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REPUBLIQUE DU BENINMINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES

Unité de Gestion de la Réforme des Finances Publiques

ETUDE D’IMPACT DE LA NOUVELLE NOMENCLATURE BUDGETAIRE ETCOMPTABLE DE L’ETAT SUR LES APPLICATIONS SIPIBE, SIGFiP,

ASTER, INTERFACE SIGFIP-ASTER, SUNKWE, MATKOS

(RAPPORT GENERAL PROVISOIRE)Desiré Méhi DIOMANDE Chef de Mission, Expert en Système d’InformationJonas SAHOUE Expert en Système d’informationOctobre 2012

PREFACE

En réponse à une demande d’assistance technique de l’Unité de Gestion des Réformes pour d’uneétude d’impact de la nouvelle nomenclature budgétaire et comptable de l’Etat sur les applicationsASTER, Interface SIGFIP-ASTER, SUNKWE, MATKOS, une mission de la société SNDI, conduite parM. Désiré Méhi DIOMANDE accompagné de M. Jonas SAHOUE s’est rendue au Bénin du 01 au 03Novembre 2012.

Cette mission avait pour objet d’évaluer les modifications à apporter aux applications actuelles dans lamise en œuvre d’une nouvelle nomenclature budgétaire et comptable de l’Etat.Lors de son séjour à Cotonou, la mission a travaillé très étroitement avec l’unité de gestion desréformes, la Direction du Budget et les Services Informatiques impliqués dans le périmètre du projet : laDirection de l’Organisation et de l’Informatique (DOI) rattachée au Cabinet du Ministre de l’Economie etdes Finances (MEF), le Service Informatique du Budget rattachée à la Direction Générale du Budget(DGB), le Service Informatique rattachée à la Direction Générale du Trésor et de la ComptabilitéPublique (DGTCP). Ces entrevues ont réuni systématiquement les acteurs de la maîtrise d’ouvrage(équipes informatiques) et les acteurs du métier au sein des directions (DGB, DGTCP notamment).

La mission a bénéficié d’un accueil chaleureux et d’une excellente collaboration de la part desfonctionnaires béninois à qui elle adresse ses sincères remerciements..

1 INTRODUCTION

La présente mission fait suite à une demande d’assistance technique des autorités du Bénin visant àbénéficier d’une expertise pour l’identification des besoins et des adaptations nécessaires des outilsinformatiques inscrits dans le cycle de la dépense en vue de l’implantation de la nouvelle nomenclaturebudgétaire et comptable.Cette assistance s’inscrit dans un processus initié par les directives UEMOA de 2009 qui ont permisune révision de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) avec une nouvelle nomenclaturebudgétaire et comptable. Un projet a été élaboré et doit être prochainement déposé au Parlement pourson vote. Dès sa promulgation, il importe que les différents outils budgétaires et comptables soientadaptés à la nouvelle nomenclature budgétaire ainsi qu’au nouveau plan comptable de l’Etat (NBCE).

L’objectif de la mission est d’évaluer les modifications à apporter aux applications actuelles dans la miseen œuvre d’une nouvelle nomenclature budgétaire et comptable de l’Etat. Ces modifications touchent àla fois la base de données et les interfaces applicatives.

D’un point de vue méthodologique, la mission s’est déroulée en plusieurs étapes bien distinctes.

Dans un premier temps, la mission a fait une revue générale du système d’information de gestionbudgétaire et comptable. Les analyses et les principales observations issues de cette revue sontprésentées dans la première partie du rapport.

Dans un second temps les travaux ont consisté à procéder à une analyse comparative entre lesanciennes et les nouvelles nomenclatures budgétaires et comptables, d'identifier les avancées et deprésenter les impacts concrets sur le système. Les analyses et les principales observations issues decette revue sont présentées dans la première partie du rapport.

La mission a cherché à identifier et à analyser les besoins fonctionnels liés à la mise en œuvre de laNBCE et à les traduire en besoins techniques pour adapter les outils. Les résultats de ces travaux sontprésentés dans la troisième partie de ce rapport.

Enfin, et dans la perspective d’une mise en œuvre opérationnelle des nouvelles nomenclaturesbudgétaires et comptables, la mission propose d’autres recommandations visant à accompagner lesautorités dans la conduite de ces travaux, dans le développement et le déploiement de solutionstechniques adaptées. Ces éléments font l’objet de la quatrième partie du rapport..

2 CARTOGRAPHIE GENERALE DU SYSTEME D’INFORMATION BUDGETAIRE ET COMPTABLELa cartographie fonctionnelle et applicative constituent à la fois une prise de connaissance et une évaluation globale de la fonction informatique des outils de gestion. L’objectifest à ce stade de pouvoir identifier les principales applications en jeu dans les activités de la gestion budgétaire et comptable. Dans le contexte de la mission d’assistance,c’est une étape préalable indispensable pour pouvoir formuler des recommandations pertinentes au regard de la réalité du terrain. Sont abordés dans cette partie.

2.1 Couverture Fonctionnelle des applications informatiques

Fonctionnalités automatiséesFonctionnalités non couvertes par l’automatisation

2.2 Cartographie technique des applications de gestion budgétaire et comptablePréparationBudgétaire

Exécution Budgétaire ComptabilitéEtat

Gestion de la Solde Gestion de la Dette Gestion des Impôts Gestion desDroits deDouanes

Gestion desMarchéspublics

Ressource Interne Ressourceextérieure

1 ApplicationSIPIBE

Windev 5.5

1 ApplicationSIGFiP

1 Base Oracle 9Architecture 2/3

Forms Reports 6i

3 applicationsMAKTOS ,FLEURETTE ,AST

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Forms et reports 2/3

2 applicationsSUNKWE,SICOPE

2 bases OracleArchitecture 2/3

Windev 10 et Forms 6i

1 Application (CSDRMS)1 Base Oracle 10g

Architecture 3/3Forms Reports 10g

Plusieurs dont IFU(oracle 9),

TAKWE(Windev10)GESEXO(windev5.5

RFU(windev5)winimpot(Windev5)

SYDONIA++X Base Oracle

2/3C++/Java

+ ApplicationWindev

PréparationBudgétaire

Exécution Budgétaire ComptabilitéEtat

Gestion dela Solde

Gestion dela Dette

Gestion desImpôts

Gestion desDroits deDouanes

Gestion de laTrésorerie

ComptabilitéMatière

Gestion desMarchéspublics

DépensesRessource

Interne

Recettes DépensesRessourceextérieure

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WINiMPÖT

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Tableau n° 2 : Cartographie technique des applications de gestion budgétaire et comptable.

Tableau 1 : Couverture fonctionnelle des applications informatiques

Les applications de gestion sont en fin de vie technique des outils de base ou technologies utilisées. En effet la fin du support d’Oracle Database 9 a été enjuillet 2010, toutes des extensions limitées demeurent. Les versions de Windev inférieures à 12 sont dépassées. Par ailleurs les logiciels Oracle ApplicationServer 10R2 et Oracle Developer Suite 10g connaitront fin Décembre 2011, une fin de support.

2.3 cartographie simplifie du système d’information budgétaire et comptable

Figure 1 (Source PESI 2011)

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La cartographie applicative présentée ci-dessous récence les principales applications entrantdirectement ou indirectement dans le champ de la gestion budgétaire.

La couverture fonctionnelle de l’architecture applicative s’étend de la préparation des projets de budgetsau sein des ministères et institutions, à la comptabilisation des écritures et l’édition du reporting annueld’exécution.

L’application centrale de la gestion budgétaire, l’outil SIGFIP (Système Intégré de Gestion des FinancesPubliques), est interfacé avec l’outil de référence comptable ASTER qui intègre et impute l’ensembledes crédits pris en charge.

