GESTION DES DOSSIERS MÉTIERS ACTIFS

GESTION DES DOSSIERS MÉTIERS ACTIFS

Gestion de dossiers vivants : …et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité?

Documation - 27 mars 2014

Xavier BERLOTY, Directeur Général Santiago FERRER, Directeur département Conseil

Gestion des dossiers vivants, et si l’externalisation pouvait vous faire gagner en efficacité ? | Atelier Documation 27 mars 2014


1. La gestion des dossiers, un sujet pour tous,…

2. …comprenant des enjeux multiples…

3. …généralement mal cernés par nos organisations,…

4. …ouvre des perspectives d’économie et de gain en efficacité


Définition & enjeux



Définition : dossier métier actif ou dossier vivant

Ensemble de documents, structurés ou pas, regroupés par unité de gestion et répondant à une activité dans l’organisation…

… souvent rangé dans des classeurs, dossiers suspendus, répertoires informatiques…

…. nécessitant un accès et/ou des mises à jour (pour consultation, ajout de pièces) fréquent (jusqu’à plusieurs fois par mois)

Exemples : Fonctions Supports: RH : dossiers salariés Relation commerciale : dossiers

clients SAV : dossiers techniques & appels Recouvrement : dossiers

contentieux

Dossiers métiers : Médical : dossiers patients Banque : dossiers de crédits


Quelle organisation pour la gestion des dossiers ?

Ou est mon document, il est

introuvable ?

Que fait mon dossier sur TON

bureau ?

Qui a emprunté ce

dossier, j’en ai besoin?

Pourquoi ce document se trouve dans le mauvais dossier ?

Ou sont rangés ces dossiers, quel

bureau, quel serveur ?

Comment retrouver l’ensemble des pièces de

mon dossier, moitié papier, moitié électronique ?

http://thumbs.dreamstime.com/z/boules-de-point-d-interrogation-31014128.jpg


La gestion de dossier : une réalité double

Gestion du contenu informationnel :

Processus métier de l’organisation

Gestion des unités d’œuvre, supports d’information :

Traitement documentaire (indexation, structuration,…) Logistique du dossier (ajout, mise à jour, emprunt,…)

Dossier métier actif

http://www.spirit-wolf.ch/ecole_cours.html


Cycle de vie simplifié d’un dossier & sa gestion

Produire

Physique

numérique

Regrouper

Consulter

Mettre à jour

Accéder

Ajouter Classer

PRODUCTION UTILITE COURANTE UTILITE PONCTUELLE SORT FINAL

Archiver Détruire


Problématiques & enjeux

Durée vie des dossiers

Nombre de gestionnaires

Variété des supports &

formats

Fréquence d’accès


Problématiques & enjeux

Espace pour ranger & prix du m2

Contrainte des immeubles de grandes hauteur

Taux de remplissage, évolutivité des serveurs & gestion des sauvegardes

Temps moyen (et urgence) pour accéder à un document & coûts du travail

Nombre de Dossiers


La logistique - traitement documentaire des dossiers

- Valeur Ajoutée ? Compétence métier spécifique ?

Economie

Performance

http://www.alpes-leman-angels.info/wp-content/uploads/2011/09/valorisation-startup.jpg


Externalisation : Combattre les idées reçues

Mes documents sont toujours disponibles

Mon organisation

fonctionne, et c’est très bien

ainsi

Mes équipes peuvent gérer les

dossiers en interne (coûts cachés)

J’accède beaucoup plus vite à mes dossiers s’ils sont chez moi, surtout

en cas d’urgence Je suis sur de toujours retrouver

mes dossiers



Quelques chiffres clés

Interne

Les employés passent de 20% à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (source Coopers and Lybrand)

En entreprise, il faut en moyenne 18 mn pour retrouver un document (source Gartner)

Un collaborateur a besoin en moyenne de

2 armoires pour ranger ses dossiers

=> soit 12 à 15 mètre linéaire

Le Prix du m2 de bureau en IDF est en moyenne compris entre 150€ et 600€ /an

Externalisation Performance & économie

Un collaborateur Locarchives réalise jusqu’à

200 recherches par jour => soit 2 à 3 mn par recherche

1 recherche coute de 1 à 2€

La conservation coute moins de 20€ / mètre linéaire / an

Les recherches sont livrées entre 3h et 24h selon urgence (engagement contractuel)


