Gestion de l’informationObligations et responsabilités du conseiller juridique en entreprise

Théorie de l’information

Lois de l’information

Déontologie de l’information

Éthique de l’information

Gestion de l’information

Administration de la preuve

électronique

Agenda

3

Un CadreDE GESTION DE L’INFORMATION

4

La ThéorieDE L’INFORMATION

5

La Hiérarchie Informationnelle

Dossier

Document

Information

Donnée

Connaissances

6

Code criminel342.1(2) Représentations d’informations ou de concepts qui sont préparés ou l’ont été de façon à pouvoir être utilisés dans un ordinateur.

841 Toute forme de représentation d’informations ou de notions.

Loi sur la Preuve au Canada, 31.8

Loi sur la Concurrence, 30

Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques, 31

Donnée

7

Loi concernant le Cadre juridique des technologies de l'information

3. Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles.

Loi sur la Preuve («electronic record»)34.1(1)   «document électronique» S’entend d’un ensemble de données qui sont enregistrées ou mises en mémoire sur quelque support que ce soit dans un système informatique ou autre dispositif semblable ou par un tel système ou dispositif, et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif. S’entend en outre de tout affichage et de toute sortie imprimée ou autre de ces données, à l’exception de la sortie imprimée visée au paragraphe (6).

Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada2. Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.

Document

8

Code criminel

487.011. Tout support sur lequel est enregistré ou marqué quelque chose qui peut être lu ou compris par une personne, un ordinateur ou un autre dispositif.

841. « document électronique » Ensemble de données enregistrées ou mises en mémoire sur quelque support que ce soit par un système informatique ou un dispositif semblable et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif. Sont également visés tout affichage et toute sortie imprimée ou autre de ces données ainsi que tout document, dossier, ordonnance, pièce, avis et formule contenant ces données.

Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques 2.

Loi sur la Concurrence, 2.

Loi sur l'Accès à l'information 3. (“record”)

Tous éléments d’information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microformule, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d’information.

Règles de Procédures Civiles Ontariennes30.01(1)a). le terme «document» s’entend en outre d’enregistrements sonores, de bandes magnétoscopiques, de films, de photographies, de tableaux, de graphiques, de cartes, de plans, de levés, de registres comptables, ainsi que de données et renseignements qui se présentent sous forme électronique.

Document

9

Papier vs. Document Électronique

Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)

10

Papier vs. Document Électronique

Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)

Prolifique Dupliqué inconsciemment

11

Gigaoctets

1 Gb

Volume

12

Gigaoctets

Boîtes

iPod Shuffle

1 Gb 40

Volume

13

Gigaoctets

Boîtes Pages

iPod Shuffle

1 Gb 40 75000

Volume

14

Matériel Gigaoctets

Boîtes Pages

iPod Shuffle

1 Gb 40 75000

Ordinateur 100-200

Volume

15

Matériel Gigaoctets

Boîtes Pages

iPod Shuffle

1 Gb 40 75000

Ordinateur 100-200 4000-8000

Volume

16

Matériel Gigaoctets

Boîtes Pages

iPod Shuffle

1 Gb 40 75000

Ordinateur 100-200 4000-8000 7,5M-15M

Volume

17

Matériel Gigaoctets

Boîtes Pages

iPod Shuffle

1 Gb 40 75000

Ordinateur 100-200 4000-8000 7,5M-15M

Serveur 200-10,000

Volume

18

Matériel Gigaoctets

Boîtes Pages

iPod Shuffle

1 Gb 40 75000

Ordinateur 100-200 4000-8000 7,5M-15M

Serveur 200-10,000 8000-400,000

Volume

19

Matériel Gigaoctets

Boîtes Pages

iPod Shuffle

1 Gb 40 75000

Ordinateur 100-200 4000-8000 7,5M-15M

Serveur 200-10,000 8000-400,000

15M-750M

Volume

20

Papier vs. Document Électronique

Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)

Prolifique Dupliqué inconsciemment

Omniprésent

Conservé dans des endroits inconnus

21

Disque Dur (bureau, portable, maison, imprimante, etc.)