Les applications SUNKWE ET SICOPE couvrent les aspects métiers relatifs à la gestion des donnéesde la paye des fonctionnaires et la paie des pensions. Compte tenu de la place qu’occupe la gestiondes crédits du titre 2 dans le référentiel budgétaire, le fonctionnement de ces applications est trèsstructurant pour la bonne marche de la production budgétaire.

D’autres outils composent la cartographie applicative et s’articulent avec SIGFIP et ASTER: MAKTOSS(pour le suivi des titres de paiement), SIPIBE (pour la préparation budgétaire)..Chacun de ces outils met en œuvre, dans son domaine, des fonctionnalités propres à la gestion d’uncomposant métier, en périphérie de la gestion budgétaire proprement dite. Le projet d’implantation duNBCE aura sans nul doute quelques incidences sur le paramétrage de ces applications. Mais lenouveau référentiel n’affectera pas le cœur des traitements spécifiques mis en œuvre par ces outils.

L’analyse de la cartographie applicative met en évidence quelques points saillants dont il faudra tenircompte pour la mise en œuvre des recommandations. La Figure 1 montre que le périmètre fonctionnelest morcelé par le fractionnement du champ des applications introduisant des frontières artificiellesdans la chaîne informatisée des dépenses et des recettes. L’intégration actuelle des applications estcirconscrite à quelques applications de la chaine de la dépense.

Recommandation : Assurer l’intégration des applications

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3 ADAPTATION DU SYSTEME D’INFORMATION BUDGETAIRE ET COMPTABLE DU CYCLE DELA DEPENSE AU NBCE

3.1 Présentation des besoins fonctionnels et des modifications a opérer sur le système d’informationbudgétaire et comptable actuel

Pour évaluer les impacts liés à l’implantation de la NBCE, la mission s’est reportée à l’analyse desdirectives UEMOA suivantes :

- la Directive N°06/2009/CM/UEMOA portant Lois de finance au sein de l’UEMOA ;

- la Directive N°07/2009/CM/UEMOA portant Règlement général sur la comptabilité publiqueau sein de l’UEMOA ;

- la Directive N°08/2009/CM/UEMOA portant nomenclature budgétaire de l’Etat au sein del’UEMOA ;

- la Directive N°09/2009/CM/UEMOA portant Plan Comptable de l’Etat (PCE) au sein del’UEMOA.

Mais également des projets de loi organique portant loi de finance, de décret portant règlement généralsur la comptabilité publique et de la nouvelle nomenclature budgétaire et comptable

L’analyse différentielle des règles de gestion et des processus en vigueur dans l’ancienne NBE et lanouvelle NBE (Budget Programme) permet d’identifier sept thématiques sensibles :

- Le nouveau système de classification budgétaire;

- La nouvelle architecture budgétaire et un nouveau mode de vote du budget;

- les nouveaux documents accompagnant la loi de finances et travaux de reporting (PAP, RAP,Indicateurs).

- La fongibilité des crédits ;

- Les Autorisations d'Engagement (AE) et les Crédits de Paiements (CP);

- l’articulation entre le budget et la comptabilité dans les flux de la dépense

Pour chacune de ces thématiques, la mission a cherché à d’abord identifier les innovations apportéespar la nouvelle nomenclature budgétaire et comptable, les règles de gestion à définir et formaliser, lesprocessus de gestion cibles, la nature des modifications à opérer et à évaluer les besoins techniquessur le système d’information budgétaire et comptable.

La mission a ensuite cherché à présenter pour chaque application, les actions à mener au niveau base dedonnées et interface homme machine (IHM).

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Innovations induites par la nouvelle directive Les avancées marquées et la Nature des modifications à opérer et évaluer lesbesoins fonctionnelles et techniques

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reArticle 14 de la Directive : Le budget et ses annexes doivent permettre de présenter les crédits selonles classifications énumérées par l'article 14 : classification administrative, classification parprogramme (norme de présentation du budget), classification fonctionnelle (présentation desdépenses) et classification économique ( permet de classer les recettes et les dépenses de l'Etatd'après leur nature économique et suivant un plan axé sur la comptabilité nationale).

Avec la nouvelle directive portant lois de finances au sein de l’UEMOA, l’Etat du Bénin annexera à laloi de finances « obligatoirement » un tableau matriciel croisé de classifications fonctionnelle etéconomique, un tableau matriciel croisé de classifications administrative et fonctionnelle ainsi qu’untableau matriciel de classification administrative et économique (cf. directive N°06/2009/CM/UEMOAart. 46, point 7.)

Impact n° 1 : une refonte de la classification des dépenses dans lesapplications informatiques Suppression de la notion de titre ; les emprunts à moyen et long termes, les remboursements des prêts et

avances ainsi que les produits de la cession des actifs sont retirés desrecettes budgétaires et classés en ressources de trésorerie ;

l’amortissement de la dette publique ainsi que les prêts et avances ont étésupprimés des dépenses budgétaires et sont classés en charges detrésorerie ;

la modification de la classification administrative ; la modification de la classification fonctionnelle à l’effet de pour classer les

dépenses budgétaires selon leurs objectifs socio-économiques. Elle estconforme à la nomenclature COFOG ;

l’introduction de la classification programmatique qui sert à la formulationdes politiques publiques, la responsabilisation sur les résultats et le suivide la performance.

o (Mission, Programme, Action et sous Action), l’introduction de classifications additionnelles :

o la classification par sources de financement qui permetd’identifier et de suivre les moyens de financement des dépensesbudgétaires (fonds propres, dons et prêts intérieurs ouextérieurs) ;

o la classification par bénéficiaires qui établit un lien entre ladépense budgétaire et le bénéficiaire final.

Recommandation 1.1 : Procéder à une revue détaillée de la nomenclatureutilisée par chaque application de gestion pour identifier: les champs à supprimer; les champs à regrouper ; les champs à remplacer ; les champs à élargir ;

Recommandation 1.2 : Rendre les segments de la classification budgétaireindépendants et non redondants pour faciliter un croisement matriciel desclassifications.

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Innovations induites par la nouvelle directiveLes avancées marquées Nature des modifications à opérer et évaluer les besoins fonctionnelles et techniques

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Les notions de programme et de dotation deviennent les unités de vote des prévisions de dépenses dubudget général Article 61 : « les crédits du budget général font l'objet d'un vote par programme et d'unvote par dotation.

Figure 1 : Comparaison des unités de vote des directives communautaires portant loi de finances

Dans la gestion actuelle, les travaux d’élaboration du budget s’effectuent en gérant des données selon lemême niveau de détail que les données gérées en exécution. Dans le cadre de la gestion des BP, leréférentiel distinguerait-il une nomenclature de prévision et une nomenclature d’exécution ?

L'article 13 de la Directive met en place le responsable de programme dans le pilotage des créditsbudgétaires et de l'action de l'Etat. Les crédits seront dans un premier temps ouverts aux responsables deprogramme, qui les affecteront à des relais opérationnels, qui les rendent disponibles pour exécutiondessinant ainsi une nouvelle carte de la gestion publique. La notion d’administrateurs de crédit n’existeplus.

Impact n° 2 : Une modification de la méthodologie de répartition des créditsbudgétaires selon les politiques publiquesLes avancées dans la directive portant LOLF et le projet de LOLF au Bénin en matièrede nomenclature budgétaire mettre en exergue : Modification de la nomenclature budgétaire. Sept (7) nature de crédits en

lieu et place de six (6) titres ; le regroupement des crédits par programme ou dotation et non plus par

chapitre et article. Des objectifs, des actions et des indicateurs de résultatssont associés à chaque programme ;

les ministères et les institutions délimitant les périmètres de présentation descrédits : le remplacement des notions des services" ou "ensemble deservices" par "ministères" et "institutions".

