Feuille de route pour mettre en place un flux de production PDF Certifié !

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    28-Mar-2016
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Cette note écrite d’après le dossier d’Enfocus intitulé "Roadmap for implementing Certified PDF workflows" a pour objectif de vous aider à introduire le PDF Certifié comme format standard d’échange de vos fichiers numériques à la fois au sein des différents services de votre entreprise et avec vos partenaires extérieures et de vous présenter par cette feuille de route un parfait exemple de solution Lean Six Sigma. Elle est basée sur l’expérience de plusieurs sociétés qui ont déjà mis en place de tels flux de production au cours des dernières années. Cette note est aussi bien destinée aux maquettistes, aux éditeurs qu’aux imprimeurs.

Transcript of Feuille de route pour mettre en place un flux de production PDF Certifié !

  • 1Feuille de route pour mettre en place un flux de production PDF Certifi !

    Cette note crite daprs le dossier dEnfocus intitul "Roadmap for implementing Certified PDF workflows" a pour objectif de vous aider introduire le PDF Certifi1 comme format standard dchange de vos fichiers numriques la fois au sein des diffrents services de votre entreprise et avec vos partenaires extrieures et de vous prsenter par cette feuille de route un parfait exemple de solution Lean Six Sigma. Elle est base sur lexprience de plusieurs socits qui ont dj mis en place de tels flux de production au cours des dernires annes. Cette note est aussi bien destine aux maquettistes, aux diteurs quaux imprimeurs.

    La mise en place dun flux PDF Certifi est en effet un parfait exemple de solution Lean Six Sigma qui permet dappliquer les deux mthodologies complmentaires que sont le Lean et le Six Sigma.

    Avec la mthode Lean, lquipe en charge danalyser les flux PDF va s'attacher :

    maximiser la vitesse des processus dchange des fichiers PDF entre cratifs et professionnels prpresse,

    utiliser les outils Lean permettant d'analyser le flux du processus PDF et les dlais des activits de chacun des acteurs de la chane graphique,

    sparer les activits "valeur ajoute" (la cration et le traitement de fichiers PDF) de celles "non-valeur ajoute" (les multiples activits danalyse ou de correction de fichiers qui ne sont pas factures aux clients) en utilisant des outils destins supprimer les causes profondes de ces dernires ainsi que leurs cots,

    fournir un moyen de quantifier et de rduire le cot de la complexit du processus dchange de fichier PDF entre les acteurs de la chane graphique.

    En utilisant les outils Lean, lquipe en charge danalyser les flux ddition et prpresse expliquera trs aisment les opportunits, les avantages mettre en place un flux PDF Certifi en analysant diffrents aspects du processus comme le dlai dexcution et la vitesse, lefficience du processus ddition et prpresse, les activits avec valeur ajoute et celles sans, et les gaspillages que comportent les flux de production actuels.1 IlsagitduCertifiedPDFdEnfocusobtenudansPitStopetnondelacertificationAdobe.

  • 2Dlai dexcution prpresse dun fichier client et vitesse du processus prpresse

    Le dlai d'excution prpresse dun fichier client PDF ou natif correspond au temps qui s'coule entre le moment o le fichier client arrive au sein du service prpresse et celui o le fichier client est impos et ripp. Une quation simple, connue sous le nom de Loi de Little (du nom du mathmaticien qui l'a formule), met clairement en lumire les facteurs dont il dpend :

    Le temps ncessaire la ralisation du traitement du fichier client PDF ou natif (dlai d'excution) se calcule donc simplement par le rapport entre la quantit de fichiers client en attente de ralisation (travail en cours) et le nombre de traitement de fichiers qui sont menes bien chaque jour, semaine, etc. (taux moyen d'achvement). On s'aperoit trs vite que les temps d'analyse et de correction de fichiers peuvent augmenter de faon significative le dlai d'excution de fichiers clients qui est bien souvent factur son stricte minimum.

    Les activits avec valeur ajoute et celles sans

    Michael L. George dans son ouvrage Lean Six Sigma pour les services nous explique trs bien que pour dterminer si une tche contribue ajouter de la valeur, il suffit de se demander si le client serait prt payer pour elle si on lui en laissait le choix, ayant au pralable t prvenu quelle fait partie inhrente du prix dachat. Dans la ngative, sil savrait probable que le client refuserait de payer ou irait voir un autre fournisseur dont le service ninclut pas de cot de cette nature, alors cette tche est non valeur ajoute. Je connais pour ma part trs peu de clients prts rgler les cots des activits danalyse ou de correction de leurs fichiers dfectueux !

    Efficience du processus prpresse

    Un paramtre dterminant pour valuer le gaspillage2 dans un processus prpresse est le pourcentage du temps de cycle complet consacr la ralisation dactivits ajoutant de la valeur (limposition ou lpreuvage par exemple) par rapport au temps consacr raliser celles qui nen ajoutent pas (lanalyse et les corrections de fichiers dfectueux). Le calcul de lefficience du cycle du processus qui rapporte la quantit de temps valeur ajoute au temps de cycle complet du processus est le suivant :

    Ainsi,2 Leanidentifieseptformesspcifiquesdegaspillageprsentesdansmanotedu24octobre2009intitule Lean Six Sigma, une dmarche approprie pour moderniser vos processus prpresse et print

    Dlai d'excution = (quantit de travail en cours)/(taux moyen d'achvement)

    Efficience du cycle du processus = Temps valeur ajoute/Dlai dexcution total

  • 3Untauxdefficienceducycleduprocessusinfrieur10%indiquequeleprocessuspasse

    par beaucoup de phases de non valeur ajoute qui gnrent du gaspillage. Je laisse le soin chaque responsable prpresse de faire ce calcul.

