GASEL - Claude Bernard University Lyon 1

GASEL

Gestion Automatisée des Services desEnseignants de Lyon 1

Olivier Glück GASEL 2

Plan

Historique Fondements Après 3 ans d’utilisation à l’UFR Informatique Valeurs ajoutées de GASEL Formations, modules et composantes Personnels Les différents rôles/acteurs dans GASEL Chronologie d’une année dans GASEL Processus associés à GASEL Calendrier de mise en place de GASEL


Historique

mars 2005 : définition d’un cahier des charges pour uneapplication gérant les services à l’UFR INFO

sept. 2005 : lancement de l’application heures-info sept. 2005 - mars 2008 : amélioration perpétuelle

d’heures-info nov. 2007 : présentation en comité de suivi LMD des

applications permettant de gérer les services dans lescomposantes - choix de heures-info

janvier 2008 : lancement du projet GASEL - présentationde heures-info

fin février 2008 : choix définitif de heures-info commepoint de départ pour GASEL

mars 2008 : transfert de heures-info à la DSI - début desdéveloppements de GASEL


Fondements (1)

Fondements de heures-info conservés dans GASEL Accès et utilisation très simple de l’application :

navigateur web Collecte décentralisée des services des enseignants Les enseignants déclarent leur service (prévisionnel ou

réalisé) Les responsables de module, de formation, de

composante modifient/valident les heures déclarées parles enseignants


Fondements (2)

Fondements de heures-info conservés dans GASEL Transparence : permet à chacun des acteurs d'accéder

à la liste des formations/module avec leurs attributs à la liste des personnels avec leurs attributs Qui enseigne quoi dans quels formations/modules ?

Aide les enseignants à trouver des heures d’enseignement Aide les responsables à trouver des enseignants Aide la composante à avoir une vue globale des heures

effectuées - différents tris et niveaux d'agrégation possibles Historique des années antérieures Notification par courriel des changements de déclaration


Valeurs ajoutées de GASEL (1)

Supprime la re-saisie des données dansl’application Heures-Complémentaires

Interfacé avec le système d’information de l’UCBL Listes et attributs des formations/modules issus

d’APOGEE : code Apogée, intitulé, composante derattachement, volumes horaires, responsables

Listes et attributs des personnels issus d’HARPEGE :coordonnées professionnelles, statut, obligations deservice d’enseignement, congés, …

Affichage individuel des informations de paiement pourles personnels enseignants : heures complémentaires,primes, …


Valeurs ajoutées de GASEL (2)

Intègre toutes les heures d’enseignement (FI+FC) Nouvelles listes de contacts :

Ensemble des PROF, MCF, ATER, moniteurs ou vacataires d'unecomposante

Ensemble des responsables de module ou de formation d’une ouplusieurs composantes

Ensemble des enseignants d'un module ou d’une formation

Facilite certaines tâches administratives Gestion des vacataires Gestion des heures complémentaires et des compteurs Gestion des conventions

Un outil de pilotage pour les composantes et l’UCBL


Formation - attributs APOGEE/GASEL

Attributs APOGEE non modifiables Attributs GASEL

Responsable de formation modifiable uniquement parle responsable composante

Valeur H/E : attribut existant dans GASEL mais noninitialisé actuellement


Module - attributs APOGEE

Attributs APOGEE non modifiablesComposante de rattachement du moduleSection CNU du module (non renseigné)


Module - attributs GASEL

Attributs GASEL Responsable de module : modifiable uniquement par le responsable

composante, information disponible dans APOGEE également Mots-clés : pour aider le responsable de module à trouver des

enseignants pour son module (cf. plus loin), modifiables par unresponsable uniquement


Composante X Composante Y

Formations

Modules

Formations/Modules et composantes (1)

Une formation ou module n’est rattaché qu’à une seulecomposante

Un module n’est rattaché qu’à une seule formation Une formation d’une composante X peut n’être liée à aucun

module de la composante X


Composante MATH Composante INFO

Formations

Modules

Licence Math-Info 1A

Math 1 Alg.


