Michel LEROY

D E V E N I R

A S S I S T A N T E

D E

G E S T I O N

Maquette et réalisation PREFACE

SE DI FOR

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Collections SEDIFOR

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Le diagnostic d'entreprise - Jean-Pierre Thibaut

Manager sa force de vente - Jean-Pierre Féry

Bases de la comptabilité analytique - Jacques Margerin

Bases de la gestion budgétaire - Jacques Margerin

La gestion budgétaire, comment en faire un outil de management

Jacques Margerin

Hôteliers, restaurateurs, les principes d 'une bonne gestion

Jacques Sigaud

Artisans, commerçants, comprendre votre gestion - Jean Latour

Analyse financière - Jacques Margerin, Jean Claude Mallard

Comptabilité générale - Jacques Margerin, Jean Claude Mallard

Gestion budgétaire - Jacques Margerin

Investissement et financement - Jacques Margerin, Gérard Ausset

DICOGEFI - Jacques Margerin, Jean Claude Mallard

Précis de management - Jeu d'entreprise LUG - Y. Boulet, J. Conan

Comprendre l'Europe - Catherine Becavin-Dumont

Devenir assis tante de gestion - Michel Leroy

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C o l l e c t i o n M u l t i m é d i a - F i n a n c e

• Ouvrage accompagnés d'un didactiel, version PC

Comptabilité générale - Jacques Margerin, Jean Claude Mallard

Comptabilité analytique - Jacques Margerin, Gérard Ausset

Gestion budgétaire - Jacques Margerin

Gestion de la trésorerie - Michel Leroy

Contrôle de gestion - Claude Gindre

Analyse financière - Jacques Margerin, Jean Claude Mallard

Fiscalité des entreprises - Jean Claude Mallard

Investissement et financement - Jacques Margerin, Gérard Ausset

• A paraître - 3ème trimestre 1994

Comprendre la comptabilité européenne - Yves Lequin

Comptabilité anglo-saxonne - Yves Lequin

Les réseaux - Guy Niel

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Toute reproduction, même partielle, de cet ouvrage est interdite. Une copie ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, photocopie, film, microfilm, vidéo, bande magnétique, logiciel informatique ou autre, constitue une contrefaçon passible des peines prévues par la loi du 11 mars 1957 sur la protection des droits d'auteurs. Il en est de même des supports visuels relatif à ce livre, quelqu'en soit la forme : diapositives, transparents ou autres.

AVANT PROPOS

A qui s ' ad resse ce livre ?

Ce livre s'adresse à T O U T E S les SECRETAIRES qui veulent évoluer dans leur CARRIERE et enrichir leur POSTE DE TRAVAIL, en élevant leur niveau de C O M P E T E N C E dans le domaine de la GESTION.

Il est part iculièrement destine :

• A celles qui assurent ou vont assurer un poste de secrétariat dans une Di rec t ion Financière, une Direction Administra-

tive et Comptab le ou une Direct ion du Contrôle de Gestion.

• Aux secrétaires de Direction, collaboratrices d ' u n Directeur

de Dépa r t emen t , de Division ou de Direction Fonction- nelle, qui ont à participer à l 'élaboration et au contrôle du budget de leur Direction ainsi qu 'au suivi du tableau de bord.

• A celles qui occupent ou vont occuper les responsabilités d 'une Assistante de Gest ion dans un service de Contrôle de

gestion central ou décentralisé (unité de production, direc- tion commerciale, direction fonctionnelle...).

• A celles qui ont à calculer des coûts de revient, suivre le recou- vrement des créances, établir des prévisions de trésorerie, éditer des tableaux de bord, confectionner des graphiques.

w A toutes celles enfin qui veulent compléter leur formation et se préparer à saisir toute oppor tuni té qui leur permettra d'évoluer vers des postes plus intéressants et plus variés dans lesquelles des connaissances de gestion sont indispensables.

Quel est le but du livre ?

Ce livre répond à plusieurs objectifs :

• Faciliter l'acquisition du vocabulaire technique concernant la gestion au sens large (économie d'entreprise, finance, comptabilité, contrôle de gestion).

• Se familiariser avec les principaux documents utilisés par les managers (comptes de résultats, bilans, plans, budgets, tableaux de bord, comptes analytiques, rapports financiers...).

• Comprendre la démarche globale de la gestion, les étapes suivies et le fonctionnement des principaux instruments et méthodes mis en oeuvre (gestion financière, contrôle de gestion, direction par objectif...).

