Faire un état des lieux des collections en BU : nécessités et outils

Damien Belvèze 17 janvier 2011

La Poldoc : un enjeu de légitimité

Dans les négociations avec les usagers

…et aux USA ?

Sexe ou nudité : 1.413 Langage grossier : 1.125 Inadapté au public cible : 897 Violence : 514 Homosexualité : 344 Caractère « anti-familial » : 109

Critique de la religion : 269

…dans les négociations avec les tutelles

Préparation des contrats quadriennaux

• Une charte des collections décline les axes du contrat

• Un plan de développement précise les axes de la charte et les modalités de développement par discipline

La Charte

• Contexte, publics, partenaires, budgets• Pluri / disciplinaire /supports /lingue• Formation / recherche• Papier / électronique• Axes privilégiés par l'université (ex : aide

à la réussite en licence – insertion professionnelle

• Soutien à la recherche …

Acquisitions (d'après la charte)

• Quelle organisation ?• Quels critères d'acquisitions (> PDC) ?• Quels critères d'élimination (>PDC) +

modes d'élimination• Traitement des dons, suggestions• Missions patrimoniales• Quels indicateurs (>PDC)

Les axes d’un PDC

• Les acquisitions : • combien (par domaines, par niveaux, par sites) ? • quels publics ? • quelles sources de sélection ? (avec un Netvibes associé, réalisé par

l’acquéreur) • objectivation de la notion de niveaux par corpus d’éditeurs, de

collections, d’auteurs • quels interlocuteurs spécialisés extérieurs ?

• La conservation• Quelle durée de conservation par sous-domaines ? par types de

documents (biographies, parascolaires…) ? • Quelles procédures de désherbage ?

• L’organisation / la valorisation• Quelles cotes validées ? • Quelle médiation (tables) ?

Prendre conscience de son travail d’acquéreur

Pérénniser les orientations documentaires

1. Qu’est ce qui sort qui intéresserait mes lecteurs ?

2. Est-ce qu’on ne l’a pas déjà ?

3. Comment je fais le lien entre les notices en ligne et mes paniers ?

4. Comment je réalise mes paniers de commande ?

La poldoc : une question d’indicateurs et d’évaluation

• Evaluations quantitatives

• Evaluations qualitatives

• Evaluations des usages

L’h

Evaluations quantitatives par domaines

• Nombre de titres papier / électroniques / audio-visuels

• Nombre d'exemplaires

• Nombre d'ouvrages en libre-accès / magasins

• Nombre d'acquisitions par an

• Nombre d'abonnements papier / électroniques

• Nombre d'abonnements vivants / morts

Evaluations qualitatives

• Niveau (L, MD / 1, 2, 3, Conspectus)

• Langues (français, langues étrangères)

• Âge médian / âge moyen

Niveau des collections, Conspectus• 0 : hors collection• 1 : Niveau minimal

d'information• 2 : Niveau d'information de

base (collège, lycée)3 • 3 : Niveau étude ou

contribution à l'enseignement(terminales, premier et deuxiéme cycle)

• 4 : Niveau recherche (DEA, doctorats)

• 5 : Niveau complet d'information (recherche d'exhaustivité)

Evaluation des usages• Degré de rotation

• Nombre de consultations par an

• Nombre de communications (ouvrages en magasin)

• Nombre de suggestions / prescriptions

• Ressources électroniques :-Nombre de sessions ouvertes-Nombre de requêtes-Nombre de téléchargements

Evaluer la consultation des abonnements électroniques

base Total

Usagers ciblés

Prix Rennes 2

sessions Articles Coût par

Article / session

Coût par

Usager potentiel

Moyenne

Francis 8191 3930 1363 0 2,08 0,47 1.28

PsychArticles

1129 8368 3291 4108 2,03 7,41 4,72

Sport Discus

554 7075 1391 4113 1,72 12,77 7,24

Sciences Direct

8191 24856 5315 15601 1,59 3,03 2,31

CAIRN 8191 17008 - 37972 0,44 2,07 1,26

 

indicateur Champ disponible dans la notice d’exemplaire

Acquisitions de l’année passée [date de création] attention aux destructions et recréations de notices

Taux de rotation S’assurer un an à l’avance que le calcul de prêt par année est bien paramétré

Ouvrages en magasin Comment fait-on lorsque les ouvrages ont perdu leur rattachement à la Dewey ?