Recommandation 2.1 : Affermir la budgétisation et la programmation pluri annuelle auniveau des ministères et des programmes budgétaires.Recommandation 2.2 : Définir le niveau d'information nécessaire aux travauxd'élaboration du budget dans les outils de préparation budgétaire.Recommandation 2.3 : Adapter le cadre de saisie pour les utilisateurs.Impact n° 3 : l’introduction de la cartographie des programmes et del’organisation financière y relativeRecommandation 3.1 : Définir les rôles et les profils respectifs des responsables deprogramme (RPROG) et les relais opérationnels (ROP),Recommandation 3.2 : Positionner dans la nomenclature les champs spécifiquesidentifiant la cartographie des programmes et la chaîne de responsabilité des crédits(RPROG, ROP)Recommandation n°3.3 : Définir les règles de gestion de mise à disposition descrédits.Recommandation n°3.4 : Paramétrer le workflow d'approbation et de mise àdisposition des crédits.

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Innovations induites par la nouvelle directive Les avancées marquéesNature des modifications à opérer et évaluer les besoins fonctionnelles et techniques

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Le projet loi portant loi de finances impose l’élaboration de documents de cadrage pluriannuels pourjustifier des choix budgétaires de la loi de finances de l’année. Ces documents présentent l’évolution àmoyen terme (trois ans) des dotations de la loi de finances et leurs impacts sur l’équilibre général desfinances publiques.

L'article 12 dispose ainsi qu'aux « […] programmes sont associés des objectifs précis, arrêtés enfonction des finalités d'intérêt général et des résultats attendus. Ces résultats, mesurés notamment pardes indicateurs de performance, font l'objet d'évaluations régulières et donnent lieux à un rapport deperformance élaboré en fin de gestion par les ministères et institutions constitutionnelles concernées».

L'élaboration du DPBEP et des DPPD doit intervenir tôt dans le processus budgétaire. En effet, l'article57 de la Directive dispose que « le document de programmation budgétaire et économiquepluriannuelle […] éventuellement accompagné des documents de programmation pluriannuelle desdépenses […] sont soumis à un débat d'orientation budgétaire au Parlement au plus tard à la fin dudeuxième trimestre de l'année » : un plan de Trésorerie ; le DPBEP et le DPPD; les PAP et les RAP; le suivi des dépenses et des Recettes; le suivi des effectifs.

Impact 4 : la nécessité de produire un reporting de plus en plus élaboré (le calcul desindicateurs les documents budgétaires et comptables qui accompagnent la loi definances), et intégrant des informations gérées dans différents systèmes applicatifs.La mise en œuvre de la NBCE va nécessiter de produire un reporting de plus en plus élaboré,et intégrant des informations gérées dans différents systèmes applicatifs(SIPIBE,SIGFIP,ASTER,SUNKWE, etc..).

La production de ces états est par ailleurs contrainte par la nécessité de réduire les délais demise à disposition des données.

Le développement d’outils d’aide à l’élaboration des objectifs et des indicateurs deperformance budgétaire des PAP, au suivi des évolutions des budgets prévisionnels etconsommés doivent programmés et suivis

Recommandation n° 4.1 : Mettre en place une solution de l’infocentre ou undatawarehouse;

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Innovations induites par la nouvelle directive Les avancées marquées et la Nature des modifications à opérer et évaluer les besoinsfonctionnelles et techniques

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Les crédits sont « fongibles » c'est-à-dire que leur affectation, dans le cadre d'un programme n'est pasprédéterminée de manière rigide mais simplement prévisionnelle, voire indicative.« Les crédits de personnels peuvent abonder les crédits de biens et services, de transfert etd'investissement; Les crédits de biens et services ainsi que les crédits de transfert peuvent abonderles crédits d'investissement »

Figure 2 :Exercice de la fongibilité des crédits (Source Stratégies de développement et finances publiques Note n° 2 larénovation des procédures budgétaires en zone UEMOA).

Impact 5: l’introduction de l’exercice de la fongibilité des crédits au sein desprogrammes

Recommandation 5.1 : définir et formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvrel'exercice de la fongibilité des crédits ;Recommandation 5.2 : développer les traitements de contrôle des règles de fongibilitéet les insérer dans le circuit d'approbation de la mise à disposition des crédits.

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Article 17 de la Directive 06/2009/CM/UEMOA Les crédits ouverts par les lois de finances sontconstitués : de crédits de paiement, pour les dépenses de personnel, les acquisitions de biens et services et

les dépenses de transfert ; d’autorisations d’engagement et de crédits de paiement, pour les dépenses d’investissement et

les contrats de partenariats publics-privés.Ainsi

Les "autorisations de programme (AP)" sont remplacés par les "autorisations d'engagement(AE)" ;

les autorisations d’engagement (AE) correspondent à l’engagement juridique de la dépense ; les crédits de paiement (CP) correspondent au paiement des dépenses engagées, une fois

la prestation correspondante réalisée. La consommation des CP marque le dénouement del’engagement juridique.

Impact 6: la systématisation d’un double suivi pour l’ensemble des dépensesdans les applications informatiques Pour mieux cadrer ce besoin, il fautRecommandation 6.1 : définir et formaliser les règles de gestion de mise en œuvrede l’exercice des AE et CP

Recommandation 6.2 : développer les traitements de contrôle des règles de mise enœuvre de l’exercice des AE et CP ;

Ainsi, dans un programme,les crédits prévisionnelsdestinés aux dépenses depersonnel ne peuvent êtremajorés par d'autres crédits.

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La nouvelle directive portant RGCP pose le principe de la constatation des droits et obligations. Le moded’enregistrement des opérations retenu par la nouvelle directive est fondé sur les dispositions de sonarticle 6 : « les opérations budgétaires sont prises en compte au titre de l’exercice auquel elles serattachent, indépendamment de leur de décaissement ». Les dépenses sont enregistrées au moment de laliquidation. Cette réforme rapproche davantage la comptabilisation des opérations budgétaires encomptabilité générale, du fait générateur.

Figure 3 Articulation budget et comptabilité de l’Etat (Source Comptabilisation en mode LOLF)

Le décret portant plan comptable de l’Etat et la Directive communautaire y relative définissent de nouvellesrègles d’enregistrement des dépenses budgétaires en (CGE) ;

La réflexion des opérations budgétaires en comptabilité patrimoniale en fin de gestion estsupprimée dans la nouvelle directive et les engagements de l’État relatifs aux emprunts, dons, prêts,avances, garanties et avals, sont désormais suivis hors bilan dès leur naissance juridique

Impact 7 : une cohabitation de la comptabilité budgétaire et la comptabilitégénérale dans un système d’information intégréLa cohérence conceptuelle indiquée dans le schéma ci en face est d’abord unecohérence chronologique des événements intervenant dans le processus de ladépense. Sa traduction en système comptable nécessite un système intégré quiassure un suivi cohérent d’une opération de dépense dans ses différentes phases,c’est le principe de la saisie unique qui s’enrichit à mesure que les phases ultérieuresinterviennent.

Recommandation 7.1 : Poursuivre le chantier d’intégration du système d’informationpour une traduction des événements de gestion en comptabilité générale, comptabilitébudgétaire et ceci sans ressaisie.

