Fed -manuel centre-draft 1

Ministère à la Condition Féminine et aux Droits des Femmes MCFDF

Centre de Documentation sur la Question de Genre

Manuel organisationnel et opérationnel

DRAFT 1

Juillet 2017

2

TABLE DES MATIERES

Introduction Page 3 Liste des abréviations et des sigles – Glossaire Page 4 Chapitre I. Cadre légal, Mission et Buts Page 5 Chapitre II. Structure, Sous-structures et Liaisons fonctionnelles Page 5 Chapitre III. Composition, Gestion du personnel, Description des tâches et Liaisons hiérarchiques Page 6 Chapitre IV. Inventaire, Acquisition et Gestion de stocks Page 11 Chapitre V. Classement et Déclassement, Gestion de Cardex et «Bulletinage» Page 13 Chapitre VI. Entretien, Sécurisation et Conditionnement de l’espace Page 15 Chapitre VII. Gestion, entretien des matériels et équipements Page 17 Chapitre VIII. Services aux usagers-usagères et leur mode de fonctionnement, Infractions et sanctions Page 18 Chapitre IX. Gestion des Ressources financières et leur utilisation 2 Chapitre X. Partenariat et/ou Jumelage institutionnel Page 23 Chapitre XI. Dispositions finales Page 24 Annexe. Organigramme du CDQG Page 25

3

Introduction

La question de genre depuis plus de deux décennies, occupe une place importante dans les politiques nationales quoique de manière mitigée notamment avec la mise en place du Ministère à la Condition Féminine et aux Droits des Femmes en novembre 1994, l’application des différentes conventions internationales et régionales relatives aux droits des femmes et à l’égalité des sexes, la production sous le leadership du MCFDF des Rapports d’application de la Convention des Nations Unies pour l’Elimination de toutes les formes de Discrimination à l’égard es Femmes (CEDEF-2006- 2010), l’élaboration et l’adoption par le MCFDF des Plans Nationaux de l’Egalité des Sexes, la synergie d’actions entre le MCFDF et les organisations de femmes pour lutter contre la Violence Basée sur le Genre (Gender-Based Violence), la mobilisation des mouvements féministes et organisations de femmes pour la participation politique et électorale des femmes aboutissant à la reconnaissance du Quota de 30% des femmes à tous les niveaux de la vie nationale par la Constitution du 29 Mars 1987 Amendée de 12 Janvier 2012 en son article 17.1. La question de genre n’est pas un phénomène sociétal isolé et passager, mais une construction sociale liée dans le temps et l’espace aux facteurs historiques, culturels et sociaux de rapports sociaux de sexe. C’est dans ce sens, qu’elle doit être appropriée par tous les acteurs de la société et prise en compte par l’Etat haïtien dans toutes ses politiques nationales et programmes gouvernementaux en termes de politiques publiques sectorielles de genre. Cependant, pour que cette prise en compte soit effective et ait les impacts souhaités pour pouvoir réduire les inégalités et la violence de genre, les données sexo-spécifiques doivent être régulièrement collectées, actualisées et mise à contribution des acteurs sociaux et des politiques sous forme de base données à travers une documentation organisée, centralisée, sécurisée et durable. C’est dans cette perspective que le MCFD dans sa loi organique a prévu en son article 34 un Service de Documentation et de Gestion des données et qui a été mise en place depuis 1997 et évoluant sous la Direction de la Prise en Compte de l’Analyse selon le Genre (DPAG). Ce service a évolué selon les besoins pour devenir Centre de Documentation sur la Question de Genre (CDQG) Aussi, ce Manuel organisationnel et opérationnel du Centre de Documentation sur la Question de Genre avec le support de l’USAID à travers le « Projet KONBAT VYOLANS »est-il élaboré en conformité avec l’article 34 de la loi organique du MCFDF. Il a pour principal but d’organiser et réguler le fonctionnement dudit centre en vue de mieux organiser la documentation disponible et de la rendre accessible aux besoins du Ministère, des autres Ministères, des institutions privées et organisations de la société civile, des usagers et des usagères comme les étudiants-étudiantes et les chercheurs-chercheuses?

4

Liste des abréviations et des sigles - Glossaire

Abréviations et sigles

CDQG : Cendre de Documentation sur la Question de Genre CIEL : Catalogue Informatisé en Ligne DPAG : Direction de la Prise en Compte de l’Analyse selon le Genre MCFDF : Ministère à la Condition Féminine et aux Droits des Femmes SIGB : Système Intégré de Gestion de Bibliothèque

Glossaire

Acquisition : Ensemble des méthodes et moyens orientant l’acquisition de documents quel que soit leur support, pour un accroissement et une mise à jour de bibliothèque ou d’un centre de documentation d’un organisme ou d’une institution, en tenant compte de l’existant, des intérêts et des besoins des usagers et usagères « Bulletinage » : Opération dans une bibliothèque ou un centre de documentation qui consiste à pointer chaque périodique de son arrivée. Dans les bibliothèques non informatisées, le bulletinage se fait sur une fiche cartonnée par titre. L'ensemble des fiches constitue le Cardex. Cardex : Sorte de meuble de classement, qui est un classeur horizontal. Inventaire : Méthode permettant d’identifier et de dresser une liste exhaustive et qualitative des documents, des mobiliers, équipements et matériels possédés par l’établissement ou le centre. Il désigne également désigne un type d’instrument de recherche décrivant chacune des pièces qui constituent un article, par exemple chacune des feuilles se trouvant dans une liasse ou un dossier. L'autre type d'instrument de recherche en usage dans les archives, le répertoire, décrit l'ensemble du contenu d'un article. Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB): Logiciel destiné à la gestion informatique des différentes activités nécessaire au fonctionnement d’une bibliothèque ou d’un centre de documentation (gestion des collections et des usagers-usagères, de la circulation des documents, des acquisitions, édition de rapports statistiques). Un SIGB repose en général sur une base de données relationnelle, un logiciel pour interagir avec cette base de données, une interface graphique destinée aux professionnels, et une destinée au public.

