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INFOTECH # 43Fonction actuarielle

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18 mois après sa première enquête auprès des organismes d’assurance sur la mise en place des fonctions clés « actuarielle » et « Gestion des risques », actuariS renouvelle sa démarche début 2017.

cette nouvelle enquête orientée exclusivement fonction « actuarielle » vise à :

❚❙ � identifier les différents types d’organisation,

❚❙ � cerner la perception des responsables sur leurs nouvelles responsabilités,

❚❙ � lister les principaux travaux réalisés la première année,

❚❙ � mettre en lumière les difficultés rencontrées.

une néceSSaire adaptation deS orGaniSationS

Mise en place de la fonction actuarielle : une adaptation de l’organisation interne

plutôt qu’un véritable changement

pour plus de la moitié des organismes, la mise en place de la fonction clé actuarielle a donné lieu à des adaptations de l’organisation interne, que ce soit d’un point de vue du rattachement, de la création de poste ou de directions, de l’embauche d’équipes dédiées ou de mobilités internes. les véritables changements structurels d’organisation ont été rares.

L’actuariat est une compétence nécessaire mais non suffisante pour l’exercice

de la fonction actuarielle

au-delà de l’actuariat qui est cité à l’unanimité, les 3 compétences les plus mentionnées par les responsables et nécessaires à l’exercice de la fonction actuarielle sont la communication, la connaissance intime des process de l’entreprise, le recul ou une vision transversale de l'entreprise. ce sont finalement des compétences « non techniques » qui ont été largement évoquées comme la pédagogie et le management par exemple. la nécessité de disposer de compétences en gestion des risques a été citée une seule fois sur l’ensemble des sondés.

Absence de rattachement direct des fonctions actuarielles à la Direction Généraledans 20% des cas

Fonction actuarielle : de nouvelles responsabilités bien endossées malgré une disponibilité et des ressources ressenties comme insuffisantes

AssOCIéEresponsable du pôle iard tel. : + 33 (0)1 56 89 07 70 e-mail : anne-chalotte.bongard@actuaris.com

Anne-Charlotte BONGARD

AssOCIéEresponsable du pôle prévoyance et Santé tel. : + 33 (0)4 72 18 58 58 e-mail : celine.blattner@actuaris.com

Céline BLATTNER

pour mémoire lors de l’enquête fin 2015, alors qu’un rattachement direct des fonctions clés aux dirigeants effectifs de l’organisme avait été demandé1 , 55% des fonctions actuarielles interrogées n’étaient pas directement rattachées à la direction Générale.

La position de l’autorité de contrôle a donné lieu à des évolutions notables puisque début 2017, seules 19% des fonctions actuarielles ne sont plus directement rattachées à un dirigeant effectif.

Ces dernières sont alors le plus souvent rattachées au Directeur des Risques.

dans quelques cas, le titulaire a un double rattachement hiérarchique : au directeur Général pour son rôle de fonction actuarielle, et à un directeur pour ses autres fonctions. Figure 1 – Organisations types

1 il s’agit d’une spécificité française demandée par la profession afin d’assurer un accès direct des fonctions clés à la direction Générale pour jouer leur rôle d’influence et d’alerte (Source : conférence acpr du 21 mars 2016).

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La réponse des responsables de fonction actuarielle à la question de l’indépendance : un juste dosage

d’expertise et de pédagogie !

la responsabilité de la fonction actuarielle crée une exposition plus forte liée au devoir d’alerte et de reporting auprès des instances de gouvernance (conseil d’administration, comités du conseil, comité exécutif, ...) et pose la question de l’indépendance au regard du lien de subordination entre le salarié et sa direction générale.

Les sondés ont unanimement mis en avant leur légitimité interne sur le plan technique, en garantie de leur indépendance. il est essentiel d’user de son devoir d’alerte à bon escient, au risque justement de perdre en crédibilité : « bien choisir les combats à mener » en sélectionnant par exemple les 3 ou 4 recommandations présentant le plus d’enjeu au sens de la fonction actuarielle.

cette légitimité nécessite également des qualités de pédagogie et de communication. les recommandations émises par la fonction actuarielle doivent être au maximum partagées au sein de l’entreprise ou du groupe (par les producteurs des provisions techniques et des politiques de souscription et de réassurance, par les autres fonctions clés, …) afin de remporter leur adhésion et de faire avancer les travaux. La fonction actuarielle opère alors dans un esprit collaboratif plus qu’en audit au sens classique, avec un positionnement de la fonction dans la mesure du possible en parallèle des process de provisionnement, de souscription et de réassurance, et non a posteriori.

evidemment, l’expertise actuarielle et la pédagogie pourraient trouver leur limite dans l’éventualité d’une prise de position contraire à celle de la direction générale, en particulier sur des sujets stratégiques tels que la politique de souscription. l’indépendance reste ainsi relative.

