E-learning Comment commencer?

E-learning

Comment commencer ?

Implémenter l’e-learning en entreprise ne se fait pas du jour au lendemain. L’entreprise doit s’informer et définir clairement pourquoi elle opte pour cette forme d’apprentissage dans certaines situations, pour certains groupes cibles ou pour un contenu spécifique … Ce guide vise à effacer autant que possible l’incertitude quant à l’efficacité et la faisabilité d’une méthode d’apprentissage connue sous le nom de “e-learning”en vous proposant une marche à suivre dans le montage de votre projet.

Ce projet a été financé avec le soutien de la Commission Européenne. La responsabilité en incombe exclusivement aux auteurs ; la Commission ne peut être tenue pour responsable de l’utilisation de l’information qui y figure.

E-learning, comment commencer (v.1.0) ? - 1 - © BE-ODL - 2/06/2003

Auteurs

Ce guide a été rédigé grâce à la collaboration des organismes suivants (par ordre alphabétique) :

BE-ODL est un réseau visant entre autres la promotion de l’apprentissage ouvert et à distance auprès des travailleurs. Le réseau met sur pied des activités virtuelles et « réelles » dans un but d’échange de bonnes pratiques. BE-ODL est à la recherche de synergies et établit dès lors des liens avec d’autres réseaux en Belgique intéressés par l’apprentissage ouvert et à distance.

Céfora est le centre de formation sectoriel du comité paritaire 218, le comité paritaire complémentaire des employés. Ce secteur regroupe environ 50.000 entreprises, représentant environ 340.000 employés. Céfora organise des formations gratuites pour ces employés et pour des demandeurs d’emploi. De plus, Céfora rembourse les subsides de formation et organise de l’outplacement pour ce secteur.

Le FOREM en tant que service public de l’emploi et de la formation en Région wallonne agit en coordonnateur des différentes composantes du marché, tout en fournissant des services d’intérêt général tels que la formation qualifiante ou l’aide à la recherche active d’emploi.

GIVI offre la palette complète des méthodologies de formation : des formations en présentiel à l’e-learning en passant par l’apprentissage ouvert. Elle permet ainsi de proposer à tout apprenant et pour toute formation le parcours d’apprentissage idéal. GIVI propose en plus des services se rapportant à ces formations : de la consultance autour de projets de formation au développement de cours et à l’implémentation d’une plate-forme de formation : Competas.

IPV est le centre de formation de l’industrie alimentaire (CP 118 et CP 220). Il propose un éventail de services à l’industrie alimentaire : des formations standards au coaching dans un certain nombre de domaines comme des plans de formation en passant par des formations sur mesure. IPV s’adresse aux travailleurs, aux demandeurs d’emploi ainsi qu’au public scolaire.

VIBAM est l’organisme de formation sectoriel pour l’industrie métallurgique et électronique de la province d’Anvers. Il assiste les entreprises du CP 209 dans la formation de ses employés. VIBAM travaille pour 500 entreprises représentant 15000 employés.


Table des matières

1. Comment commencer ? .........................................................................................6 2. Déterminez le besoin de formation .......................................................................7

2.1. Compatibilité e-learning - profil des apprenants ...................................................... 8

2.2. L’e-learning en tant qu’élément du parcours de formation? ................................. 10

2.3. Existe-t-il un besoin de formation en e-learning?.................................................... 11

2.4. Demandez conseil ....................................................................................................... 12 3. Quels sont vos besoins? ........................................................................................13

3.1. Disposez-vous des cours souhaités (contenu)? ......................................................... 14

3.2. De quels logiciels et hardware devez-vous disposer? .............................................. 17

3.4. Lieu d’apprentissage.................................................................................................. 19

3.5. De qui avez-vous besoin? ........................................................................................... 20 4. Calculez le coût .....................................................................................................21

4.1. A quoi devez-vous penser? ........................................................................................ 21

4.2. Comparez.................................................................................................................... 22 5. Comment préparer un projet ?...........................................................................23

5.1. Le projet est-il faisable?............................................................................................. 23

5.2. L’analyse SWOT........................................................................................................ 24

5.3. A partir d’une approche RH, quels sont les avantages et les inconvénients manifestes?......................................................................................................................... 26

5.4. Quels objectifs souhaitez-vous atteindre? ................................................................ 27

5.5. Quelle stratégie utilisez-vous?................................................................................... 28

5.6. Cherchez de l’appui, informez & argumentez......................................................... 29 6. Comment monter un projet ?..............................................................................33

6.1. Le projet est-il toujours faisable? ............................................................................. 33

6.2. Facteurs de réussite.................................................................................................... 34

6.3. Pensez aux conditions accessoires............................................................................. 35

6.4. Etablissez un plan d’action........................................................................................ 36

6.5. Prévoyez l’accompagnement des apprenants .......................................................... 37

6.6. Démarrez et évaluez un projet pilote........................................................................ 38


1. Comment commencer ?

Pas à pas Le schéma suivant mentionne les différentes étapes que vous devez parcourir

pour monter un projet en e-learning. Ces étapes seront explicitées dans les pages suivantes.

Existe-t-il un besoin de formation? non

Déterminez le besoin de formation

oui Autresolution

Evaluez le besoin en e-learningEt en d’autres méthodologies

Demandez des conseils, Cherchez de l’appui

Etablissez un plan d’actionInformez

Montez un projet piloteEvaluez le projet pilote

Cherchez des avantages additionnels,Contre-arguments

Ou choisissez une autre méthodologie

Projet pilote = positif ?

Analysez la problématique

Existe-t-il un besoinde formation en

e-learning ?oui

E-learning = faisable ?Autres formes

d’apprentissageBlended learning

non

non

Réactions positivesenvers e-learning ?

non

ouiPrêt pour un projet plus important

Les apprenants sont-ils prêts?non

non

oui

oui

Pouvez-vous fairequelque chose ?

non

Trouvez une solution oui

Pouvez-vous faire quelque chose ?

