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FETE DE L’IRIS 2020 – CONCOURS DE PROJETS ARTISTIQUESRÈGLEMENT DE PARTICIPATIONRéf. 2020-VB-IRIS-CONCOURS-ARTISTES

La Fête de l’Iris est la Fête de la Région de Bruxelles-Capitale.

Le weekend du 9 et 10 mai 2020, cette grande fête rassemblera tous les Bruxellois au sein de leur Région et invitera les visiteurs à venir faire la fête ensemble, gratuitement.

Le dimanche 10 mai 2020 en après-midi, cette manifestation culturelle, à la fois artistique et populaire, proposera aux Bruxellois de se rassembler, de célébrer leur Région, dans une ambiance chaleureuse, en découvrant un panorama des activités que peut offrir une région comme Bruxelles-Capitale.

A cette occasion, le gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale souhaite offrir une vitrine à tous les acteurs de la vie culturelle bruxelloise, artistique et associative.

Cet appel à projets porte sur le volet artistique et est destiné aux compagnies artistiques belges et internationales. Ce volet se déroulera le dimanche 10 mai, de 12h à 18h.

2. OBJET ET RÉGLEMENTATION APPLICABLE

L’objet du Règlement est de définir les conditions de participation au concours, son déroulement et les projets qui seront soumis à l’appréciation du Jury. Cette procédure aboutira au choix d’un ou de plusieurs Lauréats par le Jury et sera suivie d’une procédure négociée avec ce(s) dernier(s).

Les dispositions légales applicables sont notamment les suivantes :- La loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et plus particulièrement l’article 50 ;- L’arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et plus particulièrement le chapitre 4 intitulé ‘concours’ (articles 117 et suivants)

1. LE FESTIVAL

Le public de l’événement est un public majoritairement familial.

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3. DEFINITIONS

Les termes suivants utilisés dans le présent règlement sont définis comme suit :

OrganisateurL’asbl visit.brussels dont le siège social est sis à 1000 Bruxelles, rue Royale 2-4, inscrite à la BCE sous le numéro 0600.885.207.

Candidat ou équipe candidateLa personne physique ou morale ou le regroupement de celles-ci ayant valable-ment introduit une candidature considérée recevable et choisie par l’Organisa-teur dans le respect des conditions stipulées au Règlement.

JuryLe jury est un organe indépendant chargé de la sélection du présent concours. Il a une compétence d’avis. Il est composé de représentants actifs dans le monde de l’événementiel et de l’art de rue. Le nombre est déterminé par l’Organisateur (5 personnes minimum dont au moins une ne faisant pas partie de visit.brussels).

Lauréat Le candidat dont le projet aura été sélectionné par l’Organisateur et avec qui l’Organisateur pourra passer un marché public de services conformément à l’article 42 §1er 5° de la Loi sur les marchés publics. Le Lauréat (adjudicataire) signera une convention avec l’Organisateur (pouvoir adjudicateur) modalisant le montage et démontage du projet artistique retenu ainsi que les conditions financières et toute autre forme de collaboration.

ProjetLa proposition que chaque Candidat soumettra à l’appréciation du Jury pourra consister en une installation, habillage de l’espace urbain, art de la rue, art du cirque et art forain, exposition, jeu et animation spécifique pour enfant, atelier participatif, maquillage, etc. La remise de propositions de spectacles musicaux type concerts sur scène ne sont pas d’application dans ce concours à projets.

4. IMPLANTATION DU FESTIVAL

La Fête de l’Iris aura lieu essentiellement dans le Parc de Bruxelles, sur la Place des Palais et éventuellement quelques rues situées aux alentours. L’espace sera défini en fonction des projets sélectionnés. L’Organisateur est maître dans l’attribution du lieu où se déroulera le projet. Le candidat peut cependant don-ner sa préférence quant au lieu qu’il désirerait occuper.

5. CANDIDATURE – RECEVABILITE

a. Conditions de recevabilité

Sera considérée comme recevable, toute personne physique ou morale répondant aux conditions suivantes : - Être capable juridiquement - Être majeur - Parler français, néerlandais ou anglais

La participation au concours est libre et gratuite.

Plusieurs projets peuvent être proposés par la même compagnie ou par le même artiste.

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Le budget remis par le Candidat pour le projet doit inclure : - Le cachet artistique ; - Les frais de transport du matériel et de l’équipe ; - La logistique que le soumissionnaire prend à sa charge (merci de détailler celle-ci le plus précisément possible dans le dossier de candidature).