Téléphone cellulaire et Assistants numériques personnels

Camera digitale

Lecteur MP3

Serveur

Ordinateur Central

CD et DVD

Clé USB

Boîte vocale

Collaboration en ligne / Web 2.0 (Blog, Wiki)

Cassette de sauvegarde

…

Lieux

22

Suite bureautique: Word, Excel, PowerPoint, etc.

Courriel

Messagerie instantannée

Page Web

Base de données

Image

Vidéo

Enregistrement audio

…

Papier

Formats et Supports

23

Papier vs. Document Électronique

Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)

Prolifique Dupliqué inconsciemment

Omniprésent

Conservé dans des endroits inconnus

Persistent Données effacées, cachées, temporaires et résiduelles

24

Papier vs. Document Électronique

Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)

Prolifique Dupliqué inconsciemment

Omniprésent

Conservé dans des endroits inconnus

Persistent Données effacées, cachées, temporaires et résiduelles

Metadonnée

Information à propos du document

25

Papier vs. Document Électronique

Virtuel Intangible (99.98%)+non-imprimé (95%)

Prolifique Dupliqué inconsciemment

Omniprésent

Conservé dans des endroits inconnus

Persistent Données effacées, cachées, temporaires et résiduelles

Metadonnée

Information à propos du document

Volatile Change inconsciemment

26

« Records »Dossier

Propriétés

Légales

Authentique

OriginalIntègre

CompletNon altéré

Commerciales

Fiable

FonctionnelUtilisable

AccessibleRetrievableCompréhensible

Définition

Informations

Données élaboréesCréées, reçues ou conservées

Nonobstant le type de supportComme preuve ou élément connaissancePar une personne

Physique ou MoraleDans le cadre de ses obligations ou de ses

affaires.

ISO 15489: 2001

International Committee on Archives (ICA) Committee on Electronic Records

27

Les LoisDE L’INFORMATION

28

Le Cadre Juridique

Preuve

C.c.Q.

C.p.c.

Loi sur la preuve

Renseignements Personnels

LPRPSP

PIPEDA

Technologies

LCCJTI

PIPEDA

Signature

Propriété Intellectuelle

Droit d’auteur

Marques de Commerce

Fiscalité et Comptabilité

Loi sur Impôts /fiscalité

Taxes d’accises

Archivage

CorporatifLoi sur les compagnies

Dossiers d’entreprise

Pouvoirs spéciaux personnes morales

Registraire des entreprises

TravailCode Canadien

Normes du Travail

Santé + Sécurité

Assurance Emploi

Régime de pension

GouvernanceSOX

C-SOX

RèglementsPar industrie

Profession

29

DéontologieDE L’INFORMATION

30

Code de déontologie des avocats

3.00.01 L'avocat a, envers le client, un devoir de compétence […]

3.01.01 Avant d'accepter de fournir un service professionnel, l'avocat doit tenir compte des limites de ses aptitudes, de ses connaissances ainsi que des moyens dont il dispose.

3.01.02. al.2 Si l'intérêt du client l'exige, il doit, sur autorisation de celui-ci, consulter un autre avocat, un membre d'un autre ordre professionnel ou une autre personne compétente ou lui recommander de faire appel à l'une de ces personnes.

31

Code de déontologie des avocats

3.02.03.   L'avocat doit éviter toute fausse représentation quant à son niveau de compétence ou quant à l'efficacité de ses services professionnels ou, le cas échéant, quant au niveau de compétence ou à l'efficacité des services des personnes qui exercent leurs activités au sein de la même société que lui.

3.06.03.   L'avocat doit prendre les moyens raisonnables pour faire respecter le secret absolu des confidences qu'il reçoit dans l'exercice de sa profession par toute personne qui coopère avec lui ou exerce ses activités au sein de la société où il exerce ses activités professionnelles.

32

Règlement sur la tenue des dossiers des avocats

5.   L'avocat doit employer un système permettant le classement ordonné de ses dossiers, des documents ou pièces qui en font partie.

6.   Sauf si l'avocat a adopté un autre système efficace, les dossiers doivent retenir séparément les procédures, la correspondance et les autres documents.

7.   L'avocat doit s'assurer de la confidentialité de ses dossiers ainsi que de toute l'information qui lui est transmise par son client et des tiers.