Trouvez une solution oui

non

p.6

p.7

p.9

Faites un inventaire de vos besoins

Calculez le coût

p.12

p.21

p.19

p.27

p.30


2. Déterminez le besoin de formation

Déterminez le besoin

Avant de commencer à penser à l’e-learning, vous devez vous poser la question de savoir si une formation est bien nécessaire.

Existe-t-il un besoin de formation? non

Déterminez le besoin de formation

oui Autresolution

Analysez la problématique

Définissez le besoin d’ e-learning

Le tableau suivant vous permet de faire une première analyse sur l’opportunité de l’e-learning dans votre entreprise.

Définissez les objectifs pédagogiques. Les apprenants doivent savoir / connaître

L’e-learning est dans ce cas parfaitement possible

Les apprenants doivent comprendre les connaissances

Possibilité de combiner e-learning et tests

Les apprenants doivent appliquer les connaissances

S’il s’agit d’une formation à un logiciel, possibilité de combiner e-learning avec des exercices. En cas de formation avec application à un autre domaine, il faut combiner l’e-learning à une autre méthodologie dans laquelle les connaissances sont également appliquées.

1

La formation vise un changement d’attitude.

D’autres méthodologies sont plus appropriées. L’e-learning ne peut y être offert que comme soutien d’apprentissage

2 Examinez le nombre de personnes à former.......... (Le nombre d’apprenants influence le coût.)

3 Parcourez les caractéristiques du groupe cible et leur flexibilité:

Le groupe cible n’a pas le même niveau de départ

Le groupe cible n’a pas les mêmes objectifs

Le groupe cible n’a pas le même contenu de formation

Le groupe cible est réparti géographiquement

Un grand groupe de travailleurs doit être formé simultanément

Le groupe cible ne peut pas être libéré simultanément

Plus vous cochez des cases dans cette liste, plus le choix pour une méthodologie flexible telle que l’e-learning s’impose.


2.1. Compatibilité e-learning - profil des apprenants Profil de l’apprenant

Il s’avère que l’e-learning n’est pas approprié pour tous les apprenants. Cochez dans la liste dans quelle mesure votre groupe cible répond aux critères qui augmentent les chances de réussite de l’e-learning.

Le groupe cible est ou a … Applicable?1 Des compétences informatiques 1 2 3 4 Internaute (recherche spontanément sur Internet)

1 2 3 4

Multilingue (comprend les instructions en langue anglaise)

1 2 3 4

Perçoit l’utilité de la formation 1 2 3 4 Motivé (interne et /ou externe tendance à chercher une solution si une évaluation positive en dépend...)

1 2 3 4

Ose parcourir le module de façon autonome et contacter un coach

1 2 3 4

Autonome/Débrouillard ( Cherche seul avant de demander de l’aide)

1 2 3 4

L’apprenant sait-il poursuivre ses efforts jusqu’au bout?

1 2 3 4

... Plus la cote est élevée, plus votre produit en e-learning sera

susceptible d’être utilisé.

1 1 = le moins, 4 = le plus applicable


Que pouvez-vous faire?

Si le groupe cible ou une partie du groupe cible ne répond pas à un certain nombre de critères, vous pouvez à l’aide du schéma suivant examiner ce que pouvez faire.

Prévoyez une formation de baseen informatique

L’apprenant a des connaissancesde base en informatique non

Apprenant = internaute ? Prévoyez une initiation à Internet

Apprenant = autonome ? Prévoyez un accompagnement intensif

Apprenant= multilingue ? Prévoyez une formation en langue

Apprenant = motivé ?

Prévoyez une autre méthodologieE-learning = OK

non

non

non

non

non

non

oui

oui

oui

oui

oui

Est-ce possible de prévoir de la motivation

externe (rémunération, promotion...)?

Est-cepossible de combinerdifférentes méthodes

d’apprentissage?

oui Prévoyez motivation

externe

Combinez plusieurs méthodes

p.9

oui


2.2. L’e-learning en tant qu’élément du parcours de formation?

L’e-learning est rarement non intégré

L’expérience nous dit que tous les apprenants ne possèdent pas le degré de motivation et d’autonomie nécessaires pour parcourir le module en e-learning. Il est donc conseillé d’intégrer l’e-learning dans le parcours de formation. Indiquez de quelle façon votre projet en e-learning peut s’intégrer au parcours de formation de l’apprenant.

Le cours en e-learning veille à ce que tous les apprenants aient le même niveau

lors du début du cours en présentiel (ou atelier...)....................................................

Le cours en e-learning permet aux apprenants de préparer de façon autonome et à leur rythme la prochaine activité planifiée ...............................................................

Le cours en e-learning apporte avant tout la théorie. Vient éventuellement ensuite un autre moment de mise en pratique......................................................................

Le cours en e-learning est utilisé après le parcours de formation en tant qu’outil de réactualisation des connaissances ou comme ouvrage de référence. Les apprenants peuvent le consulter à tout moment. .....................................................

Le cours en e-learning est introduit via une séance d’information expliquant aux apprenants le fonctionnement du cours et ce qu’ils peuvent en attendre.................

Le cours en e-learning permet une actualisation des connaissances en fonction des nouvelles circonstances ...........................................................................................

Le cours en e-learning apporte une solution à un problème grâce au rapport flexible entre la théorie et la pratique ......................................................................

Les apprenants choisissent leur méthodologie, soit l’e-learning soit une autre méthodologie ...........................................................................................................

Blended learning

Le ‘blended learning’ consiste à combiner plusieurs approches méthodologiques. Une approche en e-learning est suivie ou précédée par une autre méthodologie.