• Acquérir les compétences techniques et humaines permet- tant d'assurer un poste d'Assistante de Gestion :

^ faire des prévisions, ^ analyser des résultats,

construire des tableaux de bord,

c> communiquer avec les managers, les financiers, les comp- tables, les trésoriers, les contrôleurs de gestion...

Comment utiliser ce livre ?

Il existe au moins trois manières d'utiliser ce livre :

• Suivre la démarche pédagogique proposée et lire les chapitres dans l'ordre où ils se présentent.

• Utiliser la table des matières pour aller directement au thème qui vous intéresse immédiatement.

• Commencer par effectuer le test du premier chapitre et contrôler les réponses obtenues. Si vos connaissances sont sans défaut, passer au test du chapitre suivant. Dans le cas contraire, la lecture du chapitre doit être reprise au début.

Ce livre a naturellement été organisé de manière à vous faciliter l'acquisition des connaissances, mais n'oubliez pas que la formation nécessite un effort.

B O N C O U R A G E !

INTRODUCTION

Le métier de secrétaire est en pleine évolution pour de multiples raisons :

• Sous la pression d'un environnement concurrentiel difficile et changeant, les entreprises ont modifié leur organisation pour devenir plus flexibles et plus réactives. La répartition des tâches dans les équipes de travail a donc évolué et la secrétaire enfermée autrefois dans des travaux d'exécution répétitifs (frappe et classement du courrier) est devenue une assistante chargée de travaux multiples exigeant des compétences beaucoup plus larges et une capacité de communication et d'initiatives plus développée.

• La Bureautique a transformé le poste de secrétariat des unités de gestion (départements, services, ...) en une véritable sta- tion de travail interactive dotée d'applicatifs complexes (trai- tements de texte, tableurs, gestionnaires de données) capables de communiquer avec d'autres stations de travail internes ou externes à l'entreprise. Cette technicité requiert de nouvelles connaissances et de nouveaux savoir faire.

• Une nouvelle forme de spécialisation des secrétaires tend à s'instaurer :

Assistante de Direction (Direction Générale, Direction de Département ou Division...) travaillant en binôme avec un manager.

Assistante assurant le secrétariat d'une équipe (service, bu- reau) et travaillant donc pour plusieurs "Clients".

w Assistante spécialisée (finance, commerciale, contrôle de gestion, juridique, ressources humaines, crédit client...).

Chaque spécialité nécessite l'acquisition d'une compé- tence technique supplémentaire.

• La qualité de la communication à tous les niveaux et donc dans chaque unité de gestion est devenue un point clef de l'efficience des entreprises par le jeu de la motivation du personnel. Dans ce registre, l'assistante joue un rôle décisif (relations avec les autres services, diffusion des informations...).

Il s'agit donc d'un METIER en plein devenir où de nom- breuses opportunités seront à saisir. (1)

Pour s'y préparer, il suffit d'appliquer à sa propre vie pro- fessionnelle quelques uns des points clefs de la gestion d'Entreprise qui seront expliqués plus loin.

BONNE CHANCE.

(1) La lecture du livre de Dorothée BAZIN et Anne BROILLARD : Le guide de la secrétaire de A à Z (DUNOD) vous apportera à ce sujet une aide pratique très utile.

PLAN DE L'OUVRAGE

C H A P I T R E 1 Le m é t i e r de l 'Assistante de G e s t i o n

p. 12 De la secrétaire à l'Assistante. 14 La fonction d'Assistante de Gestion.

15 Les différents postes d'Assistante de Gestion. 17 Opportunités de carrières et facteurs clefs du succès. 19 Gérer son avenir professionnel.

C H A P I T R E 2 C o m p r e n d r e l ' e n v i r o n n e m e n t é c o n o m i q u e de l 'Entreprise p.28 Quels sont les acteurs de l'économie ?

30 De quoi une Entreprise est elle faite ? 32 Caractéristiques globales de l'Economie de Marché. 37 L'environnement immédiat de l'Entreprise.

C H A P I T R E 3 C o m p r e n d r e l ' o rgan i sa t ion i n t e rne de l 'Ent repr ise p.43 Les fonctions de base de l'Entreprise.

44 Les principaux types d'Organisation. 49 Les différentes formes de délégations de responsabilités.

C H A P I T R E 4 I m p o r t a n c e de la G e s t i o n Financière p.54 Buts et rôle de la fonction financière.