    Gaspillage

    Comme nous venons de le voir, le gaspillage[2] est tout ce qui najoute pas de valeur aux yeux du client temps et cots de lanalyse et des corrections des fichiers client dfectueux dans ltude qui nous concerne. Par la mthode Lean, lquipe projet aura lopportunit de reprer et dliminer le gaspillage, c'est--dire les cots cachs des cots de fonctionnement des processus de production.

    Avec le Six Sigma, lquipe va sattacher cette fois plus particulirement :

    mettre l'accent sur la ncessit d'identifier les opportunits d'amlioration et d'liminer les dfauts tels que les dfinissent les clients,

    reconnatre que la variation (cest--dire le nombre de fichiers PDF dfectueux) masque la capacit offrir des services efficaces et de qualit (traitement rapide des fichiers),

    prsenter des solutions bases sur des donnes (le pourcentage de dossiers retravaills, le temps et l'argent dpenss en temps de vrification et de correction, etc.) et fournir des outils de qualit dtaills et puissants aptes rsoudre efficacement les problmes,

    proposer au sein des services ddition et prpresse une infrastructure de culture de performance trs directive

    Les donnes possibles permettant de calculer le retour sur investissement dune solution PDF Certi sont par exemple :

    la mesure du pourcentage de dossiers qui ont besoin d'tre retravaill avant d'tre traits, la mesure du temps et de largent dpenss en temps de vrification et de correction sur

    les fichiers entrants, le cot de ces oprations refactur aux clients, les cots de stockage et de tlcommunications associs aux changes de fichiers; la

    rduction de la taille des fichiers peut entraner des conomies importantes !

    L'investissement minimum en logiciels pour l'introduction dun flux de production PDF Certifivarieentre500et2000euros,pluslescotsdinstallation(formation,communication).

    Les installations grande chelle, pour des imprimeurs et des diteurs importants peuvent coter jusqu'15000euros,maiscescotssontmarginauxcomptetenuduretoursurinvestissement

    quils offrent.

    Efficience du cycle du processus prpresse = (Temps de tlchargement du fichier + temps dimposition + Temps de ripping) /

    (Idem + Temps danalyse + Temps de corrections)

  • 4Des statistiques recueillies travers lemondemontrentquedans40 - 80%des cas, les

    fichiers entrants doivent tre remanis par les imprimeurs. Dans la plupart des cas, les cots de vrification et de correction ne sont pas refacturs aux clients. Le client est quant lui trs souvent confront des cots supplmentaires. Il en rsulte ainsi la plupart du temps une situation perdant-perdant.

    Chaqueanne,lapluspetiteoprationd'impressionpeutproduirefacilement6000pages

    ouplus.Si40%decespages(soit2400)ontbesoind'treretravaillesgratuitement,cela

    reprsenteunedpensed'aumoins2400010lapage.Pourcetyped'opration,lepassage

    unfluxdeproductionPDFCertifiestintressant25-50%ducot,offrantunretoursur

    investissement sur une priode de 3 6 mois!

    Pour les diteurs, le PDF Certifi a pour avantage de rationaliser leurs processus, en rduisant de4080%leserreursventuellesetlatailledesfichierstransfrer.Selonlevolume,lecot

    delacrationdefichiersPDFprtpourlimpressionsetrouvequelquepartentre7et30

    lapageouledocument.Avecuninvestissementallantde2000/20000,leretoursur

    investissementsesitueentre100et1000pages.

    Planning de mise en place

    La mise en uvre dun flux PDF Certifi n'est pas sorcier. En fonction de la taille de votre organisation, le passage un flux de production PDF Certifi peut prendre de quelques jours quelques mois.

  • 5Migrer partiellement sur un flux PDF Certifi

    Migrer presque entirement sur du PDF Certifi dpend du segment du march et du type de clients servis. Un flux de production PDF entirement certifi est idal, car les avantages sont appliqus l'ensemble du processus. Pour certains processus tels que la publication de publicits, l'utilisation du PDF Certifi est devenu plus ou moins obligatoire. Pour une imprimerie de labeur, la faisabilit de migrer dpend principalement du type d'arrangements commerciaux qui existent entre le client, le crateur des fichiers PDF.

    Mme dans un flux de production partiellement transform, les avantages certifier les fichiers PDF sont extrmement importants. Un flux PDF Certifi permet de classer les travaux en fonction de leur degr de prparation, ainsi les cots de traitement peuvent tre calculs en fonction de la qualit du fichier envoy par le client. En interne, une fois contrl, les fichiers PDF Certifi peuvent tre directement envoys au service prpresse, les autres fichiers sont quanteuxenvoysauservicePAOpourtrecertifi.

    Les tapes pour une implantation russie dun flux PDF Certifi

    Une implantation russie dun flux PDF Certifi implique les tapes prconises par la techniqueDMAIC(Dfinir,Mes