2.3. Existe-t-il un besoin de formation en e-learning?

Bilan provisoire Vous ne pouvez pas partir du principe que l’e-learning convient pour tous les

apprenants. Certains apprenants resteront toujours récalcitrants envers l’e-learning. Il est cependant possible d’augmenter le nombre d’apprenants en prévoyant des formations ou accompagnements supplémentaires ou en combinant l’e-learning avec d’autres méthodologies. A l’aide du schéma suivant, faites le point provisoire.

Préformation

Combien d’apprenants ont besoin d’une initiation à l’informatique?

Combien d’apprenants ont besoin d’une initiation à Internet? Combien d’apprenants ont besoin d’un accompagnement intensif ? Combien d’apprenants ont besoin d’une motivation supplémentaire?

Formation proprement dite

Ord

re

Mét

hode

d’

appr

entis

-sa

ge

Con

tenu

Nom

bre

d’ap

pren

ants

Obj

ectif

pé

dago

giqu

e

Lieu

Dur

ée

Dat

e de

dé

but

Nous conseillons une combinaison de plusieurs approches méthodologiques. Cela permet en outre d’utiliser une autre méthodologie en tant qu’élément motivateur pour la session en e-learning.


2.4. Demandez conseil

Importance Lors du montage du projet en e-learning, il n’y a pas de mal à aller voir ce

que le marché peut offrir et aller prendre conseil Nous vous proposons ci-dessous un aperçu de l’aide que les différents organismes, impliqués dans ce projet, peuvent vous offrir. Il va de soi que sur le marché il y a encore d’autres acteurs nationaux et internationaux. Consultez le site de BE-ODL: www.be-odl.org pour plus d’informations.

Organisme Informations

concernant l’e-learning

Conseil sur e-learning

Offre de cours en

e-learning

Cours sur mesure

Conseils, Accom-

pagnement

Cefora PC 218 www.cevora.be

x x x Forem-formation www.hotjob.be

x x x IFV PC 118 & 220 www.ipv.be

x x x x x Givi Services & Training www.givi.be

x x x x x

Vdab www.vdab.be

x x x x x Vibam PC 209 www.vibam.be

x x x x

Pour plus d’information sur ‘Hébergement’ (le cours est sur le serveur d’un

fournisseur) et plate-forme de formation (la plate-forme qui permet de créer, de gérer et de présenter les cours) vous pouvez contacter Givi Services & Training.


3. Quels sont vos besoins?

Composantes essentielles

Dans cette partie, nous vous donnons un aperçu de ce dont vous avez besoin lors d’un projet en e-learning. Tout dépend dans quelle mesure vous sous-traitez certains éléments ou non.

OK? Contenu (développer ou acheter, voir p. 14)........................................................... Hardware (voir p. 17)............................................................................................... Logiciels (voir p. 17)................................................................................................ Logistique (lieu d’apprentissage, voir p. 19)............................................................ Ressources humaines (voir p. 20) ............................................................................

Composantes complémen-taires

La mise sur pied d’un projet en e-learning implique plus que les éléments cités ci-dessus. Le projet doit être annoncé et “vendu” en interne. Vous devez faire progresser le projet et parfois faire appel à une collaboration externe.

OK? Marketing et communication ................................................................................... Intégration et entretien ............................................................................................. Consultance..............................................................................................................


3.1. Disposez-vous des cours souhaités (contenu)?

Cours standard ou cours sur mesure ?

Le schéma suivant vous permettra de décider si vous achetez un cours standard ou si vous optez pour un cours sur mesure.

Le cours existe-t-il?

oui

Développer sonpropre cours

Départ

Achat d’un cours standard

Cours = utilisable?

L’achat du cours est plus cher que ledéveloppement?

Disposez-vous desressources

nécessaires?

Développer soi-mêmeest moins cher que de

sous-traiter ?

Développer son propre cours

Faire développer

un coursoui

ouioui

oui

non

non

non

non

non

Quand le cours est-il utilisable?

Lorsque vous examinez si le cours qui vous est proposé est utilisable, vous devez penser à : Contenu = OK?

Qualité de la langue = OK?

Objectifs = clairement formulés?

Le contenu correspond aux objectifs ?

Le cours = modulable?

Le cours = convivial?

Le coût d’un cours

Examinez si le cours qui vous est proposé, est plus cher que le développement de votre propre cours (voir également p. 21 “Calculez le coût”) Pensez à : • Le coût par utilisateur x nombre d’utilisateurs. • Le coût de l’offre (infrastructure, PC, connexions) • Frais éventuels d’installation ou frais d’entrée ( Hébergement) • Le coût de l’accompagnement Remarquez que le coût n’est pas toujours prépondérant. D’autres arguments peuvent jouer un rôle (gestion propre, indépendance, uniformité)


Faire développer ou développer soi-même un cours

Vous optez pour un cours sur mesure. Le schéma suivant vous montre selon quels critères vous pouvez décider si vous faites développer le cours ou si vous le développez vous-même.

Recherche

Examinez si vous disposez des ressources nécessaires pour développer vous-même un cours en e-learning. Vous avez besoin de : • Développeurs (experts contenu, , graphiste, gestionnaire du serveur) • Logiciels • Hardware pour accéder au cours (PC, serveur, modems...)


3.2. De quels logiciels et hardware devez-vous disposer?

Proposer des cours

Des cours en e-learning peuvent être proposés en stand alone ou via une plate-forme de formation. La plate-forme peut être hébergée chez vous ou chez un fournisseur. Dans ce cas, les cours vous sont proposés via hébergement. Le hardware et les logiciels dépendent fortement du fournisseur. Le schéma suivant vous donne un aperçu des exigences minimales au niveau technique.

Exigences minimales pour l’apprenant Ordinateur standard avec connexion Internet2 .........................................................