5

CHAPITRE I Cadre légal, Mission et Buts

Article 1er.-

Conformément à l’article 34 de la loi organique du MCFDF, il a été établi par décision administrative le Cendre de Documentation sur la Question de Genre (CDQG). Article 2.-

Le Centre de Documentation sur la Question de Genre (CDQG) selon l’esprit de l’article 34 en son point 4 de la loi organique du MCFDF, a pour mission de « constituer une bibliothèque de documentation pouvant servir comme base de données fiables, accessibles, de référence centrale et de consultation sur la question de genre au profit du Ministère et des autres Ministères, des usagers et usagères externes. Article 3.-

Conformément à sa mission fixée à l’article 2 du présent manuel, le CDQG poursuit deux principaux:

- Collecter, archiver et sécuriser toute la documentation produite sous quelle forme que ce soit sur la question de genre au niveau international, national, régional et subrégional ;

- Mettre à disposition, à contribution et à profit des acteurs étatiques et non étatiques toute la documentation sur la question de genre leur permettant de définir, d’élaborer et de mettre en œuvre leurs politiques et leurs actions dans le secteur au regard des législations internationale, régionale, subrégionale et nationale relatives aux droits des femmes et des filles, à l’égalité entre les sexes et à l’équité de genre.

CHAPITRE II Structure, Sous-structures et Liaisons fonctionnelles

Article 4.-

Conformément à l’article 34 de la loi organique du MCFDF, le CDQG est un Service rattaché à la Direction de la Prise en Compte de l’Analyse selon le Genre (DPAG). Article 5.-

En vue de répondre à sa mission et ses deux principaux buts, le CDQG est doté de trois (3) principales sous-structures ou Sections :

a) Section d’Archivage et de Services aux Usagers-Usagères b) Section de Commande, de Gestion de stock et d’Entretien des Documents

6

c) Section de Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace.

D’autres sections pourraient être définies et mises en place en fonction des besoins en développement structurel et programmatique du centre. Article 6.-

Le CDQG est en liaison hiérarchique fonctionnelle directe avec la DPAG de qui il reçoit des orientations, des directives et des instructions en matière de politique de documentation définie par le Ministère sur la question de genre, soumet des réquisitions, des rapports réguliers et circonstanciés.

Le CDQG établit des liens fonctionnels avec les autres structures du Ministère tant du Bureau Central que des Services déconcentrés dans le cadre de sa mission et ses buts principaux, mais ne reçoit aucune instruction de ces dernières. Article 7.-

Toute décision ou toute activité qui peut avoir une incidence administrative et programmatique quelconque en termes de services aux usagers et usagères, le CDQG doit consulter la DPAG.

CHAPITRE III Composition, Gestion du personnel, Description des tâches et

Liaisons hiérarchiques Section 1: Composition

Article 8.-

Le CDQG est composé comme suit :

- Un personnel administratif et technique - Un personnel de soutien

A. Du personnel administratif et technique. Il comprend :

a) Un Chef ou une Cheffe de Service b) Un Technicien ou une Technicienne en Archivage et Gestion des Services aux

Usagers-Usagères c) Un Technicien ou une Technicienne en Commande, en Gestion de stock et en

Entretien de la Documentation d) Un ou une Technicienne en Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures,

d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace. e) D’Archivistes et Relationnistes en Documentation et Relations publiques

7

f) Des Programmateurs et Programmatrices, des Gestionnaires de Réseaux et d’Equipements Informatiques.

B. Du personnel de soutien. Il comprend :

g) Des Ménagers et/ou Ménagères h) Des Messagers et/ou Messagères i) Des Chauffeurs et/ou Chauffeuses

D’autres types de personnel pourraient être définis, d’autres membres du personnel pourraient être déterminés et/ou augmentés en fonction des besoins en ressources humaines du centre. Section 2 : Gestion du personnel, Description des tâches et Liaisons hiérarchiques

Article 9.-

Le personnel administratif et technique du CDQG est géré selon la loi sur la fonction publique, le Manuel organisationnel et Fonctionnel du Ministère, le présent manuel du centre. Article 10.-

Outre les tâches définies au regard de la loi sur la fonction publique et selon le Manuel Organisationnel et Fonctionnel du Ministère, les membres du personnel administratif et technique sont astreints à des tâches leur permettant de répondre à la mission, aux deux principaux buts et aux activités du CDQG. Article 10.1.-

Du Chef ou de la Cheffe de service. Il/elle a pour tâches:

- De s’assurer du fonctionnement régulier du service en l’occurrence du centre; - De superviser le personnel du centre; - De veiller à l’utilisation rationnelle et équitable des biens du centre en termes de

documentation, d’espace physique, de matériels, d’équipements et de fournitures; - D’assurer du suivi de toutes les réquisitions faites au profit du bon fonctionnement et de la

réalisation de ses activités; - De préparer de concert avec le personnel technique les Rapports réguliers et

circonstanciés; - D’évaluer de concert avec le personnel technique les besoins du centre; - D’évaluer le personnel du centre; - De représenter le centre sur demande de la Direction de Programmation et d’Analyse selon

le Genre ; - D’évaluer les besoins du personnel en matière de formation continue et d’en assurer le

suivi ; - De soumettre des rapports réguliers et circonstanciés à la Direction de Programme et

d’Analyse selon le Genre

8

- D’exécuter toute autre tâche dans le cadre de fonctionnement et des politiques du Ministère dans la matière, de la mission, des buts et des activités du Centre.

