Fiche technique – Organisation de réunions

Fiche technique - Organisation de réunions

Comment organiser et gérer les réunions du groupe ? En quoi consistent les phases de préparation, d’animation, et de compte-rendu ?Organiser une réunion publique : quand ? Modus operandi.

Réunions du groupeSe retrouver de manière régulière lors de réunion permet d’instaurer une dynamique de projet.Pour être efficaces, ces temps de travail collectif doivent être préparés, animés et actés.

a) Préparation Un des membres (rôle tournant si possible) propose un ordre du jour préalablement à la réunion en laissant un délai qui permette à celles et ceux qui le souhaitent de rajouter des points à traiter. Les éléments d’informations, documents de synthèse ou propositions visant à faciliter les discussions sur des sujets compliqués (mixité sociale, financement par exemple) sont diffusés à l’avance de préférence. Il est conseillé de diffuser ces documents en même temps que l’ordre du jour afin que les participants à la réunion puissent en prendre connaissance en amont. → Un ordre du jour élaboré et expédié avant les réunions favorise leur déroulement.

b) Animation Un membre se désigne pour assurer l’animation de la réunion, en reprenant les points à l’ordre du jour. Cette personne peut aussi se charger de donner la parole à celles et ceux qui souhaitent intervenir. Il est important de ne pas parler en même temps que quelqu’un d’autre. Une autre personne se charge de tenir la montre, pour éviter les débordements: c’est le maître du temps. Une tierce personne est chargée de faire le compte-rendu : le rapporteur. Ces trois responsabilités peuvent être tournantes afin que chacun(e) puisse s’essayer à ces exercices et pour un partage équitable des tâches.

En fin de réunion, la ou les prochaines dates de réunion pour le groupe sont fixées ensemble. → Décider d’une périodicité : une réunion par mois, toutes les trois semaines, une par quinzaine, sachant qu’il y aura des périodes plus denses que d’autres.→ Fixer les dates à l’avance, surtout si certains membres ont peu de disponibilités. *S’il est impossible de réunir tous les membres du groupe un même jour, proposer une alternance de jour qui permettra à tout le monde de participer régulièrement.

Zoom sur les outils d’animation :Pour animer une réunion et favoriser la prise de parole du plus grand nombre : voir la réflexion menée par l’association Virus 36, en particulier le dossier « Comment changer nos manières de se parler ? » téléchargeable à partir du site des Renseignements généreux : http://www.les-renseignements-genereux.org/var/fichiers/Tex_debat_20070129.pdf

→ Les techniques décrites dans ce document : le bâton de parole, le tour de parole, le ticket de parole, le tour de table, l’étoile, l’écoute active, la banque de question, le grand axe, le petit axe, la rivière, Philip 6X6, la boule de neige, le brainstorming, le théâtre-forum.

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Thématique(s) :La vie du groupe : fiches 1 et 4Relations avec les partenaires

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c) Le compte-rendu Le rapporteur prend des notes durant la réunion et sera chargé de faire le compte-rendu écrit. Le compte-rendu doit être simple, clair et aller à l’essentiel. Un relevé de décision pour chaque point traité est préconisé. Le rapporteur le diffuse ensuite dans un délai bref (une semaine maximum) afin que les absents puissent être informés rapidement des échanges et des implications de la réunion.

Organiser une réunion publiquea) Quand ?Une réunion publique peut être programmée à plusieurs reprises au cours du projet : au début pour mobiliser les habitants du quartier d’implantation de la coopérative d’habitants, plus tard lorsque on se sent prêt à interpeller les élus, mais également en cours de parcours pour présenter les avancées du projet et éventuellement attirer de nouveaux membres.

b) Modus operandi :- Définir les objectifs de la réunion, ce que l'on veut dire, ce que l’on en attend.- Identifier le public cible : qui veut-on informer ?- Mobiliser ce public : rédaction des invitations à l’attention des élus, envoi d’un communiqué de presse (+ relances téléphoniques) en direction des médias, contenant l’objectif de la réunion, l’ordre du jour, les intervenants, la date, l’heure, le lieu, le plan et enfin un contact pour permettre à vos interlocuteurs de répondre, éventuellement de s’inscrire.

Diffuser des tracts d’annonce dans les boîtes aux lettres du périmètre concerné. Penser à la possibilité de parution de l’annonce dans des journaux locaux (s’y prendre à l’avance) et aux relais d’informations stratégiques : union de quartier, centre social, devant une école (si on cherche des foyers avec enfants), magasins de proximité, etc.Choisir la date en évitant : les périodes de vacances scolaires, les week-ends, le vendredi soir, des horaires trop tôt ou tardifs.

→Si des journalistes répondent positivement à l’invitation, leur proposer de répondre à leurs questions environ une demi-heure avant le début de la réunion- Prévoir l’animation de la réunion : ce temps doit d’abord permettre de présenter le

projet. Si on a le temps, on peut préparer un diaporama faisant apparaître les points forts du projet et les besoins du groupe. (penser à tester le matériel – ordinateur + vidéoprojecteur avant le début de la réunion pour éviter les problèmes techniques de dernière minute).

Dans un second temps, on laisse la parole à la salle pour que les participants puissent s’exprimer. Annoncer le fonctionnement retenu : par exemple, prendre trois à quatre interventions d’affilée puis redonner la parole au groupe-projet pour répondre.- Conclure la réunion : une personne se charge de synthétiser les échanges et lance des

pistes qui permettront de poursuivre la relation avec les élus d’une part, et les personnes souhaitant rejoindre le groupe d’autre part.

*Rappeler que celles et ceux qui le souhaitent ont la possibilité de vous laisser leurs coordonnées sur une feuille préparée à cet effet.- Rédiger et diffuser un compte-rendu à l’ensemble des participants.

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