Recommandation 7.2 : Prendre en compte dans les applications informatiques lesnouvelles règles de comptabilisation des données de dépenses porteuses d’élémentscomptables

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3.2 Identification des applications impactées et des actions a mener ;

3.2.1 Impact n° 1 : une refonte de la classification des dépenses dans les applications informatiques

Comparaison des structures des nomenclatures Présentations des Tâches à réalisées (Etudes, Base de données, IHM )

Figure 4 : comparaison des classifications budgétaires

SIPIBE1) identifier, segmenter les classifications et adapter tous les fichiers de données et les modules quiconcourent à l’élaboration du budget : Sections budgétaires, Directions et les Services, Secteurs et lesUnités Administratives, les Natures économiques, le code fonctionnel, destinations Budgétaires,l’élaboration du budget, les virements de crédits;2) Positionner les champs relatifs à la classification programmatique (mission, programme, action) dans lestables et objets dépendants et au niveau des écrans de saisie (Elaboration du budget, virement, etc..)SIGFiP :1)Identifier et adapter les tables des classifications fonctionnelles, les classifications administratives2) Positionner les champs relatifs à la classification programmatique (mission, programme, action) danstoutes les tables et objets dépendants (T_LIGNES_BUD_DEP, T_DEMANDES_ENGAG, etc.)ASTER :1) Revoir et adapter les tables des imputations budgétaires en prévision et en exécution(FN_LIGNE_BUD_EXEC et FN_LIGNE_BUD_EXEC) et les différents types de lignes y relatif ;2) Revoir et adapter les fichiers d’interfaces ainsi que les tables FI_NOMBUD ;Positionner les champs relatifs à la classification programmatique (mission, programme, action) au niveauCADMAKTOSS :1) Revoir et adapter les tables des imputations budgétaires (T_IMPUT) ;2) Intégrer les segments de la classification budgétaireSUNKWE1) Revoir et adapter les tables des imputations budgétaires notamment T_Stru_Chap,T_Structures ;2) Intégrer les segments de la classification budgétaire

Etudes SIPIBE SIGFIP SUNKWE SICOPE MAKTOSS ASTER Interface RéseauxBD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM

Impact n° 1 : unerefonte de laclassification desdépenses dans lesapplicationsinformatiques

Recommandation 1.1 : Procéder à une revue détaillée de lanomenclature utilisée par chaque application de gestion pouridentifier les champs à supprimer, les champs à regrouper, leschamps à remplacer et les champs à élargir

x x x x x x x x x x x x x

Recommandation 1.2 : Rendre les segments de laclassification budgétaire indépendants et non redondants pourfaciliter un croisement matriciel des classifications.

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3.2.2 Impact n° 2 : Une modification de la méthodologie de répartition des crédits budgétaires selon les politiques publiques

Encadré sur la programmation pluri annuelle Présentations des Tâches à réalisées (Etudes, Base de données, IHM )SIPIBE :

1) Définir les éléments faisant l’objet d’une programmation ferme, non révisable les annéessuivantes et ceux faisant l’objet d’une programmation indicative, qui pourront être revus ;

2) Définir les règles d’enchaînement des budgets ;

3) Définir le niveau d'information nécessaire aux travaux d'élaboration du budget ;

4) Adapter les structures des fichiers dans un cadre de préparation budgétaire pluriannuelle desprogrammes :a. Organisation de phases de cadrage, de programmation, d’échanges itératifs entre les

acteurs, puis de notification ;b. Possibilité de gérer plusieurs versions budgétaires et de réaliser des analyses

pluriannuelles ;c. Possibilité de programmer sur des critères métiers (activités) en plus des critères

budgétaires réglementaires.

5) Adapter le cadre de saisie pour les nouvelles présentations et la répartition des crédits ;


Impact n° 2 : Unemodification de laméthodologie derépartition descrédits budgétairesselon les politiquespubliques

Recommandation 2.1 : Affermir la budgétisation et laprogrammation pluri annuelle au niveau des ministères et desprogrammes budgétaires

x x

Recommandation 2.2 : Définir et implémenter le niveaud'information nécessaire aux travaux d'élaboration du budget x x

Recommandation 2.3 : Adapter le cadre de saisie pour lesutilisateurs pour la présentation et la répartition des crédits x

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3.2.3 Impact n° 3 : l’introduction de la cartographie des programmes et de l’organisation financière y relativeEtudes SIPIBE SIGFIP SUNKWE SICOPE MAKTOSS ASTER Interface Réseaux

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Impact n° 3 :l’introduction de lacartographie desprogrammes et del’organisationfinancière y relative

Recommandation 3.1 : Définir les rôles et les profilsrespectifs des responsables de programme (RPROG) et lesrelais opérationnels (ROP)

x x x x x x x

Recommandation 3.2 : Positionner dans la nomenclature leschamps spécifiques identifiant la cartographie desprogrammes et la chaîne de responsabilité des crédits(RPROG, ROP)

x x x x

Recommandation 3.3 : Définir les règles de gestion demise à disposition des crédits en précisant les acteurs, lesrègles de formalisation et de traçabilité des échanges, lesrègles d'approbation

x

Recommandation 3.4 : Paramétrer et implémenter leworkflow d'approbation et de mise à disposition des crédits. x x x x x x

Encadré sur la programmation pluri annuelle Présentations des Tâches à réalisées (Etudes, Base de données, IHM )

Figure 4 : Schéma d’organisation financière

SIPIBE :1) Paramétrer la table des profils et des droits des responsables de programme: aux fonctionnalités de l'outil, aux données,

aux états de restitution ;2) Assurer la segmentation d'un programme déclinant, sur un périmètre ou un territoire et sous l'autorité du responsable, les

actions, les objectifs et les indicateurs du programme auquel il se rattache ;3) Définir et réaliser l'interface de saisie des éléments complémentaires (données référentielles d'exécution) pour la

cartographie ;SIGFIP :1) Identifier l'ensemble des acteurs dans la gestion des BP et recenser les profils à définir ;2) Paramétrer la table des profils et des droits: aux fonctionnalités de l'outil, aux données, aux états de restitution ;3) Assurer la segmentation d'un programme déclinant, sur un périmètre ou un territoire et sous l'autorité du responsable, les

actions, les activités budgétaires du programme auquel il se rattache ;4) Définir et réaliser l'interface de restitution des données de traçabilité des échanges dans le schéma d’organisation

financière (Ex notification de crédits aux relais opérationnels);5) Paramétrer le workflow d'approbation et de mise à disposition des crédits.SUNKWE :1) Définir et formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice du plafond d'emploi et formaliser un mode

opératoire.2) Définir et implémenter les spécifications des états de reporting nécessaires pour valider le plafond d'emploi.

16

3.2.4 Impact 4 : la nécessité de produire un reporting de plus en plus élaboré (le calcul des indicateurs les documents budgétaires et comptables quiaccompagnent la loi de finances), et intégrant des informations gérées dans différents systèmes applicatifs.


Impact 4 :la nécessitéde produire unreporting de plus enplus élaboré

Recommandation 4.3 : Mettre en place une solution del’infocentre ou un datawarehouse (prévoir des restitutions detypes multidimensionnelles et types transactionnelles) x X

Présentations des Tâches à réalisées (Etudes, Base de données, IHM )

Figure 5 : projet infocentre

Projet de restitutions décisionnelles ou d’Entrepôt de données à mettre en place1) Maquetter l'ensemble des de reporting nécessaires aux lois de finances au contrôle et au

suivi de la gestion budgétaire : DPBEP , DPPD , PAP ;

2) Maquetter l'ensemble des états de reporting nécessaires au contrôle et au suivi de lagestion budgétaire : RAP, suivi des dépenses ;

3) Maquetter l'ensemble des états opérationnels de reporting nécessaires au contrôle et ausuivi de la gestion comptable ;

4) Maquetter l'ensemble des états opérationnels de reporting nécessaires au contrôle et ausuivi des effectifs ;

5) Etablir les modes opératoires pour préciser le cas échéant, les règles de calcul desagrégats (ex : indicateurs de performance) ;

6) Mettre en place une solution de l’infocentre ou un datawarehouse et intégrer ces demandesdans le périmètre du projet d'infocentre ;

7) Construire une plate forme d’échanges de données entre systèmes informatiques qui devraêtre étendue aux autres systèmes (Santé, Education, etc…) ;

8) Assurer la disponibilité des infrastructures d’interconnexion et leurs extensions à tous lesacteurs inscrits dans le processus budgétaire.