Cours en e-learning en stand alone

Minimum Pentium II................................................................................................

Une mémoire interne de minimum 32MB ...............................................................

Un disque dur de minimum 1 GB ............................................................................

24x CD-ROM...........................................................................................................

Ecran de 15’’ ............................................................................................................

Exigences minimales pour l’apprenant et le coach Ordinateur standard avec connexion Internet...........................................................

Une plate-forme de formation en gestion propre Minimum Pentium II................................................................................................

Une mémoire interne de minimum 32MB ...............................................................

Un disque dur de minimum 4GB .............................................................................

24x CD-ROM...........................................................................................................

Ecran de 15’’ ............................................................................................................

Exigences minimales pour l’administration Serveur ....................................................................................................................

Base de données .......................................................................................................

Operating System: Windows 2000, Windows NT ...................................................

Mémoire: 256MB RAM minimum ..........................................................................

Un disque dur avec un espace de programmation de 500 MB.................................

Serveur web (HTTP): Microsoft IIS 5.0 ou plus......................................................

2 Plus la connexion est rapide, plus il y a de confort d’apprentissage. Demandez à votre fournisseur de quelle connexion vous devez disposer.


Exigences minimales pour l’apprenant Ordinateur standard avec connexion Internet...........................................................

Des cours en e-learning via hébergement3

Minimum Pentium II................................................................................................

Une mémoire interne de 32 MB...............................................................................

Un disque dur de minimum 4GB .............................................................................

24x CD-ROM...........................................................................................................

Ecran de 15’’ ............................................................................................................

Exigences minimales pour le coach Comme pour l’apprenant si le coaching est en gestion propre ................................ Exigences minimales pour l’administration (peut également être sous-traité) Serveur ....................................................................................................................

Base de données ......................................................................................................

Operating System: Windows 2000, Windows NT ...................................................

Mémoire: 256MB RAM minimum ..........................................................................

Un disque dur avec 500 MB d’espace de programmation .......................................

Serveur web (HTTP) : Microsoft IIS 5.0 ou plus ....................................................

3 Nous recommandons une vérification de ralentissements par des sécurités telles que firewall. Ici également la vitesse de connexion agira sur le confort d’apprentissage


3.4. Lieu d’apprentissage

Importance Le lieu d’apprentissage est très important. Le tableau suivant mentionne les

avantages et les inconvénients des différentes possibilités

Avantage Inconvénient Lieu de travail

Idéal pour un apprentissage “just-in-time”

• Ne pas sous-estimer les facteurs de dérangement

• Pas de contact avec les collègues apprenants

• Pas de contrôle sur l’environnement d’apprentissage

Centre ouvert 4

• Endroit idéal pour stimuler l’apprentissage

• Contact avec les collègues apprenants

Le déplacement vers ce lieu d’apprentissage peut être un obstacle à l’apprentissage.

Domicile • Tranquillité, le travailleur détermine lui-même son environnement d’apprentissage

• Idéal si cela peut se faire dans un contexte de télétravail

Pas toujours motivant pour l’apprenant et son entourage familial d’apprendre pendant son temps libre. L’apprentissage à domicile n’est pas toujours autorisé.

Sur le train de ou vers le travail

Les temps morts sont comblés par des moments d’apprentissage

• Demande une grande capacité de concentration

• Connexion (l’apprenant doit pouvoir apprendre hors connexion)

4 Environnement spécifique permettant un apprentissage dans le calme sur son lieu de travail


3.5. De qui avez-vous besoin?

Compétences En fonction de vos choix (développer soi-même le cours ou faire développer,

hébergement à l’extérieur ou sur votre propre serveur), vous aurez besoin de différentes compétences. Certaines personnes pourront remplir plusieurs rôles. Indiquez les compétences dont vous devez disposer pour votre projet.

Compétences d’un développeur ...............................................................................

Compétences d’un coach (voir également p. 34) .....................................................

Compétences d’un gestionnaire de système ............................................................

Compétences d’un responsable de formations / coordonnateur...............................

..................................................................................................................................

Rôles d’appui Que ce soit avant, pendant ou après votre projet en e-learning, vous devez

pouvoir compter sur le soutien de plusieurs services. Indiquez les départements sur lesquels vous devrez vous appuyer.

Gestion .....................................................................................................................

Gestion de ligne .......................................................................................................

Service de marketing interne....................................................................................

Service de communication .......................................................................................

Département informatique .......................................................................................


4. Calculez le coût

4.1. A quoi devez-vous penser?

Composantes Le coût total d’un projet en e-learning dépend fortement de vos choix. Lors

du calcul du prix de revient, pensez aux composantes suivantes: Ressources humaines .................................................................................. € Contenu (développement ou achat)............................................................. € Hardware..................................................................................................... € Logiciels...................................................................................................... € Logistique.................................................................................................... € Intégration et entretien ................................................................................ € Marketing et communication ...................................................................... € Consultance................................................................................................. € Total €


4.2. Comparez

Comparez Après avoir calculé le prix de votre projet en e-learning, il peut être utile de faire un calcul semblable pour une formation en présentiel sur le même sujet avec le même public. Attention: certains avantages de l’e-learning comme une autre culture d’apprentissage, … ne sont pas chiffrables.