Si le Projet du Lauréat fait l’objet de l’attribution d’un marché de services, visit.brussels s’engage a priori et sous certaines conditions à prendre à sa charge les frais supplémentaires suivants : - Les frais liés au volet technique ; - La mise à disposition d’engins de levage pour le montage et le démontage, si nécessaire (et le personnel habilité à manier ces engins) ; - L’aspect gardiennage pendant la période de (dé)montage et pendant le festival, selon le type de projet - Les éventuels droits d’auteurs (SABAM, SACD,…) ; - Les consommations d’électricité et les éventuelles consommations d’eau ; - Ceux liés à un éventuel prêt de matériel (type tente, tables, chaises, sous réserve de disponibilité) ; - Le catering du midi, le jour de la prestation

Cette prise en charge sera convenue dans une convention entre les Parties.

Les frais d’hébergement ne seront pas pris en charge pour les compagnies belges.

Pour les compagnies basées hors Belgique et si le Projet du Lauréat fait l’objet de l’attribution d’un marché de services visit.brussels s’engage a priori et sous certaines conditions à prendre à sa charge les frais supplémentaires suivants : - Le logement des équipes pour la durée du montage, la durée de l’exploitation pendant le festival et la durée du démontage (en principe, maximum 2 nuits ; toute demande de nuitée supplémentaire pourra faire l’objet d’une négociation avec le pouvoir adjudicateur dans le cadre de l’attribution du marché de services); - Les repas durant la durée d’hébergement (nombre de repas à confirmer avec visit.brussels après la sélection du projet)

Cette prise en charge sera convenue dans une convention entre les Parties.

c. Modalité de dépôt du dossier de candidature

Les dossiers de candidature sont à remettre pour le dimanche 12 janvier 2020 à 23h59 au plus tard :- Soit électroniquement via le formulaire ci-dessoushttp://crm.visit.brussels/visitbrussels-aelvs/pages/jerfuavreeqoeqanoi1fwq.html

- Soit électroniquement via la plateforme « e-tendering » via le site internet https://eten.publicprocurement.be/etendering/.

Si vous désirez envoyer certains documents par courrier postal, merci de nous les faire parvenir à l’adresse suivante:visit.brussels - Département EventsConcours à projets artistiques « Fête de l’Iris »Rue Royale, 2-4 - 1000 Bruxelles - Belgique

b. Dossier de candidature à remettre (cf. Formulaire de candidature)

i. Partie administrativeLe dossier peut être remis dans les trois langues acceptées dans le cadre de ce concours à projets : français, néerlandais ou anglais.

ii. Partie budgétaire

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Un accusé de réception sera adressé aux postulants dans les 5 jours après réception du dossier de candidature.

Après la réception et l’analyse du dossier de candidature, l’Organisateur informe le candidat de la (non) recevabilité du Projet.

6. CALENDRIER PREVISIONNEL

Actions Date prévisionnelleDépôt dossier de candidature Date limite : dimanche 12/01/2019 à 23h59

Accusé de réception du dossier de candidature Dans les 5 jours après réception du dossierAvis du jury Fin janvierAttribution des marchés publics de services avec quelques lauréats

Début février

Montage des projets Le 09 ou le 10/05/2020 (ou plus tôt si accord préa-lable de visit.brussels)

Démontage des projets Le 10/05/2020 (ou plus tard si accord préalable de visit.brussels)

7. ATTRIBUTION

a. Critères d’évaluation

Le Jury examinera les dossiers sur base de 4 critères d’évaluation :

Critères Critères d’évaluation PondérationQualité du projet Chaque projet sera évalué par le jury sous l’angle de sa

qualité globale (esthétique, lisibilité des infos fournies dans le dossier de candidature, adéquation du projet avec le type de public de l’événement)

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Prix

Le Festival dispose d’un montant défini pour le volet d’art de rue ; le jury devra donc composer sa sélection en fonction de cette enveloppe.

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Faisabilité technique La faisabilité technique du projet sera également prise en compte.

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Cohabitation avec les autres activités

L’espace du Festival étant limité, la réflexion du jury portera également sur la cohabitation entre certains types de pro-jets (intimistes, bruyants…).

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Le Jury consigne dans un procès-verbal signé par ses membres le classement des projets recevables décidé selon les critères d’évaluation ainsi que ses observations et tout point nécessitant des éclaircissements.

Les participants peuvent être priés, si nécessaire, de répondre aux remarques et questions consignées dans ledit PV afin de clarifier tel ou tel aspect d’un projet.

Un PV complet de l’échange d’information entre les membres du jury et les participants est également établi.

Sur base de l’avis du jury, l’Organisateur analysera les projets remis dans le cadre du présent concours à projets et désignera les lauréats. S’il ne suit pas l’avis du jury, il justifiera son choix.