Article 10.2.-

Du Technicien ou de la Technicienne en Archivage et Gestion des Services aux Usagers-Usagères. Il/elle est responsable de la Section d’Archivage et de Gestion des Services aux Usagers-Usagères et a pour tâches:

- De s’assurer du bon maintien du système d’archivage et de sa mise à jour; - De veiller à la qualité et au maintien des Services aux Usagers-Usagères - D’encadrer et de superviser le travail des archivistes, des relationnistes, des

programmateurs /programmatrices et toute autre personne sous sa supervision ; - D’évaluer les besoins de la section ; - De soumettre des rapports réguliers et circonstanciés au Chef ou à la Cheffe de Service ; - D’exécuter toute autre tâche dans le cadre de fonctionnement et des politiques du

Ministère dans la matière, de la mission, des buts et des activités du Centre.

Article 10.3.-

Du Technicien ou de la Technicienne en Commande, en Gestion de stock et en Entretien de la Documentation. Il/elle est responsable de la Section de Commande, de Gestion de stock et d’Entretien de la Documentation et a pour tâches:

- De s’assurer de l’alimentation et de la mise à jour de la documentation du centre dans toutes ses composantes et formes ;

- De s’assurer de la tenue en état des documents et d’en proposer les améliorations et les mises à jour en temps opportun ;

- De s’assurer de la mise à jour des outils de gestion du système de commande, de gestion et d’entretien de stock ;

- D’encadrer et de superviser le travail des personnes ressources sous sa supervision ; - D’évaluer les besoins de la section ; - De soumettre des rapports réguliers et circonstanciés au Chef ou à la Cheffe de Service ; - D’exécuter toute autre tâche dans le cadre de fonctionnement et des politiques du


Article 10.4.-

Du Technicien ou de la Technicienne en Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace est responsable de la Section Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, il/elle a pour tâches:

- De s’assurer de la Gestion des Matériels, des Equipements et Fournitures du centre ; - De s’assurer du maintien en état et de la sécurisation de l’espace affecté au centre ; - D’évaluer les besoins et d’en faire les réquisitions en temps opportun ;

9

- De proposer et de conduire des séances de simulation relative à la sécurité notamment le déclassement des ouvrages hors séries, le déplacement des œuvres d’arts, les alertes à l’incendie de toutes sortes, au tremblement de terre et autres catastrophes naturelles, l’évacuation du personnel et des usagers/usagères ;

- De s’assurer du déplacement et de la mise en lieu sûre des ouvrages d’importance stratégique et hors séries, d’œuvres d’arts en cas de guerre ou de tout conflit armé pouvant conduire à des actes de vandalisme du centre par les belligérants;

- D’encadrer et de superviser le travail des personnes ressources sous sa supervision; - D’évaluer les besoins de la section; - De Soumettre des rapports réguliers et circonstanciés au Chef ou à la Cheffe de Service ; - D’exécuter toute autre tâche dans le cadre de fonctionnement et des politiques du


Article 10.5.-

Des Archivistes et Relationnistes. Ils/elles travaillent sous la supervision du Technicien ou de la Technicienne en Archivage et Gestion des Services aux Usagers-Usagères. Ils/elles ont tâches :

- De déclasser et classer les documents ; - Maintenir à jour le système d’archivage de la documentation notamment la numérotation,

le « cardex » ou « bulletinage » et la base de données informatisées ; - De s’assurer de l’état des casiers et des ouvrages en rapportant les observations faites

pour suivi ; - D’accueillir et d’orienter les usagers et usagères ; - De fournir usagers et usagères les informations nécessaires sur le fonctionnement du

centre ; - De veiller à la bonne utilisation des documents par les usagers et usagères, - De mettre en garde tout usager et toute usagère tendant à vandaliser un ouvrage soit en

arrachant une ou plusieurs pages, soit en le camouflant pour l’emporter ; - De veiller à ce que les usagers et usagères ne mangent ni ne boivent dans les salles de

consultation ; - De veiller à ce que les usagers et les usagères ne troublent pas l’ordre de l’espace ; - De participer à l’évaluation des besoins et des services du centre ; - De dresser des rapports journaliers sur la fréquentation du centre et en soumettre des

rapports consolidés réguliers circonstanciés à leur supérieur hiérarchique direct ; - D’exécuter toute autre tâche dans le cadre de fonctionnement et des politiques du


Article 10.6.-

Des Programmateurs et Programmatrices, Gestionnaires de Réseaux et d’Equipements Informatiques. Ils/elles travaillent sous la supervision du Technicien ou de la Technicienne en Archivage et Gestion des Services aux Usagers-Usagères. Ils/elles ont tâches :

10

- De maintenir à jour et d’entretenir le système de programmation des logiciels d’archivage et des services en ligne du centre ;