Approche “normale”

Mon projet

Nombre de journées de déplacement Durée du cours en jours Salaire de l’apprenant Nombre de jours de travail de l’apprenant Nombre d’apprenants Salaire journalier de l’apprenant5 Réduction de la durée du cours6 Salaire des apprenants7 Nombre de formateurs / coachs Salaire du formateur / coach Nombre de jours de travail du formateur / coach Salaire du formateur par jour8 Nombre d’apprenants par session Durée du cours en jours Journées de cours du formateur / coach9 Salaire des formateurs / coachs10

Ressources humaines

Coût du gestionnaire du système Frais de développement du cours Contenu Frais de matériel de cours par apprenant

Logiciels Licences Hébergement du cours par jour par apprenant

Frais poste de travail Hardware Frais serveur

Logistique Frais de déplacement de l’apprenant Frais de restauration par apprenant Frais de logement11

Total

5 Calcul: salaire apprenant/nombre jours de travail de l’apprenant 6 Un cours en e-learning est en général d’une durée plus courte qu’un cours en présentiel car l’apprenant n’apprend que ce dont il a besoin. 7 Calcul : (((nombre journées de déplacement + durée du cours en journées) x Salaire par jour par apprenant) x nombre d’apprenants) x réduction de la durée du cours 8 Calcul : Salaire formateur/Nombre jours de travail du formateur 9 Calcul : ((Nombre d’apprenants/Apprenants par session) x durée du cours en jours)/nombre de formateurs 10 Calcul : Jours de formation par formateur x salaire journalier du formateur x nombre de formateurs 11 Calcul: Frais de logement par jour x jours de formation par formateur x nombre de formateurs


5. Comment préparer un projet ?

5.1. Le projet est-il faisable? Vous avez fait l’inventaire de vos besoins. Vous avez une idée du prix. Vous pouvez maintenant partir à la recherche de soutien dans votre entreprise. Vérifiez encore une fois si vous pouvez répondre par l’affirmative aux questions suivantes:

Les apprenants ont le profil adéquat ......................................................................

Etapes

L’e-learning constitue une partie du parcours de formation ................................

Je sais comment trouver les bons cours (contenu) ..................................................

Je sais de quel hardware je dois disposer ...............................................................

Je sais de quelle moyens logistiques je dois disposer?.............................................

Je peux offrir un accompagnement de qualité aux apprenants(voir p. 37)...............

Je sais de quel budget je dois disposer .....................................................................


5.2. L’analyse SWOT Strengths (Swot) (Points forts) Weaknesses (sWot) (Points faibles)

• Accès aisé à l’information • L’apprenant peut apprendre à tout moment

(just in time)(quand il est le plus motivé) • L’apprenant peut apprendre en tout endroit

(sur le lieu de travail, sur le train, au domicile) • Accent sur les besoins actuels

d’apprentissage, j’apprends en fonction de mes besoins professionnels actuels (Juste assez)

• Pas de pertes de temps à aborder des sujets déjà maîtrisés

• Grande efficacité • L’apprenant est en position centrale avec

autour tout le soutien nécessaire • Possibilité de varier les méthodologies via

Intrenet ou le PC • Interactivité, pré et post-tests, forum de

discussion/ groupes de diffusion, FAQ (foire aux questions), navigation transparente à travers le contenu, utilisation adéquate des moyens multimédia (ni trop, ni trop peu)

• Augmente la productivité • Préparation soignée et cohérente du contenu

• Connaissance et expérience insuffisantes du PC / Internet / . . . L’environnement est un obstacle qui doit être franchi en premier lieu

• Un soutien en 1° ligne (aide, tutoriel, help desk, . . .) doit être constamment présent pour l’apprenant afin de compenser son manque de connaissances et son inexpérience

• Exige une grande discipline de la part de l’apprenant

• Niveau d’investissements en hardware et en logiciels

• L’apprentissage en ligne exige une bande passante large

• Peu d’espace pour l’improvisation du coach

Opportunities (swOt) (Opportunités) Threats (swoT)(Menaces)


• Peut servir de moteur à la gestion des compétences

• Possibilité de suivi de l’apprentissage afin d’obtenir un feedback qualitatif sur les formations suivies

• Aide à la promotion de l’apprentissage tout au long de la vie

• Une culture d’apprentissage positive dans l’entreprise incite les collaborateurs à affiner leurs compétences à l’intérieur de leur fonction ou de leur carrière

• Contenu illimité disponible sur Internet • Augmente la productivité • Formation disponible 24 heures sur 24, 7 jours

sur 7 • Permet un soutien théorique à un apprentissage

pratique • Une administration en ligne permet un suivi

aisé de l’utilisation du cours et de l’évolution de l’acquisition des compétences.

• Réductions de coût par des économies dans les frais de déplacement, les locaux de formation et les formateurs

• L’entreprise sans culture d’apprentissage dissuadera ses collaborateurs à apprendre car ce temps est considéré comme étant perdu ou non actif (ce point de vue est également lié aux autres approches méthodologiques)

• Il faut consacrer suffisamment d’attention au développement des modules d’apprentissage en e-learning

• L’e-learning ne peut être considéré comme moyen de glissement de la responsabilité de l’apprentissage vers l’apprenant et son temps de loisirs

• Lors du calcul du retour de l’investissement, il s’agit également de mesurer l’impact sur les résultats de l’entreprise

• Manque de discipline et de persévérance chez l’apprenant

• Le présentiel est encore considéré comme la meilleure approche méthodologique


5.3. A partir d’une approche RH, quels sont les avantages et les inconvénients manifestes?

Avantages Indiquez dans le tableau ci-dessous quels avantages sont d’application pour votre

projet en e-learning. Vous aurez besoin de ces arguments pour convaincre d’autres personnes dans votre organisme. Indiquez dans le tableau ci-dessous si l’e-learning Favorise la culture d’apprentissage.....................................................................

Permet une meilleure gestion des connaissances ..............................................

Permet plus de parcours de formation individuels (au moyen de la modularisation) (... augmente ainsi l’efficacité de l’apprentissage, et en conséquence la motivation)..................................................................................

Offre une meilleure traçabilité et un meilleur suivi du parcours de formation en fonction de la gestion des compétences.........................................................

Constitue une technique d’offre de cours uniforme et reconnaissable...........

Implique moins de “contrôle social” comme dans le présentiel diminuant ainsi la crainte de poser des questions. ...............................................................