Prescriptions / suggestions [réservation] + champ [notes]Bien définir chaque indicateur

Niveau d’étude [niveau] : veiller à ce que tout le monde le remplisse

Consultation sur place Pouvoir bipper les ouvrages laissés sur la table, RFID ?

Bien cerner le fonds que l’on analyse• Utiliser les cotes validées• Exclure au moins dans un premier temps, ce qui n’est

pas en Dewey• Exclure les ouvrages en recotation/rétroconversion

Combiner plusieurs indicateurs pour saisir l’utilisation de la collection sous ses différents aspects

• Taux de rotation

• Taux de consultation

• Disponibilité des titres demandés

• Documents en prêt par personne de la population à desservir

(Pierre Carbone, norme IFLA 11620)

« Le bonheur n’est pas dans le prêt »• L’indice de prêt (en baisse partout) est de plus

en plus contesté en tant qu’indice favorisé pour mesurer l’utilisation d’une collection ou l’activité d’une bibliothèque

• Introduction du taux de consultation dans l’ESGBU en 2007

• Affinement des statistiques d’utilisation obtenues sur COUNTER ou grâce aux fournisseurs

• Compter aussi le nombre d’interactions (référence) usagers – personnels autour des collections

Taux de consultation / communication• Difficulté : contrarier pendant trois semaines

par an les bonnes habitudes des étudiants• Informatiser la communication avec le magasin

(passer par le SIGB)• Possible avec la RFID ?

Comment synthétiser les résultats?La carte documentaire de l’UEB :

PDC Rennes 2 : répartition par disciplines

Collection APS

L’existant, c’est aussi les habitudes des collègues. Qu’est-ce qu’ils achètent ? Qu’est-ce qu’ils jettent ?

-> Protocole de sélection-> Protocole de désélection-> Politique d’exemplaire-> Contacts avec les prescripteurs

Protocole de sélection

• Principes d’acquisition liés aux éditeurs

• Principes d’acquisition liés au fonctionnement en réseau (fonds connexes, propositions pour éviter les angles-morts ou les doublons non raisonnés)

• Sources d’acquisitionRevues consultées (Livre Hebdo…), agrégateurs de flux (http://www.netvibes.com/natbenchehida1#sante)

Protocole de désélection• Méthode IOUPI (Incorrect,

Ordinaire, Usé, Périmé, Inadéquat)

• Degré d’obsolescence (3/10, 2/5, 4/15, etc.)

• Extrait du plan d’occupation des magasins

• Objectifs en terme de désherbage

• Conventions entre établissements

Segment

Temps de péremption

Temps usage (Valeur haute)

Sciences médicales - Témoignages

8 ans 2 ans

Médecine Préventive 2 ans 1 an

Thérapeutiques 3 à 5 ans 1 an

Mettre en rapport taux de rotation, taux d’acquisition, taux de désherbage

Contacts avec les prescripteurs

• Les « fiches experts »• Tenir les enseignants informés du devenir de

leurs suggestions• Intéresser les enseignants en leur envoyant la

liste des nouveautés (RSS)• Recenser les bibliographies en ligne

• Autres liens : conseils de la documentation (rôle des interlocuteurs documentaires)

Ne pas oublier les questions liées à l’accès• Les ressources électroniques nous amènent à

voir nos collections sous un jour nouveau :

A côté d’un plan de développement des collections, il faut concevoir un plan de développement des accès.

-comment fonctionne l’intranet ?-combien de licences ?-combien de connexions simultanées-quel mode de consultation pour les livres électroniques (prêt ? Consultation libre après acquisition)

Ne pas oublier les questions liées à la médiation• La médiation type

reste -la suggestion rapide liée au compte-lecteur-la mise en ligne de bibliographies

Conclusion

• Une multiplicité d’indicateurs existent : choisir ceux qui répondent aux préoccupations du moment et ceux que le SIGB ou les collègues peuvent gérer facilement

• Tout résultat est sujet à interprétation ; prendre la mesure du contexte

• Faire valider autant que possible les PDC par les enseignants et la collectivité en général

• Essayer d’équilibrer études menées sur les monographies et études menées sur les périodiques, notamment électroniques

• Prévoir un plan de développement des accès et articuler politique documentaire et plan de médiation

Des « petits calculs » permettent souvent de faire lire plus