- De constituer et de maintenir la base de données d’archivage de toute la documentation ; - D’aider et d’encadrer sous forme de séance d’orientation technique des archivistes

relationnistes sur le système d’archivage du centre ; - De proposer des changements ou des adaptations du système d’archivage du centre selon

le Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB) ; - De mettre à jour et d’entretenir le système des services de consultation en ligne du centre - De s’assurer du maintien en état des équipements informatiques et photocopies ; - D’évaluer les besoins de mise à jour du système d’archivage, de consultation en ligne, en

équipements informatiques et photocopies ; - pour suivi ; - De participer à l’évaluation des besoins et des services du centre ; - De dresser des rapports réguliers circonstanciés à leur supérieur hiérarchique direct ; - D’exécuter toute autre tâche dans le cadre de fonctionnement et des politiques du


Article 11.-

Le personnel de soutien du CDQG est géré selon la loi sur la fonction publique, le Manuel organisationnel et Fonctionnel du Ministère, le présent manuel du centre. Article 12.-

Outre les tâches définies au regard de la loi sur la fonction publique et selon le Manuel Organisationnel et Fonctionnel du Ministère, les membres du personnel de soutien sont astreints à des tâches leur permettant de répondre à la mission, aux buts et aux activités du CDQG. Article 12.1.-

Des Ménagers et/ou Ménagères. Ils/elles travaillent sous la supervision Du Technicien ou de la Technicienne en Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace. Is/elles ont pour tâches :

- De maintenir en état l’espace des usagers et des usagères ; - D’entretenir les casiers propres ; - De signaler à leur supérieur hiérarchique toute situation pouvant affecter l’état des

documents et de la salubrité de l’espace ; - D’exécuter toute autre tâche dans le cadre de fonctionnement et des politiques du


11

Article 12.2.-

Des Messagers et/ou Messagères. Ils/elles sont au service du personnel administratif et technique. Is/elles ont pour tâches :

- D’assurer la transmission des courriers internes et externes - D’assurer la liaison entre le centre, les Directions et les autres Services du Ministère ; - D’exécuter toute autre tâche dans le cadre de fonctionnement et des politiques du

Ministère dans la matière, de la mission, des buts et des activités du Centre. Article 12.3.-

Des Chauffeurs et/ou Chauffeuses. Ils/elles sont au service du personnel administratif et technique. Is/elles ont pour tâches :

- D’assurer le transport du personnel, des matériels et équipements du centre ; - D’exécuter toute autre tâche dans le cadre de fonctionnement et des politiques du


CHAPITRE IV Inventaire, Acquisition et Gestion de stocks

Section 1 : Inventaire, Acquisition et Gestion de stocks de la documentation

Article 13.-

Sous la supervision de la Section de Commande, de Gestion de stock et d’Entretien des Documents, est procédé à la fin de chaque exercice à un inventaire de la documentation en dur et en ligne. Article 13.1.-

L’inventaire se fait sur toutes les gammes et variétés de la documentation du centre en dur et en ligne comprenant :

- Des ouvrages - Des bulletins et brochures - Des revues - Des œuvres d’arts - Des œuvres audio (cassettes, CD) et audio-visuelles (DVD, films à bandes magnétiques) - Du site de la documentation en ligne

12

Article 13.2.-

L’inventaire se fait dans le but :

- De déterminer par comparaison à l’exercice passé la quantité et la qualité en termes d’état des gammes et variétés de la documentation selon le SIGB ;

- De placer des commandes pour remplacer telle ou telle documentation manquante encore disponible sur le marché ou dans les institutions donatrices;

- De procéder à la réparation d’ouvrages ou d’œuvres d’art en détérioration ; - De retirer des casiers les ouvrages de très mauvais état qui risquent d’affecter l’état des

autres ouvrages ; - De faire de nouvelles acquisitions d’ouvrages dans la thématique genre ou d’autres

liées à celle-ci par achat ou par demande en don ; - De déterminer tout autre élément relevé lors de l’inventaire ; - D’alimenter ou d’actualiser le site de la documentation en ligne selon le SIGB.

Article 13.3.-

A la fin de l’inventaire, la Section de Commande, de Gestion de stock et d’Entretien des Documents dresse un Rapport détaillé qu’elle soumette au Chef ou à la Cheffe de Service du CDQG pour suivi administratif et opérationnel. Section 2 : Inventaire, Acquisition et Gestion de stocks de matériels, d’équipements et de

fournitures

Article 14.-

Sous la supervision de la Section de Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, est procédé à la fin de chaque exercice à un inventaire de matériels, d’équipements et de fournitures. Article 14.1.-

L’inventaire se fait sur tous les matériels, équipements, fournitures et autres biens dans l’environnement du centre comprenant :

- Des matériels de bureaux - Des équipements informatiques - Des équipements électromécaniques - Des équipements électriques - Des photocopieuses - Des matériels roulants - Des matériels électroniques - Des matériels de sécurisation - Des fournitures de bureaux - Des matériels et fournitures d’ornement de l’espace - De tous autres matériels, équipements et fournitures faisant partie des biens du centre

13

Article 14.2.-

L’inventaire se fait dans le but :

- De déterminer par comparaison à l’exercice passé la quantité et la qualité en termes d’état de tout ce que possède le centre lors de l’inventaire comme matériels, équipements et fournitures;

- De faire des acquisitions ou des réparations selon le cas; - De mettre hors d’usage pour cause de sécurité certains matériels et équipements ; - D’aménager, de rénover l’espace et/ou augmenter la capacité d’accueil ; - De déterminer tout autre élément relevé lors de l’inventaire ;

Article 14.3.-

A la fin de l’inventaire, la Section de Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace dresse un Rapport détaillé qu’elle soumette au Chef ou à la Cheffe de Service du CDQG pour suivi administratif et opérationnel.