Inconvénients Indiquez dans le tableau ci-dessous quels inconvénients sont d’application pour

votre projet:

Certains travailleurs ne sont pas très TIC et seront donc moins tentés d’ utiliser le PC en tant que moyen d’apprentissage..............................................

Certains travailleurs regrettent les contacts sociaux propres au présentiel

Certains travailleurs craignent (à raison, si le plan de formation n’en prévoit pas le temps) que le temps d’apprentissage ne glisse vers le temps des loisirs.. .....................................................................................................................

Peur d’une trop grande traçabilité de la progession constituant en conséquence une possibilité d’évaluation ..........................................................

Pas de possibilité d’intervention didactique et au niveau de la flexibilité par rapport aux différents styles d’apprentissage des apprenants..........................

Résistance des apprenants ....................................................................................

Comparé au présentiel, l’e-learning offre moins de possibilités de feedback immédiat (temps de réponse plus long en cas de demande d’éclaircissements) ................................................................................................


5.4. Quels objectifs souhaitez-vous atteindre?

Déterminez votre objectif

Peut-être optez-vous pour l’e-learning après des expériences négatives avec le présentiel ou après lecture ou échange d’expériences ou de témoignages vous permettant de percevoir l’impact positif de cette approche méthodologique ? Nous avons ci-dessous essayé de lister les objectifs principaux, chaque fois exprimés en termes négatifs et positifs: Cochez les objectifs que vous visez et dans quelle mesure ils sont d’application : (1= pas du tout, 2= plutôt oui, 3 = plutôt non, 4= tout à fait) Utilisez le résultat pour convaincre d’autres personnes dans votre organisme.

Formulation négative Formulation positive Applicable? Il faut diminuer le budget formation Les formations doivent être planifiées de

façon plus économique. L’introduction de l’e-learning est une composante.

1 2 3 4

La formation prend trop de temps. L’e-learning doit permettre une réduction de ce temps.

L’e-learning permet l’adaptation sur mesure des parcours de formation, signifiant un gain de temps.

1 2 3 4

L’acquisition de compétences n’est pas toujours perceptible après une formation en présentiel. Un module en e-learning est par définition plus efficace.

Les parcours de formation doivent être plus efficaces. L’e-learning peut être proposé dans certains cas.

1 2 3 4

Les formations planifiées à l’avance ne répondent pas toujours au besoin de flexibilité. Il y a rarement un bon moment pour envoyer une personne 2 à 3 jours en formation. Pour cette raison, certaines personnes ne vont jamais en formation.

La flexibilité de l’e-learning doit permettre aux travailleurs de suivre les formations nécessaires dans leurs heures creuses.

1 2 3 4

Envoyer des travailleurs en formation est semble-t-il contre productif : ils prennent peu d’initiatives dans la recherche d’ informations, de connaissances,…

Par la mise à disposition d’informations, de connaissances, … l’e-learning introduit une autre culture d’apprentissage dans l’entreprise.

1 2 3 4

Les apprenants en ont assez des exposés théoriques en classe, ils veulent plus de variété dans leur apprentissage.

L’e-learning permet une offre de formation plus variée. La formation peut être plus adaptée aux styles d’apprentissage individuels ou à la culture d’apprentissage de l’entreprise.

1 2 3 4

Nos collaborateurs doivent chaque fois parcourir d’énormes distances pour un cours organisé au niveau central.

L’e-learning permet la transmission de connaissances sans que cela ne nécessite le déplacement des travailleurs.

1 2 3 4

Un grand nombre de personnes doit à des moments déterminés et dans un délai très court être formé à de nouveaux produits, procédures, services,… Cette approche est difficile et lourde au niveau organisationnel.

L’e-learning permet la communication simultanée d’un même message à travers le monde.

1 2 3 4


5.5. Quelle stratégie utilisez-vous?

Définissez votre stratégie

Vous venez de décrire les objectifs prinipaux de parcours de formation possibles en e-learning. Avant de décrire les facteurs de réussite, vous devez vous assurer que les objectifs choisis aient également un ancrage stratégique. Utilisez le résultat pour évaluer la faisabilité de votre projet.

Question Applicable?12 L’entreprise est-elle fortement dépendante du savoir-faire du “facteur humain”? Le maintien ou le développement de ce savoir-faire, est-il essentiel?

1 2 3 4

L’e-learning correspond-t-il à la culture d’entreprise? A vérifier via quelques questions telles que: les TIC sont-ils une évidence dans votre entreprise? Investit-on suffisamment dans une solide infrastructure informatique ? Ou votre entreprise est-elle assez formelle et lourde dans ses processus et structures?

1 2 3 4

Est-il déjà question d’une forme de culture de formation? Etes-vous familiarisé à l’élaboration d’un plan de formation annuel, la plupart des travailleurs ont-ils tendance à chercher eux-mêmes l’information? L’entreprise a-t-elle plutôt tendance à conserver et à soutenir ses bons collaborateurs …

1 2 3 4

Avez-vous communiqué au niveau de la direction à propos de l’introduction de l’e-learning en tant que méthode d’apprentissage ?

1 2 3 4

....et si oui, l’attitude était-elle positive? 1 2 3 4 Disposez-vous d’un espace d’expérimentation ?Pouvez-vous démarrer un projet pilote sans qu’il ne doive nécessairement réussir à 100% ?

1 2 3 4

Disposez-vous d’un groupe cible de taille suffisante? (aussi bien au niveau quantitatif –y-a-t-il suffisamment de personnes intéressées par le produit - que qualitatif –sont-ce également les mêmes personnes qui s’intéresseront à ce produit?

1 2 3 4

Suivez-vous les résultats des formations? 1 2 3 4 Plus vous cochez des cases 3 et 4 , plus vous augmentez vos chances de réussite!

