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Word 2010Fiche-outil n 40

Publipostage papier : Excel - Word

cterrier.com

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Nous privilgions les publipostages partir de bases de donnes conues sous Excel ou Access car ces logiciels sont

nettement plus performants dans la gestion des listes de donnes que Word.

- Ouvrir le document qui servira de matrice lettre type

1. CREER LA MATRICE

- Cliquer longlet : Publipostage

- Cliquer loutil : Dmarrer la fusion et le publipostage

- Cliquer l'option : Lettres

2. SELECTIONNER LES DESTINATAIRES

- Cliquer loutil : Slection des destinataires

- Cliquer loption : Utiliser la liste existante

- Slectionner :l'unit, le dossier, puis le fichier source

- Cliquer le bouton : Ouvrir

=> Une fentre demande de confirmer la source de donnes et la mise enuvre ventuelle dun convertisseur. (Slectionner loption avec

convertisseur qui convertit les dates et codes postaux au format

francophone)

- Slectionner loption : Feuille de calcul Microsoft Excel via un convertisseur

- Cliquer : OK

=> Une fentre affiche les feuilles disponibles (Excel) ou les tables et requtes

disponibles (Access)

- Slectionner la feuille Excel ou la table/requte Access utiliser

- Cliquer : OK

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3. FILTRER LES DESTINATAIRES (REQUETES)

- Cliquer loutil : Modifier la liste de destinataires

- Filtrer les lignes : dsactiver les cases des lignes

inutiles

- Filtrer les colonnes: cliquer le bouton droulant du

champ dsir, puis cliquer l'option dsire

- Filtre personnalis: cliquer le bouton droulant dun

champ, puis cliquer le bouton : (Avances...)

=>Une fentre permet de dfinir la requte :

- Slectionner le champ sur lequel porte le filtre

- Slectionner l'lment de comparaison (Egal , etc.)

- Saisir le texte sur lequel porte la condition

- Paramtrer ventuellement une 2

e

condition (slectionner larelation : Ou, Et, puis paramtrer la 2eligne du filtre)

- CliquerOK

=> La fentre affiche les enregistrements filtrs.

- CliquerOK

4. PLACER LES CHAMPS DE FUSION DANS LA LETTRE

- Cliquer dans la lettre le lieu o placer un champ de fusion

- Cliquer l'outil :Insrer un champ de fusion

- Cliquer au-dessous le champ insrer

- Recommencer pour tous les champs insrer

- Mettre en forme la lettre et les champs de fusion et insrer des espaces entre les noms de champs

5. APERU DES LETTRES

- Cliquer l'outil : Aperu des rsultats

- Faire dfiler les donnes l'aide des boutons

6. CREER UN FICHIER OU IMPRIMER LES LETTRES DE FUSION

- Cliquer loutil : Terminer et fusionner

- Cliquer l'option : Imprimer les documents oucliquer loption :Modifier des documents

individuels... pour crer les lettres dans un fichier de publipostage

- Cliquer : OK

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7. ENREGISTRER LA MATRICE ET LES LETTRES TYPES

Enregistrer la matrice

- Cliquer loutil

- Slectionner l'unit, puis le dossier destination- Saisir un nom qui identifie la matrice et vite la confusion avec le fichier qui rsultera de la fusion.

- Cliquer le bouton : Enregistrer

Enregistrer les lettres types

- Cliquer loption (6) : Modifier des documents individuels

- Cliquer loption : Toutes

- Cliquer : OK

- Idem ci-dessus en attribuant un nom significatif, diffrent de la matrice