Formation tableur

TABLEURLibre Office Calc

Interface

Le nombre maximum de colonnes est de 1024 (de la colonne A à la colonneAMJ)

Le nombre maximum de lignes est de 1 048 576

Le nombre maximum de cellules dans une feuille est de 1 073 741 824 (soit plusde 1 milliard de cellules)

Le nombre maximum de feuilles dans un classeur est 256.

Interface

Les feuilles de calculAjouter, déplacer, supprimer et renommer les feuilles de calcul

Ajouter une feuille de calculPour ajouter une feuille de calcul cliquez simplement sur l'onglet contenant le signe « + » vert ou noir en bas de l'écran

Déplacer une feuille de calculPositionnez le curseur de la souris sur l'onglet affichant le nom de la feuille, effectuez un clic gauche puis sans relâcher le clic déplacez la feuille à l'emplacement voulu. Relâchez le clic.

Les feuilles de calculAjouter, déplacer, supprimer et renommer les feuilles de calcul

Supprimer une feuille de calculEffectuez un clic droit sur l'onglet de la feuille à supprimer puis cliquez sur « supprimer la feuille... »

Renommer une feuille de calculEffectuez un double clic gauche sur l'onglet de la feuille à renommer, entrez le nouveaunom puis valider avec la touche Entrée.

Masquer - démasquer une feuille de calculPour masquer une feuille de calcul, effectuez un clic droit sur l'onglet de la feuilleconcernée puis cliquer sur « Masquer » Pour la faire réapparaître, effectuez un clic droitsur un onglet de feuille puis sur « Afficher »

Les cellules

Identifier Les cellulesLes cellules ont une adresse définie par le nom de la colonne et celui de la ligne !A1, A2, A3, B15, …

Les cellules peuvent aussi avoir un nom sion le souhaite :sélectionnez la cellule dont voussouhaitez définir le nom, cliquez sur l'iteminsertion du menu, puis sur « nom » etenfin sur « Définir »Entrez le nom voulu, choisissez si ce nomdoit être valide pour toutes les feuilles ouseulement pour la feuille active puisvalidez.

Remarque : Cette fonctionnalité fonctionne aussi avec des plages de cellule

Les lignes et les colonnes

Pour modifier la hauteur d'une ligne ou la largeur d'une colonne, positionnez le curseur de la souris sur le bord de l'entête de ligne ou de colonne. Effectuez un clic gauche et sans lâcher le clic étirez. Lorsque la dimension souhaitée est atteinte relâchez le clic.

Modifier la hauteur d'une ligne ou la largeur d'une colonne

Remarque : effectuer un double clic au même endroit adapte automatiquementla largeur de la colonne ou le hauteur de la cellule au contenu le plus long de lacolonne ou de la ligne.


Masquer une ligne ou une colonnePour masquer une ligne ou une colonne, effectuez un clic droit sur l'entête de la ligne ou de la colonne puis cliquez sur « Masquer », pour la démasquer, sélectionnez les deux lignes ou colonnes entourant la (ou les) ligne(s) ou colonne(s), effectuez un clic droit sur l'entête de la sélection puis cliquez sur démasquer

Remarque : vous pouvez masquer plusieurs lignes ou colonnes en une seuleopération :sélectionnez la première ligne ou colonne puis en maintenant la touche « Ctrl »enfoncée, sélectionnez une seconde ligne ou colonne. Effectuez un clic droit surl'entête d'une des sélections et cliquez sur masquer.

Mise en forme des cellulesLa mise en forme des cellule permet de définir la manière dont la cellule et soncontenu vont être rendu visuellement.Pour définir le format d'une cellule effectuez un clic droit sur la cellule puis cliquez sur « Formater les cellules »


La mise en forme concerne :Le format des nombresLa policeles effets de caractèrel'alignement du contenu de la celluleles bordures de la cellulel'arrière plan de la cellulela protection de la cellule


Type de donnéesElles peuvent être de deux type : numérique ou texteComment reconnaître le type de donnée ?Les données de type numérique sont par défaut alignées à droite de la cellule alors que les données de type texte sont alignées par défaut à gauche.

