et problème de

comptabilisation .................................................................................................. 42

SECTION 3 : Analyse de l’utilisation de la méthode de remboursement des dépenses

pour les dépenses de fonctionnement .............................................................................. 43

XV

3-1Contrôle de l’éligibilité des dépenses ................................................................. 43

3.2-Retard dans la communication des demandes de remboursement ..................... 43

3.3-Disparition des justificatifs adéquats ou falsifications des justificatifs............. 43

CHAPITRE 2 : DISCUSSION SUR LA TRANSPARENCE DE LA GESTION

FINANCIERE DES BENEFICIAIRES .............................................................................. 45

SECTION 1 : Analyse de la minimisation du risque de détournement de fonds et des

fraudes par la méthode de paiement directe ..................................................................... 45

1-1 Assurance de l’éligibilité des dépenses .............................................................. 45

1-2Disparition des risques de fraudes et de dissimulation des erreurs par les

bénéficiaires .............................................................................................................. 45

1-3-Ignorance de certains paiements par les gestionnaires de projet des bénéficiaires 46

SECTION 2 : Analyse de l’utilisation du compte spécial pour le suivi de l’utilisation des

fonds ................................................................................................................................. 46

2-1-Détection des anomalies de gestion des bénéficiaires ....................................... 46

2.2-Méthode de décaissement présentant beaucoup de risque ................................. 46

SECTION 3 : Analyse de l’utilisation de la méthode de décaissement par

remboursement pour surveiller et contrôler les dépenses ................................................ 47

3-1Compréhension des objectifs des bénéficiaires et leur mode de gestion ............ 47

3-2-Omission de la comptabilisation de certaines dépenses .................................... 48

3.3-Complicité de vol entre bénéficiaire et les tierces parties ............................. 48

CHAPITRE 3: RECOMMANDATIONS ........................................................................... 49

SECTION 1 : Amélioration du système de contrôle interne au niveau des bénéficiaires 49

1-1 La séparation des tâches au niveau des bénéficiaires pour éviter les fraudes .... 49

1-2 La répartition des tâches pour éviter le cumul des fonctions par une même

personne .................................................................................................................... 50

1-3 Classement des documents et archivage pour éviter les pertes .......................... 50

1-4-Contrôles des achats et des autorisations pour s’assurer de l’éligibilité des

dépenses .................................................................................................................... 51

1-5-Amélioration de la tenue de la comptabilité ...................................................... 51

1-6Amélioration de l’élaboration des rapports financiers ....................................... 52

SECTION 2 : Amélioration du contrôle de la trésorerie ................................................. 53

2-1 Amélioration du contrôle de la petite caisse pour suivre les transactions en

espèce........................................................................................................................ 53

2.1.1 La clôture hebdomadaire de la Petite Caisse ............................................... 53

XVI

2.1.2 La programmation des contrôles inopinés ................................................... 53

2-2 Amélioration du contrôle des comptes bancaires ............................................... 53

SECTION 3 : La préparation du budget avec le plus grand soin pour éviter les

dépassements ................................................................................................................... 54

SECTION 4 : Procéder à des audits pour prévenir les fraudes et les erreurs .................. 54

6-1-L’audit interne .................................................................................................... 54

6-2-L’audit externe ................................................................................................... 55

Conclusion générale ........................................................................................................... 56

BIBLIOGRAPHIE : ............................................................................................................. I

WEBOGRAPHIE …………………………………………………………………………………………………………………………… I

ANNEXES : ........................................................................................................................ II

TABLE DES MATIERES…….………………………………………………………………………………………………………….XII

GESTION DES FINANCEMENTS EXTERIEURS : « LES METHODES DE ...

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