Année Universitaire 2020-2021

INITIATION BUREAUTIQUE

Nom de l’enseignant : RAKOTOMALALA

Niveau d’études : L 1 GESTION

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Formation à Distance

Table des matièresPartie 1 : Initiation à l’informatique.........................................................................................................41 Présentation matérielle de l’ordinateur..............................................................................................4

3 Quelques mots sur Internet …..........................................................................................................6Qu’est-ce que c’est au juste?............................................................................................................6Que faut-il pour accéder à internet ?................................................................................................7Qu’est-ce qu’un navigateur ?...........................................................................................................7Qu’est-ce qu’un moteur de recherche ?...........................................................................................7Comment chercher de manière pertinente sur le net ?.....................................................................8

Partie 2 : Traitement de texte : Word.......................................................................................................91- Généralités.......................................................................................................................................9

1.1. La barre de menu.....................................................................................................................101.2. Les barres d'outils....................................................................................................................111.3. Zone d'édition..........................................................................................................................111.4 Barre d'état...............................................................................................................................12

2 Fonctionnalités de base..................................................................................................................122.1. Mise en forme des caractères..................................................................................................132.2. Mise en forme des paragraphes...............................................................................................142.3 Listes........................................................................................................................................172.4 Lien hypertexte........................................................................................................................18

3.Autres objets simples......................................................................................................................183.1 Tableau simple..........................................................................................................................183.2. Image.......................................................................................................................................19

4.Mise en forme de la page................................................................................................................204.1 Colonnes...................................................................................................................................204.2 Marges.......................................................................................................................................214.3 Sauts.........................................................................................................................................224.4 En-tête et pied de page.............................................................................................................224.5 Notes de bas de page (ou de fin)..............................................................................................23

5.Styles et tables automatiques..........................................................................................................245.1 Styles........................................................................................................................................245.2 Structurer automatiquement un document avec les styles.......................................................25

6. Tableau complexe.......................................................................................................................277. Références et renvoi....................................................................................................................28

7.1 Légender un tableau ou une image..........................................................................................287.2 Faire référence à un tableau ou une image...............................................................................286 Commandes équivalentes dans OpenOffice.org Writer..........................................................29

PARTIE 3 : ELÉMENTS DE BASE DU TABLEUR EXCEL.............................................................301.RECOPIE DE CELLULES ET ADRESSAGE..................................................................................312.QUELQUES REGLES D'UTILISATION D'UN TABLEUR............................................................323.QUELQUES ELEMENTS DE BASE POUR L'UTILISATION D'EXCEL......................................33

3.1 Les sélections de cellules.............................................................................................................333.2 La fonction somme.......................................................................................................................333.3 Les formats...................................................................................................................................333.4 Les tables......................................................................................................................................343.5 Les graphiques.............................................................................................................................35

4.LES FONCTIONS..............................................................................................................................364.1 Fonctions de recherche dans les matrices : Max, Min, Index, Equiv..........................................374.2. Les affectations conditionnelles..................................................................................................37

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4.2.1 Fonction SI............................................................................................................................374.2.2. Fonction Recherche..............................................................................................................384.2.3. Fonction Recherchev............................................................................................................38

5. LES FONCTIONS MATRICIELLES...............................................................................................396.BASES DE DONNEES (LISTES) SOUS EXCEL............................................................................40

6.1 Structure d’une liste de données..................................................................................................406.2. Définition d’une zone de critères................................................................................................44

6.3. Fonctions Base de Données....................................................................................................466.4 EXEMPLE DE L’UTILISATION D’EXCEL EN STATISTIQUE DESCRIPTIVE.............47

PARTIE 4 : POWERPOINT..................................................................................................................501.Premier contact avec Powerpoint........................................................................................................50

1.1- Introduction................................................................................................................................501.2. Démarrage de Powerpoint.......................................................................................................511.3. Créer une présentation.............................................................................................................521.4. Enregistrement et ouverture de fichier...................................................................................53

2. La présentation...................................................................................................................................542.1. Diapositive..................................................................................................................................54

2.1.1 Insertion d’objets..................................................................................................................542.1.2. Objets dessinés.....................................................................................................................552.1.3. Manipulation d’objets..........................................................................................................552.1.4. Masque et modèles...............................................................................................................56

2.2. Commentaire du présentateur.....................................................................................................582.3 Documents pour l’assistance........................................................................................................582.4. Impression de la présentation....................................................................................................59

3. Révision d’une présentation...............................................................................................................603.1. Correction automatique..............................................................................................................603.2. Orthographe................................................................................................................................60

4.Le diaporama.......................................................................................................................................614.1. Préparation.................................................................................................................................614.2. Projection...................................................................................................................................644.3 Conférence...................................................................................................................................654.4.Présentation à emporter................................................................................................................65

EXERCICES D’INITIATION À LA BUREAUTIQUE..............................................................66CORRECTION EXERCICES D’INITIATION À LA BUREAUTIQUE................................69

Mise en forme des caractères.........................................................................................................72Alignement du titre au centre.........................................................................................................72Retrait première ligne des paragraphes........................................................................................72Effectuer la recopie automatique pour les autres cellules.........................................................74

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Partie 1 : Initiation à l’informatique1 Présentation matérielle de l’ordinateur Un ordinateur est composé au minimum d’un écran, d’une unité centrale, d’un clavier et d’une souris ou le pavé tactile. Il est possible de rajouter d’autres périphériques (imprimantes par exemple).

• Ecran : moniteur• Unité centrale : cerveau de l’ordinateur, composants matériels tels que le disque dur ou

le microprocesseur qui permettent de faire fonctionner l’ordinateur, espaces de stockage d’informations. C’est là que l’on branche les périphériques.

• Clavier : périphérique, permet d’interagir avec l’ordinateur, envoyer différents types de commandes ou écrire du texte.

• Souris : autre périphérique qui sert à sélectionner des objets, interagir et à se déplacer dans l’ordinateur.

Une souris se tient dans la paume. Le pouce et l'annulaire se placent de chaque côté de la souris. L'index sur la touche gauche et le majeur sur la touche droite. L'index servira à faire rouler la molette.Le mouvement sur la table est reproduit à l'écran par l'intermédiaire d'un curseur sous forme d'une flèche. La méthode la plus simple pour apprendre à utiliser la souris est de se servir d'un tapis et de poser la souris au milieu. Lorsque celle-ci se trouve au bord du tapis, il suffit de la lever et de la repositionner au milieu.Elle se compose toujours de 2 boutons et d’une molette.Le clic sur le bouton gauche est le plus utilisé : c’est un appui bref qui permet de sélectionner un objet.Le double clic gauche permet d’ouvrir des fichiers, des dossiers et autres applications. Ces sont appuis brefs et rapide. Il ne faut pas déplacer la souris entre les deux clics.Le clic droit est moins utilisé mais il est néanmoins important. Il permet d’ouvrir un menu contextuel en lien avec l’élément qui a été sélectionné = obtenir des informations supplémentaires sur l’objet (exemple le copier/coller).

Manipulation de la souris

Exemple : sur le bureau, passer la souris sur les icônes (elles apparaissent en surbrillance). Puis sur l’écran cliquer 1 fois sur l’icône « poste de travail » = sélection (l’icône se fige en surbrillance). Le clic droit ouvre le menu contextuel. Le double clic rapide permet l’ouverture de l’application.

Les différents pointeurs de la souris :

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Selon l’endroit où se trouve le pointeur de la souris et selon l’élément que l’on approche, le curseur nous indique la zone de l’écran qui va réagir à nos instructions (exemple le pointeur texte). La forme du pointeur donne aussi des informations sur ce que l’on va pouvoir faire avec l’objet (exemple la main qui ouvre des liens sur internet).

A v o ir s u r i n tern e t : htt p : // laso u ris .w ee b ly. c o m / exe r c i ce s - s i m p les. ht ml Ce site propose des exercices pour prendre en main la souris.

Première étape, le démarrage de l’ordinateurSelon l’âge et la marque de votre ordinateur, l’écran d’accueil est différent.

2 Le système d’exploitation (SE)

Définition : programme informatique de base qui permet de faire fonctionner le matériel avec tous les logiciels qui seront installés. (Programme : séquence d’instructions enregistrées dans l’ordinateur et qui spécifie étape par étape ce qu’il doit faire pour obtenir un résultat).

Le SE est le programme qui sous-tend l’ensemble de la machine. Sans cela l’ordinateur est une coquille vide. De plus le SE est l’interface qui permet de dialoguer avec la machine.

Avant la création de systèmes tels que Windows il était compliqué de donner des instructions à la machine. Elle ne parle pas le français mais le « courant électrique » or l’homme ne parle pas le« courant électrique ». Afin de rendre les échanges plus simples et de diffuser plus largement l’informatique, il fallait trouver une interface de traduction (dès les années 80 et surtout 90).

Windows est le nom du système d’exploitation fourni avec les ordinateurs de la marque Microsoft qui appartient au milliardaire Bill Gates. Il existe plusieurs versions de ce SE : XP entre 2001 et 2007, Vista entre 2007 et 2009, windows 7 entre 2009 et 2012 et windows 8 pour les plus récents (interface totalement novatrice et plutôt adaptée au tactile). Il existe d’autres SE (iOS d’Apple qui appartenait à Steve Jobs, un autre milliardaire mais aussi GNU-Linux un logiciel libre issu d’un modèle basé sur la participation collective et le partage).Le bu reau Wi n d o w s

Lors du démarrage, des informations défilent sur l’écran (temps de préparation). L’ordinateur est prêt quand l’écran d’accueil s’affiche.Le bureau Windows s’affiche à l’écran. Il est composé d’un fond d’écran (que l’on personnaliser), différentes icônes qui sont les portes d’entrées vers les applications installées sur l’ordinateur. L’utilisateur peut personnaliser ce bureau en fonction de ses préférences, des applications qu’il veut avoir à portée de main. Par défaut, y figurent : l’icône Ordinateur (appellation propre à Windows. C’est l’icône qui permet d’accéder aux ressources locales de la machine comme les espaces de stockage), la corbeille, le dossier « Mes documents », …Tout en bas de l’écran on trouve la barre des tâches. Elle permet de naviguer entre les programmes ouverts simultanément sur l’ordinateur.Le menu démarrer : le bouton est placé en bas à gauche. C’est une autre porte d’entrée dans l’ordinateur : liste des logiciels installés, accéder au panneau de configuration (zone de commande et de paramétrages), arrêter l’ordinateur…

L e s fe n ê t res Dès que l’on ouvre un programme, une commande, une application quelconque, l’ordinateur ouvre

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une fenêtre. Les fenêtres qui sont ouvertes apparaissent en bas dans la barre des tâches. Le bouton qui apparait dans cette barre porte le nom du programme qui est ouvert. Si la fenêtre disparait de l’écran il faut cliquer sur le bouton dans la barre des tâches.

Chaque fenêtre se présente de la même façon, on peut retenir :

Bouton « réduire » ou augmenter la tailleFermer (croix X)Ascenseur : barre mobile sur le côté droit de l’écran qui permet de faire défiler le contenu présent dans la fenêtre (selon la taille de l’écran et de la fenêtre pas possible d’afficher tous les éléments). Cet ascenseur équivaut à faire rouler la molette de la sourisFlèches « précédent » et « suivant » pour avancer ou reculer dans la navigation.Fil d’Ariane pour retrouver son chemin.L e s logici e ls e t les p rogra m m es

Un logiciel est un programme informatique. Une fois installé sur votre ordinateur il permet d’exécuter une tâche ou une fonction : écrire (le traitement de texte), retoucher une photo, écouter de la musique, lire un DVD … Autant de tâches qui ne sont possibles que si des logiciels adéquats sont installés.

Par défaut l’ordinateur est fourni avec un certain nombre de logiciels qui permettent d’assurer les fonctions de base : éditer des photos, lire la musique, lire des vidéos. Pour personnaliser son ordinateur en fonction des besoins il faut en installer de nouveaux (achetés dans le commerce sur CD ou téléchargés sur internet comme c’est le cas pour les gratuits).

Fi ch ier/ d o s sier/e n registrer

Le fichier est un élément de base de l’informatique, il est représenté sur l’ordinateur sous diverses icônes selon le SE que l’on utilise. Un fichier peut être une musique, un film, un texte, une image … Ces fichiers peuvent être rangés dans des dossiers enregistrés dans un espace identifié de la machine (Mes documents par exemple).Ne pas confondre un logiciel (Word) et un fichier (atelier.doc).

Exemple :ouvrir un document Wordtaper un texte brefFichier > enregistrer –sous > choix de l’emplacementRenommerpuis retrouver le fichier

Lire un nom de fichierLe nom permet d’identifier rapidement le contenu du fichier.Le type permet de connaitre la nature du fichier (Micrsoft Word = traitement de texte = texte) La taille occupée dans l’espace de stockage.

3 Quelques mots sur Internet …

Qu’est-ce que c’est au juste?L’histoire d’Internet remonte au développement des premiers rés e a u x d e té l é c o m m un i cat i o n . C’est

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l’idée d’un ré s eau i n f o r mati qu e , permettant aux utilisateurs de différents o r d i n a t eurs de communiquer

Un mythe :Selon lequel ARPANET, l’ancêtre d’Internet, aurait été créé par les américains en pleine guerre froide pour résister à une attaque massive nucléaire de l’URSS, en raison de son architecture distribuée.Ce mythe est contesté par de nombreux historiens qui soutiennent le fait qu’ARPANET était un projet universitaire à but économique, (rationaliser les dépenses informatiques des universités), fonctionnel (assurer le partage des ressources informatiques) et « idéologique » (développer les communautés en ligne, etc.

Quoiqu’il en soit, aujourd’hui Internet est donc l’ensemble des ordinateurs du monde entier reliés entre eux. Chacun de ces ordinateurs peut offrir des informations aux autres: des textes, des images, des films, de la musique, Internet permet d'accéder à divers services dont les plus utilisés sont la messagerie (E-mail) et la recherche de documents en ligne (le Web).Que faut-il pour accéder à internet ?

- un ordinateur- un modem, appareil généralement intégré dans les box, qui les relient au réseau

téléphonique par un fil téléphonique.- d'un abonnement à un fournisseur d'accès (FAI) qui réalise la connexion entre votre

modem et le réseau Internet- un logiciel appelé navigateur pour lire les pages du

Web.si vous utiliser un smartphone, une tablette ou un ordinateur portable, vous vous connecterez en wifi, c’est à dire une connexion sans fil

Qu’est-ce qu’un navigateur ?Un navigateur est un logiciel, installé sur votre ordinateur et qui permet l’accès à Internet pour parcourir des sites web par exemple.Il existe de nombreux navigateurs Web, pour toutes sortes de matériels (o r d i n ate u r p er s o nn e l , tab l et t e ta c tile, té l ép h o n e s m o b i l e s , etc.) et pour différents systèmes d'exploitation (G NU –Li n u x, Wi nd o ws, M a c OS, iOS et A n d roi d ). Les plus utilisés à l'heure actuelle sont, G o o g le C h r o m e , M o z i l la F i ref o x, I n ter n e t Exp l o rer, S afa r i et Oper a . Les navigateurs Web sont des lo g icie l s complexes et en constante évolution, principalement au niveau de la sécurité, car de nouveaux virus, vers, spywares et autres scripts malveillants ne cessent de voir le jour, mais aussi au niveau des fonctionnalités car des nouveaux stan d ar d s ou des révisions des standards voient régulièrement le jour. IMPORTANCE DES MISES A JOUR REGULIERES

Les ongletsQuel que soit le moteur de recherche le système des onglets est le même. Au sein d’une même fenêtre vous pouvez ouvrir plusieurs « onglets » afin de consulter plusieurs sites ou plusieurs contenus en même temps.

Dans sa forme l’onglet est semblable à un intercalaire placé dans un classeur. Il est ainsi possible de naviguer entre les différentes pages en cliquant sur les onglets (qui portent le nom du site internet ou de la page consultée).