CHAPITRE V Classement et Déclassement, Gestion de Cardex et «Bulletinage»

Section 1: Classement et déclassement

Article 15.-

Il est établi un système de classement et classement basé sur le Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB).

Outre le logiciel permettant l’établissement du système informatisé de la documentation, il est établi un système physique ou encore non informatisée qui est le Cardex et « bulletinage en corrélation et harmonie avec le SIGB.

Le classement et le déclassement se fait par les Archivistes-relationnistes sous la supervision de la Section d’Archivage et de Services aux Usagers-Usagères avec le support des Programmateurs/Programmatrices et Gestionnaires de Réseaux et d’Equipements Informatiques. Article 15.1.-

Le classement suit le processus ci-après:

- La répartition de l’espace pour le placement de chaque catégorie de documents tels ouvrages, revues, bulletins, journaux de la place, collection d’œuvres d’arts, œuvres audio (cd) et audiovisuelles etc.

- La fiche signalétique qui identifie clairement les rayons et les catégories de documents; - La numérotation de chaque pièce (ouvrage, œuvre d’art, document audio ou

audiovisuel etc.…) de la documentation qui est établie selon le SIGB ;

14

- Les Cardex, sorte de classeur horizontal métallique anti-feu qui contiennent des cartons où sur chacun est inscrit le titre de chaque pièce, l’auteur ou l’auteure/les auteurs et/ou auteures, l’édition, la date de parution, la numérotation, ce qu’on appelle le « bulletinage ». Toutes ses données sont inscrites selon le SIGB ;

- L’insertion de toute nouvelle pièce dans le SIGB avant d’être classée dans un rayon et dans une catégorie de document quelconque ;

- Le classement de toute pièce après sa consultation par les usagers et usagères ; - La vérification de l’état de chaque pièce avant d’avant être classé dont un rapport

circonstancié est dressé et rapporté selon le cas ; - L’établissement d’un Rapport de classement avec mention sur l’état des pièces si c’est le

cas en fin de fermeture des activités de la journée ; Article 16.-

Le déclassement se fait selon SIGB, par Cardex et « bulletinage ». Il suit le processus ci-après:

- Le déclassement pour inventaire; - Le déclassement pour évaluation de l’état des documents dans toutes ses gammes et

variétés; - Le déclassement pour consultation des usagers et usagères. Ce type de déclassement se

fait par routine des Archivistes et par recherche dans les Cardex pour faciliter la localisation du document;

- L’établissement d’un Rapport de déclassement avec mention sur l’état des pièces si c’est le cas en fin de fermeture des activités de la journée;

Section 2 : Gestion de Cardex et «Bulletinage»

Article 17.-

Outre le SIBG, l’organisation de la documentation se fait par également par « bulletinage » en vue de répondre à toute défaillance informatique du SIGB. Le « bulletinage » consiste à établir des fiches cartonnées par titre. Article 17.1.-

Le « bulletinage» doit faire régulièrement afin de pouvoir mettre rapidement les nouveaux numéros à disposition des usagers-usagères et de pouvoir relancer éditeurs pour les numéros manquants.

Article 18.-

Les fiches cartonnées par titre constituent le Cardex. Elles sont classées par ordre alphabétique de A à Z.

15

Article 18.1.-

Il est établi deux types de Cardex:

- Les Cardex pour la recherche par titre des documents sollicités par les usagers-usagères; - Les Cardex contenant des fiches cartonnées de prêt pour usagers et usagers. Ces fiches

doivent contenir pour chaque usager et/ou usagère son Nom et Prénom (s), ses numéros de pièces d’identité, son adresse personnelle, son adresse de travail, son email, ses numéros de téléphone, deux personnes de référence.

CHAPITRE VI Entretien, Sécurisation et Conditionnement de l’espace

Section 1 : Entretien

Article 19.-

Sous la supervision de la Section Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, le centre est entretenu en vue de maintenir un environnement physique propice au travail du personnel et aux consultations par les usagers et usagères. Article 19.1.-

L’entretien est régulier et circonstancié dans des situations spéciales qui l’exigent comme la rénovation et l’aménagement par exemple. Il est assuré par le personnel de soutien et comprend notamment :

- Le nettoyage de l’espace affecté au bureau du personnel administratif et technique ; - Le nettoyage de la salle ou des salles de lecture ; - Le nettoyage de la salle ou des salles audio et/ou audiovisuelles ; - Le nettoyage de la salle ou des salles d’exposition d’œuvre d’arts ; - Le nettoyage des casiers et classeurs ; - Le nettoyage tout autre objet qui le nécessite.

Article 19.2.-

L’entretien à travers le nettoyage es fait avec des produits spéciaux qui ne sont pas nocifs ni dégradants en vue d’éviter l’altération ou la pollution de l’air ambiant, la détérioration des documents, des équipements en métaux ou en bois spéciaux anti feus, des matériels informatiques et électronique, la dégradation du parquet et de tout autre objet d’usage dans l’environnement direct de l’espace.