SIGFiP, ASTER, SUNKWE,ASTER (Restitutions transactionnelles):1) Maquetter l'ensemble des états de reporting nécessaires au contrôle et au suivi de la

gestion budgétaire;SIPIBE (Restitutions transactionnelles) :1) Maquetter l'ensemble des états de reporting nécessaires au suivi de la gestion budgétaire;

16


















16


















17

3.2.5 Impact 5: l’introduction de l’exercice de la fongibilité des crédits au sein des programmes

Encadré sur l’exercice de la fongibilité Présentations des Tâches à réalisées (Etudes, Base de données, IHM )Programme

XPersonnel Fonctionnement Investissement Transfert SIPIBE :

1) définir et formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de la fongibilité descrédits en précisant :- les axes sur lesquels la fongibilité doit s'appliquer (Programme, Action, etc…);- le mode opératoire pour évaluer l'application des règles, le circuit d'approbation et les états dereporting relatifs à la fongibilité des crédits.2) développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité

Action 1

Action 2

Action 3 SIGFiP :1) formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de la fongibilité des crédits enprécisant :- les acteurs sur lesquels s'exercice la fongibilité;- les axes sur lesquels la fongibilité doit s'appliquer (Programme, Action, etc…);- le mode opératoire pour évaluer l'application des règles, le circuit d'approbation et les états dereporting relatifs à la fongibilité des crédits.2) développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité et les insérer dans le circuitd'approbation de la mise à disposition des crédits.

Action 4

……

Action n

ASTER :1) implémenter les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de la fongibilité des crédits et

les états de reporting relatifs à la fongibilité des crédits ;2) développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité ;


Impact 5:l’introduction del’exercice de lafongibilité des créditsau sein desprogrammes

Recommandation 5.1 : définir et formaliser lesrègles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice dela fongibilité des crédits

x x

Recommandation 5.2 : développer les traitementsde contrôle des règles de fongibilité et les insérerdans le circuit d'approbation de la mise à dispositiondes crédits.

x x x x x x x x x x

Fongibilitésymétrique

Fongibilitéasymétrique

18

3.2.6 Impact 6: la systématisation d’un double suivi pour l’ensemble des dépenses dans les applications informatiques

Figure 6 :Illustration de règle de consommation des AE et CP Règles de gestion à définir et principaux Fichiers et Tables concernées et les IHMSIGFIP :1) définir et formaliser les règles de gestion de mise en œuvre de l’exercice des AE et CP en précisant :o le mode de consommation des AE et le mode de consommation des CP ;o le mode de transition vers le système AE-CP ;o ses interactions dans l’exercice de la fongibilité des crédits.2) développer les traitements de contrôle des règles de mise en œuvre de l’exercice des AE et CP ;3) Développer des états de suivi des crédits en AE et en CP selon le nouveau référentiel ;4) Adapter les écrans de saisie et consultation des consommations budgétaires (ModulesENGAGEMENT, LIQUIDATION,ORDONNANCEMENT, PEC/MER ,etc..)ASTER :1) Implémenter les règles de gestion de mise en œuvre de l’exercice des AE et CP en précisant lemode de consommation des AE et le mode de consommation des CP ;2) développer les traitements de contrôle des règles de mise en œuvre de l’exercice des AE et CP ;3) développer des états de suivi des crédits en AE et en CP selon le nouveau référentiel4) Adapter les écrans de consultation des consommations budgétaires5) Revoir les fichiers d’interface FI_ORDONNANCES et les modules d’ECHANGE et le module CADSIPIBE ;1)Définir et formaliser les règles de gestion de mise en œuvre de l’exercice des AE et CP en précisantsa prise en compte dans le système d’autorisation annuelle et de gestion pluriannuelle ;2) Développer des états de suivi des crédits en AE et en CP selon le nouveau référentiel ;3) Adapter les écrans de saisie des AE/CP consultation des consommations budgétaires (BudgetGénéral, Budgets annexes et CST, collectif budgétaire, transferts et virement de crédits


Impact 6: lasystématisation d’undouble suivi pourl’ensemble desdépenses dans lesapplicationsinformatiques

Recommandation 6.1 : définir et formaliser lesrègles de gestion de mise en œuvre de l’exercice desAE et CP

x

Recommandation 6.2 : développer les traitementsde contrôle des règles de mise en œuvre del’exercice des AE et CP ; x x x x x x

19

3.2.7 Impact 7 : une cohabitation de la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale dans un système d’information intégréEtudes SIPIBE SIGFIP SUNKWE SICOPE MAKTOSS ASTER Interface Réseaux

BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHM BD IHMImpact 7 : unecohabitation de lacomptabilité budgétaireet la comptabilitégénérale dans unsystème d’informationintégré

Recommandation 7.1 : Poursuivre le chantierd’intégration du système d’information pour unetraduction des événements de gestion encomptabilité générale, comptabilité budgétaire et cecisans ressaisie.

x x x x x x x

Recommandation 7.2 : Prendre en compte dans lesapplications informatiques les nouvelles règles decomptabilisation des données de dépensesporteuses d’éléments comptables

x x x x x x x

Illustration de l’articulation entre le budget et la comptabilité générale Règles de gestion et principaux tables et fichiers concernés

Figure 6 : Comptabilisation Budgétaire et comptabilité générale d’une opération de dépense dans ses différentes phases

L’enregistrement des dépenses doit par ailleurs se faire en deux temps la constatation de la dettede l’Etat au moment de l’engagement (Débit d’un compte 6xx – Crédit d’un compte 4xx) etl’enregistrement de l’apurement de la dette au moment du décaissement (Débit d’un compte 4xx –Crédit d’un compte de règlement). Par ailleurs, l’information comptable disponible dans ASTERdoit permettre des restitutions sur l’axe du Programme et de l’Action. L’outil ASTER devra donc,dans l’intégration des données issues du SIGFiP, SUNKWE, SICOPE, SIPIBE récupérer leséléments de codification ad hoc (valeur du Programme et valeur de l’Action notamment).

Interface SIGFiP-ASTER, MAKTOSS SIGFiP1) Définir les règles d’articulation entre la NBE et le PCE relativement dans les différents flux de dépenses ;2) implémenter les règles d’imputation automatique dans les comptabilités budgétaire et comptable et des

centralisations de des écritures en temps réel.SIGFIP :1) Définir les éléments déclencheurs qui assurent un suivi cohérent en comptabilité générale d’une opération de

dépense dans ses différentes phases ;2) Implémenter les règles de déclenchement d’imputabilité pour comptabiliser les flux en droits constatés.MAKTOSS :1) Définir les éléments déclencheurs qui assurent un suivi cohérent en comptabilité générale d’une opération de

dépense dans ses différentes phases ;2) Implémenter les règles d’imputabilité pour comptabiliser les flux en droits constatésASTER :1) Formaliser les spécifications fonctionnelles pour comptabiliser les flux en droits constatés et directement dans les

comptes 6xx et 7xx ;2) Définir les nouveaux fichiers d’interface (FI_LIQUIDATION) et mettre à jour ceux existants (FI_ORDONNANCES) ;3) Adapter la table de paramétrage des écritures comptables pour prendre en compte ces nouvelles règles de

gestion ;4) Implémenter les spécifications fonctionnelles pour comptabiliser les flux en droits constatés et directement dans

les comptes 6xx et 7xx ;5) Adapter les modules d’ECHANGE et CAD ;6) Implémenter les données spécifiques à la gestion des BP comme niveau d'agrégation des écritures comptables

(Programme, Action, Sous-action) ;

20

3.3 Récapitulatif des activités à mener par application pour une mise en œuvre de la NBCE

SIPI

BE

Au niveau des études conceptuelles à mener Au niveau Base de données Au niveau Interface homme machine

1. Identifier et segmenter les classifications quiconcourent à l’élaboration du budget : Sectionsbudgétaires, Directions et les Services, Secteurs et lesUnités Administratives, les Natures économiques, lecode fonctionnel, destinations Budgétaires,l’élaboration du budget, les virements de crédits;

2. Définir les éléments faisant l’objet d’uneprogrammation ferme, non révisable les annéessuivantes et ceux faisant l’objet d’une programmationindicative, qui pourront être revus ;

3. Définir les règles d’enchaînement des budgets d’uneannée à une autre ;

4. Définir le niveau d'information nécessaire aux travauxd'élaboration du budget ;

5. Définir l'interface de saisie des élémentscomplémentaires (données référentielles d'exécution)pour la cartographie ;

6. définir et formaliser les règles de gestion pour mettreen œuvre l'exercice de la fongibilité des crédits enprécisant :a. les axes sur lesquels la fongibilité doit s'appliquer(Programme, Action, etc…);b. le mode opératoire pour évaluer l'application desrègles, le circuit d'approbation et les états de reportingrelatifs à la fongibilité des crédits.