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Qu’est-ce qu’un moteur de recherche ?Un moteur de recherche est une a pp l i c a ti o n web permettant de retrouver des ressources (p a g e s we b , ima g es, vi d é o , fichiers, etc.) associées à des mots quelconques. Certains s i tes w eb offrent un moteur de recherche comme principale fonctionnalité ; on appelle alors moteur de recherche le site lui-même (G o o g le Vi d eo par exemple est un moteur de recherche vidéo).I n strument d e rec h erche sur le web constitué de « r o b o t s », encore appelés bots, spiders, crawlers ou agents qui parcourent les sites à intervalles réguliers et de façon automatique (sans intervention humaine, ce qui les distingue des a nnu ai r es ) pour découvrir de nouvelles adresses (U R L ). Ils suivent les liens h y p e r te x tes (qui relient les pages les unes aux autres) rencontrés sur chaque page atteinte. Chaque page identifiée est alors i n d ex é e dans une b ase d e d o nn é e s, accessible ensuite par les i n ter n a u tes à partir de m o t s - clés .Le moteur de recherche trie, classe et fait remonter le résultat le plus pertinent (mots clés, popularité)Comment chercher de manière pertinente sur le net ?

Exemple de recherche par mots : bib riomExemple d’auto-complétion : biblio...Exemple de correction orthographe : bibautheque riomMots clés : pencol jaune tortue -> on trouve le nom correctement orthographié et le titre exact des deux livres et filmsPlus on met de mots clés, plus vous trouverez précisément ce qui vous cherchez. Au contraire, si vous n’êtes pas sûr, vous pouvez opter pour une recherche plus intuitive : quelques mot clés, pas trop : ouvrent la recherche.En bleu ou en violet : titre de la pageEn vert : adresse url (= adresse unique attribué à un site pour le retrouver facilement). En noir : description du siteNombre de résultats : plusieurs pages de résultats classés par « pertinence » ou « popularité ».

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Partie 2 : Traitement de texte : WordLe « traitement de texte » regroupe tout ce qui concerne la mise en forme des documents écrits à l'aide de l'outil informatique.Les logiciels de traitement de texte les plus évolués font souvent partie d'une « suite » bureautique (qui contiennent d'autres outils comme la gestion de feuilles de calculs, ou la présentation assistée par ordinateur).Les plus connus sont :

• Word (suite Microsoft Office), existant pour Windows et pour Mac OS X.• OpenOffice.org Writer (suite OpenOffice.org), existant pour Windows,

Linux, Mac OS X.• Google Docs (suite Google Docs), utilisable avec un navigateur web

récent.

Nous présenterons ici le traitement de texte à l'aide du logiciel Word, le plus répandu d'entre eux. Les fonctionnalités décrites existent généralement dans d'autres logiciels de traitement de texte (un tableau des principales équivalences est disponible à la fin de cours) et permettent de produire un résultat similaire.

Un « bug » du logiciel, un plantage de l'ordinateur, un bouton d'alimentation appuyé par erreur… Nombreuses sont les raisons qui peuvent vous faire perdre des heures de travail si vous n'avez pas pris garde de sauvegarder ce que vous étiez en train de faire.Sauvegardez régulièrement votre travail (Menu Fichier > Enregistrer, ou Ctrl+S1, ou cliquer sur l'icône ).Certains logiciels effectuent des sauvegardes automatiques, mais prenez l'habitude de sauvegarder vous-même.

1- GénéralitésWord est un logiciel de type WYSIWIG (What you see is what you get : ce que tu vois est ce tu obtiens), c'est-à-dire qu'il permet de voir directement ce qu'on obtiendra si on imprime le document, et que la modification du contenu se fait directement dans cette zone d'affichage.La fenêtre de Word est divisée en plusieurs parties, de haut en bas :

• la barre de menu ;• les barres d'outils ;• la zone d'édition ;• (éventuellement d'autres barres d'outils) ;

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• la barre d'état.

1 Pour les raccourcis claviers (de la forme Ctrl+… ou Alt+…), il faut taper les touches indiquées en même temps.

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1.1. La barre de menu

Les menus du logiciel permettent d'accéder à toutes les fonctionnalités d'édition et de sauvegarde du document (ainsi que le paramétrage et l'aide du logiciel).Les différents menus de Word2 sont :

• Fichier : créer, ouvrir, ou fermer un document, l'enregistrer, l'imprimer, modifier ses propriétés ;

• Édition : d'annuler/restaurer la dernière modification, couper/copier/coller du contenu (texte, images), rechercher et remplacer du texte ;

• Affichage : paramétrer l'affichage du document (zoom, mode d'affichage), des règles, des barres (d'outils) et d'état ;

• Insertion : insérer du contenu particulier : images, lien hypertexte, date, heure, saut de page, note de bas de page, table des matières (générée automatiquement), etc. ;

• Format : mettre en forme du contenu : police de caractères, taille, alignement, puces, numéros, etc., et particulier la gestion des styles de mise en forme ;

• Outils : utiliser les fonctionnalités de Word non liées directement à la mise en forme (correcteur orthographique, publipostage, etc.), configurer des options du logiciel ;

• Tableau : gérer les tableaux (insertion, édition, etc.) dans un document Word ;

• Fenêtre : « naviguer » entre les fenêtres des différents documents Word ouverts ;

• ? (aide) : accéder à l'aide du logiciel ;

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Word peut cacher une partie de sesmenus (pour faire mieux ressortir les fonctionnalités les plus utilisées).

Pour afficher les menus en entier, cliquez sur les deux

2 On retrouve à peu près les mêmes menus dans tous les logiciels d'édition de documents.

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R a cc o u r c i cl a vi e r : pour afficher rapidement un menu : Alt + la lettre soulignée dans l'intitulé du menu (par exemple : Alt+F affiche le Menu Fichier).

1.2. Les barres d'outilsLes barres d'outils regroupent les fonctionnalités les plus utilisées. Elles permettent d'y accéder plus rapidement qu'en passant par les menus.Seules les icônes correspondant aux fonctionnalités sont affichées ; si vous ne comprenez pas l'utilité d'une icône, passez votre souris dessus (sans cliquer) pour obtenir une description.Par défaut, il y a deux barres d'outils affichées :

• Standard : fonctionnalités de base de Word ;

• Mise en forme : fonctionnalités de mise en forme du menu « Format ».

Il n'y a pas toujours assez de place pour afficher complètement une barre d'outils. Dans ce cas, on peut afficher les icônes cachées en cliquant sur le bouton à droite de la barre.On peut déplacer une barre d'outils (par exemple pour mettre les barres sur deux lignes différentes). Pour cela, il faut cliquer sur la barre hachurée à gauche de celle-ci.Il existe d'autres barres d'outils, associées à un type particulier de contenu ; elles n'apparaissent que quand un contenu de ce type est sélectionné. Pour afficher une barre d'outils de manière permanente, sélectionnez-la dans Menu Affichage > Barres d'outils.

1.3. Zone d'éditionLa zone d'édition est délimitée :

• en haut et à gauche par des règles (nous verrons leur utilité plus tard) ;• en bas et à droite par des ascenseurs, qui permettent de naviguer le

document édité. C'est la zone de la fenêtre qui affiche le document, et où on peut agir pour le modifierdirectement (que ce soit le contenu ou sa mise en forme).En bas de la zone d'édition, à gauche de l'ascenseur horizontal, se situent 4 boutons, correspondant aux 4 modes d'affichage de Word (qui apparaissent également dans le Menu Affichage du logiciel) :

De gauche à droite :

• normal : sans interruption (les changements de page sont matérialisés par des lignes pointillées) :

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• web : comme dans un navigateur web ;• page : page par page (avec les marges, les notes de bas de page, etc.),

mode pratique pour contrôler la mise en page du contenu :

• plan : montre la structure du document.

1.4 Barre d'état

Située tout en bas de la fenêtre, la barre d'état permet d'afficher des informations utiles pour l'utilisateur (la page, la place du curseur dans la page, la langue du texte, etc.).

La petite case RFP correspond au mode « Refrappe » ; si celui-ci est activé (en appuyant sur la touche Inser du clavier), le caractère tapé remplace celui situé à droite du curseur (au lieu de s'ajouter à sa gauche). Il arrive qu'on active par erreur ce mode3.Appuyez sur Inser pour désactiver le mode Refrappe s'il a été activé involontairement.

2 Fonctionnalités de baseDans cette première partie du cours, nous étudions d'abord les 4 catégories d'édition les plus utiles, auxquelles sont associées des fenêtres de dialogue :

• mise en forme des caractères (« Police ») ;• mise en forme des paragraphes (« Paragraphe ) ;• listes (« Puces et numéros ») ;

• liens hypertexte (« Lien hypertexte »). Pour afficher les fenêtres de dialogue, on peut :

• Faire un clic droit et sélectionner le nom correspondant ;• Ou aller dans les menus (Menu Format pour les 3 premières catégories,

Menu Insertion pour la dernière).

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3 Souvent en accrochant la touche Inser alors qu'on appuye sur la touche Suppr.

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Pour modifier la mise en forme d'une partie du texte, il faut d'abord la sélectionner4 avant d'appliquer l'opération voulue.Si rien n'est sélectionné, la mise en forme est appliquée au texte à venir (sauf si on déplace le curseur entre temps).

2.1. Mise en forme des caractères

La fenêtre de dialogue Police (Menu Format > Police… ou clic droit> Police…) permet de décorer son texte de nombreuses manières : modifier sa police, sa taille, sa couleur, le souligner, le barrer, le mettre en relief, en majuscules, etc.).Nous présentons seulement ici les fonctionnalités de mise en forme des caractères les plus utiles. La plupart peuvent être réalisées grâce à la barre d'outils Mise en forme, sans avoir à passer par la fenêtre de dialogue.

Police et taille

De nombreuses polices de caractères sont disponibles sur votre ordinateur (classique, moderne, élégant, fantaisie, etc.).Vous pouvez changer la police et la taille des caractères grâce aux menus déroulants correspondant.

Gras, italique, souligné

Vous pouvez écrire votre texte en gras (Ctrl+G), en italique (Ctrl+I) ou le s o u l ign e r (Ctrl+U). On peut bien sûr c o m b i n e rc e l a .

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4 On clique à l'extrémité gauche de ce qu'on veut sélectionner, on déplace le curseur (en maintenant le clic) jusqu'à l'extrémité droite, et on relâche le clic. Un texte sélectionné apparaît en surbrillance (par exemple en blanc sur fond noir, si le texte est avant sélection en noir sur fond blanc).

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Couleur

Vous pouvez appliquer une couleur à votre texte ( ), ainsi qu'une couleur de fond ( ). Par exemple, écrire en blanc sur fond noir. Pour sélectionner la couleur, cliquez sur la flèche à droite des boutons.

Indice, exposant

Il est également possible de passer du texte en indice ou en exposant, en cochant la case correspondante dans la fenêtre de dialogue Police.

Bordure et trame

Il est possible d'ajouter une bordure à un texte, une image ou à un tableau (ou seulement certaines de ses cases). Pour cela, il faut sélectionner ce qu'on veut bordurer, puis aller dans le fenêtre de dialogue « Bordure et trame » (Menu Format > Bordure et trame), dans l'onglet« Bordure ». On peut également définir la couleur de fond grâce à l'onglet « Trame de fond »)5. Le bouton permet d'encadrer un texte en utilisant les paramètres par défaut (on peutsélectionner un type de bordure en cliquant sur la flèche à droite du bouton).

Les bordures (et les trames de fond) peuvent également être utilisés sur des paragraphes, des images, ou des tableaux.

2.2. Mise en forme des paragraphesPar défaut, vous passez à un nouveau paragraphe chaque fois que vous appuyez sur Entrée quand vous tapez du texte (pour faire un simple changement de ligne à la place d'un changement de paragraphe, appuyez sur Shift+Entrée).S'il n'y a pas de sélection, le formatage au paragraphe courant. S'il y a

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sélection, il s'applique au(x) paragraphe(s) sélectionné(s).La fenêtre de dialogue Paragraphe (Menu Format > Paragraphe… ou clic droit > Paragraphe…) permet entre autres de gérer les retraits et les tabulations.5 L'onglet « Bordure de page » sert lui à définir une bordure

pour la page.

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Alignement du texte

Il est possible d'aligner le texte d'un paragraphes de 4 façons possibles (présentées ici dans l'ordre des boutons correspondants) :

• à gauche (le texte est aligné par rapport à la marge gauche) ;• centré (le milieu de chaque ligne se situe au milieu de la page) ;• à droite (le texte est aligné par rapport à la marge droite) ;• justifié (le texte est aligné par rapport aux gauche et droite, en jouant

sur la taille des espaces entre les mots) : cela permet d'avoir toutes les lignes d'un paragraphe (sauf la dernière) de la même taille, ce qui est plus élégant.

Retrait

Dans un traitement de texte, le retrait est le décalage entre le bord d'un paragraphe et la marge correspondante du document. On considère, pour un paragraphe, les retraits suivants :

• avant le texte : entre le bord gauche du paragraphe et la marge gauche ;• avant le texte : entre le bord droit du paragraphe et la marge de droite ;

• première ligne : entre le bord gauche de la première ligne et celui des

lignes suivantes. Observons la règle en haut de la zone d'édition, qui contient 4

taquets :

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• à gauche de la règle :◦ : modifie le retrait à gauche de la première ligne ;◦ : modifie le retrait à gauche des autres lignes du paragraphe ;◦ : modifie le retrait à gauche de toutes lignes du paragraphes en

même temps

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• à droite de la règle : modifie le retrait à droite de toutes les lignes du paragraphe

On peut déplacer les taquets directement sur la règle ou, pour plus de précision, dans la fenêtre de dialogue Paragraphe.

Tabulation

Une tabulation permet de définir un repère particulier au niveau de la ligne. On passe à la prochaine tabulation de la ligne en appuyant sur la touche Tab.Par défaut, un paragraphe a des tabulations tous les 1,25 cm.6

On peut aussi définir ses propres tabulations, qui deviennent prioritaires par rapport aux tabulations par défaut (Tab va alors sur la prochaine tabulation personnalisée, s'il n'en trouve pas, il va sur la prochaine tabulation par défaut).On peut insérer des tabulations personnalisées manuellement, en cliquant sur la règle à l'endroit où on veut les insérer, elles sont alors repérées par de petites marques sur la règle.

Pour plus de précision, il faut passer par la fenêtre de dialogue « Tabulations » (Menu Format > Tabulations… ou double clic sur la règle).

La fenêtre de dialogue permet de définir et de supprimer les tabulations, d'ajouter des « points de suite » entre le texte précédent la tabulation et celle-ci.

Attention, pour qu'une nouvelle tabulation soit bien validée, c l i q u e r s u r D é f i n ir avant de cliquer sur OK.

On peut aussi modifier l'alignement de la tabulation, qui est par défaut à gauche. En effet, le texte peut être aligné de plusieurs façons par rapport à la

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tabulation à laquelle il est associé :• à gauche (défaut) : le bord gauche du texte s'aligne sur l'endroit défini par

la tabulation ;• centré : c'est le centre du texte qui s'aligne ;

6 Avec des tabulations par défaut, on peut placer un texte à 10cms de la marge de gauche (8 fois 1,25cm) mais pas à 11cms.

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• à droite : c'est le bord droit du texte qui s'aligne ;• décimal : c'est le caractère de séparation des chiffres (point, virgule) qui

s'aligne.

Bordure et trame

On peut appliquer une bordure et une trame de fond à un paragraphe de la même manière qu'on le fait sur des caractères.

Pour que Word applique bien la bordure et la trame sur le paragraphe et non pas sur une partie des caractères le composant, il faut d'abord le sélectionner en entier (ou ne rien sélectionner du tout).

On peut mélanger bordure et trame de caractères et de paragraphes :

2.3 ListesPour faciliter la lecture d'un document, on peut organiser ses énumérations en listes. On peut ainsi faire des listes non numérotées (« Puces ») :

• comme• ceci !

…ou numérotées (« Numéros ») :

1. comme2. cela !

