Biland'étaped'unprojetglobaldedématérialisation

LeprojetEDITIC:objectifsetpérimètre

Auxoriginesduprojet

Besoinsdesservices=>stratégienumérique

Présentationdupérimètrefonctionneldéfinidanslecahierdescharges

Gestiondesdocumentsd'activité

Plandeclassement

Métadonnées

Lesmenusdéroulantsdecréationdedocuments

Cycledevied'undocumentdansEDITIC

Archivageintermédiaire

Scriptd'archivage

Calculdesmétadonnées

Transfertetsuppressiondesdocuments

ActeursSEDA

GEDNuxéo=serviceversant

Servicesdel'université=servicesproducteurs

ArchivesUT=serviced'archives

AD37=autoritédecontrôle

Accordsdeversement

Registredesentréesalimentéautomatiquement

Bordereausedamanuelàpartird'EDITIC

Cycledevie

Présentationl'universitéFrançoisRabelaisdeTours

Organigrammegénéraladministratif

Unbiland'étape:enseignementsàtirerdutravaileffectuéetperspectives

Environ250utilisateurssur2500agentsutilisentEDITICau1erjanvier2016

Dossierdepersonnelcontractuelestdématérialisé

Processusdeladépensepourlesservicescentrauxetrecherche

220000documentsdansEDITIC

ProjetsPolitiquedegestiondocumentaireregroupantlapolitiqued'archivage

Déploiement:communicationetconduiteduchangement

Miseenplaceaveclesservices

Supportsdecommunication

Vidéodeprésentation

Bilan d'étape d'un projet global de dématérialisationIntervention du 1er avril 2016 au Forum des archivistes français à Troyes par Anne Azanza et Lucie Lepage.

Les menus déroulants de création de documentsDans la seconde phase nous avons réfléchi à un moyen d'attribuer un cycle de vie aux documents

automatiquement à chaque document.

Script d'archivageDansn premier temps, le script d'archivage calcule les durées en fonction des sorts finaux et génère un

bordereau qui répertorie les documents qui peuvent être détruits ainsi que ceux qui peuvent être archivés. Ce

bordereau est validé par la directrice des Archives départementales d’Indre-et-Loire. Après visa, le script est

lancé une seconde fois pour détruire et archiver selon ce qui a été défini. A terme les documents ayant une

valeur historique ou probante pourront être transférés sur la plateforme d’archivage électronique des

Archives départementales. De plus, les représentants de l’Etat dans le cadre du contrôle scientifique et

technique auront un accès à la plateforme.

Ces champs de métadonnées sont fixes mais les valeurs qu’ils contiennent peuvent être modifiées en

fonction du contexte de production, des évolutions réglementaires et surtout du cycle de vie du document.

Voici ce que nous avions définis lors des spécifications

Acteurs SEDAPour que le SAE reçoivent les versements provenant de la GED nous avons effectué un certain nombre de

paramétrage. Après avoir créé notre collectivité, nous avons défini les acteurs SEDA : -Le service versant

est la GED Nuxéo -Les services producteurs sont les services de l'université qui correspondent au niveau 2

du plan de classement -Le service d'archives est la cellule archives de l'université -L'autorité de contrôle est

les représentants des AD37,

Accords de versementNous avons saisi un accord de versement par type de document entre les services producteurs et les types de

documents/accords de versement.

Aux origines du projetDepuis plusieurs années, les services administratifs et les laboratoires de recherche avaient exprimé des

besoins en matière de gestion documentaire dématérialisée et de partage de documents. Le vice-président en

charge du numérique et la responsable de la Direction des technologies de l’information et de la

communication,avec le soutien du président de l’université, ont fait le choix de proposer un outil unique de

gestion de contenu pour l’ensemble de l’université, dont l'archiviste serait le responsable fonctionnel. Un des

objectifs de ce projet était d’éviter que les personnels et leurs partenaires extérieurs ne déploient leurs

propres outils externes, non sécurisés et très hétéroclites. La solution de gestion de contenu envisagée doit

permettre la dématérialisation de l’ensemble des processus de l’établissement dans tous les secteurs de

compétences de l’université,efficacement et simplement, depuis l’initialisation du processus jusqu’à

l’archivage du ou des document(s) produit(s).

Présentation du périmètre fonctionnel défini dans le cahier des chargesLe schéma ci-contre présente le périmètre fonctionnel de l’outil EDITIC tel qu’il a été défini lors de la

rédaction du cahier des charges. En cette fin d’année 2015, seuls les éléments grisés ne sont pas encore

opérationnels.

Plan de classementLa première étape de notre phase de spécification avec le prestataire a été de réfléchir sur le plan de

classement. Le plan de classement est la colonne vertébrale de la gestion des droits. Dans l'outil Nuxéo les

droits sont gérés au niveau du dossier et non du document. Nous avons étudié la production existante sur les

serveurs de fichiers, la cartographie fonctionnelle élaborée en2012 ainsi que les organigrammes. Pour que

les services se retrouvent dans ce plan de classement, il a été décidé de suivre l'organisation en services

regroupées par fonction (Pilotage,Composante, Recherches, Supports). (PDF du plan de classement) Chaque

processus transversaux doit être rattaché au service qui l'initie. Les utilisateurs ont accès par défaut à leur

dossier personnel et, en fonction de leur rattachement à un service ou à leurs missions à certaines branches

du plan de classement en lecture et en écriture.

Cycle de vieChaque document a une durée de conservation sur le SAE de l'université avant destruction ou transfert vers

la plateforme as@lae des AD37.

MétadonnéesNous avons réfléchi à un moyen d'attribuer un cycle de vie aux documents automatiquement à chaque

document. En o ctobre 2014, j'avais assisté à une journée sur la GED en université comme espace de

stockage et de partage de documents mais qu'aucune métadonnée et cycle de vie n'étaient définis.L'objectif

était donc de définir des métadonnées et un cycle de vie pour tous les documents de la GED.

Cycle de vie d'un document dans EDITICle cycle de vie d'un document électronique est différent d'un document papier car il y a une dimension de

fiabilité, d'intégrité et d'authenticité du document électronique qu'il faut garantir dès sa création et il faut

pouvoir aussi communiquer et partager ce document.