16

Section 2: Sécurisation

Article 20.-

Sous la supervision de la Section Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, un système de sécurisation du centre est établi en vue de protéger l’espace et le personnel, les matériels et les équipements, les usagers et les usagères. Article 20.1.-

Le système de sécurisation du centre suit un régime régulier et constant. Il comprend:

- La sécurisation de la structure de l’espace ou du bâtiment; - La sécurisation du système d’électrification de l’espace ou du bâtiment; - La sécurisation des rayons et des documents, des classeurs et des casiers ; - La sécurisation des matériels informatiques et électroniques ; - La sécurisation des équipements électromécaniques ; - La sécurisation des matériels d’accueil (tables, chaises, bancs, etc.) des usagers et

usagères; - Le contrôle physique et/ou vidéo de la salle ou des salles ; - L’organisation annuelle de séance de simulation d’évacuation des personnes en cas de

cas d’incendie ou de catastrophes naturelles ; - L’acquisition de matériels d’incendie - L’acquisition de produits contre les termites ou toute autre bestiole s’attaquant aux

ouvrages ou à défaut faire appel à des firmes spécialisées dans le domaine; - La dotation de points dans la salle ou les salles de bouches d’eau contre incendie - La dotation d’un système d’alerte au feu et à la fumée ;

Article 20.2.-

En vue de mieux sécuriser les salles contre les risques de feu et protéger les documents, il est recommandé l’usage des casiers et classeurs en métaux non dégradables ou non oxydables, ou à défaut en bois précieux et non en pins qui peuvent prendre feu à la montée de la température en période chaude ou augmenter de dimension en période froide si l’espace, la salle ou les salles ne sont pas bien conditionnés. Section 3: Conditionnement de l’espace

Article 21.-

Sous la supervision de la Section Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, un système de conditionnement de l’espace est établi en vue de maintenir un environnent propice de travail pour le personnel, de lecture ou de consultation pour les usagers et les usagères.

17

Article 21.1.-

Le système de conditionnement de l’espace est un préalable et doit être régulier. Il comprend :

- L’aération de la salle avec le maintien d’une température normale pour ne pas altérer l’air ambiant ni occasionner la détérioration des documents et certains matériels fragiles;

- Le maintien de l’espace, de la salle ou des salles à une température normale ou non élevée si le système de conditionnement est climatisé en vue d’éviter la moisissure sur les documents notamment les ouvrages et certains œuvres d’arts ;

- L’interdiction de boire et manger dans la salle ou les salles des usagers et usagères; - Le revêtement de l’espace, de la salle ou des salles avec des peintures non nocives et

dégradables pouvant provoquer l’oxydation de certains matériels en métal, la moisissure sur les murs et sur les documents ;

- L’usage des couleurs de revêtement non vives n’affectant pas la vue et le comportement des usagers et des usagères;

- L’interdiction d’utiliser des appareils sonores pouvant troubler l’environnement de la salle ou des salles

- La prévention de toute situation pouvant affecter le conditionnement de l’espace, de la salle ou des salles ;

Article 22.-

Un rapport annuel et circonstancié sur l’état d’entretien, de sécurisation et de conditionnement de l’espace est produit et transmis par la section au Chef de Service ou à la Cheffe de Service pour suivi administratif et opérationnel.

CHAPITRE VII Gestion, entretien des matériels et équipements

Article 23.-

Sous la supervision de la Section Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, un système de gestion et d’entretien des matériels et équipements est établi en vue de les protéger et de les préserver. Article 23.1.-

Le système de gestion et d’entretien des matériels et équipements doit être régulier et constant. Il comprend:

- La réparation au temps opportun des matériels de bureau du personnel et des salles pour les usagers et usagères;

- La réparation au temps opportun des casiers et des classeurs; - L’évaluation et la réparation si nécessaires des matériels informatiques et électroniques;

18

- Le service au temps opportun dans les matériels électromécaniques et les photocopieuses;

- Le service au temps opportun dans les matériels roulants ; - électromécaniques et les photocopieuses;

La réparation des matériels et équipements ou le service le cas échéant, peut faire l’objet d’appel ou d’utilisation de firmes spécialisées. Article 24.-

Un rapport annuel et circonstancié sur l’état des matériels et équipements est produit et transmis par la section au Chef de Service ou à la Cheffe de Service pour suivi administratif et opérationnel.

CHAPITRE VIII Services aux usagers-usagères et leur mode de fonctionnement,

Infractions et sanctions

Section 1 : Consultation sur place

Sous-section 1 : Horaires d’ouverture

Article 25.-

Les horaires d’ouverture et de fermeture sont affichés au tableau d’affichage à l’entrée du centre, dans les dépliants d’information et sur le site du Ministère à la page web destinée au centre.

L’accès peut être restreint ou les portes peuvent être fermées en période d’inventaires, de congés ou pour d’autres situations qui le requiert. Les usagers et usagères seront avisés (es) par voie d’affichage sur place et sur la page d’accueil de la base de données sur internet.

Sous-section 2 : Conditions d’accès et d’usage

Article 26.-

Les formalités d’usage sont ce qui suit :

- Accès libre et gratuit pour tous les usagers et les usagères moyennant une « Carte d’accès » est remise au moment de l’entrée et après inscription dans le Registre de Contrôle journalier par les Archivistes-relationnistes.

- Catalogue des documents disponibles mis à disposition des usagers et usagères, est en version dur et informatisé consultable sur Internet.

19

- Documents dans toute leur gamme et variété, ordonnés selon un classement thématique que les usagers et usagères sont tenus de respecter lorsqu’ils/elles remettent les documents en place ou avec l’aide des Archivistes-relationniste.

