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RESPONSABLE ET GESTIONNAIRE DE PAIE - GUIDE PRATIQUE © EDITIONS TISSOT - Octobre 2015 1

En matière de paie, le mois est considéré comme incomplet lorsqu’il estimpacté par une embauche ou un départ en cours de mois. Rappelons quemalgré quelques exceptions, tous les salariés sont, en principe, mensuali-sés. Cela signifie que le montant des salaires ne dépend pas directement dunombre de jours réellement travaillés.

Toutefois, en cas de mois de travail incomplet (ou de jours de grève), il estpossible de minorer le salaire. Pour cela, la méthode est différente selon quesont visés :

– des salariés dont la rémunération est mensualisée selon un nombred’heures défini ;

– des salariés à temps partiel dont la rémunération à temps complet estsupérieure au plafond de la Sécurité sociale ;

– des salariés soumis à un horaire modulé ;

– des salariés payés au forfait et sans référence à un horaire de travail.

Comment calculer la rémunération pour établir le bulletin de paie d’un moisincomplet ?

La bonne méthode

*1 Calculer la paie d’un mois incomplet de salariés mensualisés

selon un nombre d’heures défini

Déterminer le montant de la rémunération à verser

En cas de mois incomplet, il faut calculer le salaire en fonction du nombre d’heuresréellement travaillées au cours du mois par votre nouveau salarié par rapport àson horaire mensuel réel.

Exemple

Pour un salarié embauché le 10 février 2015 pour un horaire hebdomadaire de35 heures réparties sur cinq jours de travail du lundi au vendredi à raison de7 heures par jour et un salaire mensuel de 2.800 euros, vous devrez payer :

(2.800 : 140) x 98 heures = 1.960 euros

98 heures représentant deux semaines complètes de travail du 16 au 27 février2015 auxquelles s’ajoutent les 10, 11, 12, et 13 février pour 7 x 4 = 28 heures detravail.

140 représente le nombre d’heures réelles de travail pour le mois de février 2015.

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Cas particuliers

Le calcul du salaire en cas de mois

incomplet

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Fiche conseils


Calculer les charges sociales

Certaines cotisations de Sécurité sociale sont calculées sur un salaire plafonné.Les rémunérations retenues pour calculer ces cotisations sont limitées à unplafond de référence fixé par la Sécurité sociale (3.170 euros/mois soit38.040 euros/an pour 2015).

Lorsque le salarié entre et sort en cours de mois, ce plafond mensuel de référencese calcule en nombre de 30e, c’est-à-dire en nombre de jours de présencecalendaires dans le mois.

Exemple

Si l’on reprend l’exemple précédent, le plafond de février 2015 est égal à3.170 x 19/30 = 2.007,67 euros

19 représente le nombre de jours calendaires de présence du salarié du 10 au28 février 2015.

Vous appliquerez ce plafond réduit aux cotisations plafonnées notamment :

– cotisations d’assurance vieillesse ;

– FNAL dans les entreprises de moins de 20 salariés ;

– cotisations retraite complémentaire ARRCO et AGIRC ;

– cotisations chômage et AGS.

Le plafond ARRCO, AGIRC et UNEDIC est le plafond réduit multiplié par 2, 3 ou4 selon la cotisation.

j! ATTENTION

Le plafond de Sécurité sociale est un plafond annuel. Il doit donc être réduit enfonction de la durée effective d’appartenance du salarié à l’entreprise en casd’embauche ou de départ en cours d’année.

*2 Calculer la paie d’un mois incomplet de salariés à temps

partiel ayant une rémunération au-dessus du plafond

de la Sécurité sociale

Déterminer le montant de la rémunération à verser

Vous devrez alors calculer le salaire en fonction du nombre d’heures réellementtravaillées au cours du mois par rapport à l’horaire mensuel réel du salarié à tempspartiel.