12 Code 1 = peu applicable. Code 4 = très applicable.


5.6. Cherchez de l’appui, informez & argumentez

Quelles personnes ont leur mot à dire?

Le point de départ de votre projet est le plan de formation! Afin de fournir une image correcte de ce que vous visez et afin de convaincre les sceptiques, vous devez de la façon la plus détaillée possible connaître les objectifs, les stratégies et les profits. Utilisez l’analyse SWOT pour vous informer mais également pour informer autrui. Le plan d’action suivant vous aidera à déterminer qui vous devez informer, qui vous devez encore convaincre et quels arguments vous devez utiliser. La communication devrait être une constante tout au long de votre plan d’action..

Etape Déterminer et placer les personnages clés

1 Examinez qui dans votre entreprise vous devez impliquer pour mettre sur pied une action de formation en e-learning ? management / direction responsable du personnel responsable des formations responsable informatique/helpdesk utilisateurs potentiels gestion de ligne de produit délégués syndicaux …

2 Prenez la témpérature auprès de chaque personnage clé. Que pense-t-il/elle de l’e-learning? Où sont les sensibilités? Quelle image (contenu, groupe cible, méthodologie, accompagnement, logiciels, hardware, Internet, contrôle, evaluation, …) a-t-il/elle de l’e-learning? Quels rejets / résistances a-t-il/elle ? Sondez son point de vue sur: • Le contenu • Le groupe cible (niveau d’expérience, niveau de connaissances

préalables, degré de familiarisation avec l’approche méthodologique )

• Le degré de difficulté de l’auto-apprentissage pour ce groupe cible

• la convivialité des logiciels • les objectifs à atteindre • l’evaluation et le contrôle • le hardware nécessaire • la connexion Internet • …

3 Identifiez : • décideurs et personnes influentes • partisans et adversaires (partenaires et sceptiques)

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5.6. Cherchez de l’appui, informez & argumentez, Suite

Quelles personnes ont leur mot à dire? (suite)

Etape Déterminez et placez les personnes clés 4 Complétez le tableau suivant :

Aperçu des points de vue (tableau 1)

Arguments des partisans (partenaires)

Arguments des adversaires (sceptiques)

décideurs:

..................................

..................................

..................................

personnes d’influence:

..................................

..................................

..................................

..................................

autres:

..................................

..................................

..................................

..................................

Suite à la page suivante


5.6. Cherchez de l’appui, informez & argumentez, Suite

Etape Information et argumentation "sur mesure"

Examinez l’image que les partisans et les adversaires ont de l’e-learning. Comparez-la (tableau 1 de l’étape 4) avec votre plan d’action. Votre plan résiste-t-il aux déceptions, objections, remarques et critiques auxquelles il devra faire face ? Vos personnages clés ont-ils une image correcte de ce que vous leur proposez ? Quelles sont les divergences et où sont les convergences ? En cas de convergences, vous devez :

En cas de divergences, vous devez :

Informer : Informer : Renforcer par la répétition. Rectifier l’image.

5.a

Examinez les critiques et les rejets des personnes clés. Sont-ils fondés ? Critique fondée Critique non fondée Rectifier le plan de formation Opposer des arguments Reconnaître la critique

5.b

6

Rédigez un plan de communication (voir schéma 2) dans lequel les personnes clés obtiennent une réponse à toutes leurs remarques. Toute personne doit avoir une image correcte de votre plan d’action. Il s’agit de renseigner sur chaque point. Planifiez des réunions, rédigez des notes, organisez des démo, confrontez votre information avec des témoignages de personnes qui appliquent déjà la méthodologie et n’oubliez pas d’en parler dans les couloirs. Insérez des moments de concertation en vue d’une approbation formelle.


Tableau 2: plan de communication Points à renforcer Points à rectifier Contre-arguments Plan d’action Timing

Décideurs :

...................................

...................................

...................................

Personnes d’influence :

...................................

...................................

...................................

...................................

Autres :

...................................

...................................

...................................

...................................


6. Comment monter un projet ?

6.1. Le projet est-il toujours faisable? La faisabilité d’un projet en e-learning dépend d’un certain nombre de paramètres. Un budget et le soutien de votre entreprise sont essentiels. Parcourez de nouveau cette liste et indiquez dans quelle mesure votre entreprise est prête pour l’e-learning.

Les apprenants ont-ils le profil adéquat ? ..............................................................

Etapes

Votre projet fait-il partie du parcours de formation ? ...........................................

Pouvez-vous disposer des cours souhaités (contenu) ? ..........................................

Pouvez-vous disposer du hardware nécessaire ? ...................................................

Disposez-vous des moyens logistiques nécessaires ? ............................................

Pouvez-vous offrir un accompagnement de qualité? (voir également p.37) ..........

Disposez-vous d’un budget ? ..................................................................................

Disposez-vous du soutien de votre entreprise ? ......................................................


6.2. Facteurs de réussite

Recommanda- tions

Vous trouvez ci-dessous une liste de recommandations pour votre projet en e-learning: Plus vous cochez d’affirmations, plus vous augmentez les chances de réussite.

Avoir l’appui de la direction ....................................................................................

Recommanda- tions concernant la préparation

Les apprenants ont été informés en temps voulu sur les avantages et les inconvénients de l’e-learning. .................................................................................

Les apprenants savent ce qui est attendu d’eux........................................................

L’e-learning est un complément aux formations existantes (pas un remplacement)..........................................................................................................

Commencer par un petit projet pilote.......................................................................

Choisir des cours et des coachs de qualité ...............................................................

Veiller à une bonne infrastructure informatique ......................................................

Il existe une besoin d’apprentissage chez les apprenants.........................................

Veiller à un environnement d’apprentissage adéquat. .............................................

Intégrer l’e-learning dans le plan de formation. ................................................

