L’IMPARTITION – GUIDE À L’USAGE DES PETITES ENTREPRISES

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Vous êtes un entrepreneur, et il y a fort àparier que vous vous êtes lancé enaffaires non pas parce que vous aimezvous occuper des talons de paie ou ducalcul des retenues d’impôt, mais parceque le produit ou le service que vousoffrez vous passionne. En fait, bon nombre de propriétaires de petites entre-prises considèrent que le temps qu’ilsconsacrent aux tâches administrativesest du temps perdu puisqu’ils ne travail-lent pas à la croissance de leur entreprise.

L’impartition du talon de paie et desautres processus administratifs reliésaux ressources humaines peut aider lespetites entreprises à gagner du temps età économiser de l’argent, mais avanttout, elle leur permet de concentrer leursefforts sur ce qui importe vraiment, soitleurs compétences de base, leur crois-sance stratégique, leur personnel et leurcompétitivité.

ContenuQu’est ce que l’impartition ? 3

Pourquoi impartir ? 5

Les avantages de l’impartition 7des tâches administratives

Collaborer avec le fournisseur 8de services

Glossaire 9

Ressources 9

À propos d’ADP 10

Pourquoi les Canadiens ont-ilsrecours à l’impartition ?Selon l’Index d’impartition ADP, les principales raisons pour lesquelles les Canadiens confient à un tiers l’exécutiond’une tâche courante sont les suivantes :

Ils n’aiment pas effectuer cette tâche – 37 %Ils ne savent pas comment effectuer cette tâche – 36 %Ils veulent gagner du temps – 27 %Source : Index d’impartition ADP, mai 2007, Environics Research Group

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Qu’est ce que l’impartition ?L’impartition désigne simplement le fait de confier une tâche à un fournisseur de services à l’externe. D’après l’Index d’impartitionADP, 92 % des Canadiens confient à l’externe certaines tâchesou corvées quotidiennes comme le ménage, les travaux de jardinageet les déclarations de revenu. Il est tout à fait judicieux pour uneentreprise d’agir ainsi.

Pour une petite entreprise, l’impartition consiste à confier à desspécialistes des activités secondaires et non productives de revenus.L’impartition se distingue de la passation de contrats à l’externede leurs divers services, dans la mesure où il s’agit d’un outil de gestion stratégique qui suppose une restructuration de l’entre-prise autour de ses activités fondamentales, ses « compétencesde base ».

De nombreux processus administratifs peuvent être impartis, maisle plus souvent, les petites entreprises confient à l’externe les tâchesrelatives à la gestion de la paie et des ressources humaines.

Pourquoi ?

Parce que les fournisseurs de services ne se contentent pas d’utiliserdes technologies de pointe, ils possèdent également une vasteexpérience et appliquent des pratiques exemplaires dont peuventtirer profit les petites entreprises.

Pourquoi impartir ?

Les plus futés des propriétaires de petites entreprises saventqu’un contrôle serré des coûts fait partie intégrante d’une stratégiefinancière judicieuse. Toutefois, lorsqu’il s’agit de la gestion de lapaie, une telle mentalité n’est pas rentable.

Selon l’étude portant sur le temps consacré à la gestion de la paie menée par ADP en 2006, les entrepreneurs qui, par souci d’économie, s’occupent eux mêmes de leur talon de paie consacrent en fait 28 % plus de temps qu’un spécialiste à cettetâche. Beaucoup de propriétaires de petites entreprises pourraientainsi gagner près du tiers du temps qu’ils consacrent à cette activité.Au moment où l’étude a été réalisée, 72 % des propriétaires d’entreprises interrogés ont indiqué qu’ils utilisaient un logicielcomptable pour administrer leur talon de paie, et 40 % d’entre eux ont admis consacrer du temps à la correction d’erreurs liées àla paie.

En plus de contribuer à alléger les coûts cachés, l’impartition setrouve également à être une solution souple. De fait, ce sont lesbesoins de votre entreprise qui détermineront dans quelle mesurevous aurez recours à l’impartition.

Quelle taille doit avoir uneentreprise pour avoir recoursà l’impartition ?Le fait d’être propriétaire d’une petite entreprise ne signifie pas quevous devez tout faire vous-même pour économiser de l’argent.

Les entreprises de toutes tailles ont les moyens d’avoir recours àl’impartition. En fait, le prix du traitement de la paie d’un employéest inférieur à celui d’une tasse de café par jour. Quant au tempsque vous gagnerez, vous l’utiliserez comme bon vous semble.(Prenez le temps d’aller vous chercher un café !)

Le temps consacré à la gestion de la paie – des chiffres éloquentsSelon l’étude portant sur le temps consacré à la gestion de la paie menéepar ADP, la réduction du temps consacré au traitement de la paie setraduit, pour les petites entreprises, par d’importantes économies.

• Les petites entreprises consacrent annuellement 11,7 heures au traitement de lapaie de chaque employé.