Saisir des donnéesSélectionnez la cellule que vous souhaitez renseigner, entrez à l'aide du clavier vosdonnées puis validez avec la touche « entrée »

Remplissage automatique des cellulesVous souhaitez par exemple remplir les 100 premières cellules de la colonne A avec des chiffres allant de 1 à 100. Vous pouvez remplir chaque cellule une à une mais vousrisquez d'y passer du temps, heureusement les tableurs possèdent une fonctionnalité de remplissage automatique !

Saisissez le chiffre 1 dans la première cellule et valider. Sélectionnez de nouveau lapremière cellule. Vous devriez voir en bas à droite de la cellule un carré noir (unepoignée) qui va vous permettre de recopier le contenu de la cellule en l'incrémentantautomatiquement. Saisissez cette poignée avec le bouton gauche de la souris et sansrelâcher le clic, étirez vers le bas jusqu'à la ligne 100 → vos cellules sont maintenantremplies des chiffres de 1 à 100.Cette technique fonctionne avec les chiffres, les jours de la semaine, les mois, lesannées, les dates, ...


Impression

Définir une zone d'impression

Afin limiter l’impression aux seules zones nécessaires, il est utile de définir une zone d'impression :

Sélectionner la zone à imprimer puis cliquer sur le menu « Format » → « Zoned'impressions » --> « Définir »

Impression

Il est parfois nécessaire d'insérer des sauts de page pour contraindre l'impression surplusieurs pages :sélectionnez la cellule au dessus de laquelle vous souhaitez insérer un saut depage puis cliquez sur le menu « Insertion » → « Saut de page » → « Saut deligne »Il est également possible de le faire sur les colonnes : « Insertion » → « Saut depage » → «Saut de colonne »

Les sauts de page sont matérialisés par des lignes bleues.

Pour visualiser ce que donnera l'impression : «Fichier » → « Aperçu »

Impression

Impression

Mise en page de l'impressionPour affiner les réglages de l'impression après avoir affiché l'aperçu,cliquez sur le bouton « Formater la page »S'ouvre alors une boite d'option concernant le document.

Les formules

Les formules dans un tableur se situent dans les cellules en lieu et place des données, il faut donc sélectionner la cellule dans laquelle on souhaite voir le résultat avant de taper une formule…

Les formules de base : addition, soustraction, multiplication et division

Les formules commencent toujours par le signe « = » qui signifie : le contenude la cellule doit être égal à suivi de l'opération que l'on souhaite réaliser.

= 3 + 5 Addition de 3 et de 5= 3 / 5 Division= 3 * 5 Multiplication= 3 – 5 Soustraction

Les formules

Cependant l’intérêt d'un tableur est de pouvoir automatiser les opérations, c'està dire de ne pas avoir à retaper la formule à chaque fois. Il est donc préférablede faire appel à l'adresse des cellules dans ces opérations.

= A1 + A2 Addition du contenu de la cellule A1 avec celui de A2= A1 / A2 Division du contenu de la cellule A1 avec celui de A2= A1 * A2 Multiplication du contenu de la cellule A1 avec celui de A2= A1 – A2 Soustraction du contenu de la cellule A1 avec celui de A2

Les formules

L'assistant Formules

Un grand nombre de formules sont déjà existantes et préprogrammées.Pour y accéder effectuer un clic sur l'assistant fonctions.

Zone déroulante de sélectionde catégorie de fonction

Affichage des fonctionsexistantes de la catégorie sélectionnée

Affichage du détail de la Fonction sélectionnée

Affichage de la formule telle qu'elle apparaîtra dans la cellule

Les formules

Exemple de la fonction somme

Les formules

Sélectionnez la catégorie « Mathématique »

Effectuez ensuite un double clic sur lafonction « Somme »

Les formules

Vous pouvez maintenant ajouter les nombres dontvous souhaitez faire la somme

Les formules

Soit vous connaissezl'adresse de la cellule etvous tapez à l'aide duclavier son adresse dansle champ de saisie

Soit vous neconnaissez pas sonadresse vous pouvezalors la sélectionner àl'aide de la souris

Les formules

Vous pouvez également entrer une formule à la place de l’adresse d’une cellule.