7. Définir et formaliser les règles de gestion de mise enœuvre de l’exercice des AE et CP en précisant sa priseen compte dans le système d’autorisation annuelle etde gestion pluriannuelle ;

1. Adapter tous les fichiers de données qui concourent à l’élaboration dubudget : Sections budgétaires, Directions et les Services, Secteurs etles Unités Administratives, les Natures économiques, le codefonctionnel, destinations Budgétaires, l’élaboration du budget, lesvirements de crédits;

2. Positionner les champs relatifs à la classification programmatique(mission, programme, action) dans les tables et objets dépendants ;

3. Adapter les structures des fichiers dans un cadre de préparationbudgétaire pluriannuelle des programmes :a. Organisation de phases de cadrage, de programmation,

d’échanges itératifs entre les acteurs, puis de notification ;b. Possibilité de gérer plusieurs versions budgétaires et de réaliser

des analyses pluriannuelles ;c. Possibilité de programmer sur des critères métiers (activités) en

plus des critères budgétaires réglementairesd. Système AE-CP

4. Paramétrer la table des profils et des droits des responsables deprogramme: aux fonctionnalités de l'outil, aux données, aux états derestitution ;

5. Assurer la segmentation d'un programme déclinant, sur un périmètreou un territoire et sous l'autorité du responsable, les actions, lesobjectifs et les indicateurs du programme auquel il se rattache(cartographie des programmes);

6. Développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité ;7. Implémenter les règles de gestion de mise en œuvre de l’exercice

des AE et CP en précisant sa prise en compte dans le systèmed’autorisation annuelle et de gestion pluriannuelle

1. adapter tous les modules qui concourent àl’élaboration du budget : Sections budgétaires,Directions et les Services, Secteurs et les UnitésAdministratives, les Natures économiques, le codefonctionnel, destinations Budgétaires, l’élaborationdu budget, les virements de crédits;

2. Positionner les champs relatifs à la classificationprogrammatique (mission, programme, action) auniveau des écrans de saisie et de consultation desmodules (Elaboration du budget, virement, etc..) ;

3. Adapter le cadre de saisie pour les nouvellesprésentations et la répartition des crédits ;

4. Réaliser l'interface de saisie des élémentscomplémentaires (données référentiellesd'exécution) pour la cartographie des ;

5. Développer l’ensemble des états de suivi descrédits en AE et en CP selon le nouveau référentielet l'ensemble des états de reporting nécessaires ausuivi de la gestion budgétaire

6. Adapter les écrans de saisie des AE/CPconsultation des consommations budgétaires(Budget Général, Budgets annexes et CST,collectif budgétaire, transferts et virement decrédits ;

21

SIGF

IP

Au niveau des études conceptuelles à mener Au niveau Base de données Au niveau Interface homme machine et reporting1. Identifier et segmenter les nouvelles classifications

fonctionnelles, les classifications administratives2. Identifier l'ensemble des acteurs dans la gestion des

BP et recenser les profils à définir ;3. Assurer la segmentation d'un programme déclinant,

sur un périmètre ou un territoire et sous l'autorité duresponsable, les actions, les activités budgétaires duprogramme auquel il se rattache ;

4. Définir les règles de traçabilité des échanges dans leschéma d’organisation financière ;

5. formaliser les règles de gestion pour mettre en œuvrel'exercice de la fongibilité des crédits en précisant :a. les acteurs sur lesquels s'exercice la fongibilité;b. les axes sur lesquels la fongibilité doit s'appliquer(Programme, Action, etc…);c. le mode opératoire pour évaluer l'application desrègles, le circuit d'approbation et les états de reportingrelatifs à la fongibilité des crédits.

6. définir et formaliser les règles de gestion de mise enœuvre de l’exercice des AE et CP en précisant :a. le mode de consommation des AE et le mode de

consommation des CP ;b. le mode de transition vers le système AE-CP ;c. ses interactions dans l’exercice de la fongibilité

des crédits.7. Définir les éléments déclencheurs qui assurent un suivi

cohérent en comptabilité générale d’une opération dedépense dans ses différentes phases ;

1. Adapter les tables et les objets relatives aux nouvellesclassifications fonctionnelles, les classificationsadministratives ;

2. Paramétrer la table des profils et des droits desacteurs impliqués dans les BP;

3. Positionner les champs relatifs à la classificationprogrammatique (mission, programme, action) dans toutesles tables (T_LIGNES_BUD_DEP, T_DEMANDES_ENGAG,T_MANDATS, T_IMAGES_MANDATS,T_ORDRE_PAIEMENT, T_ORDRE_PAIEMENT, etc.) etobjets dépendants (fonctions, procédures) ;

4. implémenter le workflow d'approbation et de mise àdisposition des crédits ;

5. Veiller à cohérence des règles de fongibilité et lestraitements de contrôle y relatifd et les insérer dans le circuitd'approbation de la mise à disposition des crédits.

6. Veiller à cohérence des règles de mise en œuvre del’exercice des AE et CP et les traitements de contrôle yrelatif;

7. Intégrer les correspondances budgétaro-comptables ;8. Implémenter les règles de déclenchement d’imputabilité

pour comptabiliser les flux en droits constatés.

1. Adapter les IHM (Saisie d’une demande d’engagement,saisie d’une demande de liquidation, consultation des lignesbudgétaires) liées des classifications fonctionnelles, lesclassifications administratives, les classificationsprogrammatiques ;

2. Développer l'ensemble des états de reporting nécessaires ausuivi de la gestion budgétaire ;

3. Paramétrer la table des profils et des droits: auxfonctionnalités de l'outil, aux données, aux états derestitution ;

4. Réaliser les interfaces pour assurer la segmentation d'unprogramme déclinant, sur un périmètre ou un territoire etsous l'autorité du responsable, les actions, les activitésbudgétaires du programme auquel il se rattache ;

5. Définir et réaliser l'interface de restitution des données detraçabilité des échanges dans le schéma d’organisationfinancière (Ex notification de crédits aux relaisopérationnels);

6. Paramétrer le workflow d'approbation et de mise àdisposition des crédits ;

7. Développer les traitements de contrôle des règles defongibilité ainsi que les états de reporting associés ;

8. Développer les traitements de contrôle des règles del’exercice des AE-CP et des états de suivi des crédits en AEet en CP selon le nouveau référentiel ;

9. Adapter les écrans de saisie et consultation desconsommations budgétaires (Modules ENGAGEMENT,LIQUIDATION,ORDONNANCEMENT, PEC/MER ,etc.. ) enAE et en CP selon le nouveau référentiel ;

10. Développer des interfaces et des états de suivi d’uneopération de dépense dans ses différentes phases.

22

SUN

KWE

Au niveau des études conceptuelles à mener Au niveau Base de données Au niveau Interface homme machine1. Identifier les structures référençant les imputations

budgétaires notamment T_Stru_Chap, T_Structures ettous les tous les objets dépendants ;

2. Intégrer les segments de la classification budgétaire ;3. Définir et formaliser les règles de gestion pour mettre

en œuvre l'exercice du plafond d'emploi et formaliserun mode opératoire.