• En d’autres termes, les entreprises sondées, qui comptaient un nombre médiande 13 employés, consacrent annuellement 152 heures au traitement de la paie.

• Après avoir examiné les tâches relatives au traitement de la paie effectuées au sein d’une petite entreprise, ADP a déterminé que l’impartition permet d’économiser jusqu’à 28 % du temps consacré à cette activité. Pour une petiteentreprise de taille moyenne (13 employés), cela signifie une économie annuellede 43 heures de travail, soit une semaine complète de travail.

• Le salaire médian des employés responsables de la gestion de la paie qui ontrépondu au sondage étaient de 35 000 $ (avantages sociaux en sus), ou 21,90 $l’heure. Une petite entreprise affecte donc 3 331 $ chaque année à la gestioninterne de la feuille de paie.

• Une réduction de 28 % du temps consacré à la gestion de la paie se traduit parune économie de 933 $.

Source : Étude d’ADP sur le temps consacré à la gestion de la paie, octobre 2006, Environics Research Group65

Chacun son métier, les vaches serontbien gardées.

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Collaborer avec le fournisseur de servicesUne fois que vous avez pris la décision d’impartir vos servicesadministratifs, il est important de choisir le fournisseur de servicesqui convient à votre entreprise.

1. Déterminez vos besoinsCertains fournisseurs de services administratifs sont des travailleurs indépendants,d’autres des sociétés multinationales. Prenez donc le temps d’examiner si le fournisseur de service auquel vous envisagez avoir recours possède les ressourceset les connaissances nécessaires pour répondre aux besoins immédiats et à longterme de votre entreprise. Par exemple, si vous prévoyez ouvrir une succursale, augmenter votre effectif ou procéder à une acquisition, votre fournisseur doit être enmesure de vous aider rapidement et efficacement. N’oubliez pas de lui demander devous fournir des références.

2. Faites vos devoirsDes bons conseils et des connaissances spécialisées peuvent contribuer au succèsde votre entreprise, mais pour être en mesure de vous conseiller adéquatement, votrefournisseur de services doit disposer de renseignements pertinents et complets survotre entreprise.

Dès le début de votre collaboration, organisez une séance d’information avec lui etdiscutez franchement des détails relatifs à votre feuille de paie et à votre service desressources humaines, si vous en avez un. Tenez-le au courant de l’évolution de votreentreprise et assurez-vous qu’il comprend bien vos besoins, si vous voulez en avoirpour votre argent.

3. Planifiez ensembleDès le début de votre collaboration, dites à votre fournisseur de services pourquoi vousavez pris la décision de rationaliser vos processus administratifs. Un fournisseur deservices compétent apportera sa contribution en vous donnant des idées et en jetantune lumière nouvelle sur vos objectifs. Cependant, n’oubliez pas que des événementsimprévus peuvent vous obliger à modifier vos plans – il faut donc toujours faire preuvede souplesse. Un fournisseur de services administratifs peut s’adapter rapidement auxchangements organisationnels, ce qui n’est pas toujours le cas pour un service interne.

Personne ne connaît mieux votre entreprise que vous-même. Toutefois, pour être enmesure de vous offrir le meilleur service possible, votre fournisseur devrait en savoirpresque autant que vous. Au moment d’élaborer votre plan d’impartition, traitez votrefournisseur comme un véritable conseiller et faites-lui confiance.

4. Faites une évaluationLorsque vient le moment d’évaluer les services qui vous ont été dispensés, ne vousattendez pas à ce que votre fournisseur lise dans vos pensées. Si le rendement n’estpas à la hauteur de vos attentes, n’hésitez pas à le lui dire. Demandez-lui égalementde formuler des commentaires.

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Les avantages de l’impartition des tâches administrativesPermet aux entreprises de mettre l’accent sur leurs activités stratégiquesL’impartition des tâches administratives vous permettra de consacrer plus de temps aux activités fondamentales de votre entreprise, avec la croissance de la productivité que cela suppose. L’impartition vous permettra d’allouer davantage de temps et de ressources auxactivités liées à la planification et à la croissance stratégique, qu’il s’agisse de la rationalisationdes processus de recrutement et d’embauche ou de l’amélioration de vos résultats nets.

Permet de simplifier la gestion de la paieComme la plupart des services externes de gestion de la paie sont offerts par le truchementd’Internet et sont hébergés par le fournisseur de services, ils sont faciles à utiliser et n’exigentpas de mises à niveau ni de logiciels coûteux. Les données liées à la paie, qui sont hébergéessur un autre site, sont protégées par de multiples niveaux de sécurité, ce qui vous évite d’avoirà constamment effectuer des copies de sauvegarde de vos données, mais de respecter quandmême la réglementation de l’État.Grâce à l’impartition, vous n’avez qu’à entrer vos données sur la paie par voie électronique oupar téléphone. Votre fournisseur de services se chargera d’effectuer les calculs relatifs auxretenues fiscales, de produire les chèques de paie ou d’effectuer des dépôts directs.