Cas clients : du bénéfice de l’externalisation



Cas 1 : dossiers RH, entreprise publique

Cartographie des besoins : regrouper les dossiers sur 1 seul site pour

Les sécuriser physiquement Harmoniser les procédures de traitement et de gestion documentaire Améliorer leur confidentialité (accès à l’information) Homogénéiser le contenu (complétude) Garantir les délais d’accès toute France

Nombre de dossiersNombre de

Mouvements

> 200 000 > 450 000 /an

LES VOLUMES

90% = ajout de pièces


Cas 1 : dossiers RH, entreprise publique

Solution Locarchives Entrée

Enregistrement unitaire des dossiers Contrôle systématique du contenu (complétude)

Dossier sur rayonnages pour fluidifier les accès Versement, ajout de pièces, sortie/réintégration Engagement de restitution physique : entre 3h et 24h

EDI entre le SI métier et le SI Locarchives Fiabilité des demandes Traçabilité de chaque mouvement

Contrainte de délais pour le démarrage : 10 jours • 2 opérations de collectes régionales : 30 camions • dossiers à indexer et entreposer : > 90 000


Cas 2 : dossiers d’audit, cabinet conseil et expertise comptable

Cartographie des besoins : mise en place d’une Clear desk policy

Optimiser l’espace : plus de stockage en bureau Sécuriser physiquement l’accès aux dossiers Tracer les mouvements, de la production à l’archivage Accessibilité & réactivité renforcées : de 1h à 1 journée

selon cycle de vie du dossier

Versement nouveaux dossiers

Nombre de Mouvements

40 000 / an > 400 /jour (> 100 000 /an)

LES VOLUMES


Cas 2 : dossiers d’audit, cabinet conseil et expertise comptable

Solution Locarchives

Définition d’un nouveau process de gestion documentaire et traitement des dossiers avant mise en place de la solution

Accompagnement au changement avec les équipes clients 1 seule interface utilisateur pour suivre les dossiers, quelque soit le cycle de vie du

dossier Prestation chez le client

Armoire sécurisée -

Dossiers en création Disponibilité immédiate Gérés par

consultant / associé

Salle dossiers vivants -

Dossiers en cours Disponibilité sous

1h00 Administration

Locarchives

Salle Archives

- Dossiers finalisés Disponibilité sous

½ à 1 journée Externalisation

Locarchives

PRODUCTION UTILITE COURANTE UTILITE PONCTUELLE SORT FINAL


Cas 3 : dossiers d’assurance, spécialiste prévoyance

Cartographie des besoins : unifier la gestion des dossiers hybrides

Simplifier : une entrée unique quelque soit le format Homogénéiser et accélérer l’accès à l’information : Un accès sous format

numérique

Sécuriser : Conservation des dossiers à vocation probatoire Maitriser les coûts de mise en place et de gestion

Reprise de fonds papier 'très actif'

Nouveau flux numérique'peu actif'

> 30 000 dossiers > 7 000 dossiers/an

LES VOLUMES


Cas 3 : dossiers d’assurance, spécialiste prévoyance

Solution Locarchives : gestion hybrides des dossiers

Stockage des images dans notre SAE

Conservation en archive intermédiaire dès que dossiers numérisés (optimisation des coûts)

Accès sécurisé quelque soit le format via le portail DEXTO

Reprise du stock de dossiers

Contrôle de complétude à l’entrée Entreposage dossiers physiques en rayonnages ‘accès direct’

Numérisation des dossiers au fil des demandes - Restitution format électronique - Constitution progressif du fond en numérique (économie)

Flux courant : hybride

Intégration des flux électroniques

Reconstitution des dossiers par numérisation des documents papier


Quelques questions clés ?

Quantitatifs

Combien de dossiers avons-nous ?

Quel place cela nous prend-il ?

Combien de temps nous faut-il en moyenne pour retrouver un dossier

Quelle est la fréquence d’accès à nos dossiers ?

Qualitatif

Tous mes documents ont-ils la même valeur ?

Nécessitent-ils tous les mêmes traitements ?

Ont-ils tous les mêmes degré d’urgence ?

Est-ce que je sais toujours ou sont les dossiers ?

Suis-je certain que mes dossiers sont complets ?




Et vous, ou en êtes-vous dans la gestion de vos dossiers vivants?


Analyse résultats enquête satisfaction 2014

Merci pour votre attention

Xavier BERLOTY, Directeur Général Santiago FERRER, Directeur département Conseil 01 49 33 78 81 [email protected] www.locarchives.fr

Documation - stand C26

mailto:[email protected]

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