8.   L'avocat doit conserver tous ses dossiers actifs à son domicile professionnel ou dans un lieu d'archivage approprié.

9.   L'avocat doit tenir à jour, le cas échéant, un système qui lui permet de se rappeler les dates de prescription des recours et tout autre délai susceptible d'affecter les recours judiciaires de ses clients.

10.   L'avocat doit utiliser un agenda, un registre ou tout autre moyen qui lui permet d'y inscrire ses rendez-vous, ses vacations et les dates de rappel de ses dossiers.

13.   Dans son domicile professionnel ainsi qu'à tout endroit où l'avocat doit rencontrer des clients ou tenir des conversations assujetties au secret professionnel, il doit utiliser un local fermé et aménagé de façon à ce que les conversations des personnes qui s'y trouvent ne puissent être entendues de l'extérieur de ce local.

33

L’ÉthiqueDE L’INFORMATION

Confidentialité et LCCJTI25.  La personne responsable de l'accès à un document technologique qui porte un renseignement confidentiel doit prendre les mesures de sécurité propres à en assurer la confidentialité, notamment par un contrôle d'accès effectué au moyen d'un procédé de visibilité réduite ou d'un procédé qui empêche une personne non autorisée de prendre connaissance du renseignement ou, selon le cas, d'avoir accès autrement au document ou aux composantes qui permettent d'y accéder.

34

Confidentialité et LCCJTI34.  Lorsque la loi déclare confidentiels des renseignements que comporte un document, leur confidentialité doit être protégée par un moyen approprié au mode de transmission, y compris sur des réseaux de communication.

La documentation expliquant le mode de transmission convenu, incluant les moyens pris pour assurer la confidentialité du document transmis, doit être disponible pour production en preuve, le cas échéant.

35

36

La GestionDE L’INFORMATION

37

Le Monde Papier

Créer

Recevoir

Consommer

Détruire

Classer

Une gestion simple et comprise de tous

Archiver

Détruire

38

Le Monde Électronique

Créer

Recevoir

Consommer

Détruire

Une gestion complexe et inexistante

ConserverArchiver

DétruireClasse

r

39

Où en sommes-nous?Actif le plus important de 81% des entreprises: information

Échange de plus de 100,000,000 de courriels par jour

Ignorance du contenu réel des serveurs et des disques durs

Gestion ad hoc de l’information

Coût de la sécurité 2 fois plus élevée que nécessaire

Aucune sécurité pour certains documents confidentiels

Pertes et vols d’information: 447 Milliards $/année

40

ConséquencesEfficacité et Productivité

Où se trouve le document?

Qui a la dernière version?

ConformitéEst-ce vraiment la dernière version?

Le document est-il intègre?

SécuritéQui a visualisé, copié, modifié, ou supprimé un document?

Le document a-t-il été imprimé? Si oui, par qui?

Le document a-t-il été envoyé à l’externe?

Combien y a-t-il de copies en circulation?

Où sont-elles?

41

ConséquencesJuridiques

Quel document détient-on et où?

Quels seront les délais de production?

Serons-nous à même de confirmer que tous les documents pertinents ont été produits?

Que prévoit notre politique de conservation des documents?

Est-elle respectée?

Les documents ont-ils été détruit adéquatement?

Devrons-nous recourir aux copies de sauvegarde?

42

Solutions

Politiques

Éducation

Technologie

Processus

43

PolitiquesConservation des documents

Préservation

Calendrier de conservation

Formulaires relatifs à la conservation des donnéesArchivageCertificat de destruction

Transfert (Numérisation/Impression)

Sauvegarde

Communication électronique

Web2.0

Sécurité

Usage des ressources informationnelles

Code de Conduite

44

ÉquipesSupervision

Juridique / Conseiller externe

Secrétariat corporatif

TI

Sécurité

RH

Vérification

RM

Analyse

Tous les groupes / départements

Rédaction

Juridique

TI

Révision

Tous les groupes / départements

Publication

CommunicationsTous les groupes / départements

Formation

Ressources humaines• Tous les employés

Vérification

Vérification• Juridique• TI• RH

45

AnalyseIdentifier les types de documents

Papier et électroniques

Questionnaire

Par groupe / département

Obligations législatives

Juridictions multiplesNatureDurée

Besoins d’affaires

ModèlesContrats

Créer système de codes

46

Types de documents

Généraux Agenda Entente Correspondance Dossier Modèle, formulaire, précédent Procès-verbal Politique, Code et lignes

directrices Présentation, rapport et graphique

Champs de pratiqueAcadémique et ScientifiqueCommercial et financeCorporatifLégalMédia et MarketingTechnique