On introduit une liste à puces ou à numéros en cliquant sur l'icône correspondante (dans la barre d'outils Mise en Forme) :

Si on veut des puces ou des numéros différents de ceux par défaut, il faut les choisir dans le fenêtre de dialogue Puces et Numéros (Menu Format > Puces et numéros…, ou clic droit > Puces et numéros…)

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2.4 Lien hypertexteVous pouvez, au sein de votre document, insérer un lien hypertexte, pour faire référence à une page web, à un autre fichier, ou à un endroit du document en cours.Cela se fait grâce à la fenêtre de dialogue « Insérer un lien hypertexte » (Menu Insertion > Lien hypertexte…, ou clic droit > Lien hypertexte…, ou Ctrl+K, ou cliquer sur l'icône ).Vous pouvez alors sélectionner (dans la colonne de gauche) la catégorie du lien qui vous convient, puis suivre les instructions correspondant au choix réalisé.

Word ajoute automatiquement les liens hypertexte correspondant à ce qu'il reconnaît comme une adresse de page web, ou une adresse de courrier électronique. Vous pouvez annuler cette modification automatique, comme les autres modifications (Menu Édition > Annuler ou Ctrl+Z).

3.Autres objets simples

3.1 Tableau simpleIl est possible d'insérer un tableau dans le texte.Toutes les nombreuses fonctionnalités concernant les tableaux (insertion ou suppression de lignes, de colonnes, etc.) sont regroupées dans un menu dédié : le Menu Tableau.Pour insérer un tableau, il y a deux solutions :

• cliquer sur le bouton , ce qui fait apparaître une grille : sélectionnez alors la taille (en lignes et en colonnes) souhaitée

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• utiliser la fenêtre de dialogue « Insérer un tableau » (Menu Tableau > Insérer > Tableau)

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Les autres fonctionnalités du tableau, plus complexes, seront détaillées plus tard.Par défaut, un tableau a une bordure, vous pouvez supprimer celle-ci grâce à la fenêtre de dialogue « Bordure et trame » (voir plus haut).

3.2. ImageDans un traitement de texte évolué comme Word, on peut insérer une image dans le document7.Cela se fait grâce à la fenêtre de dialogue « Insérer une image » (Menu Insertion > Image > À partir du fichier…).Dans cette fenêtre, retrouvez le dossier où se trouve votre image, puis sélectionnez le fichier image voulu. Enfin, cliquez sur Insérer.Une fois votre image insérée, vous pouvez modifier ses propriétés grâce à la fenêtre de dialogue « Format de l'image » (quand une image est sélectionnée : Menu Format > Image ou clic droit > format de l'image).

7 Si vous voulez utiliser une image récupérée sur le Web, enregistrez-la d'abord sur votre ESUM RAKOTOMALALA 28

disque, puis importez là dans Word.

On peut ainsi modifier hauteur et largeur de l'image dans l'onglet « Taille » (on peut aussi modifier la taille de l'image manuellement quand elle est sélectionnée).

Quand vous modifiez la taille d'une image dans l'onglet Taille, sélectionnez « Garder le même rapport hauteur/largeur » :lorsque vous modifierez une des deux dimensions, l'autre sera modifiée automatiquement en proportion.

Un autre onglet important est « Habillage ». Il permet de définir la manière dont l'image s'intègre dans le texte :

• aligné sur le texte : l'image est considérée comme un caractère, elle se situe dans une ligne ;

• encadré/rapproché : le texte entoure le cadre de l'image, qui se situe alors au sein de plusieurs lignes de texte.

• derrière/devant le texte : pour écrire en-dessus ou en-dessous l'image.

4.Mise en forme de la page

4.1 ColonnesVous pouvez placer le texte de votre document (ou certains paragraphes seulement) sur plusieurs colonnes.Pour cela, sélectionnez d'abord ce que vous voulez mettre en colonnes (si rien n'est sélectionné, cela s'applique à tout le document).Cliquez ensuite sur le bouton de la barre d'outils Standard et sélectionnez le nombre de colonnes souhaitées.Sur la règle horizontale au-dessus de votre document, vous pouvez alors observer le découpage de la page en colonnes :

• il est possible de modifier la répartition des colonnes dans la page, ainsi que l'espacement entre elles, en déplaçant les bords des zones qui les séparent ;

• la zone correspondant à une colonne contient des taquets pour définir les retraits du paragraphe par rapport aux marges, on peut y ajouter des tabulations (comme quand le texte est présenté « normalement » en une seule colonne).

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Pour une configuration plus compliquée des colonnes, il faut utiliser la fenêtre de dialogue« Colonnes » (Menu Format > Colonnes…).

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Cette fenêtre permet de choisir une des organisations de colonnes prédéfinies (zone« Prédéfinir ») ou de paramétrer précisément :

• le nombre de colonnes ;• la présence (ou non) d'une ligne séparatrice entre elles ;

• la largeur de chaque colonne et son espacement avec la colonne suivante ; Chose importante, il faut préciser si la modification doit être appliquée :

• à tout le contenu ;• seulement aux paragraphes sélectionnés.

4.2 MargesOn peut aussi modifier la taille des marges, soit en déplaçant directement les marges sur les règles, soit en passant par la fenêtre de dialogue « Mise en Page » (Menu Fichier > Mise en page…)

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Cette fenêtre de dialogue permet de définir, outre la taille des marges (sur les 4 côtés), unemarge supplémentaire de reliure8.Il est également possible de définir des marges symétriques entre les pages paires et impaires. Pour cela, dans le menu déroulant Afficher plusieurs pages, sélectionnez « Pages en vis-à-vis ». À la place des marges gauches et droites, vous pouvez maintenant spécifier les marges intérieures et extérieures9.N'oubliez pas de spécifier si la modification doit être appliquée à tout le document ou seulement aux paragraphes sélectionnés (dans le dernier cas, Word découpera le document en plusieurs sections, chacune ayant sa propre mise en page).

4.3 SautsIl peut être utile, pour des questions de mise en page du document, de passer directement à une nouvelle page (même si la précédente n'est pas pleine).Si vous sautez des lignes jusqu'à atteindre la nouvelle page, votre résultat ne sera que temporaire (si vous ajoutez ou supprimez du contenu avant, les lignes sautées seront décalées).Mieux vaut donc réaliser un saut de page. Quelque soit les modifications que vous effectuez avant le saut, le contenu suivant le saut sera toujours au début de la page suivante.Le saut de page s'effectue en tapant Ctrl+Entrée.

Pour sélectionner des types de sauts particuliers, il faut utiliser la fenêtre de dialogue « Saut » (Menu Insertion > Saut…)

4.4 En-tête et pied de pageLes en-tête et les pieds de pages sont des zones de texte qui sont situées respectivement dans la marge du haut et la marge du bas de chaque page.Par défaut, toutes les pages auront le même en-tête et le même pied de page10.Pour éditer ces zones, il faut activer leur affichage (Menu Affichage > En-tête

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et pied de page). Vous pouvez alors taper le texte que vous souhaitez dans ces zones, et insérer desinformations automatiques (date, pages, auteur, etc.) grâce à la barre d'outils qui apparaît11.

8 Utile, si vous devez relier le document imprimé, pour éviter que du texte soit caché par la reliure.

9 Marges intérieures : marge droite des pages de gauche et marge gauche des pages de droite ; marges extérieures : marge gauche des pages de gauche et marge droite des pages de droite.

10Par exemple, toutes les pages de ce cours ont le même en-tête (décrivant le document) et le même pied de page (numéro de page).

11 Pour insérer le numéro ou le nom du chapitre courant (d'un mémoire) dans un en-tête, il faut aller dans la

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Pour revenir sur le contenu normal du document, d o u b l e - c li q u e z s u r lui ou

désactivez l'affichage des zones (Menu Affichage > En-tête et pied de page).Pour modifier les propriétés de ces zones, vous devez passer par l'onglet Disposition de la fenêtre de dialogue Mise en page (comme pour les marges : Menu Fichier > Mise en page).Vous pouvez alors modifier la taille des zones d'en-tête et de pied de page, spécifier que la première page doit être différente, ou que les pages impaires et paires doivent être différentes.

Si on souhaite simplement insérer des numéros de page, il sera plus rapide (et plus simple) de passer par le fenêtre de dialogue « Numéros de page » (Menu Insertion > Numéros de page) ; vous pouvez alors spécifier la « position » (en-tête ou pied de page) et l'« alignement » (gauche, centre, droite).

4.5 Notes de bas de page (ou de fin)Il est utile, dans un document imprimé, d'utiliser des notes séparées du reste du texte lorsqu'on veut développer un commentaire ou citer une référence.Il existe deux types de notes : bas de page (apparaît en bas de la page où la note est appelée)12 et de fin (apparaît à la fin du document).

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fenêtre de dialogue « Champ » (Menu Insertion > Champ), sélectionner le champ StyleRef (RéfStyle), puis le style (voir suite du cours) utilisé pour les chapitres (souvent Titre 1) puis ce qu'on souhaite afficher.

12 Comme celle-ci !

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Pour insérer une telle note, il faut utiliser la fenêtre de dialogue « Note de bas de page et de fin de document » (Menu Insertion > Référence > Note de bas de page), où vous pouvez sélectionner le type de note.R a cc o u r c is : Ctrl+Alt+F pour une note de bas de page, Ctrl+Alt+D pour une note de fin.Une fois l'insertion effectuée, le numéro de note est inséré dans le texte, et vous pouvez éditer la note en bas de page/en fin de document.

5.Styles et tables automatiques

5.1 StylesUn style est une combinaison précise d'options de mise en forme (par exemple : police Arial, taille 14, souligné, en rouge) d'éléments du texte (paragraphes, caractères, liste, tableaux).

Les styles permettent de faciliter la mise en forme d'un

document. Par exemple, lorsqu'on veut modifier la mise

en forme des titres :• si on n'a pas défini de style de titre : il faut modifier tous les titres un par

un ;• si on a défini tout ces titres comme ayant un style particulier : il suffit

de modifier le style, et la m o d i f ic a t i o n s e ra app li q u é e a u t o m a ti q u e m e nt à t o us c e s ti t r e s .

Le style de caractère courant apparaît dans le menu déroulant à gauche de la barre d'outilsMise en forme :

La liste accessible dans ce menu (en cliquant sur la flèche) contient les styles de titres (définis par défaut par Word) et les autres styles utilisés dans le document.

Modifier un style

La gestion des styles se fait à l'aide du volet « Style et mise en forme » (Menu Format > Style et mise en forme… ou cliquer sur ).

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Pour modifier un style existant, cliquez sur la flèche qui apparaît quand vous placez la souris au-dessus du symbole (du style concerné) puis, dans le menu qui apparaît, sur Modifier….Vous pouvez alors modifier les propriétés du style dans la fenêtre de dialogue « Modifier le style » qui apparaît (pour accéder à toutes les propriétés, cliquez sur Format…).

Créer un style

Vous pouvez aussi créer votre propre style.Pour cela, cliquez sur « Nouveau style » dans l'onglet Styles et mise en forme :

• Vous devez alors indiquer le nom du style, son type (style de caractère, de paragraphe, de tableau, de liste ?).

• Vous pouvez aussi baser votre style sur un style existant (quand le style de base est modifié, les styles basés sur lui sont modifiés en conséquence).

• Le choix des propriétés s'effectue comme pour la modification d'un style.

5.2 Structurer automatiquement un document avec les styles

Styles de titre

Parmi les styles prédéfinis par Word, les plus importants concernent les titres (Titre 1, Titre 2,…, Titre 9) ; ils sont, comme les autres styles, modifiables.

Il est très recommandé d'utiliser les styles de titres.Vous définissez ainsi par la même occasion la structure hiérarchique du document (titres de parties, de chapitre, de sous-chapitre, etc.)

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La structure produite peut être visualisée grâce au mode d'affichage Plan.Vous pouvez notammentnuméroterautomatiquement les titres, grâceà

l'onglet

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« Hiérarchisation » de la fenêtre de dialogue Puces et numéros.

Vous pouvez définir votre propre hiérarchisation en cliquant sur le bouton « Personnaliser ».

Table des matières automatique

La principale utilisation des styles de titre reste la génération automatique de la table des matières, très utile pour un long rapport structuré.Le principe de la table des matières (comme celui des autres index automatiques disponibles) est simple :

• des marques d'index (ici les titres) sont insérées dans le document ;• l'index (ici la table des matières) rassemble le contenu ainsi marqué.

Pour insérer une table des matières, placez-vous à l'endroit voulu, ouvrez la fenêtre de dialogue« Tables et index » (Menu Insertion > Référence > Tables et index), puis sélectionnez l'onglet« Table des matières ».

Vous pouvez notamment spécifier, pour chaque niveau

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de la table :• s'il faut indiquer les numéros de pages correspondants ;• les points de suite (éventuels) entre le titre et le numéro de page

correspondants.Il n'est pas souvent pas nécessaire de détailler, dans une table des matières, toute la structure d'un document, jusqu'au plus petit niveau de la hiérarchie. Vous pouvez limiter le nombre de niveaux présents grâce à « Afficher les niveaux ».

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Après avoir modifier votre document, il est important de mettre à jour la table des matières (pour qu'elle affiche les bons titres et les bons numéros de page).Pour cela, il faut la sélectionner, puis taper sur la touche F9 (ou faire clic droit > Mettre à jour les champs)

6. Tableau complexeNous avons présenté, dans la première partie du cours, les fonctionnalités élémentaires de Word concernant les tableaux :

• Insertion d'un tableau : avec le bouton ou avec Menu Tableau > Insérer > Tableau ;

• Modification des bordures (cellules ou tableau) : fenêtre de dialogue Bordure et trame ;

• Insertion et suppression d'une ligne ou d'une colonne : choix correspondants du Menu Tableau.

La taille et l'alignement des lignes et des colonnes peuvent être définis précisément dans la fenêtre de dialogue « Propriétés du tableau ». (Menu Tableau > Propriétés du tableau…)On peut faire encore beaucoup de choses avec les tableaux, c'est la raison pour laquelle il y a un menu dédié à ce seul type d'objet :

Il y a aussi une barre d'outils dédiée aux tableaux, qu'on peut faire apparaître en cliquant sur le bouton (dans la barre d'outils Standard).Parmi toutes les fonctionnalités des tableaux, vous pouvez :

• aligner le texte des cellules/lignes/colonnes horizontalement (à gauche, centré, à droite) et verticalement (en haut, centré, en bas) ;

• fractionner les cellules sélectionnées (Menu Tableau > Fractionner les cellules… ou clic droit > Fractionner les cellules…), en indiquant en combien de colonnes/lignes elles doivent être fractionnées ;

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• fusionner les cellules sélectionnées (Menu Tableau > Fusionner les cellules ou clic droit> Fusionner les cellules)

• et même orienter verticalement le texte des cellules sélectionnées (clic droit > Orientation du texte).

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7. Références et renvoi

7.1 Légender un tableau ou une imageLa légende sert à :

• numéroter les images et les tableaux (de manière automatique : par exemple, l'insertion d'un nouveau tableau numéroté met à jour les numéros des autres tableaux) ;

• décrire succinctement le contenu légendé.Pour légender un tableau ou une image, il faut le sélectionner puis afficher la fenêtre de dialogue « Légende » (Menu Insertion > Référence > Légende… ou clic droit > Légende…)

Vous pouvez alors choisir où placer la légende (au-dessus ou en-dessous de l'objet) et quelle étiquette y utiliser (Figure, Tableau, Équation).

7.2 Faire référence à un tableau ou une imageLa légende introduisant la numérotation des figures et des tableaux, on peut vouloir, dans le texte, faire référence à ces objets (« voir figure 2 », « comme le montre le tableau 3 page 17 »). Cela s'appelle un « renvoi ».

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Pour cela, il faut passer par la fenêtre de dialogue « Renvoi » (Menu Insertion > Référence > Renvoi…) puis :

• choisir la bonne catégorie (Figure, Tableau, etc.)• choisir un type de renvoi (« Texte et numéro de légende », « Numéro

de page », etc.)

Ces renvois sont mis à jour automatiquement, en cas de modification du document.