57 D'où viennent les capitaux dont dispose l'Entreprise ? 61 La Gestion de Trésorerie.

C H A P I T R E 5 La C o m p t a b i l i t é Généra le p.70 Pourquoi la Comptabilité Générale existe-t-elle ?

72 Qu'ont-ils dans la tête nos comptables ? 73 Histoire d'un compte. 76 Si la comptabilité m'était contée. 77 D'où vient le bénéfice ?

83 Qu'est ce que le Bilan ? 86 Clôture de l'exercice et affectation du Résultat.

88 Attention à ne pas confondre BENEFICE et TRESORERIE DISPONIBLE !

C H A P I T R E 6 L a C o m p t a b i l i t é A n a l y t i q u e p.93 Pourquoi a-t-on besoin d'une Comptabilité Analytique ?

93 Analyser et contrôler les coûts. 99 Mesurer les performances des unités de gestion décentralisées.

101 Facturations ou cessions internes.

102 Le calcul du point-mort - Quel chiffre d'affaires faut-il réaliser pour commencer à gagner de l'argent ?

105 La comptabilité analytique : boîte à outils pour prendre des décisions.

C H A P I T R E 7 Faire des prévisions p. 109 Quelles questions se poser pour imaginer son futur ?

110 Quelle méthodologie adopter pour organiser sa réflexion sur le futur ? 111 Comment choisir une stratégie ? 114 Comment décliner la stratégie en plan d'action à moyen terme ?

C H A P I T R E 8 Le budget p. 119 Principes de base de la gestion budgétaire en entreprise.

119 Les relations entre la gestion budgétaire, le contrôle de gestion, la comptabilité générale et analytique.

121 Les différents budgets. 129 La négociation des objectifs. 130 Mise au point de la version définitive du budget. 131 Le contrôle budgétaire.

C H A P I T R E 9 Les tableaux de bord

p. 134 A quoi sert le tableau de bord ? 137 Contenu d'un tableau de bord. 138 Structure de la maquette. 142 Tableau de bord des principales fonctions.

C H A P I T R E 10 L' interprétation des résultats p. 149 Les principales catégories d'écarts intéressants à analyser.

151 Quelles sont les causes des écarts ? 152 Quelles actions correctives prendre ?

C H A P I T R E 11 Les bases de l'analyse financière p. 157 Méthodologie de l'analyse financière.

158 Points clefs de l'analyse financière. 171 Elaboration du diagnostic financier.

C H A P I T R E 12 La communica t ion financière et la mise en forme des

rapports financiers p. 174 Publics concernés et mode de communication.

175 A l'élaboration de quels documents l'assistante de gestion peut-elle être amenée à participer ?

179 Les représentations graphiques.

p. 187 Conclusion. 188 Bilan de vos compétences en Gestion. 190 Résultat des Tests.

Je remercie vivement ma collaboratrice Pascale LANYIpour ses avis et suggestions et l'aide quelle m'a apportée pour la réalisation de ce livre.

Michel LEROY

CHAPITRE 1

LE METIER DE L'ASSISTANTE DE GESTION

De la secrétaire à l'Assistante.

La fonction d'Assistante de Gestion.

Les différents postes d'Assistante de Gestion.

Opportunités de carrières et facteurs clefs du succès.

Gérer son avenir professionnel.

1. De la Secrétaire à l'Assistante.

Depuis les années 80, le poste de secrétaire chargée principalement de la frappe et du classement du courrier a évolué vers un poste d'assistante chargée de nouvelles responsabilités.

COMPETENCES de l'ASSISTANTE

Les nouvelles compétences de l'Assistante tournent autour de plusieurs pôles.

SAVOIR

EXEMPLE :

EU Maî t r i ser l ' o r thographe .

EU Pra t iquer u n e langue vivante.

SAVOIR FAIRE

EXEMPLE :

U C o n f e c t i o n n e r des g raphiques à par t i r d ' u n tableau chiffré.

E l Suivre le b u d g e t d u d é p a r t e m e n t .

SAVOIR FAIRE FAIRE

EXEMPLE :

EU Déléguer à un autre poste de travail une ou plusieurs tâches, en con- trôler l'exécution, et se sentir responsable du résultat.

SAVOIR ETRE

EXEMPLE :

EU Savoir accueillir des visiteurs, répondre au téléphone, participer à une réunion, communiquer avec les autres services, conduire un projet...