Les formules

Lorsque vous avezterminé, cliquez sur le bouton OK

Les formules

Recopier les formulesDe la même manière que le remplissage automatique, il est possible de recopier les formules directement avec la sourisExemple :Nous souhaitons diviser une suite de nombre par une valeur unique

Le diviseur est en C2 etles données à diviserde D2 à D10Je saisi la formule surla première ligne àdiviser : =D2/C2Puis je copie maformule en étirant àl'aide de la poignée.

Résultat :

L'erreur rencontrée est due à l'adressage relatif des cellules :Lorsqu'on recopie une formule vers la droite ou vers le bas, lesadresses des cellules référencées se trouvent automatiquementdécalées vers la droite ou vers le bas.Pour s'affranchir de ce problème, il faut utiliser l'adressageabsolu des cellules, pour ce faire, on note l'adresse de cette cellule avec des signes dollars $, un devant le numéro de ligne pour bloquer la ligne et un devant la lettre identifiant la colonne pour bloquer la colonne..Ainsi pour que notre copie de formule se passe bien, nousaurions du saisir la formule suivante :=D4/$C$1Remarque : vous pouvez aussi nommer la cellule contenant lavaleur unique (par exemple Diviseur) et faire appel à son nomdans la formule :=D4/Diviseur

Les formules

Adresse relativeA1

Adresse absolue$A$1 ou $A1

ou A$1

Les formules

L'imbrication de formulesUne formule peut contenir une ou plusieurs formules…Exemple avec la fonction « RECHERCHEV » imbriquée avec la fonction «SI»

Détail de la fonction « SI » : retourne une valeur si une condition est remplie

sinon en retourne une autre.

=SI(Condition ; valeur si vrai ; valeur si faux)

Condition : Condition que nous allons vérifierValeur si vrai : valeur renvoyée si la condition est remplie

Valeur si faux : valeur renvoyée si la condition n'est pas remplie

Les formules

Détail de la fonction « RECHERCHEV » : effectue une recherche verticaledans une matrice selon un critère et renvoi un résultat situé dans une

colonne adjacente si le critère de recherche est trouvé.

=RECHERCHEV(Critère de recherche ; Matrice ; Indice ; Ordre de tri)

Critère de recherche : ce que nous recherchons dans la matriceMatrice : plage de cellules sur lesquelles effectuer la rechercheIndice : N° de colonne ou se trouve la valeur de notre recherche

Ordre de tri : indique si la plage doit être triée ou non

Les formules

Nous allons tester la valeur de A et afficher :Résultat positif si : A > 0Résultat nul si : A = 0Résultat négatif si : A < 0

La formule contenue par la cellule B10 :=SI(RECHERCHEV(A10;A1:B7;2;0)>0;"Résultatpositif";SI( RECHERCHEV(A10;A1:B7;2;0)=0;"Résultat nul"; "Résultat négatif"))

Ce que réalise cette formule :

Mise en forme conditionnelle

Les tableurs vous offrent la possibilité de modifier la mise en forme des cellules en fonction du contenu qu'elles contiennent. Imaginons que vous souhaitiez identifier très rapidement quelles sont les valeurs négatives dans le tableau ci-dessous.

Première solution : parcourir tout le tableau pour les retrouver. Si votre tableaucomporte plusieurs dizaines ou centaines de lignes cela risque de vous prendrebeaucoup de temps et surtout vous risquez d'en rater quelques-unes.

Deuxième solution : utiliser la mise en forme conditionnelle .


Comment faire ?Commencez par sélectionner la plage de cellules sur laquelle appliquer ce formatage conditionnel puis effectuer un clic sur le menu « Format » → « Formatage conditionnel » → « Condition »

1- Laissez « Lavaleur de lacellule est »

2- Sélectionnez« Inférieur à »

3- RenseignezLa valeur 0

4- Sélectionnez« Nouveau Style » ici


Définissez votre style de cellule qui sera affiché si la condition est remplie.

Choisissez la police, la couleur de police et de fond, le contour de cellule, les effets de caractère,l'alignement, …Puis validez.