6 Commandes équivalentes dans OpenOffice.org WriterOpenOffice.org Writer est la principale alternative à Word. Le tableau suivant récapitule comment accéder aux principales fonctionnalités de traitement de texte sous ces 2 logiciels.

Fonctionnalité Word (Microsoft Office) Writer (OpenOffice.org)Mise en forme des caractères Format > Police Format > CaractèresMise en forme des paragraphes

Format > Paragraphe Format > ParagrapheListe à puces/à numéros Format > Puces et numéros Format > Puces et

NumérotationInsertion d'un lien hypertexte Insertion > Lien hypertexte Insertion > HyperlienBordures des caractères Format > Bordure et trame (impossible)

Bordures des paragraphes Format > Bordure et trame Format > Paragraphe > Onglet Bordure

Insertion d'une image Insertion > Image > À partir du fichier

Insertion > Image > À partir d'un fichier

Format de l'image (taille, habillage) Format > Image Format > ImageColonnes Format > Colonnes Format > ColonnesSaut de page/de colonne Insertion > Saut Insertion > Saut manuelEn-tête et pied de page Affichage > En-tête et pied

de pageInsertion > En-tête Insertion > Pied de page

Insérer le numéro de page Insertion > Numéros de pageInsérer l'en-tête/pied de page, puis Insertion > Champ > Numéro de page

Note de bas de page Insertion > Référence > Note de bas de page Insertion > Note de bas de

pageInsérer un tableau, une ligne ou une colonne Tableau > Insérer > … Tableau > Insérer > …

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Supprimer un tableau, une ligne ou une colonne Tableau > Supprimer > … Tableau > Supprimer > …Propriétés du tableau (dont taille des colonnes) Tableau > Propriétés du

tableauTableau > Propriétés du tableau

Fusionner des cellules Tableau > Fusionner les cellules

Tableau > Fusionner les cellulesFractionner une (des)

cellule(s)Tableau > Fractionner les cellules

Tableau > Scinder les cellules

Bordures des tableaux Format > Bordure et trame Tableau > Propriétés du tableau > Onglet Bordure

Afficher/cacher le volet des styles

Format > Style et mise en forme

Format > Style et formatageModifier un style Sélectionner le style dans le

volet, puis clic droit >Modifier

Sélectionner le style dans le volet, puis clic droit >ModifierCréer un style

Dans le volet : cliquer sur le bouton « Nouveau style »

Dans le volet : cliquer sur , puis sur le bouton «

Nouveau style à partir de la sélection »Insérer une table des

matières automatiqueInsertion > Référence > Tables et Index > Onglet Table des matières

Insertion > Index > Index et tables

PARTIE 3 : ELÉMENTS DE BASE DU TABLEUR EXCEL

Une fois lancée l'application Excel, apparaît à l'écran une fenêtre dédiée à l'application et contenant un classeur vierge :

Menu

Bandeau du menu

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Barre de formuleZone de nom

L'application Excel travaille sur des objets, l'objet principal est le classeur, lui‐même constitué de feuilles, les feuilles étant constituées de lignes et colonnes, elles aussi constituées de cellules.L'objet élémentaire est donc la cellule repérée comme intersection d'une ligne et d'une colonne d'une feuille donnée. A un moment donné, seule une occurrence d'un objet est active, c'est à dire que l'utilisateur peut modifier cet objet : sur l'exemple la feuille active est 'Feuil1', la colonne active est la colonne 'C', la ligne active la ligne '5' et enfin la cellule active est notée 'C5'.

L'utilisateur ne peut modifier qu'un objet actif, il est donc nécessaire avant toute opération de sélectionner l'objet sur lequel on veut travailler.

Une cellule peut contenir du texte, des nombres ou des formules. Une formule est une expression qui fait dépendre la valeur d'une cellule des valeurs prises par d'autres cellules, et si l'utilisateur modifie la valeur d'une de ces cellules la formule est mise à jour et la valeur est donc modifiée.

Pour entrer le contenu d'une cellule :‐ Sélectionner cette cellule en cliquant dessus‐ Si le contenu est du texte ou un nombre entrer ce texte ou ce nombre, sinon entrer la

formule en commençant par le signe =, et cliquer sur les cellules qui figurent dans l'expression, puis valider par la touche <Entrée> ou le bouton de validation.

L'expression du contenu de la cellule apparaît dans la barre de formule, la valeur prise par cette expression apparaît, elle, dans la cellule.

1.RECOPIE DE CELLULES ET ADRESSAGE

Un exemple : supposons que l'on veuille suivre mensuellement les ventes de différents produits. Chaque mois le chiffre d'affaires réalisé par produit sera obtenu en multipliant les quantités vendues par le prix unitaire, on peut présenter ce suivi de la façon suivante :

B C D E F3 Taux de TVA 20,6%45 Produit Quantité Prix unitaire C.A. H.T. T.V.A.6 Produit 1 156 200 =C6*D67 Produit 2 240 1258 Produit 3 45 800

Les formules que nous aurons à entrer dans les cellules du chiffre d'affaire auront toutes la même structure : ce sera le produit de la quantité (2 colonnes à gauche) par le prix unitaire (1 colonne à gauche). Plutôt que de rentrer individuellement chacune de ces formules, ce qui serait fastidieux s'il y avait une dizaine de produits, on peut n'entrer que la formule pour le premier produit et "recopier" cette formule vers le bas pour les autres produits. Ceci se fait en plaçant le curseur sur le petit carré noir en bas à gauche de la cellule active (CA du premier produit) puis quand le curseur a la forme d'un + en maintenant le bouton gauche de la souris appuyé et en tirant vers le bas suivant le nombre voulu de recopies.

On constate que la recopie "s'est bien passée" la formule en E7 est bien =C7*D7, par défaut l'adressage est relatif. C'est à dire que lorsque l'utilisateur rentre une formule, toutes les cellules intervenant dans la formule sont repérées par rapport à la cellule active (qui devient l'origine du tableur), par exemple, pour la formule entrée en E6, D6 n'est pas considérée comme la cellule se trouvant à l'intersection de la colonne D et de la ligne 6 mais comme la

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cellule se trouvant sur la même ligne et une colonne à gauche.

B C D E F

3 Taux de TVA 20,6%45 Produit Quantité Prix unitaire C.A. H.T. T.V.A.6 Produit 1 156 200 31200 =E6*$C$37 Produit 2 240 125 300008 Produit 3 45 800 36000

En revanche si nous voulons procéder de la même façon pour calculer la TVA associée à chaque produit, nous ne pouvons pas entrer en F6 la formule = E6*C3 car en recopiant vers le bas la formule deviendrait en F7 : =E7*C4. Ici la cellule contenant la TVA doit être positionnée en absolue dans la feuille et non plus relativement à la cellule active, on parle alors d'adressage absolu. Pour obtenir un adressage absolu sous Windows, quand la cellule C3 est désignée dans la formule, appuyer alors sur la touche de fonction F4, il apparaît alors$C$3, ce qui est l'indication que la cellule est repérée par rapport à la feuille et non plus par rapport à la cellule active.Remarques :

1. En appuyant plusieurs fois sur la touche F4 on obtient toutes les combinaisons possibles entre adressage absolu et relatif :‐ Colonne et ligne absolues ($C$3)‐ Colonne relative, ligne absolue (C$3)‐ Colonne absolue, ligne relative ($C3)‐ Colonne et ligne relatives (C3)

Voir l'exercice n°1 pour une application des différents types d'adressage.

2. Plutôt que d'utiliser l'adressage absolu, il est souvent plus clair d'utiliser un nom. Pour cela après avoir sélectionné la cellule C3 contenant le taux de TVA, taper dans la zone de nom, qui se trouve à gauche de la barre de formule et contient l'indication de la cellule active, un nom (sans blanc, par exemple taux_de_tva) et valider avec la touche <Entrée>. Chaque fois que vous désignerez cette cellule dans une formule son nom apparaîtra et elle sera considérée comme adressée en absolu.

2.QUELQUES REGLES D'UTILISATION D'UN TABLEUR

Un tableur est un outil d'aide à la décision, ce n'est pas une calculette qui permet de résoudre un problème pour un jeu de données et un seul. La bonne utilisation d'un tableur consiste à considérer que c'est un type de problème et non pas un problème particulier qui doit être représenté, modélisé. Pour cela on respectera les règles simples suivantes :

1. Ne jamais utiliser de constantes (tels que taux de tva, pourcentage de remise etc..) directement en valeur dans une formule, pour cela :

2. Créer dans une partie de la feuille ou sur une autre feuille une zone de données (zone de paramètres) du problème – il est bon de nommer chacune des cellules contenant les valeurs des données, ce qui rend le modèle plus lisible et plus facile à contrôler.

3. Dans une autre zone du classeur, regrouper les équations du modèle en détaillant au maximum les intermédiaires de calcul, de façon à éviter des formules trop compliquées difficilement contrôlables.

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4. Ne jamais recopier (copier/coller) une cellule contenant une valeur numérique, en effet un tableur ne mémorise pas les opérations de recopie, et si vous changez la valeur initiale les valeurs recopiées ne seront pas mises à jour. Utiliser une formule telle que '=cellule'

3.QUELQUES ELEMENTS DE BASE POUR L'UTILISATION D'EXCEL3.1 Les sélections de cellulesIl est très souvent utile de pouvoir sélectionner un ensemble de cellules sur lesquels on effectuera les mêmes transformations. Cette sélection peut toujours être décomposée en une réunion de rectangles.Pour sélectionner une zone rectangulaire de cellules (que nous appellerons plage), cliquer sur la cellule de l'angle supérieur gauche du rectangle, puis, en maintenant la touche <Maj> enfoncée, cliquer sur le coin inférieur droit du rectangle. La plage est inversée à l'écran sauf pour la cellule active qui est la cellule du coin supérieur gauche. Pour entrer une formule (après avoir bien fait attention à l'adressage relatif ou absolu) dans une sélection, il faut valider avec la combinaison de touche <Ctrl>+<Entrée>, c'est à dire maintenir la touche Ctrl enfoncée en appuyant sur la touche <Entrée>.

Pour ajouter un autre rectangle à une sélection, cliquer le coin supérieur gauche du rectangle à ajouter en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée, puis procéder comme précédemment pour déterminer le rectangle.

3.2 La fonction somme

Le bouton du bandeau du menu accueil permet d'opérer des sommations automatiques, cela évite simplement de taper la fonction somme, la cellule active contient alors une formule telle que =Somme(cellule1:cellule2) (suivant l'environnement de la cellule active). Si cette plage ne vous convient pas, il vous suffit de sélectionner la plage dont vous voulez sommer le contenu. L'argument cellule1:cellule2 signifie que la somme se fait sur toute la plage rectangulaire ayant cellule1 comme coin supérieur gauche et cellule2 comme coin inférieur droit. En cliquant sur la liste de droite, on peut choisir entre différentes fonctions qui ont la même syntaxe que la fonction Somme (Moyenne, Min, Max)

3.3 Les formatsOn appelle format toute présentation d'un résultat en informatique, il est important de noter qu'un format ne joue que sur l'apparence d'un objet et non sur son contenu qui reste inchangé.

Tous les choix peuvent être faits dans le menu format, les modifications portant sur l'objet actif. Pour une cellule l'utilisateur peut modifier la police de caractères, l'alignement du texte, l'affichage des nombres etc.

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Pour les formats les plus courants, le bandeau d’accueil permet d'effectuer plus rapidement ces opérations :

‐ Choix de police, de taille, gras, italique, souligné.‐ Alignement à gauche, centré, à droite, centrage sur plusieurs cellules.‐ Format monétaire, pourcentage, milliers séparés par un blanc, ajout et suppression

de décimales, retraits.‐ Encadrement et fond de la cellule (bordure et trame) et enfin couleur du texte.

Pour les formats plus élaborés, les menus complets sont donnés par les boutons du bas du bandeau (Police, Alignement, Nombre).

Les autres formats tels que largeur de colonne, hauteur de ligne etc., s’obtiennent en cliquant sur le bouton format du bandeau d’accueil :

3.4 Les tablesIl est souvent utile de connaître un ou plusieurs résultats du modèle pour des valeurs différentes des paramètres (taux d'imposition, prix fixé etc..); il est bien sûr possible de modifier manuellement le contenu de la cellule et de noter les valeurs ainsi obtenues. En procédant ainsi on ne peut malheureusement pas conserver simultanément tous les résultats, chaque nouvelle valeur remplaçant la précédente.

Il est plus efficace d'utiliser alors les tables d'hypothèses, appelées simplement tables qui permettent alors de visualiser l'ensemble des résultats en regard des différentes valeurs des paramètres.

• Table à un paramètreIl s'agit ici de visualiser les valeurs de différentes cellules du modèle en fonction de différentes valeurs d'un paramètre.

La table va être une plage, dont vous alimenterez la première colonne avec les différentes valeurs testées pour le paramètre ; indiquez dans la première ligne quelles sont les cellules dont les résultats doivent être calculés pour ces valeurs :

=cellule résultat1 =cellule résultat2Valeur 1 testéeValeur 2Valeur 3

Valeur n

Une fois cette plage définie, il ne reste plus qu'à mettre en relation les valeurs avec la cellule de paramètre du modèle correspondant; ceci se fait par le menu Table de Données du bandeau associé au menu Données / Analyse de scénarios :

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On obtient alors la boîte de dialogue suivante :

Les valeurs du paramètre sont ici en colonne, donc dans Cellule d'entrée en colonne on indiquera l'adresse dans le modèle de la cellule contenant le paramètre, puis on validera par OK. Excel recalcule alors le modèle en remplaçant la valeur du paramètre par les valeurs successives et stockera les résultats demandés en face de ces valeurs dans la colonne correspondante.

• Table à 2 paramètres

Bien évidemment dans ce cas, étant donnée la nature bidimensionnelle d'une feuille, on ne peut calculer que les valeurs d'un seul résultat en fonction des différentes valeurs de deux paramètres. La table prend alors la forme suivante :

=cel resultat Val1 Par en ligne Val2 Par en ligne …… Valp Par en ligneVal1 Par en colonneVal2 Par en colonneVal3 Par en colonne

Valn Par en colonne

La première colonne et la première ligne contiennent les valeurs à tester pour les deux paramètres, la cellule du coin supérieur gauche contient une formule faisant référence à la cellule du modèle dont les résultats doivent être conservés.

En passant par le menu Données‐Table, on remplit alors la boîte de dialogue en indiquant comme cellule d'entrée en colonne l'adresse dans le modèle du premier paramètre, et comme cellule d'entrée en ligne l'adresse dans le modèle du second paramètre.

3.5 Les graphiquesLa construction d'un graphique se fait, après sélection des plages (en incluant les titres qui serviront de légendes) servant à la construction du graphique, soit en sélectionnant le type de graphique dans le bandeau du menu insertion, soit en utilisant l’assistant graphique correspondant au bouton « Graphiques » du bas (c’est ce que nous ferons ici) :

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Une fois le type de graphique choisi ne pas oublier de vérifier qu'Excel affiche le graphique comme un nouvel objet dans la feuille de calcul, il est alors possible de le modifier et de l’enrichir grâce au bandeau « outils graphiques » qui apparaît.

Attention : dans tous les types de graphiques sauf le type nuage de points, les abscisses sont considérées comme des variables qualitatives et donc Excel ne prend pas en compte leur valeur comme nombre, mais la considère comme un intitulé même si elle est numérique. Par conséquent dans un graphique de type Courbes, les valeurs en abscisses seront équidistantes et dans l'ordre de la ligne ou colonne où elles se trouvent.

4.LES FONCTIONSQuand l'utilisateur tape le signe = dans la barre de formule la zone de nom est remplacée par une liste déroulante de fonctions regroupant les dix dernières fonctions utilisées et "Autres fonctions …" qui appelle une boîte de dialogue de l'assistant fonctionnel. Chaque fonction possède une aide en ligne appelée par le ?. Nous ne parlerons ici que des fonctions de recherche dans les matrices et des fonctions d’affectation de valeurs conditionnelles (la fonction SI et les fonctions RECHERCHE*), laissant au lecteur le soin de découvrir en fonction de ses besoins les fonctions qui lui seront utiles.