47

InclusionsDocuments

Courriel

Messagerie Instantanée

VOIP

Net/Web/Livemeeting

Web 2.0B/VlogRSSForumArchivage en ligne

Base de données

Téléphones intelligents et cellulaires, ANP, lecteurs MP3, etc.

Bureau à domicile

Papier…

Processus

Sauvegarde/Redondance

Préservation (litigation hold)

Gestionnaire de conservation

ArchivageDestruction

SecuritéExterneInterne

PrivilègesConfidentialité

48

FormationPar groupe

Document explicatif

Intranet

DMS

Salles d’archivages

Passage vers le bureau sans papier

Automatisation de la politique

Augmentation de la productivité

Réduction des coûts

Risques et Conséquences

49

Application Synergie TI-Vérification

Rappels

Passage vers le bureau sans papier

Réduire l’usage des disques durs locaux

SGD central

Mise en place

Formation Outlook

Grand nettoyage annuel

Audit / contrôle interne

Responsable de groupe

Vérification

Prix / Félicitations

Sanctions

50

AuditApplication dans le cours normal des affaires

Identification des ratés

Aucune PCD n’est complète ni appliquéeObjectif réaliste: À telle date, X% des employés auront sauvegardé leurs courriels correctement, selon les lignes directrices, et vont utilisés convenablement les SGD et d’archivage.

51

ÉtalonnageCorporatif

Interne

Avant vs Après

Annuel

Externe

Partenaires

Entreprises fusionnées ou acquises

General Counsel Roundtable, etc.

Équipe

Comparaison des résultats par groupe/département

Résultats Nombre de

documents

Nombre de Kb

Coûts

Archivage

Serveurs

Litige/Enquête

Productivité et efficacité

52

Les CoûtsDE L’INFORMATION

53

ÉconomiesNombre de serveurs

Acquisition

Configuration

Maintenance

Licences

Engorgement du réseau

Copies de sauvegardes conservées inutilement

Temps de recherche de fichiers = 30% du temps de travailMasse salariale X 30%

Intégration de l’information non-structurée = 40% du budget de TI

Coût moyen d’une fuite/vol d’information = 4.8M$Mise à pied

Acquisition

Restructuration

Renseignements personnels

54

D’autres Économies

Pérennité des connaissancesCongédiement, départ et retraite

Écrasement de tête

Administration de la preuveIdentification

Collecte

Traitement

Révision

OrdinateurSupport

Perte de productivité

Longévité

55

“87% des initiatives de gestion documentaire se financent à même les économies générées sur une période

de 30 mois.”

- AIIM-ARMA 2009

56

Autres bénéficesCentralisation

Accessibilité

Partage

Collaboration

Productivité

Sécurité

Traçabilité

Pérennité

Conformité

57

RisquesPerte de productivité

Vol

Protection des renseignements personnels

Obligation de conservation

Obligation de préservation

Intégrité de la preuve

58

AdministrationDE LA PREUVE

59

E-Discovery

60

Équipe Multidisciplinaire

Audit interne

Communication

Finance

Gestion de l’information

Juridique

Sécurité

Technologies

61

Ressources

• Canadian E-discovery Portal• Discovery Task Force on E-Discovery Guidelines and Resources

Page• The Sedona Conference• Craig Ball• Discovery Ressources• Wines and Information Management• Conseils Ledjit• Moteur de recherche spécialisé

E-discovery

• Federal Chief Information Officers’ Council• General Counsel Roundtable • National Archives and Records Administration• ARMA International

Gestion de l’information

Questions?

Dominic Jaardjaar@ledjit.com514.212.9348www.ledjit.com