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Le calcul du salaire en cas de mois incomplet

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Des exemples parlants avec les calculs et les explications concrètes


Exemple

Pour un salarié embauché le 5 février 2015 pour un horaire hebdomadaire de20 heures réparties sur quatre jours de travail du lundi au jeudi à raison de5 heures par jour, vous devrez établir le bulletin de paie suivant pour unerémunération de 2.000 euros :

(2.000 : 80) x 65 = 1.625 euros

80 étant le nombre d’heures théoriquement travaillées en février pour 20 heuresde travail par semaine.

65 étant le nombre d’heures travaillées par le salarié du 5 au 28 février 2015.


Dans ce cas, vous devrez déterminer le plafond de la Sécurité sociale en fonctiond’un double prorata.

Première proratisation : pour temps partiel. Le calcul du plafond pour tempspartiel vous permet de neutraliser le supplément de cotisations plafonnées lié àl’emploi de salariés à temps partiel dont la rémunération ramenée à temps pleindépasse le plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS). Le plafond se calculeau prorata selon la formule suivante :

PSS de la périodicité de la paie x salaire à temps partiel / salaire à temps plein.

Exemple

Soit dans le cas précédent 3.170 x 2.000/3.500 = 1.811,43 euros

3.500 étant le salaire pour un temps plein (35 heures), soit : 2.000 x 35 : 20

Pour calculer ce plafond réduit, vous devrez prendre en compte toutes lessommes versées au salarié à temps partiel et qui sont soumises à cotisations.

La rémunération à temps plein est celle que le salarié à temps partiel aurait perçues’il avait travaillé à temps complet, y compris les primes.

Seconde proratisation : pour entrée et sortie en cours de mois. Ce qui arriveen cas d’embauche ou de départ d’un salarié en cours de mois, ou lorsque lesalarié part ou revient d’un congé pour lequel il ne bénéficie pas du maintien de sarémunération (congé sabbatique, congé parental d’éducation, etc.).

j! ATTENTION

Vous pouvez renoncer, en accord avec votre salarié, à calculer, au prorata dutemps de présence, le plafond de la Sécurité sociale et calculer les cotisationssur un plafond entier.

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Vous êtes guidé étape par étape dans la procédure à suivre


Toutefois, vous ne pouvez pas appliquer un prorata au plafond pour :

– les salariés dont l’emploi donne lieu à des taux, assiettes ou montants decotisations spécifiques (assiettes ou cotisations forfaitaires, etc.) ;

– les salariés indemnisés au titre de l’activité partielle ;

– les travailleurs à domicile ;

– les cadres sous convention de forfait en jours sur l’année ;

– les salariés à employeurs multiples ;

– les salariés ayant une rémunération en totalité ou partiellement constituée depourboires.

Exemple

Dans notre exemple, le chiffre obtenu de 1.811,43 étant le plafond pour un moisde travail complet, vous devrez alors appliquer un prorata selon la règle du 30e soit1.811,43 x 24/30 = 1.449,14 euros.

24 représente le nombre de jours calendaires de présence du salarié du 5 au28 février 2015.

*3 Calculer la paie d’un mois incomplet des salariés ayant

un horaire modulé

La modulation du temps de travail consiste à faire varier l’horaire sur tout ou partiede l’année entre un plancher et un plafond.

C’est l’accord collectif qui fixe les limites de la variation du temps de travail. Il peutégalement fixer un lissage de la rémunération, c’est-à-dire une rémunérationidentique en période haute et période basse.

Déterminer le montant de la rémunération à verser si la rémunérationn’est pas lissée

Vous pouvez établir le bulletin de paie conformément aux paragraphes ci-dessus,c’est-à-dire en fonction de l’horaire réellement pratiqué. En revanche, vous nedevrez pas payer de majoration au titre des heures supplémentaires ou complé-mentaires si le salarié a travaillé dans les limites de la modulation fixées parl’accord.

Exemple

Le 9 février 2015, vous engagez un salarié pour un salaire horaire égal au SMICpour un horaire moyen de 35 h. L’horaire est de 40 heures par semaine en février(période haute, limite haute de la modulation : 41 heures).

Le salaire sera 9,61 euros multipliés par 120 heures (horaires du 9 au 28 février)soit 1.153,20 euros.