De façon générale une fonction sous Excel a un nom suivi de la liste des arguments entre parenthèses, chacun des éléments de la liste étant séparé du suivant par un ";" en environnement français.

Le nom de la fonction est toujours traduit en majuscule par Excel, si vous entrez le nom sans passer par l’assistant fonctionnel il est de bonne pratique de l’écrire en minuscule pour déceler les fautes de frappe éventuelles.

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4.1 Fonctions de recherche dans les matrices : Max, Min, Index, Equiv

Les fonctions Max(zone1 ; zone2 ;..) et Min(zone1 ; zone2 ;…) retournent respectivement le plus grand et le plus petit des éléments de la réunion des différentes zones.

La fonction Index(matrice; ligne; colonne) retourne l'élément qui se trouve à l'intersection de la ligne numéro ligne et de la colonne numéro colonne d'une plage nommée matrice ou de l'adresse de cette plage. Exemple :

C D E F7 2 3 5 138 23 45 12 229 0 2 1 5

=Index(C7:F9;2;3) retourne la valeur 12La fonction Equiv(valeur;matrice;0) trouve la position d'une valeur dans une matrice ligne ou colonne, c'est à dire ne contenant qu'une ligne ou qu'une colonne. Avec le tableau précédent :

=Equiv(12;C8:F8;0) retourne la valeur 3 car 12 occupe la 3ème position dans la plage C8:F8

=Equiv(Max(E7:E9);E7:E9;0) retourne la valeur 2, car le maximum de la plage E7:E9 est 12 qui est en deuxième position dans la colonne E7:E9

Remarque : la fonction Equiv(valeur;matrice;approximation) a comme troisième paramètre la valeur approchée à trouver dans le tableau. Trois valeurs sont possibles :

‐ 0 correspond à une valeur exacte, et retourne #NA si la valeur n’est pas présente dans la zone.

‐ 1 correspond à une valeur par défaut, c'est‐à‐dire la valeur de la zone immédiatement inférieure à la valeur cherchée. Dans ce cas la zone doit être ordonnée en ordre croissant. Attention c’est la valeur par défaut de la fonction Equiv, c'est‐à‐dire celle qui est prise si le dernier argument est omis.

‐ ‐1 correspond à une valeur par excès, c'est‐à dir‐ e la valeur de la zone immédiatement supérieure à la valeur cherchée. Dans ce cas la zone doit être ordonnée en ordre décroissant.

4.2. Les affectations conditionnelles

4.2.1 Fonction SILa fonction Si(condition ;valeur si vraie ;valeur si faux) permet de donner une valeur à une cellule suivant la valeur logique de la condition. La condition est exprimée à l’aide des d’opérateurs de comparaison et éventuellement d’opérateur booléen.

Les opérateurs de comparaison sont : =, <, >, <=, >=. Ils permettent tout aussi bien de comparer des nombres que des chaînes de caractères, dans ce dernier cas l’ordre est l’ordre lexicographique lié au code ASCII (les majuscules étant inférieures aux minuscules et les caractères accentués supérieurs à toutes les autres lettres).

Les opérateurs booléens sont présents sous forme fonctionnels dans Excel. Si C1, C2, C3 ESUM RAKOTOMALALA 54

désignent des conditions (valeurs booléennes), C1 et C2 et C3 s’écrira ET(C1 ;C2 ;C3) ; de même C1 ou C2 ou … s’écrira OU(C1 ;C2 ;..). Enfin la négation s’écrit NON(C).

4.2.2. Fonction RechercheLa fonction Recherche(valeur; bornes inférieures; valeur sur l'intervalle) correspond au concept mathématique de fonction étagée ou constante par intervalle. Prenons un exemple : soit une fonction définie de la façon suivante (x représente le poids transporté et f(x) le coût de location d'un camion ou du train si x est très grand) :

Si 0<=x<20 alors f(x)=24Si 20<=x<50 alors f(x)=30Si 50<=x<200 alors f(x)= 40Si 200<=x alors f(x)=100

Pour définir cette fonction de coût, il nous suffit de connaître les bornes inférieures des intervalles (puisque la borne inférieure d'un intervalle est la borne supérieure de l'intervalle précédent), et les valeurs prises par la fonction sur chacun des intervalles. Nous allons donc associer une plage aux bornes (bien évidemment ordonnées par ordre croissant) et une autre plage associée aux valeurs prises par intervalle (dans l'ordre des intervalles).

Pour calculer la valeur pour un tonnage donné il suffira alors de donner ce tonnage. Mettons ceci en pratique :

La formule à entrer dans la cellule E3 est la suivante :

=RECHERCHE(E2;$A$2:$A$5;$B$2:$B$5)

où E2 contient le tonnage pour lequel on veut le coût.

Remarque : penser à toujours mettre en absolu les adresses des matrices des bornes et des valeurs, ou mieux nommer ces plages.

4.2.3. Fonction RecherchevFonction Recherchev(valeur ;tableau de recherche ;index ;valeur proche) {et sa symétriqueRechercheh(valeur ;tableau de recherche ;index ;valeur proche) }.

Le dernier argument (valeur proche) prend la valeur vrai ou faux (1 ou 0). Par défaut (donc si ce paramètre est absent) la valeur est vraie. C’est donc par la syntaxe simplifiée que nous commencerons.

a) La fonction Recherchev(valeur ;tableau de recherche ;index) correspond au même concept que la fonction recherche, en en y différant simplement par la présentation des intervalles et de la valeur prise sur chaque intervalle. Les zones correspondant aux bornes des intervalles et aux valeurs prises sur les intervalles sont remplacées par les colonnes d’une zone rectangulaire appelée tableau de recherche :

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‐ Les bornes des intervalles correspondent à la première colonne de ce tableau, elles doivent être évidemment en ordre croissant.‐ Les valeurs prises sont dans la colonne index du tableau de recherche (indépendamment des numéros d’Excel).

Sur l’exemple précédent la formule entrée en E3, serait :

=RECHERCHEV(E2;$A$2:$B$5;2)

Remarque : penser à toujours mettre en absolu l’adresse du tableau de recherche, ou, mieux, nommer cette plage.

b) La fonction Recherchev(valeur ;tableau de recherche ;index;0) associe à chaque valeur de la première colonne du tableau de recherche, la valeur qui se trouve sur la même ligne dans la colonne index du tableau de recherche. Dans ce cas il est bien sûr inutile que la première colonne soit ordonnée).

La fonction Rechercheh(valeur ;tableau de recherche ;index) correspond à une présentation horizontale du tableau de recherche.

Il est possible de reconstruire ces fonctions à l’aide des deux fonctions Index et Equiv, c’est un exercice laissé au lecteur.

5. LES FONCTIONS MATRICIELLESThéoriquement, l’utilisateur d’Excel ne peut entrer une formule que dans une cellule, il peut être toutefois nécessaire parfois d’entrer une formule sur une plage complète d’Excel, c’est le cas en particulier pour tout ce qui concerne le calcul matriciel. On appelle donc fonction matricielle toute fonction dont les valeurs sont prises par non pas une seule cellule, mais par un ensemble jointif de cellules ; d’un point de vue mathématique ce sont des fonctions à valeur dans un espace vectoriel et non plus à valeur dans R.

Pour entrer une fonction vectorielle, il faut procéder de la façon suivante :

‐ Sélectionner l’ensemble des cellules devant contenir les résultats. Ces cellules doivent constituer une plage dont la dimension (ligne colonne) dépend de la fonction utilisée et des éléments intervenant dans la fonction.

‐ Entrer la fonction voulue, soit en la tapant, soit à l’aide de l’assistant.‐ Pour valider, il est nécessaire de maintenir appuyées les touche ⇑(Majuscule) et Ctrl

tout en appuyant sur la touche entrée, la formule doit alors apparaître entourée d’accolades ({}).

On retrouve parmi ces fonctions les fonctions classiques du calcul matriciel :

Inverse(M) pour calculer l'inverse de M

Produitmat(M1,M2) pour le produit matriciel

Transpose(M) pour la transposée,

par exemple, mais on trouve aussi des fonctions dont le résultat est un vecteur ou unematrice, pour le calcul de fréquences (voir le deuxième exemple ci dessous) ou la régression par exemple. Ces dernière fonctions ne sont pas des opérations matricielles, mais sont des fonctions (ou méthodes) donnant comme résultat un ensemble de valeurs.

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Remarques :Formules Valeurs

1. Les accolades n'apparaissent pas dans l'affichage Formules, on voit cependant que la formule de l'inverse (ou du produit) n'a pas été obtenue par recopie d'après les adresses. Les accolades en revanche apparaissent dans la barre de formule.

2. La formule matricielle se reconnaît cependant dans la mesure où les adresses, bien que relatives, n'ont pas été changées comme dans le cas d'une recopie.

6.BASES DE DONNEES (LISTES) SOUS EXCEL.Un fichier de données regroupe des informations structurées (nom, prénom, âge, etc.), pour un ensemble d'individus. Pour chaque individu sont recueillies les mêmes informations. Chaque information est associée à un champ du fichier de données qui est reconnu par son nom (intitulé), l'ensemble des informations recueillies pour un individu (ou, ce qui revient au même, l'ensemble des valeurs prises par chaque champ pour un individu) est appelé un enregistrement.

6.1 Structure d’une liste de donnéesA l'origine appelées bases de données, puis listes, les structures de données correspondant à un fichier se présentent sous une forme précise :

‐ Une base de données correspond à un ensemble rectangulaire de lignes et de colonnescontiguës, il est même recommandé pour qu'Excel reconnaisse

implicitement une base de données, que la plage soit entourées de colonnes et lignes vides ou soit sur les bords de la feuille.

‐ Les champs correspondent aux colonnes, la première ligne de la plage contient les intitulés des champs.

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‐ Les lignes correspondent aux enregistrements, c'est à dire aux valeurs prises par les champs pour les différents individus. Les enregistrements commencent donc à la deuxième ligne de la plage.

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Pour illustrer notre propos nous utiliserons le fichier Excel Basesal.xls, dont voici un extrait :

Les intitulés des champs sont dans la première ligne en gras, le champ "Sal Tot" en colonne I est un champ particulier dans la mesure où il n'est pas saisi mais calculé comme somme des valeurs des champs "SALAIRE" et "PRIMES".

Tous les menus ayant trait aux bases de données se trouvent en sous menu du menu Données. Pour utiliser ce menu, il est recommandé de mettre la cellule active à l'intérieur de la base de données, pour qu'Excel puisse reconnaître la plage correspondant à cette base. Les opérations élémentaires que l'on fait sur les bases de données sont de trois ordres :

‐ Mise à jour : ajout, modification, suppression ; ces opérations peuvent se faire directement sous Excel en modifiant ou supprimant les cellules correspondantes, ou alors après avoir ajouté la commande Formulaire dans la barre d’outil d’accès rapide

.

Pour ce faire, choisir la commande personnaliser la barre d’outils d’accès rapide, choisir autres commandes, puis toutes les commandes et enfin Formulaire :

La barre d’outil d’accès rapide devient alors : . En cliquant sur l’icône formulaire on obtient alors :

ESUM RAKOTOMALALA 59

Le champ calculé ne peut pas être saisi ou modifié avec cette grille, ce qui assure une meilleure cohérence des données que l'utilisation directe de la feuille.

‐ Tri, sélection, extraction. Le tri d'une base de données Excel se fait à l'aide du sous menu

Trier du bandeau du menu Données, on a la possibilité de sélectionner plusieurs

clés de tri et l'ordre croissant ou décroissant sur chacune des clés. La sélection et l'extraction se font à l'aide de critères dont nous parlerons plus loin. Exemple du menu pour le tri :

‐ Statistiques descriptives. Ceci est réalisé soit à l'aide de fonctions "base de données" que nous verrons ci- dessous, soit à l'aide des sous menus Sous‐totaux ou Rapport de tableau croisé dynamique. Pour utiliser le menu Sous‐totaux, il faut que la base de données soit triée en conséquence, par exemple pour avoir les sous totaux par service, il faut auparavant avoir trié la base de données avec comme clé primaire le service. De plus le menu Sous‐totaux crée des lignes supplémentaires, et donc modifie la Base. Nous verrons plus loin, avec les fonctions "base de données" comment obtenir les mêmes résultats dans une autre zone du classeur sans modifier la base.

ESUM RAKOTOMALALA 60

6.2. Définition d’une zone de critèresL'extraction ou les fonctions statistiques base de données ne concernent pas tous les enregistrements, mais seulement les enregistrements dont certains champs doivent satisfaire des conditions ; ces conditions s'appellent critères de sélection ou plus simplement critères. Ce critères sont associés sous Excel à des plages qui doivent respecter une structure bien définie :

‐ La première ligne de la zone critère doit contenir le nom du champ sur le quel seront imposées des conditions, sauf dans le cas où le critère concerne plusieurs champs (par exemple prime>10% salaire), auquel cas on dit que l'on a affaire à un critère calculé.

‐ Les lignes suivantes contiennent les valeurs acceptables, si deux valeurs se trouvent sur la même ligne elles sont connecté par le connecteur logique "ET", sur deux lignes différentes par le connecteur logique "OU". Donnons quelques exemples pour illustrer cette notion, en commençant par des critères simples non calculés.

1. Pour opérer sur les salariés d'ancienneté supérieure à 10 ans et de salaire inférieur à 2000€, on créera la zone de critère suivante :

2. Mais pour opérer sur les salariés ayant une ancienneté supérieure à 10 ans ou de salaire inférieur à 2000€, on créera la zone de critère suivante (attention ici le ou est le ou mathématique, c'est à dire inclusif):

3. Pour les hommes du service Comptabilité ayant un salaire >1800€ ou les femmes du service Marketing ayant un salaire >1800€, on utilisera la zone de critère :

Ne pas oublier de répéter >1800 sur la seconde ligne sinon les éléments sélectionnés par cette ligne n'auraient pas de condition sur le salaire.

4. Pour le critère 1000€<SALAIRE<2500€ on utilisera la présentation suivante :

5. Création d'un critère calculé. Un tel critère portant généralement sur une relation entre plusieurs champs (bien qu'il soit possible d'utiliser un critère calculé sur un seul champ), la première ligne ne doit donc pas contenir le nom d'un champ et il est recommandé de la laisser vide. La valeur du critère est exprimée comme une formule portant sur les valeurs du premier enregistrement, c'est à dire de la deuxième ligne de la base de données. Les adresses correspondant aux valeurs des champs doivent être en relatif (au moins pour ce qui est de la ligne).

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Exemple : prime supérieure à 10% du salaire :

Formule Valeur

Ne pas oublier le signe = pour le début de la formule, la valeur affichée (ici FAUX) représente la valeur logique du critère sur le premier enregistrement.

Pour la conjonction ou la disjonction de critère calculé, on peut soit utiliser la méthode présentée ci dessus en positionnant des lignes, soit utiliser les fonctions logiques d'Excel. Par exemple pour le critère "(prime>10%salaire) ou (prime<5%*salaire)", on pourra soit ajouter au critère précédent la ligne L3 contenant =D2<5%*C2, soit modifier la ligne L2 :=OU(D2>10%*C2;D2<5%*C2).

Remarque : pour vérifier que les critères "fonctionnent" bien, il est recommandé d'utiliser le sous menu "Filtre ‐Filtre élaboré", après avoir mis la cellule active dans la plage de base de données, en choisissant l'action "filtrer sur place", et en indiquant la plage zone de critère. Les lignes correspondant aux enregistrements qui ne satisfont pas le critère sont alors masquées, il suffit d'utiliser le sous menu "Filtre ‐ Afficher tout" pour afficher toute la base.

• Extraction d'une partie de la base de données

Il est souvent utile de pouvoir extraire certaines informations d'une base de données, pour y faire des traitements, sans modifier l'ensemble de la base. L'extraction consiste à sélectionner des enregistrements en fonction de la valeur de certains champs, mais aussi à n'afficher que les champs concernés par l'analyse. Par exemple, il sera généralement inutile de conserver les noms et prénoms de notre base, les traitements portant toujours sur les autres champs.