Modification des contrats de travail

Seulement 6 responsables sur 39 ont vu leur contrat de travail être modifié suite à leur nomination en qualité de responsable de fonction clé. les modifications portent essentiellement sur la mise en place d’une assurance responsabilité civile professionnelle ou matérialisent simplement le changement d’activité (fonction de contrôle et non plus de production).

certains responsables ont également été recrutés exclusivement pour porter cette nouvelle fonction.

La question d'un éventuel conflit d’intérêt de la fonction actuarielle

Dans plus de 90% des cas, les responsables de la fonction clé actuarielle disposent de responsabilités bien plus larges que celles définies par les textes règlementaires. aussi, à la question sur les éventuels conflits d’intérêt vis-à-vis de leurs autres fonctions, 40% affirment qu’il y a un conflit d’intérêt potentiel et ont mis en place une organisation et des process spécifiques pour y répondre : répartition des travaux au sein des équipes d’une même direction ou au sein de deux directions séparées, pour respecter le principe de second regard et mener les études nécessaires pour émettre un avis sur les provisions et les politiques de réassurance et de souscription.

Compréhension du rôle de la fonction actuarielle par les autres acteurs de l’organisme

A plus de 80%, le rôle de la fonction clé actuarielle semble être bien compris par le Directeur Général, les administrateurs, les autres fonctions clés et les opérationnels. toutefois, 4 responsables estiment que le rôle de la fonction n’est pas correctement cerné au sein de leur groupe. et 7 responsables déclarent que leur rôle reste encore imprécis pour certains acteurs de l’entreprise, notamment les opérationnels.

interrogés sur le périmètre de chaque fonction clé, 70% des sondés estiment qu’ils ont une bonne visibilité aujourd’hui de la répartition des rôles mais pour 30%, il reste des points à éclaircir, principalement avec la fonction clé gestion des risques.

pour coordonner les travaux et rapporter à la direction Générale, certains responsables ont mis en place un comité des Fonctions clés qui se réunit régulièrement, notamment dans le cas de groupe où coexistent des fonctions au niveau solo et au niveau groupe.

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deS premierS travaux trèS orientéS « proviSionS techniqueS »

Les travaux réalisés dans le cadre de la fonction actuarielle portent en premier lieu sur les provisions techniques

• Provisionnement

dans 79% des cas, le rapport a présenté un descriptif du processus de provisionnement, et dans 71% des cas, une évaluation de la qualité des données a été réalisée dans le cadre des travaux liés aux provisions techniques. pour autant, la qualité des données ressort comme un sujet d'envergure à traiter sur plusieurs exercices. dans 93% des cas, les travaux ont porté sur les Best estimates et la marge pour risque. la moitié des sondés a également apporté un second regard sur les provisions comptables.

• souscription

en iard, dans 70% des cas, les analyses menées par les équipes opérationnelles sont jugées comme donnant suffisamment de visibilité à la fonction actuarielle pour émettre un avis.

en assurance de personnes et plus spécifiquement en collective, la situation est plus contrastée, avec des politiques de souscription qui nécessitent souvent d’être approfondies pour que la fonction actuarielle puisse se prononcer.

• Réassurance

Globalement, les fonctions clés s’appuient sur des études internes ou de courtiers pour émettre leur avis sur la politique de réassurance. la moitié des responsables des fonctions actuarielles interrogés ont présenté des recommandations pour améliorer les programmes de réassurance.

L'utilisation d’études existantes souvent préférée à la réalisation d’études spécifiques

seulement 53% des sondés ont indiqué avoir réalisé des études spécifiques en 2016 au titre de la fonction actuarielle. parmi ces 53%, certains ont externalisé quelques travaux spécifiques (revue externe des Best estimates à titre d’exemple).

ceux qui n’ont pas réalisé d’études spécifiques se sont appuyés sur les études (internes ou externes) existantes au sein de leur entreprise pour leurs travaux. Sans effectuer de nouvelles études, certains acteurs ont mis en place de nouveaux indicateurs de suivi.

ce constat est cependant lié à l’année 2016 : un premier exercice marqué par des changements d’organisation et une surcharge globale des directions techniques et des directions des risques. les résultats pourraient être amenés à évoluer dans le futur avec la mise en place plus en profondeur des travaux.

a la question, quelle granularité/profondeur a été retenue dans la rédaction du rapport de la fonction actuarielle, 62% des répondants ont indiqué avoir mené leurs travaux par grands types de risque, 10% ont mené leurs analyses à la maille produits et 28% envisagent de mener des travaux plus détaillés en 2017 par rapport à 2016.