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Desexplications

claires etsynthétiques


En fin de période de modulation ou en cas de départ, vous devrez faire undécompte des heures travaillées et payées et rémunérer les heures supplémen-taires ou complémentaires si la moyenne a dépassé l’horaire moyen de modula-tion.

Si le salarié a travaillé au-delà des limites fixées par l’accord, soit au-delà de41 heures dans notre exemple, il s’agit d’heures supplémentaires que vous devrezrémunérer en plus le mois considéré.

Déterminer le nombre d’heures à rémunérer si la rémunérationest lissée

Vous rémunérez alors selon l’horaire moyen de référence, soit 35 heures, et ce,quel que soit l’horaire pratiqué dans le cadre des limites de la modulation.

Ainsi, que le salarié ne travaille que 32 heures ou 40 vous réglerez : 9,61 eurosmultiplié par 105 heures (horaire base 35 heures du 9 au 28 février) soit1009,05 euros.

En fin de période de modulation ou en cas de départ, vous devrez opérer undécompte des heures travaillées et payées, effectuer un réajustement et rému-nérer également les heures supplémentaires ou complémentaires si la moyennea dépassé l’horaire moyen de modulation.

j! ATTENTION

La loi ne règle que le cas de la rupture du contrat pour motif économique quiprévoit que le salarié garde le bénéfice des heures payées par rapport auxheures réellement travaillées. Dans les autres cas, c’est l’accord qui doit prévoirles modalités de réajustement.


Nous vous laissons le soin de vous reporter aux cas n° 1 et n° 2.

*4 Calculer la paie d’un mois incomplet des salariés au forfait

Vous pouvez prévoir, en accord avec votre salarié, une rémunération forfaitaireincluant les heures supplémentaires. Les conventions de forfait sont, soit :

– hebdomadaire ou mensuel et peuvent être signées par tous les salariés ;

– en heures sur l’année et peuvent être conclues par accord collectif avec lescadres ni dirigeants ni intégrés et les salariés itinérants non cadres visés parl’accord. Les non-cadres doivent remplir une des deux conditions suivantes :jouir d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps ou avoir unedurée du temps de travail qui ne puisse être prédéterminée ;

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Les fiches sont mises à jour régulièrement en fonction de l’actualitéjuridique


– en jours sur l’année et peuvent être conclues par accord collectif avec lescadres ni dirigeants ni intégrés et certains salariés non cadres dont la durée dutravail ne peut être prédéterminée et qui bénéficient d’une autonomie dansl’organisation de leur emploi du temps.

L’accord collectif doit déterminer notamment :

– le nombre de jours travaillés, qui ne peut dépasser 218 depuis la période deréférence annuelle incluant la journée de solidarité ;

– les modalités de décompte des journées et demi-journées travaillées et de prisedes journées ou demi-journées de repos.

Déterminer le nombre d’heures à rémunérer pour les forfaits en heures

Vous devrez calculer le salaire en fonction du nombre d’heures réellementtravaillées au cours du mois.

Exemple

Pour un salarié embauché le 9 février 2015 pour un horaire hebdomadaire de40 heures réparties sur cinq jours de travail du lundi au vendredi à raison de8 heures par jour, vous devrez établir le bulletin de paie suivant pour unerémunération de 3.000 euros :

(3.000/160) x 120 heures = 2.250 euros

120 heures représentent trois semaines complètes du 9 au 28 février 2015.

160 est le nombre d’heures de travail pour le mois de février.

Dans la pratique, le taux horaire est valorisé par la formule suivante :salaire/horaire de travail correspondant au forfait.

� Notez-le

Pour les conventions de forfait en jours, vous devez calculer les jours de travail(ou demi-journées si l’accord le prévoit).

j! ATTENTION

Vous ne pouvez pas déterminer selon la règle du prorata le plafond applicableau temps partiel pour les forfaits en jours.