Article 26.1-

D’autres documents ne sont pas en libre-accès et leur communication est soumise à une demande auprès du personnel en l’occurrence de l’Archiviste-relationnistes de Garde ou de Contrôle du jour.

Section 2 : Prêt de documents

Article 27.1-

Les conditions de prêt de documents sont les suivantes :

a) Inscription : L’inscription s’effectue auprès du personnel du centre de documentation et comprend quatre formalités :

1. La remise, pour l’exercice, d’un chèque fait à l’ordre du Ministère d’un montant qui est fixé affiché par celui-ci au temps opportun ;

2. La fourniture des informations nécessaires sur l’usager et l’usagère afin de constituer son fichier en dur de prêt et son compte informatisé d’utilisateur-utilisatrice notamment mail, numéro de téléphone, adresse domicile). En cas de changement de coordonnées, le centre de documentation doit impérativement être averti.

3. Après inscription, il est remis à chaque usager ou usagère une Carte d’Identifiant de Prêt et un mot de passe lui permettant d’accéder à son « Compte de lecteur ou de lectrice » sur le catalogue informatisé. Ce compte permet notamment de visualiser les prêts en cours et leur date de retour prévue.

4. La responsabilité incombe à chaque usager et usagère de retourner les documents empruntés à la date prévue et si nécessaire de demander expressément la prolongation du prêt avant la date d’échéance prévue.

b) Quota de documents empruntables : Trois (3) documents peuvent être empruntés. L’emprunt de tout document doit être obligatoirement enregistré auprès du personnel du centre de documentation. Le prêt peut être prolongé, une seule et unique fois, pour une durée d’un mois si le document n’a pas été réservé par un autre usager ou une autre usagère.

Cependant, certains documents sont exclus du prêt et ne peuvent être consultés que sur place. Ils sont signalés comme tels sur le catalogue en dur et informatisé.

20

c) Pénalités en cas de retard: Le retard dans le retour des documents est passible de suspension du service de prêt pour une durée égale au nombre de jours de retard ou d’exclusion définitive s’il dépasse 90 jours ouvrables. En cas de situation répétée de retard, ou si l’usager-usagère ne répond pas ou répond tardivement aux messages de relance, une restriction, une suspension et/ou une exclusion définitive du service de prêt sera appliquée.

Si les documents sont rendus abîmés ou s’ils ont été perdus, l’usager ou l’usagère est tenu (e) de les remplacer ; au cas où le document abîmé ou perdu ne serait plus disponible en librairie, l’utilisateur devra le rembourser au centre.

Section3 : Usage des Ressources Informatiques et Photocopies

Article 28.-

Il est tenu de faire bon usage des ressources informatiques et photocopies. Les ressources informatiques comprennent le mobilier informatique, les ordinateurs, les imprimantes, photocopieurs/imprimantes, les périphériques, les logiciels et le réseau informatique mis à disposition du centre ainsi que les ressources extérieures accessibles via les réseaux informatiques : world wide web, forums électroniques, archives et/ou portails de revues mis à disposition des usagers et des usagères. Article 28.1.-

Les ressources informatiques mises à disposition des usagers et usagères au centre permettent l’accès à Internet, l’utilisation de logiciels de bureautique, la consultation, l’impression ou la photocopie de documents, dans le respect du droit d’auteur et de la propriété intellectuelle. Ce matériel est strictement réservé à la consultation du catalogue informatisé et à la recherche d’information sur Internet.

L’imprimante est strictement réservée à l’impression de recherches bibliographiques. En cas d’affluence, l’usage des postes informatiques pourra être limité à 30 minutes par usager et usagère Article 29.-

Tout usager ou toute usagère est responsable de son utilisation des ressources informatiques ; il/elle s’engage à ne pas effectuer d’opérations susceptibles de nuire au fonctionnement des postes, du réseau informatique et aux relations internes et externes du centre, ou tout acte assimilé à du vandalisme informatique. Article 29.1-

Aucun usager ou aucune usagère qu’il/elle soit du personnel ou externe n’est autorisé(e) à copier ou à modifier tout ou partie d’un élément logiciel (programme, ensemble de programmes, données ou ensemble de données) mémorisé dans un poste auquel il a accès.

21

Article 29.2-

Il est interdit aux usagers et usagères d’intervenir techniquement sur les ordinateurs, imprimantes, photocopieurs ou tout autre matériel du centre. En cas d’anomalie, un signalement doit être fait auprès du personnel du centre qui en avertira les services de maintenance/réparation concernés. Article 30.-

Les photocopies effectuées doivent respecter le droit d’auteur et de propriété intellectuelle, conformément aux engagements pris par le centre. Des affiches rappelant les conditions d’usage des photocopies sont apposées près du photocopieur. Section 4 : Règles de conduite

Article 31.-

Les règles de conduite sont les suivantes :

- Il est interdit de boire, de manger et de fumer à l’intérieur des salles de lecture ou de consultation et d’informatique ;

- Les usagers et usagères doivent prendre soin des documents. Il est interdit de découper des pages, d’inscrire des notes ou de souligner des passages dans les documents;

- Les usagers et usagères sont responsables de la détérioration ou de la perte des documents empruntés sous leur nom. En cas d’annotations présentes sur le document, il sera demandé à l’usager ou l’usagère de les effacer, ou de remplacer le document en cas de détérioration importante ;

- Les usagers et usagères doivent également prendre soin du mobilier et veiller à maintenir la propreté des lieux.