Pour faire cette extraction, il faut :

1. Créer une zone de critère, correspondant à la sélection des enregistrements. Par exemple les primes supérieures à 10% du salaire en L1:L2.

2. Créer une plage de réception des informations que l'on veut conserver, pour ce faire, il faut créer sur une ligne une zone de cellules adjacente contenant les intitulés des champs que l'on veut conserver. Exemple pour conserver les champs, SALAIRE, PRIME, SEXE, ANC. et SERVICE, on utilisera la plage N1:R1 :

3. Puis dans le menu "Données", nous choisissons le menu "Filtre – Filtre élaboré" et remplissons la boite de dialogue :

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Remarques :

‐ La zone de destination et la plage de la base de données (et le critère, s'il contient un critère calculé) doivent être sur la même feuille. On pourra éventuellement déplacer les informations sur une autre feuille après leur extraction

‐ Attention : toute la partie située sous la ligne de titre de la zone de destination est détruite lors de l'extraction.

6.3. Fonctions Base de DonnéesLes fonctions base de données permettent d'obtenir un certain nombre de renseignements statistiques pour un sous ensemble de la base de données satisfaisant à un critère, par exemple nombre de valeurs, moyenne, écart type etc.

Le nom des fonctions base de données commence toujours par les deux lettres BD (en anglais DB), suivi du nom de la fonction statistique concernée. Ces fonctions comportent toujours trois arguments :

‐ L'adresse de la base de données

‐ Le nom champ sur le quel doit se faire le calcul (indiquer le nom du champ entre guillemets ou l'adresse de son intitulé)

‐ L'adresse de la zone de critère servant à sélectionner les enregistrements.

Par exemple, pour calculer le salaire moyen et le montant des primes des employés ayant des primes supérieures à 10% de leur salaire, on utilisera les deux formules suivantes :

=BDMOYENNE($A$1:$I$53;"SALAIRE";L1:L2)

=BDSOMME($A$1:$I$53;$D$1;L1:L2)

La base de données est dans la plage $A$1:$I$53, il serait préférable de lui donner un nom.

L1:L2 correspond à la zone de critère.

$D$1 est la cellule contenant l'intitulé du champ "Primes".

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6.4 EXEMPLE DE L’UTILISATION D’EXCEL EN STATISTIQUE DESCRIPTIVE

Pour terminer nous allons ici donner un exemple de l'utilisation d'Excel en statistique descriptive, ce qui nous permettra d'approfondir un peu les graphiques et d'illustrer les fonctions matricielles et de base de données, ainsi que l'utilisation des tables.

Histogrammes des classes d'une variable numérique

Le classeur Frequences.xlsx est composé de deux feuilles, la première ("Data") contient les données dans une plage nommée "donnees", la seconde ("Histo") contient les calculs et le graphique. La plage donnees est composée de 100 cellules comportant ici des nombres compris entre 90 et 210.

Voici la structure de la feuille "Histo" :

Remarquez les accolades dans la zone de formule.

Les cellules de calculs intermédiaires et la cellule du nombre de classes sont nommées :

Cellule Nom FormuleG3 minval =MIN(donnees)G4 maxval =MAX(donnees)G5 pas =(maxval‐minval)/nbclasJ3 nbclas

Dans la colonne B, on a créé une plage contenant les bornes des intervalles des classes (ici les 10 classes), en partant de la valeur minimale :

La formule de B3 est recopiée vers le bas. La première et la dernière cellule de la plage sont mise en gras et italique car Excel n'en a pas besoin pour le calcul des fréquences, seule seront prises en compte les cellules B3:B11, c'est à dire 9 cellules excluant le minimum et le maximum ; la plage de réception des fréquences sera elle constituée de 10 cellules : la première contenant le nombre de données inférieures à B3, la dernière contenant le nombre de données supérieures ou égales à B11. Dans la plage C3:C12, on entre alors la formule matricielle :

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Avant ⇑‐Ctrl‐Entrée Après ⇑‐Ctrl‐Entrée

Nous créons enfin dans la colonne A, dans la plage A3:A12, les valeurs médianes des classes qui serviront d'étiquettes aux blocs de l'histogramme. Il nous faudra donc introduire cette plage comme "Etiquettes des Abscisses" dans Le menu Sélection des données du bandeau Création de graphiques.

On obtient alors le graphique suivant :

Histogramme

25

20

15

10

5

096 108 120 132 144 156 168 180 192 204

Cette représentation ne convient pas à des données quantitatives, en effet il est d'usage dans ce cas que les blocs soient collés pour montrer la continuité de la variable. Après avoir cliqué sur un des blocs, dans le menu Mise en forme de la sélection du bandeau Mise en forme de graphique, on obtient la boite de dialogue suivante :

ESUM RAKOTOMALALA 65

2

Nous mettrons alors 0 dans la largeur de l'intervalle, nous pouvons aussi faire afficher les effectifs pour obtenir le graphique final suivant :

Histogramme

25

2019 19

18

15

10

5 56

5 43

1

096 108 120 132 144 156 168 180 192 204

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PARTIE 4 : POWERPOINT 1.Premier contact avec Powerpoint

1.1- Introduction1 - Objectif

Ce cours permet aux apprenants :

de connaître et exploiter co rr ect e m e n t les fonctionnalités de base de Ms Powerpoint

de concevoir et réaliser une présentation

2 - Niveau requisPour pouvoir tirer le maximum de ce cours, le participant doit remplir les conditions suivantes :

Ayant une aisance d’utilisation du clavier, de la souris et d’un logiciel sous Windows

Ayant une bonne connaissance des graphismes et des objets dessinés ou

insérés Le cours Word perfectionnement permet d’acquérir des connaissances

suffisantes

3 - Les éléments d’une présentation

Une présentation est composée de :

Diapositives Commentaire du présentateur Documents pour l’assistance

Les diapositives sont des pages (affiché sur l’écran d’un ordinateur ou imprimé sur des transparents pour rétroprojecteur) comportant des textes et des graphismes (images, dessins et autres objets) animés qui illustrent le sujet présenté.

Le diaporama affiche successivement toutes les diapositives de la présentation en plein écran selon la compilation (révélation des éléments de la diapositive), le minutage (durée d’affichage de chaque diapositive qui doit être différente selon le contenu de ce dernier) et la transition entre les diapositives (animation durant la fermeture de la diapositive affichée et l’affichage de la suivante).

Le présentateur peut préparer des commentaires personnels qui lui serviront d’aide-mémoire pour assumer correctement ses tâches.

Il peut aussi préparer et distribuer des documents pour l’assistance. Ce document est composé des diapositives imprimées où chacun peut prendre ses notes personnelles

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1.2. Démarrage de Powerpoint1 - Démarrage de Powerpoint

a) Lancer Powerpoint

Pour démarrer Powerpoint :

1. Cliquer sur le bouton Démarrer puis sur Tous les programmes2. Sélectionner le groupe Microsoft Office3. Cliquer sur Microsoft Powerpoint

b) Ecran de travail

2 - Quitter Powerpoint

Pour quitter Powerpoint, vous avez trois possibilités :

la commande Fichier/Quitter la commande Fermeture du Menu Système appuyer sur la touche alt+f4 ou encore le bouton Fermer ( )

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1.3. Créer une présentationLa présentation d’un sujet peut comporter plusieurs points qui seront présentés chacun dans une

ou plusieurs diapositives.Pour réaliser une bonne présentation, vous devez commencer par relever les idées majeures de votre message et de les organiser pour dégager le plan de votre présentation.

1 - Création d’un plan

Vous avez plusieurs possibilités pour créer votre plan :

Prendre une présentation vierge, saisir et organiser votre plan Prendre le sommaire automatique avec un sujet type et modifier ce plan en remplaçant les

titres et les listes à puces par ceux de votre présentation. Prendre un modèle et modifier son plan. Créer un plan à partir d’un document Word (cas de présentation d’une brochure )

2 - Modification d’un plan

Un plan de présentation est un ensemble de titres et de liste à puces. Chaque titre fera l’objet d’une diapositive dont le contenu sera la liste à puces correspondant.Modifier un plan est donc modifier ou ajouter ou supprimer un titre ou un élément d’une liste à puces

a) Ajout d’un élément de liste à puces

1. Cliquer à la fin d’un élément de la liste2. Appuyer sur la touche ENTRÉE

b) Suppression d’un élément de liste à puces1. Sélectionner un élément de la liste2. Appuyer sur la touche SUPPR

c) Ajout d’un titre1. Ajouter un élément de la liste2. Cliquer sur le bouton Hausser

La puce se transforme alors en icône de diapositive : l’élément de liste à puce en titre

d) Suppression d’un titre1. Sélectionner un titre avec les éléments de la liste à puces2. Appuyer sur la touche SUPPR

e) Vous pouvez aussi modifier le texte d’un élément de liste ou d’un titre.

ESUM RAKOTOMALALA 69

1.4. Enregistrement et ouverture de fichier1 - Enregistrement

Lors du premier enregistrement de votre présentation, vous devez choisir les éléments suivant : le dossier où le fichier sera stocké (le dossier par défaut ou le dernier dossier utilisé est

proposé par Word) le nom du fichier le type de fichierLes noms de fichier ne peuvent pas comprendre les caractères suivants :

barre oblique (/) barre oblique inverse (\) signe supérieur à (>) signe inférieur à (<) astérisque (*) point (.)

La commande est : Fichier/Enregistrer sous …

point d'interrogation (?) guillemet (") barre verticale (|) deux-points (:) point-virgule (;).

Cette commande permet en plus de dupliquer un fichier déjà sauvegardé en donnant un autre nom pour la copie et éventuellement en sélectionnant un autre dossier de stockage.La commande Fichier/Enregistrer ou le bouton "Enregistrer" permet d’enregistrer les modifications effectuées dans votre présentation.

2 - Ouverture d’un fichier La commande Fichier/Ouvrir... ou le bouton Ouvrir sur la barre d'outils Standard nous permet d'ouvrir

un fichier déjà enregistré.

¨ Si vous utilisez souvent le même fichier, vous pouvez aussi l’ouvrir en procédant comme suit :

1. Cliquer sur le bouton Démarrer2. Cliquer ensuite sur Mes Documents récents3. Cliquer sur le nom de votre fichier

¨ On peut aussi ouvrir un document en procédant comme suit :1. Ouvrir le dossier contenant votre fichier2. Cliquer deux fois sur le nom de votre fichier

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2. La présentation2.1. DiapositivePour personnaliser chaque diapositive, vous devez passer en mode Diapositive en exécutant la commande Affichage/Diapositives.

Chaque diapositive sera alors affichée avec l’apparence du modèle de présentation par défaut.

Ensuite vous pouvez personnaliser les diapositives une à une en y insérant des objets graphiques

et des formes automatiques, en y ajoutant des dessins ou des textes. Le tout doit être mis-en

forme pour attirer l’attention de l’assistance sur les points essentiels tout en présentant un

ensemble agréable et harmonieux.

2.1.1 Insertion d’objetsLes graphismes apportent un plus non seulement de par sa nature et son apparence mais surtout pour le message visuel qu’ils véhiculent.

Pour insérer un objet graphique :

1. Insertion/Objet ...2. Sélectionner le type d’objet3. Sélectionner le fichier contenant l’objet ou créer l’objet4. Confirmer l’insertion

ESUM RAKOTOMALALA 71

Voici une liste non exhaustive des types d’objets couramment insérés dans une diapositive :

Tableau Excel ou Word. Graphique Organigramme hiérarchique. Texte avec effets spéciaux (WordArt). Image de la bibliothèque ou provenant d'un fichier d'image Image scanné. Autre objet provenant d’une application dont le format et reconnu par Powerpoint.

2.1.2. Objets dessinésPowerpoint dispose de deux barres d’outils pour dessiner des objets et pour mettre en forme et gérer les objets.

Les boutons de la barre d’outils Dessin nous permettent de dessiner les objets suivants : Zone de texte trait rectangle ellipse forme automatique

En outre, vous disposez des boutons pour mettre en forme chaque objet dessiné

2.1.3. Manipulation d’objetsTous les objets insérés dans votre diapositive peuvent être déplaces, modifiés, redimensionnés ou rognés (pour image seulement).

Sélection d’objet : cliquer sur l’objet et utiliser la touche tab pour étendre la sélection aux autres objets de la diapositive tour à tour.

Un objet sélectionné est caractérisé par l’apparition des poignées de sélection (petits carrés noirs sur les côtés et les angles entourant l’objet ).

Déplacer : faire glisser l’objet sélectionné. Dimensionner : faire glisser l’une des poignées de sélection. Rogner : la barre d’outils image inclut le bouton Rogner Modifier : les images et objets insérés peuvent être recoloré d’une façon générale (dans la

barre d’outils Image cliquer sur Recolorer le diagramme) ou transformer en objet Powerpoint par le bouton Dissocier de la barre d’outils image cliquer sur Dessin puis recoloriez élément par élément.

N.B : La transformation d’un objet inséré en objet Powerpoint rompt toute liaison avec des données source. Pour les fichiers Excel (graphe ou tableau) vous pouvez les inserer en tant

qu’objet existant.Si vous activez l’option Liaison lors de l’insertion alors il suffit de double cliquez sur le tableau pour l’ouvrir sous Excel et de le modifier en tant que fichier Excel, par contre si vous n’activez pas l’option Liaison alors pour pouvoir le modifier, il suffit double cliquez sur le tableau et la modification sera faite sous Powerpoint. Vous pouvez faire à l’aide de la commande Édition/ Copier puis Édition/Coller.

Pour les fichiers Word vous pouvez les insérer en tant qu’objet avec liaison ou non comme dans le cas d’un fichier Excel, ou de faire un copier/coller

Par contre, vous pouvez traiter un tableau, un graphe ( un diagramme) directement sous Powerpoint sans passer par Excel ou Word respectivement par les commandes :

ESUM RAKOTOMALALA 72

2.1.4. Masque et modèlesa) Masque

Vous pouvez modifier les masques de diapositives, de page de commentaires ou de documents pour ajouter tous les objets communs et définir l’aspect des éléments de votre présentation : Diapositive, Pages de commentaire et des documents pour l'assistance. Les textes et graphismes insérés dans le masque apparaîtront sur toutes les diapositives ou pages

ex : Logo et adresses

Affichage du masqueLa commande Affichage/Masque vous permet d’afficher le masque de votre présentation.

Modification du masque

Vous pouvez taper des éléments textuels ou utiliser les commandes du menu Insertion pour insérer les graphismes nécessaires dans votre masque.

Les commandes du menu Format vous permet de personnaliser l’apparence de chaque élément de votre masque.

On peut aussi ajouter les boutons d’actions dans le masque (Diaporama/Boutons d’actions) Exemple aller à la diapositive Prec ou Suiv ou mettre fin diaporama ou pour ouvrir un autre fichier nécessaire pour la présentation.

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b) Modèle de conception

C’est un ensemble de masques, de graphismes et de formats prédéfinis. L’application d’un modèle de conception à vos diapositives modifie uniquement leur apparence globale et non son contenu.

c) Modèle

Un modèle est une présentation (masque, mise en forme et diapositives avec des contenus communs à un ensemble de présentation) que vous avez créée et enregistré pour servir de base à la création d’autre présentation.

Pour créer un modèle :

1. Fichier/Enregistrer sous...2. Dans la zone "Type du fichier", sélectionner "Modèle de présentation3. Dans la zone "Nom du fichier", taper le nom du modèle4. Enregistrer

ESUM RAKOTOMALALA 74

2.2. Commentaire du présentateurLe commentaire du présentateur est un document imprimé qui lui servira d’aide-mémoire.

Chaque diapositive est imprimée dans une page suivie des textes correspondants et

éventuellement des en-têtes et des pieds de page.

Le commentaire du présentateur peut aussi servir de base aux documents de séance. Dans ce cas, il doit être rédigé dans un style plus soigné et présenté d’une manière lisible et attrayante.

