Formation Mediadix

Établir un cahier des charges pour la numérisation de collections

15 octobre 2010

Luc Bellier – luc.bellier@bnf.fr

Département de la Conservation

En guise d’introduction

• Un bon CCTP décrit votre besoin• Il traduit la façon dont vous souhaitez

travailler avec le prestataire• Il traduit la façon dont vous pouvez travailler

avec le prestataire• Un CCTP est indissociable de sa mise en

œuvre et donc du suivi du marché.

Plan• L’appel d’offres : de la commande à l’analyse• Le pilotage• Le suivi : du contrôle au management de la

qualité

Appel d’offres : l’essentiel • Toutes les prestations à faire, rien que les prestations

• Le nombre et le type de tâches à sous-traiter varient selon ce que la bibliothèque peut supporter en interne

• Cadre contractuel d’une offre concurrentielle (prix, organisation, ressources, compétences…) et dans lequel le projet sera réalisé

• Cadre pour l’évaluation technique et financière des offres

1. L’appel d’offres

Instruction préalable• Type et étendue des prestations souhaitées types et caractéristiques des documents, traitements, volumétrie…• Objectifs du projetdestination des documents numériques• Contraintes et risques sur le projet ressources humaines et financières et obligations afférentes ;

planning et durée du projet ; contraintes techniques• Modalités techniques et logistiques

• L’instruction permet de définir les contours de l’AO :– Forme et structure du marché (allotissement, tranches…)– Éléments clé et les contraintes à signaler– Éventuels points incertains résolus en phase de test ou pour

cette date

1. L’appel d’offres

Pièces et rédaction• Rédaction la plus précise et complète possible des prestations

demandées, en préservant l’avenir

• Attention, avoir un niveau de détail pertinent

• Permettre aux candidats de définir leur offre et leur prix

• Ne pas préciser à la fois les volumes précis et un montant Ne pas préciser à la fois les volumes précis et un montant financier mini/maxi du marché : cela empêche toute mise en financier mini/maxi du marché : cela empêche toute mise en concurrenceconcurrence

• Ne pas dédouaner l’entreprise de ses responsabilités et s’appuyer sur ses compétences

1. L’appel d’offres

Le CCTPDéfinition précise des besoins et de la prestation

- Que va-t-on numériser ? (volumes en documents et en page, description des caractéristiques physiques des collections)

- Que peut-on numériser ?

- Comment va-t-on numériser ? (mode image, mode texte, description du document numérique)

1. L’appel d’offres

Définition des livrables- Livrables de production (document numérique)

- format et structuration des documents numériques- modalités techniques de livraison- stockage après livraison

- Livrables de suivi - Tout documents ou fichiers permettant le suivi des transactions (enlèvements

des objets, livraison des objets ou des documents numériques)

- Modalités de contrôle et livrables du client au prestataire

Le CCTP1. L’appel d’offres

Selon quel planning travaille-t-on ?Le CCAP doit prévoir les délais et l’organisation globale du marché.

Délais d’exécution : tranches, délais de production, de validation, de réfections ; planning contractuel ; pénalités sur les retards

Une période de test : permet de détailler toutes les attentes du client et de préciser les moyens pour les réaliser. Sa durée est relative à la complexité de la prestation. Si l’organisation le nécessite c’est à cette étape qu’il faut rédiger les procédures.

La planification de la production courante : s’établit pendant la phase de test. Ce planning doit être contractuel pour ne pas être tributaire des seuls rythmes du prestataire

Le CCAP1. L’appel d’offres

Que paie-t-on ? Modalités financières- Définir la forme du marché, les montants ou les volumes ; l’unité de comptage

(la page) et les caractéristiques permettant de définir le BPU

Les pénalités : - sur le retard, la perte, la dégradation des objets : levier pour tenir le prestataire

Comment paie-t-on ?- Processus d’admission => délais de contrôles et d’admission contractuels et

maîtrisables.

Le CCAP1. L’appel d’offres

Comment gère-t-on et finit-on un marché ?Il faut pouvoir clore un marché et demander des corrections. Mais pour pouvoir arrêter le marché, il faut admettre que tout ce qui a été livré ne sera pas forcément payé si la qualité n’est pas suffisante en fin de marché

Soit définir les modalités de réfections et de fin de marché

Le CCAP1. L’appel d’offres

Analyse des offres et choix• Uniquement à partir des offres• Les critères de notation et leur pondération doivent

être définis et communiqués (RPC)• Ne pas évaluer des points non prévus aux cahiers des

charges• Poser des questions si besoin

– Lever les ambiguïtés– Attirer l’attention d’un candidat sur un point important– Les questions ne doivent pas conduire à ajouter des

éléments nouveaux : seulement des précisions

1. L’appel d’offres

Le pilotage consiste à mettre en place les structures et les indicateurs permettant de suivre et de contrôler le respect de ses engagements. Ils sont garantis par le respect de procédures mises en place chez les contractants et entre eux. Ils peuvent être définis au lancement du marché et/ou dans les CCAP et CCTP.