Demander l’avis d’experts. ..................................................................................

L’apprenant peut contacter une personne pour des questions de contenu et sait dans quel délai il peut obtenir une réponse ..............................................................

L’apprenant peut contacter une personne en cas de problème technique ................

L’apprenant est suivi et motivé ................................................................................

Recommanda- tions concernant l’accompagnement

L’apprenant peut apprendre sans être dérangé.........................................................

Le planning prévoit un temps pour la formation......................................................

Recommanda- tions concernant l’environnement d’apprentissage

L’apprenant collabore à l’élaboration de son parcours de formation.......................

Le cours reste disponible et est actualisé .................................................................

Le cours en e-learning peut être combiné avec d’autres formes d’apprentissage ....

Il existe également une offre de cours non fonctionnels ..........................................

Recommanda-tions concernant l’offre


6.3. Pensez aux conditions accessoires

Importance Lorsque les apprenants suivent une formation en présentiel, on part du

principe qu’ils ont besoin de temps et que l’apprentissage se déroule dans un environnement stimulant. C’est également le cas pour l’e-learning. Indiquez dans quelle mesure13 les conditions accessoires sont remplies.

Situation

d’apprentissage optimale

La formation en e-learning est planifiée (dans un calendrier) .......... 1 2 3 4

L’apprenant dispose de suffisamment de temps pour parcourir son cours en e-learning .....................................................................

1 2 3 4

L’apprenant sait ce à quoi s’attendre (contenu, méthode...) ............. 1 2 3 4

L’apprenant sait pourquoi on a opté pour l’e-learning et connaît les alternatives...................................................................................

1 2 3 4

L’apprenant peut apprendre dans le calme............................... 1 2 3 4

L’apprenant n’est pas dérangé durant le processus d’apprentissage..................................................................................

1 2 3 4

L’apprenant a des contacts avec un coach ........................................ 1 2 3 4

L’apprenant a des contacts avec d’autres apprenants........................ 1 2 3 4

L’apprenant est soutenu par le responsable de ligne......................... 1 2 3 4

Apprendre est évalué positivement dans l’entreprise (récompense éventuelle).........................................................................................

1 2 3 4

L’apprenant dispose de temps après la formation pour appliquer les connaissances acquises ................................................................

1 2 3 4

13 De 1 (à peine) à 4 (dans une grande mesure)


6.4. Etablissez un plan d’action

Qui fait quoi quand ?

Commencez par un projet sur une petite échelle. Etablissez un schéma clair indiquant noir sur blanc qui fait quoi pour quand. Le tableau ci-dessous est une illustration.

Date Tâche Qui Statut

Jour J – 3 mois Information aux personnes concernées Jean OK Jour J – 2 mois Inscriptions Renée Jour J – 2 mois Planning Renée Jour J – 1 mois Formation à la bureautique des personnes concernées Cathy Jour J – 2 semaines

Initiation à Internet Cathy

Jour J – 2 semaines

L’infrastructure est prête Str

Jour J – 2 semaines

Formation du coach Cathy

Jour J – 7 jours

Briefing général de ce qui est attendu de chacun Jean

Jour J – 3 jours

Remise du mode d’emploi aux personnes impliquées Cathy

Jour J Démarrage des premiers cours en e-learning Cathy Jour J – 2 semaines

Compte rendu + feedback coach Cathy

Jour J+ 2 semaines

Séance de regroupement Cathy


6.5. Prévoyez l’accompagnement des apprenants

Recomman-dations

L’accompagnement des apprenants est un tâche importante. Cet accompagnement peut s’effectuer par une personne de votre entreprise ou par une personne externe. La checklist suivante vous permet d’évaluer si un coach interne possède les compétences nécessaires.

Répondre aux questions de contenu.........................................................................

Résoudre les problèmes techniques ou renvoyer à une autre personne en cas de problème ..................................................................................................................

Soutenir l’apprenant durant le processus d’apprentissage (entre autres motiver)....

Réagir par rapport aux styles d’apprentissage des apprenants .................................

Proposer des stratégies d’apprentissage ...................................................................

Le coach sait ...

Définir le parcours d’apprentissage en fonction de l’objectif et des styles d’apprentissage de l’apprenant.................................................................................

Si demandé, communiquer le parcours de formation....................................

Si demandé, communiquer la durée probable de formation.....................................

Le coach doit ...

Mettre à disposition le matériel pédagogique nécessaire et éventuellement en proposer d’autres......................................................................................................

Si nécessaire assister les apprenants au niveau du contenu.....................................

Assister les apprenants au niveau technique ...........................................................

Suivre les apprenants, les résultats, les progrès (ré-actif et pro-actif)......................

Motiver les apprenants .............................................................................................

Evaluer les apprenants (satisfaction, acquis). ..........................................................

Signaler les problèmes éventuels .............................................................................

Traiter les résultats déontologiquement (à convenir au préalable)........................... Le coach doit essayer d’augmenter l’autonomie de l’apprenant. Au lieu de

donner la réponse à une question, le coach doit renvoyer l’apprenant à l’endroit où il pourra la trouver.

Donner du feedback en synchrone ou en asynchrone ..............................................

Mettre sur pied un forum. ........................................................................................

Tâches spécifiques de l’e-coach

Animer un forum......................................................................................................

Evaluer les acquis.....................................................................................................

Offrir des modules supplémentaires...................................................................

Définir les séquences d’apprentissage en fonction des tâches à réaliser, les

conditions de travail et les critères de qualité . .......................................................



6.6. Démarrez et évaluez un projet pilote

Pourquoi? Démarrer un projet pilote à petite échelle permet de réduire les risques.

Evaluez soigneusement toutes les composantes (contenu, hardware, logiciels...) et interrogez toutes les parties concernées (apprenants, responsable informatique, coach...)

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