1 - Saisie des notes

Le texte sera saisi dans la partie réservée à cet effet et peut être mis en forme avec les commandes du menu Format :

police, taille, style et couleur de caractères alignement interligne puces

2 - Mise en forme du page de commentaire

Le masque de page de commentaire vous donne la possibilité d’effectuer une modification pour l’ensemble des pages :

2.3 Documents pour l’assistanceLe document de séance est destiné à être distribué à l’assistance pour qu’on puisse suivre et voir de plus près et garder une trace imprimé des diapositives.

Ce document peut être une simple copie imprimée des diapositives ou une brochure reprenant les diapositives, les commentaires du présentateur dont le contenu est enrichi par des explications plus détaillées.

1 - Documents imprimés

Powerpoint propose plusieurs types de mises en page :

Une diapositive par page Deux diapositives par page Trois diapositives par page Six diapositives par page

On peut intervenir au niveau du masque de document pour insérer des éléments communs ou pour créer des en-têtes et pieds de page pour le document entier.

N.B. : Tout texte saisi en dehors des zones réservées pour les diapositives s’imprimeront sur toutes les pages du document de séance.

2 - Brochures

Si votre assistance a besoin d’une brochure,vous pouvez exécuter la commande Fichier/Envoyer vers pour transférer votre présentation- diapositives et pages de commentaire - vers Microsoft Word afin d’enrichir le contenu et d’améliorer l’apparence de la brochure avec les possibilités de Word : table des illustrations, table des matières,...

Il est possible de lier les images des diapositives transférées dans Word aux diapositives de la présentation. Toute modification apportée aux diapositives sera automatiquement répercutée dans la brochure correspondant.Aucune liaison n’est possible entre la brochure destinée à l’assistance et les commentaires du présentateur de votre présentation.

ESUM RAKOTOMALALA 75

2.4. Impression de la présentationVous pouvez imprimer la présentation ou simplement un de ses éléments. Auparavant, vous pouvez effectuer la mise en page.

Et vérifier-le tout dans l’aperçu avant impression

La commande Imprimer du menu Fichier nous permet d’imprimer toutes les composantes d’une présentation :

diapositives plan pages de commentaire document pour l'assistance

Il suffit d’indiquer le type de document à imprimer, la quantité désirée et les options d'impression.

1. Ouvrir la présentation2. Exécuter la commande Fichier/Imprimer.3. Dans la boîte de dialogue Imprimer, sélectionner le type de document :4. Sélectionner les autres options :

Imprimer

ESUM RAKOTOMALALA 76

3. Révision d’une présentation3.1. Correction automatiquePowerPoint est capable de corriger les fautes de frappe. La correction est faite au niveau du mot. Pour cela, on doit d'abord activer la correction automatique et ajouter dans la liste des corrections en cours de frappe toute faute de frappe courante.La commande Outils/Correction automatique nous permet d'activer la correction en cours de frappe.

3.2. OrthographeOutils/Orthographe... ou le bouton Orthographe permet de vérifier l'existence des mots dans le dictionnaire de PowerPoint

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4.Le diaporamaUn diaporama est une présentation affichée sur ordinateur. Dans ce cas, chaque diapositive est affichée en plein écran.La fenêtre et tous les éléments de Powerpoint sont invisibles de manière à ne pas distraire l’assistance. L'ordinateur devient, en quelque sorte, un projecteur.

En projetant un diaporama sur un ordinateur, vous pouvez notamment :

Epargner le temps et l'argent autrement consacrés à la création des diapositives. Utiliser les fonctionnalités couleur de l'ordinateur. Utiliser des effets spéciaux, tels que les transitions et les animations, pour agrémenter le

diaporama. Apporter des changements de dernière minute à la présentation. Présenter les diapositives dans une salle mi-éclairée mais pas nécessairement obscure. Annoter vos diapositives au fur et à mesure que vous les présentez. Répéter la présentation et régler automatiquement le minutage des diapositives en fonction de

vos interventions. Projeter des films et diffuser des effets sonores pendant le diaporama. Masquer certaines diapositives et les mettre en réserve, en cas de besoin. Incorporer, par exemple, les informations d'une feuille de calcul sur une diapositive et l'ouvrir

pendant le diaporama.

Le branchement vers d'autres diapositives ou pour ouvrir un fichier de données est une façon d'adapter une présentation à différents types d'auditoires. Les branchements vers d'autres diapositives permettent, d'un simple clic sur un bouton, d'afficher un groupe de diapositives entièrement distinct. De même, on peut d’un simple clic sur un bouton ouvrir un fichier contenant des données si la circonstance exige des explications et des informations plus détaillées.Dans une présentation PowerPoint, le nombre de branchements possibles est illimité.

4.1. Préparation1 - Mise au point

La préparation d’un diaporama consiste à déterminer l’enchaînement des diapositives lors de la projection :

masquer certaines diapositives (les afficher uniquement si nécessaire lors du diaporama) créer des branchements pour ouvrir des fichiers de données créer des branchements pour démarrer un autre diaporama compiler certaines diapositives et objets définir la transition et le minutage

Afficher chaque diapositive en plein écran avant de définir les transitions et le minutage.

Ensuite, on peut observer l’apparition et la durée d’affichage de chaque diapositive, tester différentes transitions, adapter le minutage au temps de parole et, en général, faire la mise au point de la présentation afin de transmettre le message de manière claire et professionnelle.

Pour la mise au point finale de la présentation, le mode Trieuse de diapositives. est plus pratique car il affiche des diapositives miniatures et permet d'établir facilement les transitions et le minutage, et de créer des diapositives compilées et masquées.

Les commandes du menu Diaporama vous aident à mettre au point la projection de vos diapositives

ESUM RAKOTOMALALA 78

2 - Compilation

a) Diapositive compilée

Diapositive qui présente d'abord le premier point de niveau 1 et qui affiche ensuite les points suivants au fur et à mesure que se déroule la présentation. Cette diapositive est un instrument de«révélation progressive ».

Vous pouvez définir vous-même l'animation et le temps de défilement pour chaque objet de votre diapositive

b) Diapositive masquée

Diapositive qui n'est pas automatiquement affichée dans le diaporama. Vous pouvez sélectionner la ou les diapositives à « masquer » et vous décidez ensuite de les projeter ou non lors du diaporama.Il s'agit d'une méthode commode pour :

adapter un diaporama à différents publics.inclure des informations complémentaires dans les documents de séance

Pour masquer une diapositive :

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1. Sélectionner la ou les diapositives2. Diaporama/Masquer la/les diapositive(s)

3 - Transition et minutage

a) Transition

La définition de la transition consiste à définir la vitesse et la nature des effets multimédias à la sortie d’une diapositive et à l’affichage de la diapositive suivante et la condition d’avancement de la projection : clic de la souris (ou touche ENTRÉE) ou automatique après une durée déterminée

Pour définir la transition :

1. Passer en Mode Trieuse de diapositives2. Sélectionner la diapositive3. Exécuter la commande Diaporama/Transition...4. Sélectionner le type d’effets, la vitesse et la propriété «avancer »5. Confirmer

PowerPoint peut faire défiler automatiquement les diapositives ou laisser le contrôle à la personne maniant la souris ou le clavier. Il est également possible d'alterner les diapositives à déclenchement automatique avec celles à contrôle manuel. Si vous cliquez sur Appliquer partout alors toutes les diapositives auront la même transition par contre si vous cliquez sur Appliquer seules les diapositives sélectionnées auront la propriété.

b) Minutage

Temps d'exposition de la diapositive à l'écran. C'est vous qui réglez le minutage car il vaut mieux, par exemple, montrer certaines diapositives complexes plus longtemps que d'autres. Le minutage est aussi utile pour les présentations en direct que pour les présentations autonomes. Dans tous les cas, vous pouvez annuler le minutage prédéfini et cliquer sur le bouton de la souris (ou utiliser le clavier) pour afficher la diapositive suivante.

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4.2. Projectiona) Démarrage

Pour exécuter un diaporama1. Ouvrez la présentation.2. Choisissez Affichage/Diaporama. Ou Diaporama/Visionner le diaporama

La projection commence. Et continue selon le temps et ordre défini

Si vous gardez l'option par défaut «défilement manuel » dans la zone «avancer », vous pouvez utiliser les touches suivantes pour faire défiler les diapositives :

les touches de direction la touche ESPACE les touches PG.PREC et PG.SUIV.

b) Afficher une diapositive

Pendant l’exécution du diaporama, vous pouvez accéder à la liste des diapositives de la présentation et de sélectionner une diapositive qui doit être réafficher

1. Cliquer sur le bouton droit de la souris2. Sélectionner la commande Aller à …

c) Notes

Au cours d’une présentation, de nouvelles idées peuvent survenir soit du présentateur soit de l’assistance. Vous devez les noter afin de ne pas les perdre et Powerpoint vous le permet durant le diaporama :

1. Cliquer sur le bouton droit de la souris2. Sélectionner la commande Ecran/Commentaire du présentateur

d) Stylo

Durant le diaporama, vous pouvez aussi utiliser le stylo pour annoter et commenter les diapositives. Les effets du stylo ne seront pas enregistrés dans la présentation.

1. Cliquer sur le bouton droit de la souris2. Sélectionner la commande Options de pointeur

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4.3 ConférenceAvec PowerPoint, on peut conférencier lors de la présentation en organisant et en utilisant Microsoft Net Meeting en réseau par la commande :Outils/collaboration en ligne/organiser une conference.On fera le partage du bureau du présentateur via Net Meeting :en précisant le nom de la machine et l’utilisateur que vous voulez communiquer par

Outils/collaboration en ligne/ conférence maintenant.

4.4.Présentation à emporterIl est souvent nécessaire d’emporter votre présentation en dehors de votre bureau, or le lieu où vous allez effectuer la présentation ne dispose pas de Powerpoint ou de la version de Powerpoint avec laquelle vous avez créé votre présentation, alors dans ce cas il est nécessaire de créer une présentation à emporter par la commande : Fichier/Présentation à emporter… et suivre l’assistant.

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BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

LEXERCICES D’INITIATION À LA BUREAUTIQUE

’objectif de cet exercice d’initiation à la bureautique est de sa familiariser avec les fonctions de base de bureautique comme la gestion des dossiers, la rédaction d’un texte avec un traitement de texte, la création d’un tableau dans un tableur, le tout complété par une recherche sur Internet. Une fois le tout terminé, il faudra mettre ses documents au format PDF, les sauvegarder sur une clé USB et les envoyer en pièce jointe par courriel.

L’ensemble de cet exercice peut être réalisé avec les logiciels de son choix comme Word et Excel de Microsoft Office, Writer et Calc de LibreOffice ou OpenOffice voire avec des suites bureautiques en ligne comme le traitement de texte et la feuille de calcul de Google Documents.

Exercice 1 — GESTION DES DOSSIERS

CRÉATION DE DOSSIERS

• Dans l’Explorateur Windows, dans le dossier Mes documents, créer un dossier ayant pour nom« Exercice ».

• Dans le dossier « Exercice », créer deux sous‐dossiers : l’un ayant pour nom « Texte », le second ayant pour nom « Tableau » :

• Renommer le dossier « Texte » en « Courrier ».

Exercice 2 — SAISIE D’UN TEXTE AVEC UN TRAITEMENT DE TEXTE

SAISIE D’UN TEXTE

Dans son traitement de texte, saisir le texte suivant (attention aux majuscules, accents, signes de ponctuations, etc.) :Gérée par la « Compagnie du chemin de fer de Paris à Saint Ger‐ main », la ligne de Paris à Saint ‐Germain a été inaugurée en 1837 entre Paris et Le Pecq ; c’est la première ligne ferroviaire à être affectée uniquement au transport des voyageurs et exploitée à l'aide de locomotives à vapeur.

SAUVEGARDE

Enregistrer son document sous le nom de « Article », suivi de son nom dans le dossier « Courrier », créé dans « Exercice ».

Penser à sauvegarder régulièrement votre travail au cours des étapes suivantes

COPIER‐COLLER

Sélectionner le paragraphe commençant par « Gérée… », le copier et le recoller de manière à avoir deux fois le même paragraphe.

Devant le premier paragraphe, ajouter le titre suivant :« Première ligne ferroviaire à Paris »

MISE EN FORME DU TEXTE

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BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

Sélectionner le titre et le mettre en gras, italique, soulignée, de couleur bleue et avec une taille de caractère de 18 pt.

Centrer le titre Mettre les autres paragraphes avec un retrait première ligne de 2 cm.

Une fois le travail terminé, sauvegarder son document et fermer le traitement de texte

Exercice 3— CRÉATION D’UN TABLEAU DE NOTES DANS UN TABLEUR

SAISIE DES DONNÉES

Dans son tableur, créer le tableau de notes suivant (la mise en forme se fera après) :

SAUVEGARDE

Enregistrer son document sous le nom de « Notes », suivi de son nom dans le dossier « Tableau », créé dans « Exercice ».

Penser à sauvegarder régulièrement votre travail au cours des étapes suivantes

TRI

Trier le tableau par ordre alphabétique des noms

CALCULS

5 Pour la ligne et la colonne « Total » : effectuer la somme6 Pour la ligne et la colonne « Moyenne » : effectuer la moyenne7 Pour la colonne « Écart avec 10 », faire la soustraction entre la moyenne moins 10.

MISE EN FORME

2 Sélectionner l’ensemble des chiffres et les mettre avec une décimale.3 Encadrer le tableau avec un cadre épais autour et des traits fins à l’intérieur4 Mettre les titres en gras, les centrer et mettre une couleur de remplissage de cellule5 Éventuellement, élargir certaines colonnes

8 Ajouter deux lignes au‐dessus du tableau9 En cellule A1, saisir le titre suivant : Notes du premier trimestre10 Mettre la cellule en gras, taille des caractères : 14 points11 Centrer le titre sur toute la largeur du tableau

Une fois le travail terminé, sauvegarder son document et fermer son tableur.

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BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

Exercice 4 — RECHERCHE D’IMAGES SUR INTERNET

RECHERCHE D’IMAGES SUR INTERNET

8. Lancer son navigateur Internet habituel (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Opera, etc.)

9. À partir du moteur de recherche Google, rechercher une image illustrant les premiers trains de Paris à Saint‐Germain.

RÉCUPÉRATION D’UNE IMAGE DANS UN TEXTE

4 Copier de l’image

5 Rouvrir son texte « Article »

6 Coller l’image à la fin de son texte

Exercice 5 — SAUVEGARDER AU FORMAT PDF

Sauvegarder son texte au format PDF sous le même nom et dans le même dossier que précédemment.

Exercice 6 — RÉCUPÉRATION SUR SA CLÉ USB

Récupérer le dossier Exercice sur sa clé USB

Exercice 7 — ENVOI PAR COURRIEL

5 À partir de sa messagerie électronique, envoyer en pièce jointe le texte, le tableau et le document PDF à cou r s01@live.fr (ou à une autre adresse de son choix)

6 Mettre ce document en copie à la personne de son choix.

7 Dans « Objet », mettre comme titre « Exercice d’initiation à la bureautique »

8 Écrire le message de son choix, avec son nom à la fin, et l’envoyer.

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BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

CORRECTION EXERCICES D’INITIATION À LA BUREAUTIQUE

Exercice 1 — GESTION DES DOSSIERS

CRÉATION DE DOSSIERS

LANCEMENT DE L’EXPLORATEUR WINDOWS :

Bouton DémarrerMes documents

CRÉATION DES DOSSIERS

12 Dans le cad r e de gauche, cliquer sur Documents (ou Mes documents, suivant les versions)

Si celui‐ci n’apparaît pas dans le cadre de gauche, cliquer sur les triangles devant les noms de dossier

13 Menu FichierNouveau

Dossier

ou cliquer sur le bouton Nouveau dossier (barre d’outils)

ou clic droit dans le cadre de droite,Nouveau

Dossier

14 Saisir un nom au clavier (exemple : Exercice) et

Recommencer ces manipulations pour créer les sous‐dossiers Tableau et Texte :

1.3 Dans le cadre de gau che , cliquer sur Exercice

1.4 Menu Fichier, Nouveau, Dossier

1.5 Saisir un nom : Texte et

1.6 Recommencer, pour le dossier Tableau.

RENOMMER UN DOSSIER

7 Clic droit sur le dossier à renommer : Texte Renommer

8 Saisir le nouveau nom au clavier : Courrier et

ESUM RAKOTOMALALA 86

Espace "

BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

Exercice 2 — SAISIE D’UN TEXTE DANS UN TRAITEMENT DE TEXTE

LANCEMENT DU TRAITEMENT DE TEXTE

Cliquer deux fois sur Word de Microsoft Office ou sur Writer de LibreOffice sur le bureau. Si celui‐ci n’apparaît pas sur le bureau, cliquer sur le bouton Démarrer,

Tous les programmesMicrosoft Office (ou LibreOffice)

Microsoft Word (ou LibreOffice Writer)

SAISIE DU TEXTE

Saisir le texte sans se soucier de la mise en forme.