En licence : trop de modules mutualisés, une seule formation par année etpar portail dans APOGEE rattachée à une seule composante Créations d’une formation « virtuelle » dans GASEL pour les composantes qui

n’ont pas d’instance de la formation dans APOGEE Ne sont raccrochées à la formation de la composante X que les modules de la

composante X Un réajustement manuel des effectifs issus d’APOGEE est nécessaire au niveau

des formations

Math 1 Ana. …

Licence Math-Info 1A (V)

LIF1 LIF2 …

400 0Effectifs APOGEE

250 150Effectifs ajustés


Composante INFO Composante BIO

Formations

Modules


Un module mutualisé entre plusieurs formations n’est instancié qu’une seulefois Le cours n’est fait qu’une seule fois L’effectif du module contient les étudiants de toutes les formations concernées Un réajustement manuel des effectifs issus d’APOGEE est nécessaire au niveau

des formations

Licence Info 3A

LIF8

Licence Bio 3A

BIO1 BIO2 …

LicenceInfo/MIV 3A

LIF9 …

LicenceBio/MIV 3A

80

15 1850 1000 065 118


Composante INFO Composante SCEL

Formations

Modules

Master 1 Informatique

MIF1


En master : Les modules de langues non mutualisés sont instanciés plusieurs fois (une fois

dans chaque formation) et comptent dans la charge de la formation. Plus simple car très peu de modules mutualisés faisant intervenir plusieurs

composantes ? Quid des modules mutualisés entre plusieurs parcours de la même composante ?

MIF2 … Anglais 1 Anglais 2


Principe de la double déclaration (1)

L’enseignant déclare une valeur Un des responsables (module, formation ou

composante) peut déclarer une autre valeur En cas de désaccord persistant, la valeur du

responsable est conservée


Principe de la double déclaration (2)

Etats possibles d’une déclaration Attente valeur Responsable Attente valeur Enseignant (ne devrait pas se produire) Conflit, Attente validation, Validée (=non modifiable)


Personnels - attributs HARPEGE


Personnels - attributs GASEL (1)

Pour aider l’enseignant à rechercher des heures Principe : mise en correspondance de mots-clés choisis

par un enseignant avec les mots-clés choisis par lesresponsables de module.

La liste des mots-clés est figée par chaque composante. Les mots-clés ne sont utilisés que pour une recherche

d’heures plus fine au sein de sa propre composante.


Personnels - attributs GASEL (2)

A chaque personnel est associé un drapeauactif/inactif dans GASEL Les personnels enseignants non vacataires sont actifs

par défaut, les vacataires inactifs par défaut Un enseignant vacataire devient actif dès lors qu’il se

connecte au moins une fois à GASEL Les enseignants actifs se doivent de déclarer leurs

heures dans le logiciel Les heures des enseignants inactifs sont déclarées par

un responsable (déclaration automatique côtéenseignant)


Les différents rôles

Une personne connectée dans GASEL est enseignant par défaut, peut être responsable d’un ou plusieurs modules, peut être responsable d’une ou plusieurs formations, peut être responsable d’une composante, peut être responsable de l’université.

Une personne peut être : responsable d’une formation mais d’aucun module, responsable d’une composante mais d’aucune

formation/module, …


L’enseignant (1)

Déclare ses heures d’enseignement (ajout d’une nouvelledéclaration, modification/suppression d’une déclaration existante)

Peut utiliser GASEL pour l’aider à trouver des enseignements Peut consulter sa fiche de service de l’année en cours ou d’une

année antérieure


L’enseignant (2)

Peut consulter ses obligations de services, l’historique de son compteur

Peut consulter la prise en compte de ses congés et de ses paiements(heures complémentaires, primes)


L’enseignant vacataire

Ne fait rien dans GASEL par défaut Reçoit des courriels automatiques lorsque des

heures sont déclarées pour lui Peut faire la même chose que l’enseignant non

vacataire dès lors qu’il s’est connecté une fois Consultation fiche de service Consultation paiements …


Le responsable de module (1)

Donne les informations pour créer un nouveauvacataire (non présent dans HARPEGE)

Déclare les heures pour les vacataires Modifie/supprime/valide les déclarations des

enseignants dans son module Peut utiliser GASEL pour l’aider à trouver des

enseignants Peut utiliser GASEL pour l’aider à détecter des

dépassements d’heures dans son module parrapport à l’habilitation


Le responsable de module (2)

Habilitation et Ecart Habilitation ne sont qu’une indication(aucune incidence dans le logiciel)

Ligne Habilitation fonction de l’horaire habilité par groupeet du nombre de groupes


Le responsable de formation (1)

A les mêmes droits que les responsables de module surl’ensemble des modules rattachés à sa formation

Ne fait - en principe - rien, si ce n’est « contrôler » lesdéclarations

Peut suppléer un responsable de module « défaillant » Peut utiliser GASEL pour l’aider à détecter :

des dépassements d’heures par rapport à l’habilitation des dépassements d’heures par rapport au droit de tirage de la

formation

Intervient en bout de chaîne dans la validation (cf. dateslimites plus tardives pour lui par rapport aux enseignantset responsables de module)