4. Définir les spécifications des états de reportingnécessaires pour valider le plafond d'emploi.

1. Adapter les structures référençant les imputations budgétairesnotamment T_Stru_Chap, T_Structures et tous les tous les objetsdépendants selon la nouvelle classification ;

2. Implémenter les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercicedu plafond d'emploi et implémenter le mode opératoire.

1. Adapter les IHM et les états de reporting référençantles imputations budgétaires notammentT_Stru_Chap, T_Structures et tous les tous lesobjets dépendants selon la nouvelle classification ;

2. Adapter les IHM et les états de reporting pourl’exercice des plafonds d’emploi selon la nouvelleclassification ;

MAKT

OSS

Au niveau des études conceptuelles à mener Au niveau Base de données Au niveau Interface homme machine1. Intégrer les segments de la classification budgétaire ;2. Définir les éléments déclencheurs qui assurent un suivi

cohérent en comptabilité générale d’une opération dedépense dans ses différentes phases ;

1. Positionner les classifications administrative, fonctionnelle,programmatique et économique ;

2. Adapter les structures référençant les imputations budgétairesnotamment T_INTSIGMAT et tous les tous les objets dépendants(TITRES, vb_Intsigmat, T_Intsigmat_local, FEN_INTMATSIG) ainsique les procédures Interface_matkoss_sigfip_paiement ;

3. Implémenter les règles d’imputabilité pour comptabiliser les flux endroits constatés.

1. Adapter l’écran référençant la nomenclaturebudgétaire notamment (FEN_INTMATSIG) ;

2. Adapter les états de reporting nécessairesnotamment Etat_Titre_Par_Etape_Par_Nature, Titrespar nature économique de dépense ;

3. Développer les nouveaux états de suivi budgétaire

23

ASTE

R

Au niveau des études conceptuelles à mener Au niveau Base de données Au niveau Interface homme machine1. Etudier le positionnement des classifications

budgétaire et comptable ;

2. Formaliser les spécifications fonctionnelles pourcomptabiliser les flux en droits constatés etdirectement dans les comptes 6xx et 7xx ;

3. Revoir les états de reporting comptables

4. Définir les nouveaux fichiers d’interface(FI_LIQUIDATION) et mettre à jour ceux existants(FI_ORDONNANCES) ;

1. Intégrer le nouveau PCE ;

2. Adapter les tables des imputations budgétaires en prévision et en exécution(FN_LIGNE_BUD_EXEC, FN_LIGNE_BUD_EXEC RB_NAT_MVT_BUD,FB_LIGNE_PIECE, FB_MVT_BUD, FB_LIGNE_TIERS_PIECE) et lesdifférents types de lignes y relatif ;

3. Revoir et adapter les fichiers d’interfaces ainsi que les tables FI_NOMBUD ;

4. Positionner les champs relatifs à la classification programmatique (mission,programme, action) au niveau des IHM de la CAD ;

5. Adapter les objets de la base nécessaire aux situations d’exécutionbudgétaire (FB_AUTPRO, FB_CREDI, FB_CREPA, FB_DEPHB,FB_EXCRE, FB_EXECP ,FB_EXEOP, FB_EXERE ,FB_EXRES ,FB_PREOP,FB_PRERE ,FB_RECHB , FB_RESER)

6. Implémenter les règles de gestion pour mettre en œuvre l'exercice de lafongibilité des crédits ;

7. Développer les traitements de contrôle des règles de fongibilité ;

8. Implémenter les règles de gestion de mise en œuvre de l’exercice des AE etCP en précisant le mode de consommation des AE et le mode deconsommation des CP ;

9. Développer les traitements de contrôle des règles de mise en œuvre del’exercice des AE et CP ;

10. Revoir les fichiers d’interface FI_ORDONNANCES et les modulesd’ECHANGE et le module CAD ;

11. Adapter la table de paramétrage des écritures comptables pour prendre encompte ces nouvelles règles de gestion (RN_TYPE_COMPTE, FN_COMPTE,RC_LISTE_COMPTE, RC_SCHEMA_CPTA, RC_MODELE_LIGNE,RC_SPEC,SR_CPT_TRT)

12. Implémenter les spécifications fonctionnelles pour comptabiliser les flux endroits constatés et directement dans les comptes 6xx et 7xx ;

13. Implémenter les données spécifiques à la gestion des BP comme niveaud'agrégation des écritures comptables (Programme, Action, Sous-action)

1. Adapter les états de reporting de d’exécution budgétaire

a. Développer et les états de reporting relatifs àla fongibilité des crédits ;

b. Développer des états de suivi des crédits enAE et en CP selon le nouveau référentiel ;

2. Adapter les états de reporting de tenue de lacomptabilité;

3. Adapter les unités de traitement (IHM)des modulesa) d’ECHANGE (U621-010B,U621-020B,U621-030B,

U621-035B,U621-050B,U621-060,U621-065E,U621-070E)

b) CAD (U412-010F, U412-020F,U412-030B,U413-030F, U414-030F, U415-010F,U415-030F,U416-010F,U416-030F,U417-010F)

c) CGE 5U211-010B,U211-010 E,U211-010F,U211-030B, U211-030 E,U211-040E ,U211-210E, U212-010F,U212-012 E)

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Au niveau des études conceptuelles à mener Au niveau Base de données Au niveau Interface homme machine Infrastructures

Infocentre

1. Créer le projet d’infocentre ;2. Maquetter l'ensemble des de reporting nécessaires aux

lois de finances au contrôle et au suivi de la gestionbudgétaire : DPBEP , DPPD , PAP ;

3. Maquetter l'ensemble des états de reportingnécessaires au contrôle et au suivi de la gestionbudgétaire : RAP, suivi des dépenses ;

4. Maquetter l'ensemble des états opérationnels dereporting nécessaires au contrôle et au suivi de lagestion comptable ;

5. Maquetter l'ensemble des états opérationnels dereporting nécessaires au contrôle et au suivi deseffectifs ;

6. Etablir les modes opératoires pour préciser le caséchéant, les règles de calcul des agrégats (ex :indicateurs de performance) ;

1. Créer une base de donnéesmultidimensionnelle ;

2. Construire une plate forme d’échanges dedonnées entre systèmes informatiquesbudgétaire et comptable

3. Assurer une extension de la plate formed’échanges aux autres systèmes nonbudgétaire et comptable (Santé, Education,etc…) ;

4.

1. Implémenter l'ensemble des états dereporting nécessaires aux lois definances au contrôle et au suivi de lagestion budgétaire : DPBEP , DPPD ,PAP ;

2. Implémenter l'ensemble des états dereporting nécessaires au contrôle etau suivi de la gestion budgétaire :RAP, suivi des dépenses ;

3. Maquetter l'ensemble des étatsopérationnels de reportingnécessaires au contrôle et au suivide la gestion comptable ;

4. 5. Maquetter l'ensemble des étatsopérationnels de reportingnécessaires au contrôle et au suivides effectifs ;

Réseaux

1. Assurer la disponibilité desinfrastructures d’interconnexion etleurs extensions à tous lesacteurs inscrits dans le processusbudgétaire.