Le résultat est immédiat, vous venez d'identifier toutes les cellules comportantune valeur négative

Les filtres

Vous vous trouvez devant une base de données comportant un nombre d’information importantes et dont certaines sont répétitive.Comment ne faire apparaitre que les lignes comportant une même information ?

Nous allons pour réaliser cette opération utiliser les filtres.

Les filtres

Sélectionnez la première cellule de l’entête de votre tableau

Ouvrez ensuite le menu « Données » puis sélectionnez «l’option « AutoFiltre ».

Les filtres

Des listes déroulantes sont apparue sur les entêtes du tableau.Ce sont les choix dans ces listes qui vont filtrer le tableau.Cliquez sur la liste déroulant Pays par exemple, puis sélectionnez « Etats-Unis ».

Les filtres

Le tableau ne fait maintenant apparaitre que les lignes dont le pays est « Etats-Unis »

Les filtres

Cliquez ensuite sur la liste déroulante « Or » puis sélectionnez « 2 ».

Vous ne voyez à présent que les lignes dont le pays est « Etats-Unis » et dont le nombre de médaille d’or est « 2 ».

Les filtres sont cumulatifs.

Calculs en fonction des filtres

Gardons cet exemple et ajoutons une somme au dessus des colonnes Or, Argent & Bronze qui comptabilisera chaque type de médaille.Commencez par annuler les filtres puis entrez les formules.

=SOMME(E6:E226)


Appliquez maintenant les mêmes filtres sur les colonnes « pays » et « Or ».

Malgré l’application des filtres les totaux ne changent pas.


Afin que les totaux prennent en compte le filtrage effectué, nous devrons utiliser la fonction « SOUS.TOTAL ».

Cette fonction attend une fonction à appliquer et une plage sur laquelle l’appliquer.


Les fonctions possibles sont référencée par un chiffre, c’est ce chiffre qu’il faut indiquer lors de l’écriture de la formule.

Ici pour l’exemple nous utiliserons la fonction SOMME soit le chiffre 9.La formule deviendra donc :

=SOMME(E6:E226) =SOUS.TOTAL(9;E6:E226)


Réappliquons maintenant les mêmes filtres.

Cette fois-ci les totaux tiennent compte des filtres sélectionnés.

Les diagrammes

Sélectionner la plage de données à représenter puis lancer la commandeInsertion > Objet > Diagramme .... Un diagramme de base est automatiquement inséré et la première boîte de l'Assistant graphique (Étape 1/4) apparaît.

Sélectionnez les données à représenter

Les diagrammes

Insertion > Objet > Diagramme.

Sélectionnez le type de diagramme

Les diagrammes

Vérifiez la plage de données

Indiquez si les données sont en ligne ou en colonne

Indiquez si les 1er ligne et colonne contiennent les entêtes

Les diagrammes

Si besoin définissez les nom pour les séries de données

Les diagrammes

Saisissez le titre du graphique ainsi que celui des axes

Affichez ou non les grilles du graphique

Afficher ou non la légende du graphique

Les diagrammes

Cliquez sur terminer, votre diagramme est affiché

Les tableaux croisés dynamiques

Pour obtenir un tableau croisé dynamique, il est nécessaire d'avoir au préalable untableau servant de base de données, appelé tableau source ou tableau base dedonnées. Un tableau de type base de données doit répondre à plusieurs règles :– chacune de ses colonnes doit posséder un titre;– chaque ligne doit correspondre à une entrée (appelée aussi enregistrement ) : uneentrée contient des données se rapportant à un seul objet ou sujet.– normalement, aucune ligne, c'est-à-dire aucune entrée, ne doit être strictementidentique à une autre : au moins un critère doit être différent.