Évitez les erreurs

Si vous dispensez un salarié de préavis, ne neutralisez pas le plafondpour cette période

Sachez qu’en cas de licenciement ou de démission d’un de vos salariés, leplafond réduit de la Sécurité sociale s’apprécie par référence à la date effective derupture du contrat. En cas de dispense du préavis, la période, comprise entre la

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Les points sur lesquels vous devez êtreparticulièrement vigilant


date de cessation de l’activité et la date effective de rupture du contrat du salarié,étant considérée comme une période d’emploi, ne peut donc pas être neutraliséelors de la régularisation annuelle des cotisations de Sécurité sociale. Ainsi, pourun salarié quittant l’entreprise le 31 octobre avec dispense de deux mois depréavis, vous aurez douze plafonds de la Sécurité sociale et non 10.

N’oubliez pas de vérifier les conditions de vos contrats de prévoyanceou de mutuelle

Certaines cotisations ont un montant forfaitaire, pensez bien à vérifier lesconditions de votre contrat pour déterminer si vous avez la possibilité ou non decalculer leur montant au prorata en cas de sortie ou d’entrée en cours de mois.

Ne négligez pas de régulariser tous les cumuls

Si vous ne pouvez pas établir un bulletin de paie pour un salarié engagé en fin demois, vous pouvez lui verser un acompte mais pensez à régulariser tous les cumulspour la paie suivante (heures payées, plafond de Sécurité sociale, etc.).

Ne pénalisez pas vos représentants du personnel

Attention, concernant vos représentants du personnel, vous ne devez pas tenircompte des absences liées à leur activité syndicale pour le calcul de leurrémunération.

Le rôle des RP

Les délégués du personnel ont pour mission de présenter à l’employeur lesréclamations individuelles ou collectives relatives notamment aux salaires, àl’application du Code du travail et aux accords collectifs applicables dansl’entreprise. En cas de bulletins de paie non conformes et/ou comportant deserreurs, porter les réclamations des salariés entre dans leur champ de compé-tence. Ils peuvent également saisir l’inspection du travail.

Les sanctions possibles

Vous vous exposez à des rappels de salaire et dommages et intérêts en cas decalcul incorrect de la paie au détriment des salariés. En cas de calcul incorrect descotisations au détriment des organismes collecteurs, attention au redressementURSSAF et/ou aux rappels de cotisations.

Notre conseil

Rémunérez au temps réel

Les règles de calcul de la paie en cas de modulation du temps de travail et delissage de la paie restent encore incertaines du fait de l’absence de jurisprudenceen la matière et des accords collectifs qui, bien souvent, sont incomplets ou malrédigés.

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Attentionaux oublis !


Compte tenu de ces éléments et sauf si le lissage est une obligation convention-nelle, rémunérez au temps réel de travail les salariés sous modulation.

Questions-Réponses

Mes salariés ont fait trois jours de grève, comment le valorisersur le bulletin de paie ?

Le contrat de travail est suspendu pendant le temps de la grève. Cette absencenon rémunérée (sauf protocole de fin de conflit prévoyant le paiement en tout oupartie du temps de la grève) doit être valorisée en fonction des heures noneffectuées. Pour être proportionnel à l’interruption de travail, l’abattement dusalaire pour fait de grève doit être calculé sur l’horaire mensuel réel des salariés.

j! ATTENTION

Le bulletin de paie ne peut pas faire mention de l’exercice du droit de grève, end’autres termes, vous ne pouvez pas marquer sur le bulletin absence pour faitde grève.

Comment dois-je calculer la garantie minimale de points (GMP)pour un cadre embauché ou sorti de l’entreprise en cours de moiset/ou d’année ?

En cas de départ ou d’entrée en cours de mois ou d’année, la GMP doit êtrecalculée au prorata du temps de présence. La même règle s’applique pour unsalarié qui change de statut en cours d’année (du statut de non-cadre à cadre, parexemple).

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Pour aller plus loin sur le sujet

Modèle(s) de bulletin(s) de paie commenté(s)MBS.02.2.011 - Le bulletin de paie en cas d’embauche ou de départ en cours de mois

Dossier(s)TSE.71.1 - La régularisation des cotisations de Sécurité sociale

Références aux textes officiels sur www.editions-tissot.fr

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