description du poste pour le Groupe 3. Secrétaire

Description du poste

Groupe 3

Références e-Del-HRM et Sysper2Section dans l'organigramme Administration

Supérieur hiérarchique suivant (à qui rapporter)

Sous la responsabilité du chef de l'Administration

Horaire de travail Temps plein

Environnement et conditions de travail

Environnement multiculturel, bureau spacieux climatisé partagé avec un(e) autre collègue

Finalité générale

Sous la supervision du chef d'équipe et en collaboration avec les membres de l'équipe, assurer des tâches de secrétariat et gestion administrative, ainsi que des tâches d'assistance à la gestion de la section et de la coopération.

Tâches principales

Enregistrement ARES et suivi du courrier et des dossiers entrants

Préparation et appui à la distribution/répartition des courriers et dossiers entrant

Gestion des déplacements avec chauffeurs via le logiciel DRIVERS

Support logistique dans la planification et l'organisation de réunions et des missions, formations et congés (plan prévisionnel, ordres et décomptes de mission, réservation tickets d'avion, etc.)

Préparation et suivi des programmes de mission de la section opérationnelle et du siège

Préparation et suivi des parapheurs pour les circuits internes d'analyse/vérification/validation des différents dossiers

Rédaction des comptes rendu des réunions et de courriers simples

Appui pour l'encodage de factures dans le système de gestion ABAC

Apporter un soutien administratif dans la rédaction des courriers protocolaires pour tous les besoins du bureau (OAVCT, plaque d`immat, carte diplo, visa, franchise, etc.) et assurer le classement des dossiers y relatifs

Aptitudes personnelles - Volonté et habileté à exécuter les instructions dans les délais et avec une efficacité constante- Sens de la responsabilité, de l`initiative et de l'intégrité- Très bonne capacité à travailler sous pression- Capacité à identifier les urgences- Efficacité et rapidité pour retracer les courriers et les dossiers des sections mis en archives.- Bon niveau de connaissance dans l’utilisation de l’informatique et notamment WORD et EXCEL et des logiciels spécifiques.- Aptitude à informer son superviseur des problèmes qui surgissent, et donner suite aux problèmes, dossiers, questions qui

sont en suspens. - Disponibilité

Exigences physiques spécifiques (le cas échéant)

N/A

Exigences du poste

Exigences obligatoires Atouts

Qualifications

Le (a) candidat (e) devra être titulaire d’un niveau d`études secondaire ou équivalent suivi ou certifié

Certifié un plus

Expérience professionnelle

Une expérience professionnelle de 4 ans minimum dans le domaine recherché ou une formation certifiée dans le domaine recherché et 2 ans minimum d'expérience

Expérience dans un milieu professionnel international, un atout

Connaissances linguistiques

Maitrise de la langue française (B1 à l’oral et B2 à l’écrit) Connaissance de l'anglais et

du créole, un atout.

Connaissances des outils informatiques

Maîtrise des principaux outils informatique et logiciels (Word, Excel, Outlook, etc.) en adéquation avec les fonctions.

Capacité à s’adapter à de nouveaux logiciels et environnements