Permet de mettre davantage l’accent sur vos employésIl devient de plus en plus difficile d’attirer des employés et de les conserver. On peut ainsiaffirmer que le service des ressources humaines a un rôle de premier plan à jouer dans laréussite de votre entreprise. L’impartition de vos tâches administratives à un fournisseur deservices vous permet de suivre de près les salaires, les avantages sociaux, le rendement etles absences de vos employés. En confiant à des spécialistes ces corvées quotidiennes,vous pourrez vous concentrez sur les défis qui vous attendent – embaucher les bonnes personnes et les conserver, et vous assurer d’être en mesure de combler les postes clés devotre entreprise à même votre bassin d’employés.

Aide à éviter les maux de tête fiscauxSelon l’étude portant sur le temps consacré à la gestion de la paie menée par ADP, 11 % despropriétaires de petites entreprises qui s’occupent eux-mêmes du traitement de leurs talons depaie ont admis qu’ils s’étaient déjà vu infliger une amende pour paiement en retard.Les fournisseurs de services sont des spécialistes du calcul de la paie et ils s’assurent queles rapports sur les retenues d’impôt et les documents de fin d’année sont exacts etprésentés à temps.

Permet de déléguer les risques liés à la conformitéÀ moins que l’un de vos employés se tienne au courant des modifications apportées auxdispositions législatives et des pratiques exemplaires, vous courez le risque de commettredes infractions qui pourraient vous coûter cher. Les fournisseurs de services administratifspossèdent une connaissance spécialisée des dispositions législatives complexes commela Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et laSarbanes-Oxley Act des États Unis. Ils peuvent ainsi assurer votre conformité aux diverses loiset vous tenir au courant des modifications qui y sont apportées.

Donne accès à des conseil d’experts De nombreux propriétaires de petite entreprise se rendent compte qu’ils n’ont personne àqui s’adresser lorsqu’ils ont besoin de conseils. En plus de prendre en charge vos tâchesadministratives, votre fournisseur de services met à votre disposition des experts qui pourrontvous prodiguer des conseils en matière de pratiques exemplaires, ce qui vous permettra degagner du temps et de réduire au minimum le recours à des ressources externes coûteuses.

À propos d’ADPQui nous sommesADP Canada (ADP) est l’un des principaux fournisseurs canadiens desolutions administratives intégrées, aidant plus de 50 000 entreprisesà gérer leurs processus internes, qu’elles comptent un employé oudes milliers. ADP paie un Canadien sur cinq.

Nos servicesÀ titre de plus important fournisseur de services administratifs auCanada, nous offrons une gamme complète de services liés à l’impartition. Parmi ces services, mentionnons les suivants :

• Gestion de la paie• Gestion des ressources humaines• Gestion des heures et des présences• Gestion des frais de déplacement• Services complets d’impartition

Pour en savoir davantage, visitez le site Web d’ADP à l’adressesuivante : www.adp.ca.

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GlossaireImpartitionRelation à long terme, axée sur les résultats, avec un fournisseur de services à l’externe à qui sont confiées des activités non fondamentalesd’une entreprise. L’impartition touche habituellement divers processusopérationnels et administratifs et peut comprendre différents niveaux deservices. L’impartition suppose que le fournisseur assume une certainepart du contrôle et des risques liés à la gestion.

Service hébergé de ressources humainesApplication Internet qui permet d’accéder facilement aux services d’administration.

Système de suivi des heures et des présencesProcessus qui permet aux administrateurs de recueillir des donnéestouchant les heures de travail des employés et d’appliquer les règlesadministratives et les politiques en matière de paie.

Conformité en matière de paieProcessus qui consiste à s’assurer que les pratiques d’une organisationrespectent les réglementations fédérales et provinciales. Parmi les régle-mentations canadiennes, on compte notamment le Régime de pensionsdu Canada, la Loi sur l’assurance emploi, la Loi de l’impôt sur le revenu etla législation en matière de normes d’emploi au Canada.

Relevé d’emploiFormulaire qui indique la durée d’un emploi et les gains touchés par unemployé. En général, un relevé d’emploi doit être produit dans les cinqjours suivants la cessation d’emploi.

Saisie-arrêtOrdonnance d’un tribunal en vertu de laquelle une tierce partie, par exemple un employeur, est tenue de retenir la rémunération d’un particulierau nom d’un créancier.

Versement par un tiers de retenues sur la paieProcessus par le truchement duquel une tierce partie, par exemple l’émetteur de prestations, l’État ou le bénéficiaire d’une saisie-arrêt, reçoitun certain montant versé par le service de la paie d’une entreprise.

RessourcesFédération canadienne de l’entreprise indépendante www.cfib.ca/fr/Agence du revenu du Canada www.cra-arc.gc.caAssociation canadienne de la paie www.payroll.caBanque de développement du Canada www.bdc.caRessources humaines et Développement social Canada www.hrsdc.gc.caRH pour employeurs www.employers.gc.ca