Ces compétences dont certaines ont été acquises au travers de la formation initiale se développent grâce à la formation permanente, à l'expérience et à la réflexion personnelle.

2. La Fonction d'Assistante de Gestion.

Une assistante de gestion est une assistante spécialisée qui a acquis des connaissances techniques supplémentaires dans les domaines de la gestion.

Une assistante de gestion doit en particulier connaître de manière globale :

EU Le fonctionnement des instruments de la gestion prévisionnelle : Plans et Budgets.

ED Le mécanisme des tableaux de bord mensuels et du contrôle budgé- taire.

ED Le contenu de la gestion financière et des principaux outils sur les- quels elle s'appuie : Comptabilité générale, Gestion de la trésorerie.

EU L'utilité de la comptabilité analytique.

La maîtrise de cette spécialisation passe par plusieurs approches étroitement imbriquées :

• Mémorisation d'un vocabulaire de base des termes de gestion (200 mots environ).

• Bonne compréhension de documents (présentation et contenu) tels que : Bilan, compte de résultat, tableaux faisant partir de l'Annexe, budget, tableau de bord.

• Capacité de communication avec les managers et les spécialistes tels que : - Les comptables,

- Le trésorier,

- Les contrôleurs de gestion,

- Le crédit manager.

• Maîtrise d'outils faisant partie de la Bureautique (tableurs, gestionnai- res de données, système d'interrogation de base de données, ...) afin de savoir éditer des documents standard (tableaux de bord, budgets), ou confectionner des documents sur mesure (rapports, graphiques...).

3. les différents postes d'Assistante de gestion.

L'assistante de gestion peut trouver plusieurs opportunités pour mettre en pratique son professionnalisme.

1 er CAS

Direction fonctionnelle spécialiste (Finance, Stratégie, Plan, Contrôle de Gestion...).

1er Poste Possible : Assistante d'un Directeur ou Chef de Département.

Au rôle classique de collaboratrice d'un manager (accueil, gestion du calendrier, organisation des relations publiques...) s'ajoute celui de la communication avec les collaborateurs immédiats qui sont tous des spécialistes.

Pour bien assurer cette fonction, il est impératif qu'elle maîtrise le vocabulaire, comprenne les documents utilisés, respecte et fasse respecter les calendriers (pour les travaux administratifs du département).

2ème Poste Possible : Assistante d'un groupe de managers (Contrôleurs de gestion, chargés d'études financières...).

Elle travaille donc avec plusieurs cadres et ses capacités d'organisation et de communication constituent le facteur clef du succès dans ce poste qui peut être une excellente étape de transition vers un poste de contrôleur de gestion adjoint dans une unité de gestion décentralisée (Usine, service commercial, ...).

- D'un nouvel emprunt,

- D'une augmentation du crédit fournisseur. Mais aussi :

- D'une réduction des stocks, des créances,

- D'une diminution des immobilisations.

Le tableau de financement permet simultanément de constater l'évolution d'une période à l'autre.:

- Du Fonds de Roulement Net Global,

- Du Besoin en Fonds de Roulement,

- Du Solde Net de trésorerie.

Appliqué à la démarche prévisionnelle (Plan de financement), il facilite par itérations successives la recherche du meilleur scénario possible, compatible avec les contraintes financières particulières de l'entreprise.

2.4. L'analyse par les ratios.

Un ratio établit un rapport entre deux informations de gestion. Le résultat de la division du numérateur par le dénominateur est dans certains cas immédia- tement compréhensible : EXEMPLE :

Dans les autres cas, il s'agit d'un chiffre abstrait qui servira à une comparaison avec les résultats obtenus dans les années précédentes ou avec les performances d'autres entreprises. EXEMPLE :

Dans certains cas le ratio est plus explicite lorsqu'il s'exprime en pourcentage.

EXEMPLE :

Il serait dangereux de porter un jugement à partir d'un ratio pris isolément, il convient donc de confronter les ratios à d'autres informations pour être en mesure de les interpréter.

On peut classer les ratios en différentes catégories : - Ratios de structure financière,

- Ratios de rentabilité,

- Ratios de productivité,

- Ratios de gestion.

2.4.1. Ratios de structure financière.

Etablis à partir des principales masses du bilan, ils caractérisent :

- L indépendance financière :

- La solvabilité :

- La couverture des emplois durables par des ressources stables (f.r.n.g.)

- La trésorerie nette.