Aucune prime ni indemnité n’est octroyée par l’Organisateur aux candidats ni aux lauréats. Quelques lauréats se verront attribuer un marché public de service relatif à la mise en œuvre de leur projet gagnant du présent concours à projets.

Au cours de la phase d’exécution du marché public de services, le(s) Lauréats pourra/pourront s’écarter du Projet ayant fait l’objet de la décision de l’organisateur après négociations et dérogation expresse et écrite accordée par l’Organisateur.

Le(s) Lauréat(s) s’engage(nt) à signer et à respecter le marché public de services qui fait suite à la sélection de sa/leur candidature. Cela se fera sous la forme d’une convention qui déterminera les droits et devoirs du Lauréat et de l’Organisateur dans le cadre de la mise en œuvre du Projet.

Le présent Règlement ainsi que le Projet tel que présenté et accepté par l’Organisateur font partie intégrante de la convention de telle sorte que le non-respect de l’un ou l’autre document entraine de plein droit une vio-lation de ladite convention.

Ces lauréats seront alors contactés par l’Organisateur qui passera avec ces derniers un marché public de services via une procédure négociée sans publication préalable. Dans ce cadre-là une convention sera établie entre le lauréat (adjudicataire) et l’Organisateur (pouvoir adjudicateur).

c. Candidats non sélectionnés

Aucune indemnité n’est prévue pour les candidats non sélectionnés. Ces derniers sont les bienvenus pour tenter leur chance au prochain concours à projets de l’année suivante.

b. Désignation des lauréats

8. OBLIGATIONS DU LAURÉAT

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9. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

- le droit de faire circuler, partager, vendre ou faire vendre les images, photos, vidéos, etc. de son œuvre ; - le droit de montrer et de communiquer au public son œuvre, à tout endroit et par tout procédé, notamment via les réseaux et/ou d’autres moyens de télécommunications (éther ou numérique, internet, câble, analogique, numérique, ADSI, satellite, réseau 3G), de manière linéaire ou non linéaire ; - le droit d’exploiter les réalisations de manière secondaire et dérivée, notamment sur tout support papier (p. ex. presse, affiches, journaux, livres), audio et vidéo (vidéocassettes, DVD, CD, CD-ROM), et ce tout à fait gratuitement.

Le prestataire garantit l’Organisateur contre tous recours ou actions que pourrait former un tiers à un quelconque titre que ce soit à l’occasion de l’exécution du marché de services et notamment dans l’hypothèse où un tiers estimerait avoir des droits quelconques à faire valoir et qui s’opposerait à l’exercice paisible des droits cédés à l’organisateur.

Il est de plus précisé qu’en aucun cas, l’Organisateur ne pourra être contraint de payer quoi que ce soit à un tiers quelconque détenteur (et/ou exploitant) d’un brevet, licence, etc., employés pour l’exécution du présent concours à projet, le candidat ayant dans tous les cas, la charge exclusive de ces procédés d’exécution et ce, même s’il ne ressort qu’indirectement de prescriptions applicables au présent concours à projet que l’utilisation d’un brevet, d’une licence, etc., est nécessaire pour une exécution conforme des prestations régies par le présent Cahier spécial des Charges.

Ainsi, tous les frais liés à un brevet, les licences, royalties, droits d’auteurs ou frais divers sont à charge du candidat, lequel reste seul responsable de toutes revendications.

En participant au présent concours à projets, les candidats acceptent que l’Organisateur puisse diffuser leur nom dans le cadre de l’avis sur les résultats du concours et exposer leur projet en cas d’attribution de marché de services et ce, sans dédommagement.

Le Lauréat s’engage à céder à l’Organisateur une partie des droits intellectuels qu’il détiendrait quant aux missions prestées en exécution du marché de services, à savoir - le droit de (re)produire ou faire reproduire des photos, des vidéos, etc. de son œuvre, de les adapter/modifier et de les diffuser auprès du public, et ce sans limite de nombre, de manière intégrale ou partielle, sur tout support (papier, analogique, etc.) et quel que soit le format, et notamment le droit de numériser ou de faire numériser les images ;

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10. CONTACT

Pour toute question concernant cet appel à projets, n’hésitez pas à contacter :

AUDREY ANTOINEevents@visit.brussels

0032 2 549 50 12

Dans tous les cas où il serait mis fin anticipativement au marché de services passé avec un Lauréat suite au présent concours à projets, l’Organisateur (pouvoir adjudicateur) se réserve le droit de faire poursuivre le projet sur la base des documents élaborés par le Lauréat, sans que ce changement d’attribution puisse donner lieu à une indemnité quelconque.