- Il est exigé de chacun-chacune de travailler en silence. L’utilisation des téléphones portables et des bandes sonores, est proscrite.

Section 5 : Consultation en ligne

Article 32.-

Les références des documents mis à consultation en ligne sont réunies dans le « Catalogue Informatisé en Ligne (CIEL) » ou l’expression anglaise la plus utilisée par les bibliothécaires «Online Public Access Catalog (OPAC), consultable sur Internet.

Article 32.1

La consultation en ligne n’est astreinte à aucune formalité. Toutefois elle peut être sujette à des restrictions en vue de prévenir le piratage.

22

Section 6 : Infractions et sanctions

Article 33.-

L’usager ou l’usagère, par le fait de son inscription est soumis au présent chapitre. S’il/elle ne respecte pas ces prescrits règlementaires, il/elle peut se voir interdire temporairement ou définitivement l’accès au centre et à ses services.

Tout vol, détérioration volontaire, non respect des règles énoncées dans ce présent chapitre, fera l’objet d’une sanction énoncée dans le paragraphe précédent. Cette sanction pourra s’étendre jusqu’à un dépôt de plainte.

CHAPITRE IX Gestion des Ressources financières et leur utilisation

Section 1 : Dépenses et revenus

Article 34.-

Les dépenses du centre proviennent de la ligne budgétaire du Ministère affecté à son fonctionnement à travers la DPAG. Article 35.-

Les revenus du centre proviennent des frais d’inscription pour prêt et de l’utilisation des ressources informatiques et photocopies. Article 35.1.-

Les revenus du centre sont affectés pour des besoins mineurs du centre comme les produits de nettoyage, l’achat d’une pièce de rechange d’un montant n’excédant pas 2500 gourdes. Ils sont gérés par la Direction des Affaires Administratives et du Budget du Ministère qui exécute les réquisitions qui lui sont soumises par le Chef ou la Cheffe de Service.

Section 3 : Dons

Article 36.-

Le centre peu recevoir des dons en nature ou en espèce provenant d’institutions ou de particuliers nationaux et/ou étrangers. Article 37.-

Les dons en nature comprennent :

- Des ouvrages - Des œuvres d’arts - Des mobiliers

23

- Des équipements - Des matériels informatiques

Article 38.-

Les dons en espèce sont constitués de fonds remis pour le compte du centre sous forme de chèque émis à l’ordre du Ministère spécifiant « au profit du centre » sans limitation de plafond, mais n’excédant pas un montant de plus 50.000.00 gourdes en provenance d’un particulier ou d’une particulière. Article 39.-

Les dons en espèce qui sont reçus pour le compte du centre sont affectés exclusivement à l’investissement en termes d’aménagement ou de rénovation du centre, d’acquisition d’ouvrages, de mobiliers, de matériels et d’équipements.

Toutefois, une partie peut être affectée à la formation continue et spécialisée du personnel administratif et technique dument justifié à travers un « Document d’évaluation de besoins en formation » de ce type de personnel. Article 39.1.-

Les dons en espèce reçus pas le Ministère pour le compte du Centre, sont déposés dans un compte séparé des autres comptes, ouvert à cet effet. Les fonds déposés et disponibles sont des revenus exclusifs du centre et ne peuvent faire l’objet d’aucune virement à un autre compte pour quelle cause que ce soit. Article 40.-

En vue de maintenir la pérennité du centre, la préservation des documents, la fourniture d’un service d’accueil confortable et de qualité aux usagers et usagères, un montant aux fins d’investissement est prévu dans le Budget de l’Exercice annuel du Ministère sur présentation du Rapport des besoins du Centre au moment du processus d’élaboration du budget.

CHAPITRE X Partenariat et/ou Jumelage institutionnel

Article 41.-

Le centre est ouvert à tout partenariat avec des institutions publiques et/ou privées, nationales et/ou internationales évoluant dans le même domaine ou dans un domaine connexe à la question de genre.

Le centre est ouvert également au jumelage avec des centres étrangers pour des échanges, de renforcement des capacités et de formation spécialisée du personnel sur la documentation et la question de genre.

24

Article 42.-

Le partenariat ou le jumelage s’effectue à travers un Protocole d’Accord avec des engagements mutuels clairement définis et dument signé par les institutions.

CHAPITRE XI Dispositions finales

Article 43.-

Le/la responsable du centre ou son/sa délégué(e) est chargé(e) de faire respecter et d’appliquer les prescrits de ce présent manuel. Article 44.-

Ce présent manuel rentre en vigueur dès sa validation par le Directeur Général ou la Directrice Générale et par décision administrative dûment signée par le Titulaire ou la Titulaire du Ministère. Article 45.-

Ce présent manuel peut être modifié en tout ou en partie au besoin par décision de la Direction de la Prise en Compte de l’Analyse selon le Genre (DPAG) dont les suites se donneront selon les prescrits de l’article 43 du présent manuel.

Fait à Port-au-Prince le ………………… 2017

Soumis par : __________________________________ X

Directrice de la DPAG

Vu et validé par : ________________________________ Y

Directrice Générale

Vu et approuvé par : ________________________________ Z

Ministre

25

ANNEXE

Organigramme du CDQG

DPAG

Section d’Archivage et de Services aux Usagers-

Usagères

Section de Commande, de Gestion de stock et

d’Entretien des Documents

Section de Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation

de l’Espace.

CDQG

Fed -manuel centre-draft 1

Government & Nonprofit

Transcript of Fed -manuel centre-draft 1