Les sources d’information utilisées pour l’exercice de la fonction actuarielle

interrogés sur la compréhension de leur nouvelle fonction, plusieurs responsables ont fait référence à la notice de l’acpr parue en novembre 2016 qui formule les responsabilités de la fonction actuarielle ainsi : « la fonction actuarielle doit permettre d’analyser la cohérence, les forces et les faiblesses (ou points d’incertitude) du pilotage technique de l’organisme ou du groupe dans toutes ses dimensions (tarification, souscription, provisionnement, réassurance)2. » 2 notice de l’acpr sur la désignation des « dirigeants effectifs » et des « responsables des fonctions clés » dans le régime « Solvabilité ii »

https://acpr.banque-france.fr/fileadmin/user_upload/acp/publications/registre-officiel/20161102-notice_gouvernance-post-ccap.pdf

en moyenne sur l’ensemble des sondés, la répartition des travaux est ventilée à 52% sur les provisions techniques, 24% sur la souscription, 20% sur la réassurance et 4% sur la gouvernance et la gestion des risques.

Pour ce premier exercice, les fonctions actuarielles ont donc le plus souvent fait le choix d’approfondir la revue des calculs des provisions techniques. parmi les raisons invoquées :

❚❙ � au regard des textes, les provisions techniques ressortent comme le point central de la fonction actuarielle

❚❙ � historiquement, le sujet des provisions a déjà souvent fait l’objet de nombreuses études et la matière est plus facilement accessible pour un premier exercice

❚❙�� Le sujet des provisions techniques apparait comme moins sensible que la politique de souscription, directement en lien avec la stratégie de l’organisme.

La taille des rapports de la fonction actuarielle varie entre 10 et 100 pages,

avec une moyenne autour de 50 pages.

Le nombre de recommandations émises dans le rapport

varie de 1 à 80, avec une médiane autour de 10 recommandations.

Bien évidemment,les recommandations ont fait l’objet

de priorisation.

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en effet, les ¾ des responsables de fonctions clés citent comme sources d’information pour l’exercice de la fonction les textes règlementaires (eiopa, acpr, règlement délégué). 50% des sondés répondent avoir utilisé les informations communiquées via l’institut des actuaires et via des cabinets de conseil pour mieux appréhender les enjeux de leur fonction. Seul un tiers des organismes a cherché l’inspiration à partir de « modèles » de rapport ou via des échanges avec d’autres responsables de fonction actuarielle. Sur les 39 organismes sollicités, 1 seul responsable nous a indiqué avoir suivi une formation dédiée.

La présentation du rapport au Conseil d'administration

85% des rapports ont été présentés par le responsable de la fonction au Conseil d’Administration au cours de l’année 2016, essentiellement dans le dernier trimestre.

dans certains cas, la présentation a été effectuée auprès d’un comité des risques et non auprès du conseil d’administration.

la majorité des sondés considère avoir eu un temps de présentation suffisant (le temps de présentation moyen s’élevant à 15 minutes) pour des problématiques exposées plutôt difficiles d’accès pour les administrateurs. une synthèse a plus souvent été présentée que le rapport complet, fourni généralement en annexe.

Le manque de temps et de moyens ressort de très loin comme la principale difficulté rencontrée en 2016par les fonctions actuarielles

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dans plus de 75% des cas, le manque de temps et de moyens est la principale difficulté avancée pour mener à bien les travaux associés à ces nouvelles responsabilités.

les autres difficultés évoquées par les responsables sont le conflit d’intérêt, l’accès ou la qualité des données, la compréhension de la fonction et de son périmètre, la nécessité de vulgariser un discours technique ou la transversalité des sujets nécessitant un large spectre de compétences.

Une majorité des sondés prévoit une montée en charge sur 2 ou 3 ans de la fonction actuarielle.

En 2016, 50% des titulaires sondés ont consacré seulement 10%

de leur temps à l’exercice de la fonction actuarielle.

40% des fonctions clés actuarielles dispose d’une équipe dédiée, avec une moyenne de 2,7 ETP.

l’enquête a porté sur un échantillon de 39 assureurs et groupes d’assurance représentatifs du marché en termes de taille, d’activité et d’organisation, appartenant aux 3 codes (assurance, mutualité, Sécurité Sociale).

les résultats ne sont volontairement pas pondérés de la taille des bilans, et représentent ainsi la diversité des problématiques auxquelles ont dû faire face les organismes pour adapter leur gouvernance à Solvabilité 2.

la moitié des sondés fait partie d’un groupe prudentiel (SGam, SGapS, umG).

Rappel sur la méthodologie de l’enquête ACTUARIs :

Figure 2 - Sondage réalisé en février/mars 2017 auprès de 39 fonctions actuarielles de tous secteurs.