Un tableau croisé dynamique (en anglais pivot table), en abrégé « TCD », est unefonctionnalité de certains tableurs qui permet de générer une synthèse d'une tablede données brutes. Le « TCD » permet de regrouper des données selon une ouplusieurs de ses propres catégories (colonnes ou champs) et faire les opérationsnécessaires entre les montants correspondants (sommes, moyennes, comptages,etc.). Le « TCD » peut donc créer des mises en forme de tableaux en répartissantles différents champs voulus, en abscisses ou en ordonnées...wikipedia


Pour créer un tableau croisé dynamique sélectionnez l'ensemble du tableau source puis ouvrez le menu « Insertion » puis « Table de pilote… »


Champs de la page : filtre le contenu du tableau selon un critère inséré

Champs disponibles

Champs de colonne : les titres des colonnes du tableau seront les différentes valeurs de la colonne du tableau source sélectionné


Champs de ligne : entêtes des lignes que l’on va pouvoir filtrer

Champs de données : contient une synthèse des informations relatives aux croisement d’une colonne et d’une ligne. Différentes opérations sont possibles.


Pour construire votre tableau, glissez-déplacer vos boutons dans les champs souhaités, puis validez lorsque vous avez terminé


Votre tableau est construit, vous pouvez maintenant modifier les filtres pour afficher seulement les informations souhaitées.

Les macros

Les tableurs comme LibreOffice et Excel permettent d'enregistrer des macros.Une macro est l'enregistrement en code informatique d'une suite d'instructions.Elle pourra par la suite être attachée à un bouton ou tout autre objet qui permettra de déclencher son exécution.

Les instructions seront alors exécutées dans l'ordre ou elles ont été enregistrées.Ceci est très pratique lorsque l'on a des tâches répétitives à effectuer.

Les macros

Préparation de l'interfaceDans un premier temps il est utile de préparer son interface en vue de l'enregistrement et de l'utilisation des macros.Ouvrez pour cela le panneau de configuration de l'interface : « Outils » → « Options »

Cochez les cases « Activer les fonctions expérimentales » et« Activer l'enregistreur demacro »Enfin cliquez sur le bouton « Ok »

Dépliez l'arborescence « LibreOffice » et cliquez sur « Avancé »

Les macros

Nous pouvons maintenant enregistrer et utiliser notre première macroSélectionnez le menu « Outils » → « Macros » → « Enregistrer une macro »Une fenêtre apparaît comportant un bouton « Terminer l'enregistrement »

Tout ce que vous allez faire à présent va être enregistré et codé en langage informatique

Les macros

Sélectionnez la zone à trier, cliquez sur le menu « données » → « Trier... ». Sélectionnez la colonne à trier puis cliquez sur la case croissant et validez.Cliquez sur le bouton « Terminerl'enregistrement » une fenêtre s'ouvre ou vous devez définir l'emplacement et le nom d'enregistrement de la macro.

Nous allons maintenant affecter cette macro à un bouton qui lors du clic déclencherason exécution.

Donnez lui le nom de « tri_croissant » et sélectionnez l'emplacement mes macros.

Votre macro est Enregistrée

Les macros

Affichez maintenant la barre d'outils nécessaire :« Affichage » → « Barres d'outils », cliquez sur la barre : Contrôle de formulaire

Cliquez sur « Bouton »

Dessinez un bouton sur votre feuille decalcul.

Les macros

Effectuer ensuite un clic droit sur ce bouton pour faire apparaître le menu contextuel.

Modifier l'étiquette « Bouton » par « Tri »

Cliquez sur « Contrôle » une fenêtre s'ouvre

Les macros

Trouvez la ligne Bouton de la souris enfoncé.

Cliquez ensuite sur l'onglet« Événement ».

Cliquez sur le bouton comportant trois points.

Les macros

La fenêtre assigner une macro s’ouvre

Cliquez sur le bouton « Macro »

Les macros

La fenêtre Sélecteur de macro s’ouvre

Retrouvez votre macro « Tri_croissant »dans le dossier

« Mes macros ».

Cliquez enfin sur le bouton « OK »

Sélectionnez-la.

Les macros

La fenêtre assigner une action s’ouvre

La macro « Tri_croissant » est assignée à l’événement « Bouton de la souris enfoncé »

Cliquez enfin sur le bouton « OK » pour valider votre choix.

Les macros

Fermez la fenêtre Propriétés : Bouton

Cliquez enfin sur le bouton « Basculer le mode conception »afin de rendre le bouton actif

Les macros

Lignes de code de lamacro enregistrée

TABLEURLibre Office Calc

Médiathèque Gaston Baissette – Mauguio – Septembre 2016

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