Le pilotage d’un projet

Direction du projet :

Maître d’œuvreMaître d’ouvrage : client

Direction du projet :

Chef de projet

Comité de projet

Comité de pilotage

Experts

Chef de projet

Experts

2. Le pilotage

Les structures de pilotage :Le comité de projet

- Sa composition : des compétences techniques, administratives et des personnes ayant compétences pour décider au nom des deux contractants.

- Ses fonctions : suit des plannings, validation techniques des étapes du projet (test, production etc.), suit la qualité, rappelle au besoin les consignes et procédures en cas de dérives.

Le comité de pilotage- Sa composition : définie au lancement du marché et pour la durée du projet, elle rassemble les chefs de projet des deux contractants, et les personnes ayant autorité pour le suivi stratégique du projet.

- Ses fonctions : suit le projet au niveau stratégique et décisionnel, rend des arbitrages soumis par le comité de projet, valide formellement les étapes du projet.

Le pilotage d’un projet2. Le pilotage

Des procédures pour :Décrire des opérations liées à la mise en œuvre de la prestation Lever les ambiguïtés d’une organisation informelles’inscrire dans une démarche de management de la qualité

Procédures bipartites : livraison, départ et retour des documents, validation des livraisons, facturation etc.Procédures chez le prestataire : des opérations clés dans la bonne réalisation de la prestation peuvent être décrites pour comprendre les méthodes du prestataire et s’assurer qu’elles garantissent la qualité de la prestation.Procédures internes : Si certaines opérations lourdes impliquent plusieurs acteurs, sur des actions stratégiques (facturation par exemple) il peut être utile de formaliser la façon de procéder, et les intervenants.

Le suivi d’un marché

3. Le suivi

Les indicateurs :suivi de l’avancement du marché :

volumes produit, livrés, validés, corrigés etc.délais de production, délais d’immobilisation des documents etc.

suivi de la qualiténombres de documents rejetés, répartition par motif etc.

suivi financierpermet de décider quand une commande est remplie, facturable...

Le suivi d’un marché3. Le suivi

Gestion de la qualité

• Suivi qualité de la chaîne de production

• Critères de qualité de la numérisation

3. Le suivi

Management de la qualité

• Le management de la qualité consiste en la mise en place d’une organisation du travail dont les conditions permettent d’assurer la qualité d’un service ou d’une prestation.

• Cela implique :– La définition des critères de qualité définis dans la prestation– La rédaction des règles et procédures liées dont la mise en

œuvre est déterminante dans le respect des critères qualité– La mise en œuvre de moyens à la mesure de l’exigence des

procédures– Et inversement.– L’élaboration d’indicateurs de suivi permettant de s’assurer

que ces critères sont respectés.

3. Le suivi

Management de la qualité : les critères

• Ces critères peuvent porter sur tous les aspects de la prestation :– Délais et respect des plannings

(immobilisation des objets, livraison des documents numériques)

– Volumes (fluidité des livraisons et enlèvements, régularité)

– Qualité de la prestation (taux de refus des objets, taux de rejet des livraisons de documents numériques) par :

• contrôle exhaustif, • contrôle par échantillon,

3. Le suivi

Management de la qualité :chartes et procédures, le plan qualité

• La définition de ces critères de suivi de la qualité avec le prestataire implique la rédaction de documents où seront formalisés ces critères et les conditions nécessaires à leur respect.

• L’ensemble de ces documents constitue un plan qualité.

• Les chartes y définissent ce qui est autorisé et ce qui est interdit (recueil d’exemples et de règles)

• Les procédures décrivent la démarche à suivre pour une prestation donnée dans le respect des règles établies dans les chartes. (Que faire si la règle est respectée ? Que faire si elle ne l’est pas ?)

3. Le suivi

Management de la qualité :suivre la qualité

• Les indicateurs connus sont établis selon vos exigences et les contraintes afférentes du prestataire.

• Ils sont suivis par le responsable de projet

• Ils sont étudiés par le comité de projet et des solutions doivent être données en cas de dérive.

• Il existe deux approches pour gérer la qualité :– Méthode par contrôle final – Méthode par audit sur les chaînes de production

3. Le suivi

Management de la qualité :suivre la qualité

• Méthode par contrôle final : les causes de rejets par le client doivent être motivées, examinées et étudiées avec le prestataire afin :– De trouver l’origine du problème– De l’aider à apporter une solution permettant la mise en

place de mesures correctives et curatives (le problème est peut être vu chez le prestataire mais sa cause est peut être chez le client)

• Méthode par audit sur les chaînes de production, il faut :– que l’ensemble des étapes auditées soit décrit par des

procédures.– Que l’audit soit préparé par une personne n’ayant pas la

charge du projet (questionnaire, audit, rapport d’audit)– Que les audits entraînent des mesures correctives et

curatives dont la mise en œuvre est suivie par le comité de projet.

3. Le suivi

Merci de votre attention

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