25

4 MISE EN ŒUVRE OPERATIONNELLE DE LA NBCE

Il apparaît au récapitulatif que l’impact de la nomenclature budgétaire de l’Etat sur SIPIBE impose auSIBC, la détermination de la nomenclature d’élaboration et d’exécution du budget, la gestionprogrammatique, l’implémentation de nouvelles règles de gestion (fongibilité des crédits, AE/CP,plafonds d’emploi) et appelle à la fois à un partage plus large de l’information. Elles imposent égalementà l’Etat Bénin, une présentation du budget conformément aux Nouvelles Directives à compter de 2013.Aussi Les dispositions du projet de loi portant loi de finances seront appliquées dès sa promulgation.Toutefois, un délai supplémentaire de cinq (5) ans peut être observé pour la mise en œuvre intégraledes dispositions relatives:- à la déconcentration de la fonction d’ordonnateur principal telle que prévue à l’article 72 ;- aux programmes et aux dotations tels que prévus aux articles 14, 15, 16, 17 et 18, ainsi que

des annexes y relatives prévues dans les articles 47, 49 et 53 ;- à la programmation pluriannuelle des dépenses, telle que prévue à l’article 56 ;- aux tableaux matriciels croisés prévus au point 7 de l’article 49 ;- aux règles et procédures découlant du principe de la constatation des droits et obligations

régissant la comptabilité générale prévue à l'article 80.

Pour ce dernier cas, un délai supplémentaire de deux (2) ans peut être observé. En attendantl’application intégrale des dispositions du deuxième alinéa, les règles prescrites par les textes envigueur en ces matières restent applicables

La mission propose une stratégie informatique en deux étapes :

- une étape transitoire de trois (3) ans, qui consistera à une adaptation à minima dessystèmes informatiques existants à l’effet de présenter la loi des finances du Bénin selon lenouveau référentiel budgétaire et de minimiser les risques liés à la période de bascule. Lecontenu fonctionnel de la solution transitoire est circonscrit à :

o l’adaptation de la nomenclature budgétaire et comptable actuelle pour une présentationet une exécution de la loi de finances conforme aux nouvelles directives ;

o l’identification des programmes et des actions ou activités.

- La refonte de l’ossature du système d’information budgétaire et comptable devra satisfaireà toutes les exigences des nouvelles Directives. En parallèle à la phase transitoire, cetterefonte reposera sur un système plus flexible conçu sur la réforme des processusbudgétaires et comptables, l’introduction de la dématérialisation des documents, assurantune meilleure intégration des applications informatiques. L’adaptation des systèmesinformatiques actuels et les nouveaux projets d’informatisation complémentaires (base dedonnées référentiel, entrepôt de données, système d’échanges unique, etc.) serontconduits et mis en place dans le cadre de cette refonte. Un des préalables au démarragede cette phase est la révision du cadre légal et réglementaire des responsabilités et destâches gérées par l’ensemble des acteurs dans la chaîne de la dépense. Elle doit permettreainsi de formaliser dans le détail les règles de gestion et les processus cibles.

26

4.1 Adapter l’organisation et la méthodologie de travail au contexte du projetLa mission propose aux équipes en charges du projet (Utilisateurs, équipes informatiques, comité detransposition) une organisation et une méthodologie spécifique, adaptée au contexte actuel.4.1.1 Impact n° 8 : une organisation et une méthodologie spécifique, adaptée au contexte actuel

4.1.1.1 L’organisationComme pour tout projet informatique, il est impératif que la phase d’étude des besoins soit menée avecle plus grand soin. Le projet d’implantation des BP est complexe et va transformer l’organisation desservices et les circuits d’information. Les acteurs dans les processus cibles seront nouveaux et plusnombreux. Les procédures et le reporting des opérations seront plus développés.Il est donc nécessaire que la phase d’étude associe la plus grande diversité d’acteurs afin que lestoutes les règles de gestions et les besoins complémentaires soient recensés dans leur exhaustivité.Par ailleurs, il est important que les règles de gestion et l’expression de besoins complémentaires soientpartagées entre les équipes informatiques et les utilisateurs. C’est pourquoi la mission recommandeque des ateliers mixtes soient crées pour réunir ces compétences et pour formaliser collectivement lesrègles de gestion et les besoins complémentaires.D’autres part, il faut signaler que le projet, de part son envergure et sa couverture fonctionnelleétendue, peut être difficile à appréhender dans sa globalité. Pour pallier cette difficulté, la missionrecommande de découper l’ensemble du projet en sous-projets, correspondant chacun à une tranchefonctionnelle ou à un domaine technique particulier.Le découpage peut s’inspirer des thématiques abordées dans la troisième partie du rapport, à savoir : Le nouveau système de classification budgétaire; La nouvelle architecture budgétaire ; les nouveaux documents accompagnant la loi de finances et travaux de reporting (PAP, RAP,

Indicateurs) ; la mise à disposition des crédits ; l’ordonnancement des tâches et des contrôles liés à l’exécution de la dépense ; l’articulation entre le budget et la comptabilité dans les flux de la dépense ; la mise en œuvre des règles particulières de la gestion des budgets programmes (AE-CP,

fongibilités et plafonds d’emploi) ; les travaux de reporting : l’édition des PAP, des RAP, le calcul des indicateurs.

L’objectif du découpage est de pourvoir permettre la constitution constituer des groupes de travailréduits mais réunissant des personnes spécialisées dans le domaine retenu.Précisons que certains sujets sont transversaux (la nomenclature, le reporting et la gestion des droits).Ils nécessiteront d’organiser des séances communes et réunissant plusieurs groupes de travail.Recommandation 8.1: Découper le projet en ateliers.Recommandation 8.2: Créer des ateliers mixtes associant des utilisateurs, des représentants deséquipes SI et des comités de transposition des directives.

ii) La méthodologie

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Compte tenues des spécificités de ce projet, le cycle de développement doit également être repensépar rapport aux pratiques habituelles.La mission recommande de mettre en place des cycles dedéveloppement avec prototypage.Figure 7 : Cycle séquentiel de développement avec prototype

Cette méthodologie de développement présente plusieurs avantages :- Obtenir une certaine souplesse au niveau de la phase d’analyse et permettre le cas échéant derepréciser clairement les besoins en ateliers ;- Présenter aux utilisateurs la traduction immédiate de leur expression de besoins dans l’outil ;- Permettre aux ateliers d’accorder un soin tout particulier à l’ergonomie. Dans le cadre duBudget Programme, elle sera décisive pour l’appropriation des outils et l’accompagnement duchangement.

Recommandation 8.3 : Formaliser les processus cibleRecommandation 8.4 : Concevoir un prototype : pour préciser les règles de gestion dans le contexte opérationnel ; pour compléter le cas échéant les besoins ; pour facilité la conduite du changement ; pour améliorer l'ergonomie.

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AnnexeAE/CP : Autorisation de programme/Crédit de Paiement

ASTER : Progiciel de gestion de la Comptabilité Publique

CDMT : Cadre de dépenses à moyen terme

BP : Budget Programme

CF : Contrôle Financier

DGB : Direction Générale du Budget

DGTCP : Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique

DGI : Direction Générale des Impôts et des Domaines

DGD : Direction Générale des Douanes

DOI : Direction de l’Organisation et de l’Informatique

IFU : Gestion des identifiants fiscaux uniques

SYDONIA: SYstème DOuaNIer Automatisé

MEF : Ministère de l’Economie et des Finances

MAKTOSS : logiciel de Suivi des bordereaux et mandats

NBCE : Nouvelle Nomenclature Budgétaire et Comptable

PAP : Plan Annuel de Performance

PESI : Plan d’évolution du Système d’Information

RAP : Rapport Annuel de Peformance

SICOPE : logiciel de Gestion des pensions

SIPIBE : Logiciel de gestion de la Préparation du budget

SUNKWE : Logiciel de Gestion de la solde

SDI : Schéma Directeur Informatique

SIBC : Système d’Information Budgétaire et Comptable

SIGFiP : Système Intégré de Gestion des Finances Publiques

SIGTAS : Système intégré de gestion des taxes

SOA : Architecture Orientée Service

TAKWE : Calcul d’assiettes et suivi des recouvrements

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