Le responsable composante (1)

Après accord de la DSI/DEVU, déclenche le passage à une nouvelleannée de déclarations dans sa composante

Fixe la liste des mots-clés associés à sa composante Fixe les responsables de module et de formation de sa composante Fixe l’interlocuteur de la composante pour la gestion des vacataires Fixe les dates limites de déclaration pour sa composante Fait le lien avec les utilisateurs de sa composante, assure la mise

en œuvre des demandes de l’université (selon le calendrier fixé parla DEVU), fait en sorte que chaque acteur remplisse son rôle

A les mêmes droits déclaratifs que les responsables de module etde formation sur l’ensemble des modules/formations rattachés à sacomposante

Ne déclare rien en principe mais peut suppléer un responsable demodule/formation « défaillant »



Peut utiliser GASEL pour l’aider à détecter sur l’ensemble (ou unsous-ensemble) des formations de sa composante : des dépassements d’heures par rapport à l’habilitation des dépassements d’heures par rapport au droit de tirage des

formations Intervient en toute fin de chaîne dans la composante, n’est pas

soumis aux dates limites de déclaration fixées dans GASEL Assure la transition service prévisionnel --> service réalisé Assure la transmission des fiches de service à la DEVU Dispose de tableaux de bord pour suivre dans sa composante : le

paiement des vacataires et des heures complémentaires, lescompteurs, les congés, les conventions, les services desenseignants, la charge des enseignements, les interventions deses enseignants en dehors de la composante…


Le responsable composante (6) Heures faites dans la composante par des personnels des

composantes UFR Maths et IUT A


Le responsable université

Fixe les responsables de composantes Fixe le calendrier des semaines d’enseignements Fixe le calendrier général des remontées des prévisions

et services faits Fait le lien avec les responsables de composante Peut se placer dans une composante et effectuer les

mêmes actions que le responsable de la composante Peut utiliser GASEL pour l’aider à détecter sur l’ensemble

(ou un sous-ensemble) des formations de l’université : des dépassements d’heures par rapport à l’habilitation des dépassements d’heures par rapport au droit de tirage des

formations Intervient en toute fin de chaîne, n’est pas soumis aux

dates limites de déclaration fixées dans GASEL Dispose de tableaux de bord à l’échelle de l’université


Chronologie d’une année

juillet (ou sept.) : lancement d’une nouvelleannée universitaire

juill/sept. - fin fév. : déclarations des servicesprévisionnels Modifiables en permanence Trois photos sont prises par l’université

Fin octobre Fin décembre (décharges incluses) Fin février

fin mai : remontée des fiches de service juill. : paiement des heures complémentaires…


Chronologie d’une année - détails

Deb. juil. Deb. sept.1

1. Ouverture nouvelle année (archive année N-1, démarre année N)2. Fixer les dates limites de saisie des prévisions pour l’année N3. L’enseignant déclare son service prévisionnel annuel4/4b/4t. Mise à jour du prévisionnel par enseignants et responsables5. Edition des prévisions, signature du président (fin octobre)6. Edition des prévisions, décharges et primes incluses (mi-décembre)7. Validation définitive des prévisions par resp. formation/composante uniquement8. Edition définitive des prévisions annuelles par enseignant, signature du président9. Fixer les dates limites de saisie des services pour l’année N10. Basculer prévisions en services (seules les déclarations validées basculent,

suppression des autres)11. Mise à jour du service fait par enseignants et responsables12. Validation définitive des services faits par resp. formation/composante uniquement13. Edition/Signature des fiches de services par enseignant et resp. composante14. Transmission des fiches - Saisie et mise en paiement des HC15. Paiement visible par l’enseignant - Mise à jour des compteurs

2 Fin fév.

Enseignants et Resp. module (et formation/composante)

3 4 4b 4t5 6 87

Resp. formation(et composante)

Période de saisie des prévisions

Deb. sept.

Fin fév.

Fin fév. Fin mai

Enseignants et Resp. module (etformation/composante)

11 1312

Resp. formation(et composante)

Période de saisie des services

10

Deb. mars

9

Fin mai

Deb. juin

Fin juil.14 15


Dates limites de déclarations par composante

Tous les modules de licence sont au semestre d’automne etde printemps

Tous les modules de master ne sont dans aucun semestre

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