Pour mieux visualiser les sauts de paragraphe saisis, les espaces entre les mots, etc. cliquer sur le bouton

pour afficher les marques des paragraphes et autres caractères non imprimables. Les caractères qui

apparaissent peuvent surprendre mais sont très pratiques pour vérifier le nombre d’espaces entre les mots ou entre les paragraphes ; de plus, ceux‐ci n’apparaissent pas à l’impression.

ESPACES DE PONCTUATION

Pour les signes simples — point (.) et virgule (,) — : pas d’espace avant, un espace après Pour les signes doubles — deux points (:), point‐virgule (;), point d’exclamation (!), point d’interrogation (?) — : un espace avant, un espace après

2 Des traitements de texte récents comme Word ou Writer mettent d’eux‐même l’espace avant, celui‐ci peut avoir à l’écran la forme d’un petit rond — non visible à l’impression — car c’est un espace insécable, qui évite une rupture de ligne entre le signe double et le mot qui le précède. Exemple : Le Pecq°;

ACCENT CIRCONFLEXE

Appuyer déjà sur l’accent circonflexe (rien ne se passe, c’est normal), puis sur la lettre voulue. Exemple : ^ puis A donne â.

3 Prendre l’accent circonflexe à droite de la touche P et non celui avec la touche 9 qui, s’il a la forme d’un accent circonflexe, n’est pas un accent circonflexe (Il est utilisé, entre autres, pour les puissances dans les tableurs).

GUILLEMET À LA FRANÇAISE (CHEVRONS)

• Pour ouvrir les guillemets : faire un espace (sauf en début de ligne) puis appuyer sur la touche des guillemets (" avec le 3) du clavier

• Pour fermer les guillemets : rester contre le dernier caractère du mot et appuyer sur la même touche 3 (l’espace est mis automatiquement).Exemple :

Gérée par la « Compagnie du chemin de fer de Paris à Saint Ger‐ main »

[Pas d’espace] "

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BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

SAUVEGARDE

POUR ENREGISTRER LA PREMIÈRE FOIS :

Menu FichierEnregistrer sous

Saisir un nom au clavier, exemple : ArticleCliquer deux fois dans les dossiers voulus :

Mes documents (éventuellement) ExerciceCourrier

Cliquer sur le bouton Enregistrer

POUR ENREGISTRER LES FOIS SUIVANTES :

Ctrl | S ou cliquer sur le bouton Enregistrer ( )

Penser à sauvegarder régulièrement votre travail au cours des étapes suivantes

COPIER‐COLLER

En maintenant le bouton gauche de la sourie enfoncé, sélectionner la zone voulue

Copier : Ctrl | C ou clic droit, Copier

Placer le curseur où doit réapparaître la zone (après le dernier paragraphe)

Coller : Ctrl | V ou clic droit, Coller

AJOUT D’UN TITRE

Placer le curseur devant le paragraphe voulu :

Saisir son titre (celui‐ci est intégré dans le paragraphe) :

Appuyer sur la touche Entrée pour envoyer la suite du texte à la ligne :

ESUM RAKOTOMALALA 88

BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

MISE EN FORME DU TEXTE

SÉLECTION DU TEXTE

Se placer au début de la zone à sélectionner et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, se déplacer vers la fin de la zone.

MISE EN FORME DU TEXTE

Mise en forme des caractèresAprès avoir sélectionné la zone voulue, cliquer sur :

Gras

Italique

Souligné

Couleur bleue

Taille 18 pt. (hauteur des caractères)

Alignement du titre au centre3. Cliquer dans le titre (il n’est pas nécessaire de sélectionner tout le paragraphe)

4. Cliquer sur le bouton Centré

Retrait première ligne des paragraphes5. Sélectionner les paragraphes voulus

6. Onglet Accueil (ou Menu suivant les versions du logiciel) Paragraphe

Onglet Retrait et espacement

7. Dans la case « De » à côté de « De 1re ligne »,(ou, dans « Première ligne » pour LibreOffice Writer),saisir 2 et OK

4 Penser à sauvegarder régulièrement son travail : cliquer sur le bouton Enregistrer ou Ctrl | S au clavier.

Une fois le travail terminé, sauvegarder et fermer le traitement de texte.

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BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

Exercice 3 — CRÉATION D’UN TABLEAU DE NOTES DANS UN TABLEUR

LANCEMENT DU TABLEUR

Cliquer deux fois sur Excel de Microsoft Office ou sur Calc de LibreOffice sur le bureau. Si celui‐ci n’apparaît pas sur le bureau, cliquer sur le bouton Démarrer,

Tous les programmesMicrosoft Office (ou LibreOffice) Microsoft

Excel (ou LibreOffice Calc)

SAISIE DES DONNÉES

Saisir une donnée par cellule, utiliser les touches de déplacements pour passer aux cellules voisines ou cellule suivante, |cellule précédente.

SAUVEGARDE

POUR ENREGISTRER LA PREMIÈRE FOIS

Comme dans le tableur : Menu Fichier

Enregistrer sous

5. Saisir un nom au clavier : Notes

6. Cliquer deux fois dans les dossiers voulus, exemple :

Mes documents (éventuellement) ExerciceTableau

Cliquer sur le bouton Enregistrer

POUR ENREGISTRER LES FOIS SUIVANTES

Ctrl | S ou cliquer sur le bouton Enregistrer ( )

Penser à sauvegarder régulièrement votre travail au cours des étapes suivantes

TRI

c) Cliquer une fois dans l’une des cellules de la colonne à trier (et non en sélectionnant toutes les cellules)

d) Onglet Données

Cliquer sur le bouton tri croissant sur Excel ou sur sur Calc

ESUM RAKOTOMALALA 90

BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

CALCULS

SOMME

3. Cliquer dans la cellule où doit apparaître le résultat (ici F2)

4. Cliquer sur le bouton

5. Éventuellement, sélectionner les cellules à calculer (de B2 à D2) et valider (avec )

5 Le résultat (27), apparaît dans la cellule choisie.

Effectuer la recopie automatique pour les autres cellules6. Cliquer dans la cellule ayant le calcul à recopier

7. Pointer la poignée de recopie, en bas à droite de la cellule sélectionnée

8. En maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, effectuer une recopie sur les cellules voulues

MOYENNE

4. Cliquer dans la cellule où doit apparaître le résultat (ici F2)

5. Cliquer sur le bouton de liste de somme automatique et cliquer sur la fonction voulue : Moyenne

6. Sélectionner les cellules à calculer — ne pas prendre la cellule du total et valider

6 Faire la recopie automatique sur les autres cellules

CALCUL DE L’ÉCART ENTRE LA MOYENNE ET 10

II Cliquer dans la cellule où doit apparaître le résultat.

III Taper le signe égal (=)

IV Cliquer dans la première cellule à calculer (celle de la moyenne : F2)

V Taper le signe multiplier (‐)

VI Puis taper le chiffre 10.

7 Ce qui donne comme formule : =F2‐10

VIIValider et effectuer la recopie vers le bas.

ESUM RAKOTOMALALA 91

92ESUM

BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

MISE EN FORME

MISE EN FORME DES NOMBRES AVEC UNE DÉCIMALE

Sélectionner les cellules voulues

Dans l’onglet Accueil, cliquer sur le bouton Ajouter ou retirer une décimale

ENCADREMENT DES CELLULES

3 Sélectionner les cellules à encadrer

4 Cliquer sur le bouton , puis Autres borduresou menu Format, Cellules, onglet Bordure dans LibreOffice et cliquer sur Définir la bordure extérieurePour le contour :

Dans style, cliquer sur le trait le plus épais pour le contour et cliquer sur le bouton Contour :

Pour l’intérieur :

Dans style, cliquer sur le trait le plus fin et cliquer sur le bouton Intérieur :

Et OK

RAKOTOMALALA

nnes.largeur des

BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

MISE EN FORME DES TITRES

Sélectionner les titres Dans l’onglet Accueil, cliquer sur :

Gras

• Centrer

• Couleur du fond des cellules

ÉLARGISSEMENT DES COLONNES

3 Se placer sur le trait séparateur entre deux lettres de colonnes

4 En maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, se déplacer pour agrandir ou rétrécir la colo

8 Sélectionner plusieurs lettres de colonnes pour élargir ou rétrécir plusieurs colonnes à la même taille.

AJOUT D’UN TITRE

INSERTION DE LIGNE

3 Sélectionner les numéros des lignes à insérer

4 Clic droit sur la sélection et Insertion

5 Cliquer dans la cellule A1 et saisir le titre

9 Les lignes sélectionnées sont décalées vers le bas

TAILLE DU TEXTE

Cliquer dans la cellule contenant le titre Onglet Accueil, cliquer sur le bouton Taille de police et

cliquer sur la taille voulue

ESUM RAKOTOMALALA 93

BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

CENTRER LE TITRE SUR LA LARGEUR DU TABLEAU

En partant de la cellule contenant le titre,sélectionner les cellules sur lesquelles le titre sera centré (de A1 jusqu’à G1).

Dans l’onglet Accueil, cliquer sur le bouton Fusionner et centrer

10 Comme dans le traitement de texte, penser à sauvegarder régulièrement son travail : cliquer sur le bouton Enregistrer ou Ctrl | S au clavier.

Une fois le travail terminé, sauvegarder et fermer le tableur.

Exercice 4 — RECHERCHE D’IMAGES SUR INTERNET

RECHERCHE D’IMAGES SUR INTERNET

ACCÈS À LA PAGE D’ACCUEIL DE GOOGLE

Après avoir lancé son navigateur Internet habituel (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Opera, etc.) en cliquant deux fois dessus, accéder à la page d’accueil du moteur de recherche de Google.Si celle‐ci n’apparaît pas au démarrage :

¨ Cliquer une fois dans la barre d’adresse (en haut de la fenêtre)

¨ Saisir l’adresse du site de Google : google.fr et

RECHERCHER UNE IMAGE

4. Dans la page de Google, cliquer sur Images, en haut à droite5. Dans la zone de recherche, au centre, saisir le thème recherché

Exemple : train Paris‐Saint‐Germain et

11 Dans la recherche, le mot « train » est très important car sans lui, les résultats risquent de se limiter aux résultats en football du Paris‐Saint‐Germain.

6. Cliquer sur l’image voulue pour l’agrandir

ESUM RAKOTOMALALA 94

BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

RÉCUPÉRATION D’UNE IMAGE DANS UN TEXTE

3. Dans la page Web contenant l’image — et non sur les miniatures des résultats de la recherche de Google — clic droit sur l’image voulue et Copier l’image

4. Lancer Word ou LibreOffice Writer

5. Récupérer son texte : Menu Fichier,

Ouvrir• Cliquer deux fois sur les dossiers contenant son texte

Exemple : Exercice, Courrier

• Cliquer deux fois sur le fichier à récupérer Exemple : Article…

6. Placer le curseur là où doit apparaître l’image(par exemple, appuyer sur Ctrl | Fin pour aller à la fin de son texte) Éventuellement, appuyer sur pour créer un nouveau paragraphe

7. Clic droit là où doit apparaître l’image et collerou cliquer sur le bouton (conserver la mise ne forme source dans Word)

8. Éventuellement, utiliser les poignées pour rétrécir l’image

12 Penser à sauvegarder : bouton Enregistrer ou Ctrl | S au clavier.

ESUM RAKOTOMALALA 95

BUREAUTIQUE — Exercice d’initiation à la bureautique

Exercice 5 — SAUVEGARDER SON TEXTE AU FORMAT PDF

Le fichier PDF — Portable Document File — peut être lu dans n’importe quel environnement Windows, Mac‐Os, Linux, etc. avec un logiciel gratuit. De plus, il ne peut être modifié de manière simple. Ce format est donc très intéressant pour partager des documents — CV, devis, contrat, mémoire, etc. — sans que les destinataires aient besoin de le modifier.

SAUVEGARDER UN DOCUMENT FORMAT PDF DANS MICROSOFT WORD

Le document souhaité étant à l’écran : Menu FichierEnregistrer sous

Éventuellement, modifier le nom et le dossier de sauvegarde (pas nécessaire pour l’exercice)Dans Type, choisir PDF

et Enregistrer

13 Le texte d’origine est conservé et le fichier PDF apparaît à l’écran, il a l’extension PDF

SAUVEGARDER UN DOCUMENT À L’ÉCRAN AU FORMAT PDF DANS LIBREOFFICE WRITER

Comme dans Word, le document doit être ouvert :

2 Dans la barre d’outils Standard, cliquer sur le bouton Export direct au format PDF

3 Dans la fenêtre qui apparaît, saisir un nom et choisir un dossier et Enregistrer

Exercice 6 — RÉCUPÉRATION SUR SA CLÉ USB

Après avoir fermé les logiciels ouverts, dans l’explorateur Windows, accéder au dossier contenant le fichier à récupérer : Exercice.

Faire un clic droit sur le dossier Exercice (cadre de droite ou cadre de gauche) Envoyer vers

Cliquer sur le nom de sa clé USB dans la liste Exemple : Disque amovible, clé USB, etc.

Éventuellement, valider les demandes de confirmations du transfert

14 Il est également possible de transférer qu’un seul des fichiers en faisant clic droit, Envoyer vers… sur le fichier voulu.

Le fichier d’origine reste sur l’ordinateur et sa copie est stockée sur la clé USB.

ESUM RAKOTOMALALA 96

Exercice 7 — ENVOI PAR COURRIEL

ACCÈS À SA MESSAGERIE EN LIGNE

a) Lancer son navigateur Internet

b) Dans la barre d’adresse, en haut, saisir l’adresse de sa messagerie en ligne : Outlook.fr, gmail.com, mail.yahoo.fr, etc.

c) Saisir son identifiant, son mot de passe et cliquer sur le bouton Connexion ou Se connecter

CRÉATION D’UN NOUVEAU MESSAGE

Cliquer sur le bouton pour créer un nouveau message : Nouveau (outlook.fr), Nouveau message (Gmail), Écrire (Yahoo), etc.

PIÈCE JOINTE

4. Cliquer sur le bouton de pièce jointe, représenté par un trombone

5. Accéder au dossier contenant les pièces jointes en cliquant deux fois dessus : Mes documents, Exercice, Courrier (ou Tableau)

6. Cliquer deux fois sur le fichier voulu7. Recommencer pour chacun des fichiers à mettre en pièce jointe.

REMPLISSAGE DES CHAMPS

5. Dans À, saisir l’adresse du destinataire, exemple : c o urs01@esum.mg 6. Cliquer sur CC pour faire apparaître le champ CC — Copie Conforme ou Copie carbone — et saisir d’autres

adresses de courriels en copie.

7. Cliquer dans Objet et saisir le titre : « Exercice d’initiation à la bureautique »8. Dans le corps du texte, saisir son message

9. Le message terminé — et relu — cliquer sur le bouton Envoyer

15 Le destinataire n’aura qu’à cliquer sur la pièce jointe pour l’ouvrir, éventuellement en acceptant les demandes de confirmation d’ouverture qui peuvent surgir

Lorsque l’on souhaite modifier une pièce jointe ouverte à partir d’un courriel, il faut déjà la sauvegarder sur son disque dur (Menu Fichier, Enregistrer sous…) sinon, toutes les modifications effectuées risquent d’être perdues.